Должностная инструкция секретаря
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности секретаря
Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права секретаря
Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4. Ответственность секретаря
Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
Должностная инструкция секретаря
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с Ивановой Натальей
Владимировной и в соответствии с
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных
нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской
Федерации.
1. Общие положения
1.1. Секретарь относится к категории технических
исполнителей, принимается и увольняется на работу приказом
директора предприятия.
1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее
профессиональное образование, без предъявления требований к
стажу работы, или среднее профессиональное образование и
стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.3. Секретарь руководителя непосредственно подчиняется
руководителю предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь руководителя
руководствуется:
нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
методическими материалами, касающимися соответствующих
вопросов;
уставом предприятия;
правилами трудового распорядка;
приказами и распоряжениями директора предприятия
(непосредственного руководителя);
настоящей должностной инструкцией.
1.5. Секретарь руководителя должен знать:
постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие
материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности
предприятия и ведения делопроизводства;
структуру и руководящий состав предприятия и его
подразделений;
организацию делопроизводства;
методы оформления и обработки документов;
архивное дело;
машинопись;
правила пользования приемно-переговорными устройствами;
стандарты унифицированной системы
организационно-распорядительной документации;
правила печатания деловых писем с использованием типовых
форм;
основы этики и эстетики;
правила делового общения;
основы организации труда и управления;
правила эксплуатации вычислительной техники;
основы административного права и законодательства о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.
1.6. Во время отсутствия секретаря руководителя его
обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый
заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее
исполнение возложенных на него обязанностей.
2. ФУНКЦИИ
На секретаря руководителя возлагаются следующие функции:
2.1. Осуществление работы по организационно-техническому
обеспечению административно-распорядительной деятельности
руководителя предприятия.
2.2. Ведение делопроизводства.
2.3. Организация приема посетителей.
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Для выполнения возложенных на него функций секретарь
руководителя предприятия обязан:
3.1. Осуществлять работу по организационно-техническому
обеспечению административно-распорядительной деятельности
руководителя предприятия.
3.2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя
корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым
решением в структурные подразделения или конкретным
исполнителям для использования в процессе работы либо
подготовки ответов.
3.3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с
применением компьютерной техники, предназначенной для сбора,
обработки и представления информации при подготовке и
принятии решений.
3.4. Принимать документы и личные заявления на подпись
руководителя предприятия.
3.5. Готовить документы и материалы, необходимые для работы
руководителя.
3.6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением
структурными подразделениями и конкретными исполнителями
документов, поступивших на исполнение, проверять
правильность оформления подготовленных проектов документов,
передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать
качественное их редактирование.
3.7. Организовывать проведение телефонных переговоров
руководителя, записывать в его отсутствие полученную
информацию и доводить до его сведения ее содержание,
передавать и принимать информацию по приемно-переговорным
устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также
телефонограммы, своевременно доводить до его сведения
информацию, полученную по каналам связи.
3.8. По поручению руководителя составлять письма, запросы,
другие документы, готовить ответы авторам писем.
3.9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний,
проводимых руководителем (сбор необходимых материалов,
оповещение участников о времени и месте проведения, повестке
дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний
и совещаний.
3.10. Осуществлять контроль за исполнением работниками
предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за
соблюдением сроков выполнения указаний и поручений
руководителя предприятия, взятых на контроль.
3.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку.
3.12. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми
средствами организационной техники, канцелярскими
принадлежностями, создавать условия, способствующие его
эффективной работе.
3.13. Печатать по указанию руководителя служебные материалы,
необходимые для его работы или вводить текущую информацию в
банк данных.
3.14. Организовывать прием посетителей, содействовать
оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.15. Формировать дела в соответствии с утвержденной
номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные
сроки сдает в архив.
3.16. Копировать документы на персональном ксероксе.
Секретарь имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства
предприятия, касающимися его деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по
совершенствованию работы, связанной с обязанностями,
предусмотренными настоящей инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений,
специалистов информацию и документы, необходимые для
выполнения своих должностных обязанностей.
4.4. Требовать от руководства предприятия оказания
содействия в исполнении своих должностных обязанностей и
прав.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих
должностных обязанностей, предусмотренных настоящей
должностной инструкцией, в пределах, определенных
действующим трудовым законодательством.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей
деятельности правонарушения - в пределах, определенных
действующим административным, уголовным и гражданским
законодательством.
5.3. За причинение материального ущерба - в пределах,
определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским
законодательством.
С настоящей должностной инструкцией ознакомлен: Дата. Подпись.
