С 2017 года торговые точки, которые получают оплату наличными или по карте, применяют онлайн-кассы. Этого требует закон 54 ФЗ о кассовой технике, поправки в него внесли в 2017 году. Магазины, где продают фармацевтическую продукцию, получили поблажки по установке контрольно-кассовой техники. Разобрались, когда нужна касса в аптеке и может ли аптека работать без кассового аппарата.
Онлайн-кассы для аптек в 2019 году: что это такое и зачем нужно
Онлайн-касса в аптеке учитывает продажи, хранит чеки на фискальном накопителе, отправляет информацию оператору фискальных данных и печатает документ об оплате, который имеет юридическую силу. Налоговая может запросить информацию у оператора и сверить ее с тем, что предприниматель пишет в декларации. Так государство контролирует оборот наличных в малом бизнесе и честно рассчитывает сумму налогов.
Современные аппараты похожи на планшет или смартфон: работают на Андроиде, а управлять ими можно через сенсорный экран. У новых устройств понятный интерфейс, с ним разберется даже неопытный продавец.
Старые кассы записывали данные на электронную ленту, ЭКЛЗ. Когда память ленты заканчивалась, владелец бизнеса вызывал специалиста, чтобы заменить память на новую. Старую ЭКЛЗ носили на проверку в налоговую. Замена кассовой ленты могла остановить работу торговой точки на день.
В онлайн-кассах вместо ЭКЛЗ используют фискальный накопитель на 13, 15 или 36 месяцев. Его можно заменить самостоятельно, а данные уходят оператору фискальных данных по интернету в режиме реального времени.
Модулькассу можно интегрировать с системами учета и отслеживать остатки товаров на складе, вычислять время наплыва посетителей и лучших продавцов.
Должны ли аптеки применять ККТ
Сначала закон обязал все торговые точки применять онлайн-кассы с июля 2017 года. Но производители не успели выпустить новые устройства, очередь на поставку техники достигала нескольких месяцев. Тогда чиновники разделили переход на онлайн-ККТ на несколько этапов. Сроки перехода зависят от системы налогообложения и сферы работы предпринимателя или компании.
Последний срок установки кассовой техники — 1 июля 2019 года. К этой дате онлайн-кассы покупают, устанавливают и регистрируют организации и предприниматели в сфере услуг, а еще — ИП без сотрудников на любой системе налогообложения.
Выходит, что без кассы может работать аптека, в которой владелец-ИП сам стоит у прилавка, ведет закупку и бухгалтерию. Если такой предприниматель нанимает сотрудника по трудовому договору, закон дает 30 дней на покупку кассового аппарата.
В законе есть еще одно исключение: аптеки в отдаленной местности. В труднодоступных населенных пунктах, где нет интернета или одна аптека на деревню, можно не применять онлайн-ККТ. Владелец бизнеса не может сам решить, что его магазин находится в отдаленной местности: список устанавливают региональные власти.
Виды кассовых операций и документов в аптеке
Кассир выдает покупателю чек с информацией о покупке. В чеке указывают:
- данные о продавце — название, ИНН, адрес, телефон, сайт;
- данные кассира — должность, полное имя;
- список товаров с артикулом, количеством, ценой и суммой;
- систему налогообложения продавца и сумму налога;
- дату, время и место покупки;
- кьюар-код, по которому чек можно скачать в интернете.
Если аптека освобождена от применения контрольно-кассовой техники, покупателю выдают документ об оплате на бланке строгой отчетности, БСО. В БСО указывают:
- уникальный номер документа;
- полное имя кассира;
- перечень покупок;
- данные о торговой точке;
- дату и время сделки.
До июля 2019 года БСО можно заполнять от руки на бланках, отпечатанных в типографии. После этого аптеки обязаны использовать автоматизированные системы для печати бланков.
Правила работы на ККМ в аптеке
Кассовый аппарат покупают у поставщика. Закон разрешает применять технику, которая прошла государственную регистрацию и одобрена налоговой, список есть на сайте налоговой . Модулькасса есть в реестре под названием MSPOS-K.
