Вокруг термина «автоматизация бизнеса» сложилось довольно большое количество мифов, стереотипов и предрассудков. Например, что автоматизация необходима исключительно крупным компаниям, а небольшим предприятиям вполне можно обойтись без нее. Или, что системы автоматизации – штука чрезвычайно дорогостоящая, и далеко не факт, что затраты когда-нибудь окупятся. Для этой статьи мы собрали вопросы, которые обычно задают предприниматели по поводу автоматизации, и подготовили на них понятные ответы.
Автоматизация бизнеса – что это такоеАвтоматизация бизнеса – это переход компании с трудоемких ручных операций на использование современных информационных технологий в оперативной работе. Также под автоматизацией подразумевают внедрение современных технологий там, где раньше они вообще не применялись.
В малом бизнесе автоматизацию применяют обычно в двух случаях:
- в основных бизнес-процессах – это, к примеру, могут быть автоматизация продаж или автоматизация взаимодействия с клиентами (она же - внедрение CRM);
- в поддерживающих процессах, которые напрямую на увеличение доходов не влияют, но являются обязательными для бизнеса – например, бухучет и отчетность.
Что из себя представляют системы автоматизации и как они устроены
Системы автоматизации - это те самые программы и сервисы, которые применяются для перехода от ручного труда к информационным технологиям. Иными словами, и сложная ERP-система, и «облачный» сервис для интернет-магазина – это система автоматизации.
Любая система автоматизации состоит из двух ключевых элементов: сбора (ввода) данных и предоставления собранной и обработанной информации в том виде, объеме, формате, в котором она нужна руководителю или профильному специалисту.
Например, если в систему внести информацию о контактах с потенциальными клиентами, затем указать, на какой стадии находятся переговоры с каждым из них, аккуратно вводить данные о результатах переговоров и о состоявшихся сделках, – то в хорошей системе автоматизации для управления продажами можно моментально получить «воронку продаж», а при накоплении некоторой статистики – и прогноз продаж в зависимости от того, насколько интенсивно сегодня поработали ваши менеджеры.
Чем больше и сложнее бизнес, тем больше нужно исходной информации и тем разнообразнее и детальнее должны быть итоговые отчеты.
Аналогично системы автоматизации работают и для других процессов. Руководитель моментально может получить информацию о состоянии дел в компании: сколько денег на счетах, сколько вы должны и сколько должны вам, какова структура расходов и рентабельность проекта, сколько «холодных» звонков сделали сотрудники, какова реальная эффективность каждого менеджера и т.д.
Зачем вообще нужна автоматизация, что она дает компании
Если вкратце, то правильно проведенная автоматизация позволяет делать следующее:
- эффективно поддерживать оперативную деятельность – организовать учет и контроль;
- быстро и правильно готовить документы для клиентов, подрядчиков и партнеров – от коммерческого предложения до акта сверки;
- оперативно получать любые отчеты о реальном положении дел в компании;
- оптимизировать расходы на персонал, более эффективно использовать рабочее время и компетенции сотрудников, разгрузив их от рутинной работы;
- улучшить бизнес-процессы в компании;
- минимизировать негативное влияние на бизнес «человеческого фактора»;
- безопасно хранить информацию - каждый сотрудник работает только с теми данными, к которым ему дан доступ;
- улучшить скорость и качество обслуживания клиентов.
Какие бизнес-процессы можно и нужно автоматизировать
Обычно автоматизацию начинают с массовых трудоемких рутинных операций, с процессов, которые в наибольшей степени влияют на выручку и прибыль компании, или же с наиболее проблемных участков.
Во-первых, можно автоматизировать задачи, которые вручную выполнять очень трудоемко или вообще невозможно - учитывать розничный товарооборот, анализировать движение товаров, планировать денежные потоки, планировать и учитывать рабочее время, рассчитывать себестоимость и т.д.
Во-вторых, можно автоматизировать работу сотрудников, выполняющих стандартные рутинные операции (телемаркетологи, логисты, менеджеры по продажам и т.д.) или вообще снять определенные работы с сотрудников (например, настроить автоматическую синхронизацию данных о наличии товаров на складе и на витрине интернет-магазина).
В-третьих, можно использовать автоматизацию для того, чтобы «навести порядок в доме» - взять под контроль дебиторку, складские запасы, занятость сотрудников, выполнение ими нормативов по звонкам и встречам с клиентами и т.д.
Необязательно автоматизировать сразу все бизнес-процессы. По мере необходимости можно постепенно расширять масштабы автоматизации в своей компании. И создавать единую систему управления последовательно.
Главное, помнить о целях, ради которых была затеяна автоматизация. Автоматизация ради автоматизации - это пустая трата времени и ресурсов.
Как выбрать программный продукт для автоматизации
При выборе системы автоматизации вы можете пойти двумя путями: 1. Использовать типовой (коробочный) продукт. 2. Разработать и внедрить индивидуальное программное решение.
Стандартное решение проще внедрить, и оно обойдется дешевле. Но нужно иметь в виду, что не каждый типовой продукт можно доработать под свои задачи - в ряде программ возможности донастройки сильно ограничены или вообще исключены. Кстати, то же самое относится и к облачным сервисам.
Выбор конкретной программы – дело довольно ответственное, необходимо будет проработать довольно существенный массив информации. Программных продуктов на рынке много, у каждого свои особенности и преимущества. Вы должны получить ответы на следующие важные вопросы:
- какие конкретно задачи и процессы планируется автоматизировать;
- соответствует ли функционал системы тем задачам, которые нужно будет решить с ее помощью;
- возможно ли донастроить систему под свою бизнес-практику;
- возможно ли будет при изменении бизнес-процессов или условий ведения бизнеса быстро изменить систему, не прекращая ее эксплуатации;
- насколько система проста и удобна в использовании;
- возможно ли интегрировать систему с другими приложениями или сервисами;
- поддерживается ли работа системы на планшетах, смартфонах;
- кто и как будет осуществлять техническую поддержку;
- сколько стоит внедрение и поддержка.
Сколько стоит система автоматизации
Это риторический вопрос, и однозначного ответа на него не существует. Сколько стоит сделать ремонт? Можно сделать за 100 тысяч рублей, а можно за миллион, всё зависит от площади помещения, задач, качества материалов и т.д. Стоимость конкретного программного решения также будет зависеть от многих переменных: какие задачи предстоит решать с помощью системы, типовой это продукт или настраиваемый, какие ресурсы потребуются для внедрения, сколько рабочих мест будут подключены к системе и т.д.
Стоимость автоматизации складывается из нескольких составляющих:
- стоимость самой системы (стоимость коробки или арендные платежи - в случае использования «облачных» приложений);
- затраты на настройку системы и обучение персонала;
- стоимость регулярного сопровождения.
Как происходит внедрение системы автоматизации и к ак выбрать компанию-подрядчика
Внедрение - это процесс подгонки софта под бизнес и, отчасти, бизнеса – под софт.
Для простых задач или процессов «внедрение» будет заключаться всего лишь в установке софта на свой компьютер (или регистрацию в «облачном» сервисе) и вводе начальной информации. Сразу после этого можно начинать выписывать документы, заполнять базу клиентов или выдавать задания.
Для более сложных задач (например, расчет плановой рентабельности заказов в момент заключения сделки – для того, чтобы не сработать в убыток), возможно, потребуется доработать систему под те условия и практики, которые сложились в компании. В правильно выбранной системе обычно поддерживается какой-то типовой процесс для подобной задачи. Но на практике каждая компания имеет свою методику. Вот эту специфику в процессе внедрения и потребуется отразить.
Внедрение можно выполнить своими силами или пригласить специалистов. Но не стоит надеяться, что подрядчик сделает всё в лучшем виде без вашего участия; ключевые сотрудники и руководство компании должны будут активно участвовать практически на всех этапах, от того, чем глубже вы погрузитесь в процесс внедрения, во многом будет зависеть успех проекта.
