Rad sa sedom šta. Elektronsko upravljanje dokumentima: šta je to, funkcije, EDI sistemi

29.05.18 71 255 13

Dokumenti se mogu potpisati na papiru ili elektronski. Na papiru dugo, elektronski - nejasno je kako.

Pavel Ovčinnikov

12 godina iskustva u radu sa elektronskim dokumentima

Ali elektronskim dokumentima se bavim već dvanaest godina i reći ću vam: to je nevjerovatno uzbuđenje. Dozvolite mi da vam kažem kako sve to funkcionira, uz primjere.

Ukratko

Za početak upravljanja elektronskim upravljanjem dokumentima potrebno vam je:

1. Uvjerite druge strane da počnu razmjenjivati ​​elektronske dokumente.
2. Kupite sertifikat za elektronski potpis.
3. Odlučite se o načinu slanja dokumenata: putem posebne usluge ili bez nje.

Kome su potrebni elektronski dokumenti

Uprkos pogodnosti i modernosti, malo njih održava elektronsko upravljanje dokumentima. Ako poduzetnik sa pojednostavljenim oporezivanjem sklopi par ugovora godišnje, možda mu i nije toliko strašno da nekoliko puta pošalje štampane dokumente. Ali postoje slučajevi kada je elektronsko upravljanje dokumentima izuzetno korisno.

Velike kompanije elektronski dokumenti pomažu u smanjenju troškova ako obim eksterne korespondencije prelazi nekoliko stotina dokumenata mjesečno. Za njih isporuka papira direktno utiče na brzinu transakcija. Troškovi dokumentacije mogu iznositi stotine hiljada rubalja godišnje, a rizici povezani s gubicima, greškama i kaznama od strane porezne uprave dodatno povećavaju troškove.

Čak i ako sada potpisujete jedan akt svakih šest mjeseci, to ne znači da vaš posao neće rasti. Možda imate velike partnere koji rade sa elektronskim dokumentima, a oni će od vas tražiti isto.

Na primjer

Internet prodavnica je redovno gomilala desetine miliona potraživanja zbog činjenice da je ponovo napravljena greška na računu: roba je bila u kamionu i nije mogla da bude primljena u skladište. Prolaze dani dok čekaju da kurir sa ispravljenim dokumentom stigne od dobavljača. Uveli smo elektronske dokumente, a sada sva prilagođavanja dokumenata traju manje od sat vremena.

A u velikoj kompaniji za prodaju energije, tokom poreskih kontrola na licu mesta, inspektori su svake godine otkrivali prekršaje i greške u dokumentima. Ček za kazne dostigao je 120.000 rubalja godišnje. Došlo je do tačke gde odjel za finansije planirao ovaj novac unaprijed kao režijske troškove. Uvedeno je elektronsko upravljanje dokumentima, a sada tačnost dokumenata kontrolišu programi, a ne ljudi. Nema više grešaka.

Šta je elektronski dokument

Elektronski dokument je običan dokument ili PDF datoteka koja se može kreirati i čitati u bilo kojem uređivaču. Važno je da bude potpisan posebnom elektronski potpis i poslat na poseban način.

Kako partner, advokat ili sudija ne bi sumnjao da ste vi potpisali elektronski dokument i da ga niko nije promenio, stručnjaci za digitalnu bezbednost su smislili elektronski potpis. To je poput otiska prsta na jedinstvenom skupu bitova i bajtova vašeg dokumenta. Grubo govoreći, kada nešto potpišete elektronski, vi kažete: “Ja autentifikujem ovaj set bitova.”

Uz svaki dokument se prilaže elektronski potpis, nakon čega se smatra potpisanim. Dokument se može čitati bez potpisa. To samo garantuje da pred sobom imate isti nepromenljivi dokument, u obliku u kom vam je poslat. Ako promijenite nešto u dokumentu i sačuvate ga, njegov skup bitova će se promijeniti - potpis će biti nevažeći.

Na primjer

Dvije kompanije su odlučile da potpišu elektronski ugovor. Sastavili smo ugovor i dogovorili uslove. Sada jedna kompanija potpisuje ugovor svojim potpisom i šalje ga drugoj. Ona otvara ugovor i odlučuje da tiho nešto ispravi, na primjer iznos kazni. Ispravlja. Saves. Šalje prvi. Ona izgleda - ups! - originalni potpis na ovom sporazumu je pokvaren. Znači da su nešto popravili, zlikovci. Onda idu da ga udare pesnicom u lice, verovatno.

