Descrizione del lavoro del segretario
HO APPROVATO
direttore generale
Cognome I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.
1. Disposizioni generali
1.1. Il segretario appartiene alla categoria degli esecutori tecnici.
1.2. Il segretario è nominato e revocato per ordine del direttore generale della società.
1.3. Il segretario riporta direttamente al direttore generale/responsabile dell'unità strutturale della società.
1.4. Durante l'assenza del segretario, i suoi diritti e doveri sono trasferiti ad un altro funzionario, come annunciato nell'ordine dell'organizzazione.
1.5. Alla carica di segretario viene nominata una persona che soddisfa i seguenti requisiti: istruzione superiore, specializzazione secondaria superiore o secondaria incompleta, esperienza in lavori simili per almeno sei mesi, conoscenza delle apparecchiature per ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, stampante), Microsoft Programmi per ufficio (Word, Excel).
1.6. Il Segretario è guidato nella sua attività da:
- atti legislativi della Federazione Russa;
- Lo statuto della società, i regolamenti interni sul lavoro e altri regolamenti della società;
- ordini e istruzioni della direzione;
- questa descrizione del lavoro.
2. Responsabilità lavorative del segretario
Il segretario svolge i seguenti compiti:
2.1. Svolge attività di supporto organizzativo e tecnico per le attività amministrative e amministrative del responsabile.
2.2. Accetta la corrispondenza ricevuta a titolo oneroso dal responsabile, la trasmette in conformità con la decisione presa alle unità strutturali o ad un esecutore specifico per l'utilizzo nel processo di lavoro o nella preparazione delle risposte.
2.3. Accetta documenti e dichiarazioni personali per la firma del manager.
2.4. Risponde alle telefonate, registra e trasmette le informazioni ufficiali al manager, organizza conversazioni telefoniche con il manager.
2.5. Per conto del manager, redige lettere, richieste e altri documenti.
2.6. Esegue il lavoro di preparazione delle riunioni e delle riunioni tenute dal manager (raccogliendo i materiali necessari, notificando ai partecipanti l'ora e il luogo della riunione, l'ordine del giorno, la loro registrazione), mantiene e redige verbali di riunioni e riunioni.
2.7. Monitora l'esecuzione da parte dei dipendenti dell'impresa degli ordini e delle istruzioni impartiti, nonché il rispetto delle scadenze per l'adempimento delle istruzioni e delle istruzioni del responsabile, prese sotto controllo.
2.8. Fornisce al posto di lavoro del manager le attrezzature organizzative necessarie, le forniture per ufficio e crea condizioni favorevoli al lavoro efficace del manager.
2.9. Organizza l'accoglienza dei visitatori, facilita la pronta considerazione delle richieste e dei suggerimenti dei dipendenti.
2.10. Forma i fascicoli secondo la nomenclatura approvata, ne garantisce la sicurezza e li deposita negli archivi entro i tempi stabiliti.
2.11. Organizza viaggi d'affari per il manager: ordina biglietti aerei e ferroviari, prenota alberghi.
2.12. Esegue incarichi ufficiali individuali dal suo diretto superiore.
3. Diritti del segretario
Il segretario ha il diritto:
3.1. Ricevere informazioni, comprese informazioni riservate, nella misura necessaria per risolvere i compiti assegnati.
3.2. Presenta proposte al management per migliorare il tuo lavoro e quello dell’azienda.
3.3. Richiedere personalmente o per conto del manager ai dipartimenti dell'impresa e ad altri specialisti informazioni e documenti necessari per adempiere ai suoi doveri ufficiali.
3.4. Richiedere alla direzione di creare condizioni normali per lo svolgimento dei compiti ufficiali e la sicurezza di tutti i documenti generati come risultato delle attività dell'azienda.
3.5. Prendi decisioni di tua competenza.
4. Responsabilità del segretario
Il segretario ha il compito:
4.1. Per inadempimento e/o adempimento intempestivo e negligente dei propri doveri d’ufficio.
4.2. Per mancato rispetto delle istruzioni, degli ordini e dei regolamenti vigenti sul mantenimento dei segreti commerciali e delle informazioni riservate.
