Pozicija pomoćnika sekretara je u suštini posao jednostavnog sekretara. Budući da su funkcije i odgovornosti službenika međusobno slične. Jedina je posebnost što se pomoćniku mogu dodijeliti mnogo ozbiljniji zadaci, pa će shodno tome i kvalifikacijski zahtjevi za takvo radno mjesto biti mnogo veći od onih za običnog sekretara.
Opis poslova sekretara-pomoćnika sadrži niz opštih odredbi, odgovornosti radnog mjesta, prava i odgovornosti zaposlenog.
Opis poslova sekretara-pomoćnika - opšte odredbe
Opće odredbe uključuju:
- 1. Odnos sekretara-pomoćnika prema klasi specijalista.
- 2. O imenovanju i razrješenju pomoćnika odlučuje generalni direktor organizacije.
- 3. Generalni direktor je neposredno pretpostavljeni pomoćniku sekretara.
- 4. Ukoliko zaposleni iz nekog razloga nije na radnom mestu, zamenjuje ga drugi radnik organizacije, koji se postavlja odgovarajućim nalogom, kojim mu se daju prava i dužnosti sekretara-pomoćnika.
- 5. Sekretar-referent može postati svaki građanin sa visokom stručnom spremom, najmanje godinu dana iskustva, poznavanjem kancelarijske opreme i računarskih programa, kao i znanjem engleskog jezika.
- 6. Radna aktivnost zaposlenog mora biti u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije, statutom organizacije, njenim normama i pravilima, kao i opisima poslova i naredbama rukovodstva.
Inače, sajt sadrži i opis posla tehničkog direktora.
Prava i odgovornosti
Zaposleni ima sledeća prava:
- 1. Pribavljanje podataka, čak i tajnih, kako bi se riješili problemi koje postavlja organizacija.
- 2. Davanje sugestija i savjeta o planu za poboljšanje efikasnosti i produktivnosti organizacije, a posebno njenih radnih aktivnosti.
- 3. Pribavljanje potrebnih sredstava za rad od posebnih službi koje se bave ovom problematikom, kao i davanje objašnjenja o razlozima zbog kojih sva uputstva i zadaci organizacije nisu izvršeni na vrijeme.
- 4. Zahtjev za odgovarajućim odgovarajućim uslovima rada i zaštita važne dokumentacije.
- 5. Donošenje voljnih odluka koje ne prelaze službena ovlašćenja sekretara-pomoćnika.
Poslovna zaduženja sekretara-pomoćnika uključuju:
- 1. Sprovođenje procesa pripreme potrebne dokumentacije, osiguravanje prijema, evidentiranja i registracije dokumenata, kao i praćenje njihovog izvršenja u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije.
- 2. Praćenje kvaliteta pripremnih procesa, provera ispravnosti kompletiranja dokumenata koji se dostavljaju menadžmentu na dalje potpisivanje.
- 3. Nadgledanje izvršenja izdatih dokumenata.
- 4. Priprema organizacionih procesa, donošenje odluka i zaključaka.
- 5. Prijem građana.
- 6. Organizaciona priprema sastanaka.
- 7. Formiranje predmeta, obezbjeđenje sigurnosti i dalji prenos dokumenata u arhivu u utvrđenom roku.
- 8. Sprovođenje ostalih instrukcija od menadžera.
I piše o tome kako izgleda opis posla sekretara-činovnika.
Odgovornost
Odgovornost sekretara-referenta je sljedeća:
- 1. Za odbijanje ili završetak na vrijeme, nemar u odnosu na svoje službene dužnosti.
- 2. Za kršenje uputstava i naredbi, otkrivanje tajnih podataka.
- 3. Za nepoštivanje unutrašnje strukture organizacije, kršenje radne discipline i propisa o zaštiti na radu.
Možete pročitati šta je opis posla arhivista.
Opis poslova sekretara preduzeća pomoćnika
Svaki odgovorni rukovodilac u preduzeću mora imati sekretara koji će pomagati u poboljšanju učinka tima i preduzeća u celini.
Svaki takav zaposlenik ima svoje direktne odgovornosti. Sekretar treba da prima dolaznu i odlaznu dokumentaciju, distribuira primljenu dokumentaciju po odjelima, kontroliše dostavu dokumenta primaocu, šalje dokumente za rad izvođačima, zakazuje sastanke menadžmenta i partnera, prima prijave osoblja preduzeća, kao i kao i druga uputstva rukovodstva.
Opis poslova sekretara-pomoćnika generalnog direktora
Opće odredbe:
- 1. Zaposleni se smatra specijalistom i može ga imenovati i razrešiti direktor preduzeća.
- 2. Zadaci referenta su da obezbijedi organizacione procese i dokumentaciju za efektivne aktivnosti vezane za upravljanje.
- 3. je podređen direktoru preduzeća.
- 4. Aktivnosti se moraju odvijati u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije.