Выбирать партнера по внедрению нужно примерно так же, как бригаду для ремонта квартиры.Проведите мониторинг рынка и выявите компании, чьи компетенции достаточны для решения ваших задач, а условия оптимальны по соотношению «цена/качество». Крайне желательно, чтобы у вашего потенциального партнера был сертификат соответствия системы управления качеством международному стандарту ISO 9001:2008. Проведите встречи со специалистами компаний из этого шорт-листа (в том числе обязательно пообщайтесь с сотрудником, который будет сопровождать ваш проект). Изучите портфолио, обратив особое внимание на то, имеет ли подрядчик опыт успешного внедрения системы автоматизации в компаниях, чья специализация и сфера деятельности совпадают с вашими. Целесообразно также пообщаться с первыми лицами этих компаний и узнать их мнение о вашем потенциальном партнере – успешно ли прошло внедрение, довольны ли результатами работы, качественно ли организован гарантийный сервис, с какими трудностями столкнулись и т.д.
Также при выборе подрядчика имеет смысл использовать принцип соразмерности: если у вас небольшая компания, то целесообразно вести дела также с небольшой фирмой – все согласования будут проходить быстрее, по спорным вопросам с равным партнером договориться проще и т.д.
Каковы риски при внедрении системы автоматизации
Конечно, при внедрении системы автоматизации существуют определенные риски – от срыва сроков и превышения бюджета, до сопротивления персонала и необходимости изменения отдельных бизнес-процессов под требования системы. Но большинства проблем можно избежать, если правильно определить задачи, требующие автоматизации, качественно провести мониторинг существующих программных продуктов и вдумчиво подойти к выбору партнера по внедрению. Также важным условием успешной реализации проекта является личное участие первого лица компании/владельца бизнеса, в этом случае риски "получить не то" существенно снижаются.
Что касается сопротивления персонала, то здесь очень важно, с одной стороны, провести качественную работу по разъяснению выгод и преимуществ автоматизации для компании и всех работников, а с другой – создать у всех сотрудников, включая топ-менеджмент, твердое ощущение неизбежности изменений. Если будут происходить случаи срыва каких-то процессов, необходимо по горячим следам разбираться и устранять препятствия. Хорошим инструментом внедрения является поощрение сотрудников за вовлеченность в проект и за некие этапные достижения, это поможет добиться лояльности остальных членов команды.
Как бы жестко это ни звучало, но основные проблемы в отделе продаж происходят по вине людей. Люди – это всегда источник проблемы. Люди – это САМА ПРОБЛЕМА.
Наверно, каждый собственник в глубине души мечтает о том, чтобы в компании работали роботы. А что? Они работают в режиме 24/7. Не ходят на больничные и в отпуска. Не устают. Не жалуются на недостижимые планы. Не совершают ошибки, а, потому, не теряют клиентов. Идеальные работники...
Возможно, что через десятки лет предприятия перейдут на такой режим работы и будут принимать в штат железных людей прямо без предварительных собеседований. Они ведь все одинаковые: все безупречные, эффективные. Что ни робот – всё как на подбор.
Но пока надо свыкнуться с тем, что в компаниях работают живые люди. Которые ошибаются. Которые не совершенны. Но которым можно помочь, снизив риск человеческого фактора к минимуму.
С помощью автоматизации.
Автоматизировать - это как?
Бизнес-процессы в компании - это последовательность действий и операций, которые нужны для создания продукта или оказания услуги.
Бизнес-процесс - это регулярно повторяющаяся последовательность взаимосвязанных операций или действий, которые нужны для создания продукта или оказания услуги. У бизнес-процесса есть управленец, отвечающий за результат.
В любой компании таких бизнес-процессов могут быть десятки.
И все они выполняются людьми.
Если появилась необходимость ускорить процесс, сэкономить время сотрудников, а также исключить ошибки по вине человеческого фактора, то используются программы для помощи людям. Это и есть автоматизация бизнес-процессов.
6 причин автоматизировать бизнес-процессы
Автоматизировать бизнес-процессы можно с помощью CRM-системы. В действительности преимуществ ее внедрения – намного больше. Здесь перечислим базовые и наиболее весомые аргументы в пользу CRM-системы:
1. Менеджеры работают продуктивнее
Вы когда-нибудь замеряли, сколько менеджер тратит на выполнение однообразных и рутинных действий? На подготовку и отправку документов, на рассылку типовых sms-сообщений клиентов, обработку заявок? А сколько из 8-часового рабочего дня остается непосредственно на продажи? То есть на то, ради чего собственного менеджеры и были наняты в компанию?
Автоматизация позволяет убрать из рабочего процесса рутину и переключить фокус внимания менеджеров на ПРОДАЖИ. В итоге, сотрудники справляются с работой намного быстрее и качественнее.
2. Человеческий фактор сведен к минимуму.
Человек – не робот. Он может допускать ошибки. Нелепая опечатка – и всё, контакт клиента записан неверно. Нет контакта – нет клиента. Нет клиента – нет продажи.
3. Экономия на заработной плате.
Программа «не просит» зарплату. А еще вы можете экономиться и избавиться от необходимости брать людей на механическую работу типа создание массовых рассылок или осуществление документооборота.
4. Аналитика в режиме реального времени.
CRM-система позволяет видеть оцифрованные показатели по любым активностям и проанализировать текущую ситуацию, которая происходит в компании в текущий момент. Принимать важные управленческие решения, заниматься стратегическим планированием, тестировать бизнес-гипотезы становится удобнее и проще. Ведь все цифры хранятся в одном месте, а не в документах Word, таблицах Excel, на стикерах и головах менеджеров.
5. Клиенты не теряются.
CRM-система реагирует на входящий запрос по любому каналу связи. Она не дает пропустить ни одну заявку. А еще система напоминает менеджеру о необходимости связаться с клиентом в назначенное время для повторной продажи. Ни один клиент не будет упущен!
6. Сделки завершаются быстрее.
Система ставит задачи менеджеру на каждом этапе продаж. Он никогда не запутается и не забудет о том, что надо совершить любое касание по отношению к клиента, приближая его к сделке: перезвонить, подготовить коммерческое предложение, выставить счет.
Что можно автоматизировать?
Рассылка уведомлений.
Уходит много времени на проведение планерок и совещаний для контроля все сделок менеджеров? Есть один отличный вариант, как сэкономить время и посвятить несколько лишних часов на решение действительно важных вопросов.
Если у сотрудников возникают критические моменты на ключевом этапе сделки, которые мешают успешному ему завершению, то система автоматически присылает уведомление руководителю. Таким образом, у него есть возможность оперативно вмешаться и направить решение сложного вопроса в нужное направление.
Рассылка sms-уведомлений клиентам.
Есть категория клиентов, которые готовы обрывать телефоны офиса, чтобы выяснить статус их заказа. Менеджеры – на нервах, едва успевают отвечать на десятки звонков. И при этом отвлекаются от важных дел, едва справляясь с наплывом звонков.
CRM-система берет на себя рутину и автоматически отправляет sms-уведомления клиентов о статусе их заказов.
А еще настроить отправку sms-уведомлений клиентам с напоминаниями, актуально, например, когда у покупателей запланирована встреча с менеджером. Сотруднику нет необходимости тратить время на дозвоны до клиента. А тот, в свою очередь, не забудет о встрече. Выходит, что рассылка sms-уведомлений – это дополнительный фактор для увеличения продаж и экономии рабочего времени менеджеров.
Помощь менеджерам
Сколько «теплых» лидов вы теряете по вине менеджеров? Из-за их забывчивости. Из-за лени. Из-за того, что не захотели перезвонить после первого недозвона до клиента?
CRM-система не оставит менеджеру шансов забыть, полениться или не захотеть. Система подсказывает, когда и кому нужно перезвонить. Автоматические напоминания не дадут упустить сделку.