Gdje nabaviti elektronski potpis

Elektronski potpis se kupuje u posebnom sertifikacionom centru. Vi samo trebate pronaći pogodan centar u svom gradu. Glavna stvar je da je uključen u listu akreditiranih centara Ministarstva komunikacija Ruske Federacije.

Ista stvar se može učiniti u kancelariji centra za sertifikaciju: samo dođite sa svim dokumentima i popunite prijavu. Ali u ovom slučaju, morat ćete pričekati dok ne prođe bezgotovinsko plaćanje - to može potrajati nekoliko sati. Sertifikat za kompaniju ne možete platiti u gotovini, kao što ga ne možete dobiti na daljinu.

Kako funkcioniše elektronski potpis?

Pravna snaga elektronskog potpisa opisana je u saveznom zakonu „O elektronskim potpisima“.

Zakon definiše vrste potpisa: jednostavni, nekvalifikovani i kvalifikovani. Dokumente možete potpisati sa bilo kojeg od njih, ali uz rezerve: kvalifikovano - za poreske svrhe, trgovinu i u nekim slučajevima za sud; jednostavno i nekvalifikovano - za sve ostalo.

Jednostavan ili nekvalifikovan potpis

Pristupačna i jeftina opcija, ali sa ograničenom upotrebom. Nekvalifikovani potpis sadrži kriptografske algoritme, ali ga nije potvrdilo nijedno certifikacijsko tijelo. Jednostavna je samo kombinacija login i lozinke, račun na web stranici državnih službi ili adresa e-pošte druge strane.

Takvi potpisi su prikladni ako ne učestvujete u elektronskom trgovanju, ne razmjenjujete primarne elektronske dokumente i ne šaljete poresko izvještavanje. Jednostavan potpis se može koristiti za ugovore, fakture i akte, ali ćete morati potpisati poseban ugovor sa drugom stranom i zabilježiti sporazum strana da vjeruju takvom potpisu.

Ako imate desetine ugovornih strana i različite dokumente, shema neće funkcionirati. Takav dokument ćete morati potpisati sa svima, a s vremenom će ovaj proces usporiti, a ne ubrzati rad. Tada je bolje razmisliti o drugom certifikatu za elektronski potpis.

Da biste koristili jednostavan elektronski potpis, morate odštampati i potpisati papirnu verziju ugovora ili uključiti posebnu klauzulu u ugovor sa drugom stranom - to je zakonska obaveza.

Kvalifikovani potpis

Ovaj potpis je prikladan za fakture i porezne svrhe. Po zakonu, elektronske fakture mogu biti potpisane samo ovim potpisom. Kvalificirani certifikat košta od 1000 RUR, može se kupiti samo u certifikacijskom centru koji je dio zone povjerenja Federalne porezne službe.

Svake godine se mora obnavljati potvrda kvalifikovanog potpisa, što dodaje dodatne brige: potrebno je pratiti rok važenja i naručiti ponovno izdavanje na vrijeme.

Da biste radili s kvalificiranim potpisom, morate instalirati poseban program - kriptografski alat za zaštitu informacija. Program prilaže dokumentu elektronski potpis i provjerava potpise ostalih učesnika u razmjeni.

Možete odabrati plaćeni program (“Cryptopro TsSP”) ili besplatan (“Vipnet TsSP”). Funkcionalno su skoro isti, ali problemi s kompatibilnošću mogu se pojaviti sa besplatnim. Oba rade na Windows-u i Mac-u. Plaćeni košta oko 1000 RUR, godišnja uplata za sertifikat elektronskog potpisa je oko 1000 RUR.

Neki koriste elektronski potpis zasnovan na oblaku; Potpis u oblaku se pohranjuje u servisu razmjene i svaki put kada potpišete dokument, na svoj telefon dobijate SMS s potvrdom akcije. Ovaj certifikat je jeftiniji i praktičniji za korištenje, ali manje siguran od programa za kripto zaštitu.

Zašto vam je potreban operater za upravljanje dokumentima?

