Zašto u nazivima posla ponekad piše ne samo sekretarica, već sekretar-pomoćnik? Koja je razlika između pomoćnog sekretara i redovnog sekretara? Sama riječ “referenca”, u prijevodu s latinskog, znači izvještavanje, povezivanje, reprodukcija. Jedno od značenja riječi “referent” je govornik koji daje izvještaj ili čita sažetak. To. riječ „referent“ u nazivu sekretarskog mjesta podrazumijeva, pored uobičajenih poslova sekretara, sljedeće: pripremu izvještaja i govora, izradu nacrta dokumenata, prikupljanje i pripremu informativno-analitičkih materijala i dr. Često se od pomoćnika sekretara traži da zna stranim jezicima. Uobičajeno možemo pretpostaviti da, za razliku od običnog sekretara, u čije nadležnosti je rad sa gotovim dokumentima, pomoćnik sekretara učestvuje u procesu kreiranja dokumenata, takođe je uključen u pripremu dokumenata i prikupljanje potrebne informacije za njihovu pripremu.
Sposobnost obavljanja kancelarijskih poslova.
Bez sukoba i otporan na stres, odlične komunikacijske vještine s ljudima.
Elegantan i ugodan izgled.
Mogućnost rukovanja kancelarijskom opremom, faks štampačem, fotokopir aparatom.
Sposobnost rada sa povjerljivim informacijama.
Napredni korisnik računara Microsoft programi Word, Excel, PowerPoint, Outlook i drugi programi za e-poštu.
Uzorak životopisa sekretara
Bez sumnje, životopis bi trebao sadržavati fotografiju kandidata za ovu poziciju, napravljenu u poslovnom stilu. Takođe, kada se predstavljate, morate naglasiti svoju urednost, pažnju, komunikacijske vještine, organizaciju i staloženost, te svoju sposobnost korištenja kancelarijske opreme. Poznavanje jednog ili više stranih jezika će biti dobra prednost među ostalim kandidatima. Morate navesti svoj nivo znanja. Da biste postali sekretar, ne morate imati nikakvo posebno obrazovanje. Morate biti sposobni da kompetentno radite sa ljudima i poslovnom dokumentacijom.
Pozivamo vas da se upoznate sa primjerom biografije sekretarice.
2001 - 2006
više:
Sibirski državni univerzitetŽeljeznice (SGUPS), Novosibirsk, Željeznički inženjer - građevinar, specijaliziran za “Mostove i transportne tunele”
april - maj 2008
Dodatni (kursevi, obuke):
Trening centar„Znanje je moć“, Novosibirsk, „Inspektor kadrovske službe“, program „Upravljanje kadrovskim zapisima i pravni odnosi u organizaciji sa računarskim kursom 1C "Plate i osoblje": verzija 8.0"
Kako napisati biografiju sekretarice
Komentar: aplikant možda razmišlja različite opcije posao, a rad na recepciji je samo jedan od njih, a ne najpoželjniji. Ali iz nekog razloga aplikant šalje svoju biografiju ovo upražnjeno mjesto. Razumno je navesti nešto slično slobodnom radnom mjestu u svrhu pretraživanja. Bilo bi čudno da šef klinike dobije životopis u kojem bi cilj bio napisan: „Pozicija pomoćnika direktora velike industrijsko preduzeće" Životopis s takvom svrhom ne bi imao nikakve šanse da bude razmatran.
Konkurs za recepcionerku u privatnoj firmi medicinska klinika, najvjerovatnije, ne zahtijeva vještine u pripremi dokumenata za dobijanje vize; takođe ne zahteva veštine za blisku saradnju sa menadžerom. Ali za to je potrebno iskustvo u komunikaciji sa klijentima, poznavanje medicinskih tema (barem osnova) i sposobnost da se puno komunicira telefonom bez gubitka tona i strpljenja.
Uzorak životopisa sekretara
— izdavanje propusnica i doček gostiju (čaj, kafa);
— osiguranje funkcionisanja kancelarije (naručivanje potrepština za domaćinstvo, kancelarijski materijal);
— Praćenje aktivnosti kurira. Rad sa kurirskim i poštanskim službama; Red transportne kompanije.
— organizovanje i podrška službenim putovanjima zaposlenih u kompaniji (rezervacija karata, rezervacija hotela, priprema dokumenata za dobijanje viza);
Lične kvalitete(izaberi):
(Moguće je navesti standardne kvalitete ili označiti one koji vas pokazuju kao profesionalca i potkrijepiti ih dokazima.)
— visoka efikasnost i profesionalnost,
— Sposobnost odbrane interesa kompanije.
Uzorak životopisa sekretara
- Kompletna papirologija, poslovna korespondencija;
- Pisani prevodi sa/na engleski (ugovori, ugovori o licenci, reklamni materijali, finansijski dokumenti),
- Snimanje sastanaka na ruskom i engleskom jeziku.);
- Planiranje radnog dana menadžera,
- Prijem gostiju, organizacija pregovora,
- Sastanak i pratnja VIP gostiju,
- Turistička i vizna podrška (rezervacije hotela, ulaznice, vize i pozivnice);
- Uredska koordinacija
- Iskustvo u prikupljanju i obradi informacija, pisanju pregleda informacija
2001-2004 Preduzeće "Prozori" (proizvodnja i prodaja plastičnih prozora)
Naziv radnog mjesta: pomoćnik sekretara
odgovornosti:
Rad sa dokumentacijom (interni i eksterni tok dokumenata), prijem i distribucija telefonskih poziva (mini-PBX), prevođenje dokumentacije sa/na engleski jezik; planiranje i organizovanje sastanaka i pregovora menadžera, organizovanje konferencijskih poziva, rezervacija i naručivanje karata i hotela, prijem posetilaca.
