GOST 7.0.8-2013 „Sistem standarda za informacije, biblioteku i izdavaštvo. Vođenje evidencije i arhiviranje. Termini i definicije” konsolidovali su osnovna značenja pojmova koje ćemo dalje koristiti:
- odredište- podatke koji sadrže podatke o primaocu dokumenta;
- detalji dokumenta– element dizajna dokumenta.
Osim toga, morate obratiti pažnju na novi termin atribut, koji se aktivno koristi pri radu sa elektronskom naučnom i tehničkom dokumentacijom i smatra se kao obavezna komponenta rekvizita dokument. Pravila za dizajniranje rekvizita „primatelja“, utvrđena GOST R 6.30-2003, predviđaju različite opcije za njegov dizajn - glavni atributi rekvizita „primatelja“ su formalizirani ili nisu formalizirani na različite načine.
I konačno, termin odredište treba razlikovati od zastarjelog koncepta adresat, koji se ipak pominje u dodatku Pravilima za kancelarijski rad u saveznim organima izvršne vlasti (odobren Uredbom Vlade Ruske Federacije od 15. juna 2009. godine br. 477) u značenju autor, tj. pošiljalac dokumenta(i iznad svega pisma).
Budući da korespondencija obično zauzima više od 80% toka dokumenata organizacija, razmotrit ćemo pravila za registraciju podataka o „primaocu“ na primjeru službenih pisama, koja se sastavljaju u papirnoj formi i šalju primaocu uglavnom od strane mail.
U procesu vođenja korespondencije, rukovodioci, zaposleni i služba za upravljanje dokumentima organizacije treba da uzmu u obzir sledeće faktore:
- tehnološke, što znači da će organizacija svoje pismo slati preko pošte ili koristeći usluge kompanija koje dostavljaju korespondenciju. Ove kompanije i ruska pošta djeluju kao nezavisne treće strane tokom procesa isporuke. Prilikom sastavljanja pisma potrebno je voditi računa o tome kako će ono biti poslato, upakovano, da je redosled i redosled registracije atributa poštanske adrese utvrđen Pravilima za pružanje poštanskih usluga, koja su odobrena odlukama. Vlade Ruske Federacije i povremeno se ažuriraju;
- menadžerski, jer Pismo može sadržavati:
- specifičan odluka menadžmenta, prijedlog, prijava ili zahtjev - može se uputiti višoj organizaciji ili ravnopravnom partneru, klijentu;
- obavezna naredba ili normativni pravni akt koji se šalje podređenim organizacijama na izvršenje ili informisanje.
Odnosno, svrha kreiranja i sadržaj dokumenta, mjesto autorske organizacije u sistemu upravljanja i odnos prema primaocu pisma utiču na dizajn rekvizita „primatelja“. Osim toga, pismo se mora poslati na tu tačku (organizacija, službeni, specijalista, strukturna jedinica), gdje postoji nadležnost za rješavanje pitanja iznesenog u dokumentu, konačno i meritorno. Ako imate nekoliko pitanja/prijedloga za datu organizaciju koja nisu međusobno povezana i čije je rješenje u nadležnosti različitih osoba, onda je bolje da svakom „konačnom primaocu“ napišete posebno pismo. A ako ne znate ko će biti dodijeljen da rješava vaša pitanja, onda ih možete staviti u pismo upućeno generalnom direktoru ili ga uputiti organizaciji u cjelini;
- faktor etiketa– potreba da se poštuje prihvaćena pravila učtivosti, uzimajući u obzir specifičnu situaciju poslovnu komunikaciju, status i položaj primaoca (pravna ili pojedinačna, nadređena ili podređena organizacija, pismo se šalje prvi put ili stalnom dopisniku i sl.).
Obrazac organizacionog pisma
Za vođenje korespondencije, gotovo svaka organizacija razvija i odobrava svoj obrazac pisma. Sastav njegovih detalja i primjere dizajna možete pronaći:
- u GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za pripremu dokumenata" (Slike B.2 - B.4) i
- Odobrene metodološke preporuke za izradu uputstva za kancelarijski rad u saveznim organima izvršne vlasti. po nalogu Rosarhiva od 23. decembra 2009. br. 76 (tačka 3.3.1 sa dodacima).
Organizacije posvećuju veliku pažnju razvoju slovnog obrasca i čak ga uključuju u knjigu „korporativnog“ stila, što je apsolutno pošteno, jer on je „lice“ pravnog lica, formira imidž autora pisma i utisak o njemu. Ali ne radi se samo o kvaliteti papira i bojama koje se koriste za izradu forme. U obrascu se navodi puni i skraćeni naziv organizacije, organizaciono-pravni oblik i podređenost. Najvažnije je osigurati da su podaci o autoru koji su navedeni na njima ispravno formatirani, navodeći sve načine da kontaktirate autora. U spoljašnje okruženje ovo prenosi znake stabilnosti, spremnosti za kontakt, otvorenosti i „dobre volje“ organizacije.
Lokacija detalja u obrascu može biti:
- uzdužni(kao u primjeru 1) ili
- kutak:
- centriran(kao u primjeru 2) ili
- zastava(atributi se nalaze u istoj bočnoj zoni, ali tekst svakog reda počinje od ivice lijeve margine).
Uzdužni i ugaoni oblici imaju različitu lokaciju za atribut „primatelj“ označen je narandžastom ispunom (uporedi primjere 1 i 2).
Atributi atributa “addressee”.
Štaviše, odgovor na pitanje “Gdje?”, tj. GOST smatra da je registracija atributa “mailing address” opcionalna. Ako se uklapa, tada se njegovi elementi ispisuju redoslijedom predviđenim Pravilima za pružanje poštanskih usluga (ovo je utvrđeno Metodološke preporuke o izradi uputstva za kancelarijski rad u saveznim organima izvršne vlasti, Prilog br. 11). Označavanje poštanske adrese na samom pismu postaje zgodno kada koristite kovertu s prozorčićem, u kojoj će biti vidljivi svi podaci o primaocu (kome i gdje pismo treba dostaviti), tada ove informacije ne moraju biti dupliran na kovertu ručno ili lijepljenjem “naljepnice”. Uz velike količine korespondencije, ovaj pristup značajno štedi vrijeme i novac.