4.3. Per violazione delle norme interne sul lavoro, della disciplina del lavoro, delle norme di sicurezza e di sicurezza antincendio.
Descrizione del lavoro del segretario
Questa descrizione del lavoro è stata sviluppata e approvata sulla base di un contratto di lavoro con Natalya Vladimirovna Ivanova e in conformità con
disposizioni del Codice del lavoro della Federazione Russa e altre normative
atti che regolano i rapporti di lavoro nella Federazione Russa.
1. Disposizioni generali
1.1. Il segretario appartiene alla categoria dei dirigenti tecnici; viene assunto e licenziato per ordine del direttore dell'impresa.
1.2. Alla carica di segretario è nominata una persona con un'istruzione professionale superiore, senza presentare requisiti di esperienza lavorativa, o una formazione professionale secondaria ed esperienza lavorativa nella specialità di almeno 2 anni.
1.3. Il segretario del direttore riferisce direttamente al capo dell'impresa.
1.4. Nella sua attività, il segretario del gestore è guidato da:
documenti normativi sul lavoro svolto;
materiali metodologici relativi a questioni rilevanti;
lo statuto dell'impresa;
norme sul lavoro;
ordini e istruzioni del direttore dell'impresa (responsabile diretto);
questa descrizione del lavoro.
1.5. La segretaria del direttore deve sapere:
risoluzioni, istruzioni, ordini e altro materiale orientativo e documenti normativi relativi alle attività dell'impresa e alla tenuta dei registri;
struttura e gestione dell'impresa e delle sue divisioni;
organizzazione del lavoro d'ufficio;
modalità di registrazione e trattamento dei documenti;
lavoro d'archivio;
dattiloscritto;
regole per l'uso dei citofoni;
standard per un sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa;
regole per la stampa di lettere commerciali utilizzando moduli standard;
fondamenti di etica ed estetica;
regole della comunicazione d'impresa;
nozioni di base di organizzazione e gestione del lavoro;
regole per il funzionamento delle apparecchiature informatiche;
fondamenti di diritto amministrativo e di legislazione del lavoro;
normative interne sul lavoro;
norme e regolamenti di tutela del lavoro.
1.6. Durante l'assenza del segretario del dirigente, le sue funzioni sono svolte secondo le modalità prescritte da un incaricato nominato, il quale ha la piena responsabilità del corretto svolgimento dei compiti affidatigli.
2. FUNZIONI
Al segretario del dirigente sono attribuite le seguenti funzioni:
2.1. Svolgimento di lavori sul supporto organizzativo e tecnico per le attività amministrative e amministrative del capo dell'impresa.
2.2. Conservazione dei registri.
2.3. Organizzazione dell'accoglienza dei visitatori.
3. RESPONSABILITÀ LAVORATIVE
Per svolgere le funzioni assegnategli, il segretario del capo dell'impresa è tenuto a:
3.1. Svolgere lavori sul supporto organizzativo e tecnico per le attività amministrative e amministrative del capo dell'impresa.
3.2. Accettare la corrispondenza ricevuta a titolo oneroso dal responsabile, trasferirla in conformità con la decisione presa a unità strutturali o esecutori specifici per l'utilizzo nel processo di lavoro o nella preparazione delle risposte.
3.3. Svolgere lavori d'ufficio, eseguire varie operazioni utilizzando la tecnologia informatica progettata per raccogliere, elaborare e presentare informazioni durante la preparazione e l'assunzione di decisioni.
3.4. Accettare documenti e dichiarazioni personali per la firma da parte del capo dell'impresa.
3.5. Preparare documenti e materiali necessari per il lavoro del manager.
3.6. Monitorare la revisione tempestiva e la presentazione da parte delle unità strutturali e degli esecutori specifici dei documenti ricevuti per l'esecuzione, verificare la correttezza delle bozze dei documenti preparati presentati al gestore per la firma e garantirne la modifica di alta qualità.
3.7. Organizzare conversazioni telefoniche con il dirigente, registrare le informazioni ricevute in sua assenza e portarne alla sua attenzione il contenuto, trasmettere e ricevere informazioni tramite citofoni (telefax, telex, ecc.), nonché messaggi telefonici, portare tempestivamente alla sua attenzione modo delle informazioni ricevute attraverso i canali di comunicazione.
