Традиционно в органах власти пересекались две модели работы и управления: процессная, которой подчинена текущая деятельность государственных служащих, и проектная, возникающая при появлении новых сложных задач и организации крупных мероприятий, на решение которых отводится ограниченное количество времени и финансовых ресурсов. Если текущая процессная деятельность укладывается в существующую организационную структуру, регламентирована нормативными актами и поддерживается информационными системами, то проектный подход формализован и тем более автоматизирован гораздо слабее.
Анна Александровна ЗМЕЕВА,
заместитель начальника управления внедрения и развития информационных систем, начальник отдела методологии компании «САПФИР»
Федеральная повестка
С недавнего времени в Российской Федерации началась работа по регулированию проектной деятельности. Одним из первых документов в этой сфере стало распоряжение Министерства экономического развития России № 26Р-АУ от 14 апреля 2014 года, которым утверждены методические рекомендации по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти. Документ был разработан в рамках деятельности Совета по внедрению проектного управления в федеральных органах исполнительной власти и органах исполнительной власти субъектов РФ.
Еще раньше внимание было уделено более узкому виду проектов, имеющих огромное значение для регионов, а именно инвестиционным проектам. Президент России В. В. Путин по итогам заседания Государственного совета по вопросу о повышении инвестиционной привлекательности регионов, состоявшегося в декабре 2012 года, подписал перечень поручений, в рамках которых он рекомендовал органам исполнительной власти субъектов РФ разработать регламент сопровождения инвестиционных проектов по принципу одного окна.
Одним из следующих этапов развития проектной деятельности в органах власти стало утверждение Правительством РФ постановления от 15 октября 2016 года № 1050 и распоряжения от 15 октября 2016 года № 2165-р. В соответствии с ними устанавливается порядок организации проектной деятельности, который определяет организационную структуру системы управления проектной деятельностью, этапы инициирования, подготовки, реализации, мониторинга и завершения приоритетных проектов (программ). При этом органам государственной власти субъектов РФ рекомендуется организовать проектную деятельность на региональном уровне, руководствуясь утвержденным положением об организации проектной деятельности в Правительстве России.
Все вышеперечисленные документы учитывают наиболее успешную мировую и отечественную практику проектного управления и объединяют лучшее от существующих стандартов проектного управления. В то же время управление проектами в государственных и муниципальных органах власти в общем и целом не может регулироваться исключительно данными документами в связи с тем, что деятельность государственных и муниципальных служащих регламентируется действующим законодательством Российской Федерации. То же самое можно сказать и о межведомственном взаимодействии в области государственного (муниципального) управления. Также в ряде проектов, особенно в инвестиционных, финансирование осуществляется не только из жестко структурированного государственного или муниципального бюджета, но и из других, в том числе коммерческих, источников, что существенно затрудняет управление бюджетом проекта и его текущим финансированием.
Опыт Свердловской области
Анализ ситуации в регионах и принятых в них нормативных правовых актов показал, что большинство субъектов РФ в том или ином виде уже приняли документ о создании проектного офиса. При этом зачастую детальные правила работы с проектами не определены и почти полностью отсутствуют реальные методические указания, включающие регламенты, шаблоны, порядки и так далее. Хорошим исключением стали именно инвестиционные проекты, указания по работе с которыми появились раньше, и в регионах успели формализовать данную работу и разработать соответствующие документы и регламенты.
Свердловская область является одним из лидеров в части внедрения проектного управления в органах государственной власти. Для обеспечения эффективной и качественной проектной деятельности в регионе был образован департамент управления проектами губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области. На основе федеральных нормативных правовых актов, а также собственного опыта реализации проектной деятельности 14 февраля 2017 года был подписан указ губернатора Свердловской области № 84-УГ «Об организации проектной деятельности в Правительстве Свердловской области и исполнительных органах государственной власти Свердловской области». В рамках указа утверждено положение об организации проектной деятельности, а также функциональная структура системы управления проектами региона.
