Putkina Lidija Vladimirovna

Kandidat tehničkih nauka, profesor, Katedra za informatiku i matematiku, Ekonomski fakultet, Sankt Peterburg Humanitarni univerzitet sindikata Sankt Peterburg, Rusija

Sažetak: Ovaj članak razmatra karakteristike implementacije sistema elektronsko upravljanje dokumentima. U članku se napominje da efikasnost svake organizacije ovisi o efikasnosti obrade dokumenata i brzini distribucije informacija između odjela organizacijske strukture i izvođača. Proces uvođenja elektronskog upravljanja dokumentima može se podijeliti u osam faza. Jedna od bitnih tačaka je činjenica da se nakon uspješnog završetka svake od osam faza automatizacije implementirani sistem mora stalno usavršavati i usavršavati. Ovo je jedan od glavnih faktora za uspešno korišćenje elektronskog upravljanja dokumentima u preduzeću.

Ključne riječi: sistemi elektronskog upravljanja dokumentima, implementacija, efikasnost, preduzeće

Osobine implementacije elektronskog dokumenta

Doktor tehničkih nauka, profesor Katedra za računarstvo i matematiku, Ekonomski fakultet Sankt Peterburg Univerzitet humanističkih i društvenih nauka Sankt Peterburg, Rusija

Sažetak: U ovom članku se razmatraju karakteristike uvođenja sistema elektronskog upravljanja dokumentima. U članku se napominje da efikasnost svake organizacije zavisi od efikasnosti obrade dokumenata, brzine distribucije informacija između jedinica organizacione strukture i izvođača. Proces implementacije elektronskog dokumenta može se podijeliti u osam faza. Jedan od naglasaka je činjenica da se nakon uspješnog završetka svake od osam faza automatizacije implementirani sistem mora kontinuirano usavršavati i poboljšavati. Ovo je glavni faktor u uspešnoj upotrebi elektronskog upravljanja dokumentima u preduzeću.

Ključne riječi: elektronski sistem upravljanja dokumentima, implementacija, efikasnost, preduzeće

U savremenom svijetu efikasnost svake organizacije ovisi o efikasnosti obrade dokumenata, brzini distribucije informacija između odjela organizacijske strukture i izvođača, kao i od pouzdanosti cjelokupne informacijske komponente u cjelini.

Zato u u poslednje vreme Menadžeri mnogih preduzeća sve češće postavljaju pitanje poboljšanja sistema toka dokumenata. Ovaj zadatak se može postići automatizacijom.

Danas automatizovani protok dokumenata nije inovacija. Neke organizacije su već implementirale i koriste elektronski sistem upravljanja dokumentima (EDMS). Međutim, većina preduzeća i dalje održava tok dokumenata u tradicionalnom papirnom obliku.

Glavni kriterij pri odabiru oblika kancelarijskog rada je obim dokumenata koje je organizacija stvorila i primila u određenom vremenskom periodu. Stoga je u preduzećima u kojima je struktura odjela razgranana i povezana lancem različitih dokumenata prelazak na elektronsko upravljanje dokumentima vrlo važan zadatak.

Da se stvori tačna ideja o ovaj koncept, pogledajmo to detaljnije. Elektronsko upravljanje dokumentima može se predstaviti kao jedinstven mehanizam za kretanje dokumenata koji su kreirani pomoću kompjuterskih alata i po pravilu potpisani elektronskim digitalnim potpisom. Istovremeno, dokumenti se obrađuju i putem elektronskih medija.

U organizaciji u kojoj je implementiran EDMS, dokument služi kao osnovni alat za upravljanje. U takvim organizacijama ne postoje samo naređenja, uputstva ili odluke. Postoje dokumenti koji sadrže upravo te odluke, naredbe i uputstva. Dakle, upravljanje u organizaciji se u potpunosti odvija putem dokumenata. Većina poslova koje obavljaju zaposleni takođe je povezana sa dokumentima.

EDMS se može koristiti u bilo kojoj organizaciji: kako malo preduzeće, i za ogroman holding ili korporaciju sa cijelom mrežom podružnica. Neke kompanije počinju automatizacijom pojedinačnih faza toka dokumenata, budući da EDMS ima niz značajnih prednosti:

1) Prvo, treba napomenuti transparentnost poslovnih procesa. IN elektronski sistem kontrola prijema, izvršenja i kreiranja dokumenata je mnogo jednostavnija i brža. Uz ovu pomoć, menadžment može pratiti poslovne procese organizacije u bilo kojem trenutku.

2) Takođe, uz pomoć elektronskog upravljanja dokumentima unapređena je izvršna funkcija. Prema statistikama, značajan dio naloga ne izvršavaju zaposleni. EDMS omogućava rukovodiocima da prate procese rada, brzinu i kvalitet izvođenja, i što je najvažnije, rezultat rada.

3) Smanjuje se vrijeme za obradu i izvršenje dokumenata. Elektronsko upravljanje dokumentima omogućava bržu pretragu, kreiranje, obradu i distribuciju dokumenata. To se postiže automatskim sastavljanjem sažetaka, registara i izvještaja, što vam zauzvrat omogućava da posao obavljate efikasno i brzo, a kao rezultat toga, optimizirate poslovne procese.

4) Povećava se stepen povjerljivosti informacija. Svaki zaposleni ima stepen pristupa i upravljanja dokumentima kompanije koji odgovara njegovim ovlaštenjima. Na primjer, zaposleni može imati pravo čitanja dokumenta, može imati mogućnost uređivanja, unošenja odgovarajućih prilagodbi u dokument, ili oni također mogu imati puna prava. Svaka radnja je prijavljena kompjuterski sistem. To znači da je u svakom trenutku moguće vidjeti ko je od zaposlenih izvršio promjene u podacima i radio s njima.

Za mnoge organizacije, problem povjerljivosti informacija je vrlo akutan. Gubitak bilo kojeg važnih dokumenata može dovesti do milionskih gubitaka. U tom smislu, papirna dokumenta su pod mnogo većim rizikom, jer se bez problema mogu ukloniti iz fascikle, a sve informacije će se prenijeti na treću stranu. Nakon implementacije elektronskog sistema upravljanja dokumentima u kompaniji, možda neće biti moguće eliminisati potpuno curenje informacija. Međutim, u ovom slučaju će se moći vidjeti ko je od zaposlenih koristio ove dokumente iu kojem trenutku.

5) Uz pomoć EDMS-a optimizuje se šema za obuku novih zaposlenih, kao i uvođenje novih procesa u kompaniji. Uvođenje novih propisa i uputstava korištenjem elektronskog upravljanja dokumentima odvija se mnogo brže nego da se svaki zaposleni posebno informiše i upozna sa papirnom dokumentacijom.

6) Povećava se nivo korporativna kultura. EDMS stvara jedinstven informacijski prostor u koji su uključene sve ili većina struktura kompanije. Ovo zauzvrat stvara priliku za uključivanje korporativni procesi skoro svaki zaposleni.

7) Kada kompanija pređe na elektronsko upravljanje dokumentima, rješava se problem prilagođavanja novim promjenama na tržištu međunarodnim standardima. Ako do njih dođe, organizacija koja koristi EDMS može brzo izvršiti promjene pod novi šablon, čime se povećava nivo svoje konkurentnosti na tržištu.

Međutim, ovaj način unapređenja poslovanja preduzeća, uz svoje prednosti, ima i svoje nedostatke.

Prije svega, sigurnost dokumenata je ozbiljan problem. Virus može ući u vaš računar, a sistem za čuvanje dokumenata možda neće raditi. Ovaj problem se može riješiti kreiranjem rezervacijskog sistema.

Drugi mogući nedostatak uvođenja EDS-a može biti konzervativizam zaposlenih koji će biti zaposleni u sistemu. Prilikom prelaska na automatizovani protok dokumenata nije uvek moguće izbeći i sprečiti nezadovoljstvo zaposlenih koji su navikli da ručni rad i imaju nepotpuno znanje o elektronskom upravljanju dokumentima.

Takođe, sistem elektronskog upravljanja dokumentima veliku važnost pridaje kompetentnom unosu podataka. U ovom slučaju, ljudski faktor je posebno važan, jer će nesmetano funkcionisanje sistema u budućnosti zavisiti od kvalifikacija i kvaliteta rada osoblja.

