Pogledajte šta je "EDS" u drugim rječnicima. Šta trebate znati o razmjeni elektronskih dokumenata Sistemi elektronskog upravljanja dokumentima uključuju

Zdravo, dragi kolega! Razvoj informacione tehnologije ne miruje, a zajedno s njima se razvijaju i poslovni procesi, a neke stvari potpuno nestaju. Dakle, postepeno razne kompanije, uključujući vladine agencije, prelaze sa papirnog upravljanja dokumentima na elektronsko. Koncept “ elektronsko upravljanje dokumentima“, razmotrit ćemo glavne oblike sistematizacije i implementacije u ovom članku. Ostanite sa nama. Nadam se da će predstavljene informacije značajno smanjiti vremenske, radne i finansijske troškove vašeg poslovanja ili, ako tek planirate da postanete preduzetnik, sprečiti greške u tom pravcu.

1. Šta je elektronsko upravljanje dokumentima i koje vrste EDI postoje?

Prije samo 5 godina, takav koncept kao što je „elektronski sistem upravljanja dokumentima“ vrlo rijetko se mogao sresti. Postepeno, uvođenjem kompjuterske tehnologije u naše živote, počela se uvoditi razmjena podataka bez upotrebe papirnih medija.

Elektronsko upravljanje dokumentima u Rusiji je moderna tehnologija, što vam omogućava da značajno pojednostavite procese u preduzeću, smanjite vreme pretraživanja i generisanja dokumenata itd.

Dakle, pogledajmo osnovne koncepte s kojima ćemo se susresti u ovom članku.

Kancelarijski posao je skup mjera za organizovanje cirkulacije dokumenata u preduzeću. Ima određeni algoritam, skup pravila i različite smjerove. Dakle, u mnogim organizacijama moguće je razlikovati tipove kao što su upravljanje kadrovskom evidencijom, proizvodnja i tako dalje. U svojoj osnovi, ovo je podrška dokumentaciji.

Elektronski dokument je dokument kreiran kompjuterskom tehnologijom, koji se može potpisati elektronskim potpisom i pohraniti kao datoteka u specijalizovanom formatu na računaru ili na mreži (lokalnoj ili na Internetu).

Tok dokumenata je veliki sistem za kreiranje, tumačenje, prijem, prenos, arhiviranje dokumenata, kao i praćenje njihove implementacije i zaštitu od neovlašćenog pristupa. Tok dokumenata može biti jednostavan (na papiru) ili elektronski.

i konačno, elektronsko upravljanje dokumentima je kolekcija automatizovani procesi u radu sa dokumentima, koji se obavlja u elektronski oblik, koji nosi koncept „kancelarijskog rada bez papira“.

Elektronski tok dokumenata može biti i unutar organizacije i između organizacija.

Pogledajmo koje vrste toka dokumenata postoje:

1. Protok dokumenata proizvodnje;
2. Upravljanje protokom dokumenata;
3. Arhiviranje (skup procedura za arhiviranje dokumenata);
4. Kadrovski poslovi (skup procedura za tok kadrovske dokumentacije);
5. Računovodstveni tok dokumenata;
6. Tok dokumenata skladišta;
7. Tajni (povjerljivi) uredski rad;
8. Protok tehničkih i/ili tehnoloških dokumenata itd.

Očigledno, može postojati onoliko sistema toka dokumenata koliko i procesa koje pokriva preduzeće. Moguće je da će, na primjer, kadrovska i računovodstvena evidencija biti odsutna u vašoj organizaciji, jer ćete ovo računovodstvo obavljati pribjegavanjem uslugama i tako dalje.

Koje zadatke obavlja EDF?

• osigurava transparentnost aktivnosti organizacije i efikasnost upravljanja kroz automatsku kontrolu izvršenja zadataka u preduzeću;
• pruža podršku za usklađenost sa međunarodnim standardima kvaliteta;
• pruža podršku za efektivnu akumulaciju, upravljanje i pristup informacijama i znanju. Pruža fleksibilnost osoblja pohranjivanjem cjelokupne historije aktivnosti zaposlenika u preduzeću;
• evidentira sve procese;
• optimizuje i automatizuje poslovne procese i mehanizme za njihovu implementaciju i kontrolu u preduzeću;
• Eliminacijom papirnih dokumenata iz prometa dolazi do velikih ušteda resursa smanjenjem troškova za papir i kertridže. Zahvaljujući EDI-u, preduzeću je lakše da kontroliše kretanje dokumenata kroz kanale organizacije;
• pojednostavljuje i smanjuje troškove skladištenja dokumenata putem elektronskog arhiviranja.

Tako smo sa vama pregledali osnovne koncepte i vrste elektronskog toka dokumenata, kao i zadatke koji se rješavaju ovaj sistem.

2. Šta je automatizacija elektronskog upravljanja dokumentima. Elektronsko upravljanje dokumentima: prednosti i nedostaci

Elektronsko upravljanje dokumentima je informacioni sistem koji vam omogućava da racionalnije i lakše koristite podatke kompanije. Uključuje specijalizovane softver, email, omogućava brzu komunikaciju, internet, lokalna mreža i tako dalje. U različitim organizacijama ovakav kompleks se može sastojati od različitih komponenti.

