Бусад толь бичгүүдээс "EDS" гэж юу болохыг хараарай. Цахим баримт бичгийн солилцооны талаар юу мэдэх хэрэгтэй вэ гэвэл цахим баримт бичгийн менежментийн системүүд орно

Сайн байна уу, эрхэм хамт олон! Хөгжил мэдээллийн технологизогсохгүй, бизнесийн үйл явц тэдэнтэй хамт хөгжиж, зарим зүйл бүрмөсөн алга болдог. Тиймээс, аажмаар янз бүрийн компаниуд, түүний дотор төрийн байгууллагууд, цаасан баримт бичгийн менежментээс цахим хэлбэрт шилжиж байна. Үзэл баримтлал " цахим баримт бичгийн менежмент”, бид энэ нийтлэлд системчлэх, хэрэгжүүлэх үндсэн хэлбэрүүдийг авч үзэх болно. Хамтдаа байгаарай. Танилцуулсан мэдээлэл нь таны бизнесийн цаг хугацаа, хөдөлмөр, санхүүгийн зардлыг эрс багасгах эсвэл хэрэв та бизнес эрхлэхээр төлөвлөж байгаа бол энэ чиглэлд алдаа гаргахаас сэргийлнэ гэж найдаж байна.

1. Цахим баримт бичгийн менежмент гэж юу вэ, EDI ямар төрлүүд байдаг вэ?

Одоогоос 5 жилийн өмнө "цахим баримт бичгийн удирдлагын систем" гэх ойлголт маш ховор тохиолддог байв. Аажмаар компьютерийн технологи бидний амьдралд нэвтэрснээр цаасан зөөвөрлөгч ашиглахгүйгээр мэдээлэл солилцож эхэлсэн.

Орос улсад цахим баримт бичгийн менежмент орчин үеийн технологи, энэ нь аж ахуйн нэгж дэх үйл явцыг ихээхэн хялбаршуулах, баримт бичиг хайх, үүсгэх хугацааг багасгах гэх мэт боломжийг олгодог.

Тиймээс, энэ нийтлэлд бидэнтэй тулгарах үндсэн ойлголтуудыг харцгаая.

Оффисын ажил аж ахуйн нэгжид баримт бичгийн эргэлтийг зохион байгуулах арга хэмжээний цогц юм. Энэ нь тодорхой алгоритм, дүрэм журам, янз бүрийн чиглэлтэй байдаг. Тиймээс олон байгууллагад боловсон хүчний бүртгэлийн менежмент, үйлдвэрлэл гэх мэт төрлүүдийг ялгах боломжтой байдаг. Үндсэндээ энэ нь баримт бичгийн дэмжлэг юм.

Цахим баримт бичиг нь цахим гарын үсгээр гарын үсэг зурж, компьютер эсвэл сүлжээнд (орон нутгийн болон интернетэд) тусгай форматаар файл хэлбэрээр хадгалах боломжтой компьютерийн технологийг ашиглан бүтээсэн баримт бичиг юм.

Баримт бичгийн урсгал баримт бичгийг үүсгэх, тайлбарлах, хүлээн авах, дамжуулах, архивлах, түүнчлэн хэрэгжилтийг хянах, зөвшөөрөлгүй нэвтрэхээс хамгаалах томоохон систем юм. Баримт бичгийн урсгал нь энгийн (цаасан дээр) эсвэл цахим байж болно.

Тэгээд эцэст нь, цахим баримт бичгийн менежмент цуглуулга юм автоматжуулсан процессуудбаримт бичигтэй ажиллахдаа, онд явуулсан цахим хэлбэр"Цаасгүй оффисын ажил" гэсэн ойлголтыг агуулсан .

Цахим баримт бичгийн урсгал нь байгууллагын дотор болон байгууллагын хооронд байж болно.

Ямар төрлийн баримт бичгийн урсгал байгааг харцгаая.

1. Үйлдвэрлэлийн баримт бичгийн урсгал;
2. Удирдлагын баримт бичгийн урсгал;
3. архивлах (баримт бичгийг архивлах журам);
4. Боловсон хүчний асуудал (боловсон хүчний баримт бичгийн урсгалын багц журам);
5. Нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийн урсгал;
6. Агуулахын баримт бичгийн урсгал;
7. Нууц (нууц) оффисын ажил;
8. Техникийн ба/эсвэл технологийн баримт бичгийн урсгал гэх мэт.

Мэдээжийн хэрэг, тухайн аж ахуйн нэгжид хамрагдсан үйл явцтай адил олон баримт бичгийн урсгалын систем байж болно. Жишээлбэл, танай байгууллагад боловсон хүчин, нягтлан бодох бүртгэлийн бүртгэл байхгүй байх магадлалтай, учир нь та энэ нягтлан бодох бүртгэлийг үйлчилгээ гэх мэтээр хийх болно.

EDF ямар ажлуудыг гүйцэтгэдэг вэ?

• Байгууллага дахь ажлын гүйцэтгэлийг автоматаар хянах замаар байгууллагын үйл ажиллагааны ил тод байдал, удирдлагын үр ашгийг хангах;
• олон улсын чанарын стандартыг дагаж мөрдөхөд дэмжлэг үзүүлдэг;
• мэдээлэл, мэдлэгийг үр дүнтэй хуримтлуулах, удирдах, хүртээмжтэй болгоход дэмжлэг үзүүлдэг. Байгууллага дахь ажилтны үйл ажиллагааны түүхийг бүхэлд нь хадгалах замаар боловсон хүчний уян хатан байдлыг хангах;
• бүх үйл явцыг бүртгэх;
• аж ахуйн нэгжид бизнесийн үйл явц, тэдгээрийг хэрэгжүүлэх, хянах механизмыг оновчтой болгож, автоматжуулах;
• Цаасан баримт бичгийг эргэлтээс хассанаар цаас, хайрцагны зардлыг бууруулснаар их хэмжээний нөөц хэмнэдэг. EDI-ийн ачаар аж ахуйн нэгж байгууллагын сувгаар баримт бичгийн хөдөлгөөнийг хянахад хялбар болсон;
• цахим архивлах замаар баримт бичгийн хадгалалтын зардлыг хялбаршуулж, багасгадаг.

Тиймээс бид цахим баримт бичгийн урсгалын үндсэн ойлголт, төрлүүд, мөн шийдвэрлэх шаардлагатай ажлуудыг тантай хамт авч үзсэн болно. энэ систем.

2. Цахим баримт бичгийн удирдлагын автоматжуулалт гэж юу вэ. Цахим баримт бичгийн менежмент: давуу болон сул талууд

Цахим баримт бичгийн менежмент нь компанийн мэдээллийг илүү оновчтой, хялбар ашиглах боломжийг олгодог мэдээллийн систем юм. Үүнд төрөлжсөн програм хангамж, и-мэйл, хурдан харилцах боломжийг олгох, интернет, дотоод сүлжээгэх мэт. Өөр өөр байгууллагад ийм төрлийн цогцолбор нь өөр өөр бүрэлдэхүүн хэсгүүдээс бүрдэж болно.

Цаасан баримт бичигтэй харьцуулахад цахим баримт бичгийн менежментийн гол давуу талууд нь:

• төрөл бүрийн шүүлтүүр, параметрүүдийг ашиглан систем дэх файлуудыг хайх чадвар;
• үйлдвэрлэлийн бүрэн нягтлан бодох бүртгэл эсвэл бусад баримт бичиг;
• аж ахуйн нэгжийн тайланг цаг алдалгүй бэлтгэх;
• аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагааны удирдлага, аль ч цэгээс аюулгүй сувгаар мэдээлэл солилцох (харилцахын тулд хүн бүр нэг нутаг дэвсгэрт хамт байх шаардлагагүй);
• баримт бичиг үүсгэх нэгдсэн загварууд;
• боловсон хүчний хяналт, хяналт;
• хандах эрхийн хуваарилалт корпорацийн мэдээлэлтодорхой шалгуур үзүүлэлт, параметрийн дагуу;
• цаасны зардлыг бууруулах (мөн ерөнхийдөө байгаль орчны асуудлыг тодорхой хэмжээгээр шийдвэрлэх);
• баримт бичигтэй ажиллах ажилтны тоог цөөлөх, мөн цаасан архивын баримт байхгүйгээс түрээсийн (ашигласан) байрыг багасгах боломжтой.

