14 glavnih pravaca razvoja svjetskog tržišta sjemena. Međunarodni studentski naučni bilten

Informaciono-analitički centar TAdviser objavio je tradicionalni godišnji izvještaj o tržištu sistema elektronsko upravljanje dokumentima(EDMS) i upravljanje sadržajem (ECM). Ovog puta pokriva projekte započete i završene 2016. i 2017. godine.

Procjena ruskog tržišta EDMS-a u monetarnom smislu

Prema procjenama TAdviser-a, u 2016. godini obim domaćeg tržišta EDMS/ECM sistema bio je oko 41,6 milijardi rubalja. Tržište se povećalo tokom godine za 10%. Ista dinamika ( 10% ) stručnjaci očekuju do kraja 2017.

Maksimalan profit od prodaje, implementacije i podrške sistema za elektronsko upravljanje dokumentima u 2016. godini ostvarila je mreža franšiza kompanije 1C. Ukupan prihod prodavca i partnera je bio 2,75 milijardi rubalja. U isto vreme više od 2 milijarde rubalja Kompanija 1C i njeni primaoci franšize zarađivali su od implementacije i usluga podrške EDMS-a, dok je prodaja licenci sve privukla u zajedničku blagajnu 650,5 miliona ₽. Međutim, rezultati affiliate mreže predstavljeni su izvan rejtinga, jer ne postoji jedan, već ogroman broj tržišnih igrača.

Prvu liniju zvanične rang liste zauzela je kompanija Logika Business sa godišnjim prihodom 1,86 milijardi rubalja, drugi - "Krok" sa 1,38 milijardi rubalja, treći TerraLink sa 964 miliona ₽. Naš partner EOS zaradio je od prodaje, implementacije i podrške EDMS "DELO" i EOS-a za SharePoint u 2016. 793,5 miliona rubalja i osigurao 4. mjesto na ukupnoj tabeli.

Autori rejtinga napominju da je većina učesnika u EDMS/ECM rejtingu pokazala pozitivnu dinamiku prihoda u 2016. godini. Samo 2 od 16 kompanija pogoršale su stanje finansijski pokazatelji- i to su integratori, a ne prodavci. Sve kompanije za razvoj EDMS-a ostale su u plusu.

EDMS ocjena prema broju projekata

Directum je lider po broju započetih i završenih projekata u 2016. ( 739 ). Naši partneri EOS ( 593 javni projekti za godinu) i 1C ( 178 projekti) zauzimaju 2. odnosno 4. red.

Industrijska distribucija projekata

Statistika distribucije EDMS projekti TAdviser ove godine nije prikazao po djelatnostima. Međutim, međunarodna istraživačka kompanija IDC je to učinila umjesto njega. Prema njenim proračunima, u 2016. godini najviše ljudi uložilo je u ECM Ruska preduzeća industrijski, državni i finansijski sektor. Ali oni su drugačije pristupili problemu. Industrijalci s najvećim tržišnim udjelom ( 25% ) fokusiran na automatizaciju internog toka dokumenata: proširenje funkcionalnosti EDMS-a u smislu upravljanja projektima, automatizaciju tipičnih poslovnih scenarija i integraciju EDMS-a sa transakcionim sistemima (CPM, BI). Okupator 23% tržištu, javni sektor je u 2016. godini prvenstveno rješavao probleme razvoja MEDI-ja i povezivanja novih učesnika u međuresornu interakciju. Finansijske institucije sa udjelom 16% bili su fokusirani na automatizaciju eksternog toka dokumenata: kreiranje elektronskih dosijea klijenata, mobilnih aplikacija, automatizaciju procesa izdavanja kredita.

Ključni pokretači rasta tržišta EDMS-a

Tržište EDMS/ECM u Rusiji raste svake godine za 10%. Tome doprinosi niz faktora:

Teška ekonomska situacija. Dugotrajna kriza naterala je preduzeća da ozbiljnije razmišljaju o smanjenju investicija i pooštravanju finansijsku kontrolu. Zbog napete ekonomske situacije, mnogi prvi put razmišljaju o procjeni i optimizaciji svojih poslovnih procesa. I našli su efikasno rešenje- EDMS/ECM sistemi.

Proces zamjene uvoza. Vlada Ruske Federacije je 2016. godine izdala Naredbu br. 1588-r kojom je savezne organe izvršne vlasti i državne vanbudžetske fondove obavezala da pređu na ruski softver. Od tada, proizvođači domaćih elektronskih sistema za upravljanje dokumentima bilježe stalnu potražnju za njihovim rješenjima. Moguće je da će, nakon vladinih organizacija i državnih organa, velike industrijske kompanije morati da pređu na domaće platforme učešće države. A to je glavni segment kupaca EDMS i ECM sistema. Međutim, kao iu sadašnjoj situaciji, tranzicija neće biti nagla. Zamjena velikih informacionih sistema uvijek uključuje visoki troškovi i rizika, tako da bi modernizacija trebalo da prođe glatko. Dobro mjesto za početak je nadogradnja vaše baze podataka i prelazak na softver otvorenog koda, kao što je PostgreSQL.

Kurs dalje digitalna ekonomija . Država sistematski pokreće elektronske usluge(“Gosuslugi”, “Nalog.ru”), komercijalne kompanije itd. Prenošenje poslovnih procesa u elektronsko okruženje je efikasan način da se smanje troškovi robe i usluga, optimizuju radni, vremenski i finansijski troškovi.
Brzi razvoj novih tehnologija. Kako se razvijaju novi alati za obradu i pohranjivanje podataka (blockchain, veliki podaci, umjetna inteligencija), tako se razvijaju i elektronski sistemi za upravljanje dokumentima. Njihova funkcionalnost se širi, pojavljuju se novi alati za standardizaciju, vizualizaciju i analizu informacija (BI). EDMS se sve više koriste kao korporativna skladišta podataka.
Potreba za automatizacijom YuZEDO-a. U periodu od 2016. do 2017. godine, u organizacijama različitih veličina i delatnosti, postojala je hitna potreba za automatizacijom pravno značajnog toka dokumenata (LWED). Štaviše, ne govorimo samo o upotrebi kvalifikovanih elektronski potpis i onlajn razmjenu certificiranih dokumenata, ali i o potrebama na nivou punopravnih mehanizama integracije koji omogućavaju minimiziranje ručnih operacija i osiguravanje kontinuiteta procesa od kraja do kraja.
Potpuna mobilizacija. Trenutno, ne samo menadžeri, već i obični izvođači trebaju pristup programima rada sa mobilnih uređaja. Mogućnost povezivanja na korporativni EDMS sa ličnog telefona ili tableta omogućava zaposleniku da brzo nauči o novim zadacima i brže ih završi. Potpuna tranzicija korporativnih komunikacija u mobilno okruženje dovela je do pojave čitave industrije koja služi mobilnom za posao. Uključuje obezbjeđivanje sadržaja, usluge za razvoj alata za zaštitu korporativnih podataka, dizajniranje i kreiranje mobilnih aplikacija.
Distribucija cloud servisa. Cloud EDMS tehnologije se aktivno koriste na državnom nivou. Danas možete podnijeti zahtjev za promjenu vozačke dozvole ili pasoša, platiti porez i dobiti potvrde za stambeno-komunalne usluge u digitalnom okruženju - putem web stranica državnih službi. Što se tiče komercijalne sfere, za srednja i mala preduzeća ECM platforma svakako mora biti bazirana na oblaku. Organizacijama u segmentu malih i srednjih preduzeća nije ekonomski isplativo kupovati verziju EDMS-a u kutiji. Upotreba cloud sistemi upravljanje sadržajem je veoma zgodno za velika preduzeća. Takvi ECM-ovi nisu ograničeni u smislu skaliranja, centralizirani su i pružaju univerzalni pristup zaposlenima sa bilo koje vrste uređaja 24/7.
Povećanje broja virusnih napada. Nedavni talas virusnih napada izazvao je porast interesovanja za EDMS kao centralizovani sistem za skladištenje korporativnih informacija.