CV uzorci
- organizacija kancelarijskih aktivnosti
- primanje i distribucija telefonskih poziva
- registracija i papirologija, priprema poslovne dokumentacije na potpis od strane direktora
- prevod dokumentacije, uključujući tehničku
- rad sa kancelarijskom opremom
- organizovanje pregovora, konferencija i sastanaka, vođenje zapisnika
- organizovanje susreta VIP gostiju
- obezbeđivanje udobnog i prijatnog radnog okruženja
Sekretar - Ovo je lice kompanije. Pozicija sekretara-pomoćnika je veoma odgovorna. Dužnosti pomoćnika sekretara uključuju primanje i distribuciju telefonskih poziva i sastanke sa posjetiteljima. Iako je opšte prihvaćeno da je pozicija sekretarice odskočna daska u karijeri, nivo obrazovanja mora biti dosta visok, ali izgled pomoćnika sekretara je vizit karta preduzeća. Dužnosti sekretarice mogu biti ograničene na posluživanje kafe i primanje poziva, ili se mogu značajno proširiti na sastavljanje važnih dokumenata i organizovanje rekreacije za menadžera i njegovu porodicu.
Uzorak životopisa sekretara
Pozitivne kritike prethodnih poslodavaca značajno će povećati šanse kandidata za uspjeh. Osim toga, tokom intervjua pažnja se ne poklanja samo uzorku biografije sekretara-referenta (službenika), već i izgledu njegovog vlasnika i držanju. To je zbog činjenice da je sekretar zaštitno lice kompanije i osoba koja pozdravlja posjetioce, poslovne partnere, te samim tim formira prvi utisak o organizaciji.
Funkcionalne odgovornosti:
Biografija sekretara: uzorak
Profesionalne vještine i sposobnosti: primanje i sortiranje pristigle korespondencije, odgovaranje na pozive, njihovo evidentiranje i obavještavanje menadžera, sastajanje s posjetiteljima, sastavljanje plana rada za šefa, izvršavanje zadataka, pisanje pisama, dopisa, rad sa svim dokumentima. Siguran korisnik MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook, Consultant Plus, Lotus. Rad sa kancelarijska oprema.
Imajući sve šanse za uspjeh, životopis se ipak može ostaviti po strani ako kandidat ne pokaže svoje jedinstvene sposobnosti ili profesionalne vještine koje ga izdvajaju od drugih. Za biografiju sekretarice, ove prednosti će biti: dodatna znanja strani jezici, siguran rad u svim MS OFFICE aplikacijama, radno iskustvo kao pomoćnik menadžera, kadrovski poslovi. Potrebno je pažljivo rukovanje kancelarijskom opremom. Vještine koje su najvažnije za slobodno radno mjesto uvijek su na prvom mjestu kako bi poslodavac odmah mogao vidjeti vještine stručnjaka.
Vještine i sposobnosti za primjer životopisa - upute za pisanje životopisa
Obrazovanje, iskustvo, radna mjesta na prethodnim pozicijama su obavezni dijelovi CV-a. Neprihvatljivo je napisati dobar životopis bez opisa najvažnijih vještina stručnjaka. Ove vještine morate opisati na način da potencijalni šef ima neodoljivu želju da zaposli ne bilo koga, već i vas.
Nije dovoljno da zaposlenik zna gdje ste studirali i stekli profesionalno iskustvo. On treba da zna šta tačno možete da uradite i kako možete biti korisni njegovoj kompaniji. Dakle, ispravno opisane osnovne vještine uvelike povećavaju vjerovatnoću da dobijete željeni posao.
U svom životopisu za radno mjesto šefa kancelarije možete navesti mjesta prakse i dužnosti koje obavlja. Često se pripravnicima povjerava samo rad s dokumentima, na primjer, njihovo arhiviranje. S obzirom na to da pozicija uključuje veliku obradu dokumenata, onda ovu činjenicu Možete navesti stečeno radno iskustvo.
- Upravljanje dokumentima, uključujući registraciju, arhiviranje i papirologiju.
- Rad sa korespondencijom, kako dolaznom tako i odlaznom.
- U malim organizacijama, odgovornosti menadžera mogu uključivati zapošljavanje osoblja i oglašavanje trenutnih slobodnih radnih mjesta.
- Primanje poziva i njihova preraspodjela; obrada primljenih informacija i održavanje kalendara menadžera.
- Organiziranje poslovnih putovanja za zaposlenike, na primjer, rezervacija karata i hotela; početna organizacija logistike - izrada ruta i dnevnih rutina za vozače.
- Pozicija uključuje organizaciju i asistenciju na poslovnim sastancima i prezentacijama.
U vezi sa promjenom mjesta sekretara u upravljačkoj strukturi savremenog preduzeća, pojavili su se i viši zahtjevi za stepenom obrazovanja sekretara-pomoćnika, njegovom profesionalnom erudicijom, komunikacijskim vještinama i sposobnošću rješavanja različitih problema. poslovne zadatke. Danas profesija sekretara-pomoćnika zahteva od osobe visoku pripremljenost, čitav niz ličnih i poslovnih kvaliteta, determinisanih specifičnostima sekretarskog posla.
Okrenimo se brojnim oglasima koji pozivaju pomoćnike sekretarice na posao. Kandidatima za ovu poziciju postavljaju se sljedeći zahtjevi: poznavanje kancelarijskog rada (podrazumjeva poznavanje pravila za izradu i obradu glavnih vrsta upravljačkih dokumenata i osnovnih pravila organizacije rada sa dokumentima); Poznavanje rada na računaru (podrazumeva poznavanje uređivača teksta MS Word, tabelarni sistemi MS Excel i opšte poznavanje operativni sistem Windows); poznavanje u određenoj mjeri stranog jezika, češće engleskog, rjeđe njemačkog ili francuskog.
U stvarnosti, kvalifikacije i drugi zahtjevi za savremene sekretarice su mnogo obimniji. Nažalost, kada zapošljava sekretaricu, menadžer nije uvijek u stanju jasno formulirati ove zahtjeve. A opis posla, tamo gdje postoji, ne daje potpunu sliku o dužnostima pomoćnika sekretara.
Profesionalni sekretar-pomoćnik mora imati određeno znanje i vještine, posjeduju određene poslovne i lične kvalitete. Za zanimanje sekretara-pomoćnika potreban je visok nivo osnovnog obrazovanja.
