14 głównych kierunków rozwoju światowego rynku sedów. Międzynarodowy studencki biuletyn naukowy

Centrum informacyjno-analityczne TAdviser opublikowało tradycyjny coroczny raport na temat rynku systemów elektroniczne zarządzanie dokumentacją(EDMS) i zarządzanie treścią (ECM). Tym razem dotyczy to projektów rozpoczętych i zakończonych w latach 2016 i 2017.

Ocena rosyjskiego rynku EDMS w ujęciu pieniężnym

Według szacunków TAdviser w 2016 roku wielkość krajowego rynku systemów EDMS/ECM wyniosła ok. 41,6 miliarda rubli. Rynek wzrósł w ciągu roku o 10%. Ta sama dynamika ( 10% ) eksperci oczekują do końca 2017 r.

Maksymalny zysk ze sprzedaży, wdrażania i wsparcia systemów elektronicznego zarządzania dokumentami w 2016 roku uzyskała sieć franczyzobiorców firmy 1C. Całkowity dochód sprzedawcy i partnerów wyniósł 2,75 miliarda rubli. Naraz ponad 2 miliardy rubli Firma 1C i jej franczyzobiorcy zarabiali na wdrożeniu i wsparciu EDS, a sprzedaż licencji przyciągała wszystko do wspólnego skarbca 650,5 miliona jenów. Jednak wyniki sieci afiliacyjnej zostały zaprezentowane poza rankingiem, ponieważ nie ma jednego, ale ogromna liczba graczy rynkowych.

Na pierwszym miejscu oficjalnego rankingu znalazła się firma Logika Business osiągająca roczne przychody 1,86 miliarda rubli, drugi - „Krok” z 1,38 miliarda rubli, trzeci TerraLink z 964 miliony jenów. Nasz partner EOS zarobił pieniądze na sprzedaży, wdrażaniu i wsparciu EDMS „DELO” i EOS dla SharePoint w 2016 roku 793,5 mln rubli i zapewnił sobie czwarte miejsce w tabeli ogólnej.

Autorzy ratingu zauważają, że większość uczestników ratingu EDMS/ECM wykazała się dodatnią dynamiką przychodów w 2016 roku. Tylko 2 z 16 firm pogorszyło swoje wyniki wskaźniki finansowe- i są to integratorzy, a nie dostawcy. Wszystkie firmy zajmujące się rozwojem EDMS pozostały na plusie.

Ocena EDMS według liczby projektów

Directum jest liderem pod względem liczby projektów rozpoczętych i zakończonych w 2016 roku ( 739 ). Nasi partnerzy EOS ( 593 projekty publiczne na rok) i 1C ( 178 projekty) zajmują odpowiednio drugą i czwartą linię.

Branżowa dystrybucja projektów

Statystyki dystrybucji Projekty EDMS W tym roku TAdviser nie był wyświetlany według branży. Zrobiła to jednak za niego międzynarodowa firma badawcza IDC. Z jej obliczeń wynika, że w 2016 roku najwięcej osób zainwestowało w ECM Rosyjskie przedsiębiorstwa sektor przemysłowy, rządowy i finansowy. Ale podeszli do problemu inaczej. Przemysłowcy posiadający największy udział w rynku ( 25% ) skupiony na automatyzacji wewnętrznego obiegu dokumentów: rozbudowie funkcjonalności EDMS w zakresie zarządzania projektami, automatyzacji typowych scenariuszy biznesowych oraz integracji EDMS z systemami transakcyjnymi (CPM, BI). Lokator 23% rynku, sektor publiczny w 2016 roku przede wszystkim rozwiązał problemy związane z rozwojem MEDI i włączaniem nowych uczestników do interakcji międzyresortowych. Instytucje finansowe z udziałem 16% skupialiśmy się na automatyzacji zewnętrznego obiegu dokumentów: tworzeniu elektronicznych dossier klientów, aplikacji mobilnych, automatyzacji procesu udzielania pożyczek.

Kluczowe czynniki wzrostu rynku EDMS

Rynek EDMS/ECM w Rosji rośnie z roku na rok o 10%. Ma na to wpływ wiele czynników:

Trudna sytuacja ekonomiczna. Przedłużający się kryzys zmusił przedsiębiorstwa do poważniejszego zastanowienia się nad ograniczeniem inwestycji i zacieśnieniem polityki kontrola finansowa. Ze względu na napiętą sytuację gospodarczą wiele osób po raz pierwszy myśli o ocenie i optymalizacji swoich procesów biznesowych. I znaleźli skuteczne rozwiązanie- Systemy EDMS/ECM.

Proces zastępowania importu. W 2016 roku Rząd Federacji Rosyjskiej wydał rozporządzenie nr 1588-r, zobowiązujące federalne władze wykonawcze i państwowe fundusze pozabudżetowe do przejścia na oprogramowanie rosyjskie. Od tego czasu producenci krajowych systemów zarządzania dokumentami elektronicznymi obserwują stały popyt na ich rozwiązania. Niewykluczone, że w ślad za organizacjami rządowymi i organami rządowymi duże firmy branżowe będą zmuszone do przejścia na platformy krajowe udział państwa. I to jest główny segment klientów systemów EDMS i ECM. Jednakże, podobnie jak w obecnej sytuacji, przejście nie będzie gwałtowne. Wymiana wielkoskalowych systemów informatycznych zawsze wiąże się z koniecznością wysokie koszty i ryzyko, zatem modernizacja powinna przebiegać płynnie. Możesz zacząć od aktualizacji bazy danych i przejścia na oprogramowanie typu open source, takie jak PostgreSQL.

Kurs na gospodarka cyfrowa . Państwo systematycznie się uruchamia usługi elektroniczne(„Gosuslugi”, „Nalog.ru”), spółki handlowe itp. Przeniesienie procesów biznesowych do środowiska elektronicznego to skuteczny sposób na obniżenie kosztów towarów i usług, optymalizację kosztów pracy, czasu i finansów.
Szybki rozwój nowych technologii. Wraz z rozwojem nowych narzędzi do przetwarzania i przechowywania danych (blockchain, big data, sztuczna inteligencja) ewoluują także systemy elektronicznego zarządzania dokumentami. Rozszerza się ich funkcjonalność, pojawiają się nowe narzędzia do standaryzacji, wizualizacji i analizy informacji (BI). EDMS są coraz częściej wykorzystywane jako korporacyjne hurtownie danych.
Potrzeba automatyzacji YuZEDO. W latach 2016-2017 w organizacjach różnej wielkości i branż pojawiła się pilna potrzeba automatyzacji obiegu dokumentów istotnych prawnie (LWED). Co więcej, mówimy nie tylko o wykorzystaniu wykwalifikowanych podpis elektroniczny i wymiany on-line certyfikowanych dokumentów, ale także o potrzebach na poziomie pełnoprawnych mechanizmów integracyjnych, które pozwalają zminimalizować ręczne operacje i zapewnić ciągłość procesów end-to-end.
Totalna mobilizacja. Obecnie nie tylko menedżerowie, ale także zwykli wykonawcy potrzebują dostępu do programów pracy urządzenia mobilne. Możliwość połączenia się z firmowym EDMS z poziomu osobistego telefonu lub tabletu pozwala pracownikowi szybko poznawać nowe zadania i szybciej je realizować. Całkowite przejście komunikacji korporacyjnej do środowiska mobilnego doprowadziło do powstania całej branży obsługującej urządzenia mobilne dla biznesu. Obejmuje dostarczanie treści, usługi tworzenia narzędzi do ochrony danych korporacyjnych, projektowanie i tworzenie aplikacji mobilnych.
Dystrybucja usług chmurowych. Technologie Cloud EDMS są aktywnie wykorzystywane na poziomie państwa. Już dziś możesz ubiegać się o zmianę prawa jazdy lub paszportu, płacić podatki, a także uzyskać zaświadczenia o mieszkalnictwie i usługach komunalnych w środowisku cyfrowym – za pośrednictwem rządowych serwisów. Jeśli chodzi o sferę komercyjną, dla średnich i małych firm platforma ECM z pewnością musi być oparta na chmurze. Organizacjom z segmentu małych i średnich przedsiębiorstw zakup pudełkowej wersji EDMS nie jest opłacalny ekonomicznie. Stosowanie systemy chmurowe zarządzanie treścią jest bardzo wygodne duże przedsiębiorstwa. Takie ECM nie są ograniczone skalowalnością, są scentralizowane i zapewniają powszechny dostęp do pracowników z dowolnego typu urządzenia 24/7.
Wzrost ataków wirusów. Ostatnia fala ataków wirusów wywołała wzrost zainteresowania EDMS jako scentralizowanym systemem przechowywania informacji korporacyjnych.