Glavne prednosti elektronskog upravljanja dokumentima u poređenju sa papirnim su:

• mogućnost pretraživanja datoteka u sistemu pomoću raznih filtera i parametara;
• potpuno računovodstvo proizvodnje ili bilo koje druge dokumentacije;
• brza priprema izvještaja preduzeća;
• operativno upravljanje preduzećem i razmena informacija sigurnim kanalima sa bilo koje tačke (nije neophodno da svi budu zajedno na istoj teritoriji radi interakcije);
• jedinstveni predlošci za kreiranje dokumenata;
• nadzor i kontrola osoblja;
• distribucija prava pristupa korporativne informacije prema određenim kriterijumima i parametrima;
• smanjenje troškova papira (i općenito, rješavanje ekoloških problema u određenoj mjeri);
• moguće je smanjiti broj zaposlenih uključenih u rad sa papirima, kao i smanjiti iznajmljene (zauzete) prostorije zbog nedostatka papirne arhivske dokumentacije.

Što se tiče nedostataka EDI-a (elektronsko upravljanje dokumentima), njih nema mnogo. Ovo je prilično skup softver i dugotrajan, kako za obuku zaposlenih tako i za digitalizaciju postojećih dokumenata. Ali ako tek počinješ preduzetničku aktivnost, onda ne biste trebali imati problema sa implementacijom elektronskog upravljanja dokumentima, jer će osoblje već u početnoj fazi raditi u ovom sistemu.

3. Šta je potrebno za prelazak na elektronsko upravljanje dokumentima?

Dakle, ako smo shvatili koncept elektronskog toka dokumenata i glavne prednosti, sada predlažem da razmotrimo automatizaciju glavne kancelarije i sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima, kao i procese za implementaciju ovih sistema.

Kao što je već postalo jasno iz gore navedenih informacija, nije dovoljno samo kupiti i instalirati softver, važno je obučiti zaposlenike i potpuno obnoviti cijeli; proizvodni proces vaše preduzeće. Ako tek započinjete posao, onda će vam biti malo lakše, jer poslovni procesi još nisu pokrenuti.

Proces uvođenja EDI-a u već funkcionalnu kompaniju trebao bi se odvijati postepeno. Postepeno povezivanje svih strukturnih podjela preduzeća u rad.

Prva faza će biti kreiranje automatizovanog kancelarijskog rada. U svim fazama možete naići ne samo tehnički problemi, ali i sa psihološkim, jer je teško „prekršiti“ već ustaljena pravila.

Važno je kupiti i instalirati EDF softver od jednog dobavljača, tada će postavljanje cijelog sistema biti mnogo lakše i neće uzrokovati kvarove.

Pogledajmo osnovne zahtjeve za implementaciju procesa implementacije elektronskog upravljanja dokumentima u organizaciji.

Prvo, dostupnost kompjuterska oprema za instaliranje softvera;

Drugo, svi zaposleni u preduzeću uključeni u ovaj proces moraju biti sigurni korisnici računara i imati pristup njemu;

Treće, moraju postojati elektronska sredstva komunikacije između tima, kao npr e-mail, skype i tako dalje;

Četvrto, potrebno je da napravite specijalizovani odjel ili ga angažirate kao outsourcing kompaniju (više o outsourcingu možete pročitati u).

I konačno, administrativni sektor kompanije mora biti spreman na činjenicu da će se umjesto uobičajenog “ručnog” potpisa koristiti.

Dakle, ako su ispunjeni svi navedeni zahtjevi, možete započeti prelazak na korištenje elektronskih dokumenata i elektronsko upravljanje dokumentima.

4. Vrste sistema za upravljanje elektronskim dokumentima

U ovom dijelu članka ćemo pogledati elektronske sisteme za upravljanje dokumentima. Napominjem da svaki sistem može sadržavati elemente sljedećih kategorija, ali u osnovi imaju specifičnu orijentaciju u svakoj oblasti, koja je povezana sa pozicioniranjem proizvoda.

1. Elektronska arhiva

Elektronski arhiv (EA) su elektronski sistemi za upravljanje dokumentima sa temeljno razvijenim sredstvima za skladištenje i pronalaženje informacija. Zahvaljujući savršenom EA sistemu, pretrage se mogu vršiti ne samo po naslovu dokumenta, već i po ključnim parametrima.

2. EDI sistemi sa razvijenim alatima toka posla (WF).

Prilično složena kategorija u kojoj sami dokumenti nisu od najveće važnosti. Ovdje posao dolazi do izražaja, a dokumenti su mu već priloženi. Tako se kreću po određenoj ruti (tvrda ruta). Uz pomoć ovakvih sistema moguće je organizovati rad u određenim oblastima za koje su svi algoritmi unapred poznati i propisani.

3. EDI sistemi fokusirani na podršku menadžmentu organizacije i akumulaciji baze znanja

Ove vrste programa su po pravilu hibridne i mogu kombinovati elemente prethodna dva. Štaviše, osnovni element može biti ili dokument ili zadatak, ovisno o izboru. Za obavljanje funkcije upravljanja, organizaciji je potrebno i strogo usmjeravanje i slobodno rutiranje, kada rutu dokumenta propisuje menadžer (na primjer: nakon registracije ulaznog dokumenta, menadžer ga „opiše“ prema njegovom značenju i svrsi ), stoga obje ove tehnologije imaju mjesto u jednoj ili drugoj situaciji. Takvi sistemi se aktivno koriste državnim organima, velike kompanije, u kojoj je hijerarhija jasno raspoređena i postoje određena pravila i procedure. Zaposleni sami kreiraju dokumente, pripremaju ih, donose odluke i prate njihovu implementaciju.