Prognoze za blisku budućnost

Dalji rast tržišta stručnjaci povezuju sa razvojem USEDO-a, finansijske arhive i unapređenjem mehanizama za integraciju EDMS-a sa drugim informacionim sistemima preduzeća. Već danas, EDMS je neprimetno integrisan sa analitičkim uslugama i računovodstvenim programima. U bliskoj budućnosti, elektronski sistemi za upravljanje dokumentima će biti još čvršće integrisani u IT pejzaž organizacija. Stručnjaci čak dozvoljavaju izdavanje konvergiranih rješenja za integrirani rad sa svim vrstama podataka i sadržaja kompanije.

Chatbotovi i mehanizmi umjetne inteligencije će postati sve rašireniji u sistemima za upravljanje elektronskim dokumentima. Od usluge registracije dokumenata, EDMS će se pretvoriti u multifunkcionalni sistem dokumentovanje svih poslovnih aktivnosti preduzeća, informacioni dispečerski centar uzimajući u obzir podatke iz više informacionih sistema. Plus, EDMS će postati glavni dobavljač podataka za duboku, sveobuhvatnu analitiku u BI sistemima.

Ograničavajući faktori

Među glavnim preprekama za razvoj EDMS tržišta stručnjaci navode:

Ograničenja zakonodavni okvir . Elektronsko upravljanje dokumentima se i dalje koristi ne kao glavni, već kao rezervni papirni dokument.
Nedovoljno ujednačavanje EDMS-a, nedostatak jedinstvenog standarda i propisa. Na primjer, zaposleni industrijska preduzeća rad ne samo sa standardnim izveštajima, već i sa specijalizovanom inženjerskom dokumentacijom (crteži iz AutoCAD-a). Nepostojanje takvih dokumenata u standardne forme mnogi su odvraćani od implementacije EDS-a.

Iskustvo u implementaciji EDMS "SoftExpert"

26.04.2018, čet, 16:46 po moskovskom vremenu , Tekst: Natalya Rudycheva

Ruski programeri imaju sve šanse da u potpunosti osvoje rusko EDMS tržište. Za to postoje i ekonomski i zakonodavni preduslovi. Sve što je preostalo je kreirati zaista zgodna, moderna i pouzdana rješenja, pružiti im kvalitetnu tehničku podršku i pravilno organizirati proces njihove implementacije. O tome su govorili učesnici konferencije “EDMS tržište 2018” u organizaciji CNews Conferences.

stranica: 1 | |

sljedeći Trenutna situacija na ruskom tržištu je povoljna za ruske EDMS programere, započeo je svoj govor, direktor strateškog marketinga, DoxVision. Oni imaju prednost u odnosu na zapadne programere zbog politike zamjene uvoza i slabljenja rublje, a mogu uspješno konkurirati Open Textu ako kreiraju proizvode koji su značajno superiorniji u kvaliteti. Upravo tim putem išla je kompanija DocsVision, koja svojim klijentima nudi Docsvision ECM (verzija 5.5), čije su karakteristične karakteristike skalabilnost do 100+ hiljada korisnika, mikroservisna arhitektura i multiplatforma. Platforma vam omogućava da koristite sve prednosti novih tehnologija, kao što su omnichannel, cloud, podrška za nove metode upravljanja (Agile, SCRUM), AI & ML, automatska registracija, podrška za Agile implementacije, samoposluživanje.

Oko polovine projekata u 2017. godini realizovano je na osnovu Open Text Documentuma, nastavak Roman Konovalov, generalni direktor"ID - Tehnologije upravljanja". Međutim, interes kupaca za ruska rješenja raste. Kao primjer je naveo stvaranje sistema za upravljanje dokumentima u grupi kompanija Rosseti. U prvoj fazi, koja je završena 2014. godine, korisnik je implementirao Open Text Documentum. Danas je više od 44 hiljade ljudi korisnici rješenja. U 2015. godini započela je druga faza projekta tokom koje je kreiran sistem za upravljanje sadržajem i projektno-proračunska dokumentacija (UKKiPSD) na osnovu proizvoda koji je razvio ID - Management Technologies. Prema Romanu Konovalovu, budućnost industrije leži u Ruski proizvodi. Na primjer, EDMS koji je kreirala njegova kompanija pruža mogućnost samokonfiguracije, dizajniran je za automatizaciju poslovnih procesa velikih kompanija, ima moderan interfejs i omogućava uštedu na implementaciji, održavanju i skaliranju.

„Iako imamo bogato iskustvo SAP implementacija, za internu automatizaciju odlučili smo da koristimo domaću platformu”, kaže Evgeniy Gafarov, rukovodilac projekta kompanije CIUS "Gazpromavtomatizacija". – Tokom 3 godine potpuno smo automatizirali upravljanje i podršku poslovnim procesima. Pokrili smo sve oblasti i vrste rada kompanije.” U protekle tri godine svrha EDMS-a se radikalno promijenila. Njegove BPM funkcije su došle do izražaja. Postao je “centar za mozak”, back-end sistem koji je odgovoran za kontrolne tokove koji prolaze kroz sve sisteme. Ova arhitektura vam omogućava da brzo i jeftino automatizujete poslovne procese. Evgeniy Gafarov je učesnicima konferencije govorio o prednostima ovog pristupa. Među njima su brza i jeftina automatizacija, više automatizovani procesi sa fiksnim budžetom i mogućnošću korištenja sistema poznatih korisnicima.

Kako organizovati proces implementacije

Gotovo 74 odsto kompanija suočava se sa problemima u radu sa dokumentima, počela je njen govor Elena Skripko, konsultant-metodolog u 1C. To su dupliranje radnji, poteškoće u pretraživanju, greške i dupliranje, dugo vremena obrade dokumenata i kao rezultat toga smanjenje efikasnosti radnog vremena zaposlenih. Sve to negativno utiče na proces upravljanja kompanijom i koči donošenje efikasnih upravljačkih odluka.

Zato 1C pri implementaciji sistema elektronskog upravljanja dokumentima savjetuje pridržavanje razvijene i više puta testirane metodologije. U toku razmatranja većeg broja slučajeva pokazalo se da najviše zajednički problem Problem sa kojim se kompanije susreću prilikom organizovanja rada sa dokumentima su mnoge nepotrebne radnje koje se s njima obavljaju. Kao rezultat toga, usporavaju se procedure rada i neracionalno se troši fond za plate. Drugi problem je višestruko skeniranje knjigovodstvene dokumentacije prilikom odobravanja i verifikacije. Kao rezultat toga, računovođa prima hrpu skeniranih slika, od kojih je svaka potpisana odgovorno lice. Ponekad proces toka dokumenata nije u skladu sa standardima koje je usvojila kompanija, što ukazuje na smanjenje njegove upravljivosti. Ovo je ozbiljan problem koji zahtijeva analizu i hitne upravljačke odluke.

Elektronska razmjena dokumenata između organizacija se ne razvija tako brzo koliko bismo željeli, napominje Vitalij Kotov, zamjenik direktora za ekonomiju Grupacije Polyplastic. Možete promijeniti situaciju velike kompanije, što može natjerati njihove partnere da pređu na EDMS u b2b lancima. Podijelio je svoje iskustvo s poliplastikom. Kompanija je napravila portal za operatere, integrisala ga sa 1C:ERP, organizovala pristup njemu putem Weba i mobilna aplikacija. Sada portal obavlja funkcije protoka e-dokumenta između Polyplastica i nosača.

Dijelimo naše iskustvo

Korisnici koji su govorili na konferenciji podijelili su svoja iskustva u automatizaciji dokumenata. Tako je kompanija Stroytransneftegaz krenula putem stvaranja elektronske arhive, navodi se u saopštenju Pavel Potemin, šef službe elektronske arhive Strojtransneftegaza. Troškovi njegove implementacije bili su minimalni. Rješenje ima intuitivnu funkcionalnost, a korisnici su vrlo zadovoljni njegovom upotrebom. Što se tiče EDMS-a, prema Pavel Potemkinu, najbolje ga je implementirati kao skup odvojenih modula sa jasnim i razumljivim zadacima, uključujući integraciju sa drugim sistemima. Kao primjer takve tehnologije naveo je ELMA sistem upravljanja poslovnim procesima.