Prognozy na najbliższą przyszłość

Eksperci wiążą dalszy rozwój rynku z rozwojem USEDO, archiwum finansowego i doskonaleniem mechanizmów integracji EDMS z innymi systemami informacyjnymi przedsiębiorstwa. Już dziś EDMS są płynnie zintegrowane z usługami analitycznymi i programami księgowymi. W niedalekiej przyszłości systemy elektronicznego zarządzania dokumentami zostaną jeszcze ściślej zintegrowane z krajobrazem IT organizacji. Eksperci umożliwiają nawet wypuszczenie konwergentnych rozwiązań do zintegrowanej pracy ze wszystkimi typami danych i treści firmowych.

Chatboty i mechanizmy sztucznej inteligencji będą coraz powszechniejsze w elektronicznych systemach zarządzania dokumentami. Z usługi rejestracji dokumentów EDMS zamieni się w systemu wielofunkcyjnego dokumentowanie wszelkiej działalności biznesowej przedsiębiorstwa, centrum dystrybucji informacji uwzględniające dane z wielu systemów informatycznych. Dodatkowo EDMS stanie się głównym dostawcą danych do głębokiej, kompleksowej analityki w systemach BI.

Czynniki ograniczające

Wśród głównych barier rozwoju rynku EDMS eksperci wymieniają:

Ograniczenia ramy prawne . Elektroniczne zarządzanie dokumentami jest nadal używane nie jako główne, ale jako zapasowy dokument papierowy.
Niewystarczająca unifikacja EDMS, brak jednolitej normy i przepisów. Na przykład pracownicy przedsiębiorstw przemysłowych pracować nie tylko ze standardowymi raportami, ale także ze specjalistyczną dokumentacją inżynierską (rysunki z programu AutoCAD). Brak takich dokumentów w standardowe formularze wiele osób zniechęca się do wdrażania EDS.

Doświadczenie we wdrażaniu EDMS „SoftExpert”

26.04.2018, czw., 16:46 czasu moskiewskiego , Tekst: Natalia Rudycheva

Rosyjscy programiści mają wszelkie szanse na całkowite podbicie rosyjskiego rynku EDMS. Istnieją ku temu przesłanki ekonomiczne i prawne. Pozostaje tylko stworzyć naprawdę wygodne, nowoczesne i niezawodne rozwiązania, zapewnić im wysokiej jakości wsparcie techniczne i odpowiednio zorganizować proces ich wdrożenia. Dyskutowali o tym uczestnicy konferencji „EDMS Market 2018” zorganizowanej przez CNews Conferences.

strony: 1 | |

Następny Obecna sytuacja na rynku rosyjskim jest korzystna dla rosyjskich programistów EDMS – rozpoczął swoje przemówienie, dyrektor marketingu strategicznego, DoxVision. Mają przewagę nad zachodnimi deweloperami ze względu na politykę substytucji importu i osłabienie rubla i mogą z powodzeniem konkurować z Open Text, jeśli stworzą produkty znacznie wyższej jakości. Tą właśnie drogą podąża firma DocsVision, która oferuje swoim klientom Docsvision ECM (wersja 5.5), którego wyróżnikiem jest skalowalność do ponad 100 tysięcy użytkowników, architektura mikroserwisowa i wieloplatformowość. Platforma pozwala na wykorzystanie wszystkich zalet nowych technologii, takich jak omnichannel, chmura, wsparcie dla nowych metod zarządzania (Agile, SCRUM), AI&ML, autorejestracja, wsparcie dla wdrożeń Agile, samoobsługa.

Około połowa projektów w 2017 roku była realizowana w oparciu o Open Text Documentum, kontynuacja Roman Konowaliow, dyrektor generalny„ID – Technologie Zarządzania”. Rośnie jednak zainteresowanie klientów rosyjskimi rozwiązaniami. Jako przykład podał utworzenie systemu zarządzania dokumentacją w grupie spółek Rosseti. W pierwszym etapie, który zakończył się w 2014 roku, klient wdrożył Open Text Documentum. Dziś z rozwiązania korzysta ponad 44 tysiące osób. W 2015 roku rozpoczął się drugi etap projektu, podczas którego powstał system zarządzania treścią oraz dokumentacją projektowo-kosztową (UKKiPSD) w oparciu o produkt opracowany przez firmę ID – Management Technologies. Według Romana Konovalova przyszłość branży leży w Produkty rosyjskie. Przykładowo stworzony przez jego firmę EDMS zapewnia możliwość samodzielnej konfiguracji, jest przeznaczony do automatyzacji procesów biznesowych dużych firm, posiada nowoczesny interfejs i pozwala zaoszczędzić na wdrożeniu, utrzymaniu i skalowaniu.

„Chociaż mamy bogate doświadczenie Wdrożenie SAP’a do automatyzacji wewnętrznej zdecydowaliśmy się wykorzystać platformę krajową” – mówi Jewgienij Gafarow, kierownik projektu firmy CIUS „Gazpromavtomatizatsiya”. – W ciągu 3 lat udało nam się w pełni zautomatyzować zarządzanie i wspieranie procesów biznesowych. Objęliśmy wszystkimi obszarami i rodzajami pracy firmy.” Kompleksowy projekt rozpoczął się od automatyzacji obiegu dokumentów – stworzenia systemu do ewidencji dokumentów i zarządzania zamówieniami. W ciągu ostatnich trzech lat cel EDMS radykalnie się zmienił. Na pierwszy plan wysunęły się jego funkcje BPM. Stało się „centrum mózgowym”, systemem zaplecza odpowiedzialnym za przepływy kontrolne przechodzące przez wszystkie systemy. Taka architektura pozwala szybko i tanio zautomatyzować procesy biznesowe. O zaletach takiego podejścia opowiedział uczestnikom konferencji Evgeniy Gafarov. Wśród nich jest szybka i tania automatyzacja, więcej zautomatyzowane procesy ze stałym budżetem i możliwością wykorzystania znanych użytkownikom systemów.

Jak zorganizować proces wdrożenia

Prawie 74% firm boryka się z problemami podczas pracy z dokumentami, rozpoczęła swoje przemówienie Elena Skripko, konsultant-metodolog w 1C. Są to powielanie działań, trudności w wyszukiwaniu, błędy i powielania, długi czas przetwarzania dokumentów i w efekcie spadek efektywności czasu pracy pracowników. Wszystko to negatywnie wpływa na proces zarządzania firmą i utrudnia podejmowanie skutecznych decyzji zarządczych.

Dlatego 1C przy wdrażaniu systemów elektronicznego zarządzania dokumentami zaleca stosowanie opracowanej i wielokrotnie testowanej metodologii. Po rozważeniu kilku przypadków okazało się, że najbardziej powszechny problem Problemem, z jakim borykają się firmy organizując pracę z dokumentami, jest wiele niepotrzebnych czynności wykonywanych przy nich. W rezultacie procedury pracy ulegają spowolnieniu, a fundusz wynagrodzeń jest wydawany w sposób irracjonalny. Kolejnym problemem jest wielokrotne skanowanie dokumentów księgowych podczas zatwierdzania i weryfikacji. W rezultacie księgowy otrzymuje stos zeskanowanych obrazów, z których każdy jest podpisany odpowiedzialna osoba. Czasami proces obiegu dokumentów nie jest zgodny z przyjętymi w firmie standardami, co świadczy o pogorszeniu się jego zarządzalności. Jest to poważny problem wymagający analizy i pilnych decyzji zarządczych.

Elektroniczna wymiana dokumentów pomiędzy organizacjami nie rozwija się tak szybko, jak byśmy chcieli – zauważa Witalij Kotow, Zastępca Dyrektora ds. Ekonomicznych Grupy Polyplastic. Możesz zmienić sytuację duże firmy, co może zmusić ich partnerów do przejścia na EDMS w sieciach B2B. Podzielił się swoimi doświadczeniami z Polyplastic. Firma stworzyła portal dla przewoźników, zintegrowała go z 1C:ERP, zorganizowała dostęp do niego przez WWW i aplikacja mobilna. Teraz portal realizuje funkcje elektronicznego obiegu dokumentów pomiędzy Polyplastic a przewoźnikami.

Dzielimy się naszym doświadczeniem

Klienci wypowiadający się na konferencji dzielili się swoimi doświadczeniami w zakresie automatyzacji dokumentów. W ten sposób spółka Stroytransneftegaz poszła drogą stworzenia elektronicznego archiwum – stwierdził Paweł Potemin, szef elektronicznej służby archiwalnej Stroytransneftegaz. Koszty jego wdrożenia były minimalne. Rozwiązanie charakteryzuje się intuicyjną funkcjonalnością, a użytkownicy są bardzo zadowoleni z jego użytkowania. Jeśli chodzi o EDMS, zdaniem Pawła Potiomkina, najlepiej jest go wdrożyć jako zestaw odrębnych modułów z jasnymi i zrozumiałymi zadaniami, w tym integracją z innymi systemami. Jako przykład takiej technologii podał system zarządzania procesami biznesowymi ELMA.

