Должность секретаря-референта — это по сути трудовая деятельность простого секретаря. Поскольку функции и обязанности как должностного лица похожи между собой. Особенность заключается лишь в том, что на референта может возлагаться куда-более серьезные задачи, соответственно и требования к квалификации на такую должность будет тоже гораздо выше, чем у обычного секретаря.
Должностная инструкция секретаря-референта содержит в себе ряд общих положений, обязанности на занимаемой должности, права и ответственность работника.
Должностная инструкция секретаря-референта - общие положения
К общим положениям относятся:
- 1. Отношение секретаря-референта к классу специалистов.
- 2. Назначение и освобождение от должности референта решается генеральным директором организации.
- 3. Генеральный директор является непосредственным начальством для секретаря-референта.
- 4. Если работника по каким-то причинам не будет на рабочем месте, его заменяет другой сотрудник организации, который назначается соответствующим на то приказом, дающим ему права и обязанности секретаря-референта.
- 5. Секретарем-референтом может стать любой гражданин, имеющий высшее образование, стаж не менее одного года, знания офисного оборудования и компьютерных программ, а также знание английского языка.
- 6. Трудовая деятельность сотрудника должна соответствовать законодательству РФ, уставу организации, его нормам и правилам, а также должностной инструкции и приказов от руководства.
Кстати, на сайте имеется также и должностная инструкция технического директора.
Права и обязанности
Сотрудник обладает следующими правами:
- 1. Получение данных, даже секретных, для того, чтобы решать поставленные организацией задачи.
- 2. Предоставление предложений и советов по плану улучшения эффективности и производительности организации и своей трудовой деятельности в частности.
- 3. Получение необходимых ресурсов для трудовой деятельности от специальных служб, занимающихся данными вопросами, а также предоставлять объяснения по каким причинам были не выполнены вовремя все поручения и задачи организации.
- 4. Требование соответствующих пригодных условия для труда и охраны важной документации.
- 5. Принятие волевых решений, не превышающих должностные полномочия секретаря-референта.
К должностным обязанностям секретаря-референта относятся:
- 1. Осуществление процесса по подготовке необходимой документации, обеспечение приема, учета и регистрации документов, а также контролирование за тем, как они исполняются в соответствии с законодательством РФ.
- 2. Слежение за качеством подготовительных процессов, проверка правильного заполнения документов, которые предоставляются руководству для дальнейшего подписания.
- 3. Осуществление надзора за исполнением выпущенных документов.
- 4. Осуществление подготовки организационных процессов, принятие решений вынесение заключений.
- 5. Ведение приема граждан.
- 6. Организационная подготовка совещаний.
- 7. Формирование дела, обеспечение сохранности и дальнейшая передача документов в архив в установленные сроки.
- 8. Выполнение прочих поручений руководителя.
А про то, как выглядит должностная инструкция секретаря-делопроизводителя, написано .
Ответственность
Ответственность секретаря-референта заключается в следующем:
- 1. За отказ или выполнение не в срок, халатность по отношению к своим должностным обязанностям.
- 2. За нарушений инструкций и приказов, раскрытие секретной информации.
- 3. За несоблюдение внутреннего уклада организации, нарушение рабочей дисциплины и техники безопасности трудовой деятельности.
А про то, чем является должностная инструкция архивариуса, можно прочитать .
Должностная инструкция секретаря референта предприятия
У каждого ответственного руководителя на предприятии должен быть секретарь, который будет оказывать помощь в улучшении работоспособности коллектива и предприятия в целом.
Каждый такой сотрудник обладает своими непосредственными обязанностями. Секретарю положено совершать прием входящих и исходящих документов, распределять полученную документацию по отделам, контролирование доставки документа до адресата, отправка документов для работы контрагентам, назначение встреч руководства с партнерами, прием заявлений от персонала предприятия, а также прочие поручения руководства.
Должностная инструкция секретаря-референта генерального директора
Общие положения:
- 1. Сотрудник считается специалистом, может назначаться и увольняться директором предприятия.
- 2. Задачами референта являются обеспечение организационных процессов и документации для эффективного деятельности, связанной с управлением.
- 3. Является подчиненным директора предприятия.
- 4. Деятельность должна протекать в соответствии с законодательством РФ.
- 5. Данным работником могут стать только граждане с высшим и средне специальным образованием, имеющих годовой стаж работы или прохождение курсов.
- 6. Знание вопросов, связанных с законодательной базой.
Секретарь-референт обязан выполнять следующие функции:
- 1. Обслуживание по документации предприятия.