Документооборот
Оформление документов «сжирает» огромную часть рабочего времени менеджеров. Порой эти цифры доходят до 60% времени от стандартного 8-часового дня.
CRM-система отлично справляется с рутиной и берет вопросы подготовки и отправки документов на себя. В системе можно настроить сценарий таким образом, что при переходе сделки в статус «Подготовка документов», CRM сама заполнит нужные бумаги по заранее сформированным шаблонам, «подтянув» данные из карточки контакта.
Автоматизация бизнес процессов – деятельность, направленная на упорядочивание и регламентацию существующих в компании бизнес процессов, методами специализированного программного обеспечения. Такое определение, основано на описании термина бизнес-процесс:
«Бизнес-процесс – это упорядоченная во времени совокупность работ, предназначенная для получения желаемого результата».
Существует, множество программ, призванных обеспечить автоматизацию процессов. Предлагается автоматизировать как отдельные бизнес-процессы, например, CRM, так и все бизнес процессы компании комплексно. Возможно использование как программ-сервисов, без приобретения и инсталляции, так и десктопных программных продуктов. Среди которых представлены и относительно доступные конфигурации 1С и мощнейшие и дорогие решения, типа SAP.
Но прежде, чем решать какая система вам подходит больше, следует провести анализ, предлагаемых к автоматизации процессов.
Для начала, следует разделить процессы компании, на бизнес процессы:
- Управляющей системы;
- Управляемой системы.
Для повышения эффективности исполнительной системы , применяется не только автоматизация бизнес процессов, существует достаточное количество инструментов и технологий нацеленных на совершенствование процессов управляемой системы. Которые доказывают свою эффективность тем, что приняты на вооружение компаниями – мировыми лидерами .
Но именно фокусировка на совершенствовании бизнес процессов управляющей системы
приносит максимальный вклад в повышение эффективности бизнеса.
«Эффективные бизнес-процессы – ваше мощное конкурентное преимущество!»
К методам совершенствования процессов управляющей системы можно отнести:
- Социально – психологическое обеспечение;
- Мотивацию персонала;
- Автоматизацию бизнес процессов.
Подробнее про автоматизацию процессов на 1С или SAP
Про автоматизацию процессов хочется поговорить отдельно. Все книги про управление бизнес-процессами , которые мне доводилось читать, в один голос кричат:
«Внедряя типовые системы автоматизации бизнес процессов 1С или SAP, вы лишаете свой бизнес индивидуальности», и даже: «Типовая автоматизация процессов приведет ваше дело к неминуемому краху».
Позволяю себе не согласиться с этими выводами!
Откуда берутся такие умозаключения?
Давайте разберемся, что стоит за словами: «система автоматизации бизнес процессов»
.
И так, любая информационная система, в том числе и система автоматизации бизнес процессов, укрупненно представляет собой:
- Базу данных – там хранится информация в виде взаимосвязанных таблиц, в определенных разрезах и с определенной глубиной детализации;
- Пользовательский интерфейс – видимая часть программы, манипулируя которой пользователь заносит данные или формирует отчеты;
- Программные методы работы с базой данных – своеобразный мост, соединяющий интерфейс и базу данных.
Думаю, что мало у кого возникает, мысль, что база данных и программный код ввода и вывода информации могут привести к краху вашу компанию, значит все дело в пользовательском интерфейсе . Давайте копнем поглубже.
Процессы подлежащие автоматизации
Какие основные процессы, подлежат автоматизации в первую очередь? Конечно же это самые рутинные бизнес-процессы:
- Процесс регистрации платежей, как входящих, так и исходящих;
- Процесс выписки первичной документации;
- Процесс отражения затрат.
А именно из зарегистрированной этими бизнес процессами информации будет формироваться львиная часть отчетности, для принятия решений. И это дает основную ценность автоматизации.
Много ли уникальности у каждой компании в описанных процессах ?
Если конкурентное преимущество вашего бизнеса, заключается в уникальности этих процессов – наверняка поделившись этой информацией вы произведете фурор в «менеджерской» науке.
Можно конечно привести пример, более сложных бизнес процессов программы по автоматизации которых также распространены на рынке, например, автоматизация CRM.
Но, опять хочу высказаться в поддержку систем автоматизации бизнес процессов. Ваши маркетологи (маркетеры) или продажники придумали, что-то намного лучше воронки продаж, или XYZ анализа?
Если нет, то все подобные инструменты, в той или иной степени представлены в предлагаемом на рынке софте.
Недостатки систем автоматизации
Тем не менее и у систем автоматизации бизнес процессов есть недостатки и обусловлено это, тем, что разрабатываются они как универсальный инструмент, пригодный к использованию в любом бизнесе.
К ним можно отнести:
- Отсутствие некоторых, действительно важных, для вас реквизитов. Да, я признаю, что такие реквизиты возможны.
- Не достаточно удобный интерфейс.
- Нюансы использования, на разных устройствах.
- Быстродействие.
Но большинство этих проблем можно решить тщательным подбором решения, ну и конечно любая система обладает возможностью кастомизации под клиента, тут только вопрос цены.
Предоставляемые продукты – это передовой опыт автоматизации бизнес процессов заключенный в программный код – пользуйтесь им.
Кроме того, используя типовые системы автоматизации бизнес процессов, вы сможете оценить эффективное или не эффективное влияние автоматизации на ваш бизнес. И сделаете это с относительно малыми затратами.
А теперь давайте обсудим реальные причины «краха бизнеса»
Все эти причины, лежат в желании произвести интенсивные изменения в бизнесе, повысить его эффективность, но чужими руками без своего вмешательства и естественно без личной ответственности.
А возможно просто, не желание изменений, а проект автоматизации используется как оправдание: «Вот старались, но не получилось».
Некоторые причины провалов автоматизации проектов:
- Негативное отношение к мнению внедренцев 1с или SAP: «Кто они такие, такие, советовать нам изменять наши бизнес-процессы…». И это даже на руку внедренцам, делать то, что уже сделано, да еще и на веки привязывать к себе заказчика, т.к. кроме конкретного разработчика, уже никто не сможет разобраться в нетиповом коде.
- Не желание вникать в процедуры, предусмотренные программным продуктом. Тут в принципе, есть логика. Можно сказать, что это не дело высшего руководства, разбираться с программным продуктом. Но ошибка в том, что руководителя проекта внедрения автоматизации бизнес процессов, как правило нет (формально назначенный, это тоже самое). А руководители на местах, как правило реагируют на автоматизацию, так: «Ладно, так и быть, сделайте как есть и не приставайте». Это путь в никуда!
- Наличие «священных коров» таких сотрудников, которые способны противостоять любым новациям, даже спущенным с самого верха. В конечном итоге высшее руководство, встает на сторону «коров» и сливает проект автоматизации бизнес процессов.
- Не желание элементарно навести порядок и обозначить кто за что отвечает, переломив все отговорки типа: «Нам некогда заниматься писаниной».
Резюме
В целом, конечно же, автоматизация бизнес процессов – сложный и ответственный процесс, в котором должны быть задействованы лучшие силы как компании заказчика, так и компании внедренца. А к выбору системы автоматизации бизнес процессов, надо подходить взвешенно и скрупулезно.
Но, для мелкого и среднего бизнеса автоматизация процессов должна основываться, на стандартных решениях, а крупные компании возможно позволят себе собственные кастомизированные разработки с целью получения максимальной выгоды от внедрения.
В период кризиса в бизнесе в целях предотвращения всевозможных проблем, а также чтобы сделать работу в целом более эффективной, компании применяют методы, которые называются комплексной автоматизацией. При помощи этого метода можно добиться существенного снижения издержек как технологического, так и финансового характера.