- 5. Ovaj radnik mogu postati samo građani sa višom i srednjom stručnom spremom, sa jednom godinom radnog iskustva ili završenim kursevima.
- 6. Poznavanje pitanja u vezi sa zakonodavnim okvirom.
Pomoćnik sekretara je dužan da obavlja sljedeće funkcije:
- 1. Servis prema dokumentaciji preduzeća.
- 2. Upravljati i kontrolisati organizaciju proizvodnje poslova preduzeća.
- 3. Dokumentirajte sve sastanke.
- 4. Vođenje evidencije dokumenata.
Kao i druge dužnosti i prava na ovoj poziciji.
Primjer opisa posla za sekretara-pomoćnika (podrazumijeva izmjenu uzimajući u obzir specifičnosti određene organizacije). Uputstva se mogu koristiti kao vodič za pripremu za posao sekretarice. Gotovo sve odredbe uputstava su u ovom ili onom obliku otkrivene u sadržaju naše web stranice. Dokument je dostupan za preuzimanje kao Word predložak na kraju članka.
1.1. Pomoćnik sekretara se klasifikuje kao specijalista organizacije i zapošljava se i razrješava nalogom generalnog direktora.
1.2. Pomoćnik sekretara odgovara direktno generalnom direktoru organizacije.
1.3. Osnovni zadaci sekretara-pomoćnika su organizaciono-dokumentaciona podrška poslovanju generalnog direktora.
1.4. U svom radu sekretar-referent se rukovodi:
- važeće zakonodavstvo Ruske Federacije;
— Statut organizacije;
— Interni propisi o radu (Pravilnik o osoblju);
— odredbe o strukturnim podjelama organizacije i službe predškolske obrazovne ustanove;
— naredbe (instrukcije) menadžmenta organizacije;
— normativni i metodološki materijali o organizaciji kancelarijskog rada;
- ovaj opis posla.
1.5. Sekretar mora znati:
— strukturu organizacije, smjer njenih aktivnosti, raspodjelu odgovornosti između zamjenika generalnog direktora, prezimena, imena, patronime rukovodilaca strukturnih odjela, matične organizacije, imena njenih čelnika, glavnog partnerske organizacije i njihovo upravljanje;
— nacionalni (državni) standardi za pripremu upravljačkih dokumenata;
— pravila pravopisa i interpunkcije;
— Uputstva za dokumentacionu podršku upravljanja organizacijom;
— pravila za rad organizacione i računarske opreme;
— poslovni bonton, etika poslovne komunikacije;
— pravila za vođenje telefonskih razgovora;
— pravila sigurnosti i zaštite od požara;
— tehnike prve pomoći.
1.6. Sekretar mora biti u stanju da:
— sastavlja poslovna pisma (uključujući i na stranom jeziku), izrađuje administrativne dokumente, vodi zapisnike;
— prevesti službenu korespondenciju na strani jezik komercijalnog partnera;
- rad na računaru u okruženju WINDOWS, WORD, EXCEL, OUTLOOK;
— koristiti bazu podataka;
— koristiti mogućnosti Interneta;
— primanje i slanje dokumenata faksom i e-mailom, obavljanje kopiranja;
— uređivati tekstove, vršiti lekturu;
— voditi poslovne pregovore;
— u slučaju odsutnosti kadrovskog inspektora obavljati poslove na dokumentacionoj podršci kadrovskih aktivnosti organizacije (izrada naloga za osoblje, sastavljanje ugovora o radu i druge kadrovske dokumentacije)
- rad sa povjerljivim dokumentima. ()
Osnovni zadatak sekretara-pomoćnika je da obezbjeđuje dokumentaciju i informatičku podršku za rad generalnog direktora. U tu svrhu sekretar-referent:
2.1. Svakodnevno, u utvrđenom roku, prima i pregleda primljene dokumente, evidentira ih, vrši odabir dokumenata koji zahtijevaju hitno razmatranje i priprema ih za izvještaj generalnom direktoru.
2.2. Priprema nacrte rješenja za primljena dokumenta.
2.3. Po nalogu generalnog direktora planira svoj radni dan, prilagođava i pomaže u njegovoj realizaciji.
2.4. Svakodnevno prati rokove za izvršenje dokumenata i usmenih uputstava generalnog direktora od strane rukovodilaca strukturnih odjeljenja; obavještava ga o statusu izvršenja naloga.
2.5. Priprema nacrte dokumenata u ime generalnog direktora i koordinira ih sa rukovodiocima strukturnih odjeljenja.
2.6. Prati izvršenje (kompletnost odobrenja, dostupnost i kompletnost priloga) izlaznih dokumenata koje strukturni odjeli dostavljaju na potpis generalnom direktoru.
2.7. U ime generalnog direktora priprema nacrte tekstova svojih govora, izvještaja i referata, uređuje ih i organizuje ponovno štampanje ovih dokumenata.