- 2. Руководить и контролировать организацию производства дел предприятия.
- 3. Документировать все совещания.
- 4. Ведение учета документов.
А также прочие обязанности и права на данной должности.
Пример должностной инструкции секретаря-референта (предполагает доработку с учетом специфики конкретной организации). Инструкцию можно использовать в качестве ориентира для подготовки к работе в качестве секретаря. Практически все положения инструкции в том или ином виде раскрываются в содержании нашего сайта. Документ предоставлен для скачивания в виде шаблона Word в конце статьи.
1.1. Секретарь референт относится к категории специалистом организации, принимается и увольняется приказом генерального директора.
1.2. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору организации.
1.3. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
— действующим законодательством Российской Федерации;
— Уставом организации;
— Правилами внутреннего трудового распорядка (Положением о персонале);
— положениями о структурных подразделениях организации и службе ДОУ;
— приказами (указаниями) руководства организации;
— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
— настоящей должностной инструкцией.
1.5. Секретарь-должен знать:
— структуру организации, направление ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями генерального директора, фамилии, имена, отчества руководителей структурных подразделений, вышестоящую организацию, фамилии ее руководителей, основные организации-партнеры и их руководство;
— национальные (государственные) стандарты по оформлению управленческих документов;
— правила орфографии и пунктуации;
— Инструкцию по документационному обеспечению управления организацией;
— правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
— деловой этикет, этику делового общения;
— правила ведения телефонных переговоров;
— правила техники безопасности и противопожарной защиты;
— приемы оказания первой медицинской помощи.
1.6. Секретарь должен уметь:
— составлять деловые письма (в том числе на иностранном языке), проекты распорядительных документов, вести протоколы;
— переводить служебную переписку на иностранный язык коммерческого партнера;
— работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, OUTLOOK;
— пользоваться базой данных;
— пользоваться возможностями Интернета;
— принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте, выполнять копировальные работы;
— редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;
— вести деловые переговоры;
— на случай отсутствия инспектора по кадрам выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности организации (оформление приказов по личному составу, оформление трудовых договоров и другой кадровой документации)
— работать с документацией конфиденциального характера. ()
Основной задачей секретаря-референта является документационное и информационное обеспечение деятельности генерального директора. Для этого секретарь-референт:
2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада генеральному директору.
2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы.
2.3. По указанию генерального директора планирует его рабочий день, корректирует и помогает его выполнению.
2.4. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений; информирует его о состоянии исполнения поручений.
2.5. Готовит по поручению генерального директора проекты документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений.
2.6. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись генеральному директору.
2.7. Готовит по поручению генерального директора проекты текстов его выступлений, отчетов и докладов, выполняет их редактирование, организует перепечатку н считку этих документов.
2.8. Еженедельно готовит для генерального директора информационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации.
2.9. Следит за публикациями в отраслевых (специальных) изданиях и составляет тематические обзоры, рефераты по ним и информирует генерального директора.
2.10. Контролирует сохранность документов в приемной генерального директора, правильность формирования дел.
2.11. Участвует в работах по совершенствованию документооборота в организации, унификации документации и совершенствованию работы службы ДОУ.
2.12. По указанию генерального директора ведет подготовку совещаний, обеспечивает оформление и хранение протоколов.
2.13. Организует выполнение указаний и поручений генерального директора по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных.
2.14. Организует работу приемной, регулирует поток посетителей, самостоятельно решает вопросы о возможности приема.
2.15. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.
2.16. Оказывает методическую помощь в работе секретарей (или работников, выполняющих функции секретаря) структурных подразделений. ()
Для выполнения возложенных на него функций секретарь-референт обязан:
3.1. Сохранять конфиденциальность информации.
3.2. Выполнять распоряжения руководства.
3.3. Обеспечивать выполнение правил и норм оформления и сроков подготовки и отправки документов. .
3.4. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.
3.5. Обеспечивать сохранность документов.
3.6. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать его в бухгалтерию. ()
Секретарь-референт генерального директора имеет право:
4.1. Запрашивать от структурных подразделений необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений генерального директора.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия (в пределах, оговоренных специальным перечнем документов).
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.
4.4. Визировать проекты документов, представляемых на подпись генеральному директору.
4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности организации, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов, образующихся в деятельности организации.
4.7. Работать с документами, имеющими закрытый характер.
4.8. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями граждан, телефонными звонками.
4.9. Вносить руководству предложения о наказаниях и поощрениях работников секретариата.
