Etykieta biznesowa nakazuje pisanie listów motywacyjnych (lub, jak się je nazywa, notatek towarzyszących) podczas wysyłania dokumentów do partnerów, w organy rządowe oraz w innych przypadkach. Jest to szczególnie wygodne w sytuacjach, gdy trzeba potwierdzić przekazanie pakietu do odbiorcy, zwrócić uwagę na podstawowe punkty, przekazać prośbę lub wskazówki dotyczące działania, a także zapisać czas reakcji. Wszystko ważne informacje można znaleźć w załączonym dokumencie.
Najczęściej wsparcie zapewniane jest:
- po transmisji ważne dokumenty(na przykład powrót po podpisaniu);
- do raportu uzgodnieniowego;
- Do oferta handlowa;
- do dokumentacji do urzędu skarbowego;
- do raportów, formularzy i wniosków organów regulacyjnych;
- Do dokumentacja wykonawcza;
- do dokumentacji personalnej.
Można je napisać zarówno przy osobistym przekazywaniu dokumentów, jak i przy wysyłaniu ich kurierem, pocztą zwykłą lub pocztą. e-mail.
Z reguły sporządza go pracownik odpowiedzialny za przesłane dokumenty lub sekretarz organizacji. Do poświadczenia wystarczy podpis, ale można również opatrzyć pieczątką. Obecnie organizacje nie mają obowiązku posiadania okrągłej pieczęci (82-FZ z dnia 04.06.2015). O stemplowaniu decyduje przedsiębiorstwo, chyba że odbiorca (na przykład instytucje finansowe) tego wymaga.
Wyróżnijmy jeszcze jeden osobno ważna funkcja dodatki - lista dokumentów, które wysyłane są do adresata. Wskazane jest dokładne spisanie wszystkich prac, podając nie tylko ich pełną nazwę, ale także to, na ilu arkuszach się znajdują, czy są załączniki i jakiego rodzaju, w ilu egzemplarzach każdego dokumentu zostały przesłane. Jeżeli dokument zaginie później, dołączony dokument będzie potwierdzeniem dostarczenia go do odbiorcy. Dlatego ważne jest, aby artykul sporządzić w dwóch egzemplarzach i poprosić odbiorcę o podanie na egzemplarzu daty i godziny otrzymania oraz zgodności z inwentarzem.
Struktura listu motywacyjnego
Korespondencję organizacji reguluje GOST R 6.30-2003 z dnia 03.03.2003. Konstrukcja i szczegóły mogą się różnić w szczegółach, w zależności od rodzaju podpory, ale ogólnie wyglądają tak:
- Adresat (nazwa i adres organizacji, imię i nazwisko oraz stanowisko pracownika, do którego przesyłane są dokumenty).
- Numer i data odwołania.
- Treść.
- Lista załączonych dokumentów.
- Weryfikator.
- Łączność.
Dokumenty towarzyszące, podobnie jak inna korespondencja, są numerowane zgodnie z zasadami prowadzenia ewidencji obowiązującymi w organizacji. Obecnie zasady pracy biurowej dotyczą spraw wewnętrznych przedsiębiorstwa i są już ustalone akty lokalne. Zasady Gosstandart nakładają na firmy obowiązek formułowania i rejestrowania zasad pracy biurowej (GOST R ISO 15489-1-2007 SIBID). Wysyłając przesyłkę w odpowiedzi na adres adresata, pod numerem przesyłki możesz wskazać jej numer nadania oraz datę. Możesz także rozpocząć tekst od frazy: „Do Twojego odwołania sygn. Nie... od...”
W przypadkach, gdy komunikacja musi odbywać się z bezpośrednim wykonawcą, należy podać jego dane kontaktowe. Informacja ta najczęściej umieszczana jest w lewym dolnym rogu formularza. Zaleca się podanie nazwiska, inicjałów (w całości lub w skrócie), numeru telefonu lub adresu e-mail.
Zastanówmy się, co napisać w liście motywacyjnym. Zaleca się rozpoczynanie tekstu słowami: „Wysyłamy Cię…”, „Wysyłamy Cię…”, po których następuje krótka, uogólniona nazwa artykułów, do których dołączony jest akompaniament. Nie jest konieczne podawanie nazwy każdego elementu w tej konkretnej części tekstu, ponieważ przewidziano na to inny rozdział.