1. Общие положения
1.1. Секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
1.2. Основной задачей секретаря является организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору Компании.
1.4. Секретарь должен владеть навыками организации работы с документами, составления документации, организации управленческого труда, применения средств вычислительной и организационной техники (факс, принтер, сканер, ксерокс, мини-АТС), знать культуру труда и служебную этику, охрану труда, технику безопасности и противопожарной защиты.
2. Функции
На секретаря возлагаются следующие функции:
2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам Компании.
2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях Компании.
2.3. Документирование деятельности совещательных органов Компании.
2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
2.5. Ведение и оформление кадровой документации и кадрового учета.
3. Должностные обязанности
Секретарь должен:
3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность Компании.
3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
3.5. Осуществлять получение и распределение входящей почты, а также отправку исходящей.
3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными).
3.7. Вести прием посетителей.
3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению управления персоналом компании:
Оформление приказов по личному составу;
Оформление личных карточек формы N Т-2 или личных дел;
Оформление трудовых книжек;
Оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
Оформление командировочных документов;
Оформление листов нетрудоспособности;
Ведение табеля учета рабочего времени;
Подготовка и хранение локальных нормативных актов по персоналу;
Организация своевременного ознакомления новых работников Компании с документацией, необходимой для выполнения ими своих должностных обязанностей, а также ознакомление сотрудников под роспись с приказами, распоряжениями руководителя Компании, руководителей структурных подразделений и др. документами по управлению персоналом Компании;
Выдача справок о трудовом стаже и заработной плате.
3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
3.10. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
3.11. Осуществлять прием и распределение звонков.
3.12. Обеспечивать жизнедеятельность офиса, заказ воды, продуктов для кофе-брейк, канцелярии.
3.13. Выполнять отдельные поручения руководства.
Секретарь имеет право:
4.1. Запрашивать у функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Компании.
4.3. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.4. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) Компании по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.
5. Ответственность
Секретарь несет ответственность за;
5.1. Качество документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
5.3. Сохранность документации, разглашение сведений.
5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
Типовой образец
УТВЕРЖДАЮ
___________________________________ (инициалы, фамилия)
(наименование организации, пред- ________________________
приятия и т.п., его организационно- (директор или иное долж-
правовая форма) ностное лицо, уполномо-
ченное утверждать долж-
ностную инструкцию)
" " ____________ 20__г.
Должностная инструкция
Секретаря руководителя
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)
" " ______________ 20__г. N_________
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
______________________________________________________ и в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических
исполнителей.
1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее
высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу
работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по
специальности не менее __________ лет.
1.3. Назначение на должность секретаря руководителя и освобождение
от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению
1.4. Секретарь должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и
нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся
деятельности предприятия;
- положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению
делопроизводства;
- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
- устав предприятия;
- организацию делопроизводства;
- методы оформления и обработки документов;
- архивное дело;
- машинопись;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы административного права и законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты;
1.5. Секретарь непосредственно подчиняется руководителю
________________________________________________________________________.
(предприятия, структурного подразделения)
1.6. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его
обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке,
которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за
надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
1.7. ______________________________________________________________.
II. Должностные обязанности
Секретарь:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению
административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя
корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в
структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в
процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с
применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и
представления информации при подготовке и принятии решений.
2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы
руководителя.
2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением
структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов,
передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное
редактирование.
2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя,
записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его
сведения ее содержание, передает и принимает информацию по
приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, и т.п.), а также
телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию,
полученную по каналам связи.
2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие
документы, готовит ответы авторам писем.
2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний,
проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение
участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация),
ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия
изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков
выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми
средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями,
создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы,
необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности
рассмотрения просьб и предложений работников.
2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,
обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.16. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.
2.17. _____________________________________________________________.
III. Права
Секретарь имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по
совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными
настоящей инструкцией.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному
руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих
должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от
структурных подразделений и специалистов информацию и документы,
необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в
исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.6. ______________________________________________________________.
IV. Ответственность
Секретарь несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей
деятельности - в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных
трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
(наименование,
_____________________________.
номер и дата документа)
Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
" " _____________ 20__г.
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
(инициалы, фамилия)
_____________________________
(подпись)
" " ________________ 20__г.
С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
Каждому публичному офису необходим человек, встречающий посетителей. Великолепное умение общаться по телефону и электронной почте очень важно для работников приемной, но умение общаться лично - вот что отличает секретаря от специалиста по работе с клиентами. В конце концов, когда человек (поставщик, потребитель, партнер) заходит в офис, первое, что он видит это секретарь, а первое впечатление всегда важно.
