Visio for forretningsprosessmodellering. Oppgaven med å beskrive forretningsprosesser ved hjelp av MS Visio

Ved sammenligning av notasjoner er hovedfokuset på å lage prosessdiagrammer som er enkle og forståelige for organisasjonsansatte.

For forretningsanalytikere av selskaper er tesene som er omtalt i artikkelen en seriøs grunn til å tenke på hvor effektive tilnærmingene de bruker for å utvikle grafiske diagrammer over organisasjonsprosesser er.

Introduksjon

Et av de viktigste målene med å lage grafiske prosessdiagrammer er deres påfølgende bruk i organisasjonens regulatoriske dokumenter. Disse ordningene ansetter som regel ansatte som ikke er opplært i komplekse notasjoner og ikke har kompetansen systemanalyse osv. Enkelheten og klarheten til diagrammene er veldig viktig for dem. Kompleks, forvirrende opplegg inneholder mange forskjellige symboler, blir dårlig oppfattet av folk, noe som gjør deres praktiske bruk vanskelig. Derfor, for praktiske formål, er det viktig å velge riktig og bruke notasjonen (metodikken) for å beskrive prosesser. Hvilke kriterier bør brukes for å velge en slik notasjon? Hvordan sammenligne forskjellige notasjoner med hverandre? La oss se på flere populære notasjoner og prøve å svare på disse spørsmålene.

Sammenligning av notasjoner

Til sammenligning ble følgende prosessbeskrivelsesnotasjoner valgt:

1. "Enkelt flytskjema" (viser bevegelsen av dokumenter, ved hjelp av "Løsning"-blokken);
2. "Enkelt blokkdiagram" (uten å vise bevegelsen til dokumenter, uten å bruke "Løsning"-blokker);
3. "Prosedyre" for Business Studio-systemet (en av mulige alternativer representasjoner);
4. ARIS eEPC.

En enkel og intuitiv prosess ble valgt som testcase. Resultatene av å beskrive denne prosessen er presentert i fig. 1-4.

Ris. 1. Prosessdiagram i "Simple flowchart"-notasjonen i MS Visio (med dokumentbevegelse, ved hjelp av "Decision"-blokken).

I diagrammet Fig. 1. Sekvensen av prosessoperasjoner over tid vises ved hjelp av tykke piler, og bevegelsen til dokumenter vises med tynne, stiplede piler. Løsningsblokker brukes på en klassisk måte. De viser informasjon (spørsmål) som det påfølgende forløpet av prosessen "avhenger av". Denne tilnærmingen til å bruke "diamanter" er veldig vanlig. Men faktisk bør hele logikken for beslutningstaking og dannelsen av visse utdata (dokumenter) være inneholdt i prosessens operasjoner. Hvis du tenker på det, er verdien (betydningen) av å tegne disse "diamantene" ikke åpenbar. Hva slags objekter er dette: prosessoperasjoner, hendelser? Det ser ut til å være verken det ene eller det andre. Dette er snarere operatører for å ta en beslutning basert på en eller annen betingelse. Men vi utvikler et prosessdiagram for mennesker, og ikke skriver et dataprogram på et spesielt språk. I dataprogram"diamant" ville være en fullverdig operasjon for å sammenligne forhold osv. Men prosessdiagrammet må vise virkelige objekter - prosesser utført av mennesker, dokumenter, informasjonssystemer, etc. Tenk på det: er det riktig å vise "diamanter" separat fra prosessoperasjonen på diagrammet? I stedet kan du:

a) beskrive logikken til beslutningstaking i form av en sekvens av operasjoner på diagrammet av prosessen under vurdering;
b) beskrive logikken i form av et diagram over trinnene i den tilsvarende delprosessen, flytte til et lavere nivå;
c) beskrive logikken i tekst (i tekstattributtene til operasjonen) og deretter vise den i prosessutførelsesforskriften.

La oss formulere "fordeler" og "ulemper" med metoden for å bruke "diamanter" diskutert ovenfor (fig. 1).

"Enkelt flytskjema" i MS Visio (med dokumentbevegelse, ved hjelp av "Løsning"-blokken)
"Proffene"	"Ideles"
En visuell visning av "logikken" ved å velge visse prosessutganger. Fokusere utøverens oppmerksomhet på beslutningspunktet/prosessforgrening avhengig av forholdene.	Flytte beslutningslogikken "utenfor" prosessoperasjonen (feil fra synspunktet om formell prosessnedbrytning). Det er upraktisk å dokumentere prosessen (du må duplisere "diamantene" med tekst når du lager en tekstbeskrivelse av operasjonen). Prosessdiagrammet blir informasjonsoverbelastning. «Diamanter» brukes ofte for formelt, uten egentlig behov.

I fig. 2. viser et eksempel på samme prosess, kun beskrevet uten bruk av "Løsning"-blokker og dokumenter. Det er enkelt å sjekke at dette diagrammet har 24 færre grafiske elementer enn diagrammet i fig. 1. Skjema Fig. 2. ser mye enklere ut. Fra grafiske elementer blender ikke øyet, og fra synspunkt av informasjonsinnhold er denne ordningen ganske forståelig og tilgjengelig for sluttbrukeren. Hvis du for hver prosessoperasjon beskriver kravene til implementeringen i tekst, kan du ved å kombinere tabellform og grafiske presentasjonsformer ganske tilstrekkelig beskrive prosedyren for å utføre prosessen for selskapets ansatte.