Lore i vještine, neophodne za modernog sekretara-pomoćnika, mogu se podijeliti u tri grupe:
1. Potrebna znanja za dokumentaciju i informatička podrška menadžmenta i kompanije u cjelini. Pomoćnik sekretara mora znati:
Regulatorna i metodološka dokumenta o dokumentaciji osiguranje upravljanja,
Osnovni principi organizacije toka dokumenata,
Osnove arhiviranja,
Osnovni aplikativni programi
Ruski jezik, jedan ili više stranih jezika (u zavisnosti od profila kompanije).
Sastavlja i izvršava glavne vrste i vrste dokumenata upravljanja;
Racionalno organizovati rad sa upravljačkim dokumentima i voditi arhivu;
Pronađite, organizirajte i pohranite informacije;
Koristite pisaću mašinu personalni kompjuter, štampač, druga sredstva za sastavljanje, izradu, kopiranje dokumenata.
2. Znanja neophodna za komunikativnu podršku aktivnosti kompanije i njene administracije:
Pravila za vođenje poslovnog razgovora;
Principi organizacije prijema posjetitelja, sastanaka, poslovnih putovanja;
Moderna sredstva komunikacije;
Osnove profesionalne etike.
Na osnovu ovog znanja, sekretar bi trebao biti u stanju da:
Vijesti poslovne razgovore i telefonski razgovori;
Organizirati sastanke, prezentacije, poslovna putovanja;
uživajte savremenim sredstvima komunikacije;
Organizirati prijem posjetitelja i telefonsku uslugu;
Planirajte svoj posao, planirajte i uštedite vrijeme svog menadžera.
3. Znanja vezana za glavne aktivnosti kompanije, njenu internu strukturu i eksterne odnose:
Principi organizovanja rukovodećeg rada, pravne osnove upravljanja;
Osnove upravnog, radnog i privredno pravo;
Pravni akti i propisi kojima se reguliše delatnost kompanije i njenih zaposlenih.
Na osnovu ovih saznanja, sekretar bi trebao biti u mogućnosti da obezbijedi efikasan rad vođa.
Da biste postali dobar sekretar-pomoćnik, samo znanje i vještine nisu dovoljni. Neophodno je posjedovati niz poslovnih i ličnih kvaliteta koji su sastavni dio profesije.
Basic poslovne kvalitete zahteva sekretarica:
Organizacione sposobnosti: sposobnost da organizujete svoj rad, rad vašeg menadžera i rad kancelarije, sposobnost organizovanja sastanaka, prezentacija, poslovnih putovanja, prijema delegacija i drugih događaja;
Odgovornost, pouzdanost: sposobnost preuzimanja odgovornosti, uvijek koristiti samo pažljivo provjerene informacije;
Tačnost i marljivost: blagovremeno i tačno izvršavanje narudžbi, sposobnost da se ništa ne zaboravi i da se ni na šta ne kasni;
Inicijativa i nezavisnost: sposobnost samostalnog odlučivanja u okviru svojih ovlašćenja, bez čekanja na uputstva od menadžera o svakom pitanju;
Odanost kompaniji, lojalnost: osjećaj uključenosti u poslove kompanije, sposobnost pokazivanja takta i opreza, sposobnost čuvanja povjerljivih informacija;
Sposobnost čuvanja službene tajne i povjerljivih informacija;
Predviđanje: sposobnost predviđanja instrukcija menadžera, oslobađajući vas od potrebe za detaljnim planiranjem i savjesnim objašnjenjem malih detalja zadatka.
Lične kvalitete potrebno za sekretara:
Komunikacijske vještine, sposobnost prilagođavanja: sposobnost lakog uspostavljanja kontakata s ljudima, brzo prebacivanje s jedne vrste aktivnosti na drugu;
Dobra volja, ljubaznost, ljubaznost, odzivnost, iskrena pažnja prema ljudima, spremnost da se pomogne drugima, posebno u napetim situacijama, u krajnjoj liniji - sposobnost stvaranja psihološke udobnosti u kancelariji;
Inteligencija: kultura govora, izgled, radno mjesto;
Taktičnost, diplomacija: delikatnost, sposobnost taktičnog rješavanja bilo kakvih problema, odgovaranja na sva pitanja bez uvrede sagovornikovog ponosa;
Težak rad, savjesnost;
Skromnost, tačnost;
Radoznalost: želja za stalnim usavršavanjem nivoa znanja, savladavanjem srodnih oblasti delatnosti i praćenjem najnovijih dostignuća u oblasti sekretarskih poslova i delatnosti kompanije.
Dakle, možemo konstatovati da je na prelazu iz 20. u 21. vek. U Rusiji se pojavio novi tip sekretarske profesije - sekretar-pomoćnik, koji kombinuje ne samo odgovornosti pomoćnika menadžera i njegovog pomoćnika, već i mnoge druge funkcije upravljanja. U različitim organizacijama odgovornosti sekretara-pomoćnika značajno variraju, ali se može pratiti opšti trend: obim njihovih aktivnosti se stalno širi, a njegova uloga u upravljačkoj strukturi moderna organizacija stalno raste. Istovremeno se povećavaju i zahtjevi koji se postavljaju pred kandidate za ovu poziciju.
Sekretar-referent je specijalista visoke klase koji se bavi kreativni rad sa ljudima, dokumentima, informacijama.
Posao sekretara je veoma obiman i zahteva dosta posebnih znanja i veština. Osnovna znanja i vještine kvalifikovanog sekretara prikazana su u dijagramu 1:
Dijagram 1: “Zahtjevi za sekretarske vještine”
Sekretar mora znati:
Pravni osnov upravljanja:
- · zakonodavni i podzakonski akti koji određuju proceduru rada organizacije u kojoj radi;
- · upravno, radno i ekonomsko pravo.
Osnove upravljanja:
- · funkcije, zadaci, struktura organizacije u kojoj radi, njene vertikalne i horizontalne veze;
- · principi organizacije državnih, javnih, zadružnih i privatnih organizacija;
- · sistem vlasti i upravljanja u zemlji i regionu;
- · industrija u kojoj radi, njeni odnosi;
- · Osnove menadžmenta.