Ako je pismo adresirano državna agencija, organ lokalne samouprave, najviši organ, viša organizacija, tada se još uvijek ne izdaje atribut “mailing address” (naveden je samo na koverti). Vidi primjere 3 i 4.
Ako se pismo pošalje prvom šef ove "vrhe organizacije", tada je naziv organizacije uključen u poziciju, vidi primjere 5 i 6. I pozicija i puno ime pišu se u dativu.
Primjer 1
Collapse Show
Primjer 2
Collapse Show
Primjer 3
Collapse Show
Primjer 4
Collapse Show
Primjer 5
Collapse Show
Primjer 6
Collapse Show
Ako pismo adresirane na ravnopravnu ili nižu organizaciju treće strane, tada "primatelj" pisma može uključiti poštansku adresu, koja je najbolje odvojena od naziva organizacije razmakom od 1,5-2 i počinje malim slovom kako je propisano GOST R 6.30-2003 (na primjer, " ulica” ili “pr.
Primjer 7
Collapse Show
Ako je pismo adresirano menadžeru organizacije, tada pozicija uključuje puni naziv organizacije sa naznakom organizaciono-pravnog oblika:
Primjer 8
Collapse Show
Ako je pismo naslovljeno na čelnika organizacije s kojom se komunikacija ne ostvaruje prvi put, onda je bolje ne navoditi poštansku adresu.
Ako je pismo adresirano zamjenik direktora ili drugi službenik (a ne prvi upravnik), tada su opcije dozvoljene (sa ili bez dodavanja poštanske adrese), a treba obratiti pažnju na velika i mala slova i razmak između redova. Obraćanje službeniku se uvijek vrši u dativu; ako je naziv organizacije odvojen od njene pozicije, onda se piše u nominativu:
Primjer 9
Collapse Show
Primjer 10
Collapse Show
Ako je pismo adresirano strukturna jedinica organizacije, zatim u detalju „primatelj“ prvo navedite naziv organizacije (dozvoljene su utvrđene skraćenice), a tek onda - ovo strukturna jedinica u nominativu.
Preporučljivo je napraviti razmak između redova u primjerima 7, 10 i 11 kako bi se odvojili atributi atributa “addressee” kako bi se ubrzala percepcija i izolacija informacija od strane primaoca, ali to nije strog zahtjev.
Primjer 11
Collapse Show
Primjer 12
Collapse Show
Ako je pismo upućeno šefu strukturne jedinice, tada se naziv organizacije (u nominativu) uključuje u atribut „primatelj“, a naziv jedinice uključen je u puni naziv pozicije u dativ:
Primjer 13
Collapse Show
GOST R 6.30-2003 utvrđuje metoda generalizovanog dizajna adresata prilikom slanja pisama nekoliko homogenih organizacija ili nekoliko strukturne podjele jedna organizacija. Ova metoda obezbjeđuje:
- na samom pismu dizajn generalizovanog imena adresata;
- dodatno sastavljanje posebne liste za poštanska pisma, koja uključuje njihova specifična imena i poštanske adrese.
Primjer 14
Collapse Show
Primjer 15
Collapse Show
Pogledajte članak “Kreiranje koverti u MS Word-u” da naučite kako prilagoditi adresu pošiljaoca, brzo kreirati mnogo koverti prema datom šablonu i mailing listi, ukrasiti ih pozadinom ili dizajnom (ideje za ukrašavanje koverte za 23. februar i mart Predlaže se 8
Mailing lista ili Mailing lista je generisan od strane izvršioca pisma na osnovu klasifikatora organizacija i njihovih adresa, koji se obično akumulira u službi upravljanja kancelarijama kao rezultat operacija registracije dokumenata (u EDMS ili u Word, Excel tabelama). Na svakoj koverti u kojoj je svaki primerak pisma zapečaćen, naznačen je konkretan naziv i adresa organizacije u skladu sa mailing listom. Na osnovu ove liste, štampanje informacija na kovertama može se automatski konfigurisati čak i kroz Word.
Neophodno je napomenuti da ovaj metod obično koristi viša organizacija prilikom slanja pisama svojim podređenim organima.
Međutim ako nema više od 4 primaoca jednog pisma, tada su svi primaoci registrovani na samom dokumentu, onda možete bez mailing liste (reč „Kopija“ se ne pojavljuje ispred 2., 3. i 4. primaoca). Ovo ograničenje broja adresata u jednom pismu utvrđeno je GOST R 6.30-2003 i zdravim razumom. U ovom slučaju, adresiranje je sastavljeno u gornjem desnom uglu kao lista podataka o „primaocu“ za svako tijelo/organizaciju, ali svi primjerci takvog pisma su potpisani kao originali, a svaki primjerak je zapečaćen u posebnoj koverti. na kojoj se izdaje odgovarajuća poštanska adresa.
Ova metoda adresiranja je pogodna za korištenje kada trebate obavijestiti o kršenjima ili značajnim događajima, prvenstveno više, nadzorne i regulatorne organe. Na ovaj način će svi primaoci vidjeti kome je još poslano ovo pismo.
Primjer 16
Collapse Show
Ako pismo istog sadržaja (pismo ponude, na primjer) treba poslati na nekoliko „nezavisnih“ organizacija, onda je bolje svako pismo izdati u statusu originala, tj. Na svakom navedite pojedinačnog adresata. Međutim, registarski brojevi za ova pisma bit će drugačiji.
Registracija podataka o "primaocu" prilikom održavanja dopisivanje sa pojedincima ima svoje karakteristike. Prvi atribut je prezime u dativu, zatim inicijali i zatim poštanska adresa:
Primjer 17
Collapse Show
Prilikom upućivanja pisma službeniku u kojem se navodi njegov položaj, ispisuju se inicijali prije prezime (vidi primjere 9, 10, 13), budući da je glavna identifikacija primaoca po nazivu radnog mjesta. Prilikom upućivanja pisma privatnom licu navode se njegovi inicijali iza prezime (Primjer 17), budući da se naša identifikacija kao građana vrši prvenstveno po prezimenu. Prilikom registracije prezimena i inicijala, oni se odvajaju razmakom, tj. “I.I. Ivanov“, ali ne i „I. I. Ivanov."