U fazi nabavke i implementacije sistema elektronskog upravljanja dokumentima, menadžment kompanije mora biti spreman za finansijske troškove. Iako se naknadno ovi troškovi obično nadoknađuju smanjenjem troškova rada sa dokumentacijom i optimizacijom poslovnih procesa.

Razmjena elektronskih dokumenata nije moguća sa svim ugovornim stranama. Razlog tome je nedostatak jedinstvenog informacionog prostora. Kao rezultat toga, mnoge kompanije su prisiljene da istovremeno održavaju i papir i elektronska razmjena dokumenata. Ostaje očigledna činjenica da bi slanje akata i ugovora elektronskim putem uvelike pojednostavilo rad između kupca i klijenta u bilo kom segmentu tržišta.

Obavezni uslov za većinu dokumenata, koji im daje pravnu snagu, je lični potpis. Pravna snaga Elektronski dokument se obično potvrđuje elektronskim potpisom, koji, prema 63-FZ, može biti tri vrste:

1) Jednostavan elektronski potpis. Ova vrsta potpisa se kreira pomoću lozinki, kodova i drugih alata koji identifikuju autora potpisanog dokumenta. U ovom slučaju se ne koristi kriptografski elektronski potpis.

2) Ojačani nekvalifikovani potpis. Za kreiranje ove vrste potpisa koriste se kriptografska sredstva, što zauzvrat omogućava određivanje autora dokumenta. Pojačani nekvalifikovani potpis često je analog dokumenta sa pečatom.

3) Unaprijeđeni kvalifikovani potpis može zamijeniti papirnu dokumentaciju u svim slučajevima. Izuzetak je situacija kada je na zakonodavnom nivou potreban samo dokument na papiru.

Danas većina država smatra da su papirna dokumenta sa redovnim potpisom i elektronska dokumenta potpisana kvalifikovanim elektronskim potpisom jednaka.

Prelazak organizacije sa papirnog na elektronsko upravljanje dokumentima mora biti kompetentan i promišljen, jer od ovog koraka zavisi dalji rad celog preduzeća.

Najčešće je pokretač automatizacije procesa toka dokumenata u preduzeću Generalni direktor. Interes menadžmenta za prelazak na bezpapirni dokumentotok igra veliku ulogu, jer od toga umnogome zavisi uspjeh ovog projekta.

Obično se sama automatizacija konvencionalno dijeli na dva dijela: sam proces i izvještaj, odnosno kontrolu nad radom gotovog proizvoda.

Ako zadatak nije samo implementacija elektronskog upravljanja dokumentima, već i transformacija poslovnih procesa, onda se projektni zadatak mora formulisati zajedno sa menadžerima koji su odgovorni za te procese. Samo ako budu regrutovani kao saveznici, biće moguće stvoriti uspješnu verziju elektronskog upravljanja dokumentima.

Proces automatizacije može se podijeliti u nekoliko ključnih faza:

Faza 1. Tehničke specifikacije. Za početak, projekt menadžeri moraju odlučiti o zadacima koje bi budući sistem trebao obavljati. Jasno formulirani zadaci će vam pomoći da postignete pravi izbor u drugoj fazi.

Faza 2. Izbor IT rješenja. Za kompaniju sa malim protokom dokumenata, korišćenje elektronske baze podataka kao što je Access ili Excel može biti dovoljno. Odnosno, mala preduzeća ne moraju uvijek da se uključe u globalno restrukturiranje toka dokumenata.

Menadžeri velika preduzeća, koji imaju regionalne odjele koji žele automatizirati tok dokumenata, naprotiv, moraju biti spremni za skupu i dugotrajnu implementaciju.

Faza 3. Opis poslovnih procesa. Prije početka implementacije upravljanja dokumentima, potrebno je proučiti trenutno postojeće poslovne procese preduzeća. Upravo u ovoj fazi vodeću ulogu imaju šefovi odjela koji se bave automatizacijom. Njihov glavni zadatak je da pomognu u opisivanju putanje dokumenata i kreiraju korak po korak tok poslovnih procesa.

Faza 4. Uključeno u ovoj fazi Izrađuju se predračuni, kalendarski rasporedi, liste potrebnih resursa i izrađuje opšti plan rada. U ovom slučaju potrebno je uzeti u obzir sve postojeće prednosti i nedostatke koji će se pojaviti nakon automatizacije dokumenata.

Faza 5. Implementacija. U ovoj fazi dolazi do direktne implementacije elektronskog upravljanja dokumentima. Trajanje faze direktno zavisi od složenosti strukture organizacije i poslovnih procesa koji se u njoj odvijaju. Kontrolu i koordinaciju rada vrši rukovodilac projekta.

Faza 6. Završetak. U ovoj fazi se program testira. Vrlo često testiranje otkriva nedostatke u automatizaciji. Ova faza je važna jer još uvijek ima mogućnost brzog otklanjanja nastalih problema.

Faza 7. Puštanje projekta u funkciju. Ovo može biti jedna od metoda implementacije koja se koristi na početku korištenja sistema:

Paralelna strategija, odnosno rad se odvija po starom sistemu, ali se istovremeno koriste nove tehnologije. Pri tome se dva sistema – stari i novi – stalno upoređuju i, kao rezultat, novi sistem se postepeno prilagođava. Međutim, zbog dupliciranja podataka, ovaj pristup je najzahtjevniji i dugotrajniji.

Skok - prelazak na upotrebu novi sistem se odvija trenutno, odnosno nema procesa tranzicije. Ova metoda je efikasna, ali vrlo rizična.

Pokretanje pilot projekta - skok se dešava u jednom području. Ovaj pristup razlikuje se po pouzdanosti.

Sekvencijalna automatizacija. Implementacija počinje sa uskim grlima i postepeno nova područja počinju da učestvuju u procesu. Prilikom odabira ovog pristupa, u pravilu se troši mnogo vremena, ali je isplativost vidljiva gotovo odmah.

U ovoj fazi, bez obzira na odabranu strategiju, mogu nastati poteškoće zbog konzervativnosti zaposlenih. Međutim, uz pravi pristup, vjerovatnoća rizika može se značajno smanjiti.

Faza 8. Praćenje upotrebe sistema. Glavni cilj u ovoj fazi je postizanje postepenog korištenja programa u punom kapacitetu. Odnosno, program bi trebao postati pravi alat za upravljanje dokumentima, a ne ostati skup datoteka.

Još jedan važna tačka je činjenica da se i nakon uspješnog završetka svake od osam faza automatizacije implementirani sistem mora stalno usavršavati i usavršavati. Ovo je jedan od glavnih faktora za uspešno korišćenje elektronskog upravljanja dokumentima u preduzeću.

Dalja podrška sistema mora uključivati:

Održavanje sistema u ispravnom stanju. Može se sastojati od pružanja savjeta korisnicima, rješavanja grešaka i pravljenja rezervnih kopija podataka;

Prilagođavanje sistemskih direktorija na osnovu trenutnih promjena u organizaciji;

Praćenje promjena u zakonodavstvu;

Promjena postavki u sistemu kako bi se zadovoljili zahtjevi novih zaposlenika.

Reference:

1. Minakov V. F., Minakova T. E., Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A. Vremenska konstanta udvostručavanja učinaka inovacije // Mediterranean Journal of Social Sciences. – 2015. – br. 6 – 36. – Str. 307-312.

2. Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A., Minakov V. F., Minakova T. E. Verifikacija ekonomsko-matematičkog modela inovativni razvoj komunikacije i informacije i telekomunikacije Rusije // Bilten Federalnog univerziteta Sjevernog Kavkaza. – 2015. – br. 3 (48). – str. 78-84.

3. Goryacheva E. A., Minakov V. F., Barabanova M. I. Model upravljanja likvidnošću pod kontrolom Banke Rusije u realnom vremenu // Ekonomija, statistika i informatika. UMO Bulletin. – 2013. – br. 4. – Str. 178-183.

4. Minakov V.F.. – 2015. – br. 11 (23). - Sa. 32.

5. Minakov V.F.. – 2016. – br. 3 (27). – str. 30.

6. Minakov V.F.. – 2015. – br. 7 (19). – str. 31.

7. Minakov V.F. Proizvodna valna funkcija // International Scientific Research Journal =Research Journal of International Studies. – 2014. – br. 10-1 (29). – str. 22-25.

