Должностная инструкция начальника отдела документационного обеспечения. Должностная инструкция начальника (руководителя) отдела документационного обеспечения

Аббревиатурой ДОУ обозначают подразделение юридического лица, отвечающее за документооборот организации. Крупные организации формируют целые структурные подразделения, а функциональные обязанности сотрудников такого отдела содержат должностные инструкции службы доу.

Из статьи вы узнаете:

Четко налаженный документооборот организации – залог ее успеха. Результатом слаженной работы специалистов-

документоведов является быстрый доступ к любому акту компании, четкая регистрация потоков входящих и исходящих документов, порядок во внутренних и внешних взаимоотношениях.

В небольших организациях, где с документооборотом может справиться один человек, как правило, эти обязанности возлагают на секретаря или делопроизводителя. Компании, где с объемом документации в одиночку не справиться, вынуждены создавать целые службы. Разумеется, трудовые функции руководителя и рядовых сотрудников будут отличаться.

Создание должностной инструкции руководителя

Т.к. в статье мы рассматриваем функционал руководителя, то и процесс создания его должностной инструкции приведем применительно к наличию службы.

Все должностные инструкции службы доу должны быть взаимосвязаны с положением об отделе. При этом наименование структурного подразделения компании, отвечающего за документооборот , может быть разным:

управление делами;

канцелярия;

служба документационного обеспечения;

управление документооборота;

секретариат;

отдел делопроизводства и т.д.

Обилие различных наименований не изменяет сути – такое подразделение отвечает за работу с документами. Оно выполняет следующие задачи:

подготовка проектов документов;

согласование, визирование;

регистрация документации;

движение документов внутри компании и прием-передача третьим лицам;

надзор за надлежащим исполнением принятых актов;

обеспечение доступа к документам;

сохранность, архивирование.

Как правило, именно эти задачи прописываются в положениях о данном структурном подразделении. Таким образом, должностной состав службы доу призван обеспечить выполнение этих задач. А руководитель службы доу несет ответственность за надлежащее их исполнение.

Читайте также:

Какими действиями достигается выполнение – как раз и указывается в должностной инструкции.

Как и любая иная должностная инструкция, ДИ руководителя содержит разделы:

общие положения (где прописываются требования к профессиональной подготовке сотрудника, его подчиненность, порядок назначения на должность, перечень локальных нормативных актов и актов законодательства, которые должен знать руководитель);
служебные обязанности (четкое перечисление по пунктам функционала сотрудника);
права (любой работник помимо обязанностей обладает и правами);
ответственность.

К перечисленным разделам может добавляться информация об условиях работы руководителя, о поощрениях, о заменяемости на период отсутствия, о нормах этики, принятых у работодателя и др.

Проект ДИ, как правило, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем, вводится приказом руководителя. С должностной инструкцией руководитель службы доу знакомится под роспись. После выполнения всех этих шагов документ приобретает юридическую силу и становится обязательным к исполнению руководителем.

Функциональные обязанности руководителя службы доу

При написании раздела ДИ, содержащего служебные обязанности, за основу следует брать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37. Наиболее близкой должностью к рассматриваемой является заведующий канцелярией. Его основной функционал описан так:

организация работы канцелярии;

обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции;

контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;

учет, хранение и передача в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

обеспечение работников подразделения необходимыми инструктивными и справочными материалами, оборудованием;

контроль за своевременной сдачей дел в архив.

Вышеуказанные служебные обязанности можно взять за основу, а в ДИ учесть специфику организации, продумать, какими действиями руководитель службы доу сможет обеспечить выполнение поставленных перед отделом задач. И эти действия описать максимально четко.

Какие-то из служебных обязанностей руководителя будут дублироваться с обязанностями, которые содержат должностные инструкции службы доу. Это нормально, т.к. все подразделение выполняет единые задачи, а к обязанностям руководителя добавляется контроль за всеми действиями подчиненных и замена отсутствующих сотрудников.

Службы документационного обеспечения управления могут сами состоять из подразделений и отделов. Часто такая разветвленная структура формируется на особо крупных предприятиях с филиальной сетью. Например, работники службы доу могут объединяться по структурным подразделениям в зависимости от функционала. Так, служба документационного обеспечения может содержать отдел по копировально-множительной работе, архив, службу курьерской доставки, группу по методологии (для разработки инструктивных и методических материалов, образцов и форм документов), отдел делопроизводства, отдел регистрации.

