Ko je viši menadžer ili administrator. Socijalna teorija i kadrovska politika

Administrator i menadžer kozmetičkog salona - dva različitih specijaliteta. Ali često njihove dužnosti obavlja ista osoba.

Administrator je taj koji se sastaje sa klijentima na recepciji, vodi telefonske evidencije i vrši plaćanja posjetiocima. Menadžer je širi pojam. Ovu poziciju zauzima osoba kojoj vlasnik ustanove povjerava vođenje važnih poslova. Šta radi menadžer? U suštini, on je direktor, a paralelno obavlja i niz drugih poslova. Na primjer, zapošljava zaposlenike za salon, plaća plate, otkupljuje inventar, rješava svakodnevne probleme.

Menadžer dijelom mora biti i psiholog, jer u sklopu svog posla mora komunicirati sa zaposlenima kozmetičkog salona, a ako se pojave kontroverzna pitanja, mora ih rješavati. Ova osoba mora biti u stanju da zadrži neutralnost, ne prihvatajući nijednu od strana u sporu, nudeći svoje rešenje. U ovom slučaju povećava se povjerenje zaposlenih u njega.

Da li je moguće započeti vođenje kozmetičkog salona bez odgovarajućeg iskustva? Može! A da biste imali barem neku ideju o industriji ljepote, dovoljno je pohađati specijalizirane kurseve. Danas obuka za menadžere kozmetičkih salona Uključene su različite strukovne akademije. Za samo nekoliko sedmica (ili mjeseci - ovisno o kursu koji odaberete), vi ste obučeni stručnjak koji može voditi kozmetički salon.

Tokom kurseva svi mogu naučiti tajne uspešno upravljanje organizaciju, što će značajno poboljšati nivo usluge korisnicima. Menadžer će od kandidata moći da izabere one kandidate koji su spremni da rade i zarađuju, a ne da „sjede u gaćima“, koji slušaju mišljenje uprave i poštuju ga. Kvalifikovani menadžer neće dozvoliti da se klijenti izgube, on će stvoriti sve potrebne uslove da se baza klijenata ne samo da se smanji, već i poveća.

Nove profesije koje su se relativno nedavno pojavile na tržištu rada, čvrsto su se udomaćile u našem poslovnom životu. Ali do danas ih je lako zbuniti jedno s drugim, jer imena ne otkrivaju suštinu fenomena. Koja je, na primjer, razlika između menadžera i administratora? Ovo se sada može nazvati prodavcem, konsultantom ili čak malim šefom. Nekoliko važnih kriterijuma omogućiće nam da odvojimo ove koncepte.

Ko su administrator i menadžer?

Administrator- ovo je osoba koja obavlja administrativne funkcije u organizaciji ili je odgovorna za ispravan rad informacione baze i sistemi. Specijalista spada u kategoriju administrativnog i rukovodećeg osoblja, što automatski pretpostavlja visok stepen odgovornost, au određenim slučajevima i prisustvo podređenih službenika.
Menadžer je menadžer na različitim nivoima koji organizuje rad u određenoj oblasti djelatnosti. Njemu su uvijek podređeni zaposleni, kojima on može davati upute u granicama svoje nadležnosti. Najviši nivo rukovodstva je najviše rukovodstvo, koje predstavljaju rukovodioci preduzeća, organizacija i administrativno-teritorijalnih jedinica.

Razlika između administratora i menadžera

Stoga ima smisla porediti samo menadžere i one administratore koji su uključeni u upravljanje ljudima i obavljanje administrativnih funkcija. Na prvi pogled se čini da među njima nema velike razlike. Ali nakon detaljnijeg razmatranja, postaje jasno da je to potrebno menadžeru visoko obrazovanje, dok je administratoru potreban srednji ili stručni nivo.
Po pravilu, menadžeru je dozvoljeno više od administratora. On može donositi odluke na sopstvenu odgovornost, ako to nije u suprotnosti sa interesima kompanije. Primjenjuju se funkcije administratora: organiziranje rada, praćenje zaposlenih, komunikacija sa klijentima. Za to nije potrebna posebna domišljatost: dovoljno je da tačno uradite ono što vaši pretpostavljeni nalažu. Mnogo je rečeno o tome da je glavna funkcija menadžmenta motivacija ljudi i otključavanje njihovog unutrašnjeg potencijala.

stranica je utvrdila da je razlika između administratora i menadžera sljedeća:

Obrazovanje. Administratorima je potrebno srednje ili stručno obrazovanje, a menadžerima je potrebno visoko obrazovanje.
Autoritet. Administrator radi u okviru svojih uputstava, opseg prava i odgovornosti menadžera je mnogo širi.
Lične kvalitete. Postati menadžer zahtijeva odlučnost, inicijativu i kreativnost. Administrator mora biti efikasan, disciplinovan i pažljiv.

Uloge menadžera: specijalista ili administrator?

Specijalista zna ŠTA treba da radi i on to zaista voli da radi.
Administrator zna KAKO upravljati stručnjacima. I voli da upravlja njima

Čini se da ima puno generalnih menadžera i lako ih je izabrati i mijenjati, ali specijalisti su nezamjenjivi. Ali u stvarnosti, inteligentni administratori se ne sreću često. Štaviše, u dvorani slavnih svjetskog biznisa ima možda više sjajnih administratora nego sjajnih stručnjaka. Tipična figura bivšeg uspešan biznismen je specijalista koji je tokom godina postao odličan administrator. Promijenio je svoju ključnu ulogu i na taj način uspio da se transformiše.
Zašto za uspešno poslovanje Da li administrator treba da ima prednost nad specijalistom?
Jer u dugoročno menadžerske funkcije su mnogo značajnije od posebnih. Dugoročno gledano, sistem, red i procedure imaju prednost nad talentima, uvidima i idejama.
Ponekad se ova pobjeda događa na nivou promjene rukovodstva, a ponekad - možda i dramatičnije - unutar specijaliste direktora, koji postepeno postaje sve više i više administrator. I takva interna transformacija se dešava u ovom trenutku sa stotinama direktora, koji pokazuju svoju zrelost i spremnost da dalje razvijaju svoju kompaniju.