Ранее в рамках реализации поручений президента, в целях активизации инвестиционной деятельности, повышения инвестиционной привлекательности, создания благоприятных условий для ведения предпринимательской и инвестиционной деятельности в 2015 году было принято распоряжение Правительства Свердловской области № 1189-ПП «О сопровождении инвестиционных проектов, реализуемых и (или) планируемых к реализации на территории Свердловской области, по принципу „одного окна“». В соответствии с данным документом был утвержден порядок взаимодействия исполнительных органов государственной власти Свердловской области по сопровождению инвестиционных проектов, а также регламентирован процесс предоставления отчетности о ходе их реализации.
Для обеспечения реализации проектного управления в части сопровождения инвестиционных проектов, реализуемых и (или) планируемых к реализации на территории Свердловской области, компанией НПО «САПФИР» на базе ранее внедренной информационной системы управления финансами была проведена работа по автоматизации данного процесса.
В результате внедрения разработанного решения был достигнут ряд значимых результатов.
Организовано единое пространство для поддержки и учета инвестиционных проектов; обеспечено автоматизированное межведомственное взаимодействие между различными органами и организациями.
Обеспечены мониторинг информации по инвестиционным проектам на всех этапах и стадиях, получение и консолидация информации от различных органов государственной исполнительной власти.
Осуществляется контроль за основными показателями деятельности, имеющими большое значение для развития региона и его инвестиционной привлекательности, такими как:
Стоимость реализации инвестиционных проектов в разрезе источников инвестиций;
Количество создаваемых рабочих мест, в том числе временных и постоянных.
Обеспечено управление инвестиционными проектами за счет применения инструментов контроля, уведомлений и отслеживания событий; автоматического визуализированного контроля просроченных и предстоящих событий по срокам реализации мероприятий, в том числе с возможностью отправки уведомлений посредством электронной почты.
Обеспечено формирование различных выходных документов по инвестиционным проектам (карточка, план мероприятий, отчет о реализации, сводная и аналитическая информация в разрезе территорий, секторов экономики, формирование графиков и диаграмм, в том числе в виде диаграммы Ганта).
Модуль «САПФИР. Управление инвестиционными проектами» позволяет сопровождать реализуемые на территории субъекта инвестиционные проекты различных видов, будь то инвестиционные проекты ГЧП, приоритетные инвестиционные проекты и иные проекты. Также он обеспечивает контроль реализации проектов для своевременного принятия управленческих решений. За счет того что в информационной системе удалось обеспечить организацию межведомственного взаимодействия, учесть требования и специфику функционирования органов государственной (муниципальной) власти, есть возможность применения ее для автоматизации решения широкого круга задач проектных офисов в регионах и муниципалитетах России.
Несмотря на все принципиальные различия в основах деятельности между бизнесом и государственными органами, проектное управление как форма организации работы может быть применена и в работе органов власти. Понимание преимущества проектного менеджмента существует на самом высоком уровне, поэтому в Основных направлениях деятельности правительства РФ на период до 2018 года предусмотрен частичный переход на проектное управление в органах государственной власти.
Актуальность внедрения проектного управления в органах власти
Общемировая практика показывает, что бизнес-компании всегда более оперативно и гибко реагируют на инновационные процессы, происходящие в стране и мире, поскольку от этого зачастую зависит их конкурентоспособность и прибыль. Государственные органы, не имеющие внешнего давления со стороны конкурентов, к изменениям относятся с недоверием. Однако в современных условиях необходимо повышать эффективность деятельности госорганов в части постановки целей и своевременного их выполнения.
Для продвижения этого процесса в 2013 году при Минэкономразвития России был создан Совет по внедрению ПУ в органах власти, куда также вошли представители бизнеса, образования и науки. Разработанные им методические рекомендации определяют такие цели внедрения ПУ:
- достижение запланированных результатов в более короткие сроки;
- более эффективное использование ресурсов, в т.ч. государственного и местного бюджетов;
- обоснованность, своевременность и прозрачность принятия решений;
- улучшение вертикальных и горизонтальных внутри- и межведомственных связей.