Proces obiegu dokumentów w sektorze publicznym jest ściśle regulowany, a odrzucenie papieru jest już wymogiem prawnym – mówi Jewgienija Surowcewa, zastępca kierownika katedry – kierownik katedry systemów informatycznych zarządzania informacją oprogramowanie Administracja miasta Władywostoku. W forma elektroniczna Musi nastąpić nie tylko wymiana dokumentów, ale także ich koordynacja i proces interakcji z obywatelami i przedsiębiorstwami. Ważne wymaganie do EDMS w agencjach rządowych w ostatnio stała się mobilnością. Wśród trudności, o których wspomniała Evgenia Surovtseva, jest konieczność przeszkolenia wszystkich nowych pracowników do pracy z EDMS, którzy z reguły mieli do czynienia z zupełnie innymi rozwiązaniami w poprzednich miejscach pracy.

Mówił o doświadczeniach związanych z wdrażaniem regionalnego systemu interakcji elektronicznej Nikołaj Zemskoj, zastępca kierownika wydziału IT Administracji Obwodu Tambowskiego. Projekt rozpoczął się w 2012 roku. Obecnie do systemu podłączone są 2 organy wykonawcze i 16 organów władzy samorząd lokalny(LSG) regionu, łączna liczba użytkowników wynosi 1661 osób. Na rok 2018 planowane jest połączenie rad sołeckich, rad miejskich, instytucji podległych organom samorządu terytorialnego, rozszerzenie kontroli nad pracą użytkowników w EDMS, wykorzystanie dodatkowych funkcjonalności, typizacja interakcji, opracowanie formularzy i wzorów dokumentów, stworzenie mechanizmu do generowania ustrukturyzowanych żądań informacji.

Udostępniono kolejny przypadek udanego wdrożenia EDMS Paweł Gorszkow, kierownik wydziału przedszkolnej placówki oświatowej Federalnego Centrum Projektowania i Rozwoju Obiektów Medycyny Nuklearnej. Projekt rozpoczął się w grudniu 2015 r., a zakończył w kwietniu 2017 r. i obejmował 2 etapy. W pierwszym przypadku zautomatyzowano pracę biurową, umowy i zamówienia, w drugim zautomatyzowano żądania klientów dotyczące produkcji i dostawy produktów. Dzięki temu możliwe było całkowite wyeliminowanie strat i przypadkowych zmian w dokumentach w trakcie ich przetwarzania. cykl życia. Czas przetwarzania dokumentów został skrócony 10-krotnie, a czas akceptacji 6-krotnie. Roczne oszczędności w pracy procesowej wyniosły ponad 5794 roboczogodzin.

EDI stało się głównym narzędziem komunikacji z klientami w firmie – mówi Igora Castillo, menadżer ds. rozwoju biznesu w Paulig Group. Rozwój elektronicznego systemu zarządzania dokumentami rozpoczął się w 2007 roku. Obecnie ponad 80% obrotów firmy obsługiwanych jest przez systemy EDI. Liczba zamówień przyjętych za pośrednictwem elektronicznych kanałów komunikacji osiągnęła 92%. Wymieniane są standardowe komunikaty logistyczne (ORDERS, ORDRESP, DESADV, RECADV, RETANN itp.), planowanie dostaw (DELFOR), koordynacja cen, daty główne i zestawienia (PRICAT), zawarte są dane dotyczące sprzedaży i stanu zapasów (INVREPT , SLSRPT ), wdrożono procesy śledzenia partii z wykorzystaniem kodu SSCC.

Denis Gorbunow, szef biura projektowego działu technologii informatycznych grupy Cherkizovo, opowiedział w swoim raporcie o głównych etapach rozwój EDMS w Rosji. Jego zdaniem rynek ten charakteryzuje się dziś jasnymi wymaganiami klientów, standardowymi scenariuszami wdrożeń i redukcjami budżetów na realizację projektów, a także zacieraniem się granicy pomiędzy rozwiązaniami krajowymi i zagranicznymi. Jednocześnie wiele pytań pozostaje nadal otwartych. Czy warto np. stworzyć firmową bazę danych, czy lepiej skorzystać z usług otwartych typu Google Drive czy Microsoft Onedrive? Czy wystarczy wykorzystać wbudowane możliwości EDMS do zarządzania procesami biznesowymi, czy też są one konieczne? produkty specjalistyczne? Jak zmieni się rola EDMS w związku z trendem przechodzenia od dokumentów do transakcji?

Wielu z Was wykorzystuje w swojej pracy EDMS już od dłuższego czasu, niektórzy są w trakcie wdrażania, ale są też tacy, którzy dopiero się przyglądają. Jednak wiedza nt nowoczesne systemy Sposób zarządzania dokumentacją i informacjami firmowymi przyda się zarówno początkującym, jak i doświadczonym użytkownikom. Kryteria wyboru EDMS

Nie jest tajemnicą, że dobrze zbudowane i zoptymalizowane procesy biznesowe są kluczem do sukcesu firmy. Jednym z najważniejszych i najbardziej zasobochłonnych procesów jest proces wsparcie dokumentacji kierownictwo. Przede wszystkim są to koszty czasu (koordynacja, zatwierdzanie, podpisywanie, kontrola wykonania), koszty pracy (konieczność posiadania specjalisty odpowiedzialnego za obieg dokumentów w kadrze), nie mówiąc już o kosztach materiały eksploatacyjne i sprzęt biurowy. EDMS ma na celu optymalizację tego procesu, a co za tym idzie znaczne obniżenie kosztów jego realizacji.

Pomimo trudnych warunków ekonomicznych EDMS na rynku informatycznym pozostają jednymi z najpopularniejszych systemów, gdyż pozwalają na:

zwiększyć efektywność zarządzania firmą poprzez zapewnienie zarządzania wszystkim niezbędne informacje do podejmowania decyzji;
optymalizować pracę pracowników z dokumentami;
oszczędzaj krytycznie ważne informacje oraz wartości niematerialne i prawne przedsiębiorstwa (informacje, które mogą zostać utracone w wyniku zwolnienia lub redukcji zatrudnienia), tj. w celu zapewnienia ciągłości działalności lub procesów biznesowych.

Naturalnie, informacje o przydatności nowoczesnych technologii dla pracowników biurowych nie są niczym nowym. Jeśli czytasz te linie, oznacza to, że ten temat jest Ci bliski. Być może wielu z Was wykorzystuje w swojej pracy EDMS już od dłuższego czasu, niektórzy są w trakcie wdrażania, ale są też tacy, którzy wciąż się przyglądają.

Niemniej jednak wiedza na temat nowoczesnych systemów zarządzania dokumentacją firmową i informacją przyda się zarówno początkującym, jak i doświadczonym użytkownikom.

Rynek aktywnie się rozwija; istnieje wiele produktów, rozwiązań biznesowych i dodatkowych opcji zaprojektowanych w celu rozwiązania różnych problemów. I nawet jeśli Twoja firma posiada już rozwiązanie do automatyzacji biura i współpracy pracowników, prawdopodobnie zastanawiasz się teraz, jak je zoptymalizować.

Warto zrozumieć, że systemy elektronicznego zarządzania dokumentami wdrożone w firmie nie są zamrożoną jednostką, ale żywym organizmem, który wymaga dużej uwagi, kontroli i rozwoju. Jeżeli system nie zostanie opracowany w odpowiednim czasie, to już wkrótce stanie się przestarzały i nie będzie już używany przez pracowników.

Serwis DOW - klient EDMS

Być może teraz zadajesz sobie pytanie: „Po co my, urzędnicy, musimy rozumieć rynek EDMS, skoro istnieją „specjaliści IT” i wybór programów to ich chleb powszedni?

Naiwnością jest wierzyć, że specjaliści IT rozwiążą ten problem za Ciebie! Większość dokumentów jest obecnie tworzona, przetwarzana i przechowywana w formie elektronicznej. Pracownicy koordynują wiele dokumentów za pomocą ICQ, Skype i poczty elektronicznej. Ponadto dokumenty są tworzone i zapisywane w różnych formatach. Zarządzanie tymi informacjami jest zadaniem urzędników.

Znam wiele przypadków, w których urzędnicy faktycznie stali się twórcami systemów elektronicznego zarządzania dokumentami, spisując „od zera” wymagania dla systemu. To tu zaczęła się ich udręka i rozpoczęły się długie procesy rozwoju, udoskonalania i wdrażania systemu.