Kako ispravno poslovnu korespondenciju skraćena dvostruka imena i dvostruka patronimika adresata, napisana crticom, na primjer, Khozh-Akhmed Sultanovich, Khalimat Abrek-Zaurovna? Pogledajte odgovor na pitanje „Koji je ispravan način skraćenja dvostrukih imena i dvostrukih srednjih imena adresata, ispisanih crticom, u poslovnoj korespondenciji? »
Kako ne bi pogriješili prilikom obraćanja, na web stranicama organizacija potrebno je saznati tačne poštanske adrese, puna imena i nazive poslova menadžera, te druge podatke koji će pomoći da se što bolje uspostavi komunikacija u prvoj fazi percepcije dokumenta. . Možete pokušati da dobijete slične informacije od sekretarice ili ih pokupite iz dokumenata dobijenih od ove organizacije.
Obratite posebnu pažnju na upotrebu velikih i malih slova u nazivima organizacija i pozicija. Norme ruskog jezika predlažu pisanje pozicije malim (malim) slovom, ali konkretna visoka pozicija može se pisati velikim slovom, ako je tako predviđeno konstitutivni dokumenti i lokalni propise organizacija primaoca. Obratite pažnju na ove suptilnosti.
Faktor bontona
Žalba– konvencionalna bontonska fraza, govorna formula koja izražava poštovanje i prijateljski, učtiv odnos prema adresatu. Preporučljivo je prekinuti uzvičnik , naglašavajući značaj i pitanja i apela za ovu osobu.
Najčešće kontaktirani po imenu i patronimu(Primjer 18), mnogo rjeđe - po poziciji(Primjer 20). Druga opcija je striktno poslovne prirode i koristi se kada se obraća osobi na visokom položaju. službeni stav u vladi i opštinske vlasti, velika organizacija. Još rjeđe kontaktiraju prezimenom bez inicijala(Primjer 19) - ovim se naglašava „distanca“, formalnost odnosa između autora i adresata, prilično tipična za prepisku sa privatnom osobom.
Primjer 18
Adresa po imenu i patronimu
Kolaps 20
Drugi način posebnog poštovanja prema primaocu očituje se u „okviru bontona“: “Dragi...” – "S dubokim poštovanjem,", koji se koristi prilikom obraćanja licu višeg ranga (predsjedniku upravnog odbora, rukovodiocu višeg organa ili organa upravljanja itd.), kao i u slučaju čestitanja, na primjer, godišnjice.
Žalba "Skupo..."čak i u slučaju čestitki primaocu, treba ga koristiti s oprezom, jer U službenim odnosima, ipak se mora održavati određena menadžerska distanca.
Žalba "draga" trenutno se smatra zastarjelim, suvišnim - ne odgovara normama modernog poslovnog stila ruskog književnog jezika.
Postepeno su se pojavila posebna pravila rukovanja prilikom rada sa apelima građana. Kao odgovor na njihova pisma « najbolje prakse» Državni organi i lokalne samouprave preporučuju sljedeće govorne formule:
Primjer 22
Collapse Show
Ali bez obzira na pitanje pokrenuto u apelu građana, bez obzira na situaciju (sukob, pritužba ili žalba po ličnom pitanju, prvi put ili ponovljena itd.), ona je i dalje univerzalna formula za obraćanje građanima se adresira imenom i patronimom (kao u primjeru 18).
Komercijalne organizacije, prilikom dopisivanja sa kupcima i razmatranja njihovih pritužbi, mogu se rukovoditi istim preporukama.
Garantno pismo na pravnu adresu
Obavezni uslov za registraciju kod poreskog organa novostvorenog pravnog lica je njegovo prisustvo pravnu adresu, koji će biti upisan u Jedinstveni državni registar pravnih lica.
Pravna adresa lokacije organizacije, prvo, određuje njenu teritorijalnu pripadnost određenoj poreskoj upravi kojoj će se podnositi izvještaji, a drugo, sva službena korespondencija će se slati na ovu adresu.
Novostvoreno pravno lice obično nema svoje prostorije, koje se mogu registrovati kao pravna adresa. Trenutno postoji praksa da se vlasnicima lokala daju pravna adresa za registraciju kod poreskog organa novonastalim pravnim licima.
Ovu uslugu koriste i postojeće organizacije koje iz ovih ili onih razloga žele promijeniti svoju pravnu adresu.
Za uspješnu registraciju novostvorenog pravnog lica ili promjenu pravne adrese potrebno je poreskom organu dostaviti garantno pismo vlasnika lokala.
Garantno pismo. prvo, sastavlja se na memorandumu organizacije - vlasnika prostora, koji mora odražavati sve njegove detalje: adresu lokacije, OGRN, TIN, brojeve telefona, kao i naziv tijela kojem se ovo pismo dostavlja .
Garantno pismo mora sadržavati obavezu vlasnika lokala da novostvorenom pravnom licu obezbijedi određenu pravnu adresu za registraciju na navedenoj adresi sa naznakom naziva firme puno ime registrovana organizacija.
Garantno pismo mora biti potpisano od strane rukovodioca preduzeća koji ima pravo raspolaganja imovinom.
Uz garancijsko pismo se prilaže kopija vlasničkog lista (vlasnički list), kao i kopija tlocrta.
Ako pravnu adresu daje fizičko lice - vlasnik stana, tada se Garancijski list sastavlja na isti način kao i pravno lice uz obavezno prilaganje kopije potvrde za stambeni prostor.
Takvo garancijsko pismo može dati samo vlasnik stana.
Pogledaj više
Uzorak garantnog pisma
od vlasnika lokala - pravnog lica
Uzorak garantnog pisma
od vlasnika lokala - pojedinca
Kako pojedinac može odgovoriti na službeni dopis pravnog lica?
Teksaški disident Enlightened (35698) prije 2 godine
Jednostavno počinjete riječima: “U odgovoru na vaše pismo (molbu, zahtjev) od (datum) br. Iz sljedećeg crvenog reda navodite suštinu stvari.
Sasha Balabuz umjetna inteligencija (132266) prije 2 godine
Forma je ovakva
U gornjem lijevom uglu (odmaknite se 10 cm od gornjeg reza lista).
Položaj primaoca
Naziv organizacije u kojoj primalac radi
Prezime primaoca, inicijali (u genitivu). Ispred prezimena napišite "gospodin (gospođa)"
Preskoči jedan red
Adresa primaoca
U gornjem desnom uglu u istom redu, pozicija primaoca je datum slanja vašeg pisma.
