Сэд what-тай ажиллаж байна. Цахим баримт бичгийн менежмент: энэ нь юу вэ, функцууд, EDI системүүд

29.05.18 71 255 13

Баримт бичгийг цаасан дээр эсвэл цахим хэлбэрээр гарын үсэг зурж болно. Цаасан дээр удаан хугацаагаар, цахим хэлбэрээр - яаж хийх нь тодорхойгүй байна.

Павел Овчинников

Цахим баримт бичигтэй 12 жил ажилласан туршлагатай

Гэхдээ би арван хоёр жилийн турш цахим баримт бичигтэй харьцаж байгаа бөгөөд танд хэлэх болно: энэ бол гайхалтай сэтгэл хөдөлгөм юм. Энэ бүхэн хэрхэн ажилладагийг жишээн дээр хэлье.

Товчхондоо

Цахим баримт бичгийн менежментийг эхлүүлэхийн тулд танд дараахь зүйлс хэрэгтэй болно.

1. Цахим баримт бичгийг солилцож эхлэхийг эсрэг талуудад итгүүлэх.
2. Цахим гарын үсгийн гэрчилгээ худалдаж аваарай.
3. Баримт бичгийг илгээх аргыг шийдээрэй: тусгай үйлчилгээгээр дамжуулан эсвэл түүнгүйгээр.

Цахим баримт бичиг хэнд хэрэгтэй вэ

Тохиромжтой, орчин үеийн байдлыг үл харгалзан цахим баримт бичгийн менежментийг цөөхөн нь хийдэг. Хэрэв хялбаршуулсан татвартай бизнес эрхлэгч жилд хэд хэдэн гэрээ байгуулдаг бол хэвлэсэн баримт бичгийг хэд хэдэн удаа илгээх нь түүнд тийм ч аймшигтай биш байж магадгүй юм. Гэхдээ цахим баримт бичгийн менежмент маш хэрэгтэй тохиолдол байдаг.

Томоохон компаниудцахим баримт бичиг нь гадаад захидлын хэмжээ сард хэдэн зуун баримт бичгээс давсан тохиолдолд зардлыг бууруулахад тусалдаг. Тэдний хувьд цаас хүргэх нь гүйлгээний хурдад шууд нөлөөлдөг. Баримт бичгийн зардал нь жилд хэдэн зуун мянган рубльтэй тэнцэх бөгөөд татварын албанаас алдагдал, алдаа, торгуультай холбоотой эрсдэл нь зардлыг улам бүр нэмэгдүүлдэг.

Та одоо зургаан сар тутамд нэг актад гарын үсэг зурсан ч энэ нь таны бизнес өсөхгүй гэсэн үг биш юм. Та цахим баримт бичигтэй ажилладаг томоохон түншүүдтэй байж магадгүй бөгөөд тэд чамаас үүнийг шаардах болно.

Жишээ нь

Бараа нь ачааны машинд байсан тул агуулахад хүлээн авах боломжгүй байсан тул нэхэмжлэх дээр дахин алдаа гарсны улмаас онлайн дэлгүүрт олон арван сая авлага байнга хуримтлагддаг. Тэд ханган нийлүүлэгчээс залруулсан бичиг баримттай шуудан зөөгчийг хүлээж байх хооронд өдөр хоног өнгөрдөг. Бид цахим баримт бичгүүдийг нэвтрүүлсэн бөгөөд одоо баримт бичгийн бүх зохицуулалт нэг цаг хүрэхгүй хугацаа шаардагдана.

Эрчим хүчний борлуулалтын томоохон компанид газар дээрх татварын шалгалтын үеэр байцаагчид жил бүр баримт бичигт зөрчил, алдаа илрүүлдэг. Торгуулийн шалгалт жилд 120,000 рубльд хүрсэн. Энэ нь тийм хэмжээнд хүрсэн санхүүгийн хэлтэсэнэ мөнгийг урьдчилж нэмэлт зардал болгон төсөвлөсөн. Цахим баримт бичгийн менежмент нэвтэрч, одоо баримт бичгийн үнэн зөвийг хүн биш программ хянадаг болсон. Дахиад алдаа байхгүй.

Цахим баримт бичиг гэж юу вэ

Цахим баримт бичиг нь ямар ч редактор дээр үүсгэж унших боломжтой ердийн баримт бичиг эсвэл PDF файл юм. Энэ нь тусгай гарын үсэг зурсан байх нь чухал юм цахим гарын үсэгмөн тусгай аргаар илгээсэн.

Түнш, хуульч, шүүгч таныг цахим баримт бичигт гарын үсэг зурсан, хэн ч үүнийг өөрчлөөгүй гэдэгт эргэлзэхгүй байхын тулд дижитал аюулгүй байдлын мэргэжилтнүүд цахим гарын үсгийг гаргаж ирэв. Энэ нь таны баримт бичгийн өвөрмөц багц бит, байт дээр байрлуулсан хурууны хээтэй адил юм. Товчоор хэлбэл, та цахим хэлбэрээр ямар нэгэн зүйлд гарын үсэг зурахдаа "Би энэ багц битийг баталгаажуулж байна" гэж хэлж байна.

