Un dipendente in qualsiasi campo prima o poi affronta il problema di scrivere una lettera commerciale. La domanda principale è come iniziare e come finire? Molti siti offrono regole ed esempi base, prestando poca attenzione alla parte finale dei documenti.

La lettera deve essere perfetta in ogni modo. Anche la minima inosservanza delle regole può nuocere alla vostra autorità o al prestigio dell’azienda.

IN forma breve Ti suggeriamo di familiarizzare con le principali regole delle lettere commerciali e di soffermarti più in dettaglio sulla parte finale della lettera ufficiale.

Avrai bisogno di:

Le principali regole delle lettere commerciali

1. Quando scrivi una lettera, ricorda che non stai esprimendo la tua opinione, ma parlando a nome di persona giuridica(istituzioni, organizzazioni o imprese).
2. È tua responsabilità essere chiaro sui risultati che desideri ottenere con questa lettera e utilizzare in modo efficace tutte le funzionalità del testo.
3. Definire chiaramente il piano di presentazione, evidenziando le informazioni nell'introduzione, nella parte principale o nel finale.
4. Nell'introduzione, dopo il discorso, prepariamo il destinatario alla percezione. Questo potrebbe essere un riassunto degli eventi che hanno portato alla nascita del documento. La parte principale contiene un'esposizione dell'essenza del problema con le argomentazioni necessarie (spiegazione, calcoli digitali, collegamenti ad atti legislativi).

Un testo più efficace e di facile comprensione, in cui prima viene enunciata la proposta, richiesta o esigenza, poi l'argomentazione, e non esiste alcuna parte introduttiva.

Parte del finale - applicazioni

Alcuni documenti hanno appendici che completano, chiariscono o dettagliano questioni specifiche. Devono essere annotati alla fine della lettera, discostandosi di poche righe dall'ultimo paragrafo.

Metodi di progettazione dell'applicazione:

1) Applicazioni menzionate nel testo, quindi una nota al riguardo viene redatta come segue:

Appendice: 5 pagine, 3 copie.

2) Le domande non elencate nel testo devono essere elencate, avendo cura di indicare il titolo, il numero di pagine di ciascuna domanda e il numero di copie.

Appendice: “Certificato di accertamento del costo della costruzione non finita”, 2 pagine, 3 copie.

3) A volte ci sono più applicazioni. Poi vengono elencati per nome e numerati. Se è presente un numero elevato di domande, un elenco delle stesse viene compilato separatamente e nella lettera dopo il testo si annota quanto segue:

Appendice: secondo l'elenco a ... pag.

Allegare copie dei documenti alla lettera nell'ordine in cui sono stati numerati nell'allegato.

La domanda è solitamente firmata dai gestori divisioni strutturali. Nei casi in cui le domande sono rilegate, non è necessario indicare il numero di pagine.

Educazione e correttezza sono alla base del finale

Ci sono varie opzioni per costruire il finale. Dipende da cosa è stato detto nella lettera.

Gli esempi di completamento più comunemente utilizzati:

1) Ripeti la gratitudine data all'inizio o semplicemente ringrazia per il tuo aiuto:

Grazie ancora...

Permettimi di ringraziarti ancora...

Desideriamo esprimere ancora una volta la nostra sincera gratitudine...

Grazie per l'aiuto...

2) Esprimere speranze:

Ci auguriamo che l'accordo sia reciprocamente vantaggioso...

Ci auguriamo che la nostra offerta possa interessarvi...

Ci auguriamo di poter avviare una collaborazione stretta e reciprocamente vantaggiosa...

Spero di potervi incontrare presto di persona...

Spero di ricevere presto una tua risposta...

3) Rassicurazione del destinatario (di solito ha un effetto psicologicamente positivo sul destinatario):

Vi assicuriamo che potrete contare pienamente sul nostro supporto...

Saremo lieti di collaborare con voi...

Sarei felice di collaborare con voi e attendo con ansia la vostra risposta...

4) Richiesta:

Si prega di leggere attentamente i materiali e di rispondere...

Vi chiediamo di informare urgentemente...

Vi chiediamo di agire immediatamente per migliorare la situazione...

Per favore chiamami in qualsiasi momento per te conveniente...

5) Ripetendo le scuse già espresse per il disagio:

Ancora una volta mi scuso per il disagio causato...

Ci scusiamo sinceramente per questo ritardo forzato nel pagamento...

Separazione

1) Nella corrispondenza ufficiale puoi salutarti in diversi modi:

Sinceramente…

Cordiali saluti e auguri…

Con sincero rispetto per te...

Ti auguriamo successo.

2) Se conosci bene il destinatario o collabori con successo con lui, puoi terminare la lettera con frasi amichevoli (non familiari):

Cordiali saluti...