2.8. Priprema sedmične informativne izvještaje za generalnog direktora o publikacijama u štampi u vezi sa aktivnostima organizacije.
2.9. Prati publikacije u industrijskim (specijalnim) publikacijama i sastavlja tematske preglede i sažetke o njima i obavještava generalnog direktora.
2.10. Prati sigurnost dokumenata u prijemnom prostoru generalnog direktora i ispravnost formiranja dosijea.
2.11. Učestvuje u radu na unapređenju toka dokumenata u organizaciji, ujednačavanju dokumentacije i unapređenju rada službe predškolske vaspitne ustanove.
2.12. Po nalogu generalnog direktora priprema sastanke, obezbeđuje vođenje i čuvanje zapisnika.
2.13. Organizuje sprovođenje uputstava i uputstava generalnog direktora za rezervaciju hotelskih soba, naručivanje avionskih i železničkih karata i smeštaj poslovnih putnika.
2.14. Organizuje rad recepcije, reguliše protok posetilaca, samostalno rešava pitanja u vezi sa mogućnošću prijema.
2.15. Kontroliše pripremu prijemnih dosijea za predaju u arhiv, njihovu pretarhivsku obradu, potpisuje popise i akte za uništavanje dokumenata.
2.16. Pruža metodološku pomoć u radu sekretara (ili službenika koji obavljaju funkciju sekretara) strukturnih jedinica. ()
Za obavljanje poslova koji su mu povereni, pomoćnik sekretara je dužan da:
3.1. Održavajte povjerljivost informacija.
3.2. Slijedite upute uprave.
3.3. Osigurati poštivanje pravila i propisa registracije i rokova za pripremu i slanje dokumenata. .
3.4. Pridržavajte se pravila poslovne komunikacije, normi službenog bontona i službenog lanca komandovanja.
3.5. Osigurajte sigurnost dokumenata.
3.6. Voditi evidenciju o prisustvu zaposlenih na poslu i dostavljati je računovodstvu. ()
Sekretar-pomoćnik generalnog direktora ima pravo:
4.1. Zatražite od strukturnih odjela potrebne materijale, kao i objašnjenja razloga kašnjenja u izvršenju zadataka i uputstva generalnog direktora.
4.2. Pregledajte dokumente i pošaljite ih na izvršenje menadžerima i stručnjacima preduzeća (u granicama navedenih u posebnoj listi dokumenata).
4.3. Zahtijevajte od izvođača da finaliziraju dokumente pripremljene u suprotnosti sa utvrđenim pravilima za njihovu pripremu i izvršenje.
4.4. Usvajanje nacrta dokumenata dostavljenih na potpis generalnom direktoru.
4.5. Davati na razmatranje menadžmentu prijedloge za unapređenje dokumentacijske podrške poslovanju organizacije, unapređenje oblika i metoda rada menadžmenta zasnovanog na korišćenju elektronske tehnologije.
4.6. Zahtevati od rukovodstva da stvori normalne uslove za obavljanje službenih dužnosti i sigurnost dokumenata nastalih u aktivnostima organizacije.
4.7. Rad sa dokumentima povjerljive prirode.
4.8. Samostalno rješavaju probleme u vezi neplaniranih posjeta građana i telefonskih poziva.
4.9. Davati prijedloge rukovodstvu u vezi sa kaznama i nagradama za zaposlene u sekretarijatu.
4.10. Učestvujte u izboru i raspoređivanju podređenih radnika. ()
Pomoćnik sekretara je odgovoran za:
5.1. Kvalitet dokumenata dostavljenih generalnom direktoru na potpis.
5.2. Nemaran, nemaran odnos prema službenim dužnostima.
5.3. Sigurnost dokumentacije, odavanje povjerljivih informacija.
5.4. Kršenje propisa o radu. Uputstva za dokumentacionu podršku upravljanja organizacijom.
5.5. Nezakonito korištenje dodijeljenih prava, kao i njihovo korištenje u lične svrhe. ()
U svojim aktivnostima sekretar-pomoćnik generalnog direktora komunicira sa:
6.1. Sa strukturnim jedinicama po pitanjima pribavljanja potrebnih informacija i zajedničke pripreme dokumenata.
6.2. Sa pravnom službom u vezi koordinacije nacrta upravnih dokumenata.
6.3. Sa organizacijama višeg nivoa, sa trećim organizacijama, vlastima i menadžmentom po pitanjima pribavljanja i dostavljanja dokumenata, organizovanja sastanaka i kontakata generalnog direktora. ()
7.1. Visoko stručno obrazovanje (dokumentacija, ekonomija ili pravno obrazovanje).
7.2. Upotreba moderne organizacijske tehnologije i komunikacija.
7.3. Poznavanje stranog jezika (engleski, njemački).
7.4. Najmanje godinu dana radnog iskustva kao sekretar. ()
Iznad se nalazi opis poslova sekretara-pomoćnika, pripremljen na osnovu nivoa C i D dokumenta EAPS- Evropsko udruženje profesionalnih sekretara- uzimajući u obzir posebnosti rada u organizacijama, malim i srednjim preduzećima u Rusiji.