Цахим гарын үсгийг аливаа баримт бичигт хавсаргасан бөгөөд дараа нь гарын үсэг зурсан гэж үзнэ. Баримт бичгийг гарын үсэггүйгээр уншиж болно. Энэ нь зөвхөн танд илгээсэн хэлбэрээрээ өөрчлөгдөөгүй баримт бичиг таны өмнө байгаа гэдгийг л баталгаажуулдаг. Хэрэв та баримт бичигт ямар нэг зүйлийг өөрчилж, хадгалвал түүний битийн багц өөрчлөгдөнө - гарын үсэг хүчингүй болно.

Жишээ нь

Хоёр компани цахим гэрээ байгуулахаар болсон. Бид гэрээ байгуулж, нөхцөлөө тохиролцсон. Одоо нэг компани гарын үсгээ зураад нөгөө рүүгээ явуулдаг. Тэр гэрээг нээж, ямар нэг зүйлийг, жишээлбэл, торгуулийн хэмжээг чимээгүйхэн засахаар шийдэв. Залруулж байна. Хадгална. Эхлээд илгээдэг. Тэр харагдаж байна - Өө! - Энэ гэрээний анхны гарын үсэг эвдэрсэн. Энэ нь тэд ямар нэг зүйлийг зассан гэсэн үг юм, хорон санаатнууд. Тэгээд нүүр рүү нь цохих гэж очдог байх.

Цахим гарын үсгийг хаанаас авах вэ

Цахим гарын үсгийг тусгай гэрчилгээжүүлэх төвд худалдаж авдаг. Та зүгээр л хотод тохиромжтой төвийг олох хэрэгтэй. Хамгийн гол нь энэ нь ОХУ-ын Харилцаа холбооны яамны магадлан итгэмжлэгдсэн төвүүдийн жагсаалтад багтсан явдал юм.

Үүнтэй ижил зүйлийг баталгаажуулалтын төвийн оффис дээр хийж болно: зүгээр л бүх бичиг баримтын хамт ирж, өргөдөл бөглөнө үү. Гэхдээ энэ тохиолдолд та бэлэн мөнгөгүй төлбөр дуусах хүртэл хүлээх хэрэгтэй болно - энэ нь хэдэн цаг болж магадгүй юм. Та компанид гэрчилгээг алсаас авах боломжгүйтэй адил бэлэн мөнгөөр ​​төлөх боломжгүй.

Цахим гарын үсэг хэрхэн ажилладаг вэ?

Цахим гарын үсгийн эрх зүйн хүчийг "Цахим гарын үсгийн тухай" холбооны хуульд заасан байдаг.

Хууль нь гарын үсгийн төрлүүдийг тодорхойлдог: энгийн, шаардлага хангаагүй, мэргэшсэн. Та тэдгээрийн аль нэгнийх нь баримт бичигт гарын үсэг зурж болно, гэхдээ тайлбартайгаар: мэргэшсэн - татварын зорилгоор, худалдаа, зарим тохиолдолд шүүхэд; энгийн бөгөөд шаардлага хангаагүй - бусад бүх зүйлд.

Энгийн эсвэл шаардлага хангаагүй гарын үсэг

Боломжийн, хямд сонголт боловч хязгаарлагдмал хэрэглээтэй. Шаардлагагүй гарын үсэгкриптографийн алгоритмуудыг агуулсан боловч ямар ч баталгаажуулалтын байгууллагаас баталгаажуулаагүй болно. Энгийн нэг нь зүгээр л нэвтрэх, нууц үг, төрийн үйлчилгээний вэбсайт дахь данс эсвэл эсрэг талын имэйл хаягийн хослол юм.

Хэрэв та цахим арилжаанд оролцдоггүй, анхан шатны цахим баримт бичгийг солилцдоггүй, илгээдэггүй бол ийм гарын үсэг тохиромжтой татварын тайлан. Энгийн гарын үсгийг гэрээ, нэхэмжлэх, актад ашиглаж болох боловч та эсрэг талтай тусдаа гэрээ байгуулж, ийм гарын үсгийг итгэмжлэх талуудын тохиролцоог бүртгэх шаардлагатай болно.

Хэрэв та олон арван түншүүд, өөр өөр баримт бичигтэй бол схем ажиллахгүй. Та ийм баримт бичигт хүн бүртэй гарын үсэг зурах хэрэгтэй бөгөөд цаг хугацаа өнгөрөхөд энэ үйл явц нь ажлыг хурдасгах биш удаашрах болно. Дараа нь өөр цахим гарын үсгийн гэрчилгээний талаар бодох нь дээр.

Энгийн цахим гарын үсгийг ашиглахын тулд та гэрээний цаасан хувилбарыг хэвлэж, гарын үсэг зурах эсвэл эсрэг талтай байгуулсан гэрээнд тусгай заалт оруулах шаардлагатай - энэ нь хууль ёсны шаардлага юм.

Мэргэшсэн гарын үсэг

Энэхүү гарын үсэг нь нэхэмжлэх, татварын зорилгоор ашиглахад тохиромжтой. Хуульд зааснаар цахим нэхэмжлэх нь зөвхөн энэ гарын үсгээр гарын үсэг зурж болно. Мэргэшсэн гэрчилгээ нь 1000 рублийн үнэтэй бөгөөд үүнийг зөвхөн Холбооны татварын албаны итгэлцлийн бүсийн нэг хэсэг болох гэрчилгээжүүлэх төвөөс худалдаж авах боломжтой.