EDI (цахим баримт бичгийн менежмент) -ийн сул талуудын хувьд тэдгээр нь тийм ч олон биш юм. Энэ нь ажилчдыг сургах, одоо байгаа баримт бичгүүдийг дижитал хэлбэрт оруулахад нэлээд үнэтэй программ хангамж бөгөөд цаг хугацаа их шаарддаг. Гэхдээ та дөнгөж эхэлж байгаа бол бизнес эрхлэх үйл ажиллагаа, дараа нь ажилтнууд энэ системд эхний шатанд аль хэдийн ажиллаж байгаа тул цахим баримт бичгийн менежментийг хэрэгжүүлэхэд ямар ч асуудал гарах ёсгүй.

3. Цахим баримт бичгийн удирдлагад шилжихэд юу шаардлагатай вэ?

Тиймээс, хэрэв бид цахим баримт бичгийн урсгалын тухай ойлголт, гол давуу талуудыг ойлгосон бол одоо би үндсэн оффисын автоматжуулалт, цахим баримт бичгийн менежментийн систем, түүнчлэн эдгээр системийг хэрэгжүүлэх үйл явцыг авч үзэхийг санал болгож байна.

Дээр дурдсан мэдээллээс харахад зүгээр л програм хангамж худалдаж авах, суулгах нь хангалттай биш бөгөөд ажилчдыг сургаж, бүрэн сэргээн босгох нь чухал юм үйлдвэрлэлийн үйл явцтанай аж ахуйн нэгж. Хэрэв та бизнесээ дөнгөж эхэлж байгаа бол бизнесийн үйл явц хараахан гараагүй байгаа тул энэ нь танд арай хялбар байх болно.

Аль хэдийн ажиллаж байгаа компанид EDI-г нэвтрүүлэх үйл явц аажмаар явагдах ёстой. Аж ахуйн нэгжийн бүх бүтцийн хэсгүүдийг аажмаар холбох.

Хамгийн эхний шат бол автоматжуулсан оффисын ажлыг бий болгох явдал юм. Бүх үе шатанд та зөвхөн төдийгүй тулгарч болно техникийн асуудлууд, гэхдээ бас сэтгэлзүйн хувьд, учир нь аль хэдийн тогтсон дүрмийг "эвдэх" нь хэцүү байдаг.

Нэг ханган нийлүүлэгчээс EDF программ хангамжийг худалдаж авах, суулгах нь чухал бөгөөд ингэснээр системийг бүхэлд нь тохируулах нь илүү хялбар бөгөөд алдаа гаргахгүй байх болно.

Байгууллагад цахим баримт бичгийн менежментийг хэрэгжүүлэх үйл явцыг хэрэгжүүлэх үндсэн шаардлагыг авч үзье.

Нэгдүгээрт, олдоц компьютерийн тоног төхөөрөмжпрограм хангамжийг суулгах;

Хоёрдугаарт, энэ үйл явцад оролцож буй бүх аж ахуйн нэгжийн ажилтнууд PC хэрэглэгчдэд итгэлтэй байх ёстой бөгөөд үүнд хандах эрхтэй байх ёстой;

Гуравдугаарт, багийн хооронд цахим харилцааны хэрэгсэл байх ёстой, тухайлбал цахим шуудан, скайп гэх мэт;

Дөрөвдүгээрт, та төрөлжсөн хэлтэс байгуулах эсвэл түүнийг аутсорсингийн компани болгон ажиллуулах хэрэгтэй (та аутсорсингийн талаар илүү ихийг уншиж болно).

Эцэст нь компанийн захиргааны салбар ердийн "гарын авлагын" гарын үсгийн оронд үүнийг ашиглахад бэлэн байх ёстой.

Тиймээс, заасан бүх шаардлагыг хангасан тохиолдолд та цахим баримт бичиг ашиглах, цахим баримт бичгийн менежментэд шилжиж эхлэх боломжтой.

4. Цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцооны төрлүүд

Өгүүллийн энэ хэсэгт бид цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг авч үзэх болно. Аливаа систем нь дараахь ангиллын элементүүдийг агуулж болно гэдгийг тэмдэглэхийг хүсч байна, гэхдээ үндсэндээ тэдгээр нь бүтээгдэхүүний байршилтай холбоотой тодорхой чиглэлтэй байдаг.

1. Цахим архив

Цахим архив (EA) Мэдээллийг хадгалах, олж авах сайтар боловсруулсан хэрэгсэл бүхий цахим баримт бичгийн менежментийн системүүд юм. Төгс EA системийн ачаар хайлтыг зөвхөн баримт бичгийн нэрээр бус гол параметрээр нь хийж болно.

2. Боловсруулсан ажлын урсгал (WF) хэрэгсэл бүхий EDI системүүд

Баримт бичиг нь өөрөө тийм ч чухал ач холбогдолтой биш нэлээд төвөгтэй ангилал. Энд ажил урдаа гарч, бичиг баримтууд нь аль хэдийн хавсаргасан байна. Тиймээс тэд тодорхой маршрутын дагуу хөдөлдөг (хатуу чиглүүлэлт). Ийм системийн тусламжтайгаар бүх алгоритмыг урьдчилан мэдэж, зааж өгсөн тодорхой чиглэлээр ажлыг зохион байгуулах боломжтой.

3. Байгууллагын удирдлага, мэдлэгийн баазын хуримтлалыг дэмжихэд чиглэсэн EDI системүүд

Эдгээр төрлийн програмууд нь дүрмээр бол эрлийз бөгөөд өмнөх хоёрын элементүүдийг нэгтгэж чаддаг. Түүнээс гадна үндсэн элемент нь сонголтоос хамааран баримт бичиг эсвэл даалгавар байж болно. Удирдлагын чиг үүргийг хэрэгжүүлэхийн тулд байгууллагад баримт бичгийн чиглэлийг менежер зааж өгсөн тохиолдолд хатуу чиглүүлэлт, үнэ төлбөргүй чиглүүлэлтийн аль алиныг нь шаарддаг (жишээлбэл: ирж буй баримт бичгийг бүртгүүлсний дараа менежер үүнийг утга, зорилгын дагуу "тайлбарлах" болно. ), иймээс эдгээр технологи хоёулаа аль нэг нөхцөл байдалд байр сууриа эзэлдэг. Ийм системийг идэвхтэй ашиглаж байна төрийн байгууллагууд, томоохон компаниуд, үүнд шатлал нь тодорхой хуваарилагдсан бөгөөд тодорхой дүрэм, журам байдаг. Ажилтнууд өөрсдөө баримт бичгийг бүрдүүлж, бэлтгэж, шийдвэр гаргаж, хэрэгжилтэд нь хяналт тавьдаг.

4. Хамтын ажиллагааны төрлийн EDI системүүд (хамтын ажиллагаа)

Ийм системүүд нь хамтын ажиллагаанд төвлөрсөн бөгөөд цахим баримт бичгийн менежментийн салбарт шинэ юм. Эдгээр нь зах зээлийн нөхцөл байдал өөрчлөгдөж, шаардлагагүй тогтворжуулагчгүйгээр тодорхой чиглэлүүдэд анхаарлаа төвлөрүүлэх хэрэгцээ шаардлагаас шалтгаалан бий болсон. Ажлын урсгалыг зохион байгуулах, албан ёсны болгоход тодорхой шатлал байхгүйгээс эдгээр нь дээр дурдсан системүүдийн эсрэг байдаг. Тэдний гол ажилБайгууллагад байгаа хүмүүс байсан ч хамтран ажиллахыг баталгаажуулах явдал юм өөр өөр цэгүүдгариг, мөн хийсэн ажлын үр дүнг хадгалах. Дүрмээр бол тэдгээрийг хадгалах, нийтлэх үйлчилгээ болох портал хэлбэрээр бүтээдэг.