Устройство подключают к интернету и регистрируют в налоговой. Для налоговой нужны электронная цифровая подпись и договор с оператором фискальных данных. В Модулькассе есть услуга «Легкий старт» за 6900 рублей . В нее входит:
- договор с ОФД на 13 или 15 месяцев,
- электронная подпись,
- регистрация аппарата в налоговой.
Если вы подключаете услугу, после получения Модулькассы ее достаточно включить и начать работу.
По закону кассир обязан открывать и закрывать смену, смена не длится больше суток. Модулькасса отслеживает процессы, и через 24 часа автоматически закрывает смену, если кассир забыл это сделать.
Какой лучше купить кассовый аппарат для аптеки
Аптеки могут применять любое устройство из реестра ККТ налоговой. Мы предлагаем три модели Модулькассы.
Ответы на эти вопросы под Ваши задачи можно получить у нашего менеджера по телефону +7 (960) 481-66-79 или заполнив Ниже рассмотрим общие ответы на конкретных примерах(возьмем несколько разных аптек) Будем рассматривать аптеку, в которой будет происходить автоматизация.Какое оборудование необходимо
- Холодильники (разных температурных режимов)
- Компьютерное оборудование(ПК, мониторы, принтер или МФУ, ИБП)
- (сканер ШК, принтер ШК, ФР или АСПД, детектор банкнот, денежный ящик, дисплей покупателя)
- ЛВС и телефония (локальная сеть, телефон, факс, сеть Интернет)
- наличие второго жесткого диска, для резервного копирования базы данных;
- мощный процессор;
- объем оперативной памяти от 4Гб;
. Выбор будет зависеть от проходимости, предъявляемой скорости сканирования. Технология сканирования определяется качеством ШК на товаре(заводской или внутренний). Автоматизация аптек решает одну из проблем - реализация товара, а значит, сканер лучше подобрать понадежнее, и который в дальнейшем не будет вызывать трудностей у сотрудников.
. Выбор будет зависеть от объема печати и примерного необходимого срока хранения основной массы товара в аптеке (если предполагается что товар с момента оклеивания штрих кодом уйдет из аптеки в течение полугода, то подойдет принтер с прямой термопечатью, а если же срок хранения будет - год или больше, то лучше использовать принтер с термотрансферным методом печати). Так же, в аптеке, лучше использовать принтер, имеющий простой способ заправки ленты, и калибровки.
. Для начала необходимо определить, ящик будет с механическим замком, или с полуавтоматическим. Механические ящики значительно дешевле. Полуавтоматические - дороже, но открываются автоматически при пробитии чека. Это может служить как плюсом, так и минусом - ящик при открытии "отстреливает", что может нанести травму кассиру.
. Необходимо отнестись к выбору достаточно серьезно, так как дешевый аппарат, пропустив даже одну купюру номиналом в 5000 или даже в 1000 рублей, уже получается не только не эффективным, но и по затратам сравнивается с более дорогим детектором. Пропуск нескольких банкнот - и Вы уже окупили бы хороший дорогой аппарат. ЛВС и телефония. ЛВС. Локально-вычислительная сеть - это объединение в одну общую сеть несколько компьютеров для их совместной работы. Если в Вашей аптеке планируется использование двух и более компьютеров, то локальная сеть Вам просто необходима. Сеть может быть как проводной, так и беспроводной(WiFi). WiFi более удобна за счет скорости установки(не надо тянуть провода), но качество сигнала может менять ся в зависимости от внешних факторов, и уровень сигнала зависит от перегородок/перекрытий в помещении и дальности от базовой станции.
Как не купить "лишнего" оборудования?
Перед покупкой списка оборудования, который Вам скорее всего дадут в компании, которая занимается автоматизацией, не постесняйтесь спросить у них по каждой позиции - назначение оборудования, и в чем разница при работе аптеки без него. Теперь по-порядку.Компьютерная техника.
