Član 6. Uslovi priznavanja elektronski dokumenti potpisan elektronskim potpisom koji je ekvivalentan papirnim dokumentima potpisanim svojeručnim potpisom
1. Informacije u elektronski oblik, potpisan kvalifikovanim elektronskim potpisom, priznat je kao elektronski dokument ekvivalentan papirnom dokumentu potpisanom rukom pisanim potpisom i može se koristiti u svakom pravnom odnosu u skladu sa zakonom Ruska Federacija, osim ako savezni zakoni ili podzakonskim aktima donetim u skladu sa njima utvrđuje se uslov za potrebu izrade dokumenta isključivo na papiru.
2. Informacija u elektronskom obliku, potpisana jednostavnim elektronskim potpisom ili nekvalifikovanim elektronskim potpisom, priznaje se kao elektronski dokument ekvivalentan dokumentu na papiru, potpisanom rukom pisanim potpisom, u slučajevima utvrđenim saveznim zakonima, normativnim pravnim aktima. usvojene u skladu sa njima, ili dogovorom između učesnika elektronska interakcija. Regulatorni pravni akti i ugovori između učesnika u elektronskoj interakciji kojima se utvrđuju slučajevi priznavanja elektronskih dokumenata potpisanih nekvalifikovanim elektronskim potpisom kao ekvivalentnih papirnim dokumentima potpisanim svojeručnim potpisom moraju predvidjeti postupak provjere elektronskog potpisa. Regulatorni pravni akti i sporazumi između učesnika u elektronskoj interakciji kojima se utvrđuju slučajevi priznavanja elektronskih dokumenata potpisanih jednostavnim elektronskim potpisom kao ekvivalentnih papirnim dokumentima potpisanim svojeručnim potpisom moraju biti u skladu sa zahtjevima člana 9. ovog Federalnog zakona.
3. Ako u skladu sa saveznim zakonima, normativnim pravnim aktima donesenim u skladu sa njima ili poslovnim običajima, dokument mora biti ovjeren pečatom, elektronski dokument potpisan poboljšanim elektronskim potpisom i priznat kao ekvivalent papirnom dokumentu potpisanom svojeručni potpis se priznaje kao ekvivalent dokumentu na papiru, potpisan svojeručnim potpisom i ovjeren pečatom. Savezni zakoni, propisi doneti u skladu sa njima ili sporazum između učesnika u elektronskoj interakciji mogu predvideti dodatne uslove za elektronski dokument kako bi se priznao kao ekvivalent papirnom dokumentu overenom pečatom.
3.1. Ako savezni zakoni, normativni pravni akti doneti u skladu sa njima predviđaju da dokument mora potpisati više lica, elektronski dokument moraju potpisati lica (ovlašćena zvaničnici organ, organizacija) koja je izradila ovaj dokument, sa vrstom potpisa utvrđenom zakonodavstvom Ruske Federacije za potpisivanje proizvedenog elektronskog dokumenta elektronskim potpisom.
4. Nekoliko međusobno povezanih elektronskih dokumenata (paket elektronskih dokumenata) može se potpisati jednim elektronskim potpisom. Prilikom potpisivanja paketa elektronskih dokumenata elektronskim potpisom, svaki od elektronskih dokumenata koji se nalaze u ovom paketu smatra se potpisanim elektronskim potpisom vrste kojom je potpisan paket elektronskih dokumenata. Izuzetak su slučajevi kada paket elektronskih dokumenata osobe koja je potpisala paket uključuje elektronske dokumente koje su kreirale druge osobe (organa, organizacije) i koje su oni potpisali vrstom elektronskog potpisa utvrđenom zakonodavstvom Ruske Federacije za potpisivanje takvih dokumenata. U ovim slučajevima smatra se da je elektronski dokument uključen u paket potpisan od strane osobe koja je izvorno kreirala takav elektronski dokument, prema vrsti elektronskog potpisa kojim je ovaj dokument potpisan prilikom kreiranja, bez obzira na vrstu elektronskog potpisa paketa. elektronski dokumenti su potpisani sa.
Pitanje 5. Klasifikacija dokumenata
Klasifikacija dokumenata- raspodjela dokumenata u grupe (vrste) na osnovu karakteristika sadržaja, oblika pripreme i sl. u cilju organizovanja i povećanja efikasnosti rada sa njima.