Potpisani elektronski dokument se može poslati putem uobičajene e-pošte, ali to nije sigurno. Ako je vaša e-pošta hakovana, dokumenti će završiti u rukama kriminalaca. Stoga, na primjer, porezna uprava prima prijave samo preko posebnih službi. Elektronske račune morate razmjenjivati ​​putem istih servisa, inače ćete prekršiti nalog ruskog Ministarstva finansija. Takve usluge se nazivaju operateri toka dokumenata.

Za prosječnog korisnika ovo je napumpana e-pošta. Radi preko pretraživača, postoje dolazni i odlazni folderi, adresar, ugrađena pretraga i uređivač dokumenata. Unutra se nalazi visokoopterećena usluga sa sigurnim komunikacijskim kanalima i enkripcijom koja osigurava sigurnost prijenosa dokumenata.

Ne morate čak ni sklapati ugovor sa operaterom elektronskog upravljanja dokumentima. Jednostavno se registrirajte, preuzmite certifikat za elektronski potpis i platite fakturu. Operater se brine za ostalo: obavještava Federalnu poreznu službu da ste se pridružili razmjeni, prati formate i jamči usklađenost sa zakonodavstvom Ruske Federacije.

U Rusiji postoji nekoliko desetina takvih usluga. Što se tiče cijene, funkcionalnosti, pouzdanosti i brzine, oni su približno isti. Uobičajeno je birati operatere na osnovu kvaliteta usluge: koliko brzo radi tehnička podrška, da li je operater spreman da pomogne u povezivanju partnera, koje mogućnosti nudi i da li ima konsultanta-analitičara koji će vam pomoći da implementirate uslugu u vaš rad.

Vaša druga strana će takođe morati da se poveže sa operaterom. On može izabrati vaš ili bilo koga drugog - tada će razmjena proći kroz roming, kao u celularne komunikacije.

Koliko koštaju elektronski dokumenti?

Kada radite preko operatera, plaćate samo dokument koji su potpisale obje strane. U prosjeku, cijena slanja dokumenta je oko 6-8 R, a sve dolazne poruke su besplatne.

Početnici obično kupuju minimalni paket od 300 dokumenata, koji vrlo brzo ponestane. Zatim morate kupiti sljedeći paket. Isplativije je kupiti neograničen godišnji paket ili pregovarati o pojedinačnim uslovima.

Prelazak na elektronske dokumente je koristan ako šaljete 100 ili više dokumenata mjesečno ili najmanje 1000 dokumenata godišnje. Tada ćete smanjiti troškove papira i dostave za skoro 5 puta.

Koliko košta upravljanje dokumentima?

1000 papirnih dokumenata

Century informacione tehnologije omogućava vam da mnogo automatizujete. I predati ogromnu količinu papirologije velika kompanija u "ruke" kompjutera - sam Bog je naredio. Sistem elektronskog upravljanja dokumentima - lakoća rada ili dodatni problemi?

Iz članka ćete naučiti:

Tok dokumenata se odnosi na sve procedure vezane za kreiranje dokumenta, njegovo kretanje u organizaciji, računovodstvo, skladištenje, arhiviranje, zaštitu od pristupa trećih lica i kontrolu nad njegovim izvršenjem.

Ako su svi ovi procesi osigurani posebno kreiranim skupom kompjuterski programi, a informacije se generiraju pomoću elektronski dokumenti, To takav tok dokumenata nazivaju elektronskim. Na opštem nivou, naziva se i „bez papira“.

Prednosti

Kretanje dokumentacije bez papira ima niz prednosti. na primjer:

• ušteda prostora i papira (bez papirnih dokumenata - nema potrebe za ormarićima, fasciklama, policama, arhivama);
• štedi vrijeme zaposlenika (pronađite dokument u elektronska baza podataka za profesionalca je to pitanje nekoliko minuta, ali pronaći papirnatu verziju u velikoj kancelariji, pa čak i kreiranu prije nekog vremena, prilično je potraga);
• mogućnost strožeg pristupa trećih strana informacijama, promišljenija zaštita povjerljivosti (slučajnim ljudima će biti teže doći do informacija u elektronski sistem, ako je sigurnosno pitanje promišljeno, ali kopiranje papirnog dokumenta u opštem haosu je elementarno);
• transparentnost postupka kretanja dokumenata (ako je sistem konfigurisan, tada više ljudi može istovremeno da prati prolazak dokumenta od strane izvršilaca, kontrolora, menadžera, lakše je kontrolisati faze, efikasnost, relevantnost itd.);
• sistem vam omogućava da povežete nekoliko dokumenata jedan sa drugim, vidite one koji su na neki način povezani sa određenim odabranim ili konfigurišete druge vrste funkcionalnosti);
• elektronski sistem protoka dokumenata omogućava zaposlenima da rade na daljinu, dobiju pristup dokumentaciji dok se nalaze u odeljenjima koja su geografski udaljena jedno od drugog, a istovremeno štedi novac koji se obično troši na kurire sa punim radnim vremenom, spoljne kurirske kompanije, poštanske troškove, itd.;
• ušteda novca na papiru.