Proces toka dokumenata u javnom sektoru je strogo regulisan, a eliminacija papira je već zakonski uslov, kaže on. Evgenia Surovtseva, zamjenik načelnika odjeljenja - šef odjeljenja informacionih sistema za upravljanje informacijama softver Uprava grada Vladivostoka. IN elektronski oblik Mora postojati ne samo razmjena dokumenata, već i njihovo odobravanje, kao i proces interakcije sa građanima i privredi. Važan uslov u EDMS u vladinim agencijama u u poslednje vreme postala mobilnost. Među teškoćama koje je navela Evgenija Surovtseva je i potreba da se svi novozaposleni obuče za rad sa EDMS-om, koji su se po pravilu na prethodnim radnim mestima bavili potpuno drugačijim rešenjima.

On je govorio o iskustvu implementacije regionalnog sistema elektronske interakcije Nikolaj Zemskoy, zamjenik šefa IT odjela uprave Tambovske oblasti. Projekat je započet 2012. godine. Danas su na sistem priključena 2 organa izvršne vlasti i 16 organa. lokalne samouprave(LSG) regiona, ukupan broj korisnika je 1661 osoba. Za 2018. godinu planirano je povezivanje seoskih vijeća, gradskih vijeća, institucija podređenih organima lokalne samouprave, proširenje kontrole nad radom korisnika u EDMS-u, korištenje dodatnih funkcionalnosti, tipizacija interakcije, razvoj obrazaca i šablona dokumenata, kreiranje mehanizma za generiranje strukturiranih zahtjeva za informacijama.

Podijelio još jedan slučaj uspješne implementacije EDMS-a Pavel Gorshkov, šef odjeljenja predškolske obrazovne ustanove Federalnog centra za projektovanje i razvoj objekata nuklearne medicine. Projekat je započeo u decembru 2015. godine i završio u aprilu 2017. godine i uključivao je 2 faze. Na prvom su automatizirani kancelarijski poslovi, ugovori i zahtjevi za nabavku, u drugom su automatizirani zahtjevi klijenata za proizvodnju i isporuku proizvoda. Kao rezultat toga, bilo je moguće potpuno eliminirati gubitke i slučajne promjene dokumenata tokom njihovog životni ciklus. Vrijeme obrade dokumenata je smanjeno za 10 puta, a vrijeme odobravanja za 6 puta. Godišnja ušteda procesne radne snage iznosila je više od 5.794 radnih sati.

EDI je postao glavni alat za komunikaciju sa klijentima u kompaniji, kaže Igor Castillo, menadžer poslovnog razvoja u Paulig Grupi. Razvoj sistema elektronskog upravljanja dokumentima započeo je 2007. godine. Trenutno preko 80% prometa kompanije servisira EDI sistem. Broj primljenih naloga putem elektronskih komunikacijskih kanala dostigao je 92%. Razmjenjuju se standardne logističke poruke (ORDERS, ORDRESP, DESADV, RECADV, RETANN, itd.), planiranje nabavke (DELFOR), koordinacija cijena, glavni datumi i listing (PRICAT), te se dostavljaju podaci o prodaji i stanju zaliha (INVREPT), SLSRPT), implementirani su procesi praćenja serija koristeći SSCC kod.

Denis Gorbunov, šef projektnog ureda odjela za informacione tehnologije grupe Cherkizovo, govorio je u svom izvještaju o glavnim fazama razvoj EDMS u Rusiji. Prema njegovom mišljenju, ovo tržište danas karakterišu jasni zahtjevi kupaca, standardni scenariji implementacije i smanjeni budžeti za realizaciju projekata, kao i brisanje granice između domaćih i stranih rješenja. Istovremeno, mnoga pitanja i dalje ostaju otvorena. Na primjer, da li je vrijedno kreirati korporativno skladište ili je bolje koristiti otvorene usluge kao što su Google Drive ili Microsoft Onedrive? Da li je dovoljno koristiti ugrađene EDMS mogućnosti za upravljanje poslovnim procesima ili su one neophodne? specijalizovani proizvodi? Kako će se promijeniti uloga EDMS-a u vezi sa trendom prelaska sa dokumenata na transakcije?

Mnogi od vas već duže vrijeme koriste EDMS u svom radu, neki su u procesu implementacije, ali ima i onih koji još uvijek istražuju. Međutim, znanje o savremeni sistemi Kako upravljati dokumentacijom i informacijama kompanije bit će korisno i za početnike i za iskusne korisnike. Kriterijumi za odabir EDMS-a

Nije tajna da su dobro izgrađeni i optimizirani poslovni procesi ključ uspjeha kompanije. Jedan od najvažnijih i resursno intenzivnih procesa je proces podrška dokumentaciji menadžment. Prije svega, to su troškovi vremena (koordinacija, odobravanje, potpisivanje, kontrola izvršenja), troškovi rada (potreba da u osoblju bude specijalista zadužen za tok dokumenata), a da ne spominjemo troškove potrošni materijal i kancelarijske opreme. EDMS je dizajniran da optimizira ovaj proces, a samim tim i značajno smanji troškove njegovog pružanja.

Uprkos teškim ekonomskim uslovima, EDMS na tržištu informacionih tehnologija ostaju među najpopularnijim sistemima, jer omogućavaju:

povećati efikasnost upravljanja kompanijom tako što će menadžmentu pružiti sve potrebne informacije za donošenje odluka;
optimizirati rad zaposlenih s dokumentima;
spasiti kritički važne informacije i nematerijalnu imovinu kompanije (informacije koje mogu biti izgubljene kao rezultat otpuštanja ili smanjenja broja zaposlenih), odnosno da bi se osigurao kontinuitet poslovanja ili poslovni procesi.

Naravno, informacije o korisnosti modernih tehnologija za kancelarijske radnike nisu nove. Ako čitate ove redove, onda vam je ova tema bliska. Možda mnogi od vas već duže vrijeme koriste EDMS u svom radu, neki su u procesu implementacije, ali ima i onih koji još uvijek istražuju.

Ipak, znanje o modernoj dokumentaciji kompanije i sistemima za upravljanje informacijama bit će korisno i početnicima i iskusnim korisnicima.

Tržište se aktivno razvija; postoji mnogo proizvoda, poslovnih rješenja i dodatnih opcija dizajniranih za rješavanje raznih problema. Čak i ako vaša kompanija već ima rješenje za automatizaciju ureda i suradnju zaposlenika, vjerojatno se sada pitate kako ga optimizirati.

Važno je shvatiti da sistemi elektronskog upravljanja dokumentima koji su implementirani u kompaniji nisu zamrznuti entitet, već živi organizam koji zahtijeva značajnu pažnju, kontrolu i razvoj. Ako se sistem ne razvije na vrijeme, vrlo brzo će zastarjeti i zaposlenici ga više neće koristiti.

DOW servis - kupac EDMS-a

Možda sada postavljate pitanje: „Zašto mi, službenici, moramo razumjeti tržište EDMS-a ako postoje „informatičari“ i njihov je kruh da biraju programe?“

Naivno je vjerovati da će informatičari riješiti ovaj problem umjesto vas! Većina dokumenata danas se kreira, obrađuje i pohranjuje elektronski. Zaposleni koordiniraju mnoge dokumente koristeći ICQ, Skype i e-poštu. Osim toga, dokumenti se kreiraju i spremaju u različitim formatima. A posao je službenika da upravljaju ovim informacijama.

Znam za mnoge slučajeve u kojima su službenici zapravo postali programeri sistema za elektronsko upravljanje dokumentima, zapisujući zahtjeve za sistem „od nule“. Tu su počele njihove muke i počeli su dugi procesi razvoja, usavršavanja i implementacije sistema.

U početku su djelovali kao poslovni analitičari – opisujući sve procese toka dokumenata. Zatim u ulozi testera, prihvatajući dobijene rezultate. Pa, i onda u ulozi nastavnika, obučavanje zaposlenih u svojoj organizaciji za rad sa sistemom. Naravno, svi ovi procesi su veoma dugotrajni i traju značajno vreme – u najboljem slučaju nekoliko meseci, u najgorem godinama. Kasnije su mi priznali da da su mogli ranije da učestvuju u procesu selekcije, uštedeli bi sebi mnogo truda i vremena, a svojoj kompaniji mnogo novca! Ali najvažnije je da bi već odavno organizovali zajednički rad u sistemu – svojih i zaposlenih u kompaniji.