4. EDI sistemi tipa kolaboracije (kolaboracija)

Ovakvi sistemi su fokusirani na saradnju i novi su u oblasti elektronskog upravljanja dokumentima. Nastali su zbog promjenjivih uslova na tržištu i potrebe da se jasno fokusiraju na određena područja bez nepotrebnog balasta. Oni su suprotni od navedenih sistema, zbog nepostojanja jasne hijerarhije u organizaciji i formalizaciji toka posla. Njihova glavni zadatak je osigurati da ljudi u organizaciji rade zajedno, čak i ako su u njoj različite tačke planete, a također sačuvati rezultate obavljenog posla. U pravilu se kreiraju kao portali, koji su usluge skladištenja i objavljivanja.

5. Sistemi sa razvijenim dodatnim servisima

Mislim da ste više puta čuli za koncept CRM (Customer Relation Management) – ovo je usluga za upravljanje odnosima s klijentima, upravljanje projektima, naplatu itd. Ove vrste usluga su različite i mogu uključivati ​​različite skupove usluga.

Prije implementacije programa elektronskog upravljanja dokumentima na velika preduzeća Savjetujem vam da izvršite dubinsku analizu predstavljenih sistema i odaberete optimalni, sa listom sistema koji su primjenjivi samo na vašu organizaciju. Važno je da EDMS pruži mogućnost za efikasno upravljanje preduzećem i transparentnost svih njegovih procesa, ali istovremeno i visok nivo poverljivosti.

Prilikom odabira platformi, savjetujem vam da posebnu pažnju posvetite organiziranju arhive elektronskih dokumenata, automatizaciji toka dokumenata, vodeći računa o individualne karakteristike vaše preduzeće i uključenost u već postojeći sistem.

5. Problemi implementacije sistema elektronskog upravljanja dokumentima

Svaka kompanija koja nastoji da modernizuje procese i ide u korak s vremenom, na ovaj ili onaj način, suočava se sa problemima implementacije novih sistema. Ovo takođe može uticati na organizaciju koja želi da implementira sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima.

Pogledajmo na koje probleme možete naići:

Prvo, kao što smo već rekli, s obzirom na prednosti i nedostatke EDI-ja, ovo je psihološka barijera, ali problem nije samo u tome. Takođe, prepreka može biti nizak nivo obrazovanja zaposlenih u kompaniji, nevoljkost za učenjem i strah od transparentnosti procesa. Jednom rečju - konzervativizam.

Drugo, mnoga preduzeća, nažalost, još nisu uspjela da se odmaknu od sovjetskog tipa upravljanja, odnosno faktora direktora sovjetskog perioda, kada on sam ne želi raditi s kompjuterom, pregledavati i uređivati ​​dokumente.

Treće, česte strukturne promjene u organizaciji i slaba formalizacija poslovnih procesa.

Četvrto, na ovaj ili onaj način, morat ćete komunicirati vanjski svijet, koja još nije u potpunosti prešla na elektronsko upravljanje dokumentima, iako tome nastoji.

6. Elektronsko upravljanje dokumentima u javnim nabavkama

U ovom paragrafu članka želim da prikažem glavne tačke regulatorna regulativa elektronsko upravljanje dokumentima u državnim nabavkama.

Prema članu 5. Federalnog zakona od 5. aprila 2013. br. 44-FZ „O sistemu ugovora u oblasti nabavke roba, radova, usluga za zadovoljavanje državnih i opštinskih potreba“:

„U okviru odnosa iz stava 1. člana 1. ovog saveznog zakona, razmena elektronski dokumenti, predviđeno zakonom Ruska Federacija i drugih podzakonskih akata o sistemu ugovora u oblasti nabavki, između učesnika ugovorni sistem u oblasti nabavke, uključujući i podnošenje prijava za učešće u određivanju dobavljača (izvođača, izvođača), konačni prijedlozi. U ovom slučaju, navedene prijave, konačni prijedlozi i dokumenti moraju biti potpisani poboljšanim elektronskim potpisom i dostavljeni pomoću “.”

Ovaj članak također kaže da su ključevi ojačani elektronski potpis i njihove verifikacione sertifikate mogu se dobiti samo od specijalizovanih centara za sertifikaciju koji su dobili akreditaciju u skladu sa Federalnim zakonom br. 63-FZ od 04.06.2011.

Nadležni organi razvijaju proceduru za interakciju navedenih sertifikacionih centara sa jedinstvenim informacionim sistemom, a razvijaju se i bezbednosni zahtevi.

Dakle, ako dobavljač (učesnik u nabavci) ima elektronski potpis, postoje prepreke za učešće u javne nabavke br.

Dakle, u ovom članku smo pogledali osnovne principe elektronskog upravljanja dokumentima. Među najpoznatijim korporacijama koje pružaju usluge prodaje i instalacije softvera su 1C, 1C-Rarus, ABBY i druge.

To je sve za danas. Nadam se da vam je ovaj materijal bio koristan. Želim vam puno sreće i vidimo se u narednim brojevima.

29.05.18 71 255 13

Dokumenti se mogu potpisati na papiru ili elektronski. Na papiru dugo, elektronski - nejasno je kako.

Pavel Ovčinnikov

12 godina iskustva u radu sa elektronskim dokumentima

Ali elektronskim dokumentima se bavim već dvanaest godina i reći ću vam: to je nevjerovatno uzbuđenje. Dozvolite mi da vam kažem kako sve to funkcionira, uz primjere.

Ukratko

Za početak upravljanja elektronskim upravljanjem dokumentima potrebno vam je:

1. Uvjerite druge strane da počnu razmjenjivati ​​elektronske dokumente.
2. Kupite sertifikat za elektronski potpis.
3. Odlučite se o načinu slanja dokumenata: putem posebne usluge ili bez nje.