Что представляет собой автоматизация бизнес-процессов
В бизнес-процесс всегда включены различные этапы, функции, шаги и другие действия, производимые с определенной последовательностью. Основная цель применения бизнес-процессов – достижение предприятием определенных намерений (совокупности процессов с того момента, как принимают заказы, до того как их выполняют). В бизнес-процесс включены все участники организации, взаимодействующие между собой. Речь идет о руководителях, клиентах и сотрудниках фирмы.
То есть работу любого предприятия можно рассматривать как совокупность различных бизнес-процессов, связанных между собой. В компаниях все бизнес-процессы условно делятся на три вида. Это:
- основные (ключевые) бизнес-процессы , направленные на создание ценности услуги или товаров для покупателей и повышающие их стоимость на промежуточной ступени создания (к примеру, монтажа, производства, разработки);
- поддерживающие бизнес-процессы , нацеленные на то, чтобы предоставлять нужные для ключевых процессов ресурсы, а также обеспечивать инфраструктуру компании (речь здесь может идти об управлении ресурсами, обработке информации и обслуживании);
- процессы развития , обеспечивающие усовершенствование работы компании в будущем; в рамках данных бизнес-процессов обучается и повышает свою квалификацию персонал, происходит планирование дальнейшей деятельности;
- управляющие бизнес-процессы , направленные на решение задач компании путем планирования, мотивации и обучения персонала, оперативного управления.
Исходя из всего вышеперечисленного, можно сказать, что любой руководитель должен управлять бизнес-процессами, поскольку именно от этого во многом зависит успех и процветание компании. Любой директор нацелен на организацию работы своего предприятия таким образом, чтобы выполнение бизнес-процессов велось в соответствии с составленной ранее схемой. При этом в деятельности компании не должны присутствовать сбои. Затрачивать время на работу с документацией в идеале также следует по минимуму.
Эффективных методов организовать свой бизнес на сегодняшний день много. Среди наиболее полезных и рациональных можно выделить комплексную автоматизацию бизнес-процессов на базе разработки своей модели информационной системы или уже готовой, но адаптированной под свое предприятие. Надо отметить, что такая система автоматизации дает возможность сделать производство более прибыльным, существенно сократив издержки.
Желаемого результата от автоматизации бизнес-процессов ждать не стоит при старом подходе к модели управления организацией. Традиционная производственная культура, чаще всего, пользуется функциональной управленческой моделью бизнес-процессами, которую применяют в течение уже довольно длительного периода времени. До сих пор она дает управленцам хорошие возможности для роста и развития. Самый большой дефект в ней – наличие задержек и потеря информации. Как правило, эффективные методы воздействия обсуждаются в устном формате. А поскольку такая форма имеет свойство искажать информацию, сведения после «переговоров» становятся недостоверными.
В современном бизнесе и экономической практике применяется множество методик для развития. Если же рассматривать не мировые тенденции, а отдельно взятую компанию, можно сказать о ряде проблем и симптомах, при которых комплексная автоматизация технологических и бизнес-процессов крайне необходима и важна. В этой статье мы рассмотрим все «с конца», описав совершенную с управленческой точки зрения компанию. Итак:
- Фирма работает бесперебойно, сотрудники координируют действия и осуществляют деятельность слаженно.
- На предприятии отсутствуют потери и задержки, информация не искажается.
- Выполняя повседневную работу, специалисты предприятия остаются, прежде всего, клиентоориентированными и выполняют задачи фирмы, отодвигая личные потребности и интересы на второй план.
- Все сотрудники прекрасно понимают, как их деятельность влияет на показатели организации.
- На предприятии ясно, какой сотрудник отвечает за те или иные функции и цели.
- На выполнение каждой задачи отводится определенное время.
- Компания работает в интересах своих клиентов, и именно на это направлена ее деятельность.
Если все это присутствует на вашем предприятии, делать ничего не нужно – пусть компания растет дальше. Если же все совершенно иначе, стоит задуматься об автоматизации бизнес-процессов, поскольку именно она позволит сделать деятельность вашей фирмы более успешной и продуктивной.
Какова цель автоматизации бизнес-процессов предприятия
Каждая компания ведет свою деятельность, чтобы решить поставленные задачи, а потому каждый из бизнес-процессов необходимо выполнять для достижения целей фирмы. Если такой подход вам близок, значит, ваша организация ориентируется на достижение определенных целей, как и все сотрудники, трудящиеся в ней. На предприятии все работники, бизнес-процессы и действия должны быть продуктивными и преследовать одну цель. Только в этом случае можно говорить о перспективности работы компании в будущем.
В настоящее время многие предприниматели отдают предпочтение автоматизации технологических и бизнес-процессов. Это дает возможность решать следующие задачи:
1. Распределение ответственности
За каждое действие и бизнес-процессы в отдельности должен отвечать определенный человек. Именно это лицо заботится об эффективности выполняемого действия, может повлиять на ход событий, внести коррективы в деятельность, если это будет нужно. В бизнес-процессе есть определенные задачи и функции, а у каждого из них, в свою очередь, – тот, кто отвечает за их выполнение. Хорошо, если в компании есть вариант распределять функции и задачи между сотрудниками с помощью автоматизации. Если система выстроена грамотно, становится понятно, кто ответственен за выполнение тех или иных задач в бизнес-процессе.
2. Обеспечение целостности информации
Практически в каждой организации возникает проблема функционального управления, связанная с потерей, задержками или искажением информации. Этот вопрос можно решить благодаря автоматизации бизнес-процессов, поскольку исполнители всегда могут получить доскональную информацию о выполнении тех или иных задач. Каждый пользователь знает, что требуется сделать, и как достичь желаемого результата. Задачи могут сопровождаться различными объектами, к примеру, файлами Microsoft Office (Word, Excel).
Надо отметить, что при работе учетной системы на 1С платформе в качестве объектов могут выступать документация или накладная по расходам. Когда сотрудник получил ту или иную задачу, он не будет тратить время на поиск нужных ему данных, поскольку все важные для проведения той или иной работы сведения прикреплены к задаче.
Когда задание выполнено, сотрудник делает в системе соответствующую пометку. Далее система автоматизации начинает передавать информацию по управлению процессом другим сотрудникам. Такой подход существенно облегчает жизнь и руководителям, и сотрудникам компании. Сведения не искажаются, сохраняются, нет задержек. Кроме того, минимизируются риски невыполнения и несвоевременной сдачи задач. Исполнители не тратят много времени на поиск нужных сведений, а сама информация остается в первозданном неискаженном виде.
3. Соблюдение сроков
Компании, использующие традиционные управленческие методы, часто сталкиваются с нарушением сроков. Именно поэтому система автоматизации должна осуществлять четкое управление временем решения задач. Очень удобно, когда можно говорить как об относительных сроках решения задач, к примеру, «в течение 3 часов после получения», так и об абсолютных – «к 15.00 последнего дня этой недели». При этом система автоматизации выдает напоминания и производит контроль над сроками выполнения задач. В результате, менеджер фирмы получает возможность осуществлять контроль сроков выполнения любой задачи и получать статистику по сегодняшнему дню и за прошедший период.
4. Контроль
В системе должна быть отчетность. Необходимо осуществлять контроль над текущим состоянием компании: какие процессы выполняются в данный момент. Так, к примеру, из отчета можно узнать, что в данный момент сотрудники выполняют столько-то заказов по изготовлению оборудования и столько-то по его монтажу.
В идеале система также должна показывать, соблюдаются ли сроки решения задач. Возможность отслеживать эти бизнес-процессы позволяет руководителям контролировать, кто соблюдает сроки, а кто нет. Также необходимо анализировать статистику выполнения бизнес-процессов за прошедшие периоды: что было выполнено, были ли срывы и переносы сроков. Анализируя эти данные, работа предприятия может быть улучшена, а специалистами принят ряд организационных и кадровых решений.