4.10. Принимать участие в подборе и расстановке подчиненных сотрудников. ()
Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1. Качество документов, представляемых на подпись генеральному директору.
5.2. Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.
5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих конфиденциальный характер.
5.4. Нарушение правил трудового распорядка. Инструкции по документационному обеспечению управления организации.
5.5. Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях. ()
Секретарь-референт генерального директора в своей деятельности взаимодействует:
6.1. Со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов.
6.2. С юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов.
6.3. С вышестоящими организациями, со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов генерального директора. ()
7.1. Высшее профессиональное образование (документоведение, экономическое или юридическое образование).
7.2. Использование современной организационной техники и средств связи.
7.3. Знание иностранного языка (английского, немецкого).
7.4. Стаж работы не менее одного года в должности секретаря. ()
Выше приведена должностная инструкция секретаря-референта, подготовленная на базе уровней С и D документа EAPS - European Association of Professional Secretaries - с учетом особенностей работы в организациях, фирмах малого и среднего бизнеса России.
Рекомендации предусматривают четыре уровня (А, В, С, D) восхождения по служебной лестнице начинающего работника — от секретаря-машинистки (уровень А), секретаря (уровень В), секретаря-референта (уровень С) до офис-менеджера (уровень D).
Как было сказано, инструкция предполагает ее доработку, исходя из специфики конкретной организации (организационная структура, объем документооборота и др.). На основе данной должностной инструкции путем сокращения отдельных предусмотренных в ней функций, например, ведение деловых переговоров, перевод служебной документации на иностранные языки и некоторые др., может быть составлена должностная инструкция секретаря и, наоборот, путем добавления ряда функций; таких как выполнение административной работы, организация презентаций, ведение совещаний и т. п., подготовлена должностная инструкция заведующего канцелярией, руководителя службы ДОУ, наконец офис-менеджера.
( )Секретарь-референт – это зачастую лишь более солидное название должности секретаря, и должностные обязанности секретаря-референта похожи на обычные секретарские. Поэтому и образец должностной инструкции секретаря-референта может ничем не отличаться от стандартной должностной инструкции секретаря. В то же время, на секретаря-референта может возлагаться и более серьезный функционал, и соответственно, выдвигаться высокие квалификационные требования (обязательно высшее образование, знание делопроизводства, владение английским языком на приличном уровне). Должностная инструкция секретаря-референта должна отражать эти особенности.
Должностная инструкция секретаря-референта
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.
1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства, английского языка.
1.6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности секретаря-референта
Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
2.2. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
2.3. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
2.4. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.
2.5. Ведет прием посетителей.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.8. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права секретаря-референта
Секретарь-референт имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4. Ответственность секретаря-референта
Секретарь-референт несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
Секретаря называют верным помощником и правой рукой начальника и не зря, ведь в обязанности секретаря руководителя входит обеспечение эффективной управленческой и административной деятельности. Cекретарь руководителя занимается составлением и оформлением деловых бумаг и документов, помогает начальнику в делах, решает многие организационные вопросы.
Должность секретаря-референта также можно считать представительской, так как он является лицом компании — встречает гостей, отвечает на звонки и письма. Подобная работа требует большой собранности, коммуникабельности и организованности. По этой причине профессия секретаря может сулить большие перспективы — в будущем специалист может стать офис-менеджером, а затем и одним из директоров или топ-менеджеров.
Места работы
Должность секретаря руководителя необходима практически в каждой компании, имеющей офис для клиентов и посетителей. Это могут быть как большие предприятия, так и организации малого бизнеса.
История профессии
Первыми секретарями можно считать писарей и летописцев — они записывали царские указы и распоряжения, вели хронику текущих событий, отвечали за ведение переписки. Со временем полномочия секретаря существенно расширились и сегодня они могут выполнять самые разнообразные функции. Так, возникла необходимость в специалистах узкой специализации, вследствие чего и появилась профессия секретаря-референта, делопроизводителя , секретаря-переводчика и офис-менеджера.
Обязанности секретаря
В должностные обязанности секретаря-референта входит:
- прием посетителей;
- прием телефонных звонков;
- ведение делопроизводства;
- планирование рабочего дня руководителя;
- организация совещаний;
- заказ билетов и бронирование гостиниц для руководителя и других сотрудников во время командировки;
- заказ канцтоваров для офиса;
- выполнение просьб руководителя.
Иногда функции секретаря руководителя включают в себя переписку на английском языке.