Жил бүр мэргэшсэн гарын үсгийн гэрчилгээг шинэчлэх шаардлагатай бөгөөд энэ нь нэмэлт санаа зовоож байна: та хүчинтэй байх хугацааг хянаж, цаг тухайд нь дахин гаргах захиалга өгөх хэрэгтэй.

Мэргэшсэн гарын үсэгтэй ажиллахын тулд та тусгай програмыг суулгах хэрэгтэй - криптографийн мэдээллийг хамгаалах хэрэгсэл. Хөтөлбөр нь баримт бичигт цахим гарын үсэг хавсаргаж, солилцооны бусад оролцогчдын гарын үсгийг баталгаажуулдаг.

Та төлбөртэй програм (“Cryptopro TsSP”) эсвэл үнэгүй (“Vipnet TsSP”) сонгож болно. Функциональ хувьд тэдгээр нь бараг ижил боловч үнэгүй хувилбартай нийцтэй байдлын асуудал үүсч болно. Аль аль нь Windows болон Mac дээр ажилладаг. Төлбөртэй нэг нь ойролцоогоор 1000 рубль, цахим гарын үсгийн гэрчилгээний жилийн төлбөр нь ойролцоогоор 1000 рубль байдаг.

Зарим нь үүлэн дээр суурилсан цахим гарын үсэг ашигладаг; энэ нь криптографийн хамгаалалтын програм суулгах шаардлагагүй. Клоуд гарын үсэг нь солилцооны үйлчилгээнд хадгалагддаг бөгөөд та баримт бичигт гарын үсэг зурах бүрт үйлдлийг баталгаажуулсан SMS мессежийг утсандаа хүлээн авдаг. Ийм гэрчилгээ нь хямд бөгөөд ашиглахад илүү тохиромжтой боловч криптографийн хамгаалалтын програмаас аюулгүй байдал багатай байдаг.

Та яагаад баримт бичгийн менежментийн оператор хэрэгтэй байна вэ?

Гарын үсэг зурсан цахим баримт бичгийг ердийн цахим шуудангаар илгээж болох боловч энэ нь аюулгүй биш юм. Хэрэв таны цахим шуудан хакердвал бичиг баримт гэмт хэрэгтнүүдийн гарт очно. Тиймээс татварын алба зөвхөн тусгай албадаар дамжуулан мэдүүлэг авдаг байх жишээтэй. Та ижил үйлчилгээгээр дамжуулан цахим нэхэмжлэх солилцох ёстой, эс тэгвээс та ОХУ-ын Сангийн яамны тушаалыг зөрчих болно. Ийм үйлчилгээг баримт бичгийн урсгалын оператор гэж нэрлэдэг.

Энгийн хэрэглэгчийн хувьд энэ бол их хэмжээний цахим шуудан юм. Энэ нь хөтчөөр дамжуулан ажилладаг, ирсэн болон гарсан имэйлийн хавтас, хаягийн лавлах, суурилуулсан хайлт, баримт бичиг засварлагч байдаг. Дотор нь бичиг баримт дамжуулах аюулгүй байдлыг хангадаг найдвартай холбооны суваг, шифрлэлт бүхий өндөр ачаалалтай үйлчилгээтэй.

Та цахим баримт бичгийн менежментийн оператортой гэрээ байгуулах шаардлагагүй. Зүгээр л бүртгүүлж, цахим гарын үсгийн гэрчилгээг татаж аваад нэхэмжлэхээ төлнө үү. Оператор үлдсэнийг нь хариуцдаг: Холбооны татварын албанд таныг биржид элссэн тухай мэдэгдэж, форматыг хянаж, ОХУ-ын хууль тогтоомжийг дагаж мөрдөхийг баталгаажуулдаг.

Орос улсад ийм үйлчилгээ хэдэн арван байдаг. Үнэ, функциональ байдал, найдвартай байдал, хурдны хувьд тэдгээр нь ойролцоогоор ижил байна. Үйлчилгээний чанарт үндэслэн операторуудыг сонгох нь заншилтай байдаг: техникийн дэмжлэг хэр хурдан ажилладаг, оператор нь эсрэг талуудыг холбоход туслахад бэлэн байгаа эсэх, ямар боломжуудыг санал болгодог, танд үйлчилгээг хэрэгжүүлэхэд тань туслах зөвлөх шинжээч байгаа эсэх. ажил.

Таны эсрэг тал мөн оператортой холбогдох шаардлагатай болно. Тэр таных эсвэл өөр хэнийг ч сонгох боломжтой - тэгвэл солилцоо роуминг хийх болно үүрэн холбоо.

Цахим баримт бичиг хэр үнэтэй вэ?

Оператороор дамжуулан ажиллахдаа зөвхөн хоёр талын гарын үсэг зурсан баримт бичгийн төлбөрийг төлдөг. Дунджаар баримт бичиг илгээх зардал ойролцоогоор 6-8 R, ирж буй бүх мессеж үнэ төлбөргүй байдаг.

Ихэвчлэн эхлэгчдэд хамгийн багадаа 300 баримт бичиг худалдаж авдаг бөгөөд энэ нь маш хурдан дуусдаг. Дараа нь та дараагийн багцыг худалдаж авах хэрэгтэй. Жилийн хязгааргүй багц худалдаж авах эсвэл хувь хүний ​​нөхцөлийг тохиролцох нь илүү ашигтай байдаг.