Klasifikacija vam omogućava da razvijete određene metode rada sa svakom grupom dokumenata, konsolidujete ih u uputstvima i organizujete dokumente u kancelarijskom radu. 2. Uobičajeno, dokumenti se mogu podijeliti u sljedeće grupe: prema načinu dokumentacije: rukopisno; elektronski;
Graphic;
Film, fotografije, zvučni dokumenti;
po oblasti upotrebe: organizacione i administrativne; finansije i računovodstvo; naučni i tehnički; radom; izvještavanje i statistika;
na mestu sastavljanja:
Dolazni (prima od strane organizacije);
Odlazno (poslano iz organizacije);
Interni (sastavljen i korišten unutar same organizacije);
prema žigu zabrane pristupa:
otvoreno (neklasifikovano);
sa žigom zabrane pristupa. Dokumenti mogu imati sljedeće pečate:
“Za službenu upotrebu” (zvanične informacije namijenjene samo zaposlenima određene organizacije ili industrije); “Tajno”, “Strogo povjerljivo”, “Od posebnog značaja” (podaci koji sadrže državnu tajnu); „Povjerljivo“ (informacije kojima je pristup ograničen zakonodavstvom Ruske Federacije);
„Poslovna tajna“ (podaci koji imaju komercijalnu vrijednost zbog nepoznatosti trećim licima, kojima ne postoji slobodan pristup po pravnoj osnovi i za koje je vlasnik takvih informacija uveo režim zaštite);
po poreklu:
službena (službena) (utječe na interese organizacije, sastavljena od pravnog ili pojedinac, izdato na propisan način); lični (koji se tiču interesa određene osobe i lični);
na jugu pravni značaj:
originali ili originali (prvi ili pojedinačni primjerci službenih dokumenata, lično potpisani od strane autora);
kopije (dokumenti koji u potpunosti reproduciraju informacije originalnog dokumenta i svih njegovih spoljni znaci ili dio njih koji nemaju pravnu snagu);
ovjerene kopije (kopije dokumenata na kojima se, u skladu sa utvrđenom procedurom, stavljaju potrebni podaci, čime se daje pravna snaga);
duplikati (ponovljene kopije originalnog dokumenta koji imaju pravnu snagu);
prema obliku prezentacije:
individualni (čiji je sadržaj predstavljen u slobodnoj formi);
matrica (kada se struktura, dio dokumenta, standardne fraze pripremaju unaprijed, a drugi dio se popunjava tokom pripreme, na primjer, potvrda s mjesta rada);
standard (kreiran da dokumentuje standardne situacije, kao što su poslovna putovanja, i koristi se u svim organizacijama);
po roku trajanja:
trajno skladištenje;
dugotrajno skladištenje (preko 10 godina); privremeno skladištenje (do 10 godina).
1 . Elektronski dokument- dokument u kojem su podaci prikazani u elektronskom obliku, sa detaljima potrebnim da se isti priznaju kao validni.
Elektronski dokument mora biti u skladu sa sljedećim zahtjevi:
kreirani, obrađeni, pohranjeni, preneseni i primljeni pomoću softvera i tehnička sredstva;
biti prikazani (reproducirani) u obliku koji je razumljiv za percepciju.
Elektronski dokument Možda reprodukovano u obliku i obliku, razumljivo: na ekranu; na papiru;
drugi materijalni predmet koji se može odvojiti od kompjuterskog nosača u obliku dostupnom za vizuelni pregled. Kada koristite elektronski dokument, nije potrebno davati njegovu kopiju na papiru, osim u slučajevima predviđenim regulatornim pravnim aktima Ruske Federacije ili sporazumom strana. Prednostikorišćenje elektronskih dokumenata:
kompjuterski set dokumenata je sveden na minimum kada se koriste gotovi uzorci koji se nalaze u memoriji računara; kompjuterska obrada elektronskih dokumenata (na primjer, zahtjeva za robu) mnogo je brža od obrade papirnih dokumenata;
ubrzava se i pojednostavljuje prikupljanje, sistematizacija i pretraživanje bilo kog dokumenta ili informacija iz dokumenata; korišćenjem email vrši se brz prijenos dokumenata na bilo koju udaljenost; skladištenje elektronskih dokumenata omogućava vam da sačuvate veliku količinu informacija na malim medijima i stoga ne zahtevaju velike površine za arhive; smanjuje se obim rutinskih tehničkih operacija sa dokumentima, oslobađa se vrijeme za rješavanje suštinskih problema upravljanja;
smanjen je broj gubitaka dokumenata čija je lokacija nepoznata;
postaje moguće iskoristiti primljene informacije za pripremu drugog dokumenta (izvještaj, sažetak, pregled, itd.), čime se povećava efikasnost i kvalitet dokumenta koji se sastavlja.
