List motywacyjny to rodzaj listu biznesowego, który potrzebny jest do opisania paczki dokumentów wysyłanych do adresata, jeśli dokumenty te nie zawierają części adresowej.
Zatem, List motywacyjny nie niesie ze sobą żadnego ładunku informacyjnego, ale spełnia trzy ważne funkcje:
- potwierdza fakt wysłania;
- udostępnia listę przesłanych dokumentów oraz instrukcję postępowania z nimi;
- Dzięki danym rejestracyjnym pozwala na ustalenie terminu.
Podobnie jak większość listów biznesowych, list motywacyjny jest na papierze firmowym i zawiera numer referencyjny nadawcy. Zasady przygotowywania pism urzędowych szczegółowo omawialiśmy na łamach magazynu nie raz, dlatego teraz skupimy się na cechach listu motywacyjnego.
Szczegółową analizę pisma serwisowego wraz z wieloma przykładami jego składu można znaleźć w artykule „Przygotowujemy pismo serwisowe”
Wzory mowy
Podstawą listu motywacyjnego jest lista załączników. Tekst dokumentu jest krótki i warunkowo podzielony na dwie części:
- wiadomość o przesłaniu dokumentów,
- prośbę o terminową odpowiedź (przeczytanie, zatwierdzenie, zwrot podpisanego egzemplarza itp.).
Pierwsza część zwykle zaczyna się w ten sposób:
- „W wykonaniu... kierujemy Tobą...”,
- „Wysyłamy Cię…”
- „Przedstawiamy Państwu…”
Następnie możesz wskazać cel wysyłania dokumentów: „do zatwierdzenia”, „dla informacji”, „do podpisania”, „wypełnić”(jeśli mówimy o formularzu ankiety lub kwestionariuszu). Zalecamy używanie frazesów „wysyłamy Cię” lub „wysyłamy Cię”, ponieważ... Możesz przesłać coś wyłącznie w celach informacyjnych, ale nie do podpisania lub zatwierdzenia.
Druga część może zawierać następujące słowa:
- „Prosimy o podpisanie, opieczętowanie i przesłanie jednego egzemplarza na nasz adres...”
- „Prosimy o rozpatrzenie i przesłanie nam w terminie określonym przepisami prawa...”,
- „Prosimy o przesłanie na nasz adres jednego egzemplarza należycie sporządzonego…”.
Wymagania „Zaznacz obecność aplikacji”
Jak już ustaliliśmy, najważniejsze w liście motywacyjnym dokumentów są załączniki. Dlatego szczególną uwagę poświęcimy kwestii zaprojektowania tego konkretnego rekwizytu. Niezależnie od formatu wniosku, praktyka gospodarcza wymaga pełnego spisu dokumentów dołączonych do pisma, ze wskazaniem liczby egzemplarzy i liczby arkuszy każdego z nich. Bez tych informacji list motywacyjny straci wszelkie znaczenie.
Więc, gdy wysyłane dokumenty zostały już wskazane w treści pisma, nie ma sensu ponownie wymieniać ich nazwisk. Wystarczy wskazać liczbę arkuszy i kopii. Zobacz przykład 1.
Przykład 1
Fragment tekstu i notatka o obecności wniosku (nazwa wniosku jest wskazana w treści pisma)
Jeżeli w treści pisma nie wskazano wniosku, oprócz danych ilościowych należy podać jego nazwę. Jeżeli paczka zawiera kilka dokumentów, załączniki są numerowane. Zobacz przykład 2.
Zwiń pokaz
Przykład 2
Fragment tekstu i znak wskazujący na obecność zgłoszenia (nazwa wniosku jest wskazana w znaku wskazującym na jego obecność)
Zwiń pokaz
Chociaż GOST R 6.30-2003 to stwierdza podczas wymieniania wielu wniosków w znaku informującym o ich obecności słowo uogólniające przed dwukropkiem znajduje się w liczbie pojedynczej „Dodatek:” w takich przypadkach nadal zalecamy zapisanie go w liczbie mnogiej „Dodatki:”, jak pokazaliśmy w przykładzie 2.