Specijalista
Direktor specijalista je imao karijeru tipičnu za mnoge. Bio je dobar specijalista godine, postavljen je za načelnika resornog odjeljenja, a kasnije unapređen u rukovodstvo. Ili možda sve nije bilo tako - umorio se od rada „za svog ujaka“ i stvorio je vlastitu kompaniju i od samog početka postao specijalistički direktor. Druga opcija je danas češća - Specijalista ne voli da bude podređen "sporim" menadžerima i otvara vlastitu kompaniju samo iz tog razloga - da ne gubi vrijeme na budale.
Specijalista zaista voli ono što kompanija radi; on sam rado izvršava najvažnije narudžbe. Očigledno je da ga to čini srećnim. Na danima plaća glumi iznenađenje: „Šta, oni takođe plaćaju novac za sve ovo zadovoljstvo?“
On zaista ne mari toliko za novac. Ne, dobro je, naravno, da se redovno plaćaju. Ali to nije razlog zašto oni idu na posao! On sa ukusom citira iz stare knjige Leeja Iaccoca: „Da sam voleo novac, bavio bih se nekretninama. Ali ja volim automobile!
Ima visok autoritet u kancelariji, i to ne zato što je direktor. Uostalom, on je ovde najbolji, to je očigledno! Svi shvataju da veliki deo kompanije počiva upravo na činjenici da je „naš direktor specijalista sa velikim S“, „moraćemo da tražimo nekog poput njega“.
On ne održava sastanke. Za šta? Sve shvati u prvoj minuti i djeluje brže nego što se može sastaviti pismeni nalog i poslati u kancelarije. A njegov pristup daje fleksibilnost, kompanija se brzo prilagođava situaciji, klijenti su zadovoljni što se njihovi zahtjevi uzimaju u obzir i nema formalizma.
Specijalista je siguran da je to tajna pravilnog vodstva. Odbacite formalnosti i dosadne procedure! Razgovarajte o problemima u bijegu, na hodniku i sa onima koji razumiju! pokupi zanimljive ideje i implementirajte odmah! zar ne najbolja rješenja rađaju se na sastancima?
To zaposlenima daje mogućnost da sami organizuju svoj rad. Čini se da govori - Pa ti si pametan, vjerujem ti, glumi! I ljudi se zaista organizuju. Pa, ako nešto krene po zlu, onda se on lako spušta s pozicije lidera na poziciju autoritativnog stručnjaka i to čini, pomaže drugima u tome. I postepeno dobija sliku svoje uloge u svojoj glavi - on mora inspirisati i pomoći, dovršit će i ostvariti ono s čim se ljudi sami nisu mogli nositi. I to često funkcioniše, kompanija nastavlja da raste, stiče kupce i reputaciju na tržištu.
Ali što kompanija postaje veća i uspješnija, to se od stručnjaka zahtijevaju potpuno različite uloge i radnje. U nekom trenutku direktor to vidi kako bi adekvatno upravljao svojim velika kompanija on mora posvetiti značajan dio svog vremena administraciji i upravljanju. I da što više svede na najmanju moguću meru bavljenje svojom omiljenom stvari, stvari za koje je zapravo išao da radi.
Pokušava da više vremena posveti administrativnim pitanjima, žrtvujući svoje profesionalne ambicije. Ali kako divan specijalista može postati običan menadžer? Možda je bolje da i dalje budete specijalista koji će rješavati i opća pitanja upravljanja? Prethodno iskustvo ga gura upravo na to – da i dalje bude dobar specijalista. Uostalom, do sada je postigao uspjeh upravo zbog toga.
Ali problemi rastu u kancelariji i ljudi se ne ponašaju kako on očekuje.
Specijalista dramatično doživljava ulazak organizacije u period kada njegovo znanje više nije toliko važno, ali su mu potrebni jasnoća, red, zahtjevnost i monotonija. Monotonija koja ga potpuno izluđuje. Direktor, koji je navikao da bude u ulozi specijaliste, iznenada otkriva da sada kompaniji zapravo nije potrebno njegovo jedinstveno znanje - u organizaciji postoje ljudi koji mogu biti specijalisti. Tim od njega očekuje pravila igre. Pravedan sistem motivacije, jasan sistem planiranja, strogi sistem kontrole - od njega se očekuje da organizuje rad velike grupe ljudi - a on za to nije stručnjak. On zna kako da upravlja tehničkim ili hemijskim sistemima, ali treba da upravlja ljudima.
Tu je primoran da prve uloge daje onima koji baš to vole da rade, uspostavljajući red i kontrolu, a ispada da više nije on taj koji vodi njegovu organizaciju, već ovi ljudi koji su mu se činili da nisu štetni, naravno , ali nije ni daleko.
Počinje se prisjećati prošlosti i kajati se vremena kada je bio toliko tražen, a sve mu je bilo jasno. Specijalista ne shvaća da je njegova situacija tipična i mnogi poznati reditelji su prošli kroz to. Evo, na primjer, šta o tome kaže Bill Gates u nedavnom intervjuu: „Ponekad zavidim onima koji programiraju. Nakon što sam prestao pisati programe za Microsoft, često sam na sastancima u polušali govorio: Možda ću ovog vikenda svratiti u kancelariju i sam napisati ovaj program. Sada to više ne govorim, ali stalno razmišljam o tome.”
Direktor se postepeno pomiruje sa činjenicom da sada ima drugačiju ulogu, ne specijalistu, već menadžera opšta pitanja. Aktivnije sarađuje sa stručnim administratorima i sve se manje pojavljuje u specijalizovanim sektorima kompanije.
Zabavlja li se jednako kao na početku svoje rediteljske karijere? Pitaj ga.