Ris. 2. Prosessdiagram i "Simple flowchart"-notasjonen i MS Visio (uten dokumentbevegelse, uten bruk av "Decision"-blokken).

"Fordeler" og "ulemper" med en grafisk representasjon av prosessen i formen presentert i fig. 2. er vist nedenfor.

Generelt vil bruken av diagrammer i et format som ligner på de som er presentert i fig. 2 er praktisk for både utviklere og ansatte som jobber med disse ordningene.

I fig. 3. Et prosessdiagram presenteres, dannet i "Prosedyre"-notasjonen til Business Studio-modelleringsmiljøet. Ordningen har flere funksjoner. For det første brukes ikke "Beslutning"-blokkene på en standard måte - ikke som et grafisk element for å vise et spørsmål og forgrening, men som en fullverdig prosessoperasjon knyttet til beslutningstaking. I Business Studio har "diamanten" nesten alle egenskapene til en fullverdig prosess, men kan ikke dekomponeres (kanskje systemutviklerne vil gjøre dette mulig over tid). Ved å bruke en "diamant" (i stedet for en firkant) blir diagrammet mer visuelt. Samtidig kan du legge inn tekstinformasjon i attributtene til "diamanten": beskrivelse, begynnelse, fullføring, fristkrav, etc.

Den andre funksjonen i prosessdiagrammet presentert i fig. 3., er bruken av piler. For å vise en sekvens av operasjoner, kan du bruke en pil med en enkelt spiss - "prioritet"-pilen. Du kan bruke en tohodet pil for å vise dokumentbevegelse. Men det er i Business Studio du kan bruke bare én type piler - "precedens"-piler. Samtidig kan det nødvendige antallet dokumenter som er definert i katalogen over aktivitetsobjekter kobles til navngitte piler. Denne tilnærmingen gjør det mulig:

• redusere antall grafiske elementer i prosessdiagrammet betydelig, og samtidig:
• settes inn i prosessforskrifter nødvendig informasjon om innkommende og utgående dokumenter.

Dermed kan vi, uten å fylle diagrammet med unødvendige elementer, likevel beskrive prosessen fullt ut og laste opp all nødvendig informasjon til regelverket.

"Fordeler" og "ulemper" med en grafisk representasjon av prosessen i formen presentert i fig. 3. er vist nedenfor.

Ris. 3. "Prosedyre" for Business Studio-systemet (alternativ med utradisjonell bruk av "Solution"-blokker).

Når du bruker Business Studio, kan prosedyrenotasjonen brukes på litt forskjellige måter. Forfatteren av artikkelen er tilbøyelig til tilnærmingen presentert i fig. 3.

I fig. Figur 4 viser et diagram over prosessen som vurderes, utviklet i ARIS eEPC-notasjonen. Merk at noen prosessoperasjoner ikke passet på diagrammet. Dette delvise diagrammet av en enkel prosess, skrevet i ARIS eEPC-notasjon, inneholder fire logiske utsagn og åtte hendelser! Personen som leser diagrammet må være i stand til å tolke alle disse logiske operatorene riktig. Uten spesiell opplæring og noen ferdigheter i å lese slike diagrammer, er det usannsynlig at en vanlig ansatt vil kunne forstå logikken i den aktuelle prosessen uten en detaljert tekstbeskrivelse eller hjelp fra en kvalifisert forretningsanalytiker.

Merk at prosessdiagrammet i ARIS eEPC-notasjonen tar opp betydelig mer plass enn diagrammene presentert i fig. 1-3. Kompleksiteten ved å danne et slikt opplegg er også betydelig høyere.

Generelt, hvis du ikke skal kjøpe SAP R/3, er det ikke den optimale løsningen å velge og bruke ARIS eEPC-notasjonen fra artikkelens forfatters synspunkt. Det er verdt å ta hensyn til notasjoner for å beskrive prosesser som er mer visuelle og intuitive for utøvere. Noen kan imidlertid finne ARIS eEPC-notasjonen mer visuell og forståelig. Til en viss grad er dette en smakssak.

Ris. 4. Prosessdiagram i ARIS eEPC-notasjon (innebygd i Business Studio).

Beskrivelse av prosessen for påfølgende automatiseringsformål

Det er interessant å se på det aktuelle prosessdiagrammet hvis det er beskrevet i BPMN-notasjoner 2.0. Denne notasjonen er ment å beskrive "utføre" prosesser, dvs. prosesser som den støtter BPM system.

Din mening om bruk av BPMN 2.0. aksjer A.A. Belaychuk - Daglig leder"Business Console"-selskap:

I fig. Figur 5 viser den samme prosessen i BPMN-notasjon. Som vi kan se, ligner denne figuren på fig. 1: i BPMN-notasjon er oppgaver avbildet som rektangler, gafler som diamanter og data som et ikon som ligner på et dokument. Kontrollflyter er heltrukne linjer, dataflyter er prikkete. Det bør tas i betraktning at dette diagrammet bare bruker en liten del av BPMN-notasjonen: kun én type gaffel av 5 tilgjengelig i paletten, én type oppgave av 8. I tillegg til en bredere palett er denne notasjonen kjennetegnet ved evnen til å modellere ikke bare en isolert arbeidsflyt, men også flere prosesser, som samhandler med hverandre gjennom meldinger eller data. I tillegg er denne notasjonen mer streng: den definerer ikke bare ikoner, men også reglene som de kan kombineres med hverandre. Behovet for slike regler er diktert av det faktum at BPMN-notasjonen er fokusert ikke bare på det faktum at folk vil lese den, men også på direkte utførelse av spesielle programvare- "motoren" til BPM-systemet. Samtidig, som vist dette eksemplet, når du bruker et begrenset delsett av BPMN-paletten, viser det seg ikke å være mer komplisert enn et konvensjonelt flytskjema. Vel, for de som ønsker å mestre BPMN profesjonelt, anbefaler vi spesialisert opplæring www.bpmntraining.ru.