Auguri…

Con gratitudine e i migliori auguri.

Puoi completare il documento senza utilizzare queste strutture!

Caratteristiche inglesi delle lettere finali

1. Di solito finiscono lettera ufficiale quindi: Cordiali saluti (Sincerely yours) o semplicemente Il tuo(Tuo) e una firma, che indichi il tuo cognome e la posizione sotto di esso.
2. Per evitare di mettere il tuo partner in una posizione difficile o di costringerlo a fare supposizioni sul tuo sesso, prenditi la briga di scrivere il tuo nome per intero, cioè non P.R. Dovzhenko, ma Pavel Dovzhenko.

Firma

I funzionari firmano i documenti di loro competenza.

L'attributo “firma” è costituito dalla qualifica professionale, dalle iniziali e dal cognome della persona che ha firmato il documento.

Direttore dello stabilimento Mramor (firma) A.B

I documenti conclusi nelle istituzioni che operano secondo il principio dell'unità di comando sono firmati da un funzionario (dirigente, vice o dipendente a ciò incaricato).

Gli atti degli organi collegiali (protocolli, decisioni) vengono apposti con doppia firma (del capo e del segretario). L'ordine è firmato dal gestore.

Sui documenti del cui contenuto sono responsabili più persone vengono apposte due o più firme:

• I documenti monetari e finanziari sono firmati dal capo dell'istituto e dal capo contabile;
• gli accordi sono firmati dai rappresentanti delle parti contraenti.

Le firme di più persone sui documenti vengono apposte una sotto l'altra in una sequenza corrispondente alla gerarchia dei servizi.

Direttore (firma) S.P. Antonyuk

Capo contabile (firma) V.T.Dudko

Se un documento è firmato da più persone che occupano la stessa posizione, le loro firme devono essere poste allo stesso livello.

Direttore dello stabilimento di Luch Direttore dello stabilimento di Svet

(firma) V.R. Sakhno (firma) L.P. Kotov

La firma inizia con le iniziali (poste prima del cognome), seguite dal cognome. Non è necessario mettere tra parentesi la decrittazione della firma!

Foca

Per garantire la forza legale, alcuni documenti sono timbrati con un sigillo: contratti, decreti, conclusioni, ecc. Il timbro deve includere parte del titolo professionale e della firma personale.

Data

La data è posta sotto la firma a sinistra.

Una lettera ufficiale porta la data del giorno in cui è stata firmata o approvata dal capo dell'istituzione.

Esiste un ordine di datazione generalmente accettato:

1. Gli elementi della data sono scritti su una riga utilizzando tre coppie di numeri arabi nell'ordine di giorno, mese, anno;
2. Se numero di serie giorno o mese è il numero dei primi dieci (da 1 a 9), poi viene preceduto da uno zero: 03.01.15 .
3. Parola anno, riduzione G. non lo mettono.

• Al termine, controlla la lettera errori grammaticali e vedere se c'è qualcosa di superfluo.
• Date la lettera a un collega o, se possibile, a un manager da leggere. Una prospettiva esterna aiuterà a identificare le carenze che altrimenti potrebbero essere trascurate.
• Non dimenticare di includere il tuo telefono/indirizzo email. Ciò è spesso necessario per risolvere rapidamente il problema specificato nella lettera.
• Oltre ai requisiti generali universali e alle regole di progettazione, è necessario tenere conto del fatto che ogni tipo di documento ha le proprie caratteristiche di progettazione.

Ricorda che non tutti i documenti riportano l'elenco completo dei dettagli sopra elencati, ma solo un certo insieme di quelli che lo forniscono forza legale e la completezza di questo particolare tipo di documento.

Buona fortuna con le tue transazioni e le risposte desiderate!

Domande e risposte frequenti

Cosa è bello scrivere alla fine di una proposta commerciale?

Non utilizzare nella fase finale parole e frasi che possano essere considerate manipolazione ("speriamo in una cooperazione reciprocamente vantaggiosa", "grazie in anticipo per la tua risposta", "aspetteremo la tua lettera di risposta", ecc.).

Dovresti scrivere “i migliori auguri” o “con rispetto” alla fine della lettera?

Sicuramente, "con rispetto", è necessario aderire a uno stile di comunicazione aziendale.

Cosa scrivono di solito alla fine di una lettera se chiedono una risposta rapida?

IN lettera commerciale non scrivono niente del genere.

Dovresti scrivere “saluti” o “i migliori auguri” nella tua firma e-mail?

"Sinceramente".

Come sostituire la firma "con rispetto"?

"Con tutto il rispetto", "Con rispetto".

Come concludere una lettera di presentazione?