Administrator

Administrator ne projektuje kuće, ne prodaje odjeću, ne prži odreske i ne popravlja automobile. On ne zna kako da uradi ništa od ovoga! Ali pod njegovim vodstvom ljudi to rade dobro. Nadležnost administratora je organizacioni mehanizam - i ovaj posao obavlja bolje od ostalih u kancelariji.
Kao dijete, nije sanjao da postane administrator; Možda mu je majka bila administrator u bioskopu, a volio je ići da gleda crtane filmove bez ulaznica. Ali onda, znate kako se to dešava - dobro ste organizovali renoviranje učionice u školi, i preuzeli na sebe da koordinirate izlete kursa za piknike u institutu - i sve je prošlo, a oni vas slušaju. A u vojsci je postavljen za vodnika. Odnosno, pokazalo se da ste dobri u povezivanju drugih ljudi u koordinisane grupe! I, što je važno, ne zahteva nikakvu tenziju sa vaše strane, to se dešava prirodno.
Direktor koji je spreman za ulogu administratora shvaća da će kako organizacija raste, da će se povećati konfuzija u njoj i povećati zahtjev za koordinacijom napora svih stručnjaka. Ono što više nije dovoljno je samo kratak dogovor – ja ću ovo, a ti ono. Previše je ljudi i pregovaračkih strana, previše je uključenih odjela.
Naravno, ne uspeva odmah da uvede red u haos. Ali postepeno se u radnjama zaposlenih pojavljuju ponavljajuće radnje i procesi. To znači da se mogu opisati i standardizirati, što znači oslobađanje od direktne kontrole. On sanja o sistemu koji radi bez njegove intervencije.
Direktor-Administrator organizuje opis procesa i dogovara načine mjerenja rezultata. On organizira distribuciju i objašnjenje opisanih postupaka. On zna da će procedure spasiti ovu organizaciju. Ne postoje tačni podaci, ali se sa velikom vjerovatnoćom može reći da je sistem ISO standardi Administratori su to smislili - to im znatno olakšava rad.
On ima citat jednog od velikana koji visi u njegovoj kancelariji: „Ne morate da volite pravila, samo ih sledite i uspeće!“ Voli da ukazuje na to tokom sastanaka. Sastanak je generalno ključni alat Administrator i ovdje dozvoljava sebi da se okrene. Preliminarni materijali koji se šalju učesnicima sastanka dan ranije, jasna procedura diskusije, zapisnik donesene odluke– ovo postaje norma u kompaniji.
Administrator pokazuje navike birokrate. Ponekad mu to kažu sa osudom, ali on razumije da je birokratija u pravu, funkcionira. I ne očekuje da ga svi u kancelariji vole. Ne morate me voljeti, čini se da kaže, ali morate slijediti upute, a ja ću vas ohrabriti za to.
Poteškoće se javljaju administratoru u komunikaciji sa talentovanim, izvanrednim zaposlenima koji žele da rade “iznad” pravila. Šta raditi sa talentima, sa genijima koji ne vole da se povinuju i standardizuju svoj radni proces?
Pametan administrator neće "sjeći svakoga istom četkom". Izgradio je dva pristupa zaposlenima - opšti (svima) i odvojeni (talentima). Možda će talentima biti dozvoljeno da krše neka pravila, možda će biti izuzeti od neke vrste izvještavanja, vjerovatno će imati lakši pristup menadžmentu da direktno razgovaraju o važnim idejama, itd.
Ako organizacija uspješno prođe fazu standardizacije i sve već funkcionira kao dobro podmazana mašina, onda je potražnja za nestandardnim rješenjima, neočekivanim radnjama, odnosno za stručnjacima koji mogu poremetiti sistem, učiniti stvari drugačije i pokazati fleksibilnost , ponovo raste. Administrator može početi da se opire tome. Na kraju krajeva, tek sam sve namjestio i sad ima ljudi koji žele sve da unište i kompaniju ponovo vrate u haos!
Ali bilo bi ispravno ne boriti se, već jasno identificirati područje u kojem se dešavaju eksperimenti i promjene. Tada administrator surađuje s inovatorima i pomaže im da uklope nove pristupe zajednički sistem, organizira implementaciju novog procesa u ono što je već otklonjeno. Pametan administrator razumije da procedure ne bi trebale postati same sebi svrha. U dobroj birokratiji ljudi znaju ko tačno odlučuje i koja su prava i odgovornosti učesnika u procesu. Ovo je ugovor, „društveni ugovor“, koji se usvaja u interesu organizacije kao celine.

Za većinu velikih i ozbiljnih kompanija uvođenje pozicije office managera odavno je neophodna mjera za uspješno funkcionisanje. Štaviše, većina kompanija koje spadaju u kategoriju srednjih i malih preduzeća danas je sve više počela da uvodi ovu strukturnu jedinicu u svoje osoblje. Odnosno opis posla office manager, koji u potpunosti otkriva funkcionalnost ovog zaposlenog, postaje u u poslednje vreme sve relevantnije.

Koja je funkcija kancelarijskog menadžera?

Funkcija menadžmenta u bilo kojoj kompaniji često uključuje obavljanje mnogo različitih funkcija. Stoga, kao dopuna ugovor o radu Nerijetko je potrebno izraditi dokument kao što je opis posla za voditelja ureda, u kojem se jasno navode sve odgovornosti takvog zaposlenika. Prije svega, potrebno je razumjeti da su glavni zahtjevi za takvog zaposlenika upravljanje i kontrola administrativne podjele kompanije. Dakle, „kancelarija“ ne znači određeni prostor, već odeljenje preduzeća čiji su stručnjaci angažovani na obavljanju administrativnih i upravljačkih funkcija. Opis posla menadžera kancelarije treba da pokrije čitav niz nadzornih odgovornosti dodijeljenih relevantnom stručnjaku. To posebno može uključivati sljedeće funkcionalnosti:

planiranje aktivnosti službenika uprave;
izradu i implementaciju korporativna kultura i etika komunikacije sa partnerima kompanije među stručnjacima za preduzeća;
organizaciju i kontrolu funkcionisanja sistema kancelarijskog upravljanja formiranog između sektora preduzeća;
stalno praćenje dostupnosti materijala neophodnih za potpuno funkcionisanje kancelarije;
sastavljanje izvještaja za rukovodstvo koristeći prethodno uspostavljene obrasce.

Razlika između office managera i administratora

Opis posla kancelarijskog menadžera može se proširiti po nahođenju menadžmenta kompanije i dopuniti svima neophodne odgovornosti, koje je propisano da obavlja specijalista na odgovarajućem radnom mjestu za normalno funkcionisanje postojeće upravne jedinice. Takav dokument je formiran nešto drugačije od opisa posla kancelarijskog administratora. U potonjem slučaju, u pravilu, specijalistu treba povjeriti ekonomske funkcije vezane za organizaciju rada jedinice. Mora se imati na umu da menadžer prvenstveno obavlja dužnosti vezane za upravljanje aktivnostima zaposlenih.

Administrator je odgovoran za organizaciju uslova koji omogućavaju svim stručnjacima da u potpunosti implementiraju funkcionalnost koja im je dodijeljena.