Хэрэв та сард 100 ба түүнээс дээш баримт бичиг эсвэл жилд 1000-аас доошгүй баримт бичиг илгээдэг бол цахим баримт бичигт шилжих нь ашигтай. Тэгвэл та цаас, хүргэлтийн зардлыг бараг 5 дахин бууруулна.

Баримт бичгийн менежмент хэр үнэтэй вэ?

1000 цаасан баримт

Зуун мэдээллийн технологимаш их автоматжуулах боломжийг танд олгоно. Мөн асар их хэмжээний бичиг баримтыг хүлээлгэн өгөх том компаникомпьютерийн "гарт" - Бурхан өөрөө тушаасан. Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем - ажлын хялбар байдал эсвэл нэмэлт асуудал уу?

Нийтлэлээс та дараахь зүйлийг сурах болно.

Баримт бичгийн урсгал гэдэг нь баримт бичгийг бий болгох, түүнийг зохион байгуулалтад шилжүүлэх, нягтлан бодох бүртгэл, хадгалах, архивлах, гуравдагч этгээдийн хандалтаас хамгаалах, гүйцэтгэлд хяналт тавихтай холбоотой бүх журмыг хэлнэ.

Хэрэв эдгээр бүх процессыг тусгайлан бүтээсэн багцаар хангасан бол компьютерийн програмууд, мөн мэдээллийг үүсгэсэн цахим баримт бичиг, Тэр ийм баримт бичгийн урсгалэлектрон гэж нэрлэдэг. Энгийн түвшинд үүнийг "цаасгүй" гэж бас нэрлэдэг.

Давуу тал

Баримт бичгийн цаасгүй хөдөлгөөн нь хэд хэдэн давуу талтай. Жишээ нь:

• орон зай, цаас хэмнэх (цаасан баримт бичиг байхгүй - шүүгээ, хавтас, тавиур, архив шаардлагагүй);
• ажилчдын цагийг хэмнэх (баримт бичгийг цахим мэдээллийн санмэргэжлийн хүний ​​хувьд энэ нь хэдхэн минутын асуудал боловч том оффисоос цаасан хувилбар олох, тэр ч байтугай хэсэг хугацааны өмнө бүтээгдсэн нь маш их эрэл хайгуул юм);
• Гуравдагч этгээдийн мэдээлэлд илүү хатуу хандах, нууцлалыг илүү болгоомжтой хамгаалах боломж (санамсаргүй хүмүүс мэдээлэл олж авахад илүү хэцүү байх болно) цахим систем, хэрэв аюулгүй байдлын асуудлыг бодож үзсэн бол цаасан баримтыг ерөнхий эмх замбараагүй байдалд хуулах нь энгийн зүйл юм);
• баримт бичгийн шилжилтийн журмын ил тод байдал (хэрэв системийг тохируулсан бол хэд хэдэн хүмүүс баримт бичгийг гүйцэтгэгчид, хянагч, менежерүүд нэгэн зэрэг хянах боломжтой, үе шат, үр ашиг, хамаарал гэх мэтийг хянахад хялбар байдаг);
• систем нь хэд хэдэн баримт бичгийг хооронд нь холбох, тодорхой сонгосон баримттай ямар нэгэн байдлаар холбоотой баримтуудыг харах, эсвэл бусад төрлийн функцийг тохируулах боломжийг олгодог);
• цахим баримт бичгийн урсгалын систем нь ажилчдад алсаас ажиллах, газарзүйн хувьд алслагдсан хэлтэст байх үед баримт бичигт хандах боломжийг олгохын зэрэгцээ байнгын шуудангийн үйлчилгээ, аутсорсингийн шуудангийн компани, шуудангийн зардал гэх мэт зардлыг хэмнэх боломжийг олгодог;
• цаасан дээр мөнгө хэмнэх.

Сэдийн төрлүүд

Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем sed бол тусгай програм хангамжийн бүтээгдэхүүн юм. Тэд байж магадгүй янз бүрийн төрөл. Төрөл болгон хуваах нь эдгээр системийг үйл ажиллагааны янз бүрийн салбарт ашигладаг, мөн өөр өөр ажлыг гүйцэтгэхийн тулд олж авдаг гэдгээрээ тодорхойлогддог. Нэг байгууллага юуны түрүүнд их хэмжээний цахим баримт бичгийн хадгалалтыг хангах шаардлагатай бол нөгөө байгууллага нь хэлтэс хооронд солилцоход чухал ач холбогдолтой бол бусад нь баримт бичгийн дүн шинжилгээ, харилцааг онцлон тэмдэглэдэг. Эрэлт нь нийлүүлэлтийг бий болгодог - ийм учраас системүүд өөр өөр байдаг бөгөөд хэрэглэгч заримдаа хэцүү сонголттой байдаг.

Тиймээс цахим баримт бичгийн удирдлагын систем нь:

Цахим архив байх, баримт бичгийг хадгалах, хурдан хайх боломжийг олгох; ийм программууд нь тусгай мэдээллийн сан юм;

Ажлын процессыг хангах (энэ тохиолдолд цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн цахим баримт бичиг нь үндсэн үүрэг гүйцэтгэдэггүй, энэ нь системээр зохицуулагддаг ажлын процесст шаардлагатай нэмэлт програм юм);

Олон ажилчдад нэгэн зэрэг баримт бичиг дээр хамтран ажиллахыг зөвшөөрөх (хэрэв компани нь баримт бичгийн урсгалын шаталсан бүтцийг өгөх шаардлагагүй бол баримт бичгийг хамтран бүтээх нь чухал юм);

Баримт бичгийн эргэлтийн системд шаардлагатай бусад үйлчилгээг оруулах ( имэйл, төслийн менежмент болон бусад үйлчилгээ).