Początkowo pełnili funkcję analityków biznesowych – opisując wszystkie procesy przepływu dokumentów. Następnie w roli testerów, akceptując uzyskane wyniki. Cóż, a następnie w roli nauczycieli, szkoląc pracowników swojej organizacji do pracy z systemem. Oczywiście wszystkie te procesy są bardzo długotrwałe i zajmują znaczną ilość czasu – w najlepszym przypadku kilka miesięcy, w najgorszym przypadku lata. Przyznali mi później, że gdyby mogli wcześniej wziąć udział w procesie selekcji, zaoszczędziliby sobie mnóstwo wysiłku i czasu, a swojej firmie mnóstwo pieniędzy! Ale najważniejsze, że już dawno zorganizowaliby w systemie wspólną pracę – swoją i pracowników firmy.

Twórcy niestandardowych rozwiązań w większości przypadków skupiają się na wymaganiach użytkownika. Tylko nie biorą pod uwagę, że użytkownicy często nie wiedzą, jakie wymagania przedstawić i jakie istnieją sposoby realizacji swoich zadań.

Znajomość produktów dostępnych na rynku, zrozumienie zasad ich działania daje przewagę przy wyborze i ostatecznie pozwala wybrać najbardziej efektywne rozwiązanie, oszczędzając wysiłek, nerwy i pieniądze dla firmy.

Które rozwiązanie wybrać?

Zdecydowałeś się więc zrozumieć sytuację na rynku EDMS i znaleźć odpowiedni system, który rozwiąże Twoje problemy. Otwierasz Internet, a tam...

A nazw, opisów, wykresów firm analitycznych, różnych porównań jest tak dużo, że można po prostu utonąć w tym morzu informacji. Oto tylko niektóre liczby dotyczące liczby produktów na rynku rosyjskim.

Według stanu na luty 2010 roku katalog systemów elektronicznego zarządzania dokumentami w serwisie TAdviser zawierał około 179 pozycji, lista katalogowa Docflow obejmuje 170 produktów, istnieją także różne niezależne portale o systemach zarządzania dokumentami, gdzie lista rozwiązań obejmuje 45 pozycji. Firma DSS Consulting wyróżnia rozwiązania od około 15-20 firm, które mają na swoim koncie wiele udanych projektów wdrożeniowych w kilku okresach.

Jak widać, rynek rosyjski oferuje szeroką gamę rozwiązań należących do klasy elektronicznych systemów zarządzania dokumentami.

Systemy można nazwać różnie: „systemem automatyzacji biura”, „biurem elektronicznym”, „systemem zarządzania operacyjnego firmą”, „systemem zarządzania treścią”, „systemem ECM” itp.

Wydawałoby się, jaka jest różnica? W końcu wszystkie systemy robią praktycznie to samo - zapewniają zarządzanie dokumentami elektronicznymi. A obieg dokumentów to dość sformalizowany obszar i wszelkie rozwiązania służące jego automatyzacji powinny być do siebie bardzo podobne.

Jednak rynek oprogramowania jest bardzo zróżnicowany - istnieją drogie systemy i rozwiązania klasy ekonomicznej, istnieją wysoce wyspecjalizowane systemy i projektanci, którzy pozwalają na realizację dowolnych planów klienta. Cała ta różnorodność rynku wynika z faktu, że te same wymagania funkcjonalne są realizowane w różny sposób, na różnych platformach, przy użyciu różnych technologii.

Obecnie rynek osiągnął pewien etap dojrzałości, wśród EDMS wyłonili się jego liderzy, a wciąż pojawiają się nowe rozwiązania, co świadczy o tym, że proces rozwoju systemu trwa. W przeciwieństwie do rynku oprogramowania księgowego, na którym niewątpliwie liderem jest 1C, rynek EDMS nie jest tak spolaryzowany; kupujący ma niezwykle szeroki wybór: od wiodących światowych producentów po rozwiązania na zamówienie, które uwzględniają cechy konkretnego klienta. Trudno to odgadnąć, prawda?

Problem wyboru EDMS

Bogactwo ofert na rynku oprogramowania biurowego powoduje problem wyboru. Jednak ze względu na brak obiektywnych kryteriów i ogólnie przyjętych metod oceny jakości proponowanego EDMS i ich zgodności z rzeczywistymi potrzebami organizacji istnieje ryzyko nabycia „niewłaściwego” systemu: zbyt słabego lub wręcz przeciwnie , zbędne do rozwiązywania konkretnych problemów. Ryzyko może wzrosnąć na etapie wdrażania, ponieważ nawet dobry system można skonfigurować tak, aby praca w nim nie była efektywna.

W rezultacie większość organizacji wybiera rozwiązania programowe z zakresu elektronicznego zarządzania dokumentami na własne ryzyko i ryzyko, kierując się własnymi kryteriami, intuicją lub ufając obietnicom programistów i specjalistów wdrażających system.

Najczęściej przyczyną niepowodzeń jest nie tyle jakość rozwiązania programowego, co jego błędny wybór i błędy popełnione podczas wdrożenia, wynikające z braku dobrze sformułowanych wymagań dla EDMS.

Na przełomie 2008 i 2009 r. Firma DSS Consulting przeprowadziła badanie wśród firm stosujących EDMS, które wdrożyły EDMS w 2008 roku. Na pytanie: „Jak firmy wybierają EDMS?” najpopularniejszymi odpowiedziami były:

wybrany na podstawie rekomendacji;
analizował informacje w Internecie;
wybrał pierwsze dostępne rozwiązanie;
decyzja została „zrzucona z góry”.

Doświadczenie wielu firm pokazuje, że konsekwencją nieudanego wyboru EDS są nie tylko straty materialne, przejściowe, organizacyjne, ale przede wszystkim nieosiąganie przez organizację postawionych sobie celów i opóźnienie w rozwoju.

W związku z tym istnieje realne zapotrzebowanie na informacje, które pozwoliłyby: w oparciu o analizę systemu wspomagania dokumentacji zarządzania i procesów biznesowych organizacji sformułować wymagania dla EDMS, w oparciu o obiektywne kryteria oceny i porównania EDMS prezentowane na rynku, wybrać odpowiedni produkt i zapewnić jego efektywne wykorzystanie.

Kryteria wyboru EDMS

Zanim przystąpimy do dość szerokiego tematu przeglądu obecnej sytuacji w języku rosyjskim i rynki międzynarodowe rozwiązań informacyjnych tej klasy, a także analizę konkretnych rozwiązań, skupimy się na głównych kryteriach, na które należy zwrócić uwagę niezależnie od klasy oprogramowania i zajmowanego udziału w rynku.

EDMS organizacji musi rozwiązywać szeroki zakres problemów, a jednocześnie być wygodny i elastyczny w konfiguracji, aby mógł być obsługiwany przez klienta. Można oczywiście skorzystać z platformy ECM i uzyskać wysoce spersonalizowane rozwiązanie, które uwzględnia wszystkie procesy biznesowe firmy, jednak wdrożenie takich systemów trwa zwykle od kilku miesięcy do roku lub dłużej i wymaga znacznych kosztów finansowych. Zawsze jednak zależy Ci na tym, aby czas wdrożenia był minimalny, a szkolenie personelu szybkie i najlepiej bez przerwy w działalności produkcyjnej.

Najczęściej wyboru EDS dokonuje się na podstawie następujących kryteriów:

koszt licencji EDMS i innych niezbędnych komponentów (sprzęt, DBMS);
koszty wdrożenia i wsparcia EDMS;
możliwość rozbudowy systemu o dodatkowe moduły i integrację z innymi produktami;
bezpieczeństwo informacji;
platforma i wykorzystywane technologie;
reputacja dewelopera i dostawcy (organizacji wdrażającej system);
kompletność funkcjonalna.

Zastanówmy się nad znaczeniem powyższych kryteriów.

Koszt licencji zawsze był jednym z głównych kryteriów wyboru systemu. Klienci EDMS od dawna wiedzą, że tani produkt nie zawsze jest dobry.

System musi być dostępny, aby klient mógł samodzielnie dokonać niektórych ustawień systemu, np. samodzielnie podłączyć i skonfigurować słowniki, podręczniki, standardowe trasy dokumentów itp., bez ponownego uciekania się do usług programistów lub integratorów systemów. Koszt eksploatacji systemu będzie niższy.

System powinien być rozwiązaniem pozwalającym na jego dalszą rozbudowę poprzez dodawanie nowych modułów i możliwości.

Zakres możliwości rozszerzonych o dodatkowe moduły może obejmować zarówno integrację z określonymi aplikacjami, jak i rozbudowę funkcjonalności systemu.

Przy wyborze systemu szczególną uwagę zwraca się na jego bezpieczeństwo informacji, w jaki sposób realizowane są zasady ochrony danych poufnych, jak zorganizowany jest system kontroli dostępu, czy system obsługuje stosowanie podpisów elektronicznych i szyfrowania.