Kome su potrebni elektronski dokumenti

Uprkos pogodnosti i modernosti, malo njih održava elektronsko upravljanje dokumentima. Ako poduzetnik sa pojednostavljenim oporezivanjem sklopi par ugovora godišnje, možda mu i nije toliko strašno da nekoliko puta pošalje štampane dokumente. Ali postoje slučajevi kada je elektronsko upravljanje dokumentima izuzetno korisno.

Velike kompanije elektronski dokumenti pomažu u smanjenju troškova ako obim eksterne korespondencije prelazi nekoliko stotina dokumenata mjesečno. Za njih isporuka papira direktno utiče na brzinu transakcija. Troškovi dokumentacije mogu iznositi stotine hiljada rubalja godišnje, a rizici povezani s gubicima, greškama i kaznama od strane porezne uprave dodatno povećavaju troškove.

Čak i ako sada potpisujete jedan akt svakih šest mjeseci, to ne znači da vaš posao neće rasti. Možda imate velike partnere koji rade sa elektronskim dokumentima, a oni će od vas tražiti isto.

Na primjer

Internet prodavnica je redovno gomilala desetine miliona potraživanja zbog činjenice da je ponovo napravljena greška na računu: roba je bila u kamionu i nije mogla da bude primljena u skladište. Prolaze dani dok čekaju da kurir sa ispravljenim dokumentom stigne od dobavljača. Uveli smo elektronske dokumente, a sada sva prilagođavanja dokumenata traju manje od sat vremena.

A u velikoj kompaniji za prodaju energije, tokom poreskih kontrola na licu mesta, inspektori su svake godine otkrivali prekršaje i greške u dokumentima. Ček za kazne dostigao je 120.000 rubalja godišnje. Došlo je do tačke gde odjel za finansije planirao ovaj novac unaprijed kao režijske troškove. Uvedeno je elektronsko upravljanje dokumentima, a sada tačnost dokumenata kontrolišu programi, a ne ljudi. Nema više grešaka.

Šta je elektronski dokument

Elektronski dokument je običan dokument ili PDF datoteka koja se može kreirati i čitati u bilo kojem uređivaču. Važno je da bude potpisan posebnim elektronskim potpisom i poslat na poseban način.

Kako partner, advokat ili sudija ne bi sumnjao da ste vi potpisali elektronski dokument i da ga niko nije promenio, stručnjaci za digitalnu bezbednost su smislili elektronski potpis. To je poput otiska prsta na jedinstvenom skupu bitova i bajtova vašeg dokumenta. Grubo govoreći, kada nešto potpišete elektronski, vi kažete: “Ja autentifikujem ovaj set bitova.”

Uz svaki dokument se prilaže elektronski potpis, nakon čega se smatra potpisanim. Dokument se može čitati bez potpisa. To samo garantuje da pred sobom imate isti nepromenljivi dokument, u obliku u kom vam je poslat. Ako promijenite nešto u dokumentu i sačuvate ga, njegov skup bitova će se promijeniti - potpis će biti nevažeći.

Na primjer

Dvije kompanije su odlučile da potpišu elektronski ugovor. Sastavili smo ugovor i dogovorili uslove. Sada jedna kompanija potpisuje ugovor svojim potpisom i šalje ga drugoj. Ona otvara ugovor i odlučuje da tiho nešto ispravi, na primjer iznos kazni. Ispravlja. Saves. Šalje prvi. Ona izgleda - ups! - originalni potpis na ovom sporazumu je pokvaren. Znači da su nešto popravili, zlikovci. Onda idu da ga udare pesnicom u lice, verovatno.

Gdje nabaviti elektronski potpis

Elektronski potpis se kupuje u posebnom sertifikacionom centru. Vi samo trebate pronaći pogodan centar u svom gradu. Glavna stvar je da je uključen u listu akreditiranih centara Ministarstva komunikacija Ruske Federacije.

Ista stvar se može učiniti u kancelariji centra za sertifikaciju: samo dođite sa svim dokumentima i popunite prijavu. Ali u ovom slučaju, morat ćete pričekati dok ne prođe bezgotovinsko plaćanje - to može potrajati nekoliko sati. Sertifikat za kompaniju ne možete platiti u gotovini, kao što ga ne možete dobiti na daljinu.

Kako funkcioniše elektronski potpis?

Pravna snaga elektronskog potpisa opisana je u saveznom zakonu „O elektronskim potpisima“.

Zakon definiše vrste potpisa: jednostavni, nekvalifikovani i kvalifikovani. Dokumente možete potpisati sa bilo kojeg od njih, ali uz rezerve: kvalifikovano - za poreske svrhe, trgovinu i u nekim slučajevima za sud; jednostavno i nekvalifikovano - za sve ostalo.

Jednostavan ili nekvalifikovan potpis

Pristupačna i jeftina opcija, ali sa ograničenom upotrebom. Nekvalifikovani potpis sadrži kriptografske algoritme, ali ga nije potvrdilo nijedno certifikacijsko tijelo. Jednostavna je samo kombinacija login i lozinke, račun na web stranici državnih službi ili adresa e-pošte druge strane.

Takvi potpisi su prikladni ako ne učestvujete u elektronskom trgovanju, ne razmjenjujete primarne elektronske dokumente i ne šaljete poresko izvještavanje. Jednostavan potpis se može koristiti za ugovore, fakture i akte, ali ćete morati potpisati poseban ugovor sa drugom stranom i zabilježiti sporazum strana da vjeruju takvom potpisu.

Ako imate desetine ugovornih strana i različite dokumente, shema neće funkcionirati. Takav dokument ćete morati potpisati sa svima, a s vremenom će ovaj proces usporiti, a ne ubrzati rad. Tada je bolje razmisliti o drugom certifikatu za elektronski potpis.