Ris. 5. Prosessdiagram i BPMN 2.0-notasjon.

Livspraksis

I fig. Figur 6 viser et fragment av et prosessdiagram utviklet av forretningsanalytikere fra et veldig spesifikt selskap i notasjonen de fant opp. Diagrammet er bygget ved å bruke prinsippene til et "Simple Block Diagram" - "Solution"-blokken brukes i sin klassiske versjon. I tillegg viser diagrammet mange andre symboler som brukes på en ikke-standard måte.

Når du danner diagrammet i fig. 6, "slitet" forretningsanalytikere åpenbart for klarhet og maksimal forståelighet for den gjennomsnittlige brukeren. De forsøkte å minimere, eller til og med eliminere, tekstkommentarer på prosessdiagrammer. Utøverne ble ganske enkelt skrevet ut med et diagram i A3-format, etter å ha lest det ble alt umiddelbart klart: hva de skulle gjøre, hvordan, hvilke dokumenter de skulle bruke, etc.

Ordningen som vurderes er selvsagt ikke et eksempel på enkelhet og klarhet. Men den ble dannet for å formidle maksimal nyttig informasjon til de involverte i prosessen.

Konklusjoner

Så det er åpenbart at når du beskriver prosesser, må du strebe etter enkelhet og klarhet for ansatte.
Bruken av komplekse, formaliserte notasjoner når man beskriver prosesser fører til:

• vanskeligheter med å bruke (tolke) diagrammer av vanlige ansatte;
• umuligheten (vanskeligheten) med å organisere arbeid for å beskrive prosesser av ansatte i avdelinger som ikke har gjennomgått spesiell opplæring;
• en betydelig økning i lønnskostnadene til forretningsanalytikere for dannelsen av ordninger;
• ytterligere vanskeligheter ved å dokumentere kretsløp (stort volum, etc.);

Derfor bør du ikke fylle prosessdiagrammet med ulike grafiske elementer. Men hvis du bruker dem, er det bedre at de bærer nyttig informasjon for ansatte, i stedet for bare å være en konsekvens av den formelle bruken av modelleringsnotasjoner.

V.V. Repin, Ph.D., førsteamanuensis, administrerende direktør i BPM Consulting Group LLC, leder. Institutt for forretningsprosessledelse ved National Educational Institution of Higher Professional Education “IEF “Synergy”, grunnlegger av portalen www.FineXpert.ru

www.FineXpert.ru - et kommunikasjonsmiljø for profesjonelle

lagt ut i seksjonen: Prosesser

finne flere artikler

Til prosessmodellering vi vil bruke Microsoft Visio 2010, men alt som er skrevet gjelder andre versjoner.

Før du starter arbeidet med en prosessmodell, er det nødvendig å velge og om nødvendig tilpasse notasjon- et sett med grafiske elementer som skal brukes når du lager et diagram. I Microsoft Visio er slike grafiske elementer gruppert i spesielle maler(sjablonger): mal for et funksjonelt flytskjema (kryssfunksjonelt flytskjema), mal for EPC (hendelsesdrevet prosesskjede - en analog av diagramtypen med samme navn i ARIS), mal for en verdistrøm (en av visualiseringene metoder brukt innenfor " slank produksjon"), osv.

Vi vil ta den første av de listede malene (se fig. 1) og tilpasse den på en eller annen måte.

Ris. 1. Velge en Visio-mal

Du finner grunnelementene i malsjablonger (det er tre i Visio 2010). Når vi modellerer prosessen vil vi bare bruke noen av dem. Og for å gjøre videre arbeid mer praktisk, er det bedre å plassere elementene vi trenger i et separat sett, og deretter tilpasse og supplere dem litt (se fig. 2). Settet vist på bildet kan lastes ned.

Ris. 2. Et sett med elementer for modellering av prosesser

La oss gi en kort forklaring på elementene i settet:

1. Behandle- en komponent som angir aktivitetene til organisasjonens ansatte, utført innenfor rammen av den beskrevne prosessen og rettet mot å oppnå et resultat.
2. Hendelse- noen fakta som kan oppdages og identifiseres av ansatte i organisasjonen. Prosesser utføres som en konsekvens av hendelser som har skjedd, og genererer i sin tur nye hendelser.
3. Dokument- spesielt strukturert informasjon plassert på papir eller elektroniske medier.
4. Logisk "OG"- forbindelse mellom diagramobjekter, som viser behovet for logisk kombinasjon av flere objekter. For eksempel, hvis to hendelser er inkludert i "AND", betyr dette at videre fremgang i prosessen er umulig før begge disse hendelsene inntreffer. Hvis to hendelser kommer ut av "AND", betyr dette at både den ene og den andre hendelsen alltid skjer (selv om hendelsene ikke trenger å skje samtidig).
5. Logisk "ELLER"- logisk forbindelse mellom objektene i diagrammet, som viser variasjonen til prosessen. For eksempel, hvis "ELLER" inkluderer flere hendelser, betyr dette at ytterligere passering av strømmen er mulig hvis noen av disse hendelsene inntreffer. Hvis flere hendelser kommer ut av "ELLER", betyr dette at en hvilken som helst kombinasjon av disse hendelsene kan oppstå: en av dem, eller flere.
6. Eksklusiv ELLER- en logisk sammenheng mellom diagramobjekter som viser alternativer. For eksempel, hvis flere hendelser er inkludert i en eksklusiv OR, betyr dette at de er alternative, gjensidig utelukkende måter å initiere videre flyt. Hvis flere hendelser kommer ut av en eksklusiv OR, betyr dette at bare én av dem kan forekomme ved utgangen, alle andre er ekskludert.
7. Ressurs- et materiale eller informasjonsobjekt som er involvert eller dannet i prosessen.
8. Underprosess- en aktivitet som det finnes et dekomponeringsdiagram for.
9. Ekstern prosess- aktiviteten til organisasjonen som er utenfor rammen av denne prosessen, som også er formalisert som en prosess (mer presist, som en del av aktivitetsmodellen).
10. Ekstern organisasjon- en tredjepartsorganisasjon hvis aktiviteter ikke er beskrevet i denne modellen.
11. Spor- et horisontalt rollespor på diagrammet, hvis tittel indikerer utøveren (organisasjon, divisjon, posisjon eller rolle) og innenfor grensene som alle prosesser for utførelsen som denne utøveren er ansvarlig for, er plassert.
12. Separator- en vertikal linje som du på diagrammet kan angi et av stadiene i den beskrevne prosessen med (det anbefales også å angi alle andre stadier).

Faktisk er den foreslåtte notasjonen en symbiose av to "klassiske" notasjoner - Tverrfunksjonelt flytskjema Og Hendelsesdrevet prosesskjede. Som du kan se, innenfor rammen av den beskrevne tilnærmingen, brukes ikke det tradisjonelle elementet i funksjonelle blokkdiagrammer - "beslutning" brukes i stedet, en eksplisitt betegnelse på hendelser, som indikerer de logiske forholdene mellom dem. Dette gir relativt større synlighet, fleksibilitet og muligheten til mer full beskrivelse logikken i prosessen.

Laboratoriearbeid nr. 1

Organisasjonsdesign

Teoretisk bakgrunn

En forretningsprosess er et stabilt, målrettet sett med innbyrdes relaterte aktiviteter (ellers en arbeidssekvens), som ved hjelp av en viss teknologi forvandler input til utganger som er verdifulle for forbrukeren.

For å løse ulike forretningsproblemer er det nødvendig å beskrive prosesser i detalj og tydelig. Det vil si å bygge sine modeller. Modeller er ment for en detaljert beskrivelse av operasjoner utført sekvensielt over tid ved bruk av en bestemt teknologi.

Figur 1.1 – Prosessmodell

Det er ulike muligheter for grafisk, tabellform, tekstbeskrivelse av prosesser. La oss se på hvordan du lager et grafisk diagram av en forretningsprosess ved hjelp av programvareverktøy Microsoft Visio. Først av alt er det verdt å si at Visio ikke er inkludert i standardpakken Microsoft Office.

Retningslinjer for utførelse av arbeidet:

Vi starter programmet ved å bruke "Start"-knappen eller via en snarvei på skrivebordet.

Figur 1.2 – Hovedvindu for MS Visio 2010

Figur 1.3 – Hovedvindu for MS Visio 2003

Det første vi vil se etter å ha startet programmet er et vindu som ber oss velge hvilken type grafisk konstruksjon vi trenger fra de foreslåtte kategoriene. For våre formål velger vi kategorien "Forretningsprosesser". Her vil vi se ulike varianter av diagrammer som brukes for å beskrive både prosesser og flytdiagram. For eksempel dataflyt eller arbeid; tverrfunksjonelle diagrammer.

Fra de foreslåtte alternativene for å beskrive prosesser i menyen, velg alternativet EPC Diagram.

En ny fil kan også opprettes i driftsmodus med andre filer åpne, gjennom hovedmenyen. Velg Fil – Ny – Forretningsprosess – og typen vi trenger – ePC-diagram.
Menyen til venstre inneholder objektene som vi skal bruke når vi konstruerer prosessdiagrammet.

- Arrangement

‒ Funksjon

- Utøver

Og logiske operatører: og, eksklusive eller, ikke-eksklusive eller.

Figur 1.4 – Objekter for å konstruere et prosessdiagram

Å bruke Microsoft Visio-programvaren er praktisk, enkel og enkel å bruke for å lage grafiske diagrammer over forretningsprosesser.

I neste øvelse skal vi undersøke i detalj reglene for å konstruere kretser i den såkalte epC-notasjonen – det vil si et grafisk modelleringsspråk.

Oppgave 1. Regler for å konstruere prosessdiagrammer i epC-notasjon

Vi er i Visio-programvarepakken og ser på en representasjon av forretningsprosesser kalt Event – ​​drevet prosesskjede – eller EPC. Opplegg av denne typen er praktiske, enkle å lese og brukes for tiden aktivt i praksis. La oss undersøke i detalj hvordan du konstruerer et prosessdiagram på riktig måte. Vi vil bruke objektene som ligger i menyen til venstre.