8. Minakov V.F. Proizvodna funkcija u logističkim tokovima // International Research Journal = Research Journal of International Studies. – 2014. – br. 11-3 (30). – str. 55-58.

9. Minakov V.F. Razlike i sličnosti u periodizaciji teorije generacija // International Scientific Research Journal = Research Journal of International Studies. – 2014. – br. 12-2 (31). – str. 122-124.

10. Minakov V. F. Cenovna elastičnost potražnje i ponude kvaliteta // informacione tehnologije u poslu. Kolekcija naučni članci 8. međunarodna naučna konferencija. - Sankt Peterburg. Izdavačka kuća "Info-da". – 2013. – Str. 51-60.

11. Minakov V.F.. – 2015. – br. 2 (14). – str. 5.

12. Minakov V. F., Lobanov O. S., Ostroumov A. A. Postavljanje infrastrukture oblaka u regionalni informacijski prostor // Znanstveni pregled. – 2014. – br. 11. – str. 103-106.

13. Minakov V.F., Malyshenko A.V. Dekompozicija inovativnih procesa na sveučilištu // Nauka. Inovacija. Tehnologije. – 2004. – br. 36. – str. 12–15.

14. Minakov V. F., Minakova T. E. Informacijsko društvo i problemi primijenjene računarske znanosti // Međunarodni znanstveno-istraživački časopis = Research Journal of International Studies. – 2014. – br. 1-1 (20). – str. 69-70.

15. Minakov V.F.. – 2016. – br. 6 (30). – str. 37.

16. Minakov V.F.. – 2016. – br. 4 (28). – str. 17.

17. Minakov V.F.. – 2016. – br. 5 (29). – str. 36.

18. Minakov V.F.. – 2016. – br. 1 (25). – str. 13.

19. Minakova T. E., Minakov V. F. Ušteda energije je multiplikator ekonomske efikasnosti // International Scientific Research Journal = Research Journal of International Studies. – 2013. – br. 11-2 (18). – str. 60-61.

20. Putkina L. V. Dinamika koncepta razvoja poduzetničkih struktura // Međunarodni znanstveno-istraživački časopis. 2015. br. 2-3 (33). P.79-80.

21. Putkina L.V. Karakteristike inovativnih preduzetničkih struktura // Međunarodni naučno-istraživački časopis. 2015. br. 2-3 (33). P.80-82.

22. Putkina L.V. Dizajn inteligentnih sistema u ekonomiji. Otvorena arhiva članak br. 0321400431 30.07.2014.

23. Putkina L.V. Koncept procesnog pristupa u menadžmentu // U svijetu naučnih otkrića. 2015.№11.7(71). str.2759-2765.

24. Putkina L.V. – 2016. – Br. 05 (029) / [Elektronski izvor] – Način pristupa. – URL:

25. Putkina L.V. – 2015. – Br. 12 (24) / [Elektronski izvor] – Način pristupa. – URL: http://site/24/3125/

26. Putkina L.V. – 2015. – Br. 10 (22) / [Elektronski izvor] – Način pristupa. – URL: http://site/22/2975/

27. Putkina L.V. – 2016. – Br. 07 (031) / [Elektronski izvor] – Način pristupa. – URL:

28. Putkina L.V. Karakteristike korišćenja elektronskog upravljanja dokumentima za efikasan rad savremeno preduzeće// Web stranica elektroničkog znanstvenog i praktičnog časopisa. – 2016.– Br. 01 (25) / [Elektronski izvor] – Način pristupa. – URL:

29. Putkina L.V. – 2015. – Br. 10 (22) / [Elektronski izvor] – Način pristupa. – URL: http://site/22/2976/

30. Putkina L.V. – 2016. – Br. 01 (25) / [Elektronski izvor] – Način pristupa. – URL:

31. Putkina L.V. – 2016. – Br. 03 (027) / [Elektronski izvor] – Način pristupa. – URL: http://site/27/3343/

32. Putkina L.V. – 2016. – Br. 05 (029) / [Elektronski izvor] – Način pristupa. – URL:

33. Putkina L.V. – 2015. – Br. 12 (24) / [Elektronski izvor] – Način pristupa. – URL: http://site/24/3070/

34. Putkina L.V. – 2016. – Br. 02 (026) / [Elektronski izvor] – Način pristupa. – URL: http://site/26/3226/

35. Shiyanova A. A., Galstyan A. Sh., Minakov V. F., Minakova T. E. Matematičko modeliranje makroekonomskih trendova u razvoju poslovanja osiguranja // Savremena pitanja nauke i obrazovanja. – 2014. – br. 4. – Str. 436.

Prvo, hajde da dešifrujemo EDMS je elektronski sistem upravljanja dokumentima.

Drugo, treba napomenuti da je u posljednjih tri do pet godina, elektronski sistemi za upravljanje dokumentima Sve veći broj kompanija, velikih i srednjih, pa čak i vrlo malih, seli se.

Za elektronsko upravljanje dokumentima koriste se posebne softverske platforme. Na primjer, jedan od najpopularnijih je sistem .

Uvođenje EDMS-a uključuje nabavka takve softverske platforme, instaliranje i konfigurisanje na radnim stanicama korisnika, popunjavanje baza podataka, prevođenje papirne dokumentacije u elektronski oblik.

Ali šta kompanija dobija kao rezultat implementacije EDS-a? Koje su prednosti automatizacije dokumenata?

Pokušajmo odgovoriti na ovo pitanje.

Implementacija EDMS-a se sprovodi za skoro sve divizije kompanije. U zavisnosti od organizacione strukture, to mogu biti:

• menadžment kompanije,
• pravna služba,
• ured,
• odjel finansijske kontrole,
• računovodstvo,
• odeljenje za projektovanje i procenu,
• administrativno-privredna služba,
• odjel za ljudske resurse,
• odjel prodaje
• tendersko odjeljenje itd.

Ocjenjujući rezultate implementacije EDMS-a, stručnjaci ističu sljedeće važne i prilično općenite prednosti koje se manifestiraju u bilo kojem od odjela:

Povećana produktivnost rada

Prilikom implementacije EDMS-a, povećanje produktivnosti rada postiže se smanjenjem vremena pretraživanja neophodna dokumenta i informacije.

Elektronski sistem za upravljanje dokumentima omogućit će vam ne samo da pronađete potrebnu datoteku u nekoliko sekundi, već i da to učinite sa bilo kojeg računara kompanije, bez obzira da li se nalazi u sjedištu ili u filijali. Sada možete efikasnije provoditi svoje radno vrijeme.

Optimizacija poslovnih procesa

U sklopu implementacije EDMS-a, u većini slučajeva dolazi do optimizacije procesa. Elektronsko upravljanje dokumentima i, prije svega, automatizacija računovodstva ugovora omogućavaju ne samo značajno smanjenje vremena utrošenog na pripremu i odobravanje određenog dokumenta, već i praćenje svih faza prolaska dokumenta kroz različite faze.

Shodno tome, u svakom trenutku možete lako pronaći usko grlo koje ne dozvoljava da proces ide dalje. Sličan primjer može se dati za koordinaciju drugih vrsta dokumenata - faktura za plaćanje, zahtjeva za trošenje gotovina, budžeti preduzeća, potrebe za nabavkom materijala itd.

Oni koji su već uveli EDMS u svoju kompaniju često kažu da je elektronsko upravljanje dokumentima otkrilo nedostatke u organizaciji aktivnosti – omogućilo im je da među svojim zaposlenima vide nedovoljno zaposlene „lijenje ljude“ i one „radoholičare“ koji su jednostavno bili preopterećeni. zadataka i dokumenata.

Timski rad u EDMS-u i poboljšanje interakcije između odjeljenja

Jedna od najvažnijih prednosti elektronskog upravljanja dokumentima je poboljšanje odnosa između odjela unutar kompanije.

Na kraju krajeva, implementacija EDMS-a ne samo da olakšava prijenos i razmjenu informacija između odjela, već i omogućava više zaposlenika iz različitih odjela da istovremeno rade s jednim dokumentom.

