Командировочное удостоверение на 1 день. Однодневная командировка

Каждому бухгалтеру рано или поздно приходится сталкиваться с потребностью оформлять командировку для работников предприятия, на котором он сам работает. Вроде бы все ясно – издается приказ руководителя по организации, где в тексте указываются полные Ф. И. О. сотрудника и период, на который последний уезжает. Но иногда случаются непривычные ситуации, к примеру, когда командировка длится всего один день. Не такое распространенное событие, но тоже имеет место.

Как поступить в этом случае? Как правильно оформить документацию, что говорит об этом действующее трудовое законодательство? Каковы тонкости оформления подобной поездки, и как она оплачивается?

Сроки командировки

Работник может направляться в другой населенный пункт для сотрудничества с другой организацией, чаще всего это временная работа, которую нужно сделать самому или проконтролировать процесс. Как таковых минимальных временных ограничений по сроку пребывания в командировке в Трудовом кодексе и других нормативных актах не заявлено. Рекомендаций, которых стоит придерживаться, юристы тоже не дают, поэтому командировка может длиться всего один-единственный день.

А вот относительно максимального периода все четко и понятно. В данном случае законодатель установил границы – в 2019 году командировка не должна превышать обозначенных 40 дней, куда входят как рабочие, так и выходные дни, если в выходные трудящийся тоже работал. Причем оплачивается выходной день в двойном окладе. Исключения составляют лишь те случаи, когда сотрудник сам выявляет желание взять по приезду дополнительный выходной день. Тогда оплата идет в обычном тарифе, с ориентиром на среднюю заработную плату этого работника.

Но что делать, если продолжительность рабочей поездки длится дольше 40 дней? В законе описывается следующий порядок оформления командировочных: одна командировка прекращает свое действие, а вторая возобновляется и вступает, когда издается новый приказ.

Теперь об отъезде по рабочим делам в один день – это тоже служебная командировка, какой бы короткой она ни была.

Кого нельзя отправить в командировку

Однодневная поездка по работе тоже считается командировкой, поэтому в отношении нее действуют идентичные продолжительной поездке положения и правила. Как руководство, так и бухгалтер должны знать, что далеко не каждого сотрудника разрешено направлять в другой населенный пункт для выполнения рабочих задач. В отношении трудящихся, которые могут уехать, действует целый список ограничений.

Итак, работодатель не имеет право составлять приказ о командировке для таких физлиц:

беременных женщин;
несовершеннолетних сотрудников;
женщин, у которых есть дети в возрасте до 3-х лет, разрешается отправлять в поездку, если получено их письменное согласие, прилагающееся к приказу;
если у ребенка до 3-х лет нет матери, но есть только отец, в отношении отца действует предыдущее правило;
нельзя оформить командировку на сотрудника, который ухаживает за больным членом семьи или инвалидом, подтверждение тому – медицинское заключение или документ о присвоении инвалидности;
запрещено законодательством направлять в поездку по работе сотрудников, которые трудятся по ученическому соглашению.

Незнание закона не освобождает от ответственности, но теперь вы знаете, кого нельзя привлекать к командировкам, вне зависимости, длятся они один день или один месяц. В противном случае несоблюдение законодательства чревато для предприятия и лично для бухгалтера и руководства штрафными санкциями. В 2019 году должностным лицам и организации за подобные проступки придется поплатиться рублем:

должностные лица получат штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
для юридических лиц наказание составляет 30 000 — 50 000 рублей, а возможно, и приостановление работы на период вплоть до 90 дней;
если должностные лица и раньше нарушали трудовое законодательство, их могут дисквалифицировать с должностей от 1 до 3 лет.

Порядок оформления командировки

Несмотря на короткий срок рабочей поездки, командировка, длящаяся один день, тоже требует оформления надлежащим образом. Пошаговая инструкция по составлению документов выглядит так:

Начальник отдела объясняет директору организации необходимость отправить сотрудника в рабочую поездку, в связи с чем заполняется служебное задание по утвержденной законодателями форме № Т–10а. Должностное лицо обязательно описывает цели и задачи предстоящей поездки.
Исходя из текста служебного задания, формируется приказ руководителя по фирме. Когда в назначенный конечный пункт едет 1 работник, действует форма № Т-9, если их двое и больше – воспользуйтесь формой № Т-9а.