Vrste sed

Sistem elektronskog upravljanja dokumentima sed je specifičan softverski proizvod. Možda jesu razne vrste. Podjela na tipove određena je činjenicom da se ovi sistemi koriste u različitim oblastima djelovanja, a također se stječu za obavljanje različitih zadataka. Jedna organizacija treba da obezbedi, pre svega, skladištenje velike količine elektronskih dokumenata, druga je važna da obezbedi njihovu razmenu između odeljenja, dok druge ističu analizu i odnos između dokumenata. Potražnja stvara ponudu – zato se sistemi razlikuju, a korisnik ponekad ima težak izbor.

Dakle, elektronski sistem upravljanja dokumentima može:

Biti elektronska arhiva i pružiti mogućnost skladištenja i brzog pretraživanja dokumentacije; takvi programi su specijalizovane baze podataka;

Obezbediti procese rada (u ovom slučaju elektronski dokument sistema elektronskog upravljanja dokumentima ne igra glavnu ulogu, on je aplikacija, neophodna dopuna procesima rada koje sistem reguliše);

Omogućiti da više zaposlenih istovremeno sarađuje na dokumentu (ako kompanija ne mora da obezbedi hijerarhijsku strukturu toka dokumenata, a zajednička izrada dokumenata dolazi do izražaja);

Uključiti ostale neophodne usluge u sam sistem cirkulacije dokumentacije ( email, upravljanje projektima i druge usluge).

Kontrolni sistemi elektronsko upravljanje dokumentima mogu kombinovati elemente opisanih tipova. Također se mogu razlikovati po vrsti djelatnosti, djelatnosti i drugim karakteristikama. Za kompaniju je važno da razume koje zadatke želi da obavlja koristeći ed. Tok dokumenata mora da obezbedi efikasnost i profit. komercijalna struktura i ispunjavanje statutarnih zadataka drugih organizacija.

Pročitajte također:

sed tasks

Pored osnovnog zadatka, sistem elektronskog upravljanja dokumentima pruža i druge funkcionalnosti, ponekad važne za kompaniju. Na primjer to može biti:

1. mogućnost preuzimanja velike količine elektronske dokumentacije;
2. grupa zaposlenih koji istovremeno rade sa dokumentom na mreži;
3. kreiranje online diskusije o dokumentu;
4. poređenje različitih izdanja dokumenata;
5. procedure za zaštitu informacija sadržanih u dokumentu;
6. kopiranje i arhiviranje;
7. primjena sredstava individualizacije (na primjer, vodeni žigovi);
8. mogućnost korišćenja elektronskih digitalni potpis itd.

Na osnovu potreba, zadataka, finansijskih mogućnosti, prisutnosti ili odsustva ekstenzivnog sistema strukturne podjele, obim aktivnosti kompanije, odabire se jedan ili drugi sistem. Na tržištu ima dovoljno ponuda.

Nedostaci i problemi

Među mnogim prednostima (o kojima se govorilo gore), postoje i problemi. Upotreba sistema elektronskog upravljanja dokumentima zahtijeva određene napore od strane osoblja. Problemi u upotrebi uključuju sljedeće:

troškovi kupovine, instaliranja i održavanja programa (ili troškovi održavanja vlastitog osoblja stručnjaka za razvoj);

motivisanje zaposlenih da nauče i koriste sve funkcionalnosti sistema;

teškoća uzimanja u obzir svih nijansi i promjena u aktivnostima kompanije u softverskom proizvodu;

potreba za interakcijom sa drugim organizacijama koje u svom radu ne koriste informacione sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima, što znači da se ponekad morate vratiti papirnim dokumentima ili duplikatima elektronskih;

ponekad se postavljaju pitanja o davanju pravnu snagu dokumente kada se ne koriste opcije elektronskog digitalnog potpisa.