Разумеется, чем сложнее должностной состав службы доу, тем объемнее и конкретнее должны быть должностные инструкции службы доу. Отличаться друг от друга они будут не только в части служебных обязанностей сотрудников, но и набором нормативно-правовых и локальных актов, которые обязаны знать сотрудники, объемом прав, условиями работы (очевидно, что разъездные условия работы сотрудника службы экспедиторов будут иные по сравнению с сотрудником отдела регистрации).

Чем конкретнее, объемнее будут указаны служебные обязанности руководителя, чем полнее будут должностные инструкции службы доу, тем слаженнее будет поставлена работа.

Приложение 3 к п. 1.5 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)

ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА

1. Общие положения

1.1. Начальник отдела документационного обеспечения (далее - отдел, ОДО) является должностным лицом таможенного органа. В соответствии со ст. 5 Федерального закона "О службе в таможенных органах Российской Федерации" и Общим перечнем должностей сотрудников, утвержденным Приказом ГТК России от 02.04.2001 N 327, начальник отдела относится к группе старшего начальствующего состава.

1.2. В соответствии с должностью начальнику ОДО присваиваются следующие специальные звания: майор таможенной службы, подполковник таможенной службы, полковник таможенной службы.

1.3. На должность начальника ОДО назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, стаж службы (работы) не менее 3-х лет в таможенных органах, в качестве военнослужащего, в должности государственного служащего.

1.4. Начальник ОДО непосредственно подчиняется начальнику таможенного органа.

1.5. Начальник ОДО в своей работе руководствуется Таможенным кодексом Российской Федерации, Федеральным законом "О службе в таможенных органах Российской Федерации", Трудовым кодексом Российской Федерации, правовыми актами Федеральной таможенной службы, приказами, распоряжениями, инструкциями таможенного органа, положениями о таможенном органе и ОДО, типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, а также настоящей инструкцией.

1.6. Начальник ОДО назначается на должность и освобождается от занимаемой должности в соответствии с установленным в таможенном органе порядком.

1.7. Начальнику ОДО непосредственно подчинены должностные лица отдела.

1.8. На время отсутствия начальника ОДО его обязанности переходят к заместителю начальника отдела, а в период их отсутствия - должностному лицу отдела, назначенному приказом таможенного органа исполняющим обязанности начальника ОДО.

2. Права

2.1. В целях осуществления своих функций начальник ОДО имеет право:

знакомиться в установленном порядке с поступающими в таможенный орган законодательными и иными актами, а также организационно-распорядительными документами Федеральной таможенной службы и таможенного органа;

получать для ознакомления и использования в работе от подразделений таможенного органа, а также подведомственных таможенных органов необходимые для осуществления и реализации функций ОДО документы, информационно-аналитические и цифровые материалы;

получать и использовать в работе консультации и официальные заключения у специалистов подразделений таможенного органа, подведомственных таможенных органов по вопросам, требующим специальных знаний;

принимать участие в расширенных заседаниях коллегии, совещаниях, конференциях и др. мероприятиях, проводимых таможенным органом;

пользоваться в установленном порядке ведомственными информационными системами;

поручать должностным лицам ОДО работу по реализации задач, стоящих перед отделом, и требовать ее неукоснительного исполнения;

вносить в установленном порядке представления о присвоении квалификационных разрядов должностным лицам ОДО, об их назначении на вышестоящие должности, перемещении и аттестации;

вносить начальнику таможенного органа предложения о поощрении или наложении взысканий в отношении должностных лиц ОДО или таможенного органа, допустивших нарушения;

контролировать и требовать выполнение установленных правил работы с документами в таможенном органе;

возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил;

осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях таможенного органа и в подведомственных таможенных органах;

подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью ОДО;

вносить начальнику таможенного органа предложения по совершенствованию деятельности ОДО и таможенного органа в целом, включая предложения по кадровым вопросам; принимать участие в работе по подбору и расстановке сотрудников (работников) делопроизводства структурных подразделений;

вносить руководству таможенного органа предложения по обеспечению должностных лиц ОДО материально-техническими ресурсами, в частности компьютерной техникой, необходимыми для исполнения ими функциональных обязанностей;

участвовать в конкурсах на замещение вакантных должностей в таможенных органах:

знакомиться со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело.