5. Боловсруулсан нэмэлт үйлчилгээ бүхий системүүд

Та CRM (үйлчлүүлэгчийн харилцааны менежмент) гэсэн ойлголтыг нэгээс олон удаа сонссон гэж бодож байна - энэ нь харилцагчийн харилцаа, төслийн менежмент, төлбөр тооцоо гэх мэтийг удирдах үйлчилгээ юм. Эдгээр төрлийн үйлчилгээ нь олон янз бөгөөд өөр өөр багц үйлчилгээг багтааж болно.

Цахим баримт бичгийн менежментийн хөтөлбөрүүдийг хэрэгжүүлэхээс өмнө томоохон аж ахуйн нэгжүүдТанилцуулсан системүүдэд гүнзгий дүн шинжилгээ хийж, зөвхөн танай байгууллагад хамаарах системүүдийн жагсаалт бүхий оновчтой хувилбарыг сонгохыг танд зөвлөж байна. EDMS нь аж ахуйн нэгжийг үр дүнтэй удирдах, түүний бүх үйл явцын ил тод байдлыг хангах боломжийг олгох нь чухал бөгөөд үүний зэрэгцээ өндөр түвшний нууцлал юм.

Платформыг сонгохдоо цахим баримт бичгийн архивыг зохион байгуулах, баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах зэрэгт онцгой анхаарал хандуулахыг зөвлөж байна. хувь хүний ​​онцлогтаны аж ахуйн нэгж, аль хэдийн байгаа систем дэх оролцоо.

5. Цахим баримт бичгийн менежментийн системийг нэвтрүүлэхэд тулгарч буй асуудлууд

Үйл явцыг шинэчилж, цаг үетэйгээ хөл нийлүүлэн алхахыг эрмэлзэж буй аливаа компани шинэ системийг нэвтрүүлэх асуудалтай тулгардаг. Энэ нь цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг хэрэгжүүлэх хүсэлтэй байгууллагад мөн нөлөөлж болзошгүй.

Танд ямар асуудал тулгарч болохыг харцгаая:

Нэгдүгээрт, бид аль хэдийн хэлсэнчлэн, EDI-ийн давуу болон сул талуудыг харгалзан үзвэл энэ нь сэтгэлзүйн саад тотгор боловч асуудал нь зөвхөн үүнд биш юм. Түүнчлэн компанийн ажилтнуудын боловсролын түвшин доогуур, суралцах дургүй, үйл явц ил тод байхаас эмээдэг зэрэг нь саад тотгор учруулж болзошгүй юм. Нэг үгээр бол консерватизм.

Хоёрдугаарт, Харамсалтай нь олон аж ахуйн нэгжүүд ЗХУ-ын удирдлагын төрлөөс, тухайлбал Зөвлөлтийн үеийн захирлын хүчин зүйлээс холдож чадаагүй байгаа бөгөөд тэр өөрөө компьютертэй ажиллах, баримт бичгийг үзэх, засварлахыг хүсэхгүй байна.

Гуравдугаарт, Байгууллага дахь бүтцийн өөрчлөлт, бизнесийн үйл явцын сул албан ёсны байдал.

Дөрөвдүгээрт, ямар нэг байдлаар та харилцах хэрэгтэй болно гадаад ертөнц, хэдийгээр цахим баримт бичгийн менежментэд бүрэн шилжиж амжаагүй байгаа хэдий ч ингэхийг хичээж байна.

6. Төрийн худалдан авах ажиллагааны цахим баримт бичгийн менежмент

Өгүүллийн энэ догол мөрөнд би гол санааг тусгахыг хүсч байна зохицуулалтын зохицуулалттөрийн худалдан авах ажиллагааны цахим баримт бичгийн менежмент.

2013 оны 04-р сарын 05-ны өдрийн 44-ФЗ-ын Холбооны хуулийн 5-р зүйлд заасны дагуу "Улсын болон хотын хэрэгцээг хангах бараа, ажил, үйлчилгээ худалдан авах чиглэлээр гэрээний тогтолцооны тухай":

“Энэ Холбооны хуулийн 1 дүгээр зүйлийн 1 дэх хэсэгт заасан харилцааны хүрээнд бирж цахим баримт бичиг, хуульд заасан Оросын Холбооны Улсболон бусад зохицуулалтын эрх зүйн актууд худалдан авах ажиллагааны чиглэлээр гэрээний тогтолцоо, оролцогчдын хооронд гэрээний системханган нийлүүлэгчийг (гүйцэтгэгч, гүйцэтгэгч) тодорхойлоход оролцох өргөдөл гаргах, эцсийн санал оруулах зэрэг худалдан авалтын чиглэлээр. Энэ тохиолдолд дээрх өргөдөл, эцсийн санал, баримт бичигт сайжруулсан цахим гарын үсгээр гарын үсэг зурж, ""-г ашиглан ирүүлэх ёстой.

Энэ нийтлэлд мөн түлхүүрүүдийг бэхжүүлсэн гэж хэлдэг цахим гарын үсэгболон тэдгээрийн баталгаажуулалтын гэрчилгээг зөвхөн 2011 оны 04-р сарын 06-ны өдрийн 63-FZ Холбооны хуулийн дагуу магадлан итгэмжлэл авсан мэргэшсэн гэрчилгээжүүлэх төвүүдээс авах боломжтой.

Эрх бүхий байгууллагууд эдгээр баталгаажуулалтын төвүүдийн мэдээллийн нэгдсэн системтэй харилцах журмыг боловсруулж, аюулгүй байдлын шаардлагыг боловсруулж байна.

Тиймээс, ханган нийлүүлэгч (худалдан авах ажиллагаанд оролцогч) цахим гарын үсэгтэй бол оролцоход саад бэрхшээл тулгардаг. төрийн худалдан авалтҮгүй

Тиймээс, энэ нийтлэлд бид цахим баримт бичгийн менежментийн үндсэн зарчмуудыг авч үзсэн. Програм хангамж худалдах, суурилуулах үйлчилгээ үзүүлдэг хамгийн алдартай корпорацуудын дунд 1C, 1C-Rarus, ABBY болон бусад компаниуд багтдаг.

Өнөөдрийн хувьд энэ л байна. Энэ материал танд хэрэгтэй байсан гэж найдаж байна. Та бүхэнд амжилт хүсье, дараагийн дугаарууддаа уулзацгаая.

29.05.18 71 255 13

Баримт бичгийг цаасан дээр эсвэл цахим хэлбэрээр гарын үсэг зурж болно. Цаасан дээр удаан хугацаагаар, цахим хэлбэрээр - яаж хийх нь тодорхойгүй байна.

Павел Овчинников

Цахим баримт бичигтэй 12 жил ажилласан туршлагатай

Гэхдээ би арван хоёр жилийн турш цахим баримт бичигтэй харьцаж байгаа бөгөөд танд хэлэх болно: энэ бол гайхалтай сэтгэл хөдөлгөм юм. Энэ бүхэн хэрхэн ажилладагийг жишээн дээр хэлье.

Товчхондоо

Цахим баримт бичгийн менежментийг эхлүүлэхийн тулд танд дараахь зүйлс хэрэгтэй болно.

1. Цахим баримт бичгийг солилцож эхлэхийг эсрэг талуудад итгүүлэх.
2. Цахим гарын үсгийн гэрчилгээ худалдаж аваарай.
3. Баримт бичгийг илгээх аргыг шийдээрэй: тусгай үйлчилгээгээр дамжуулан эсвэл түүнгүйгээр.