Preskočite 3 reda i napišite NA LIJEVOJ STRANI ispod podataka o primaocu:
Vaše prezime, inicijali u nominativu
Ispod, preskačući red, nalazi se vaša kućna adresa.
Preskočite 2 reda i napišite: „Na Vaš broj 1811-BL od 28.09.12.“ (naravno, bez navodnika).
Preskočite još jedan red i napišite tekst odgovora na pismo. Istovremeno, pokušajte da izbjegnete zamjenicu „Vaša“, „Vaša“, „Vaša“ i napišite naziv organizacije iz koje vam je pismo poslano. I napišite u trećem licu.
Preskočite 2 reda i potpišite se, a pored desno napišite prvo svoje inicijale, a zatim prezime.
Ako trebate priložiti neke dokumente, onda preskočite 3 reda i napišite ispod potpisa: "Prilog" - naziv aplikacije. Ako se radi o kopiji, onda napišite "Kopija tog i tog dokumenta - kopija." Ako postoji više primjeraka, onda svaku numerirajte i napišite jedan red ispod drugog o svakom.
Koverta: u DONJEM desnom uglu ponovite „zaglavlje“ primaoca istim redosledom kao u pismu. Vaša adresa je na poleđini koverte.
Pismo se šalje ISKLJUČIVO preporučenom poštom, uz potvrdu o prijemu i uz posebnu potvrdu.
Još nešto: ne zaboravite da napravite kopiju svog pisma.
Pravni aspekti
Uzorak garantnog pisma na pravnu adresu od vlasnika za registraciju DOO. Forma. Sadržaj. Pravni i praktični značaj prilikom registracije pravne adrese.
Garantno pismo vlasnika na pravnu adresu za registraciju DOO je zapravo prvo i jedino legalno (sa izuzetkom potvrde o vlasništvu), pravni dokument, u kojem budući zakupac (kupac pravne adrese) i zakupodavac (u našem slučaju prodavac pravne adrese), pravno formalizuju svoj dogovor da će u slučaju nastupanja određenih pravno značajnih događaja (registracija pravnog entiteta), strane će sklopiti važeći ugovor o zakupu. Forma i uzorak garantnog pisma mogu se razlikovati. obično, državnim organima oni koji registruju pravna lica nisu previše izbirljivi u pogledu forme ovog dokumenta, međutim, u nastavku ću dati potpuno legalno verifikovan i kompetentno sastavljen uzorak garancijskog pisma vlasnika nestambenog prostora, koje treba dostaviti 46 MIFTS za registraciju pravne adrese.
Sa pravne tačke gledišta
Pošteno radi, odmah ću napomenuti da je čak i takav zahtjev da se 46 MIFTS-u dostavi garantno pismo radi provjere zakonitosti davanja pravne adrese sam po sebi direktno kršenje zakona od strane zaposlenih u 46 MIFTS-a. (uprava za registraciju grada Moskve). Ovaj dokument nije uvršten na zatvorenu listu potrebnih i obavezna dokumenta podneseno poreskoj upravi, a još više činjenica registracije pravnog lica ne može zavisiti od prisustva ili odsustva garantnog pisma!
U principu, oni koji žele mogu da podnesu inspekciju sudu i sa 100% verovatnoćom će dobiti slučaj, ali da li je pola godine života vredno obilaska pravnih i pravosudnih kancelarija radi zadovoljstva ove male pobede nad sistemom? Odgovor svako bira za sebe, ali kao advokat sa dugogodišnjim iskustvom navikao sam da dajem savete koji svojim klijentima maksimalno olakšavaju život. Zato vam je moj savjet samo vjerovati profesionalcima za registraciju, i zajedno ćemo ispuniti ovaj mali hir poreskih organa. Obećavam vam da ćemo to uraditi kako treba, a registracija vašeg pravnog lica će biti što brža i udobnija, prije svega za vas.)
Hajde sada da se uslovno dogovorimo da je, na osnovu realnosti prakse provođenja zakona, obavezno dostavljanje garantnog pisma za provjeru pravne adrese i dalju nesmetanu registraciju pravnog lica&hellip)
Više o garantnom pismu
Generalno, sama pravna priroda garantnog pisma je u početku mnogo šira i široko se koristi u poslovanju, ali sada neću ulaziti u pravnu džunglu, već ćemo o garantnom pismu govoriti isključivo u kontekstu problematike. što nas zanima - potvrda pravne adrese od strane vlasnika. One. to je kada vlasnik nestambenog prostora (kancelarije) istovremeno garantuje budućem zakupcu da će sklopiti ugovor sa njim, a u realnosti našeg poslovanja dolazi do izražaja važnost garantnog pisma kao pisana potvrda vlasnika za registarski organ (46 MIFTS) o njegovoj saglasnosti sa činjenicom da je novoosnovano pravno lice zakonito navelo adresu svoje prostorije kao adresu svoje lokacije (pravnu adresu).
Važnost i stvarna obaveza da se priloži garancijsko pismo vlasnika u trenutku podnošenja prijave poreskoj upravi postala je posebno akutna u poslednjih godina. Nije tajna da porezna inspekcija još od vremena SSSR-a i dalje pokušava natjerati poduzetnika da se registruje na bilo kojoj pravnoj adresi, a uz istrajnost najbolje aplikacije, otprilike jednom u godinu ili dvije se toga sjete. i iznosi sve apsurdnije zahtjeve i metode ophođenja sa kompanijama, koje ona (poreska) smatra jednodnevnim projektima. Posljednjih nekoliko godina, prisjećajući se ove mitske borbe, MIFTS je odlučio da dokument kao što je garantno pismo vlasnika, koji je dat i prije donošenja odluke o registraciji pravnog lica, postane lijek.
Naravno, nijedno garantno pismo za potrebe ove svete borbe nije imalo i nikada nije imalo ni najmanju praktičnu upotrebu. Oh dobro. Mi nismo lijeni ljudi. Treba im još jedan beskorisni komad papira - dobar. Neće nam biti teško da ga pripremimo i potpišemo sa vlasnikom pravne adrese.)
Još jednom želim da naglasim da nema garancijskih pisama, kao i ponekad niz drugih dokumenata osim onih navedenih u Savezni zakon N 129-FZ "O" državna registracija pravna lica i individualni preduzetnici". Poglavlje IV, član 12, poreski službenici nemaju pravo tražiti po zakonu. Uključujući i bilo kakve dokumente i provjere tzv. pravne adrese!