Osnove naučna organizacija menadžerski posao:
- · vremenski standardi za pojedinačne vrste obavljeni rad;
- · normativni i metodološki dokumenti o informacionoj i dokumentacionoj podršci za aktivnosti upravljanja;
Računarska i organizacijska tehnologija. Osnove psihologije i sociologije. Osnove estetike i etike. Kancelarijski posao:
- · metode kreiranja i obrade dokumenata;
- · arhivski rad;
- · organizacija rada sa dokumentima.
Na osnovu ovog znanja, sekretar bi trebao biti u stanju da:
Osigurati efikasan rad menadžera (kompanije):
- · organizovati radno mjesto menadžer;
- · pružiti pomoć u planiranju radnog dana;
- · organizovati poslovno putovanje
- · Sprovesti blagovremeno praćenje uputstava menadžmenta.
Pružanje informativnih usluga menadžeru (kompaniji):
- · dokumentarni;
- · nedokumentovano;
- · Pripremiti preglede štampe.
Organizovati prijem posetilaca.
Uspostavite kontakte.
Organizirajte i olakšajte sastanak.
Sastavljanje i izvršavanje dokumenata, uključujući korištenje računara.
Koristiti računar, moći koristiti baze podataka, uklj. daljinski (koristeći Internet).
Odmah reprodukujte dokumente.
Osigurati brz prijenos informacija korištenjem sredstava komunikacije (uključujući faks, e-poštu).
Rad sa dokumentima: prijem, slanje, primarna obrada dokumenata, distribucija, registracija, kontrola, informacioni i referentni rad na dokumentima, tekuće skladištenje, uništavanje.
Održavajte arhivu.
Posao sekretara karakteriše situacija koja se brzo menja, raznovrsnost obavljanja poslova i potreba za njima brzo rešenje, potreba da se često paralelno obavlja nekoliko vrsta poslova i raznovrsnost kontakata.
Stoga se prilikom zapošljavanja sekretarice (sekretar-pomoćnik) postavlja niz zahtjeva koji se mogu podijeliti na zahtjeve za poslovne i lične kvalitete.
TO poslovne kvalitete Prije svega, profesionalne vještine uključuju, tj. Sekretar mora imati specijalno obrazovanje i biti stručno osposobljen.
Sekretarica mora biti veoma organizovana, jer... On je taj koji je odgovoran za organizacione usluge menadžeru i kompaniji. Sekretar mora pratiti pripremu događaja, prijem dokumenata, njihovo izvršenje i još mnogo toga.
Osim toga, sekretar mora biti odgovoran za kvalitetno i blagovremeno izvršenje dodijeljenih poslova. On mora dati menadžeru povjerenje da će instrukcije date sekretaru biti izvršene efikasno i na vrijeme.
Inicijativa, sposobnost donošenja samostalnih odluka u okviru svoje nadležnosti, bez čekanja instrukcija od menadžera u svakoj prilici, također je puno važnih kvaliteta u radu sekretarice.
Prilikom odabira službenika za poziciju sekretara, veoma je važno da se pod bilo kojim okolnostima ispuni uslov čuvanja službene tajne. Sekretar mora biti diplomatski u telefonskim i ličnim kontaktima, te biti u stanju da taktično izbjegne razgovor koji bi mogao naštetiti poslovanju kompanije.
Još jedna stvar važan uslov sekretaru - tačnost, kao i blagovremeno dostavljanje dokumenata i informacija za donošenje odluka, organizovanje sastanaka, konferencija. Sekretar ne treba ništa da zaboravi, već naprotiv, treba da zapamti sve za svakoga i da ih na vreme podseti.
U radu sekretarice važno je umjeti predvidjeti napetost situacije i organizovati rad u ovom trenutku.
Posao sekretara nikada neće biti uspješan ako nije odan svojoj kompaniji ili organizaciji. Predanost na poslu glavni je kvalitet za idealan odnos sa menadžerom.
Da bi se ispunile sve poslovne kvalitete koje se traže u radu sekretara, potreban je niz ličnih kvaliteta bez kojih se ne može postati profesionalac. Na prvom mjestu među njima je sposobnost prilagođavanja, tj. brzo prebacivanje s jedne vrste posla na drugu i mogućnost obavljanja više stvari u isto vrijeme. Sporo radniku je teško da se nosi sa raznovrsnim dužnostima sekretara.
Komunikacijske vještine su također vrlo važne - sposobnost lakog uspostavljanja kontakata i veza. Sekretar mora biti veoma društven i otvorena osoba, s obzirom na potrebu komunikacije sa velikom grupom ljudi.
Učtivost, ljubaznost i dobronamjernost treba pokazivati ne samo u ličnim kontaktima, već iu vođenju telefonski razgovori. Upravo ovi kvaliteti stvaraju atmosferu u recepciji menadžera, u kancelariji i pomažu u dobijanju podrške.
Sekretarica je prva osoba koju posjetitelj vidi. On je posljednja osoba koju vide pri izlasku iz kancelarije, pa je veoma važno da ovo lice, lice kompanije, uliva poverenje i izaziva osmeh.
Izgled sekretarice uvek treba da bude u skladu sa poslovnim okruženjem.
Osim toga, sekretar mora težiti stalnom usavršavanju. Jedan od preduslova za uspešan rad sekretarice je stalno dodavanje opštih i stručnih znanja.
Poslovne i lične kvalitete zaposlenog koji se prijavljuje za mjesto sekretara mogu se provjeriti testiranjem.
Trenutno je nemoguće zamisliti jednog menadžera manje ili više velike kompanije koji može obavljati svoju djelatnost bez sekretarice. U kompanijama sa velikim brojem zaposlenih, prisustvom filijala i predstavništava u različitim regionima i aktivnim upravljanjem dokumentima, po pravilu postoji nekoliko komplementarnih pozicija sa jasnim razgraničenjem odgovornosti: sekretar, referent, pomoćnik. U manjim organizacijama, gde je bitan faktor u smanjenju troškova proizvodnje za održavanje osoblja kombinacija tarifa - sekretar postaje univerzalni radnik, objedinjujući u svojim aktivnostima funkcije pomoćnika rukovodioca, referenta i rukovodioca ljudskih resursa.