Preporuke predviđaju četiri nivoa (A, B, C, D) uspona na ljestvici karijere za zaposlenog početnika - od sekretara-daktilografa (nivo A), sekretara (nivo B), sekretara-pomoćnika (nivo C) do službe menadžer (nivo D) .
Kako je rečeno, instrukcije podrazumevaju njegovu modifikaciju na osnovu specifičnosti određene organizacije (organizacijska struktura, obim toka dokumenata i sl.). Na osnovu ovog opisa posla, smanjenjem određenih funkcija predviđenih njime, na primjer, vođenje poslovnih pregovora, prevođenje službene dokumentacije na strane jezike i još nekih, može se sastaviti opis poslova sekretara i, obrnuto, dodavanjem broj funkcija; kao što su obavljanje administrativnih poslova, organizovanje prezentacija, vođenje sastanaka i sl., pripremljen je opis poslova za šefa kancelarije, šefa službe predškolske vaspitne ustanove i na kraju upravnika kancelarije.
( )Sekretar-pomoćnik- ovo je često samo respektabilniji naziv za poziciju sekretarice, a poslovi sekretara-pomoćnika su slični uobičajenim sekretarskim. Stoga se uzorak opisa poslova sekretara-pomoćnika ne smije ni na koji način razlikovati od standardnog opisa poslova sekretara. Istovremeno, sekretaru-pomoćniku se može dodijeliti ozbiljnija funkcionalnost, te se shodno tome mogu postaviti visoki kvalifikacijski zahtjevi (potrebno je visoko obrazovanje, poznavanje kancelarijskog posla i poznavanje engleskog jezika na pristojnom nivou). Opis posla sekretara-pomoćnika treba da odražava ove karakteristike.
Opis poslova sekretara-referenta
ODOBRIO sam
Generalni direktor
Prezime I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.
1. Opće odredbe
1.1. Sekretar-referent spada u kategoriju specijalista.
1.2. Sekretar-referent se imenuje i razrješava nalogom generalnog direktora društva.
1.3. Pomoćnik sekretara odgovara direktno generalnom direktoru.
1.4. Za vrijeme odsutnosti sekretara-referenta, njegova prava i dužnosti prenose se na drugog službenika, kako je objavljeno u nalogu organizacije.
1.5. Na radno mesto sekretara-pomoćnika postavlja se lice koje ispunjava sledeće uslove: visoko obrazovanje, najmanje godinu dana iskustva na sličnim poslovima, poznavanje kancelarijske opreme (faks, fotokopir aparat, skener, štampač), Microsoft Office programi (Word, Excel), kancelarijski rad, engleski.
1.6. Sekretar-referent se u svojim aktivnostima rukovodi:
- zakonodavni akti Ruske Federacije;
- Statut društva, interni pravilnik o radu i drugi propisi društva;
- naredbe i uputstva rukovodstva;
- ovaj opis posla.
2. Poslovna zaduženja pomoćnika sekretara
Pomoćnik sekretara obavlja sljedeće poslove:
2.1. Priprema potrebnu dokumentaciju, obezbeđuje prijem, računovodstvo, registraciju, kontrolu izvršenja dokumenata, informacione i referentne usluge i čuvanje podataka o dokumentima.
2.2. Kontroliše kvalitet pripreme, ispravnost sastavljanja, koordinaciju i odobravanje dokumenata koji se dostavljaju na potpis rukovodstvu preduzeća.
2.3. Prati izvršenje dokumenata i uputstava rukovodstva, preduzima operativne mjere u cilju njihovog blagovremenog i kvalitetnog izvršenja.
2.4. Organizuje pripremu, donošenje odluka i saopštava ih neposrednim izvršiocima. Analizira potvrde i izvještaje dostavljene menadžmentu i o njima daje kompetentne zaključke.
2.5. Prima posetioce.
2.6. Obavlja poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje održava rukovodilac (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje učesnika o vremenu i mjestu održavanja, dnevnom redu, njihovoj registraciji), vodi i sastavlja zapisnike sastanaka i sastanaka.
2.7. Formira dosijee u skladu sa odobrenom nomenklaturom, osigurava njihovu sigurnost i dostavlja ih arhivi u utvrđenom roku.
2.8. Obavlja i druge službene poslove svog neposredno pretpostavljenog.
3. Prava pomoćnika sekretara
Sekretar-referent ima pravo:
3.1. Primati informacije, uključujući i povjerljive informacije, u obimu potrebnom za rješavanje dodijeljenih zadataka.
3.2. Podnesite prijedloge menadžmentu za poboljšanje vašeg rada i rada kompanije.
3.3. Zatražite potrebne materijale od funkcionalnih službi, kao i objašnjenja razloga kašnjenja u izvršenju zadataka i uputstva od menadžmenta.
