Моделирование бизнес процессов visio. Задача описания бизнес-процессов при помощи MS Visio

При сравнении нотаций основное внимание уделяется вопросам создания простых и понятных сотрудникам организации схем процессов.

Для бизнес-аналитиков компаний тезисы, обсуждаемые в статье, - это серьезный повод задуматься, насколько эффективны используемые ими подходы к разработке графических схем процессов организации.

Введение

Одной из важнейших целей формирования графических схем процессов является последующее их использование в регламентирующих документах организации. По этим схемам, как правило, работают сотрудники, которые не обучены сложным нотациям, не имеют навыков системного анализа и т.п. Для них очень важна простота и наглядность схем. Сложные, запутанные схемы, содержащие много различных условных обозначений, плохо воспринимаются людьми, что затрудняет их практическое использование. Поэтому для практических целей важным является корректный выбор и использование нотации (методики) описания процессов. По каким критериям следует выбирать такую нотацию? Как сравнивать разные нотации между собой? Рассмотрим несколько популярных нотаций и попытаемся ответить на эти вопросы.

Сравнение нотаций

Для сравнения были выбраны следующие нотации описания процессов:

1. «Простая блок-схема» (с отображением движения документов, с использованием блока «Решение»);
2. «Простая блока-схема» (без отображения движения документов, без использования блоков «Решение»);
3. «Процедура» системы Business Studio (один из возможных вариантов представления);
4. ARIS eEPC.

В качестве тестового примера был выбран простой и интуитивно понятный процесс. Результаты описания этого процесса представлены на рис. 1-4.

Рис. 1. Схема процесса в нотации «Простая блок-схема» в MS Visio (с движением документов, с использованием блока «Решение»).

На схеме рис. 1. Последовательность выполнения операций процесса во времени показана при помощи жирных стрелок, а движение документов - при помощи тонких пунктирных стрелок. Блоки «Решение» использованы классическим образом. Они отображают информацию (вопросы), от которых «зависит» последующий ход процесса. Такой подход к использованию «ромбиков» является весьма распространенным. Но фактически, вся логика принятия решений и формирования тех или иных выходов (документов) должна заключаться внутри операций процесса. Если задуматься, то ценность (смысл) рисования этих «ромбиков» не является очевидным. Что это за объекты: операции процесса, события? Вроде бы ни то, и не другое. Это скорее операторы принятия решения по какому-либо условию. Но ведь мы разрабатываем схему процесса для людей, а не пишем компьютерную программу на специальном языке. В компьютерной программе «ромбик» был бы полноценной операцией сравнения условий и т.п. Но на схеме процесса нужно показывать реальные объекты - процессы, выполняемые людьми, документы, информационные системы и т.п. Задумайтесь, корректно ли показывать «ромбики» отдельно от операции процесса на схеме? Вместо этого можно:

а) описать логику принятия решения в виде последовательность операций на схеме рассматриваемого процесса;
б) описать логику в виде схемы шагов соответствующего подпроцесса, переходя на уровень ниже;
в) описать логику текстом (в текстовых атрибутах операции) и в последующем вывести в регламент выполнения процесса.

Сформулируем «плюсы» и «минусы» рассмотренного выше (рис. 1.) способа использования «ромбиков».

«Простая блок-схема» в MS Visio (с движением документов, с использованием блока «Решение»)
«Плюсы»	«Минусы»
Наглядное отображение «логики» выбора тех или иных выходов процесса. Акцентирование внимания исполнителя на точку принятия решения/ветвление процесса в зависимости от условий.	Вынос логики принятия решения «наружу» операции процесса (некорректно с точки зрения формальной декомпозиции процессов). Неудобно документировать процесс (приходится дублировать «ромбики» текстом при формировании текстового описания операции). Схема процесса становится информационной перегруженной. «Ромбики» часто используются слишком формально, без реальной необходимости.

На рис. 2. показан пример того же самого процесса, только описанного без использования блоков «Решение» и документов. Легко проверить, что на этой схеме на 24 графических элемента меньше, чем на схеме рис. 1. Схема рис. 2. выглядит гораздо проще. От графических элементов не рябит в глазах, а с точки зрения информативности, эта схема вполне понятна и доступна конечному пользователю. Если для каждой операции процесса описать требования к ее выполнению текстом, то комбинируя табличную и графическую формы представления, можно вполне адекватно описать порядок исполнения процесса для сотрудников компании.

Рис. 2. Схема процесса в нотации «Простая блок-схема» в MS Visio (без движения документов, без использования блока «Решение»).

«Плюсы» и «минусы» графического представления процесса в форме, представленной на рис. 2., показаны ниже.

