სამოტივაციო წერილი არის საქმიანი წერილის ტიპი, რომელიც საჭიროა ადრესატისთვის გაგზავნილი დოკუმენტების პაკეტის აღსაწერად, თუ ეს დოკუმენტები არ შეიცავს მისამართების ნაწილს.
ამრიგად, სამოტივაციო წერილი არ ატარებს რაიმე საინფორმაციო დატვირთვას, მაგრამ ასრულებს სამ მნიშვნელოვან ფუნქციას:
- ადასტურებს გაგზავნის ფაქტს;
- აწვდის გაგზავნილი დოკუმენტების ჩამონათვალს და ინსტრუქციებს მათი დამუშავებისთვის;
- რეგისტრაციის მონაცემების წყალობით, ის საშუალებას გაძლევთ განსაზღვროთ ვადა.
ბიზნეს წერილების უმეტესობის მსგავსად, სამოტივაციო წერილი არის ბლანკზე და იღებს გამგზავნის მითითების ნომერს. ოფიციალური წერილების მომზადების წესები არაერთხელ განვიხილეთ ჟურნალში დეტალურად, ამიტომ ახლა ყურადღებას გავამახვილებთ სამოტივაციო წერილის მახასიათებლებზე.
მომსახურების წერილის დეტალური ანალიზი მისი შემადგენლობის მრავალი მაგალითით არის ხელმისაწვდომი სტატიაში „ჩვენ ვადგენთ მომსახურების წერილს“
მეტყველების ნიმუშები
სამოტივაციო წერილის საფუძველია დანართების სია. დოკუმენტის ტექსტი მოკლეა და პირობითად იყოფა ორ ნაწილად:
- შეტყობინება დოკუმენტების გაგზავნის შესახებ,
- დროული პასუხის მოთხოვნა (წაკითხვა, დამტკიცება, ხელმოწერილი ასლის დაბრუნება და ა.შ.).
პირველი ნაწილი ჩვეულებრივ იწყება ასე:
- "შესრულებით... ჩვენ გმართავთ...",
- "ჩვენ გიგზავნით..."
- "წარმოგიდგენთ..."
შემდეგი, შეგიძლიათ მიუთითოთ დოკუმენტების გაგზავნის მიზანი: "დამტკიცებისთვის", "ინფორმაციისთვის", "ხელმოწერისთვის", "შევსება"(თუ საუბარია გამოკითხვის ფორმაზე ან კითხვარზე). ჩვენ გირჩევთ გამოიყენოთ კლიშე "ჩვენ გიგზავნით" ან "ჩვენ გიგზავნით", რადგან... თქვენ შეგიძლიათ წარადგინოთ რაღაც მხოლოდ ინფორმაციისთვის, მაგრამ არა ხელმოწერისთვის ან დასამტკიცებლად.
მეორე ნაწილი შეიძლება შეიცავდეს შემდეგ სიტყვებს:
- „გთხოვთ ხელი მოაწეროთ, დალუქოთ და გამოგვიგზავნოთ ერთი ეგზემპლარი ჩვენს მისამართზე...“
- „გთხოვთ, განიხილოთ და გამოგვიგზავნოთ კანონით დადგენილ ვადაში...“,
- "გთხოვთ, გამოგვიგზავნოთ ჩვენს მისამართზე სათანადოდ შესრულებული ასლი...".
რეკვიზიტები "მონიშნე აპლიკაციების არსებობის შესახებ"
როგორც უკვე დავადგინეთ, დოკუმენტების სამოტივაციო წერილში მთავარია დანართები. ამიტომ, ჩვენ განსაკუთრებულ ყურადღებას მივაქცევთ ამ კონკრეტული რეკვიზიტის დიზაინის საკითხს. განურჩევლად იმისა, თუ როგორ არის განაცხადის ფორმატირება, ბიზნეს პრაქტიკა მოითხოვს წერილს თანდართული დოკუმენტების სრულ ჩამონათვალს, თითოეულ მათგანში ასლების და ფურცლების რაოდენობის მითითებით. ამ ინფორმაციის გარეშე სამოტივაციო წერილი ყოველგვარ მნიშვნელობას დაკარგავს.
ასე რომ, როდესაც გაგზავნილი დოკუმენტები უკვე მოხსენებულია წერილის ტანში, მათი სახელების ხელახლა ჩამოთვლას აზრი არ აქვს. საკმარისია მიუთითოთ ფურცლებისა და ასლების რაოდენობა. იხილეთ მაგალითი 1.
მაგალითი 1
ტექსტის ფრაგმენტი და შენიშვნა განაცხადის არსებობის შესახებ (აპლიკაციის სახელი მითითებულია წერილის ტექსტში)
თუ განცხადება არ არის მითითებული წერილის ტექსტში, რაოდენობრივი მონაცემების გარდა, უნდა მიუთითოთ მისი დასახელება. თუ პაკეტი შეიცავს რამდენიმე დოკუმენტს, დანართები დანომრილია. იხილეთ მაგალითი 2.