Шаги
Необходимая квалификация
- Прекрасный способ организовать свое рабочее пространство - это потратить время и рассортировать документы в удобном для вас порядке. Очень важно знать какие именно документы и информация может понадобится вашему начальнику, коллегам или клиентам. Держите все документы в отдельных файлах. Они могут быть как на экране вашего компьютера, так и в бумажном варианте. Рассортируйте документы в удобном для вас порядке. Если вам потребуются разноцветные наклейки, используйте их.
- Быть организованным также значит искать мотивацию для работы в самом себе. Вам не нужен еще кто-то, кто будет контролировать вас. Если вы организованы, вы будете знать какие задания нужно делать ежедневно, а какие - в первую очередь.
- Держите телефонные номера под рукой. Их очень, очень много, например, телефоны номера сотрудников, подрядчиков, партнеров, срочные контакты и так далее. Вам они будут нужны в любой момент. Держите их в программе Rolodex или другой соответствующей компьютерной программе.
-
Изучайте современные технологии. Устройство номер один, с которым работает секретарь, - это телефон, так что изучите все кнопки и функции. Компьютерная грамотность также важна: большинство секретарей должны уметь пользоваться электронной почтой и работать с электронными документами. Также полезно знать, как создать таблицу в Excel , и уметь пользоваться отраслевыми программами.
- Имейте в виду, что если копировальный аппарат, сканер, принтер будут находится рядом с вашим рабочим столом, то вы будете постоянно использовать их (и выручать коллег, которые испытывают проблемы с их использованием). После того как вы узнаете какие машины используются в вашем офисе, ознакомьтесь с основными функциями этих аппаратов, а также способами исправления наиболее распространенных проблем.
-
Будьте надежным сотрудником. На секретаря рассчитывают все и всегда. Если никто не отвечает на звонки в компанию или выстраивается целая очередь из людей, ждущих ответа, то это проявление слабости компании. Решение таких проблем должно быть приоритетным для вас. Если ваше руководство знает, что на вас можно положиться и вы всегда рядом, чтобы помочь, то вы станете незаменимым.
Научитесь хорошо слушать . Большая часть работы секретаря - слушать людей. Услышать по телефону вопрос клиента, получить необходимую вам информацию - все это лишь проявление способности слушать. Способность же правильно услышать информацию сделает вас более эффективным. Вы сможете быстрее решать вопросы, если будете четко понимать, что именно просит у вас человек.
Делайте заметки обо всем. Если руководитель просит вас сделать что-то, запишите детали. Если звонит клиент, запишите информацию о нем (имя, контактную информацию, цель звонка и так далее). Заметки - прекрасный способ быть организованным и они напомнят вам все те мелочи, которые без этих заметок вы забудете через несколько часов. Делайте заметки в записной книжке и держите ее при себе все время. Вы удивитесь насколько они будут полезны, особенно если вы будете пытаться вспомнить, чего хотел человек, который звонил вам пять часов назад.
- Проверяйте, что вы детально записали сообщение и перечитайте то, что написали. И самое важное - не бойтесь лишний раз проверить сообщение и контактную информацию, у человека, который вам звонит. Только так вы сможете быть уверенным, что записали все правильно.
-
Отвечайте на телефонный звонок вежливо используя стандартные приветствия. Например: «[название компании], добрый день. Меня зовут ХХХ, чем я могу вам помочь?» Старайтесь ответить после первого или второго звонка телефона. Недопустимо заставлять людей ждать дольше одной минуты (поверьте на слово, это намного дольше чем вам кажется).
- Внимательно слушайте имена звонящих вам. Если необходимо повторите имя звонящего. Мобильные телефоны часто искажают звуки. Запишите имя человека, с которым вы говорите, если оно тяжело произносится.
- Если вы переводите звонок на другого абонента, сделайте это используя стандартные фразы: «Подождите, пожалуйста, одну минуту». Если абонент занят, можно сказать: «Прошу прошения, ХХХ говорит сейчас по телефону. Вы подождете пока он освободится или хотите оставить какое-либо сообщение?». Вежливо поблагодарите звонящего и поступите в соответствии с его пожеланием.
-
Встречайте любых курьеров или людей из службы доставки с таким же профессионализмом и уважением, как любых других посетителей. Убедитесь, что ваша подпись разборчива. Возможно курьерам нужны будут указания где оставить пакеты. Убедитесь, что вы обращаетесь к соответствующему сотрудникам с этим вопросом.