Требования к секретарю
Требования к секретарю-референту включают в себя:
- среднее или высшее образование;
- владение ПК;
- знание основ делопроизводства;
- знание английского языка (иногда).
Также должность секретаря предполагает наличие следующих навыков:
- пунктуальность;
- умение хорошо выглядеть (презентабельность);
- организованность.
Образец резюме секретаря
Как стать секретарем
Как стать секретарем? Это может обладатель любого высшего образования, который прошел курсы секретарей-референтов либо получил обучение непосредственно на рабочем месте. Как правило, работодатели не предъявляют особых требований к полученной специальности соискателя, а акцентируют внимание на том, чтобы претендент обладал необходимыми личностными качествами и смог выполнять обязанности на должном уровне.
Зарплата секретаря
Заработная плата секретаря может быть разной — от 15 до 45 тысяч рублей. Доход зависит от круга обязанностей сотрудника и региона, в котором он работает. Средняя зарплата секретаря-референта составляет 30 тысяч рублей.
Где пройти обучение
Помимо высшего образования на рынке есть ряд краткосрочного обучения длительностью, как правило, от недели до года.
Институт профессионального образования «ИПО» приглашает вас пройти дистанционные курсы по направлению « » (есть варианты 256, 512 и 1024 ак.ч.) с получением диплома или удостоверения государственного образца. Мы обучили более 8000 выпускников из почти 200 городов. Можно пройти обучение экстерном, получить беспроцентную рассрочку.
Как гласят исследования, проводимые различными рекрутинговыми агентствами, профессия "секретарь" - одна из тех, что связаны с самым большим числом переработок и необходимостью приспосабливаться к рабочему графику руководства. К этой же группе относятся водители и представители некоторых других специальностей.
Кто такой секретарь?
Происходит этот термин от латинского "секрет", так называли доверенных лиц в Древнем Риме. И тогда, и позже (при царских дворах) это были исключительно мужчины, порой умудрявшиеся весьма ловко пробраться к власти.
Женский облик данная профессия обрела уже в конце Первой мировой войны, с появлением печатной машинки и возникновением такой должности, как секретарь-референт. В наши дни, с их развитыми технологиями, существуют даже виртуальные ассистенты-секретари. Так называют фирмы или частных лиц, предоставляющих онлайн-услуги по написанию электронных писем или приему звонков по телефону (переведенных) без физического присутствия секретаря в офисе.
Что же он делает?
В народе личный секретарь директора имеет стереотипный имидж - длинноногая красавица, умеющая в основном печатать на компьютере, варить кофе и отвечать на звонки. Порой это отражается в анекдотах не слишком приличного содержания. На самом же деле профессия "секретарь", как и должность референта в крупной компании, предполагает наличие весьма серьезного багажа умений, знаний, а также определенных рабочих качеств. Настоящему представителю этой профессии никак не обойтись без организованности, исполнительности, пунктуальности и дипломатичности.
В обязанности секретаря (секретаря-референта) входит знание всех касающихся делопроизводства нормативных документов, документооборота, организации делопроизводства, структуры управления, основ владения оргтехникой, правил охраны труда. Все его многочисленные права, обязанности и виды выполняемых работ регламентирует должностная инструкция. Она - главный документ организационно-правового характера, касающийся деятельности такого работника. Составлять ее в каждом конкретном случае требуется со всей ответственностью.
Давайте ознакомимся с основными разделами этого документа.
Что гласит инструкция, составленная для секретаря-референта
Общие положения ее содержат название организации, указывают на непосредственное начальство и называют того, кому предстоит замещать секретаря в случае его отсутствия. Там же вы найдете требования, предъявляемые к стажу и квалификации работника, и перечень всех необходимых для работы документов (правил, ГОСТов, кодексов и нормативных актов).
Функции, возлагаемые на секретаря, приводятся во втором (одноименном) разделе. Сюда входит обязанность готовить нужные документы согласно указаниям руководства, регистрировать, принимать и отправлять корреспонденцию, организовывать и контролировать работу приемной, вести документарное делопроизводство и многое другое.
Более подробно его деятельность расписана в следующем разделе - "Должностные обязанности секретаря". Речь идет о сохранности и учете корреспонденции, выдаче справок относительно различной зарегистрированной документации, организации и подготовке служебных совещаний, копировании и распечатке, записи сообщений для начальства, оставленных в его отсутствие и информировании его о них, обеспечении офиса компании необходимыми канцпринадлежностями.