Отсутствие в рамках государственных и местных целевых программ и подпрограмм такого элемента, как проект с конкретным конечным продуктом, четкими сроками и предусмотренным финансированием, размывает суть этих программ, нередко сводя их к реализации так называемых "мероприятий", целесообразность которых неочевидна. Кроме того, межведомственные комплексные проекты часто "буксуют" из-за отсутствия должного взаимодействия, рабочие группы в основном неэффективны, поэтому будет важна связующая роль руководителя проекта, наделенного всей полнотой власти.
Не менее актуальным представляется вопрос внедрения проектного управление в органах местного самоуправления, где реальный результат работы оценивается не только вышестоящими инстанциями и контролирующими органами, но и непосредственно жителями территорий.
Особенности применения принципов ПУ в государственных органах
Внедрение проектного менеджмента в органах власти по всей стране само по себе является крупномасштабным проектом. Поэтому его реализацию также необходимо делить на последовательные этапы:
- организационный (формирование системы, распределение функций);
- методологический (разработка положений, регламентов и другой документации);
- технологический (создание общей для всех ОИВ информационной системы);
- обучающий (оценка и утверждение компетенций, обучение специалистов).
Все проекты в органах власти (государственной или муниципальной) подразделяются на три вида:
- приоритетные – ключевые инициативы, контролирующиеся лично руководителем органа;
- внутренние – реализующиеся подразделениями ОИВ;
- внешние – внедряющиеся внешними организациями под контролем органа власти.
При внедрении ПУ применяются Национальные стандарты ГОСТ Р 54869-71-2011, а также используются проверенные специализированные инструменты для планирования – компьютерные программы MS Project, Spider Project, Primavera и другие.
Чтобы организовать работу на разных уровнях, в ЦОИВ и регионах создаются (базовые, управленческие или стратегические). В них включаются взаимодействующие между собой кураторы от команд заказчика и исполнителя и, соответственно, отраслевые и проектные менеджеры. Офисы выполняют такие функции:
- участвуют в формировании целей и индикаторов выполнения замысла;
- готовят документацию и календарный план;
- обеспечивают руководство портфелями проектов, координируют усилия разных исполнителей, разрешают проблемные вопросы;
- выявляют и оценивают риски, оперативно реагируют на них;
- контролируют выполнение процессов на всех этапах и соответствие их стандартам;
- обеспечивают контрактную деятельность, принимают результаты деятельности;
- отвечают за документооборот и подготовку отчетности.
Следует отметить особенности проектного управления, свойственные органам государственной власти и отличающие их от реализации инициатив бизнес-структурами:
- необходимость действовать в жестко ограниченном правовом поле, особенно в плане осуществления закупок и соблюдения конкурсных процедур;
- привлечение финансового ресурса государственного и местных бюджетов;
- подотчетность органам власти более высокого уровня;
- общественный контроль и публичная отчетность;
- масштабность, важность и многогранность замыслов;
- направленность не на финансовую прибыль, а на социальный эффект.
Применение нового более современного вида управленческой деятельности способно дать заметный экономический эффект в виде улучшения качества и оперативности работ, повышения инвестиционной привлекательности государства в целом и его регионов, создания рабочих мест, роста ВВП. Другой положительной стороной этого является повышение действенности и открытости органов власти, формирование благоприятной административной среды.
Проблемы в процессе внедрения принципов проектного управления и способы их преодоления
Сложности при введении в деятельность органов государственной власти и органов местного самоуправления принципов проектного менеджмента возникают чаще всего по причине недостаточной гибкости и зарегулированности структур, отсутствия должным образом подготовленных специалистов и сопротивлении любым изменениям со стороны части работников на всех уровнях.