3.4. Zahtevati od menadžmenta da stvori normalne uslove za obavljanje službenih dužnosti i sigurnost svih dokumenata nastalih kao rezultat aktivnosti kompanije.
3.5. Donosite odluke u okviru svoje nadležnosti.
4. Odgovornost pomoćnika sekretara
Pomoćnik sekretara je odgovoran za:
4.1. Za neizvršavanje i/ili neblagovremeno, nesavjesno obavljanje službene dužnosti.
4.2. Za nepoštivanje važećih uputstava, naredbi i propisa o čuvanju poslovne tajne i povjerljivih informacija.
4.3. Za kršenje internog pravilnika o radu, radne discipline, pravila sigurnosti i zaštite od požara.
Sekretar se naziva šefov vjerni pomoćnik i desna ruka, i to s razlogom, jer odgovornosti sekretarove sekretarice uključuju osiguravanje efektivnog upravljanja i administrativnih aktivnosti. Sekretar menadžera se bavi pripremanjem i izvođenjem poslovnih papira i dokumenata, pomaže šefu u poslovanju, rješava mnoga organizaciona pitanja.
Predstavničkim se može smatrati i mjesto sekretara-pomoćnika, jer je on zaštitno lice kompanije - upoznaje goste, odgovara na pozive i pisma. Ova vrsta posla zahtijeva veliku smirenost, komunikacijske vještine i organizaciju. Iz tog razloga, profesija sekretara može obećati velike izglede - u budućnosti specijalist može postati menadžer ureda, a zatim jedan od direktora ili top menadžera.
Mjesta rada
Pozicija izvršnog sekretara je neophodna u gotovo svakoj kompaniji koja ima ured za klijente i posjetioce. To mogu biti i velika preduzeća i male poslovne organizacije.
Istorija profesije
Prvi sekretari se mogu smatrati pisarima i hroničarima - zapisivali su kraljevske ukaze i naredbe, beležili aktuelna dešavanja i bili odgovorni za održavanje prepiske. S vremenom su se ovlasti sekretara značajno proširile i danas mogu obavljati različite funkcije. Tako se pojavila potreba za specijalistima uske specijalizacije, uslijed čega se pojavila profesija sekretar-pomoćnik, službenik, sekretar-prevodilac i voditelj ureda.
Odgovornosti sekretara
Poslovna zaduženja sekretara-pomoćnika uključuju:
- primanje posjetitelja;
- primanje telefonskih poziva;
- vođenje evidencije;
- planiranje radnog dana menadžera;
- organizacija sastanaka;
- naručivanje karata i hotelskih rezervacija za rukovodioca i ostale zaposlene tokom službenog putovanja;
- naručivanje kancelarijskog materijala;
- ispunjavanje zahteva menadžera.
Ponekad funkcije sekretarice menadžera uključuju prepisku na engleskom jeziku.
Uslovi za sekretara
Uslovi za pomoćnika sekretarice uključuju:
- srednje ili visoko obrazovanje;
- vlasništvo PC-a;
- poznavanje osnova kancelarijskog rada;
- poznavanje engleskog (ponekad).
Takođe, pozicija sekretara zahteva sledeće veštine:
- tačnost;
- sposobnost da izgleda dobro (prezentativno);
- organizacija.
Uzorak životopisa sekretara
Kako postati sekretarica
Kako postati sekretarica? To može biti nosilac bilo kojeg visokog obrazovanja koji je završio kurseve za pomoćnika sekretara ili je prošao obuku direktno na poslu. Poslodavci u pravilu ne postavljaju posebne zahtjeve za stečenu specijalnost kandidata, već se fokusiraju na to da kandidat ima potrebne lične kvalitete i da je u stanju da obavlja poslove na odgovarajućem nivou.
Plata sekretara
Plata sekretara može varirati - od 15 do 45 hiljada rubalja. Prihodi zavise od dužnosti zaposlenog i regije u kojoj radi. Prosječna plata sekretara-pomoćnika je 30 hiljada rubalja.
Gdje dobiti obuku
Pored visokog obrazovanja, na tržištu postoji i niz kratkoročnih obuka koje obično traju od nedelju dana do godinu dana.
Zavod za stručno obrazovanje "IPO" vas poziva da pohađate kurseve na daljinu u smeru "" (postoje opcije od 256, 512 i 1024 akademskih sati) za dobijanje diplome ili sertifikata državnog izdanja. Obučili smo više od 8.000 diplomaca iz skoro 200 gradova. Možete proći eksternu obuku i dobiti rate bez kamate.
Prema studijama koje su sprovele različite agencije za zapošljavanje, profesija “sekretar” je jedna od onih koja je povezana sa najvećim brojem prekovremenih sati i potrebom prilagođavanja rasporedu rada menadžmenta. U ovu grupu spadaju i vozači i predstavnici nekih drugih profesija.