Какие выгоды приносит автоматизация управления бизнес-процессами компании
За счет автоматизации бизнес-процессов компания может существенно повысить уровень и качество оказываемых услуг. Автоматизация бизнес-процессов практически исключает человеческий фактор, что особенно влияет на работу с большим объемом информации. Сделав выбор в пользу автоматизации бизнес-процессов, вы достигнете:
- Снижения числа ошибок.
- Увеличения скорости проведения операций в рамках цикла.
- Повышения производительности работы на предприятии.
- Высокой точности проводимых операций и скорость принятия решений.
- Уменьшения издержек и времени, которое тратите на выполнение работы.
- Снижения возможного количества вариантов результатов.
- Выполнения нескольких операций в параллельном режиме.
После того как вы оптимизировали бизнес-процессы, проанализируйте варианты их автоматизации. В некоторых случаях автоматизация бизнес-процессов не даст желаемых результатов, принеся только убытки. Речь, в частности, идет о следующих ситуациях:
- когда вы автоматизировано выполняете операцию, нельзя поддерживать необходимый уровень качества;
- автоматизация бизнес-процессов – сложное с технологической точки зрения мероприятие;
- при переходе на автоматизацию бизнес-процессов значительную часть сотрудников нужно или переобучать, или увольнять;
- как услуги, так и продукция обладают коротким жизненным циклом;
- спрос на рынке нестабилен, производство требует постоянного внесения поправок.
В каких сферах работы нужна автоматизация бизнес-процессов предприятия
Как правило, автоматизация бизнес-процессов начинается с длительной рутинной работы, от которой прямо зависит и доход, и выручка фирмы. Второй вариант – работа над проблемными участками и пробелами в производстве. Итак, что же нужно сделать?
Первое – автоматизация решения трудновыполнимых задач. К ним относятся, к примеру, такие мероприятия, как учет розничного товарооборота, анализ движения продукции, планирование финансовых потоков, распределение и учет рабочего времени, расчет себестоимости товаров и услуг.
Второе – автоматизация может затрагивать работу тех сотрудников компании, которые выполняют простые, но рутинные действия. Здесь можно отметить логистов, телемаркетологов, менеджеров по продажам. Также можно избавить некоторых работников от выполнения ряда действий. К примеру, очень разумно со стороны руководства компании вести учет товаров в интернет-магазине.
Третье – автоматизация бизнес-процессов может быть использована для наведения порядка, в частности, отслеживания запасов на складе, контроля дебиторской задолженности. Вы можете узнавать, насколько заняты работники, продуктивна ли их деятельность, выполняют ли они все поставленные задачи. Автоматизация бизнес-процессов, всех и сразу, не нужна. Если потребуется, вы можете поэтапно заниматься расширением масштабов автоматизации бизнес-процессов на предприятии. Таким образом, создание единой системы управления будет постепенной. Самое главное – вы должны помнить, для чего внедрили на предприятие автоматизацию бизнес-процессов. Данная система должна быть полезной и решать определенные задачи. В противном случае вы потратите время и силы на ее внедрение.
Мнение эксперта
Что автоматизировать в первую очередь
Анатолий Зубейров ,
генеральный Директор компании «Миллсистемс», Москва
Автоматизация, прежде всего, должна коснуться тех бизнес-процессов, которые требуют серьезных затрат в плане труда. Если речь идет о крупном масштабном предприятии, можно упорядочить оборот документов внутри компании, касающихся поставок и расчетов между различными ее подразделениями. Информационная система должна самостоятельно отслеживать все бизнес-процессы, не привлекая к этому персонал.
Что касается средних по размеру предприятий, здесь автоматизацию бизнес-процессов следует применять к покупателям и поставщикам – их взаимодействию между собой. Прежде всего, об автоматизации бизнес-процессов стоит задуматься торговым фирмам с несколькими десятками номенклатурных позиций и большим количеством контрагентов. Маленьким компаниям необходимо позаботиться о том, чтобы работа с IT велась максимально просто, а деятельность фирм при этом оставалась столь же эффективной. Чтобы вести все бизнес-процессы, на предприятии должно быть минимальное количество работников.
Качественная автоматизация складской логистики, доставки и сбыта ведет фирмы к снижению затрат, а также позволяет избежать:
- оплаты труда лишних сотрудников, работающих по найму;
- неэффективного использования транспорта, находящегося в собственности компании, и избытка площадей на складах;
- потери товара, имеющего ограниченный срок годности;
- переплат за транспортные услуги различным предприятиям (это станет возможным за счет оптимизирования тарифов и организации доставок).
Как выбрать программное обеспечение? Прежде всего, оно должно позволять проводить автоматизацию бизнес-процессов всех цепочек. Необходимо, чтобы всю операцию со всеми этапами можно было выполнять в кратчайшие сроки. Важно, чтобы об использовании программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов знали все сотрудники, даже если они недостаточно владеют компьютером.
На каких уровнях проводится автоматизация бизнес-процессов компании
Автоматизация бизнес-процессов нужна, чтобы поддерживать управление на всех ступенях предприятия. Следует сказать о нескольких уровнях управления в компании. Речь идет о тактическом, стратегическом и оперативном. Опираясь на эту систему, стоит выделить следующие уровни автоматизации бизнес-процессов:
- Нижний уровень автоматизации или уровень исполнителей. Здесь речь идет об которые проходят регулярно. Цель автоматизации в данном случае – решение срочных задач, например, производство, поддержание заданных параметров и определенных рабочих режимов (температуры на складе и др.).
- Уровень управления производством или тактический уровень. на данной ступени позволяет грамотно распределять задачи между всевозможными процессами на нижнем уровне. В качестве примеров можно привести управление деятельностью на производстве и сопряженные с этим бизнес-процессы. Речь, в частности, идет о планировании производственной работы, обслуживании, управлении документацией и ресурсами компании.
- Уровень управления предприятием или стратегический уровень. в этом случае позволяет решать как прогнозные, так и аналитические задачи. Данный уровень, направленный на стратегическое и денежно-хозяйственное управление, нужен, чтобы поддерживать работу высшего звена управления компанией.
Мнение эксперта
Что включается в программный комплекс для управления бизнес-процессами
Алексей Тулешов ,
генеральный директор компании «Сити-Бокс», Москва
При реализации проектов по автоматизации бизнес-процессов компании нередко опираются на практику других фирм в своей отрасли и начинают с оптимизации наиболее важного, на их взгляд, процесса. Но использование такого подхода оправдано не во всех случаях. К примеру, наше предприятие пока не начало проводить автоматизацию главного бизнес-процесса – работы с клиентами. Ряд других бизнес-процессов наша компания по максимуму автоматизировало, опираясь на опыт западных фирм, которые работают в схожей с нами отрасли. Мы искали готовые решения в России, однако безрезультатно. В связи с этим мы начали разработку собственного программного комплекса, позволившего управлять бизнес-процессами. Этот комплекс состоит из трех блоков.
- Программа управленческого учета дает возможность осуществлять контроль над оказанием услуг, в том числе, дополнительных (транспортной логистики, работ по погрузке и разгрузке, продаже коробок, стеллажей, замков, стоек). Все эти услуги приносят нашей компании порядка 20 % от всей прибыли.
- CRM-система работает на поддержание взаимодействия с клиентурой.
- Система управления контентом (CMS) дает возможность управления сайтами, блогами и иными инфоресурсами.
Чтобы создать такую систему, мы потратили порядка 2,5 миллиона рублей. 500 тысяч рублей из этой суммы мы направили на подготовку ТЗ для специалистов по разработке. На данный момент мы завершаем тестировать систему, но основная часть работ завершена, и мы уже можем сказать: чтобы реализовать подобный проект, необходимо порядка 6 месяцев – одного года.
Какой подготовки требует автоматизация бизнес-процессов
Автоматизация бизнес-процессов подразумевает проведение минимум четырех типов мероприятий.