Раньше много вопросов вызывало оформление командировочного удостоверения. Насколько целесообразно выписывать документ, если работник отправляется в дорогу всего на один день? Чтобы не происходило путаницы, в 2016 году чиновники отменили выписывание удостоверения, теперь оформлять его нет надобности.

Еще один немаловажный нюанс при оплате командировочных – это предоставление работником авансового отчета. Документ насчитывает 3 листа:

В шапке указывается сокращенное наименование предприятия, кодировка по ОКУД и ОКПО. Ниже подсчитывается сумма потраченных денежных средств, на которые составлен отчет, проставляется дата заполнения бумаги. Обязательно утверждается должность руководителя организации и записывается Ф. И. О. подотчетного лица. На 1-м титульном листе бухгалтер вписывает сведения по остатку из предыдущих авансов и реально потраченную сумму, получившуюся путем суммирования средств по представленным чекам. Что касается бухучета, проводки затрагивают дебет 26 и кредит 71 счета.
Второй лист представляет собой расписку, где указана величина по отчету, также запись о проверке бухгалтером делает сам бухгалтер.
На 3-м и последующих страницах расписывается детализация затрат, обязательно фиксируются с чеков даты и нумерация документов по расходам, на какие нужды и в каком количестве были потрачены деньги. Ниже подотчетное лицо расписывается, тем самым подтверждая собственные траты и выданные ему суточные.
К авансовому платежу прикладываются чеки, билеты за проезд, оплата ужина в кафе, оплата гостиничного номера.

Как выплачиваются суточные

Если оформляется командировка в один день, то есть сотрудник может возвращаться домой ежедневно, и если это происходит постоянно, суточные не начисляются. Если поездка единоразовая и длится не менее 24 ч., она уже считается служебной командировкой, а значит, в 2019 году суточные в этом случае выплачиваются. Работодатель не только вносит средства за траты работника по работе, но также оплачивает проезд, возвращает деньги, потраченные на аренду жилья.

Бухгалтеров интересует вопрос: если командировка длится всего один день, нужно ли высчитывать из суточных НДФЛ? Здесь все не так однозначно. Судебная практика показывает, что ряд предприятий в 2017 году вынудили изымать НДФЛ, решив, что суточные – это своеобразный источник дополнительного дохода, а обязательства по налогам в рамках налогового законодательства трудящийся должен выполнять.

Однако известны и обратные решения, когда инспекция была не права, затребовав вычисления по НДФЛ. Если НДФЛ не взимается, то и страховые взносы делать тоже нет необходимости.

Что еще оплачивает работодатель при командировке в один день

Обязанность работодателя – по приезду сотрудника из рабочей поездки возместить расходы, которые понес трудящийся. Среди часто встречающихся выделяются:

затраты на проезд;
расходы по аренде частной жилой площади или гостиничного номера в отеле;
суточные;
другие траты, которые вынужден был понести работник в ходе командировки, вне зависимости, давал на это добро руководитель предприятия или нет.

Если НДФЛ все же исчисляется, при подсчете конечной суммы обязательно включаются деньги, потраченные на составление и представление визовых документов, паспортов, удостоверений личности, ваучеров, приглашений и других подобных видов документации. Сюда также входят сборы, предоставляющие право въезда, прохода или транзита любого типа транспортных средств, за использование территории, где размещены морские каналы и другие важные проходные сооружения, без которых достичь нужного населенного пункта не представляется возможным.

Отчетность и чеки подаются сотрудником в бухгалтерию в первые 3 дня после возвращения из рабочей поездки. Затягивание процедуры оформления командировочных чревато штрафами, которые налагаются в 2019 году на предприятие.