На современном этапе основными вызовами нововведениям являются:
- бюрократия и ориентированность на соблюдение всех необходимых формальных процессов, а не на достижение конечного результата;
- непонимание и нежелание изменений, инициируемых применением ПУ;
- неумение прогнозировать и работать на упреждение, проблемы начинают решаться только после их возникновения;
- концентрация полномочий, приводящая к преимущественно авторитарному стилю руководства, что подавляет инициативу сотрудников;
- недостаточная компетенция персонала для работы по замыслам и их отрицательная мотивация (дополнительная нагрузка часто без материального стимулирования).
Чтобы преодолеть инерцию управленцев старой формации и модернизировать структуры госсектора и местного самоуправления, необходимо особое внимание уделить таким направлениям деятельности:
- постоянное обучение сотрудников, как руководящего, так и рядового звена в направлении повышения конкретных компетенций для решения определенных профессиональных задач;
- сертифицировать персонал по современным управленческим стандартам;
- повысить мотивацию работников (материальную и моральную) по результатам личной эффективности и общей успешности начинания, организовать обратную связь исполнителей с менеджерами;
- при внедрении принципов ПУ в организации продвигаться от осуществления простых инициатив к сложным многокомпонентным начинаниям;
- результаты каждого этапа фиксировать, определять его недостатки и выгоды, вносить необходимые изменения в паспорт и снова фиксировать;
- поддерживать целостность инициативы по всем направлениям работ (от инициации до приемки и заключительного отчета);
- четко распределять роли и ответственность между работниками во избежание некачественного выполнения возложенных функций.
Чтобы не допустить срыва сроков и некачественного выполнения работ, целесообразно в первое время привлекать к управлению государственными инициативами опытных менеджеров с опытом успешной реализации проектов на условиях аутсорсинга.
При этом в команду следует включать для приобретения необходимых навыков специалистов от органов исполнительной власти. Лучше всего начинать с внедрения пилотных проектов с последующим распространением полученного опыта на другие замыслы.
Президент России Владимир Путин поручил до 1 ноября 2015 года сформировать в каждом регионе проектные офисы, отвечающие за реализацию «дорожных карт» по лучшим практикам, выявленным в ходе проведения Национального рейтинга инвестклимата . К этому времени регионы должны запустить целый ряд организационных преобразований: сформировать проектные команды, состоящие из сотрудников различных функциональных подразделений и органов управления субъектов; спланировать мероприятия по каждому блоку работ; описать проект; сформировать «дорожную карту»; назначить руководителя, который будет координировать время и ресурсы данного проекта.
«Внимательно изучив имеющийся зарубежный и отечественный опыт, в 2013 году нами был создан Совет по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации. По итогам работы Совета были разработаны методические рекомендации по внедрению проектного управления, куда вошло подробное описание всего процесса: организационная структура проектного офиса, примерный пакет документов, процессы, использование информационных систем, мотивация сотрудников и т.д. Сегодня АСИ разработало вариант наших методических рекомендаций в помощь руководителям субъектов РФ для применения проектного управления при решении задач улучшения инвестиционного климата. На основе данных рекомендаций Агентством в скором времени будет организовано обучение регионов проектному управлению», - сообщил заместитель начальника Экспертного управления Президента Российской Федерации Леонид Осипов.
В регионах уже существуют внедрения механизмов проектного управления. Своим опытом поделились представители Белгородской, Ленинградской и Тюменской областей.