Mnoge dužnosti dodijeljene sekretaru službenika nisu navedene u standardu opis posla, ali ih utvrđuje sam poslodavac na osnovu karakteristika funkcionisanja određene organizacije. Međutim, neki opšte odredbe o aktivnostima zaposlenog u okviru takve pozicije postoje i mogu se prilično uspješno koristiti pri sastavljanju životopisa za sekretaricu.
Poslovna zaduženja sekretara
Sekretar činovnik igra važnu ulogu u racionalizaciji i sistematizaciji aktivnosti ne samo neposrednog rukovodioca, čiji je pomoćnik, već i u organizaciji povratne informacije između šefa i podređenih, izvođača i kupaca, osiguravajući efikasan protok dokumenata unutar kompanije i između njenih strukturnih odjela. S tim u vezi, njegove odgovornosti uključuju sljedeće:
- vođenje telefonskih i ličnih razgovora sa klijentima, primanje ulazne dokumentacije, faksova, telefonskih poruka i sl., obrada i prosljeđivanje odlaznih dokumenata, dovođenje naredbi neposrednog rukovodioca zainteresovanim stranama;
- imenovanje i organizacija sastanaka između menadžera i kupaca, partnera i zaposlenih u kompaniji;
- prijem i registraciju posetilaca, obezbeđivanje komfornih uslova tokom čekanja, informisanje o pitanjima iz nadležnosti sekretara;
- vođenje standardne izvještajne dokumentacije, osiguranje protoka dokumenata u okviru važećeg zakonodavstva, kreiranje arhive dokumenata, pisama i sl.
Kao što se može vidjeti iz gore opisane funkcionalnosti, raspon aktivnosti sekretara je prilično raznolik. Osim obavljanja poslova navedenih u ovoj listi, sekretar, koji je u suštini lice kompanije, mora imati i sljedeće kvalitete:
- kompetentan, razumljiv govor, sposobnost jasnog izražavanja svojih misli;
- ljubaznost, tolerancija, prijatan izgled;
- znanje poslovni bonton i interpersonalni bonton.
Antipiretike za djecu propisuje pedijatar. Ali postoje hitne situacije s povišenom temperaturom kada djetetu treba odmah dati lijek. Tada roditelji preuzimaju odgovornost i koriste antipiretike.
Šta je dozvoljeno davati bebama? Kako sniziti temperaturu kod starije djece? Koji lijekovi su najsigurniji?
Profesija službenika je da održava tok dokumenata kompanije. Svakodnevno kroz ruke specijaliste prolazi veliki broj dokumentacije, koja se mora analizirati, obraditi i po potrebi poslati primaocu. U nekim kompanijama pozicija službenika može uključivati poslove sekretara ili voditelja ureda - lične zahtjeve menadžmenta, pozive, rad sa klijentima, vođenje korespondencije, pa čak i prevođenje dokumenata sa stranih jezika.
Administrativne vještine su one koje se odnose na vođenje posla ili organizaciju ureda. Administrativne vještine su potrebne za različite poslove, od kancelarijskih pomoćnika preko sekretarica do kancelarijskih menadžera. Zaposleni u gotovo svakoj industriji trebaju administrativne vještine.
Ispod je lista pet najvažnijih administrativnih vještina, kao i duža lista drugih administrativnih vještina koje poslodavci traže kod kandidata za posao. Razvijte ove vještine i istaknite ih u poslovima, životopisima, propratnim pismima i intervjuima. Što je vaš bliži onome što poslodavac traži, veće su vaše šanse za zapošljavanje.
Ovo zanimanje je perspektivno, po pravilu, samo u velikim kompanijama, jer tu postoje ozbiljne službe sekretarijata.
Mjesta rada
Službenici su potrebni svakoj velikoj kompaniji, arhivu, obrazovnoj ili kulturnoj ustanovi, referentnoj službi, kao i mnogim drugim organizacijama.
U davna vremena činovnici i sekretari su se bavili kancelarijskim radom, a tek krajem prošlog stoljeća pojavila se profesija činovnika. U moderno doba puno se radi s dokumentima, a sada čak i univerziteti imaju odjele koji školuju stručnjake iz oblasti upravljanja dokumentima i arhivske djelatnosti.
Primjeri administrativnih vještina
Ove liste vještina možete koristiti tokom vašeg procesa traženja posla. Prvo, možete koristiti ove riječi vještina u svojim. Možete koristiti neke od ovih ključnih riječi za opisivanje svoje radne historije. Komunikacijske vještine su kritična administrativna vještina. Administrativni zaposleni često moraju da komuniciraju sa poslodavcima, osobljem i klijentima lično ili preko telefona. Važno je da govore jasno i glasno i da zadrže pozitivan ton.
Biti dobar komunikator znači i biti dobar. Morate pažljivo slušati pitanja i brige kupaca. Vještine pismene komunikacije su također izuzetno važne. Većina administrativnih pozicija uključuje puno pisanja. Administrativni zaposleni mogu pisati dopise za svoje poslodavce, pisati materijale za web stranicu kompanije ili komunicirati s ljudima putem e-pošte. Moraju biti u stanju da pišu jasno, tačno i profesionalno.
Odgovornosti službenika
Obaveze službenika zavise od oblasti djelatnosti i veličine kompanije koja je zaposlena, a glavne funkcije su sljedeće:
- održavanje toka dokumenata kompanije;
- registracija i obrada korespondencije;
- vođenje telefonskih razgovora i rad sa klijentima;
- kontrola blagovremenog izvršenja dokumenata;
- održavanje arhive dokumenata;
- poznavanje osnovnih odredbi Jedinstvenog državnog sistema upravljanja dokumentima (Jedinstveni državni sistem upravljanja evidencijama) i propisa koji sadrže pravila za vođenje dokumentacije u određenoj organizaciji;
U nekim kompanijama službenik je odgovoran za prevođenje korespondencije i dokumenata sa engleskog na ruski i obrnuto.