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Компания вправе сама решать, сколько суточных платить за день. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

за каждый день, пока он находится в командировке;
за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

за 9 дней — 40 евро за каждый день;
за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

Курс (условно) евро:

на дату выдачи аванса (30 мая) - 70 руб. за 1 евро;
на дату утверждения авансового отчета (14 июня) - 68 руб. за 1 евро.

Решение . В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.

Суточные по России = 700 руб.

Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. - 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

700 руб. — за каждый день командировки на территории России;

2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод : как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования). В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;

по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

Мнение Минфина РФ : документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
Мнение ВАС РФ : выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Отчет по суточным в командировке

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.

776 172 просмотра

Работник направлен в командировку в соседний город на один день. Ему куплены билеты на поезд, но когда дошло до выплаты суточных, кадровый специалист стал сомневаться, полагаются ли суточные за однодневную командировку в 2019 году. Поможем кадровику найти ответ на возникший вопрос.

Выплата суточных гарантирована законодательством

Работнику, направленному в командировку, гарантируется оплата командировочных расходов, в том числе, суточных. Суточные – это норма возмещения расходов работника на пребывание вне места своего постоянного местожительства. Они выплачиваются за все дни нахождения в командировке, в том числе, за выходные и нерабочие праздничные дни, пришедшиеся на командировочный период и дни, проведенные в пути (подробнее об этом см. « », « »).

Размер суточных коммерческие организации могут устанавливать произвольно (подробнее об этом см., « »). Утвердить установленные суточные можно:

приказом руководителя (подробнее об этом см., « »;
локальным актом (подробнее об этом см., « ».

За «туда-обратно» суточные не положены

Сотруднику, направленному в однодневную командировку в другой город, суточные не положены. Объясняется этот тем, что суточные связаны с компенсацией личных расходов сотрудника на проживание в другой местности. Понятно, что при однодневной командировке ни о каком проживании речь не идет (абз. 4 п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, п. 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62, письмо Минфина России от 16.07.2015 №03-03-07/40892). Значит о выплате суточных в такой ситуации не может быть и речи.

Единственным вариантом возместить сотруднику понесенные им личные расходы, связанные с командировкой, станет выплата ему компенсации за однодневную поездку (письмо Минтруда России от 28.11.2013 № 14-2-242). Именно компенсацию, а не суточные за однодневную командировку можно заплатить работнику, направленную в командировку по России на один день.

Размер компенсации нужно утвердить локальным актом организации, например, Положением о командировках. Установленная таким образом дополнительная компенсация за работу во время однодневной командировки будет учитываться при налогообложении (письмо Минфина России от 07.10.2013 № 03-03-06/1/41508). Поддерживают такие выводы и суды (постановления Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Поездки по поручению работодателя, для выполнения каких-либо заданий могут быть различной длительности.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Документальное оформление командировки на один день вызывает ряд вопросов, особенно с изменениями в нормативных актах. С января 2019 эта процедура значительно упростилась.

Что говорит закон?

Оформление командировки должно быть в соответствии со следующими законодательными нормативными актами:

все статьи 24 главы Трудового кодекса;
утвержденное Правительством, новое положение об особенностях направления работников в командировки;
локальный нормативный документ, определяющий особенности оформления поездок по поручению администрации.

Трудовое законодательство определяет, что командировка это – поездка за пределы населенного пункта для выполнения рабочего задания. Она подлежит обязательному и фиксации расходов.

Путешествие работника по собственной инициативе командировкой не считается и оплачена не будет.

Следует отличать разовые поездки от работы, которая осуществляется в пути.

Например, ряд профессий связанных с эксплуатацией и обслуживанием транспорта, перевозкой и сопровождением грузов и пассажиров, и некоторые другие.

К таким профессиям относят:

водителей дальнобойщиков;
проводников пассажирских поездов;
экспедиторов;
стюардесс;
моряков;
летчиков дальних рейсов и т. д.

Для тех работников, чья основная деятельность носит характер постоянных разъездов, командировочные документы не оформляются.

Среди работодателей иногда встречается мнение, что однодневная командировка не нуждается в специальном оформлении.