«Мы долго к этому шли, но теперь прекрасно понимаем, что достигнуть результатов в инвестиционной деятельности можно только с проектным управлением, когда есть ответственный человек за определенный процесс, установлены конкретные сроки, существует набор мероприятий и конечная цель. В качестве базового принципа работы взят комплексный подход - любому новому инвестору предлагается три ключевых инструмента, которые работают в совокупности это: административное сопровождение и консультирование, содействие в решении вопросов подготовки персонала; налоговые льготы; финансовая поддержка. Такое сочетание помогает входить в регион и начинать свою работу гораздо быстрее, выгоднее, оптимальнее. А системные вопросы, касающиеся улучшения инвестиционного и предпринимательского климата, как в целом так и на примере отдельных проектов, мы решаем на Совете по улучшению инвестклимата, он у нас и является тем самым организационным штабом, проецирующим необходимые изменения и отвечающим за их внедрение», - поделился своим опытом и губернатор Тюменской области Владимир Якушев.
Губернатор Ленинградской области Александр Дрозденко сообщил, что регион проводит системную работу по внедрению инструментов эффективного проектного управления не только в органах государственной власти, но и в государственных компаниях. «Одной из передовых стала реализация проектов региональной госкомпании «Леноблинновации», которая является своеобразным пилотным проектным офисом региона по развитию инновационной экосистемы, а также созданию промышленной и инновационной инфраструктуры», - сказал Александр Дрозденко. Компания реализует крупные инвестиционные проекты на общую сумму более 3 млрд рублей. В активной фазе сейчас находятся три проекта - Северо-Западный нанотехнологический центр в г. Гатчина, индустриальный парк «Пикалево» и индустриальный парк «Тосно».
Достигнутый уровень зрелости и эффективности проектного управления подтвердился в ходе оценок заявок участников федерального конкурса «Проектный олимп», этап которого завершился в сентябре 2015 года - компания успешно прошла в финальный тур конкурсного отбора сразу по двум номинациям - «Система управления проектной деятельностью» и «Система управления проектом».
С момента перехода на проектное управление в Белгородской области уже реализовано около 2000 проектов, в стадии реализации находятся 800 проектов, на этапе планирования еще около 600. «Мы получили повышение эффективности управления, у проектов появились измеримые показатели, госслужащим стало интереснее работать над проектами, осуществляется профессиональный лифт всех участников процесса. Эффективным в проектном управлении является вопрос мотивации людей. К примеру, госслужащий, участвующий в реализации проекта, может рассчитывать не только на должностной оклад и дополнительные надбавки, но и на достойное вознаграждение своей деятельности, когда проект будет реализован», - подчеркнул губернатор Белгородской области Евгений Савченко.
АСИ совместно с РАНХиГС формирует осеннюю для региональных команд, которая будет содержать не только специализированные блоки по лучшим практикам Национального рейтинга, но и блоки по проектному управлению и управленческому мастерству.
В связи с необходимостью перехода управления на программно-целевой принцип в органах государственной власти используется проектное управление.
Вопрос внедрения проектного управления в исполнительных органах государственной власти рассмотрен в работе О.Н. Сафроновой, Е.А. Анчихровым. Главный акцент их сосредоточен на современных тенденциях, позволяющие говорить о возрастании доли и значения проектно-ориентированной деятельности в органах государственной власти. Важность поставленного вопроса обусловлено потребностью в повышении эффективности их деятельности и обеспечении роста российской экономики .
Для эффективного проектного управления нужно знать основы планирования и реализации проекта, а также выявление проблем, усложняющих внедрение механизмов проектирования, и возможных путей их решения.
Проект - это комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального продукта или услуги в условиях временных и ресурсных ограничений . Реализация проекта и процесса - это сложная система. Управляемой подсистемой является сам проект, а управляющей подсистемой является управление проектом.
Управление проектом представляет собой методологию, планирования и координации использования человеческих и материальных ресурсов на всем протяжении жизненного цикла проекта, направленного на эффективное достижение целей проекта путем применения системы современных методов и технологий управления .
Проектное управление в государственных органах включает в себя прогнозирующую систему планирования, систему мониторинга и контроля, команды исполнителей и управленцев, информационные и коммуникационные технологии. Основная технология проектного управления заключается в четком определении целей и структуры работ, распределении ответственности и ресурсов, планировании работы с учетом имеющихся рисков, систематическом контроле ситуации и реагировании на возникающие отклонения для достижения целей проекта в рамках установленного времени, бюджета и качества.