Uvođenje EDS-a smanjuje uticaj “ljudskog faktora”

Traganje za „izgubljenim“ dokumentima, ispravljanje grešaka, uključujući i gramatičke, utvrđivanje relevantnosti dokumenta – sve što bi kod papirnog upravljanja dokumentima trajalo najmanje pola sata, a sa implementiranim elektronskim sistemom upravljanja dokumentima svega nekoliko sekundi .

Uvođenje EDS-a pomaže u smanjenju materijalnih troškova

Osim povećanja produktivnosti, automatizacija dokumenata značajno smanjuje troškove potrošnog materijala kao što su papir i kertridži za štampač. Osim toga, uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima će smanjiti troškove čuvanja dokumentacije.

Smanjuje potrebu za dodatnim osobljem

Uvođenje EDS-a omogućava vam da organizirate rad kompanije na način da povećanje obima proizvodnje ili proširenje obima djelatnosti ne zahtijeva značajno povećanje osoblja kompanije.

Razvoj "timskog duha"

Zanimljivo je da implementacija elektronskog sistema upravljanja dokumentima ne samo da povećava produktivnost zaposlenih, već doprinosi i razvoju korporativne svesti zaposlenih, pomažući im da se osećaju kao jedan tim.

Ovo nije slučajno da se aktivira efekat socijalizacije i kohezije, sličan onom koji se opaža kada ljudi komuniciraju društvene mreže. Možemo reći da uvođenje EDS-a u određenoj mjeri zadovoljava prirodnu ljudsku potrebu za kolektivnim djelovanjem i komunikacijom.

Otklanjanje curenja informacija

Moderni EDMS razvio je alate za kontrolu pristupa koji vam omogućavaju da kompetentno izgradite sigurnosnu strategiju pri radu s različitim vrstama dokumenata.

Implementacija EDMS-a osigurava najefikasnije korištenje svih informacionih sistema preduzeća

Po pravilu, svaka kompanija već ima instalirane računovodstvene ili integrisane ERP sisteme preduzeća. Integracija ovih sistema sa EDMS omogućava povećanje efikasnosti generalni menadžment preduzeće na kvalitativno novi nivo (vidi projekat).

Konačno, uvođenje EDMS osigurava sveobuhvatan rast istih konkurentske prednosti preduzeća koja se ne mogu kvantificirati. To je povjerenje menadžmenta u ispravno izvršavanje instrukcija i poštovanje rokova za rješavanje problema, a to je generalna promjena u korporativnoj kulturi.
I, što je takođe važno, stvaranje imidža naprednog modernog preduzeća sa jasnim i transparentnim poslovnim procesima i sistemom upravljanja koji dobro funkcioniše.

Inače, ozbiljne strane kompanije među glavnim zahtevima koje postavljaju svojim partnerima pre svega navode elektronsko upravljanje dokumentima.

Reći ćemo vam kako sami implementirati elektronski sistem upravljanja dokumentima u kompaniju u 10 koraka.

Preuzmi korisnih dokumenata:

Zašto vam je potreban sistem elektronskog upravljanja dokumentima?

Vjerovatno ne postoji nijedna kompanija koja u svom sistemu upravljanja uredima ne koristi kompjutere i lokalne mreže. Stoga će se pojmovi EDI i elektronsko upravljanje dokumentima prije ili kasnije početi spominjati u razgovorima o neposrednim planovima čak i malih organizacija.

Upravljanje elektronskim dokumentima ukratko je prenošenje tokova dokumenata organizacije u digitalni elektronski oblik, automatizacija svih procesa obrade dokumenata.

Koje prednosti ima uvođenje i održavanje elektronskog upravljanja dokumentima uz pomoć specijalizovanih softver- elektronski sistemi za upravljanje dokumentima (EDMS)?

1. Povećava se efikasnost rada i, kao rezultat, produktivnost. Automatska pretraga bilo kojeg zahtjeva može značajno smanjiti vrijeme obrade dokumenata i osigurati kontrolu blagovremenosti njihovog izvršenja.
2. Zaposleni dobijaju trenutni pristup svakom dokumentu kreiranom i registrovanom u sistemu. Postaje moguće brzo izvršiti ispravke, pristup dokumentima može biti ograničen od strane izvršitelja.
3. Utjecaj “ljudskog faktora” je minimiziran, a greške povezane s njim su eliminirane.
4. Troškovi se smanjuju povećanjem efikasnosti rada, a smanjuju se i troškovi kancelarijske opreme i potrošnog materijala.
5. Interakcije kako između pojedinačnih izvođača tako i između odjela kompanije su poboljšane. Razmjena informacija i prolazak upravljačkih signala su ubrzani.
6. Vrijeme izrade, usaglašavanja i odobravanja dokumentacije smanjuje se obezbjeđivanjem kolektivnog pristupa i praćenjem vremena svake faze.
7. Troškovi organizacije arhivskog skladištenja dokumenata su smanjeni.
8. Povećan je stepen zaštite dokumentacije od gubitka i oštećenja, te od neovlaštenog pristupa.

Budući da su svi koji su na ovaj ili onaj način povezani sa kancelarijskim poslom upoznati sa pojmovima „elektronski dokument, elektronsko upravljanje dokumentima“, nema potrebe ubjeđivati ​​bilo koga u potrebu implementacije sistema elektronskog upravljanja dokumentima. Ali mnoge kompanije i dalje vjeruju da je to komplikovano i skupo. Ali, u međuvremenu, sasvim je moguće to implementirati koristeći samu organizaciju, što će značajno smanjiti troškove.

Sistem elektronskog upravljanja dokumentima (EDF): faze implementacije

Algoritam za implementaciju sistema elektronskog upravljanja dokumentima sastoji se od 10 koraka.

Korak 1. Odlučite se o ciljevima i zadacima automatizacije. Analizirati probleme upravljanja dokumentima u preduzeću, razmotriti da li se oni mogu rešiti elektronskim upravljanjem dokumentima.

Korak 2. Provedite anketu prije projekta. Proučite specifičnosti vođenja evidencije u vašoj kompaniji, za ovo:

• vrši reviziju tokova dokumenata između izvođača i strukturnih odjeljenja;
• analizira trenutne propise za optimizaciju tokova dokumenata, prati rute internih i eksternih dokumenata;
• proučavanje procesa kreiranja, koordinacije i odobravanja svih vrsta internih dokumenata nastalih u kompaniji;
• vrši uvid u proceduru evidentiranja i obrade pristigle i odlazne korespondencije;
• Procijeniti u kojoj je mjeri vođenje evidencije kompanije u skladu s normama i zahtjevima industrijskih standarda i zakonodavstva Ruske Federacije;
• proučiti proceduru kreiranja datoteka, zahtjeve za njihovu trenutnu pohranu i prijenos za skladištenje u arhivu organizacije;
• razmislite koje poslovne procese treba automatizirati;
• analizirati dobijene podatke i formulisati tehnički zahtjevi na koje se mora odgovoriti EDMS elektronski tok dokumenata.

Šema. Radovi na internim dokumentima

Korak 3. Izvršite reviziju postojećih procesa papirologije u kompaniji prije prelaska na protok dokumenata elektronski oblik. Potrebno je sistematizirati i racionalizirati rad sa tokovima dokumenata, te optimizirati cjelokupni kancelarijski sistem u kompaniji. Izraditi propise za obradu dokumenata, izraditi instrukcije u kojima će se utvrditi oblasti odgovornosti između izvođača i odrediti postupak interakcije između njih. Učinite izmjene i dopune lokalnog propise, opisi poslova. Zajedno sa IT uslugom razmislite o sigurnosnim pitanjima i kontroli pristupa. Slijedite zahtjeve sistema standardizacije za upravljanje dokumentima iz GOST R ISO 15489-1-2007.

Korak 4. Napraviti dijagram procesa upravljanja dokumentima, zapisati rute tokova dokumenata, redosled i prioritet izvršenja, koordinaciju i odobravanje dokumentacije. Omogućiti mogućnost istovremenog pristupa i saradnje sa dokumentom za sve izvršioce. Izraditi tehničke specifikacije uzimajući u obzir specifične želje i zahtjeve.