Po pierwsze, jest to poprawne z punktu widzenia zasad języka rosyjskiego. Po drugie, twórcy tego GOST sami później „poprawili się”, kiedy zaczęli udzielać wyjaśnień dotyczących jego zastosowania w swoich zaleceniach metodologicznych. Zobacz cytaty z tych dwóch dokumentów poniżej. Jednak wiele osób uparcie w dalszym ciągu pisze słowo „Wniosek:” w liczbie pojedynczej, nawet jeśli po nim następuje lista kilku dokumentów. Nie rób tego. Wyjaśniliśmy dlaczego.
Fragment dokumentu
Zwiń pokaz
GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów”
3.21. ...Jeżeli do pisma dołączony jest załącznik, który nie jest wymieniony w tekście, należy podać jego nazwę, liczbę arkuszy i liczbę egzemplarzy; Jeżeli jest kilka aplikacji, są one ponumerowane:
Fragment dokumentu
Zwiń pokaz
Dokumentacja organizacyjno-administracyjna. Wymagania dotyczące dokumentacji. Wytyczne dotyczące wdrożenia GOST R 6.30-2003
3.16. ...Jeżeli pismo posiada załącznik, który nie jest wymieniony w tekście, należy podać jego nazwę, liczbę arkuszy i liczbę egzemplarzy, jeżeli załączników jest kilka, są one ponumerowane:
Rozbieżności występują także w zapisie słowa „załącznik” w treści listu: małą lub dużą literą, ze znakiem „Nie” lub bez. Faktem jest, że nazwę załączonego dokumentu można wskazać w tekście listu motywacyjnego na różne sposoby; porównajcie sami, patrząc na Przykład 3: w drugim przypadku należy wskazać w nawiasie, że dokument jest wnioskiem, a w kolejnych przypadkach pokazujemy, jak można to zrobić na różne sposoby. Wszystkie opcje są poprawne, ważne jest tylko zachowanie jednolitości w piśmie. Jeszcze lepiej jest wybrać i naprawić jedną opcję w instrukcjach zarządzania biurem organizacji (lub innych lokalnych przepisach dotyczących podobnych kwestii), wtedy wszystkie dokumenty będą jednolite, a wykonawcy będą mniej zamieszani.
Przykład 3
Różne sposoby wskazania nazwy wniosku w treści listu
Zwiń pokaz
W przypadku zgłoszenia oprawionego nie jest wymagane określenie liczby arkuszy (Przykład 4).
Przykład 4
Opis powiązanej aplikacji
Zwiń pokaz
W sytuacji, gdy załączników jest tak dużo, że wygodniej jest je wypisać na osobnej kartce (będzie to nosiło nazwę „Spis załączników do pisma z dnia... Nie...”), wystarczy powołać się na taki inwentarz w liście (Przykład 5).
Przykład 5
Jeśli aplikacji jest tak wiele, że wygodniej jest umieścić je w osobnym spisie
Zwiń pokaz
Jeśli załączasz do swojego listu inny list, który posiada własny załącznik, musisz poinformować o tym adresata (Przykład 6).
Przykład 6
Załącznik do listu ma swój własny załącznik
Zwiń pokaz
Wreszcie, jeśli Twój list jest adresowany do kilku organizacji jednocześnie, a załącznik jest adresowany tylko do jednej z nich (inne otrzymują list tylko do przeglądu), należy to również powiedzieć (Przykład 7).
Przykład 7
Załącznik jest wysyłany tylko do jednego z kilku adresatów wiadomości e-mail
Zwiń pokaz
Notatkę o obecności załączników umieszcza się pod treścią pisma i nad podpisem. Zwykle te odległości (wcięcia) są jednakowe i równe w przybliżeniu 2-3 odstępom między wierszami (wyraźnie widać to na przykładzie projektu całej litery w przykładzie 9).
Co do zasady, jeżeli dokument posiada załączniki, to pod tekstem i nad podpisem umieszcza się na nim znak wskazujący na ich obecność, a na załączonych dokumentach (każdy w prawej górnej części pierwszego arkusza) wpisuje się, które dokumentu, do którego są załącznikiem (z oznaczeniem numeru załącznika, jeśli jest ich kilka), jak w przykładzie 8.