- proszę potwierdzić odbiór;
- prosimy o podpisanie i terminowe odesłanie;
- prosimy o wyrażenie zgody i zwrot z uwagami lub przesłanie protokołu rozbieżności;
- prosimy o korzystanie z niego zgodnie z jego przeznaczeniem;
- Proszę o zapewnienie bezpieczeństwa informacji poufnych;
- Proszę o informację w zalecany sposób.
Zaznaczanie ważnych miejsc pogrubieniem lub kursywą w celu uwydatnienia treści nie jest zabronione.
Lista załączonej dokumentacji
Po tekście w postaci prostego spisu, z numeracją poszczególnych pozycji, podawana jest lista dokumentów, które są przekazywane odbiorcy. Tworząc listę, należy pamiętać o wyjątkowości każdego elementu. W takim przypadku wskazane jest podanie pełnych szczegółów. W zależności od przeznaczenia listu motywacyjnego wniosek można sporządzić ze wskazaniem liczby egzemplarzy i arkuszy każdego dokumentu lub w formie ogólnej.
Na przykład:
- Umowa nr 4 z dnia 01.06.2017 r. w 2 egzemplarzach. na 10 arkuszach.
- Warunki odniesienia w/n z dnia 01.06.2017 w 1 egzemplarzu. na 3 arkuszach.
Łącznie 2 dokumenty na 13 arkuszach.
Formatowanie listu motywacyjnego
Zgodnie z ogólnie przyjętymi standardami korespondencji, wszelka korespondencja wychodząca prowadzona jest na oficjalnym papierze firmowym organizacji, podając nazwę, dane, pełny adres pocztowy (jest to szczególnie ważne, jeśli oczekuje się odpowiedzi pocztą zwykłą) i inne dane kontaktowe.
Nie ma wymagań dotyczących projektu i treści tekstu; list jest sporządzony w dowolnej formie. Należy jednak przestrzegać zasad korespondencji biznesowej, a także unikać dwuznaczności w sformułowaniach.
List motywacyjny do pracodawcy to apel, który ujawnia cele i intencje potencjalnego pracownika. Głównym celem jego przygotowania jest przekonanie kierownictwa firmy lub przedsiębiorstwa do umówienia się na rozmowę kwalifikacyjną.
Wszystkie pisma wysyłane do pracodawcy do rozpatrzenia dzielą się na kilka typów:
- Towarzyszący. Zwykle wysyłane w przypadku prośby o CV.
- List w sprawie ogłoszenia.
- List z prośbą.
- Odwołanie sporządzone w formie wniosku.
Uwaga! List do pracodawcy w sprawie zatrudnienia dołącza się do CV i czyta w pierwszej kolejności.
List motywacyjny ma kilka zalet w porównaniu z CV:
- Możliwość osobistego kontaktu z pracodawcą;
- Wskazanie własnych możliwości i zalet współpracy z Tobą;
- Zwięzłość listu pozwoli pracodawcy szybko zorientować się, że jesteś wartościowym pracownikiem.
Streszczenie, ze względu na swoją długość, jest nieco trudne do zrozumienia. Co więcej, może zawierać negatywne doświadczenia związane z pracą.
Pisanie listu motywacyjnego
W piśmie wysyłanym do pracodawcy należy poruszyć 4 tematy:
- Wskaż wakat, na który aplikujesz.
- Opis doświadczeń w tej dziedzinie (poświęć na to 3-4 zdania).
- Podsumowanie korzyści płynących ze współpracy z Tobą.
- Opisz, dlaczego chcesz pracować dla tego pracodawcy.
Wymienione tematy nie powinny zajmować więcej niż połowę strony A4. Dzięki temu pracodawca szybko wyrobi sobie wyobrażenie o Tobie jako o przyszłym pracowniku.
Kluczowe punkty:
- Adres nadawcy. Najlepsza opcja jeżeli składa się z imienia i nazwiska nadawcy. Przykład złego adresu e-mail - [e-mail chroniony]. Najprawdopodobniej pracodawca nawet nie otworzy listu od tego nadawcy;
- Temat listu motywacyjnego. Wymaga odpowiedzi na 2 pytania: od kogo pochodzi wiadomość i czego dotyczy. Na przykład „Od E.G. Iwanow na podstawie wyników rozmowy kwalifikacyjnej na stanowisko szefa działu reklamy”;
- Tekst. Należy go skompilować w oparciu o 4 tematy wymienione powyżej. Podstawową zasadą jest pisanie zwięźle, ale jednocześnie w pełni wyrażające istotę sprawy.