Не стоит покупать дорогой системный блок, Вы и Ваша программа скорее всего не сможет использовать его на полную. Если у Вас есть свои компьютеры (стоит дома, или отдал кто то из знакомых), то не стесняйтесь, и попросите, пусть профессионалы посмотрят Вшу технику. Во первых необходимо знать в рабочем она состоянии или нет. Во вторых - подходит ли она для работы с программой для аптеки. Если все в порядке, то можете использовать свою технику, но не забывайте, что она уже не новая, и сэкономив сейчас, не значит, что в дальнейшем Вам не придется покупать новую. Вам предлагают МФУ(сканер, копир, принтер) с функцией факса от хорошего производителя, но многие зачастую забывают о том, что для факса им нужен телефонный номер в помещении, а если его нет, то зачем переплачивать за функцию, которой Вы не сможете польоваться, тем более, что есть аналогичные модели без функций факса(что значительно дешевле).
Торговое и кассовое оборудование. Что должна иметь аптека?
для аптечного бизнеса может стоить от 1800 рублей и до 11000 рублей, при чем, не всегда цена это показатель качественной и необходимой для Вашей аптеки работы. С некоторыми задачами может одинаково справиться сканер за 2000 и 10000. Попросите продавца объяснить Вам разницу, не принцип работы считывающего устройства, где можно понять только то что у них они разные, и именно плюсы и минусы, желательно для Вашего случая. Многие продавцы пытаются продавать сканер за 9-10 т.р., объясняя что он высокоскоростной, легко считывает штрих коды на разных расстояниях, при чем, они говорят совершенно серьезно и правильно, он хороший, и действительно такой как Вам и рассказали. Но нужен ли он Вам, если у Вас планируется небольшой поток покупателей. С такими задачами по силам справиться самому бюджетному сканеру.
. Дешевые детекторы (с проверкой только УФ) думаю можно отнести к "лишним покупкам", другое дело детекторы с ИК проверкой. Стоимость таких аппаратов от 3000 рублей, которые оправдают себя при 1-3 нахождении поддельной банкноты(обычно проверяют купюры в 1 и 5 тысяч рублей).
с электромеханическим замком - тут стоит подумать, нужно ли платить двойную цену за такой замок? Скорее всего подходящим вариантом будет обычный металлический денежный ящик на 4-5 отсеков для купюр стоимостью 1300-1800 рублей.
. Достаточно ответственным момент при выборе, тут стоит учесть максимальную нагрузку в сутки, и возможные размеры этикеток. Обычно хватает моделей в ценовой категории 9-12 т.р., которые подходят для средней аптеки. Так же необходимо понимать, что есть разные режимы печати - термо и термотрансферная. Аптека, где почти весь товар, обернется примерно за год-полтора, может использовать более дешевый принтер с термопечатью. В редких случаях, следует выбирать принтер с термотрансферной печатью, так как обычно она нужна если используется в сложных условиях, и этикетка подвержена сильным внешним воздействиям(мороз, сырость).
- отличное устройство, правда оправдывать себя оно будет только на инвентаризации, где товар находится далеко от кассовых рабочих мест. За частую можно обойтись без него, используя сканеры штрих кода на кассах.
.
Необходимо учитывать его необходимость со стороны закона, а так же приносимую им пользу. Открывающаяся аптека зачастую не может себе позволить траты "лишних" 4-5 т.р., за то в дальнейшем, можно подумать о его приобретении, так как в последнее время люди все чаше и чаше видят подобные дисплеи в крупных магазинах, что отпечатывается в сознании, как качество организации, её серьезность.
Автоматизация аптек
Практически в любом магазине торгового оборудования Вам скажут, что подбирать оборудование необходимо исходя из требований/предпочтений того программного продукта, которым будет автоматизироваться Ваша аптека.Наша компания работает с одним из лучших автоматизаторов - компанией ООО "Эскейп-Юг". Эта компания уже давно на рынке страны, и знает потребности Вашего бизнеса.