For å gjøre dette, høyreklikk for å komme til menyen, velg "format", "Fyll" - og endre fargen til en lysere. Du kan også endre skraveringen, typen og tykkelsen på konturlinjen og skyggen i objektegenskapene.

De kan hentes fra verktøykassen til venstre eller fra kontrollpanelet. Om nødvendig kan du også konfigurere egenskapene deres. Oftest er forbindelseslinjen mellom objekter indikert med svart og en stiplet linje. Du kan forstørre pilen for bedre synlighet.

La oss prøve å bygge en viss kjede av handlinger. For ikke å konfigurere egenskapene til objektet hver gang, vil vi bruke kopifunksjonen. For å gjøre dette, velg objektet med høyre museknapp, klikk "kopier" og deretter "lim inn". Unødvendige objekter kan slettes ved å bruke knappen på verktøylinjen eller Delete-tasten på tastaturet.

I praksis utføres hver jobb av en person, en utøver. Velg et objekt for å utpeke utøveren. For eksempel en gul oval. Og vi må plassere den til høyre for funksjonen, ikke glemme å angi den organisatoriske enheten. Dette kan være en avdeling, en gruppe, en avdeling, eller rett og slett en stilling som en utførende. Vi forbinder objektet vårt med andre gjennom en kommunikasjonslinje. I dette tilfellet skal linjen være rett - uten start- og sluttpiler.

Alternativer

1. Bestilling av billetter.

2. Kjøp gjennom nettbutikken.

3. Kjøpe leilighet.

4. Bankutlån.

5. Kabel-TV-tilkobling.

6. Utleie av handelsareal.

7. Time hos lege.

8. Vedlikehold.

9. Hotell.

10. Forsikringsselskap.

11. Bibliotek.

12. Videregående opplæringskurs.

13. Godstransport.

14. Bilutleie.

15. Investering av frie midler.

2. Bruk varianten av bedriften presentert i den første oppgaven, utvikler et organisasjonskart på en ny side:

‒ lagre og vise informasjon om ansatte, avdelinger og divisjoner i organisasjonskart;

‒ konfigurere utseende organisasjonskart.

Vedlegg 1

Kontrollere riktigheten av diagrammet

TP1 Juridisk registrering av kontrakten

Regel 1: Et EPC-funksjonsdiagram må begynne med minst én starthendelse (starthendelsen kan følge prosessgrensesnittet) og slutte med minst én slutthendelse (slutthendelsen kan gå foran prosessgrensesnittet).

Ingen feil funnet.

Regel 2: Etter hvert som prosessen skrider frem, må hendelser og funksjoner veksle (en hendelse og en funksjon kan kobles sammen gjennom utsagn).

Ingen feil funnet.

Regel 3: Hendelser og funksjoner må strengt tatt inneholde én innkommende og én utgående forbindelse, som gjenspeiler fremdriften i prosessen.

Ingen feil funnet.

Regel 4: Diagrammet skal ikke inneholde navnløse forbindelser.

Ingen feil funnet.

Regel 5: En enkelt hendelse må ikke følges av en "OR" eller "XOR" operator.

Ingen feil funnet.

Regel 6: Hver fletteoperatør må ha minst to innkommende lenker og kun én utgående lenke, og hver avdelingsoperatør må kun ha en innkommende lenke og minst to utgående lenker. Operatører kan ikke ha flere innkommende og flere utgående tilkoblinger samtidig.

Ingen feil funnet.

Regel 7: Operatører kan bare slå sammen eller forgrene elementer av samme type. Det er ikke mulig å kombinere eller forgrene funksjoner og hendelser på samme tid.

Ingen feil funnet.

Regel 8: For hver funksjon skal det etableres et «utfører»-forhold med minimum ett og maksimalt tre fag.

Ingen feil funnet.

Regel 9: Den samme hendelsen skal bare vises én gang på diagrammet.

Ingen feil funnet.

Laboratoriearbeid nr. 1

Oppgaven med å beskrive forretningsprosesser ved hjelp av MS Visio.

I dag er Microsoft Visio en av de vanligste programvareprodukter forretningsmodellering og er installert på datamaskinene til mange forretningsanalytikere. Praksis viser at tilstedeværelsen av et så enkelt, billig og samtidig funksjonelt verktøy flere ganger øker effektiviteten ved å fullføre prosjekter og oppgaver for å formalisere og optimalisere virksomheten til en virksomhet.

Under seminaret diskuteres fog beskrivelser av forretningsprosesser innebygd i MS Visio, metoder for å utvikle forretningsmodeller og implementere ulike prosjekter ved bruk av MS Visio, grunnleggende og servicefunksjoner til MS Visio, og en lang rekke eksempler fra ekte. organisasjoner er gitt.

Hovedvekten på dette seminaret er ikke på "hvilke knapper du skal trykke på", men på hvordan du løser praktiske forretningsproblemer ved å bruke MS Visio (dvs. utvikle strategiske kort, beskrive og analysere forretningsprosesser, utvikle effektive forretningsmodeller og reguleringer). Derfor, basert på resultatene fra seminaret, får deltakerne kunnskap + ferdigheter både i å jobbe i MS Visio og i grunnleggende metoder og vellykkede praksiser innen business engineering.