Grazie per l'attenzione.

In quale altro modo puoi scrivere "vorrei avvisare"?

“Vorrei informare”, “notificare”, “informare”, “annunciare”, “portare a conoscenza di”.

La frase: “Concluderò la mia relazione con le parole” è corretta?

Sei sicuro che tra le centinaia di email visualizzate dal destinatario, la tua lettera risalta davvero? Specialisti di sviluppo della carriera e esperti di marketing hanno parlato di come indicare correttamente l'oggetto di un'e-mail in modo che il destinatario sia sicuro di aprirla e rispondere in modo tempestivo.

1. Includi sempre una riga dell'oggetto

Ignorare il campo dell'oggetto di un'e-mail è l'errore più grande che un mittente commette quando spera di ricevere una risposta tempestiva. La riga dell'oggetto di un'e-mail in genere comunica al destinatario il contenuto del messaggio e lo costringe a decidere se aprire o meno l'e-mail. Un'e-mail con il campo oggetto vuoto molto probabilmente verrà eliminata immediatamente poiché irriterà il destinatario, che dovrà aprire l'e-mail per scoprire di cosa si tratta.

2. Inserisci prima l'oggetto della lettera, quindi inizia a scrivere il messaggio

Molte persone credono che l'oggetto di un'e-mail sia una preoccupazione secondaria dopo averla scritta. Tuttavia, Amanda Augustine, consulente professionale presso The Ladders, sottolinea che l'argomento della lettera è la priorità dell'autore. In primo luogo, è l'argomento che dà il tono del messaggio e, in secondo luogo, non consente di lasciarsi distrarre da altri argomenti.

3. Sii breve

Mentre quando apri la casella di posta sul monitor di un computer puoi vedere 60 caratteri nella riga dell'oggetto, su uno smartphone puoi vedere solo 25-30 caratteri. Pertanto, mantieni l'oggetto della tua email di 6-8 parole. Questo sarà più che sufficiente.

4. Metti le cose più importanti all'inizio della riga dell'oggetto

Dmitry Leonov, vicepresidente di SaneBox, ha affermato che circa il 50% delle lettere vengono visualizzate da telefoni cellulari. Tienilo in considerazione e scrivi le cose più importanti all'inizio della riga dell'oggetto. Altrimenti, nel 50% dei casi, parti importanti del messaggio potrebbero semplicemente essere tagliate dispositivi mobili e non vengono letti dai destinatari.

5. Evita parole inutili

Non ingombrare l'oggetto con frasi inutili come “Buon pomeriggio”, “Piacere di conoscerti”, “Grazie” e così via. Innanzitutto, non significano nulla per il destinatario. In secondo luogo, puoi tranquillamente usarli nella lettera stessa, il che sarà ancora più logico.

6. Sii chiaro e specifico nell'oggetto

L'oggetto della lettera dovrebbe indicare esattamente di cosa parlerà la lettera. È l'oggetto della lettera a cui il destinatario deve dare la priorità e decidere quando esattamente deve rispondere. Ad esempio, un messaggio con oggetto "Adesso hai tempo libero per risolvere la mia domanda?" è molto vago, poiché non fa capire al destinatario cosa esattamente vuole da lui e lo costringe ad aprire la lettera. Pertanto, se invii un curriculum, nell'oggetto sentiti libero per scrivere il tuo nome e il nome del posto vacante per il quale ti candidi. E se vuoi porre una domanda sul progetto attuale al tuo collega o partner, indica il nome del progetto specifico nella riga dell'oggetto.

7. Mantieni l'oggetto semplice e invita all'azione.

Questo suggerimento sarà particolarmente utile per gli esperti di marketing e per coloro che inviano e-mail di marketing. Il vicepresidente di Hub Spot Kip Bodnar consiglia di scrivere un oggetto che inviti il ​​destinatario all'azione e lo interessi.

8. Utilizza parole chiave per effettuare ulteriori ricerche e filtri

Molti professionisti dentro e-mail Esistono cartelle tematiche e utilizzano anche attivamente i filtri per cercare determinate lettere. Pertanto, se non sono presenti tag di questo tipo nell'oggetto della tua lettera, molto probabilmente la tua lettera semplicemente non verrà notata. Pertanto è molto importante da usare parole chiave, rispecchiando l'oggetto della lettera, in modo che in futuro il destinatario possa trovarla facilmente attraverso il sistema di ricerca.

9. Indica se desideri una risposta.

Quando una persona riceve una lettera, è anche importante per lei sapere se deve solo leggerla o se deve rispondere. Quindi, dice Amanda Augustine, metti "Per favore rispondi" o "Per favore leggi" nella riga dell'oggetto. Puoi anche usare l'espressione "FYI". Viene utilizzato per far sapere al destinatario che il messaggio gli interesserà. Nella corrispondenza e-mail aziendale, si sottolinea che il mittente desidera informare il destinatario, ma il messaggio non è un ordine e non richiede al destinatario di eseguire azioni direttamente correlate al messaggio.