Obuka i motivacija osoblja za prelazak digitalne tehnologije- zaseban zadatak, pogotovo ako kompanija dugo postoji u „svijetu papira“, a zaposleni nisu mladi i kreativni ljudi nove generacije. Štaviše, nivo razvoja softverskih proizvoda Svaki zaposlenik je drugačiji. A ponekad, od trenutka kada se donese odluka o digitalizaciji do stvarne implementacije, prođe mnogo vremena i koraka. Proces je lak samo na prvi pogled.

Teškoća izbora

Većina pretraživanja informacija danas počinje jednostavnim upisivanjem upita u traku za pretraživanje. Dakle, kao odgovor na ovu radnju (pojava fraze u pojmu za pretraživanje " sistem elektronskog upravljanja dokumentima i kancelarijski rad"), tražitelji informacija dobijaju ogroman broj ponuda razni sistemi, koji su razvili ruski i strani stručnjaci. Svi glasno proglašavaju bezuslovno rješenje svih problema potrošača po ovom pitanju. A onda dolazi do otkrića – problem izbora. Kako ne pogriješiti? Uostalom, da biste razumjeli funkcionalne karakteristike kompjuterskih programa, morate imati barem rudimente vještina programera i naprednih korisnika. Ponekad morate uključiti profesionalce. Tada se postavlja pitanje kako pravilno razumjeti jedni druge, kako objasniti programeru zadatke kompanije kako bi mogao najtačnije tražiti rješenja za ove probleme u predloženim sistemima.

Prilikom odabira proizvoda morat ćete provesti cijelu studiju, proučiti funkcionalnost u uvjetima u kojima programer-prodavač nije uvijek zainteresiran da svima otkrije sve nijanse proizvoda. Elektronski sistem tok dokumenata sed treba biti zgodan, funkcionalan i koristan za potrošača. Štaviše, uzimajući u obzir njegovu specifičnu aktivnost. Morat ćete proučiti video zapise o radu programa, recenzije korisnika, pogledati screenshotove, eventualno testirati i provjeriti u praksi, kupiti pojedinačne module i blokove ako program to dozvoljava, postepeno implementirati sistem itd. Pa, ponekad se ispostavi da cijena izdanja nije posljednje na listi.

Problem odabira platforme korisnik rješava na različite načine prije nego što se uvede organizacija sistema za upravljanje elektronskim dokumentima - neki to rješavaju samostalno, neki uključuju vanjske stručnjake i konsultante, mnogi se zadovoljavaju svojim stalno zaposlenicima. U svakom slučaju, morate to shvatiti sed sistem– ovo je odgovoran korak u životu kompanije, koji je najbolje preduzeti pažljivo i svjesno.

Naše društvo je tek na putu da uvede sisteme elektronskog upravljanja dokumentima svuda u svim preduzećima.

To je zato što većina preduzeća to još uvijek ne može učiniti iz jednostavnog razloga – nedostatka iskustva u korištenju elektronske dokumentacije.

EDMS Docsvision

EDMS Docsvision kao alat za automatizaciju procesa izvan toka dokumenata

ELMA

ELMA EDMS je implementiran u sklopu nekoliko paketa ECM+, Projects+, ELMA CRM+ koji se biraju prema zahtjevima korisnika. Postoji čak i paket sa KPI-ovima.

Posebnost sučelja je njegovo prilagođavanje ulozi korisnika pomoću ugrađenih alata za dizajn.

Omogućava ubrzani pristup referentnim podacima i automatizaciju niza procesa, posebno obrade dokumentacije iz različitih izvora.

Što se tiče traženja podataka, postoji procedura za pretraživanje po detaljima. Rezultat pretraživanja se može generirati u izvještaj, a predlošci se mogu generirati iz upita za pretraživanje.

Za operacije sa napajanjem dodijeljen je poseban podsistem koji vam omogućava da planirate zamjenu, konfigurirate zadatke, upravljate i modelirate napajanje.

Sigurnosni blok podržava brojne metode autorizacije i jasno razgraničava korisnička prava prema vrsti pristupa objektima.

Dodatno se koristi digitalni potpis, a broj aktivnih korisnika se može odrediti programski.

Ovaj EDMS ima i nedostatke. Na primjer, ne postoji lokalna pošta. Postoje ograničenja u kreiranju i dodjeli zadataka, a registracija iz uredskih aplikacija nije implementirana.