Workshopen vil gi svar på følgende spørsmål:

• Hvordan raskt og effektivt utvikle forretningsmodeller i ulike notasjoner?
• Hvordan utvikle en forretningsmodell i samsvar med alle kravene til den valgte notasjonen og automatisk sjekke riktigheten (riktigheten)?
• Hva er kjennetegnene og funksjonene ved bruken av notasjoner innebygd i MS Visio: Basic FlowChart (enkelt flytskjema), Cross Functional FlowChart (funksjonelt flytskjema), IDEF0, ARIS VACD (Value Added Chain Diagram), eEPC (Event driven Process Chain), Årsak-og-virkningsdiagram (årsaks-og-virkningsanalysemodell), BPMN (forretningsprosessmodell og notasjon) og mange andre?
• Hvordan bruke grunnleggende og servicefunksjoner til MS Visio på et profesjonelt nivå?
• Hvordan løse hverdagslige og komplekse praktiske problemer ved hjelp av MS Visio?
• Hva er eksemplene og resultatene av bruk av MS Visio i ulike organisasjoner og prosjekter?
• Hva er en organisasjons omfattende forretningsmodell, og hvordan utvikles og formaliseres den?
• Hvordan utvikle regelverk og reguleringsdokumenter basert på forretningsmodeller, sikre at de utføres av ansatte?

Verkstedet er tiltenkt for ledere og spesialister ved følgende avdelinger:

• Avdeling for forretningsprosesser og teknologier;
• Institutt for metodikk og dokumentflyt;
• Institutt for strategisk og organisasjonsutvikling;
• Institutt for informasjonsteknologi;
• Kvalitets- og standardiseringstjeneste;
• Personalavdelingen;
• Prosjektkontor;
• Finansielle avdelinger;
• I tillegg til avdelinger, hvis ledere og spesialister deltar i prosjekter om strategisk og organisasjonsutvikling, regulering og optimalisering av forretningsprosesser, organisasjonsstruktur, forbedring av arbeidseffektivitet, utvikler de ofte ulike forretningsmodeller og reguleringer.

Innføring av teknologier og forretningstekniske verktøy for organisasjonen som helhet kan øke åpenheten og kontrollerbarheten betydelig, sikre stabil utvikling og replikering av virksomheten, og oppnå nødvendige konkurransefortrinn.

På seminaret får hver deltaker en datamaskin med MS Visio installert, hvor praktiske oppgaver utføres. Dette lar deltakerne, umiddelbart etter å ha fullført seminaret, integrere den ervervede erfaringen i aktivitetene til organisasjonene sine og videreutvikle dem.

Alt materiale og forretningsmodeller i MS Visio som demonstreres på seminaret sendes til deltakerne elektronisk.

For effektiv opplæring på seminaret kreves grunnleggende kunnskap og ferdigheter i å arbeide med MS Word og MS Excel programvare.

Seminarprogram:

1. Grunnleggende om forretningsmodellering og forretningsteknikk
   • Grunnleggende konsepter innen forretningsmodellering, forretningsteknikk og organisasjonsutvikling
   • Grunnleggende styringssystemer og forretningsmodeller i organisasjonen, integrert styringssystem (IMS)
   • Divisjoner som deltar i prosjekter og forretningstekniske oppgaver, deres samhandling
   • Kompleks forretningsmodell for en organisasjon: struktur, innhold og eksempler
   • MS Visio programvareprodukt: funksjoner og oppgaver som skal løses
   • Organisering av et prosjekt for implementering av MS Visio, formalisering og optimalisering av virksomhetsaktiviteter
2. Grensesnitt og grunnleggende funksjoner til MS Visio
   • Hovedmeny ("bånd")
   • Lage modeller, jobbe med ark, sette opp visning og design av modeller
   • Verktøylinje ("former")
   • Arbeide med objekter (former): opprettelse, redigering, formatering (design), automatisk justering, oppsett for plassering av objekter på modellen, objektattributter og deres fylling
   • Arbeide med objektforbindelser, lage nye koblingspunkter på objekter, auto-koble objekter (hotspots-teknologi)
3. Utvikling av grunnleggende og strategiske forretningsmodeller i MS Visio, eksempler
   • Strategisk ledelsesmetodikk og balansert målstyring (BSC/KPI)
   • Strategikart og BSC/KPI målkort, tildeling av indikatorer og prosjekter for strategiske mål
   • Tre av produkter og forretningsområder
   • Organisasjonsstruktur
   • Forretningsprosesstre, tildeler de ansvarlige for forretningsprosesser
   • Modell for årsak-og-virkning problemanalyse "Årsak og virkning Diagram" (Ishikawa diagram)
   • Systemarkitektur (informasjonssystemer, applikasjoner og IT-infrastruktur)
   • Modeller for prosjektledelse (GANT-Chart, PERT-Chart)
4. Utvikling av prosessforretningsmodeller i MS Visio ved hjelp av ulike notasjoner (maler), eksempler
   • Metodikk for å beskrive forretningsprosesser og (BMS)
   • Metoder for å forbedre kvaliteten på forretningsprosesser og kvalitetsstyringssystem (QMS)
   • Gjennomgang av notasjoner for å beskrive forretningsprosesser, deres egenskaper og applikasjoner
   • Regler for utvikling av grafiske modeller av forretningsprosesser
   • Klassiske notasjoner: Grunnleggende flytskjema, kryssfunksjonelt flytskjema, IDEF0, IDEF3, DFD
   • ARIS-notasjoner: VACD (Value Added Chain Diagram), eEPC (Event Driven Process Chain), etc.
   • BPMN-notasjon (Business Process Model and Notation).
   • Visuell representasjon av forretningsprosesser (arbeidsflytdiagram)
   • Eksempler på forretningsprosessmodeller ( teknologiske kart) i ulike notasjoner: personalledelse, kvalitetsledelse, strategisk ledelse, risikostyring, ITIL / ITSM-prosesser (IT-støtte), krisehåndtering, markedsføring og kundeservice, økonomiske prosesser m.m.
5. MS Visio tjenestefunksjoner, applikasjonseksempler
   • Koble data til forretningsmodeller (koble til eksterne datakilder), automatisk oppdatering, datavisualisering
   • Kontrollere KPI-indikatorer (overvåking av forretningsprosesser)
   • Koble eksterne dokumenter til forretningsmodellobjekter
   • Dekomponering av forretningsprosesser (oppretting av nestede modeller)
   • Synkronisering av objekter på modeller
   • Utvikling av nye f(egne figurer/objekter)
   • Funksjonell kostnadsanalyse (FCA) av forretningsprosesser
   • Sjekke forretningsmodeller for korrekt konstruksjon og samsvar med notasjon (standard)
   • Web-utgiver (publisering av forretningsmodeller i HTML-format)
   • Utvikling av rapportmaler, automatisk generering av rapporter basert på forretningsmodeller (forretningsprosessforskrifter, målkort, forskrifter om organisasjonsstruktur, produkter etc.)
6. Gjennomgå og komparativ analyse andre programvareprodukter for forretningsmodellering
   • Business Studio
   • AllFusion Prosessmodeller(BPWIN)
   • Forretningsingeniør