Хяналтын системүүд цахим баримт бичгийн менежменттодорхойлсон төрлийн элементүүдийг нэгтгэж болно. Мөн тэдгээрийг үйл ажиллагааны төрөл, салбар болон бусад шинж чанараар нь ялгаж болно. Компани нь ed ашиглан ямар ажлуудыг гүйцэтгэхийг хүсч байгаагаа ойлгох нь чухал бөгөөд үр ашиг, ашгийг хангах ёстой. арилжааны бүтэцбусад байгууллагын дүрмийн даалгаврын биелэлт.

Мөн уншина уу:

sed даалгавар

Үндсэн үүргээс гадна цахим баримт бичгийн менежментийн систем нь бусад функцийг хангадаг бөгөөд заримдаа компанийн хувьд чухал байдаг. Жишээлбэл, энэ нь байж болно:

1. их хэмжээний цахим баримт бичгийг татаж авах чадвар;
2. онлайнаар баримт бичигтэй нэгэн зэрэг ажилладаг ажилчдын бүлэг;
3. баримт бичгийн онлайн хэлэлцүүлэг үүсгэх;
4. баримт бичгийн янз бүрийн хэвлэлийг харьцуулах;
5. баримт бичигт агуулагдсан мэдээллийг хамгаалах журам;
6. хуулбарлах, архивлах;
7. хувь хүн болгох хэрэгслийг ашиглах (жишээлбэл, усан тэмдэг);
8. электрон ашиглах боломж тоон гарын үсэггэх мэт.

Хэрэгцээ, даалгавар, санхүүгийн чадавхи, өргөн хүрээтэй систем байгаа эсэхээс хамаарна бүтцийн хэлтэс, компанийн үйл ажиллагааны цар хүрээ, нэг буюу өөр системийг сонгосон. Зах зээл дээр хангалттай санал байна.

Сул тал ба асуудал

Олон ашиг тусын дунд (дээр дурдсан) бас асуудал бий. Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг ашиглах нь ажилтнуудаас тодорхой хүчин чармайлт шаарддаг. Ашиглалтын асуудалд дараахь зүйлс орно.

програм худалдаж авах, суулгах, засвар үйлчилгээ хийх зардал (эсвэл хөгжлийн мэргэжилтнүүдийн өөрийн боловсон хүчнийг ажиллуулах зардал);

системийн бүх функцийг сурч, ашиглахад ажилчдыг урамшуулах;

програм хангамжийн бүтээгдэхүүн дэх компанийн үйл ажиллагааны бүх нюанс, өөрчлөлтийг харгалзан үзэхэд бэрхшээлтэй байх;

цахим баримт бичгийн менежментийн мэдээллийн системийг ажилдаа ашигладаггүй бусад байгууллагуудтай харилцах хэрэгцээ, энэ нь заримдаа цаасан баримт бичиг рүү буцах эсвэл цахим баримт бичгийг хуулбарлах шаардлагатай болдог гэсэн үг юм;

Заримдаа өгөх талаар асуултууд гарч ирдэг хууль эрх зүйн хүчинцахим тоон гарын үсгийн сонголтыг ашиглаагүй тохиолдолд баримт бичиг.

Шилжих боловсон хүчнийг сургах, урам зориг өгөх дижитал технологиуд- Тусдаа ажил, ялангуяа компани нь "цаасан ертөнцөд" удаан хугацаагаар оршин тогтнож байсан бөгөөд ажилчид нь шинэ үеийн залуу, бүтээлч хүмүүс биш бол. Түүнээс гадна хөгжлийн түвшин програм хангамжийн бүтээгдэхүүнАжилтан бүр өөр. Мөн заримдаа дижитал системд шилжих шийдвэр гарснаас хойш бодит хэрэгжилт рүү шилжихэд маш их цаг хугацаа, үе шат дамждаг. Процесс нь зөвхөн эхлээд харахад хялбар байдаг.

Сонголт хийхэд хүндрэлтэй

Өнөө үед мэдээлэл хайх ихэнх хэсэг нь хайлтын талбарт асуулга бичихээс л эхэлдэг. Тиймээс, энэ үйлдлийн хариуд (хайлтын үг хэллэг дэх " цахим баримт бичгийн удирдлагын системболон оффисын ажил"), мэдээлэл хайгчид асар олон тооны саналыг хүлээн авдаг янз бүрийн системүүд, Оросын болон гадаадын мэргэжилтнүүдийн боловсруулсан. Энэ асуудалд хэрэглэгчийн бүх асуудлыг болзолгүй шийдэхийг хүн бүр чангаар тунхаглаж байна. Тэгээд дараа нь нээлт гарч ирдэг - сонголтын асуудал. Яаж алдаа гаргахгүй байх вэ? Эцсийн эцэст, компьютерийн програмуудын функциональ шинж чанарыг ойлгохын тулд та програмистууд болон дэвшилтэт хэрэглэгчдийн ур чадварын наад зах нь суурь мэдлэгтэй байх хэрэгтэй. Заримдаа та мэргэжлийн хүмүүсийг оролцуулах хэрэгтэй болдог. Дараа нь бие биенээ хэрхэн зөв ойлгох, компанийн даалгаврыг програмистад хэрхэн тайлбарлах вэ, ингэснээр тэр санал болгож буй системүүдээс эдгээр асуудлуудын шийдлийг хамгийн зөв хайж олох боломжтой болох вэ гэсэн асуулт гарч ирнэ.