2.2. Начальник ОДО в процессе работы взаимодействует:

со всеми структурными подразделениями таможенного органа и подведомственных таможенных органов по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения документов, подготовки и представления необходимых руководству таможенного органа документов, использования служебной информации;

с правовой службой по вопросам подготовки проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и др. документов;

с кадровой службой по вопросам подбора, приема, увольнения, расстановки кадров отдела, повышения квалификации должностных лиц ОДО подведомственных таможенных органов;

с тыловой службой по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами.

2.3. Начальник ОДО имеет также права, предусмотренные ст. 16 Федерального закона "О службе в таможенных органах Российской Федерации" и заключенным контрактом.

3. Обязанности

3.1. В целях реализации задач, возложенных на отдел, начальник ОДО обязан:

соблюдать требования Дисциплинарного устава таможенной службы Российской Федерации;

осуществлять непосредственное руководство деятельностью ОДО;

планировать деятельность ОДО и представлять проекты планов на утверждение руководству таможенного органа;

координировать работу по подготовке мероприятий, проводимых таможенным органом по вопросам компетенции ОДО;

разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности ОДО, готовить предложения по совершенствованию его структуры;

координировать работу должностных лиц ОДО с целью своевременного, качественного, эффективного выполнения возложенных на отдел функций; распределять обязанности между должностными лицами ОДО в соответствии с их должностными инструкциями, а также деловыми качествами;

обеспечивать осуществление своевременного приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документации;

обеспечивать своевременное рассмотрение и проверять качество оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству таможенного органа;

обеспечивать организацию контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного органа;

обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;

осуществлять контроль за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях таможенного органа и подведомственных ему таможенных органах, оказывать им организационную и методическую помощь;

организовывать обеспечение размножения и копирования документов таможенного органа;

обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки документов, образующихся в деятельности таможенного органа, для передачи на государственное хранение;

принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, постановке задач, проектировании и совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники);

руководить разработкой методических документов по ведению делопроизводства в таможенном органе и подведомственных таможенных органах, а также сводной номенклатуры дел таможенного органа;

осуществлять контроль за деятельностью архива таможенного органа;

участвовать в подготовке и проведении плановых, внеплановых проверок подведомственных таможенных органов по вопросам документационного обеспечения управления и обеспечивать участие должностных лиц ОДО в осуществлении указанных проверок;

анализировать результаты осуществленных проверок; готовить предложения о мерах по устранению причин и условий, способствовавших возникновению недостатков;

повышать свой профессиональный уровень, необходимый для исполнения должностных обязанностей;

проводить воспитательную и профилактическую работу с должностными лицами ОДО;

обеспечивать соблюдение должностными лицами ОДО трудовой дисциплины.

3.2. Начальник ОДО выполняет также обязанности, предусмотренные ст. 17 Федерального закона "О службе в таможенных органах Российской Федерации" и заключенным контрактом.

4. Ответственность

4.1. Начальник ОДО несет персональную ответственность за неисполнение или ненадлежащее выполнение обязанностей, установленных ст. 17 Федерального закона "О службе в таможенных органах Российской Федерации" и настоящей инструкцией.

4.2. За нарушение начальником ОДО служебной дисциплины на него налагаются дисциплинарные взыскания в соответствии со ст. 29 Федерального закона "О службе в таможенных органах Российской Федерации" и ст. 23 Дисциплинарного устава таможенной службы Российской Федерации.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
начальника отдела документационного обеспечения