3.8. Per conto del manager, redige lettere, richieste, altri documenti e prepara le risposte agli autori delle lettere.
3.9. Eseguire il lavoro sulla preparazione delle riunioni e delle riunioni tenute dal manager (raccolta dei materiali necessari, notificando ai partecipanti l'ora e il luogo della riunione, l'ordine del giorno, la loro registrazione), mantenendo e redigendo verbali di riunioni e riunioni.
3.10. Monitorare l'esecuzione da parte dei dipendenti dell'impresa degli ordini e delle istruzioni emessi, nonché il rispetto delle scadenze per l'adempimento delle istruzioni e delle istruzioni del capo dell'impresa, prese sotto controllo.
3.11. Mantenere un file di controllo e registrazione.
3.12. Fornire al posto di lavoro del manager le attrezzature organizzative e le forniture per ufficio necessarie e creare condizioni favorevoli al suo lavoro efficace.
3.13. Sotto la direzione del manager, stampa i materiali ufficiali necessari per il suo lavoro o inserisce le informazioni attuali nella banca dati.
3.14. Organizzare l'accoglienza dei visitatori, facilitare la pronta considerazione delle richieste e dei suggerimenti dei dipendenti.
3.15. Formare i file secondo la nomenclatura approvata, garantirne la sicurezza e trasmetterli agli archivi entro i tempi stabiliti.
3.16. Copiare i documenti su una fotocopiatrice personale.
Il segretario ha il diritto:
4.1. Conoscere i progetti di decisione della direzione aziendale riguardanti le sue attività.
4.2. Presentare proposte per il miglioramento del lavoro relativo alle responsabilità previste nelle presenti istruzioni affinché siano esaminate dalla direzione.
4.3. Ricevere dai capi delle divisioni strutturali, dagli specialisti le informazioni e i documenti necessari per svolgere le proprie mansioni lavorative.
4.4. Richiedere alla direzione dell'impresa di fornire assistenza nell'adempimento dei propri doveri e diritti ufficiali.
5. RESPONSABILITÀ
Il segretario ha il compito:
5.1. Per inadempimento (prestazione impropria) delle proprie mansioni lavorative previste dalla presente descrizione del lavoro, nei limiti determinati dalla normativa vigente in materia di lavoro.
5.2. Per i reati commessi nell'esercizio della propria attività – nei limiti determinati dalla vigente normativa amministrativa, penale e civile.
5.3. Per aver causato danni materiali - nei limiti determinati dalla legislazione vigente in materia di lavoro, penale e civile.
Ho letto questa descrizione del lavoro: Appuntamento. Firma.
1. Disposizioni generali
1.1. Il segretario appartiene alla categoria degli specialisti aziendali ed è assunto e licenziato dal direttore.
1.2. Il compito principale del segretario è il supporto organizzativo e documentale per le attività gestionali.
1.3. Il Segretario riporta direttamente al Direttore Generale della Società.
1.4. Il segretario deve avere le competenze per organizzare il lavoro con documenti, redigere documentazione, organizzare il lavoro manageriale, utilizzare attrezzature informatiche e organizzative (fax, stampante, scanner, fotocopiatrice, minicentrale telefonica automatica), conoscere la cultura del lavoro e l'etica del lavoro, la salute sul lavoro , sicurezza e protezione antincendio.
2. Funzioni
Al segretario sono attribuite le seguenti funzioni:
2.1. Servizi di informazione e consultazione di documenti aziendali.
2.2. Orientamento metodologico e controllo sull'organizzazione del lavoro d'ufficio nelle divisioni strutturali della Società.
2.3. Documentare l'attività degli organi consultivi della Società.
2.4. Servizi operativi e organizzativi al management.
2.5. Conservazione e preparazione della documentazione e dei registri del personale.
3. Responsabilità lavorative
Il segretario deve:
3.1. Preparare i documenti necessari, garantire le attività finanziarie ed economiche della Società.
3.2. Fornire ricezione, contabilità, registrazione, controllo sull'esecuzione di documenti, servizi di informazione e consultazione e archiviazione delle informazioni sui documenti.