Przy wyborze systemu z reguły bierze się pod uwagę, na jakiej platformie jest on zbudowany i jakie technologie są stosowane. I tutaj priorytetem nie jest nowość, ale stabilność i niezawodność. Istotną rolę w wyborze odgrywa zastosowany system zarządzania bazą danych (SZBD) oraz narzędzia programistyczne.

Jeśli organizacja ma już korporacyjny standard dla DBMS, bardziej logiczne jest, jeśli EDMS będzie go przestrzegał. Nie zaleca się rozszerzania listy obsługiwanych systemów DBMS, jeśli nie jest to absolutnie konieczne. To samo dotyczy narzędzi programistycznych. Im są bardziej znane i rozpowszechnione, tym więcej specjalistów je zna i będzie w stanie opracować dodatkowe komponenty dla EDMS i tym mniejsze ryzyko niepowodzenia projektu z powodu braku takich specjalistów.

Przy wyborze programisty EDMS z reguły brane są pod uwagę takie czynniki, jak czas działania na rynku EDMS, reputacja wśród użytkowników i konkurencji, jakość wsparcie techniczne, częstotliwość wydawania aktualizacji systemu. Równie ważny jest wybór rzetelnej firmy – dostawcy EDMS, jeśli firma deweloperska nie współpracuje bezpośrednio z klientami.

Na etapie selekcji należy szczegółowo ocenić doświadczenie udanych projektów i wdrożeń oraz poziom kwalifikacji personelu. Możliwość ukończenia systemu informatycznego w rozsądnym terminie (przy akceptowalnych warunkach cenowych) dostosowanym do specyfiki przedsiębiorstwa zależy od firmy dostawcy.

Być może najważniejszym kryterium jest kompletność funkcjonalna systemu. Niezależnie od tego, jak dobry jest system pod każdym innym względem, jego głównym zadaniem jest zapewnienie realizacji funkcji elektronicznego zarządzania dokumentami.

Do tej pory klienci rzadko z nich korzystali systematyczne podejście ocenić kompletność funkcjonalną EDMS, opierając się na swojej subiektywnej opinii opartej na zapoznaniu się z materiałami marketingowymi lub, w najlepszym razie, na pobieżnej znajomości produktu na stanowisku testowym. To nie wystarczy do pomyślnego praktycznego wykorzystania EDMS.

Do właściwy wybór bez przeprowadzenia kompleksowej oceny i porównania systemów, przede wszystkim pod kątem parametrów funkcjonalnych, bez uwzględnienia celów strategicznych i bieżących zadań Klienta, jest praktycznie niemożliwe.

W rozwiązaniu tego problemu może pomóc wstępna analiza rynku: wstępne zapoznanie się z jego głównymi uczestnikami, produktami na rynku, kluczowymi technologiami i usystematyzowaniem według głównych parametrów.

Drodzy czytelnicy! W związku z tym, że podczas zbierania materiału do niniejszego opracowania błędnie oceniono funkcjonalność prezentowanego w recenzji systemu MOTIV, redakcja według własnego uznania dostosowała diagramy tak, aby dokładniej odzwierciedlały funkcjonalność określonego produktu. Poprawione diagramy wskazują funkcjonalność systemu MOTIV w wersji 1.1, która istniała w momencie selekcji uczestników testów (marzec 2010). Możliwe jest, że niektóre parametry innych systemów również zostaną błędnie oszacowane.

Przypominamy również, że na chwilę obecną materiał jest bardzo przestarzały i nie może być podstawą oceny funkcjonalności współczesnych wersji tych systemów ani relacji pomiędzy nimi.

W nowoczesna organizacja Elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją (EDMS) stają się istotnym elementem infrastruktury informatycznej. Z ich pomocą firmy handlowe i przedsiębiorstwa przemysłowe zwiększają efektywność swoich działań, a w agencjach rządowych problemy rozwiązywane są w oparciu o technologie elektronicznego zarządzania dokumentami zarządzanie wewnętrzne, interakcja międzyresortowa i interakcja z ludnością. Powszechnie przyjętym skrótem jest EDMS, choć obok niego stosuje się również SAD (system automatyzacji biura), EDMS (system elektronicznego zarządzania dokumentami) i SADO (system automatyzacji dokumentów).

System zarządzania dokumentami elektronicznymi (EDMS) to system organizacyjno-techniczny zapewniający proces tworzenia, kontroli dostępu i dystrybucji dokumentów elektronicznych w sieciach komputerowych, a także zapewniający kontrolę nad obiegiem dokumentów w organizacji.

Początkowo systemy tej klasy traktowano wyłącznie jako narzędzie automatyzujące klasyczne zadania pracy biurowej, jednak z biegiem czasu zaczęły one obejmować coraz szerszy zakres zadań. Dziś programiści EDMS skupiają swoje produkty na pracy nie tylko z korespondencją i ORD (dokumentami organizacyjnymi i administracyjnymi), ale także z różnymi dokumentami wewnętrznymi (umowy, regulacje, referencje i dokumentacja projektowa, dokumenty dot Działania kadrowe itp.). EDMS służą również do rozwiązywania stosowanych problemów, w których ważnym elementem jest praca z dokumentami elektronicznymi: zarządzanie interakcjami z klientami, przetwarzanie wniosków obywateli, automatyzacja pracy działu obsługi, organizowanie przepływu dokumentów projektowych itp. W rzeczywistości dokument elektroniczny system przepływu to dowolny system informatyczny umożliwiający pracę z dokumentami elektronicznymi.

Rynek EDMS w ostatnie lata to jeden z najdynamiczniej rozwijających się segmentów krajowej branży IT. Według IDC, w 2009 roku, na tle prawie 50% spadku wolumenu całego rynku oprogramowania w Rosji, segment ten wykazał dużą stabilność. Jego spadek według danych za 2009 rok wyniósł nie więcej niż 20-25%. Według CNews Analytics wielkość dzisiejszego rynku EDMS w ujęciu liczbowym wynosi około 220–250 milionów dolarów.

Konsumentami technologii elektronicznego zarządzania dokumentami są organizacje różnej wielkości i specyficznej działalności. Tradycyjnie głównym konsumentem EDMS pozostaje sektor publiczny. Zdaniem ekspertów około 30% projektów wdrażania technologii elektronicznego zarządzania dokumentami realizowanych jest przez agencje rządowe. Ważne jest, że to właśnie interes państwa stał się podstawą stabilności rynku EDMS, który nawet w czasie kryzysu otrzymał znaczący impuls do rozwoju. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją zostało uznane za kluczowy element koncepcji „elektronicznego rządu”, którego wdrożenie powinno pomóc w wyeliminowaniu przeszkód biurokratycznych w interakcji państwa, ludności i biznesu, a także ograniczeniu korupcji. Jako cecha realizacji projektów w organach władza państwowa i dużych instytucji rządowych warto zwrócić uwagę na zwiększone wymagania w zakresie bezpieczeństwa informacji. Mówimy o budowie (rozwoju) bezpiecznych systemów zarządzania dokumentami elektronicznymi w oparciu o replikowane produkty programowe.

O programistach EDMS

Wybierając rozwiązania klasy EDMS, Klient bierze pod uwagę różne opcje: rozwiązanie pudełkowe, rozwiązanie oparte na platformie lub rozwój na zamówienie. Oferują głównie rosyjscy programiści gotowe rozwiązania, a zachodnie są dostawcami platform, w oparciu o które wdrażane są rozwiązania projektowe i opracowania niestandardowe. Według statystyk w strukturze rynku rosyjscy deweloperzy stanowią około 95% całkowitej liczby projektów związanych z wdrożeniem EDMS. Jednym z wyjaśnień jest to, że w Rosji specyfika pracy z dokumentami, oparta na krajowych tradycjach zarządzania, jest nadal silna.

Warto zaznaczyć, że wielu dostawców zaczęło udostępniać klientom EDMS w trybie SaaS (Software as a Service), ale na razie takie podejście z kilku powodów (zaufanie do dostawcy, jakość i niezawodność kanałów komunikacji) , jest raczej traktowany jako forma zapoznania się z możliwościami systemu, a nie jako realistyczne podejście do automatyzacji dokumentów.

Jednym z pojawiających się trendów jest wykorzystanie do pracy z dokumentami systemów klasy ECM (Enterprise Content Management).

Na podstawie materiałów z wolnej encyklopedii (Wikipedia):
Zarządzanie treścią przedsiębiorstwa (ECM) - zarządzanie zasobami informacyjnymi przedsiębiorstwa lub zarządzanie informacje korporacyjne.