Цахим баримт бичиг хэнд хэрэгтэй вэ

Тохиромжтой, орчин үеийн байдлыг үл харгалзан цахим баримт бичгийн менежментийг цөөхөн нь хийдэг. Хэрэв хялбаршуулсан татвартай бизнес эрхлэгч жилд хэд хэдэн гэрээ байгуулдаг бол хэвлэсэн баримт бичгийг хэд хэдэн удаа илгээх нь түүнд тийм ч аймшигтай биш байж магадгүй юм. Гэхдээ цахим баримт бичгийн менежмент маш хэрэгтэй тохиолдол байдаг.

Томоохон компаниудцахим баримт бичиг нь гадаад захидлын хэмжээ сард хэдэн зуун баримт бичгээс давсан тохиолдолд зардлыг бууруулахад тусалдаг. Тэдний хувьд цаас хүргэх нь гүйлгээний хурдад шууд нөлөөлдөг. Баримт бичгийн зардал нь жилд хэдэн зуун мянган рубльтэй тэнцэх бөгөөд татварын албанаас алдагдал, алдаа, торгуультай холбоотой эрсдэл нь зардлыг улам бүр нэмэгдүүлдэг.

Та одоо зургаан сар тутамд нэг актад гарын үсэг зурсан ч энэ нь таны бизнес өсөхгүй гэсэн үг биш юм. Та цахим баримт бичигтэй ажилладаг томоохон түншүүдтэй байж магадгүй бөгөөд тэд чамаас үүнийг шаардах болно.

Жишээ нь

Бараа нь ачааны машинд байсан тул агуулахад хүлээн авах боломжгүй байсан тул нэхэмжлэх дээр дахин алдаа гарсны улмаас онлайн дэлгүүрт олон арван сая авлага байнга хуримтлагддаг. Тэд ханган нийлүүлэгчээс залруулсан бичиг баримттай шуудан зөөгчийг хүлээж байх хооронд өдөр хоног өнгөрдөг. Бид цахим баримт бичгүүдийг нэвтрүүлсэн бөгөөд одоо баримт бичгийн бүх зохицуулалт нэг цаг хүрэхгүй хугацаа шаардагдана.

Эрчим хүчний борлуулалтын томоохон компанид газар дээрх татварын шалгалтын үеэр байцаагчид жил бүр баримт бичигт зөрчил, алдаа илрүүлдэг. Торгуулийн шалгалт жилд 120,000 рубльд хүрсэн. Энэ нь тийм хэмжээнд хүрсэн санхүүгийн хэлтэсэнэ мөнгийг урьдчилж нэмэлт зардал болгон төсөвлөсөн. Цахим баримт бичгийн менежмент нэвтэрч, одоо баримт бичгийн үнэн зөвийг хүн биш программ хянадаг болсон. Дахиад алдаа байхгүй.

Цахим баримт бичиг гэж юу вэ

Цахим баримт бичиг нь ямар ч редактор дээр үүсгэж унших боломжтой ердийн баримт бичиг эсвэл PDF файл юм. Үүнийг тусгай цахим гарын үсгээр баталгаажуулж, тусгай хэлбэрээр илгээх нь чухал юм.

Түнш, хуульч, шүүгч таныг цахим баримт бичигт гарын үсэг зурсан, хэн ч үүнийг өөрчлөөгүй гэдэгт эргэлзэхгүй байхын тулд дижитал аюулгүй байдлын мэргэжилтнүүд цахим гарын үсгийг гаргаж ирэв. Энэ нь таны баримт бичгийн өвөрмөц багц бит, байт дээр байрлуулсан хурууны хээтэй адил юм. Товчоор хэлбэл, та цахим хэлбэрээр ямар нэгэн зүйлд гарын үсэг зурахдаа "Би энэ багц битийг баталгаажуулж байна" гэж хэлж байна.

Цахим гарын үсгийг аливаа баримт бичигт хавсаргасан бөгөөд дараа нь гарын үсэг зурсан гэж үзнэ. Баримт бичгийг гарын үсэггүйгээр уншиж болно. Энэ нь зөвхөн танд илгээсэн хэлбэрээрээ өөрчлөгдөөгүй баримт бичиг таны өмнө байгаа гэдгийг л баталгаажуулдаг. Хэрэв та баримт бичигт ямар нэг зүйлийг өөрчилж, хадгалвал түүний битийн багц өөрчлөгдөнө - гарын үсэг хүчингүй болно.

Жишээ нь

Хоёр компани цахим гэрээ байгуулахаар болсон. Бид гэрээ байгуулж, нөхцөлөө тохиролцсон. Одоо нэг компани гарын үсгээ зураад нөгөө рүүгээ явуулдаг. Тэр гэрээг нээж, ямар нэг зүйлийг, жишээлбэл, торгуулийн хэмжээг чимээгүйхэн засахаар шийдэв. Залруулж байна. Хадгална. Эхлээд илгээдэг. Тэр харагдаж байна - Өө! - Энэ гэрээний анхны гарын үсэг эвдэрсэн. Энэ нь тэд ямар нэг зүйлийг зассан гэсэн үг юм, хорон санаатнууд. Тэгээд нүүр рүү нь цохих гэж очдог байх.

Цахим гарын үсгийг хаанаас авах вэ

Цахим гарын үсгийг тусгай гэрчилгээжүүлэх төвд худалдаж авдаг. Та зүгээр л хотод тохиромжтой төвийг олох хэрэгтэй. Хамгийн гол нь энэ нь ОХУ-ын Харилцаа холбооны яамны магадлан итгэмжлэгдсэн төвүүдийн жагсаалтад багтсан явдал юм.

Үүнтэй ижил зүйлийг баталгаажуулалтын төвийн оффис дээр хийж болно: зүгээр л бүх бичиг баримтын хамт ирж, өргөдөл бөглөнө үү. Гэхдээ энэ тохиолдолд та бэлэн мөнгөгүй төлбөр дуусах хүртэл хүлээх хэрэгтэй болно - энэ нь хэдэн цаг болж магадгүй юм. Та компанид гэрчилгээг алсаас авах боломжгүйтэй адил бэлэн мөнгөөр ​​төлөх боломжгүй.

Цахим гарын үсэг хэрхэн ажилладаг вэ?

Цахим гарын үсгийн эрх зүйн хүчийг "Цахим гарын үсгийн тухай" холбооны хуульд заасан байдаг.

Хууль нь гарын үсгийн төрлүүдийг тодорхойлдог: энгийн, шаардлага хангаагүй, мэргэшсэн. Та тэдгээрийн аль нэгнийх нь баримт бичигт гарын үсэг зурж болно, гэхдээ тайлбартайгаар: мэргэшсэн - татварын зорилгоор, худалдаа, зарим тохиолдолд шүүхэд; энгийн бөгөөд шаардлага хангаагүй - бусад бүх зүйлд.

Энгийн эсвэл шаардлага хангаагүй гарын үсэг

Боломжийн, хямд сонголт боловч хязгаарлагдмал хэрэглээтэй. Шаардлагагүй гарын үсэгкриптографийн алгоритмуудыг агуулсан боловч ямар ч баталгаажуулалтын байгууллагаас баталгаажуулаагүй болно. Энгийн нэг нь зүгээр л нэвтрэх, нууц үг, төрийн үйлчилгээний вэбсайт дахь данс эсвэл эсрэг талын имэйл хаягийн хослол юм.

Хэрэв та цахим арилжаанд оролцдоггүй, анхан шатны цахим баримт бичгийг солилцдоггүй, илгээдэггүй бол ийм гарын үсэг тохиромжтой татварын тайлан. Энгийн гарын үсгийг гэрээ, нэхэмжлэх, актад ашиглаж болох боловч та эсрэг талтай тусдаа гэрээ байгуулж, ийм гарын үсгийг итгэмжлэх талуудын тохиролцоог бүртгэх шаардлагатай болно.

Хэрэв та олон арван түншүүд, өөр өөр баримт бичигтэй бол схем ажиллахгүй. Та ийм баримт бичигт хүн бүртэй гарын үсэг зурах хэрэгтэй бөгөөд цаг хугацаа өнгөрөхөд энэ үйл явц нь ажлыг хурдасгах биш удаашрах болно. Дараа нь өөр цахим гарын үсгийн гэрчилгээний талаар бодох нь дээр.