Programeri prilagođenih rješenja u većini slučajeva se fokusiraju na zahtjeve korisnika. Samo oni ne uzimaju u obzir da korisnici često ne znaju koje zahtjeve treba postaviti i koji načini postoje za implementaciju njihovih zadataka.

Poznavanje proizvoda na tržištu, razumijevanje principa njihovog rada daje prednost pri odabiru i, u konačnici, omogućava vam da odaberete najefikasnije rješenje i uštedite svoj trud, živce i novac za kompaniju.

Koje rješenje odabrati?

Dakle, odlučili ste razumjeti situaciju na EDMS tržištu i pronaći odgovarajući sistem za rješavanje vaših problema. Otvoriš internet i tamo...

A ima toliko imena, opisa, grafikona analitičkih kompanija, raznih poređenja da se jednostavno možete utopiti u ovom moru informacija. Evo samo nekih brojki o broju proizvoda na ruskom tržištu.

Od februara 2010. godine katalog sistema za elektronsko upravljanje dokumentima na sajtu TAdviser obuhvatao je oko 179 artikala, lista kataloga Docflow obuhvata 170 proizvoda, a postoje i različiti nezavisni portali o sistemima za upravljanje dokumentima, gde lista rešenja obuhvata 45 artikala. Kompanija DSS Consulting ističe rešenja oko 15-20 kompanija koje imaju višestruke i uspešne projekte implementacije u više perioda.

Kao što vidite, rusko tržište nudi širok izbor rješenja koja pripadaju klasi elektronskih sistema za upravljanje dokumentima.

Sistemi se mogu nazvati različito: “sistem za automatizaciju ureda”, “elektronski ured”, “sistem operativnog upravljanja kompanijom”, “sistem za upravljanje sadržajem”, “ECM sistem” itd.

Čini se, u čemu je razlika? Na kraju krajeva, svi sistemi rade praktično istu stvar - obezbeđuju upravljanje elektronskim dokumentima. A tok dokumenata je prilično formalizirana oblast i sva rješenja za njegovu automatizaciju trebala bi biti vrlo slična jedno drugom.

Međutim, tržište softverskih proizvoda je vrlo raznoliko - postoje skupi sistemi i rješenja ekonomske klase, postoje visoko specijalizirani sistemi i dizajneri koji vam omogućavaju da implementirate planove bilo kojeg klijenta. Sva ova tržišna raznolikost proizilazi iz činjenice da se isti funkcionalni zahtjevi implementiraju na različite načine, na različitim platformama, koristeći različite tehnologije.

Trenutno je tržište dostiglo određenu fazu zrelosti, među EDMS-ima su se pojavili njegovi lideri, a i dalje se pojavljuju nova rješenja, što ukazuje da se proces razvoja sistema nastavlja. Za razliku od tržišta računovodstvenog softvera, gdje je 1C nesumnjivo vodeći, tržište EDMS-a nije toliko polarizirano, kupac ima izuzetno širok izbor: od vodećih svjetskih proizvođača do razvoja po mjeri koji uzimaju u obzir karakteristike konkretnog kupca. Teško je to shvatiti, zar ne?

Problem izbora EDMS-a

Obilje ponuda na tržištu kancelarijskog softvera stvara problem izbora. Ali zbog nedostatka objektivnih kriterijuma i opšteprihvaćenih metoda za procenu kvaliteta predloženog EDMS-a i njihove usklađenosti sa stvarnim potrebama organizacije, postoji rizik od dobijanja „pogrešnog“ sistema: preslabog ili, naprotiv. , suvišan za rješavanje specifičnih problema. Rizik se može pogoršati tokom faze implementacije, jer čak dobar sistem može se konfigurirati tako da rad u njemu neće biti efikasan.

Kao rezultat toga, većina organizacija bira softverska rješenja u oblasti elektronskog upravljanja dokumentima na vlastitu odgovornost i rizik, vodeći se vlastitim kriterijima, intuicijom ili vjerujući obećanjima programera i stručnjaka koji implementiraju sistem.

Najčešći razlog neuspjeha nije toliko kvalitet softverskog rješenja koliko njegov pogrešan izbor i greške u implementaciji zbog nepostojanja dobro formuliranih zahtjeva za EDMS.

Krajem 2008 - početkom 2009. DSS Consulting je sproveo istraživanje među kompanijama koje koriste EDMS koje su implementirale EDMS 2008. godine. Na pitanje: „Kako kompanije biraju EDMS?“ najpopularniji odgovori su bili:

izabrani na osnovu preporuka;
analizirane informacije na Internetu;
izabrao prvo dostupno rješenje;
odluka je “srušena odozgo”.

Iskustvo mnogih kompanija pokazuje da posledice neuspešnog izbora EDS-a nisu samo materijalni, privremeni, organizacioni gubici, već i, što je najvažnije, neuspeh organizacije da ostvari svoje ciljeve i zaostajanje u razvoju.

Shodno tome, postoji stvarna potreba za informacijama koje bi omogućile: na osnovu analize sistema dokumentacione podrške za upravljanje i poslovne procese organizacije, da se formulišu zahtevi za EDMS, na osnovu objektivnih kriterijuma za vrednovanje i poređenje EDMS-a predstavljenih na tržištu, da izabere odgovarajući proizvod i osigura njegovu efikasnu upotrebu.

Kriterijumi za odabir EDMS-a

Prije nego što se upustimo u prilično široku temu pregleda trenutne situacije u ruskom i međunarodna tržišta informatička rješenja ove klase, kao i analizu konkretnih rješenja, fokusiraćemo se na glavne kriterije na koje treba obratiti pažnju bez obzira na klasu softverskog proizvoda i zauzeti tržišni udio.

EDMS organizacije mora riješiti širok spektar problema i istovremeno biti zgodan i fleksibilan u konfiguraciji kako bi mogao biti podržan od strane korisnika. Naravno, možete uzeti ECM platformu i dobiti visoko prilagođeno rješenje koje uzima u obzir sve poslovne procese kompanije, ali implementacija ovakvih sistema obično traje od nekoliko mjeseci do godinu dana ili više i zahtijeva znatne finansijske troškove. Međutim, uvijek želite da vrijeme implementacije bude minimalno, a obuka osoblja brza i po mogućnosti bez prekida u proizvodnim aktivnostima.

Najčešće se odabir EDS-a vrši na osnovu sljedećih kriterija:

troškovi EDMS licenci i drugih potrebnih komponenti (hardver, DBMS);
troškovi implementacije i podrške EDMS-a;
mogućnost proširenja sistema kroz dodatne module i integraciju sa drugim proizvodima;
sigurnost informacija;
platforma i korištene tehnologije;
reputacija programera i dobavljača (organizacije koja implementira sistem);
funkcionalna kompletnost.

Razmotrimo značenje gore navedenih kriterija.

Cijena licenci je uvijek bila jedan od glavnih kriterija pri odabiru sistema. Korisnici EDMS-a odavno znaju da jeftin proizvod nije uvijek dobar.

Sistem mora biti dostupan tako da korisnik može sam izvršiti neke sistemske postavke, na primjer, samostalno povezati i konfigurirati rječnike, referentne knjige, standardne rute dokumenata itd., bez ponovnog pribjegavanja uslugama programera ili sistemskih integratora. Troškovi rada sistema će biti niži.

Sistem bi trebao biti rješenje koje omogućava njegovo dalje širenje dodavanjem novih modula i mogućnosti.

Opseg mogućnosti proširen dodatnim modulima može uključivati i integraciju sa određenim aplikacijama i proširenje funkcionalnosti sistema.

Prilikom odabira sistema posebna pažnja se posvećuje njegovom sigurnost informacija, kako se implementiraju principi zaštite povjerljivih podataka, kako je organizovan sistem kontrole pristupa, da li sistem podržava upotrebu elektronskih potpisa i enkripcije.