Forfatter og programleder:
Ekspert på forretningsteknikk og ledelse i banksektoren.
Medlem av koordineringskomiteen til Association of Russian Banks (ARB) for bankkvalitetsstandarder.
Partner i gruppen av selskaper " Moderne teknologier ledelse."

Hvis du ønsker å delta, fyll ut skjemaet nedenfor:

Dmitry Pinaev / Moderne kontrollteknologier

En av de mest presserende utfordringene moderne står overfor russisk selskap- dette er forbedring av forretningsprosesser og styringssystemet som helhet. Ved å bruke Microsoft Visio 2003 kan en forretningsanalytiker forenkle og fremskynde det grunnleggende arbeidet med å beskrive et selskaps styringssystem.

Beskrivelse av kontrollsystemet

Optimalt utformede forretningsprosesser kan realisere de strategiske målene til organisasjonen, samt gi mulighet for systemanalyse for å ta informerte forretningsbeslutninger.

I dag utføres formalisering og dokumentasjon av styringssystemer av ledelseskonsulenter, spesialister innen strategisk og organisasjonsutvikling, IT-spesialister og kvalitetsledere. Samtidig står de oftest overfor å løse følgende problemer:

• beskrivelse og optimalisering av forretningsprosesser;
• designe et styringssystem for en ny forretningsretning;
• implementering automatiserte systemer ledelse;
• bygge et kvalitetsstyringssystem.

Beskrivelsen av styringssystemet inkluderer som regel en modell av selskapets forretningsprosesser, organisasjonsstruktur og dokumentregistrering jobbansvar og selskapets ansattes ansvar for en bestemt prosess.

Bedriftens forretningsprosessmodell

Modellen beskriver virksomhetens aktiviteter i form av et system av forretningsprosesser og viser hva som gjøres i virksomheten og hvilke resultater som oppnås som et resultat. En forretningsprosess forstås som en målrettet sekvens av handlinger som fører til et gitt resultat som er verdifullt for selskapet. De fleste på en enkel måte bygge en forretningsprosessmodell er bruk av en av de vanlige grafiske notasjonene, mens forretningsprosessen er avbildet ved hjelp av et diagram med spesielle grafiske symboler.

Organisasjonsstruktur

Organisasjonsstrukturen viser hierarkiet av posisjoner og divisjoner i organisasjonen og inkluderer fordeling av virksomhetens hovedfunksjoner, ansvarsområder og myndighet langs den hierarkiske ledelsesstigen.

Grafisk er organisasjonsstrukturen avbildet i form av et diagram der divisjoner og enheter er vist i blokker. tjenestemenn selskaper, og linjer - forholdet til underordning mellom dem.

I dag er de fleste fobasert på bruk av grafiske diagrammer. Med dette i betraktning har Microsoft inkludert i sitt system for å lage forretningsdiagrammer og diagrammer, Microsoft Visio 2003, spesialverktøy for å beskrive forretningsprosesser og organisasjonsstrukturen til en bedrift.

For modellering forretningsprosess Visio 2003 tilbyr forretningsanalytikermaler for å lage 7 typer diagrammer:

1. Grunnleggende flytskjema;
2. Tverrfunksjonelt flytskjema (med vertikale eller horisontale spor);
3. EPC (hendelsesdrevet prosesskjede);
4. IDEF0;
5. DFD (Data Flow Diagrams) i to notasjoner: Gein-Sarson og Jordan-De Marco;
6. WFD (arbeidsflytdiagram)

Av de oppførte notasjonene er IDEF0 og EPC de mest populære.