Проекты от своего начала до завершения проходят через определенные периоды, называемыми фазами или этапами, причем их длительность и содержание могут видоизменятся в зависимости от проекта. Жизнь проекта начинается с озвучивания и формализации идеи или выдачи технического задания, назначения руководителя проекта и команды, определения начальных ресурсов, составления плана. Все это уточняется и одобряется руководством. Затем начинается работа по созданию проекта для достижения результата. Параллельно осуществляется контроль, коррекция плана, работа с изменениями. Это продолжается до завершения достижения результата. После подписания акта проводятся заключительные работы до формального закрытия проекта. Такая простая последовательность довольно характерна для любого проектного цикла. На каждом этапе требуются различные навыки от руководителя проекта.
Жизненный цикл проекта - это промежуток времени между моментом формализации идеи и моментом его закрытия, то есть от состояния «когда проекта еще нет» и до состояния «когда проекта уже нет» Типовой жизненный цикл проекта представлен на рисунке 1.
Рисунок 1. Типовой жизненный цикл проекта
Наиболее крупные временные элементы обычно называют фазами: фаза инициирования проекта, фаза разработки концепции, фаза планирования проекта, фаза осуществления или реализация проекта и фаза завершения. Каждая фаза делится на более мелкие элементы - стадии, этапы, подэтапы и т.д. На самом нижнем уровне структуризации жизненного цикла элементами являются виды работ. Число элементов жизненного цикла может меняться, какие-то фазы могут быть очень короткими и формально исключаться из типового цикла проекта.
В проекте все фазы жизненного цикла соединены между собой, результат выполнения одной фазы становятся исходной информацией для другой. При разработке и документировании жизненных циклов их можно постоянно совершенствовать. Повторять шаги по мере необходимости до получения оптимальных работоспособности циклов.
Управление проектом в государственных органах необходимо для эффективной координации создания нового результата: обеспечивая принятие нужных мер в нужное время при полном понимании таких действий.
Внедрение способов проектного управления и увеличения эффективности деятельности правительства и федеральных органов исполнительной власти отражено в основных направлениях деятельности Правительства в Российской Федерации до 2018 года. Президент России Владимир Путин доверил сформировать в регионах проектные офисы в целях усовершенствования инвестиционного климата.
Для увеличения эффективности проектной деятельности в федеральных и региональных органов исполнительной власти, подведомственных учреждений, государственных корпораций создан 3-й ежегодный Конкурс при Правительстве Российской Федерации профессионального управления проектной деятельностью в государственном секторе «Проектный Олимп». В ходе проведения конкурса будут рассмотрены вопросы, касающиеся эффективной системы управления проектами, популяризация лучших национальных практик обмена и распространения опыта в области эффективного управления проектами .
В настоящее время Правительство Российской Федерации заинтересовано во внедрении принципов проектного управления в государственных органах власти, активно внедряющее проектного управления. Это связано с необходимостью повышения эффективности работы органов государственной власти в стремительно меняющихся условиях рынка.
Таким образом, можно сделать вывод, что конечный результат проекта имеет зависимость от множества звеньев. Проекты от своего начала до завершения проходят через определенные периоды (фазы) или этапы. Формализация идеи, постановка правильной цели, грамотное управление, определение начальных ресурсов и есть правильная стратегия реализации любого проекта.
Список литературы:
- ГОСТ Р-54869-2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом» [электронный ресурс] - Режим доступа. - URL: http://standartgost.ru (дата обращения 24.10.2016)
- Проектный Олимп: конкурс профессионального управления проектной деятельностью в государственном секторе- 2016. - №3 [электронный ресурс] - Режим доступа. - URL: http://pmolimp.ru/2016/about/ (дата обращения 24.10.2016)
- Романова М.В. Управление проектами: учеб. пособие - М.: ИД «ФОРУМ» ИНФРА-М, 2013. – 256 с.