Prilikom odabira sistema, po pravilu se vodi računa na kojoj je platformi izgrađen i koje tehnologije se koriste. I ovdje se prioritet ne daje novosti, već stabilnosti i pouzdanosti. Važnu ulogu u izboru imaju korišteni sistem za upravljanje bazom podataka (DBMS) i razvojni alati.

Ako organizacija već ima korporativni standard za DBMS, onda je logičnije da ga EDMS slijedi. Nije preporučljivo proširiti listu podržanih DBMS-ova osim ako je to apsolutno neophodno. Isto važi i za razvojne alate. Što su poznatiji i rasprostranjeniji, to je više stručnjaka koji ih poznaju i koji će biti u mogućnosti da razviju dodatne komponente za EDMS i manji je rizik od neuspjeha projekta zbog nedostatka takvih stručnjaka.

Prilikom odabira EDMS programera, u pravilu se uzimaju u obzir faktori kao što su vrijeme rada na EDMS tržištu, reputacija među korisnicima i konkurencijom, kvaliteta tehnička podrška, učestalost izdavanja ažuriranja sistema. Jednako važan je i izbor pouzdane kompanije - dobavljača EDMS-a, ako razvojna kompanija ne radi direktno sa kupcima.

U fazi selekcije potrebno je detaljno procijeniti iskustvo uspješnih projekata i implementacija, te nivo kvalifikacije osoblja. Mogućnost finalizacije informacionog sistema u razumnom roku (uz prihvatljive uslove cene) u skladu sa specifičnostima preduzeća zavisi od kompanije dobavljača.

Možda je najvažniji kriterijum funkcionalna kompletnost sistema. Bez obzira koliko je sistem dobar u svim ostalim aspektima, njegov glavni zadatak je da obezbijedi implementaciju funkcija elektronskog upravljanja dokumentima.

Do sada su kupci rijetko koristili sistematski pristup procijeniti funkcionalnu potpunost EDMS-a, oslanjajući se na vaše subjektivno mišljenje zasnovano na proučavanju marketinških materijala ili, u najboljem slučaju, na površnom upoznavanju proizvoda na testnom štandu. Ovo nije dovoljno za uspješnu praktičnu upotrebu EDMS-a.

Uradi pravi izbor bez sprovođenja sveobuhvatne procene i poređenja sistema, pre svega u pogledu funkcionalnih parametara, bez uzimanja u obzir strateških ciljeva i trenutnih zadataka naručioca, praktično je nemoguće.

U rješavanju ovog problema može pomoći preliminarna analiza tržišta: početno upoznavanje sa njegovim glavnim učesnicima, proizvodima na tržištu, ključnim tehnologijama i sistematizacija prema glavnim parametrima.

Dragi čitaoci! Zbog činjenice da je prilikom prikupljanja materijala za ovu studiju funkcionalnost MOTIV sistema predstavljenog u recenziji pogrešno procijenjena, urednici su po svom nahođenju prilagodili dijagrame kako bi što preciznije odražavali funkcionalnost navedenog proizvoda. Ispravljeni dijagrami ukazuju na funkcionalnost MOTIV sistema verzije 1.1, koji je postojao u vrijeme odabira učesnika testa (mart 2010.). Moguće je da su i neki parametri drugih sistema pogrešno procenjeni.

Također podsjećamo da je u ovom trenutku materijal veoma zastario i ne može biti osnova za procjenu funkcionalnosti modernih verzija ovih sistema ili odnosa između njih.

IN moderna organizacija Sistemi za elektronsko upravljanje dokumentima (EDMS) postaju bitan element IT infrastrukture. Uz njihovu pomoć, komercijalna i industrijska preduzeća povećavaju efikasnost svojih aktivnosti, a u državnim agencijama problemi se rješavaju na osnovu tehnologija elektronskog upravljanja dokumentima interno upravljanje, međuresorna interakcija i interakcija sa stanovništvom. Općeprihvaćena skraćenica je EDMS, iako se uz nju koriste i SAD (sistem za automatizaciju ureda), EDMS (sistem za elektronsko upravljanje dokumentima) i SADO (sistem za automatizaciju dokumenata).

Sistem elektronskog upravljanja dokumentima (EDMS) je organizaciono-tehnički sistem koji obezbeđuje proces kreiranja, kontrole pristupa i distribucije elektronskih dokumenata u računarskim mrežama, kao i omogućava kontrolu toka dokumenata u organizaciji.

U početku su se sistemi ove klase smatrali samo alatom za automatizaciju klasičnih kancelarijskih poslova, ali su vremenom počeli da pokrivaju sve širi spektar zadataka. Danas, EDMS programeri fokusiraju svoje proizvode na rad ne samo sa korespondencijom i ORD (organizacioni i administrativni dokumenti), već i sa različitim internim dokumentima (ugovorima, regulativama, referentnim i projektnu dokumentaciju, dokumenti na HR aktivnosti itd.). EDMS se koristi i za rješavanje primijenjenih problema u kojima je bitna komponenta rad sa elektronskim dokumentima: upravljanje interakcijama sa klijentima, obrada zahtjeva građana, automatizacija rada servisne službe, organizovanje toka projektne dokumentacije itd. Zapravo, elektronski dokument sistem protoka je svaki informacioni sistem koji omogućava rad sa elektronskim dokumentima.

EDMS tržište u poslednjih godina jedan je od najdinamičnijih segmenata domaće IT industrije. U 2009. godini, prema IDC-u, u pozadini skoro 50% smanjenja obima ukupnog softverskog tržišta u Rusiji, ovaj segment je pokazao visoku stabilnost. Njegov pad prema podacima za 2009. godinu nije iznosio više od 20-25%. Brojčano, obim tržišta EDMS-a danas je, prema CNews Analytics-u, oko 220-250 miliona dolara.

Potrošači tehnologija elektronskog upravljanja dokumentima su organizacije različitih veličina i specifičnih djelatnosti. Tradicionalno, ključni potrošač EDMS-a ostaje javni sektor. Prema procjenama stručnjaka, oko 30% projekata za implementaciju tehnologija elektronskog upravljanja dokumentima provode vladine agencije. Važno je da je upravo državni interes postao osnova stabilnosti tržišta EDMS-a, koje je i za vrijeme krize dobilo značajan poticaj za razvoj. Elektronsko upravljanje dokumentima nazvano je ključnim elementom koncepta “elektronske vlade”, čija implementacija treba da pomogne u otklanjanju birokratskih prepreka u interakciji države, stanovništva i biznisa, kao i smanjenju korupcije. Kao odlika realizacije projekata u organima državna vlast i velikim državnim institucijama, vrijedi napomenuti povećane zahtjeve za sigurnošću informacija. Riječ je o izgradnji (razvoju) sigurnih sistema za upravljanje elektronskim dokumentima baziranih na repliciranim softverskim proizvodima.

O EDMS programerima

Prilikom odabira rješenja klase EDMS, kupac razmatra različite opcije: rješenje u kutiji, rješenje bazirano na platformi ili prilagođeni razvoj. Ruski programeri uglavnom nude gotova rješenja, a zapadni nastupaju kao dobavljači platformi na osnovu kojih se implementiraju dizajnerska rješenja i prilagođeni razvoji. Prema statistikama, u strukturi tržišta ruski programeri čine oko 95% ukupnog broja projekata za implementaciju EDMS-a. Jedno od objašnjenja je da je u Rusiji i dalje jaka specifičnost rada sa dokumentima, zasnovana na domaćim tradicijama upravljanja.

Vrijedi napomenuti da je jedan broj dobavljača počeo da pruža EDMS kupcima u SaaS (Softver kao usluga) modu, ali za sada ovakav pristup, iz više razloga (povjerenje u provajdera, kvaliteta i pouzdanost komunikacijskih kanala) , više se smatra oblikom upoznavanja sa mogućnostima sistema, a ne realističnim pristupom automatizaciji dokumenata.

Jedan od trendova u nastajanju je upotreba sistema klasa ECM (Enterprise content management) za rad sa dokumentima.

Na osnovu materijala iz slobodne enciklopedije (Wikipedia):
Upravljanje sadržajem preduzeća (ECM) - upravljanje informacionim resursima preduzeća ili upravljanje korporativne informacije.