Законодательство же не ограничивает продолжительность рабочих поездок ни минимальным, ни максимальным сроком.

Если сотрудник выезжает за пределы населенного пункта по поручению начальства и это не является его трудовыми обязанностями, то такая поездка будет классифицироваться как командировка, даже если она длится меньше суток.

Кого можно отправить?

В командировку даже на 1 день, не может быть отправлен человек, не заключивший с организацией .

В законодательных актах совершенно четко указанно то, что работодатель вправе отправлять в поездку только «своего» сотрудника. При этом не важно, какой вид трудового договора заключен: , или .

Отдельного внимания заслуживает вопрос – как оформить командировку сотруднику, работающему по совместительству.

Если возникла такая необходимость, то следует предпринять следующие шаги:

взять письменное согласие работника;
выдать работнику справку, написанную на бланке организации и заверенную подписью руководства, о том, что сотрудник направлен в командировку;
работнику необходимо самостоятельно договориться об или , на основном месте работы;
далее оформление командировки и отчета не будет отличаться от тех же действий со штатными сотрудниками.

Сотрудники организаций по-разному относятся к поездкам.

Для одних это повод повысить свой профессиональный уровень, для других лишние проблемы. Работодатели должны помнить, что есть определенные категории среди персонала, которые нельзя отправлять в командировки.

В крайнем случае, берется расписка о том, что они были проинформированы о праве отказаться от поездки по поручению администрации.

работники, не достигшие совершеннолетия;
беременные сотрудницы;
сотрудники, работающие по ученическому договору;
женщин, у которых младшему ребенку не исполнилось трех лет;
родители или опекуны воспитывающие ребенка без супруга;
работники, ухаживающие за недееспособными родственниками, при наличии медицинского заключения;
инвалидов, если им запрещены поездки по медицинским показаниям.

Оформление

Законодательно не определена минимальная продолжительность командировки. Она может быть как многодневной, так и меньше суток, без ночевки.

Оформление любой поездки по поручению работодателя должно быть в соответствии с действующими поправками к нормативным актам.

В 2019 количество обязательных документов сократилось. До этого обязательными были:

унифицированный приказ о направлении в командировку;
командировочное удостоверение;
финансовый отчет о возмещаемых тратах.

Эти документы фактически дублировали свое содержание и сильно затрудняли документооборот в отделах персонала. Решение об упрощении оформления поездок по поручению администрации было логичным и закономерным.

В настоящее время обязательным документом для оформления командировки является . Причем он не обязательно должен быть утвержденной, унифицированной формы.

Организация самостоятельно решает о том, какие виды кадровых приказов будет использовать в работе. Об этом обязательно должна быть сделана отметка в инструкции по ведению делопроизводства.

Независимо от того, какую форму приказа выбрала администрация предприятия, он должен отражать следующие пункты:

номер и дату издания приказа о командировке;
фамилию имя отчество командируемого работника;
должность или место работы сотрудника;
точное название места командировки (обязательно указание административного подчинения);
дни начала и конца поездки, если срок меньше суток, то дата будет одна;
цель поездки по поручению работодателя;
организацию, оплачивающую поездку;
отметку об ознакомлении с данным приказом от самого сотрудника, так и от заинтересованных лиц.

Унифицированные бланки приказов можно скачать тут:

Оформление служебного задания и командировочного удостоверения больше не являются обязательными.

Если работодатель решил, что эти документы необходимы, то в них переносятся данные из приказа. Обязательность использования надо отметить в локальном нормативном документе.

Еще один документ, потерявший в настоящее время актуальность – журнал учета командированных сотрудников.

Ранее в организациях велись два журнала:

учет сотрудников, выбывающих в командировки;
учет работников сторонних организаций, прибывших в командировку.

После принятия соответствующего постановления Правительства, с 8 августа 2019 эти журналы закрываются и сдаются в архив, либо уничтожаются.

Для учета выбывших в командировки работников стало достаточно .

Напротив фамилии сотрудника под датой поездки ставится либо буква К, либо код 06. Без указания количества часов, даже если это командировка на один день.