Korak 5. Istražite savremeni EDMS, razmislite o tome koje promjene i dodaci se mogu napraviti u standardnoj konfiguraciji, uzimajući u obzir karakteristike koje karakteriziraju elektronski tok dokumenata vaše organizacije. Mnoge kompanije za razvoj softvera uzimaju u obzir individualni zahtevi kupaca i izvršite potrebna prilagođavanja.

Korak 6. Započnite implementaciju EDMS-a u svojoj organizaciji odabirom jedne od dvije opcije:

1. Implementirajte EDI prema vrsti dokumenta, kada se prvo automatizira obrada jedne vrste dokumenta: nalozi i upute, ugovori i sporazumi.
2. Postepeno implementirajte EDMS po odjelima, kada se prvo automatiziraju poslovi u službi kancelarijskog rada, a zatim u kadrovska služba, računovodstvo i tako dalje u cijeloj kompaniji.

Pošto u bilo kojoj opciji obrada dokumenata već počinje, pribaviti sertifikate za odgovorne izvršioce ovlašćene za potpisivanje dokumenata.

Tabela pokazuje koje vrste elektronike digitalni potpisi postoje i pri potpisivanju kojih dokumenata se mogu koristiti.

Korak 7 Kreirajte elektronsku arhivu pretvaranjem prethodno kreiranih papirnih dokumenata u elektronske formate. U elektronskoj arhivi dokumenti se mogu pohraniti i u obliku skeniranja iu formatima za uređivač teksta. Možete započeti kreiranje elektronske arhive čim uprava odluči o potrebi implementacije elektronskog upravljanja dokumentima.

Elektronski dosijei u nomenklaturi dosijea preduzeća

Korak 8 Integrisati EDMS sa drugim automatizovanim računovodstvenim sistemima koji se koriste u kompaniji. Rad u elektronskim sistemima za upravljanje dokumentima, po pravilu, podrazumijeva mogućnost razmjene podataka sa onim računovodstvenim sistemima koji su već implementirali i sada obezbjeđuju automatizirano kadrovsko, finansijsko i proizvodno računovodstvo u kompaniji.

Korak 9 Sprovesti obuku zaposlenih i izraditi korisničke priručnike uzimajući u obzir specifičnosti specifičnih radnih mesta.

Korak 10 Osigurati kontrolu poštivanja propisanih procedura u periodu prilagođavanja izvođača novim uslovima rada. Imenovati odgovorne službenike u odjeljenjima koji će pružati operativnu pomoć drugima i osigurati poštovanje utvrđene procedure za korištenje EDS-a.

Treba shvatiti da uvođenje EDMS-a i toka dokumenata u elektronskim formatima nije samo sebi cilj. Ovo efikasan alat eksternu interakciju, a ne samo sa organima izvršne vlasti i kontrolnim i nadzornim organima. EDMS će obezbijediti jedinstven tok dokumenata sa odvojene jedinice i brza razmjena dokumenata sa ugovornim stranama. Pokažite inicijativu i svojim partnerima, dobavljačima i kupcima. Ovo će pomoći ne samo poboljšanju kvaliteta i brzine razmjene tokova informacija, već će i smanjiti vrijeme povrata elektronskog sistema upravljanja dokumentima koji je implementiran u preduzeću.

Proces implementacije, bez obzira na područje djelovanja organizacije, broj njenog osoblja i teritoriju prisustva, složen je proces u više faza.

Sa bilo kojom strategijom, projekat prolazi kroz nekoliko obaveznih faza.

Postavljanje ciljeva i strategije

Implementacija EDMS-a uvijek počinje identifikacijom problema Korisnika u oblastima kancelarijskog rada i toka dokumenata.

Standardni problemi su

gubitak dokumenata,

značajno vrijeme utrošeno na njihov završetak,

"neprozirna" i složena koordinacija,

pretraga informacija,

dostava službene korespondencije odjeljenjima,

niska disciplina učinka,

„neprozirnost” izvršenja naloga itd.

Otkrijte ove " slabe tačke» moći će posebnu stručnu grupu, koju mora formirati rukovodilac iz reda zaposlenih koji imaju informacije o prolasku dokumenata. Ovo su radnici

DOW usluge,

IT odjeljenja,

odeljenje za ugovore,

HR specijalisti,

kao i zaposleni u odjeljenjima u kojima se formira značajan dio toka dokumenata.

Ova grupa, uz razgraničenje oblasti nadležnosti i odgovornosti između svojih članova, treba da radi u svim fazama implementacije EDMS-a.

EOS stručnjaci su u stanju da identifikuju probleme koji nisu uvek očigledni zaposlenima sa punim radnim vremenom, a takođe, koristeći iskustvo mnogih realizovanih projekata, ponude opcije za optimizaciju rada sa dokumentima i softverska rešenja koja zadovoljavaju potrebe korisnika.

U istoj fazi formira se preliminarna strategija za implementaciju EDMS-a: automatizacija odjeljenja i filijala će se vršiti uzastopno ili istovremeno, koji će procesi biti prvi obuhvaćeni, kao i redoslijed formalizacije korištenjem EDMS rad sa različitim grupama dokumenata.

Istraživanje toka dokumenata

Nakon donošenja odluke o implementaciji sistema elektronskog upravljanja dokumentima, potrebno je konkretnije opisati funkcionalne i tehničke zahtjeve za EDMS i, što je najvažnije, zahtjeve za automatizaciju poslovnih procesa organizacije.

U sklopu ispitivanja tekućeg toka dokumenata, vrši se sljedeće:

analiza organizacione strukture preduzeća;

identifikaciju poslovnih procesa vezanih za kretanje dokumenata;

pojašnjenje dijagrama toka dokumenata (grupe dokumenata, njihove rute, pravila registracije, prava pristupa, itd.);

identifikovanje neefikasnih oblasti toka dokumenata i pripremanje predloga za njihovu optimizaciju – reinženjering procesa (dokumentovano posebnim ugovorom);

analiza tehničke infrastrukture na usklađenost sa funkcionalnošću implementiranog sistema (mogućnosti opreme, lokalna mreža, daljinski pristup itd.), priprema predloga za modernizaciju;

revizija IT sistema korisnika (kako bi se procenila potreba za integracijom sa implementiranim EDMS-om ili prenosom akreditiva sa postojeći sistemi);

utvrđivanje paketa dodatnih opcija neophodnih za proširenje funkcionalnosti implementiranog sistema, procjenu potrebe za pojedinačnim modifikacijama;

formiranje korisničkih grupa (prema kategorije poslova i prava u EDMS), procjenu njihovih kvalifikacija kako bi se utvrdila potreba za obukom.

Formiranje tehničkih specifikacija i zaključivanje ugovora za implementaciju EDMS-a

Rezultati istraživanja toka dokumenata su formalizirani u projektnom zadatku koji treba da sadrži:

zahtjeve za funkcionalnost EDMS-a (uzimajući u obzir različite kategorije korisnika), njegove tehničke specifikacije i postavke;

opis oblasti automatizacije;

zahtjevi za hardver, infrastrukturu i operativne sisteme;

opis sigurnosnih metoda;

spisak radova i dodatnih usluga (uključujući obuku, izradu dodatnih izvještaja, regulatorna dokumenta itd.)

Ugovorom, koji uključuje tehničke specifikacije kao sastavni dio, utvrđuje se raspored radova i njihova cijena, kao i obim i način tehničke podrške sistema od strane kompanije koja ga implementira.

Instalacija EDMS-a

Početku ugradnje EDMS-a prethodi modernizacija tehničke infrastrukture, uključujući nabavku potrebnu opremu. Zatim se softver instalira na server i korisničke radne stanice, kao i konfiguriše sistem u skladu sa organizaciona struktura kompanije.

Probni rad EDMS-a i obuka korisnika

Faza obuke se često kombinuje sa početkom rada sistema. Korisnici po pravilu dobijaju osnovna znanja o radu u EDMS-u u grupama formiranim u zavisnosti od njihove uloge u sistemu. Stečena znanja se konsoliduju na radnom mestu uz konsultantsku podršku stručnjaka koji su sprovodili implementaciju EDMS-a. Izvodi se probni rad sistema toka dokumenata kako bi se identifikovala skrivena odstupanja od projektni zadatak i neuračunati zahtjevi. Ako se identifikuju, EDMS postavke se prilagođavaju u skladu s tim.