Энгийн цахим гарын үсгийг ашиглахын тулд та гэрээний цаасан хувилбарыг хэвлэж, гарын үсэг зурах эсвэл эсрэг талтай байгуулсан гэрээнд тусгай заалт оруулах шаардлагатай - энэ нь хууль ёсны шаардлага юм.

Мэргэшсэн гарын үсэг

Энэхүү гарын үсэг нь нэхэмжлэх, татварын зорилгоор ашиглахад тохиромжтой. Хуульд зааснаар цахим нэхэмжлэх нь зөвхөн энэ гарын үсгээр гарын үсэг зурж болно. Мэргэшсэн гэрчилгээ нь 1000 рублийн үнэтэй бөгөөд үүнийг зөвхөн Холбооны татварын албаны итгэлцлийн бүсийн нэг хэсэг болох гэрчилгээжүүлэх төвөөс худалдаж авах боломжтой.

Жил бүр мэргэшсэн гарын үсгийн гэрчилгээг шинэчлэх шаардлагатай бөгөөд энэ нь нэмэлт санаа зовоож байна: та хүчинтэй байх хугацааг хянаж, цаг тухайд нь дахин гаргах захиалга өгөх хэрэгтэй.

Мэргэшсэн гарын үсэгтэй ажиллахын тулд та тусгай програмыг суулгах хэрэгтэй - криптографийн мэдээллийг хамгаалах хэрэгсэл. Хөтөлбөр нь баримт бичигт цахим гарын үсэг хавсаргаж, солилцооны бусад оролцогчдын гарын үсгийг баталгаажуулдаг.

Та төлбөртэй програм (“Cryptopro TsSP”) эсвэл үнэгүй (“Vipnet TsSP”) сонгож болно. Функциональ хувьд тэдгээр нь бараг ижил боловч үнэгүй хувилбартай нийцтэй байдлын асуудал үүсч болно. Аль аль нь Windows болон Mac дээр ажилладаг. Төлбөртэй нэг нь ойролцоогоор 1000 рубль, цахим гарын үсгийн гэрчилгээний жилийн төлбөр нь ойролцоогоор 1000 рубль байдаг.

Зарим нь үүлэн дээр суурилсан цахим гарын үсэг ашигладаг; энэ нь криптографийн хамгаалалтын програм суулгах шаардлагагүй. Клоуд гарын үсэг нь солилцооны үйлчилгээнд хадгалагддаг бөгөөд та баримт бичигт гарын үсэг зурах бүрт үйлдлийг баталгаажуулсан SMS мессежийг утсандаа хүлээн авдаг. Ийм гэрчилгээ нь хямд бөгөөд ашиглахад илүү тохиромжтой боловч криптографийн хамгаалалтын програмаас аюулгүй байдал багатай байдаг.

Та яагаад баримт бичгийн менежментийн оператор хэрэгтэй байна вэ?

Гарын үсэг зурсан цахим баримт бичгийг ердийн цахим шуудангаар илгээж болох боловч энэ нь аюулгүй биш юм. Хэрэв таны цахим шуудан хакердвал бичиг баримт гэмт хэрэгтнүүдийн гарт очно. Тиймээс татварын алба зөвхөн тусгай албадаар дамжуулан мэдүүлэг авдаг байх жишээтэй. Та ижил үйлчилгээгээр дамжуулан цахим нэхэмжлэх солилцох ёстой, эс тэгвээс та ОХУ-ын Сангийн яамны тушаалыг зөрчих болно. Ийм үйлчилгээг баримт бичгийн урсгалын оператор гэж нэрлэдэг.

Энгийн хэрэглэгчийн хувьд энэ бол их хэмжээний цахим шуудан юм. Энэ нь хөтчөөр дамжуулан ажилладаг, ирсэн болон гарсан имэйлийн хавтас, хаягийн лавлах, суурилуулсан хайлт, баримт бичиг засварлагч байдаг. Дотор нь бичиг баримт дамжуулах аюулгүй байдлыг хангадаг найдвартай холбооны суваг, шифрлэлт бүхий өндөр ачаалалтай үйлчилгээтэй.

Та цахим баримт бичгийн менежментийн оператортой гэрээ байгуулах шаардлагагүй. Зүгээр л бүртгүүлж, цахим гарын үсгийн гэрчилгээг татаж аваад нэхэмжлэхээ төлнө үү. Оператор үлдсэнийг нь хариуцдаг: Холбооны татварын албанд таныг биржид элссэн тухай мэдэгдэж, форматыг хянаж, ОХУ-ын хууль тогтоомжийг дагаж мөрдөхийг баталгаажуулдаг.

Орос улсад ийм үйлчилгээ хэдэн арван байдаг. Үнэ, функциональ байдал, найдвартай байдал, хурдны хувьд тэдгээр нь ойролцоогоор ижил байна. Үйлчилгээний чанарт үндэслэн операторуудыг сонгох нь заншилтай байдаг: техникийн дэмжлэг хэр хурдан ажилладаг, оператор нь эсрэг талуудыг холбоход туслахад бэлэн байгаа эсэх, ямар боломжуудыг санал болгодог, танд үйлчилгээг хэрэгжүүлэхэд тань туслах зөвлөх шинжээч байгаа эсэх. ажил.

Таны эсрэг тал мөн оператортой холбогдох шаардлагатай болно. Тэр таных эсвэл өөр хэнийг ч сонгох боломжтой - тэгвэл солилцоо роуминг хийх болно үүрэн холбоо.

Цахим баримт бичиг хэр үнэтэй вэ?

Оператороор дамжуулан ажиллахдаа зөвхөн хоёр талын гарын үсэг зурсан баримт бичгийн төлбөрийг төлдөг. Дунджаар баримт бичиг илгээх зардал ойролцоогоор 6-8 R, ирж буй бүх мессеж үнэ төлбөргүй байдаг.

Ихэвчлэн эхлэгчдэд хамгийн багадаа 300 баримт бичиг худалдаж авдаг бөгөөд энэ нь маш хурдан дуусдаг. Дараа нь та дараагийн багцыг худалдаж авах хэрэгтэй. Жилийн хязгааргүй багц худалдаж авах эсвэл хувь хүний ​​нөхцөлийг тохиролцох нь илүү ашигтай байдаг.

Хэрэв та сард 100 ба түүнээс дээш баримт бичиг эсвэл жилд 1000-аас доошгүй баримт бичиг илгээдэг бол цахим баримт бичигт шилжих нь ашигтай. Тэгвэл та цаас, хүргэлтийн зардлыг бараг 5 дахин бууруулна.

Баримт бичгийн менежмент хэр үнэтэй вэ?

1000 цаасан баримт

Нэмэлт болон архивын материал

Мэдээллийн технологийн бүтээгдэхүүн, үйлчилгээний зах зээлд програм хангамж хөгжүүлэгчид амжилттай оршин тогтнох нь хөгжсөн түншийн сүлжээгүйгээр бараг боломжгүй юм. Түншүүд нь маркетинг, борлуулалтын үйл явцын зардлыг бууруулах, үйлдвэрлэгчид болон хэрэглэгчдийн хоорондын харилцаа холбоог зохион байгуулахад тусалдаг програм хангамжийн бүтээгдэхүүн, нэмэлт үйлчилгээ үзүүлэх (үндсэн програм хангамжийн функцийг хөгжүүлэх, үйлчлүүлэгчдийг сургах гэх мэт), бизнесийн газарзүйн бүрэн байдлын асуудлыг шийдвэрлэх. TAdviser тойм, үнэлгээ бэлтгэсэн түншлэлийн хөтөлбөрүүд EDMS/ESM бүтээгдэхүүний Оросын үйлдвэрлэгчид ().