10. Indicare la scadenza nell'oggetto dell'e-mail

Se invii molte informazioni nel corpo della lettera, ma hai bisogno di una risposta entro un certo periodo di tempo, indicale nell'oggetto della lettera. Ciò aumenterà significativamente le possibilità di leggere e rispondere al messaggio in modo tempestivo. Ad esempio, potresti dire: "Rispondi a questa email entro venerdì, fine attività".

11. Se qualcuno ti ha indirizzato a questo destinatario, faccelo sapere.

Se il contatto del destinatario ti è stato fornito da un partner, cliente o collega, indica il suo nome direttamente nell'oggetto e non nella lettera stessa. Innanzitutto, un nome familiare attirerà l'attenzione del destinatario. In secondo luogo, darà al destinatario un'idea del progetto o del problema con cui potresti avvicinarlo.

12. Evidenzia ciò che vuoi offrire

Se invii un'e-mail fredda, non sai se il destinatario sarà interessato alla tua offerta. Pertanto, indica nell'oggetto cosa offri e parlaci anche di bonus - sconti, offerte speciali.

13. Immettere il nome del destinatario o il nome dell'azienda

Devi sapere a chi stai inviando la lettera. E anche il destinatario dovrebbe rendersi immediatamente conto che questa lettera è destinata specificamente a lui. Kip Bodnar afferma che uno dei modi migliori per dimostrarlo è includere il suo nome o il nome dell'azienda nella riga dell'oggetto. Ad esempio, puoi scrivere così: "Vladimir, guarda questi numeri: le vendite dell'azienda sono aumentate del 25%".

14. Usa parole che limitino il lasso di tempo per rispondere alla lettera.

Se vuoi attirare l'attenzione di qualcuno e convincere il destinatario a risponderti, indica la scadenza della tua offerta nell'oggetto della lettera. Ad esempio: "La registrazione è obbligatoria oggi", "Il numero di posti è limitato: affrettati a iscriverti all'evento".

15. Non iniziare una frase nella riga dell'oggetto che termina con l'e-mail stessa.

Se inizi a scrivere una domanda o una frase nell'oggetto della lettera, finiscila subito, senza continuare nella lettera stessa. Ciò infastidisce il destinatario perché lo costringe ad aprire la lettera e continuare a leggere. Pensa, forse un messenger o anche una chiamata sarebbe più adatto per una breve domanda?

16. Rileggi il messaggio nella riga dell'oggetto

Amanda Augustine consiglia di rileggere l'oggetto prima dell'invio. Perché è questo? Molto spesso, quando un mittente invia un'intera “pila” di lettere a diversi destinatari, si dimentica di modificare il nome o la ragione sociale nell'oggetto della lettera. Ciò potrebbe irritare il destinatario o addirittura offenderti. Pertanto, prima di inviare la lettera, rileggetela e verificate eventuali incongruenze.

17. Non scrivere in maiuscolo

Usare parole scritte in maiuscolo attira l'attenzione, ma nella direzione sbagliata. Questo metodo rende la lettera difficile da leggere e fa preoccupare il destinatario a livello inconscio. Invece, puoi usare trattini e due punti per tracciare una linea tra le parole ed enfatizzare qualcosa.

La traduzione dell'articolo è stata preparata da Ekaterina Nikitina sulla base dei materiali di Business Insider

Considera quanto dovrebbe essere formale la lettera. Ciò è determinato dal rapporto con il destinatario della lettera. Per esempio:

• Se stai scrivendo a un funzionario, un futuro datore di lavoro, supervisore scientifico o qualcun altro con cui hai rapporti puramente professionali e rapporti d'affari, allora la lettera dovrebbe essere formale.
• Se stai scrivendo al tuo attuale datore di lavoro, collega, parente o qualcuno che non conosci molto bene, è accettabile uno stile di scrittura semi-formale.

Pensa a come invierai la lettera, via e-mail o su carta. Ciò influisce anche sul grado di formalità della lettera.

• La maggior parte delle lettere formali dovrebbero essere scritte su un computer, stampate e spedite per posta, a meno che, ovviamente, non vi sia una necessità urgente o il destinatario preferisca la posta elettronica.
• Per le lettere informali sono adatte anche le e-mail o le lettere scritte a mano.
• Nel caso di lettere semiformali è necessario effettuare una telefonata. Se durante la conversazione decidi che la corrispondenza debba essere condotta via e-mail, beh, così sia. Se non sei sicuro di questo, scrivi lettere regolari.