Puštanje u rad

Implementacija sistema elektronskog upravljanja dokumentima završava se njegovim puštanjem u komercijalni rad i potpisivanjem potvrde o završetku. Nakon završetka projekta implementacije EDMS-a, stručnjaci EOS-a ili partnerske kompanije će obezbijediti visoko kvalifikovane tehnička podrška sistemima.

I dalje imate pitanja o implementaciji elektronskog upravljanja dokumentima? Ostavite zahtjev, a naši stručnjaci će ponuditi rješenje prilagođeno vašim zahtjevima, dati demo verziju i dati besplatne konsultacije.

Nacionalni standard za kancelarijski rad i arhiviranje GOST R 7.0.8-2013 definiše pojmove „tok dokumenata“ i „elektronski tok dokumenata“. Tok dokumenata je kretanje dokumenata u organizaciji od trenutka kada su kreirani ili primljeni do završetka izvršenja ili otpreme. Elektronsko upravljanje dokumentima - tok dokumenata pomoću automatizovanog informacionog sistema (sistem za elektronsko upravljanje dokumentima).

Razmotrimo predmet pregleda iz ugla funkcionalnog korisnika, čija očekivanja od implementacije informacionih sistema, uključujući EDMS, često nisu ispunjena rezultatima. To se događa zbog prilično čestih grešaka, čije predviđanje i razumijevanje uzroka će vam omogućiti da postavite ostvarive ciljeve i organizirate procese implementacije i naknadnog rada sistema što je produktivnije.

Uspeli smo da klasifikujemo širok spektar poteškoća i prepreka koje su se javljale u našoj praksi implementacije i razvoja informacionih sistema, a sada možemo govoriti o pet glavnih zabluda.

Zabluda br. 1: EDMS vas spašava od haosa

Najčešća zabluda je to automatizovani sistem tok dokumenata bi se navodno trebao osloboditi dokumentarnog haosa koji se dešava u organizaciji.

Poenta je, međutim, da je zadatak svakog procesa informatizacije automatizacija predloženih propisa. Stoga, u nedostatku regulisanih procesa toka dokumenata u organizaciji, EDMS neće moći pomoći – samo će identifikovati slabosti u propisima, ali neće sami kreirati propise.

Upečatljiv primjer je bila implementacija unificirani sistem elektronsko upravljanje dokumentima u jednoj od veliki kupci(već u prvoj fazi planirano je da se u sistem uključi više od trideset organizacija i, shodno tome, skoro hiljadu radnih mjesta). Na početnom sastanku postavljeno je pitanje o odobrenim kancelarijskim procedurama. S obzirom da se radi o državnoj agenciji, očekivani odgovor se poklopio sa reakcijom: „Da, naravno da postoje!“ - a deset minuta kasnije na stolu je izrasla impresivna hrpa fascikli sa nekoliko stotina listova. Projekat je obećavao da će biti lak i uspješan. Ali... Detaljno proučivši sve dostavljene radove, našli smo sve – opis desetina vrsta dokumenata, rokove za njihovo odobrenje i pravila dizajna (uvlake, logotipi, fontovi, razmaci, žalbe dopisniku, itd.) , ali nema puteva za prolaz dokumenata, nema ruta njihovog dogovora, niti životni ciklusi nije sadržavao propise. Osim ako ne uzmete u obzir magičnu frazu: „Menadžer potpisuje dokument na izvršenje u zavisnosti od njegovog sadržaja“, koji može zvučati i ovako: „Dokument se onda potpisuje prema nadležnostima“.

Na sljedećem sastanku smo saznali da funkcionalni korisnik jednostavno nema druge dokumente koji regulišu kancelarijski rad. Kupac je počeo da pokazuje nezadovoljstvo nakon što je od njega zatraženo, pre početka implementacije, da navede rute za kretanje raznih vrsta dokumenata, navodeći rokove i druge regulatorne parametre.

Kao rezultat toga, imajući dovoljno autoriteta u projektu i podršku višeg rukovodstva, donijeli smo odluku: u pilot zoni (dvije organizacije, upravljanje internom evidencijom, međuodjelska interakcija) implementiramo je „kako jest“, odnosno automatizirajući samo dostavljenim propisima.

Dva mjeseca rada - i projekat je pušten u probni rad. Još dvije sedmice i čujemo prvo žamor, a onda povike i galamu: “Kakav je ovo sistem?!” Ništa ne radi!!! Odvešćemo vas sada...” Očekivano... Ali zauzeli smo oštar stav: „Pokažite nam šta od predstavljenih propisa nije implementirano“, a takvih stavova, naravno, nije bilo.

Kao rezultat toga, menadžment organizacije je dao instrukcije odgovornim predstavnicima kupaca, uz učešće implementatora (odnosno nas), da u roku od mjesec dana razviju i odobre pravilnik o kancelarijskom radu, uključujući rute za kretanje svih glavnih vrsta dokumenata. Mjesec dana kasnije propisi su odobreni, a nakon još dva, sve rute su konfigurisane, testirane, a neke čak i optimizovane, a sistem je prihvaćen za replikaciju na drugim dionicama.

Prva faza replikacije u svakom objektu bila je rad na prilagođavanju standardnih kancelarijskih procedura: dodavanje jedinstvenih tipova dokumenata i njihovih ruta, prilagođavanje vremena obrade itd. I tek nakon toga je počela direktna implementacija sistema.

Dakle, automatizacija haosa samo dovodi do povećanja brzine cirkulacije ovog haosa. EDMS se mora implementirati i funkcionisati uz prisustvo redovno ažuriranih kancelarijskih procedura. Pod ovakvim propisima funkcionalni kupci često razumiju pravila za kreiranje liste predmeta i pripremu papirne dokumentacije. Ali za automatizaciju ovog posla nije potreban punopravni elektronski sistem upravljanja dokumentima, jer se u ovom slučaju EDMS pretvara u jednostavan zadatak registra za registraciju ulaznih i odlaznih dokumenata i korespondencije.

Zabluda br. 2: EDMS će pojednostaviti rad u kancelariji

Ova zabluda je uglavnom zasnovana na prethodnoj. Istovremeno, kada se govori o pojednostavljenju kancelarijskog posla, korisnici prvenstveno očekuju smanjenje opterećenja proizvodnje. Najnaivnija očekivanja rezultiraju pokušajima običnog učesnika EDMS-a da sav svoj rad prebaci u informacioni sistem i, naravno, raspadne u prah.

Još jedna zabluda je da je prilikom automatizacije toka dokumenata mnogo više zaposlenih uključeno u istovremeni rad na dokumentu. Uključivanje svakog novozaposlenog u rad sa papirnom dokumentacijom zahtijevalo je izradu papirnih kopija. Ako je dokument bio velik ili je njegovo kopiranje bilo zabranjeno, onda se rad na njemu odvijao uzastopno, a ne paralelno. U elektronskoj verziji značajno veći protok informacija prolazi kroz zaposlene, postavlja se mnogo više paralelnih zadataka, a za to je potrebno visok stepen samoorganizacija specijalista.

Pored toga, jedan od glavnih zadataka implementacije EDMS-a u organizaciji je izgradnja sistema za praćenje discipline učinka. Ako se vratimo zadatku pojednostavljenja kancelarijskog posla, onda nam je potrebna sposobnost brzog i efektivna pretraga razna dokumenta. To znači da uz pomoć EDMS-a treba značajno povećati analitičku prirodu toka dokumenata – povećati broj znakova, markera i drugih „zastavica“ koje označavaju dokumente u sistemu. Oba zadatka – kontrola i analitika – dovode do toga da se u EDMS mora unijeti mnogo više podataka nego prije. Međutim, u budućnosti će se ovi troškovi prilično isplatiti u poslovima pretraživanja i obrade elektronskih dokumenata.

Zabluda #3: Neće uticati na mene.

Gotovo sve kategorije funkcionalnih korisnika korisnika potpadaju pod ovu zabludu - od običnih zaposlenika do menadžera. Štaviše, opcije ovdje su diktirane statusom korisnika, prisustvom ili odsustvom podređenih i njegovom moralnom spremnošću za rad u korporativnom sistemu.

