Putkina Lidiya Vladimirovna

Kandidat for tekniske vitenskaper, professor, Institutt for informatikk og matematikk, Det økonomiske fakultet, St. Petersburg Humanitarian University of Trade Unions St. Petersburg, Russland

Sammendrag: Denne artikkelen diskuterer funksjonene ved systemimplementering elektronisk dokumenthåndtering. Artikkelen bemerker at effektiviteten til enhver organisasjon avhenger av effektiviteten til dokumentbehandling og hastigheten på informasjonsdistribusjon mellom avdelinger i organisasjonsstrukturen og entreprenører. Prosessen med å innføre elektronisk dokumenthåndtering kan deles inn i åtte stadier. Et av de viktige punktene er det faktum at etter å ha fullført hvert av de åtte stadiene av automatisering, må det implementerte systemet konstant foredles og forbedres. Dette er en av hovedfaktorene for vellykket bruk av elektronisk dokumenthåndtering i en bedrift.

Nøkkelord: elektroniske dokumenthåndteringssystemer, implementering, effektivitet, bedrift

Funksjoner ved implementeringen av det elektroniske dokumentet

PhD i teknisk vitenskap, professor Institutt for informatikk og matematikk, fakultet for økonomi Saint-Petersburg University of Humanities and Social Sciences Saint-Petersburg, Russland

Sammendrag: Denne artikkelen diskuterer funksjonene ved innføringen av elektronisk dokumenthåndteringssystem. Artikkelen bemerker at effektiviteten til enhver organisasjon avhenger av effektiviteten til dokumentbehandling, informasjonsfordelingshastighet mellom enhetene i organisasjonsstrukturen og entreprenører. Prosessen med å implementere det elektroniske dokumentet kan deles inn i åtte stadier. Et av høydepunktene er det faktum at etter vellykket gjennomføring av hvert av de åtte stadiene av automatisering, må systemet som implementeres kontinuerlig foredles og forbedres. Dette er en viktig faktor for vellykket bruk av elektronisk dokumenthåndtering i bedriften.

Nøkkelord: elektronisk dokumenthåndteringssystem, implementering, effektivitet, bedrift

I den moderne verden avhenger effektiviteten til enhver organisasjon av effektiviteten til dokumentbehandling, hastigheten på informasjonsdistribusjon mellom avdelinger av organisasjonsstrukturen og entreprenører, samt av påliteligheten til hele informasjonskomponenten som helhet.

Det er derfor i i det siste Ledere av mange bedrifter reiser i økende grad spørsmålet om å forbedre dokumentflytsystemet. Denne oppgaven kan oppnås gjennom automatisering.

I dag er automatisert dokumentflyt ingen innovasjon. Noen organisasjoner har allerede implementert og bruker et elektronisk dokumenthåndteringssystem (EDMS). Imidlertid beholder de fleste foretak fortsatt dokumentflyten i tradisjonell papirform.

Hovedkriteriet når du velger en form for kontorarbeid er volumet av dokumenter opprettet og mottatt av organisasjonen over en viss tidsperiode. Derfor, i bedrifter der avdelingsstrukturen er forgrenet og forbundet med en kjede av ulike dokumenter, er overgangen til elektronisk dokumenthåndtering en svært viktig oppgave.

For å danne seg en nøyaktig idé om dette konseptet, la oss se på det mer detaljert. Elektronisk dokumenthåndtering kan representeres som en enkelt mekanisme for bevegelse av dokumenter som er opprettet ved hjelp av dataverktøy og som regel signert med en elektronisk digital signatur. Samtidig behandles også dokumenter ved hjelp av elektroniske medier.

I en organisasjon der et EDMS er implementert, fungerer dokumentet som et grunnleggende styringsverktøy. I slike organisasjoner er det ikke bare ordrer, instruksjoner eller beslutninger. Det er dokumenter som inneholder nettopp disse vedtakene, påleggene og instruksjonene. Dermed er ledelsen i organisasjonen fullstendig utført gjennom dokumenter. De fleste oppgaver som utføres av ansatte er også knyttet til dokumenter.

EDMS kan brukes i enhver organisasjon: hvordan liten bedrift, og for en stor bedrift eller selskap med et helt nettverk av filialer. Noen selskaper starter med å automatisere individuelle stadier av dokumentflyt, siden EDMS har en rekke betydelige fordeler:

1) Først bør vi merke oss åpenheten til forretningsprosesser. I elektronisk system kontroll over mottak, utførelse og opprettelse av dokumenter er mye enklere og raskere. Med denne hjelpen kan ledelsen overvåke organisasjonens forretningsprosesser når som helst.

2) Ved hjelp av elektronisk dokumenthåndtering forbedres også den utøvende funksjonen. Ifølge statistikken blir en betydelig andel av bestillingene ikke utført av ansatte. EDMS lar ledere overvåke arbeidsprosesser, hastighet og kvalitet på utførelse, og viktigst av alt, resultatet av arbeidet.

3) Tiden for behandling og utførelse av dokumenter reduseres. Elektronisk dokumenthåndtering gir raskere søk, opprettelse, behandling og distribusjon av dokumenter. Dette oppnås gjennom automatisk sammenstilling av sammendrag, registre og rapporter, som igjen lar deg utføre arbeid effektivt og raskt, og som et resultat optimalisere forretningsprosesser.

4) Nivået på informasjonskonfidensialitet øker. Hver ansatt har den grad av innsyn og forvaltning av selskapsdokumenter som tilsvarer hans myndighet. En ansatt kan for eksempel ha rett til å lese et dokument, ha mulighet til å redigere, gjøre passende justeringer i dokumentet, eller disse kan også ha fulle rettigheter. Hver handling er logget inn datasystem. Det betyr at det til enhver tid er mulig å se hvem av de ansatte som har gjort endringer i dataene og jobbet med dem.

For mange organisasjoner er problemet med informasjonskonfidensialitet veldig akutt. Tap av evt viktige dokumenter kan føre til milliontap. I denne forbindelse har papirdokumenter mye større risiko, siden de kan fjernes fra mappen uten problemer, og all informasjon vil bli overført til tredjeparten. Etter å ha implementert et elektronisk dokumenthåndteringssystem i en bedrift, er det kanskje ikke mulig å eliminere fullstendig informasjonslekkasje. I dette tilfellet vil det imidlertid være mulig å se hvem av de ansatte som brukte disse dokumentene og i hvilket øyeblikk.

5) Ved hjelp av EDMS optimaliseres opplæringsopplegget for nyansatte, samt innføring av nye prosesser i bedriften. Innføringen av nye forskrifter og instrukser ved bruk av elektronisk dokumenthåndtering skjer mye raskere enn å informere hver ansatt separat og gjøre ham kjent med papirdokumenter.

6) Nivåøkninger bedriftskultur. EDMS skaper et enhetlig informasjonsrom der alle eller de fleste av selskapets strukturer er involvert. Dette skaper igjen muligheten til å involvere bedriftsprosesser nesten alle ansatte.

7) Når en bedrift går over til elektronisk dokumenthåndtering, løses problemet med å tilpasse seg nye endringer i markedet internasjonale standarder. Hvis noen oppstår, kan organisasjonen som bruker EDMS raskt gjøre endringer under ny mal, og dermed øke nivået på konkurranseevnen i markedet.

Imidlertid har denne metoden for å forbedre driften av en bedrift, sammen med dens fordeler, også sine ulemper.

For det første er sikkerheten til dokumenter et alvorlig problem. Et virus kan komme inn på datamaskinen din, og dokumentlagringssystemet fungerer kanskje ikke. Dette problemet kan løses ved å opprette et reservasjonssystem.

En annen mulig ulempe ved å innføre en EDS kan være konservatismen til de ansatte som skal ansettes i systemet. Ved overgang til automatisert dokumentflyt er det ikke alltid mulig å unngå og forhindre misnøye blant ansatte som er vant til manuelt arbeid og har ufullstendig kunnskap om elektronisk dokumenthåndtering.