Collapse Show
მაგალითი 2
ტექსტის ფრაგმენტი და ნიშანი, რომელიც მიუთითებს განაცხადის არსებობაზე (აპლიკაციის სახელი მითითებულია ნიშანში, რომელიც მიუთითებს მის ხელმისაწვდომობაზე)
Collapse Show
მიუხედავად იმისა, რომ GOST R 6.30-2003 აცხადებს, რომ როდესაც ჩამოთვლილია მრავალი განაცხადი ნიშანში მათი არსებობის შესახებორწერტილამდე განმაზოგადებელი სიტყვა არის მხოლობით რიცხვში „დანართი:“ ასეთ შემთხვევებში მაინც გირჩევთ დაწეროთ ის მრავლობით რიცხვში „დანართები:“ როგორც მაგალით 2-ში ვაჩვენეთ.
ჯერ ერთი, ეს სწორია რუსული ენის წესების თვალსაზრისით. და მეორეც, თავად ამ GOST-ის შემქმნელებმა მოგვიანებით "გამოასწორეს თავი", როდესაც მათ მეთოდოლოგიურ რეკომენდაციებში დაიწყეს განმარტებების მიცემა მის გამოყენებასთან დაკავშირებით. იხილეთ ციტატები ამ ორი დოკუმენტიდან ქვემოთ. მაგრამ ბევრი ადამიანი ჯიუტად აგრძელებს სიტყვის "განაცხადის" დაწერას მხოლობით რიცხვში, თუნდაც მას მოჰყვეს რამდენიმე დოკუმენტის სია. ნუ გააკეთებთ ამას და ჩვენ ავუხსენით რატომ.
დოკუმენტის ფრაგმენტი
Collapse Show
GOST R 6.30-2003 "ერთიანი დოკუმენტაციის სისტემები. ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის ერთიანი სისტემა. მოთხოვნები დოკუმენტის მომზადებისთვის"
3.21. ...თუ წერილს აქვს დანართი, რომელიც არ არის დასახელებული ტექსტში, მაშინ მიუთითეთ მისი დასახელება, ფურცლების რაოდენობა და ასლების რაოდენობა; თუ არსებობს რამდენიმე განაცხადი, ისინი დანომრილია:
დოკუმენტის ფრაგმენტი
Collapse Show
ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაცია. დოკუმენტაციის მოთხოვნები. GOST R 6.30-2003 განხორციელების სახელმძღვანელო მითითებები
3.16. ...თუ წერილს აქვს დანართი, რომელიც არ არის დასახელებული, მაშინ მიუთითეთ მისი დასახელება, ფურცლების რაოდენობა და ასლების რაოდენობა, თუ არის რამდენიმე დანართი, ისინი დანომრილია:
ასევე არსებობს შეუსაბამობები ასოს ტანში სიტყვა „დანართის“ ჩაწერის შესახებ:მცირე ან დიდი ასოებით, "არა" ნიშნით ან მის გარეშე. ფაქტია, რომ სამოტივაციო წერილის ტექსტში თანდართული დოკუმენტის დასახელება შეგიძლიათ სხვადასხვა გზით მიუთითოთ; შეადარეთ თქვენთვის მაგალით 3-ის გადახედვით: მეორე შემთხვევაში, მიზანშეწონილია ფრჩხილებში მიუთითოთ, რომ დოკუმენტი არის განაცხადი, ხოლო შემდგომ შემთხვევებში ჩვენ ვაჩვენებთ, თუ როგორ შეიძლება ამის გაკეთება სხვადასხვა გზით. ყველა ვარიანტი სწორია, უბრალოდ მნიშვნელოვანია წერილში ერთგვაროვნების შენარჩუნება. და კიდევ უკეთესია აირჩიოთ და დააფიქსიროთ ერთი ვარიანტი თქვენი ორგანიზაციის ოფისის მენეჯმენტის ინსტრუქციებში (ან სხვა ადგილობრივ რეგულაციებში მსგავსი საკითხების შესახებ), მაშინ იქნება ერთგვაროვნება ყველა დოკუმენტში და ნაკლები დაბნეულობა იქნება შემსრულებლებისთვის.
მაგალითი 3
აპლიკაციის სახელის მითითების სხვადასხვა გზა წერილის სხეულში
Collapse Show
შეკრული განაცხადისთვის ფურცლების რაოდენობა არ არის მითითებული (მაგალითი 4).
მაგალითი 4
შეკრული განაცხადის აღწერა
Collapse Show
როდესაც იმდენი დანართია, რომ უფრო მოსახერხებელია მათი ცალკე ფურცელზე ჩამოთვლა (მას დაერქმევა „წერილის დანართების ინვენტარი დათარიღებული... არა...“), საკმარისი იქნება ასეთზე მითითება. ინვენტარი წერილში (მაგალითი 5).
მაგალითი 5
თუ ამდენი აპლიკაციაა, რომ უფრო მოსახერხებელია მათი ცალკე ინვენტარში ჩამოთვლა
Collapse Show
თუ თქვენს წერილს დაურთოთ სხვა წერილი, რომელსაც აქვს საკუთარი დანართი, ამის შესახებ უნდა აცნობოთ ადრესატს (მაგალითი 6).
მაგალითი 6
წერილის დანართს აქვს თავისი დანართი
Collapse Show
დაბოლოს, თუ თქვენი წერილი ერთდროულად რამდენიმე ორგანიზაციას მიემართება, ხოლო დანართი მხოლოდ ერთს (სხვები წერილს მხოლოდ განსახილველად იღებენ), ესეც უნდა ითქვას (მაგალითი 7).
მაგალითი 7
დანართი ეგზავნება მხოლოდ ერთ ელფოსტის მიმღებს რამდენიმედან
Collapse Show
დანართების არსებობის შესახებ შენიშვნა მოთავსებულია წერილის ტექსტის ქვემოთ და ხელმოწერის ზემოთ. ჩვეულებრივ, ეს დისტანციები (შეწევა) მზადდება იდენტური და ტოლია დაახლოებით 2-3 სტრიქონის მანძილით (ეს ნათლად არის ნაჩვენები მაგალითში 9-ის მთელი ასოს დიზაინის მაგალითზე).
როგორც წესი, თუ დოკუმენტს აქვს დანართები, მაშინ მასზე მოთავსებულია ნიშანი, რომელიც მიუთითებს მათ არსებობაზე ტექსტის ქვემოთ და ხელმოწერის ზემოთ, ხოლო თანდართულ დოკუმენტებზე (თითოეული პირველი ფურცლის ზედა მარჯვენა ნაწილში) წერია, დოკუმენტი, რომლის დანართია (დანართის ნომრის აღნიშვნით, თუ არის რამდენიმე), როგორც მაგალითში 8.
მაგალითი 8
განაცხადის ნომერი და ძირითადი დოკუმენტის მონაცემები განაცხადის 1 ფურცელზე
Collapse Show
მაგრამ სამოტივაციო წერილს აქვს გაგზავნილი დოკუმენტების აღრიცხვის ფუნქცია, რომელიც მოქმედებს როგორც კონვერტში არსებული დანართების ერთგვარი ინვენტარიზაცია, იგზავნება წერილში დასახელებული დოკუმენტები. თუ წერილს განსხვავებული ფუნქცია ჰქონდა (მაგალითად, ეს იყო შეთავაზება, ხელშეკრულების გაფორმების შეთავაზება და შემოთავაზებული თანამშრომლობის პირობების ჩამოთვლა), მაშინ მისი მნიშვნელობით "გასაღები" დოკუმენტი იქნებოდა წერილი და თანდართული დოკუმენტები მხოლოდ დაეხმარება მას თავისი ფუნქციის შესრულებაში. მაგრამ ჩვენ ვსაუბრობთ სამოტივაციო წერილზე და ამ შემთხვევაში არ უნდა „გააფუჭოთ“ გაგზავნილი დოკუმენტები „კონვერტში შიგთავსის ინვენტარის შესახებ“ - ე.ი. არ არის საჭირო მათზე ასეთი ნიშნის დადება!
ხელმოწერა და რეგისტრაცია გამგზავნთან
საქმიანი წერილის ხელმომწერი არის იგივე თანამდებობის პირი, როგორც ჩვეულებრივ საქმიან მიმოწერაში (ჩვეულებრივ ან ორგანიზაციის ხელმძღვანელი ან ავტორიზებული ტოპ მენეჯერი). თუ ვსაუბრობთ პირველადი საბუღალტრო დოკუმენტაციის გაგზავნაზე, მთავარ ბუღალტერსაც შეუძლია ხელი მოაწეროს წერილს.
იმისათვის, რომ წერილის მიმღებმა მოგვიანებით არ დაუსვას ყველა დამაზუსტებელი შეკითხვა მის ხელმომწერს (მითითებულია 1-ლი ნომრით მაგალითში 9), ამ დოკუმენტში ასევე უნდა იყოს მითითებული შემსრულებელი (იქვე, იხ. ნომერი 2).
გაგზავნამდე სამოტივაციო წერილს უნდა მიენიჭოს გამავალი ნომერი (მითითებულია 3-ით).
ხოლო ადრესატი მას მიაწერს მის შემოსულ ნომერს დოკუმენტის მიღების ფაქტის რეგისტრაციისას, ხოლო მასზე შეიძლება მიეთითოს მიღების თარიღი და შემოსული ნომერი (ხელნაწერი ან შტამპის გამოყენებით, როგორც მაგალითში 9 - იხ. ნომერი 4).
მაგალითი 9
სამოტივაციო წერილი
Collapse Show
მაგალითი 11
სამოტივაციო წერილის ფორმა განმცხადებლებისთვის - ფიზიკური პირებისთვის
Collapse Show
სიურპრიზი აპლიკანტებისთვის - ფიზიკური პირებისთვის
დოკუმენტების სამოტივაციო წერილის დაწერის აუცილებლობა ყველას ეხება, მიუხედავად იმისა, ორგანიზაციაა თუ ინდივიდუალური. იმავდროულად, როდესაც რიგითი ადამიანი მოდის ორგანიზაციაში, როგორც წესი, არ დგება მისი დოკუმენტების თანმხლები წერილი. სამწუხაროა, რადგან თქვენთვის უფრო მოსახერხებელი იქნება, რომ არ დაიმახსოვროთ და როგორმე ჩაწეროთ იგი, არამედ გქონდეთ ინფორმაცია დაწერილი ვიზიტორის მიერ: ვისგან, რა დოკუმენტებით, რომელ თანამშრომელს და რატომ გადარიცხოთ. თუ სისტემატურად გაქვთ ურთიერთობა ინდივიდებთან, განსაკუთრებით რიგ სტანდარტულ საკითხებთან დაკავშირებით, და ამავდროულად იღებთ მათგან დოკუმენტებს, რომლითაც თქვენმა ორგანიზაციამ უნდა გააკეთოს რაიმე, მაშინ გირჩევთ, რომ შექმნათ სამოტივაციო წერილის ფორმა ასეთი შემთხვევებისთვის და ჰკითხოთ თითოეულ მათგანს. პირი, რომელიც შეავსებს მას სტუმარი. იხილეთ ფორმა მაგალითში 11.
თქვენ დაარეგისტრირებთ შევსებულ ფორმას და შემოსული ნომრით წერილის ასლს გადასცემთ განმცხადებელს, ხოლო მისგან მიღებული დოკუმენტების პაკეტს გაუგზავნით შესაბამისი მარშრუტით. შემდეგ, როდესაც დარეკავთ თქვენი საბუთების გამოსაკითხად, ადამიანი აღარ გკითხავთ „დაჩაზე მალინოვკაში“, არამედ კონკრეტულ წერილზე უნიკალური ინდექსით.
გთხოვთ უპასუხოთ გარკვეულ ვადაში
ბევრ ორგანიზაციას სურს დაუყონებლივ დანიშნოს ადრესატისთვის ვადა თავიანთ სამოტივაციო წერილებში და მეთოდები შეიძლება განსხვავდებოდეს თავაზიანისაგან. „გთხოვთ, ხელი მოაწეროთ დოკუმენტებს და დააბრუნოთ ისინი ათი დღის განმავლობაში“.იმპერატივისკენ "წერილზე პასუხის დრო 5 სამუშაო დღეა". ღირს ასე წერა? და როგორ მოვიქცეთ ასეთ პირობებზე?
შეგახსენებთ, რომ საქმიანი ურთიერთობის წესების მიხედვით. ეს სახელმძღვანელო უნდა გახსოვდეთ, თუ სამოტივაციო წერილში სხვა ვადა არ არის.
მხოლოდ ზემდგომ, მაკონტროლებელ ორგანიზაციას ან ნებისმიერ სამთავრობო ორგანოს, თქვენი აღსრულებისთვის სავალდებულო მარეგულირებელ დოკუმენტს შეუძლია დააწესოს სავალდებულო ვადა. მხარეებს შეუძლიათ შეთანხმდნენ და დააფიქსირონ ნებაყოფლობით აღებული ვალდებულებები:
მაგალითი 10
წერილზე პასუხის გაცემის ვადა შეიძლება დადგინდეს ხელშეკრულებაში
Collapse Show
შეთანხმება ითვალისწინებს დავის და უთანხმოების გადაწყვეტის სავალდებულო წინასასამართლო პროცედურას. მხარე, რომელიც თვლის, რომ დაირღვა მისი უფლებები ამ შეთანხმებით, ვალდებულია გაუგზავნოს წერილობითი დასაბუთებული მოთხოვნა მეორე მხარეს. მხარე, რომელმაც მიიღო წერილობით დასაბუთებული მოთხოვნა, ვალდებულია განიხილოს იგი და გასცეს წერილობით დასაბუთებული პასუხი მისი მიღებიდან 10 (ათი) კალენდარული დღის ვადაში...
როდესაც კომპანიის სტატუსით თანაბარი პირები ურთიერთობენ (თუ მანამდე მათზე მაღლა არავინაა, ან მათ არ დაუწესებიათ ურთიერთობის წესები საკუთარი თავისთვის), შეგიძლიათ მოითხოვოთ უფრო სწრაფი პასუხი, მაგრამ ამისათვის კარგი მიზეზი გჭირდებათ. მაგალითად: „გთხოვთ, გამოაგზავნოთ შევსებული კითხვარი თოთხმეტი დღის ვადაში, რადგან პასუხი უნდა მივაწოდოთ რუსეთის ფედერაციის ჯანდაცვის სამინისტროს 2013 წლის 1 ოქტომბრამდე.. ბრძანებები ასეთ შემთხვევებში არასწორია, მათ შორის, ბიზნეს ეტიკეტის თვალსაზრისით.
სამოტივაციო წერილების შენახვა
სამოტივაციო წერილი ხდება არასაჭირო, როგორც კი შემსრულებელი აიღებს მის აპლიკაციებს და დარწმუნდება, რომ ისინი დასრულებულია. ამიერიდან მათზე მუშაობა გაკეთდება, ასო დასრულებულად უნდა მოინიშნოს და განთავსდეს ფაილში.
ხშირად ჩნდება კითხვა, თუ როგორ უნდა შეინახოთ სამოტივაციო წერილები და მათზე მიმაგრებული წერილები: ცალკე თუ ერთად? ჩვეულებრივ, წერილის დანართი მოთავსებულია სპეციალურ ფაილში, რომელიც სპეციალურად ამ ტიპის დოკუმენტისთვის არის დაცული. სამოტივაციო წერილებისთვის ადგილი არ არის: დასრულებული სამუშაოს სერთიფიკატები, ინვოისები, კონტრაქტები და მრავალი სხვა დოკუმენტი ინახება ცალკე და ხშირად სხვადასხვა დროის განმავლობაში.
ეს პუნქტი გასათვალისწინებელია შემთხვევების ჩამონათვალის შედგენისას. ზოგიერთი კომპანია (დოკუმენტური ნაკადის მცირე მოცულობით) ქმნის ერთ ფაილს „სამოტივაციო წერილები“ და ათავსებს მასში ყველა ამ ტიპის ასოს, მიუხედავად იმისა, თუ რა იყო დართული. სხვებმა უნდა შექმნან რამდენიმე საქმე სამოტივაციო წერილების გამოყენებით და განათავსონ ისინი სტრუქტურული განყოფილებების საქმეების სიაში. შემდეგ, მაგალითად, გაგზავნილი კონტრაქტი გადავა "მომსახურების ხელშეკრულებების" ფაილში, ხოლო მასზე მიწერილი სამოტივაციო წერილი გადავა "ძირითადი საქმიანობის კონტრაქტების სამოტივაციო წერილები".
ასევე ხდება, რომ წერილი რჩება კომპანიაში, მაგრამ დანართი არა. ეს ეხება, მაგალითად, დოკუმენტების პროექტებს (როგორც მაგალითში 9). რეგულაციის პროექტი ჯერ არ არის დოკუმენტი და, სავარაუდოდ, არაერთხელ დაექვემდებარება შესწორებას, მისი შენახვა საჭირო არ არის.
როგორც ხედავთ, სამოტივაციო წერილის შედგენაში არაფერია რთული, მაგრამ მას შეუძლია დაზოგოს არა მხოლოდ თქვენი დოკუმენტები, არამედ დროც.
მცირე სირთულე, როგორც ყოველთვის, შეიძლება წარმოიშვას, როდესაც კომპანია ახორციელებს სათანადოდ შესრულებული სამოტივაციო წერილის შედგენისა და დოკუმენტების პაკეტთან ერთად წარდგენის წესს. მაგრამ ეს პრობლემა შეიძლება გადაიჭრას საკმაოდ მარტივად, ამ წესის დადგენით ადგილობრივ მარეგულირებელ აქტში. და მისი სარგებელი ძნელია გადაჭარბებული.
სქოლიოები
Collapse Show
სამოტივაციო წერილი არის საქმიანი ეტიკეტის ფორმა. გადაცემული დოკუმენტების მარტივი რეესტრის გარდა, ის შეიცავს რეკომენდაციებს მათი დამუშავების შესახებ. გარდა ამისა, რეგისტრაციის მონაცემების მიხედვით, შეგიძლიათ განსაზღვროთ შესრულების დრო და გაგზავნის ფაქტი. მაგალითისთვის, თუ როგორ უნდა დაწეროთ სამოტივაციო წერილი დოკუმენტებისთვის, იხილეთ სტატია.
როგორ დავწეროთ სამოტივაციო წერილი დოკუმენტებისთვის
წერის ერთიანი ფორმა არ არსებობს. ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის მომზადების მოთხოვნები აღწერილია GOST R 6.30-2003-ში. რეკომენდებულია ამ სტანდარტის მოთხოვნები.
როგორ დავწეროთ სამოტივაციო წერილი დოკუმენტებისთვის? დავიწყოთ ძირითადი წესებით:
- კომპანიის ბლანკზე;
- თარიღისა და რეგისტრაციის ნომრის მითითებით.
მოდით, უფრო დეტალურად განვიხილოთ სამოტივაციო წერილის ნიმუში დოკუმენტების გაგზავნის შესახებ, რა ძირითად ნაწილებად შეიძლება დაიყოს ტექსტი და რა ინფორმაცია უნდა იყოს ასახული მათში.
|
წერილის განყოფილება |
მოკლე აღწერა |
|
|
შესავალი |
სარჩელზე პასუხის გაგზავნის შესახებ |
|
|
სათაური |
თემა, რომელიც განსაზღვრავს მის მიზანს |
წარმოდგენილი დოკუმენტების სამოტივაციო წერილი |
|
გასაჩივრება |
კონკრეტული მიმართვა მენეჯერისადმი, სასურველია მიმართოს სახელისა და პატრონიმის მითითებით |
ძვირფასო ივან ივანოვიჩ! |
|
შეტყობინების მიზანი |
მოკლე ფორმულირება |
თქვენი პრეტენზიის საპასუხოდ, მე ვამაგრებ დადასტურებას, რომ აღნიშნული მოთხოვნები დაკმაყოფილდა მიწოდების ხელშეკრულებაში მითითებულ ვადებში. |
|
ძირითადი ნაწილი |
არსის განცხადება შეჯამებით და იმედის გამოხატვით, მადლიერებით და ა.შ. |
თქვენგან მიღებული ინფორმაციით, დაფიქსირდა ხელშეკრულების 2.3 და 3.6 პუნქტების დარღვევის ფაქტები. თავის მხრივ, გაცნობებთ, რომ კომპონენტები გადატანილია დროულად, რაც დასტურდება ინვოისით და სამუშაო დასრულებულია დროულად, რაც დასტურდება სამუშაო ორდერზე სამუშაოს მიღების თარიღით. 2017 წლის 14 ივლისს ჩვენთვის გამოგზავნილი No2 სარჩელით დადგენილ მოთხოვნებს მიმაჩნია სრულად შესრულებულად. გთხოვთ, გაითვალისწინოთ და გამოგვიგზავნოთ ინფორმაცია თქვენი გადაწყვეტილების შესახებ კანონით დადგენილ ვადაში. მადლობას გიხდით ჩვენი კომპანიის მომსახურებით სარგებლობისთვის და იმედი მაქვს შემდგომი თანამშრომლობისთვის. |
|
დასკვნა |
განაცხადების სია. თავაზიანი ხელმოწერა |
აპლიკაციები:
ხელმძღვანელი, სიდოროვა მარია ივანოვნა. შემსრულებლის სრული სახელი და საკონტაქტო ინფორმაცია. |
სამოტივაციო წერილის მაგალითი დოკუმენტებისთვის
საწარმოს თანამშრომლებმა არა მხოლოდ უნდა გაუგზავნონ ასეთი მოთხოვნები კონტრაგენტებს, არამედ მიიღონ ისინი მათგან. ლოგიკურია ბიზნეს თანამშრომლებისთვის შეიმუშაონ ფორმა დოკუმენტებისთვის შემოსული სამოტივაციო წერილისთვის. საჭირო იქნება, თუ კონტრაგენტი უზრუნველყოფს პაკეტს ახსნა-განმარტების გარეშე. ეს ხშირად ხდება ფიზიკურ პირებთან თანამშრომლობისას, მაგრამ იურიდიული პირებისთვის ეს შემთხვევა არ არის გამონაკლისი. დოკუმენტების ნაკადის ოპტიმიზაციის მიზნით, კონტრაგენტი შეძლებს შეავსოს შემოთავაზებული ფორმა, რომელშიც მითითებული იქნება ყველა საჭირო ინფორმაცია.
სამოტივაციო წერილის ნიმუში დოკუმენტების გადაცემისთვის. ფორმა, რომელიც შექმნილია კონტრაგენტის მიერ შესასავსებლად:
რა არ უნდა მიუთითოთ
მიმართვის ტექსტი ინახება ბიზნეს სტილში. იმისდა მიუხედავად, რომ შეტყობინება არ არის დამოუკიდებელი ფორმა, მისი შედგენისას არ უნდა დაუშვათ გაცნობა. დოკუმენტების სამოტივაციო წერილი არ უნდა აფასებდეს იმას, რაც ხდება, იყოს ემოციური და შეიცავდეს ფრაზებს, რომლებიც ამა თუ იმ გზით შეიძლება შეურაცხყოს ადრესატს. ფრაზების მაგალითი, რომელთა გამოყენება შეუძლებელია და მათი ჩანაცვლების ვარიანტები:
ვინ აწერს ხელს წერილს
მიმართვას ხელს აწერს განყოფილების უფროსი, მენეჯერი, მთავარი ბუღალტერი ან ორგანიზაციის ხელმძღვანელი. ამ შემთხვევაში დაცული უნდა იყოს კომუნიკაციის ეთიკა. თუ ტექსტი შეიცავს მიმართვას კომპანიის ხელმძღვანელს, მაშინ მას ხელს აწერს თანაბარი მენეჯერი. ასევე უნდა გვახსოვდეს, რომ მენეჯერი ინსტრუქციების შესრულებას დელეგირებს შემსრულებლებს. ამიტომ, ხელმოწერისას დირექტორმა უნდა მიუთითოს კონტრაქტორის საკონტაქტო ინფორმაცია, რათა მიმღებმა არ დაკარგოს დრო პასუხისმგებელი პირის ძებნაში. ბეჭდვა ამ შემთხვევაში არ არის სავალდებულო.
მიღებისთანავე მიმღები დოკუმენტს მიანიჭებს შემოსულ ნომერს და თარიღს, რომელსაც კლერკი შეიყვანს ხელით ან შტამპის გამოყენებით. ამ ინფორმაციის გამოყენებით, შესაძლებელი იქნება მისი გავლის ეტაპების მარტივად თვალყურის დევნება და გარკვევა, თუ რომელ დონეზეა განხილვისას განაცხადი ამა თუ იმ დროს.
კონტრაგენტებთან დოკუმენტების გაგზავნისას, მათ უნდა დაურთოთ სამოტივაციო წერილი. არ აქვს მნიშვნელობა წევრი ხარ, ყველაფერი გააგზავნე თუ კურიერით. სამოტივაციო წერილები მოსახერხებელია როგორც თქვენთვის, ასევე მიმღებისთვის. კონკრეტულად რა?
ჯერ ერთი,ეს წერილი აღწერს თქვენი დოკუმენტების მთელი პაკეტის შინაარსს. ვერავინ იტყვის, რომ რაღაც არ გაუგზავნია და არ მიუღია.
მეორეც,მსხვილი კომპანიების ოფისები უბრალოდ არ იღებენ დოკუმენტებს სამოტივაციო წერილების გარეშე.
მესამედ,თქვენ დაარეგისტრირეთ ეს წერილი საკუთარ თავთან, როგორც ერთ რეესტრში. სარეგისტრაციო ნომრით ერთი დოკუმენტის ძებნა ბევრად უფრო ადვილია, ვიდრე სხვადასხვა ფურცლების გროვაში.
მეოთხე,ადრესატი აღრიცხავს ამ წერილს როგორც , რომელიც ადასტურებს, რომ მან მიიღო დოკუმენტები და, შესაბამისად, პასუხისმგებელია მათზე.
მეხუთე,სამოტივაციო წერილის შექმნა საბუთებისთვის საჭიროა საქმიანი კომუნიკაციების წესებით. არ გინდა საქმის ეტიკეტის უცოდინარი მოგეჩვენოთ, არა?
სამოტივაციო წერილს ადგენს და ხელს აწერს საწარმოს, მიმართულების ან სტრუქტურული ერთეულის უფროსი.
დანიშნულებადაწერილი ისევე, როგორც სტანდარტული ბიზნეს წერილში:
სს "შმელის" გენერალური დირექტორი
დ.დ. სოტნიკოვი
შპს "დიმოკი"
მთავარი ბუღალტერი
ს.ვ. ლამაზი
საგანიუკვე ცნობილია: სამოტივაციო წერილი, ან დოკუმენტების გაგზავნის შესახებ, ან უფრო კონკრეტულად სქემის No546-PSA-12a მიმართულების შესახებ.
გასაჩივრება- ასევე სტანდარტული, ჩვენ ვუწოდებთ მიმღებს სახელით და პატრონიმით:
ძვირფასო ვიქტორ ივანოვიჩ!
ტექსტისამოტივაციო წერილი დაწერილია, არის ძალიან მოკლე, მარტივი და სტრუქტურირებულია შემდეგი სქემის მიხედვით:
ჩვენ ვაგზავნით - რასაც ვაგზავნით - შენიშვნა
მაგალითად:
დასამტკიცებლად გიგზავნით სამშენებლო პროექტს No67388-R-O-74743. გთხოვთ გაითვალისწინოთ რაც შეიძლება მალე. გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ სამშენებლო დოკუმენტაციის პაკეტი კონფიდენციალურია.
გიგზავნით უთანხმოების განსახილველად შპს „ვასილეკსა“ და „რომაშკას“ შორის მომსახურების ხელშეკრულებასთან დაკავშირებით. ყველა კითხვისთვის, გთხოვთ, დაუკავშირდეთ იურიდიულ მრჩეველს ნ.ლ. ტელეფონით 987-65-43.
თქვენი თხოვნით წარმოგიდგენთ საინფორმაციო მასალებს შპს შოკოლადკას პროდუქციის შესახებ თქვენი განსახილველად.
სამოტივაციო წერილს განსაკუთრებული ყურადღება ექცევა, ფაქტობრივად, ეს არის ამ წერილების ძირითადი ნაწილი. გაგზავნილი დოკუმენტების მთელი პაკეტი ნათლად და სკრუპულოზურად არის ჩამოთვლილი აქ.
ხელმოწერადამუშავებული ჩვეულებისამებრ.
აუცილებელია მიუთითოთ: შეტყობინების მიმღებს თქვენთან უნდა ჰქონდეს სანდო უკუკავშირის არხი.
სამოტივაციო წერილი არის წარმოდგენილი რეზიუმეს დამადასტურებელი დოკუმენტი.
თუ თქვენს რეზიუმეს უგზავნით მსოფლიოში ცნობილ უცხოურ კომპანიას (ბრენდს), მაშინ დამხმარეების დაწერის მოთხოვნები საკმაოდ მაღალია. დოკუმენტი უნდა იყოს შედგენილი ცალკე ფურცელზე; ყველა დეტალი, რომელიც, კერძოდ, მოიცავს სათაურს, შედგენის თარიღს, მიმღების სახელს და მისამართს, ხელმოწერას - იდება საქმიანი წერილების შედგენის წესის შესაბამისად. თუ ინფორმაცია იგზავნება ელექტრონული ფოსტით, მაშინ სამოტივაციო წერილი, ისევე როგორც რეზიუმე, უნდა დაერთოს Word ფორმატში.
როგორ დავწერო
სამოტივაციო წერილი შედგენილია საქმიანი წერილის ზოგადი სტრუქტურის მიხედვით. ეს დოკუმენტი შედგება:
შესავალი, რომელიც შეიძლება მოიცავდეს წერილის სათაურს, ადრესატის მისამართით, წერილის მიზანს;
ძირითადი ნაწილი, რომლის ტექსტი უნდა ასახავდეს სამოტივაციო წერილის ძირითად არსს;
დასკვნა, რომელიც შეიცავს გამგზავნის ხელმოწერას (გამომგზავნის სრული სახელი, თანამდებობა, ხელმოწერა).
რა უნდა დაწეროთ სამოტივაციო წერილში? ამ დოკუმენტის ტექსტი დაწერილია თავისუფალი ფორმით. რეზიუმეს სამოტივაციო წერილის მთავარი ამოცანაა დამსაქმებლის ინტერესის გაღვივება თქვენი კანდიდატურის მიმართ, კომერციული შეთავაზებით - პოტენციური მყიდველის დაინტერესება. საგადასახადო ოფისში ხელშეკრულებისა და სხვა დოკუმენტების სამოტივაციო წერილები შეიცავს გადაცემული დოკუმენტების ინვენტარს და მითითებებს მიმღებისთვის.
განახლებისთვის
ძვირფასო ალექსანდრე,
გაზეთ „პერსონალში“ გამოქვეყნებული თქვენი ვაკანსიის „უძრავი ქონების სპეციალისტის“ საპასუხოდ, ვაგზავნი ჩემს რეზიუმეს. ძალიან მადლობელი ვიქნები, თუ ამას არ დააიგნორებთ.
პატივისცემით,
კოლესნიკოვი მაქსიმ, ტელეფონი +7-985-23-56-89
დოკუმენტებზე
ეს წერილი შედგენილია ნებისმიერი ფორმით, მაგრამ თქვენ უნდა გაითვალისწინოთ რამდენიმე პუნქტი:
წერილი უნდა იყოს დაბეჭდილი კომპანიის ბლანკზე.
ზედა მარჯვენა კუთხეში მიუთითეთ ვის არის მიმართული სამოტივაციო წერილი.
გამავალი ნომერი წერილის დაწერის თარიღით უნდა დაიბეჭდოს ზედა მარცხენა კუთხეში.
აუცილებლად დაწერეთ, რატომ აგზავნით დოკუმენტებს კონტრაგენტს. მაგალითად, თუ თქვენ უგზავნით მყიდველს მიწოდების ხელშეკრულებას, მაშინ მიუთითეთ, რომ თქვენ სთხოვთ კონტრაგენტს გაეცნოს მის შინაარსს, შემდეგ კი გაგზავნეთ ხელშეკრულება ფოსტით მენეჯერის ბეჭდით და ხელმოწერით.
ამასთან, აღნიშნეთ, რომ ზოგიერთ პუნქტთან შეუთანხმებლობის შემთხვევაში მყიდველს შეუძლია შეადგინოს უთანხმოების ოქმი და გაგზავნოს ორ ეგზემპლარად.
არ დაივიწყოთ ბიზნეს ეთიკის შესახებ, მათ შორის წერილში ისეთი სიტყვები და ფრაზები, როგორიცაა "ძვირფასო", "გთხოვთ", "პატივისცემით".
შეთანხმებამდე
დოკუმენტის სათაურის შევსება
ნებისმიერი დოკუმენტი იწყება "სათაურით". ის მდებარეობს ზედა მარჯვენა კუთხეში და შეიცავს ინფორმაციას იმის შესახებ, თუ ვის და სად აგზავნით დოკუმენტს.
გთხოვთ, მიუთითოთ ადრესატის სრული გვარი, სახელი და პატრონიმი, მისი თანამდებობა და კომპანიის სახელი.
სალამი
მისალმება იწერება ერთი სანტიმეტრით სათაურის ქვემოთ და ფურცლის ცენტრში. მისალმება იყენებს უფრო დიდ შრიფტს, ვიდრე სათაური და ძირითადი ტექსტი.
როგორც წესი, მისალმება იწყება სიტყვებით: "ძვირფასო .....". ადამიანთან მიმართვის ფორმა ყოველთვის ფორმალური უნდა იყოს. მიმართეთ საკუთარ თავს ექსკლუზიურად სახელით, პატრონიმით და „თქვენ“.
მთავარი ტექსტი
წერილის ტექსტში მიუთითეთ რა დოკუმენტს აგზავნით და რატომ. წარდგენის მიზანი უნდა იყოს ნათელი.
თუ ხელშეკრულებას აქვს ნომერი და თარიღი, ეს უნდა იყოს მითითებული ტექსტში.
დამატებითი ტექსტი
დამატებით ტექსტში შეგიძლიათ მიუთითოთ რას უნდა მიაქციოთ ყურადღება დოკუმენტთან მუშაობისას. მაგალითად, მოაწერეთ ხელი გარკვეულ თარიღამდე.
დამატებითი ტექსტი მოთავსებულია ძირითადი ტექსტიდან ერთი სანტიმეტრით ქვემოთ.
აპლიკაციები
აპლიკაციების ელემენტი მოთავსებულია დამატებითი ტექსტის ერთი სანტიმეტრით ქვემოთ. ბლოკი მიუთითებს, თუ რომელი დოკუმენტია მიმაგრებული და დოკუმენტის მოცულობა გვერდებზე.
სააღსრულებო ფურცელზე
სააღსრულებო ფურცლის ორიგინალის სამოტივაციო წერილი სასამართლოში, რომელშიც მითითებულია მოსარჩელეზე გადარიცხული თანხა.