3.3. Monitorare la qualità della preparazione, la correttezza della redazione, il coordinamento e l'approvazione dei documenti presentati per la firma alla direzione dell'impresa.
3.4. Monitorare l'esecuzione dei documenti e delle istruzioni della direzione, adottare misure tempestive volte alla loro esecuzione tempestiva e di alta qualità.
3.5. Ricevi e distribuisci la posta in arrivo, nonché invia la posta in uscita.
3.6. Mantenere la comunicazione operativa con organizzazioni di terze parti (sia commerciali che governative).
3.7. Ricevi visitatori.
3.8. Eseguire interventi di supporto documentale per la gestione del personale aziendale:
Preparazione degli ordini per il personale;
Registrazione di carte personali del modulo N T-2 o file personali;
Registrazione dei libri di lavoro;
Registrazione e mantenimento dei contratti di lavoro (accordi);
Preparazione di documenti di viaggio;
Registrazione dei certificati di inabilità al lavoro;
Mantenere i fogli presenze;
Predisposizione e archiviazione della normativa locale sul personale;
Organizzazione della tempestiva familiarità dei nuovi dipendenti della Società con la documentazione necessaria per lo svolgimento delle proprie mansioni lavorative, nonché della familiarità dei dipendenti con le firme con gli ordini, le istruzioni del capo della Società, i capi delle divisioni strutturali e altri documenti sul personale gestione della Società;
Rilascio di certificati di esperienza lavorativa e retribuzione.
3.9. Garantire l'esecuzione dei lavori di battitura e copiatura.
3.10. Condurre una selezione annuale dei documenti per l'archiviazione o la distruzione.
3.11. Ricevere e distribuire chiamate.
3.12. Garantire il funzionamento dell'ufficio, ordinando acqua, cibo per le pause caffè e forniture per ufficio.
3.13. Eseguire le istruzioni individuali della direzione.
Il segretario ha il diritto:
4.1. Richiedere ai servizi funzionali i materiali necessari, nonché spiegazioni sui motivi del ritardo nel completamento delle attività e istruzioni da parte della direzione.
4.2. Esaminare i documenti e inoltrarli per l'esecuzione ai manager e agli specialisti della Società.
4.3. Prendi decisioni di tua competenza.
4.4. Interagire con tutti i servizi (dipendenti) della Società su questioni relative alla verifica dell'esecuzione dei documenti e alla presentazione delle informazioni necessarie alla direzione.
5. Responsabilità
Il Segretario è responsabile;
5.1. La qualità dei documenti presentati per la firma alla direzione dell'impresa.
5.2. Atteggiamento negligente e negligente nei confronti della registrazione e della conservazione dei documenti.
5.3. Sicurezza della documentazione, divulgazione delle informazioni.
5.4. Esercizio poco chiaro e intempestivo delle mansioni lavorative previste nelle presenti istruzioni.
Campione tipico
HO APPROVATO
___________________________________ (iniziali, cognome)
(nome dell'organizzazione, pre-_______________________
accettazione, ecc., la sua organizzazione (direttore o altro funzionario)
forma giuridica) persona ufficiale, autorizzata
cosa bisogna affermare
istruzioni finali)
" " ____________ 20__
Descrizione del lavoro
Segretario del capo
______________________________________________
(nome dell'organizzazione, dell'impresa, ecc.)
" " ______________ 20__ N_________
Questa descrizione del lavoro è stata sviluppata e approvata da
in base a un contratto di lavoro con _______________________________________________________
(nome della posizione della persona per la quale
________________________________________________________________ e in conformità con
questa descrizione del lavoro è stata compilata)
disposizioni del Codice del lavoro della Federazione Russa e altre normative
atti che regolano i rapporti di lavoro nella Federazione Russa.
I. Disposizioni generali
1.1. La segretaria del dirigente appartiene alla categoria tecnica
artisti.
1.2. Una persona che ha
istruzione professionale superiore, senza requisiti di esperienza
lavoro o istruzione professionale secondaria ed esperienza lavorativa
specialità da almeno __________ anni.