Takođe moraju koristiti i često održavati kancelarijsku opremu kao što su faks mašine, skeneri i štampači. Organizacija. Administrativni poslovi svih vrsta moraju biti izuzetno organizovani. Genesis dozvoljava administrativnom službeniku da žonglira sa svojim brojnim zadacima. Oni moraju upravljati raznim kalendarima, zakazivati sastanke i održavati red u kancelariji.
Planiranje Još jedna važna administrativna vještina je sposobnost planiranja i zakazivanja stvari unaprijed. To može značiti upravljanje nečijim zadatkom, pravljenje plana kada su zaposlenici bolesni ili razvijanje uredskih procedura. Administrator mora biti u stanju planirati unaprijed i pripremiti se za sve potencijalne probleme u kancelariji.
Uslovi za službenika
Osnovni zahtjevi za službenika uključuju:
- visoko obrazovanje (poželjno: ekonomija, upravljanje dokumentima, arhivistika);
- poznavanje računara i kancelarijske opreme;
- sposobnost rada sa dokumentima (registracija, vođenje registara, arhiviranje i sl.);
- sposobnost komunikacije sa klijentima;
- Najmanje 1 godina iskustva na sličnim ili sličnim pozicijama.
Pored profesionalnih vještina, službenik mora biti uredan, pažljiv i marljiv.
Ključna znanja i vještine
Vještine rješavanja problema Rješavanje problema ili važno za bilo koju administrativnu poziciju. To su često ljudi sa kojima se zaposleni i klijenti susreću sa pitanjima ili problemima. Administratori moraju biti u stanju čuti više problema i rješavati ih koristeći kritičko razmišljanje.
Kancelarijski pomoćnici se ponekad nazivaju sekretaricama ili administrativnim pomoćnicima, ali ono što rade pomaže u vođenju kancelarije. Bilo da je ured dio advokatske firme, medicinske prakse, obrazovne institucije ili korporacije, potrebe su slične; neko mora voditi bilješke, održavati rasporede i pratiti rutinsku komunikaciju u ime ljudi koji koriste kancelariju.
Uzorak životopisa
Kako postati službenik
Kako bi stekao poziciju službenika u velika kompanija mora imati visoko obrazovanje i radno iskustvo više od 1 godine. Osim toga, bit će korisno završiti kompjuterske tečajeve, jer zadaci stručnjaka uključuju rad s računarima i uredskom opremom.
Odgovornosti kancelarijskog menadžera
Dok su pozicije kancelarijskih pomoćnika obično slične jedna drugoj, posao je i dalje varijabilan – mijenja se samo iz dana u dan, a ne iz ureda u ured. Danas ćete možda biti administrator, sutra ćete možda morati da popravite štampač, a sutradan ćete morati da unesete čitav svoj ormar u dvadeset prvi vek. Biće vam potreban veoma širok spektar veština da biste bili uspešni.
Kancelarijski asistenti su među velikim neopjevanim herojima poslovnog svijeta jer kada radite svoj posao, to niko ne primjećuje. Čini se da kancelarija radi sama. Ali neki ljudi uživaju u brzom ali fleksibilnom poslu, osjećaju da su u srcu svega. I dobra sekretarica i dalje mogu naći posao gotovo bilo gdje, u bilo kojoj organizaciji.
Plata službenika
Plata službenika ovisi o radnom iskustvu i može se kretati od 15 do 50 hiljada rubalja mjesečno. Zarada zavisi i od regiona rada, veličine kompanije poslodavca i specifičnosti njenih delatnosti. Prosječna plata službenika je 25 hiljada rubalja.
Šest najboljih asistenata
Prvo, nazivi ovih vještina funkcioniraju kao ključne riječi, pa koristite što više kada pišete svoj životopis. Nemojte se oslanjati na zapošljavanje rukovodilaca kako biste znali da imate ono što žele, recite im direktno. Ispod je lista od šest najvažnijih vještina za kancelarijskog asistenta, kao i duža lista vještina koje poslodavci mogu očekivati od vas.
Morat ćete komunicirati sa svojim menadžerom, kancelarijskim osobljem, profesionalcima kojima pomažete i eventualno klijentima ili ljudima u drugim uredima u istoj organizaciji. Morate biti zabavni, korisni, dobro informisani, artikulirani svaki dan. Oni mogu pisati bilješke, ispunjavati formulare ili pisati pisma ili pisma. Neki kreiraju sadržaj za web stranicu kompanije ili uređuju kopiju za druge. Jasna, profesionalna pismena komunikacija je neophodna. Ljubaznost: Kancelarijski asistent može biti prva osoba koju klijent vidi kada uđe u kancelariju. Ako je zaposlenik u glavnoj kancelariji trenutno isključen, kancelarijski asistent može biti jedina osoba s kojom posjetitelj komunicira. Vremena su se promijenila, pa tako i tehnologija, ali uredski asistenti i dalje mogu očekivati da provode mnogo vremena ispred tastature. Umjesto pisaća mašina moraćete da se snalazite u raznim softverskim aplikacijama. Ne škodi ni znanje kako napraviti laganu tehničku podršku i popraviti neposlušan štampač. Organizacija: Kancelarijski asistenti moraju biti izuzetno efikasni u žongliranju sa svojim višestrukim zadacima. Morat ćete pomoći drugim ljudima da organiziraju i spremaju kalendare kako bi ured bio organiziran. Vještine rješavanja problema: Ili su važne za bilo kojeg kancelarijskog asistenta, jer ćete često biti osoba kojoj drugi dolaze s pitanjima ili upitima.
- Vještine usmene komunikacije: Ovo je ključno za kancelarijskog asistenta.
- Svi radite kao tim i vi ste glavna tačka komunikacije tima.
- Vještine pismene komunikacije: Većina kancelarijskih pomoćnika puno piše.
- Dakle, dobri su neophodni.
- Tehnološke vještine: U stara vremena sekretarice su puno pisale.