Бүтээгдэхүүнийг сонгохдоо та бүхэл бүтэн судалгаа хийж, үйлдвэрлэгч-худалдагч нь бүтээгдэхүүний бүх нарийн ширийн зүйлийг хүн бүрт дэлгэх сонирхолгүй байдаг нөхцөлд функциональ байдлыг судлах хэрэгтэй болно. Цахим систем баримт бичгийн урсгал sedхэрэглэгчдэд тохиромжтой, ажиллагаатай, ашигтай байх ёстой. Түүнээс гадна, түүний тодорхой үйл ажиллагааг харгалзан үздэг. Та програмын үйл ажиллагааны талаархи видеог судлах, хэрэглэгчийн тойм, дэлгэцийн агшинг үзэх, практикт туршиж үзэх, шалгах, програм зөвшөөрвөл тусдаа модуль, блок худалдаж авах, системийг аажмаар хэрэгжүүлэх гэх мэт шаардлагатай болно. За, дугаарын үнэ заримдаа жагсаалтын сүүлчийн дугаар биш болж хувирдаг.

Цахим баримт бичгийн менежментийн системийг зохион байгуулахаас өмнө хэрэглэгч платформ сонгох асуудлыг янз бүрийн аргаар шийддэг - зарим нь үүнийг бие даан шийддэг, зарим нь гадны мэргэжилтэн, зөвлөхүүдийг татан оролцуулдаг, олонхи нь үндсэн ажилчдаа хийдэг. Ямар ч тохиолдолд та үүнийг ойлгох хэрэгтэй sed систем- Энэ бол компанийн амьдралын хариуцлагатай алхам бөгөөд үүнийг анхааралтай, ухамсартайгаар хийх нь дээр.

Манай нийгэм бүх аж ахуйн нэгжид цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг хаа сайгүй нэвтрүүлэх замдаа л явж байна.

Учир нь ихэнх аж ахуйн нэгжүүд энгийн шалтгаанаар үүнийг хийж чадахгүй байна - цахим баримт бичгийг ашиглах туршлага дутмаг.

EDMS Docsvision

EDMS Docsvision нь баримт бичгийн урсгалаас гадна үйл явцыг автоматжуулах хэрэгсэл юм

ЭЛМА

ELMA EDMS нь хэрэглэгчийн шаардлагын дагуу сонгогдсон ECM+, Projects+, ELMA CRM+ гэсэн хэд хэдэн багцын нэг хэсэг болгон хэрэгждэг. KPI-тэй багц хүртэл байдаг.

Интерфейсийн онцлог нь түүнийг суурилуулсан дизайны хэрэгслийг ашиглан хэрэглэгчийн үүрэгт тохируулсан явдал юм.

Энэ нь лавлагааны мэдээлэлд түргэвчилсэн хандалт хийх, хэд хэдэн процессыг автоматжуулах, ялангуяа янз бүрийн эх сурвалжаас баримт бичиг боловсруулах ажлыг гүйцэтгэдэг.

Мэдээлэл хайх тухайд дэлгэрэнгүйгээр хайх журам байдаг. Хайлтын үр дүнг тайлан болгож, хайлтын асуулгаас загвар үүсгэх боломжтой.

АД-тай холбоотой үйл ажиллагааны хувьд тусгай дэд системийг хуваарилсан бөгөөд энэ нь солих ажлыг төлөвлөх, даалгавруудыг тохируулах, АД-ыг удирдах, загварчлах боломжийг олгодог.

Аюулгүй байдлын блок нь хэд хэдэн зөвшөөрлийн аргуудыг дэмждэг бөгөөд хэрэглэгчийн эрхийг объект руу нэвтрэх төрлөөр тодорхой заадаг.

Нэмж дурдахад тоон гарын үсгийг ашигладаг бөгөөд идэвхтэй хэрэглэгчдийн тоог програмын аргаар тодорхойлох боломжтой.

Энэхүү EDMS нь бас сул талуудтай. Жишээлбэл, орон нутгийн шуудан байхгүй байна. Даалгавар үүсгэх, хуваарилах хязгаарлалт байдаг бөгөөд оффисын програмаас бүртгэлийг хэрэгжүүлдэггүй.

Нэмж дурдахад, хавсралтыг үзэх ямар ч суурилуулсан хэрэгсэл байхгүй, зөвхөн стандарт хүсэлтийг гүйцэтгэдэг бөгөөд давхардсан мэдээллийг автоматаар хайдаггүй.

1С ямар асуудлыг шийддэг вэ: Баримт бичгийн урсгал 8

1С ямар асуудлыг шийддэг вэ: Баримт бичгийн урсгал 8: оффисын ажил; мэдээллийг хадгалах, олж авах; бизнесийн үйл явц; баримт бичгийн чиглүүлэлт; ажлын цагийн нягтлан бодох бүртгэл.