Sada se odlučimo za formu. Šta je garantno pismo i šta tačno garantuje? U širem smislu, garantno pismo je poslovno pismo koje sadrži potvrdu (garanciju) o izvršenju bilo koje radnje ili usklađenosti određenim uslovima(na primjer, vrijeme i činjenica plaćanja za primljene proizvode, obavljeni rad ili pružene usluge). Drugim riječima, garantno pismo je način da se osigura da strane u transakciji ispune određene obaveze.
Ako ovaj koncept posmatramo u kontekstu registracije pravnih lica, onda je garancijsko pismo dokument koji daje vlasnik iznajmljenog prostora i koji garantuje lokaciju organizacije na datoj adresi nakon njene registracije.
Svaki vlasnik pravne adrese obično samostalno sastavlja garantno pismo, ali lično preporučujem da se pridržavate svog obrasca garancijskog pisma poreskoj upravi.
Garantno pismo može biti ovjereno pečatom i mora biti potpisano od strane vlasnika. Mnogi vlasnici pokušavaju da svoje dokumente učine jedinstvenim i uočljivo drugačijim od garancijskih pisama svojih kolega, kako bi na taj način sveli na najmanju moguću mjeru mogućnost krivotvorenja dokumenata na svojoj pravnoj adresi.
Ja, Yavlinsky Grigory Alekseevich, kao upravnik (vlasnik) lokala na osnovu punomoći od trideset prve dve hiljade dvanaeste decembra (upisana u registar kod notara grada Moskve Petroviča za br. 7-312), koju su izdali vlasnici nestambenih prostorija (potvrda o vlasništvu dijela zgrade 23-ZhZ br. 123456 od 1. januara 2012.), Ksenia Anatolyevna Sobchak i Valeria Ilyinishna Novodvorskaya. Ovim putem Vas obavještavam o sljedećem:
Obrasci službenih pisama pojedinaca
Otkazivanje usluge
Administrator domena dostavlja pismo Relcom.DS LLC. Obnavljanje registracije domene koja je u procesu brisanja
Administrator domena dostavlja pismo Relcom.DS LLC. Prenos prava na administriranje domena na drugu osobu
Administrator domene šalje pismo Relcom.DS doo. Prijenos prava na domene (potvrda namjere prihvatanja domena)
Pismo Relcom.DS doo šalje osoba na koju se prenose prava administriranja domena. Promjena registrara. Prenos domena za održavanje sa Relcom.DS doo na drugog Registratora
Administrator domena šalje pismo Relcom.DS LLC. Promjena registrara. Prenos domena za servisiranje na Relcom.DS doo od drugog Registratora
Administrator domene šalje pismo Relcom.DS doo. Izmjena identifikacionih podataka pojedinca
Administrator domena šalje pismo Relcom.DS LLC. Promjena lozinke za pristup sistemu za registraciju domena
Administrator domena šalje pismo Relcom.DS LLC. Saglasnost za obradu ličnih podataka
Administrator domena šalje pismo Relcom.DS LLC. Saglasnost za korištenje ličnih podataka na pretraživačima
Administrator domena šalje pismo Relcom.DS LLC.
Pažnja!
Ako se pismo od pojedinca pošalje u kancelariju Relcom doo. Poslovna mreža„poštom ili kurirskom službom, onda potpis na pismu mora biti ovjeren od strane službenika bilo koje organizacije (na primjer, DEZ, odjel ljudskih resursa na mjestu rada), a kopiju građanskog pasoša pojedinca treba priložiti uz pismo (str. 2-3, 4-5)
Ukoliko fizičko lice dostavi pismo u poslovnicu Relcom Business Network doo, pismo se prihvata uz predočenje građanskog pasoša.
U ovom slučaju, pismo mora biti potpisano od strane pojedinca.
Ako se pismo u kancelariju Relcom Business Network LLC dostavlja od strane predstavnika pojedinca, tada uz pismo mora biti priloženo i overeno punomoćje kojim se ovlašćuje zastupnik (poverilac) za obavljanje svih potrebnih radnji u vezi sa administracijom domena. .
U tom slučaju, pismo mora biti potpisano od strane ovlaštene osobe.
1. Pismo se štampa na bijelom ili svijetlom papiru u formatu A4 (210 x 297 mm) ili A5 (148 x 210 mm).
2. List mora imati polja od najmanje:
20 mm - lijevo;
10 mm - desno;
20 mm - vrh;
20 mm - niže.
Datum pisma je datum njegovog potpisivanja. Datum je ispisan arapskim brojevima u nizu: dan u mjesecu, mjesec, godina. Dan u mjesecu i mjesec ispisani su sa dva para arapskih brojeva razdvojenih tačkom; godina - četiri arapska broja.
4. Odlazni broj.
Registarski (odlazni) broj pisma sastoji se od njegovog serijski broj, koji se po vlastitom nahođenju može dopuniti indeksom (na primjer, inicijali šefa odjela). Registarski broj pisma koji zajedno sastavljaju dva ili više odjeljenja sastoji se od registarskih brojeva pisma svakog od ovih odjela, odvojenih kosom crtom.
6. Adresar
Primalac mogu biti organizacije, njihove strukturne jedinice, službenici ili pojedinci. Prilikom upućivanja pisma službenoj osobi inicijali se navode ISPRED prezimena. Naziv organizacije i njene strukturne jedinice se navodi u nominativu.
na primjer:
DOO "Kompanija "Naziv"
Odeljenje za planiranje
Položaj osobe kojoj je pismo upućeno označava se u dativu, na primjer:
generalni direktor
DOO "Kompanija "Naziv"
A.A. Ivanov
DOO "Kompanija "Naziv"
Odeljenje za planiranje
B.B. Petrov
Pismo ne bi trebalo da sadrži više od četiri adrese. Riječ “Kopija” se ne navodi ispred drugog, trećeg, četvrtog adresata. Ako je broj primalaca veći, kreira se mailing lista.
Atribut “Addressee” može uključivati poštansku adresu. Elementi poštanske adrese se navode redosledom utvrđenim pravilima za pružanje poštanskih usluga.