Često svi zaposleni u organizaciji vjeruju da je EDMS namijenjen isključivo sekretaricama i kancelariji. A kada je riječ o postavljanju sistema na njihova radna mjesta, počinju da negoduju što su primorani da rade tuđi (sekretarski) posao. „Zašto da postavim dokument u sistem? Ovo nije moj zadatak. Moj zadatak je da napišem izvještaj, a sekretarica neka ga unese u EDMS!” Ali autor dokumenta je taj koji razumije njegov sadržaj, može odrediti ko bi trebao imati pristup njemu, a ko ne, on je taj koji je u mogućnosti da dopuni prateću karticu svim potrebnim karakteristikama, što će je u budućnosti učiniti lako pronaći dokument itd.

Uključivanje zaposlenih u EDMS povećava njihov obim posla (posebno u prvoj fazi rada sa sistemom), dodaje nove funkcije, čini njihov rad transparentnijim, što u pojedinim slučajevima izaziva aktivan otpor, usmjeren prvenstveno na IT stručnjake koji implementiraju sistem. , kao o izvorima problema, a ponekad izraženo u direktnoj sabotaži procesa implementacije.

Kratkovid menadžment može sa visine svog statusa diktirati implementatorima: neka podređeni rade u EDMS! Ali suprotno uvriježenim uvjerenjima, menadžeri na svim nivoima moraju biti punopravni učesnici u EDMS-u. Unutar velika korporacija Kompletno štampanje dokumenata za menadžment (u svrhu upoznavanja, nametanja rješenja, odobrenja i sl.) može smanjiti opterećenje za konkretnu visokopozicioniranu osobu, ali će podrazumijevati neracionalno korištenje korporativnih resursa - radnog vremena, kancelarijske opreme, papira , itd. potrošni materijal. Ovo je posebno uočljivo kada je aktivan elektronska interakcija organizacije sa vanjski svijet, budući da zbog prelaska na takvu interakciju raste obim stranica poslanih dokumenata. Elektronski format podrazumijeva pogodan pregled dokumenata na ekranu računara i ne zahtijeva od korisnika uštedu novca, što je od najveće važnosti prilikom pripreme dokumenta za prijenos u papirnom obliku. Naravno, funkcionalnost EDMS-a za najviše rukovodstvo trebala bi se značajno razlikovati od funkcionalnosti namijenjene običnim zaposlenicima organizacije.

Dakle, tokom opsežne implementacije EDMS-a pokriva gotovo cjelokupno osoblje, što neminovno mijenja nivo zrelosti pojedinačnih korisnika i organizacije u cjelini, ideologija korporativnog razmišljanja se transformiše iz papirne u elektronsku – od “shelfware”-a do softvera. U tom slučaju EDMS mora imati funkcionalnost koja zadovoljava potrebe svake kategorije korisnika.

Zabluda #4: Biće manje papira.

Ne, neće! Ova izjava može izgledati kao da je u suprotnosti sa gore navedenim tačkama. Ali ako menadžment postavi ključni cilj implementacije EDMS-a kako bi se papirologija svela na minimum ili je potpuno napustila, projekt će propasti. Činjenica je da će u prvih godinu i po dana korisnici morati da se naviknu da u potpunosti rade sa dokumentom na ekranu računara. Morate shvatiti da su zaposleni tradicionalno radili s papirnim kopijama. Dobivši papirni dokument kao ulaz, pročitali su ga, izvršili izmjene i zabilješke. Celokupna kultura rada sa dokumentima u organizaciji proizašla je iz rada „s papirom“. I neće biti lako odmah se riješiti ove navike.

U skoro svim implementacijama proces navikavanja na rad sa elektronskim dokumentima prolazi kroz fazu „papir“ – štampanje dokumenta, rad sa njim i registrovanje rezultata ovog rada u EDMS. Upravo u ovoj fazi potrošnja papira u organizaciji se gotovo udvostručuje! U pravilu se do kraja prve godine rada EDMS-a obim potrošnje papira vraća na „osnovni“ nivo i tek nakon toga počinje opadati. Pa ipak, rijetko se smanjuje za više od 15-20% u odnosu na „osnovni“ nivo.

Zabluda br. 5: svi EDMS su isti

I stručnjaci za informiranje i funkcionalni kupci moraju s posebnom pažnjom odlučiti o pitanju odabira određenog alata. Pravilno postavljanje ciljeva i formulacija funkcionalnih zahtjeva omogućit će vam da odaberete rješenje koje se može fleksibilno prilagoditi specifičnostima organizacije bez potrebe da se zaposleni prilagođavaju njenoj funkcionalnosti. Neophodno je eliminisati neopreznog korisnika „Uradićemo to kako program funkcioniše“ kako se odgovornost za rezultate njegovih aktivnosti ne bi prebacila na EDMS s obzirom na funkcionalna i tehnička ograničenja softverskog proizvoda.

Funkcionalnost koja pokriva zadatke ureda i službenika, podržava registraciju ulaznih i odlaznih dokumenata i korespondencije, zaista je već prisutna u svakom od rješenja koja spadaju u kategoriju EDMS.

Pogledajmo neke ključni aspekti, na koje morate obratiti posebnu pažnju prilikom odabira sistema za upravljanje elektronskim dokumentima.