Da biste koristili jednostavan elektronski potpis, morate odštampati i potpisati papirnu verziju ugovora ili uključiti posebnu klauzulu u ugovor sa drugom stranom - to je zakonska obaveza.

Kvalifikovani potpis

Ovaj potpis je prikladan za fakture i porezne svrhe. Po zakonu, elektronske fakture mogu biti potpisane samo ovim potpisom. Kvalificirani certifikat košta od 1000 RUR, može se kupiti samo u certifikacijskom centru koji je dio zone povjerenja Federalne porezne službe.

Svake godine se mora obnavljati potvrda kvalifikovanog potpisa, što dodaje dodatne brige: potrebno je pratiti rok važenja i naručiti ponovno izdavanje na vrijeme.

Da biste radili s kvalificiranim potpisom, morate instalirati poseban program - kriptografski alat za zaštitu informacija. Program prilaže dokumentu elektronski potpis i provjerava potpise ostalih učesnika u razmjeni.

Možete odabrati plaćeni program (“Cryptopro TsSP”) ili besplatan (“Vipnet TsSP”). Funkcionalno su skoro isti, ali problemi s kompatibilnošću mogu se pojaviti sa besplatnim. Oba rade na Windows-u i Mac-u. Plaćeni košta oko 1000 RUR, godišnja uplata za sertifikat elektronskog potpisa je oko 1000 RUR.

Neki koriste elektronski potpis zasnovan na oblaku; Potpis u oblaku se pohranjuje u servisu razmjene i svaki put kada potpišete dokument, na svoj telefon dobijate SMS s potvrdom akcije. Ovaj certifikat je jeftiniji i praktičniji za korištenje, ali manje siguran od programa za kripto zaštitu.

Zašto vam je potreban operater za upravljanje dokumentima?

Potpisani elektronski dokument se može poslati putem uobičajene e-pošte, ali to nije sigurno. Ako je vaša e-pošta hakovana, dokumenti će završiti u rukama kriminalaca. Stoga, na primjer, porezna uprava prima prijave samo preko posebnih službi. Elektronske račune morate razmjenjivati ​​putem istih servisa, inače ćete prekršiti nalog ruskog Ministarstva finansija. Takve usluge se nazivaju operateri toka dokumenata.

Za prosječnog korisnika ovo je napumpana e-pošta. Radi preko pretraživača, postoje dolazni i odlazni folderi, adresar, ugrađena pretraga i uređivač dokumenata. Unutra se nalazi visokoopterećena usluga sa sigurnim komunikacijskim kanalima i enkripcijom koja osigurava sigurnost prijenosa dokumenata.

Ne morate čak ni sklapati ugovor sa operaterom elektronskog upravljanja dokumentima. Jednostavno se registrirajte, preuzmite certifikat za elektronski potpis i platite fakturu. Operater se brine za ostalo: obavještava Federalnu poreznu službu da ste se pridružili razmjeni, prati formate i jamči usklađenost sa zakonodavstvom Ruske Federacije.

U Rusiji postoji nekoliko desetina takvih usluga. Što se tiče cijene, funkcionalnosti, pouzdanosti i brzine, oni su približno isti. Uobičajeno je birati operatere na osnovu kvaliteta usluge: koliko brzo radi tehnička podrška, da li je operater spreman da pomogne u povezivanju partnera, koje mogućnosti nudi i da li ima konsultanta-analitičara koji će vam pomoći da implementirate uslugu u vaš rad.

Vaša druga strana će takođe morati da se poveže sa operaterom. On može izabrati vaš ili bilo koga drugog - tada će razmjena proći kroz roming, kao u celularne komunikacije.

Koliko koštaju elektronski dokumenti?

Kada radite preko operatera, plaćate samo dokument koji su potpisale obje strane. U prosjeku, cijena slanja dokumenta je oko 6-8 R, a sve dolazne poruke su besplatne.

Početnici obično kupuju minimalni paket od 300 dokumenata, koji vrlo brzo ponestane. Zatim morate kupiti sljedeći paket. Isplativije je kupiti neograničen godišnji paket ili pregovarati o pojedinačnim uslovima.

Prelazak na elektronske dokumente je koristan ako šaljete 100 ili više dokumenata mjesečno ili najmanje 1000 dokumenata godišnje. Tada ćete smanjiti troškove papira i dostave za skoro 5 puta.

Koliko košta upravljanje dokumentima?

1000 papirnih dokumenata

Dodatna i arhivska građa

Uspješno postojanje programera softvera na tržištu IT proizvoda i usluga gotovo je nemoguće bez razvijene partnerske mreže. Partneri pomažu u smanjenju troškova marketinških i prodajnih procesa, organiziraju komunikaciju između proizvođača i potrošača softverskih proizvoda, pružanje dodatnih usluga (uključujući razvoj funkcionalnosti osnovnog softvera i obuku kupaca), te rješavanje problema geografske potpunosti poslovanja. TAdviser je pripremio recenziju i ocjenu partnerski programi Ruski dobavljači EDMS/ESM proizvoda ().

Rusko tržište EDMS se mijenja nakon promjena u pristupima i poslovnim potrebama. Fokus nije samo na prilagođenom toku dokumenata i lako razumljivim interfejsima, već prije svega na efikasnosti procesa. Kvalitet njihove automatizacije ogleda se, između ostalog, u motorima toka rada. Radni tok vam omogućava da ubrzate rutinske procese i zadatke koji se ponavljaju, u konačnici povećavajući produktivnost i rješavajući kako operativne tako i probleme strateškog upravljanja. Analizirajte trenutne mogućnosti ruski sistemi elektronsko upravljanje dokumentima u smislu automatizacije procesa može se zasnivati ​​na rezultatima ankete dobavljača koju je sproveo TAdviser.