В каждой организации обязанности секретаря могут иметь свои особенности в зависимости от специфики работы. Его должность может звучать как "секретарь-делопроизводитель", что подразумевает расширение круга основных обязанностей.
О правах секретаря
На что дано право секретарю? Как утверждает инструкция, ему позволяется запрашивать те материалы, которые потребуются в работе, в различных подразделениях компании, определять порядок их использования.
Еще - передавать исполнителям просмотренные документы непосредственно помимо руководства, устанавливать очередность посетителей в приемной и распределять телефонные звонки согласно их важности, требовать от сотрудников объяснений в случае дисциплинарных нарушений.
Как и любой другой сотрудник, личный секретарь руководителя имеет право на трудовую деятельность в подходящих для этого условиях, которые должны соответствовать требованиям охраны труда и нормам безопасности.
За что отвечает секретарь-референт?
На нем лежит ответственность за неразглашение информации, являющейся конфиденциальной, за качество документации и своевременную подачу ее руководству, ответственное отношение к документообороту, сохранность имущества и документов организации, тактичные отношения с руководством и сотрудниками.
В следующем разделе должностной инструкции указано, каковы должностные отношения и функциональные связи, существующие между секретарем-референтом и различными структурами компании. Как правило, в средней по размеру организации секретарю приходится взаимодействовать по материально-техническим вопросам (обеспечение офиса канцтоварами) с отделом административно-хозяйственным, по вопросам документооборота - с прочими подразделениями и, конечно же, напрямую с руководством.
Оценку деятельности секретаря ведут по основным выбранным критериям, что также регламентируется соответствующим разделом инструкции. В абсолютном большинстве случаев такими критериями выступают оперативность и исполнительность. Предусматриваются и ситуации, в которых инструкция подлежит пересмотру. Это может происходить при изменении его функций или структуры организации.
Подведем итоги
При приеме на работу лицо, назначаемое на данную должность, знакомится со служебной инструкцией, в которой перечислены все обязанности секретаря. Напомним вкратце их еще раз.
- Прием телефонных звонков для руководителя.
- Вся работа с документацией - сортировка по важности, оформление, подготовка, получение и рассылка, хранение и систематизация.
- Организация приема посетителей.
- Помощь начальнику в планировании графика работы, по необходимости - заказ авиабилетов и бронирование гостиницы.
- Подготовка и организация деловых переговоров.
- Заказ в офис канцтоваров и прочих нужных мелочей, иногда - продуктов.
Ознакомившись со списком обязанностей, работник расписывается под инструкцией, также ставится подпись руководителя. Отметим, что в каждой организации возможен свой вариант инструкции, но ни один из них не должен противоречить действующему законодательству или принятым нормам труда.
Функции секретаря суда
Специфика работы в каждом учреждении, как известно, своя. Что, например, делает секретарь суда? В чем его обязанности по должности? Их немало:
- оформление обложек текущих дел;
- получение у судебных помощников исков;
- подшивание документов и материалов в дела;
- составление описей новых дел;
- нумерование страниц;
- рассылка копий судебных определений участникам дел (сторонам);
- отправка копий определений суда конкретным лицам по поручению судьи;
- информирование сторон о датах и сроках судебных заседаний.
Кроме того
В обязанности, которые выполняет секретарь суда, помимо прочего, входит:
- вывешивание списков судебных дел на неделю;
- проверка явки сторон на заседание;
- ведение протокола суда;
- контроль получения и отправки всех документов, фигурирующих в деле.
Секретари должны знакомить стороны с материалами дела, контролировать приходящие по почте уведомления, вручать расписки, извещения, копии актов и прочие важные бумаги. Они вносят информацию в журналы и карточки, в компьютерную систему, печатают составленные от руки акты, передают дела судьям на проверку и забирают их после нее, выдают и подшивают исполнительные листы и выполняют множество других дел по поручению судей.
Требования к секретарю суда
- Документы должны быть пронумерованы, подшиты.
- Опись дел и прочих документов составляется отдельно.
- Нумеруются фотографии и конверты, в случае сбоя нумерация начинается заново, старые номера подлежат зачеркиванию (не исправлению!).
- Все исправления заверяются согласно принятой форме.
- Обложки дел оформляются с указанием наименования суда, номера и заголовка дела, имен сторон, дат начала и окончания, числа листов и срока хранения.
- Описи выполняются вручную либо на компьютере.
Что обязан делать секретарь школы?
Порой встречаются объявления "Требуется секретарь в школу". Что это за должность, и чем там предстоит заниматься? Давайте узнаем.