Работая с этой компанией, мы знаем какое кассовое, компьютерное и торговое оборудование лучше использовать для работы с программой "М-Аптека+". Основными направлениями, которые необходимо автоматизировать являются следующие:
- Заказ товара у поставщика
- Приход товара и его расценка
- Печать этикеток(штрихкодов), ценников, стеллажных карт
- Контроль ЖНВЛП(ЖВЛС) препаратов
- Контроль сроков годности и забракованных серий
- Продажа товара
- Первичная отчетность
- Аналитика
- Реализация товаров
Поэтому следует учитывать еще несколько важных моментов:
- Дальнейшее развитие Вашей аптеки, до сети аптек(даже 2 аптеки) - ведение централизованной общей информации по всем аптекам в сети, а не вариант, где каждая аптека сама по себе.
- Выделение общего сервера, или вынос офиса аптечной сети из помещения аптеки. Зачастую, после роста бизнеса, аптека увеличивает товарный запас и ассортимент, увеличивается количество менеджеров, которые работают с остальными аптеками в сети, и возникает ситуация, когда необходимо "вынести" менеджеров/операторов в отдельный офис, другое помещение, другой город (сталкивались и с таким).
- Централизованное ведение справочной информации.
- Легкость расширяемости системы и скорость автоматизации новых подразделений.
Соглашение о конфиденциальности
и обработке персональных данных
1.Общие положения
1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее - Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее - Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.
1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.
«Инсейлс» - Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и
«Пользователь» -
либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;
либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;
либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;
которое приняло условия настоящего Соглашения.
1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация - это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.
1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).
2.Обязанности Сторон
2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.
2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.
2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.
(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;
(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;
(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;
(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;
(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.
2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.
2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».
2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.
2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.
Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - .
2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.
2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.
Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.
2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.
2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.
3.Ответственность Сторон
3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.
4.Иные положения
4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.
4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).
4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.
4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».
Дата публикации: 01.12.2016г.
Полное наименование на русском языке:
Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»
Сокращенное наименование на русском языке:
ООО «Инсейлс Рус»
Наименование на английском языке:
InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)
Юридический адрес:
125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11
Почтовый адрес:
107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»
ИНН: 7714843760 КПП: 771401001
Банковские реквизиты:
). Чтобы отказаться от типовых форм кассовой первички, внесите изменения в учетную политику.
В конце рабочей смены кассир-операционист формирует отчет о закрытии смены на онлайн-ККТ. Этот отчет касса автоматически направит оператору фискальных данных.
Отчет о закрытии рабочей смены сформируйте не позднее 24 часов после ее начала. Если прошло больше 24 часов после открытия смены, кассовый чек пробить не получится.
Более подробный порядок работы с онлайн ККТ описан в файле ответа.
Обоснование
Какие торговые сделки подпадают под ЕНВД
Какие кассовые аппараты использовать при расчетах
Какие кассовые аппараты использовать
ККТ используйте, если она:
3. соответствует техническим характеристикам, указанным в Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Фискальный накопитель тоже должен соответствовать техническим требованиям. Используйте его, если он есть в реестре , исправен и опломбирован изготовителем. Это следует из статей , Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Внимание: за использование ККТ, которая не отвечает хотя бы одному из необходимых требований, законодательством предусмотрена административная ответственность ().
Реестры ККТ
Где посмотреть реестры ККТ, фискальных накопителей, операторов фискальных данных
Реестры ККТ, фискальных накопителей ведет ФНС (п. 5.5.16 , 5.5.17 положения, утв. постановлением Правительства от 30.09.2004 № 506). Порядок ведения реестра, требования к его структуре и составу установлены Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Все реестры ФНС размещает на официальном сайте . Посмотреть их можно здесь:
Заключать договор с оператором не потребуется, если вы используете ККТ без передачи данных там, где нет связи (п. 7 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ , приказ Минкомсвязи от 05.12.2016 № 616).
Фискальный накопитель
Какой срок действия ключа фискального накопителя онлайн-ККТ
Каждая онлайн-ККТ должна быть оборудована фискальным накопителем. Это устройство шифрует и защищает сведения о расчетах по кассе, записывает и хранит фискальные данные. По сути это электронная кассовая лента защищенная (ЭКЛЗ), но с дополнительными функциями. Фискальные накопители, которые можно устанавливать в онлайн-ККТ, включены в специальный реестр .