Przykład 8
Numer wniosku i dane dokumentu głównego na 1 arkuszu wniosku
Zwiń pokaz
List motywacyjny pełni jednak funkcję księgową przesyłanych dokumentów, stanowiąc swego rodzaju inwentarz załączników znajdujących się w kopercie, w rzeczywistości przesyłane są dokumenty wymienione w takim piśmie jako załączniki. Gdyby pismo miało inną funkcję (np. było ofertą, złożeniem oferty podpisania umowy i określeniem warunków proponowanej współpracy), wówczas dokumentem „kluczowym” w jego znaczeniu byłoby pismo, a załączony do niego dokumenty tylko pomogłyby mu spełnić swoją funkcję. Ale mówimy o liście motywacyjnym i w tym przypadku nie należy „psuć” przesyłanych dokumentów informacją o „spisie zawartości koperty” – tj. Nie ma potrzeby umieszczać na nich takiego znaku!
Podpisanie i rejestracja u nadawcy
Sygnatariuszem listu biznesowego jest ten sam urzędnik, co w zwykłej korespondencji biznesowej (zwykle albo szef organizacji, albo upoważniony kierownik wyższego szczebla). Jeśli mówimy o przesłaniu podstawowych dokumentów księgowych, list może podpisać także główny księgowy.
Aby uniemożliwić odbiorcy listu zadawanie później wszelkich pytań wyjaśniających swojemu sygnatariuszowi (oznaczonemu numerem 1 w przykładzie 9), w dokumencie tym należy wskazać także wykonawcę (ibid., zob. numer 2).
Przed wysłaniem list motywacyjny musi mieć przypisany numer wychodzący (oznaczony cyfrą 3).
A adresat przydzieli mu swój numer przychodzący podczas rejestrowania faktu otrzymania dokumentu, przy czym można na nim wskazać datę otrzymania i numer przychodzący (odręcznie lub za pomocą pieczęci, jak w przykładzie 9 - patrz numer 4).
Przykład 9
List motywacyjny
Zwiń pokaz
Przykład 11
Formularz listu motywacyjnego dla wnioskodawców - osób fizycznych
Zwiń pokaz
Niespodzianka dla wnioskodawców - osób prywatnych
Konieczność napisania listu motywacyjnego do dokumentów dotyczy każdego, niezależnie od tego, czy jest to organizacja, czy osoba fizyczna. Tymczasem gdy do organizacji przychodzi zwykła osoba, z reguły nie sporządza się żadnego pisma towarzyszącego jego dokumentom. A szkoda, bo wygodniej byłoby dla Ciebie nie pamiętać i jakoś tego nie zapisywać, ale mieć informację zapisaną przez gościa: od kogo, jakie dokumenty, do którego z Twoich pracowników i dlaczego przenieść. Jeśli systematycznie kontaktujesz się z pojedynczymi osobami, szczególnie w wielu standardowych sprawach, a jednocześnie otrzymujesz od nich dokumenty, z którymi Twoja organizacja musi następnie coś zrobić, to zalecamy opracowanie formularza listu motywacyjnego dla takich przypadków i zadawanie pytań każdemu z nich osoba, która go wypełni, gościu. Zobacz przykładowy formularz w przykładzie 11.
Wypełniony formularz zarejestrujesz i przekażesz kopię pisma z numerem przychodzącym wnioskodawcy, a otrzymaną od niego paczkę dokumentów prześlesz odpowiednią drogą. Wtedy, gdy zadzwonisz i zapytasz o dokumenty, osoba ta nie będzie już pytać o „daczę w Malinovce”, ale o konkretny list z unikalnym indeksem.
Proszę o odpowiedź w określonym terminie
Wiele organizacji lubi od razu wyznaczać adresatowi termin w swoich listach motywacyjnych, a metody mogą się różnić od grzecznych „Proszę podpisać dokumenty i zwrócić je w ciągu dziesięciu dni”. do imperatywu „Czas odpowiedzi na pismo wynosi 5 dni roboczych”. Czy warto tak pisać? I jak zareagować na takie warunki?