Школьный секретарь - первый и самый главный помощник директора. Ему приходится выполнять все поручения и указания начальства, относящиеся к функционированию учебного заведения.
В основные его обязанности входит процедура ведения дел по кадровым перестановкам (увольнению, приему) сотрудников, поступлению и отчислению учащихся. Его задача - составить документ, который директору предстоит заверить собственной подписью. В случае необходимости секретарю приходится собирать и отвозить подписанные документы в нужные сроки на рассмотрение в вышестоящие органы управления.
К другим обязанностям школьного секретаря относятся прием и донесение информации до учащихся и сотрудников учреждения. В случае отсутствия на месте директора от секретаря требуется зафиксировать полностью общее количество и содержание звонков, жалоб и обращений посетителей, включая школьников младших классов.
Дополнительно
Пометка, которую содержит инструкция секретаря школы, гласит: в обязанности тому вменяется также выполнять дополнительные (прочие) поручения. Что это значит?
Расшифровывается это так: секретарь директора школы должен исполнять любые указания, кроме личных просьб. Это может быть, например, вызов для беседы ученика либо учителя, отправка почты, совершение денежного перевода, покупка нужного для школы инвентаря. Данный список практически неисчерпаем, т. е. обязанности секретаря в школе очень и очень обширны.
Если в школе не предусмотрена должность бухгалтера, ведение финансовых вопросов также бывает возложено на секретаря. В его задачу входит отправлять информацию о зарплате, заполнять табель, вносить требующиеся корректировки.
Помощь секретаря может потребоваться не только директору, но и любому посетителю приемной. К нему обращаются, чтобы распечатать текст, отксерокопировать документ и уточнить огромное число вопросов.
Если вы работаете секретарем-референтом генерального директора
В данном случае вы относитесь к числу специалистов, и принимать и увольнять вас будет сам директор, ему же вы станете непосредственно подчиняться. Чтобы попасть на данную должность, вы должны иметь высшее (или как минимум специальное среднее) образование, стаж в должности от 1 года. Если стажа нет - свидетельство о прохождении курсов секретарей-референтов.
Вы обязаны быть компетентны в вопросах хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, перспектив его развития, организации документооборота и работы управления, владения компьютером и оргтехникой, перевода на иностранный язык производственной документации, служебной этики.
Функции и обязанности
Вам предстоит взять на себя все справочно-информационное обслуживание, касающееся документации предприятия. А также организацию и контроль за ведением делопроизводства в филиалах и отдельных подразделениях компании. Ничего удивительного - вы же не рядовой секретарь-делопроизводитель. Должны уметь документально обслуживать и оперативно организовывать деятельность ее руководства и совещательных органов. Если нет в наличии инспектора по персоналу - вести всю кадровую документацию и учет.
Секретарю-референту генерального директора нужно готовить документы, необходимые для обеспечения финансово-хозяйственной деятельности всего предприятия, организовывать их прием, регистрацию, учет, хранение. Он контролирует правильность подготовки, утверждения и согласования всей представляемой на подпись руководству предприятия документации. Принимает меры к качественному своевременному исполнению поручений начальства, доводит информацию непосредственно до исполнителей, ведет анализ и выдает заключения по докладам и справкам, направляемым руководству.
Кроме того, в функции секретаря входит поддержание оперативной связи по вопросам деятельности компании с гражданами - физическими лицами и отдельными организациями (как государственными, так и коммерческими). Он же принимает посетителей, может вести кадровую деятельность - оформлять личные дела, приказы, трудовые книжки, договора (контракты), командировочную документацию и листки нетрудоспособности, вести табель и выдавать справки о зарплате.
И снова о правах
Данная должность подразумевает не только расширенные обязанности секретаря, но и соответствующие им права. Помимо общепринятых они включают в себя право на запросы нужных материалов и информации от любых функциональных служб предприятия и требования объяснений причин задержек в выполнении заданий руководства. Затем: можно требовать произвести доработку документов, подготовленных исполнителями с нарушением принятых правил согласно ГОСТ 6.38-90 или ISO - международных норм оформления документации.
Он имеет право на визирование в рамках собственной должностной компетенции документов, касающихся деятельности по управлению предприятием, внесение руководству на рассмотрение личные предложения по улучшению деятельности организации в сфере документооборота, применению новейших компьютерных технологий.
Имеет доступ к документам с грифом "Конфиденциально" и может осуществлять взаимодействие с любыми сотрудниками и службами предприятия с целью контроля исполнения решений руководства и предоставления тому нужной информации.