List powinien być napisany w taki sposób, aby pracodawca chciał do Ciebie zadzwonić i poinformować, że zapoznał się z listem.
Funkcje pisania listu do pracodawcy
Aktualne informacje
Ostatecznym celem listu jest pokazanie potencjalnemu pracodawcy, jak cenny możesz być dla jego firmy. Dlatego też wypadałoby załączyć do listu przykłady kilku swoich prac, towarzyszące każdej z nich krótka historia jego stworzenie. Wybierając takie prace, zacznij od tego, które z nich mogą zainteresować Twojego odbiorcę bardziej.
- Pisząc list motywacyjny, zaleca się rozważenie kilku niuansów:
- Zaleca się rozpoczęcie go od pozdrowienia po imieniu. Aby to zrobić, po prostu skontaktuj się z firmą i poznaj nazwisko menedżera ds. Rekrutacji;
- Zaraz po powitaniu należy wskazać cel listu. Jest to wymagane, aby czytelnik czytając pozostałe zdania zrozumiał ich treść;
- Musisz krótko napisać o sobie i swoim dotychczasowym doświadczeniu zawodowym - wszystkie szczegóły są wskazane w CV, nie ma sensu się powtarzać;
- Warto nieco bardziej szczegółowo rozwinąć temat korzyści płynących ze współpracy z Tobą i preferencji w pracy. Najlepszą opcją jest wskazanie 3 silnych umiejętności;
- Przed sporządzeniem propozycji wyrażających zainteresowanie firmą zaleca się przestudiowanie jej oficjalnej strony internetowej i, jeśli to możliwe, skontaktowanie się z pracownikami lub osobami, które już w niej pracowały;
- Nie zapomnij się podpisać i podać danych kontaktowych.
List motywacyjny może zawierać zaproszenie do zapoznania się z CV. Dla wygody pracodawcy możesz wskazać w nim link do elektronicznej wersji dokumentu, po uprzednim opublikowaniu go w Internecie.
Obejrzyj film, aby poznać szczegółowe informacje na temat pisania CV i listu do pracodawcy.
Możliwe błędy podczas pisania listu
Tworząc list, ważne jest, aby upewnić się, że jest on pozbawiony błędy gramatyczne i niedociągnięcia. Psują wrażenie potencjalnego pracownika.
Możliwe błędy:
- Użycie zaimków osobowych. Jeśli nie jest możliwe całkowite usunięcie ich z listu, ogranicz ich użycie do minimum;
- Wystąpił błąd w pisowni pełnego imienia i nazwiska adresata lub nazwy firmy. Przed wysłaniem upewnij się jeszcze raz, że wniosek jest poprawnie wypełniony;
- Wypisz swoje wady. List motywacyjny musi wskazywać zalety pracy, nie ma sensu pisać o wadach.
Styl pisania należy dobierać w zależności od przyszła praca, ale preferowany jest osobisty styl. Zwróć uwagę na opis stanowiska i wygląd strona internetowa firmy zatrudniającej - im bardziej formalny styl, tym delikatniejszy powinien być Twój list. Przed przesłaniem sprawdź błędy ortograficzne i stylistyczne.
Jeżeli pismo do pracodawcy nie zostanie złożone w wersja elektroniczna, ale na papierze, to nie poprawiaj błędów - lepiej przepisać tekst od nowa.
Przykładowy list do pracodawcy dotyczący zatrudnienia jest ogólnie dostępny. Zaleca się korzystanie z nich przy sporządzaniu odwołania, aby uniknąć ewentualnych niedociągnięć.
Aby uzyskać komentarz eksperta, zadaj pytania poniżej
Czy jesteś zmęczony dokuczaniem kierownictwa, brakiem dni wolnych i niskimi cenami wynagrodzenie? Następnie pilnie zaktualizuj swoje CV i zacznij szukać pracy. Aby potencjalny pracodawca zwrócił uwagę na Twoją kandydaturę, powinieneś napisać list motywacyjny wznowić. To ona jako pierwsza wpada w ręce potencjalnego pracodawcy, dlatego odegra decydującą rolę w ocenie CV.
List motywacyjny lub list motywacyjny jest obowiązkową częścią CV za granicą, w krajach o rozwiniętym rynku pracy. Nasi pracodawcy nie dadzą się zepsuć argumentami kandydatów, dlatego Twój list motywacyjny do pracy zostanie przez nich przyjęty z wdzięcznością i uwagą.
Forma listu motywacyjnego zależy od sposobu poszukiwania pracy.