У фискального накопителя (ФН) есть ключ фискального признака. Срок его действия ограничен. То есть фискальный накопитель, как и ЭКЛЗ, необходимо периодически менять. Закон устанавливает только минимальный срок действия ключа. Максимальный срок не ограничен - это зависит от модели накопителя. Минимальные сроки действия таких ключей для наглядности приводим в таблице.
| Категория пользователя ККТ | Срок действия накопителя | Основание |
| Организации и предприниматели, которые оказывают услуги или применяют спецрежим (УСН, ЕСХН, ПСН, ЕНВД) | Не менее 36 месяцев со дня регистрации ККТ | Абз. 1 п. 6 ст. 4.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ |
|
Не менее 13 месяцев со дня регистрации ККТ, если: Ведете сезонную деятельность ; |
Абз. 2 п. 6 ст. 4.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ | |
| Организации и предприниматели на ОСНО и платежные агенты | Не менее 13 месяцев со дня регистрации ККТ |
Важно! За применение ККТ с фискальным накопителем на 13 месяцев в случаях, когда есть обязанность применять фискальный накопитель на 36 месяцев, предусмотрена административная ответственность: предупреждение или штраф в размере от 1500 до 3000 руб. - для должностных лиц и ИП и от 5000 до 10 000 руб. - для юридических лиц (ч. 4 ст. 14.5 КоАП , письмо ФНС от 12.02.2018 № ЕД-4-20/2631).
Однако привлечь к административной ответственности можно только при наличии вины, при отсутствии неустранимых сомнений в виновности лица (ч. , ст. 1.5 КоАП). Штрафа за установку фискального накопителя с другим сроком действия не будет, если, например, организации и предприниматели, которым предписано устанавливать вККТ накопители со сроком 36 месяцев, из-за дефицита нужных приборов применяют накопители на 13 месяцев, причем до окончания срока их использования. По мнению ФНС, вины пользователей ККТ в данном случае нет (письмо ФНС от 23.05.2017 № ЕД-4-20/9679).
Обратите внимание: с 1 января 2019 года формат фискальных документов версии 1.0 утрачивает силу. С этой даты нужно использовать в ККТ форматы фискальных документов версии 1.05 или 1.1. ФНС разъяснила, что при переходе с версии 1.0 на 1.05 менять фискальный накопитель не потребуется. Однако в настоящее время такой переход без замены фискального накопителя законодательно не прописан. Но соответствующий законопроект уже внесен на рассмотрение. Об этом - в письме ФНС от 12.02.2018 № ЕД-4-20/2586 .
Блокировка ККТ
Когда ККТ заблокируют
Если пропала сеть, онлайн-ККТ не передаст документ оператору фискальных данных. Учтите, что данные в фискальном накопителе хранятся 30 календарных дней. После чего касса заблокируется. Чтобы ее разблокировать, подключите ее к сети. Если нет непереданных документов, блокировки не будет. Это следует из пункта 4 статьи 4.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Как работать с кассовым аппаратом
Допуск сотрудника к работе на ККТ
Кто допускается к работе на ККТ
Раньше существовал такой порядок. В настоящее время часть указанных ниже требований соблюдают добровольно.
К работе на ККТ допускают сотрудников (кассиров-операционистов), которые ознакомились с Типовыми правилами эксплуатации ККТ. Кроме того, с этими сотрудниками нужно заключить договоры о полной материальной ответственности . Это следует из положений пункта 2.1 Закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ .
Издавать документы об обучении работе с ККТ не надо. Достаточно завести журнал, в котором сотрудники поставят подпись о том, что ознакомлены с правилами работы на ККТ.
Начало смены
В каком порядке начать рабочую смену на ККТ
Перед началом работы кассиру-операционисту нужно выдать:
- ключи от кассовой кабины;
- ключи от денежного ящика;
- необходимые расходные материалы (чековую и контрольную ленты, ленту для печатающего устройства, чистящие средства и т. п.);
- разменную монету и купюры.