Tokom TAdviser studije intervjuisano je 12 programera sistema za elektronsko upravljanje dokumentima o mogućnostima mehanizama toka posla koje nude (moduli odgovorni za rutiranje dokumenata) u okviru: pokretanja procesa, pokretanja procesa, kretanja duž ruta i razvoja ruta. Sistemi su evaluirani prema 35 parametara, uzimajući u obzir nivo implementacije funkcionalnosti i činjenicu da su korisnici koristili ().

Sistem toka dokumenata preduzeća uključuje mnoge specifične organizacione, strukturne i proizvodne karakteristike, korporativne postavke, korporativni standardi i zahtjevi, određene procedure za interakciju između službi i izvođača i tako dalje.
| | |

Uvođenje sistema elektronskog upravljanja dokumentima (EDMS) može značajno poboljšati efikasnost i korporativnu kulturu rada sa dokumentima u preduzećima bilo kojeg oblika vlasništva, kao iu državnim organima.
| | | | |

Osnovna terminologija(GOST R 7.0.8-2013)

• Dokument – ​​informacija snimljena na mediju sa detaljima koji omogućavaju da se identifikuje
• Elektronski dokument - Dokument čije su informacije predstavljene u elektronskom obliku.
• Electronic tok dokumenta - Tok dokumenta korišćenjem automatizovanog informacionog sistema (sistem za elektronsko upravljanje dokumentima).

Automatizacija je odlična. Vrijeme debelih fascikli s gomilama poslovnih papira je prošlo, a elektronski dokumenti se kreiraju, izvršavaju i arhiviraju u nekoliko klikova ili čak samostalno. Ne, to nije slučaj kod vas? To znači da je vrijeme da se ozbiljno pozabavite organizacijom elektronskog upravljanja dokumentima. Odaberite dobar softver i sve će biti u redu. Definitivno bolje nego sada.

Šta je SED?

EDMS ili elektronski sistem za upravljanje dokumentima je kompjuterski softverski sistem koji je neophodan za organizovanje rada sa elektronskim nestrukturiranim dokumentima. Drugi (ali ne manje važan) zadatak EDMS-a je organizovanje interakcije između zaposlenih prenosom dokumenata, izdavanjem pojedinačnih zadataka i drugim sličnim radnjama. Ukratko, ovaj sistem vam omogućava da kreirate, menjate, pretražujete, dodeljujete i prenosite sve značajne akte u elektronskom obliku.

Drugi koncept je usko povezan sa konceptom EDMS-a – “ECM sistem”. ECM sistem se shvata kao skup tehnologija, alata i metoda koji se koriste za prikupljanje, akumulaciju i skladištenje informacija, upravljanje njima i isporuku svim primaocima unutar organizacije. Ove dvije definicije ne treba miješati. ECM je globalniji sistem. Da bi evoluirao na ECM nivo, EDMS mora proširiti svoju funkcionalnost (odnosno, sadržati alate za skeniranje, pravila podrške za skladištenje papira, garantovati njihovu sigurnost, itd.).

Jednom riječju, elektronsko upravljanje dokumentima je cirkulacijski sistem kompanije.

Šta EDMS daje menadžeru?

EDMS uvelike pojednostavljuje aktivnosti kompanije.

1. Osigurana je transparentnost većine poslovnih procesa. Menadžer jasno vidi svaku fazu procesa toka dokumenata i može je efikasnije kontrolisati.
2. Disciplina izvođenja se značajno povećava. Obično više od 20% dodijeljenih i raspoređenih zadataka ne izvršavaju zaposleni koji su za njih odgovorni. EDMS vam omogućava da smanjite ovaj postotak na nulu (idealno, naravno).
3. Vrijeme utrošeno na sve rutinske radnje s dokumentima je smanjeno. Traženje, odobravanje, kreiranje određenih akata - sve se to može obaviti za nekoliko sekundi. Kao rezultat toga, svi ostali procesi su ubrzani. Kao što se sjećamo, vrijeme je novac.
4. Povjerljivost informacija je osigurana. Svaki zaposleni ima svoja ograničenja pristupa samo oni ljudi koji to treba da rade u skladu sa svojim odgovornostima i kvalifikacijama. Osim toga, sve radnje se evidentiraju (ne samo potpisivanje ili promjene, već i čitanje).
5. Osigurava usklađenost sa međunarodnim zahtjevima ISO standardi 9000. Jedan od osnovnih zahtjeva ovih standarda je transparentnost toka dokumenata i uticaj informacija.
6. Uvođenje inovacija je lako i bezbolno. Nova pravila rada se gotovo trenutno upoznaju sa svim zaposlenima, a vrijeme obuke za novopridošlice je značajno smanjeno. Kada svako može brzo da pronađe neophodna uputstva, momenata “zaustavljanja” skoro da i nema.
7. U razvoju korporativna kultura. Interakcija zaposlenih je optimizovana, horizontalne veze uspostavljene, odgovornost jasno definisana - u takvim uslovima tim je uvaren u efikasan mehanizam funkcionisanja bez grešaka. A ovo nije tako mala stvar.

Glavni zadatak svih automatizacijskih sistema je zamijeniti osobu sistemom. EDMS nije izuzetak. Obično kompanija ima nekoliko „zlatnih“ zaposlenih na kojima sve počiva. Sve znaju, sve mogu, a čim odustanu, nastaje minijaturni kolaps. Malo je dobrog u ovome. Automatizacija raspoređuje teret odgovornosti podjednako na sve i omogućava vam da kontrolišete šta se dešava na mreži. Kao rezultat toga, povećava se brzina i kvaliteta usluge korisnicima. Kao globalna posljedica, oni se povećavaju konkurentske prednosti kompanije.

