სედთან მუშაობა რა. ელექტრონული დოკუმენტების მართვა: რა არის ეს, ფუნქციები, EDI სისტემები

29.05.18 71 255 13

დოკუმენტების ხელმოწერა შესაძლებელია ქაღალდზე ან ელექტრონულად. ქაღალდზე დიდი ხნის განმავლობაში, ელექტრონულად - გაუგებარია როგორ.

პაველ ოვჩინნიკოვი

ელექტრონულ დოკუმენტებთან მუშაობის 12 წლიანი გამოცდილება

მაგრამ მე თორმეტი წელია ელექტრონულ დოკუმენტებთან მაქვს საქმე და გეტყვით: ეს წარმოუდგენელი მღელვარებაა. ნება მომეცით გითხრათ, როგორ მუშაობს ეს ყველაფერი, მაგალითებით.

მოკლედ რომ ვთქვათ

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის დასაწყებად, საჭიროა:

1. დაარწმუნეთ მხარეები, რომ დაიწყონ ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლა.
2. შეიძინეთ ელექტრონული ხელმოწერის სერტიფიკატი.
3. გადაწყვიტეთ დოკუმენტების გაგზავნის მეთოდი: სპეციალური სერვისის საშუალებით თუ მის გარეშე.

ვის სჭირდება ელექტრონული დოკუმენტები

მიუხედავად მოხერხებულობისა და თანამედროვეობისა, რამდენიმე ინარჩუნებს დოკუმენტების ელექტრონულ მართვას. თუ გამარტივებული დაბეგვრის მქონე მეწარმე წელიწადში რამდენიმე კონტრაქტს დებს, შეიძლება მისთვის არც ისე საშინელი იყოს ბეჭდური დოკუმენტების რამდენჯერმე გაგზავნა. მაგრამ არის შემთხვევები, როდესაც ელექტრონული დოკუმენტების მართვა ძალზე სასარგებლოა.

მსხვილი კომპანიებიელექტრონული დოკუმენტები ხელს უწყობს ხარჯების შემცირებას, თუ გარე მიმოწერის მოცულობა აღემატება თვეში რამდენიმე ასეულ დოკუმენტს. მათთვის საბუთების მიწოდება პირდაპირ გავლენას ახდენს ტრანზაქციების სიჩქარეზე. დოკუმენტაციის ხარჯები შეიძლება იყოს ასობით ათასი რუბლი წელიწადში, ხოლო ზარალთან, შეცდომებთან და ჯარიმებთან დაკავშირებული რისკები საგადასახადო სამსახურისგან კიდევ უფრო ზრდის ხარჯებს.

მაშინაც კი, თუ ახლა ექვს თვეში ერთხელ მოაწერთ ხელს ერთ აქტს, ეს არ ნიშნავს, რომ თქვენი ბიზნესი არ გაიზრდება. შეიძლება გყავდეთ დიდი პარტნიორები, რომლებიც მუშაობენ ელექტრონულ დოკუმენტებთან და ისინიც იგივეს მოითხოვენ თქვენგან.

მაგალითად

ონლაინ მაღაზია რეგულარულად აგროვებდა ათობით მილიონი დებიტორს იმის გამო, რომ კიდევ ერთხელ დაშვებული იყო შეცდომა ინვოისში: საქონელი იყო სატვირთო მანქანაში და ვერ მიიღებდა საწყობში. გადის დღეები, სანამ ისინი ელიან მიმწოდებლისგან შესწორებული დოკუმენტის კურიერის მოსვლას. ჩვენ შევიტანეთ ელექტრონული დოკუმენტები და ახლა დოკუმენტების ყველა კორექტირება საათზე ნაკლებ დრო სჭირდება.

და ენერგიის გაყიდვის დიდ კომპანიაში, ადგილზე საგადასახადო შემოწმების დროს, ინსპექტორები ყოველწლიურად აღმოაჩენდნენ დარღვევებს და შეცდომებს დოკუმენტებში. ჯარიმების შემოწმებამ წელიწადში 120000 რუბლს მიაღწია. იქამდე მივიდა, რომ საფინანსო დეპარტამენტიეს თანხა წინასწარ დაიხარჯა, როგორც ზედნადები ხარჯები. დაინერგა დოკუმენტების ელექტრონული მართვა და ახლა დოკუმენტების სიზუსტეს აკონტროლებენ პროგრამები და არა ადამიანები. შეცდომები აღარ არის.

რა არის ელექტრონული დოკუმენტი

ელექტრონული დოკუმენტი არის ჩვეულებრივი დოკუმენტი ან PDF ფაილი, რომლის შექმნა და წაკითხვა შესაძლებელია ნებისმიერ რედაქტორში. მნიშვნელოვანია, რომ იგი გაფორმდეს სპეციალური ელექტრონული ხელმოწერადა გაგზავნილი სპეციალური გზით.

ისე, რომ პარტნიორს, ადვოკატს ან მოსამართლეს ეჭვი არ ეპარება, რომ თქვენ მოაწერეთ ხელი ელექტრონულ დოკუმენტს და არავინ შეგიცვლიათ, ციფრული უსაფრთხოების სპეციალისტები გამოვიდნენ ელექტრონული ხელმოწერით. ეს ჰგავს თითის ანაბეჭდს, რომელიც მოთავსებულია თქვენი დოკუმენტის უნიკალურ ბიტებსა და ბაიტებზე. უხეშად რომ ვთქვათ, როდესაც რაიმეს ელექტრონულად აწერთ ხელს, თქვენ ამბობთ: „მე ვამოწმებ ბიტების ამ კომპლექტს“.

ნებისმიერ დოკუმენტს ერთვის ელექტრონული ხელმოწერა, რის შემდეგაც იგი ხელმოწერილად ითვლება. დოკუმენტის წაკითხვა შესაძლებელია ხელმოწერის გარეშე. ეს მხოლოდ გარანტიას იძლევა, რომ თქვენ გაქვთ იგივე უცვლელი დოკუმენტი თქვენს წინაშე, იმ ფორმით, რომელშიც ის გამოგიგზავნათ. თუ რაიმეს შეცვლით დოკუმენტში და შეინახავთ, მისი ბიტების ნაკრები შეიცვლება - ხელმოწერა არასწორი იქნება.