Na przykład strony z ofertami pracy najpierw proszą Cię o wypełnienie szablonu CV. Następnie sporządzany jest list motywacyjny na wolne stanowisko. Jeśli poszukujesz pracy w inny sposób, kontakt z pracodawcą odbywa się poprzez Twój prywatny adres e-mail. W tym przypadku CV znajduje się w załączonym pliku, a list motywacyjny w treści wiadomości e-mail. Dobry list motywacyjny do pracodawcy zawiera: temat, pozdrowienia od pracodawcy, treść ze wstępem, prośbą i uzasadnieniem oraz zakończenie. Rozważmy wymienione elementy.
Temat listu
- Aby mieć pewność, że Twój list nie trafi do spamu, nie zostanie zignorowany przez odbiorcę i ma szansę zostać obejrzany, zwróć szczególną uwagę na temat wiadomości. Powinno wskazywać:
- tytuł wysyłanego listu
- stanowisko lub zawód
nazwa firmy Na przykład: „Wznów kandydaturę na stanowisko menedżera planowanie strategiczne
Jeżeli odpowiadasz na ogłoszenie poprzez formularz na stronie, na której zamieszczane jest Twoje CV, to z reguły temat jest automatycznie generowany przez system i potencjalny pracodawca dowie się z niego, na jakie stanowisko aplikujesz. Jeśli wysyłasz list do potencjalnego pracodawcy ze swojego prywatnego adresu e-mail, wówczas wymagany jest temat.
Pozdrowienia
Większość listów nie ma charakteru osobistego i dlatego zawiera bezosobowe pozdrowienia. Na przykład: „Drogi pracodawcy!”, „Drodzy koledzy!”. Jeśli wysyłasz list do konkretnej osoby odpowiedzialnej za dobór personelu, możesz skorzystać z następujących formuł: „Pan Nazwisko!”, „Szanowane Imię i nazwisko!”.
Wstęp
W pierwszej części listu motywacyjnego musisz wskazać źródło, z którego się dowiedziałeś. Aby to zrobić, możesz użyć następującej formuły: „Na stronie” Nazwa", mieszczącej się przy ul http://..., ogłoszono wakat tytuł pracy V” Nazwa pracodawcy” z data. Tekst zapisany kursywą należy zastąpić konkretnymi danymi; Pisząc, używaj zwykłej czcionki, bez formatowania. Nazwę zakładu i pracodawcę podano w cudzysłowie.
Wniosek
Jeśli zastosowałeś poprzednią formułę, prośba zabrzmi krótko: „Proszę o rozważenie mojego CV na stanowisko powyżej określonego wolne stanowisko Spełniam zatem określone wymagania.”
W przypadku gdy: a) oferta nie została oficjalnie opublikowana, b) nie wiesz o dostępności wolnego stanowiska w konkretnej firmie, a chcesz w niej pracować, to pomiń wprowadzenie, a pisząc zapytanie, skorzystaj z jedną z poniższych formuł: „Proszę o rozważenie mojego CV do konkursu tytuł pracy V” Nazwa pracodawcy” lub „Proszę rozważyć moje CV w sprawie pracy tytuł pracy z zawodu nazwa swojego zawodu V” Nazwa pracodawcy”.
Racjonalne uzasadnienie
Najważniejszą częścią listu motywacyjnego jest uzasadnienie. Musisz w nim przekonać pracodawcę, że nadajesz się na wolne stanowisko. Proszę wskazać, że spełniasz wymagania stanowiska. Aby to zrobić, pobierz dane z samego wakatu i wypisz je.
Na przykład wakat zawiera następujące wymagania: „Doświadczenie zawodowe w specjalności 6 lat; wykształcenie wyższe, preferowane ekonomiczne.” W takim przypadku należy napisać: „Występować obowiązki zawodowe Spełniam wymagania określone w ogłoszeniu: Mam udane doświadczenie w nazwa specjalności lub obszary działalności, w 1998 roku otrzymał wykształcenie wyższe NA Wydział Ekonomiczny nazwa uczelni».
Młodzi profesjonaliści ubiegający się o stanowisko wymagające doświadczenia zawodowego mogą złożyć pracodawcy ofertę w następującej formie: „Ze względu na brak doświadczenia chętnie przyjmę stażystów”.