Pamiętajmy o tym zgodnie z zasadami prowadzenia działalności gospodarczej. Należy o tym pamiętać, jeśli w liście motywacyjnym nie określono innego terminu.
Tylko wyższa organizacja kontrolująca lub jakikolwiek organ rządowy, dokument regulacyjny obowiązkowy dla Twojej realizacji, może wyznaczyć obowiązkowy termin. Strony same mogą uzgodnić i udokumentować dobrowolnie podjęte zobowiązania:
Przykład 10
Termin udzielenia odpowiedzi na pismo może zostać określony w umowie
Zwiń pokaz
Umowa przewiduje obowiązkowe postępowanie przedprocesowe w celu rozwiązywania sporów i nieporozumień. Strona, która uważa, że jej prawa wynikające z niniejszej Umowy zostały naruszone, zobowiązana jest przesłać drugiej Stronie pisemne, uzasadnione roszczenie. Strona, która otrzymała pisemną uzasadnioną reklamację, ma obowiązek ją rozpatrzyć i udzielić pisemnej uzasadnionej odpowiedzi w terminie 10 (dziesięciu) dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania...
Gdy komunikują się rówieśnicy w statusie firmy (jeśli wcześniej nikt nad nimi nie stał lub nie ustalili dla siebie zasad interakcji), możesz poprosić o szybszą odpowiedź, ale musisz mieć ku temu dobry powód. Na przykład: „Prosimy o przesłanie wypełnionej ankiety w terminie czternastu dni, gdyż odpowiedź do Ministerstwa Zdrowia Federacji Rosyjskiej musimy przekazać do 1 października 2013 r.”. Zamówienia w takich przypadkach są nieprawidłowe, w tym z punktu widzenia etykiety biznesowej.
Przechowywanie listów motywacyjnych
List motywacyjny staje się zbędny w momencie, gdy wykonawca odbierze swoje wnioski i upewni się, że są one kompletne. Od tego momentu będą nad nimi prowadzone prace, a pismo należy oznaczyć jako zakończone i umieścić w aktach.
Często pojawia się pytanie, jak przechowywać listy motywacyjne i załączniki do nich: osobno czy razem? Zwykle załącznik do pisma umieszczany jest w specjalnym pliku zarezerwowanym specjalnie dla tego typu dokumentów. Nie ma miejsca na listy motywacyjne: świadectwa wykonanych prac, faktury, umowy i wiele innych dokumentów są przechowywane osobno i często przez różne okresy czasu.
Punkt ten należy wziąć pod uwagę przy sporządzaniu listy spraw. Niektóre firmy (przy niewielkim wolumenie obiegu dokumentów) tworzą jeden plik „Listy Motywacyjne” i umieszczają w nim wszystkie pisma tego typu, niezależnie od tego, co było do nich dołączone. Inni muszą stworzyć kilka spraw za pomocą listów motywacyjnych i umieścić je na listach spraw działów strukturalnych. Wtedy np. przesłana umowa trafi do pliku „Umowy Świadczeniowe”, a list motywacyjny do niej trafi do pliku „Listy motywacyjne do umów na działalność podstawową”.
Zdarza się również, że list pozostaje w magazynie w firmie, natomiast załącznik nie. Dotyczy to np. projektów dokumentów (jak w przykładzie 9). Projekt rozporządzenia nie jest jeszcze dokumentem i najprawdopodobniej będzie podlegał częstym poprawkom, nie ma konieczności jego przechowywania;
Jak widać, napisanie listu motywacyjnego nie jest niczym skomplikowanym, a samo w sobie może zaoszczędzić nie tylko dokumenty, ale także czas.
Niewielkie utrudnienie, jak zwykle, może pojawić się, gdy firma wdroży zasadę sporządzenia i złożenia prawidłowo wykonanego listu motywacyjnego wraz z pakietem dokumentów. Ale problem ten można rozwiązać po prostu ustanawiając tę zasadę w lokalnym akcie prawnym. A korzyści z tego płynące są trudne do przecenienia.