Odgovornosti stručnjaka za ljudske resurse

Osim toga, postoji i takav dokument kao što je opis posla kadrovske službe. Odgovornosti navedene u ovom dokumentu odnose se i na organizaciju rada osoblja. Razlika je u tome što je zaposlenik odjela za ljudske resurse prvenstveno odgovoran za zapošljavanje radnika i kontrolira kretanje stručnjaka unutar kompanije. Organizovanje rada zaposlenih na terenu nije njegova odgovornost.

Dakle, znate zašto vam treba restoran - o tome se govori u prethodnom članku. Cilj je stvoriti uspješan profitabilan posao davanje stabilan prihod i čija se cijena povećava. Kako to postići?

Pokušajmo shvatiti kako izgleda tipična shema upravljanja restoranom:

Menadžer proizvodnje ili kuhar sastavlja jelovnik.
Računovođa traži da se unesu obračunske kartice, što šef i čini.
Šef naručuje proizvode, a dobavljač ih, koliko je u mogućnosti, kupuje.
Konobari primaju narudžbe od gostiju i prenose ih u kuhinju.
Kuvar traži hranu iz skladišta, skladištar pokušava da je otpiše na vrijeme.
Blagajnik odjavljuje kupce.
Računovođa pokušava da spoji čekove i fakture za robu.
Na kraju mjeseca, na zahtjev vlasnika (investitora), sastavljaju se izvještaji.

Ove prijave prima vlasnik i on bolno pokušava da ih shvati kako bi odgovorio na glavno pitanje: da li restoran zarađuje ili ga pojede? Nezadovoljan rezultatima, pokušava da pooštri kontrolu nad osobljem, sumnjičeći ih za pronevjeru i nepoštenje. Računovođa zahtijeva povećanje broja internih dokumenata, obećavajući tačne izvještaje i usklađenost sa realnošću. Tome se razumljivo opiru kuhari, barmeni i skladištari.

Istovremeno, jelovnik odražava želju i kvalifikacije kuhara, ali ni na koji način nije povezan s konceptom objekta ili planiranim prihodima. Obračunske kartice se prave formalno i ne poštuju se, tako da isto jelo izgleda drugačije i svaki dan ima drugačiji ukus. Proizvodi se naručuju spontano po principu “čega nema u frižideru?”, a dobavljač ne zna šta je zaista potrebno, a šta poželjno. Cena isporuke, blago rečeno, nije optimalna, odnos cene i kvaliteta nije pitanje. Konobari prodaju ono što mogu dobiti, a ne ono što im treba (za restoran je isplativije). I to nema veze sa njihovim prihodima. Niko ne zna koliko se hrane baca i niko to ne pokušava da kontroliše. Računovodstveni iskazi odražava bilo šta osim stvarnog stanja stvari. Skladišno knjigovodstvo odražava stanje prethodne sedmice i stalno se mijenja na zahtjev računovođe. I niko nije odgovoran za ceo posao. Ovo je haos, a ne kontrola.

Kako ispraviti ovakvo stanje?
Nema potrebe kupovati video kamere i postavljati ih posvuda - i dalje možete pogledati sve snimke realni uslovi neće raditi.
Bolje je da se zapitate: ko će tačno voditi posao? Ili vi sami ili unajmljeni menadžer, ali pod vašom stalnom kontrolom.

Sada možete postaviti ciljeve, formulirati zadatke i, što je najvažnije, odrediti poslovne obaveze menadžer Ali prvo moramo odgovoriti na još dva pitanja.

Po čemu se menadžer razlikuje od administratora?
Činjenica da on upravlja, a administrator se brine da sve "bude dobro". tačnije: menadžer donosi odluku, a administrator može kontrolisati proces njegovog izvršavanja.
Odluka može biti ispravna ili pogrešna, ali to nije poznato u trenutku donošenja odluke. Dakle, kontrola je mehanizam povratne sprege: nakon određenog vremena možemo provjeriti ispravnost odluke, pa u zavisnosti od toga, poništiti je, donijeti novu odluku koja koriguje prethodnu ili je ostaviti na snazi.
Ako analizirate dužnosti administratora (ima ih mnogo na internetu), lako je uočiti šta finansijski rezultati administrator ne odgovara, kao ni kuhar ili računovođa.
Shodno tome, menadžer je taj koji je odgovoran za rezultate restorana.

“Prema istraživanju Next Top, srednjih godina menadžeri moskovskih restorana - 34 godine, od kojih su 11 radili restoransko poslovanje. 40% menadžera započelo je karijeru kao konobari. 70% ispitanika planira otvoriti svoj restoran.
Najčešći razlog za promjenu lokacije među menadžerima je direktno miješanje vlasnika u rad restorana.. 42% ispitanika reklo je da je spremno promijeniti posao zbog činjenice da ugostitelji često potiskuju svoje nove ponude ili postavljaju nerazumno visoke cijene finansijski planovi, ili nameću svoje mišljenje u procesu upravljanja. Među onim menadžerima koji su svoje radne uslove ocijenili kao nezadovoljavajuće, 61% je bilo nezadovoljno previše nametljivim uključivanjem vlasnika u svakodnevno poslovanje restorana.”

Ovako! Dakle, zadaci moraju biti precizni, razumljivi i moraju postojati jasni kriterijumi za njihovu realizaciju.

Zašto računovođa ne može upravljati restoranom?
Jer računovođa je osoba koja gleda u prošlost. A da bismo upravljali, moramo poznavati sadašnjost i gledati u budućnost. Glavni „kupac“ računovođe su vanjske organizacije – porezna uprava, banka – a ne učesnici u poslovanju. Ovi rezultati u obliku izvještaja se pojavljuju sa velikim vremenskim zakašnjenjem i ne mogu se koristiti kao “ povratne informacije” za menadžment, jer ne odražavaju trenutno stvarno stanje stvari.
Upravljački bilans se razlikuje od računovodstvenog bilansa stanja i stoga se vodi odvojeno. Glavni dokumenti u njemu su i konsolidovani bilans stanja i bilans uspeha, ali se oblik i brojevi u njima mogu značajno razlikovati.