Dessuten legger det elektroniske dokumenthåndteringssystemet stor vekt på kompetent dataregistrering. I dette tilfellet er den menneskelige faktoren spesielt viktig, siden uavbrutt funksjon av systemet i fremtiden vil avhenge av kvalifikasjonene og kvaliteten på arbeidet til personellet.

Ved innkjøp og implementering av et elektronisk dokumenthåndteringssystem må bedriftsledelsen være forberedt på økonomiske kostnader. Selv om disse kostnadene i ettertid vanligvis kompenseres ved å redusere kostnadene ved å jobbe med dokumentasjon og optimalisere forretningsprosesser.

Utveksling av elektroniske dokumenter er ikke mulig med alle motparter. Årsaken til dette er mangelen på et enhetlig informasjonsrom. Som et resultat er mange bedrifter tvunget til samtidig å vedlikeholde både papir og elektronisk utveksling dokumenter. Faktum er fortsatt åpenbart at å sende handlinger og kontrakter elektronisk vil i stor grad forenkle arbeidet mellom kunden og kunden i ethvert markedssegment.

Et obligatorisk krav for de fleste dokumenter, som gir dem rettskraft, er en personlig signatur. Rettskraft Et elektronisk dokument bekreftes vanligvis av en elektronisk signatur, som ifølge 63-FZ kan være av tre typer:

1) Enkel elektronisk signatur. Denne typen signatur lages ved hjelp av passord, koder og andre verktøy som identifiserer forfatteren til det signerte dokumentet. En kryptografisk elektronisk signatur brukes ikke i dette tilfellet.

2) Styrket ukvalifisert signatur. For å lage denne typen signatur brukes kryptografiske midler, som igjen gjør det mulig å bestemme forfatteren av dokumentet. En forbedret ukvalifisert signatur er ofte en analog av et dokument med segl.

3) En forbedret kvalifisert signatur kan erstatte papirdokumentasjon i alle tilfeller. Et unntak er situasjonen der det på lovgivende nivå kun kreves et dokument på papir.

I dag anser de fleste stater både papirdokumenter med vanlig signatur og elektroniske dokumenter signert med kvalifisert elektronisk signatur som likeverdige.

Overgangen til en organisasjon fra papirdokumenthåndtering til elektronisk må være kompetent og gjennomtenkt, siden det videre arbeidet til hele virksomheten avhenger av dette trinnet.

Oftest er initiativtakeren til automatisering av dokumentflytprosesser i en bedrift Daglig leder. Ledelsens interesse for overgangen til papirløs dokumentflyt spiller en stor rolle, siden suksessen til dette prosjektet i stor grad avhenger av dette.

Vanligvis er selve automatiseringen konvensjonelt delt inn i to deler: selve prosessen og rapporten, det vil si kontroll over driften av det ferdige produktet.

Dersom oppgaven ikke bare er å implementere elektronisk dokumenthåndtering, men også å transformere forretningsprosesser, så må mandatet utformes sammen med lederne som er ansvarlige for disse prosessene. Bare hvis de rekrutteres som allierte vil det være mulig å lage en vellykket versjon av elektronisk dokumenthåndtering.

Automatiseringsprosessen kan deles inn i flere nøkkeltrinn:

Trinn 1. Tekniske spesifikasjoner. Til å begynne med må prosjektledere ta stilling til hvilke oppgaver det fremtidige systemet skal utføre. Klart formulerte oppgaver vil hjelpe deg å oppnå riktig valg på andre trinn.

Trinn 2. Valg av IT-løsning. For en bedrift med liten dokumentflyt kan det være tilstrekkelig å bruke en elektronisk database som Access eller Excel. Det vil si at småskalabedrifter ikke alltid må engasjere seg i en global restrukturering av dokumentflyten.

Ledere store bedrifter, som har regionale divisjoner som ønsker å automatisere dokumentflyt, må tvert imot være forberedt på kostbar og langvarig implementering.

Trinn 3. Beskrivelse av forretningsprosesser. Før du begynner å implementere dokumenthåndtering, er det nødvendig å studere de eksisterende forretningsprosessene til bedriften. Det er på dette stadiet at lederrollen gis til avdelingslederne som er involvert i automatisering. Hovedoppgaven deres er å hjelpe til med å beskrive veien til dokumenter og skape en trinnvis flyt av forretningsprosesser.

Trinn 4. På på dette stadiet Overslag, kalenderplaner, lister over nødvendige ressurser utarbeides og en generell arbeidsplan utarbeides. I dette tilfellet er det nødvendig å ta hensyn til alle eksisterende fordeler og ulemper som vil vises etter dokumentautomatisering.

Trinn 5. Gjennomføring. På dette stadiet skjer den direkte implementeringen av elektronisk dokumenthåndtering. Varigheten av stadiet avhenger direkte av kompleksiteten til organisasjonens struktur og forretningsprosessene som finner sted i den. Kontroll og koordinering av arbeid utføres av prosjektleder.

Trinn 6. Gjennomføring. På dette stadiet testes programmet. Svært ofte avslører testing automatiseringshull. Dette stadiet er viktig fordi det fortsatt har mulighet til raskt å eliminere problemer som har oppstått.

Trinn 7. Sette prosjektet i drift. Dette kan være en av implementeringsmetodene som brukes i begynnelsen av bruken av systemet:

En parallell strategi, det vil si at det arbeides etter det gamle systemet, men samtidig tas det i bruk nye teknologier. I prosessen sammenlignes to systemer - det gamle og det nye - hele tiden, og som et resultat blir det nye systemet gradvis tilpasset. På grunn av dataduplisering er imidlertid denne tilnærmingen den mest arbeids- og tidkrevende.

Hopp - overgang til bruk nytt system utføres umiddelbart, det vil si at det ikke er noen overgangsprosess. Denne metoden er effektiv, men veldig risikabel.

Lansering av et pilotprosjekt – hoppet skjer i ett område. Denne tilnærmingen er forskjellig i pålitelighet.

Sekvensiell automatisering. Implementeringen starter med flaskehalsene og etter hvert begynner nye områder å delta i prosessen. Når du velger denne tilnærmingen, brukes som regel mye tid, men utbetalingen er synlig nesten umiddelbart.

På dette stadiet, uavhengig av den valgte strategien, kan det oppstå vanskeligheter på grunn av de ansattes konservatisme. Men med riktig tilnærming kan sannsynligheten for risiko reduseres betydelig.

Trinn 8. Overvåking av bruken av systemet. Hovedmålet på dette stadiet er å oppnå gradvis bruk av programmet til full kapasitet. Det vil si at programmet skal bli et ekte dokumenthåndteringsverktøy, og ikke forbli et sett med filer.

En til viktig poeng er det faktum at selv etter å ha fullført hvert av de åtte stadiene av automatisering, må det implementerte systemet konstant foredles og forbedres. Dette er en av hovedfaktorene for vellykket bruk av elektronisk dokumenthåndtering i en bedrift.

Ytterligere støtte til systemet må nødvendigvis omfatte:

Vedlikeholde systemet i god stand. Det kan bestå av å gi råd til brukere, feilsøke feil og sikkerhetskopiere data;

Foreta justeringer av systemkatalogene basert på aktuelle endringer i organisasjonen;

Overvåke endringer i lovgivningen;

Endring av innstillinger i systemet for å møte nye ansattes krav.

Referanser:

1. Minakov V. F., Minakova T. E., Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A. Tidskonstant for innovasjonseffekter dobling // Mediterranean Journal of Social Sciences. – 2015. – nr. 6 - 36. – S. 307-312.

2. Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A., Minakov V. F., Minakova T. E. Verifikasjon av den økonomisk-matematiske modellen innovativ utvikling kommunikasjon og informasjon og telekommunikasjon i Russland // Bulletin of the North Caucasus Federal University. – 2015. – nr. 3 (48). – s. 78-84.

3. Goryacheva E. A., Minakov V. F., Barabanova M. I. Modell for likviditetsstyring under kontroll av Bank of Russia i sanntid // Økonomi, statistikk og informatikk. UMO Bulletin. – 2013. – nr. 4. – S. 178-183.