U kojim slučajevima EDMS ne pomaže?

Razumijemo da ne postoje čarobne pilule. EDS nije panaceja, to je samo zgodan alat sa svojom svrhom. Ne možete zategnuti maticu čekićem, a EDS vam neće pomoći da riješite neke važne probleme.

Činjenica je da je ovaj elektronski sistem „skrojen“ za rad sa nestrukturiranim informacijama. Stoga se angažirajte uz pomoć EDMS-a vođenje kadrovske dokumentacije ili je porezno/računovodstvo besmisleno. Na primjer, kada radite s osobljem, ne možete bez strukturiranih uzoraka osoblja (po specijalnosti, datumima zapošljavanja i otpuštanja, obrazovanju, kvalifikacijama). Takve uzorke treba čuvati u bazi podataka, ali ne u obliku haotičnog „oblaka“. Isto važi i za finansijske akte: fakture, fakture i drugi papiri moraju biti jasno strukturirani. A za to su nam potrebni specijalizovani računovodstveni sistemi (odnosno uži i specifičniji alati). Prilikom analize i modeliranja poslovnih procesa ne treba se oslanjati na EDMS.

Vrste EDMS-a

Postoji nekoliko klasifikacija - prema opštoj i posebnoj funkcionalnosti, tehnologiji upravljanja sadržajem, komponentama... Ali cijela ova teorija je od značaja samo za programere. Želite praktična rješenja, a ne tehničke liste, zar ne? U ovom slučaju, obratimo pažnju na najhitniju stvar - broj implementiranih funkcija. Na osnovu ovog parametra razlikuju se sljedeće vrste EDS-a:

• sistemi upravljanja dokumentima;
• elektronske arhive;
• sistemi toka rada;
• složeni ili ECM sistemi.

Svaki sljedeći nivo je veći i hladniji od prethodnog.

Kako odabrati?

Glavni nedostatak programera automatskih sistema za upravljanje dokumentima je njihova inercija. Često iz opisa možete malo razumjeti, malo je promotivnih materijala, teško je razumjeti... Morat ćete biti strpljivi i provjeriti nekoliko EDMS-a koristeći algoritam od šest koraka.

A tačnije?

Nemoguće je reći koji je EDS od onih na tržištu bolji i zašto. Ovo je još uvijek softver, a programeri redovno unose izmjene i dopune u njega. Sistem koji je danas bio neefikasan sutra će izgledati veoma dobro u poređenju sa svojim „zbrkanim“ konkurentima (i obrnuto). Ne postoje univerzalna rješenja, a i dalje ćete morati testirati sisteme za svaki od šest navedenih parametara.

Najveći i najpoznatiji EDMS uključuju sljedeće:

• Verdox;
• Optima Workflow;
• DocsVision;
• THESIS;
• MOTIVE;
• 1C-tok dokumenata;
• Directum;
• CASE;
• WSS Docs;
• E1 Eufrat;
• BOSS Referent;
• DocLogix.

U vrijeme pisanja, posljednjih 5 njih izgledaju iskreno nedovršeno - slaba funkcionalnost, pretjerano složene i zbunjujuće kontrole. Nemoguće je izdvojiti lidera među ostalima. Svaki sistem elektronskog upravljanja dokumentima ima svoje prednosti i nedostatke.

Da, uradi to komparativna analiza To će potrajati, a ovo je mukotrpan zadatak. Ali ipak, uzmite si vremena. Zapamtite da vam nije potrebno rješenje koje odgovara svima, ali više funkcija– ne znači bolje. Potražite sistem koji je idealan za rešavanje problema vezanih za delatnost Vaše kompanije. Ako je potrebno, nemojte se ograničavati na proučavanje web stranica za programere. Pozovite navedene brojeve, pošaljite poruku službi podrške i zamolite da vas kontaktiraju putem Skypea ili na neki drugi pogodan način. Ovaj CRM sistem se može izabrati za pola sata;

Elektronski sistem upravljanja dokumentima (EDMS)- ovo je sistem ( kompjuterski program. softver, itd.), koji vam omogućava da organizujete i automatizujete rad sa elektronskim dokumentima (tj. elektronski tok dokumenata) tokom celog njihovog životni ciklus. Glavna funkcionalnost EDMS-a treba da uključuje mogućnost kreiranja, mijenjanja, skladištenja i usmjeravanja dokumenata, kao i brojnih uslužne mogućnosti, kao što su pretraga, klasifikacija itd.

EDMS, osim toga, namijenjen je organiziranju i automatizaciji procesa interakcije između zaposlenika (prijenos dokumenata, izdavanje zadataka, slanje obavještenja, itd.). Zaposleni mogu brzo primiti bilo koju potrebne informacije prema klijentima kompanije. U ovom slučaju dokumenti mogu biti kako strukturirani objekti informacionog sistema, koji imaju određeni skup standardnih detalja, tako i nestrukturirani (Word, Excel, .pdf, .jpg fajlovi, itd.). EDMS može uključivati ​​elektronsku arhivu dokumenata, koja omogućava zbirnu obradu informacija, i sistem za automatizaciju poslovnih procesa (workflow). Takođe, EDMS je jedna od opcija za korišćenje BPM sistema.