1.3. Nomina alla carica di segretario del capo e revoca
da lei viene eseguito per ordine del capo dell'impresa previa presentazione
1.4. Il segretario deve sapere:
- delibere, istruzioni, ordinanze, altre disposizioni e
documenti normativi di organi superiori e di altri organi riguardanti
attività dell'impresa;
- regolamenti, istruzioni, altri documenti normativi per la manutenzione
lavoro d'ufficio;
- struttura e gestione dell'impresa e delle sue divisioni;
- statuto dell'impresa;
- organizzazione del lavoro d'ufficio;
- modalità di registrazione e trattamento dei documenti;
- lavoro d'archivio;
- dattilografia;
- regole per l'uso dei citofoni;
- standard di un sistema organizzativo e amministrativo unitario
documentazione;
- regole per la stampa di lettere commerciali utilizzando moduli standard;
- fondamenti di etica ed estetica;
- regole della comunicazione d'impresa;
- regole per il funzionamento delle apparecchiature informatiche;
- nozioni di diritto amministrativo e di legislazione del lavoro;
- normativa interna del lavoro;
- norme e regolamenti di tutela del lavoro, precauzioni di sicurezza,
servizi igienico-sanitari industriali e protezione antincendio;
1.5. Il segretario riporta direttamente al direttore
________________________________________________________________________.
(impresa, unità strutturale)
1.6. Durante l'assenza del segretario (ferie, malattia, ecc.), il suo
le funzioni sono svolte da una persona nominata secondo la procedura stabilita,
che acquisisce i diritti corrispondenti e ne è responsabile
corretto svolgimento dei compiti affidatigli.
1.7. ______________________________________________________________.
II. Responsabilità lavorative
Segretario:
2.1. Svolge attività di supporto organizzativo e tecnico
attività amministrativo-amministrative del dirigente.
2.2. Accetta la proposta affinché venga esaminata dal manager
corrispondenza, la trasferisce secondo la decisione presa a
unità strutturali o esecutori specifici per l'uso in
processo di lavoro o preparazione delle risposte.
2.3. Svolge lavoro d'ufficio, esegue varie operazioni con
l'uso della tecnologia informatica progettata per la raccolta, l'elaborazione e
presentazione delle informazioni durante la preparazione e l’assunzione di decisioni.
2.4. Accetta documenti e dichiarazioni personali per la firma del manager.
2.5. Prepara documenti e materiali necessari per il lavoro
leader.
2.6. Garantisce revisione e invio tempestivi.
divisioni strutturali e specifici esecutori di documenti,
presentati al responsabile per la firma, ne garantisce la qualità
modifica.
2.7. Organizza colloqui telefonici con il gestore,
registra le informazioni ricevute in sua assenza e le porta alla sua attenzione
informazioni sui suoi contenuti, trasmette e riceve informazioni tramite
apparecchi riceventi e intercomunicanti (telefax, telex, ecc.), nonché
messaggi telefonici, porta tempestivamente le informazioni alla sua attenzione,
ricevuto tramite i canali di comunicazione.
2.8. Per conto del gestore, compone lettere, richieste, ecc.
documenti, prepara le risposte agli autori delle lettere.
2.9. Svolge attività di preparazione di riunioni e conferenze,
effettuato dal responsabile (raccolta del materiale necessario, notifica
partecipanti circa l'ora e il luogo della riunione, l'ordine del giorno, la loro registrazione),
mantiene e prepara verbali di riunioni e convegni.
2.10. Monitora l'esecuzione da parte dei dipendenti dell'impresa
ordini e istruzioni impartiti, nonché il rispetto delle scadenze
adempiendo alle istruzioni e alle istruzioni del responsabile, prese sotto controllo.
2.11. Mantiene un file di controllo e registrazione.
2.12. Fornisce al posto di lavoro del manager il necessario
attrezzature organizzative, forniture per ufficio,
crea condizioni favorevoli al lavoro efficace di un leader.
2.13. Stampa materiali ufficiali come indicato dal manager,
necessarie al suo funzionamento, oppure inserisce informazioni aggiornate nella banca dati.
2.14. Organizza l'accoglienza dei visitatori, promuove l'efficienza
considerazione delle richieste e dei suggerimenti dei dipendenti.