Odobrenje nacrta elektronskog dokumenta ima sljedeće prednosti:
čitanje dokumenta na ekranu računara bez štampanja na papiru; vrše se ispravke u nacrtu dokumenta;
Na nedostatkeelektronski dokumenti se mogu klasifikovati kao: kratak rok trajanja u odnosu na papirnu dokumentaciju;
potreba za tehničkim sredstvima za čitanje; mogućnost neovlaštenih izmjena (u nedostatku elektronskog digitalnog potpisa (EDS) ili drugih sredstava zaštite).
3. Elektronsko upravljanje dokumentima- proces kretanja, obrade, skladištenja i razmjene elektronskih dokumenata. Učesnici u razmjeni elektronskih dokumenata - fizički i pravna lica, organi državna vlast Ruska Federacija, vlasti lokalne samouprave učestvovanje u razmjeni elektronskih dokumenata.
Pošiljalac elektronskog dokumenta- učesnik u razmjeni elektronskih dokumenata koji sastavlja elektronski dokument, potpisuje ga svojim digitalnim potpisom i šalje primaocu direktno ili preko informacionog posrednika.
Primalac elektronskog dokumenta- učesnik u razmjeni elektronskih dokumenata, na čiju adresu je primljen elektronski dokument.
Posrednik u razmjeni elektronskih dokumenata (informacioni posrednik)- pravno lice ili individualni preduzetnik, koja pruža usluge vezane za razmjenu elektronskih dokumenata između pošiljalaca i primalaca elektronskih dokumenata.
Prilikom razmjene elektronskih dokumenata, mjere sigurnosti informacija moraju se koristiti u skladu sa zahtjevima regulatornih pravnih akata Ruske Federacije.
Elektronski dokument podliježe verifikaciji kako bi se potvrdila njegova autentičnost pomoću alata za provjeru digitalnog potpisa. Potvrdu autentičnosti elektronskog dokumenta vrši primalac elektronskog dokumenta koristeći alate za verifikaciju digitalnog potpisa koje mu obezbeđuje pošiljalac ili distributer alata za proveru digitalnog potpisa. Autentičnost elektronskog dokumenta smatra se potvrđenim ako se kao rezultat obavljanja postupaka predviđenih provjerom digitalnog potpisa primaoca elektronskog dokumenta utvrdi nepromjenjivost svih njegovih podataka. Elektronsko upravljanje dokumentimaregulisano propise :
vlada;
međusektorski;
industrija;
lokalni (preduzeća).
Pravna regulativa u oblasti prometa elektronskih dokumenata poslano:
za implementaciju jednog javna politika u oblasti prometa elektronskih dokumenata;
obezbjeđivanje sigurnosti i zaštite informacija tokom njihovog kreiranja, obrade, skladištenja, prijenosa i prijema;
osiguranje prava i legitimnih interesa korisnika elektronskih dokumenata;
pravna podrška tehnologije za kreiranje, obradu, skladištenje, prenos i prijem elektronskih dokumenata. Izvodi se rad sa elektronskim dokumentima poslanim e-mailom slično rad sa papirnim dokumentima. Stoga se i elektronsko upravljanje dokumentima naziva automatizovani kancelarijski rad. Svakom pretplatniku e-pošte dodjeljuje se individualno poštansko sanduče, kojem se dodjeljuje korisnički kod, a elektronske poruke se razmjenjuju preko ovih poštanskih sandučića.
Pošiljalac elektronskog dokumenta kreira datoteku poruke, navodi njen naziv, datum, vrijeme slanja i pokreće program za slanje e-pošte.
Elektronski dokumenti se šalju primaocima u skladu sa uputstvima za slanje poštom.
Primalac dobija dokument na ekranu računara, koji se po potrebi može preneti na papir. Elektronski dokumenti se registruju pomoću računara.
Rukovodilac, nakon što je primio elektronski dokument, donosi rješenje o njemu, a dokument se putem interne mreže šalje na računar izvršioca(a).