U okviru ECM koncepta, protok dokumenata se smatra jednim od zadataka obezbjeđivanja rada sa korporativnim informacijama. Supporter ovaj pristup su uglavnom zapadni programeri. I iako je u Rusiji potražnja za takvim tehnologijama još uvijek u fazi formiranja, mnogi domaći EDMS su već implementirali različite ECM komponente: upravljanje dokumentima, upravljanje slikom dokumenata, dugoročno skladištenje dokumenata, upravljanje tokovima rada, kolektivni rad s dokumentima. U osnovi, ECM tehnologije se razlikuju od EDMS-a po dubljoj razradi pitanja upravljanja web i multimedijalnim sadržajem.

Državne inicijative oko “Elektronskog dokumenta”

U periodu 2009-2010, u Rusiji je počelo da se sprovodi nekoliko inicijativa globalne vlade koje se odnose na organizaciju zvanične elektronske interakcije između države, stanovništva i biznisa, sa ciljem povećanja nivoa prodora informacionih tehnologija u različite aspekte državnog i javnog života. Oni bi trebali uključivati odobrenje liste javne usluge stanovništvu putem interneta, te usvajanje odredbi o interresornom sistemu toka dokumenata, što je postalo prvi važni korak ka implementaciji koncepta „elektronske uprave“.

Važno je napomenuti da je pitanje o pravni okvir elektronski dokument i dalje ostaje otvoren. Danas su aktivnosti učesnika u elektronskom upravljanju dokumentima regulisane zakonima i propisima o korišćenju elektronskog digitalni potpis(EDS), GOST i uputstva o kancelarijskom radu i arhiviranju, zakoni i propisi o informacione tehnologije. Ispada da su na državnom nivou definisana pravila i procedura za rad sa dokumentima, postoje bezbednosni zahtevi za informacione sisteme, ali zakon još uvek nije definisan. pravni status elektronski dokument.

Standardi u oblasti EDMS

Danas aktivnosti programera EDMS-a praktično nisu regulirane. Prilikom razvoja softverskih proizvoda i implementacije projekata implementacije, programeri i dobavljači se, u ovoj ili drugoj mjeri, rukovode sljedećim regulatornim i pravnim dokumentima:

GOST R 51141-98. Vođenje evidencije i arhiviranje. Termini i definicije (odobreni Uredbom Državnog standarda Ruske Federacije od 27. februara 1998. br. 28);
Federalni zakon od 10. januara 2002. br. 1-FZ “O elektronskom digitalnom potpisu” (sa izmjenama i dopunama od 8. novembra 2007.);
GOST R 6.30-2003. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za pripremu dokumenata (odobreni Rezolucijom Državnog standarda Ruske Federacije od 3. marta 2003. N 65-st);
Uredba Vlade Ruske Federacije od 22. septembra 2009. br. 754 „O usvajanju Pravilnika o sistemu međuresornog elektronskog upravljanja dokumentima“;
Federalni zakon od 27. jula 2006. br. 149-FZ „O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija“.

Prilikom implementacije projekata za implementaciju EDMS-a, u slučaju rada sa ličnim podacima, potrebno je voditi se zahtjevima federalnih zakona od 27. jula 2006. N 152-FZ „O ličnim podacima“ i od 27. decembra 2009. N 363-FZ „O izmjenama i dopunama članova 19. i 25 Savezni zakon"O ličnim podacima."

Budući da su GOST-ovi savjetodavne prirode, programeri uključuju maksimalnu fleksibilnost u svoja rješenja tako da je, ovisno o kupcu, moguće implementirati različite šeme za rad s dokumentima na bazi sistema. Često arhitektura i logika sistema moraju da obezbede različite i, ponekad, suprotne pristupe automatizaciji dokumenata. Nedostatak opšteprihvaćenih standarda je problem ne samo za programere, već i za kupce, jer odabir zahtjeva za EDMS postaje previše subjektivan zadatak. Preduzeća se često ne mogu ni fokusirati na industrijske prakse (ovaj pristup je dobro funkcionisao kada su birali dobavljača IT sistema kao što su ERP, CRM, HRM, itd.). Pravila i propisi za rad sa dokumentima mogu se razlikovati od preduzeća do preduzeća, ne samo unutar iste industrije, već čak i unutar iste grupe kompanija. Neki jednostavni primjeri: posluje li preduzeće prema GOST standardima ili ne? Koliko jasno je rad sa dokumentima u skladu sa GOST standardima? Da li je najviši menadžment spreman za rad u sistemu ili će pomoćnici i sekretari raditi za top menadžment? Da li kompanija koristi neku zapadnu praksu upravljanja? Koje alate za automatizaciju zaposleni koriste na poslu? I iako je općenito kompleks zadataka elektronskog upravljanja dokumentima prilično jasan, metode njihove implementacije uvelike se razlikuju. Ispostavilo se da je jedan od osnovnih zahtjeva za programere modernog EDMS-a ponuditi rješenje koje je adekvatno po cijeni, kvaliteti i vremenu implementacije, bez obzira na specifičnosti posla korisnika (drugim riječima, zadovoljavanje bilo kakvih specifičnosti).

Tehničke mogućnosti savremenih elektronskih sistema za upravljanje dokumentima

Pregled ispituje devet najčešćih EDMS u Rusiji: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Document Flow (1C), Boss-Referent (BOSS - Referent, IT Co Grupa), CASE (EOS), EUFRATES (Kognitivne tehnologije), MOTIV (Motiv). Namjerno nismo uključili rješenja ruskih programera zasnovana na platformi Documentum (EMC Documentum), jer u ovom slučaju ne možemo govoriti o nekoj specifičnoj funkcionalnosti i replikaciji. Za pripremu pregleda korištene su informacije iz otvorenih izvora: informativni materijali i demo verzije softverskih proizvoda. Prikazani pogled na EDMS je pokušaj da se procijene mogućnosti i spremnost softverskih proizvoda za rješavanje aktuelnih problema organizovanja elektronskog upravljanja dokumentima u preduzeću.

Kriterijumi istaknuti u pregledu pomoći će vam da analizirate mogućnosti razmatranih rješenja sa stanovišta tehničke implementacije određenih EDMS zadataka. Sve mogućnosti su podijeljene u sedam funkcionalnih krugova:

registracija i unos dokumenata;
rad sa dokumentima;
Upravljanje i kontrola toka rada;
pretraga i analiza informacija;
sigurnost informacija;
podrška protoka papirnih dokumenata;
standardni alati za konfiguraciju.

Opće karakteristike sistema navedene su u posebnoj tabeli.

Pregled pruža niz očiglednih kriterijuma svojstvenih svim sistemima koji se razmatraju (i svim sistemima klase EDMS, u principu), i kriterijumima koji omogućavaju razlikovanje rešenja jedno od drugog. Generalno, funkcionalne mogućnosti sistema su iste, a samo detaljan opis nekih od osnovnih zadataka toka dokumenata i karakteristika njihove implementacije omogućavaju nam da napravimo poređenje razna rješenja. Vrijedi napomenuti da za sve sisteme predstavljene u pregledu postoji dosta prakse implementacije. Ove sisteme koriste stotine organizacija za automatizaciju toka dokumenata. Pored ovih rješenja, na tržištu postoji više od 50 softverskih proizvoda koji nisu u širokoj upotrebi.

Ako analiziramo nove verzije sistema koji zauzimaju vodeće pozicije na tržištu, vrijedi napomenuti da je u posljednje tri godine njihov razvoj bio usmjeren uglavnom na poboljšanje uslužne mogućnosti, budući da su osnovne mogućnosti u ovom ili onom obliku već ranije implementirane. Ako govorimo o novim tehničkim mogućnostima, možemo uočiti potencijal za razvoj EDMS-a prema menadžmentu razne vrste sadržaja (multimedija), upotreba tehnologija auto-obrade i analiza sadržaja dokumenta. Ali do sada takva funkcionalnost nije obavezna za EDMS, a što je najvažnije, potražnja za njom u Rusiji još nije u potpunosti formirana.

Kada se poredi funkcionalnost EDMS je usvojio sljedeće oznake:

“+” - prilika je implementirana;
“+/−” - funkcija je dostupna sa ograničenom funkcionalnošću ili zahteva kupovinu dodatnog softvera;
“−” - prilika nije implementirana.