Шаг 1. Проведите аудит бизнес-процессов
Основная задача аудита – выделение ключевых бизнес-процессов и лиц, которые являются ответственными за достижение этой цели. Вам следует обсудить с руководством всех важных отделов предприятия и выяснить следующие моменты:
- Кто является ответственным за выполнение той или иной задачи.
- Проверить коллектив на наличие сотрудников, которых можно было бы назвать «серыми кардиналами». Речь идет об излишне амбициозных людях, которые на незаконных условиях могли бы прийти к управлению, тем самым помешав автоматизации бизнес-процессов.
Пусть бизнес-процессы в вашей компании описывают приглашенные консультанты. Это будет самым разумным решением, поскольку вы получите объективное описание и информацию о том, насколько они эффективны.
Шаг 2 . Назначьте руководителя проекта
При назначении сотрудника, ответственного за автоматизацию бизнес-процессов, учтите, что вы не достигнете успехов в следующих случаях:
- Если руководить проектом будет менеджер среднего звена, поскольку вышестоящие сотрудники не станут выполнять его указания.
- Если руководство будет осуществлять первое лицо предприятия. Обычно типовых сотрудников не интересует автоматизация бизнес-процессов и подобные ей мероприятия.
Самое рациональное решение – доверить выполнение этой задачи человеку, который обладает подобным опытом в управлении и, к тому же, имеет необходимые навыки руководства и коммуникации. Далее вам следует:
- сделать сотрудника, ответственного за ведение проекта, своим замом и выделить ему кабинет в непосредственной близости к вам;
- поручить руководителю проекта рассказывать вам о любых попытках «непримирения» с новой системой в коллективе;
- поручить ему разработку требований и указаний, необходимых к исполнению со стороны других членов коллектива.
Вы должны продвигать свою линию и рассказывать сотрудникам о необходимости выполнения всех предписаний проекта.
Шаг 3. Выберите IT-решение
Не надо вестись на сказки специалистов-консультантов, а тем более – покупать непроверенные или недавно появившиеся на рынке программы. В идеале нужно:
- изучить российские компании, которые работают в вашей сфере, и узнать о внедренных ими решениях по автоматизации бизнес-процессов;
- рассматривать только те компании, где реализация системы автоматизации бизнес-процесса прошла удачно;
- убедиться в том, что автоматизация бизнес-процессов состоялась не только документально, но и на деле.
Важно непрерывно спорить со своими сотрудниками. Выслушивайте подчиненных, разговаривайте о возможных вариантах. Например, если ваша компания связана с производственной деятельностью, обойдитесь без внедрения именно на производстве дорогостоящей программы.
Шаг 4. Определите премиальные
Автоматизация бизнес-процессов не работает, если сотрудники компании не обладают достаточной мотивацией. Вам следует обсудить с собственником финансовые вопросы и договориться о сумме, которая будет направлена на премию за эффективное внедрение на предприятии автоматизации бизнес-процессов на каждом этапе.
Рассчитывать размер премии – очень субъективный вопрос. В этом случае важно не забывать о человеческом факторе, поскольку именно он является ключевым. Если вы – руководитель предприятия, то отлично знаете о запросах своих подчиненных. Кто-то вполне доволен небольшой премией за хорошую работу, а кто-то недоволен и годовой выплатой в качестве поощрения.
Если IT-система, которую вы внедряете, стоит недорого, не нужно устанавливать большой размер премий, ведь вы не заинтересованы в повышении стоимости проекта. Другой вопрос, если предстоит работать со сложной ERP-системой, которая позволит вам полностью перестроить деятельность предприятия. Здесь логично позаботиться о крупном размере премиального фонда, а то и повысить уровень затрат на IT-систему.
Мнение эксперта
Как повысить заинтересованность сотрудников в автоматизации
Андрей Кистенев ,
генеральный директор компании «Интото» (служба доставки Shop-Logistics), Москва
Именно работникам вашего предприятия предстоит изучать интерфейс программы. В связи с этим вполне логично выслушать их предложения по поводу изображения на экране, желаемого дизайна, кнопок на мониторе и прочих составляющих. Если вы будете работать в тесном формате со своими подчиненными, то непременно избежите «бунта» при введении автоматизации бизнес-процессов. Мне кажется, разумнее сотрудничать в данном вопросе не со всем коллективом, а с его частью, конкретно – с линейными руководителями. К примеру, в ходе совещания я озвучиваю некоторые жалобы клиентов, связанные с системой автоматизации бизнес-процессов, и советуюсь с подчиненными, что делать, чтобы избежать подобных ситуаций в дальнейшем.
В ходе обсуждения мы приходим к общему знаменателю и определяем, в чем причина того или иного сбоя. В данном случае я спрашиваю у начальника отдела, что нужно предпринять, чтобы избежать подобных ситуаций в дальнейшем. Руководитель, в свою очередь, осознает проблему и предлагает оптимальные пути ее решения. Поскольку он заинтересован в улучшении ситуации, то будет лично контролировать процессы внедрения автоматизации бизнес-процессов и следить за качеством работы всех сотрудников.
Исходя из практики нашей компании, могу сказать: каждый отдел на предприятии всегда уверен, что изменения коснутся его и именно с негативной стороны. В связи с этим общие собрания перед внедрением автоматизации бизнес-процессов очень полезны, поскольку вы получаете возможность более подробно разъяснить о ключевых моментах того или иного вопроса, а также выслушать пожелания и мнения сотрудников.
Как определить, какая система автоматизации бизнес-процессов необходима
Чтобы перейти от ручного рутинного труда к IT и сделать выполнение рабочих бизнес-процессов более быстрым и удобным, применяют именно системы автоматизации, состоящие из различных программ и сервисов. Говоря иначе, система автоматизации бизнес-процессов – это и сложная ERP-система, и «облачный» сервис. В любой системе автоматизации бизнес-процессов есть два ключевых элемента, один из которых ввод (сбор) информации, второй – предоставление обработанных данных в нужном для руководителя или профильного мастера типе или формате.
Есть хороший вариант моментального получения «воронки продаж». Необходимо лишь своевременно вносить сведения о коммуникациях с потенциальными покупателями товаров и услуг, указывать, в каком формате проводятся переговоры, успешны ли они, и по их результатам фиксировать в программе данные о сделках, которые состоялись. Так система автоматизации бизнес-процессов может существенно облегчить работу предприятия. Когда накопятся некоторые статистические данные, вы можете сделать вывод о качестве и интенсивности работы ваших менеджеров.
Стоит отметить, что все зависит от масштабности и многогранности бизнеса. Именно этот показатель влияет на количество исходных сведений, разнообразие и детальность итоговых отчетов о проделанной работе. Системы автоматизации по тому же принципу применяются для иных процессов. Благодаря продуманным IT-технологиям руководители предприятий могут за доли секунды получить важные для них данные, в частности, в каком количестве в компанию поступает прибыль, какие расходы несет компания, и какова их структура, насколько рентабельны проекты, эффективно ли работают менеджеры.
Выбирая систему автоматизации бизнес-процессов, помните, что у вас есть два варианта.
- Использовать типовой (коробочный) продукт.
- Разработать и внедрить индивидуальное программное решение.
Наиболее простой задачей представляется внедрение стандартного решения по автоматизации бизнес-процессов. Финансово, к тому же, это более выгодно. Но следует отметить, что не каждую типовую модель можно адаптировать к своему предприятию. В некоторых программах по автоматизации провести донастройки нельзя, либо подобные действия существенно ограничены. Это же распространяется на облачные сервисы.
Чтобы выбрать подходящую именно вам программу, нужно выполнить проработку значительного объема информационных данных. Современный рынок представлен программной продукцией и обладает своими преимуществами и нюансами. Важно ответить на ряд ключевых вопросов:
- Автоматизация бизнес-процессов и задач какого рода планируется.
- В соответствии ли находится функциональная составляющая программы с теми задачами, которые необходимо решить благодаря ей.