2.15. Forma casi secondo la nomenclatura approvata,
ne garantisce l'incolumità e li deposita tempestivamente negli archivi.
2.16. Svolge i singoli incarichi ufficiali del manager.
2.17. _____________________________________________________________.
III. Diritti
Il segretario ha il diritto:
3.1. Conoscere i progetti di decisione della direzione aziendale,
relativi alle sue attività.
3.2. Presentare proposte da sottoporre all'esame della direzione
miglioramento del lavoro correlato alle responsabilità previste
questa istruzione.
3.3. Nei limiti delle vostre competenze informate immediatamente
al manager in merito a tutte le carenze individuate nel processo di adempimento delle loro
responsabilità lavorative e avanzare proposte per eliminarle.
3.4. Richiesta personalmente o per conto della direzione aziendale da
informazioni e documenti sulle unità strutturali e sugli specialisti,
necessari per svolgere le proprie mansioni lavorative.
3.5. Richiedere alla direzione dell'impresa di fornire assistenza
adempimento dei loro doveri e diritti ufficiali.
3.6. ______________________________________________________________.
IV. Responsabilità
Il segretario ha il compito:
4.1. Per prestazioni inadeguate o mancato adempimento dei propri doveri
mansioni previste nella presente descrizione del lavoro, in
entro i limiti determinati dalla legislazione sul lavoro della Federazione Russa.
4.2. Per i reati commessi nell'esercizio della propria
attività - entro i limiti determinati dalle norme amministrative, penali e
legislazione civile della Federazione Russa.
4.3. Per aver causato danni materiali - entro i limiti specificati
legislazione civile e del lavoro della Federazione Russa.
La descrizione del lavoro è stata sviluppata in conformità con ________________
(Nome,
_____________________________.
numero e data del documento)
Responsabile unità strutturale (iniziali, cognome)
_________________________
(firma)
" " _____________ 20__
CONCORDATO:
Responsabile del dipartimento legale
(iniziali, cognome)
_____________________________
(firma)
" " ________________ 20__
Ho letto le istruzioni: (iniziali, cognome)
_________________________
(firma)
Ogni ufficio pubblico ha bisogno di una persona che accolga i visitatori. Eccellenti capacità di comunicazione telefonica ed e-mail sono importanti per gli addetti alla reception, ma la capacità di comunicare di persona è ciò che distingue un receptionist da un rappresentante del servizio clienti. Dopotutto, quando una persona (fornitore, cliente, partner) entra in ufficio, la prima cosa che vede è la segretaria, e la prima impressione è sempre importante.
Passi
Qualifiche richieste
- Un ottimo modo per organizzare il tuo spazio di lavoro è prendersi il tempo per ordinare i tuoi documenti in un ordine che funzioni per te. È molto importante sapere di quali documenti e informazioni potrebbero aver bisogno il tuo capo, i tuoi colleghi o i tuoi clienti. Conserva tutti i documenti in file separati. Possono essere sullo schermo del computer o in formato cartaceo. Ordina i documenti nell'ordine che preferisci. Se hai bisogno di adesivi colorati, usali.
- Essere organizzati significa anche cercare dentro di sé la motivazione per lavorare. Non hai bisogno che nessun altro ti controlli. Se sei organizzato, saprai quali attività devono essere svolte quotidianamente e quali devono essere eseguite per prime.
- Tieni i numeri di telefono a portata di mano. Ce ne sono moltissimi, ad esempio numeri di telefono di dipendenti, appaltatori, partner, contatti urgenti e così via. Ne avrai bisogno in qualsiasi momento. Conservateli in un Rolodex o in un altro programma per computer appropriato.
-
Studia le tecnologie moderne. Il dispositivo numero uno con cui lavora una segretaria è il telefono, quindi impara tutti i pulsanti e le funzioni. Anche l’alfabetizzazione informatica è importante: la maggior parte dei segretari dovrebbe essere in grado di utilizzare la posta elettronica e lavorare con documenti elettronici. È utile anche saper creare una tabella in Excel e saper utilizzare i programmi di settore.