Sekretar obavlja poslove organizovanja, distribucije i podrške aktivnostima rukovodioca. Sekretar je prvenstveno pomoćnik upravnika u raznim poslovima organizaciona pitanja. Posao sekretarice zahtijeva sposobnost brzog prelaska s jedne vrste aktivnosti na drugu. Funkcije sekretara su vrlo raznolike, ali općenito ih objedinjuje jedan cilj - pružanje maksimalne pomoći menadžeru u radu i ušteda njegovog vremena. Poslovi sekretara obično uključuju rad sa dokumentima, rad sa telefonima i faksovima, primanje i distribuciju poziva, rad sa posjetiteljima, organiziranje sastanaka, konferencija i poslovnih putovanja za menadžment i drugu pomoć. Odgovornosti sekretara mogu se detaljnije vidjeti u primjeru životopisa sekretara u nastavku.
Na kraju krajeva, uredski asistenti igraju ključnu ulogu u održavanju nesmetanog rada ureda. Oni obezbjeđuju sastanke. Moraju biti upoznati sa komunikacijama i kompjuterskim sistemima. Oni pomažu kupcima, prikupljaju relevantne informacije i verificiraju račun potrebni materijali. I oni mogu biti prva osoba s kojom se klijent ili klijent susreće, pružajući odgovore i zadržavajući ih. Činjenica je da su uredski asistenti u kombinaciji za gotovo sve. Uredski asistenti rješavaju probleme.
Sve ovo i još mnogo više čini kancelarijskog asistenta važnom osobom u organizaciji. Životopis činovničkog pomoćnika trebao bi pokazati širok spektar vještina. Što više vještina istaknete, to ste vrijedniji. Dobro razumevanje opštih kancelarijskih funkcija kao što su unos i arhiviranje je dobro, ali poznavanje složenih telefonskih sistema je plus. Dobar kancelarijski asistent ima odlične pismene i verbalne komunikacijske vještine. Osobine kao što su pouzdanost i fleksibilnost trebale bi blistati u svakom životopisu kancelarijskog asistenta. Iako ne postoje utvrđene smjernice osim onoga što menadžeri za zapošljavanje traže, u smislu obrazovanja, kandidat može zahtijevati posebne certifikate ili obuku.
U malim organizacijama sekretar često obavlja funkciju službenika. Službenik se najčešće bavi održavanjem i vođenjem službenih dokumenata, sastavlja dokumente, organizuje njihovo kretanje i rad sa njima, vodi evidenciju dokumenata i njihovo čuvanje. Ako obim korespondencije nije jako velik, tada te funkcije obavlja sekretar. Međutim, činovništvo je posebna profesija, kojom se u preduzećima sa velikom količinom dokumenata bave pojedini službenici – službenici sa posebnim obrazovanjem.
Osim iskustva na terenu, menadžeri za zapošljavanje možda traže pametne kandidate sa barem srednjom školom ili čak nekom diplomom. Što više obrazovanja unesete u životopis svog asistenta, to bolje. Kao i kvalifikacije, plate zaposlenih nisu uklesane. U zavisnosti od drugih faktora, moglo bi biti i više. Naravno, vrhunske plate će biti dostupne kandidatima sa jakim vještinama, iskustvom i obrazovanjem. Sadržaj jak životopis PA mora pokazati menadžeru za zapošljavanje vašu vrijednost.
Uzorak životopisa sekretara
Prezime Ime Patronim
Grad: Moskva, t. 011-111-22-33 e-mail:
Sekretar / službeni sekretar / pomoćnik sekretara / stručni sekretar engleski jezik
KRATKE INFORMACIJE
Pouzdana i efikasna sekretarica sa iskustvom u rukovanju povjerljivim informacijama i upravljanjem dokumentima i vještinama vođenja evidencije, sa dobrim poznavanjem engleskog jezika i odličnim poznavanjem ljudi.
Datum rođenja: 29.02.1990
Očekivani nivo plate: 15.000 rubalja.
Raspored rada: puno radno vrijeme
Predan i motiviran uredski asistent s izuzetnom uslugom za korisnike i vještinama donošenja odluka. Jaka radna etika profesionalno ponašanje i odlična inicijativa. Brzo naučite nove procedure i preuzmite odgovornost za različite projekte.
Unos teksta i transkripcija Telefonska vještina Upravljanje područjem prijema Podnošenje, slanje faksom i poštom Dostava paketa. Organizirana fleksibilna ličnost. Primite svu dolaznu korespondenciju i pakete i proslijedite primaocu. Snimite telefonske poruke u kompjuterski sistem i pošaljite ih email zaposlenima. Kreirajte etikete i označite svakodnevne preuzimanja. Pomoć oko raspoređivanja plata i zaposlenih. Pozovite klijente da zakažete sastanke i pratite posjete.
ISKUSTVO
Restoran "Oblako": od jula 2011. do danas
Radno mjesto: Službenik sekretar sa znanjem engleskog jezika
odgovornosti:
Prijem korespondencije koju primi rukovodilac, distribucija i prenos korespondencije strukturnim jedinicama ili određenim izvršiocima na korištenje ili odgovore.
Prijem i registracija dokumenata i zahtjeva za potpis za upravnika.
Odgovaranje na telefonske pozive, registracija i prenošenje informacija menadžeru
Organizovanje i vođenje telefonskih razgovora sa menadžerom.
Sprovođenje instrukcija rukovodioca, sastavljanje pisama, zahteva i drugih dokumenata.
Organizacija i priprema sastanaka i konferencija, prikupljanje potrebnog materijala, obavještavanje učesnika o vremenu i mjestu održavanja sastanka, dnevni red, njihova registracija, vođenje i sastavljanje zapisnika sa sastanaka i sastanaka.
Praćenje izvršenja od strane zaposlenih u preduzeću naloga i uputstava rukovodioca, upoznavanje radnika sa nalozima, kao i praćenje poštovanja rokova za ispunjavanje uputstava i uputstava rukovodioca.
Omogućavanje radnog mjesta menadžera potrebnim alatima, opremom, kancelarijskim materijalom, stvaranje uslova pogodnih za efikasan rad.
Organizovanje prijema posetilaca, omogućavanje brzog razmatranja zahteva i sugestija zaposlenih.
Održavanje arhive dokumenata i dosijea, osiguravanje njihove sigurnosti, prenošenje u arhiv.
Organiziranje poslovnih putovanja, naručivanje avionskih i željezničkih karata, rezervacija hotela.