4. Minakov V.F.. – 2015. – Nr. 11 (23). - Med. 32.

5. Minakov V.F.. – 2016. – Nr. 3 (27). – S. 30.

6. Minakov V.F.. – 2015. – Nr. 7 (19). – S. 31.

7. Minakov V.F. Produksjonsbølgefunksjon // International Scientific Research Journal =Research Journal of International Studies. – 2014. – nr. 10-1 (29). – s. 22-25.

8. Minakov V.F. Produksjonsfunksjon i logistikkstrømmer // International Research Journal = Research Journal of International Studies. – 2014. – nr. 11-3 (30). – s. 55-58.

9. Minakov V.F. Forskjeller og likheter i periodiseringen av teorien om generasjoner // International Scientific Research Journal = Research Journal of International Studies. – 2014. – nr. 12-2 (31). – s. 122-124.

10. Minakov V. F. Priselastisitet for etterspørsel og tilbud av kvalitet // Informasjonsteknologi i virksomheten. Samling vitenskapelige artikler 8. internasjonale vitenskapelige konferanse. - Sankt Petersburg. Forlaget "Info-da". – 2013. – S. 51-60.

11. Minakov V.F.. – 2015. – Nr. 2 (14). – S. 5.

12. Minakov V. F., Lobanov O. S., Ostroumov A. A. Utplassering av skyinfrastruktur i det regionale informasjonsrommet // Vitenskapelig gjennomgang. – 2014. – Nr. 11. – S. 103-106.

13. Minakov V.F., Malyshenko A.V. Dekomponering av innovative prosesser på et universitet // Vitenskap. Innovasjon. Teknologier. – 2004. – nr. 36. – S. 12–15.

14. Minakov V. F., Minakova T. E. Informasjonssamfunnet og problemer med anvendt informatikk // International scientific research journal = Research Journal of International Studies. – 2014. – nr. 1-1 (20). – s. 69-70.

15. Minakov V.F.. – 2016. – Nr. 6 (30). – S. 37.

16. Minakov V.F.. – 2016. – Nr. 4 (28). – S. 17.

17. Minakov V.F.. – 2016. – Nr. 5 (29). – S. 36.

18. Minakov V.F.. – 2016. – Nr. 1 (25). – S. 13.

19. Minakova T. E., Minakov V. F. Energisparing er en multiplikator av økonomisk effektivitet // International Scientific Research Journal = Research Journal of International Studies. – 2013. – nr. 11-2 (18). – S. 60-61.

20. Putkina L. V. Dynamics of the concept of development of gründerstrukturer // International scientific research journal. 2015. nr. 2-3 (33). S.79-80.

21. Putkina L.V. Features of innovative gründerstrukturer//International scientific research journal. 2015. nr. 2-3 (33). S.80-82.

22. Putkina L. V. Design av intelligente systemer i økonomi. Åpent arkiv artikkel nr. 0321400431 30.07.2014

23. Putkina L.V. Konseptet med prosesstilnærmingen i ledelse // I en verden av vitenskapelige oppdagelser. 2015.№11.7(71). s. 2759-2765.

24. Putkina L.V. – 2016. – Nei. 05 (029) / [Elektronisk ressurs] – Tilgangsmodus. – URL:

25. Putkina L.V. – 2015. – Nei. 12 (24) / [Elektronisk ressurs] – Tilgangsmodus. – URL: http://site/24/3125/

26. Putkina L.V. – 2015. – Nei. 10 (22) / [Elektronisk ressurs] – Tilgangsmodus. – URL: http://site/22/2975/

27. Putkina L.V. – 2016. – Nei. 07 (031) / [Elektronisk ressurs] – Tilgangsmodus. – URL:

28. Putkina L.V. Funksjoner ved bruk av elektronisk dokumenthåndtering for effektivt arbeid moderne bedrift// Elektronisk vitenskapelig og praktisk tidsskriftnettsted. – 2016.– Nei. 01 (25) / [Elektronisk ressurs] – Tilgangsmodus. – URL:

29. Putkina L.V. – 2015. – Nei. 10 (22) / [Elektronisk ressurs] – Tilgangsmodus. – URL: http://site/22/2976/

30. Putkina L.V. – 2016. – Nei. 01 (25) / [Elektronisk ressurs] – Tilgangsmodus. – URL:

31. Putkina L.V. – 2016. – Nei. 03 (027) / [Elektronisk ressurs] – Tilgangsmodus. – URL: http://site/27/3343/

32. Putkina L.V. – 2016. – Nei. 05 (029) / [Elektronisk ressurs] – Tilgangsmodus. – URL:

33. Putkina L.V. – 2015. – Nei. 12 (24) / [Elektronisk ressurs] – Tilgangsmodus. – URL: http://site/24/3070/

34. Putkina L.V. – 2016. – Nei. 02 (026) / [Elektronisk ressurs] – Tilgangsmodus. – URL: http://site/26/3226/

35. Shiyanova A. A., Galstyan A. Sh., Minakov V. F., Minakova T. E. Matematisk modellering av makroøkonomiske trender i utviklingen av forsikringsvirksomheten // Samtidsspørsmål vitenskap og utdanning. – 2014. – Nr. 4. – S. 436.

Først, la oss dechiffrere EDMS er et elektronisk dokumenthåndteringssystem.

For det andre bør det bemerkes at de siste tre til fem årene, elektroniske dokumenthåndteringssystemer Stadig flere bedrifter, både store og mellomstore, og til og med svært små, flytter.

Spesielle programvareplattformer brukes for elektronisk dokumenthåndtering. For eksempel er en av de mest populære systemet .

Innføringen av EDMS innebærer kjøpe en slik programvareplattform, installere og konfigurere den på brukerarbeidsstasjoner, fylle ut databaser, oversette papirdokumentasjon til elektronisk skjema.

Men hva får selskapet som et resultat av å implementere EDS? Hva er fordelene med dokumentautomatisering?

La oss prøve å svare på dette spørsmålet.

Implementeringen av EDMS utføres for nesten alle divisjoner i selskapet. Avhengig av organisasjonsstrukturen kan disse være:

• bedriftsledelse,
• juridisk avdeling,
• kontor,
• finanskontrollavdelingen,
• regnskap,
• design- og estimatavdeling,
• administrativ og økonomisk tjeneste,
• HR-avdelingen,
• salgsavdelingen
• anbudsavdeling mv.

Ved å vurdere resultatene av implementeringen av EDMS fremhever eksperter følgende viktige og ganske generelle fordeler som manifesterer seg i noen av avdelingene:

Økt arbeidsproduktivitet

Ved implementering av et EDMS oppnås en økning i arbeidsproduktiviteten ved å redusere søketiden nødvendige dokumenter og informasjon.

Et elektronisk dokumenthåndteringssystem lar deg ikke bare finne den nødvendige filen i løpet av sekunder, men også å gjøre dette fra hvilken som helst datamaskin i selskapet, uavhengig av om den er lokalisert på hovedkontoret eller i en filial. Nå kan du bruke arbeidstiden mer effektivt.

Optimalisering av forretningsprosesser

Som en del av implementeringen av EDMS skjer det i de fleste tilfeller prosessoptimalisering. Elektronisk dokumenthåndtering og først av alt automatisering av kontraktsregnskap gjør det mulig ikke bare å redusere tiden brukt på å utarbeide og godkjenne et bestemt dokument betydelig, men også å spore alle stadier av dokumentets gjennomgang gjennom ulike stadier.

Følgelig kan du til enhver tid lett finne en flaskehals som ikke lar prosessen gå videre. Et lignende eksempel kan gis for koordinering av andre typer dokumenter - fakturaer for betaling, søknader om utgifter kontanter, bedriftsbudsjetter, materialanskaffelsesbehov, etc.

De som allerede har implementert et EDMS i selskapet sier ofte at elektronisk dokumenthåndtering har avslørt mangler i organiseringen av aktiviteter - det har gjort det mulig for dem å se blant sine ansatte lett belastede "late mennesker" og de "arbeidsnarkomane" som rett og slett var overbelastet med oppgaver og dokumenter.

Teamarbeid i EDMS og bedre samhandling mellom avdelinger

En av de viktigste fordelene med elektronisk dokumenthåndtering er forbedring av relasjoner mellom avdelinger i selskapet.