Ko je sekretar?
Ovaj izraz dolazi od latinskog "tajna", kako su se u Starom Rimu zvale osobe od povjerenja. I tada i kasnije (na kraljevskim dvorovima) to su bili isključivo muškarci, koji su ponekad vrlo lukavo uspijevali doći do vlasti.
Ova profesija je dobila ženstveno lice krajem Prvog svjetskog rata, pojavom pisaće mašine i pojavom takve pozicije pomoćnice sekretara. Ovih dana, uz njihovu naprednu tehnologiju, postoje čak i virtuelni sekretarski pomoćnici. Ovo je naziv koji se daje kompanijama ili pojedincima koji pružaju internetske usluge za pisanje e-pošte ili primanje telefonskih poziva (prenesenih) bez fizičkog prisustva sekretarice u kancelariji.
šta on radi?
Popularno, lična sekretarica režisera ima stereotipnu sliku - dugonogu lepoticu koja uglavnom ume da kuca na kompjuteru, kuva kafu i odgovara na pozive. Ponekad se to ogleda u šalama koje nisu baš pristojnog sadržaja. Zapravo, profesija "sekretar", kao i pozicija pomoćnika u velikoj kompaniji, pretpostavlja prisustvo vrlo ozbiljnog skupa vještina, znanja, kao i određenih radnih kvaliteta. Pravi predstavnik ove profesije ne može bez organizovanosti, marljivosti, tačnosti i diplomatije.
Odgovornosti sekretara (sekretara-pomoćnika) obuhvataju poznavanje svih regulatornih dokumenata koji se odnose na kancelarijski rad, tok dokumenata, organizaciju kancelarijskog rada, upravljačku strukturu, osnove posjedovanja kancelarijske opreme i pravila zaštite na radu. Opisom poslova uređena su sva njegova brojna prava, odgovornosti i vrste poslova koje obavlja. To je glavni dokument organizacione i pravne prirode koji se odnosi na aktivnosti takvog zaposlenika. Mora se sastaviti u svakom konkretnom slučaju sa punom odgovornošću.
Pogledajmo glavne dijelove ovog dokumenta.
Šta kaže uputstvo za pomoćnika sekretara?
Njegove opšte odredbe sadrže naziv organizacije, navode neposredno nadređene i imenuje osobu koja će zamijeniti sekretara u slučaju njegove odsutnosti. Tamo ćete pronaći i zahtjeve za radni staž i kvalifikacije zaposlenika, te popis svih dokumenata potrebnih za rad (pravila, GOST-ovi, kodeksi i propisi).
Funkcije koje su dodeljene sekretaru date su u drugom (istoimenom) delu. To uključuje odgovornost za pripremu potrebnih dokumenata prema uputstvima menadžmenta, registraciju, prijem i slanje korespondencije, organizaciju i praćenje rada recepcije, vođenje papirologije i još mnogo toga.
Njegove aktivnosti su detaljnije opisane u sljedećem odjeljku - "Službene odgovornosti sekretara." Riječ je o sigurnosti i evidentiranju korespondencije, izdavanju potvrda o različitoj registrovanoj dokumentaciji, organizovanju i pripremanju kancelarijskih sastanaka, kopiranju i štampanju, snimanju poruka za nadređene ostavljene u njegovom odsustvu i obavještavanju o njima, obezbjeđenju ureda kompanije potrebnom kancelarijom zalihe.
U svakoj organizaciji, dužnosti sekretara mogu imati svoje karakteristike u zavisnosti od specifičnosti posla. Njegova pozicija može zvučati kao “sekretar-službenik”, što implicira proširenje raspona glavnih odgovornosti.
O pravima sekretara
Šta sekretar ima pravo? Prema uputstvu, dozvoljeno mu je da zatraži materijale koji će mu biti potrebni u radu od različitih odjela kompanije, te odrediti redoslijed njihove upotrebe.
Takođe, pregledanu dokumentaciju prenijeti direktno izvođačima pored rukovodstva, odrediti prioritet posjetiocima u recepciji i rasporediti telefonske pozive prema njihovoj važnosti, zahtijevati objašnjenja od zaposlenih u slučaju disciplinskih prekršaja.
Kao i svaki drugi zaposleni, lični sekretar direktora ima pravo da radi u odgovarajućim uslovima, koji moraju biti u skladu sa zahtjevima zaštite na radu i sigurnosnim standardima.
Za šta je odgovoran pomoćnik sekretara?
Odgovoran je za neotkrivanje povjerljivih informacija, za kvalitet dokumentacije i blagovremeno dostavljanje rukovodstvu, odgovoran odnos prema protoku dokumenata, sigurnost imovine i dokumenata organizacije, te taktične odnose sa menadžmentom i zaposlenima.