Оросын зах зээл EDMS нь хандлага, бизнесийн хэрэгцээнд гарсан өөрчлөлтийг дагаж өөрчлөгддөг. Гол анхаарал нь зөвхөн өөрчилсөн баримт бичгийн урсгал, ойлгоход хялбар интерфэйсүүд биш, харин юуны түрүүнд үйл явцын үр ашигтай байдалд чиглэгддэг. Тэдний автоматжуулалтын чанар нь бусад зүйлсийн дотор ажлын урсгалын хөдөлгүүрүүдээр илэрхийлэгддэг. Ажлын урсгал нь ердийн үйл явц, давтагдах ажлуудыг хурдасгаж, эцэст нь бүтээмжийг нэмэгдүүлж, үйл ажиллагааны болон стратегийн удирдлагын асуудлыг шийдвэрлэх боломжийг олгодог. Одоогийн боломжуудад дүн шинжилгээ хийх Оросын системүүдҮйл явцыг автоматжуулах үүднээс цахим баримт бичгийн менежментийг TAdviser-аас хийсэн ханган нийлүүлэгчдийн санал асуулгын үр дүнд үндэслэн хийж болно.

TAdviser судалгааны явцад цахим баримт бичгийн менежментийн системийн 12 хөгжүүлэгчтэй санал болгож буй ажлын урсгалын хөдөлгүүрүүдийн чадавхийн талаар ярилцлага авсан (баримт бичгийг чиглүүлэх үүрэгтэй модулиуд) үйл явцыг эхлүүлэх, үйл явцыг эхлүүлэх, маршрутын дагуу хөдөлж, маршрут боловсруулах. Системийг 35 параметрийн дагуу функцийг хэрэгжүүлэх түвшин, үйлчлүүлэгчид ашиглах баримтыг харгалзан үнэлэв ().

Аж ахуйн нэгжийн баримт бичгийн урсгалын систем нь олон зохион байгуулалт, бүтэц, үйлдвэрлэлийн онцлог, байгууллагын тохиргоо, корпорацийн стандартуудболон шаардлага, үйлчилгээ болон гүйцэтгэгч хоорондын харилцан үйлчлэлийн тодорхой журам гэх мэт.
| | |

Цахим баримт бичгийн менежментийн системийг (EDMS) нэвтрүүлэх нь аливаа өмчийн хэлбэрийн аж ахуйн нэгж, төрийн байгууллагуудад баримт бичигтэй ажиллах үр ашиг, корпорацийн соёлыг эрс сайжруулж чадна.
| | | | |

Үндсэн нэр томъёо(ГОСТ R 7.0.8-2013)

• Баримт бичиг - үүнийг тодорхойлох боломжийг олгодог дэлгэрэнгүй мэдээлэл бүхий зөөвөрлөгч дээр бичигдсэн мэдээлэл
• Цахим баримт бичиг - Мэдээллийг цахим хэлбэрээр танилцуулсан баримт бичиг.
• Цахим баримт бичгийн урсгал - Баримт бичгийн урсгалавтоматжуулсан мэдээллийн систем (цахим баримт бичгийн удирдлагын систем) ашиглан.

Автоматжуулалт маш сайн. Овоолсон ажил хэргийн цаас овоорсон зузаан хавтастай цаг хугацаа өнгөрч, цахим баримт бичгийг хэдхэн товшилтоор, бүр бие даан үүсгэж, гүйцэтгэж, архивлаж байна. Үгүй ээ, чиний хувьд тийм биш гэж үү? Энэ нь цахим баримт бичгийн менежментийг зохион байгуулах талаар нухацтай хандах цаг болсон гэсэн үг юм. Сайн програмыг сонгоод бүх зүйл сайхан болно. Одоогийнхоос мэдээж дээр.

SED гэж юу вэ?

EDMS буюу цахим баримт бичгийн удирдлагын систем нь цахим бүтэцгүй баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулахад шаардлагатай компьютерийн програм хангамжийн систем юм. EDMS-ийн хоёр дахь (гэхдээ тийм ч чухал биш) ажил бол баримт бичгийг шилжүүлэх, бие даасан даалгавар гаргах болон бусад ижил төстэй үйлдлүүдийг хийх замаар ажилчдын хоорондын харилцааг зохион байгуулах явдал юм. Товчхондоо энэ систем нь аливаа утга учиртай актуудыг цахим хэлбэрээр үүсгэх, өөрчлөх, хайх, хуваарилах, дамжуулах боломжийг олгодог.

Өөр нэг ойлголт нь EDMS - "ECM систем" гэсэн ойлголттой нягт холбоотой юм. ECM системийг мэдээлэл цуглуулах, хуримтлуулах, хадгалах, удирдах, байгууллагын бүх хүлээн авагчдад хүргэхэд ашигладаг технологи, хэрэгсэл, аргуудын цогц гэж ойлгодог. Энэ хоёр тодорхойлолтыг андуурч болохгүй. ECM бол илүү глобал систем юм. ECM түвшинд шилжихийн тулд EDMS нь үйл ажиллагаагаа өргөжүүлэх ёстой (өөрөөр хэлбэл сканнердах хэрэгсэл, цаасыг хадгалах дүрмийг дэмжих, аюулгүй байдлыг хангах гэх мэт).

Нэг үгээр бол цахим баримт бичгийн менежмент нь компанийн эргэлтийн систем юм.

EDS нь менежерт юу өгдөг вэ?

EDMS нь компанийн үйл ажиллагааг ихээхэн хялбаршуулдаг.

1. Ихэнх бизнесийн үйл явцын ил тод байдлыг хангадаг. Менежер нь баримт бичгийн урсгалын үйл явцын үе шат бүрийг тодорхой харж, илүү үр дүнтэй хянах боломжтой.
2. Гүйцэтгэлийн сахилга бат мэдэгдэхүйц сайжирсан. Ихэвчлэн хуваарилагдсан, хуваарилагдсан ажлын 20-иос дээш хувийг хариуцаж буй ажилтнууд гүйцэтгэдэггүй. EDMS нь энэ хувийг тэг хүртэл бууруулах боломжийг олгодог (мэдээжийн хэрэг хамгийн тохиромжтой).
3. Баримт бичигтэй холбоотой бүх ердийн үйл ажиллагаанд зарцуулсан цаг хугацаа багассан. Тодорхой үйлдлийг хайх, батлах, бий болгох - энэ бүгдийг хэдхэн секундын дотор хийж болно. Үүний үр дүнд бусад бүх процессууд хурдасдаг. Бидний санаж байгаагаар цаг бол мөнгө.
4. Мэдээллийн нууцлалыг хангасан. Ажилтан бүр өөрийн хариуцлага, мэргэшлийн дагуу үүнийг хийх ёстой хүмүүс өөрийн гэсэн хязгаарлалттай байдаг; Үүнээс гадна бүх үйлдлүүдийг бүртгэдэг (зөвхөн гарын үсэг зурах эсвэл өөрчлөхөөс гадна унших).
5. Олон улсын шаардлагад нийцэж байгаа эсэхийг баталгаажуулдаг ISO стандартууд 9000. Эдгээр стандартын үндсэн шаардлагуудын нэг нь баримт бичгийн эргэлт, мэдээллийн нөлөөллийн ил тод байдал юм.
6. Инновацийг нэвтрүүлэх нь хялбар бөгөөд өвдөлтгүй байдаг. Ажлын шинэ дүрмийг бүх ажилчдын анхааралд бараг тэр даруйд нь хүргэж, шинээр ирсэн хүмүүсийн сургалтын цагийг эрс багасгадаг. Хүн бүр хурдан олох үед шаардлагатай заавар, "зогсох" мөч бараг байдаггүй.
7. Хөгжиж байна корпорацийн соёл. Ажилчдын харилцан үйлчлэлийг оновчтой болгож, хэвтээ холболтыг бий болгож, хариуцлагыг тодорхой тодорхойлсон - ийм нөхцөлд баг нь үр дүнтэй, алдаагүй ажиллах механизмд гагнаж байна. Мөн энэ нь тийм ч жижиг зүйл биш юм.