Proces izvršenja elektronskih dokumenata slično izvršenje papirne dokumentacije. Protok elektronskih dokumenata je u stalnom porastu, posebno u vezi sa razvojem internet trgovine. Period skladištenja elektronskih dokumenata isto, kao i kod papirnih (na primjer, bankovne obavijesti i zahtjevi za transfer - 5 godina). Čuvanje datoteka u takvom periodu može dovesti do njihovog gubitka, pa se preporučuje stvaranje posebnih arhiva elektronskih dokumenata na CD-ovima.
At skladištenje elektronskih dokumenata u elektronskoj arhivi mora biti obezbeđen:
zaštita elektronskih dokumenata od neovlašćenog pristupa i izobličenja;
mogućnost da se zainteresovanim licima omogući pristup pohranjenim elektronskim dokumentima na način propisan propisima;
mogućnost potvrđivanja autentičnosti elektronskih dokumenata tokom čitavog perioda njihovog čuvanja;
mogućnost predstavljanja pohranjenih elektronskih dokumenata kao kopije na papiru.
U dugoročnom razvoju elektronsko upravljanje dokumentima je fokusiran na maksimalno korištenje elektronskih dokumenata, što podrazumijeva promjenu postojećih domaćih tradicija kancelarijskog rada i postepeno napuštanje papirnih medija.
Sada gotovo sva poduzeća koja poštuju samoga sebe napuštaju upravljanje papirnim dokumentima, zamjenjujući ga modernijim. Elektronski dokument je najrelevantniji oblik postojanja svih savremenih fajlova koji sadrže ogromnu količinu važnih informacija.
Ključne prednosti
Glavna prednost elektronske dokumentacije je što vam omogućava da radite brzo i efikasno. Materijale u ovom formatu je lako potpisati, čak i ako su svi oni koji ih moraju podržati udaljeni jedni od drugih. Zbog toga je moguće uštedjeti ogromnu količinu novca i truda.
Između ostalog, prisustvo elektronske arhive izbjegava potrebu za održavanjem ogromnog broja dokumenata u organizaciji. Da biste pohranili nagomilane papire, morat ćete dodijeliti odgovarajuće područje na teritoriji poduzeća, kao i unajmiti visoko kvalifikovanog arhivista koji može brzo razumjeti dostupne materijale. Da biste pohranili elektronsku arhivu, sve što vam je potrebno je kompaktni prijenosni medij ili nekoliko tvrdih diskova.
Diadoc sistem elektronskog upravljanja dokumentima je najlakši način za razmjenu pravno značajnih elektronskih dokumenata i računa.
Šta mislite pod ED?
Elektronski dokument je materijal koji je snimljen na posebnim medijima (diskovi, USB fleš diskovi, dodatna oprema).
To može biti cijeli skup slika, zvučnih datoteka i simbola. Takav fajl se može prenositi u prostoru i vremenu pomoću posebnih telekomunikacionih sredstava. Telekomunikacioni kanali se takođe mogu koristiti za objavljivanje, skladištenje i dalju obradu. Ovdje je glavna stvar ispravno obraditi sve postojeće podatke.
Također, takav dokument treba shvatiti kao poseban obrazac s kojim možete koristiti podatke u potpuno različite svrhe. Riječ je o snimanju informacija na elektronskim ili magnetnim materijalnim medijima, a zatim o njihovoj daljoj obradi i slanju svim učesnicima u procesu korekcije podataka.
Svi dokumentovani materijali koji su konvertovani u elektronski format pogodni su za obradu u postojećim informacionim strukturama i prenos putem TCS-a. Svi ovi fajlovi su podložni analitička obrada, koji se može proizvesti korištenjem informacionih sistema.
Elektronski dokument i digitalni potpis
Elektronski dokumenti moraju imati pravnu snagu– inače se ne mogu koristiti pri radu sa drugim strukturama. Valjanost dokumenta možete osigurati elektronskim digitalnim potpisom, koji ima iste mogućnosti kao i obični papirni potpis.
Digitalni potpis će biti relevantan ako su ispunjeni brojni uslovi prilikom njegovog formiranja:
- sertifikat ključa koji kontroliše rad potpisa mora biti aktuelan u trenutku odobravanja elektronskih fajlova;
- moraju se obezbijediti dokazi koji se mogu koristiti da se utvrdi kada je dosije potpisan;
- autentičnost digitalnog potpisa mora biti potvrđena u istoj datoteci u kojoj se koristi;
- potpis treba koristiti u skladu sa informacijama navedenim u priloženom certifikatu.