Прежде чем принять оплату от покупателя, сформируйте отчет об открытии смены. Касса автоматически отправит этот отчет оператору фискальных данных. При положительной проверке ККТ получит подтверждение. После этого можно приступить к расчетам с покупателями.
Ситуация: как оформить кассовый чек, если продавец не платит НДС или освобожден от налога
Ставка и сумма НДС - обязательные реквизиты в кассовом чеке только для продавцов, которые являются плательщиками НДС. Если же организация НДС не платит или освобождена от налога, то данные реквизиты в чеке не выделяйте. Это следует из абзаца 10 пункта 1 статьи 4.7 Закона от 22.05.2003 №54-ФЗ.
Формат фискальных документов утвержден приказом ФНС от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229 . НДС передается тегами 1102-1107 . Если организация не платит или освобождена от НДС, достаточно указать тег 1105 «сумма расчета по чеку без НДС» . Расчеты с покупателями
Какие обязанности у пользователя ККТ
4. при расчетах с использованием электронных средств платежа обеспечивать ввод идентичной информации о сумме расчета в контрольно-кассовую технику и в устройства (абз. 2 п. 1 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ);
5. обеспечивать сохранность фискальных накопителей в течение пяти лет с даты окончания их использования в составе ККТ;
6. исключать возможность несанкционированного доступа третьих лиц к ККТ, программным, программно-аппаратным средствам в составе ККТ и ее фискальному накопителю;
7. предоставлять в ИФНС по запросам информацию и (или) документы, связанные с применением контрольно-кассовой техники;
8. обеспечивать налоговым инспекторам беспрепятственный доступ к ККТ и фискальному накопителю и предоставлять документацию на них;
9. заменять фискальный накопитель и материалы, требующие регулярной замены (расходные материалы).
Конец смены
В каком порядке заканчивать рабочую смену при работе на ККТ
Отчет о закрытии рабочей смены сформируйте не позднее 24 часов после ее начала. Если прошло больше 24 часов после открытия смены, кассовый чек пробить не получится. В конце смены до прибытия инкассатора:
- сформируйте отчет о закрытии смены на ККТ. Онлайн-ККТ автоматически отправит этот отчет оператору фискальных данных (п. , ст. 4.3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ);
- подготовьте и сдайте выручку старшему (главному) кассиру. Если организация небольшая (с одной-двумя операционными кассами), кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору. Это следует из пункта 2 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, пункта 6.1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина от 30.08.1993 № 104 , которые применяют в части, не противоречащей Закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ .
Подробнее о том, какие документы нужно оформить в конце рабочей смены, см. .
Раньше существовал такой порядок. В настоящее время эти требования соблюдают добровольно. После сдачи выручки и оформления документов кассир должен:
- выполнить обслуживание кассовой машины;
- отключить кассовую машину от сети;
- сдать ключи от кассовой машины и кассовой кабины руководителю организации, его заместителю или заведующему секцией на хранение под расписку.
Такой порядок предусмотрен пунктом 6.3 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина от 30.08.1993 № 104 , которые применяют в части, не противоречащей Закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ .
Какие документы оформлять при работе с ККТ
От каких первичных документов можно отказаться с онлайн-ККТ
При работе с онлайн-ККТ не обязательно применять формы, утвержденные постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132 . Дело в том, что фискальные данные, которые поступают в налоговую инспекцию с онлайн-ККТ, полностью заменяют информацию из форм КМ-1 , КМ-2 , КМ-3 , КМ-4 , КМ-5 , КМ-6 , КМ-7 , КМ-8 , КМ-9 . Такие разъяснения - в письме Минфина от 16.09.2016 № 03-01-15/54413 (доведено до налоговых инспекций письмом ФНС от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059).
Чтобы отказаться от типовых форм кассовой первички, внесите изменения в учетную политику. Дело в том, что первичные документы - это обязательный элемент учетной политики. Организация должна четко прописать, какие формы она использует. О том, как изменить учетную политику, читайте врекомендации .