Tross alt letter implementeringen av et EDMS ikke bare overføring og utveksling av informasjon mellom avdelinger, men gjør det også mulig for flere ansatte fra ulike avdelinger å jobbe med ett dokument samtidig.

Innføringen av EDS reduserer påvirkningen av den "menneskelige faktoren"

Søke etter "tapte" dokumenter, korrigere feil, inkludert grammatiske, finne ut relevansen til et dokument - alt som vil ta minst en halvtime med papirdokumenthåndtering, men som bare tar noen få sekunder med et implementert elektronisk dokumenthåndteringssystem .

Innføringen av EDS bidrar til å redusere materialkostnadene

I tillegg til å øke produktiviteten, reduserer dokumentautomatisering kostnadene for forbruksvarer som papir og skriverkassetter betydelig. I tillegg vil innføring av elektronisk dokumenthåndtering redusere kostnadene ved lagring av dokumentasjon.

Reduserer behovet for ekstra personell

Innføringen av en EDS lar deg organisere selskapets arbeid på en slik måte at en økning i produksjonsvolumer eller utvidelse av aktivitetsomfanget ikke krever en betydelig økning i selskapets stab.

Utvikling av "lagånd"

Det er interessant at implementeringen av et elektronisk dokumenthåndteringssystem ikke bare øker produktiviteten til ansatte, men også bidrar til utviklingen av bedriftens bevissthet hos ansatte, og hjelper dem til å føle seg som et enkelt lag.

Dette er ingen tilfeldighet; effekten av sosialisering og samhold utløses, lik det som observeres når folk kommuniserer inn sosiale nettverk. Vi kan si at innføringen av EDS til en viss grad tilfredsstiller det naturlige menneskelige behovet for kollektiv aktivitet og kommunikasjon.

Eliminering av informasjonslekkasje

Moderne EDMS har utviklet tilgangskontrollverktøy som lar deg på en kompetent måte bygge en sikkerhetsstrategi når du arbeider med ulike typer dokumenter.

Implementeringen av et EDMS sikrer den mest effektive bruken av alle bedriftsinformasjonssystemer

Som regel har ethvert selskap allerede installert regnskap eller integrerte ERP-systemer. Integrasjon av disse systemene med EDMS gir økt effektivitet generell ledelse bedrift til et kvalitativt nytt nivå (se prosjekt).

Til slutt sikrer innføringen av EDMS en omfattende vekst av slike konkurransefortrinn virksomheter som ikke er kvantifiserbare. Dette er ledelsens tillit til korrekt utførelse av instrukser og overholdelse av frister for å løse problemer, og dette er en generell endring i bedriftskulturen.
Og, det som også er viktig, skaper bildet av en avansert moderne bedrift med klare og transparente forretningsprosesser og et velfungerende styringssystem.

Seriøse utenlandske selskaper nevner forresten først og fremst elektronisk dokumenthåndtering blant hovedkravene de stiller til sine partnere.

Vi vil fortelle deg hvordan du implementerer et elektronisk dokumenthåndteringssystem i en bedrift på egen hånd i 10 trinn.

Last ned nyttige dokumenter:

Hvorfor trenger du et elektronisk dokumenthåndteringssystem?

Det er nok ikke et eneste selskap igjen som ikke bruker datamaskiner og lokale nettverk i sitt kontorstyringssystem. Derfor vil begrepene EDI og elektronisk dokumenthåndtering før eller siden begynne å bli nevnt i samtaler om de umiddelbare planene til selv små organisasjoner.

Elektronisk dokumenthåndtering er kort fortalt overføringen av en organisasjons dokumentstrømmer til digital elektronisk form, automatisering av alle dokumentbehandlingsprosesser.

Hvilke fordeler gir innføring og vedlikehold av elektronisk dokumenthåndtering ved hjelp av spesialiserte programvare- elektroniske dokumenthåndteringssystemer (EDMS)?

1. Arbeidseffektivitet og som et resultat øker produktiviteten. Automatisert søk etter enhver forespørsel kan redusere behandlingstiden for dokumenter betydelig og sikre kontroll over aktualiteten til utførelsen av dem.
2. Ansatte får umiddelbar tilgang til alle dokumenter som er opprettet og registrert i systemet. Det blir raskt mulig å foreta rettelser til dokumenter kan begrenses av bobestyrer.
3. Påvirkningen av den "menneskelige faktoren" minimeres og feil knyttet til den elimineres.
4. Kostnadene reduseres ved å øke arbeidseffektiviteten, og kostnadene for kontorutstyr og forbruksvarer reduseres.
5. Samspillet både mellom individuelle utøvere og mellom bedriftsavdelinger forbedres. Utveksling av informasjon og passering av styringssignaler akselereres.
6. Tiden for å opprette, avtale og godkjenne dokumentasjon reduseres ved å gi kollektiv tilgang og overvåke tidspunktet for hvert trinn.
7. Kostnadene ved organisering av arkivlagring av dokumenter reduseres.
8. Graden av beskyttelse av dokumentasjon mot tap og skade, og mot uautorisert tilgang økes.

Siden alle som på en eller annen måte er knyttet til kontorarbeid er kjent med begrepene "elektronisk dokument, elektronisk dokumenthåndtering", er det ingen grunn til å overbevise noen om behovet for å implementere et elektronisk dokumenthåndteringssystem. Men mange bedrifter mener fortsatt at det er komplisert og dyrt. Men i mellomtiden er det fullt mulig å implementere det ved å bruke selve organisasjonen, noe som vil redusere kostnadene betydelig.

Elektronisk dokumenthåndteringssystem (EDF): stadier av implementering

Algoritmen for å implementere et elektronisk dokumenthåndteringssystem består av 10 trinn.

Trinn 1. Bestem deg for målene og målene for automatisering. Analyser problemene med dokumenthåndtering i virksomheten, vurder om de kan løses gjennom elektronisk dokumenthåndtering.

Trinn 2. Gjennomfør en forprosjektundersøkelse. Studer detaljene for journalføring i bedriften din, for dette:

• gjennomføre en revisjon av dokumentflyt mellom utøvere og strukturelle divisjoner;
• analyser gjeldende regelverk for å optimalisere dokumentflyt, spore rutene til interne og eksterne dokumenter;
• studere prosessen med opprettelse, koordinering og godkjenning av alle typer interne dokumenter generert i selskapet;
• inspisere prosedyren for registrering og behandling av innkommende og utgående korrespondanse;
• Vurder i hvilken grad selskapets journalføring er i samsvar med normene og kravene til industristandarder og lovgivningen i Den russiske føderasjonen;
• studere prosedyren for å lage filer, krav til deres nåværende lagring og overføring for lagring til organisasjonens arkiv;
• tenke på hvilke forretningsprosesser som må automatiseres;
• analysere innhentede data og formulere tekniske krav som må besvares EDMS elektronisk dokumentflyt.

Opplegg. Drift på interne dokumenter

Trinn 3. Gjennomfør en revisjon av selskapets eksisterende papirarbeidsprosesser før du går over til dokumentflyt elektronisk skjema. Det er nødvendig å systematisere og effektivisere arbeidet med dokumentflyt, og optimalisere hele kontorstyringssystemet i bedriften. Utvikle regelverk for behandling av dokumenter, utarbeide instrukser for å etablere ansvarsområder mellom utøvere, og spesifisere prosedyre for samhandling mellom disse. Gjør endringer og tillegg til lokale forskrifter, stillingsbeskrivelser. Sammen med IT-tjenesten tenk gjennom sikkerhetsspørsmål og tilgangskontroll. Følg kravene til standardiseringssystemet for dokumenthåndtering fastsatt i GOST R ISO 15489-1-2007.

Trinn 4. Tegn et diagram over dokumenthåndteringsprosessen, skriv ned dokumentflytruter, rekkefølge og prioritering av utførelse, koordinering og godkjenning av dokumentasjon. Gi mulighet for samtidig innsyn og samarbeid med dokumentet for alle utførende. Utarbeide tekniske spesifikasjoner under hensyntagen til spesifikke ønsker og krav.