Tabela 1. Opće karakteristike najpopularniji EDMS

Rice. 1. Opće karakteristike najpopularnijeg EDMS-a

Tabela 2. Registracija i unos dokumenata

Rice. 2. Registracija i unos dokumenata

Tabela 3. Rad sa dokumentima

Rice. 3. Rad sa dokumentima

Tabela 4. Upravljanje i kontrola toka posla

Rice. 4. Upravljanje i kontrola toka rada

Tabela 5. Pretraga i analiza informacija

Rice. 5. Pretraga i analiza informacija

Tabela 6. Sigurnost informacija

Rice. 6. Sigurnost informacija

Tabela 7. Podrška za papirne dokumente

Rice. 7. Podrška za upravljanje papirnim dokumentima

Tabela 8. Standardni alati za konfiguraciju

Rice. 8. Standardni alati za konfiguraciju

Tabela 9. Konačna procjena funkcionalnosti EDMS-a

Rice. 9. Konačna procjena funkcionalnosti EDMS-a

Za izvođenje sveobuhvatna procjena Pogledajmo predstavljeni EDMS prema omjeru cijene i funkcionalnosti koji svi razumiju. Ne uzimamo u obzir treći važan kriterijum – „Vreme implementacije“, jer ono u velikoj meri zavisi ne samo od konfiguracionih alata koje obezbeđuje sistem, već i od kvalifikacija i motivacije projektnog tima. Ispod je prikazana pozicija sistema u smislu omjera “optimalna cijena/funkcionalnost” za male projekte (za 20 korisnika) i za prilično velikih projekata(na 100 korisnika).

Dijagram 1. “Optimalna cijena/funkcionalnost” EDMS-a (20 korisnika)

Rice. 10. “Optimalna cijena/funkcionalnost” EDMS (20 korisnika)

Dijagram 2. “Optimalna cijena/funkcionalnost” EDMS-a (100 korisnika)

Rice. 11. “Optimalna cijena/funkcionalnost” EDMS (100 korisnika)

Ovi dijagrami su izgrađeni na principu „Gartner magičnog kvadranta“, u kojem sistemi koji se nalaze u kvadrantu I imaju optimalan omjer prema kriteriju „optimalna cijena/funkcionalnost“. Kvadrant II i IV dijagrama sadrže sisteme koji nemaju uravnotežene pokazatelje cijene i funkcionalnosti.

Kriterijum odabran za studiju omogućava nam da procijenimo različite EDMS sa stanovišta njihove spremnosti da rješavaju stvarne probleme upravljanja elektronskim dokumentima na savremeno preduzeće. Grupa lidera kako za male projekte (dijagram 1) tako i za velike projekte (dijagram 2) uključivala je sisteme Directum, DocsVision, MOTIV i EUFRAT. Preostali sistemi se nalaze u II i IV kvadrantu. Jedini izuzetak je bio DELO sistem, koji je takođe spadao u prvi kvadrant dijagrama za EDMS za 20 korisnika. Rezultati do kojih su došli EDMS Globus Professional, PayDox, 1C:Document Flow, Boss Referent, DELO, pokazuju da ovi sistemi ne nude integrisani pristup automatizaciji rada sa dokumentima, već su nišne ponude usmjerene na rješavanje samo određene klase elektronskih dokumenata. problemi sa protokom. Nedostatak sistema u kvadrantu III objašnjava se činjenicom da je pregled razmatran kao najčešći EDMS u Rusiji, a ne svi sistemi koji se trenutno nude kupcima.

Nadamo se da će vam predstavljena recenzija biti od koristi pri odabiru sistema. Napominjem da današnjim uvođenjem EDMS-a organizacija ne samo da povećava efikasnost svojih aktivnosti, već i, što je veoma važno, stiče dragocjeno iskustvo i praksu u radu u novim uslovima – u uslovima elektronskog upravljanja dokumentima.

P.S. Za pripremu pregleda korišteni su samo javno dostupni materijali sa službenih web stranica proizvođača EDMS-a. Nakon objavljivanja članka, ispostavilo se da zbog nepotpunih opisa proizvoda od strane Industriala informacioni sistemi“, informacija o njihovoj odluci je netačna. Detaljno ćemo proučiti ovo pitanje i opisati rezultate u sljedećem materijalu.

Rusko tržište EDMS sistemi/ECM pokazuje tihi razvoj i ulazi u fazu konsolidacije. Pozitivna dinamika se održava zahvaljujući projektima održavanja, kao i modernizaciji i skaliranju sistema. U ovom radu analizirali smo Rusko tržište elektronski sistemi za upravljanje dokumentima. Razmatra se dinamika rasta i pokretača razvoja, te se iznose mišljenja stručnjaka. Prikazane su trenutne i prognozirane tržišne vrijednosti. Razmatra se problem stanja ruskog tržišta elektronskih sistema za upravljanje dokumentima u kriznim uslovima. Neosporna činjenica je potreba za implementacijom sistema elektronskog upravljanja dokumentima u organizacijama bilo koje veličine. Razmatraju se najpopularniji EDMS koji se koriste u Rusiji i utvrđuju se njihove karakteristike.

elektronsko upravljanje dokumentima

informacione tehnologije

Rusko EDMS tržište.

1. Pregled tržišta elektronskih sistema za upravljanje dokumentima 2017 [Elektronski izvor] – Način pristupa http://www.sfx-tula.ru/news/infoblog/9046/ (datum pristupa 25.12.2017.).

2. Stanje ruskog tržišta elektronskih sistema za upravljanje dokumentima u vremenima krize [Elektronski resurs] – Način pristupa:

3. https://interactive-plus.ru/ru/article/81006/discussion_platform (pristupljeno 25. decembra 2017).

4. Tržište EDMS u Rusiji – 2016. [Elektronski izvor] – Način pristupa: http://www.doc-online.ru/tags/rynok_sed/ (datum pristupa 25.12.2017.).

5. EDMS (rusko tržište) [Elektronski izvor] – Način pristupa: http://www.tadviser.ru/index.php/ %D0 %A1 %D1 %82 %D0 %B0 %D1 %82 %D1 %8C % D1 %8F: %D0 %A1 %D0 %AD %D0 %94_(%D1 %80 %D1 %8B %D0 %BD %D0 %BE %D0 %BA_ %D0 %A0 %D0 %BE %D1 %81 % D1 %81 %D0 %B8 %D0 %B8) (datum pristupa 25.12.2017.).

6. Lideri ruskog GorynkaSED/ECM [Elektronski izvor] – Način pristupa: http://www.cnews.ru/news/line/2016–11–30_lidery_rossijskogo_rynka_sedecm_pokazyvayut_vpechatlyayushchij (datum pristupa 12.12.25.).

7. Samo o elektronskom upravljanju dokumentima [Elektronski izvor]. – Način pristupa: https://ecm-journal.ru/mustknow (datum pristupa 25.12.2017.).

Trenutno se količina internih korporativnih informacija u organizacijama ubrzano povećava, što za sobom povlači potrebu za obradom i pohranom ogromne količine papirnatih dokumenata. Kao rezultat, ovaj proces postaje težak i neefikasan. Da bi se riješio ovaj problem, razvijeni su automatizovani sistemi elektronsko upravljanje dokumentima (EDMS). To nam je omogućilo da pređemo na novi nivo razvoja poslovanja, povećavajući efikasnost rada sa dokumentima bez gubljenja informacija.

Sistem elektronskog upravljanja dokumentima je organizacioni i tehnički sistem koji vam omogućava da kreirate i distribuirate elektronski dokumenti u informacionim računarskim mrežama organizacije, kontrolišu tokove dokumenata prema utvrđenim rutama i hijerarhijskoj distribuciji korisnika. Istovremeno, EDMS tehnologija ima za cilj da obezbedi visoko efikasno upravljanje dokumentacionim aktivnostima organizacije na različitim nivoima upravljanja, kao i održavanje kontrole kvaliteta toka dokumenata i optimizaciju poslovnih procesa.