IDEF0-modelleringsnotasjonen er basert på SADT-metoden (Structured Analysis and Design Technique).

Diagram over prosessen "Kjøp av inventar og materialer", avbildet med IDEF0-notasjon

Elementene i det grafiske språket til IDEF0-notasjonen er prosesser (representert som en rektangulær blokk) og piler, som indikerer inngangene og utgangene til en prosess. Det er totalt 4 typer piler, som varierer avhengig av hvilken side av rektangelet de er festet til.

IDEF0-notasjonspiltyper

Denne betegnelsen reflekterer visse systemprinsipper: innganger konverteres til utganger, kontrollgrenser eller foreskriver betingelsene for gjennomføring av transformasjoner, mekanismer viser hvem som utfører eller ved hjelp av hva en funksjon utføres.

Et annet viktig prinsipp i metodikken er hierarkisk dekomponering av prosesser (arbeid): en prosess kan representeres som en sekvens av dens konstituerende delprosesser. Dekomponering kan utføres til nødvendig detaljeringsgrad i prosessbeskrivelsen.

IDEF0-notasjon brukes vanligvis til å beskrive forretningsprosesser på toppnivå i et selskap. Den lar deg enkelt og tydelig skildre sammensetningen av hovedprosessene, utgangene av forretningsprosesser, skildre det spesifiserte resultatet av deres utførelse, og inngangene, som viser hvilke ressurser som trengs for å oppnå resultatet.

For å gi navigering gjennom hierarkiske forretningsprosessmodeller lar Visio 2003 deg lage hyperkoblinger fra ett diagram til et annet. Du kan for eksempel spesifisere at når du klikker på en prosess, åpnes en side med et sammenbruddsdiagram.

Ordrebehandlingsprosessdiagram avbildet med EPC-notasjon

For å beskrive forretningsprosesser på lavere (operativt) nivå kan du bruke EPC-notasjonen utviklet av instituttet informasjonssystemer Universitetet i Saarland (Tyskland) i samarbeid med SAP AG. Nøkkeltrekket til EPC-diagrammer er beskrivelsen av en forretningsprosess som en sekvens av vekslende hendelser og funksjoner.

Grunnleggende grafiske elementer i et EPC-diagram:

• funksjoner,
• hendelser,
• organisasjonsenheter som er ansvarlige for å utføre funksjoner,
• informasjon eller materielle gjenstander som brukes til å utføre funksjoner,
• kontakter (OG, ELLER, XOR).

I motsetning til IDEF0-notasjonen lar EPC-notasjonen deg enkelt beskrive den ikke-lineære utførelsen av en forretningsprosess. Ved å bruke koblinger kan du angi noen prosessfunksjoner som utføres parallelt, og noen bare når visse forhold oppstår.

Det andre trinnet i å beskrive selskapets styringssystem er å bygge en modell av organisasjonsstrukturen. For å løse dette problemet inkluderer Visio 2003 en organisasjonskartmal som lar deg raskt lage et hierarkisk diagram over en bedrifts posisjoner og avdelinger og definere deres parametere.

Organisasjonsstruktur

Organisasjonskartmalen inneholder et sett med grafiske elementer som indikerer typer posisjoner:

• executive - senior manager,
• leder - leder,
• posisjon - posisjon,
• konsulent - konsulent,
• ledig stilling - ledig stilling,
• assistent - assistent.

Hvis organisasjonskartet er stort og vanskelig å få plass på ett ark, lar Visio 2003 deg dele opp organisasjonskartet på flere sider. Når den øverste delen av organisasjonskartet er opprettet, kan du fortsette å beskrive det på en ny side, og starter med den valgte avdelingen. Elementer som representerer samme avdeling på forskjellige sider vil bli synkronisert med hverandre når navn og parametere til avdelingen endres.

Prosesseiere

Etter å ha beskrevet organisasjonsstrukturen, er det nødvendig å bestemme eieren av prosessen blant ledere og ledere i selskapet. Eieren er en person som er ansvarlig for resultatet av prosessen og har myndighet til å forvalte ressursene (materiell, arbeidskraft, etc.) som er nødvendig for gjennomføringen. For å tildele en prosesseier i IDEF0-diagrammer, må du opprette en egendefinert parameter "Prosesseier" for alle prosesser og legge inn stillingstittelen fra organisasjonsstrukturen.

Fyllingsprosessegenskaper

Basert på de utviklede forretningsprosessmodellene lar Microsoft Visio 2003 deg generere rapporter i følgende format:

• Microsoft Excel-sider,
• websider (HTML-fil),
• visio-form for å bygge inn en rapport som en Excel-tabell direkte i et Visio-diagram,
• XML-fil.

For å motta en rapport om prosesser som indikerer prosessledere, må du for eksempel konfigurere rapporten ved å spesifisere de nødvendige kolonnene og kjøre den.

Generert prosessrapport i Microsoft Excel-format

Et særtrekk ved Visio 2003 er det enkle og praktiske ved å lage diagrammer og integrasjon med andre Microsoft Office-produkter. Takket være dette begynner spesialister som ser Visio for første gang å lage forretningsprosessdiagrammer og organisasjonsstrukturer og bruk disse diagrammene i Microsoft Word-dokumenter.