Kada upućujete pismo organizaciji, navedite njen naziv, zatim poštansku adresu, na primjer:
DOO "Kompanija "Naziv"
Yaroslavsky Ave., 12, Yaroslavl, 150001
Prilikom obraćanja pismu pojedincu navesti prezime i inicijale primaoca, zatim poštansku adresu, na primjer:
Sidorov V.V.
st. Svobody, 5, ap. 12,
Jaroslavlj, 150000
7. Tekst pisma
Tekst pisma je sastavljen u obliku tabele, koherentnog teksta ili kombinacije ovih struktura.
Kolone i redovi tabele moraju imati naslove izražene imenicom u nominativu. Podnaslovi kolona i redova moraju biti u skladu sa naslovima. Ako je tabela štampana na više stranica, kolone tabele moraju biti numerisane i samo brojevi ovih kolona moraju biti štampani na sledećim stranicama.
Povezani tekst obično se sastoji od dva dijela. U prvom dijelu se navode razlozi, osnovi, ciljevi pisanja pisma, u drugom (konačnom) - odluke, zaključci, zahtjevi, prijedlozi, preporuke. Tekst može sadržavati jedan završni dio (na primjer, zahtjev bez objašnjenja).
U tekstu pisma sačinjenog na osnovu dokumenata drugih organizacija, navode se njihovi detalji: naziv dokumenta, naziv organizacije - autor dokumenta, datum dokumenta, registarski broj dokumenta, naslov tekst.
U pismu se koriste sljedeći oblici prezentacije:
Prvo lice množine ( “pošaljite”, “pošaljite na razmatranje”);
Prvo lice jednine ( “Smatram da je potrebno”, “molim istaknite”);
treće lice jednine ( “društvo se ne protivi”, “Name” DOO smatra mogućim”).
8. Aplikacija
Izdaje se napomena o prisutnosti priloga navedenog u tekstu pisma kako slijedi:
Primjena: za 5 l. u 2 primjerka.
Ako pismo ima prilog koji nije naveden u tekstu, navedite njegovo ime, broj listova i broj primjeraka; ako postoji više aplikacija, one su numerisane, na primjer:
Dodatak: 1. Ugovor o zakupu za 5 l. u 2 primjerka.
2. Potvrda o prijenosu i prijemu za 1 litar. u 2 primjerka.
Ako su prijave ukoričene, broj listova nije naznačen.
Ako je uz pismo priložen drugi dokument, koji takođe ima prilog, izdaje se napomena o prisustvu priloga kako slijedi:
Dodatak: pismo Ministarstva unutrašnjih poslova Ruske Federacije od 05.05.2007. N 02-6/172 i dodatak njemu, samo 3 stranice.
Ako se aplikacija ne pošalje na sve adrese navedene u dokumentu, tada se izdaje napomena o njenoj dostupnosti kako slijedi:
Primjena: za 3 l. u 5 primjeraka. samo na prvu adresu.
9. Potpis
Detalj „Potpis“ uključuje: naziv pozicije osobe koja je potpisala pismo (puna ako pismo nije sastavljeno na memorandumu, a skraćeno za pismo sastavljeno na memorandumu) i prepis potpisa ( inicijali, prezime), na primjer:
Kada pismo potpisuje više službenika, njihovi potpisi se stavljaju jedan ispod drugog u redoslijedu koji odgovara položaju, na primjer:
Prilikom potpisivanja dokumenta od strane više lica jednakih pozicija, njihovi potpisi se stavljaju na isti nivo, na primjer:
10. Print
Otisak pečata potvrđuje autentičnost potpisa službenog lica na dokumentima koji potvrđuju prava lica koja evidentiraju činjenice vezane za FINANSIJSKIM sredstvima, kao i na drugim dokumentima KOJI OBEZBJEĐUJU ovjeru originalnog potpisa.
11. Izvođač
Oznaka o izvršiocu sadrži inicijale i prezime izvršioca isprave i njegov broj telefona. Oznaka o izvođaču stavlja se na prednju ili stražnju stranu posljednjeg lista dokumenta u donjem lijevom uglu, na primjer:
Poslednjih decenija postao je sastavni deo bilo koje oblasti poslovanja. Pored sastavljanja ugovora, akata i aneksa uz njih, stručnjaci za dokumentaciju su uključeni u izradu razne vrstežalbe i pisma. Na zakonodavnom nivou principi njihovog oblikovanja i opšti šablon, naravno, nisu definisani. U takvoj situaciji postavlja se pitanje: "Kako pravilno sastaviti ovaj ili onaj pravno slab, ali poslovni dokument?" Odgovor na ovo je krajnje jednostavan i svodi se na izradu ovakvih papira po opšteprihvaćenim standardima u kancelarijskom radu.
Danas je naš resurs odlučio razmotriti principe pisanja službenog pisma i karakteristike ovog dokumenta. Informacije o sažetoj temi i predložak za sam rad možete pronaći u nastavku.
Službena ili je jedna od osnovnih vrsta dokumenata iz oblasti kancelarijskog rada savremeno poslovanje. To je univerzalni način prenošenja informacija, implementiran na najjednostavniji mogući način, ali u skladu sa svim pravilima i propisima poslovni odnosi.
Naravno, informacije predstavljene u službenim pismima nisu zabavne prirode. Takvi radovi mogu biti pozivni, dijelom reklamni, informativni i drugi, ali ni u kom slučaju zabavni.
Postoje mnoge razlike između službenog pisma i običnog. Glavna je svrha. Ako poslovni dokument uvijek ima preciznu svrhu slanja ili slanja primaocu, onda se obična pisma često koriste za „komunikaciju radi komunikacije“. Pored toga, poslovne poruke:
- nisu anonimni - uvijek imaju informacije o pošiljaocu i primaocu
- napisano u ime određene osobe ili organizacije ili udruženja koje on predstavlja
- (ako pošiljalac ima pečat)
- sastavljeno prema opšteprihvaćenim pravilima u kancelarijskom radu
- ne može biti zabavno, kao što je ranije spomenuto
Opciona, ali i uobičajena razlika između službenog pisma i obične poruke je u tome što je prvo napisano na memorandumu kompanije. Ovakav pristup adresi daje najviši nivo solidnosti i generalno ukazuje na njen poslovni status.