Da biste dobili takav potpis, morat ćete kontaktirati certifikacijski centar. U tom slučaju morate unaprijed pripremiti paket dokumenata. Lokacija organizacije može se razjasniti u teritorijalnom uredu Penzioni fond Rusija, gdje možete nabaviti SNILS.
Pored SNILS-a navedenog na penzijskom uvjerenju, morat ćete dostaviti kopiju pasoša i trenutnu e-poštu. Osim toga, potrebno je unaprijed pripremiti USB disk, na koji će zaposlenici centra za sertifikaciju morati zapisati ključeve i certifikate potrebne za ovjeravanje elektronskih dokumenata.
Podaci o elektronskom dokumentu važe samo ako je ovjeren elektronski digitalni potpis. Elektronski digitalni potpis ima jednak značaj kao i papirni, ali za to moraju biti ispunjeni svi neophodni uslovi. Potpis mora biti legalan, registrovan kod CA.
Elektronska dokumentacija
Koncept elektronskog dokumenta predviđa da se on može sastojati ne samo od simbola koji su razumljivi korisnicima. Prihvatljivo je imati nestrukturirane informacije koje se moraju dešifrirati operativni sistemi. Glavna stvar je da se materijal mora čuvati na posebnom mediju.
Važna komponenta dokumenta je i obrazac sa skupom atributa neophodnih za njegovo opisivanje. Dakle, fajl treba da sadrži informacije o:
- datum njegovog formiranja;
- autor podataka;
- naziv dokumenta;
- format potreban za pravilno čitanje materijala.
Što su detaljnije informacije o postojećem dokumentu, to će biti lakše raditi s njim u budućnosti. Elektronski dokument i upravljanje elektronskim dokumentima su usko povezani bez prvog, drugo je nemoguće. Istovremeno, cirkulacija materijala je znatno pojednostavljena ako organizacije koje razmjenjuju informacije koriste iste telekomunikacione sisteme i softversku opremu.
Elektronska dokumentacija može sadržavati materijale koji se mogu koristiti za traženje datoteka ili njihovu klasifikaciju prema određenim kriterijima. Svi postojeći fajlovi mogu imati različite rezolucije, a možda i ne sadrže strukturirane elemente. U ovom slučaju, elektronski dokument direktno zavisi od njegovog vlasnika. Strukturirani materijali mogu imati posebne elemente koji omogućavaju vanjskim dodatnim aplikacijama da dobiju podatke o pojedinačnim elementima datoteke.
Papirni i elektronski dokumenti se ne mogu porediti jedni s drugima, jer digitalni dokumenti imaju niz prednosti. među njima:
- mogućnost dugotrajnog skladištenja;
- praktičnost u izvođenju dodatnih operacija (uređivanje, brisanje, arhiviranje, itd.);
- mogućnost pretraživanja podataka unutar datoteka pomoću ključnih markera;
- jednostavnost upotrebe materijala za obradu automatizovani sistemi, koje koriste organizacije koje se bave elektronskom cirkulacijom.
Sada postoji nekoliko formata za elektronske dokumente, ali najpopularniji je "odf" format, koji je prikladan za rad na bilo kojem softveru.
Koncept i struktura elektronskog dokumenta mogu se značajno razlikovati. Softver koji se koristi za njegovu obradu ima veliki utjecaj na to. Posebno treba istaknuti materijale obrađene pomoću 1C. Takvi fajlovi se značajno razlikuju od drugih jer nisu odvojeni u zasebne dokumente. Mogu se smatrati samo kao informacija sa jedinstvenim identifikatorima i alatima za modifikaciju.
Takva dokumentacija može uključivati i materijale koji nastaju kao rezultat aktivnog rada primijenjenih informacionih sistema. Oni se dinamički generiraju korištenjem postojećih skladišta materijala. Dakle, oni ne nose nikakve informacije o sebi, mogu se vidjeti samo pomoću sistema.
Čim se dokument odštampa ili pogleda, on prestaje da postoji u sistemu kao objekat. Od sada funkcionira kao posebna aplikacija. Ako datoteku treba otvoriti pomoću drugog softvera, morat ćete je konvertirati.