Sljedeći dio opisa posla ukazuje na to koji su poslovni odnosi i funkcionalne veze koje postoje između pomoćnika sekretara i različitih struktura kompanije. Po pravilu, u organizaciji srednje veličine, sekretar mora da komunicira oko logističkih pitanja (obezbeđivanje kancelarijskog materijala) sa administrativnim odeljenjem, po pitanju toka dokumenata - sa drugim odeljenjima i, naravno, direktno sa menadžmentom.
Učinak sekretara se ocjenjuje prema glavnim odabranim kriterijima, što je također regulisano odgovarajućim dijelom uputstva. U velikoj većini slučajeva takvi kriteriji su efikasnost i marljivost. Postoje i situacije u kojima su uputstva podložna reviziji. To se može dogoditi kada se njegove funkcije ili organizacijska struktura promijeni.
Hajde da sumiramo
Prilikom prijema, imenovano na ovo radno mjesto čita opis radnog mjesta u kojem su navedeni svi poslovi sekretara. Prisjetimo ih se još jednom ukratko.
- Primanje telefonskih poziva za menadžera.
- Sav rad sa dokumentacijom - sortiranje po važnosti, evidentiranje, priprema, prijem i distribucija, čuvanje i sistematizacija.
- Organizacija prijema posjetilaca.
- Pomaganje šefu u planiranju rasporeda rada, te po potrebi naručivanje avio karata i rezervacija hotela.
- Priprema i organizacija poslovnih pregovora.
- Naručivanje kancelarijskog materijala i drugih potrebnih sitnica u ured, ponekad i namirnica.
Nakon uvida u listu obaveza, zaposlenik potpisuje instrukcije, a stavlja se i potpis rukovodioca. Imajte na umu da svaka organizacija može imati svoju verziju uputstava, ali nijedno od njih ne smije biti u suprotnosti sa važećim zakonodavstvom ili prihvaćenim standardima rada.
Funkcije sudskog službenika
Kao što je poznato, specifičnosti rada u svakoj instituciji su različite. Šta, na primjer, radi sudski službenik? Koje su njegove poslovne obaveze? Ima ih mnogo:
- dizajn naslovnica o tekućim poslovima;
- pribavljanje potraživanja od sudijskih pomoćnika;
- pohranjivanje dokumenata i materijala u dosijee;
- sastavljanje inventara novih predmeta;
- numerisanje stranica;
- podjela kopija sudskih odluka učesnicima u predmetima (strankama);
- slanje kopija sudskih odluka određenim licima u ime sudije;
- obavještavanje stranaka o datumima i vremenu održavanja sudskih ročišta.
Osim toga
Dužnosti sudskog službenika uključuju, ali nisu ograničene na:
- objavljivanje spiskova sudskih predmeta za sedmicu;
- provjeravanje prisustva stranaka na sastanku;
- vođenje sudskih spisa;
- kontrolu prijema i slanja svih dokumenata koji se pojavljuju u predmetu.
Sekretari moraju upoznati stranke sa materijalom predmeta, pratiti obavještenja koja pristižu poštom, uručiti potvrde, obavještenja, kopije akata i druge važne papire. Oni unose informacije u dnevnike i kartice, u kompjuterski sistem, štampaju rukom pisane akte, predaju predmete sudijama na uvid i vraćaju ih nakon toga, izdaju i upisuju rješenja o izvršenju i obavljaju mnoge druge poslove u ime sudija.
Uslovi za sudskog službenika
- Dokumenti moraju biti numerisani i arhivirani.
- Posebno se sastavlja popis predmeta i drugih dokumenata.
- Fotografije i koverte se numerišu u slučaju kvara, numerisanje počinje ponovo, stari brojevi se moraju precrtati (ne ispravljati!).
- Sve ispravke su ovjerene u skladu sa prihvaćenom formom.
- Sastavljaju se omoti predmeta u kojima se navodi naziv suda, broj i naziv predmeta, nazivi stranaka, datum početka i završetka, broj listova i rok čuvanja.
- Popis se vrši ručno ili na računaru.
Šta sekretar škole treba da uradi?
Ponekad postoje reklame „Potrebna sekretarica za školu“. Kakva je ovo pozicija i šta ćete tamo raditi? Hajde da saznamo.
Sekretar škole je prvi i najvažniji pomoćnik direktora. On je dužan da izvršava sve naredbe i uputstva svojih pretpostavljenih u vezi sa funkcionisanjem obrazovne ustanove.
Njegove glavne nadležnosti obuhvataju postupak vođenja slučajeva kadrovskih promjena (otpuštanja, zapošljavanja) zaposlenih, prijema i isključenja studenata. Njegov zadatak je da sačini dokument koji direktor mora ovjeriti svojim potpisom. Ako je potrebno, sekretar mora prikupiti i transportovati potpisane dokumente u predviđenom roku na razmatranje od strane viših organa.