Как оплачивается командировка на один день?

В оформлении командировки сроком меньше суток нет существенных отличий, от более длительных поездок.

И в бухгалтерских и в кадровых документах эти дни учитываются и оплачиваются одинаково:

если день командировки выпал на рабочий, то сотрудник получает среднюю заработную плату;
если командировка совпала с праздничным или выходным днем, то работнику выплачивается двойная сумма от средней заработной платы.

Основное отличие компенсаций в том, что суточные при однодневной командировке по России не выплачиваются.

Если работник едет на срок меньше одного дня заграницу, то ему выплачивают половину положенной суммы.

Для поездки на несколько дней, законодательно предусмотрена обязательная компенсация, не облагаемая НДС, это:

до 700 рублей по России;
до 2500 рублей в случае , выплачивается в валюте принимающей стороны.

Однако, работодателю не стоит оставлять своих сотрудников без суточных или какой либо компенсации.

Закон не обязывает, но и не запрещает возвращать работникам расходы на пребывание в другой местности. Обычно такая выплата оформляется как компенсация и может равняться обычной сумме.

Обязанность возвращать расходы на командировки меньше суток, должна быть прописана в .

В противном случае, руководитель издает соответствующий приказ о дополнительных выплатах работнику.

Отличие командировки от простой поездки – оплата работодателем основных расходов.

Обычно сотруднику выдаются авансовые средства на следующие нужды:

расходы на проезд до места командировки и обратно;
дополнительные расходы, они связаны с проживанием вне дома, так называемые , в 2019 году они сохранили актуальность для длительных командировок;
иные расходы, оплачиваемые по разрешению работодателя - например, питание или проезд в общественном внутригородском транспорте.

Работнику при однодневной поездке в обязательном порядке компенсируется стоимость проезда.

А в некоторых случаях и проживания, например, если время отбытия с места командировки достаточно позднее, и сотруднику необходимо отдохнуть перед дорогой. Это может быть платная комната отдых или гостиничный номер при вокзале или аэропорту.

Сотрудник может поехать на личном или служебном транспорте.

В этом случае составляется служебная записка. В ней обосновывают необходимость подобного вида передвижения, прописывают маршрут и указывают примерную стоимость.

Работодатель компенсирует стоимость ГСМ из расчета по километрам. В качестве подтверждения трат предъявляются чеки с заправок.

Если день поездки по поручению работодателя выпадает на выходной или праздничный день, то он оплачивается в двойном размере. Это будет оформлено так как если бы рабочая смена выпала на нерабочий день.

Общие правила при направлении работника в командировку на один день в 2019 году

Администрация издает приказ о командировке. Это может быть как уже привычная унифицированная форма, так и свободная, но обязательно утвержденная локальным нормативным актом;
Работнику выдаются авансовые средства на оплату проезда и компенсацию взамен суточных расходов;
Работником отдела кадров делается отметка в табеле. На день отсутствия сотрудника ставится буквенный либо цифровой код, даже если поездка выпала на выходной или праздник;
По возвращению работник в течение трех рабочих дней предоставляет и документы о фактических расходах – чеки, проездные документы, квитанции;
Если сотрудник едет на личном транспорте, то по приезде составляется служебная записка, с указанием маршрута и стоимости ГСМ.

Удерживать или нет налог на доходы с физических лиц с суточных при однодневной командировке - вопрос, который долгое время не имел однозначного ответа. В комментируемом письме Минфин России прислушался к мнению арбитражных судей и изменил свою позицию в пользу компаний. (ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 01.03.13 № 03-04-07/6189)

Скачать ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 01.03.13 № 03-04-07/6189

Возмещение командировочных расходов

Согласно статье 166 Трудового кодекса РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению компании на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При направлении работника в служебную командировку за ним сохраняется место работы (должность) и средний заработок, а также возмещаются расходы, связанные с поездкой (ст. 167 ТК РФ).