- Реально ли провести донастройку системы применительно к своей бизнес-практике.
- Можно ли будет внести изменения в систему в случае необходимости, если вдруг изменятся условия ведения бизнеса или процессы в нем.
- Является ли система простой и удобной в эксплуатации.
- Возможна ли интеграция системы с другими сервисами и приложениями.
- Возможно ли входить и работать в системе с планшета или смартфона.
- Есть ли сотрудник, которому можно было бы поручить реализацию технической поддержки.
- Какова стоимость поддержки и внедрения.
Чтобы ответить на эти вопросы, можно провести консультации со специалистами компаний, которые выпускают программное обеспечение. Хорошо, если вам также удастся пообщаться с предпринимателями, работающими над подобными проектами. Опираясь на их практические рекомендации и опыт, вы получите ценные сведения и сможете выбрать тот или иной продукт.
Какие есть средства и технологии автоматизации бизнес-процессов компании
Рассмотрим ряд распространенных в России средств автоматизации бизнес-процессов.
Enterprise Resource Planning, что также называют планированием ресурсов предприятия. В данном случае происходит автоматизация глобальных бизнес-процессов на предприятиях – финансового потока, сотрудников, операционной деятельности, управления производственным процессом. В крупных ERP-системах есть и бухучет, и функции для контроля, расчета зарплаты, учета кадров и времени, и управление финансами. Как правило, такими системами пользуются масштабные фирмы, подразделения которых находятся на разных территориях, в связи с чем руководство хочет знать, насколько прозрачны бизнес-процессы, как они формируются и трансформируются.
Чтобы внедрить Enterprise Resource Planning, необходимо тщательно подойти к данному вопросу, так как процесс касается разных отделов и категорий юзеров. Многие предприятия совершают большую ошибку, внедряя данную систему по автоматизации бизнес-процессов к себе в компанию, когда на деле не особо в ней нуждаются.
Customer Relationship Management (CRM-системы). Цель сложных программных решений данного типа – автоматизировать отношения с клиентами. В данный момент они имеют тесную связь с ПО SFA (Sales Force Automation) и включают в себя особенности обеих систем. Надо отметить, что автоматизация бизнес-процессов CRM на сегодняшний день – самое универсальное и востребованное ПО.
Работая с Customer Relationship Management, сотрудники компаний знают информацию о каждом из своих клиентов, управляют бизнес-процессами и выполняют ряд других функций. Ранее в качестве ключевых пользователей CRM выступали коммерческие службы и топ-менеджеры, но сейчас эти системы идеально подходят практически к каждому предприятию. Если необходимо, компания может выбрать автоматизацию бизнес-процессов CRM и применить ее для работы в своей отрасли.
Что касается различий в CRM-системах, здесь речь идет о количестве возможностей. Это может быть как сложная и многоступенчатая ERP, так и простая записная книжка. Если CRM-система составлена грамотно, ее можно легко интегрировать с 1С, разным ПО для работы аналитического и оперативного типа в фирмах.
PM (Project Management) являются системами, с помощью которых можно управлять проектами и целями, распределяя задачи по ответственным сотрудникам и оговаривая сроки их выполнения. Обычно подобные системы учитывают финансовые стороны проектов, ресурсы человеческого и материального характера. Пользуясь системой управления данного типа, вы можете контролировать выполнение задач в самом проекте, планировать результаты, узнавать о загрузке ресурсов.
Масштабы систем различны. Это могут быть как системы для крупных производств, так и небольших стартапов. Отличия также заключаются в функционале, целях и задачах.
Business Process Management System (BPMS). Речь идет об автоматизации бизнес-процессов. Это обособленный или соединенный с CRM/ERP/ECM вид ПО, который изучает процессы на предприятии как шаги в определенной последовательности с действиями и сроками, ответственными лицами на каждом из этапов. Подобные системы позволяют моделировать, запускать бизнес-процессы, а также производить их анализ. Business Process Management System (BPMS) дают возможности для создания алгоритмов бизнес-процессов с использованием как нативных редакторов, так и специальных нотаций (BPMN 2.0).
Сколько стоят услуги автоматизации бизнес-процессов
Сложно однозначно ответить на этот вопрос. Здесь можно провести аналогию, задав, к примеру, вопрос: «Сколько стоит дом?». Вы можете уложиться в миллион рублей, а можете в десять. Все зависит от качества стройматериалов, площади помещения, типа отделки. Так же и с ПО. Вам следует определить: решение каких задач первостепенно для вас, будет это типовым продуктом или настраиваемым, использование каких ресурсов вам потребуется, какое количество рабочих мест будет подключено и т.п.
Рассчитывая цену автоматизации бизнес-процессов, примите во внимание:
- Затраты на саму систему (цену коробки или стоимость аренды, если используете «облачные» приложения).
- Расходы, связанные с настройкой ПО и обучением сотрудников компании по работе с ним.
- Расценки на регулярное техобслуживание.
Здесь можно сказать и о непрямых расходах, куда входят, к примеру, временные затраты директора и других участников проекта, являющихся ключевыми.
Основные этапы автоматизации бизнес-процессов
Этап 1. Определение целей автоматизации
Чтобы принять решение о начале работы, связанной с автоматизацией бизнес-процессов, нужно определиться со стратегическими целями данного мероприятия. Подумайте, чего вы хотели бы достичь.
Этап 2. Формализация бизнес-процессов
Чтобы описать бизнес-процессы, определите, какие в нем есть подпроцессы, в какой последовательности следует выполнять все мероприятия, как движется информация, подумайте о наличии ресурсов и ограничений. Здесь учитываются также показатели эффективной работы и результативности бизнес-процессов: сколько времени и денег требуется на их выполнение, насколько качественен итоговый результат, насколько он точен и стабилен. На выходе получается реальная модель бизнес-процессов.
Этап 3. Оптимизация бизнес-процессов
Как только модели разработаны, специалисты проводят их тщательный анализ и переводят из реальной модели в желаемую. После этого составляют план мероприятий, которые позволили бы достичь заданные цели с использованием бизнес-процессов. В завершении данного этапа происходит выстраивание бизнес-процессов для исключения задержек, лишних и необязательных операций. В результате проведения оптимизации оргструктура компании может быть реорганизована.
Этап 4. Разработка технического задания
Определение точных задач, решение которых зависит от участия владельцев.
Этап 5. Кодирование бизнес-процессов и разработка должностных инструкций
Процесс кодирования информации производится организациями, занимающимися внедрением. Для простоты обучения и эксплуатации систем, рекомендуется разрабатывать служебные инструкции на ранних этапах.
Этап 6. Обучение персонала
Обучение персонала необходимо в тех случаях, когда происходит изменение структуры работы. Этот этап предполагает возможность сопротивления ввиду изменений в составе сотрудников.
Этап 7. Опытная эксплуатация
Для того чтобы оценить продуктивность введенных систем, применяйте ее на практике. Это поможет избежать вам возможных ошибок.
Как внедряется автоматизация бизнес-процессов на предприятии
Внедрением называется процесс предоставления ПО бизнесу, который нуждается в усовершенствовании.
Простыми задачами «внедрения» принято считать, например, установку ПО на компьютеры компании, регистрацию в удаленных сервисах, копирование данных и так далее. После этих операций можно переходить на этап эксплуатации, приступая к работе в привычном режиме, начинать заполнение клиентской базы и др.
Более сложными заданиями называются те, для выполнения которых составляется план, разрабатывается алгоритм решения определенных задач, дорабатываются системы под определенные требования компании. На следующем этапе выбираются специалисты в сфере программирования для проведения автоматизации бизнес-процессов. Выбор состоит из двух более востребованных вариантов. Например, программисты, специально вызванные извне, и программисты, работающие в вашей организации.
Разберем оба варианта создания автоматизации бизнес-процессов, которые, на первый взгляд, кажутся не столь примечательными.