Dakle, dobijen je odgovor: restoranom upravlja menadžer. Direktno u skladu sa nazivom svoje pozicije, menadžer UPRAVLJA: robom, novcem, osobljem i klijentima. Ova četiri resursa u potpunosti iscrpljuju raspon njegovih odgovornosti.

Menadžment je zanat, a ne umjetnost. Ovo nije ples uz tamburu, već jasan niz operacija koje se izvode svaki dan, svake sedmice, svakog mjeseca, svake godine.
Koje su to operacije? Na šta treba obratiti pažnju? Kako rasporediti svoje vrijeme i energiju? Odgovore na ova pitanja potražit ćemo u sljedećim člancima.

Svako preduzeće na bilo kom nivou mora imati upravljački tim koji koordinira aktivnosti čitavog preduzeća kao celine. Bez takvih stručnjaka nemoguće je pravilno funkcioniranje bilo koje veće organizacije.

Šta je administracija

Administracija je kontrola aktivnosti preduzeća, njegovih pojedinačnih odjela i kadrovskih jedinica. Ovaj proces sprovode menadžeri, stručnjaci i administrativni rukovodioci, obično članovi organizacije na najvišem nivou.

Administracija je proces kao jedinica osoblja preduzeća, odnosno ne posmatra se kao pojedinac. Subjekt kontroliše objekat uprave za pravilno izvršavanje propisanih pravila interni propisi organizacije.

Poslovi administracije

Administracija ima za cilj da administratoru i njegovim pomoćnicima pruži skup određenih normi za postupanje osoblja preduzeća, kao što su:

odredbe kojima se utvrđuju prava radnika;
ograničenja njihovih aktivnosti;
odgovornosti osoblja;
procedure koje obavljaju i prema njima.

Glavni zadaci uprave su elementi složenog sistema organizovanja kadrovskih aktivnosti.

Subjekt uprave obavlja sljedeće poslove:

upravljanje organizacijom u cjelini;
regulisanje prava i ovlašćenja običnog i rukovodećeg osoblja;
kontrolu izvršavanja svih zadataka dodeljenih osoblju;
upravljanje resursima, kako ljudskim tako i finansijskim;
regulisanje rada specijalista;
organizacija kancelarijskog rada i toka dokumenata;
procesima upravljanja.

Administrativni resursi

Administracija je skup uzastopnih radnji koje administrator izvodi koristeći određene resurse:

pravila za formiranje subjekata i objekata upravljanja kao pojedinačnih elemenata jedinstvenog organizacionog sistema;
nalozi izgradnje u obliku ciklusa i sekvenci;
propisi o funkcijama dodijeljenim određenom radnom mjestu;
oblici odnosa unutar strukture organizacije;
procedure za implementaciju upravljanja, njegovu konstrukciju, opravdanje i razvoj.

Administrativne karakteristike

Administratoru su dodijeljene sljedeće funkcije:

osigurati stabilnost i sigurnost u funkcionisanju, sadržaju, sastavu i strukturi svih odjela organizacije;
stvoriti i promovirati rigoroznu, ciljno orijentiranu organizaciju;
obezbijediti univerzalni pristup administraciji i postojanju u realnim tržišnim uslovima;
objediniti oblike interakcije sa eksternim poslovnim partnerima;
osigurati potrebne promjene unutar organizacije.

Administracija u procesu upravljanja preduzećem najčešće se manifestuje sledećim procedurama:

razvoj modela interakcije između odjela;
određivanje ciljeva organizacije i osiguranje njihove implementacije;
raspodjela funkcija između zaposlenih;
planiranje procesa upravljanja, kao i njegovu faznu implementaciju.

Koja je razlika između administratora i menadžera?

Pojmovi kao što su menadžment i administracija su veoma bliski jedan drugom, i vrlo često nekompetentni ljudi brkaju jedno s drugim. Ali ovo je u osnovi pogrešno, iako oba podrazumijevaju upravljanje preduzećem, odjelom ili državom.

Administracija je radnja relevantnog radnika usmjerena na praćenje detaljne realizacije zadataka, naloga, isporuka, rasporeda, planova, kriterijuma, odnosno vodeći računa o svakom detalju koji osigurava uspjeh preduzeća.

Menadžment je, prije svega, motivacija da se osigura najbolji rezultat njegovo funkcionisanje.

Menadžer ima mnogo više prava, za razliku od administratora, njegova odgovornost je veća, a samim tim i raspon njegovih odgovornosti mnogo širi. Njegove ovlasti uključuju donošenje odluka koje mogu uticati na reputaciju i stanje kompanije.

Administrator obavlja uglavnom primijenjene funkcije: prati izvršavanje zadataka od strane zaposlenih, organizira radna aktivnost, komunicira sa klijentima. Generalno, izvršava naloge rukovodstva u vezi sa zaposlenima nižeg nivoa.

Da bi stvari bile što jasnije, vrijedi identificirati glavne karakteristične karakteristike menadžer i administrator:

Obrazovanje. Menadžer mora imati fakultetsku diplomu, a administrator srednje ili stručno obrazovanje.
Autoritet. Administrator je ograničen jasnim uputstvima i propisima, dok je menadžeru dat širi spektar i odgovornosti i prava.
Lične kvalitete. Od administratora se traži da bude pažljiv, marljiv i disciplinovan, a od menadžera odlučan, kreativan i proaktivan.

Dakle, možemo zaključiti da je administracija implementacija jasnih instrukcija menadžmenta za praćenje postupanja običnog osoblja i pojedinih odjela.

Ko su administrator i menadžer?

Administrator je osoba koja obavlja administrativne funkcije u organizaciji ili je odgovorna za ispravan rad informacionih baza podataka i sistema. Specijalista spada u kategoriju administrativnog i rukovodećeg osoblja, što automatski podrazumijeva visok stepen odgovornosti, au određenim slučajevima i prisustvo podređenih službenika.
Menadžer je menadžer na različitim nivoima koji organizuje rad u određenoj oblasti djelatnosti. Njemu su uvijek podređeni zaposleni, kojima on može davati upute u granicama svoje nadležnosti. Najviši nivo rukovodstva je najviše rukovodstvo, koje predstavljaju rukovodioci preduzeća, organizacija i administrativno-teritorijalnih jedinica.