Өнөөдөр ихэнх компаниуд цаасан баримт бичгийн менежментээс цахим хэлбэрт шилжиж байна. Энэ нь байгууллагын цаг, мөнгийг хэмнэдэг. Цахим баримт бичгийн менежментбичиг цаасны ажлыг арилгадаг. Та оффис болон бусад газраас 24 цагийн турш мэдээлэл солилцох боломжтой. Та зүгээр л цахим гарын үсэгтэй, интернетэд холбогдсон компьютертэй байх хэрэгтэй. Нэмж дурдахад цахим баримт бичгийн удирдлагын систем нь ажлын явцыг бодит цаг хугацаанд хянах боломжийг олгодог.

Цахим баримт бичгийн менежмент гэж юу вэ

Хэрэв бид ярилцвал энгийн үгээр, цахим баримт бичгийн менежмент нь цахим баримт бичгийн солилцоо юм дотоод сүлжээ, Интернет эсвэл бусад сувгууд. Цахим баримт бичгийн урсгал нь байгууллага дотор болон компаниудын хооронд аль алинд нь тохиолдож болно.

EDI нь зөвхөн бичиг баримт солилцохоос гадна цаасан зөөвөрлөгч ашиглахгүйгээр ажлыг зохион байгуулах боломжийг олгодог: баримт бичиг хайх, тайлан гаргах, архив хадгалах гэх мэт.

Цахим баримт бичгийн урсгалыг ОХУ-ын Холбооны татварын албаны итгэлцлийн сүлжээнд багтсан EDF операторын системээр дамжуулан явуулдаг. Нэг компани өөр цахим баримт илгээдэг. Хүлээн авагч үүнийг хэдхэн секундын дотор компьютер дээрээ хүлээн авна. Энэ үед оператор нь тухайн баримт бичгийг баталгаажуулсан цахим гарын үсэг, баримт бичгийн хэлбэр нь хуулийн шаардлагад нийцэж байгаа эсэхийг автоматаар шалгадаг. Статусуудыг ашигласнаар илгээгч баримт бичиг хэрхэн хөдөлж байгааг харж болно.

Цахим баримт бичгийн төрлүүд

Бараг бүх баримт бичгийг орчуулах боломжтой цахим харагдах байдал. Ихэвчлэн компаниуд цахим гэрээ, нэхэмжлэх, төрөл бүрийн нэхэмжлэх, тайлан гэх мэт хэлбэрт шилждэг.

Цахим баримт бичгийг албан бус баримт бичиг, албан ёсны баримт бичиг гэж хуваадаг.

Албан бус баримт бичиг - захидал, гэрээ, итгэмжлэл, техникийн баримт бичигболон бусад баримт бичиг, тэд төрийн хатуу зохицуулалтаас чөлөөлөгдсөн.

Албан ёсны баримт бичиг нь хэлбэр, дамжуулах журамд хатуу шаардлага тавьдаг. Албан ёсны баримт бичиг нь Холбооны татварын албаны форматын дагуу бүтээгдсэн баримт бичиг, жишээлбэл, ажил хүлээн авах гэрчилгээ юм. Албан ёсны баримт бичиг нь татварын тооцооны үнэн зөв байдалд нөлөөлдөг тул шилжүүлэх бүх журмыг дагаж мөрдөх нь тэдний хувьд чухал юм.

Албан ёсны бус цахим баримт бичиг нь doc, xlsx, pdf, jpg гэх мэт ямар ч форматтай байж болохыг анхаарна уу, харин албан ёсны баримт бичиг нь зөвхөн xml өргөтгөлтэй файл хэлбэрээр байж болно.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн чиг үүрэг

Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем нь дараахь үүргийг гүйцэтгэдэг.

• баримт бичгийн бүртгэл;
• баримт бичгийн гүйцэтгэлд хяналт тавих;
• лавлах үүсгэх;
• цаасан болон цахим баримт бичгийн хөдөлгөөнийг хянах, баримт бичигтэй ажиллах түүхийг хөтлөх;
• баримт бичгийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг үүсгэх, засварлах;
• аж ахуйн нэгжийн баримт бичгийн урсгалын талаар тайлан гаргах;
• файлын систем болон интернетээс баримт бичгийг импортлох;
• загвар ашиглан системээс шууд баримт бичиг үүсгэх;
• баримт бичгийн хувилбар, нарийн төвөгтэй олон бүрэлдэхүүн хэсэг, олон форматтай баримт бичиг, хавсралттай ажиллах;
• баримт бичгийг цахим хэлбэрээр тараах;
• хавтас дахь баримт бичигтэй ажиллах;
• сканнердах, таних аргыг ашиглан баримт бичгийг хүлээн авах;
• өгөгдөлд хандах, баримт бичиг боловсруулах зардлыг бууруулах.

EDF сонголтууд

Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг зохион байгуулах хоёр арга бий. Нэгдүгээрт, та өөрийн харилцагч талуудтай цахим баримт бичгийн менежментийн гэрээ байгуулж, цахим гарын үсгээр гарын үсэг зурсан баримт бичгийг цахим шуудангаар солилцох боломжтой.

Хоёрдугаарт, та тусгай оператороор дамжуулан цахим баримт бичгийн урсгалыг зохион байгуулж болно. Энэ тохиолдолд та цахим баримт солилцох журамд нэгдэх хэрэгтэй. Үүний дараа албан ёсны болон албан бус баримт бичгүүдийг хамтрагчидтай солилцох боломжтой.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын автоматжуулалт. EDI-ийн давуу болон сул талууд

Цахим баримт бичгийн менежмент нь бүхэлдээ юм мэдээллийн систем, үүнд тусгай програм хангамж, цахим шуудан, интернет, дотоод сүлжээ гэх мэт.