Przypisy
Zwiń pokaz
List motywacyjny jest formą etykiety biznesowej. Oprócz prostego rejestru przekazanych dokumentów, zawiera zalecenia dotyczące postępowania z nimi. Dodatkowo na podstawie danych rejestracyjnych można określić czas realizacji oraz fakt wysłania. Przykład napisania listu motywacyjnego do dokumentów znajdziesz w artykule.
Jak napisać list motywacyjny do dokumentów
Nie ma jednej, jednolitej formy pisma. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentacji organizacyjno-administracyjnej opisano w GOST R 6.30-2003. Zalecane są wymagania tej normy.
Jak napisać list motywacyjny do dokumentów? Zacznijmy od podstawowych zasad:
- na papierze firmowym;
- wskazując datę i numer rejestracyjny.
Przyjrzyjmy się bliżej przykładowemu listowi motywacyjnemu dotyczącemu przesyłania dokumentów, na jakie główne sekcje można podzielić tekst i jakie informacje powinny się w nim znaleźć.
|
Sekcja listów |
Krótki opis |
|
|
Wstęp |
O przesłaniu odpowiedzi na reklamację |
|
|
Nagłówek |
Temat, który określa jego cel |
List motywacyjny przedstawiający złożone dokumenty |
|
Odwołanie |
Specyficzny apel do menedżera, najlepiej adresowany, ze wskazaniem imienia i patronimiki |
Drogi Iwanie Iwanowiczu! |
|
Cel wiadomości |
Krótkie sformułowanie |
W odpowiedzi na Państwa reklamację załączam potwierdzenie spełnienia podanych wymagań w terminach określonych w Umowie Dostawy. |
|
Trzon |
Stwierdzenie merytoryczne wraz z podsumowaniem i wyrażeniem nadziei, wdzięczności itp. |
Z otrzymanej od Państwa informacji wynika, że doszło do naruszenia punktów 2.3 i 3.6 Umowy. Z kolei informuję, że komponenty zostały przekazane terminowo, co potwierdza Faktura, a prace zostały wykonane terminowo, co potwierdza data odbioru pracy na Zleceniu Pracy. Wymagania zawarte w żądaniu nr 2 przesłanym do nas w dniu 14 lipca 2017 roku uważam za w pełni spełnione. Proszę o rozpatrzenie i przesłanie nam informacji o podjętej decyzji w terminie przewidzianym przepisami prawa. Wyrażam Państwu wdzięczność za skorzystanie z usług naszej firmy i liczę na dalszą współpracę. |
|
Wniosek |
Lista aplikacji. Grzeczny podpis |
Aplikacje:
Głowa, Sidorowa Maria Iwanowna. Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe wykonawcy. |
Przykład listu motywacyjnego dla dokumentów
Pracownicy przedsiębiorstw muszą nie tylko wysyłać takie żądania do kontrahentów, ale także je od nich otrzymywać. Dla urzędników biznesowych sensowne jest opracowanie formularza przychodzącego listu motywacyjnego dotyczącego dokumentów. Będzie to wymagane, jeśli kontrahent dostarczy przesyłkę bez wyjaśnień. Często zdarza się to w przypadku współpracy z osobami fizycznymi, ale w przypadku osób prawnych ten przypadek nie jest wyjątkiem. Aby zoptymalizować obieg dokumentów, kontrahent będzie mógł wypełnić proponowany formularz, w którym wskaże wszystkie niezbędne informacje.