Razlika između administratora i menadžera

Stoga ima smisla porediti samo menadžere i one administratore koji su uključeni u upravljanje ljudima i obavljanje administrativnih funkcija. Na prvi pogled se čini da među njima nema velike razlike. Ali nakon detaljnijeg proučavanja postaje jasno da je menadžeru potrebno visoko obrazovanje, dok je administratoru potrebno srednje ili stručno obrazovanje.
Po pravilu, menadžeru je dozvoljeno više od administratora. On može donositi odluke na sopstvenu odgovornost, ako to nije u suprotnosti sa interesima kompanije. Primjenjuju se funkcije administratora: organiziranje rada, praćenje zaposlenih, komunikacija sa klijentima. Za to nije potrebna posebna domišljatost: dovoljno je da tačno uradite ono što vaši pretpostavljeni nalažu. Mnogo je rečeno o tome da je glavna funkcija menadžmenta motivacija ljudi i otključavanje njihovog unutrašnjeg potencijala.

TheDifference.ru je utvrdio da je razlika između administratora i menadžera sljedeća:

VODITELJ SALONA LJEPOTE

Menadžer kozmetičkog salona pripada kategoriji višeg rukovodećeg osoblja. Njemu osnivač (vlasnik) povjerava upravljanje svojom kompanijom (kozmetičkim salonom).

Karakteristike profesije

Profesija menadžera (menadžer, direktor) pripada tipu „Čovek – Čovek“, jer je povezana sa komunikacijom i interakcijom sa ljudima.

Po svojoj prirodi, profesija menadžera je profesija klase liderstva, jer je povezana sa planiranjem i organizacijom, upravljanjem i koordinacijom aktivnosti, kontrolom i donošenjem upravljačkih odluka.

Opis profesije

Koje vještine treba da posjeduje vaš menadžer kozmetičkog salona?

Menadžer kozmetičkog salona radi u interesu vlasnika salona i osigurava da on ostvari profit.

Menadžer kozmetičkog salona mora biti zaokružena osoba, dobro upućena u mnoge oblasti znanja: menadžment, marketing, finansije i računovodstvo, upravljanje kadrovima, psihologija, etika i estetika itd.

Menadžer kozmetičkog salona mora se snalaziti u trendovima i perspektivama razvoja kozmetičke industrije, poznavati vodeće brendove u industriji, kao i modne trendove svake sezone. Mora imati ideju o posebnostima financijskih i ekonomskih aktivnosti, specifičnostima unutrašnje strukture aktivnosti takve organizacije kao što je kozmetički salon.

Menadžer salona ljepote osigurava generalno upravljanje salonom. Posebnost rada menadžera kozmetičkog salona je da su u malom preduzeću glavna područja rada ista kao i u velikom, samo što nema osoblja koje bi obavljalo ove dužnosti.

U aktivnostima menadžera kozmetičkog salona može se izdvojiti pet glavnih područja: upravljanje proizvodnim i ekonomskim aktivnostima, finansije i računovodstvo, upravljanje osobljem, pružanje visokog nivoa usluge i interakcija sa vanjskim izvođačima, regulatornim i inspekcijskim organizacijama i vlasti.

On snosi punu odgovornost za efikasno korišćenje i sigurnost imovine salona, održavanje prostorija i imovine u dobrom stanju u skladu sa pravilima i propisima o radu, sanitarnim, higijenskim i protivpožarnim zahtjevima, čime se osiguravaju povoljni i udobni uslovi za rad osoblja salona, uz poštovanje standarda zaštite rada i propise.

Prilikom upravljanja finansijskim i ekonomskim aktivnostima, menadžer je odgovoran za rezultate ovih aktivnosti i postizanje planiranih finansijskih pokazatelja, rast obima usluga koje pruža klijent i povećanje profita i konkurentnosti preduzeća.

Menadžer kozmetičkog salona vodi sav tok dokumenata: izdaje naloge o organizaciji aktivnosti i kadrovskim pitanjima, izrađuje i odobrava svu finansijsku i kadrovsku dokumentaciju, podnosi izvještaje o finansijske aktivnosti salon vlasniku firme.

Menadžer mora biti u stanju raspodijeliti i delegirati ovlaštenja za operativno upravljanje salonom administratorima kako bi se oslobodilo vrijeme za rješavanje drugih, prvenstveno strateških, zadataka.

Za razliku od administratora, menadžer mora biti sposoban predstaviti kozmetički salon ne samo posjetiteljima, već i potencijalnim i/ili trenutnim partnerima, biti sposoban da se kompetentno i korektno razlikuje od konkurenata, komunicira sa stručnjacima za promociju i oglašavanje i učestvuje u razvoj pitanja o strategiji poslovnog razvoja.

Menadžer kozmetičkog salona ne bi trebao raditi sa klijentima salona, zamjenjujući administratora, ali bi trebao provoditi dosta vremena u salonu: sastajati se sa klijentima, pitati za mišljenje o salonu, upoznavati nove klijente, srdačno pozdravljati stalne klijente .

Dobar menadžer kozmetičkog salona dočekuje klijente kao što gostoljubiv domaćin doma dočekuje goste. Trudi se da svi gosti imaju dobro raspoloženje, osjećali su se ugodno i udobno.

Menadžer mora u salonu pružiti visok nivo usluge orijentirane na kupca. Kreirajte i organizirajte razne programe i promocije usmjerene na povećanje lojalnosti kupaca, vodeći računa o širenju bazu klijenata i povećanje broja redovnih posjetilaca salona.

Menadžer posebnu pažnju obraća na dozvolu konfliktne situacije sa klijentima. Ukoliko klijent ima pritužbe na kvalitet usluge ili kvalitet izvedenih zahvata, menadžer mora učiniti sve da riješi ovaj problem kako reputacija salona ne bi narušena, a klijent imao povoljan utisak o kompaniji.

Voditelj salona ljepote većinu svog vremena provodi radeći sa osobljem salona. Menadžer kozmetičkog salona direktno je uključen u izbor, testiranje, usavršavanje i sertifikaciju zaposlenih i analizira njihove aktivnosti na osnovu kvalitativnih i kvantitativnih pokazatelja.

Većina zaposlenih je „kreativne“ prirode, pa, vrlo često pokazujući visok kvalitet rada, neki zaposleni imaju problema s poštovanjem radna disciplina. Ponekad majstori, težeći većoj samostalnosti, jednostavno „odvode klijente iz salona“. Održavanje visokog nivoa lojalnosti osoblja kompaniji jedan je od najvažnijih zadataka menadžera kozmetičkog salona. Tome doprinose kako različiti korporativni događaji, tako i pravilno izgrađen sistem lične motivacije koji ima za cilj povećanje efikasnosti i izgradnju sistema interne interakcije među zaposlenima.