- Сафонова О.Н., Анчихров Е.А. Внедрение проектного управления в исполнительных органах государственной власти как механизм эффективного управления ресурсами// Модели, системы, сети в экономике, технике, природе и обществе. - 2015. - № 2 (14). – 58 с.
- Фунтов В.Н. Управление проектами в компании: учеб. пособие - СПб.: Питер, 2011. – 400 с.
МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
В целях повышения эффективности организации деятельности федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации по достижению их целей и решению поставленных задач утвердить прилагаемые Методические рекомендации по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти.
А.В.Улюкаев
Приложение. Методические рекомендации по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти
Приложение
Бадин А.А.
Заместитель директора департамента
стратегического управления, государственных
программ и инвестиционных проектов
Москва, 2013 год
I. Общие положения
II. Процессы и инструменты проектного управления
1. Модель проектно-ориентированной системы управления
2. Стратегическое управление
3. Тактическое управление
4. Управление проектами
5. Управление мотивацией
6. Обучение
7. Организационная поддержка
8. Технологическая поддержка
III. Порядок внедрения проектного управления
1. Глоссарий
2. Модель проектно-ориентированной системы управления
3. Типовое положение по тактическому управлению
4. Типовое положение по управлению проектами
5. Типовое положение по управлению мотивацией участников проектов
7. Типовое техническое задание на проведение конкурса по обучению проектному управлению
8. Типовое положение о проектном комитете
9. Типовое положение о проектном офисе
10. Описание типовых функций проектных ролей
11. Архитектура ИСУП и перечень типовых модулей
12. Типовое техническое задание на выполнение работ по разработке и внедрению информационной системы управления проектами
13. Типовой план мероприятий по внедрению проектного управления
Цели внедрения проектного управления
1. Обеспечение достижения результатов, запланированных органами исполнительной власти
2. Повышение качества достигаемых результатов
3. Сокращение сроков достижения результатов
4. Прозрачность, обоснованность и своевременность принимаемых решений в органе исполнительной власти
5. Повышение эффективности межведомственного взаимодействия при осуществлении совместной деятельности за счет использования единых подходов проектного управления
6. Повышение эффективности взаимодействия с подрядными организациями, привлекаемыми органом исполнительной власти
Модель проектно-ориентированной системы управления - основные термины
- Система управления органа исполнительной власти - набор процессов и инструментов управления ресурсами, предназначенный для достижения целей органа исполнительной власти
- Процессно-ориентированная система управления - система управления, в которой цели достигаются преимущественно через исполнение стандартизованных процессов
- Проектно-ориентированная система управления - система управления, в которых цели достигаются преимущественно через реализацию проектов
- Процесс - объединенный общей целью набор работ по получению повторяющихся результатов
- Проект
- комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального результата в условиях временных и ресурсных ограничений
Модель проектно-ориентированной системы управления
Стратегическое управление
Цель процесса - определение стратегических целей, направлений деятельности, ключевых событий и показателей органа исполнительной власти на долгосрочный период (более 5 лет) и контроль их достижения с периодичностью раз в квартал/год
Основа
для определения целей, направлений, событий и показателей:
- Указ Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 года N 596 "О долгосрочной государственной экономической политике"
- Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации от 12 декабря 2012 года.