La corrispondenza elettronica è sempre stata e rimane il principale metodo di comunicazione nel mondo degli affari. Una lettera composta correttamente è già metà del successo. Ma non tutti possono scrivere lettere del genere. A volte, leggendo una lettera da proposta commerciale, non diventa del tutto chiaro cosa vogliono offrirti esattamente, che tipo di beneficio ne trarrai e perché hai passato il tuo tempo a leggere e comprendere questa lettera.

La capacità di scrivere lettere corrette e persuasive si acquisisce con la pratica. Ed è positivo quando l'esperienza accumulata viene condivisa, consentendo così ad altre persone di non calpestare lo stesso rastrello. Jeffrey James, autore di Vendita business to business: parole e strategie potenti dai migliori esperti di vendita del mondo, offre il suo semplice sistema in 6 passaggi per scrivere lettere persuasive.

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1. Abbi sempre le idee chiare su ciò di cui scriverai.

Lo scopo principale della lettera è convincere il destinatario a prendere una determinata decisione. Pertanto, prima di iniziare a scrivere una lettera, chiediti ancora cosa vuoi esattamente dal destinatario? Quale decisione dovrebbe prendere dopo aver letto la tua lettera?

In questo caso, l’incertezza è il tuo acerrimo nemico. Più chiaro è il tuo scopo, più persuasiva sarà la tua lettera.

2. Inizia la tua lettera con la tua conclusione.

La tua conclusione è una dichiarazione della decisione che il destinatario dovrebbe prendere in base al contenuto della tua lettera.

A scuola ci hanno insegnato a iniziare sempre con una presentazione. Nel caso della scrittura di lettere persuasive, questa affermazione non è corretta. Nel mondo degli affari, tutti sono troppo occupati per apprezzare le tue capacità letterarie. Pertanto, devi andare dritto al punto.

Ad esempio, desideri ottenere il permesso dal tuo capo per installare una palestra in uno dei locali della tua azienda.

Sbagliato:

"Jim,
Come sapete, l'assenteismo dei dipendenti è un problema importante al momento e sta avendo un notevole impatto finanziario sia sulla nostra azienda che su altre aziende del nostro settore... blah blah blah... Quindi dovremmo considerare di stanziare soldi per la sistemazione di una palestra presso la sede principale della nostra azienda."

Giusto:

"Jim,
Voglio che approvi l'installazione di una palestra nel nostro ufficio."

3. Dividi i tuoi argomenti in diversi paragrafi facilmente digeribili.

Per rendere gli argomenti a sostegno della tua idea facili da leggere e comprendere, dividili in più paragrafi.

Sbagliato

“Secondo un recente rapporto del governo, i gruppi di attività fisica sono estremamente importanti anche se poche aziende dimostrano un impegno nel premiare i dipendenti in questo modo. Molte aziende identificano tali gruppi come beni sottovalutati, ma non hanno un piano per introdurre tali gruppi in questo settore, anche se la forma fisica è strettamente correlata alle attività aziendali e aziendali. successi personali. Credo che se non introduciamo tali gruppi fisici nella nostra azienda, rimarremo molto indietro rispetto ai nostri concorrenti."

Giusto

“La palestra in ufficio ti permetterà di:
- ridurre l'assenteismo
- aumentare la produttività complessiva"

4. Supporta ogni argomento con prove.

Se scrivi una lettera piena di argomentazioni, potrebbe essere percepita come un'opinione personale e niente di più. Ogni argomento ha bisogno di prove. Altrimenti come puoi capire che funziona davvero?

Sbagliato

“Ci sarà una palestra in ufficio la decisione giusta, perché le persone preferiscono andare a lavorare piuttosto che restare a casa. Aiuterà anche a ridurre le malattie generali in ufficio.

Giusto

“Ridotto l’assenteismo. Secondo un sondaggio condotto dall’Istituto Superiore di Sanità su 1.000 aziende che dispongono di palestre interne, l’assenteismo dei dipendenti in queste aziende è inferiore del 20% rispetto a quelle che non dispongono di tali attrezzature.

5. Ripeti la tua conclusione come un invito all'azione.

Alla fine della lettera, ripeti ancora la conclusione espressa all'inizio. Solo ora come invito ad un'azione specifica. In questo modo, porti il ​​destinatario a una conclusione specifica che dovrebbe trarre dopo aver letto la tua lettera. Questa chiamata dovrebbe essere semplice e specifica.

Sbagliato

“Ti saremo molto grati se sosterrai questo progetto.”

Giusto

"Se rispondi sì a questa lettera, avvierò immediatamente il processo."