- Tieni presente che se hai una fotocopiatrice, uno scanner o una stampante accanto alla tua scrivania, li utilizzerai continuamente (e aiuterai i colleghi che hanno problemi ad usarli). Una volta che sai quali macchine vengono utilizzate nel tuo ufficio, acquisisci familiarità con le funzioni di base di queste macchine e con come risolvere i problemi più comuni.
-
Sii un dipendente affidabile. Tutti contano sempre sulla segretaria. Se nessuno risponde alle chiamate in azienda o c’è un’intera fila di persone in attesa di risposta, allora questa è una manifestazione della debolezza dell’azienda. Risolvere tali problemi dovrebbe essere la tua priorità. Se il tuo management sa che puoi contare su di te e che sei sempre pronto ad aiutarti, allora diventerai indispensabile.
Imparare bello da ascoltare . Gran parte del lavoro di una segretaria è ascoltare le persone. Ascoltare la domanda di un cliente al telefono, ottenere le informazioni di cui hai bisogno: tutto questo è solo una manifestazione della capacità di ascolto. La capacità di ascoltare correttamente le informazioni ti renderà più efficace. Sarai in grado di risolvere i problemi più velocemente se capisci chiaramente cosa ti sta chiedendo di fare esattamente la persona.
Prendi appunti su tutto. Se il tuo manager ti chiede di fare qualcosa, annota i dettagli. Se un cliente chiama, annota le informazioni su di lui (nome, informazioni di contatto, scopo della chiamata, ecc.). Gli appunti sono un ottimo modo per rimanere organizzati e ti ricorderanno tutte le piccole cose che senza di essi dimenticheresti in poche ore. Prendi appunti su un quaderno e tienilo sempre con te. Rimarrai sorpreso da quanto possano essere utili, soprattutto se stai cercando di ricordare cosa voleva la persona che ti ha chiamato cinque ore fa.
- Assicurati di aver scritto il messaggio in dettaglio e rileggi ciò che hai scritto. E, cosa più importante, non aver paura di ricontrollare il messaggio e le informazioni di contatto della persona che ti chiama. Questo è l'unico modo per essere sicuri di aver scritto tutto correttamente.
-
Rispondi educatamente al telefono utilizzando i saluti standard. Ad esempio: “[nome azienda], buon pomeriggio. Mi chiamo XXX, come posso aiutarti?" Prova a rispondere dopo il primo o il secondo squillo del telefono. È inaccettabile far aspettare più di un minuto (credetemi sulla parola, è molto più lungo di quanto pensiate).
- Ascolta attentamente i nomi di coloro che ti chiamano. Se necessario, ripetere il nome del chiamante. I telefoni cellulari spesso distorcono i suoni. Annota il nome della persona con cui stai parlando se è difficile da pronunciare.
- Se stai trasferendo una chiamata a un altro interlocutore, fallo utilizzando frasi standard: "Attendere un minuto". Se l'abbonato è occupato, puoi dire: “Scusate, XXX è al telefono adesso. Aspetterai finché non sarà libero o vuoi lasciare qualche messaggio?" Ringrazia educatamente il chiamante e agisci secondo i suoi desideri.
-
Tratta eventuali corrieri o addetti alle consegne con la stessa professionalità e rispetto di qualsiasi altro visitatore.
Assicurati che la tua firma sia leggibile. Forse i corrieri avranno bisogno di istruzioni su dove lasciare i pacchi. Assicurati di contattare il personale appropriato per questo problema. Tratta educatamente i clienti che vengono nel tuo ufficio.
Dopo che il visitatore si è presentato e ha detto da chi è venuto, contatta la persona da cui è venuto il visitatore e informalo che è venuto da lui. La frase standard per un caso del genere è: “Tatyana Ivanovna, il signor Petrov della XXX Corporation è venuto a trovarti. Hai un appuntamento alle 14." Scopri sempre il nome e il cognome del visitatore, nonché l'azienda che rappresenta. È utile anche sapere se ha un appuntamento. Il dipendente da cui è venuto il visitatore deve dirti dove deve andare il visitatore e quanto tempo aspettare per l'incontro. Puoi dire al visitatore: “Tatyana Ivanovna arriverà tra 5 minuti. Per favore, siediti."
-
Comportamento corretto Sii positivo.