W ramach koncepcji ECM obieg dokumentów jest uważany za jedno z zadań zapewniających pracę z informacją korporacyjną. Kibic to podejście to głównie zachodni deweloperzy. I chociaż w Rosji zapotrzebowanie na takie technologie jest wciąż w fazie kształtowania, wiele krajowych EDMS wdrożyło już różne komponenty ECM: zarządzanie dokumentami, zarządzanie obrazami dokumentów, długoterminowe przechowywanie dokumentów, zarządzanie przepływem pracy, zbiorowa praca z dokumentami. Zasadniczo technologie ECM różnią się od EDMS głębszym opracowaniem zagadnień zarządzania treściami internetowymi i multimedialnymi.

Inicjatywy państwowe wokół „Dokumentu elektronicznego”

W latach 2009-2010 w Rosji zaczęto realizować kilka inicjatyw rządu światowego, związanych z organizacją oficjalnych interakcji elektronicznych między państwem, ludnością i biznesem, mających na celu zwiększenie poziomu penetracji technologii informacyjnych w różne aspekty życia państwowego i publicznego. Powinny one obejmować zatwierdzenie wykazu usługi publiczne udostępnianych społeczeństwu za pośrednictwem Internetu oraz zatwierdzenie przepisów dotyczących międzyresortowego systemu obiegu dokumentów, co stało się pierwszymi ważnymi krokami w kierunku realizacji koncepcji „administracji elektronicznej”.

Warto zauważyć, że pytanie o ramy prawne dokument elektroniczny pozostaje nadal otwarty. Obecnie działalność uczestników elektronicznego zarządzania dokumentami regulują przepisy ustawowe i wykonawcze dotyczące korzystania z elektroniki podpis cyfrowy(EDS), GOST oraz instrukcje dotyczące pracy biurowej i archiwizacji, przepisy ustawowe i wykonawcze dot technologia informacyjna. Okazuje się, że na poziomie państwa zdefiniowano zasady i procedurę pracy z dokumentami, istnieją wymagania bezpieczeństwa dla systemów informatycznych, ale ustawodawstwo jeszcze nie zdefiniowało stan prawny dokument elektroniczny.

Normy w zakresie EDMS

Obecnie działalność programistów EDMS praktycznie nie jest regulowana. Podczas opracowywania oprogramowania i wdrażania projektów wdrożeniowych programiści i dostawcy w mniejszym lub większym stopniu kierują się następującymi dokumentami regulacyjnymi i prawnymi:

GOST R 51141-98. Prowadzenie ewidencji i archiwizacja. Terminy i definicje (zatwierdzone dekretem standardu państwowego Federacji Rosyjskiej z dnia 27 lutego 1998 r. nr 28);
Ustawa federalna z dnia 10 stycznia 2002 r. nr 1-FZ „O elektronicznym podpisie cyfrowym” (zmieniona 8 listopada 2007 r.);
GOST R 6.30-2003. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące przygotowywania dokumentów (zatwierdzone dekretem standardu państwowego Federacji Rosyjskiej z dnia 3 marca 2003 r. N 65-st);
Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 22 września 2009 r. nr 754 „W sprawie zatwierdzenia Regulaminu systemu międzyresortowego zarządzania dokumentami elektronicznymi”;
Ustawa federalna z dnia 27 lipca 2006 r. Nr 149-FZ „O informacjach, technologiach informacyjnych i ochronie informacji”.

Realizując projekty mające na celu wdrożenie EDMS, w przypadku pracy z danymi osobowymi, należy kierować się wymogami przepisów federalnych z dnia 27 lipca 2006 r. N 152-FZ „O danych osobowych” i z dnia 27 grudnia 2009 r. N 363-FZ „W sprawie poprawek do artykułów 19 i 25 Prawo federalne„O danych osobowych”.

Ponieważ GOST mają charakter doradczy, programiści uwzględniają w swoich rozwiązaniach maksymalną elastyczność, aby w zależności od klienta możliwe było wdrożenie różnych schematów pracy z dokumentami w oparciu o system. Często architektura i logika systemu muszą zapewniać różne, a czasami przeciwstawne podejścia do automatyzacji dokumentów. Brak ogólnie przyjętych standardów jest problemem nie tylko dla programistów, ale także dla klientów, ponieważ wybór wymagań dla EDMS staje się zadaniem zbyt subiektywnym. Przedsiębiorstwa często nie mogą nawet skupić się na praktykach branżowych (takie podejście sprawdziło się przy wyborze dostawcy systemów informatycznych takich jak ERP, CRM, HRM itp.). Zasady i regulacje dotyczące pracy z dokumentami mogą różnić się w zależności od przedsiębiorstwa, nie tylko w ramach tej samej branży, ale nawet w ramach tej samej grupy firm. Niektóre proste przykłady: czy przedsiębiorstwo działa zgodnie ze standardami GOST, czy nie? Jak wyraźnie praca z dokumentami jest zgodna ze standardami GOST? Czy najwyższe kierownictwo jest gotowe do pracy w systemie, czy też asystenci i sekretarze będą pracować dla najwyższego kierownictwa? Czy firma stosuje jakieś zachodnie praktyki zarządzania? Z jakich narzędzi automatyzacji korzystają pracownicy w pracy? I chociaż ogólnie kompleks zadań związanych z zarządzaniem dokumentami elektronicznymi jest dość jasny, metody ich realizacji znacznie się różnią. Okazuje się, że jednym z głównych wymagań stawianych twórcom nowoczesnego EDMS jest zaoferowanie rozwiązania adekwatnego cenowo, jakościowo i czasowo wdrożeniowo, niezależnie od specyfiki pracy Klienta (czyli spełniającego jakąkolwiek specyfikę).

Możliwości techniczne nowoczesnych systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją

W przeglądzie zbadano dziewięć najpopularniejszych EDMS w Rosji: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Document Flow (1C), Boss-Referent (BOSS - Referent, IT Co .Grupa), CASE (EOS), EUFRATES (Technologie kognitywne), MOTIV (Motive). Celowo nie uwzględniliśmy rozwiązań rosyjskich deweloperów opartych na platformie Documentum (EMC Documentum), gdyż w tym przypadku nie możemy mówić o żadnej konkretnej funkcjonalności i replikacji. Do przygotowania recenzji wykorzystano informacje z otwartych źródeł: materiały informacyjne i wersje demonstracyjne oprogramowania. Przedstawione spojrzenie na EDMS jest próbą oceny możliwości i gotowości oprogramowania do rozwiązywania bieżących problemów organizacji elektronicznego zarządzania dokumentacją w przedsiębiorstwie.

Podkreślone w przeglądzie kryteria pomogą Państwu przeanalizować możliwości rozważanych rozwiązań z punktu widzenia technicznej realizacji określonych zadań EDMS. Wszystkie możliwości są podzielone na siedem obwodów funkcjonalnych:

rejestracja i wprowadzanie dokumentów;
praca z dokumentami;
Zarządzanie i kontrola przepływu pracy;
wyszukiwanie i analiza informacji;
bezpieczeństwo informacji;
wsparcie obiegu dokumentów papierowych;
standardowe narzędzia konfiguracyjne.

Ogólną charakterystykę systemów zestawiono w osobnej tabeli.

Przegląd dostarcza szeregu oczywistych kryteriów właściwych wszystkim rozpatrywanym systemom (i w zasadzie wszystkim systemom klasy EDMS) oraz kryteriów pozwalających na odróżnienie rozwiązań od siebie. Ogólnie rzecz biorąc, możliwości funkcjonalne systemów są takie same i dopiero szczegółowy opis niektórych podstawowych zadań obiegu dokumentów i cech ich realizacji pozwala nam dokonać porównania różne rozwiązania. Warto zauważyć, że w przypadku wszystkich zaprezentowanych w przeglądzie systemów istnieje dość duża praktyka wdrożeniowa. Systemy te są wykorzystywane przez setki organizacji do automatyzacji przepływu dokumentów. Oprócz tych rozwiązań na rynku dostępnych jest ponad 50 programów, które nie są powszechnie stosowane.

Jeśli przeanalizujemy nowe wersje systemów zajmujących czołowe pozycje na rynku, warto zauważyć, że na przestrzeni ostatnich trzech lat ich rozwój miał na celu głównie poprawę możliwości serwisowe, ponieważ podstawowe możliwości w tej czy innej formie zostały już wcześniej wdrożone. Jeśli mówimy o nowych możliwościach technicznych, możemy zauważyć potencjał rozwoju EDMS w kierunku zarządzania różne typy treści (multimedia), wykorzystanie technologii automatycznego przetwarzania i analiza treści dokumentów. Ale jak dotąd taka funkcjonalność nie jest obowiązkowa dla EDMS, a co najważniejsze, popyt na nią w Rosji nie jest jeszcze w pełni ukształtowany.