Остановив свой выбор на программистах из вашей компании, вы на шаг приближаетесь к успешному выполнению поставленных задач, потому что ваши специалисты уже понимают, на чем специализируется компания. Они и правда имеют представление о вашей фирме, но это еще не гарантирует хорошего результата, так как их отношение к работе не столь ответственное, как должно быть. У вас не получится составить для специалистов определенный график или увеличить скорость работы. Нормированный рабочий день программистов предполагает работу по основным вопросам, а вот времени на работу по автоматизации бизнес-процессов недостаточно. Замена таких работников невозможна, так как язык написания кодов уникален у каждого программиста.
А вот специалистам извне неизвестен род деятельности вашей компании, что непременно скажется на качестве выполняемой ими работы. В основном, им несвойственен должный подход к работе, поэтому следует с осторожностью относиться к выбору специалистов для автоматизации бизнес-процессов на вашем предприятии.
При выборе специалистов по внедрению системы автоматизации бизнес-процессов, нужно серьезно отнестись к характеристикам предполагаемых партнеров. Для этого необходимо провести исследование и изучить цены на рынке услуг. Удовлетворительное соотношение цены и качества встречается крайне редко. Поэтому установите для себя ограничения в тарифах и руководствуйтесь этим при выборе партнера. Крайне важно наличие у партнера сертификата соответствий согласно международному стандарту ISO.
После выбора некоторых специалистов желательна реальная встреча со всеми потенциальными партнерами. Задайте ряд вопросов, напрямую касающихся введения в компании систем автоматизации бизнес-процессов. Узнайте, например, каковы условия заключения сделки, имеется ли опыт работы с компаниями, род деятельности которых схож с вашим. Благодаря этой информации вы будете иметь представление о вашем, возможно, будущем партнере.
Чтобы грамотно сделать выбор в пользу какой-либо организации, следует учитывать уровень вашей компании. Если фирма является не крупным брендом, а небольшим предприятием, который занимается одним видом деятельности, лучше всего будет выбрать партнера такого же уровня. В этом случае работа с подобными организациями будет идти быстрее и стабильнее, так как вопросы, возникающие у вас, лучше решать именно с небольшими компаниями.
Какие риски скрывает даже самая эффективная автоматизация бизнес-процессов
Нельзя забывать о возможных рисках после процесса внедрения. Риски могут быть разными. Все зависит от изменения срока выполнения, внедрения до протеста со стороны сотрудников и возможных изменений в структуре бизнес-задач. Во избежание возможных рисков важно серьезно подойти к поиску квалифицированных специалистов, изучить имеющееся ПО для будущей стабильной работы систем. При личном участии хозяина бизнеса шансы на успешный «апгрейд» значительно увеличиваются. При выполнении всех перечисленных выше рекомендаций вам гарантирован благоприятный результат.
Грамотное разъяснение компании о пользе и результативности автоматизации бизнес-процессов поможет избежать возможного сопротивления работников. После разъяснения у сотрудников должно создаться ощущение неизменности принятого решения. При возникновении каких-либо проблем следует решать их незамедлительно, так как любая задержка приведет к существенному ухудшению работы компании. Для улучшения процесса внедрения автоматизации бизнес-процессов рекомендуется поощрять сотрудников премиями. Этим приемом можно добиться улучшения качества выполняемой работы.
Проблемы автоматизации бизнес-процессов и способы их решения
Проблема 1. Проект не разбит на управляемые блоки, не выделены контрольные точки, и в результате сроки реализации проекта затягиваются
Для разных направлений проекта существуют различные варианты решения:
- Для полноценной работы следует выделить несколько направлений, а для контроля за ними – назначить руководителей.
- Также следует выделить общие логические схемы, установить последовательность операций по внедрению системы автоматизации бизнес-процессов, проанализировать конечный результат вашей работы.
Проблема 2. Не определены логические рамки проекта, постоянно возникают новые пожелания, что приводит к затягиванию проекта
Нужно четко указать в утвержденном документе ограничения (рамки) для выбранного вами проекта. Этими ограничениями могут являться технические задания, проекты и проектные решения. Процесс автоматизации бизнес-процессов должен четко отражать все цели данного плана.
Проблема 3. Ресурсы привлекаются в проект не вовремя, их качество не соответствует решаемым задачам
Оцените необходимый объем ресурсов и сроки их вовлечения. Ответьте честно на вопрос: есть ли эти ресурсы сейчас, будут ли в нужный момент? Найдите компромисс между потребностью в ресурсах, их наличием и сроками реализации проекта.
Проблема 4. Персонал компании оказывает сопротивление
С помощью различных информационных ресурсов сообщайте сотрудникам об автоматизации бизнес-процессов. Большое внимание уделяйте информации, в которой рассказывается о важности и ценности внедрения. Объявляйте сотрудникам о заинтересованности вышестоящих лиц в исходе процесса. Найдите организатора протеста, постарайтесь уладить конфликт, в случае неудачи – увольте.
Проблема 5. Отчетность о ходе проекта носит формальный характер, реальных демонстраций и тестирования функциональных возможностей не происходит.
Выделение отличных результатов среди возможных неудач поможет организовать весь рабочий процесс. Для предотвращения будущих срывов сроков изучите всевозможные варианты решения проблемы. Например, проведите анализ полученных результатов после определенного периода времени. Если итоги не удовлетворяют сотрудников компании, доработайте показатели до идеала.
Проблема 6. Отсутствует эффективная система управления проектом .
Во время совещаний, на которых вы присутствуете, видите, как сотрудники компании участвуют в спорах, конфликтах, тем самым демонстрируя неуверенность. Для устранения таких конфликтов рекомендуется нанять специалиста по конфликтологии, который поможет урегулировать все имеющиеся сложные ситуации.
Проблема 7. Проект имеет низкий приоритет у исполнителя и выполняется по остаточному принципу.
Исполнитель не заинтересован в работе и не уделяет проекту достаточного количества времени. Нужно попытаться найти причины такого халатного отношения к проекту и попробовать устранить их. В случае неизменности ситуации следует заменить исполнителя.
Проблема 8. Не определены цели проекта, не утверждены критерии достижения целей и оценки результатов проекта .
Оценивание результатов происходит по личным предпочтениям, что пагубно сказывается на общей оценке всего проекта. Критерии оценки составляются индивидуально, в зависимости от направления проекта. Например, направление «Управление отношений с должником» обязывает к созданию критерия успешности, которое помогает компании грамотно подходить к вопросу о задолженностях клиентов. Таким критерием может являться увеличение процентной ставки на фиксированную сумму (1,45 % годовых). Определение цели проекта для последующих этапов реализации поставленной задачи поможет компании быстрее добиться положительных результатов.
Информация об экспертах
Анатолий Зубейров , генеральный директор компании «Миллсистемс», Москва. Компания «Миллсистемс» является официальным дистрибьютором информационной системы Sellora Management System. Sellora Management System – это система управления ERP, отвечающая запросам любого бизнеса и подходящая для любого предприятия. Кроме того, система отлично оптимизирована под реалии российского рынка, т.е. учитывает все национальные особенности отечественного делопроизводства.
Алексей Тулешов , генеральный директор компании «Сити-Бокс», Москва. Сфера деятельности: предоставление в аренду частным лицам складских ячеек (или боксов). Количество складов: 2. Численность персонала: 20. Годовой оборот: свыше 100 млн руб. (в 2012 году).
Андрей Кистенев , генеральный директор компании «Интото» (служба доставки Shop-Logistics), Москва. Андрей Кистенев окончил МФТИ. С 2008 года работает в области электронной коммерции; ранее участвовал в проектах по автоматизации бизнеса. Сфера деятельности: грузоперевозки, в том числе по заявкам интернет-магазинов. Численность персонала: 30 (в штате), 40–70 курьеров (штатных и внештатных).