Koji elektronski dokumenti postoje
Elektronski dokument je datoteka koja sadrži određene informacije koje korisniku nisu uvijek jasne. Da biste kreirali arhive i kolekcije ovih datoteka, morate znati njihovu klasifikaciju.
- U jednom aspektu, materijali se mogu razlikovati po prisustvu ili odsustvu sličnih štampanih dokumenata.
- Datoteke se također mogu razlikovati po tome koje informacije sadrže. Ova klasifikacija se odnosi na:
- tekst,
- dobro,
- zvuk,
- multimedijalne publikacije,
- softverskih proizvoda.
Potonje treba smatrati otuđivim djelima ili publikacijama pojedinačnih fragmenata programskih tekstova i kodova.
- Najvećom klasifikacijom treba smatrati vrste elektronskih dokumenata po predviđenu namenu. Najčešći službene publikacije koji se objavljuju vladine agencije, obično sadrže propise.
- Proizvodne publikacije se koriste u preduzećima. Oni nose informacije o organizaciji postojeće proizvodnje. Neki materijali su posebno kreirani da informišu radnike u određenim proizvodnim oblastima o postojanju standarda i zahtjeva kada se nalaze na teritoriji preduzeća.
- Izrađuju se obrazovne i referentne publikacije koje su jednostavne za korištenje. Nađi potrebne informacije u takvoj datoteci to možete učiniti za nekoliko sekundi, što vam omogućava da uštedite ogromnu količinu vremena i truda. Takve dokumente mogu koristiti ne samo učenici, već i nastavnici.
- Političke stranke često koriste elektronske publikacije kao materijale za kampanju. Sadrže radove o društvenim temama koji su namijenjeni širokoj čitalačkoj publici. U takvim materijalima najčešće se mogu pronaći analitičke informacije koje koriste politolozi i sociolozi širom svijeta.
- Druga klasifikacija dokumenata razlikuje ih po načinu distribucije. Postoje lokalne publikacije koje se mogu koristiti u okviru jednog preduzeća, takođe se izdaju u papirnim verzijama iu ograničenom broju identičnih primeraka.
- Online publikacije su namijenjene širokoj upotrebi, njihov broj nije ograničen. U ovom slučaju, dodatne kopije na papiru nisu obavezne, to višestruko povećava vrijednost elektronskog dokumenta. Takvi dokumenti se lako mogu poslati u arhive.
Elektronski dokumenti su zahtjev modernog društva
Sada znate šta je elektronski dokument, koje vrste postoje i kako se mogu koristiti svakodnevni život. U ovom slučaju, informacije mogu biti u datotekama u šifriranom formatu. Da biste radili s njima, morat ćete koristiti postojeće lozinke, koje možete promijeniti u bilo kojem trenutku.
Svaki korisnik telekomunikacionih kanala ima pravo da kreira sopstvene dokumente. Jedino što mu za to treba je poseban softver. Period skladištenja takvih datoteka je neograničen. S njima možete izvršiti bilo koju operaciju u bilo koje vrijeme.
Povezivanje tradicionalnog kancelarijskog posla sa elektronskim upravljanjem dokumentima nije uvek lako. U ovom članku ćete pronaći odgovore na pet najpopularnijih pitanja o elektronskim dokumentima. Reći ćemo vam šta je elektronski dokument, kada se može i treba preneti na papir i kako to učiniti elektronska razmjena pravno značajne dokumente, kako sastaviti elektronski dokument kao prilog papirnom pismu i kako čuvati elektronske dokumente.
PITANJE 1: ŠTA SE SMATRA ELEKTRONSKIM DOKUMENTOM?
Elektronski dokument sprovodi svoju celinu životni ciklus- od stvaranja do uništenja - u elektronski oblik. Štampani elektronski dokument, kao i skenirani papirni, samo je kopija originala.
IN poslednjih godina Teorija i praksa kancelarijskog menadžmenta nastoje da se „sprijatelje“ između elektronskih i papirnih dokumenata kako bi se održao korak sa tokovom dokumenata koji se ubrzano seli u onlajn prostor i istovremeno zadržao svoj pravni značaj. Na primjer, postoji nekoliko opcija za e-poštu, od kojih je samo jedna pravi elektronski dokument:
- pismo potpisano elektronskim potpisom je pravi elektronski dokument;
- poruka poslana e-poštom nije dokument, ali može biti dokument pod uslovom da su se učesnici u komunikaciji složili oko toga;
- Skenirana kopija pisma na papiru nije elektronski dokument, ali ako su se pošiljalac i primalac dogovorili da razmjena takvih kopija ima pravnu snagu, onda se takva kopija poslana e-poštom može izjednačiti s elektronskim pismom. O tome ćemo detaljnije govoriti u odgovoru na treće pitanje.