Osim toga, nema ugrađenih alata za pregled priloga, obavljaju se samo standardni upiti i nema automatske pretrage za duplikate.

Koje probleme rješava 1C: Tok dokumenata 8

Koje probleme rješava 1C: Tok dokumenata 8: uredski rad; pohranjivanje i pronalaženje informacija; poslovni procesi; usmjeravanje dokumenata; obračun radnog vremena.

Danas većina kompanija prelazi sa papirnog upravljanja dokumentima na elektronsko. Ovo štedi vrijeme i novac za organizaciju. Elektronsko upravljanje dokumentima eliminiše papirologiju. Informacije možete razmjenjivati ​​24 sata dnevno iz ureda ili bilo koje druge lokacije. Potrebno je samo da imate pri ruci računar sa elektronskim potpisom i pristupom Internetu. Osim toga, elektronski sistem upravljanja dokumentima omogućava praćenje toka radova u realnom vremenu.

Šta je elektronsko upravljanje dokumentima

Ako razgovaramo jednostavnim riječima, elektronsko upravljanje dokumentima je razmjena elektronskih dokumenata putem lokalna mreža, Internet ili drugi kanali. Elektronski tok dokumenata može se odvijati i unutar organizacije i između kompanija.

EDI vam omogućava ne samo razmjenu dokumenata, već i organizaciju rada bez upotrebe papirnih medija: traženje dokumenata, sastavljanje izvještaja, održavanje arhive i još mnogo toga.

Elektronski tok dokumenata odvija se kroz sistem EDF operatera koji je uključen u mrežu povjerenja Federalne porezne službe Rusije. Jedna kompanija šalje drugi elektronski dokument. Primalac ga prima u roku od nekoliko sekundi na svom računaru. U ovom trenutku operater automatski provjerava elektronski potpis kojim je dokument overen i da li je format dokumenta u skladu sa zakonskim zahtjevima. Koristeći statuse, pošiljalac može vidjeti kako se dokument kreće.

Vrste elektronskih dokumenata

Gotovo svaki dokument se može prevesti elektronski pogled. Tipično, kompanije prelaze na elektronske ugovore, fakture, razne fakture, izvještaje itd.

Elektronski dokumenti se dijele na neformalne dokumente i formalizovane dokumente.

Neformalizovana dokumenta - pisma, ugovori, punomoći, tehnička dokumentacija i drugih dokumenata, izuzeti su od stroge državne regulative.

Formalni dokumenti podliježu strogim zahtjevima za format i propise o prijenosu. Formalni dokument je dokument koji je kreiran prema formatu Federalne porezne službe, na primjer, potvrda o prihvatanju rada. Formalni dokumenti utiču na tačnost obračuna poreza, pa je za njih važno poštovanje svih procedura prenosa.

Imajte na umu da neformalizovani elektronski dokumenti mogu biti u bilo kom formatu: doc, xlsx, pdf, jpg i drugi, dok formalizovani dokumenti mogu biti samo u obliku datoteke sa ekstenzijom xml.

Funkcije sistema elektronskog upravljanja dokumentima

Sistem elektronskog upravljanja dokumentima obavlja sljedeće funkcije:

• registracija dokumenata;
• kontrola izvršenja dokumenata;
• kreiranje imenika;
• kontrola kretanja papirnih i elektronskih dokumenata, vođenje istorije rada sa dokumentima;
• kreiranje i uređivanje detalja dokumenta;
• generisanje izveštaja o protoku dokumenata preduzeća;
• uvoz dokumenata iz sistema datoteka i Interneta;
• kreiranje dokumenta direktno iz sistema pomoću šablona;
• rad sa verzijama dokumenata, složenim višekomponentnim i višeformatnim dokumentima, prilozima;
• Elektronska distribucija dokumenata;
• rad sa dokumentima u fasciklama;
• primanje dokumenata pomoću skeniranja i prepoznavanja;
• smanjenje troškova za pristup podacima i obradu dokumenata.

EDF opcije

Postoje dva načina da se organizuje sistem elektronskog upravljanja dokumentima. Prvo, možete sklopiti ugovor o elektronskom upravljanju dokumentima sa svojim suradnicima i razmijeniti dokumente koji će biti potpisani elektronskim potpisom putem e-pošte.