Trinn 5. Utforske moderne EDMS, tenk på hvilke endringer og tillegg som kan gjøres i standardkonfigurasjonen, med tanke på funksjonene som kjennetegner den elektroniske dokumentflyten til organisasjonen din. Mange programvareutviklingsselskaper tar hensyn til individuelle krav kunder og foreta nødvendige justeringer.

Trinn 6. Begynn å implementere et EDMS i organisasjonen din ved å velge ett av to alternativer:

1. Implementer EDI etter dokumenttype, når behandlingen av én type dokument først er automatisert: bestillinger og instrukser, kontrakter og avtaler.
2. Implementer EDMS gradvis etter avdeling, når først jobber automatiseres i kontorarbeidstjenesten, deretter inn personelltjeneste, regnskap og så videre i hele selskapet.

Siden behandlingen av dokumenter allerede begynner i ethvert alternativ, kan du få sertifikater for de ansvarlige eksekutørene som er autorisert til å signere dokumenter.

Tabellen viser hvilke typer elektronisk digitale signaturer finnes og ved signering hvilke dokumenter de kan brukes.

Trinn 7 Lag et elektronisk arkiv ved å konvertere tidligere opprettede papirdokumenter til elektroniske formater. I et elektronisk arkiv kan dokumenter lagres både i form av skanninger og i tekstredigeringsformater. Du kan begynne å opprette et elektronisk arkiv så snart ledelsen bestemmer behovet for å implementere elektronisk dokumenthåndtering.

Elektroniske filer i nomenklaturen av firmafiler

Trinn 8 Integrer EDMS med andre automatiserte regnskapssystemer som brukes i selskapet. Arbeid i elektroniske dokumenthåndteringssystemer innebærer som regel muligheten til å utveksle data med de regnskapssystemene som allerede har implementert og nå gir automatisert personell-, økonomi- og produksjonsregnskap i selskapet.

Trinn 9 Gjennomføre opplæring av ansatte og utvikle brukermanualer som tar hensyn til de spesifikke egenskapene til spesifikke arbeidsplasser.

Trinn 10 Sikre kontroll med overholdelse av regulerte prosedyrer i perioden med tilpasning av utøvere til nye arbeidsforhold. Oppnevne ansvarlige medarbeidere i avdelingene som skal yte operativ bistand til andre og sørge for at etablert prosedyre for bruk av EDS følges.

Det skal forstås at innføringen av EDMS og dokumentflyt i elektroniske formater ikke er et mål i seg selv. Dette effektivt verktøy ekstern samhandling og ikke bare med utøvende myndigheter og kontroll- og tilsynsmyndigheter. EDMS vil gi en enhetlig dokumentflyt med separate divisjoner og rask utveksling av dokumenter med motparter. Vis initiativ og dine partnere, leverandører og kunder. Dette vil bidra til ikke bare å forbedre kvaliteten og hastigheten på utveksling av informasjonsstrømmer, men også redusere tilbakebetalingstiden til det elektroniske dokumenthåndteringssystemet implementert i bedriften.

Implementeringsprosessen, uavhengig av organisasjonens aktivitetsfelt, antall personell og tilstedeværelsesområde, er en kompleks flertrinnsprosess.

Med enhver strategi går prosjektet gjennom en rekke obligatoriske stadier.

Sette mål og strategi

Implementeringen av et EDMS begynner alltid med å identifisere kundens problemer innen kontorarbeid og dokumentflyt.

Standard problemer er

tap av dokumenter,

betydelig tid brukt på ferdigstillelsen,

"ugjennomsiktig" og kompleks koordinering,

informasjonssøk,

levering av offisiell korrespondanse til avdelinger,

disiplin med lav ytelse,

"opasitet" ved utførelse av ordre, etc.

Avslør disse" svake punkter» vil kunne en egen ekspertgruppe, som skal opprettes av leder blant de ansatte som har informasjon om passering av dokumenter. Dette er arbeidere

DOW tjenester,

IT-avdelinger,

kontraktsavdeling,

HR-spesialister,

samt ansatte ved avdelinger der en betydelig del av dokumentflyten dannes.

Denne gruppen, med avgrensning av kompetanse- og ansvarsområder mellom medlemmene, bør arbeide på alle stadier av implementeringen av EDMS.

EOS-eksperter er i stand til å identifisere problemer som ikke alltid er åpenbare for heltidsansatte, og tilbyr også, ved å bruke erfaringen fra mange fullførte prosjekter, muligheter for å optimalisere arbeidet med dokumenter og programvareløsninger som møter kundens behov.

På samme stadium dannes en foreløpig strategi for implementering av EDMS: automatisering av divisjoner og grener vil bli utført sekvensielt eller samtidig, hvilke prosesser vil bli dekket først, samt rekkefølgen av formalisering ved hjelp av EDMS fungerer med ulike grupper av dokumenter.

Dokumentflytundersøkelse

Etter å ha tatt en beslutning om å implementere et elektronisk dokumenthåndteringssystem, er det nødvendig å mer spesifikt beskrive de funksjonelle og tekniske kravene til EDMS og, viktigst av alt, kravene for å automatisere organisasjonens forretningsprosesser.

Som en del av undersøkelsen av gjeldende dokumentflyt gjennomføres følgende:

analyse av selskapets organisasjonsstruktur;

identifikasjon av forretningsprosesser relatert til bevegelse av dokumenter;

avklaring av dokumentflytskjemaet (grupper av dokumenter, deres ruter, registreringsregler, tilgangsrettigheter, etc.);

identifisere ineffektive områder av dokumentflyt og utarbeide forslag for deres optimalisering - prosessreengineering (dokumentert i en egen avtale);

analyse av den tekniske infrastrukturen for samsvar med funksjonaliteten til det implementerte systemet (utstyrsevner, lokalt nettverk, ekstern tilgang etc.), utarbeidelse av forslag til modernisering;

revisjon av kundens IT-systemer (for å vurdere behovet for integrasjon med implementert EDMS eller overføring av legitimasjon fra eksisterende systemer);

bestemme en pakke med tilleggsalternativer som er nødvendige for å utvide "out-of-the-box" funksjonaliteten til det implementerte systemet, vurdere behovet for individuelle forbedringer;

dannelse av brukergrupper (iht stillingskategorier og rettigheter i EDMS), vurdering av deres kvalifikasjoner for å fastslå behovet for opplæring.

Dannelse av tekniske spesifikasjoner og inngåelse av avtale for implementering av EDMS

Resultatene av dokumentflytundersøkelsen er formalisert i mandatet, som bør inneholde:

krav til funksjonaliteten til EDMS (som tar hensyn til ulike kategorier av brukere), dens tekniske spesifikasjoner og innstillinger;

beskrivelse av automatiseringsområder;

krav til maskinvare, infrastruktur og operativsystemer;

beskrivelse av sikkerhetsmetoder;

liste over arbeider og tilleggstjenester (inkludert opplæring, utvikling av tilleggsrapporter, reguleringsdokumenter osv.)

Kontrakten, som inkluderer de tekniske spesifikasjonene som en integrert del, fastsetter arbeidsplanen og kostnadene, samt volumet og metodene for teknisk støtte til systemet fra det implementerende selskapet.

Installasjon av EDMS

Starten av installasjonen av EDMS er innledet av moderniseringen av den tekniske infrastrukturen, inkludert anskaffelsen nødvendig utstyr. Deretter installeres programvaren på serveren og brukerens arbeidsstasjoner, samt at systemet konfigureres iht organisasjonsstruktur selskaper.

Prøvedrift av EDMS og brukeropplæring

Opplæringsfasen kombineres ofte med oppstart av systemdrift. Som regel får brukerne grunnleggende kunnskap om å jobbe i et EDMS i grupper som dannes avhengig av deres rolle i systemet. Den ervervede kunnskapen konsolideres på arbeidsplassen med konsulentstøtte fra spesialister som utførte implementeringen av EDMS. Prøvedrift av dokumentflytsystemet utføres for å identifisere skjulte avvik fra mandat og uoversiktlige krav. Hvis de identifiseres, justeres EDMS-innstillingene tilsvarende.