Цахим баримт бичгийн менежмент нь цаастай харьцуулахад илүү сонирхолтой харагдаж байна. EDI-ийн гол давуу талыг онцолж үзье.

• хамгийн энгийн зүйл бол цаасны зардалтай холбоотой зардлыг бууруулдаг;
• цаг хэмнэгдсэн - ажилчид цаасан баримтыг олоход бага цаг зарцуулдаг;
• ил тод байдлыг нэмэгдүүлсэн дотоод ажилкомпаниуд - цахим баримт бичгийн удирдлагын систем нь баримт бичгийн статусыг хянах боломжийг олгодог;
• файл бүрийн хувийн түүх болон дагалдах бичиг баримтыг хөтөлдөг - та хүссэн үедээ бүгдийг нээж болно шаардлагатай бичиг баримт, компани болон гадаад аж ахуйн нэгжийн хоорондын янз бүрийн төрлийн харилцаатай холбоотой шаардлагыг агуулсан;
• байгууллагын тайланг цаг алдалгүй гаргах;
• мэдээллийн аюулгүй байдал нэмэгддэг.

Сул талуудын дунд өндөр өртөгтэй байдаг програм хангамжажилчдыг сургах, одоо байгаа бүх баримт бичгийг цахимжуулахтай холбоотой зардал.

Цахим баримт бичгийн удирдлагад шилжихэд юу хэрэгтэй вэ

Цахим баримт бичгийн менежментийг хэрэгжүүлэхийн тулд цахим баримт бичгийн менежментийн журмыг боловсруулж, батлах шаардлагатай; түүний засвар үйлчилгээ хариуцсан хүмүүсийг нэрлэх; хүлээн авсан болон илгээсэн баримт бичгийн цахим архивыг зохион байгуулах; нягтлан бодох бүртгэлийн бодлогод цахим баримт бичгийг бүрдүүлэх, хүлээн авах, хадгалах дүрмийг тогтоох; цахим баримт бичиг бүрдүүлэх, гарын үсэг зурах үүрэгтэй хүмүүсийг томилох.

Баримт бичигт гарын үсэг зурах эрх бүхий бүх ажилчид цахим гарын үсэгтэй байх ёстой.

Үйлдлийн ойролцоо алгоритм:

• техникийн үзүүлэлтүүдийг боловсруулж байна;
• Мэдээллийн технологийн шийдлийг сонгосон;
• бизнесийн үйл явцыг тодорхойлсон;
• тооцоо, хуваарь, шаардлагатай нөөцийн жагсаалт, ажлын ерөнхий төлөвлөгөөг боловсруулсан;
• EDI хэрэгжиж байна;
• програмыг туршиж байна;
• цахим баримт бичгийн менежментийн системийг эхлүүлсэн;
• системийн ашиглалтыг хянаж байна.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем

Аливаа EDI систем нь доор жагсаасан ангиллын шинж чанаруудыг агуулж болох ч ихэнх нь бүтээгдэхүүний байршилтай холбоотой тодорхой чиг баримжаатай байдаг.

1. Цахим архив нь мэдээллийг үр ашигтай хадгалах, олж авахад чиглэгдсэн цахим баримт бичгийн удирдлагын систем юм.

2. Боловсруулсан ажлын урсгалын хэрэгсэл бүхий цахим баримт бичгийн менежментийн системүүд - урьдчилан тодорхойлсон тодорхой замын дагуу тодорхой объектуудын хөдөлгөөнийг хангах. Үе шат бүрт объект өөрчлөгдөж болох тул үүнийг "ажил" гэсэн ерөнхий үг гэж нэрлэдэг. Баримт бичгүүд нь ажилтай холбоотой боловч энд гол объект биш юм. Эдгээр системийн ачаар тодорхой ажил зохион байгуулагддаг.

3. Байгууллагын удирдлага, мэдлэгийн хуримтлалыг дэмжихэд чиглэсэн EDI системүүд. Эдгээр нь дээр дурдсан системүүдийн шинж чанарыг хослуулсан системүүд юм. Энд үндсэн элемент нь юу ч байж болно - ажил эсвэл баримт бичиг. Эдгээр системийг ашигладаг төрийн байгууллагууд, баримт бичгийг шилжүүлэх тодорхой дүрэм журам, журам байдаг томоохон компаниуд.

4. Хамтын ажиллагааг дэмжихэд чиглэсэн EDI системүүд - ийм системүүд нь өмнөх системүүдээс ялгаатай бөгөөд ажлын урсгалыг зохион байгуулах, албан ёсны болгоход тодорхой шатлалгүй байдаг. Ийм EDI-ийн үүрэг бол ажилчдыг хаана ч байсан компанид ажиллуулах, хийсэн ажлын үр дүнг хадгалах явдал юм.

5. Нэмэлт үйлчилгээг хөгжүүлсэн EDI системүүд. Гайхалтай жишээ- харилцагчийн харилцааны менежмент (CRM) үйлчилгээ. Эдгээр төрлийн үйлчилгээ нь олон янз бөгөөд өөр өөр багц үйлчилгээг багтааж болно.