EDMS uključuje mnoge proizvodne, strukturne karakteristike, zahtjeve i korporativni standardi. Izbor optimalnog sistema za upravljanje elektronskim dokumentima za rad zavisi od određenog broja papirnih dokumenata u organizaciji, potrebe za operativnim upravljanjem tokovima rada, prisutnosti posebnih zadataka, kao i mogućnosti pretraživanja informacija, obezbeđivanja podataka. sigurnost itd.

Uprkos teškoj ekonomskoj situaciji u Rusiji, domaće tržište sistema za elektronsko upravljanje dokumentima (EDMS/ECM) nastavlja da se razvija. Neke kompanije specijalizovane za razvoj i implementaciju ovakvih rešenja pokazuju veoma ozbiljan rast.

Prema podacima Tadviser-a, koji su objavljeni krajem 2017. godine, u 2016. godini nastavljena je pozitivna dinamika ruskog tržišta EDMS/ECM sistema. Kao i godinu dana ranije, u 2015. iznosio je 10%, dok je obim tržišta u rubljama porastao na 41,6 milijardi rubalja.

Na kontinuirani rast tržišta utječu i ukupni ekonomski oporavak i pojedinačni pokretači. Za EDMS/ECM sektor, ovo je rastući proces zamjene uvoza, kurs ka digitalnoj ekonomiji, povećana mobilnost i brzi razvoj novih tehnologija.

Prema TAdviser-u, na kraju 2017. dinamika će ostati na nivou iz 2016. godine.

Dinamika ruskog tržišta elektronskih sistema za upravljanje dokumentima, milijarde rubalja.

Na kraju 2016. godine većina učesnika na ruskom tržištu EDMS/ECM pokazala je pozitivnu dinamiku prihoda od projekata u ovoj oblasti. Samo dvije kompanije od 16 zabilježile su negativne pokazatelje. Lider je ponovo bila kompanija Logika Business, čiji je prihod od EDMS/ECM projekata povećan za 25,7% i dostigao 1,86 milijardi rubalja. Gotovo trećina ovog iznosa dolazi od prodaje licenci, dvije trećine od usluga implementacije i podrške. Među prva tri su također Croc i TerraLink.

Supstitucija uvoza duboko je prodrla u IT industriju i uticaj ovog procesa se oseća u svim njenim segmentima. U oblasti EDMS/ECM sistema, zamjena stranih rješenja domaćim proizvodima jedan je od glavnih pokretača.

Država dosljedno radi na tome da registar domaćeg softvera bude u potpunosti operativan. Sve je veći pritisak na kompanije koje zanemaruju registar. Kao rezultat toga, sve više organizacija počinje da koristi domaće ECM sisteme.

Dobavljači EDMS rješenja primjećuju povećanje potražnje za domaćim platformama, povezano, prije svega, sa zakonodavnim jačanjem prelaska na ruska rješenja za vladine organizacije i vladina tijela. To je uvelike olakšano pokretanjem Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija Ruske Federacije registra domaćeg softvera za podršku proizvoda koji zamjenjuju uvoz - IT sistemi uključeni u njega preporučuju se za kupovinu od vladinih organizacija.

Velike industrijske kompanije sa državnim učešćem - glavni kupci EDMS sistema - pretpostavljaju da će u bliskoj budućnosti morati i da napuste strane platforme u korist ruskih rešenja. S tim u vezi, mnoge ruske IT kompanije razvijaju sopstvene platforme za EDMS.

Još jedan očigledan pokretač tržišta EDMS-a je brz razvoj digitalne tehnologije za poslovanje u Rusiji.

Korištenje savremenih alata za pohranu i obradu podataka u EDMS (blockchain, Big Data, AI) proširuje funkcionalnost rješenja u oblasti obrade podataka, standardizacije i analize (BI), a EDMS se sve više koriste kao korporativna skladišta podataka. Alati za vizualizaciju podataka pojavljuju se u sistemima.

Razvoj tržišta uvelike je stimulisan potpunim prelaskom poslovanja na mobilne. Danas je 4,8 milijardi ljudi – više od polovine svjetske populacije – aktivni korisnici mobilnih uređaja, a može se predvidjeti da će do 2020. broj narasti na 6 milijardi. Naravno, tableti i pametni telefoni postaju uobičajeni element IT kompanija infrastrukture. Trenutno je posebno popularan koncept BYOD (Bring Your Own Device), što znači da zaposleni koriste vlastite uređaje za radne zadatke – menadžment kompanije ne mora trošiti novac na kupovinu mobilne opreme.

Politička neizvjesnost povećala je rizike korištenja stranih rješenja u Rusiji, plus ona su postala veoma skupa. Ako su se do 2016. godine EDMS zasnovani na oblaku, uključujući i one iz uvoza, ubrzano razvijali kao usluga, sada postoji problem sa njihovom upotrebom u Rusiji (i ruskim u inostranstvu). .

Mnoge kompanije napuštaju tržište, a one koje ostaju smanjuju investicije i strogo kontrolišu finansije. Mnogi ljudi po prvi put počinju da procenjuju efikasnost svojih poslovnih procesa i traže načine da ih optimizuju. A sredstvo za to su EDMS\ECM sistemi. Ali da bi se u takvim uslovima pokrenuo novi IT projekat, potrebno je detaljno potkrepiti njegovu efikasnost. Stoga su traženi samo oni sistemi koji zaista povećavaju poslovnu efikasnost“, kaže on.

Začudo, zamjena uvoza također može biti tržišna barijera. Potreba za hitnom implementacijom podrške domaćoj infrastrukturi otežava ulaganje u obećavajuće inovacije poput umjetne inteligencije.

Još jedan primjer barijere je proces uključivanja drugih strana u EDI. Kompanije koje su shvatile potrebu za korištenjem EDI-a suočene su s nevoljnošću drugih strana da koriste EDI. U tom smislu, kompanije su prisiljene na implementaciju individualni projekti na njihovu uključenost i motivaciju.

Glavna prepreka tržištu je nepostojanje jedinstvenog standarda, propisa i nedovoljno ujednačavanje sistema elektronskog upravljanja dokumentima u ruske kompanije. Tako su zaposleni u industrijskim preduzećima navikli, pored standardnih izvještaja, koristiti i mnogo inženjerskih dokumenata: na primjer, crteže u programu AutoCAD. To otežava prebacivanje na elektronski sistem tok dokumenata.

U periodu 2016-2017. godine dogodile su se važne zakonske promjene koje će radikalno promijeniti pristup implementaciji IT-a u državnim organima. U 2016. godini izdata je Uredba Vlade Ruske Federacije od 26. jula 2016. br. 1588-r kojom se savezni organi izvršne vlasti i državni vanbudžetski fondovi obavezuju da pređu na domaći kancelarijski softver. Pored toga, veoma snažan podsticaj tržištu dali su dodatni zahtevi za kancelarijski softver, odobreni Uredbom Vlade Ruske Federacije br. 325 od 23. marta 2017. godine, a usledili su u julu iste godine. metodološke preporuke o prelasku državnih agencija na domaći softver, odobren od strane Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija.

Smjer ka digitalnoj ekonomiji daje ruskom IT tržištu općenito i tržištu EDMS/ECM sistema posebno ogroman potencijal i mnoge nove mogućnosti.

Elektronsko upravljanje dokumentima, pružanje javnih usluga u elektronskom obliku, razvoj portala - sve su to oblasti zapravo elementi digitalne ekonomije, au Rusiji su ove tehnologije u potpunosti usklađene sa globalnim. Kretanje ka digitalnoj ekonomiji sigurno će povući dalje promjene. Prognoze su očigledne: lavinski rast obima i varijeteta digitalnih informacija, uključivanje svih zaposlenih u intenzivne elektronske komunikacije, digitalizacija „papira“ i aktiviranje povezanih poslovnih procesa.

Bibliografska veza

Kazakhmedov T.R., Bilalova I.M. RUSKO TRŽIŠTE SISTEMA ZA UPRAVLJANJE ELEKTRONSKIM DOKUMENTIMA // Međunarodni student naučni bilten. – 2018. – № 4-5.;
URL: http://eduherald.ru/ru/article/view?id=18962 (datum pristupa: 23.03.2020.). Predstavljamo Vam časopise koje izdaje izdavačka kuća "Akademija prirodnih nauka"