Tradicionalno, koncept automatizacije dokumenata povezuje se sa radom sa korespondencijom, administrativnim i organizacionim dokumentima itd. Međutim EDMS Takođe vam omogućavaju da povežete svaki dokument sa radnjama koje treba da se izvrše sa njim. Zahvaljujući takvom sistemu, postaje moguće pratiti izvršenje određenih zadataka od strane zaposlenih. Dakle, EDMS pruža ne samo efektivno upravljanje tokovi dokumenata i sigurnost informacija u kompaniji, ali i da se poveća kontrola nad izvođenjem poslova na dokumentima i produktivnošću zaposlenih.

Elektronski sistemi za upravljanje dokumentima (EDMS) se trenutno koriste u IT infrastrukturi gotovo svake kompanije – i privatne i javne. Većina kompanija je ili već implementirala EDMS ili planira da ga implementira u bliskoj budućnosti. Sistemi za elektronsko upravljanje dokumentima rešavaju sve širi spektar problema, integrišu se sa računovodstvenim sistemima i omogućavaju vam da upravljate vitalnim pokazateljima preduzeća (izgradite KPI ili BSC sisteme).
Korišćenjem EDMS preduzeće postaje transparentno i upravljivo: sve najjednostavnije poslovne transakcije (na primjer, otprema robe iz skladišta ili prijenos materijala u proizvodnju) prati njihov odraz u računovodstvenom sistemu u obliku elektronskih dokumenata. Poslovanje može biti praćeno računovodstvom i evidentiranjem indikatora poslovnih procesa. Akumulirane informacije o indikatorima se integrišu u EDMS u indikatore najvišeg nivoa, i na taj način dobijamo izbalansiran sistem bodovnih rezultata koji se odražava na panelu menadžera.

Sistemi za elektronsko upravljanje dokumentima imaju niz prednosti, koje uključuju mogućnost jedinstvene registracije elektronskog dokumenta, paralelno izvršavanje potrebnih operacija uz praćenje osobe odgovorne za njihovo izvršenje, kao i prisustvo efikasno organizovanog sistema pretraživanja dokumenata i razvijenog sistema izveštavanja .

osim toga, EDMS, po pravilu, sadrže sredstva grupni rad o dokumentima i projektima, rasporedu i opterećenosti radnika koji rade sa dokumentima, vođenju istorije rada sa dokumentima i bezbedan rad With udaljene kancelarije i odjeljenja preduzeća. Na najčešćoj platformi u Rusiji "1C:Enterprise 8", na primjer EDMS je . Pojavom platforme 1C:Enterprise 8, distribucija porodice programa 1C preorijentisana je sa malih na srednje i korporativne segmente preduzeća. Elektronsko upravljanje dokumentima je atribut punopravnog informacionog sistema za takva preduzeća, dok su sistemi klasa toka posla i naprednija verzija BPMS-a standardni modul korporativnog informacionog sistema preduzeća u kojem broj zaposlenih u kancelariji dostiže više od 50 ljudi.

Ne bi trebalo biti specifično za industriju. Glavna i najčešća opcija za elektronsko upravljanje dokumentima su pakirani proizvodi, a EDMS na 1C platformi nije izuzetak.

U uslovima savremeni razvoj poslovni EDMS treba da rješava probleme vezane za optimizaciju troškova, uz mogućnost ušteda interni resursi preduzeća. U ovom slučaju, najoptimalnija opcija je takva situacija za preduzeće kada se implementiraju informacije sistem elektronskog upravljanja dokumentima omogućava vam da brzo (za 2-3 mjeseca) nadoknadite troškove implementacije. Neophodan uslov za takvu implementaciju je prisustvo u preduzeću zaposlenog koji ima znanja iz oblasti upravljanja procesima, veštine konstruisanja notacijskih dijagrama za opisivanje poslovnih procesa i prilično dobro razume poslovne procese koji se dešavaju u preduzeću koje implementira EDMS. Formalni dijagrami poslovnih procesa mogu biti od važne pomoći.

Implementacija EDMS uvek treba da se bavi pitanjem optimizacije poslovnih procesa i uštede troškova rada kako za menadžment tako i za obične zaposlene u preduzeću. Istovremeno, maksimalni efekat implementacije postiže se kada elektronsko upravljanje dokumentima funkcioniše u jedinstvenom informacionom prostoru sa sistemom upravljanja i računovodstva. Takav kombinovani sistem vam omogućava da rešite znatno veći broj problema.

Postoji niz standardnih aplikacija EDMS na 1C platformi, na primjer, automatizacija ugovornog rada. Ali rješavanje takvih problema kao što su protok dokumenata osoblja, rad sa službenim putovanjima i izvještaji o troškovima, prijave za gotovina, procesi podrške prodaje, nabavke, proizvodnje i skladišnog toka dokumenata mogu se riješiti samo u jednom informacioni sistem sa računovodstvenim sistemom. Na primjer, na platformi 1C 8 elektronski sistem za upravljanje dokumentima "PiterSoft: Upravljanje procesima" ili

Na primjer, na platformi 1C 8 sistem elektronskog upravljanja dokumentima može raditi u jednoj bazi podataka sa proizvodom "1C: Upravljanje platama i ljudskim resursima" ili "1C: Manufacturing Enterprise Management", koji vam omogućava da sveobuhvatno rješavate funkcionalne zadatke (na primjer, zapošljavanje), računovodstvo (obračun plaća) i upravljanje (izrada motivacione odluke o povećanju plate ili novčane kazne) i zadatak interakcije i prenosa informacija (donošenje dokumenta duž rute, povezano sa blagovremenim obaveštavanjem svih zainteresovanih učesnika u procesu u skladu sa prethodno odobrenom procedurom).