Drugo, tok e-dokumenta možete organizirati preko posebnog operatera. U tom slučaju morate pristupiti propisima za razmjenu elektronskih dokumenata. Nakon toga je dostupna razmjena sa drugim ugovornim stranama, kako formalnih tako i neformalizovanih dokumenata.

Automatizacija elektronskog upravljanja dokumentima. Prednosti i nedostaci EDI-ja

Elektronsko upravljanje dokumentima je cjelina informacioni sistem, koji uključuje specijalizovani softver, e-poštu, internet, lokalnu mrežu i drugo.

Elektronsko upravljanje dokumentima izgleda mnogo privlačnije u poređenju sa papirnim. Istaknimo glavne prednosti EDI-ja.

• najjednostavnije je da se smanjuju troškovi povezani sa troškovima papira;
• štedi se vrijeme - zaposleni troše manje vremena na traženje papirnog dokumenta;
• povećana transparentnost interni rad kompanije - elektronski sistem upravljanja dokumentima omogućava praćenje statusa dokumenta;
• održava se lična istorija svakog fajla i pratećih dokumenata - sve možete otvoriti u bilo kom trenutku neophodna dokumenta, koji sadrži zahtjeve koji se odnose na različite vrste odnosa između kompanije i eksternih subjekata;
• izvještaji organizacije se sastavljaju ažurno;
• povećava sigurnost podataka.

Među nedostacima je visoka cijena softver i troškovi vezani za obuku zaposlenih i digitalizaciju svih postojećih dokumenata.

Šta vam je potrebno da pređete na elektronsko upravljanje dokumentima

Za implementaciju elektronskog upravljanja dokumentima potrebno je izraditi i odobriti proceduru za elektronsko upravljanje dokumentima; imenovati odgovorne za njegovo održavanje; organizovati elektronsku arhivu primljenih i poslatih dokumenata; propisuje računovodstvenom politikom pravila za kreiranje, prijem i čuvanje elektronskih dokumenata; imenovati odgovorne za formiranje i potpisivanje elektronskih dokumenata.

Svi zaposleni koji su ovlašteni za potpisivanje dokumenata moraju imati elektronski potpis.

Približan algoritam akcija:

• tehničke specifikacije se razvijaju;
• Odabrano je IT rješenje;
• opisani su poslovni procesi;
• izrađuju se predračuni, rasporedi, spiskovi potrebnih sredstava i opšti plan rada;
• EDI se implementira;
• program se testira;
• pokrenut je sistem elektronskog upravljanja dokumentima;
• upotreba sistema se prati.

Sistem elektronskog upravljanja dokumentima

Svaki EDI sistem može sadržati svojstva iz dole navedenih kategorija, međutim, većina ima specifičnu orijentaciju u vezi sa pozicioniranjem proizvoda.

1. Elektronska arhiva je sistem elektronskog upravljanja dokumentima koji ima za cilj efikasno skladištenje i pronalaženje podataka.

2. Sistemi elektronskog upravljanja dokumentima sa razvijenim alatima za radni tok - obezbeđuju kretanje određenih objekata duž određene putanje, koja je unapred određena. U svakoj fazi, predmet se može mijenjati, zbog čega se naziva opštom riječju “rad”. Dokumenti su povezani s radom, međutim, oni ovdje nisu glavni objekti. Zahvaljujući ovim sistemima organizovan je određeni rad.

3. EDI sistemi koji su fokusirani na podršku upravljanju organizacijom i akumulaciji znanja. To su sistemi koji kombinuju svojstva prethodno opisanih sistema. Ovdje osnovni element može biti bilo šta - djelo ili dokument. Ovi sistemi se koriste državnim organima, velike kompanije u kojima postoje određena pravila i procedure za kretanje dokumenata.

4. EDI sistemi koji su fokusirani na podršku saradnji – takvi sistemi se razlikuju od prethodnih i nemaju jasnu hijerarhiju u organizovanju i formalizovanju toka posla. Zadatak takvog EDI-a je da osigura da zaposleni rade u kompaniji, bez obzira gdje se nalaze, i da sačuva rezultate obavljenog posla.

5. EDI sistemi koji su razvili dodatne usluge. Upečatljiv primjer- usluga upravljanja odnosima s klijentima (CRM). Ove vrste usluga su različite i mogu uključivati ​​različite skupove usluga.