W uzasadnieniu należy także „kucnąć” przed pracodawcą i udowodnić, że a) znasz się na jego działalności; b) podzielać misję i wartości firmy. Może to brzmieć tak: „Znam pozycję lidera nazwa firmy V nazwa branży. Ta dziedzina działalności jest zgodna z moimi zainteresowaniami zawodowymi. Podzielam także następujące wartości: wymień wspólne wartości firmy. Jestem przekonany, że jestem gotowy przyczynić się do realizacji misji razem z Państwem nazwa firmy».
Wniosek
Jeśli wysyłasz swoje CV do firmy, o której nie wiesz o wolnych stanowiskach pracy, poproś pracodawcę, aby Cię uwzględnił rezerwa kadrowa. Aby to zrobić, użyj następującej formuły: „Jeśli nie ma wakatu nazwa zawodu, proszę o umieszczenie mojej kandydatury w rezerwie kadrowej nazwa firmy».
List motywacyjny zawiera także ostatnie zdanie grzecznościowe, informację o nadawcy: imię i nazwisko bez skrótów, numer telefonu kontaktowego, datę wysłania CV. Przykładowe frazy końcowe: „Z nadzieją na współpracę”, „Mam nadzieję na pozytywne rozpatrzenie mojego CV”, „Mam nadzieję, że zainteresuje Państwa moja kandydatura”, „Z wyrazami szacunku” – pisane tylko w przypadku, gdy nie podano adresu „Kochanie (y)”.
Elementy głównej treści listu motywacyjnego można łączyć lub układać w innej kolejności, najważniejsze jest, aby były dobrze uargumentowane. Poza tym Twoje CV jest niezbędne – poznaj 10 zasad na drodze do sukcesu.
Jeśli stoisz przed koniecznością zmiany pracy, dokładnie rozważ wszystkie zalety i wady pracy najemnej. W ostatnio Staje się coraz bardziej powszechny, co ma swoje niezaprzeczalne właściwości.
Niezależnie od tego, jaki rodzaj zatrudnienia wybierzesz, mamy nadzieję, że nasze rekomendacje będą dla Ciebie przydatne i otrzymasz zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną.
Pomożemy Ci napisać list motywacyjny do Twojego CV
Sporządzenie listu motywacyjnego określonej próbki podczas wysyłania dokumentów do firm lub departamentów rządowych jest krokiem opcjonalnym, ale pożądanym. O tym, jak poprawnie opracować właściwą formę takiego dokumentu i niektóre niuanse pracy z nim - już teraz.
Dokument jest sporządzany w dowolnej formie, ponieważ nie ma jednolitego szablonu. Głównym celem jest zapewnienie odbiorcy prawidłowego wyobrażenia o tym, jakie dokumenty zostały wysłane i, co najważniejsze, jaki jest cel nadawcy.
Choć firma nie ma formalnego obowiązku pisania listów motywacyjnych, to w obiegu dokumentów biznesowych jest to dość ugruntowana norma, której należy przestrzegać. Pozwala rozwiązać kilka problemów jednocześnie:
- Przede wszystkim zawiera podstawowe wyjaśnienia nadawcy, które chce on przekazać adresatowi. W tym przypadku ma to znaczenie, ponieważ korespondencja biznesowa- To jest komunikacja pośrednia, która powinna być wyjątkowo jasna dla obu stron.
- List motywacyjny zawiera także wykaz dokumentów – tak naprawdę sama lista powiela imię i nazwisko oraz liczbę przesłanych dokumentów. To wyklucza możliwe błędy po rejestracji.
- Określając wykaz dokumentów, można uniknąć pewnych trudności w ich przywróceniu w przypadku utraty. Dodatkowo wskazuje numery dokumentów wychodzących i przychodzących, dzięki czemu można je łatwo odnaleźć i kontrolować kierunek przepływu.
- Wreszcie adresat, który przyjął nie tylko dokumenty, ale także załączone do nich pismo, będzie mógł szybko zrozumieć istotę życzeń nadawcy i szybko na nie odpowiedzieć adekwatnie do sytuacji.
Można zatem powiedzieć, że umiejętne przygotowanie listu motywacyjnego do dokumentów, stworzenie własnych jednolitych próbek, aby proces był ujednolicony, leży w interesie samego nadawcy.
Próbka listu motywacyjnego 2019
Pomimo tego, że nie ma zatwierdzonego formularza takiego dokumentu i każda organizacja ma prawo określić, jak go sporządzić, istnieją ogólnie przyjęte zasady, których należy przestrzegać.
- W „nagłówku” tradycyjnie podane są pełne oficjalne nazwy adresata („Do…”) i nadawcy („od…”).