Porównując funkcjonalność EDMS przyjął następujące oznaczenia:

„+” - możliwość została wdrożona;
„+/−” – funkcja dostępna z ograniczoną funkcjonalnością lub wymaga zakupu dodatkowego oprogramowania;
„-” - możliwość nie została wykorzystana.

Tabela 1. Ogólna charakterystyka najpopularniejszy EDMS

Ryż. 1. Ogólna charakterystyka najpopularniejszego EDMS

Tabela 2. Rejestracja i wprowadzanie dokumentów

Ryż. 2. Rejestracja i wprowadzanie dokumentów

Tabela 3. Praca z dokumentami

Ryż. 3. Praca z dokumentami

Tabela 4. Zarządzanie i kontrola przepływu pracy

Ryż. 4. Zarządzanie i kontrola przepływu pracy

Tabela 5. Wyszukiwanie i analiza informacji

Ryż. 5. Wyszukiwanie i analiza informacji

Tabela 6. Bezpieczeństwo informacji

Ryż. 6. Bezpieczeństwo informacji

Tabela 7. Obsługa dokumentów papierowych

Ryż. 7. Wsparcie zarządzania dokumentacją papierową

Tabela 8. Standardowe narzędzia konfiguracyjne

Ryż. 8. Standardowe narzędzia konfiguracyjne

Tabela 9. Końcowa ocena funkcjonalności EDMS

Ryż. 9. Końcowa ocena funkcjonalności EDMS

Do przeprowadzenia kompleksowa ocena Spójrzmy na prezentowany EDMS pod kątem zrozumiałego dla każdego stosunku ceny do funkcjonalności. Nie bierzemy pod uwagę trzeciego ważnego kryterium – „Czasu wdrożenia”, ponieważ silnie zależy on nie tylko od narzędzi konfiguracyjnych udostępnianych przez system, ale także od kwalifikacji i motywacji zespołu projektowego. Poniżej przedstawiono pozycję systemów pod względem stosunku „optymalnej ceny do funkcjonalności” dla małych projektów (dla 20 użytkowników) i dla dość główne projekty(na 100 użytkowników).

Wykres 1. „Optymalna cena/funkcjonalność” EDMS (20 użytkowników)

Ryż. 10. „Optymalna cena/funkcjonalność” EDMS (20 użytkowników)

Wykres 2. „Optymalna cena/funkcjonalność” EDMS (100 użytkowników)

Ryż. 11. EDMS „Optymalna cena/funkcjonalność” (100 użytkowników)

Diagramy te zbudowane są na zasadzie „Magicznego Kwadrantu Gartnera”, w którym systemy zlokalizowane w Kwadrancie I mają optymalny stosunek według kryterium „optymalna cena/funkcjonalność”. W ćwiartkach II i IV diagramu znajdują się systemy, które nie mają zrównoważonych wskaźników ceny i funkcjonalności.

Kryterium wybrane do badania pozwala na ocenę różnych EDMS pod kątem ich gotowości do rozwiązywania rzeczywistych problemów elektronicznego zarządzania dokumentacją na nowoczesne przedsiębiorstwo. W gronie liderów zarówno w przypadku małych projektów (Schemat 1), jak i dużych projektów (Schemat 2) znalazły się systemy Directum, DocsVision, MOTIV i EUFRAT. Pozostałe układy zlokalizowane są w ćwiartkach II i IV. Wyjątkiem był system DELO, który również znalazł się w pierwszej ćwiartce diagramu dla EDMS dla 20 użytkowników. Wyniki uzyskane przez EDMS Globus Professional, PayDox, 1C:Document Flow, Boss Referent, DELO pokazują, że systemy te nie oferują zintegrowanego podejścia do automatyzacji pracy z dokumentami, ale są niszowymi ofertami skupionymi na rozwiązywaniu tylko określonej klasy dokumentów elektronicznych problemy z przepływem. Brak systemów w ćwiartce III można wytłumaczyć faktem, że w przeglądzie wzięto pod uwagę najpopularniejszy EDMS w Rosji, a nie wszystkie systemy obecnie oferowane klientom.

Mamy nadzieję, że przedstawiona recenzja będzie dla Państwa przydatna przy wyborze systemu. Pragnę zauważyć, że wprowadzając dzisiaj EDMS, organizacja nie tylko zwiększa efektywność swojego działania, ale także, co bardzo ważne, zdobywa cenne doświadczenie i praktykę w pracy w nowych warunkach – w warunkach elektronicznego zarządzania dokumentami.

P.S. Do przygotowania recenzji wykorzystano wyłącznie ogólnodostępne materiały z oficjalnych stron producentów EDMS. Po opublikowaniu artykułu okazało się, że z powodu niepełnych opisów produktów firmy Industrial systemy informacyjne„, informacja o ich decyzji jest nieprawdziwa. Przeanalizujemy to zagadnienie szczegółowo i opiszemy wyniki w poniższym materiale.

Rynek rosyjski Systemy EDMS/ECM wykazuje spokojny rozwój i wchodzi w fazę konsolidacji. Utrzymanie pozytywnej dynamiki wynika z projektów utrzymaniowych oraz modernizacji i skalowania systemów. W tej pracy analizowaliśmy Rynek rosyjski elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją. Uwzględniono dynamikę wzrostu i czynniki rozwoju oraz przedstawiono opinie ekspertów. Przedstawiono aktualne i prognozowane wartości rynkowe. Rozpatrzono problem stanu rosyjskiego rynku systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją w warunkach kryzysowych. Niepodważalnym faktem jest konieczność wdrażania systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją w organizacjach dowolnej wielkości. Rozważono najpopularniejsze EDMS stosowane w Rosji i określono ich cechy.

elektroniczne zarządzanie dokumentacją

Technologia informacyjna

Rosyjski rynek EDMS.

1. Przegląd rynku systemów elektronicznego zarządzania dokumentami 2017 [Zasoby elektroniczne] – Tryb dostępu http://www.sfx-tula.ru/news/infoblog/9046/ (data dostępu: 25.12.2017).

2. Stan rosyjskiego rynku systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją w czasach kryzysu [Zasoby elektroniczne] – Tryb dostępu:

3. https://interactive-plus.ru/ru/article/81006/discussion_platform (dostęp: 25.12.2017).

4. Rynek EDMS w Rosji – 2016 [Zasoby elektroniczne] – Tryb dostępu: http://www.doc-online.ru/tags/rynok_sed/ (data dostępu 25.12.2017).

5. EDMS (rynek rosyjski) [Zasoby elektroniczne] – Tryb dostępu: http://www.tadviser.ru/index.php/ %D0 %A1 %D1 %82 %D0 %B0 %D1 %82 %D1 %8C % D1 %8F: %D0 %A1 %D0 %AD %D0 %94_(%D1 %80 %D1 %8B %D0 %BD %D0 %BE %D0 %BA_ %D0 %A0 %D0 %BE %D1 %81 % D1 %81 %D0 %B8 %D0 %B8) (data dostępu 25.12.2017).

6. Liderzy rosyjskiej Gorynki SED/ECM [Zasoby elektroniczne] – Tryb dostępu: http://www.cnews.ru/news/line/2016–11–30_lidery_rossijskogo_rynka_sedecm_pokazyvayut_vpechatlyayushchij (data dostępu 25.12.2017).

7. Tyle o elektronicznym zarządzaniu dokumentami [Zasoby elektroniczne]. – Tryb dostępu: https://ecm-journal.ru/mustknow (data dostępu 25.12.2017).

Obecnie ilość wewnętrznych informacji korporacyjnych w organizacjach gwałtownie rośnie, co pociąga za sobą konieczność przetwarzania i przechowywania ogromnej ilości dokumentów papierowych. W rezultacie proces ten staje się trudny i nieefektywny. Aby rozwiązać ten problem, opracowano je systemy automatyczne elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EDMS). Pozwoliło nam to przejść na nowy poziom rozwoju biznesu, zwiększając efektywność pracy z dokumentami bez utraty informacji.

Elektroniczny system zarządzania dokumentami to system organizacyjno-techniczny umożliwiający tworzenie i rozpowszechnianie dokumenty elektroniczne w informatycznych sieciach komputerowych organizacji kontrolować obieg dokumentów według ustalonych tras i hierarchicznego rozmieszczenia użytkowników. Jednocześnie technologia EDMS ma na celu zapewnienie wysoce efektywnego zarządzania działalnością dokumentacyjną organizacji na różnych poziomach zarządzania, a także utrzymanie kontroli jakości przepływu dokumentów i optymalizację procesów biznesowych.