Dakle, dobar menadžer kozmetičkog salona mora biti i strateg i taktičar. Budući da, s jedne strane, on i vlasnik razvijaju strategiju razvoja poslovanja, as druge strane, on mora biti sposoban za obavljanje taktičkih zadataka i rješavanje tekućih problema.

Šta bi vaš menadžer kozmetičkog salona trebao znati?

Menadžer kozmetičkog salona treba da zna:

Pravila potrošačkih usluga za stanovništvo Ruske Federacije
Zakon o radu Ruske Federacije
Zakon o zaštiti potrošača
trendovi razvoja tržišta industrije ljepote, trenutni pravci njegov razvoj;
osnove menadžmenta
osnove ekonomije, organizacije rada i upravljanja;
pravila za računovodstvo zaliha i vođenje finansijskih izvještaja;
osnove marketinga i organizacije oglašavanja;
osnove etike i estetike;
pravila poslovnog bontona;
osnove psihologije;
pravila za rad sa računarom (MS Office: Word, Excel, 1C 8salon, itd.).

Šta bi vaš menadžer kozmetičkog salona trebao biti u stanju učiniti?

Na osnovu svog znanja rukovodilac kozmetičkog salona rukovodi radom kozmetičkog salona.

Glavne aktivnosti:

Upravlja proizvodnim i privrednim aktivnostima kozmetičkog salona;
Upravlja finansijskim i privrednim aktivnostima kozmetičkog salona;
Pruža nivo usluge korisnicima koji odgovara klasi kozmetičkog salona, organizira niz mjera za kontinuirano poboljšanje kvaliteta usluge korisnicima;
Osigurava usklađenost sa tehničkim i sanitarnim standardima, sigurnost od požara;
Razmatra pritužbe vezane za nezadovoljavajuću korisničku uslugu, preduzima mjere za sprječavanje, sprječavanje i nastanak konfliktnih situacija vezanih za korisničku uslugu;
Osigurava da kozmetički salon ispunjava sve obaveze prema dobavljačima, kupcima, kreditorima i sl., uključujući i ustanove banaka, kao i realizaciju poslovnih i ugovora o radu;
Poduzima mjere za osiguranje kozmetičkog salona kvalifikovano osoblje, osigurava racionalno i efikasno korištenje radne resurse, obezbjeđuje im sigurne i povoljne uslove za rad, promoviše njihov samorazvoj i usavršavanje njihovih kvalifikacija;
Na osnovu pravila, standarda i propisa za rad zaposlenih u kozmetičkom salonu koje je odobrio rukovodilac organizacije (vlasnik salona), rukovodi osobljem, organizuje i kontroliše obavljanje njihovog posla, i po potrebi obezbeđuje njihovu efektivnu interakciju;
Prati poštovanje radne i proizvodne discipline od strane zaposlenih u kozmetičkom salonu, pravila zaštite od požara, standarda zaštite na radu, sigurnosnih propisa i sanitarno-higijenskih pravila;
Osigurava pravovremeno održavanje i izvještavanje čelnika organizacije (vlasnika salona) o finansijskim i ekonomskim aktivnostima kozmetičkog salona;
Sarađuje sa inspekcijskim organizacijama, zastupa interese salona u državnim organima i organima vlasti državna vlast i upravljanje, na sudu, arbitraži, itd.

Uslovi rada

Voditelj kozmetičkog salona je samostalan u svojim aktivnostima i snosi punu odgovornost za odluke koje donosi. Prilikom donošenja odluka u skladu sa situacijom, prioritet menadžera su interesi vlasnika kozmetičkog salona.

Uprkos postojanju radnog rasporeda (obično 5/2), radni dan menadžera često nije standardizovan.

Rukovodilac svoje aktivnosti obavlja u zatvorenom prostoru na radnom mjestu i mobilni je. U salonu menadžer najčešće ima svoju kancelariju, ali svaki dan provodi određeno vrijeme u salonu ili gostinjskom dijelu salona. Profesionalna komunikacija se odvija direktno ili uz pomoć tehnička sredstva komunikacije.

Medicinska ograničenja:

Bolesti mišićno-koštanog sistema
Bolesti nervnog sistema
Bolesti kardiovaskularnog sistema
Bolesti organa sluha, govora i vida
Mentalni poremećaji
Razni oblici alergija (posebno na kozmetiku)

Individualne karakteristike specijaliste

Kvalitete koje osiguravaju uspješnu implementaciju profesionalna aktivnost menadžer kozmetičkog salona:

Mogućnosti

Dobre organizacione sposobnosti (volja, odlučnost, odlučnost, upornost, kreativnost, itd.)
Sposobnost vođenja
Sposobnost demonstriranja liderskih kvaliteta u komunikaciji sa podređenima
Komunikacijske sposobnosti (sposobnost uspostavljanja kontakta, uspostavljanja odnosa, razvoj verbalnog i neverbalna komunikacija, stručna kompetencija itd.)
Sposobnost upravljanja sobom (sposobnost samoregulacije u procesu samoupravljanja i refleksije)
Sposobnost manifestiranja poslovne kvalitete preduzetnik: postaviti dugoročne ciljeve, iskoristiti povoljne prilike, fleksibilno odgovoriti na promjene u svijetu koji ga okružuje, itd.
Dobro razvijene analitičke sposobnosti (sposobnost dobijanja i obrade potrebne informacije, procijenite, uporedite, analizirajte)
Sposobnost apstrakcije
Visok nivo konceptualnog mišljenja.