- La segretaria è il volto dell'azienda. Il cliente lo vede per primo ed è anche il primo a rispondere alla chiamata. Nessuno vuole essere accolto con un'espressione acida o un tono irritato. Stabilisci una regola secondo cui dovresti sempre sorridere ed essere una persona allegra e ottimista. Ricorda di essere paziente con i clienti difficili, anche se la tua pazienza è al limite.
-
Anche se incontri un cliente difficile, ricorda a te stesso che sei una persona forte e felice. Dì a te stesso che stai facendo di tutto per aiutarli. È meglio essere calmi ed equilibrati che esplodere e apparire arrabbiati e antipatici. Sii sempre pronto a salutare il cliente educatamente.
- È sempre importante accogliere i clienti in modo amichevole. Anche se devi finire il tuo compito prima di poter aiutare la persona, è importante salutarla in modo che si senta vista e sappia che la aiuterai presto.
-
È meglio usare frasi come “Ciao! Benvenuto a [nome azienda]" o "Buongiorno! Accomodati. Ti aiuterò tra un minuto." Essere . Mostra rispetto per le persone. Tratta tutti come la persona più importante che è entrata nel tuo ufficio quel giorno. E' il tuo lavoro. A nessuno importa se sei bloccato nel traffico al mattino, la tua nuova borsa è strappata o hai perso il tuo CD preferito. Lascia tutte le questioni personali a casa. Anche se non ti piace il cliente o il suo comportamento, fingi di essere felice di vederlo. Assicurati che la persona sia completamente rilassata e felice di parlare con te.
-
Vestiti in modo appropriato. Rappresenti la tua azienda, quindi dovresti vestirti in modo appropriato. Acquista abiti adatti all'ufficio. Se sei la segretaria di un certo tipo di azienda (come un negozio di abbigliamento), puoi acquistare alcuni degli articoli offerti dal tuo negozio. Cerca di vestirti in modo tradizionale, a meno che non lavori in un luogo in cui la moda, lo stile o altri fattori vengono enfatizzati.
- Controlla se l'azienda per cui lavori ha un codice di abbigliamento specifico. Può bastare uno stile casual, ma non esagerare vestendoti in modo informale (la tuta non va mai indossata al lavoro).
- Non mescolare il personale con il lavoro. Questa regola vale anche per l'utilizzo dei cellulari e della posta elettronica. Il dipartimento di tecnologia dell'informazione può monitorare l'attività del tuo computer.
- Ricorda chi paga il tuo stipendio e rispettalo sempre.
- Sii educato con i tuoi manager e chiedi se puoi aiutarli con compiti aggiuntivi nel tuo tempo libero.
- Scrivi appunti su carta carbone e consegna una seconda copia alla persona a cui è destinata. Oppure usa un blocco note a cui sia facile fare riferimento per aiutarti a ricordare un nome o un numero di telefono.
- Lo smistamento della posta fa solitamente parte del lavoro di una segretaria. Scopri già dal primo giorno come arriva la posta, chi la porta e quando.
- Trova qualcuno che possa sostituirti quando vai in bagno, a una riunione, a pranzo o in vacanza. In questo modo eviterai la comparsa di persone arrabbiate che aspettano il tuo ritorno.
- Chiedi ai tuoi colleghi se hanno bisogno di aiuto con qualsiasi cosa. È meglio farsi degli amici aiutando le persone piuttosto che avere nemici che si lamenteranno di te.
- Sii sempre disposto a svolgere nuovi compiti, così come quelli di routine. La conoscenza arriva con l'esperienza.
-
Deve possedere capacità organizzative di prim'ordine. La segretaria è il volto dell'azienda. Questa è la persona con cui il cliente parla per primo e a cui si rivolgono i colleghi per varie informazioni. Oltre a ricevere chiamate e visitatori, le segretarie spesso comunicano con i clienti, organizzano eventi, riunioni e così via. Per far fronte a tutte queste responsabilità, il segretario deve saper organizzare il proprio tempo, poiché deve controllare più cose contemporaneamente. Una persona non lavorerà a lungo come segretaria se non riesce a destreggiarsi tra più di un compito alla volta e a dare loro la priorità.
