Бухгалтерский учет на предприятии невозможно вести без утвержденных бланков документов. К этому перечню относится книга регистрации , ее утвержденная форма называется КО-3. Этот журнал предназначен для регистрации всего документооборота, связанного с расходами и приходами в кассу предприятия. С помощью этой книги вести бухгалтерский учет значительно проще. Она регулирует порядок в документообороте и упрощает вычисление конечного сальдо на любой период.
Перед оформлением любой операции должностное лицо фиксирует каждую бумагу, оформленную для движения активов в журнале. Сюда заносят данные о и , ведомостях на заработную плату, документах на выдачу кассовых средств, оплату текущих счетов, приходах средств извне. Ведение журнала возможно в электронном и печатном виде или написанном от руки.
Все листы должны быть пронумерованными и закреплены печатью предприятия. Журнал заводят на определенный период: на год, квартал или месяц. Эти параметры устанавливают сами организации.
Кто имеет право его заполнять
Журнал заполняет кассир или назначенный сотрудник бухгалтерии, знакомый с порядком заполнения. Ответственного за ведение учета денежных средств назначает руководитель предприятия, с сотрудником заключается договор о материальной ответственности.
Неправильное заполнение отчетности государственного образца, выявленное при внешних и внутренних аудиторских проверках, приводит к значительным штрафам и административной ответственности. Исправления и отсутствие обязательных записей считается недопустимым.
Какую отчетность в нем регистрируют
Занесению в книгу подлежат все акты, подтверждающие движение денег:
- Расходный кассовый ордер (РКО) – документ, оформляемый при выдаче денежных средств из кассы. Ордер должен иметь подпись главного бухгалтера и руководителя подразделения.
- Приходный кассовый ордер (ПКО) – документ, подтверждающий поступление средств на баланс. Этот документ выписывают в одном экземпляре, а отрывную квитанцию отдают лицу, сдавшему деньги в кассу.
- Ведомость на выдачу заработной платы отражает фактическую выплату зарплаты сотрудникам организации. Она должна быть подписана главным бухгалтером и директором предприятия. Такой документ фиксируют как расходные средства, а в случае депонирования заработной платы регистрируют как поступление средств и на эту сумму создают приходный кассовый документ.
Перед регистрацией акта ответственное лицо обязано проверить правильность заполнения и наличие подписи и печати уполномоченного лица.
О том, как сформировать данный журнал в программе 1С, вы можете посмотреть на видео:
Порядок заполнения
Основа учетной книги — это ее титульный лист. Кроме названия самого документа на него заносят следующие реквизиты:
- название предприятия, на котором осуществляется учет;
- (общий классификатор предприятий и организаций);
- дата начала ведения документа и период, на который его заводят;
- ФИО ответственного за заполнение с указанием должности.
Следующие листы книги содержат одинаковые таблицы для заполнения. В них содержится восемь пунктов, 4 из них относятся к статье расходов и еще 4 — к приходам:
- 1 столбец – дата оформления приходного ордера;
- 2 столбец – порядковый номер документа;
- 3 столбец – сумма оприходованных денежных средств;
- 4 столбец – примечание, в котором фиксируют источник денежных поступлений;
- 5 столбец – дата оформления расходного ордера;
- 6 столбец – порядковый номер документа;
- 7 столбец – сумма расходных денежных средств;
- 8 столбец – примечание, в котором указывают, на что расходуют средства или для кого они предназначены.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов вести не обязательно. Организации могут завести его для регистрации документов, передаваемых в кассу. Рассмотрим в каких случаях удобно использовать данную унифицированную форму №КО-3, как ее правильно оформлять, а также приведем образец заполнения.
Для чего нужен журнал регистрации кассовых документов?
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов предназначен для регистрации:
- приходных кассовых ордеров;
- расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов: платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и т.п.
Ведется журнал бухгалтерией. Регистрация в нем документов происходит перед их передачей в кассу организации для исполнения.
Внимание! Применение унифицированно формы №КО-3 не является обязательным, т.к. не установлено Указанием о порядке ведения кассовых операций.
Структура журнала регистрации кассовых документов
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов оформляется по унифицированной форме № КО-3, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (форма по ОКУД 0310003).
Он состоит из обложки и собственно журнала.
Обложка журнала содержит такие сведения, как:
- наименование организации и ее структурного подразделения, код по ОКПО;
- период, за который ведется журнал;
- должность и ФИО лица, ответственного за ведение журнала.
- номер и дата приходного или расходного документа;
- сумма, на которую составлен документ;
- примечание, то есть запись о содержании хозяйственной операции.
Срок, на который заводится журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, нормативно не определен. Этот срок установите самостоятельно с учетом количества проводимых организацией кассовых операций.
Образец заполнения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов
Итоги
Унифицированная форма КО-3 ведется организациями для регистрации кассовых документов, которые передаются в кассу. Применение данного формуляра не является общеобязательным и используется хозсубъектами по собственному желанию.
Журнал регистрации кассовых документов - это учётный журнал, в котором регистрируются до передачи в кассу все приходные и расходные кассовые документы, такие как:
Документы, заменяющие ПКО и РКО (расчётно-платёжные ведомости, заявления на выдачу денег и др.)
Инструкция по заполнению формы КО-3
ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ:
Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если книгу заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)
В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет - ставится прочерк.
Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
В середине листа указывается период, на который рассчитана форма КО-3, и ФИО лица, ответственного за ведение журнала. Обычно с начала нового года заводится новый журнал.
ВКЛАДНОЙ ЛИСТ разделён на 2 части: слева указываются приходные кассовые документы (графы 1-4), а справа - расходные (графы 5-8).
Графа «Примечание». Указывается содержание операции: от кого получены деньги, кому выданы, основание для получения / выдачи. Всё остальное по заполнению интуитивно понятно.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов имеет унифицированную форму КО-3. Разберемся, что это за журнал, как его заполнять и какие документы необходимо регистрировать в нем. Скачать бланк журнала форма КО-3 можно ниже.
Журнал содержит информацию о кассовых документах, оформляющих поступление и выбытие денежных средств из кассы предприятия. Какие кассовые документы нужно регистрировать в журнале КО-3? Прежде всего это, конечно, приходные и расходные кассовые ордера, на основании которых происходит поступление и выдача наличных средств из кассы. Образец заполнения приходника представлен в , с расходным ордером можно познакомиться . Также в журнале нужно регистрировать расчетно-платежные ведомости, на основании которых из кассы выдается .
Образец заполнения журнала форма КО-3
Как и все журналы, предназначенные для регистрации тех или иных документов, форма КО-3 имеет титульный лист и табличную часть для фиксации там кассовых документов.
Титульный лист стандартный: наименование организации, год, должность и ФИО ответственного за ведение журнала лица. Журнал открывается с начала года и в течении этого года последовательно регистрируется каждый входящий и исходящий кассовый документ.
Каждый лист журнала разделен на две части: левая часть предназначена для регистрации приходных кассовых документов, правая часть - для расходных.
Для каждого документа указываем его номер и дату, указанную сумму. В графе «примечание» пишем расшифровку операции, например, от кого получены или кому выданы деньги, в связи с чем выданы/получены, по какому документу (оплата за товар по накладной №…., выдан аванс Ивановой, выдана зарплата за май 2013 года и т. д.).
Движение наличных денежных средств в компании, а именно каждый факт хозяйственной деятельности, связанный с получением или расходованием наличных денег из кассы предприятия, отражается соответствующим приходным или расходным кассовым ордером . Кассовые ордера в свою очередь должны подлежать определенному регистрационному учету, который бы обеспечил возможность отслеживание входящих и исходящих документов во времени, и в случае необходимости, демонстрацию правильности ведения кассовых операций в ходе проверки в ИФНС. Одним из таких реестров может выступать журнал приходных и расходных кассовых ордеров.
Обязанность ведения журнала ПКО и РКО
Вести журнал приходных и расходных кассовых ордеров в обязательном порядке организации, работающие с наличными деньгами, должны были вплоть до конца 2011 года. Это следовало из пункта 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Банком России 22 сентября 1993 года № 40. Далее этот нормативный акт был признан утратившим силу, а с 1 января 2012 года вступило в действие заменяющее его Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утверждено Банком России 12 октября 2011 года № 373-П). В данном документе обязанности по ведению журнала предусмотрено уже не было. Действующий в настоящее время порядок кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11 марта 2014 № 3210-У) также не содержит подобного требования, то есть информацию по ПКО и РКО нужно отражать лишь в кассовой книге (п. 5.2 Положения № 373-П).
В то же время в ходе налоговых проверок инспекторы часто требуют предоставить наряду с другими кассовыми документами в том числе и журнал приходных и расходных кассовых ордеров. Поэтому, если в компании проходит значительное количество операций с наличными деньгами, то такой реестр также целесообразно вести.
Форма журнала приходных и расходных кассовых ордеров
Унифицированная форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров носит кодировку № КО-3 (ОКУД 0310003). Данный бланк утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 года № 88.
Типовой бланк журнала приходных и расходных кассовых ордеров состоит, условно говоря, из двух частей. В левой части фиксируется информация о приходных кассовых ордерах, в правой – данные по расходным ордерам. Сами ПКО и РКО отражаются в журнале в соответствии с присвоенными им номерами, их датами, суммами, а также с указанием примечания, в котором раскрывается суть приходной или расходной операции.
В то же время данная форма не является единственно возможной для применения. Фактически этот документ является лишь регистром сводного учета, поэтому компания вправе использовать, как утвержденную форму, так и разработать на ее основе свой собственный журнал. Подобная возможность самостоятельной разработки собственного бланка для применения внутри организации прописана в части 5 статьи 10 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно представленным в ней тезисам, разрабатывать подобные учтенные формы сводных регистров вправе главный бухгалтер либо иное лицо, уполномоченное на ведение бухучета, а утвердить их для применения в подобном случае должен будет руководитель компании.
Нужно отметить, что типовая форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров довольно элементарна, и в принципе в ней предусмотрены все необходимые для ведения регистра данные. Разработка альтернативной формы возможно будет иметь смысл, если компании по каким-то причинам требуется более подробное отражение деталей операций, подтверждаемых кассовыми ордерами. Хотя и в этом случае, вероятнее всего, разработанный самостоятельно бланк не будет сильно отличаться от типового.
Как типовой, так и самостоятельно разработанный журнал регистрации ПКО и РКО может вестись на бумажном носителе или в электронном виде. Однако ведение электронной формы допускается только при условии подписания документа электронной подписью.