- Następnie pojawia się informacja o numerze, pod którym list jest zarejestrowany w firmie nadawcy.
- Następnie następuje właściwy tekst dokumentu. Bardzo ważne jest, aby poprawnie rozpocząć zdanie. W tym przypadku są 3 opcje:
- „Wyślemy to do Ciebie”– w przypadkach, gdy dokumentacja jest wysyłana do tych samych firm (na przykład kontrahentów);
- „przedstawiamy Państwu”– pismo trafia do urzędu skarbowego, sądu, centrali – tj. wszystkie instytucje posiadające wyższą pozycję;
- „wysyłamy cię”– jeśli mówimy o dokumentach, które wręcz przeciwnie trafiają do podległych działów (na przykład działów, oddziałów tej samej firmy).
- Po określeniu celu wysyłki należy podać pełny wykaz dokumentów (inwentarz), który można wygodnie przedstawić w formie tabelarycznej. Powinien zawierać następujące kolumny:
- pełny tytuł dokumentu;
- liczba kopii;
- w razie potrzeby wskazuje się także, w jakiej formie dokument został przesłany – oryginał czy kopia (poświadczona lub nieuwierzytelniona).
- Na końcu tabeli podana jest łączna liczba dokumentów przesłanych wraz z listem motywacyjnym.
- Na koniec wskazany jest załącznik, w którym wymienione są dodatkowe dokumenty, jeśli takie istnieją, są również wysyłane do adresata. Ważne jest, aby zrozumieć, że słowo „dodatek” jest zapisane w liczbie pojedynczej tylko wtedy, gdy istnieje tylko jeden dokument. Jeśli dokumenty są w liczbie mnogiej, wówczas zapisywane są „Załączniki”. Wraz z tytułem dokumentu podaje się:
- data przyjęcia dokumentu;
- łączna liczba wysłanych kopii;
- liczba stron w każdym dokumencie (zapisana jest całkowita liczba arkuszy dla wszystkich kopii);
- w razie potrzeby wskaż potrzebę oprogramowania sprzętowego.
Podpisuje list motywacyjny dokumentów, niezależnie od ich próbki, i nie tylko dyrektor generalny, ale także odpowiednią upoważnioną osobę. Podpis tradycyjnie składa pracownik, którego czynności związane są bezpośrednio z przesyłanymi dokumentami:
- Dyrektor generalny lub kierownik oddziału lub oddziału podpisuje dokumenty ogólne, dotyczące całej firmy, a także dokumenty o szczególnym znaczeniu (np. raporty roczne przesyłane do centrali).
- Główny księgowy podpisuje pisma towarzyszące dokumentom finansowym – zazwyczaj trafiają one do urzędu skarbowego.
- Prawnik wewnętrzny firmy wysyła listy motywacyjne w przypadku dokumentów związanych np. z postępowaniem sądowym, zawarciem umów z potencjalnymi kontrahentami itp.
UWAGA. W przypadkach, gdy to dotyczy wysyłka masowa dokumenty tego samego typu (na przykład kilka faktur lub umów tego samego typu z kontrahentami), możesz połączyć je w jedną grupę i spisać łączną liczbę arkuszy we wszystkich egzemplarzach jednocześnie.
Jak zarejestrować list motywacyjny
Ważne jest, aby zwracać uwagę na szczegóły etykieta biznesowa z punktu widzenia przygotowania listu motywacyjnego – przede wszystkim lepiej zastosować ten sam wzór, wzór dokumentu i musi on być podpisany przez nadawcę przez tę samą osobę, której podpis znajduje się na samym liście.
Wysyłany jest pocztą rosyjską lub pocztą prywatną - z reguły lepiej jest to zrobić listem poleconym. Należy wpisać numer przesyłki, który jest odnotowywany w księdze obiegu dokumentów firmy wysyłającej. Pod tym numerem adresowym umieszcza swój własny numer - dzięki czemu ryzyko pomyłki jest znacznie zmniejszone.
Z reguły list motywacyjny sporządza się w co najmniej 2 egzemplarzach – 1 dla adresata, 1 dla nadawcy. Dokument taki jest przechowywany przez okres, którego wykonalność i czas trwania określa sama firma. Zazwyczaj we współczesnym zarządzaniu dokumentami w firmach wszystkie dokumenty mają kopie zapasowe forma elektroniczna– pozwala to szybko je odnaleźć i bezpiecznie przechowywać do czasu, aż będą potrzebne.