Относитесь к клиентам, которые приходят к ваш офис, вежливо. После того как посетитель представится и скажет к кому он пришел, свяжитесь с тем, к кому пришел посетитель и сообщите, что к нему пришли. Стандартная фраза для такого случая: «Татьяна Ивановна, к вам пришел господин Петров из корпорации ХХХ. У вас назначена встреча на 14 часов». Всегда узнавайте имя и фамилию посетителя, а также компанию, которую он представляет. Так же полезно узнать, назначена ли у него встреча. Сотрудник, к которому пришел посетитель, должен вам сказать, куда ему пройти посетителю и сколько ждать встречи. Вы можете сказать посетителю: «Татьяна Ивановна подойдет через 5 минут. Присаживайтесь, пожалуйста».
Правильное поведение
-
Будьте позитивны. Секретарь - лицо компании. Его клиент видит первым, а также он первый кто отвечает на звонок. Никто не хочет, чтобы его приветствовали с кислым выражением лица или раздраженным тоном. Установите правило, что вы должны всегда улыбаться и быть веселым и оптимистичным человеком. Не забывайте быть терпеливой со сложными клиентами, даже если ваше терпение уже на пределе.
- Даже если вы столкнетесь со сложным клиентом напомните себе, что вы сильный, счастливый человек. Скажите себе, что вы делаете все чтобы помочь им. Лучше быть спокойным и уравновешенным, чем взрываться и выглядеть злой и неприятной.
-
Будьте всегда готовы вежливо поздороваться с клиентом. Это всегда важно - приветствовать клиентов дружелюбно. Даже если вы должны будете закончить свое дело прежде чем сможете помочь человеку, то важно поприветствовать его, чтобы он почувствовал себя замеченным и знал, что вы скоро ему поможете.
- Лучше всего использовать такие фразы, как «Здравствуйте! Добро пожаловать в [название компании]» или «Доброе утро! Присаживайтесь. Я помогу вам через минуту».
-
Будьте вежливы . Проявляйте уважение к людям. Относитесь ко всем как к самому важному человеку, который вошел в ваш офис в этот день. Это ваша работа. Никого не волнует, что вы застряли в пробке утром, у вас порвалась новая сумочка или вы потеряли свой любимый диск. Все личные дела оставьте дома. Даже если вам не нравится клиент или его манера поведения - притворитесь, что вы счастливы его видеть. Убедитесь, что человек полностью расслаблен и рад общаться с вами.
-
Одевайтесь соответственно. Вы представляете свою компанию, поэтому вы должны одеваться соответствующим образом. Купите одежду, подходящую для офиса. Если же вы секретарь в определенного типа компании (такой как магазин одежды), можете приобрести что-то из вещей, которые предлагает ваш магазин. Старайтесь одеваться консервативно, кроме случаев если вы работаете в таком месте где мода, стиль или другие факторы выдвинуты на первый план.
- Проверьте существует ли в компании в которой вы работает определенный дресс-код. Возможно, стиля кэжуал будет достаточно, однако не перегибайте палку, одеваясь неформально (спортивный костюм нельзя надевать на работу ни в коем случае).
- Не смешивайте личное с рабочим. Это правило также касается использования мобильных телефонов и электронной почты. Отдел информационных технологий может отследить вашу деятельность на компьютере.
- Помните кто платит вам зарплату и всегда уважайте их.
- Будьте вежливы с руководителями, уточните может ли вы им помочь с дополнительными заданиями в ваше свободное время.
- Пишите записки на копировальной бумаге и давайте второю копию человеку, которому она предназначается. Или используйте блокнот, к которому легко обратиться, чтобы вспомнить имя или телефон.
- Сортировка почты обычно часть работы секретаря. Узнайте в ваш первый день, как поступает почта, кто ее приносит и когда.
- Найдите кого-то кто сможет вас заменить когда вы пойдете в туалет, на встречу, обед, в отпуск. Таким образом вы избежите появление злющих людей, ждущих вашего возвращения.
- Спросите коллег, нужна ли им помощь в чем-то. Лучше завести друзей, помогая людям чем врагов, которые будут жаловаться на вас.
- Всегда проявляйте желание делать новые задания, а так же рутинные задания. Знания приходят с опытом.
-
Необходимо иметь первоклассные организационные навыки. Секретарь - это лицо компании. Это человек, с которым первым говорит клиент, а коллеги обращаются за различной информацией. Кроме приема звонков и посетителей, секретари часто общаются с клиентами, организовывают мероприятия, встречи и так далее. Чтобы справится со всеми этими обязанности, секретарь должен уметь организовывать свое время, так как приходится контролировать несколько дел одновременно. Человек не проработает долго секретарем если он или она не могут «жонглировать» более чем одним заданием за один раз и распределять их по приоритету.