Бүх автоматжуулалтын системийн гол ажил бол хүнийг системээр солих явдал юм. EDMS нь үл хамаарах зүйл биш юм. Ихэвчлэн компанид бүх зүйл тулгуурладаг хэд хэдэн "алтан" ажилчид байдаг. Тэд бүгдийг мэддэг, бүгдийг хийж чаддаг, ажлаасаа гарсан даруйд бяцхан уналт үүсдэг. Үүнд сайн зүйл бага байна. Автоматжуулалт нь хариуцлагын ачааг хүн бүрт тэгш хуваарилж, онлайнаар юу болж байгааг хянах боломжийг олгодог. Үүний үр дүнд үйлчлүүлэгчдэд үзүүлэх үйлчилгээний хурд, чанар нэмэгддэг. Үүний үр дүнд дэлхий даяар тэд нэмэгдэж байна өрсөлдөх давуу талкомпаниуд.

Ямар тохиолдолд EDMS туслахгүй вэ?

Шидэт эм байхгүй гэдгийг бид ойлгож байна. EDS бол эм биш, зүгээр л өөрийн гэсэн зорилготой тохиромжтой хэрэгсэл юм. Та самарыг алхаар чангалж чадахгүй, EDS нь зарим чухал асуудлыг шийдвэрлэхэд тус болохгүй.

Баримт нь энэ цахим систем нь бүтэцгүй мэдээлэлтэй ажиллахад "тохилогдсон" юм. Тиймээс EDMS-ийн тусламжтайгаар оролцоорой боловсон хүчний бүртгэлийн менежментэсвэл татвар/нягтлан бодох бүртгэл нь утгагүй юм. Жишээлбэл, боловсон хүчинтэй ажиллахдаа боловсон хүчний бүтэцтэй дээж (мэргэжил, ажилд авах, халах огноо, боловсрол, мэргэшлээр) хийх боломжгүй. Ийм дээжийг мэдээллийн санд хадгалах ёстой, гэхдээ эмх замбараагүй "үүл" хэлбэрээр биш. Санхүүгийн актуудад мөн адил хамаарна: нэхэмжлэх, нэхэмжлэх болон бусад баримт бичиг нь тодорхой бүтэцтэй байх ёстой. Үүний тулд бид нягтлан бодох бүртгэлийн тусгай систем (өөрөөр хэлбэл илүү нарийн, илүү тодорхой хэрэгсэл) хэрэгтэй. Бизнесийн үйл явцыг шинжлэх, загварчлахдаа EDMS-д найдах ёсгүй.

EDMS-ийн төрлүүд

Хэд хэдэн ангилал байдаг - ерөнхий болон тусгай функциональ, агуулгын удирдлагын технологи, бүрэлдэхүүн хэсгүүдийн дагуу ... Гэхдээ энэ бүхэл бүтэн онол нь зөвхөн хөгжүүлэгчдэд чухал юм. Та техникийн жагсаалт биш харин практик шийдлийг хүсч байна, тийм ээ? Энэ тохиолдолд хамгийн чухал зүйл болох хэрэгжсэн функцүүдийн тоонд анхаарлаа хандуулцгаая. Энэ параметр дээр үндэслэн дараахь төрлийн EDS-ийг ялгадаг.

• бүртгэлийн удирдлагын систем;
• цахим архив;
• ажлын урсгалын систем;
• нарийн төвөгтэй эсвэл ECM системүүд.

Дараагийн түвшин бүр өмнөхөөсөө илүү том, сэрүүн байна.

Хэрхэн сонгох вэ?

Баримт бичгийн удирдлагын автомат систем хөгжүүлэгчдийн гол сул тал бол тэдний инерци юм. Тайлбараас та ихэнхдээ бага зэрэг ойлгодог, сурталчилгааны материал цөөн, ойлгоход хэцүү байдаг ... Та тэвчээртэй байж, зургаан алхамт алгоритм ашиглан хэд хэдэн EDMS-ийг шалгах хэрэгтэй.

Бүр тодруулбал?

Зах зээл дээр байгаа EDS аль нь илүү сайн, яагаад гэдгийг хэлэх боломжгүй юм. Энэ нь програм хангамж хэвээр байгаа бөгөөд хөгжүүлэгчид түүнд тогтмол өөрчлөлт, нэмэлт оруулдаг. Өнөөдөр үр дүн муутай байсан систем маргааш нь "замбараагүй" өрсөлдөгчидтэйгээ харьцуулахад маш сайн харагдах болно (мөн эсрэгээр). Бүх нийтийн шийдэл байхгүй бөгөөд та жагсаасан зургаан параметр тус бүрээр системийг турших хэрэгтэй болно.

Хамгийн том бөгөөд хамгийн алдартай EDMS нь дараахь зүйлийг агуулдаг.

• Вердокс;
• Optima Workflow;
• DocsVision;
• ДИПЛОМС;
• MOTIVE;
• 1С-Баримт бичгийн урсгал;
• Шууд;
• CASE;
• WSS Docs;
• E1 Евфрат;
• BOSS Referent;
• DocLogix.

Бичиж байх үед тэдгээрийн сүүлийн 5 нь дуусаагүй мэт харагдаж байна - сул ажиллагаатай, хэтэрхий төвөгтэй, ойлгомжгүй хяналт. Бусад хүмүүсийн дунд удирдагчийг ялгах боломжгүй юм. Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем бүр өөрийн давуу болон сул талуудтай.

Тийм ээ, хий харьцуулсан шинжилгээЭнэ нь удаан хугацаа шаардагдах бөгөөд энэ нь уйтгартай ажил юм. Гэсэн хэдий ч цаг заваа аваарай. Танд нэг төрлийн шийдэл хэрэггүй гэдгийг санаарай, гэхдээ илүү олон онцлог- илүү сайн гэсэн үг биш. Танай компанийн үйл ажиллагаатай холбоотой асуудлыг шийдвэрлэхэд тохиромжтой системийг хайж олоорой. Шаардлагатай бол хөгжүүлэгчийн сайтуудыг судлахаар өөрийгөө бүү хязгаарлаарай. Заасан дугаарууд руу залгаж, тусламжийн үйлчилгээ рүү мессеж илгээж, Skype эсвэл өөр тохиромжтой аргаар тантай холбогдохыг хүс. Энэ CRM системийг хагас цагийн дотор сонгож болно, энэ нь EDMS-тэй ажиллахгүй.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем (EDMS)- энэ бол систем ( компьютерийн програм. програм хангамж гэх мэт), цахим баримт бичигтэй ажиллах (жишээ нь цахим баримт бичгийн урсгал) бүхэл бүтэн ажлыг зохион байгуулах, автоматжуулах боломжийг танд олгоно. амьдралын мөчлөг. EDMS-ийн үндсэн функцууд нь баримт бичгийг үүсгэх, өөрчлөх, хадгалах, чиглүүлэх чадвар, түүнчлэн хэд хэдэн үйлчилгээний чадвархайх, ангилах гэх мэт.

EDMS, үүнээс гадна ажилчдын хоорондын харилцан үйлчлэлийн үйл явцыг зохион байгуулах, автоматжуулахад зориулагдсан (баримт бичгийг шилжүүлэх, даалгавар гаргах, мэдэгдэл илгээх гэх мэт). Ажилтнууд ямар ч зүйлийг хурдан хүлээн авах боломжтой шаардлагатай мэдээлэлкомпанийн үйлчлүүлэгчдийн дагуу. Энэ тохиолдолд баримт бичиг нь тодорхой стандарт дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулсан мэдээллийн системийн бүтэцлэгдсэн объект, бүтэцгүй (Word, Excel, .pdf, .jpg гэх мэт файлууд) хоёулаа байж болно. EDMSМэдээллийг хамтад нь боловсруулах боломжтой баримт бичгийн цахим архив, бизнесийн үйл явцыг автоматжуулах систем (ажлын урсгал) байж болно. Мөн EDMS нь BPM системийг ашиглах сонголтуудын нэг юм.