Igangkjøring

Implementeringen av et elektronisk dokumenthåndteringssystem fullføres ved at det settes i drift til kommersiell drift og signering av et ferdigstillelsesattest. Etter fullføring av EDMS-implementeringsprosjektet vil EOS- eller partnerselskapsspesialister gi høyt kvalifiserte teknisk støtte systemer.

Har du fortsatt spørsmål om implementering av elektronisk dokumenthåndtering? Legg igjen en forespørsel, og våre spesialister vil tilby en løsning som er skreddersydd for dine behov, gi en demoversjon og gi en gratis konsultasjon.

Den nasjonale standarden for kontorarbeid og arkivering GOST R 7.0.8-2013 definerer begrepene "dokumentflyt" og "elektronisk dokumentflyt". Dokumentflyt er bevegelsen av dokumenter i en organisasjon fra det øyeblikket de er opprettet eller mottatt til fullføringen av utførelse eller utsendelse. Elektronisk dokumenthåndtering - dokumentflyt ved hjelp av et automatisert informasjonssystem (elektronisk dokumenthåndteringssystem).

La oss vurdere gjenstanden for gjennomgangen fra synspunktet til en funksjonell kunde, hvis forventninger fra implementeringen av informasjonssystemer, inkludert EDMS, ofte ikke blir oppfylt av resultatene. Dette skjer på grunn av ganske vanlige feil, hvis forventning og forståelse av årsakene vil tillate deg å sette oppnåelige mål og organisere prosessene for implementering og påfølgende drift av systemer så produktivt som mulig.

Vi klarte å klassifisere et bredt spekter av vanskeligheter og hindringer som oppsto i vår praksis med å implementere og utvikle informasjonssystemer, og nå kan vi snakke om fem hovedmisoppfatninger.

Misforståelse nr. 1: EDMS redder deg fra kaos

Den vanligste misforståelsen er det automatisert system dokumentflyt skal visstnok kvitte seg med dokumentarkaoset som pågår i organisasjonen.

Poenget er imidlertid at oppgaven med enhver informatiseringsprosess er å automatisere de foreslåtte regelverket. Derfor, i mangel av regulerte dokumentflytprosesser i en organisasjon, vil ikke EDMS kunne hjelpe – det vil kun identifisere svakheter i regelverket, men vil ikke lage regelverket selv.

Et slående eksempel var gjennomføringen enhetlig system elektronisk dokumenthåndtering hos en av store kunder(allerede i første fase var det planlagt å inkludere mer enn tretti organisasjoner og følgelig nesten tusen arbeidsplasser i systemet). På oppstartsmøtet ble det stilt spørsmål om vedtatte kontorprosedyrer. Tatt i betraktning at dette er et statlig organ, falt det forventede svaret sammen med reaksjonen: "Ja, selvfølgelig eksisterer de!" - og ti minutter senere vokste det frem en imponerende stabel mapper med flere hundre ark på bordet. Prosjektet lovet å bli enkelt og vellykket. Men... Etter å ha studert i detalj alle de innsendte papirene, fant vi alt - en beskrivelse av dusinvis av typer dokumenter, frister for godkjenning og designregler (innrykk, logoer, fonter, mellomrom, appeller til korrespondenten, etc.) , men ingen veier for å sende dokumenter, ingen ruter deres avtale, og heller ikke livssykluser inneholdt ikke forskrifter. Med mindre du tar i betraktning den magiske setningen: "Lederen signerer dokumentet for utførelse avhengig av innholdet," som også kan høres slik ut: "Dokumentet signeres deretter i henhold til kompetanse."

På neste møte fant vi ut at den funksjonelle kunden rett og slett ikke hadde andre dokumenter som regulerer kontorarbeid. Kunden begynte å vise misnøye etter at han før implementeringsstart ble bedt om å skissere rutene for bevegelse av ulike typer dokumenter, med indikasjon på tidsfrister og andre regulatoriske parametere.

Som et resultat, med nok autoritet i prosjektet og støtte fra toppledelsen, tok vi en avgjørelse: i pilotsonen (to organisasjoner, intern journalstyring, interdepartemental interaksjon) implementerer vi det "som det er", det vil si, kun automatisere det fremlagte regelverket.

To måneders arbeid – og prosjektet settes i prøvedrift. Ytterligere to uker, og vi hører først en murring, og deretter rop og støy: "Hva slags system er dette?!" Ingenting fungerer!!! Vi tar deg nå..." Som forventet ... Men vi tok en tøff posisjon: "Vennligst vis oss hva av de presenterte forskriftene som ikke er implementert," og det var selvfølgelig ingen slike posisjoner.

Som et resultat instruerte organisasjonens ledelse de ansvarlige representantene for kunden, med deltakelse av implementere (det vil si oss), om å utvikle og godkjenne kontorarbeidsforskrifter innen en måned, inkludert ruter for bevegelse av alle hovedtyper av dokumenter. En måned senere ble regelverket godkjent, og etter ytterligere to ble alle ruter konfigurert, testet, og noen ble til og med optimalisert, og systemet ble akseptert for replikering på andre seksjoner.

Den første fasen av replikering ved hvert anlegg var arbeidet med å tilpasse standard kontorprosedyrer: legge til unike typer dokumenter og deres ruter, justere behandlingstider osv. Og først etter det begynte den direkte implementeringen av systemet.

Så, automatisering av kaos fører bare til en økning i sirkulasjonshastigheten til dette kaoset. EDMS må implementeres og drives i nærvær av regelmessig oppdaterte kontorprosedyrer. Gjennom slike forskrifter forstår funksjonelle kunder ofte reglene for å lage en saksliste og utarbeide papirdokumenter. Men for å automatisere dette arbeidet er det ikke nødvendig med et fullverdig elektronisk dokumenthåndteringssystem, siden EDMS i dette tilfellet blir til en enkel registeroppgave for å registrere innkommende og utgående dokumenter og korrespondanse.

Misforståelse nr. 2: EDMS vil forenkle kontorarbeid

Denne misforståelsen er i stor grad basert på den forrige. Samtidig, når man snakker om å forenkle kontorarbeid, forventer brukerne først og fremst en reduksjon i produksjonsbelastningen. De mest naive forventningene resulterer i forsøk fra en vanlig EDMS-deltaker på å overføre alt arbeidet sitt til informasjonssystemet og faller selvfølgelig i støv.

En annen misforståelse er at ved automatisering av dokumentflyt er mange flere ansatte involvert i samtidig arbeid med et dokument. Å inkludere hver nye medarbeider i arbeidet med papirdokumenter krevde opprettelse av papirkopier. Hvis dokumentet var stort eller kopiering var forbudt, fortsatte arbeidet med det sekvensielt og ikke parallelt. I den elektroniske versjonen går det en betydelig større informasjonsflyt gjennom ansatte, det stilles mange flere parallelle oppgaver, og dette krever høy grad egenorganisering av spesialister.

I tillegg er en av hovedoppgavene med å implementere et EDMS i en organisasjon å bygge et system for overvåking av ytelsesdisiplin. Hvis vi går tilbake til oppgaven med å forenkle kontorarbeid, så trenger vi evnen til raskt og effektivt søk ulike dokumenter. Dette betyr at ved hjelp av et EDMS bør den analytiske karakteren til dokumentflyt økes betydelig - antallet skilt, markører og andre "flagg" som markerer dokumenter i systemet bør øke. Begge oppgavene – kontroll og analyser – fører til at mye mer data må legges inn i EDMS enn tidligere. Men i fremtiden vil disse kostnadene lønne seg godt i oppgavene med å søke og behandle elektroniske dokumenter.

Misforståelse #3: Det vil ikke påvirke meg.

Nesten alle kategorier av funksjonelle kundebrukere faller inn under denne misforståelsen – fra vanlige ansatte til ledere. Dessuten er alternativene her diktert av brukerens status, tilstedeværelse eller fravær av underordnede, og hans moralske beredskap til å jobbe i bedriftssystemet.