Obavljanje pojedinačnih službenih zadataka.
Planirajte održavanje i zalihe. Dostavljene štampane kopije kopija priča i istraživačkih bilješki. Preuzete informacije iz spremišta za zaposlene u časopisu. Stvorene su sigurnosne kopije računara za skladištenje van lokacije. Skenirani članci iz istorijskih časopisa za lako pronalaženje. Istraživao razne informacije i sastavljao izvještaje.
Hladni pozivi provjeravaju zadovoljstvo korisnika. Sekvencijalne skripte su sastavljene da pruže potpune informacije. Ponudio dodatne usluge pretplate i proširenja gdje je to potrebno. Kurs iz finansija, poslovnog pisanja i govorne komunikacije.
PROFESIONALNE VJEŠTINE
Sposobnost obavljanja kancelarijskih poslova.
Bez sukoba i otporan na stres, odlične komunikacijske vještine s ljudima.
Elegantan i ugodan izgled.
Mogućnost rukovanja kancelarijskom opremom, faks štampačem, fotokopir aparatom.
Napredni korisnik računara, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook i drugi programi za e-poštu.
Pisanje savršenog životopisa nikada nije bilo lakše
Naš alat za izradu životopisa koji je jednostavan za korištenje pomaže vam da kreirate personalizirani životopis koji ističe vaše jedinstvene vještine, iskustvo i postignuća. Prvo nam recite nešto o sebi. Koristimo ove informacije da pružimo određene fraze i rečenice kako bi vaš životopis zasjao. Osim toga, vodimo vas korak po korak kroz svaki odjeljak, tako da dobijete pomoć koju zaslužujete od početka do kraja.
Georgina Lozano Godine kao producent: 4 godine sa živom karijerom: 2. Osoblje koje se bavi poslovima sa potraživanjima često mora da se bavi klijentima sa dospjelim računima. Tačan i detaljan sa opsežnim računovodstvenim i činovničkim znanjem. Iskusni profesionalac sa dokazanom knjigovodstvenom evidencijom i veštinama u radu sa klijentima, prodavcima i menadžmentom.
EDUKACIJA
Osnovno obrazovanje: srednje specijalizirano
Tula Business College
Godine studija: od 2007. do 2009. godine
Diploma iz administrativnog vođenja, upravljanja dokumentacijom i arhiviranja.
"
DODATNE INFORMACIJE
Bračno stanje: neoženjen
Djeca: ne
Strani jezik: engleski (srednji)
Mogućnost službenih putovanja: ne
Mogućnost preseljenja u drugi grad: ne
Prijatnog izgleda, elegantan, društven, sa mogućnošću izbegavanja sukoba, odgovoran, uredan, efikasan, brz za učenje, bez loših navika.
Zašto u nazivima posla ponekad piše ne samo sekretarica, već sekretar-pomoćnik? Koja je razlika između pomoćnog sekretara i redovnog sekretara? Sama riječ “referenca”, u prijevodu s latinskog, znači izvještavanje, povezivanje, reprodukcija. Jedno od značenja riječi “referent” je govornik koji daje izvještaj ili čita sažetak. To. riječ „referent“ u nazivu sekretarskog mjesta podrazumijeva, pored uobičajenih poslova sekretara, sljedeće: pripremu izvještaja i govora, izradu nacrta dokumenata, prikupljanje i pripremu informativno-analitičkih materijala i dr. Često se od pomoćnika sekretara traži da zna strane jezike. Uobičajeno možemo pretpostaviti da, za razliku od običnog sekretara, u čije nadležnosti je rad sa gotovim dokumentima, pomoćnik sekretara sudjeluje u procesu izrade dokumenata, a također je uključen u pripremu dokumenata i prikupljanje potrebnih informacija za njihovu pripremu.
Treba li biti fotografija na biografiji sekretarice?
Funkcija sekretarice podrazumijeva komunikaciju s ljudima, pa izgled sekretarice igra važnu ulogu u odlučivanju o izboru određenog kandidata za ovu poziciju. Pitanje da li je fotografija potrebna u životopisu treba pristupiti krajnje oprezno. Međutim, bilo bi sasvim opravdano uključiti fotografiju u sekretaričin životopis. Ako nemate odgovarajuću fotografiju ili ne znate koju fotografiju odabrati, obratite pažnju i na savjete kako poboljšati svoju sliku životopisa na ovoj stranici.
Postoje trenuci kada nije lako zapamtiti ili artikulirati svoje radno iskustvo i profesionalne vještine, pogotovo ako vam je posao sekretarice već postao uobičajen. U ovom slučaju se obavljaju dužnosti zamućene i ne čine vam se toliko bitne, već samorazumljive dužnosti svake sekretarice koja poštuje sebe. Ali za poslodavca to nije slučaj. Što detaljnije opišete svoje radno iskustvo, veća je vjerovatnoća da će vaš životopis biti od interesa za poslodavca. Odjeljak: lična postignuća za životopis može vam pomoći u tome. Ako tražite uzorak biografije za asistenta sekretara, onda će vam možda oni koje smo odabrali biti korisni lične kvalitete sekretarice za životopis.
Lične kvalitete za biografiju sekretara
- Lijep uredan izgled.
- Komunikacijske vještine.
- Elegance.
- Bez loših navika.
- Otpornost na stres.
- Performanse.
- Nekonfliktnost i sposobnost izbjegavanja sukoba.
- Tačnost i tačnost.
- Dobro poznavanje stranog jezika.
- Aktivnost i visoke performanse.
- Lako se uči.
- Sposobnost rada sa kancelarijskom opremom, kompjuterskim programima, internetom i emailom.
- Iskrenost, integritet.
- Sposobnost rada sa povjerljivim informacijama.
- Odlične ljudske vještine i ljubaznost.
- Sposobnost obavljanja kancelarijskih poslova i rada sa dokumentima.
- Sposobnost da planirate i efikasno organizujete svoje radno vreme i vreme menadžera.
- Kompetentan govor. Poznavanje osnova govorne kulture.
- Velika želja za radom. Sposobnost rada u timu.
- Ljubav prema svojoj profesiji.