Nekoliko riječi o detaljima i općem sadržaju dokumenta
Službena pisma se izdaju iz različitih razloga, zbog čega se sadržaj prirodno razlikuje. Uprkos tome, poslovne poruke se ne mogu oduzeti opšta struktura. To je ono što je definisano kao istinito u sferi kancelarijskog rada, nije predmet spora i čini osnovne uslove za relevantna dokumenta. Tipični detalji službenog pisma uključuju:
- puni naziv kompanije pošiljaoca ili puno ime određenog građanina
- informacije o kontrolnoj tački, kontrolnoj tački i OKUD-u (za organizacije)
- adresu i sve moguće kontakte pošiljaoca
- slične informacije o primaocu
- suštinu poruke
- datum njegovog sastava
- i štampa (za organizacije)
Važno! Vrsta poslovne dokumentacije koju danas razmatramo je jedna od rijetkih koja ne mora sadržavati naslov. Odsustvo potonjeg nikako nije greška, već usklađenost sa osnovnim standardima kancelarijskog rada.
Preporučljivo je izdati samo pismo memorandum, naravno, ako je njegov pošiljalac neka kompanija. Za vladine agencije takvi obrasci imaju sliku grba, komercijalne organizacije- njihov amblem.
- Jasno i razumljivo za primaoca.
- Bez psovki, da ne spominjem uvrede i psovke.
- Uredno, sažeto i kompetentno.
U principu, stručnjaci za dokumente ne postavljaju nikakve druge zahtjeve za službena pisma. Dovoljno je pridržavati se navedenih normi, pravila i opšteg sadržaja dokumenta.
U nastavku možete preuzeti obrazac za službeno pismo organizaciji:
Vrste službenih pisama
Službeno pismo je prilično opsežna grupa poslovnih papira. Najčešći od njih su:
- , što odražava želju pošiljaoca da učini nešto u korist primaoca
- Pisma zahtjeva
- Zahtjevi
- Pozivnice za događaje
- Pozivi na saradnju
- Papiri koji primaoca podsjećaju na nešto
- Komercijalne ponude
- Zahtjevi
- Uputstva
- Oglasna i informativna pisma
Po nazivu svake vrste službenog pisma možete razumjeti njegovu opću svrhu i svrhu slanja poruke. Kao što pokazuje praksa, prijenos različitih vrsta zahtjeva u poslovnom okruženju vrši se iz različitih razloga, a gore navedena lista njihovih vrsta daleko je od konačne.
Osobine dizajna i prijenosa poruke primaocu
Na kraju današnjeg članka, obratimo pažnju na transfere službena pisma u Ruskoj Federaciji. Prije svega, treba napomenuti da je glavna nijansa uspješnih poslovnih odnosa kompetentan pristup njihovom upravljanju. U slučaju sastavljanja relevantnih dokumenata, govorimo o njihovom:
- urednost
- potpuna usklađenost sa poslovnim standardima
- svrsishodnost (slanje službenog pisma nekome u obliku neželjene pošte značajno će narušiti autoritet pošiljaoca)
Osim toga, preporučljivo je izuzetno odgovorno pristupiti sastavljanju poruke. Njegov tekst treba da bude pismen, sažet i razumljiv. Upotreba složenih verbalnih struktura i termina je nepoželjna. Opšti ton obraćanja treba držati u granicama. Uzdržanost je dobrodošla, ali poznatost nikada.
Što se tiče prenosa poslovnih pisama, pošiljalac nema ograničenja. Poruku možete dostaviti primaocu:
- putem interneta u elektronskom obliku
- putem pošte
- putem kurira ili čak lično
Prenošenje službenih pisama je ogromno polje. Svi pošiljaoci će moći da izaberu odgovarajuću poruku.
Ovim se završavaju najvažnije odredbe o temi ovog članka. Nadamo se da su predstavljene informacije pomogle svim čitateljima da shvate suštinu službenih pisama u Ruskoj Federaciji i pravila za njihovo izvršavanje.
Napišite svoje pitanje u formu ispod
Verovatno se svako bar jednom morao suočiti sa potrebom da piše poslovno pismo. Kada ga sastavljate, nehotice dolazite do zaključka da to nije nimalo lako. Postoji mnogo pravila i propisa za pisanje poslovnih pisama koje morate znati. Članak detaljno opisuje proces sastavljanja dokumenta, daje uzorke poslovnih pisama i razmatra njihove vrste i dizajn.
Forma
Gotovi obrasci će dodati solidnost i ukazati na pouzdanost kompanije. Oni sadrže potrebne informacije o organizaciji kao što su:
- Ime.
- Adresa.
- Kontakt brojevi.
- Website.
- Email.
- Logo.
- Ostali kontakt detalji.
Ne postoje stroga pravila u vezi sa formularima. Stoga svaka organizacija samostalno odlučuje koje informacije će uključiti u njih.
Kako pravilno pisati poslovna pisma? Priprema
Poslovna pisma su napisana i oblikovana na određeni način, u skladu sa svojim inherentnim pravilima i zahtjevima. U zavisnosti od cilja, autor detaljno promišlja sadržaj kako bi dobio rezultat koji računa. On mora jasno razumjeti koje informacije primatelj već zna o predmetu pisma, na čemu ga treba temeljiti i šta će biti novo u njemu. Argumenti zavise od toga kojem cilju autor teži. Proces pripreme poslovnog pisma može se podijeliti u sljedeće faze:
- Proučavanje problema.
- Pisanje nacrta pisma.
- Njegovo odobrenje.
- Potpisivanje.
- Registracija.
- Slanje primaocu.
Struktura poslovnih pisama
Prilikom sastavljanja pisma potrebno ga je zasititi informacijama, odnosno tamo staviti sve potrebne informacije. Može biti jednostavno ili složeno. U jednostavnom pismu, sadržaj jasno i koncizno prenosi informacije koje uglavnom ne zahtijevaju odgovor od primatelja. Složena se može sastojati od nekoliko odjeljaka, tačaka i paragrafa. Svaki paragraf predstavlja jedan aspekt informacije. Ove vrste uzoraka poslovnih pisama obično se sastoje od uvodnog, glavnog i završnog dijela.
U nastavku je primjer pisanja poslovnog pisma - njegov uvodni dio.
Glavni dio opisuje situacije i događaje, daje njihovu analizu i dokaze. U tom dijelu uvjeravaju da treba na ovaj ili onaj način postupiti, dokazati kako je bilo i obavijestiti o potrebi učešća u bilo kojem događaju, iznoseći različite argumente.
Zaključak sadrži zaključke koji se donose u vidu sugestija, zahtjeva, podsjetnika, odbijanja i sl.
