ធ្វើការជាមួយ sed អ្វី។ ការគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក៖ តើវាជាអ្វី មុខងារ ប្រព័ន្ធ EDI

29.05.18 71 255 13

ឯកសារអាចត្រូវបានចុះហត្ថលេខាលើក្រដាសឬអេឡិចត្រូនិច។ នៅលើក្រដាសសម្រាប់រយៈពេលដ៏យូរមួយ អេឡិចត្រូនិច - វាមិនច្បាស់ពីរបៀប។

Pavel Ovchinnikov

បទពិសោធន៍ 12 ឆ្នាំធ្វើការជាមួយឯកសារអេឡិចត្រូនិក

ប៉ុន្តែ​ខ្ញុំ​បាន​ដោះស្រាយ​ឯកសារ​អេឡិចត្រូនិក​អស់​រយៈពេល​ដប់ពីរ​ឆ្នាំ​មក​ហើយ ហើយ​ខ្ញុំ​នឹង​ប្រាប់​អ្នក៖ វា​ជា​ការ​រំភើប​មិន​គួរ​ឱ្យ​ជឿ។ ខ្ញុំសូមប្រាប់អ្នកពីរបៀបដែលវាដំណើរការទាំងអស់ ជាមួយនឹងឧទាហរណ៍។

និយាយដោយសង្ខេប

ដើម្បីចាប់ផ្តើមគ្រប់គ្រងការគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក អ្នកត្រូវការ៖

1. បញ្ចុះបញ្ចូលដៃគូឱ្យចាប់ផ្តើមផ្លាស់ប្តូរឯកសារអេឡិចត្រូនិក។
2. ទិញវិញ្ញាបនបត្រហត្ថលេខាអេឡិចត្រូនិក។
3. សម្រេចចិត្តលើវិធីសាស្រ្តនៃការផ្ញើឯកសារ៖ តាមរយៈសេវាកម្មពិសេស ឬគ្មានវា។

អ្នកណាត្រូវការឯកសារអេឡិចត្រូនិក

ទោះបីជាមានភាពងាយស្រួល និងទំនើបក៏ដោយ ក៏មានមនុស្សតិចណាស់ដែលរក្សាការគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក។ ប្រសិនបើសហគ្រិនដែលមានការបង់ពន្ធសាមញ្ញចុះកិច្ចសន្យាពីរបីដងក្នុងមួយឆ្នាំ វាប្រហែលជាមិនគួរឱ្យខ្លាចទេសម្រាប់គាត់ក្នុងការផ្ញើឯកសារដែលបានបោះពុម្ពពីរបីដង។ ប៉ុន្តែមានករណីជាច្រើននៅពេលដែលការគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកមានប្រយោជន៍ខ្លាំងណាស់។

ក្រុមហ៊ុនធំៗឯកសារអេឡិចត្រូនិកជួយកាត់បន្ថយការចំណាយ ប្រសិនបើបរិមាណនៃការឆ្លើយឆ្លងខាងក្រៅលើសពីឯកសាររាប់រយក្នុងមួយខែ។ សម្រាប់ពួកគេ ការផ្តល់ឯកសារដោយផ្ទាល់ប៉ះពាល់ដល់ល្បឿននៃប្រតិបត្តិការ។ ការចំណាយលើឯកសារអាចមានចំនួនរាប់រយរាប់ពាន់រូប្លិ៍ក្នុងមួយឆ្នាំ ហើយហានិភ័យដែលទាក់ទងនឹងការខាតបង់ កំហុស និងការផាកពិន័យពីការិយាល័យពន្ធដារនឹងបង្កើនការចំណាយបន្ថែមទៀត។

ទោះបីជាឥឡូវនេះអ្នកចុះហត្ថលេខាលើទង្វើមួយរៀងរាល់ប្រាំមួយខែក៏ដោយ នេះមិនមានន័យថាអាជីវកម្មរបស់អ្នកនឹងមិនរីកចម្រើននោះទេ។ អ្នកអាចមានដៃគូធំៗដែលធ្វើការជាមួយឯកសារអេឡិចត្រូនិក ហើយពួកគេនឹងទាមទារដូចគ្នាពីអ្នក។

ឧទាហរណ៍

ហាងអនឡាញបានប្រមូលប្រាក់រាប់សិបលានគណនីដែលត្រូវទទួលជាប្រចាំ ដោយសារតែមានកំហុសម្តងទៀតនៅក្នុងវិក្កយបត្រ៖ ទំនិញស្ថិតនៅក្នុងឡានដឹកទំនិញ ហើយមិនអាចទទួលយកចូលក្នុងឃ្លាំងបានទេ។ ថ្ងៃបានកន្លងផុតទៅ ខណៈពេលដែលពួកគេរង់ចាំអ្នកនាំសំបុត្រដែលមានឯកសារដែលបានកែតម្រូវមកដល់ពីអ្នកផ្គត់ផ្គង់។ យើងបានណែនាំឯកសារអេឡិចត្រូនិក ហើយឥឡូវនេះការកែតម្រូវទាំងអស់ចំពោះឯកសារចំណាយពេលតិចជាងមួយម៉ោង។

ហើយនៅក្នុងក្រុមហ៊ុនលក់ថាមពលដ៏ធំមួយ ក្នុងអំឡុងពេលធ្វើសវនកម្មពន្ធនៅនឹងកន្លែង អ្នកត្រួតពិនិត្យជារៀងរាល់ឆ្នាំបានរកឃើញការបំពាន និងកំហុសក្នុងឯកសារ។ ការត្រួតពិនិត្យសម្រាប់ការផាកពិន័យឈានដល់ 120,000 rubles ក្នុងមួយឆ្នាំ។ វា​បាន​ឈាន​ដល់​ចំណុច​ណា នាយកដ្ឋានហិរញ្ញវត្ថុបានកំណត់ថវិកានេះជាមុនជាការចំណាយលើស។ ការគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកត្រូវបានណែនាំ ហើយឥឡូវនេះភាពត្រឹមត្រូវនៃឯកសារត្រូវបានគ្រប់គ្រងដោយកម្មវិធីមិនមែនមនុស្សទេ។ មិនមានកំហុសទៀតទេ។

តើអ្វីទៅជាឯកសារអេឡិចត្រូនិក

ឯកសារអេឡិចត្រូនិកគឺជាឯកសារធម្មតា ឬឯកសារ PDF ដែលអាចបង្កើត និងអាននៅក្នុងកម្មវិធីនិពន្ធណាមួយ។ វាជាការសំខាន់ណាស់ដែលវាត្រូវបានចុះហត្ថលេខាជាមួយពិសេស ហត្ថលេខាអេឡិចត្រូនិកហើយផ្ញើតាមមធ្យោបាយពិសេស។

ដូច្នេះថាដៃគូ មេធាវី ឬចៅក្រមមិនមានការសង្ស័យថាអ្នកបានចុះហត្ថលេខាលើឯកសារអេឡិចត្រូនិក ហើយគ្មាននរណាម្នាក់ផ្លាស់ប្តូរវាទេ អ្នកឯកទេសសុវត្ថិភាពឌីជីថលបានមកជាមួយហត្ថលេខាអេឡិចត្រូនិក។ វាដូចជាស្នាមម្រាមដៃដែលដាក់នៅលើសំណុំប៊ីត និងបៃតែមួយគត់នៃឯកសាររបស់អ្នក។ និយាយជារួម នៅពេលអ្នកចុះហត្ថលេខាលើអ្វីមួយតាមអេឡិចត្រូនិក អ្នកកំពុងនិយាយថា "ខ្ញុំកំពុងផ្ទៀងផ្ទាត់សំណុំនៃប៊ីតនេះ"។