მაგალითად

ორმა კომპანიამ ელექტრონული კონტრაქტის გაფორმება გადაწყვიტა. ჩვენ გავაფორმეთ კონტრაქტი და შევთანხმდით პირობებზე. ახლა ერთი კომპანია აფორმებს ხელშეკრულებას თავისი ხელმოწერით და უგზავნის მეორეს. ის ხსნის ხელშეკრულებას და გადაწყვეტს ჩუმად გამოასწოროს რაღაც, მაგალითად, ჯარიმის ოდენობა. ასწორებს. ზოგავს. ჯერ აგზავნის. ის გამოიყურება - უი! - ამ ხელშეკრულებაზე ორიგინალური ხელმოწერა დაირღვა. ეს ნიშნავს, რომ მათ რაღაც გამოასწორეს, ბოროტმოქმედები. მერე მიდიან სახეში მუშტის დასარტყმელად, ალბათ.

სად მივიღოთ ელექტრონული ხელმოწერა

ელექტრონული ხელმოწერა შეძენილია სპეციალურ სასერტიფიკაციო ცენტრში. თქვენ უბრალოდ უნდა იპოვოთ მოსახერხებელი ცენტრი თქვენს ქალაქში. მთავარი ის არის, რომ ის შედის რუსეთის ფედერაციის კავშირგაბმულობის სამინისტროს აკრედიტებული ცენტრების სიაში.

იგივე შეიძლება გაკეთდეს სასერტიფიკაციო ცენტრის ოფისში: უბრალოდ მობრძანდით ყველა დოკუმენტით და შეავსეთ განაცხადი. მაგრამ ამ შემთხვევაში, თქვენ მოგიწევთ ლოდინი, სანამ უნაღდო ანგარიშსწორება დასრულდება - ამას შეიძლება რამდენიმე საათი დასჭირდეს. თქვენ არ შეგიძლიათ გადაიხადოთ სერთიფიკატი კომპანიისთვის ნაღდი ანგარიშსწორებით, ისევე როგორც ვერ მიიღებთ მას დისტანციურად.

როგორ მუშაობს ელექტრონული ხელმოწერა?

ელექტრონული ხელმოწერის იურიდიული ძალა აღწერილია ფედერალურ კანონში "ელექტრონული ხელმოწერების შესახებ".

კანონი განსაზღვრავს ხელმოწერების ტიპებს: მარტივი, არაკვალიფიცირებული და კვალიფიციური. თქვენ შეგიძლიათ მოაწეროთ დოკუმენტები ნებისმიერი მათგანიდან, მაგრამ დათქმებით: კვალიფიციური - საგადასახადო მიზნებისთვის, ვაჭრობისთვის და ზოგიერთ შემთხვევაში სასამართლოსთვის; მარტივი და არაკვალიფიციური - სხვა ყველაფრისთვის.

მარტივი ან არაკვალიფიცირებული ხელმოწერა

ხელმისაწვდომი და იაფი ვარიანტი, მაგრამ შეზღუდული გამოყენება. არაკვალიფიციური ხელმოწერაშეიცავს კრიპტოგრაფიულ ალგორითმებს, მაგრამ არ არის დადასტურებული რომელიმე სერტიფიცირების ორგანოს მიერ. მარტივი არის მხოლოდ შესვლისა და პაროლის კომბინაცია, ანგარიში სამთავრობო სერვისების ვებსაიტზე ან კონტრაგენტის ელექტრონული ფოსტის მისამართი.

ასეთი ხელმოწერები შესაფერისია, თუ არ მონაწილეობთ ელექტრონულ ვაჭრობაში, არ გაცვლით პირველად ელექტრონულ დოკუმენტებს და არ აგზავნით საგადასახადო ანგარიშგება. მარტივი ხელმოწერა შეიძლება გამოყენებულ იქნას კონტრაქტებისთვის, ინვოისებისთვის და აქტებისთვის, მაგრამ თქვენ მოგიწევთ ცალკე ხელშეკრულების გაფორმება კონტრაქტორთან და ჩაწეროთ მხარეთა შეთანხმება, რომ ენდოთ ასეთ ხელმოწერას.

თუ თქვენ გაქვთ ათობით კონტრაგენტი და სხვადასხვა დოკუმენტი, სქემა არ იმუშავებს. მოგიწევთ ყველასთან ასეთი დოკუმენტის გაფორმება და დროთა განმავლობაში ეს პროცესი შეანელებს და არა დააჩქარებს მუშაობას. მაშინ ჯობია სხვა ელექტრონული ხელმოწერის მოწმობაზე ვიფიქროთ.

მარტივი ელექტრონული ხელმოწერის გამოსაყენებლად, თქვენ უნდა დაბეჭდოთ და მოაწეროთ ხელი ხელშეკრულების ქაღალდის ვერსიას ან კონტრაგენტთან ხელშეკრულებაში შეიტანოთ სპეციალური პუნქტი - ეს კანონიერი მოთხოვნაა.

კვალიფიციური ხელმოწერა

ეს ხელმოწერა შესაფერისია ინვოისებისა და საგადასახადო მიზნებისთვის. კანონის თანახმად, ელექტრონული ანგარიშ-ფაქტურების ხელმოწერა შესაძლებელია მხოლოდ ამ ხელმოწერით. კვალიფიციური სერტიფიკატი ღირს 1000 რუბლიდან, მისი შეძენა შესაძლებელია მხოლოდ სერტიფიცირების ცენტრში, რომელიც არის ფედერალური საგადასახადო სამსახურის ნდობის ზონის ნაწილი.

ყოველწლიურად, კვალიფიციური ხელმოწერის სერტიფიკატი უნდა განახლდეს, რაც დამატებით შეშფოთებას მატებს: საჭიროა მოქმედების ვადის მონიტორინგი და დროულად შეუკვეთოთ ხელახალი გაცემა.

კვალიფიციურ ხელმოწერასთან მუშაობისთვის საჭიროა დააინსტალიროთ სპეციალური პროგრამა - კრიპტოგრაფიული ინფორმაციის დაცვის საშუალება. პროგრამა დოკუმენტს ანიჭებს ელექტრონულ ხელმოწერას და ამოწმებს გაცვლის სხვა მონაწილეთა ხელმოწერებს.

შეგიძლიათ აირჩიოთ ფასიანი პროგრამა ("Cryptopro TsSP") ან უფასო ("Vipnet TsSP"). ფუნქციონალურად, ისინი თითქმის იგივეა, მაგრამ თავსებადობის პრობლემები შეიძლება წარმოიშვას თავისუფალთან. ორივე მუშაობს Windows-ზე და Mac-ზე. ფასიანი დაახლოებით 1000 რუბლი ღირს, ელექტრონული ხელმოწერის სერთიფიკატის წლიური გადახდა დაახლოებით 1000 რუბლია.

ზოგი იყენებს ღრუბელზე დაფუძნებულ ელექტრონულ ხელმოწერას, ის არ საჭიროებს კრიპტოგრაფიული დაცვის პროგრამის დაყენებას. ღრუბლოვანი ხელმოწერა ინახება გაცვლის სერვისში და ყოველ ჯერზე, როცა დოკუმენტს ხელს აწერთ, ტელეფონზე მიიღებთ SMS-ს, რომელიც ადასტურებს მოქმედებას. ასეთი სერტიფიკატი უფრო იაფი და მოსახერხებელია გამოსაყენებლად, მაგრამ ნაკლებად უსაფრთხო ვიდრე კრიპტოგრაფიული დაცვის პროგრამა.

რატომ გჭირდებათ დოკუმენტების მართვის ოპერატორი?

ხელმოწერილი ელექტრონული დოკუმენტი შეიძლება გაიგზავნოს რეგულარული ელექტრონული ფოსტით, მაგრამ ეს არ არის უსაფრთხო. თუ თქვენი ელექტრონული ფოსტა გატეხილია, დოკუმენტები კრიმინალების ხელში აღმოჩნდება. ამიტომ, მაგალითად, საგადასახადო ოფისი იღებს დეკლარაციას მხოლოდ სპეციალური სერვისების მეშვეობით. თქვენ უნდა გაცვალოთ ელექტრონული ინვოისები იმავე სერვისების საშუალებით, წინააღმდეგ შემთხვევაში დაარღვევთ რუსეთის ფინანსთა სამინისტროს ბრძანებას. ასეთ სერვისებს უწოდებენ დოკუმენტების ნაკადის ოპერატორებს.

საშუალო მომხმარებლისთვის ეს არის დატვირთული ელ.წერილი. ის მუშაობს ბრაუზერის საშუალებით, არის შემომავალი და გასასვლელი საქაღალდეები, მისამართების დირექტორია, ჩაშენებული ძიება და დოკუმენტების რედაქტორი. შიგნით არის მაღალი დატვირთვის სერვისი უსაფრთხო საკომუნიკაციო არხებით და დაშიფვრით, რომელიც უზრუნველყოფს დოკუმენტის გადაცემის უსაფრთხოებას.

თქვენ არც კი გჭირდებათ ხელშეკრულების დადება ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ოპერატორთან. უბრალოდ დარეგისტრირდით, გადმოწერეთ ელექტრონული ხელმოწერის სერტიფიკატი და გადაიხადეთ ინვოისი. ოპერატორი ზრუნავს დანარჩენზე: აცნობებს ფედერალურ საგადასახადო სამსახურს, რომ თქვენ შეუერთდით ბირჟას, აკონტროლებს ფორმატებს და გარანტიას იძლევა რუსეთის ფედერაციის კანონმდებლობის შესაბამისობაში.

რუსეთში რამდენიმე ათეული ასეთი სერვისია. ფასის, ფუნქციონირების, საიმედოობისა და სიჩქარის თვალსაზრისით, ისინი დაახლოებით ერთნაირია. ჩვეულებრივად უნდა აირჩიოთ ოპერატორები მომსახურების ხარისხის მიხედვით: რამდენად სწრაფად მუშაობს ტექნიკური მხარდაჭერა, მზად არის თუ არა ოპერატორი დაეხმაროს კონტრაგენტებთან დაკავშირებას, რა შესაძლებლობებს გვთავაზობს და ჰყავს თუ არა მას კონსულტანტ-ანალიტიკოსები, რომლებიც დაგეხმარებიან სერვისის განხორციელებაში. მუშაობა.

თქვენს კონტრაგენტს ასევე მოუწევს ოპერატორთან დაკავშირება. მას შეუძლია აირჩიოს თქვენი ან ვინმე სხვა - შემდეგ გაცვლა გაივლის როუმინგში, როგორც ეს ფიჭური კომუნიკაციები.

რა ღირს ელექტრონული დოკუმენტები?

ოპერატორის მეშვეობით მუშაობისას იხდით მხოლოდ ორივე მხარის მიერ ხელმოწერილ დოკუმენტს. საშუალოდ, დოკუმენტის გაგზავნის ღირებულებაა დაახლოებით 6-8 R და ყველა შემომავალი შეტყობინება უფასოა.

ჩვეულებრივ, დამწყები ყიდულობენ მინიმუმ 300 დოკუმენტის პაკეტს, რომელიც ძალიან სწრაფად იწურება. შემდეგ თქვენ უნდა შეიძინოთ შემდეგი პაკეტი. უფრო მომგებიანია ულიმიტო წლიური პაკეტის ყიდვა ან ინდივიდუალური პირობების მოლაპარაკება.

ელექტრონულ დოკუმენტებზე გადასვლა მომგებიანია, თუ თქვენ აგზავნით 100 ან მეტ დოკუმენტს თვეში ან მინიმუმ 1000 დოკუმენტს წელიწადში. მაშინ თითქმის 5-ჯერ შეამცირებთ ქაღალდისა და მიტანის ხარჯებს.

რა ღირს დოკუმენტების მართვა?

1000 ქაღალდის დოკუმენტი

საუკუნე საინფორმაციო ტექნოლოგიებიბევრის ავტომატიზაციის საშუალებას გაძლევთ. და გადასცეს უზარმაზარი დოკუმენტები დიდი კომპანიაკომპიუტერების "ხელებში" - უბრძანა ღმერთმა. დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა - მუშაობის სიმარტივე თუ დამატებითი პრობლემები?

სტატიიდან შეიტყობთ:

დოკუმენტის ნაკადი ეხება ყველა პროცედურას, რომელიც დაკავშირებულია დოკუმენტის შექმნასთან, ორგანიზაციაში მის გადაადგილებასთან, აღრიცხვასთან, შენახვასთან, არქივირებასთან, მესამე მხარის წვდომისგან დაცვასთან და მის შესრულებაზე კონტროლთან.

თუ ყველა ეს პროცესი უზრუნველყოფილია სპეციალურად შექმნილი ნაკრებით კომპიუტერული პროგრამებიდა ინფორმაციის გენერირება ხდება ელექტრონული დოკუმენტები, ეს ასეთი დოკუმენტის ნაკადიელექტრონული ეწოდება. საერთო დონეზე, მას ასევე უწოდებენ "უქაღალდს".

უპირატესობები

დოკუმენტაციის ქაღალდის გარეშე მოძრაობას რამდენიმე უპირატესობა აქვს. მაგალითად:

• სივრცისა და ქაღალდის დაზოგვა (ქაღალდის დოკუმენტების გარეშე - არ არის საჭირო კარადები, საქაღალდეები, თაროები, არქივები);
• თანამშრომლების დროის დაზოგვა (იპოვეთ დოკუმენტი ელექტრონული ბაზაპროფესიონალისთვის ეს რამდენიმე წუთია, მაგრამ ქაღალდის ვერსიის პოვნა დიდ ოფისში და რამდენიმე ხნის წინ შექმნილიც კი, საკმაოდ მოთხოვნადია);
• მესამე მხარის მიერ ინფორმაციაზე უფრო მკაცრი წვდომის შესაძლებლობა, კონფიდენციალურობის უფრო გააზრებული დაცვა (შემთხვევითი ადამიანებისთვის უფრო რთული იქნება ინფორმაციის მიღება ელექტრონული სისტემა, თუ უსაფრთხოების საკითხი გააზრებულია, მაგრამ საერთო ქაოსში ქაღალდის დოკუმენტის გადაწერა ელემენტარულია);
• დოკუმენტის გადაადგილების პროცედურის გამჭვირვალობა (თუ სისტემა კონფიგურირებულია, მაშინ რამდენიმე ადამიანს შეუძლია ერთდროულად აკონტროლოს დოკუმენტის გავლა შემსრულებლების, კონტროლერების, მენეჯერების მიერ, უფრო ადვილია ეტაპების კონტროლი, ეფექტურობა, შესაბამისობა და ა.შ.);
• სისტემა საშუალებას გაძლევთ დააკავშიროთ რამდენიმე დოკუმენტი ერთმანეთთან, ნახოთ ისინი, რომლებიც გარკვეულწილად დაკავშირებულია კონკრეტულ შერჩეულთან, ან დააკონფიგურიროთ სხვა ტიპის ფუნქციონირება);
• ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადის სისტემა თანამშრომლებს საშუალებას აძლევს იმუშაონ დისტანციურად, მიიღონ წვდომა დოკუმენტაციაზე, როდესაც მდებარეობენ ერთმანეთისგან გეოგრაფიულად დაშორებულ განყოფილებებში, ასევე დაზოგონ ფული, რომელიც ჩვეულებრივ იხარჯება სრულ განაკვეთზე კურიერებზე, აუთსორსირებულ საკურიერო კომპანიებზე, საფოსტო ხარჯებზე და ა.შ.
• ფულის დაზოგვა ქაღალდზე.

სედის სახეები

დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა sed არის კონკრეტული პროგრამული პროდუქტი. ისინი შეიძლება იყვნენ სხვადასხვა სახის. ტიპებად დაყოფა განისაზღვრება იმით, რომ ეს სისტემები გამოიყენება საქმიანობის სხვადასხვა სფეროში და ასევე შეძენილია სხვადასხვა ამოცანების შესასრულებლად. ერთმა ორგანიზაციამ უნდა უზრუნველყოს, უპირველეს ყოვლისა, ელექტრონული დოკუმენტების დიდი მოცულობის შენახვა, მეორე მნიშვნელოვანია განყოფილებებს შორის მათი გაცვლის უზრუნველსაყოფად, ხოლო სხვები ხაზს უსვამენ ანალიზს და დოკუმენტებს შორის ურთიერთობას. მოთხოვნა ქმნის მიწოდებას - სწორედ ამიტომ განსხვავდება სისტემები და მომხმარებელს ზოგჯერ აქვს რთული არჩევანი.

ასე რომ, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემას შეუძლია:

იყოს ელექტრონული არქივი და უზრუნველყოს დოკუმენტაციის შენახვისა და სწრაფი ძიების შესაძლებლობა; ასეთი პროგრამები არის სპეციალიზებული მონაცემთა ბაზები;

სამუშაო პროცესების უზრუნველყოფა (ამ შემთხვევაში, ელექტრონული დოკუმენტაციის მართვის სისტემის ელექტრონული დოკუმენტი არ თამაშობს მთავარ როლს, ის არის აპლიკაცია, სისტემით რეგულირებული სამუშაო პროცესების აუცილებელი დამატება);

მიეცით საშუალება ბევრ თანამშრომელს ითანამშრომლოს დოკუმენტზე ერთდროულად (თუ კომპანიას არ სჭირდება დოკუმენტების ნაკადის იერარქიული სტრუქტურის უზრუნველყოფა და დოკუმენტების ერთობლივი შექმნა გამოდის წინა პლანზე);

სხვა საჭირო სერვისების ჩართვა თავად დოკუმენტაციის მიმოქცევის სისტემაში ( ელ, პროექტის მენეჯმენტი და სხვა სერვისები).

კონტროლის სისტემები ელექტრონული დოკუმენტების მართვაშეიძლება დააკავშიროთ აღწერილი ტიპის ელემენტები. ისინი ასევე შეიძლება განსხვავდებოდეს საქმიანობის ტიპის, ინდუსტრიის და სხვა მახასიათებლების მიხედვით. მნიშვნელოვანია, რომ კომპანიამ გაიგოს, თუ რა ამოცანები უნდა შეასრულოს დოკუმენტური ნაკადის გამოყენებით; კომერციული სტრუქტურადა სხვა ორგანიზაციების ნორმატიული ამოცანების შესრულება.

ასევე წაიკითხეთ:

sed ამოცანები

გარდა ძირითადი ამოცანისა, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა ასევე უზრუნველყოფს კომპანიისთვის ზოგჯერ მნიშვნელოვან ფუნქციონირებასაც. მაგალითად, ეს შეიძლება იყოს:

1. დიდი მოცულობის ელექტრონული დოკუმენტაციის ჩამოტვირთვის შესაძლებლობა;
2. თანამშრომლების ჯგუფი, რომელიც ერთდროულად მუშაობს დოკუმენტთან ონლაინ;
3. დოკუმენტის ონლაინ განხილვის შექმნა;
4. დოკუმენტების სხვადასხვა გამოცემის შედარება;
5. დოკუმენტში მოცემული ინფორმაციის დაცვის პროცედურები;
6. გადაწერა და დაარქივება;
7. ინდივიდუალიზაციის საშუალებების გამოყენება (მაგალითად, წყლის ნიშნები);
8. ელექტრონული გამოყენების შესაძლებლობა ციფრული ხელმოწერადა ა.შ.

საჭიროებების, ამოცანების, ფინანსური შესაძლებლობების, ვრცელი სისტემის არსებობა-არარსებობის საფუძველზე სტრუქტურული დანაყოფები, შეირჩევა კომპანიის საქმიანობის სფერო, ამა თუ იმ სისტემას. საკმარისი შეთავაზებებია ბაზარზე.

ნაკლოვანებები და პრობლემები

მრავალ სარგებელს შორის (ზემოთ განხილული), არის პრობლემებიც. ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების გამოყენება მოითხოვს გარკვეულ ძალისხმევას პერსონალის მხრიდან. გამოყენების პრობლემები მოიცავს შემდეგს:

პროგრამების შეძენის, ინსტალაციისა და შენარჩუნების ხარჯები (ან განვითარების სპეციალისტების საკუთარი პერსონალის შენარჩუნების ხარჯები);

თანამშრომლების მოტივაცია ისწავლონ და გამოიყენონ სისტემის ყველა ფუნქციონირება;

პროგრამულ პროდუქტში კომპანიის საქმიანობის ყველა ნიუანსისა და ცვლილების გათვალისწინების სირთულე;

სხვა ორგანიზაციებთან ურთიერთობის აუცილებლობა, რომლებიც არ იყენებენ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის საინფორმაციო სისტემებს თავიანთ საქმიანობაში, რაც ნიშნავს, რომ ზოგჯერ თქვენ უნდა დაუბრუნდეთ ქაღალდის დოკუმენტებს ან დუბლიკატებს ელექტრონულ დოკუმენტებზე;

ზოგჯერ ჩნდება კითხვები გაცემის შესახებ იურიდიული ძალადოკუმენტები, როდესაც ელექტრონული ციფრული ხელმოწერის პარამეტრები არ გამოიყენება.

პერსონალის გადამზადება და მოტივაცია გადასასვლელად ციფრული ტექნოლოგიები- ცალკე ამოცანა, მით უმეტეს, თუ კომპანია დიდი ხანია არსებობს "ქაღალდის სამყაროში" და თანამშრომლები არ არიან ახალი თაობის ახალგაზრდა და კრეატიული ადამიანები. უფრო მეტიც, განვითარების დონე პროგრამული პროდუქტებიყველა თანამშრომელი განსხვავებულია. და ზოგჯერ, იმ მომენტიდან, როდესაც გადაწყვეტილების მიღება ხდება ციფრული გადაცემის ფაქტობრივ განხორციელებამდე, გადის ბევრი დრო და ნაბიჯი. პროცესი მარტივია მხოლოდ ერთი შეხედვით.

არჩევანის სირთულე

ინფორმაციის ძიების დიდი ნაწილი დღესდღეობით იწყება საძიებო ზოლში შეკითხვის უბრალოდ აკრეფით. ასე რომ, ამ მოქმედების საპასუხოდ (ფრაზის გამოჩენა საძიებო ტერმინში ” ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემადა საოფისე სამუშაო"), ინფორმაციის მაძიებლები იღებენ უამრავ შეთავაზებას სხვადასხვა სისტემები, შემუშავებული როგორც რუსი, ასევე უცხოელი სპეციალისტების მიერ. ყველა ხმამაღლა აცხადებს ამ საკითხში მომხმარებლის ყველა პრობლემის უპირობო გადაწყვეტას. და შემდეგ ხდება აღმოჩენა - არჩევანის პრობლემა. როგორ არ დაუშვათ შეცდომა? ყოველივე ამის შემდეგ, კომპიუტერული პროგრამების ფუნქციური მახასიათებლების გასაგებად, თქვენ უნდა გქონდეთ მინიმუმ პროგრამისტებისა და მოწინავე მომხმარებლების უნარების საფუძვლები. ზოგჯერ საჭიროა პროფესიონალების ჩართვა. შემდეგ ჩნდება კითხვა, როგორ სწორად გავიგოთ ერთმანეთი, როგორ ავუხსნათ კომპანიის ამოცანები პროგრამისტს, რათა მან მაქსიმალურად ზუსტად მოძებნოს ამ პრობლემების გადაწყვეტა შემოთავაზებულ სისტემებში.

პროდუქტის არჩევისას მოგიწევთ ჩაატაროთ მთელი კვლევა, შეისწავლოთ ფუნქციონირება იმ პირობებში, როდესაც დეველოპერ-გამყიდველი ყოველთვის არ არის დაინტერესებული პროდუქტის ყველა ნიუანსის ყველასთვის გამჟღავნებაში. ელექტრონული სისტემა დოკუმენტის ნაკადი sedუნდა იყოს მოსახერხებელი, ფუნქციონალური და მომხმარებლისთვის სასარგებლო. უფრო მეტიც, მისი სპეციფიკური აქტივობის გათვალისწინებით. თქვენ მოგიწევთ პროგრამის მუშაობის შესახებ ვიდეოების შესწავლა, მომხმარებლის მიმოხილვები, უყურეთ ეკრანის ანაბეჭდებს, შესაძლოა შეამოწმოთ და გადაამოწმოთ პრაქტიკაში, შეიძინოთ ცალკეული მოდულები და ბლოკები, თუ პროგრამა ამის საშუალებას იძლევა, სისტემის თანდათანობით დანერგვა და ა.შ. ისე, გამოშვების ფასი ზოგჯერ აღმოჩნდება, რომ არ არის ბოლო საკითხი სიაში.

მომხმარებელი აგვარებს პლატფორმის არჩევის პრობლემას სხვადასხვა გზით, სანამ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების ორგანიზება განხორციელდება - ზოგი დამოუკიდებლად აგვარებს მას, ზოგი მოიცავს გარე სპეციალისტებს და კონსულტანტებს, ბევრი თავს ართმევს სრულ განაკვეთზე თანამშრომლებს. ნებისმიერ შემთხვევაში, თქვენ უნდა გესმოდეთ ეს სედ სისტემა- ეს არის საპასუხისმგებლო ნაბიჯი კომპანიის ცხოვრებაში, რომელიც საუკეთესოდ არის გადადგმული ფრთხილად და შეგნებულად.

ჩვენი საზოგადოება მხოლოდ გზაზეა ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების დანერგვისა ყველგან ყველა საწარმოში.

ეს იმიტომ ხდება, რომ საწარმოების უმეტესობას ჯერ კიდევ არ შეუძლია ამის გაკეთება მარტივი მიზეზის გამო - ელექტრონული დოკუმენტაციის გამოყენების გამოცდილების ნაკლებობა.

EDMS Docsvision

EDMS Docsvision, როგორც დოკუმენტის ნაკადის მიღმა პროცესების ავტომატიზაციის ინსტრუმენტი

ელმა

ELMA EDMS დანერგილია როგორც ECM+, Projects+, ELMA CRM+ რამდენიმე პაკეტის ნაწილი, რომლებიც შერჩეულია მომხმარებლის მოთხოვნების შესაბამისად. არის კიდეც პაკეტი KPI-ებით.

ინტერფეისის თავისებურებაა მისი მორგება მომხმარებლის როლზე ჩაშენებული დიზაინის ხელსაწყოების გამოყენებით.

იგი ახორციელებს საცნობარო მონაცემებზე დაჩქარებულ წვდომას და რიგი პროცესების ავტომატიზაციას, კერძოდ, სხვადასხვა წყაროდან დოკუმენტაციის დამუშავებას.

რაც შეეხება მონაცემების ძიებას, არსებობს დეტალების ძიების პროცედურა. ძიების შედეგი შეიძლება გენერირებული იყოს მოხსენებაში, ხოლო შაბლონები შეიძლება გენერირებული იყოს საძიებო მოთხოვნებიდან.

BP-ით ოპერაციებისთვის გამოყოფილია სპეციალური ქვესისტემა, რომელიც საშუალებას გაძლევთ დაგეგმოთ ჩანაცვლება, დააკონფიგურიროთ ამოცანები, მართოთ და მოდელიროთ BP.

უსაფრთხოების ბლოკი მხარს უჭერს ავტორიზაციის რამდენიმე მეთოდს და მკაფიოდ ასახავს მომხმარებლის უფლებებს ობიექტებზე წვდომის ტიპის მიხედვით.

გარდა ამისა, გამოიყენება ციფრული ხელმოწერა და აქტიური მომხმარებლების რაოდენობის დადგენა შესაძლებელია პროგრამულად.

ამ EDMS-ს ასევე აქვს უარყოფითი მხარეები. მაგალითად, არ არსებობს ადგილობრივი ფოსტა. არსებობს შეზღუდვები დავალებების შექმნასა და მინიჭებაზე, ხოლო საოფისე აპლიკაციებიდან რეგისტრაცია არ ხორციელდება.

გარდა ამისა, არ არის ჩაშენებული ინსტრუმენტები დანართების სანახავად, შესრულებულია მხოლოდ სტანდარტული მოთხოვნები და არ არის დუბლიკატების ავტომატური ძებნა.

რა პრობლემებს წყვეტს 1C: დოკუმენტის ნაკადი 8

რა პრობლემებს წყვეტს 1C: დოკუმენტის ნაკადი 8: საოფისე სამუშაოები; ინფორმაციის შენახვა და მოძიება; ბიზნეს პროცესები; დოკუმენტების მარშრუტიზაცია; სამუშაო საათების აღრიცხვა.

დღეს კომპანიების უმეტესობა ქაღალდის დოკუმენტების მენეჯმენტიდან ელექტრონულზე გადადის. ეს ზოგავს როგორც დროს, ასევე ფულს ორგანიზაციისთვის. ელექტრონული დოკუმენტების მართვაგამორიცხავს დოკუმენტაციას. ინფორმაციის გაცვლა შეგიძლიათ 24 საათის განმავლობაში ოფისიდან ან ნებისმიერი სხვა ადგილიდან. თქვენ უბრალოდ უნდა გქონდეთ ხელთ კომპიუტერი ელექტრონული ხელმოწერით და ინტერნეტით. გარდა ამისა, დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა შესაძლებელს ხდის სამუშაოს მიმდინარეობის რეალურ დროში მონიტორინგს.

რა არის ელექტრონული დოკუმენტების მართვა

თუ ვისაუბრებთ მარტივი სიტყვებითელექტრონული დოკუმენტების მართვა არის ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლა მეშვეობით ლოკალური ქსელი, ინტერნეტი ან სხვა არხები. ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადი შეიძლება მოხდეს როგორც ორგანიზაციაში, ასევე კომპანიებს შორის.

EDI საშუალებას გაძლევთ არა მხოლოდ გაცვალოთ დოკუმენტები, არამედ მოაწყოთ სამუშაო ქაღალდის მედიის გამოყენების გარეშე: დოკუმენტების მოძიება, მოხსენებების შედგენა, არქივის შენახვა და მრავალი სხვა.

ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადი ხორციელდება EDF ოპერატორის სისტემის მეშვეობით, რომელიც შედის რუსეთის ფედერალური საგადასახადო სამსახურის ნდობის ქსელში. ერთი კომპანია აგზავნის მეორე ელექტრონულ დოკუმენტს. მიმღები იღებს მას რამდენიმე წამში თავის კომპიუტერზე. ამ დროს ოპერატორი ავტომატურად ამოწმებს ელექტრონულ ხელმოწერას, რომლითაც დამოწმებულია დოკუმენტი და შეესაბამება თუ არა დოკუმენტის ფორმატი საკანონმდებლო მოთხოვნებს. სტატუსების გამოყენებით, გამგზავნს შეუძლია დაინახოს როგორ მოძრაობს დოკუმენტი.

ელექტრონული დოკუმენტების სახეები

თითქმის ყველა დოკუმენტი შეიძლება ითარგმნოს ელექტრონული ხედი. როგორც წესი, კომპანიები გადადიან ელექტრონულ კონტრაქტებზე, ინვოისებზე, სხვადასხვა ინვოისებზე, ანგარიშებზე და ა.შ.

ელექტრონული დოკუმენტები იყოფა არაფორმალურ დოკუმენტებად და ფორმალიზებულ დოკუმენტებად.

არაფორმალური დოკუმენტები - წერილები, ხელშეკრულებები, მინდობილობა, ტექნიკური დოკუმენტაციადა სხვა დოკუმენტები, ისინი თავისუფლდებიან სახელმწიფოს მიერ მკაცრი რეგულირებისგან.

ფორმალიზებული დოკუმენტები ექვემდებარება მკაცრ მოთხოვნებს ფორმატისა და გადაცემის რეგულაციებისთვის. ფორმალიზებული დოკუმენტი არის დოკუმენტი, რომელიც იქმნება ფედერალური საგადასახადო სამსახურის ფორმატის მიხედვით, მაგალითად, სამუშაოს მიღების მოწმობა. ფორმალიზებული დოკუმენტები გავლენას ახდენს გადასახადის გაანგარიშების სიზუსტეზე, ამიტომ მათთვის მნიშვნელოვანია გადარიცხვის ყველა პროცედურის დაცვა.

გაითვალისწინეთ, რომ არაფორმალიზებული ელექტრონული დოკუმენტები შეიძლება იყოს ნებისმიერი ფორმატის: doc, xlsx, pdf, jpg და სხვა, ხოლო ფორმალიზებული დოკუმენტები შეიძლება იყოს მხოლოდ ფაილის სახით xml გაფართოებით.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის ფუნქციები

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა ასრულებს შემდეგ ფუნქციებს:

• დოკუმენტის რეგისტრაცია;
• კონტროლი დოკუმენტების შესრულებაზე;
• დირექტორიების შექმნა;
• ქაღალდისა და ელექტრონული დოკუმენტების გადაადგილების კონტროლი, დოკუმენტებთან მუშაობის ისტორიის შენარჩუნება;
• დოკუმენტის დეტალების შექმნა და რედაქტირება;
• საწარმოს დოკუმენტური ნაკადის შესახებ ანგარიშების გენერირება;
• დოკუმენტების იმპორტი ფაილური სისტემიდან და ინტერნეტიდან;
• დოკუმენტის შექმნა პირდაპირ სისტემიდან შაბლონის გამოყენებით;
• მუშაობა დოკუმენტის ვერსიებთან, კომპლექსურ მრავალკომპონენტიან და მრავალფორმატიან დოკუმენტებთან, დანართებთან;
• დოკუმენტების ელექტრონული განაწილება;
• საქაღალდეებში დოკუმენტებთან მუშაობა;
• დოკუმენტების მიღება სკანირებისა და ამოცნობის გამოყენებით;
• მონაცემთა წვდომისა და დოკუმენტების დამუშავების ხარჯების შემცირება.

EDF პარამეტრები

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის ორგანიზების ორი გზა არსებობს. უპირველეს ყოვლისა, შეგიძლიათ დადოთ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ხელშეკრულება თქვენს კონტრაგენტებთან და გაცვალოთ დოკუმენტები, რომლებიც ხელმოწერილი იქნება ელექტრონული ხელმოწერით ელექტრონული ფოსტით.

მეორეც, თქვენ შეგიძლიათ მოაწყოთ ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადი სპეციალური ოპერატორის მეშვეობით. ამ შემთხვევაში, თქვენ უნდა შეუერთდეთ ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლის რეგლამენტს. ამის შემდეგ შესაძლებელია კონტრაგენტებთან გაცვლა, როგორც ფორმალიზებული, ასევე არაფორმალური დოკუმენტები.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ავტომატიზაცია. EDI-ს დადებითი და უარყოფითი მხარეები

ელექტრონული დოკუმენტების მართვა არის მთელი საინფორმაციო სისტემა, რომელიც მოიცავს სპეციალიზებულ პროგრამულ უზრუნველყოფას, ელფოსტას, ინტერნეტს, ლოკალურ ქსელს და სხვა.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვა გაცილებით მიმზიდველად გამოიყურება ქაღალდთან შედარებით. მოდით გამოვყოთ EDI-ს ძირითადი უპირატესობები.

• უმარტივესი ის არის, რომ ქაღალდის ხარჯებთან დაკავშირებული ხარჯები მცირდება;
• დრო დაზოგულია - თანამშრომლები ნაკლებ დროს ხარჯავენ ქაღალდის დოკუმენტის მოძიებაში;
• გაიზარდა გამჭვირვალობა შიდა სამუშაოკომპანიები - დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა შესაძლებელს ხდის დოკუმენტის სტატუსის თვალყურის დევნებას;
• შენახულია თითოეული ფაილის პირადი ისტორია და თანმხლები დოკუმენტები - შეგიძლიათ გახსნათ ყველაფერი ნებისმიერ დროს საჭირო დოკუმენტები, რომელიც შეიცავს მოთხოვნებს, რომლებიც დაკავშირებულია კომპანიისა და გარე სუბიექტების სხვადასხვა ტიპის ურთიერთობებთან;
• ორგანიზაციის ანგარიშები ოპერატიულად არის შედგენილი;
• მონაცემთა უსაფრთხოება იზრდება.

ნაკლოვანებებს შორის არის მაღალი ღირებულება პროგრამული უზრუნველყოფადა ხარჯები, რომლებიც დაკავშირებულია თანამშრომლების მომზადებასთან და ყველა არსებული დოკუმენტის დიგიტალიზაციასთან.

რა გჭირდებათ ელექტრონულ დოკუმენტების მართვაზე გადასასვლელად

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის განსახორციელებლად საჭიროა ელექტრონული დოკუმენტების მართვის პროცედურის შემუშავება და დამტკიცება; დაასახელეთ მის მოვლაზე პასუხისმგებელი პირები; მიღებული და გაგზავნილი დოკუმენტების ელექტრონული არქივის ორგანიზება; სააღრიცხვო პოლიტიკაში განსაზღვროს ელექტრონული დოკუმენტების შექმნის, მიღებისა და შენახვის წესები; დანიშნოს ელექტრონული დოკუმენტების ფორმირებასა და ხელმოწერაზე პასუხისმგებელი პირები.

ყველა თანამშრომელს, რომელიც უფლებამოსილია ხელი მოაწეროს დოკუმენტებს, უნდა ჰქონდეს ელექტრონული ხელმოწერა.

მოქმედებების სავარაუდო ალგორითმი:

• ტექნიკური მახასიათებლები მუშავდება;
• შერჩეულია IT გადაწყვეტა;
• აღწერილია ბიზნეს პროცესები;
• შედგენილია ხარჯთაღრიცხვა, განრიგი, საჭირო რესურსების ნუსხები და ზოგადი სამუშაო გეგმა;
• EDI ხორციელდება;
• მიმდინარეობს პროგრამის ტესტირება;
• ამოქმედდა დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა;
• სისტემის გამოყენების მონიტორინგი.

დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა

ნებისმიერი EDI სისტემა შეიძლება შეიცავდეს თვისებებს ქვემოთ ჩამოთვლილი კატეგორიებიდან, თუმცა უმეტესობას აქვს სპეციფიკური ორიენტაცია, რომელიც დაკავშირებულია პროდუქტის პოზიციონირებასთან.

1. ელექტრონული არქივი არის დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა, რომელიც მიზნად ისახავს მონაცემთა ეფექტურ შენახვასა და მოძიებას.

2. დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემები განვითარებული სამუშაო პროცესის ინსტრუმენტებით - უზრუნველყოფს გარკვეული ობიექტების მოძრაობას გარკვეულ გზაზე, რომელიც წინასწარ არის განსაზღვრული. თითოეულ ეტაპზე, ობიექტი შეიძლება შეიცვალოს, რის გამოც მას უწოდებენ ზოგად სიტყვას "მუშაობა". დოკუმენტები ნამუშევართან ასოცირდება, თუმცა აქ მთავარი ობიექტი არ არის. ამ სისტემების წყალობით, გარკვეული სამუშაო ორგანიზებულია.

3. EDI სისტემები, რომლებიც ორიენტირებულია ორგანიზაციის მენეჯმენტისა და ცოდნის დაგროვების მხარდაჭერაზე. ეს არის სისტემები, რომლებიც აერთიანებს ზემოთ აღწერილი სისტემების თვისებებს. აქ ძირითადი ელემენტი შეიძლება იყოს ნებისმიერი - ნამუშევარი ან დოკუმენტი. ეს სისტემები გამოიყენება სამთავრობო ორგანოები, მსხვილი კომპანიები, სადაც დოკუმენტების გადაადგილების გარკვეული წესები და პროცედურები არსებობს.

4. EDI სისტემები, რომლებიც ორიენტირებულია თანამშრომლობის მხარდაჭერაზე - ასეთი სისტემები განსხვავდება წინა სისტემებისგან და არ გააჩნიათ მკაფიო იერარქია სამუშაო ნაკადის ორგანიზებასა და ფორმალიზებაში. ასეთი EDI-ის ამოცანაა უზრუნველყოს, რომ თანამშრომლები მუშაობენ კომპანიაში, სადაც არ უნდა იყვნენ ისინი, და შეინარჩუნონ შესრულებული სამუშაოს შედეგები.

5. EDI სისტემები, რომლებმაც შეიმუშავეს დამატებითი სერვისები. თვალსაჩინო მაგალითი- მომხმარებელთან ურთიერთობის მართვის (CRM) სერვისი. ამ ტიპის სერვისები მრავალფეროვანია და შეიძლება მოიცავდეს სხვადასხვა სერვისების კომპლექტს.