6. Indicare il vantaggio nell'oggetto dell'e-mail

La riga dell'oggetto di un'e-mail è quasi la parte più importante. Dal momento che dovrebbe anticipare l'oggetto principale della lettera e mettere il destinatario nell'umore di cui hai bisogno. Ed è per questo che dovresti compilarlo per ultimo, dopo aver scritto tutte le argomentazioni e le prove che supportano la tua conclusione principale.

Idealmente, l'oggetto della lettera dovrebbe svolgere due compiti importanti: dovrebbe interessare così tanto il destinatario da indurlo ad aprire e leggere la lettera; e dovrebbe trasmettere il messaggio che vuoi trasmettere al destinatario.

Nella maggior parte dei casi modo migliore Svolgere entrambi i compiti contemporaneamente significa scrivere dei vantaggi che possono essere ottenuti prendendo la decisione desiderata.

Sbagliato

“Impatto sulla salute dei dipendenti del programma attrezzature palestre negli uffici"

Giusto

“Come possiamo ridurre l’assenteismo dei dipendenti?”

Mi interessa la tua opinione. Come reagiresti ad entrambe le opzioni e quali regole segui quando componi tali lettere?

Negli ultimi decenni, la corrispondenza commerciale via e-mail ha guadagnato un'enorme popolarità ed è diventata uno dei principali metodi di comunicazione aziendale. Oggi è difficile trovare una persona che non utilizzi la posta elettronica nella pratica delle comunicazioni interpersonali. Nonostante ciò, molti oggi si pongono la domanda: affinché tutte le regole vengano rispettate? Come utilizzare una lettera competente per formare il destinatario buona impressione riguardo al mittente?

Questo articolo descrive le norme per la corrispondenza commerciale tramite posta elettronica, e consigli pratici presentato nell'articolo ti aiuterà a imparare il corretto comunicazione aziendale durante la composizione delle email.

Molte persone iniziano la giornata lavorativa controllando la casella di posta per verificare la presenza di nuovi messaggi. Ma, purtroppo, nonostante la prevalenza di questo metodo di scambio di informazioni, molti non sanno utilizzare correttamente il linguaggio della corrispondenza commerciale, scambiando le e-mail per un modo di comunicazione informale.

Grazie alla velocità di consegna, semplifica lo scambio di documenti ufficiali, moduli, domande importanti, ma anche qui le persone commettono errori quando inviano lettere. Accade molto spesso che quando si compone un'e-mail durante lo scambio di file, i destinatari per qualche motivo non scrivono saggi di accompagnamento e non inseriscono argomenti, il che può complicare il lavoro dei destinatari. Lo scopo di questo articolo è rispondere alla domanda: come inviare una lettera via e-mail e rispettare tutte le regole della comunicazione scritta aziendale via e-mail?

Quando si compongono le e-mail, tutti i campi forniti devono essere compilati

Le regole della corrispondenza commerciale via e-mail obbligano il mittente della lettera a compilare tutti i campi previsti nell'e-mail, come l'indirizzo e il nome del destinatario e del mittente della lettera. È necessario descrivere un oggetto che descriva brevemente l'essenza della lettera inviata. Molto spesso, il destino della lettera inviata e la velocità di risoluzione del problema in essa indicato dipendono dall'argomento correttamente descritto. Attività commerciale e-mail dovrebbe iniziare con un saluto: questa semplice dimostrazione di rispetto per il destinatario è molto importante nella corrispondenza. Dopo il saluto, dovrebbe esserci un testo chiamato "corpo della lettera" e alla fine dovrebbe essere lasciata una firma, ad esempio "Con rispetto, Petr Ivanovich Brisov".

Saluti nella corrispondenza commerciale

Vale la pena soffermarsi ulteriormente su questo punto, poiché un gesto di rispetto è molto importante sotto ogni aspetto comunicazioni aziendali. La frase di saluto ottimale è “Buon pomeriggio” o “Ciao”. Lo svolgimento della corrispondenza commerciale tramite posta elettronica limita l'utilizzo delle frasi " Buonasera" O " Buongiorno”, poiché il destinatario può leggere la lettera molto tempo dopo averla ricevuta. Inoltre, non è corretto usare espressioni colloquiali usate nei saluti.

Dopo una parola o frase di saluto, dovresti rivolgerti al destinatario per nome e patronimico e, se il nome è sconosciuto al mittente, questo momento può essere saltato. Quindi puoi passare a dichiarare lo scopo della lettera.

File allegati nelle e-mail aziendali

Se obiettivo principale Poiché la lettera non è solo una descrizione scritta e una dichiarazione dell'essenza del problema, ma anche l'invio di un file, è meglio allegare prima l'oggetto inviato. Accade spesso che molti mittenti, per disattenzione, avendo dichiarato l'essenza della questione nel corpo della lettera, dimentichino di allegare l'allegato necessario. Tale negligenza può avere un impatto negativo su reputazione aziendale mittente di una lettera commerciale.