Lične kvalitete, interesovanja i sklonosti

Erudicija
Energija
Vanjska privlačnost (urednost, elegancija, lijepo ponašanje, dobro ponašanje, jasan, jasan i živ govor)
Samopouzdanje u donesene odluke
Svrsishodnost (prioritet motiva za organizacione aktivnosti)
Taktičnost (sposobnost da se pokaže osjećaj za mjeru i pronađe najbolji oblik odnosa)
Efikasnost (sposobnost da se očaraju ljudi, intenziviraju njihove aktivnosti, pronađu najbolja sredstva emocionalno-voljnog uticaja i odaberu pravi trenutak za njihovo korišćenje)
Zahtevnost
Kritičnost (sposobnost otkrivanja i izražavanja odstupanja od utvrđenih normi značajnih za aktivnosti)
Fleksibilnost (sposobnost fleksibilnog reagiranja na različite promjene u upravljačkim situacijama)
Kreativnost (sposobnost kreativnog pristupa rješavanju problema upravljanja, sklonost improvizaciji)
Imajući razvijenu intuiciju
Posvećenost kontinuiranom ličnom razvoju
Imati smisao za humor (pozitivno utiče na psihološku klimu u timu)

Kvalitete koje ometaju efikasnost profesionalne aktivnosti:

Nizak nivo intelektualnog razvoja
Nedostatak organizacionih i komunikacijskih vještina
Sumnja u sebe
Neodlučnost
Dezorganizacija
Nedisciplina
Nedostatak inicijative
Beskrupuloznost, nedostatak osjećaja dužnosti
Neravnoteža
Netaktičnost
Rigidnost (nesposobnost, nespremnost za promenu, promena ponašanja pod uticajem okoline)
Sklonost prebacivanju odgovornosti na druge.

Dakle, znate zašto vam treba restoran - o tome se govori u prethodnom članku. Cilj je stvoriti uspješan profitabilan posao koji osigurava stabilan prihod i čija vrijednost raste. Kako to postići?

Pokušajmo shvatiti kako izgleda tipična shema upravljanja restoranom:

Menadžer proizvodnje ili kuhar sastavlja jelovnik.
Računovođa traži da se unesu obračunske kartice, što šef i čini.
Šef naručuje proizvode, a dobavljač ih, koliko je u mogućnosti, kupuje.
Konobari primaju narudžbe od gostiju i prenose ih u kuhinju.
Kuvar traži hranu iz skladišta, skladištar pokušava da je otpiše na vrijeme.
Blagajnik odjavljuje kupce.
Računovođa pokušava da spoji čekove i fakture za robu.
Na kraju mjeseca, na zahtjev vlasnika (investitora), sastavljaju se izvještaji.

Istovremeno, jelovnik odražava želju i kvalifikacije kuhara, ali ni na koji način nije povezan s konceptom objekta ili planiranim prihodima. Obračunske kartice se prave formalno i ne poštuju se, tako da isto jelo izgleda drugačije i svaki dan ima drugačiji ukus. Proizvodi se naručuju spontano po principu “čega nema u frižideru?”, a dobavljač ne zna šta je zaista potrebno, a šta poželjno. Cena isporuke, blago rečeno, nije optimalna, odnos cene i kvaliteta nije problem. Konobari prodaju ono što mogu dobiti, a ne ono što im treba (za restoran je isplativije). I to nema veze sa njihovim prihodima. Niko ne zna koliko se hrane baca i niko to ne pokušava da kontroliše. Računovodstveni izvještaji odražavaju sve osim stvarnog stanja stvari. Skladišno knjigovodstvo odražava stanje prethodne sedmice i stalno se mijenja na zahtjev računovođe. I niko nije odgovoran za ceo posao. Ovo je haos, a ne kontrola.

Kako ispraviti ovakvo stanje?
Ne biste trebali kupovati video kamere i postavljati ih posvuda - i dalje nećete moći gledati sve snimke u realnom vremenu.
Bolje je da se zapitate: ko će tačno voditi posao? Ili vi sami ili unajmljeni menadžer, ali pod vašom stalnom kontrolom.

Sada možete postaviti ciljeve, formulirati zadatke i, što je najvažnije, odrediti dužnosti menadžera. Ali prvo moramo odgovoriti na još dva pitanja.

Po čemu se menadžer razlikuje od administratora?
Činjenica da on upravlja, a administrator se brine da sve "bude dobro". tačnije: menadžer donosi odluku, a administrator može kontrolisati proces njegovog izvršavanja.
Odluka može biti ispravna ili pogrešna, ali to nije poznato u trenutku donošenja odluke. Dakle, kontrola je mehanizam povratne sprege: nakon određenog vremena možemo provjeriti ispravnost odluke, pa u zavisnosti od toga, poništiti je, donijeti novu odluku koja koriguje prethodnu ili je ostaviti na snazi.
Ako analizirate poslove administratora (ima ih mnogo na internetu), lako je uočiti da administrator nije odgovoran za finansijske rezultate, baš kao kuhar ili računovođa.
Shodno tome, menadžer je taj koji je odgovoran za rezultate restorana.

“Prema istraživanju Next Top, prosječna starost menadžera restorana u Moskvi je 34 godine, od kojih su 11 radili u restoranima. 40% menadžera započelo je karijeru kao konobari. 70% ispitanika planira otvoriti svoj restoran.
Najčešći razlog za promjenu lokacije među menadžerima je direktno miješanje vlasnika u rad restorana.. 42% ispitanika je reklo da je spremno promijeniti posao jer ugostitelji često potiskuju svoje nove prijedloge, ili postavljaju nerazumno visoke finansijske planove, ili nameću vlastita mišljenja u procesu upravljanja. Među onim menadžerima koji su svoje radne uslove ocijenili kao nezadovoljavajuće, 61% je bilo nezadovoljno previše nametljivim uključivanjem vlasnika u svakodnevno poslovanje restorana.”

Ovako! Dakle, zadaci moraju biti precizni, razumljivi i moraju postojati jasni kriterijumi za njihovu realizaciju.

Zašto računovođa ne može upravljati restoranom?
Jer računovođa je osoba koja gleda u prošlost. A da bismo upravljali, moramo poznavati sadašnjost i gledati u budućnost. Glavni „kupac“ računovođe su vanjske organizacije – porezna uprava, banka – a ne učesnici u poslovanju. Ovi rezultati u obliku izvještaja se pojavljuju sa velikim vremenskim zakašnjenjem i ne mogu se koristiti kao „povratna informacija“ za menadžment jer ne odražavaju trenutno stvarno stanje stvari.
Upravljački bilans se razlikuje od računovodstvenog bilansa stanja i stoga se vodi odvojeno. Glavni dokumenti u njemu su i konsolidovani bilans stanja i bilans uspeha, ali se oblik i brojevi u njima mogu značajno razlikovati.