В частности, организация обязана компенсировать сотруднику (ст. 168 ТК РФ):

Расходы на проезд;

Расходы на наем жилого помещения;

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Также следует отметить, что суточные выплачиваются за каждый календарный день поездки. Например, если работник улетел в 22.00 сегодня, а вернется в 08.00 на следующий день, срок его командировки составит два дня, и соответственно суточные должны быть выплачены за это время;

Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Примером таких затрат можно назвать оплату услуг такси, телефонных переговоров, расходов, связанных с обменом валюты, и др.

Обратите внимание: перечень, порядок и размеры возмещения затрат, связанных со служебными коман-дировками, которые нужно возместить работнику, законодательством не ограничены; они определяются коллективным договором или локальным нормативным актом - приказом руководителя или положением о командировках.

НДФЛ с командировочных

Налогом на доходы физических лиц не облагаются все виды установленных действующим законодательством компенсаций, связанных с исполнением работником своих трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ). Это правило распространяется и на возмещение командировочных расходов, в том числе на выплату суточных

Правда, суточные освобождаются от НДФЛ не в полном размере, а в пределах лимита: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2,5 тыс. руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Положены ли суточные при командировке на один день?

Помимо Трудового кодекса оплата командировочных расходов регламентирована Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Пра-вительства РФ от 13.10.08 № 749. Данный нормативный документ не обязывает компанию выплачивать суточные, если работник возвращается домой в тот же день, когда он был направлен в командировку (п. 11).

Таким образом, сотруднику, направляемому в командировку сроком на один день, выплата суточных не положена (определение Верховного суда РФ от 26.04.05 № КАС05-151).

Значит, при направлении работника в командировку, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться домой, выплаты, именуемые суточными, с точки зрения трудового законодательства таковыми не являются.

Положение о том, что выплаты при однодневных командировках не являются суточными, следует соблюдать и в целях обложения таких выплат страховыми взносами. Органы контроля (ПФР и ФСС России) при проверках настаивают на обложении суточных, если они не признаются таковыми в смысле выплат, определенных трудовым законодательством. Что подтверждается судебной практикой не в пользу организаций (постановление ФАС Поволжского округа от 31.05.12 № А12-15578/2011).

Налог с суточных

Вместе с тем работнику могут возмещаться любые расходы, связанные со служебной командировкой, если они произведены с разрешения руководителя или предусмотрены локальными нормативными актами (ст. 167, 168 ТК РФ).

Денежные средства, которые выплачиваются работникам при их направлении в командировку на один день, хотя и не считаются суточными по трудовому законодательству, тем не менее представляют собой возмещение расходов, связанных с необходимостью выполнения трудовых функций вне места постоянной работы.

Поэтому такие платежи не могут быть признаны доходом или экономической выгодой работника, а значит, не должны облагаться налогом на доходы физических лиц. Именно такой, положительный для компаний, вывод сделал Президиум ВАС РФ в постановлении от 11.09.12 № 4357/12.

Стоит отметить, что до принятия этого постановления Минфин России полагал, что раз выплаты за один день командировки не соответствуют понятию суточных, то их следует облагать НДФЛ (письмо от 04.09.09 № 03-04-06-01/230).

Арбитражная практика по данному вопросу была неоднозначной. Некоторые арбитры поддерживали налоговиков (постановления ФАС Поволжского от 16.03.07 № А65-5696/06, Волго-Вятского от 31.10.06 № А82-6004/2004-27 округов), другие были на стороне компаний (постановления ФАС Московского от 03.04.12 № А40-73890/11-91-314, Западно-Сибирского от 02.09.11 № А70-10656/2010 округов).

В рассматриваемом письме представители ведомства согласились с мнением ВАС РФ и разрешили считать суточные за однодневные командировки прочей предусмотренной законом компенсацией и соответственно не удерживать с таких выплат НДФЛ.

Однако все же с небольшой оговоркой.

Минфин России указал, что такие выплаты должны нормироваться по аналогии с суточными. То есть освобождаться от налогообложения в пределах 700 руб. при нахождении в командировке на территории РФ и 2,5 тыс. руб. при нахождении в загранкомандировке.