Ofte tror alle ansatte i en organisasjon at EDMS er ment utelukkende for sekretærer og kontoret. Og når det kommer til å distribuere systemet på arbeidsplassene deres, begynner de å mislike at de blir tvunget til å gjøre andres (sekretær) arbeid. «Hvorfor skal jeg legge ut et dokument i systemet? Dette er ikke min oppgave. Min oppgave er å skrive en rapport, og la sekretæren legge den inn i EDMS!» Men det er forfatteren av dokumentet som forstår innholdet, kan bestemme hvem som skal ha tilgang til det og hvem som ikke skal, det er han som er i stand til å supplere det medfølgende kortet med alle nødvendige funksjoner, som i fremtiden vil gjøre det lett å finne dokumentet osv.

Å involvere organisasjonens ansatte i EDMS øker arbeidsmengden deres (spesielt i den første fasen av arbeidet med systemet), legger til nye funksjoner, gjør arbeidet mer transparent, noe som i noen tilfeller forårsaker aktiv motstand, rettet primært mot IT-spesialister som implementerer systemet , som på kilder til problemer, og noen ganger uttrykt i direkte sabotasje av implementeringsprosesser.

Kortsynt ledelse kan, fra høyden av sin status, diktere til implementere: la underordnede jobbe i EDMS! Men i motsetning til hva mange tror, ​​må ledere på alle nivåer være fullverdige deltakere i EDMS. Innenfor stort selskap Fullstendig utskrift av dokumenter for ledelsen (med det formål å bli kjent, pålegge en resolusjon, godkjenning osv.) kan redusere belastningen på en spesifikk høytstående person, men vil medføre irrasjonell bruk av bedriftens ressurser - ansattes tid, kontorutstyr, papir , osv. forbruksvarer. Dette er spesielt merkbart når du er aktiv elektronisk interaksjon organisasjoner med verden utenfor, siden på grunn av overgangen til slik interaksjon, øker sidevolumene til sendte dokumenter. Det elektroniske formatet innebærer praktisk visning av dokumenter på en dataskjerm og krever ikke at brukeren sparer penger, noe som er av største betydning når man forbereder et dokument for overføring i papirform. Selvfølgelig bør funksjonaliteten til EDMS for toppledelsen avvike betydelig fra funksjonaliteten beregnet på vanlige ansatte i organisasjonen.

Så under den omfattende implementeringen av EDMS dekker nesten hele personalet, noe som uunngåelig endrer modenhetsnivået til individuelle brukere og organisasjonen som helhet, blir ideologien til bedriftens tenkning transformert fra papir til elektronisk - fra "hyllevare" til programvare. I dette tilfellet må EDMS ha funksjonalitet som tilfredsstiller behovene til hver kategori brukere.

Misforståelse #4: Det blir mindre papir.

Nei, det vil det ikke! Denne uttalelsen kan se ut til å motsi punktene presentert ovenfor. Men hvis ledelsen setter hovedmålet med å implementere et EDMS for å minimere papirarbeid eller helt forlate det, vil prosjektet mislykkes. Faktum er at i løpet av det første halvannet året må brukerne venne seg til å jobbe fullt ut med et dokument på en dataskjerm. Du må forstå at tradisjonelt har ansatte jobbet med papirkopier. Etter å ha mottatt et papirdokument som innspill, leste de det, gjorde redigeringer og gjorde notater. Hele kulturen for å jobbe med dokumenter i organisasjonen kom fra å jobbe «med papir». Og det vil ikke være lett å bli kvitt denne vanen umiddelbart.

I nesten alle implementeringer går prosessen med å venne seg til å jobbe med elektroniske dokumenter gjennom "papir"-stadiet - utskrift av dokumentet, arbeid med det og registrering av resultatet av dette arbeidet i EDMS. Det er på dette stadiet papirforbruket i organisasjonen nesten dobles! Som regel, ved slutten av det første driftsåret for EDMS, går volumet av papirforbruket tilbake til det "grunnleggende" nivået, og først etter det begynner det å avta. Og likevel reduseres den sjelden med mer enn 15-20 % fra "grunnlinjenivået".

Misforståelse nr. 5: alle EDMS er de samme

Både informasjonsspesialister og funksjonelle kunder må avgjøre spørsmålet om å velge et bestemt verktøy med spesiell forsiktighet. Riktig setting av mål og formulering av funksjonelle krav vil tillate deg å velge en løsning som fleksibelt kan tilpasses organisasjonens spesifikasjoner uten at ansatte må tilpasse seg funksjonaliteten. Det er nødvendig å eliminere den uforsiktige brukeren "Vi vil gjøre det slik programmet fungerer", slik at ansvaret for resultatene av aktivitetene ikke flyttes til EDMS med henvisning til de funksjonelle og tekniske begrensningene til programvareproduktet.

Funksjonaliteten som dekker oppgavene til kontoret og funksjonærene, støtter registrering av innkommende og utgående dokumenter og korrespondanse, er faktisk allerede til stede i hver av løsningene som tilhører EDMS-kategorien.

La oss se på noen nøkkelaspekter, som du må være spesielt oppmerksom på når du velger et elektronisk dokumenthåndteringssystem.