Ostale odgovornosti sekretara škole uključuju primanje i saopštavanje informacija učenicima i osoblju ustanove. Ukoliko direktor nije prisutan, sekretarica je dužna da evidentira pun ukupan broj i sadržaj poziva, pritužbi i zahtjeva posjetilaca, uključujući i osnovce.
Dodatno
Napomena u uputstvu sekretara škole glasi: dužan je da obavlja i dodatne (druge) zadatke. šta to znači?
To znači: sekretar direktora škole mora izvršiti sve instrukcije, osim ličnih zahtjeva. To može biti, na primjer, pozivanje učenika ili nastavnika radi razgovora, slanje pošte, transfer novca ili kupovina opreme potrebne za školu. Ova lista je praktično neiscrpna, odnosno obaveze sekretara u školi su veoma, veoma opsežne.
Ako škola ne obezbijedi radno mjesto računovođe, vođenje finansijskih pitanja može se povjeriti i sekretaru. Njegov zadatak je slanje informacija o plaćama, popunjavanje radnih listova i potrebna prilagođavanja.
Ne samo direktoru, već i svakom posjetiocu recepcije može biti potrebna pomoć sekretarice. Ljudi mu se obraćaju za štampanje teksta, fotokopiranje dokumenata i razjašnjenje velikog broja pitanja.
Ako radite kao sekretar-pomoćnik generalnog direktora
U ovom slučaju vi ste jedan od specijalista, a sam direktor će vas zaposliti i otpustiti, a vi ćete mu direktno odgovarati. Da biste došli na ovu poziciju, morate imati višu (ili najmanje srednju srednju) stručnu spremu i najmanje 1 godinu iskustva na poziciji. Ukoliko nema iskustva, potvrdu o završenim kursevima za asistenta sekretara.
Morate biti kompetentni u pitanjima ekonomskih i finansijskih aktivnosti preduzeća, perspektiva njegovog razvoja, organizacije toka dokumenata i rukovođenja, poznavanje rada na računaru i kancelarijskoj opremi, prevođenje proizvodne dokumentacije na strani jezik i radna etika.
Uloge i odgovornosti
Bićete odgovorni za sve referentne i informativne usluge koje se odnose na dokumentaciju preduzeća. Kao i organizacija i kontrola kancelarijskog rada u filijalama i pojedinačnim odjeljenjima kompanije. Ništa iznenađujuće - vi niste običan sekretar-činovnik. Mora biti u stanju da dokumentuje i blagovremeno organizuje aktivnosti svojih upravnih i savetodavnih tela. Ako nema na raspolaganju kadrovskog inspektora, vodite svu kadrovsku dokumentaciju i evidenciju.
Sekretar-pomoćnik generalnog direktora treba da pripremi dokumentaciju potrebnu za obezbjeđenje finansijsko-ekonomske djelatnosti cijelog preduzeća, organizuje njihov prijem, registraciju, računovodstvo i čuvanje. On kontroliše ispravnu pripremu, odobravanje i koordinaciju sve dokumentacije koja se podnosi na potpis menadžmentu preduzeća. Poduzima mjere za kvalitetno i blagovremeno izvršavanje naloga nadređenih, prenosi informacije direktno izvođačima, vrši analize i donosi zaključke o izvještajima i potvrdama koje se šalju menadžmentu.
Osim toga, funkcije sekretara uključuju održavanje operativne komunikacije o pitanjima poslovanja kompanije sa građanima - pojedincima i pojedinačnim organizacijama (i državnim i komercijalnim). Takođe prima posjetioce, može da vodi kadrovske poslove - sastavlja lične dosijee, naloge, radne knjižice, ugovore (ugovore), putne isprave i potvrde o nesposobnosti za rad, vodi evidencije radnog vremena i izdaje potvrde o plaći.
I opet o pravima
Ova pozicija podrazumijeva ne samo proširene dužnosti sekretara, već i odgovarajuća prava. Pored opšteprihvaćenih, obuhvataju i pravo da se od svih funkcionalnih službi preduzeća zahtevaju potrebni materijali i informacije i zahtevaju objašnjenja razloga kašnjenja u ispunjavanju zadataka menadžmenta. Zatim: možete zahtijevati reviziju dokumenata koje su pripremili izvođači koji krše prihvaćena pravila u skladu sa GOST 6.38-90 ili ISO - međunarodnim standardima za dokumentaciju.
Ima pravo da, u okviru svoje službene nadležnosti, potvrđuje dokumente koji se odnose na poslove upravljanja preduzećem, da podnosi lične predloge rukovodstvu na razmatranje za unapređenje aktivnosti organizacije u oblasti upravljanja dokumentima i korišćenje najnovijih računarskih tehnologija.
Ima pristup dokumentima sa oznakom „Poverljivo“ i može da komunicira sa svim zaposlenima i službama preduzeća kako bi pratio sprovođenje odluka menadžmenta i pružio im potrebne informacije.