L'indirizzo email deve essere riconoscibile e conciso

Le regole della corrispondenza commerciale via e-mail richiedono che il mittente abbia un nome elettronico riconoscibile, che deve contenere informazioni veritiere sul nome del mittente. Le lettere e gli appelli ufficiali sembrano molto inconcisi e stupidi quando l'indirizzo e-mail contiene espressioni o parole informali, ad esempio l'indirizzo e-mail "limon_petya". Sembra molto poco dignitoso per un adulto. Per condurre la corrispondenza commerciale, è meglio creare un'e-mail separata e osservare l'etichetta della posta elettronica aziendale.

Utilizzando la funzione di risposta rapida (Risposta) per rispondere alle email ricevute in precedenza

La funzione Rispondi o Risposta (nella sua versione abbreviata assomiglia a Re:) aiuta l'utente in modo veloce Rispondi ai messaggi inviati in precedenza dal mittente. Anche questa funzione ha opportunità universale leggere la corrispondenza precedente con il tuo interlocutore su un determinato argomento. Ma le regole della corrispondenza commerciale via e-mail obbligano il mittente a rinominare l'oggetto della lettera commerciale se l'essenza della discussione cambia durante la corrispondenza.

Prima di inviare una lettera commerciale, dovresti correggere le bozze per eventuali errori di ortografia e punteggiatura.

La posta elettronica semplifica lo scambio di informazioni, ma durante la corrispondenza commerciale non bisogna trascurare le regole della lingua russa, poiché un errore commesso con negligenza può compromettere l'autorità del mittente. Prima di inviare una lettera, dovresti rivedere il testo più volte e controllare attentamente la presenza di errori di ortografia e punteggiatura. Molti client di posta elettronica dispongono di una funzione di controllo ortografico, quindi dovresti prestare attenzione alle parole sottolineate in rosso. Se hai dubbi sull'ortografia corretta, dovresti cercare aiuto su Internet o controllare l'ortografia utilizzando un dizionario ortografico.

Il campo del destinatario deve essere compilato per ultimo.

Per evitare l'invio di lettere incomplete o non modificate, l'indirizzo del destinatario di una lettera commerciale deve essere inserito all'ultimo momento prima dell'invio. Questa regola è inclusa anche nelle basi della corrispondenza e-mail aziendale. Succede che quando si compila il campo del destinatario, l'e-mail può offrire un elenco di destinatari precedentemente utilizzati anche qui è necessario concentrare l'attenzione per non inviare erroneamente una lettera commerciale composta a un destinatario terzo;

Strutturare una lettera commerciale

Le regole per la strutturazione del testo si applicano non solo ai supporti cartacei, ma anche alle regole della corrispondenza commerciale via e-mail. Non è sempre conveniente per il destinatario leggere grandi quantità di testo di lettere sullo schermo del monitor. Per semplificare questo punto, dovresti suddividere il testo in piccoli paragrafi formati in modo logico ed evitare frasi complicate quando scrivi il testo delle lettere commerciali. La lunghezza ottimale di una frase in una lettera commerciale non dovrebbe superare le quindici parole.

L'essenza di una lettera commerciale dovrebbe essere dichiarata in sostanza

Oltre all'argomento specificato della lettera commerciale, il destinatario dovrebbe essere interessato anche alla prima e alla seconda frase del testo principale, chiaramente formulate. Il compito del mittente è dichiarare all’inizio della lettera l’essenza del problema o della questione per la quale si rivolge al destinatario. La prima frase dovrebbe indicare lo scopo per cui viene inviata la lettera commerciale. Esempio: “Si informa che i termini dell'obbligo ai sensi del contratto n. 45 del 01/02/2017 “Sulla fornitura di materiali sfusi” stanno per scadere. Per rinnovare il contratto è necessario presentare un secondo pacchetto di documenti”. Grazie allo scopo designato, il destinatario ha l'opportunità di approfondire idea principale lettera commerciale. Se il testo della lettera è troppo grande, è meglio utilizzare la funzione di allegare un oggetto come allegato sotto forma di documento di testo, ma allo stesso tempo, nel campo del testo, dovresti lasciare un saggio di accompagnamento che evidenzia la lettera commerciale. Esempio: "Ti stiamo inviando una copia elettronica della lettera di Mak-Stroy LLC per la tua revisione." Vi chiediamo di informarci della vostra decisione in merito alla proroga del contratto n. 45 del 01/02/2017 “Sulla fornitura di materiali sfusi” fino alla scadenza specificata nella lettera.”