• Tilgjengelighet av verktøy for å overvåke ytelsesdisiplin. Dette er et nøkkelspørsmål ved valg av EDMS. Hvis systemet ideelt sett støtter alle papirarbeidsprosesser i organisasjonen, men ikke kan vise alle "faste" dokumenter i farten, ikke reflekterer svake punkter, ikke signaliserer den nærmer seg fristen for dokumentet, ikke "klager til sjefen" på at du burde ha utført dokumentet for lenge siden; til slutt, hvis den rett og slett ikke gir deg raske rapporter om uaktsomme utøvere, om forfalte og "tapte" dokumenter, er en slik EDMS verdiløs. Vanligvis sier de om slike systemer: "Det er som en hund for oss. Smart, forstår alt. Han kan bare ikke si noe."
• Innebygd undersystem for forretningsprosessstyring for oppsett av ruting av dokumenttyper. Enhver organisasjon er en levende organisme. Og jo raskere støttesystemene, som naturlig inkluderer EDS, kan reagere på endringer i prosessene til denne organismen, jo mer effektivt vil det være. Det er nødvendig å sikre at dette delsystemet er tilstrekkelig funksjonelt og fleksibelt.
• Når det gjelder systemfunksjonalitet:
  • leders arbeidsplass. Som regel er funksjonaliteten til ordinære ansatte godt utviklet i de foreslåtte systemene, men verktøyene som er nødvendige for toppledere, som verktøy for raskt å signere dokumenter, overvåke gjennomføringen, etc., er praktisk talt fraværende, noe som fører til problemer i arbeid av ledere med systemet;
  • fullverdig mobilklient. Hvis en organisasjon har mange ansatte som tilbringer mesteparten av arbeidstiden ikke på et stasjonært sted (på forretningsreise, holde møter utenfor kontoret osv.), kan det være ekstremt å ha en fullverdig mobil offline-klient. viktig faktor når du velger en løsning;
  • implementering av arbeidsflytprinsippet. Den enkleste måten å beskrive det på er med uttrykket: " Arbeidsplass leder den ansatte, ikke omvendt.» Med andre ord trenger ikke den ansatte å lete etter fremragende arbeid i systemet. De "stiller opp" selv på arbeidsplassen hans, og tar hensyn til prioriteringene av haster og viktighet;
  • tilgjengelighet og funksjonalitet elektronisk signatur. Enda litt dypere: hvis organisasjonen planlegger å fullstendig forlate papirdokumenter i internt kontorarbeid, oppstår spørsmålet om å implementere juridisk viktig elektronisk dokumenthåndtering;
  • dokumentversjon. Dersom det innenfor rammen av kontorarbeid i en organisasjon forutsettes for eksempel analyse forskjellige versjoner dokumenter som dukket opp i løpet av arbeidet med dem (versjoner av kontrakter, forskrifter, kommersielle forslag, etc.), så må du sørge for at denne muligheten støttet av den grunnleggende funksjonaliteten til den valgte løsningen;
  • jobber med hemmelig og annet lukkede dokumenter. Dette er et veldig viktig problem som kan forårsake mye trøbbel hvis du ikke tar hensyn til det i utgangspunktet. Ingen kryptering av data i databasen, streng avgrensning av tilgangsrettigheter, nødvendige sertifikater. Kostnaden for å distribuere denne funksjonaliteten på løsninger som ikke er egnet for dette kan overstige kostnadene ved selve implementeringen;
  • samarbeid med dokumenter. Hvis organisasjonen har en kultur med samtidig arbeid av flere ansatte med ett dokument, må du sørge for at tilsvarende funksjonalitet er tilgjengelig i systemet;
  • erstatningsfunksjonalitet. Denne funksjonaliteten huskes vanligvis når noen nøkkelmedarbeider drar på ferie og... dokumenter fortsetter å komme til ham, men forblir uoppfylte;
  • gruppefunksjonalitet. I noen organisasjoner aksepteres gruppetilordning av dokumenter - si "Til regnskap", "Til generell avdeling" Da jobber ansatte etter internt regelverk, for eksempel med å behandle dokumenter i den rekkefølgen de ble mottatt - etter å ha jobbet ferdig med ett dokument tar de det neste fra køen for utførelse. Denne funksjonaliteten er sjelden til stede i EDMS, så hvis et slikt spørsmål er relevant, bør du også ta hensyn til det.
• Når det gjelder ergonomi, må det sies at ansatte blir vant til ethvert system, selv de mest upraktiske. Som vår praksis viser, seks måneder etter implementeringen av et hvilket som helst system, kan en bruker klage på hva som helst: løsningen er treg, ikke-funksjonell, kan ikke søke, fungerer ikke som den skal, men han klager ikke lenger på grensesnittet, fordi han er vant til det. Men dette betyr ikke at dette problemet ikke bør gis behørig oppmerksomhet:
  • brukervennlighet, logikk og klarhet i grensesnittet. Først av alt må du huske på at vakker ikke betyr behagelig. Bekvemmelighet er når alt du trenger er for hånden og det ikke er noe overflødig, knappene er plassert der du forventer, de gjør nøyaktig det som er skrevet på dem, logikken i arrangementet av elementer på skjermen tilsvarer logikken til brukeren, ikke programmereren;
  • fungerer uten "ekstra" klikk. Dette punktet er av største betydning. Trygghet, og dermed helsen og produktiviteten til ansatte, avhenger av det. Sørg for å sjekke hvor mange klikk du må gjøre for å utføre de vanligste operasjonene i systemet - signer et dokument, registrer det, bruk en oppløsning. Hvis du teller mer enn ti, tenk på det;
  • behovet for å bruke eksterne verktøy når du arbeider med dokumenter. Dette er også en viktig sak, som ofte ikke blir tatt hensyn til, og da «går det sidelengs». Mange operasjoner kan utføres i EDMS-vinduet uten å laste opp dokumentet knyttet til kortet til en ekstern editor. Tross alt kan det å laste opp et dokument – ​​laste det opp over nettverket, åpne redigeringsprogrammet – ta mer enn ett minutt for brukere, spesielt de som jobber på eksterne arbeidsstasjoner. Sørg for at du er fornøyd med den foreslåtte løsningen i dette aspektet.
• Fra et løsningsarkitektursynspunkt:
  • sentralisert eller desentralisert. Dette er det viktigste spørsmålet. Ikke bare suksessen til systemets implementering, men også levetiden og hvor mange år det må byttes ut avhenger av det. Det er klart at det er generelle kriterier - antall geografisk fordelte deltakere i systemet, bredden på kommunikasjonskanaler med dem, tilgjengeligheten av serverkapasitet i sentrum og på eksterne punkter. Men setningene: "Ikke bekymre deg, vi kobler dem sammen" eller "Vel, de trenger bare en nettleser" bør få deg til å lure på hvor godt utvikleren forstår omfanget av prosjektet;
  • tilgjengeligheten av synkroniseringsverktøy. Nøkkelspørsmål hvis du velger en desentralisert løsning. Dessuten snakker vi ikke bare om teknisk synkronisering, men også om synkronisering av forretningsprosesser, regler for vedlikehold av kataloger og andre organisatoriske, metodiske og teknologiske verktøy;
  • systemytelse. Uansett hvor mye de overbeviser deg om at "alt fungerer med oss", krever resultatene av systembelastningstester. Gjør et referansebesøk til en kunde som allerede har hatt et system med parametre som ligner på ditt implementert i et år eller to. Faktum er at ytelsesproblemet vanligvis manifesterer seg etter ett eller to år med full drift av systemet. Når det allerede er fylt med dokumenter, og nå har du ikke noe annet valg enn å bruke det du har, erstatte "krykker" - slette gamle dokumenter, dele databaser, etc.;
  • krav til teknisk støtte av serverkomponenten. Det ville ikke være galt å forutsi hvilken kraft som vil være nødvendig for normal funksjon av systemet om tre eller fem år, når databasen overstiger hundre gigabyte, og dokumentdatabasen når titalls terabyte. Tross alt er det effektiv skriving av systemkode som vil hindre deg i å gå i stykker på utstyr;
  • teknisk støtte arbeidsstasjoner. Kostnaden for dette problemet kan estimeres til ti til tjue millioner rubler for hver tusen potensielle brukere. Og hvis du skal jobbe i en EDMS med "stemplede" dokumenter, så ikke glem å anslå kostnadene for sikkerhetsutstyr;
  • operativsystemer for klienter. I lys av den stadig mer aktive «offensiven» med importsubstitusjon, blir dette spørsmålet stadig mer aktuelt;
  • integrasjon med eksterne informasjonssystemer. Tatt i betraktning at, med riktig implementering, vil EDMS bli "sirkulasjonssystemet" til organisasjonen, agendaen vil inkludere spørsmål om integrering med andre back-office-systemer - regnskap, ERP, CRM, etc. Og tilgjengeligheten av integrasjonsverktøy er en nødvendig parameter i dette tilfellet;
  • totale eierkostnader for systemet (TCO - Total Cost of Ownership). Dette er faktisk det siste spørsmålet i denne underseksjonen. Når du svarer på dette spørsmålet, ikke glem å legge til de tidligere identifiserte kostnadene kostnadene for årlig vedlikehold, kostnadene for lisenser for utvidelse og andre mulige betalinger (lisensiering av databasestyringssystemer, kommunikasjonskanaler til eksterne avdelinger), som vil utgjøre TCO for systemet.

Selvfølgelig er settet med egenskaper som er oppført ikke komplett. Gjennomgang av konkrete løsninger på EDMS-markedet– dette er tema for en egen artikkel. Med tanke på politikken for importsubstitusjon, vil den utelukkende være viet til innenlandsk utvikling.

Når du velger en løsning, bør du vurdere leverandøren (utvikleren) basert på følgende egenskaper: maksimal belastning (i form av volum av oppgaver, antall organisasjoner som betjenes og samtidig arbeidende brukere, størrelsen på databasen, etc. ), selskapets planer for produktutvikling, rollen EDMS i utviklerens virksomhet (er denne aktiviteten et av nøkkelområdene som selskapet spesialiserer seg på), tilstedeværelsen av forhåndskonfigurerte EDMS-forskrifter, metodisk støtte for systemimplementering.

Så elektroniske dokumenthåndteringssystemer skiller seg fra hverandre, og noen ganger betydelig. Før du velger et spesifikt produkt, må du skissere målene og prioriteringene for implementeringen, evaluere den endelige skalaen og også bestemme settene med de mest populære og spesielt kritiske systemfunksjonene for å lette det daglige arbeidet til ledelsen og spesialister i EDMS.

De sanne målene med å implementere EDMS

De sentrale målene med å implementere et elektronisk dokumenthåndteringssystem må etter vår mening ordnes som følger (i prioritert rekkefølge).

1. Etablering av et system for å overvåke ytelsesdisiplin og øke åpenheten i kontorarbeidsprosesser.
2. Automatisering og optimalisering av organisasjonens forretningsprosesser.
3. Bygging av en bedrifts elektronisk dokumentlagring.

Avslutningsvis vil jeg sitere ordene til den fremragende statsmannen Abraham Lincoln: et riktig satt mål er halve suksessen!