Primjer pisanja poslovnog pisma - njegov završni dio - predstavljen je u nastavku. Ovo rezimira zahtjev naveden u glavnom.
Sve date informacije trebaju biti optimalno konzistentne i razumljive.
Svako slovo počinje centriranom adresom. Ovaj mali dio je izuzetno važan. Prilikom odabira, autor mora uzeti u obzir:
- Položaj primaoca.
- Priroda odnosa.
- Formalnost.
- Etiketa.
Na kraju pisma treba biti učtivan oblik. Na primjer: „...izražavam nadu u dalju saradnju (zahvalnost na pozivu)...” Iza ovih fraza stoji potpis autora.
Stil
Sva pisma moraju biti napisana službenim poslovnim stilom, što podrazumijeva upotrebu jezika za službene poslovne odnose. Osobine takvog jezika formiraju se pod sljedećim okolnostima:
- Glavni učesnici u poslovnim odnosima su pravna lica, u ime čijeg se rukovodioca i službenika pišu pisma.
- Odnosi u organizacijama su strogo regulisani.
- Predmet komunikacije su aktivnosti kompanije.
- Upravljački dokumenti uglavnom imaju određenog adresata.
- Često se u toku aktivnosti organizacije dešavaju iste situacije.
S tim u vezi, informacije sadržane u poslovnom pismu trebaju biti:
- Službeno, bezlično, naglašavajući distancu između učesnika u komunikaciji.
- Adresirano, namijenjeno određenom adresatu.
- Aktuelno u vrijeme pisanja.
- Pouzdan i nepristrasan.
- Obrazloženo da navede primaoca da izvrši bilo koju radnju.
- Kompletan za donošenje odluka.
Zahtjevi
Poslovno pismo mora ispunjavati sljedeće uslove:
- Govor je standardizovan na svim nivoima - leksičkom, morfološkom i sintaksičkom. Sadrži mnogo izraza, pojmova i formula.
- Ton pisanja je neutralan, suzdržan i strog, bez upotrebe emotivnog i ekspresivnog jezika.
- Tačnost i jasnoća teksta, bez logičkih grešaka, jasnoća i promišljenost teksta.
- Konciznost i sažetost - bez upotrebe izraza koji nose dodatno značenje.
- Upotreba jezičkih formula nastalih kao rezultat ponovljenih situacija.
- Upotreba termina, odnosno riječi ili fraza koje imaju posebne koncepte.
- Upotreba skraćenica koje mogu biti leksičke (odnosno složene riječi nastale uklanjanjem slova iz dijelova riječi: LLC, GOST i tako dalje) i grafičke (odnosno oznake riječi u skraćenom obliku: grn, zh-d, itd.).
- Upotreba konstrukcija u genitivu i instrumentalnom padežu.
- Fraze s verbalnim imenicama („pruži podršku“ umjesto „podrška“).
- Korištenje jednostavnih uobičajenih rečenica.
Gore navedeni uzorci poslovnog pisma prikazani su u nastavku puna verzija(sa glavnim dijelom). Informacije ispunjavaju sve zahtjeve službenog poslovnog stila.
Vrste poslovnih pisama
Najbolje je napisati poslovno pismo o jednom konkretnom pitanju. Ako je potrebno riješiti nekoliko problema odjednom, preporučuje se sastavljanje nekoliko različitih opcija.
Poslovna pisma mogu imati sljedeći sadržaj:
- Prateći. Takva pisma su obično potrebna da bi vas obavestili gde da pošaljete dokumente.
(Kako napisati poslovno pismo? Uzorak propratno pismo pomoći će onima koji trebaju sastaviti ovu vrstu dokumenta.)
- Garantovano. Oni su napisani da potvrde sva obećanja ili uslove. Na primjer, može se garantirati plaćanje rada, zakupnine, rokova isporuke itd.
- Hvala. Počeli su se posebno često koristiti u u poslednje vreme. Ovakva pisma pokazuju dobar partnerski ton. Mogu se izdati na regularna forma ili na papiru u boji sa predivnim printom.
(Kako napisati poslovno pismo? Uzorak sorte zahvalnice sastavlja se u slobodnoj formi, u zavisnosti od zadataka koje rješava. U ovom slučaju pismo izražava svoju suštinu u najkraćem obliku. Takav uzorak, napravljen na papiru u boji sa ornamentom, može okačiti na zid u sobi kompanije na počasnom mjestu.)
- Informativno.
- Poučno.
- Čestitam.
- Oglašavanje.
Tu su i slova:
- Prijedlozi za saradnju. Sasvim uobičajeni u novije vrijeme, šalju se organizacijama, često se nose reklamne prirode, na primjer, poput ovog uzorka. Prilično je teško pisati komercijalna pisma, morate uzeti u obzir mnoge nijanse kako biste privukli pažnju, a još više, zainteresirali. Ali ako ga komponujete prema uzorku ispod, ima sve šanse za uspjeh.
- Pozivnice. Oni se šalju, pozivajući ih da učestvuju u raznim događajima. Obično su upućeni menadžeru ili službeniku, ali mogu biti upućeni i cijelom timu.
- Zahtjevi.
- Obavještenja.
- Zahtjevi i mnogi drugi.
Kako napisati odgovor na pismo. Primjer
Odgovor mora početi ponavljanjem zahtjeva iz prvog pisma. Zatim se daju rezultati njegovog razmatranja i izražava se odobrenje ili razlog za odbijanje. Pismo poslovnog odgovora može sadržavati alternativno rješenje za očekivane informacije. Obično ispunjava sljedeće principe:
- Dostupnost linka do prvog slova i njegovog sadržaja.
- Identična jezička sredstva.
- Uporedivi aspekti obima i sadržaja.
- Usklađenost s određenim redoslijedom.
Registracija
Osim korištenja korporativnih memoranduma za poslovna pisma, potrebno je uzeti u obzir i druge suptilnosti prilikom njihovog dizajna. To su detalji, pravila za skraćenice, pisanje adresa, naslova, dužine teksta, širine polja i još mnogo toga.
Uzorci poslovnog pisma pomažu vam da ga sastavite, uzimajući u obzir sve suptilnosti i nijanse. Koriste ih i početnici i iskusni radnici. Zahvaljujući uzorcima, uče kako pravilno pisati slova i štede mnogo vremena.