• Dostupnost alata za praćenje discipline učinka. Ovo je ključno pitanje pri odabiru EDMS-a. Ako sistem idealno podržava sve procese papirologije u organizaciji, ali ne može da prikaže sve „zaglavljene“ dokumente u hodu, ne odražava slabe tačke, ne signalizira približavanje roka za dokument, ne „žali se šefu“ da ste trebalo da izvrši dokument odavno; na kraju, ako vam jednostavno ne dostavlja brze izvještaje o neopreznim izvođačima, o zakašnjelim i „izgubljenim“ dokumentima, takav EDMS je bezvrijedan. Za takve sisteme obično kažu: „To je za nas kao pas. Pametan, sve razume. On jednostavno ne može ništa da kaže.”
• Ugrađeni podsistem za upravljanje poslovnim procesima za podešavanje rutiranja tipova dokumenata. Svaka organizacija je živi organizam. I što će sistemi podrške, koji prirodno uključuju EDS, brže odgovoriti na promjene u procesima ovog organizma, to će biti efikasnije. Potrebno je osigurati da ovaj podsistem bude dovoljno funkcionalan i fleksibilan.
• Što se tiče funkcionalnosti sistema:
  • radno mjesto menadžera. Po pravilu, funkcionalnost običnih zaposlenih je dobro razvijena u predloženim sistemima, ali alati neophodni top menadžerima, kao što su alati za brzo potpisivanje dokumenata, praćenje njihovog izvršenja itd., praktički izostaju, što dovodi do problema u radu. rad menadžera sa sistemom;
  • punopravni mobilni klijent. Ako organizacija ima mnogo zaposlenih koji većinu svog radnog vremena provode ne na stacionarnom mestu (odlaze na poslovna putovanja, održavaju sastanke van kancelarije, itd.), onda imati punopravnog mobilnog offline klijenta može biti izuzetno važan faktor prilikom odabira rješenja;
  • implementacija principa toka posla. Najlakši način da se to opiše je frazom: “ Workplace vodi zaposlenog, a ne obrnuto.” Drugim riječima, zaposleni ne mora tražiti izvanredan posao u sistemu. Oni se sami „ređaju“ na njegovom radnom mestu, vodeći računa o prioritetima hitnosti i važnosti;
  • dostupnost i funkcionalnost elektronski potpis. Čak i malo dublje: ako organizacija planira potpuno napustiti papirnu dokumentaciju u internom kancelarijskom radu, onda se postavlja pitanje implementacije pravno značajnog elektronskog upravljanja dokumentima;
  • verzijama dokumenata. Ako se u okviru kancelarijskog rada u organizaciji pretpostavlja, na primjer, analiza različite verzije dokumente koji su nastali tokom rada sa njima (verzije ugovora, pravilnika, komercijalnih predloga itd.), onda morate da se uverite da ovu priliku podržano osnovnom funkcionalnošću odabranog rješenja;
  • rad sa tajnom i drugo zatvorena dokumenta. Ovo je vrlo važan problem koji može izazvati mnogo problema ako na njega u početku ne obratite pažnju. Bez enkripcije podataka u bazi podataka, striktno razgraničenje prava pristupa, potrebni sertifikati. Troškovi implementacije ove funkcionalnosti na rješenjima koja za to nisu prikladna mogu premašiti cijenu same implementacije;
  • saradnja sa dokumentima. Ako organizacija ima kulturu istovremenog rada više zaposlenih sa jednim dokumentom, potrebno je da se uverite da je odgovarajuća funkcionalnost dostupna u sistemu;
  • zamjenska funkcionalnost. Ova funkcija se obično pamti kada postoji ključni zaposlenik odlazi na godišnji odmor i... dokumenti i dalje stižu do njega, ali ostaju neispunjeni;
  • grupna funkcionalnost. U nekim organizacijama je prihvaćena grupna dodjela dokumenata - recimo, „Računovodstvu“, „Za opšte odeljenje" Zatim zaposleni rade po internim propisima, na primjer, obrađuju dokumente onim redoslijedom kako su primljeni - nakon što su završili rad s jednim dokumentom, preuzimaju sljedeći iz reda za izvršenje. Ova funkcionalnost je rijetko prisutna u EDMS-u, pa ako je takvo pitanje relevantno, obratite pažnju i na njega.
• Što se tiče ergonomije, mora se reći da se zaposleni naviknu na svaki sistem, čak i na najnezgodniji. Kao što pokazuje naša praksa, šest mjeseci nakon implementacije bilo kojeg sistema korisnik se može žaliti na bilo šta: rješenje je sporo, nefunkcionalno, ne može pretraživati, ne radi kako bi trebalo, ali se više ne žali na interfejs, jer navikao je na to. Ali to ne znači da ovom pitanju ne treba posvetiti dužnu pažnju:
  • praktičnost, logika i jasnoća interfejsa. Prije svega, morate imati na umu da lijepo ne znači i udobno. Pogodnost je kada je sve što vam treba pri ruci i nema ništa suvišno, dugmad se nalaze tamo gde očekujete, rade tačno ono što piše na njima, logika rasporeda elemenata na ekranu odgovara logici korisnika, ne programer;
  • rade bez “dodatnih” klikova. Ova tačka je od najveće važnosti. Od toga zavisi duševni mir, a samim tim i zdravlje i produktivnost zaposlenih. Obavezno provjerite koliko klikova trebate napraviti da biste izvršili najčešće operacije u sistemu - potpišite dokument, registrirajte ga, primijenite rješenje. Ako izbrojite više od deset, razmislite o tome;
  • potreba za korištenjem vanjskih alata pri radu sa dokumentima. Ovo je takođe važno pitanje na koje se često ne obraća pažnja, a onda „ode u stranu“. Mnoge operacije se mogu izvršiti u EDMS prozoru bez učitavanja dokumenta prikačenog na karticu u eksterni editor. Na kraju krajeva, otpremanje dokumenta – njegovo postavljanje preko mreže, otvaranje uređivača – može potrajati više od jedne minute za korisnike, posebno one koji rade na udaljenim radnim stanicama. Uvjerite se da ste zadovoljni predloženim rješenjem u ovom aspektu.
• Sa stanovišta arhitekture rješenja:
  • centralizovana ili decentralizovana. Ovo je najvažnije pitanje. Od toga zavisi ne samo uspeh implementacije sistema, već i njegov životni vek i koliko godina će morati da se menja. Jasno je da postoje opšti kriterijumi - broj geografski raspoređenih učesnika u sistemu, širina komunikacionih kanala sa njima, dostupnost serverskih kapaciteta u centru i na udaljenim tačkama. Ali fraze: „Ne brinite, mi ćemo ih povezati“ ili „Pa, samo im treba pretraživač“ trebale bi da vas zapitaju koliko dobro programer razumije obim projekta;
  • dostupnost alata za sinhronizaciju. Ključno pitanje ako odaberete decentralizirano rješenje. Štaviše, ne govorimo samo o tehničkoj sinhronizaciji, već i o sinhronizaciji poslovnih procesa, pravila za vođenje imenika i drugih organizacionih, metodoloških i tehnoloških alata;
  • performanse sistema. Koliko god da vas uvjeravaju da “sve funkcionira kod nas”, zahtijevajte rezultate testova opterećenja sistema. Obavite referentnu posjetu kupcu koji je već godinu ili dvije implementirao sistem sa parametrima sličnim vašim. Činjenica je da se problem performansi obično manifestira nakon jedne ili dvije godine punog rada sistema. Kada je već popunjena dokumentima, a sada vam ne preostaje ništa drugo nego da koristite ono što imate, zamjenjujući “štake” – brisanje starih dokumenata, podjelu baza podataka itd.;
  • zahtjevi za tehničku podršku serverske komponente. Ne bi bilo loše predvideti kolika će snaga biti potrebna za normalno funkcionisanje sistema za tri ili pet godina, kada baza podataka bude veća od sto gigabajta, a baza dokumenata dostigne desetine terabajta. Na kraju krajeva, efikasno je pisanje sistemskog koda koje će vas sprečiti da pokvarite opremu;
  • tehnička podrška radne stanice. Trošak ovog izdanja može se procijeniti na deset do dvadeset miliona rubalja za svakih hiljadu potencijalnih korisnika. A ako ćete raditi u EDMS-u sa “pečatiranim” dokumentima, onda ne zaboravite procijeniti cijenu sigurnosne opreme;
  • operativni sistemi za klijente. U svjetlu sve aktivnije “ofanzive” zamjene uvoza, ovo pitanje postaje sve relevantnije;
  • integracija sa eksternim informacioni sistemi. S obzirom da će pravilnom implementacijom EDMS postati „cirkulacijski sistem“ organizacije, na dnevnom redu će biti pitanja njegove integracije sa drugim back-office sistemima – računovodstvom, ERP, CRM, itd. A dostupnost alata za integraciju je neophodan parametar u ovom slučaju;
  • ukupni trošak vlasništva nad sistemom (TCO - Total Cost of Ownership). Zapravo, ovo je posljednje pitanje u ovom pododjeljku. Kada odgovarate na ovo pitanje, ne zaboravite da prethodno identifikovanim troškovima dodate troškove godišnjeg održavanja, troškove licenci za proširenje i druga moguća plaćanja (licenciranje sistema za upravljanje bazama podataka, komunikacioni kanali prema udaljenim odeljenjima), što će činiti TCO sistema.

Naravno, skup navedenih svojstava nije potpun. Pregled konkretnih rješenja na EDMS tržište- ovo je tema posebnog članka. Uzimajući u obzir politiku supstitucije uvoza, ona će biti posvećena isključivo domaćim dešavanjima.

Prilikom odabira rješenja potrebno je procijeniti njegovog dobavljača (programera) na osnovu sljedećih karakteristika: maksimalno moguće opterećenje (u smislu obima zadataka, broja organizacija koje se opslužuju i korisnika koji istovremeno rade, veličine baze podataka itd. ), planovi kompanije za razvoj proizvoda, uloga EDMS-a u poslovanju programera (da li je ova aktivnost jedna od ključnih oblasti za koje je kompanija specijalizovana), prisustvo unapred konfigurisanih EDMS propisa, metodološka podrška za implementaciju sistema.

Dakle, elektronski sistemi za upravljanje dokumentima se razlikuju jedni od drugih, a ponekad i značajno. Prije nego što odaberete određeni proizvod, potrebno je ocrtati ciljeve i prioritete implementacije, procijeniti njegovu konačnu skalu, te odrediti skupove najpopularnijih i posebno kritičnih funkcija sistema kako biste olakšali svakodnevni rad menadžmenta i stručnjaka u EDMS-u.

Pravi ciljevi implementacije EDMS-a

Prema našem mišljenju, ključni ciljevi implementacije sistema elektronskog upravljanja dokumentima moraju biti raspoređeni na sljedeći način (po prioritetu).

1. Stvaranje sistema praćenja discipline rada i povećanje transparentnosti kancelarijskih radnih procesa.
2. Automatizacija i optimizacija poslovnih procesa organizacije.
3. Izgradnja korporativnog elektronskog skladišta dokumenata.

Na kraju bih citirao riječi istaknutog državnika Abrahama Linkolna: ispravno postavljen cilj je pola uspjeha!