Czas reakcji
Jeśli chodzi o czas udzielenia odpowiedzi, jest to pytanie mniej jednoznaczne. Z jednej strony to działa ogólna zasada, zgodnie z którym czas rozpatrywania wszelkich odwołań do agencji rządowych, a także do firm, spółek, stowarzyszenia publiczne, nie powinna przekraczać 1 miesiąc, tj. 30 dni kalendarzowe . Liczenie terminu rozpoczyna się od następnego dnia roboczego następującego po dniu, w którym korespondencja dotrze do adresata.
Z drugiej strony bardzo często w praktyce zdarzają się przypadki, gdy nadawca oczekuje od adresata możliwie najszybszej odpowiedzi na jego żądanie. Następnie należy osobno zapisać takie życzenie, np.: „Uprzejmie prosimy o podpisanie niezbędne dokumenty i udzielić merytorycznej odpowiedzi w ciągu 7 dni roboczych.” W przypadku oddziału, jednostka strukturalna, który podlega bezpośrednio nadawcy, sformułowanie jest bardziej kategoryczne: „Termin na udzielenie odpowiedzi wynosi 3 dni robocze od dnia oficjalnego zawiadomienia o otrzymaniu niniejszego listu motywacyjnego”.
UWAGA. Jeżeli umowa pomiędzy firmami początkowo przewiduje określony tryb rozpatrywania roszczeń i przedprocesowego rozstrzygania ewentualnych sporów, należy kierować się treścią takich umów. Przykładowy tekst znajduje się poniżej.
Procedura przechowywania
Listy motywacyjne to prywatne dokumenty organizacji, których treść może ona ujawnić lub sklasyfikować według własnego uznania (dotyczy to zarówno dokumentów przychodzących, jak i wychodzących). Dlatego wybór konkretnej metody przechowywania zależy od decyzji kierownictwa.
Ogólnie rzecz biorąc, przestrzegane są następujące zasady:
- Ponieważ główne znaczenie prawne nie ma samego listu motywacyjnego i jego wzoru, ale dokumentów, które ono poprzedza, główną uwagę zwraca się na ich bezpieczeństwo.
- Po zajęciu wszystkich załączników (czyli samych dokumentów) okres przechowywania ustalany jest indywidualnie.
- W niektórych przypadkach firmy tworzą specjalny folder „Listy motywacyjne”, w którym umieszczają odpowiednią dokumentację. Ta opcja jest odpowiednia dla małe firmy przy niskim przepływie dokumentów.
- Jeżeli obieg dokumentów jest zbyt duży, a firma ma kilka oddziałów to wtedy specjalne nazewnictwo sprawy – tj. listy dokumentów, pogrupowane ogólnego przeznaczenia na przykład „Umowy dostawy”, „Umowy najmu”, „Sądowe” itp.
Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest stworzenie własnego, jednolitego wzoru listów motywacyjnych do dokumentów i zorganizowanie systemu ich przechowywania adekwatnego do wielkości przepływu dokumentów w firmie.
List motywacyjny jest dokumentem uzupełniającym przesłane CV.
Jeśli wyślesz swoje CV na adres firma zagraniczna o światowej renomie (markie), wymagania dotyczące sporządzania dokumentów towarzyszących są dość wysokie. Dokument należy sporządzić na osobnej kartce; wszystkie dane, które w szczególności obejmują tytuł, datę sporządzenia, imię i nazwisko oraz adres odbiorcy, podpis - umieszczane są zgodnie z zasadami rejestracji listy biznesowe. Jeżeli informacje przesyłane są drogą e-mailową, wówczas list motywacyjny, podobnie jak CV, należy załączyć w formacie Word.
CV przesłane e-mailem do mniej pretensjonalnych struktur może zawierać poprawny tekst w treści samego listu, bez umieszczania go na osobny arkusz. Nazwisko, inicjały (lub nazwisko i imię) oraz dane kontaktowe muszą być widoczne.
Krótka wersja listu motywacyjnego wygląda mniej więcej tak (przykłady 1-3):
Przykład 1.
Droga Mario,
W odpowiedzi na ogłoszenie o naborze na stanowisko „Kierownik sprzedaży sprzętu chłodniczego” opublikowane w czasopiśmie „Praca i Wynagrodzenie” przesyłam swoje CV. Byłbym bardzo wdzięczny, jeśli tego nie zignorujesz.
Najlepsze życzenia,
Iwanowa Anna, tel. 8-916-111-11-11
Przykład 2.
Dzień dobry, Mario.