- Основные направления деятельности Правительства Российской Федерации на период до 2018 года, утвержденные Председателем Правительства Российской Федерации 31 января 2013 года,
- Другие акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, определяющие стратегические цели и приоритеты Российской Федерации на долгосрочный период (основы, основные направления, доктрины, концепции, стратегии, Гос. программы)
Стратегическое управление
Основные инструменты - План деятельности/Государственные программы и отчеты по ним
Вспомогательные инструменты - Дорожные карты и планы мероприятий на долгосрочный период
Методическая база по Плану деятельности
(задана Аппаратом Правительства Российской Федерации):
- Методические рекомендации по формированию плана деятельности
- Методические указания по составлению квартальных и годовых отчетов о ходе исполнения планов деятельности
Стратегическое управление - пример отчета
Тактическое управление
Цель процесса - обеспечение достижения целей органа исполнительной власти путем выявления проектов, процессов, ключевых событий и показателей органа исполнительной власти на среднесрочный период (от 1 до 3 лет) и контроля их достижения с периодичностью раз в месяц/квартал
Основные инструменты - Внутренний план деятельности и отчеты по внутреннему плану деятельности
Методическая база
- Положение о тактическом управлении
Типы проектов: Приоритетные Внутренние Внешние (например, инвестиционные проекты, не учитываются во Внутреннем плане деятельности) |
Тактическое управление - типы ключевых событий
Управление проектами
Цель процесса - обеспечение достижения целей органа исполнительной власти путем планирования, организации и контроля трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта. Горизонт детального планирования - в среднем 1 год, периодичность контроля - месяц/неделя.
Методическая база
- Положение по управлению проектами
Инструменты |
|
Инициация | Паспорт проекта |
Планирование | План-график |
Управление изменениями | Запрос на изменение |
Контроль | Отчет о статусе |
Завершение | Итоговый отчет |
Проектное управление - запуск проекта
Управление мотивацией
Варианты системы проектной мотивации:
Система проектной мотивации, применяемая в дополнение к существующей системе мотивации всех сотрудников органа исполнительной власти
- интегрированная система мотивации, которая использует единые принципы мотивации для всех сотрудников органа исполнительной власти (как для участников проектов, так и для участников процессов)
Цели процесса:
Формирование мотивации участников проектов на качественное и своевременное выполнение задач проекта, эффективное взаимодействие различных подразделений, участвующих в проекте, высокий уровень дисциплины
- создание основы для кадровых решений, решений о дополнительном обучении, вознаграждении и дисциплинарных взысканиях
- обеспечение обратной связи от руководителей подразделений об эффективности работы участников проектов
Методическая база
- Положение по управлению мотивацией участников проектной деятельности
Обучение участников проектной деятельности
Цели процесса - формирование необходимых знаний и навыков в сфере проектного управления у руководящего состава органа исполнительной власти и участников проектов, а также создание проектной культуры в органе исполнительной власти
Подпроцессы:
Определение групп обучения
- определение учебных модулей
- формирование плана обучения
- формализация требований к обучению
- проведение конкурсных процедур
- проведение обучения
- оценка квалификации
Приложение:
Типовое техническое задание на проведение конкурса по обучению проектному управлению
Учебные модули
Цели процесса - административное обеспечение функционирования процессов стратегического, тактического управления и процесса управления проектами в рамках организационной структуры органа исполнительной власти
Основные инструменты: Проектный офис и Проектный комитет
Методическая база:
- Положение о Проектном комитете
- Положение о Проектном офисе
Организационная поддержка проектной деятельности
Цели процесса - сокращение трудозатрат, минимизация ошибок и повышение скорости выполнения процессов стратегического, тактического, проектного управления и процесса мотивации участников проектов органа исполнительной власти путем их автоматизации
Основные инструменты: Информационная система управления проектами
Приложение:
Типовое техническое задание на выполнение работ по разработке и внедрению информационной системы управления проектами
Технологическая поддержка проектной деятельности
Дальнейшие шаги
Направить членам Совета и приглашенным Методические рекомендации на согласование | ||
Снять открытые вопросы на заседании Совета | ||
Электронная почта: [email protected]
Электронный текст документа
подготовлен ЗАО "Кодекс" и сверен по:
официальный сайт
Минэкономразвития России
www.economy.gov.ru (сканер-копия)
по состоянию на 23.04.2014