Начало рабочей смены
Перед началом работы кассир-операционист из главной кассы организации получает разменную монету и купюры в необходимом для расчетов с покупателями количестве.Обеспечить кассира разменными деньгами должен директор или его заместители, администраторы. Порядок оборота разменных наличных денег (разменного фонда) утвердите приказом руководителя .
Разменные деньги, которые выдали из главной кассы , отразите в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5 . Для подтверждения получения разменных монет и купюр кассир-операционист расписывается в графе 4 книги. Это следует из пунктов , 4.5 и Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, пунктов 3.8 , 3.8.1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина от 30.08.1993 № 104 , утвержденных .
Кассовые аппараты позволяют регистрировать операции, которые не связаны с продажами или возвратом денег покупателю. Поэтому для контроля движения наличных в денежном ящике ККТ используйте нефискальные операции: «Внесение денег» и «Выплата денег».
Как оформить передачу разменных монет и купюр из главной кассы в кассы обособленных подразделений
Если разменные монеты и купюры передаются из главной кассы организации в кассы обособленных подразделений, то при передаче денег необходимо:
При поступлении разменных денег в кассу обособленного подразделения организации составьте приходный кассовый ордер по форме № КО-1 . Выдачу разменных денег из кассы обособленного подразделения кассирам-операционистам того же подразделения оформите в общем порядке .
Такой вывод следует из пунктов , и 6.4 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, указаний , утвержденных постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88 .
Эксплуатация ККТ в течение смены
В течение смены кассир-операционист:
1. принимает наличную и безналичную выручку, поступающую в оплату за реализованные товары (работы, услуги);
2. выдает наличные из кассы при возврате товаров покупателям (отказе клиентов от работ, услуг).
Возврат товара покупателем
Как при расчетах наличными оформить возврат товара от физлица
Независимо от того, когда покупатель возвращает товар, на онлайн-ККТ пробейте чек с признаком «возврат прихода». Это нужно делать как при возврате в день покупки, так и когда возврат оформляете спустя какое-то время (например, на следующий день или через неделю).
Организация-продавец обязана заменить товар или вернуть деньги покупателю, если он предъявил хотя бы один из следующих документов:
1. кассовый чек;
2. товарный чек;
3. иной документ, который подтверждает оплату.
Продавец вправе потребовать от покупателя предъявить документ, удостоверяющий его личность, для его идентификации (п. 2 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У ; п. 6.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).
Когда покупатель не сможет предъявить ни один из этих документов, он вправе сослаться на свидетельские показания, чтобы подтвердить факт покупки товара у продавца
Если любым из этих способов покупатель сможет доказать, что он купил товар у данного продавца, организация должна будет заменить товар или вернуть деньги.
Такой порядок следует из ГК и абзаца 3 пункта 1 статьи 25 Закона от 07.02.1992 № 2300-1.
При возврате денег на онлайн-ККТ оформите чек с признаком «возврат прихода». Это подтвердил Минфин в письме от 04.07.2017 № 03-01-15/42312, 03-01-15/42315 . При этом не важно, покупатель возвращает товар надлежащего качества или нет. Чек через оператора фискальных данных поступит в налоговую инспекцию. Ведь ККТ применяют при расчетах с покупателями, а это не только получение наличных, но и их выдача. Вернуть деньги можно из любой операционной кассы магазина, где был ранее приобретен товар.
Возврат сделайте по кассовому чеку покупателя. Поскольку вы возвращаете покупателю наличные, не забудьте также оформить РКО на сумму возврата. Отметим, что выписывать отдельный расходный ордер на каждый возврат денег не обязательно. Организация вправе оформить один РКО на всю сумму возврата на основании кассовых чеков в конце смены. Например, в течение дня поступила оплата наличными 200 000 руб. и были возвраты на сумму 20 000 руб. В таком случае оформите приходный ордер на 200 000 руб. и расходный ордер на 20 000 руб. Такой порядок следует из