EDMS obejmuje wiele cech produkcyjnych, strukturalnych, wymagań i standardy korporacyjne. Wybór optymalnego systemu zarządzania dokumentami elektronicznymi do działania zależy od określonej liczby dokumentów papierowych w organizacji, potrzeby operacyjnego zarządzania przepływami pracy, obecności zadań specjalnych, a także możliwości wyszukiwania informacji, zapewniania danych bezpieczeństwo itp.

Pomimo trudnej sytuacji gospodarczej w Rosji, krajowy rynek systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (EDMS/ECM) nadal się rozwija. Niektóre firmy specjalizujące się w opracowywaniu i wdrażaniu tego typu rozwiązań wykazują bardzo poważny rozwój.

Według danych Tadviser opublikowanych pod koniec 2017 roku, w 2016 roku utrzymywała się dodatnia dynamika rosyjskiego rynku systemów EDMS/ECM. Podobnie jak rok wcześniej, w 2015 roku wyniósł on 10%, natomiast wolumen rynku w przeliczeniu na ruble wzrósł do 41,6 mld rubli.

Na dalszy rozwój rynku wpływa zarówno ogólne ożywienie gospodarcze, jak i czynniki indywidualne. Dla sektora EDMS/ECM jest to postępujący proces substytucji importu, kurs w kierunku gospodarki cyfrowej, zwiększonej mobilności i szybkiego rozwoju nowych technologii.

Według TAdviser na koniec 2017 roku dynamika utrzyma się na poziomie z 2016 roku.

Dynamika rosyjskiego rynku elektronicznych systemów zarządzania dokumentami, miliardy rubli.

Na koniec 2016 roku większość uczestników rosyjskiego rynku EDMS/ECM wykazała dodatnią dynamikę przychodów z projektów w tym obszarze. Tylko dwie firmy z 16 zanotowały negatywne wskaźniki. Liderem po raz kolejny została firma Logika Business, której przychody z projektów EDMS/ECM wzrosły o 25,7% i osiągnęły poziom 1,86 miliarda rubli. Prawie jedna trzecia tej kwoty pochodziła ze sprzedaży licencji, dwie trzecie z usług wdrożeniowych i wsparcia. Croc i TerraLink również znalazły się w pierwszej trójce.

Substytucja importu głęboko przeniknęła branżę IT, a wpływ tego procesu odczuwalny jest we wszystkich jej segmentach. W obszarze systemów EDMS/ECM jednym z głównych motorów jest zastąpienie rozwiązań zagranicznych produktami krajowymi.

Państwo konsekwentnie pracuje nad tym, aby rejestr krajowego oprogramowania był w pełni funkcjonalny. Na firmy, które zaniedbują rejestr, rośnie presja. W rezultacie coraz więcej organizacji zaczyna korzystać z krajowych systemów ECM.

Dostawcy rozwiązań EDMS zauważają wzrost popytu na platformy krajowe, związany przede wszystkim z legislacyjnym wzmocnieniem przejścia na rozwiązania rosyjskie dla organizacji rządowych i organów rządowych. Znacznie ułatwiło to uruchomienie przez Ministerstwo Telekomunikacji i Komunikacji Masowej Federacji Rosyjskiej rejestru krajowego oprogramowania do obsługi produktów zastępujących import - zawarte w nim systemy informatyczne są zalecane do zakupu od organizacji rządowych.

Duże przedsiębiorstwa branżowe z udziałem państwa – główni klienci systemów EDMS – zakładają, że w najbliższej przyszłości także one będą musiały porzucić platformy zagraniczne na rzecz rozwiązań rosyjskich. W związku z tym wiele rosyjskich firm informatycznych opracowuje własne platformy dla EDMS.

Kolejnym oczywistym czynnikiem napędzającym rynek EDMS jest szybki rozwój technologie cyfrowe dla biznesu w Rosji.

Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi do przechowywania i przetwarzania danych w EDMS (blockchain, Duże dane, AI) poszerza funkcjonalność rozwiązań z zakresu przetwarzania, standaryzacji i analizy danych (BI), a EDMS coraz częściej wykorzystywane są jako korporacyjne hurtownie danych. Narzędzia do wizualizacji danych pojawiają się w systemach.

Rozwój rynku jest w dużym stopniu stymulowany przez całkowite przeniesienie biznesu na urządzenia mobilne. Dziś 4,8 miliarda ludzi – ponad połowa światowej populacji – jest aktywnymi użytkownikami urządzeń mobilnych, a można prognozować, że do 2020 roku liczba ta wzrośnie do 6 miliardów. Naturalnie tablety i smartfony stają się powszechnym elementem IT firm infrastruktura. Obecnie szczególną popularnością cieszy się koncepcja BYOD (Bring Your Own Device), która oznacza, że pracownicy do zadań służbowych korzystają z własnych urządzeń – kierownictwo firmy nie musi wydawać pieniędzy na zakup sprzętu mobilnego.

Niepewność polityczna zwiększyła ryzyko stosowania w Rosji rozwiązań zagranicznych, a ponadto stały się one bardzo kosztowne. O ile do 2016 roku EDMS oparte na chmurze, w tym importowane, szybko rozwijały się jako usługa, to teraz pojawił się problem z ich wykorzystaniem w Rosji (i rosyjskich za granicą). .

Wiele firm opuszcza rynek, a te, które pozostają, ograniczają inwestycje i ściśle kontrolują finanse. Wiele osób po raz pierwszy zaczyna oceniać efektywność swoich procesów biznesowych i szuka sposobów na ich optymalizację. Środkiem do tego są systemy EDMS\ECM. Aby jednak w takich warunkach uruchomić nowy projekt informatyczny, konieczne jest szczegółowe uzasadnienie jego efektywności. Dlatego zapotrzebowanie jest tylko na te systemy, które faktycznie zwiększają efektywność biznesu” – mówi.

Co dziwne, substytucja importu może również stanowić barierę rynkową. Konieczność pilnego wdrożenia wsparcia dla krajowej infrastruktury utrudnia inwestowanie w obiecujące innowacje, takie jak sztuczna inteligencja.

Kolejnym przykładem bariery jest proces angażowania kontrahentów w EDI. Firmy, które zrozumiały potrzebę korzystania z EDI, spotykają się z niechęcią kontrahentów do korzystania z EDI. W związku z tym firmy są zmuszone do wdrożenia indywidualne projekty od ich zaangażowania i motywacji.

Główną barierą na rynku jest brak jednolitej normy, przepisów oraz niedostateczna unifikacja systemów elektronicznego zarządzania dokumentami Rosyjskie firmy. Dlatego pracownicy przedsiębiorstw przemysłowych są przyzwyczajeni, oprócz standardowych raportów, do korzystania z wielu dokumentów inżynierskich: na przykład rysunków w programie AutoCAD. Utrudnia to przejście na układ elektroniczny przepływ dokumentów.

W latach 2016-2017 miały miejsce ważne zmiany legislacyjne, które radykalnie zmienią podejście do wdrażania IT w agencjach rządowych. W 2016 roku wydano Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 26 lipca 2016 roku nr 1588-r, zobowiązujący federalne władze wykonawcze i państwowe fundusze pozabudżetowe do przejścia na domowe oprogramowanie biurowe. Ponadto bardzo silny impuls rynkowi dały dodatkowe wymagania dla oprogramowania biurowego, zatwierdzone dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej nr 325 z 23 marca 2017 r., a następnie wprowadzone w lipcu tego samego roku zalecenia metodologiczne w sprawie przejścia agencji rządowych na oprogramowanie krajowe, zatwierdzone przez Ministerstwo Telekomunikacji i Komunikacji Masowej.

Kurs w kierunku gospodarki cyfrowej daje rosyjskiemu rynkowi IT w ogóle, a rynkowi systemów EDMS/ECM w szczególności ogromny potencjał i wiele nowych możliwości.

Elektroniczne zarządzanie dokumentami, świadczenie usług publicznych w formie elektronicznej, rozwój portali – wszystkie te obszary są właściwie elementami gospodarki cyfrowej, a w Rosji technologie te są w pełni spójne z technologiami globalnymi. Przejście w kierunku gospodarki cyfrowej z pewnością pociągnie za sobą dalsze zmiany. Prognozy są oczywiste: lawinowy wzrost wolumenów i różnorodności informacji cyfrowych, zaangażowanie wszystkich pracowników w intensywną komunikację elektroniczną, digitalizację „papieru” i aktywizację powiązanych procesów biznesowych.

Link bibliograficzny

Kazakhmedov T.R., Bilalova I.M. ROSYJSKI RYNEK ELEKTRONICZNYCH SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA DOKUMENTAMI // Student zagraniczny biuletyn naukowy. – 2018. – № 4-5.;
Adres URL: http://eduherald.ru/ru/article/view?id=18962 (data dostępu: 23.03.2020). Zwracamy uwagę na czasopisma wydawane przez wydawnictwo „Akademia Nauk Przyrodniczych”