PITANJE 2: NA KOJEM MEDIJUMU RADIM SA ELEKTRONSKIM DOKUMENTIMA?
Sa elektronskim dokumentima možete raditi i na mreži i na papiru. Naravno, razmjena elektronskih dokumenata putem e-pošte ili elektronskog sistema za upravljanje dokumentima (u daljem tekstu EDMS) je lakša i brža, ali to nije uvijek moguće. Rezultat su papirne kopije elektronskih dokumenata.
Print email možete raditi na tome, ali ne zaboravite: ako razmjenjujete pisma s primaocem na elektronskoj platformi, onda odgovor na ovo pismo mora biti elektronski. Štaviše: građanin može zahtijevati da mu se mejlom pošalje odgovor na njegovu žalbu.
Internim pravilima organizacije može se utvrditi da određeni dokument postoji samo u elektronskom obliku. Interne beleške su po pravilu prve koje se objavljuju na internetu. Zaposleni ih razmjenjuju u EDMS-u, usluge u oblaku ili putem e-pošte.
Međutim, postoje pravila koja zahtijevaju štampanje elektronskih dokumenata kako bi se oni smjestili u papirnu datoteku.
PITANJE 3: KAKO VODITI PRAVNO ZNAČAJNI PROTOK DOKUMENTA POMOĆU ELEKTRONSKIH DOKUMENTA?
Elektronski dokumenti se potpisuju elektronskim digitalnim potpisima (u daljem tekstu EDS). Istovremeno, samo poboljšani kvalifikovani digitalni potpis, odnosno registrovan u sertifikacionom centru akreditovanom od strane Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija Rusije, apsolutni je analog rukom pisanog. Može se koristiti prilikom komunikacije sa vladine agencije. Organizacije mogu međusobno komunicirati koristeći dokumente potpisane bilo kojom vrstom digitalnog potpisa: poboljšani kvalifikovani, poboljšani nekvalifikovani ili jednostavni. Koji digitalni potpis treba koristiti mora biti navedeno u ugovoru.
Fragment ugovora o njegovoj upotrebi od strane strana elektronski potpisi je dato u primjeru 1.
Po želji, ugovorne strane mogu ugovorom odrediti da poruke u email klijentima i instant messengerima, te SMS poruke imaju pravnu snagu.
PITANJE 4: KAKO PAPIRNOM PISMU PRILOŽITI ELEKTRONSKI DOKUMENT?
Paketi dokumenata se šalju iz organizacije sa propratnim pismima. Elektronski dokumenti nisu izuzetak. Ali ponekad morate poslati propratno pismo s nekoliko papirnih i nekoliko elektronskih priloga. U tom slučaju prvo morate pripremiti elektronsku aplikaciju: snimiti je na CD ili fleš karticu. Zatim napišite propratno pismo. Na kraju, stavite umetak u kovertu sa diskom ili fleš diskom.
Glavni detalji propratno pismo- rekvizit 19 “Oznaka dodatka”.
Evo primjera dizajna propratnog pisma (Primjer 2) i omota diska (Primjer 3).
PITANJE 5: KAKO ČUVATI ELEKTRONSKE DOKUMENTE?
Glavni princip čuvanja elektronskih dokumenata je da nema diskriminacije na osnovu medija! Arhivska pravila su ista za papirne i elektronske datoteke. Međutim, postoje neke posebne karakteristike za skladištenje elektronskih dokumenata. Oni su navedeni u Pravilima za organizovanje čuvanja, nabavke, evidentiranja i korišćenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih dokumenata u državnim organima, jedinicama lokalne samouprave i organizacijama (u daljem tekstu: Pravila iz 2015. godine).
Prije slanja elektronskog dokumenta na pohranu, preuzima se iz programa u kojem je kreiran i pohranjuje se u nepromjenjivom formatu: Pravila iz 2015. preporučuju PDF/A, ali će organizacija morati kupiti softver raditi s tim. Optimalni format za spremanje elektronskih dokumenata, koji je pogodan za mnoge organizacije, je PDF.