ហត្ថលេខាអេឡិចត្រូនិកត្រូវបានភ្ជាប់ជាមួយឯកសារណាមួយ បន្ទាប់ពីនោះវាត្រូវបានចាត់ទុកថាបានចុះហត្ថលេខា។ ឯកសារអាចត្រូវបានអានដោយគ្មានហត្ថលេខា។ វាគ្រាន់តែធានាថាអ្នកមានឯកសារដែលមិនអាចផ្លាស់ប្តូរបានដូចគ្នានៅចំពោះមុខអ្នកក្នុងទម្រង់ដែលវាត្រូវបានផ្ញើទៅអ្នក។ ប្រសិនបើអ្នកផ្លាស់ប្តូរអ្វីមួយនៅក្នុងឯកសារ ហើយរក្សាទុកវា សំណុំប៊ីតរបស់វានឹងផ្លាស់ប្តូរ - ហត្ថលេខានឹងមិនត្រឹមត្រូវទេ។

ឧទាហរណ៍

ក្រុមហ៊ុនទាំងពីរបានសម្រេចចិត្តចុះកិច្ចសន្យាអេឡិចត្រូនិច។ យើង​បាន​ធ្វើ​កិច្ចសន្យា ហើយ​បាន​យល់ព្រម​លើ​លក្ខខណ្ឌ។ ឥឡូវនេះក្រុមហ៊ុនមួយចុះហត្ថលេខាលើកិច្ចសន្យាដោយមានហត្ថលេខារបស់ខ្លួនហើយផ្ញើវាទៅក្រុមហ៊ុនផ្សេងទៀត។ នាងបើកកិច្ចសន្យា ហើយសម្រេចចិត្តកែអ្វីមួយដោយស្ងៀមស្ងាត់ ឧទាហរណ៍ចំនួនប្រាក់ពិន័យ។ កែ។ រក្សាទុក។ ផ្ញើជាមុន។ នាងមើលទៅ - អូ! - ហត្ថលេខាដើមនៅលើកិច្ចព្រមព្រៀងនេះត្រូវបានខូច។ វាមានន័យថាពួកគេបានជួសជុលអ្វីមួយ មនុស្សអាក្រក់។ រួច​គេ​ទៅ​ដាល់​គាត់​ចំ​មុខ​ប្រហែល​ជា។

កន្លែងដែលត្រូវទទួលបានហត្ថលេខាអេឡិចត្រូនិក

ហត្ថលេខាអេឡិចត្រូនិកត្រូវបានទិញនៅមជ្ឈមណ្ឌលបញ្ជាក់ពិសេស។ អ្នកគ្រាន់តែត្រូវការស្វែងរកមជ្ឈមណ្ឌលងាយស្រួលនៅក្នុងទីក្រុងរបស់អ្នក។ រឿងចំបងគឺថាវាត្រូវបានបញ្ចូលក្នុងបញ្ជីមជ្ឈមណ្ឌលទទួលស្គាល់នៃក្រសួងទំនាក់ទំនងនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី។

រឿងដូចគ្នាអាចត្រូវបានធ្វើនៅការិយាល័យនៃមជ្ឈមណ្ឌលបញ្ជាក់: គ្រាន់តែមកជាមួយឯកសារទាំងអស់ហើយបំពេញពាក្យសុំ។ ប៉ុន្តែក្នុងករណីនេះ អ្នកនឹងត្រូវរង់ចាំរហូតដល់ការទូទាត់ដោយគ្មានសាច់ប្រាក់ឆ្លងកាត់ - វាអាចចំណាយពេលច្រើនម៉ោង។ អ្នកមិនអាចបង់ថ្លៃវិញ្ញាបនបត្រសម្រាប់ក្រុមហ៊ុនជាសាច់ប្រាក់បានទេ ដូចជាអ្នកមិនអាចទទួលបានវាពីចម្ងាយ។

តើហត្ថលេខាអេឡិចត្រូនិកដំណើរការយ៉ាងដូចម្តេច?

កម្លាំងច្បាប់នៃហត្ថលេខាអេឡិចត្រូនិកត្រូវបានពិពណ៌នានៅក្នុងច្បាប់សហព័ន្ធ "ស្តីពីហត្ថលេខាអេឡិចត្រូនិក"។

ច្បាប់កំណត់ប្រភេទហត្ថលេខា៖ សាមញ្ញ គ្មានគុណភាព និងមានលក្ខណៈគ្រប់គ្រាន់។ អ្នកអាចចុះហត្ថលេខាលើឯកសារណាមួយពីពួកគេ ប៉ុន្តែជាមួយនឹងការកក់ទុក៖ មានលក្ខណៈសម្បត្តិគ្រប់គ្រាន់ - សម្រាប់គោលបំណងពន្ធ ការជួញដូរ និងក្នុងករណីខ្លះសម្រាប់តុលាការ។ សាមញ្ញនិងមិនមានលក្ខណៈគ្រប់គ្រាន់ - សម្រាប់អ្វីៗផ្សេងទៀត។

ហត្ថលេខាសាមញ្ញ ឬមិនមានលក្ខណៈសម្បត្តិគ្រប់គ្រាន់

ជាជម្រើសដែលមានតម្លៃសមរម្យ និងថោក ប៉ុន្តែជាមួយនឹងការប្រើប្រាស់មានកំណត់។ ហត្ថលេខាគ្មានគុណភាពមានក្បួនដោះស្រាយគ្រីបគ្រីប ប៉ុន្តែមិនត្រូវបានបញ្ជាក់ដោយអាជ្ញាធរបញ្ជាក់ណាមួយឡើយ។ សាមញ្ញមួយគឺគ្រាន់តែជាការរួមបញ្ចូលគ្នានៃការចូល និងពាក្យសម្ងាត់ គណនីនៅលើគេហទំព័រសេវាកម្មរដ្ឋាភិបាល ឬអាសយដ្ឋានអ៊ីមែលរបស់សមភាគី។

ហត្ថលេខាបែបនេះគឺសមរម្យប្រសិនបើអ្នកមិនចូលរួមក្នុងការជួញដូរអេឡិចត្រូនិចកុំផ្លាស់ប្តូរឯកសារអេឡិចត្រូនិកបឋមហើយកុំផ្ញើ របាយការណ៍ពន្ធ. ហត្ថលេខាសាមញ្ញអាចប្រើសម្រាប់កិច្ចសន្យា វិក្កយបត្រ និងសកម្មភាពផ្សេងៗ ប៉ុន្តែអ្នកនឹងត្រូវចុះហត្ថលេខាលើកិច្ចព្រមព្រៀងដាច់ដោយឡែកមួយជាមួយសមភាគី ហើយកត់ត្រាកិច្ចព្រមព្រៀងរបស់ភាគីដើម្បីទុកចិត្តលើហត្ថលេខាបែបនេះ។

ប្រសិនបើអ្នកមានសមភាគីរាប់សិប និងឯកសារផ្សេងៗគ្នា គ្រោងការណ៍នឹងមិនដំណើរការទេ។ អ្នកនឹងត្រូវចុះហត្ថលេខាលើឯកសារបែបនេះជាមួយមនុស្សគ្រប់គ្នា ហើយយូរ ៗ ទៅដំណើរការនេះនឹងថយចុះ មិនមែនបង្កើនល្បឿនការងារនោះទេ។ បន្ទាប់មក វាជាការប្រសើរក្នុងការគិតអំពីវិញ្ញាបនបត្រហត្ថលេខាអេឡិចត្រូនិកមួយទៀត។

ដើម្បីប្រើហត្ថលេខាអេឡិចត្រូនិកសាមញ្ញ អ្នកត្រូវបោះពុម្ព និងចុះហត្ថលេខាលើកំណែក្រដាសនៃកិច្ចព្រមព្រៀង ឬរួមបញ្ចូលឃ្លាពិសេសមួយនៅក្នុងកិច្ចព្រមព្រៀងជាមួយសមភាគី - នេះគឺជាតម្រូវការផ្លូវច្បាប់។

ហត្ថលេខាដែលមានលក្ខណៈសម្បត្តិគ្រប់គ្រាន់

ហត្ថលេខានេះគឺសមរម្យសម្រាប់វិក្កយបត្រ និងគោលបំណងពន្ធ។ តាមច្បាប់ វិក្កយបត្រអេឡិចត្រូនិចអាចត្រូវបានចុះហត្ថលេខាដោយហត្ថលេខានេះតែប៉ុណ្ណោះ។ វិញ្ញាបនបត្រដែលមានលក្ខណៈសម្បត្តិគ្រប់គ្រាន់មានតម្លៃចាប់ពី 1000 RUR វាអាចទិញបានតែនៅមជ្ឈមណ្ឌលបញ្ជាក់ដែលជាផ្នែកមួយនៃតំបន់ជឿទុកចិត្តនៃសេវាពន្ធសហព័ន្ធប៉ុណ្ណោះ។

ជារៀងរាល់ឆ្នាំ វិញ្ញាបនបត្រហត្ថលេខាដែលមានលក្ខណៈសម្បត្តិគ្រប់គ្រាន់ត្រូវតែបន្តជាថ្មី ដែលបន្ថែមការព្រួយបារម្ភបន្ថែមទៀត៖ អ្នកត្រូវតាមដានរយៈពេលសុពលភាព និងបញ្ជាឱ្យចេញសារជាថ្មីទាន់ពេល។

ដើម្បីធ្វើការជាមួយហត្ថលេខាដែលមានលក្ខណៈសម្បត្តិគ្រប់គ្រាន់អ្នកត្រូវដំឡើងកម្មវិធីពិសេស - មធ្យោបាយនៃការការពារព័ត៌មានគ្រីប។ កម្មវិធីភ្ជាប់ហត្ថលេខាអេឡិចត្រូនិកទៅឯកសារ និងផ្ទៀងផ្ទាត់ហត្ថលេខារបស់អ្នកចូលរួមផ្សេងទៀតក្នុងការផ្លាស់ប្តូរ។

អ្នកអាចជ្រើសរើសកម្មវិធីបង់ប្រាក់ (“Cryptopro TsSP”) ឬឥតគិតថ្លៃ (“Vipnet TsSP”)។ តាមមុខងារ ពួកវាគឺស្ទើរតែដូចគ្នា ប៉ុន្តែបញ្ហាភាពត្រូវគ្នាអាចកើតឡើងជាមួយនឹងកម្មវិធីឥតគិតថ្លៃ។ ទាំងពីរដំណើរការលើ Windows និង Mac ។ ថ្លៃចំណាយប្រហែល 1000 RUR ការទូទាត់ប្រចាំឆ្នាំសម្រាប់វិញ្ញាបនបត្រហត្ថលេខាអេឡិចត្រូនិកគឺប្រហែល 1000 RUR ។

អ្នកខ្លះប្រើហត្ថលេខាអេឡិចត្រូនិកដែលមានមូលដ្ឋានលើពពក វាមិនតម្រូវឱ្យដំឡើងកម្មវិធីការពារគ្រីបទេ។ ហត្ថលេខាលើពពកត្រូវបានរក្សាទុកនៅក្នុងសេវាកម្មប្តូរប្រាក់ ហើយរាល់ពេលដែលអ្នកចុះហត្ថលេខាលើឯកសារ អ្នកទទួលបានសារ SMS នៅលើទូរសព្ទរបស់អ្នកបញ្ជាក់ពីសកម្មភាព។ វិញ្ញាបនបត្រនេះមានតម្លៃថោក និងងាយស្រួលប្រើជាង ប៉ុន្តែមានសុវត្ថិភាពតិចជាងកម្មវិធីការពារគ្រីបតូ។

ហេតុអ្វីបានជាអ្នកត្រូវការប្រតិបត្តិករគ្រប់គ្រងឯកសារ?

ឯកសារអេឡិចត្រូនិកដែលមានហត្ថលេខាអាចផ្ញើតាមអ៊ីមែលធម្មតា ប៉ុន្តែវាមិនមានសុវត្ថិភាពទេ។ ប្រសិនបើអ៊ីមែលរបស់អ្នកត្រូវបាន hacked ឯកសារនឹងបញ្ចប់នៅក្នុងដៃរបស់ឧក្រិដ្ឋជន។ ដូច្នេះ ជាឧទាហរណ៍ ការិយាល័យពន្ធទទួលយកការប្រកាសតាមរយៈសេវាកម្មពិសេសតែប៉ុណ្ណោះ។ អ្នកត្រូវតែផ្លាស់ប្តូរវិក្កយបត្រអេឡិចត្រូនិចតាមរយៈសេវាកម្មដូចគ្នា បើមិនដូច្នោះទេ អ្នកនឹងបំពានលើបញ្ជារបស់ក្រសួងហិរញ្ញវត្ថុរុស្ស៊ី។ សេវាកម្មបែបនេះត្រូវបានគេហៅថា ប្រតិបត្តិករលំហូរឯកសារ។

សម្រាប់​អ្នក​ប្រើ​ជា​មធ្យម នេះ​គឺ​ជា​អ៊ីមែល​ដែល​បាន​ប្រើ។ វាដំណើរការតាមរយៈកម្មវិធីរុករកតាមអ៊ីនធឺណិត មានថតចូល និងចេញ ថតអាសយដ្ឋាន ការស្វែងរកដែលភ្ជាប់មកជាមួយ និងកម្មវិធីនិពន្ធឯកសារ។ នៅខាងក្នុងមានសេវាកម្មផ្ទុកខ្ពស់ជាមួយនឹងបណ្តាញទំនាក់ទំនងប្រកបដោយសុវត្ថិភាព និងការអ៊ិនគ្រីបដែលធានាសុវត្ថិភាពនៃការផ្ទេរឯកសារ។

អ្នកមិនចាំបាច់ចុះកិច្ចព្រមព្រៀងជាមួយប្រតិបត្តិករគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកទេ។ គ្រាន់តែចុះឈ្មោះ ទាញយកវិញ្ញាបនបត្រហត្ថលេខាអេឡិចត្រូនិក ហើយបង់វិក្កយបត្រ។ ប្រតិបត្តិករយកចិត្តទុកដាក់លើអ្វីដែលនៅសល់៖ ជូនដំណឹងដល់សេវាពន្ធសហព័ន្ធថាអ្នកបានចូលរួមក្នុងការផ្លាស់ប្តូរ ត្រួតពិនិត្យទម្រង់ និងធានាការអនុលោមតាមច្បាប់នៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី។

មានសេវាកម្មបែបនេះជាច្រើននៅក្នុងប្រទេសរុស្ស៊ី។ បើនិយាយពីតម្លៃ មុខងារ ភាពជឿជាក់ និងល្បឿនវិញ គឺប្រហាក់ប្រហែលគ្នា។ វាជាទម្លាប់ក្នុងការជ្រើសរើសប្រតិបត្តិករដោយផ្អែកលើគុណភាពនៃសេវាកម្ម៖ តើជំនួយបច្ចេកទេសដំណើរការបានលឿនប៉ុណ្ណា ថាតើប្រតិបត្តិករត្រៀមខ្លួនរួចជាស្រេចដើម្បីជួយភ្ជាប់ដៃគូ ឱកាសអ្វីខ្លះដែលវាផ្តល់ជូន និងថាតើវាមានអ្នកប្រឹក្សា-អ្នកវិភាគដែលនឹងជួយអ្នកអនុវត្តសេវាកម្មនៅក្នុងការងាររបស់អ្នកដែរឬទេ។ .

សមភាគីរបស់អ្នកក៏នឹងត្រូវភ្ជាប់ទៅកាន់ប្រតិបត្តិករផងដែរ។ គាត់អាចជ្រើសរើសរបស់អ្នក ឬនរណាម្នាក់ផ្សេងទៀត - បន្ទាប់មកការផ្លាស់ប្តូរនឹងឆ្លងកាត់ការរ៉ូមីង ដូចជានៅក្នុង ការទំនាក់ទំនងកោសិកា.

តើឯកសារអេឡិចត្រូនិកមានតម្លៃប៉ុន្មាន?

នៅពេលធ្វើការតាមរយៈប្រតិបត្តិករ អ្នកគ្រាន់តែចំណាយសម្រាប់ឯកសារដែលចុះហត្ថលេខាដោយភាគីទាំងពីរប៉ុណ្ណោះ។ ជាមធ្យមតម្លៃនៃការផ្ញើឯកសារគឺប្រហែល 6-8 R ហើយសារចូលទាំងអស់គឺមិនគិតថ្លៃទេ។

ជាធម្មតាអ្នកចាប់ផ្តើមដំបូងទិញកញ្ចប់អប្បបរមានៃ 300 ឯកសារដែលរត់ចេញយ៉ាងលឿន។ បន្ទាប់មកអ្នកត្រូវទិញកញ្ចប់បន្ទាប់។ វាមានផលចំណេញច្រើនជាងក្នុងការទិញកញ្ចប់ប្រចាំឆ្នាំគ្មានដែនកំណត់ ឬចរចាលក្ខខណ្ឌបុគ្គល។

ការប្តូរទៅឯកសារអេឡិចត្រូនិកមានអត្ថប្រយោជន៍ប្រសិនបើអ្នកផ្ញើឯកសារ 100 ឬច្រើនជាងនេះក្នុងមួយខែ ឬយ៉ាងហោចណាស់ 1000 ឯកសារក្នុងមួយឆ្នាំ។ បន្ទាប់មកអ្នកនឹងកាត់បន្ថយថ្លៃក្រដាស និងការដឹកជញ្ជូនជិត 5 ដង។

តើការគ្រប់គ្រងឯកសារមានតម្លៃប៉ុន្មាន?

1000 ឯកសារ

សតវត្ស បច្ចេកវិទ្យាព័ត៌មានអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកស្វ័យប្រវត្តិកម្មច្រើន។ និងប្រគល់ឯកសារមួយចំនួនធំ ក្រុមហ៊ុនធំនៅក្នុង "ដៃ" នៃកុំព្យូទ័រ - ព្រះផ្ទាល់បានបញ្ជា។ ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក - ភាពងាយស្រួលនៃការងារ ឬបញ្ហាបន្ថែម?

ពីអត្ថបទអ្នកនឹងរៀន៖

លំហូរឯកសារសំដៅលើគ្រប់នីតិវិធីដែលពាក់ព័ន្ធជាមួយការបង្កើតឯកសារ ចលនារបស់វានៅក្នុងអង្គការ គណនេយ្យ ការផ្ទុក ការរក្សាទុក ការការពារពីការចូលប្រើដោយភាគីទីបី និងការគ្រប់គ្រងលើការប្រតិបត្តិរបស់វា។

ប្រសិនបើដំណើរការទាំងអស់នេះត្រូវបានផ្តល់ដោយសំណុំដែលបានបង្កើតជាពិសេស កម្មវិធីកុំព្យូទ័រហើយព័ត៌មានត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយ ឯកសារអេឡិចត្រូនិក, នោះ។ លំហូរឯកសារបែបនេះហៅថាអេឡិចត្រូនិច។ នៅកម្រិតទូទៅវាត្រូវបានគេហៅថា "គ្មានក្រដាស" ផងដែរ។

គុណសម្បត្តិ

ចលនាគ្មានក្រដាសមានអត្ថប្រយោជន៍មួយចំនួន។ ឧទាហរណ៍៖

• រក្សាទុកទំហំនិងក្រដាស (គ្មានឯកសារក្រដាស - មិនចាំបាច់ដាក់ទូ, ថត, ធ្នើ, បណ្ណសារ);
• សន្សំពេលវេលាបុគ្គលិក (ស្វែងរកឯកសារនៅក្នុង មូលដ្ឋានទិន្នន័យអេឡិចត្រូនិចសម្រាប់​អ្នក​ជំនាញ​វា​ជា​បញ្ហា​ប៉ុន្មាន​នាទី ប៉ុន្តែ​ការ​ស្វែង​រក​កំណែ​ក្រដាស​នៅ​ក្នុង​ការិយាល័យ​ធំ ហើយ​សូម្បី​តែ​ត្រូវ​បាន​បង្កើត​ឡើង​មួយ​រយៈ​មុន​គឺ​ពិត​ជា​ដំណើរ​ស្វែង​រក​មួយ);
• លទ្ធភាពនៃការចូលប្រើកាន់តែតឹងរ៉ឹងដោយភាគីទីបីចំពោះព័ត៌មាន ការការពារការសម្ងាត់ដែលគិតច្រើន (វានឹងកាន់តែពិបាកសម្រាប់មនុស្សចៃដន្យក្នុងការទទួលបានព័ត៌មាននៅក្នុង ប្រព័ន្ធអេឡិចត្រូនិចប្រសិនបើបញ្ហាសុវត្ថិភាពត្រូវបានគិតចេញ ប៉ុន្តែការចម្លងឯកសារក្រដាសនៅក្នុងភាពវឹកវរទូទៅគឺជាបឋម);
• តម្លាភាពនៃនីតិវិធីនៃចលនាឯកសារ (ប្រសិនបើប្រព័ន្ធត្រូវបានកំណត់រចនាសម្ព័ន្ធ នោះមនុស្សជាច្រើនអាចត្រួតពិនិត្យការអនុម័តឯកសារក្នុងពេលដំណាលគ្នាដោយអ្នកប្រតិបត្តិ អ្នកត្រួតពិនិត្យ អ្នកគ្រប់គ្រង វាកាន់តែងាយស្រួលក្នុងការគ្រប់គ្រងដំណាក់កាល ប្រសិទ្ធភាព ភាពពាក់ព័ន្ធ។ល។);
• ប្រព័ន្ធអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកភ្ជាប់ឯកសារជាច្រើនជាមួយគ្នាទៅវិញទៅមក សូមមើលឯកសារទាំងនោះដែលទាក់ទងនឹងការជ្រើសរើសជាក់លាក់មួយ ឬកំណត់រចនាសម្ព័ន្ធមុខងារផ្សេងទៀត);
• ប្រព័ន្ធលំហូរឯកសារអេឡិចត្រូនិកអនុញ្ញាតឱ្យនិយោជិតធ្វើការពីចម្ងាយ ទទួលបានឯកសារនៅពេលស្ថិតនៅក្នុងនាយកដ្ឋានដែលមានភូមិសាស្ត្រដាច់ស្រយាលពីគ្នាទៅវិញទៅមក ខណៈពេលដែលការសន្សំប្រាក់ជាធម្មតាចំណាយលើអ្នកនាំសំបុត្រពេញម៉ោង ក្រុមហ៊ុននាំសំបុត្រក្រៅម៉ោង ថ្លៃប្រៃសណីយ៍។ល។
• សន្សំលុយលើក្រដាស។

ប្រភេទនៃ sed

ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក sed គឺជាផលិតផលកម្មវិធីជាក់លាក់មួយ។ ពួកគេប្រហែលជា ប្រភេទផ្សេងៗ. ការបែងចែកទៅជាប្រភេទត្រូវបានកំណត់ដោយការពិតដែលថាប្រព័ន្ធទាំងនេះត្រូវបានប្រើក្នុងវិស័យផ្សេងៗនៃសកម្មភាពហើយក៏ត្រូវបានទទួលដើម្បីអនុវត្តភារកិច្ចផ្សេងៗគ្នាផងដែរ។ អង្គការមួយត្រូវធានាឱ្យបានថា ជាដំបូងនៃការផ្ទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិកដ៏ច្រើន មួយទៀតវាមានសារៈសំខាន់ណាស់ក្នុងការធានាឱ្យមានការផ្លាស់ប្តូរវារវាងនាយកដ្ឋាន ខណៈពេលដែលអង្គការផ្សេងទៀតបញ្ជាក់ពីការវិភាគ និងទំនាក់ទំនងរវាងឯកសារ។ តម្រូវការបង្កើតការផ្គត់ផ្គង់ - នោះហើយជាមូលហេតុដែលប្រព័ន្ធខុសគ្នា ហើយពេលខ្លះអ្នកប្រើប្រាស់មានជម្រើសពិបាក។

ដូច្នេះ ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកអាច៖

ធ្វើជាបណ្ណសារអេឡិចត្រូនិច និងផ្តល់នូវសមត្ថភាពក្នុងការរក្សាទុក និងស្វែងរកឯកសារយ៉ាងឆាប់រហ័ស។ កម្មវិធីបែបនេះគឺជាមូលដ្ឋានទិន្នន័យឯកទេស។

ផ្តល់ដំណើរការការងារ (ក្នុងករណីនេះឯកសារអេឡិចត្រូនិចនៃប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកមិនដើរតួនាទីសំខាន់ទេវាគឺជាកម្មវិធីបន្ថែមចាំបាច់ចំពោះដំណើរការការងារដែលគ្រប់គ្រងដោយប្រព័ន្ធ);

អនុញ្ញាតឱ្យបុគ្គលិកជាច្រើនសហការគ្នាលើឯកសារក្នុងពេលតែមួយ (ប្រសិនបើក្រុមហ៊ុនមិនចាំបាច់ផ្តល់រចនាសម្ព័ន្ធតាមឋានានុក្រមនៃលំហូរឯកសារ ហើយការបង្កើតឯកសាររួមគ្នាកើតឡើងមុនគេ);

រួមបញ្ចូលសេវាកម្មចាំបាច់ផ្សេងទៀតនៅក្នុងប្រព័ន្ធចរាចរឯកសារដោយខ្លួនឯង ( អ៊ីមែលការគ្រប់គ្រងគម្រោង និងសេវាកម្មផ្សេងៗទៀត)។

ប្រព័ន្ធត្រួតពិនិត្យ ការគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកអាចផ្សំធាតុនៃប្រភេទដែលបានពិពណ៌នា។ ពួកគេក៏អាចត្រូវបានគេបែងចែកតាមប្រភេទនៃសកម្មភាព ដោយឧស្សាហកម្ម និងដោយលក្ខណៈផ្សេងទៀត។ វាមានសារៈសំខាន់សម្រាប់ក្រុមហ៊ុនដើម្បីយល់ពីកិច្ចការដែលខ្លួនចង់អនុវត្តដោយប្រើ ed លំហូរឯកសារត្រូវតែធានាប្រសិទ្ធភាព និងប្រាក់ចំណេញ។ រចនាសម្ព័ន្ធពាណិជ្ជកម្មនិងការបំពេញភារកិច្ចច្បាប់របស់អង្គការផ្សេងៗ។

សូមអានផងដែរ៖

ភារកិច្ច sed

បន្ថែមពីលើភារកិច្ចចម្បង ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកក៏ផ្តល់មុខងារផ្សេងទៀតផងដែរ ដែលជួនកាលមានសារៈសំខាន់សម្រាប់ក្រុមហ៊ុន។ ឧទាហរណ៍វាអាចជា៖

1. សមត្ថភាពក្នុងការទាញយកបរិមាណដ៏ធំនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិក;
2. ក្រុមបុគ្គលិកដែលធ្វើការក្នុងពេលដំណាលគ្នាជាមួយឯកសារតាមអ៊ីនធឺណិត។
3. បង្កើតការពិភាក្សាលើបណ្តាញនៃឯកសារមួយ;
4. ការប្រៀបធៀបការបោះពុម្ពផ្សេងៗនៃឯកសារ;
5. នីតិវិធីសម្រាប់ការការពារព័ត៌មានដែលមាននៅក្នុងឯកសារ;
6. ការចម្លងនិងការរក្សាទុក;
7. ការប្រើប្រាស់មធ្យោបាយនៃភាពជាបុគ្គល (ឧទាហរណ៍ watermark);
8. លទ្ធភាពនៃការប្រើប្រាស់អេឡិចត្រូនិច ហត្ថលេខាឌីជីថលល។

ផ្អែកលើតម្រូវការ ភារកិច្ច សមត្ថភាពហិរញ្ញវត្ថុ វត្តមាន ឬអវត្តមាននៃប្រព័ន្ធទូលំទូលាយ ការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធវិសាលភាពនៃសកម្មភាពរបស់ក្រុមហ៊ុន ប្រព័ន្ធមួយឬផ្សេងទៀតត្រូវបានជ្រើសរើស។ មានការផ្តល់ជូនគ្រប់គ្រាន់នៅលើទីផ្សារ។

គុណវិបត្តិនិងបញ្ហា

ក្នុងចំណោមអត្ថប្រយោជន៍ជាច្រើន (បានពិភាក្សាខាងលើ) ក៏មានបញ្ហាផងដែរ។ ការប្រើប្រាស់ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកតម្រូវឱ្យមានកិច្ចខិតខំប្រឹងប្រែងមួយចំនួនលើផ្នែកបុគ្គលិក។ បញ្ហាក្នុងការប្រើប្រាស់រួមមានៈ

ការចំណាយលើការទិញ ដំឡើង និងថែទាំកម្មវិធី (ឬការចំណាយលើការថែរក្សាបុគ្គលិកផ្ទាល់ខ្លួនរបស់អ្នកនៃអ្នកឯកទេសអភិវឌ្ឍន៍);

ការលើកទឹកចិត្តបុគ្គលិកឱ្យរៀន និងប្រើប្រាស់មុខងារទាំងអស់នៃប្រព័ន្ធ;

ការលំបាកក្នុងការគិតគូរពីភាពខុសប្រក្រតី និងការផ្លាស់ប្តូរទាំងអស់នៅក្នុងសកម្មភាពរបស់ក្រុមហ៊ុននៅក្នុងផលិតផលសូហ្វវែរ។

តម្រូវការក្នុងការប្រាស្រ័យទាក់ទងជាមួយអង្គការផ្សេងទៀតដែលមិនប្រើប្រព័ន្ធព័ត៌មានគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកក្នុងការងាររបស់ពួកគេ ដែលមានន័យថាពេលខ្លះអ្នកត្រូវត្រលប់ទៅឯកសារក្រដាស ឬចម្លងអេឡិចត្រូនិក។

ពេលខ្លះមានសំណួរនៃការផ្តល់ឱ្យ កម្លាំងច្បាប់ឯកសារនៅពេលដែលជម្រើសហត្ថលេខាឌីជីថលអេឡិចត្រូនិចមិនត្រូវបានប្រើ។

ការបណ្ដុះបណ្ដាល និងការលើកទឹកចិត្តបុគ្គលិកឱ្យផ្លាស់ទៅ បច្ចេកវិទ្យាឌីជីថល- ភារកិច្ចដាច់ដោយឡែកជាពិសេសប្រសិនបើក្រុមហ៊ុនមានរយៈពេលយូរនៅក្នុង "ពិភពក្រដាស" ហើយបុគ្គលិកមិនមែនជាមនុស្សវ័យក្មេងនិងច្នៃប្រឌិតរបស់មនុស្សជំនាន់ថ្មី។ លើសពីនេះទៅទៀតកម្រិតនៃការអភិវឌ្ឍន៍ ផលិតផលសូហ្វវែរបុគ្គលិកម្នាក់ៗគឺខុសគ្នា។ ហើយពេលខ្លះមានពេលវេលា និងជំហានជាច្រើនរវាងការសម្រេចចិត្តឆ្ពោះទៅរកឌីជីថល និងការអនុវត្តជាក់ស្តែង។ ដំណើរការគឺងាយស្រួលតែនៅ glance ដំបូងប៉ុណ្ណោះ។

ភាពលំបាកនៃជម្រើស

ការស្វែងរកព័ត៌មានភាគច្រើននាពេលបច្ចុប្បន្ននេះ ចាប់ផ្តើមដោយគ្រាន់តែវាយបញ្ចូលសំណួរទៅក្នុងរបារស្វែងរក។ ដូច្នេះ ដើម្បីឆ្លើយតបទៅនឹងសកម្មភាពនេះ (រូបរាងនៃឃ្លានៅក្នុងពាក្យស្វែងរក “ ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកនិងការងារការិយាល័យ") អ្នកស្វែងរកព័ត៌មានទទួលបានការផ្តល់ជូនយ៉ាងច្រើន ប្រព័ន្ធផ្សេងៗបង្កើតឡើងដោយអ្នកជំនាញរុស្ស៊ី និងបរទេស។ មនុស្សគ្រប់គ្នាប្រកាសខ្លាំង ៗ នូវដំណោះស្រាយដោយគ្មានលក្ខខណ្ឌចំពោះបញ្ហាអ្នកប្រើប្រាស់ទាំងអស់នៅក្នុងបញ្ហានេះ។ ហើយបន្ទាប់មកការរកឃើញមួយកើតឡើង - បញ្ហានៃជម្រើស។ ធ្វើ​ដូចម្តេច​ដើម្បី​កុំ​ឱ្យ​មាន​កំហុស? យ៉ាងណាមិញ ដើម្បីស្វែងយល់ពីមុខងារនៃកម្មវិធីកុំព្យូទ័រ អ្នកត្រូវមានយ៉ាងហោចណាស់នូវជំនាញរបស់អ្នកសរសេរកម្មវិធី និងអ្នកប្រើប្រាស់កម្រិតខ្ពស់។ ពេលខ្លះអ្នកត្រូវចូលរួមជាមួយអ្នកជំនាញ។ បន្ទាប់មកសំណួរកើតឡើងអំពីរបៀបយល់គ្នាឱ្យបានត្រឹមត្រូវ របៀបពន្យល់ពីភារកិច្ចរបស់ក្រុមហ៊ុនទៅកាន់អ្នកសរសេរកម្មវិធី ដូច្នេះគាត់អាចស្វែងរកដំណោះស្រាយចំពោះបញ្ហាទាំងនេះបានត្រឹមត្រូវបំផុតនៅក្នុងប្រព័ន្ធដែលបានស្នើឡើង។

នៅពេលជ្រើសរើសផលិតផល អ្នកនឹងត្រូវធ្វើការសិក្សាទាំងមូល សិក្សាពីមុខងារនៅក្នុងលក្ខខណ្ឌដែលអ្នកអភិវឌ្ឍន៍-អ្នកលក់មិនតែងតែចាប់អារម្មណ៍ក្នុងការបង្ហាញពីភាពខុសប្លែកទាំងអស់នៃផលិតផលដល់មនុស្សគ្រប់គ្នា។ ប្រព័ន្ធអេឡិចត្រូនិច លំហូរឯកសារ sedគួរតែមានភាពងាយស្រួល មុខងារ និងមានប្រយោជន៍សម្រាប់អ្នកប្រើប្រាស់។ លើសពីនេះទៅទៀតដោយគិតគូរពីសកម្មភាពជាក់លាក់របស់វា។ អ្នកនឹងត្រូវសិក្សាវីដេអូអំពីប្រតិបត្តិការរបស់កម្មវិធី ការពិនិត្យអ្នកប្រើប្រាស់ មើលរូបថតអេក្រង់ សាកល្បង និងផ្ទៀងផ្ទាត់ក្នុងការអនុវត្ត ទិញម៉ូឌុល និងប្លុកនីមួយៗ ប្រសិនបើកម្មវិធីអនុញ្ញាត អនុវត្តប្រព័ន្ធបន្តិចម្តងៗ។ល។ ជាការប្រសើរណាស់ តម្លៃនៃបញ្ហានេះ ជួនកាលប្រែថាមិនមែនជាបញ្ហាចុងក្រោយនៅក្នុងបញ្ជីនោះទេ។

អ្នកប្រើប្រាស់ដោះស្រាយបញ្ហានៃការជ្រើសរើសវេទិកាតាមវិធីផ្សេងៗគ្នា មុនពេលដែលការរៀបចំប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកត្រូវបានអនុវត្ត - ខ្លះរៀបចំវាដោយឯករាជ្យ ខ្លះពាក់ព័ន្ធនឹងអ្នកឯកទេស និងអ្នកប្រឹក្សាខាងក្រៅ មនុស្សជាច្រើនធ្វើជាមួយបុគ្គលិកពេញម៉ោងរបស់ពួកគេ។ ក្នុងករណីណាក៏ដោយអ្នកត្រូវយល់ពីវា។ ប្រព័ន្ធ sed- នេះគឺជាជំហានប្រកបដោយទំនួលខុសត្រូវក្នុងជីវិតរបស់ក្រុមហ៊ុន ដែលត្រូវយកចិត្តទុកដាក់ និងដឹងខ្លួនយ៉ាងប្រុងប្រយ័ត្នបំផុត។

សង្គមរបស់យើងគឺមានតែនៅលើផ្លូវដើម្បីណែនាំប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកនៅគ្រប់ទីកន្លែងនៅក្នុងសហគ្រាសទាំងអស់។

នេះគឺដោយសារតែសហគ្រាសភាគច្រើននៅតែមិនអាចធ្វើវាបានសម្រាប់ហេតុផលសាមញ្ញមួយ - កង្វះបទពិសោធន៍ក្នុងការប្រើប្រាស់ឯកសារអេឡិចត្រូនិក។

EDMS Docsvision

EDMS Docsvision ជាឧបករណ៍សម្រាប់ដំណើរការស្វ័យប្រវត្តិលើសពីលំហូរឯកសារ

អេលម៉ា

ELMA EDMS ត្រូវបានអនុវត្តជាផ្នែកនៃកញ្ចប់ជាច្រើន ECM+, Projects+, ELMA CRM+ ដែលត្រូវបានជ្រើសរើសតាមតម្រូវការរបស់អ្នកប្រើប្រាស់។ មានសូម្បីតែកញ្ចប់ជាមួយ KPIs ។

ភាពប្លែកនៃចំណុចប្រទាក់គឺការកែតម្រូវរបស់វាចំពោះតួនាទីរបស់អ្នកប្រើប្រាស់ដោយប្រើឧបករណ៍រចនាដែលភ្ជាប់មកជាមួយ។

វាអនុវត្តការពន្លឿនការចូលប្រើទិន្នន័យយោង និងស្វ័យប្រវត្តិកម្មនៃដំណើរការមួយចំនួន ជាពិសេសដំណើរការឯកសារពីប្រភពផ្សេងៗ។

ចំណែក​ឯ​ការ​ស្វែង​រក​ទិន្នន័យ​វិញ មាន​នីតិវិធី​សម្រាប់​ស្វែង​រក​ដោយ​លម្អិត។ លទ្ធផលស្វែងរកអាចត្រូវបានបង្កើតទៅក្នុងរបាយការណ៍មួយ ហើយគំរូអាចត្រូវបានបង្កើតពីសំណួរស្វែងរក។

សម្រាប់ប្រតិបត្តិការជាមួយ BP ប្រព័ន្ធរងពិសេសមួយត្រូវបានបែងចែក ដែលអនុញ្ញាតឱ្យអ្នករៀបចំផែនការជំនួស កំណត់រចនាសម្ព័ន្ធភារកិច្ច គ្រប់គ្រង និងធ្វើគំរូ BP ។

ប្លុកសុវត្ថិភាពគាំទ្រវិធីសាស្ត្រអនុញ្ញាតមួយចំនួន និងកំណត់យ៉ាងច្បាស់នូវសិទ្ធិអ្នកប្រើប្រាស់តាមប្រភេទនៃការចូលទៅកាន់វត្ថុ។

លើសពីនេះ ហត្ថលេខាឌីជីថលត្រូវបានប្រើប្រាស់ ហើយចំនួនអ្នកប្រើប្រាស់សកម្មអាចត្រូវបានកំណត់តាមកម្មវិធី។

EDMS នេះក៏មានគុណវិបត្តិផងដែរ។ ឧទាហរណ៍ មិនមានសំបុត្រក្នុងស្រុកទេ។ មានការរឹតបន្តឹងលើការបង្កើត និងប្រគល់ភារកិច្ច ហើយការចុះឈ្មោះពីកម្មវិធីការិយាល័យមិនត្រូវបានអនុវត្តទេ។

លើសពីនេះទៀត មិនមានឧបករណ៍ភ្ជាប់មកជាមួយសម្រាប់មើលឯកសារភ្ជាប់ទេ មានតែសំណួរស្តង់ដារប៉ុណ្ណោះដែលត្រូវបានអនុវត្ត ហើយមិនមានការស្វែងរកដោយស្វ័យប្រវត្តិសម្រាប់ស្ទួននោះទេ។

តើ 1C ដោះស្រាយបញ្ហាអ្វីខ្លះ៖ លំហូរឯកសារ ៨

តើ 1C ដោះស្រាយបញ្ហាអ្វីខ្លះ: លំហូរឯកសារ 8: ការងារការិយាល័យ; ការផ្ទុកនិងការទាញយកព័ត៌មាន; ដំណើរការអាជីវកម្ម; ផ្លូវឯកសារ; គណនេយ្យម៉ោងធ្វើការ។

សព្វថ្ងៃនេះក្រុមហ៊ុនភាគច្រើនកំពុងផ្លាស់ប្តូរពីការគ្រប់គ្រងឯកសារក្រដាសទៅជាអេឡិចត្រូនិច។ នេះជួយសន្សំសំចៃទាំងពេលវេលា និងថវិកាសម្រាប់ស្ថាប័ន។ ការគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកលុបបំបាត់ឯកសារ។ អ្នកអាចផ្លាស់ប្តូរព័ត៌មាន 24 ម៉ោងក្នុងមួយថ្ងៃពីការិយាល័យ ឬទីតាំងផ្សេងទៀត។ អ្នកគ្រាន់តែត្រូវមានកុំព្យូទ័រដែលមានហត្ថលេខាអេឡិចត្រូនិក និងអ៊ីនធឺណែតនៅក្នុងដៃ។ លើសពីនេះ ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកធ្វើឱ្យវាអាចត្រួតពិនិត្យវឌ្ឍនភាពការងារក្នុងពេលវេលាជាក់ស្តែង។

តើអ្វីទៅជាការគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក

ប្រសិនបើយើងនិយាយ នៅក្នុងពាក្យសាមញ្ញការគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក គឺជាការផ្លាស់ប្តូរឯកសារអេឡិចត្រូនិកតាមរយៈ បណ្តាញក្នុងស្រុកអ៊ីនធឺណែត ឬបណ្តាញផ្សេងៗ។ លំហូរឯកសារអេឡិចត្រូនិកអាចកើតឡើងទាំងនៅក្នុងអង្គភាព និងរវាងក្រុមហ៊ុន។

EDI អនុញ្ញាតឱ្យអ្នកមិនត្រឹមតែផ្លាស់ប្តូរឯកសារប៉ុណ្ណោះទេប៉ុន្តែថែមទាំងរៀបចំការងារដោយមិនប្រើប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយក្រដាសផងដែរ: ស្វែងរកឯកសារ រៀបចំរបាយការណ៍ រក្សាប័ណ្ណសារ និងច្រើនទៀត។

លំហូរឯកសារអេឡិចត្រូនិកត្រូវបានអនុវត្តតាមរយៈប្រព័ន្ធនៃប្រតិបត្តិករ EDF ដែលរួមបញ្ចូលនៅក្នុងបណ្តាញជឿទុកចិត្តនៃសេវាពន្ធសហព័ន្ធនៃប្រទេសរុស្ស៊ី។ ក្រុមហ៊ុនមួយផ្ញើឯកសារអេឡិចត្រូនិកមួយទៀត។ អ្នកទទួលទទួលបានវាក្នុងរយៈពេលពីរបីវិនាទីនៅលើកុំព្យូទ័ររបស់គាត់។ នៅពេលនេះ ប្រតិបត្តិករត្រួតពិនិត្យដោយស្វ័យប្រវត្តិនូវហត្ថលេខាអេឡិចត្រូនិកដែលឯកសារត្រូវបានយល់ព្រម និងថាតើទម្រង់ឯកសារនេះអនុលោមតាមតម្រូវការច្បាប់ដែរឬទេ។ ដោយប្រើស្ថានភាព អ្នកផ្ញើអាចមើលឃើញពីរបៀបដែលឯកសារកំពុងផ្លាស់ទី។

ប្រភេទនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិក

ឯកសារស្ទើរតែទាំងអស់អាចត្រូវបានបកប្រែទៅជា ទិដ្ឋភាពអេឡិចត្រូនិច. ជាធម្មតា ក្រុមហ៊ុនប្តូរទៅកិច្ចសន្យាអេឡិចត្រូនិក វិក្កយបត្រ វិក្កយបត្រផ្សេងៗ របាយការណ៍។ល។

ឯកសារអេឡិចត្រូនិកត្រូវបានបែងចែកទៅជាឯកសារក្រៅផ្លូវការ និងឯកសារផ្លូវការ។

ឯកសារមិនផ្លូវការ - លិខិតកិច្ចសន្យា អំណាចនៃមេធាវី។ ឯកសារបច្ចេកទេសនិងឯកសារផ្សេងទៀត ពួកគេត្រូវបានលើកលែងពីបទប្បញ្ញត្តិដ៏តឹងរឹងដោយរដ្ឋ។

ឯកសារផ្លូវការគឺស្ថិតនៅក្រោមតម្រូវការដ៏តឹងរឹងសម្រាប់ទម្រង់ និងបទប្បញ្ញត្តិនៃការបញ្ជូន។ ឯកសារផ្លូវការគឺជាឯកសារដែលត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយយោងទៅតាមទម្រង់សេវាពន្ធសហព័ន្ធ ឧទាហរណ៍ វិញ្ញាបនបត្រទទួលយកការងារ។ ឯកសារផ្លូវការប៉ះពាល់ដល់ភាពត្រឹមត្រូវនៃការគណនាពន្ធ ដូច្នេះការអនុលោមតាមនីតិវិធីផ្ទេរប្រាក់ទាំងអស់មានសារៈសំខាន់សម្រាប់ពួកគេ។

សូមចំណាំថា ឯកសារអេឡិចត្រូនិកមិនផ្លូវការអាចមានទម្រង់ណាមួយ៖ doc, xlsx, pdf, jpg និងឯកសារផ្សេងទៀត ខណៈដែលឯកសារផ្លូវការអាចមានទម្រង់ជាឯកសារដែលមានផ្នែកបន្ថែម xml ប៉ុណ្ណោះ។

មុខងារនៃប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក

ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក អនុវត្តមុខងារដូចខាងក្រោមៈ

• ការចុះឈ្មោះឯកសារ;
• គ្រប់គ្រងលើការអនុវត្តឯកសារ;
• ការបង្កើតថតឯកសារ;
• ការគ្រប់គ្រងចលនាក្រដាស និងឯកសារអេឡិចត្រូនិក រក្សាប្រវត្តិការងារជាមួយឯកសារ។
• បង្កើត និងកែសម្រួលព័ត៌មានលម្អិតនៃឯកសារ;
• ការបង្កើតរបាយការណ៍ស្តីពីលំហូរឯកសាររបស់សហគ្រាស;
• នាំចូលឯកសារពីប្រព័ន្ធឯកសារ និងអ៊ីនធឺណិត;
• បង្កើតឯកសារដោយផ្ទាល់ពីប្រព័ន្ធដោយប្រើគំរូមួយ;
• ធ្វើការជាមួយកំណែឯកសារ ឯកសារពហុសមាសភាគ និងពហុទម្រង់ស្មុគស្មាញ ឯកសារភ្ជាប់;
• ការចែកចាយឯកសារអេឡិចត្រូនិច;
• ធ្វើការជាមួយឯកសារនៅក្នុងថត;
• ការទទួលឯកសារដោយប្រើស្កែន និងការទទួលស្គាល់;
• កាត់បន្ថយការចំណាយសម្រាប់ការចូលប្រើទិន្នន័យ និងដំណើរការឯកសារ។

ជម្រើស EDF

មានវិធីពីរយ៉ាងក្នុងការរៀបចំប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក។ ទីមួយ អ្នកអាចចូលទៅក្នុងកិច្ចព្រមព្រៀងគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកជាមួយសមភាគីរបស់អ្នក និងផ្លាស់ប្តូរឯកសារដែលនឹងត្រូវបានចុះហត្ថលេខាដោយហត្ថលេខាអេឡិចត្រូនិកតាមរយៈអ៊ីមែល។

ទីពីរ អ្នកអាចរៀបចំលំហូរឯកសារអេឡិចត្រូនិកតាមរយៈប្រតិបត្តិករពិសេស។ ក្នុងករណីនេះអ្នកត្រូវចូលរួមជាមួយបទប្បញ្ញត្តិសម្រាប់ការផ្លាស់ប្តូរឯកសារអេឡិចត្រូនិក។ បន្ទាប់ពីនេះ ការផ្លាស់ប្តូរជាមួយសមភាគីគឺអាចរកបានទាំងឯកសារផ្លូវការ និងឯកសារមិនផ្លូវការ។

ស្វ័យប្រវត្តិកម្មនៃការគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក។ គុណសម្បត្តិនិងគុណវិបត្តិនៃ EDI

ការគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកគឺទាំងមូល ប្រព័ន្ធព័ត៌មានដែលរួមមានកម្មវិធីឯកទេស អ៊ីមែល អ៊ីនធឺណិត បណ្តាញមូលដ្ឋាន និងច្រើនទៀត។

ការគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកមើលទៅគួរឱ្យទាក់ទាញជាងបើប្រៀបធៀបទៅនឹងក្រដាស។ ចូរយើងគូសបញ្ជាក់ពីគុណសម្បត្តិចម្បងរបស់ EDI ។

• អ្វីដែលសាមញ្ញបំផុតនោះគឺថាការចំណាយទាក់ទងនឹងតម្លៃក្រដាសត្រូវបានកាត់បន្ថយ។
• ពេលវេលាត្រូវបានរក្សាទុក - និយោជិតចំណាយពេលតិចក្នុងការស្វែងរកឯកសារក្រដាស។
• បង្កើនតម្លាភាព ការងារផ្ទៃក្នុងក្រុមហ៊ុន - ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកធ្វើឱ្យវាអាចតាមដានស្ថានភាពនៃឯកសារ។
• ប្រវត្តិផ្ទាល់ខ្លួននៃឯកសារនីមួយៗ និងឯកសារភ្ជាប់មកជាមួយត្រូវបានរក្សាទុក - អ្នកអាចបើកអ្វីៗគ្រប់ពេល ឯកសារចាំបាច់ដែលមានតម្រូវការទាក់ទងនឹងប្រភេទផ្សេងៗនៃទំនាក់ទំនងរវាងក្រុមហ៊ុន និងអង្គភាពខាងក្រៅ។
• របាយការណ៍របស់អង្គការត្រូវបានចងក្រងភ្លាមៗ;
• សុវត្ថិភាពទិន្នន័យកើនឡើង។

ក្នុងចំណោមគុណវិបត្តិគឺថ្លៃដើមខ្ពស់។ កម្មវិធីនិងការចំណាយទាក់ទងនឹងការបណ្តុះបណ្តាលនិយោជិត និងការបំប្លែងឯកសារដែលមានស្រាប់ទាំងអស់។

អ្វីដែលអ្នកត្រូវការដើម្បីប្តូរទៅការគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក

ដើម្បីអនុវត្តការគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក ចាំបាច់ត្រូវបង្កើត និងអនុម័តនីតិវិធីសម្រាប់ការគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក។ ដាក់ឈ្មោះអ្នកដែលទទួលខុសត្រូវចំពោះការថែទាំរបស់វា; រៀបចំប័ណ្ណសារអេឡិចត្រូនិចនៃឯកសារដែលបានទទួលនិងផ្ញើ; កំណត់ក្នុងគោលការណ៍គណនេយ្យ ច្បាប់សម្រាប់បង្កើត ទទួល និងរក្សាទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិក។ តែងតាំងអ្នកទទួលខុសត្រូវលើការបង្កើត និងចុះហត្ថលេខាលើឯកសារអេឡិចត្រូនិក។

និយោជិតទាំងអស់ដែលត្រូវបានអនុញ្ញាតឱ្យចុះហត្ថលេខាលើឯកសារត្រូវតែមានហត្ថលេខាអេឡិចត្រូនិក។

ក្បួនដោះស្រាយប្រហាក់ប្រហែលនៃសកម្មភាព៖

• លក្ខណៈបច្ចេកទេសកំពុងត្រូវបានបង្កើតឡើង;
• ដំណោះស្រាយ IT ត្រូវបានជ្រើសរើស;
• ដំណើរការអាជីវកម្មត្រូវបានពិពណ៌នា;
• ការប៉ាន់ស្មាន កាលវិភាគ បញ្ជីធនធានចាំបាច់ និងផែនការការងារទូទៅត្រូវបានគូរឡើង។
• EDI កំពុងត្រូវបានអនុវត្ត;
• កម្មវិធីកំពុងត្រូវបានសាកល្បង;
• ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកត្រូវបានដាក់ឱ្យដំណើរការ;
• ការប្រើប្រាស់ប្រព័ន្ធត្រូវបានត្រួតពិនិត្យ។

ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក

ប្រព័ន្ធ EDI ណាមួយអាចមានលក្ខណៈសម្បត្តិពីប្រភេទដែលបានរាយខាងក្រោម ទោះជាយ៉ាងណាក៏ដោយ ភាគច្រើនមានការតំរង់ទិសជាក់លាក់ទាក់ទងនឹងទីតាំងផលិតផល។

1. បណ្ណសារអេឡិចត្រូនិចគឺជាប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកដែលមានគោលបំណងរក្សាទុក និងទាញយកទិន្នន័យប្រកបដោយប្រសិទ្ធភាព។

2. ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកជាមួយនឹងឧបករណ៍លំហូរការងារដែលបានអភិវឌ្ឍ - ធានានូវចលនានៃវត្ថុមួយចំនួនតាមផ្លូវជាក់លាក់មួយ ដែលត្រូវបានកំណត់ទុកជាមុន។ នៅដំណាក់កាលនីមួយៗ វត្ថុអាចផ្លាស់ប្តូរបាន ដែលនេះជាមូលហេតុដែលវាត្រូវបានគេហៅថា "ការងារ" ។ ឯកសារត្រូវបានភ្ជាប់ជាមួយការងារ ទោះជាយ៉ាងណាក៏ដោយ វាមិនមែនជាវត្ថុសំខាន់នៅទីនេះទេ។ សូមអរគុណដល់ប្រព័ន្ធទាំងនេះ ការងារជាក់លាក់ត្រូវបានរៀបចំឡើង។

3. ប្រព័ន្ធ EDI ដែលផ្តោតលើការគាំទ្រដល់ការគ្រប់គ្រងអង្គការ និងការប្រមូលផ្តុំចំណេះដឹង។ ទាំងនេះគឺជាប្រព័ន្ធដែលរួមបញ្ចូលគ្នានូវលក្ខណៈសម្បត្តិនៃប្រព័ន្ធដែលបានពិពណ៌នាខាងលើ។ នៅទីនេះធាតុជាមូលដ្ឋានអាចជាអ្វី - ការងារឬឯកសារ។ ប្រព័ន្ធទាំងនេះត្រូវបានប្រើប្រាស់ ស្ថាប័នរដ្ឋាភិបាលក្រុមហ៊ុនធំៗដែលមានវិធាន និងនីតិវិធីជាក់លាក់សម្រាប់ចលនាឯកសារ។

4. ប្រព័ន្ធ EDI ដែលផ្តោតលើការគាំទ្រកិច្ចសហការ - ប្រព័ន្ធបែបនេះខុសពីប្រព័ន្ធមុនៗ ហើយមិនមានឋានានុក្រមច្បាស់លាស់ក្នុងការរៀបចំ និងដំណើរការលំហូរការងារជាផ្លូវការ។ ភារកិច្ចរបស់ EDI បែបនេះគឺដើម្បីធានាថាបុគ្គលិកធ្វើការនៅក្នុងក្រុមហ៊ុនមិនថាពួកគេនៅទីណានោះទេ និងដើម្បីរក្សានូវលទ្ធផលនៃការងារដែលបានធ្វើ។

5. ប្រព័ន្ធ EDI ដែលបានបង្កើតសេវាកម្មបន្ថែម។ ឧទាហរណ៍ដ៏គួរឱ្យចាប់អារម្មណ៍មួយ។- សេវាកម្មគ្រប់គ្រងទំនាក់ទំនងអតិថិជន (CRM) ។ ប្រភេទសេវាកម្មទាំងនេះមានភាពខុសប្លែកគ្នា ហើយអាចរួមបញ្ចូលនូវសំណុំសេវាកម្មផ្សេងៗគ្នា។