Ogni email aziendale dovrebbe avere una risposta.

Esistono esempi negativi di corrispondenza commerciale in cui il destinatario ignora la lettera commerciale per qualche motivo. A volte infatti possono esserci casi in cui non è possibile dare una risposta a causa di determinate situazioni, ad esempio la risoluzione del problema può richiedere diversi giorni oppure il destinatario è pensieroso e non può rispondere immediatamente alla domanda posta. In questo caso, dovrebbe essere fornito un breve commento sull'argomento, ad esempio: “Ciao, Pyotr Ivanovich. Ho ricevuto la tua lettera, ma oggi ho difficoltà a rispondere perché devo consultarmi con l'alta direzione. Segnalerò il tuo problema direttore generale nostra azienda e darà una risposta ufficiale entro la fine della settimana. Cordiali saluti, il responsabile del reparto vendite Belov Ivan Gennadievich.”

Vale la pena ricordare che se la risposta non viene data entro tre giorni lavorativi, il fatto del silenzio del destinatario di una lettera commerciale può essere valutato come ignoranza e rifiuto di comunicare con il mittente.

Quando scrivi lettere di risposta, dovresti rispondere a tutte le domande poste.

Se la lettera inviata al destinatario è di natura interrogativa, quando si compone la lettera è necessario dare le risposte alle domande nell'ordine presente nel testo ricevuto della lettera commerciale. Se sono state poste domande, il mittente spera di ricevere risposte specifiche. Quando componi una lettera, non dovresti numerare le tue risposte; devi solo esprimere i tuoi pensieri in ordine. Per rispondere a tutte le domande poste è necessario prima rileggere più volte la lettera commerciale ricevuta e, se ci sono troppe domande, è meglio scriverle separatamente per evitare che passino perse. Se ad alcune delle domande poste è impossibile rispondere, è bene precisare che al momento per qualche motivo non è possibile dare una risposta.

Non abusare di abbreviazioni, design emozionale e lettere maiuscole

Esistono esempi negativi di corrispondenza commerciale in cui i mittenti la diluiscono utilizzando segni informali sotto forma di emoticon. Il loro utilizzo è popolare quando si comunica reti sociali, tuttavia, le regole della corrispondenza commerciale non accolgono tali manifestazioni di emozioni, poiché il destinatario potrebbe non conoscerne il vero significato e prenderle per un insieme incomprensibile di errori di punteggiatura.

Dovresti anche evitare di scrivere il testo in maiuscolo. Su Internet, un insieme di parole scritte in maiuscolo viene chiamato “frasi appariscenti” e il più delle volte tali frasi hanno una connotazione negativa. Il destinatario, leggendo una lettera commerciale elettronica, può valutare negativamente tale carattere, il che avrà un effetto dannoso sulla percezione del significato. Se in una lettera commerciale è necessario sottolineare l'importanza di qualsiasi punto, è meglio utilizzare frasi introduttive, ad esempio: “Si prega di notare che è necessario fornire un pacchetto di documenti per rinnovare il contratto entro e non oltre il 02/10/2017 ” oppure “Si ricorda che i documenti relativi alla proroga contrattuale dovranno essere presentati entro il 02/10/2017.”

Non trasmettere informazioni sensibili via email

Quando si trasmettono informazioni personali o riservate, è meglio rifiutare le caselle di posta elettronica, poiché esiste il pericolo di intercettazione delle informazioni da parte degli aggressori per utilizzarle per i propri scopi egoistici. Tali informazioni possono includere: numeri di telefono, password per carte bancarie, conti bancari personali, ecc. È importante ricordare che le informazioni sono archiviate sul server dell'agente di posta e possono essere rubate se hackerate.

La firma del mittente deve essere alla fine della lettera.

Come accennato in precedenza, ogni lettera inviata deve contenere una firma specifica. Spesso, gli sviluppatori di caselle di posta introducono una funzione di blocco della firma, in cui è possibile inserire la qualifica, il nome e il numero di telefono di contatto. Successivamente, questo blocco apparirà automaticamente alla fine di ogni lettera, il che renderà più semplice la digitazione. È importante scrivere correttamente una firma in modo che il destinatario abbia l'opportunità di rivolgersi correttamente al mittente quando risponde alla lettera. Un esempio di firma potrebbe essere questo: “Con rispetto, Nikolai Alexandrovich Petrov, +79810000000”.

Traendo conclusioni, si può notare che per capire come condurre corrispondenza commerciale via e-mail, non è necessario padroneggiare nozioni di base aggiuntive e complesse. Devi solo aderire alle regole fondamentali dell'etichetta e osservare le norme della lingua russa.