Elektronski fajl se snima na posebnom elektronskom mediju. Najbolja opcija je CD za jednokratno upisivanje. Pravila iz 2015. zahtijevaju snimanje elektronske datoteke na dva diska: jedna kopija je radna kopija, druga je glavna. Ovo se odnosi samo na slučajeve trajnog i dugotrajnog (preko 10 godina) perioda skladištenja. Ako datoteka ima rok trajanja od pet godina, onda se može izbjeći arhiviranjem jednostavnim pohranjivanjem u nepromjenjivom formatu. Ako takav slučaj još uvijek treba prenijeti na pohranu, tada će biti dovoljno snimiti ga na jedan disk.
Za svaki slučaj je dizajniran poklopac (Primjer 4).
Elektronski fajlovi na diskovima se prenose u arhivu u skladu sa procedurom usvojenom u organizaciji.
RESUME
- Elektronski dokumenti postoje u elektronskom obliku od stvaranja do uništenja.
- Možete raditi sa elektronskim dokumentima na bilo kom mediju.
- Organizacije uspostavljaju pravila za razmjenu elektronskih dokumenata u međusobnom sporazumu.
- Elektronski dokument se može priložiti uz papirnato pismo. Prijava je sastavljena u skladu sa GOST R 7.0.97. Sistem standarda za informisanje, biblioteku i izdavaštvo. Organizaciona i administrativna dokumentacija. Zahtjevi za dokumentaciju.
- Elektronski dokumenti se prenose u arhivu organizacije na CD-ovima izdatim u skladu sa Pravilima iz 2015. godine.
Elektronski dokument je dokumentovana informacija predstavljena u elektronskom obliku, odnosno u obliku pogodnom za ljudsko sagledavanje pomoću elektronskih računara, kao i za prenos preko informacionih i telekomunikacionih mreža ili obradu u informacioni sistemi(Član 11.1, član 2 Saveznog zakona od 27. jula 2006. br. 149-FZ „O informacijama, informacione tehnologije i o zaštiti informacija").
Prema definiciji predstavljenoj u klauzuli 3.1 "GOST R 7.0.8-2013. Nacionalni standard Ruske Federacije. Sistem standarda za informacije, biblioteku i izdavaštvo. Kancelarijski rad i arhiviranje. Termini i definicije" (odobren Naredbom Rosstandarta od 17.10.2013. broj 1185-st), elektronski dokument je dokument čiji se podaci prikazuju u elektronskom obliku.
U ovom slučaju, elektronski dokument karakteriše:
- autentičnost je svojstvo elektronskog dokumenta koje garantuje da je elektronski dokument identičan deklarisanom;
- pouzdanost - svojstvo elektronskog dokumenta u kojem je sadržaj elektronskog dokumenta potpun i tačan prikaz transakcija, aktivnosti ili činjenica koje se provjeravaju i kojem se može vjerovati u narednim transakcijama ili narednim aktivnostima;
- integritet - stanje elektronskog dokumenta u kojem nije bilo promjena od njegovog nastanka;
- Pogodnost za upotrebu je svojstvo elektronskog dokumenta koje omogućava da se on lokalizuje i reprodukuje u bilo kom trenutku.
Na osnovu ovoga možemo zaključiti da je elektronski dokument svaki dokument koji je predstavljen u elektronskom obliku, uključujući skeniranu sliku dokumenta, fajl ukucan u uređivaču teksta itd.
Istovremeno, elektronski dokumenti se mogu formalizovati, tj. sastavljen u obliku koji dopušta korištenje softver prepoznaju njihov sadržaj i neformalizirani (na primjer, skenirana kopija).
U sklopu razmjene elektronskih dokumenata, strane mogu koristiti i formalne i neformalne dokumente. Izuzetak je kada je zakonom utvrđen obavezan format za razmjenu određenog dokumenta (na primjer, format fakture). Ali ako dokument nije formalizovan, njegovo prihvatanje i priznavanje moguće je samo uz ljudsko učešće.
Za razmjenu dokumenata elektronskim putem bez ljudskog učešća u prepoznavanju teksta ovih dokumenata, potrebno je sve dokumente sastaviti u formalizovanom obliku, tj. u formatu koji može koristiti softver svih učesnika na razmjeni.