В целом, применение схем в формате, подобном представленному на рис. 2, является удобным как для разработчиков, так и для сотрудников, работающих по этим схемам.

На рис. 3. представлена схема процесса, сформированная в нотации «Процедура» среды моделирования Business Studio. Схема имеет несколько особенностей. Во-первых, блоки «Решение» использованы не стандартным образом - не как графический элемент для отображения вопроса и ветвления, а как полноценная операция процесса, связанная с принятием решений. В Business Studio «ромбик» обладает почти всеми атрибутами полноценного процесса, но не может быть декомпозирован (возможно, разработчики системы со временем сделают такую возможность). Использование «ромбика» (вместо четырехугольника) делает схему нагляднее. При этом в атрибуты «ромбика» можно внести любую текстовую информацию: описание, начало, завершение, требование к срокам и т.п.

Второй особенностью схемы процесса, представленной на рис. 3., является применение стрелок. Для отображения последовательности операций можно использовать стрелку с одним наконечником - стрелку «предшествования». Для отображения движения документов можно использовать стрелку с двумя наконечниками. Но именно в Business Studio можно пользоваться только одним типом стрелок - стрелками «предшествования». При этом к именованным стрелкам можно привязывать необходимое количество документов, которые определены в справочнике объектов деятельности. Такой подход дает возможность:

• существенно сократить количество графических элементов на схеме процесса, и при этом:
• вывести в регламент процесса необходимую информацию о входящих и исходящих документах.

Таким образом, не загромождая схему лишними элементами, мы можем, тем не менее, полно описать процесс и выгрузить в регламент всю необходимую информацию.

«Плюсы» и «минусы» графического представления процесса в форме, представленной на рис. 3., показаны ниже.

Рис. 3. «Процедура» системы Business Studio (вариант с нетрадиционным использованием блоков «Решение»).

В случае применения Business Studio, нотация «Процедура» может быть использована несколько по-разному. Автор статьи склоняется к подходу, представленному на рис. 3.

На рис. 4 представлена схема рассматриваемого процесса, разработанная в нотации ARIS eEPC. Заметим, что на схему не поместились некоторые операции процесса. Эта неполная схема простейшего процесса, выполненная в нотации ARIS eEPC, содержит четыре оператора логики и восемь событий! Сотрудник, читающий схему, должен уметь правильно интерпретировать все эти логические операторы. Без специального обучения и наличия некоторых навыков чтения подобных схем, рядовой сотрудник вряд ли сможет понять логику рассматриваемого процесса без подробного текстового описания или помощи квалифицированного бизнес-аналитика.

Заметим, что схема процесса в нотации ARIS eEPC занимает существенно больше места, чем схемы, представленные на рис. 1-3. Трудоемкость формирования такой схемы так же существенно выше.

В целом, если Вы не собираетесь покупать SAP R/3, то выбор и использование нотации ARIS eEPC не является, с точки зрения автора статьи, оптимальным решением. Стоит обратить внимание на более наглядные и интуитивно понятные исполнителям нотации описания процессов. Впрочем, кому-то нотация ARIS eEPC может показаться более наглядной и понятной. До определенной степени, это вопрос вкуса.

Рис. 4. Схема процесса в нотации ARIS eEPC (построена в Business Studio).

Описание процесса для целей последующей автоматизации

Интересно посмотреть на рассматриваемую схему процесса в случае, если она описана в нотации BPMN 2.0. Это нотация предназначена для описания «исполняемых» процессов, т.е. процессов которые поддерживает система BPM.

Своим мнением об использовании BPMN 2.0. делится А.А. Белайчук - Генеральный директор компании «Бизнес-консоль»:

На рис. 5 изображен тот же процесс в нотации BPMN. Как мы видим, этот рисунок похож на рис.1: в нотации BPMN задачи изображаются прямоугольниками, развилки - ромбами, данные - пиктограммой, похожей на документ. Потоки управления - сплошные линии, потоки данных - пунктирные. Надо учитывать, что на этой диаграмме задействована только малая часть нотации BPMN: только один вид развилок из 5 имеющихся в палитре, один вид задач из 8. Помимо более широкой палитры, эту нотацию отличает возможность моделировать не только изолированный поток работ, но также несколько процессов, взаимодействующих друг с другом через сообщения или данные. Кроме того, эта нотация более строгая: в ней определены не только значки, но и правила, по которым они могут сочетаться друг с другом. Необходимость таких правил диктуется тем, что нотация BPMN ориентирована не только на то, что ее будут читать люди, но и на непосредственное исполнение специальным программным обеспечением - «движком» BPM-системы. В то же время, как показывает данный пример, при использовании ограниченного подмножества палитры BPMN оказывается не сложнее привычной блок-схемы. Ну а тем, кто хочет освоить BPMN профессионально, мы рекомендуем специализированные тренинги www.bpmntraining.ru .

Рис. 5. Схема процесса в нотации BPMN 2.0.

Практика жизни

На рис. 6 показан фрагмент схемы процесса, разработанный бизнес-аналитиками вполне конкретной компании в придуманной ими нотации. Схема построена с применением принципов «Простой блок-схемы» - применяется блок «Решение» в своем классическом варианте. Кроме этого, на схеме представлено множество других условных обозначений, использованных не совсем стандартным образом.

При формировании схемы рис. 6, бизнес-аналитики очевидно, «боролись» за наглядность и максимальную понятность для рядового пользователя. Они стремились свести к минимуму, или вообще отказаться от текстового комментария к схемам процессов. Исполнителям просто печаталась схема формата А3, при чтении которой все сразу становилось понятно: что делать, как, какие документы использовать и т.п.

Рассматриваемая схема не является, конечно, образцом простоты и наглядности. Но она была сформирована, чтобы донести максимум полезной информации для исполнителей процесса.

Выводы

Итак, очевидно, что при описании процессов нужно стремиться к простоте и понятности для сотрудников.
Использование сложных, формализованных нотаций при описании процессов приводит к:

• трудностям при использовании (интерпретации) схем рядовыми сотрудниками;
• невозможности (сложности) организации работ по описанию процессов силами сотрудников подразделений, не прошедших специальное обучение;
• значительному увеличению трудозатрат бизнес-аналитиков на формирование схем;
• дополнительным сложностям при документировании схем (большой объем и т.п.);

Поэтому не стоит загромождать схему процесса различными графическими элементами. Но уже если их использовать, то лучше, чтобы они несли полезную информацию для сотрудников, а не были просто следствием формального применения нотаций моделирования.

В.В. Репин , к.т.н., доцент, Исполнительный директор ООО «BPM Консалтинг Групп », зав. кафедрой Управления бизнес-процессами НОУ ВПО «ИЭФ «Синергия», основатель портала www.FineXpert.ru

www.FineXpert.ru - среда общения профессионалов

размещено в разделе: Процессы

найти еще статьи

Для моделирования процесса мы будем использовать Microsoft Visio 2010 , но все написанное применимо и к другим версиям.

Перед началом работы над моделью процессов необходимо выбрать и, при необходимости, адаптировать нотацию - набор графических элементов, которые будут использоваться при построении диаграммы. В Microsoft Visio такие графические элементы группируются в специальные шаблоны (stencils): шаблон для функциональной блок-схемы (cross-functional flowchart), шаблон для EPC (event-driven process chain - аналог одноименного типа диаграммы в ARIS), шаблон для потока создания ценности (один из методов визуализации, применяемых в рамках "бережливого производства") и т.д.

Мы возьмем первый из перечисленных шаблонов (см. рис. 1) и некоторым образом адаптируем его.

Рис. 1. Выбор шаблона Visio

В наборах элементов шаблона (в Visio 2010 их три) можно обнаружить базовые элементы. При моделировании процесса мы будем использовать только некоторые из них. И, чтобы сделать дальнейшую работу более удобной, необходимые нам элементы лучше поместить в отдельный набор, после чего немного их адаптировать и дополнить (см. рис. 2). Представленный на рисунке набор можно скачать .

Рис. 2. Набор элементов для моделирования процессов

Дадим краткое пояснение элементов в наборе:

1. Процесс - компонент, обозначающий деятельность сотрудников организации, осуществляемую в рамках описываемого процесса и нацеленную на получение результата.
2. Событие - некоторый факт, который может быть обнаружен и идентифицирован сотрудниками организации. Процессы выполняются как следствие произошедших событий, и, в свою очередь порождают новые события.
3. Документ - специальным образом структурированная информация, размещенная на бумажном или электронном носителе.
4. Логическое "И" - связь между объектами диаграммы, показывающая необходимость логического объединения нескольких объектов. Например, если в "И" входит два события, это означает, что дальнейшее прохождение процесса невозможно, пока не произойдут оба эти события. Если из "И" выходят два события, это означает, что всегда происходит и одно, и второе событие (при этом события не обязательно должны происходить одновременно).
5. Логическое "ИЛИ" - логическая связь между объектами диаграммы, показывающая вариативность процесса. Например, если в "ИЛИ" входит несколько событий, это означает, что дальнейшее прохождение потока возможно при появлении любого из этих событий. Если из "ИЛИ" выходят несколько событий, это означает, что может произойти любое сочетание этих событий: как одно из них, так и несколько.
6. Исключающее "ИЛИ" - логическая связь между объектами диаграммы, показывающая альтернативы. Например, если в исключающее "ИЛИ" входит несколько событий, это означает, что они являются альтернативными, взаимоисключающими способами инициирования дальнейшего потока. Если из исключающего "ИЛИ" выходят несколько событий, это означает, что на выходе может произойти только одно из них, все остальные при этом исключаются.
7. Ресурс - материальный или информационный объект, задействованный или формируемый в процессе.
8. Подпроцесс - деятельность, для которой имеется диаграмма декомпозиции.
9. Внешний процесс - деятельность организации, находящаяся за рамками данного процесса, которая так же формализована как процесс (точнее, как компонент модели деятельности).
10. Внешняя организация - сторонняя организация, деятельность которой не описывается в рамках данной модели.
11. Дорожка - горизонтальная ролевая дорожка на схеме, в заголовке которой указывается исполнитель (организация, подразделение, должность или роль) и в границы которой помещаются все процессы, за исполнение которых несет ответственность данный исполнитель.
12. Разделитель - вертикальная линия, с помощью которой на диаграмме можно обозначить один из этапов описываемого процесса (при этом желательно так же обозначить все другие этапы).

По сути, предлагаемая нотация является симбиозом двух "классических" нотаций - Сross-functional flowchart и Event-driven process chain . Как можно видеть, в рамках описываемого подхода не применяется традиционный элемент функциональных блок-схем - "решение", вместо него используется явное обозначение событий с указанием логических отношений между ними. Это обеспечивает сравнительно большую наглядность, гибкость и возможность более полного описания логики протекания процесса.

Лабораторная работа №1

Организационное проектирование

Теоретическое обоснование

Бизнес-процесс ‒ это устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности (иначе ‒ последовательность работ), которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.

Для решения различных бизнес-задач требуется подробно и наглядно описывать процессы. То есть ‒ строить их модели. Модели предназначены для подробного описания операций, выполняемых последовательно во времени по определенной технологии.

Рисунок 1.1 – Модель «процесс»

Существуют различные возможности для графического, табличного, текстового описания процессов. Рассмотрим, как создать графическую схему бизнес-процесса при помощи программного средства Microsoft Visio. Прежде всего, стоит сказать, что продукт Visio не входит в стандартный пакет Microsoft Office.

Методические указания к выполнению работы:

Запускаем программу при помощи кнопки «Пуск» или через ярлык на рабочем столе.

Рисунок 1.2 – Главное окно программы MS Visio 2010

Рисунок 1.3 – Главное окно программы MS Visio 2003

Первое что мы увидим после запуска программы – окно, предлагающее выбрать вид нужного нам графического построения из предложенных категорий. Для наших целей выбираем категорию «Бизнес-процессы». Здесь мы увидим различные варианты схем, используемых для описания, как процессов, так и диаграмм потоков. Например, потока данных или работ; межфункциональные схемы.

Из предложенных вариантов описания процессов в меню – выбираем опцию EPC Diagramm.

Новый файл можно создать также в рабочем режиме при открытых других файлах, через основное меню. Выбираем Файл – новый (New) – Бизнес-процесс (Business Process) – и нужный нам тип – ePC Diagram.
В меню слева расположены объекты, которые мы будем использовать при построении схемы процесса.

‒ Событие

‒ Функция

‒ Исполнитель

И логические операторы: и, исключающее или, неисключающее или.

Рисунок 1.4 – Объекты для построения схемы процесса

Использование программного средства Microsoft Visio удобно, просто и доступно в применении для построения графических схем бизнес-процессов.

В следующем упражнении мы подробно разберем правила построения схем в так называемой нотации epC – то есть, графического языка моделирования.

Упражнение 1. Правила построения схем процессов в нотации epC

Мы находимся в программном пакете Visio и рассматриваем представление бизнес-процессов под названием Event – driven Process Chain – или EPC. Схемы данного типа удобны, просты в прочтении и активно используются в настоящее время на практике. Разберем подробно, как правильно построить схему процесса. Будем пользоваться объектами, которые расположены в меню слева.

Для этого нажатием правой кнопкой мыши попадаем в меню, выбираем «формат», «Заливка» – и меняем цвет на более яркий. Так же в свойствах объекта можно изменить штриховку, тип и толщину линии контура, тень.

Их можно взять из инструментария слева или с панели управления. При необходимости, можно также настроить их свойства. Чаще всего линию связи между объектами обозначают черным цветом и пунктиром. Можно укрупнить стрелку для лучшей видимости.

Попробуем выстроить некую цепочку действий. Чтобы каждый раз не настраивать свойства объекта, воспользуемся функцией копирования. Для этого правой клавишей мыши выделяем объект, нажимаем «копировать», а затем «вставить». Лишние объекты можно удалять кнопкой на панели инструментов либо клавишей Delete на клавиатуре.

На практике каждая работа выполняется каким-то человеком, исполнителем. Для обозначения исполнителя выбираем объект. Например, желтый овал. И располагаем его обязательно справа от Функции, не забывая указывать организационную единицу. Это может быть отдел, группа, департамент, либо же просто должность исполнителя. Соединяем наш объект с другими посредством линии связи. В этом случае линия должна быть прямой – без начальных и конечных стрелок.

Варианты

1. Бронирование билетов.

2. Покупка через Интернет-магазин.

3. Покупка квартиры.

4. Банковское кредитование.

5. Подключение кабельного телевидения.

6. Сдача в аренду торговых площадей.

7. Прием к врачу.

8. Техническое обслуживание.

9. Гостиница.

10. Страховая компания.

11. Библиотека.

12. Курсы по повышению квалификации.

13. Грузовые перевозки.

14. Прокат автомобилей.

15. Инвестирование свободных средств.

2. Используя вариант предприятия, представленного в первом задании, разработайте на новой странице организационную диаграмму:

‒ сохраните и отобразите в организационных диаграммах информацию о сотрудниках, отделах, подразделениях;

‒ настройте внешний вид организационной диаграммы.

Приложение 1

Проверка правильности построения диаграммы

ТП1 Юридическое оформление договора

Правило 1: Диаграмма функции EPC должна начинаться как минимум одним стартовым событием (стартовое событие может следовать за интерфейсом процесса) и завершаться как минимум одним конечным событием (конечное событие может предшествовать интерфейсу процесса).

Ошибок не обнаружено.

Правило 2: По ходу выполнения процесса события и функции должны чередоваться (событие и функция могут быть связаны через операторы).

Ошибок не обнаружено.

Правило 3: События и функции должны содержать строго по одной входящей и одной исходящей связи, которые отражают ход выполнения процесса.

Ошибок не обнаружено.

Правило 4: На диаграмме не должны присутствовать неименованные связи.

Ошибок не обнаружено.

Правило 5: За единичным событием не должны следовать операторы «OR» или «XOR».

Ошибок не обнаружено.

Правило 6: Каждый оператор слияния должен обладать хотя бы двумя входящими связями и только одной исходящей, оператор ветвления – только одной входящей связью и хотя бы двумя исходящими. Операторы не могут иметь одновременно несколько входящих и несколько исходящих связей.

Ошибок не обнаружено.

Правило 7: Операторы могут объединять или разветвлять только элементы одного типа. Объединение или ветвление одновременно функций и событий невозможно.

Ошибок не обнаружено.

Правило 8: Для каждой функции должна быть установлена связь типа «выполняет» минимум с одним и максимум с тремя субъектами.

Ошибок не обнаружено.

Правило 9: На диаграмме одно и то же событие должно присутствовать только один раз.

Ошибок не обнаружено.

Лабораторная работа №1

Задача описания бизнес-процессов при помощи MS Visio.

На сегодняшний день Microsoft Visio является одним из самых распространённых программных продуктов бизнес-моделирования и установлен на компьютерах многих бизнес-аналитиков. Практика показывает, что наличие такого простого, недорогого и в тоже время функционального инструмента в несколько раз повышает эффективность выполнения проектов и задач формализации и оптимизации деятельности предприятия.

В ходе семинара подробно рассматриваются нотации бизнес-моделирования и описания бизнес-процессов, встроенные в MS Visio, методики разработки бизнес-моделей и реализации различных проектов с помощью MS Visio, базовые и сервисные функции MS Visio, приводится большое количество примеров из реальных организаций.

Основной акцент на данном семинаре делается не на том "какие нажимать кнопки", а на том как решать практические бизнес-задачи с помощью MS Visio (т.е. разрабатывать стратегические карты, описывать и анализировать бизнес-процессы, разрабатывать эффективные бизнес-модели и регламенты). Поэтому по результатам семинара участники получают знания + навыки как по работе в MS Visio, так и по основным методикам и успешным практикам бизнес-инжиниринга.

Семинар-практикум даст ответы на следующие вопросы:

• Как быстро и эффективно разрабатывать бизнес-модели в различных нотациях?
• Как разработать бизнес-модель в соответствии со всеми требованиями выбранной нотации и автоматически проверить её правильность (корректность)?
• Какие характеристики и особенности применения нотаций, встроенных в MS Visio: Basic FlowChart (простая блок-схема), Cross Functional FlowChart (функциональная блок-схема), IDEF0, ARIS VACD (Value Added Chain Diagram), eEPC (Event driven Process Chain), Cause and Effect Diagram (модель причинно-следственного анализа), BPMN (Business Process Model and Notation) и многие другие?
• Как применять базовые и сервисные функции MS Visio на профессиональном уровне?
• Как решать повседневные и сложные практические задачи с помощью MS Visio?
• Какие примеры и результаты использования MS Visio в различных организациях и проектах?
• Что представляет собой комплексная бизнес-модель организации, как она разрабатывается и оформляется?
• Как разрабатывать регламенты и нормативные документы на основе бизнес-моделей, обеспечить их исполнение сотрудниками?

Семинар-практикум предназначен для руководителей и специалистов следующих подразделений:

• Управление бизнес-процессов и технологий;
• Управление методологии и документооборота;
• Управление стратегического и организационного развития;
• Управление информационных технологий;
• Служба качества и стандартизации;
• Управление персонала;
• Проектный офис;
• Финансовые подразделения;
• А также подразделения, руководители и специалисты которых, участвуют в проектах по стратегическому и организационному развитию, регламентации и оптимизации бизнес-процессов, организационной структуры, повышению эффективности труда, часто разрабатывают различные бизнес-модели и регламенты.

Внедрение технологий и инструментов бизнес-инжиниринга для организации в целом позволяет значительно повысить прозрачность и управляемость, обеспечить стабильное развитие и тиражирование бизнеса, получить необходимые конкурентные преимущества.

На семинаре каждому участнику предоставляется компьютер с установленным MS Visio, на котором выполняются практические задания. Это позволяет участникам сразу после завершения семинара встраивать полученные наработки в деятельность своих организаций и дальше их развивать.

Все материалы и бизнес-модели в MS Visio, которые демонстрируются на семинаре, передаются участникам в электронном виде.

Для эффективного обучения на семинаре необходимы базовые знания и навыки по работе с программными продуктами MS Word и MS Excel.

Программа семинара:

1. Основы бизнес-моделирования и бизнес-инжиниринга
   • Основные понятия бизнес-моделирования, бизнес-инжиниринга и организационного развития
   • Основные системы управления и бизнес-модели в организации, интегрированная система менеджмента (ИСМ)
   • Подразделения, участвующие в проектах и задачах бизнес-инжиниринга, их взаимодействие
   • Комплексная бизнес-модель организации: структура, содержание и примеры
   • Программный продукт MS Visio: особенности и решаемые задачи
   • Организация проекта по внедрению MS Visio, формализации и оптимизации деятельности предприятия
2. Интерфейс и базовые функции MS Visio
   • Главное меню («лента»)
   • Создание моделей, работа с листами, настройка отображения и оформления моделей
   • Панель инструментов («фигуры»)
   • Работа с объектами (фигурами): создание, редактирование, форматирование (оформление), автовыравнивание, макеты расположения объектов на модели, атрибуты объектов и их заполнение
   • Работа со связями объектов, создание новых точек соединения на объектах, автосоединение объектов (технология hotspots)
3. Разработка базовых и стратегических бизнес-моделей в MS Visio, примеры
   • Методика стратегического управления и сбалансированная система показателей (BSC / KPI)
   • Стратегическая карта и счётная карта BSC / KPI, назначение показателей и проектов для стратегических целей
   • Дерево продуктов и бизнес-направлений
   • Организационная структура
   • Дерево бизнес-процессов, назначение ответственных за бизнес-процессы
   • Модель причинно-следственного анализа проблем «Cause and Effect Diagram» (диаграмма Исикавы)
   • Системная архитектура (информационные системы, приложения и ИТ-инфраструктура)
   • Модели по управлению проектами (GANT-Chart, PERT-Chart)
4. Разработка процессных бизнес-моделей в MS Visio с помощью различных нотаций (шаблонов), примеры
   • Методика описания бизнес-процессов и система управления бизнес-процессами (СУБП)
   • Методы повышения качества бизнес-процессов и система менеджмента качества (СМК)
   • Обзор нотаций для описания бизнес-процессов, их характеристик и применения
   • Правила разработки графических моделей бизнес-процессов
   • Классические нотации: Basic FlowChart (простая блок-схема), Cross Functional FlowChart (функциональная блок-схема), IDEF0, IDEF3, DFD
   • Нотации ARIS: VACD (Value Added Chain Diagram), eEPC (Event driven Process Chain) и др.
   • Нотация BPMN (Business Process Model and Notation)
   • Визуальное представление бизнес-процессов (схема рабочего процесса)
   • Примеры моделей бизнес-процессов (технологических карт) в различных нотациях: управление персоналом, менеджмент качества, стратегическое управление, управление рисками, процессы ITIL / ITSM (ИТ-обеспечение), антикризисное управление, маркетинг и работа с клиентами, финансовые процессы и др.
5. Сервисные функции MS Visio, примеры применения
   • Привязка данных к бизнес-моделям (подключение к внешним источникам данных), автоматическое обновление, визуализация данных
   • Контроллинг показателей KPI (мониторинг бизнес-процессов)
   • Привязка внешних документов к объектам бизнес-моделей
   • Декомпозиция бизнес-процессов (создание вложенных моделей)
   • Синхронизация объектов на моделях
   • Разработка новых нотаций бизнес-моделирования (собственных фигур / объектов)
   • Функционально-стоимостной анализ (ФСА) бизнес-процессов
   • Проверка бизнес-моделей на правильность построения и соответствие нотации (стандарту)
   • Web-publisher (публикация бизнес-моделей в HTML-формате)
   • Разработка шаблонов отчётов, автоматическая генерация отчётов на основе бизнес-моделей (регламенты бизнес-процессов, счётные карты, положение об организационной структуре, продуктах и др.)
6. Обзор и сравнительный анализ других программных продуктов бизнес-моделирования
   • Business Studio
   • AllFusion Process Modeler (BPWIN)
   • Бизнес-инженер

Автор и ведущий - :
Эксперт по бизнес-инжинирингу и управлению в банковской сфере.
Член Координационного комитета Ассоциации Российских Банков (АРБ) по стандартам качества банковской деятельности.
Партнёр группы компаний «Современные технологии управления».

Если Вы хотите принять участие, заполните нижеприведенную форму:

Дмитрий Пинаев / Современные технологии управления

Одна из наиболее актуальных задач, стоящих перед современной российской компанией - это совершенствование бизнес-процессов и системы управления в целом. Используя Microsoft Visio 2003, бизнес-аналитик может упростить и ускорить основные работы по описанию системы управления компанией.

Описание системы управления

Оптимально спроектированные бизнес-процессы способны реализовать стратегические цели организации, а также предоставить возможность системного анализа для принятия обоснованных бизнес-решений.

Формализацией и документированием систем управления сегодня занимаются консультанты по управлению, специалисты по стратегическому и организационному развитию, ИТ-специалисты и менеджеры по качеству. При этом наиболее часто они сталкиваются с решением следующих задач:

• описание и оптимизация бизнес-процессов;
• проектирование системы управления для нового бизнес-направления;
• внедрение автоматизированных систем управления;
• построение системы менеджмента качества.

Описание системы управления, как правило, включает в себя модель бизнес-процессов компании, организационную структуру и документы, фиксирующие должностные обязанности и ответственность сотрудников компании за тот или иной процесс.

Модель бизнес-процессов компании

Модель описывает деятельность компании в виде системы бизнес-процессов и показывает, что делается в компании, и какие результаты получаются в итоге. Под бизнес-процессом понимается целенаправленная последовательность действий, приводящих к заданному результату, ценному для компании. Наиболее простыми способом построения модели бизнес-процесса является применение одной из распространенных графических нотаций, при этом бизнес-процесс изображается с помощью диаграммы с использованием специальных графических символов.

Организационная структура

Организационная структура показывает иерархию должностей и подразделений в организации и включает в себя распределение основных функций предприятия, зон ответственности и полномочий по иерархической лестнице управления.

Графически организационная структура изображается в виде диаграммы, на которой блоками показываются подразделения и должностные лица компании, а линиями - отношения подчиненности между ними.

На сегодняшний день большинство технологий бизнес-моделирования основаны на использовании графических диаграмм. Учитывая это, компания Microsoft включила в свою систему создания бизнес-диаграмм и схем Microsoft Visio 2003 специальные средства для описания бизнес-процессов и организационной структуры компании.

Для моделирования бизнес-процессов Visio 2003 предлагает бизнес-аналитику шаблоны для создания 7 видов диаграмм:

1. Basic Flowchart;
2. Cross-Functional Flowchart (с вертикальным или горизонтальным расположением дорожек);
3. EPC (Event-driven Process Chain);
4. IDEF0;
5. DFD (Data Flow Diagrams) в двух нотациях: Гейна-Сарсона и Йордана-Де Марко;
6. WFD (Work Flow Diagram)

Из перечисленных нотаций наиболее популярными являются IDEF0 и EPC.

Нотация моделирования IDEF0 базируется на методологии структурного анализа и проектирования SADT (Structured Analysis and Design Technique).

Диаграмма процесса «Закупка ТМЦ», изображенная с помощью нотации IDEF0

Элементами графического языка нотации IDEF0 являются Процессы (изображается прямоугольным блоком) и Стрелки, обозначающие входы и выходы процесса. Всего предусмотрено 4 типа стрелок, которые различаются в зависимости от того, к какой грани прямоугольника они присоединены.

Типы стрелок нотации IDEF0

Такое обозначение отражает определенные системные принципы: входы преобразуются в выходы, управление ограничивает или предписывает условия выполнения преобразований, механизмы показывают, кто выполняет или с помощью чего выполняется функция.

Другой важный принцип методологии -иерархическая декомпозиция процессов (работ): процесс можно представить в виде последовательности составляющих его подпроцессов. Декомпозицию можно выполнять до необходимой степени подробности описания процесса.

Нотация IDEF0, как правило, используется для описание бизнес-процессов верхнего уровня компании. Она позволяет просто и наглядно изобразить состав основных процессов, выходы бизнес-процессов, изображающих заданный результат их выполнения и входы, показывающие, какие ресурсы нужны для получения результата.

Для обеспечения навигации по иерархическим моделям бизнес-процессов Visio 2003 позволяет создавать гиперссылки из одной диаграммы на другую. Например, можно задать, чтобы при щелчке мышью по процессу, открывалась страница с диаграммой его декомпозиции.

Диаграмма процесса "Обработка заказа", изображенная с помощью нотации EPC

Для описания бизнес-процессов нижнего (операционного) уровня можно использовать нотацию EPC, разработанную Институтом информационных систем Университета Саарланда (Германия) в сотрудничестве с компанией SAP AG. Ключевая особенность EPC диаграмм - описание бизнес-процесса как последовательности чередующихся событий и функций.

Основные графические элементы диаграммы EPC:

• функции,
• события,
• организационные единицы, ответственные за исполнение функций,
• информационные или материальные объекты, которые используются при выполнении функций,
• коннекторы (AND, OR, XOR).

В отличие от нотации IDEF0 нотация EPC позволяет удобно описать нелинейное выполнение бизнес-процесса. С помощью коннекторов можно обозначить некоторые функции процесса, выполняемые параллельно, а некоторые только при наступлении определенных условий.

Вторым шагом описания системы управления компании является построение модели организационной структуры. Для решения этой задачи Visio 2003 содержит шаблон Organization Chart, который позволяет быстро создать иерархическую диаграмму должностей и подразделений компании и определить их параметры.

Организационная структура

В шаблоне Organization Chart содержится набор графических элементов, обозначающих виды должностей:

• executive - руководитель высшего звена,
• manager - руководитель,
• position - должность,
• consultant - консультант,
• vacancy - свободная вакансия,
• assistant - помощник.

Если организационная диаграмма получается большой и ее сложно разместить на одном листе, то Visio 2003 позволяет разбить организационную диаграмму на несколько страниц. Когда создана верхняя часть организационной диаграммы, ее можно продолжить описывать на новой странице, начиная с выбранного подразделения. Элементы, обозначающие одно и тоже подразделение на разных страницах, будут синхронизироваться между собой при изменении названия и параметров подразделения.

Владельцы процессов

После описания организационной структуры необходимо определить владельца процесса из числа руководителей и менеджеров компании. Владелец - это лицо, отвечающее за результат процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами (материальными, трудовыми и пр.), необходимыми для его выполнения. Для того, чтобы назначить воадельца процесса на диаграммах IDEF0 необходимо завести пользовательский параметр «Process owner» у всех процессов и внести в него название должности из организационной структуры.

Заполнение свойств процесса

По разработанным моделям бизнес-процессов Microsoft Visio 2003 позволяет сформировать отчеты в формате:

• страницы Microsoft Excel,
• веб-страницы (HTML-файл),
• visio shape для внедрения отчета как таблицу Excel непосредственно в диаграмму Visio,
• файл XML.

Например, для получения отчета по процессам с указанием руководителей процессов необходимо настроить отчет, указав необходимые колонки, и запустить его выполнение.

Сформированный отчет по процессам в формате Microsoft Excel

Отличительной чертой Visio 2003 является простота и удобство создания диаграмм и интеграция с другими продуктами Microsoft Office. Благодаря этому, специалисты, увидевшие Visio в первый раз, уже через несколько часов начинают создавать диаграммы бизнес-процессов и организационных структур и использовать эти диаграммы в документах Microsoft Word.