W załączeniu plik CV. Aplikuję na stanowisko analityka finansowego. Źródło informacji o wolnych miejscach pracy www.zarplata.ru Gotowe udostępnić dowolne dodatkowe informacje niezbędne do rozpatrzenia mojej kandydatury.
Przykład 3.
Szanowni Państwo,
Proszę o zapoznanie się z moim CV na stanowisko księgowego, zastępcy głównego księgowego.
Będzie mi bardzo miło otrzymać od Państwa zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną.
Z poważaniem, Anna Ivanova, tel. 8-916-111-11-11
Pełny list motywacyjny (przeznaczony dla firm w stylu zachodnim) Zarządzanie zasobami ludzkimi) zbudowany jest według podobnego schematu. Tekst listu motywacyjnego musi odzwierciedlać:
1. Nazwa stanowiska (ewentualnie dwa stanowiska powiązane lub podobne), na które wysyłane jest CV; Wskazane jest także wskazanie, z jakiego źródła dowiedziałeś się o wolnym stanowisku(ach); propozycję swojej kandydatury.
Przykład 4:
Po zapoznaniu się z informacjami na Państwa stronie dowiedziałem się, że Państwa firma uruchomiła wolne stanowiska pracy w zakresie kontroli sanitarnej surowców mięsnych i mlecznych. W związku z tym zwracam się do Państwa z propozycją rozpatrzenia mojej kandydatury na stanowisko związane z realizacją funkcji kontroli jakości, kontroli sanitarnej i weterynaryjnej surowców i surowców gotowe produkty. Uważam, że moje doświadczenie zawodowe może być potrzebne zarówno jako specjalista ds. zakupów surowców mięsnych i mlecznych, jak i jako szef służby kontroli sanitarnej.
2. Bardzo krótkie, ale dokładne i pouczające podsumowanie CV, mające na celu uzasadnienie przydatności Twojego zawodu i cechy osobiste stanowisko, na które aplikujesz.
3. Twoja gotowość do pracy, dawania i rozwój zawodowy na obszarze wskazanym w ogłoszeniu o pracę, a najlepiej w murach tej konkretnej firmy.
Przykład 5:
Przez ostatnie lata z sukcesem prowadzę działalność na wybranym przeze mnie terenie w ramach państwowych organów kontroli weterynaryjnej i celnej, nawiązałem kontakty i doświadczenie współpracy zarówno z największymi Rosyjskie przedsiębiorstwa branży spożywczej i z wiodącymi dostawcy zagraniczni. Załączone CV da Ci wyobrażenie o moim doświadczenie zawodowe, kwalifikacje i potencjalne możliwości.
Przykład 6:
Całe moje doświadczenie aktywność zawodowa, profesjonalna wiedza i umiejętności, a także oczekiwania co do dalszego rozwoju, leżą w obszarach aktywnej sprzedaży bezpośredniej i obsługi klienta (zarówno na szczeblu wykonawczym, jak i administracyjnym). W chwili obecnej posiadam ponad 5-letnie doświadczenie w sprzedaży na rynku B2B w branży produkcyjnej, a także doświadczenie menadżerskie w w tym kierunku podczas w ubiegłym roku praca. W mojej ostatniej pracy na stanowisku kierownika działu sprzedaży osobiście odpowiadałem za działalność i wyniki obsługi sprzedaży w obszarze B2B (sprzęt medyczny i kosmetyczny).
4. Chęć odbycia rozmowy kwalifikacyjnej w firmie, podczas której pełniej przedstawisz informacje o sobie.
5. Informacje kontaktowe.
Przykład 7:
Chętnie przyjmę ofertę spotkania i opowiem więcej o Twoim doświadczeniu zawodowym i możliwym potencjale. Można się ze mną kontaktować telefonicznie... lub e-mailowo...
Z poważaniem,…
Przykład 8:
Jeśli jesteś zainteresowany, chętnie odpowiem na wszystkie Twoje pytania podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Możesz skontaktować się z nami telefonicznie. Z góry dziękuję za uwagę i czas poświęcony mojej kandydaturze.
Z poważaniem,…
List motywacyjny nie może być uniwersalny dla całego zakresu interesujących Cię ofert pracy. Ponieważ adresatami listu są różni ludzie i różnymi organizacjami, tekst pisma, stosownie do każdego wnioskowanego wakatu, powinien zostać nieznacznie zmodyfikowany. List motywacyjny zawsze odnosi się do konkretnego wakatu w konkretnej firmie.