Уламжлал ёсоор баримт бичгийн автоматжуулалтын тухай ойлголт нь захидал харилцаа, захиргааны болон зохион байгуулалтын баримт бичигтэй ажиллахтай холбоотой байдаг. Гэсэн хэдий ч EDMSТэд мөн баримт бичиг бүрийг үүнтэй хамт хийх ёстой үйлдлүүдтэй холбох боломжийг олгодог. Ийм системийн ачаар ажилчдын тодорхой даалгаврын гүйцэтгэлийг хянах боломжтой болно. Тиймээс EDMS нь зөвхөн төдийгүй үр дүнтэй менежментбаримт бичгийн урсгал болон мэдээллийн аюулгүй байдалкомпанид төдийгүй баримт бичиг, ажилчдын бүтээмжийн ажлын гүйцэтгэлд тавих хяналтыг нэмэгдүүлэх.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем (EDMS)Одоогоор хувийн болон төрийн аль алинд нь бараг бүх компанийн мэдээллийн технологийн дэд бүтцэд ашиглагдаж байна. Ихэнх компаниуд EDMS-ийг аль хэдийн хэрэгжүүлсэн эсвэл ойрын ирээдүйд хэрэгжүүлэхээр төлөвлөж байна. Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем нь улам бүр өргөн хүрээтэй асуудлыг шийдэж, нягтлан бодох бүртгэлийн системтэй нэгтгэж, аж ахуйн нэгжийн чухал үзүүлэлтүүдийг удирдах боломжийг олгодог (KPI эсвэл BSC системийг бий болгох).
Ашиглах замаар EDMSаж ахуйн нэгж ил тод, удирдах боломжтой болдог: бизнесийн бүх энгийн гүйлгээг (жишээлбэл, агуулахаас бараа ачих, материалыг үйлдвэрлэлд шилжүүлэх гэх мэт) цахим баримт бичгийн хэлбэрээр нягтлан бодох бүртгэлийн системд тусгадаг. Бизнесийн үйл ажиллагаа нь бизнесийн үйл явцын үзүүлэлтүүдийн нягтлан бодох бүртгэл, бүртгэлийг дагалдаж болно. Шалгуур үзүүлэлтүүдийн талаарх хуримтлагдсан мэдээллийг EDMS-д дээд түвшний шалгуур үзүүлэлтүүдэд нэгтгэсэн бөгөөд ингэснээр бид менежерийн самбарт тусгагдсан тэнцвэртэй онооны картын системийг хүлээн авдаг.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын системЦахим баримт бичгийг нэг удаа бүртгэх, тэдгээрийн гүйцэтгэлийг хариуцах этгээдийг хянах шаардлагатай үйлдлүүдийг зэрэгцүүлэн гүйцэтгэх, түүнчлэн үр дүнтэй зохион байгуулалттай баримт бичгийн хайлтын систем, боловсруулсан тайлангийн систем зэрэг олон давуу талтай. .

Үүнээс гадна, EDMS, дүрмээр бол, хөрөнгийг агуулна бүлгийн ажилбаримт бичиг, төсөл, хуваарь, баримт бичигтэй ажиллах ажилтны ажлын ачаалал, баримт бичигтэй ажилласан түүхийг хөтлөх болон аюулгүй ажил-тай алслагдсан оффисуудболон аж ахуйн нэгжийн хэлтэс. Жишээлбэл, Оросын хамгийн түгээмэл платформ дээр "1С: Аж ахуйн нэгж 8" EDMSнь . 1С: Аж ахуйн нэгж 8 платформ гарч ирснээр 1С хөтөлбөрийн гэр бүлийн хуваарилалт аж ахуйн нэгжүүдийн жижиг дунд болон корпорацийн сегментүүдэд чиглэв. Цахим баримт бичгийн менежмент нь ийм аж ахуйн нэгжүүдэд зориулсан мэдээллийн бүрэн системийн шинж чанар бөгөөд ажлын урсгалын ангиллын систем ба BPMS-ийн илүү дэвшилтэт хувилбар нь оффисын ажилтнуудын тоо түүнээс дээш байдаг аж ахуйн нэгжийн корпорацийн мэдээллийн системийн стандарт модуль юм. 50 хүн.

Салбарын онцлогтой байж болохгүй. Цахим баримт бичгийн менежментийн гол бөгөөд хамгийн түгээмэл сонголт бол савласан бүтээгдэхүүн бөгөөд 1С платформ дээрх EDMS нь үл хамаарах зүйл биш юм.

Нөхцөл байдалд орчин үеийн хөгжилбизнесийн EDMS нь хэмнэлт хийх боломжтой зардлаа оновчтой болгохтой холбоотой асуудлыг шийдвэрлэх ёстой дотоод нөөцаж ахуйн нэгжүүд. Энэ тохиолдолд хамгийн оновчтой сонголт бол мэдээлэл хэрэгжсэн тохиолдолд аж ахуйн нэгжийн ийм нөхцөл байдал юм цахим баримт бичгийн удирдлагын системхэрэгжүүлэх зардлыг хурдан (2-3 сарын дотор) нөхөх боломжийг танд олгоно. Ийм хэрэгжүүлэх зайлшгүй нөхцөл бол аж ахуйн нэгжид үйл явцын менежментийн чиглэлээр мэдлэгтэй, бизнесийн үйл явцыг дүрслэх тэмдэглэгээний диаграммыг бүтээх чадвартай, бизнесийн үйл явцын талаар нэлээд сайн ойлголттой ажилтан байх явдал юм. EDMS. Бизнесийн үйл явцын албан ёсны диаграммууд нь чухал тусламж болно.

Хэрэгжилт EDMSБизнесийн үйл явцыг оновчтой болгох, аж ахуйн нэгжийн удирдлага болон энгийн ажилчдын хөдөлмөрийн зардлыг хэмнэх асуудлыг үргэлж анхаарч үзэх хэрэгтэй. Үүний зэрэгцээ цахим баримт бичгийн менежмент нь удирдлага, нягтлан бодох бүртгэлийн систем бүхий мэдээллийн нэг орон зайд ажиллах үед хэрэгжилтийн хамгийн их үр дүнд хүрдэг. Ийм хосолсон систем нь илүү олон тооны асуудлыг шийдвэрлэх боломжийг олгодог.

Хэд хэдэн стандарт програмууд байдаг EDMS 1С платформ дээр, жишээлбэл, гэрээний ажлыг автоматжуулах. Гэхдээ боловсон хүчний баримт бичгийн урсгал, бизнес аялал, зардлын тайлантай ажиллах, өргөдөл гаргах зэрэг асуудлыг шийдвэрлэх бэлэн мөнгө, борлуулалт, худалдан авалт, үйлдвэрлэл, агуулахын баримт бичгийн урсгалыг дэмжих үйл явцыг зөвхөн нэг дор шийдэх боломжтой. мэдээллийн системнягтлан бодох бүртгэлийн системтэй. Жишээлбэл, 1С 8 платформ дээр "PiterSoft: Процессын менежмент" цахим баримт бичгийн удирдлагын системэсвэл

Жишээлбэл, 1С 8 платформ дээр цахим баримт бичгийн удирдлагын систем"1С: Цалин ба боловсон хүчний менежмент" эсвэл "1С: Үйлдвэрлэлийн аж ахуйн нэгжийн менежмент" бүтээгдэхүүнтэй нэг мэдээллийн санд ажиллах боломжтой бөгөөд энэ нь функциональ даалгавруудыг (жишээлбэл, ажилд авах), нягтлан бодох бүртгэл (цалин тооцох) болон менежментийг (хийх) цогцоор нь шийдвэрлэх боломжийг олгодог. Цалин нэмэх, торгууль ногдуулах тухай урам зоригтой шийдвэр), харилцан үйлчлэх, мэдээлэл дамжуулах үүрэг (маршрутын дагуу баримт бичгийг дамжуулах, өмнө нь батлагдсан журмын дагуу үйл явцын бүх сонирхогчдод цаг тухайд нь мэдэгдэхтэй холбоотой).