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность начальника (руководителя) отдела документационного обеспечения (далее - "Работник").
1.2. Работник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Организации.
1.3. Работник подчиняется непосредственно __________________ Организации.
1.4. На должность Работника назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности "Экономика и управление" и стаж работы на АС по направлению профессиональной деятельности не менее 3 лет.
1.5. Работник должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы и другие нормативные, руководящие и методические документы по организации делопроизводства;
- организацию планирования и оперативного управления производством;
- организационную структуру управления АС, производственные и функциональные связи между подразделениями АС;
- организацию делопроизводства;
- порядок разработки и требования к оформлению технической и служебной документации;
- требования к организации работы с персоналом на АС;
- основы экономики, организации производства, труда и управления;
- основы трудового законодательства;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- правила по охране труда и пожарной безопасности.
1.6. В период временного отсутствия Работника его обязанности возлагаются на ___________________________.
1.7. В подчинении Работника находятся: _______________________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Работник:
2.1. Осуществляет руководство организацией, контролем и реализацией мер по документационному обеспечению управления атомной станцией (АС).
2.2. Обеспечивает совершенствование форм и методов работы с документами, соблюдение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроль исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с установленным порядком и действующими нормативами.
2.3. Принимает меры по сокращению количества форм документов и оптимизации документооборота, разработке и внедрению нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, прогрессивных технологий.
2.4. Осуществляет унификацию систем документации и документооборота с учетом возможности их машинной обработки.
2.5. Руководит работой по приему, регистрации, учету, хранению, оперативному поиску документов и их доставке, а также работой архива АС.
2.6. Обеспечивает выдачу документированной информации, копирование и размножение документов.
2.7. Осуществляет контроль состояния делопроизводства в подразделениях АС.
2.8. Организует работу по подготовке и поддержанию квалификации персонала отдела документационного обеспечения.
2.9. Руководит работниками отдела документационного обеспечения.

3.1. Работник имеет право:
- на предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;
- на предоставление ему рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором;
- на предоставление ему полной и достоверной информации об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;
- на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;
- на получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности, ознакомление с проектами решений руководства Организации, касающимися его деятельности;
- на взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности;
- представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.2. Работник вправе требовать от Работодателя оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Работник несет ответственность за:
4.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. Нарушение правил техники безопасности и инструкции по охране труда.
4.3. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Работодателя и его работникам.
4.4. Правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
4.5. Причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством РФ.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Работника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью Работник обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

На данном ресурсе есть все ответы на вопросы, связанные с Должностная инструкция начальника отдела сертификации , должностная инструкция начальника энерго-механической службы.

размер шрифта

1.3. Начальник ОДО непосредственно подчиняется начальнику таможенного органа.

1.4. Начальник ОДО в своей работе руководствуется Таможенным кодексом Российской Федерации, Федеральным законом "Об основах государственной службы Российской Федерации", Трудовым кодексом Российской Федерации, правовыми актами Федеральной таможенной службы, приказами, распоряжениями, инструкциями таможенного органа, положениями о таможенном органе и ОДО, типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, а также настоящей инструкцией.

1.5. Начальник ОДО назначается на должность и освобождается от занимаемой должности в соответствии с установленным в таможенном органе порядком.

1.6. Начальнику ОДО непосредственно подчинены должностные лица отделения.

1.7. На время отсутствия начальника ОДО его обязанности исполняются должностным лицом отдела, назначенным приказом таможенного органа исполняющим обязанности начальника ОДО.

2.1. В целях осуществления своих функций начальник ОДО имеет право:

пользоваться в установленном порядке ведомственными информационными системами;

поручать должностным лицам ОДО работу по реализации задач, стоящих перед отделением, и требовать ее неукоснительного исполнения;

вносить в установленном порядке представления о присвоении квалификационных разрядов должностным лицом ОДО, об их назначении на вышестоящие должности, перемещении и аттестации;

контролировать и требовать выполнение установленных правил работы с документами в таможенном органе;

возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил;

подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью ОДО;

участвовать в конкурсах на замещение вакантных должностей в таможенных органах;

2.2. Начальник ОДО в процессе работы взаимодействует:

с кадровой службой по вопросам подбора, приема, увольнения, расстановки кадров отделения, повышения квалификации должностных лиц ОДО подведомственных таможенных органов;

с тыловой службой по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами.

2.3. Начальник ОДО имеет также права, предусмотренные ст. 9 ст. 21

3. Обязанности

3.1. В целях реализации задач, возложенных на отделение, начальник ОДО обязан: