Opis poslova sekretara
ODOBRIO sam
Generalni direktor
Prezime I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.
1. Opće odredbe
1.1. Sekretar spada u kategoriju tehničkih izvođača.
1.2. Sekretar se imenuje i razrješava nalogom generalnog direktora društva.
1.3. Sekretar odgovara direktno generalnom direktoru / rukovodiocu strukturne jedinice preduzeća.
1.4. Za vrijeme odsustva sekretara, njegova prava i dužnosti prenose se na drugog službenika, kako je objavljeno u nalogu organizacije.
1.5. Na mesto sekretara postavlja se lice koje ispunjava sledeće uslove: stručna sprema - viša, nepotpuna viša ili srednja stručna, iskustvo na sličnim poslovima najmanje šest meseci, poznavanje kancelarijske opreme (faks, fotokopir aparat, skener, štampač), Microsoft Office programi (Word, Excel).
1.6. Sekretar se u svojim aktivnostima rukovodi:
- zakonodavni akti Ruske Federacije;
- Statut društva, interni pravilnik o radu i drugi propisi društva;
- naredbe i uputstva rukovodstva;
- ovaj opis posla.
2. Poslovna zaduženja sekretara
Sekretar obavlja sljedeće poslove:
2.1. Obavlja poslove na organizacionoj i tehničkoj podršci administrativno-administrativnim poslovima rukovodioca.
2.2. Prihvata korespondenciju primljenu na razmatranje od strane rukovodioca, prenosi je u skladu sa donijetom odlukom strukturnim jedinicama ili određenom izvršiocu na korištenje u procesu rada ili pripremanju odgovora.
2.3. Prihvata dokumente i lične izjave na potpis menadžera.
2.4. Odgovara na telefonske pozive, snima i prenosi službene informacije rukovodiocu, organizuje telefonske razgovore sa rukovodiocem.
2.5. U ime upravnika sastavlja pisma, zahtjeve i druge dokumente.
2.6. Obavlja poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje održava rukovodilac (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje učesnika o vremenu i mjestu održavanja, dnevnom redu, njihovoj registraciji), vodi i sastavlja zapisnike sastanaka i sastanaka.
2.7. Prati izvršenje od strane zaposlenih u preduzeću izdatih naredbi i uputstava, kao i poštovanje rokova za ispunjavanje uputstava i instrukcija rukovodioca, uzetih pod kontrolu.
2.8. Omogućava radnom mjestu menadžera potrebnu organizacionu opremu, kancelarijski materijal i stvara uslove za efikasan rad menadžera.
2.9. Organizuje prijem posetilaca, omogućava brzo razmatranje zahteva i sugestija zaposlenih.
2.10. Formira dosijee u skladu sa odobrenom nomenklaturom, obezbeđuje njihovu sigurnost i dostavlja ih arhivi u utvrđenom roku.
2.11. Organizuje poslovna putovanja za menadžera: naručuje avionske i željezničke karte, rezervira hotele.
2.12. Obavlja pojedinačne službene zadatke od svog neposredno pretpostavljenog.
3. Prava sekretara
Sekretar ima pravo:
3.1. Primati informacije, uključujući i povjerljive informacije, u obimu potrebnom za rješavanje dodijeljenih zadataka.
3.2. Podnesite prijedloge menadžmentu za poboljšanje vašeg rada i rada kompanije.
3.3. Tražiti lično ili u ime menadžera od odjela preduzeća i drugih stručnjaka informacije i dokumente potrebne za obavljanje njegovih službenih dužnosti.
3.4. Zahtijevajte od menadžmenta da stvori normalne uslove za obavljanje službenih dužnosti i sigurnost svih dokumenata nastalih kao rezultat aktivnosti kompanije.
3.5. Donosite odluke u okviru svoje nadležnosti.
4. Odgovornost sekretara
Sekretar je odgovoran:
4.1. Za neizvršavanje i/ili neblagovremeno, nesavjesno obavljanje službene dužnosti.
4.2. Za nepoštivanje važećih uputstava, naredbi i propisa o čuvanju poslovne tajne i povjerljivih informacija.
4.3. Za kršenje internog pravilnika o radu, radne discipline, pravila sigurnosti i zaštite od požara.
Opis poslova sekretara
Ovaj opis posla je razvijen i odobren na osnovu ugovora o radu sa Natalijom Vladimirovnom Ivanovom iu skladu sa
odredbe Zakona o radu Ruske Federacije i druge regulative
akti koji uređuju radne odnose u Ruskoj Federaciji.
1. Opće odredbe
1.1. Sekretar spada u kategoriju tehničkih rukovodilaca, prima se i razrješava po nalogu direktora preduzeća.
1.2. Za sekretara se postavlja lice sa višom stručnom spremom, bez ispunjenja uslova za radno iskustvo, ili srednje stručne spreme i radnog iskustva u specijalnosti od najmanje 2 godine.
1.3. Sekretar menadžera odgovara direktno rukovodiocu preduzeća.
1.4. U svom radu sekretara direktora rukovodi se:
regulatorna dokumenta o obavljenom poslu;
metodološki materijali koji se odnose na relevantna pitanja;
statut preduzeća;
propisi o radu;
nalozi i uputstva direktora preduzeća (direktnog rukovodioca);
ovaj opis posla.
1.5. Sekretar menadžera mora znati:
rezolucije, uputstva, naredbe i drugi materijali za uputstva i regulatorna dokumenta koja se odnose na delatnost preduzeća i vođenje evidencije;
struktura i upravljanje preduzećem i njegovim odeljenjima;
organizacija uredskog rada;
metode registracije i obrade dokumenata;
arhivski rad;
strojopis;
pravila za korištenje interfona;
standardi za jedinstven sistem organizacione i administrativne dokumentacije;
pravila za štampanje poslovnih pisama standardnim obrascima;
osnove etike i estetike;
pravila poslovne komunikacije;
osnove organizacije rada i upravljanja;
pravila za rukovanje računarskom opremom;
osnove upravnog prava i radnog zakonodavstva;
interni propisi o radu;
pravila i propise o zaštiti na radu.
1.6. Za vrijeme odsustva sekretara upravnika, njegove poslove na propisan način obavlja imenovani zamjenik, koji snosi punu odgovornost za pravilno obavljanje poslova koji su mu povjereni.
2. FUNKCIJE
Sekretaru direktora dodjeljuju se sljedeće funkcije:
2.1. Obavljanje poslova na organizacionoj i tehničkoj podršci administrativno-administrativnim poslovima rukovodioca preduzeća.
2.2. Vođenje evidencije.
2.3. Organizacija prijema posjetilaca.
3. POSLOVNE ODGOVORNOSTI
Za obavljanje funkcija koje su mu poverene, sekretar direktora preduzeća dužan je da:
3.1. Vrši poslove na organizacionoj i tehničkoj podršci administrativno-administrativnim poslovima rukovodioca preduzeća.
3.2. Prihvatati korespondenciju primljenu na razmatranje od strane rukovodioca, prenijeti je u skladu sa donesenom odlukom strukturnim jedinicama ili određenim izvršiocima na korištenje u procesu rada ili pripremanju odgovora.
3.3. Obavljati kancelarijski posao, obavljati različite operacije koristeći kompjutersku tehnologiju dizajniranu za prikupljanje, obradu i prezentiranje informacija prilikom pripreme i donošenja odluka.
3.4. Prihvatite dokumente i lične izjave na potpis od strane rukovodioca preduzeća.
3.5. Pripremite dokumente i materijale neophodne za rad menadžera.
3.6. Pratiti blagovremeni pregled i dostavljanje od strane strukturnih jedinica i pojedinih izvršilaca dokumenata primljenih na izvršenje, provjeravati ispravnost pripremljenih nacrta dokumenata koji se dostavljaju rukovodiocu na potpis, te osigurati njihovo kvalitetno uređivanje.
3.7. Organizovati telefonske razgovore sa rukovodiocem, snimati primljene informacije u njegovom odsustvu i saopštavati mu njihov sadržaj, prenositi i primati informacije putem interfonskih uređaja (telefaks, teleks i sl.), kao i telefonske poruke, saopštavati mu u pravovremene informacije primljene putem komunikacijskih kanala.
3.8. U ime rukovodioca sastavljati pisma, zahtjeve, druge dokumente i pripremati odgovore autorima pisama.
3.9. Vrši rad na pripremi sastanaka i sastanaka koje održava rukovodilac (prikupljanje potrebnih materijala, obaveštavanje učesnika o vremenu i mestu održavanja, dnevnom redu, njihovoj registraciji), vođenje i sastavljanje zapisnika sa sastanaka i sastanaka.
3.10. Pratiti izvršavanje od strane zaposlenih u preduzeću izdatih naredbi i uputstava, kao i poštovanje rokova za ispunjavanje uputstava i uputstava rukovodioca preduzeća, uzetih pod kontrolu.
3.11. Održavajte kontrolni i registarski fajl.
3.12. Omogućiti radnom mjestu rukovodioca potrebnu organizacionu opremu, kancelarijski materijal i stvoriti uslove za njegov efikasan rad.
3.13. Po nalogu rukovodioca štampati službene materijale neophodne za njegov rad ili unositi aktuelne podatke u banku podataka.
3.14. Organizovati prijem posetilaca, omogućiti brzo razmatranje zahteva i sugestija zaposlenih.
3.15. Formirati dosijee u skladu sa odobrenom nomenklaturom, osigurati njihovu sigurnost i dostaviti ih arhivi u utvrđenom roku.
3.16. Kopirajte dokumente na lični fotokopir aparat.
Sekretar ima pravo:
4.1. Upoznajte se sa nacrtima odluka menadžmenta preduzeća u vezi sa njegovim aktivnostima.
4.2. Predlozi za unapređenje rada u vezi sa odgovornostima predviđenim ovim uputstvom dostaviti na razmatranje menadžmentu.
4.3. Primati od rukovodilaca strukturnih odjeljenja, specijalista informacije i dokumente potrebne za obavljanje njihovih radnih obaveza.
4.4. Zahtevati od menadžmenta preduzeća pomoć u obavljanju službenih dužnosti i prava.
5. ODGOVORNOST
Sekretar je odgovoran:
5.1. Za neizvršavanje (nepravilno obavljanje) radnih zadataka predviđenih ovim opisom poslova, u granicama utvrđenim važećim zakonodavstvom o radu.
5.2. Za prekršaje učinjene u obavljanju svoje djelatnosti - u granicama utvrđenim važećim upravnim, krivičnim i građanskim zakonodavstvom.
5.3. Za nanošenje materijalne štete - u granicama utvrđenim važećim radnim, krivičnim i građanskim zakonodavstvom.
Pročitao sam ovaj opis posla: Datum. Potpis.
1. Opće odredbe
1.1. Sekretar spada u kategoriju stručnjaka za preduzeća i angažuje ga i razrješava direktor.
1.2. Osnovni zadatak sekretara je organizaciono-dokumentaciona podrška poslovima upravljanja.
1.3. Sekretar odgovara direktno generalnom direktoru Društva.
1.4. Sekretar mora posedovati veštine organizacije rada sa dokumentima, sastavljanja dokumentacije, organizovanja rukovodećih poslova, korišćenja računarske i organizacione opreme (faks, štampač, skener, fotokopir aparat, mini automatska telefonska centrala), poznavati radnu kulturu i radnu etiku, zdravlje na radu. , sigurnost i zaštita od požara.
2. Funkcije
Sekretaru se dodjeljuju sljedeće funkcije:
2.1. Informativne i referentne usluge u vezi sa dokumentima kompanije.
2.2. Metodološko vođenje i kontrola nad organizacijom kancelarijskog rada u strukturnim odjeljenjima Društva.
2.3. Dokumentovanje aktivnosti savjetodavnih tijela Društva.
2.4. Operativne i organizacione usluge menadžmentu.
2.5. Vođenje i priprema kadrovske dokumentacije i kadrovske evidencije.
3. Poslovna zaduženja
Sekretar mora:
3.1. Pripremiti potrebnu dokumentaciju, osigurati finansijsko-ekonomske aktivnosti Društva.
3.2. Omogućavaju prijem, računovodstvo, registraciju, kontrolu izvršenja dokumenata, informacione i referentne usluge i čuvanje informacija o dokumentima.
3.3. Pratiti kvalitet pripreme, ispravnost izrade, koordinaciju i odobravanje dokumenata koji se dostavljaju na potpis rukovodstvu preduzeća.
3.4. Pratiti izvršenje dokumenata i instrukcija rukovodstva, preduzimati hitne mjere u cilju njihovog blagovremenog i kvalitetnog izvršenja.
3.5. Primajte i distribuirajte dolaznu poštu, kao i šaljite odlaznu poštu.
3.6. Održavajte operativnu komunikaciju sa trećim organizacijama (komercijalnim i državnim).
3.7. Primite posetioce.
3.8. Izvođenje poslova na dokumentacionoj podršci za upravljanje kadrovima kompanije:
Priprema narudžbi za osoblje;
Upis ličnih karata obrasca N T-2 ili ličnih karata;
Upis radnih knjižica;
Registracija i održavanje ugovora o radu (ugovora);
Priprema putnih isprava;
Upis potvrde o nesposobnosti za rad;
Vođenje evidencije radnog vremena;
Priprema i čuvanje lokalnih propisa o osoblju;
Organizovanje blagovremenog upoznavanja novozaposlenih u Kompaniji sa dokumentacijom potrebnom za obavljanje radnih zadataka, kao i upoznavanje zaposlenih sa potpisima sa nalozima, uputstvima rukovodioca Društva, rukovodilaca strukturnih sektora i drugim dokumentima o kadrovima upravljanje kompanijom;
Izdavanje uvjerenja o radnom iskustvu i platama.
3.9. Osigurajte rad kucanja i kopiranja.
3.10. Provesti godišnju selekciju dokumenata za arhivsko skladištenje ili uništenje.
3.11. Primajte i distribuirajte pozive.
3.12. Osigurati funkcionisanje ureda, naručiti vodu, hranu za pauze za kafu i kancelarijski materijal.
3.13. Sprovedite pojedinačne instrukcije rukovodstva.
Sekretar ima pravo:
4.1. Zatražite od funkcionalnih službi potrebne materijale, kao i objašnjenja razloga kašnjenja u izvršenju zadataka i uputstva rukovodstva.
4.2. Pregledati dokumente i proslijediti ih na izvršenje rukovodiocima i stručnjacima Kompanije.
4.3. Donosite odluke u okviru svoje nadležnosti.
4.4. Interakcija sa svim službama (zaposlenicima) Kompanije po pitanjima provjere izvršenja dokumenata i dostavljanja potrebnih informacija menadžmentu.
5. Odgovornost
Sekretar je odgovoran za;
5.1. Kvalitet dokumenata koji se dostavljaju na potpis menadžmentu preduzeća.
5.2. Nemaran, nemaran odnos prema registraciji i održavanju dokumenata.
5.3. Sigurnost dokumentacije, otkrivanje informacija.
5.4. Nejasno i neblagovremeno obavljanje poslova predviđenih ovim uputstvom.
Tipičan uzorak
ODOBRIO sam
___________________________________ (inicijal, prezime)
(naziv organizacije, pred-_____________________
prijem i sl., njegov organizacioni (direktor ili drugi službenik)
pravni oblik) službeno lice, ovlašteno
šta se mora tvrditi
konačna uputstva)
" " ____________ 20__ godine
Opis posla
Sekretar načelnika
______________________________________________
(naziv organizacije, preduzeća, itd.)
" " ______________ 20__ godine N________
Ovaj opis posla je izradio i odobrio
na osnovu ugovora o radu sa ________________________________________________
(naziv pozicije osobe za koju
_______________________________________________________________ iu skladu sa
ovaj opis posla je sastavljen)
odredbe Zakona o radu Ruske Federacije i druge regulative
akti koji uređuju radne odnose u Ruskoj Federaciji.
I. Opće odredbe
1.1. Sekretar menadžera pripada tehničkoj kategoriji
izvođači.
1.2. Osoba koja ima
visoko stručno obrazovanje, bez uslova za iskustvo
rad, odnosno srednje stručno obrazovanje i radno iskustvo
specijalnost najmanje __________ godina.
1.3. Imenovanje na mjesto sekretara načelnika i razrješenje
od nje se vrši po nalogu rukovodioca preduzeća po prezentaciji
1.4. Sekretar mora znati:
- odluke, uputstva, naredbe, druga uputstva i
regulatorna dokumenta viših i drugih organa koji se tiču
aktivnosti preduzeća;
- propise, uputstva, druga regulatorna dokumenta za održavanje
uredski rad;
- strukturu i upravljanje preduzećem i njegovim sektorima;
- statut preduzeća;
- organizacija kancelarijskog rada;
- metode registracije i obrade dokumenata;
- arhivski rad;
- kucanje;
- pravila korišćenja interfona;
- standardi jedinstvenog organizacionog i administrativnog sistema
dokumentacija;
- pravila za štampanje poslovnih pisama standardnim obrascima;
- osnove etike i estetike;
- pravila poslovne komunikacije;
- pravila za rad sa računarskom opremom;
- osnove upravnog prava i radnog zakonodavstva;
- interni pravilnik o radu;
- pravila i propise zaštite na radu, sigurnosne mjere,
industrijska sanitacija i zaštita od požara;
1.5. Sekretar odgovara direktno menadžeru
________________________________________________________________________.
(preduzeće, strukturna jedinica)
1.6. Za vrijeme odsustva sekretarice (godišnji odmor, bolest i sl.), njegova
poslove obavlja lice imenovano u skladu sa utvrđenom procedurom,
koji stiče odgovarajuća prava i snosi odgovornost za
pravilno obavljanje zadataka koji su mu dodijeljeni.
1.7. ______________________________________________________________.
II. Poslovna zaduženja
sekretar:
2.1. Obavlja poslove na organizacionoj i tehničkoj podršci
administrativne i administrativne aktivnosti menadžera.
2.2. Prihvata podnesak na razmatranje od strane menadžera
prepisku, prenosi je u skladu sa donijetom odlukom u
strukturnih jedinica ili specifičnih izvođača za upotrebu u
proces rada ili priprema odgovora.
2.3. Obavlja kancelarijski posao, obavlja razne poslove sa
korištenje kompjuterske tehnologije dizajnirane za prikupljanje, obradu i
prezentovanje informacija prilikom pripreme i donošenja odluka.
2.4. Prihvata dokumente i lične izjave na potpis menadžera.
2.5. Priprema dokumente i materijale neophodne za rad
vođa.
2.6. Osigurava blagovremeni pregled i podnošenje.
strukturne podjele i konkretne izvršioce dokumenata,
dostavlja se upravniku na potpis, osigurava njihov kvalitet
uređivanje.
2.7. Organizuje telefonske razgovore sa menadžerom,
bilježi informacije koje je primio u njegovom odsustvu i ukazuje mu na to
informacije njen sadržaj, prenosi i prima informacije putem
prijemni i interfonski uređaji (telefaks, teleks itd.), kao i
telefonskim porukama, blagovremeno mu skreće pažnju na informacije,
primljene putem komunikacijskih kanala.
2.8. U ime rukovodioca sastavlja pisma, molbe itd.
dokumenta, priprema odgovore autorima pisama.
2.9. Obavlja poslove na pripremi sastanaka i konferencija,
vrši rukovodilac (prikupljanje potrebnog materijala, obaveštenje
učesnike o vremenu i mjestu sastanka, dnevnom redu, njihovoj registraciji),
vodi i priprema zapisnike sa sastanaka i konferencija.
2.10. Prati izvršenje od strane zaposlenih u preduzeću
izdate naredbe i uputstva, kao i poštovanje rokova
ispunjavanje instrukcija i instrukcija rukovodioca, uzeto pod kontrolu.
2.11. Održava kontrolni i registarski fajl.
2.12. Omogućava radnom mjestu menadžera potrebnim
organizaciona oprema, kancelarijski materijal,
stvara uslove pogodne za efikasan rad lidera.
2.13. Štampa službene materijale po uputstvu menadžera,
neophodna za njegovo funkcionisanje, ili unosi aktuelne podatke u banku podataka.
2.14. Organizuje prijem posetilaca, promoviše efikasnost
razmatranje zahtjeva i sugestija zaposlenih.
2.15. Formira predmete u skladu sa odobrenom nomenklaturom,
osigurava njihovu sigurnost i blagovremeno ih dostavlja u arhiv.
2.16. Obavlja pojedinačne službene poslove rukovodioca.
2.17. _____________________________________________________________.
III. Prava
Sekretar ima pravo:
3.1. Upoznajte se sa nacrtima odluka uprave preduzeća,
vezano za njegove aktivnosti.
3.2. Dostaviti prijedloge na razmatranje menadžmentu
unapređenje rada u vezi sa predviđenim odgovornostima
ovo uputstvo.
3.3. U granicama svoje nadležnosti, odmah obavijestite
menadžeru o svim nedostacima uočenim u procesu ispunjavanja njihovih
radne obaveze i davati prijedloge za njihovo otklanjanje.
3.4. Zatražite lično ili u ime uprave kompanije od
informacije i dokumenti strukturnih jedinica i specijalista,
neophodni za obavljanje svojih radnih obaveza.
3.5. Zahtijevajte od menadžmenta preduzeća da pruži pomoć u
vršenje službenih dužnosti i prava.
3.6. ______________________________________________________________.
IV. Odgovornost
Sekretar je odgovoran:
4.1. Za nepravilno obavljanje ili neispunjavanje svojih dužnosti
dužnosti predviđene ovim opisom poslova, u
u granicama utvrđenim radnim zakonodavstvom Ruske Federacije.
4.2. Za prekršaje učinjene u vršenju svojih
djelatnosti - u granicama utvrđenim upravnim, krivičnim i
građansko zakonodavstvo Ruske Federacije.
4.3. Za nanošenje materijalne štete - u navedenim granicama
radno i građansko zakonodavstvo Ruske Federacije.
Opis posla je izrađen u skladu sa ________________
(ime,
_____________________________.
broj i datum dokumenta)
Rukovodilac strukturne jedinice (inicijal, prezime)
_________________________
(potpis)
" " _____________ 20__ godine
DOGOVOREN:
Šef pravnog odjela
(inicijal, prezime)
_____________________________
(potpis)
" " ________________ 20__
Pročitao sam uputstva: (inicijal, prezime)
_________________________
(potpis)
Svakom javnom uredu potrebna je osoba koja će pozdraviti posjetioce. Odlične komunikacijske vještine putem telefona i e-pošte važne su za recepcionere, ali sposobnost osobne komunikacije je ono što razlikuje recepcionera od predstavnika korisničke službe. Uostalom, kada osoba (dobavljač, kupac, partner) uđe u kancelariju, prvo što vidi je sekretarica, a prvi utisak je uvijek važan.
Koraci
Potrebne kvalifikacije
- Odličan način da organizujete svoj radni prostor je da odvojite vreme da svoje dokumente sortirate po redosledu koji vam odgovara. Veoma je važno znati koji dokumenti i informacije mogu biti potrebni vašem šefu, kolegama ili klijentima. Čuvajte sve dokumente u zasebnim fajlovima. Mogu biti na ekranu vašeg računara ili u papirnoj formi. Sortirajte dokumente redoslijedom koji vam odgovara. Ako su vam potrebne šarene naljepnice, upotrijebite ih.
- Biti organizovan znači i tražiti u sebi motivaciju za rad. Ne treba vam niko drugi da vas kontroliše. Ako ste organizirani, znat ćete koje zadatke treba raditi svakodnevno, a koje prvo.
- Držite brojeve telefona pri ruci. Ima ih jako, jako puno, na primjer telefonski brojevi zaposlenih, izvođača radova, partnera, hitni kontakti i tako dalje. Biće vam potrebni u bilo kom trenutku. Čuvajte ih u Rolodexu ili drugom odgovarajućem kompjuterskom programu.
-
Proučavati moderne tehnologije. Uređaj broj jedan s kojim sekretarica radi je telefon, pa naučite sve tipke i funkcije. Kompjuterska pismenost je takođe važna: većina sekretara bi trebalo da bude u stanju da koristi e-poštu i da radi sa elektronskim dokumentima. Takođe je korisno znati kako napraviti tabelu u Excel-u i biti u mogućnosti koristiti industrijske programe.
- Imajte na umu da ako pored svog stola imate aparat za fotokopir, skener ili štampač, vi ćete ih stalno koristiti (i pomagati kolegama koji imaju problema da ih koriste). Kada saznate koje mašine se koriste u vašoj kancelariji, upoznajte se sa osnovnim funkcijama ovih mašina, kao i kako da rešite najčešće probleme.
-
Budite pouzdani zaposlenici. Svi uvijek računaju na sekretaricu. Ako se niko ne javlja na pozive kompaniji ili postoji čitav niz ljudi koji čekaju odgovor, onda je to manifestacija slabosti kompanije. Rješavanje ovakvih problema trebao bi biti vaš prioritet. Ako vaš menadžment zna da se na vas može računati i da je uvijek tu da pomogne, tada ćete postati nezamjenjivi.
Naučite dobro je slušati . Veliki dio posla sekretarice je slušanje ljudi. Čuti pitanje klijenta preko telefona, dobiti informacije koje su vam potrebne - sve je to samo manifestacija sposobnosti slušanja. Sposobnost da pravilno čujete informacije učiniće vas efikasnijim. Probleme ćete moći brže rješavati ako jasno razumijete šta tačno osoba traži od vas.
Vodite beleške o svemu. Ako vas šef zamoli da nešto učinite, zapišite detalje. Ako klijent zove, zapišite podatke o njemu (ime, kontakt informacije, svrha poziva itd.). Bilješke su odličan način da ostanete organizirani i podsjetit će vas na sve male stvari koje biste bez njih zaboravili za nekoliko sati. Vodite beleške u beležnici i držite je sa sobom sve vreme. Iznenadićete se koliko oni mogu biti korisni, posebno ako pokušavate da se setite šta je želela osoba koja vas je zvala pre pet sati.
- Pobrinite se da ste detaljno zapisali poruku i ponovo pročitajte ono što ste napisali. I što je najvažnije, nemojte se bojati još jednom provjeriti poruku i kontakt informacije osobe koja vas zove. Samo tako možete biti sigurni da ste sve ispravno napisali.
-
Odgovorite na telefon pristojno koristeći standardne pozdrave. Na primjer: „[ime kompanije], dobar dan. Moje ime je XXX, kako vam mogu pomoći?" Pokušajte odgovoriti nakon prvog ili drugog zvona telefona. Neprihvatljivo je tjerati ljude da čekaju duže od jednog minuta (vjerujte mi na riječ, mnogo je duže nego što mislite).
- Pažljivo slušajte imena onih koji vas zovu. Ako je potrebno, ponovite ime pozivaoca. Mobilni telefoni često izobličavaju zvuk. Zapišite ime osobe s kojom razgovarate ako je teško izgovoriti.
- Ako prebacujete poziv na drugu stranu, učinite to koristeći standardne fraze: “Molim vas, pričekajte jedan minut.” Ako je pretplatnik zauzet, možete reći: „Izvinite, XXX je na telefonu. Hoćeš li sačekati dok se ne oslobodi ili želiš ostaviti neku poruku?” Uljudno zahvalite pozivaocu i postupite u skladu sa njegovim željama.
-
Tretirajte sve kurire ili dostavljače sa istim profesionalizmom i poštovanjem kao i svaki drugi posjetilac.
Provjerite je li vaš potpis čitljiv. Možda će kuririma biti potrebna uputstva gdje ostaviti pakete. Obavezno kontaktirajte odgovarajuće osoblje s ovim problemom. Ponašajte se pristojno prema klijentima koji dođu u Vašu kancelariju.
Nakon što se posjetilac predstavi i kaže kome je došao, kontaktirajte osobu kojoj je posjetilac došao i obavijestite ga da je došao kod njega. Standardna fraza za takav slučaj je: „Tatjana Ivanovna, gospodin Petrov iz XXX Corporation je došao da vas vidi. Imate zakazan termin u 14 sati.” Uvijek saznajte ime i prezime posjetitelja, kao i kompaniju koju predstavljaju. Također je korisno saznati ima li zakazan sastanak. Zaposlenik kome je posjetilac došao mora vam reći gdje posjetilac treba da ide i koliko dugo čeka na sastanak. Posjetiocu možete reći: „Tatjana Ivanovna će doći za 5 minuta. Molim vas, sedite.”
-
Ispravno ponašanje Budite pozitivni.
- Sekretar je zaštitno lice kompanije. Klijent ga prvi vidi, a on se i prvi javlja na poziv. Niko ne želi da bude dočekan kiselim izrazom lica ili iritiranim tonom. Postavite pravilo da se uvijek smijete i budete vedra i optimistična osoba. Ne zaboravite biti strpljivi s teškim klijentima, čak i ako je vaše strpljenje na granici.
-
Čak i ako naiđete na teškog klijenta, podsjetite se da ste jaka, sretna osoba. Recite sebi da činite sve da im pomognete. Bolje je biti miran i uravnotežen nego eksplodirati i izgledati ljutito i neugodno. Uvijek budite spremni ljubazno pozdraviti klijenta.
- Uvijek je važno pozdraviti kupce na prijateljski način. Čak i ako morate završiti svoj zadatak prije nego što možete pomoći osobi, važno je da je pozdravite tako da se osjeća viđeno i zna da ćete mu uskoro pomoći.
-
Najbolje je koristiti fraze poput „Zdravo! Dobrodošli u [ime kompanije]" ili "Dobro jutro! Sjednite. Pomoći ću ti za minut.” Budi . Pokažite poštovanje prema ljudima. Tretirajte sve kao najvažniju osobu koja je tog dana ušla u vašu kancelariju. To je tvoj posao. Nikoga nije briga da li ste ujutro zaglavljeni u saobraćaju, pocepana vam je nova torbica ili ste izgubili omiljeni CD. Ostavite sve lične stvari kod kuće. Čak i ako vam se ne sviđa klijent ili njegovo ponašanje, pretvarajte se da ste sretni što ga vidite. Uvjerite se da je osoba potpuno opuštena i da rado razgovara s vama.
-
Obucite se prikladno. Vi predstavljate svoju kompaniju, tako da se morate prikladno obući. Kupite kancelarijsku odjeću. Ako ste sekretar u određenoj vrsti kompanije (kao što je prodavnica odeće), možete kupiti neke od artikala koje vaša prodavnica nudi. Pokušajte da se oblačite konzervativno, osim ako radite na mestu gde je naglašena moda, stil ili drugi faktori.
- Provjerite ima li kompanija u kojoj radite određeni kodeks oblačenja. Ležerni stil može biti dovoljan, ali nemojte pretjerivati u neformalnom oblačenju (trenirka se nikada ne smije nositi na posao).
- Nemojte miješati lično sa poslom. Ovo pravilo važi i za upotrebu mobilnih telefona i e-pošte. Odeljenje za informacione tehnologije može pratiti aktivnosti vašeg računara.
- Zapamtite ko vam plaća platu i uvijek ih poštujte.
- Budite ljubazni prema svojim menadžerima i pitajte ih možete li im pomoći oko dodatnih zadataka u slobodno vrijeme.
- Napišite bilješke na karbonskom papiru i dajte drugu kopiju osobi kojoj je namijenjena. Ili koristite notes na koji se lako možete obratiti da biste lakše zapamtili ime ili broj telefona.
- Razvrstavanje pošte obično je dio posla sekretarice. Prvog dana saznajte kako stiže pošta, ko je donosi i kada.
- Pronađite nekoga ko vas može zamijeniti kada idete na toalet, na sastanak, ručak ili na odmor. Tako ćete izbjeći pojavu ljutitih ljudi koji čekaju vaš povratak.
- Pitajte svoje kolege da li im treba pomoć oko nečega. Bolje je steći prijatelje pomažući ljudima nego neprijatelje koji će se žaliti na tebe.
- Uvijek budite spremni raditi nove zadatke, kao i rutinske zadatke. Znanje dolazi sa iskustvom.
-
Mora imati vrhunske organizacione sposobnosti. Sekretar je zaštitno lice kompanije. To je osoba s kojom klijent prvi razgovara, a kolege se obraćaju za razne informacije. Osim što primaju pozive i posjetioce, sekretarice često komuniciraju s klijentima, organiziraju događaje, sastanke i tako dalje. Da bi se nosio sa svim ovim obavezama, sekretar mora biti u stanju organizirati svoje vrijeme, jer mora kontrolirati nekoliko stvari istovremeno. Osoba neće dugo raditi kao sekretarica ako ne može žonglirati s više od jednog zadatka istovremeno i odrediti im prioritete.