Przykładowy list motywacyjny do przekazania dokumentów. Formularz przeznaczony do wypełnienia przez kontrahenta:
Czego nie wskazywać
Tekst odwołania utrzymany jest w stylu biznesowym. Pomimo tego, że przekaz nie jest samodzielną formą, nie należy dopuszczać do zaznajomienia się przy jego tworzeniu. List motywacyjny dokumentów nie powinien oceniać tego, co się dzieje, być emocjonalny i zawierać sformułowań, które w taki czy inny sposób mogą urazić odbiorcę. Przykładowe zwroty, których nie można użyć i możliwości ich zastąpienia:
Kto podpisuje list
Odwołanie może podpisać kierownik działu, kierownik, główny księgowy lub kierownik organizacji. W takim przypadku należy przestrzegać zasad etyki komunikacyjnej. Jeśli tekst zawiera apel do szefa firmy, musi zostać podpisany przez równorzędnego menedżera. Należy także pamiętać, że menadżer deleguje wykonanie poleceń wykonawcom. Dlatego przy podpisywaniu dyrektor powinien wskazać dane kontaktowe wykonawcy, aby odbiorca nie musiał tracić czasu na szukanie osoby odpowiedzialnej. Druk w tym przypadku nie jest obowiązkowy.
Po otrzymaniu dokumentu odbiorca przypisuje mu numer przychodzący i datę, które urzędnik wpisuje ręcznie lub za pomocą stempla. Korzystając z tych informacji, możliwe będzie łatwe prześledzenie etapów jego rozpatrywania i wyjaśnienie, na jakim etapie rozpatrywania wniosku znajduje się w danym momencie.
Wysyłając dokumenty do kontrahentów należy dołączyć do nich list motywacyjny. Nie ma znaczenia czy jesteś członkiem, wyślesz całość czy kurierem. Listy motywacyjne są wygodne zarówno dla Ciebie, jak i odbiorcy. Co dokładnie?
Po pierwsze, W tym piśmie opisano zawartość całego pakietu dokumentów. Nikt nie będzie mógł powiedzieć, że czegoś nie wysłał lub nie otrzymał.
Po drugie, Biura dużych firm po prostu nie przyjmują dokumentów bez listów motywacyjnych.
Po trzecie, rejestrujesz ten list u siebie jak w jednym rejestrze. Wyszukiwanie jednego dokumentu po numerze rejestracyjnym jest znacznie łatwiejsze niż przeszukiwanie stosu różnych papierów.
po czwarte, adresat rejestruje to pismo jako , co potwierdza, że przyjął dokumenty i w związku z tym jest za nie odpowiedzialny.
po piąte, Stworzenie listu motywacyjnego do dokumentów jest wymagane przez zasady komunikacji biznesowej. Nie chcesz chyba wyglądać na ignoranta w zakresie etykiety biznesowej, prawda?
List motywacyjny sporządza i podpisuje kierownik przedsiębiorstwa, kierunek lub kierownik jednostki strukturalnej.
Miejsce docelowe napisane w taki sam sposób, jak w standardowym piśmie biznesowym:
Dyrektor Generalny JSC „Szmel”
D.D. Sotnikow
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Dymok”
Główny księgowy
S.V. Piękny
Temat już znane: List motywacyjny, Lub O wysyłaniu dokumentów lub dokładniej O kierunku schematu nr 546-PSA-12a.
Odwołanie– również standardowo, nazywamy odbiorcę po imieniu i patronimice:
Drogi Wiktorze Iwanowiczu!
Tekst List motywacyjny jest napisany w formie pisemnej, jest niezwykle krótki, prosty i zbudowany według następującego schematu:
Wysyłamy – to co wysyłamy – uwaga
Na przykład:
Przesyłam Państwu projekt budowlany nr 67388-R-O-74743 do akceptacji. Proszę rozważyć to jak najszybciej. Informujemy, że pakiet dokumentacji budowlanej ma charakter poufny.
Przesyłam Państwu do rozpatrzenia spory dotyczące umowy o świadczenie usług pomiędzy Vasilek LLC a Romashka OJSC. W razie pytań prosimy o kontakt z doradcą prawnym N.L. Zhestkovem. telefonicznie 987-65-43.
Na Państwa prośbę udostępniam Państwu do rozpatrzenia materiały informacyjne dotyczące wyrobów firmy Shokoladka LLC.
List motywacyjny poświęca się szczególną uwagę, w rzeczywistości jest to główna część tych listów. Cały pakiet wysyłanych dokumentów jest tutaj wyraźnie i skrupulatnie wyszczególniony.
Podpis przetwarzane jak zwykle.
Konieczne jest wskazanie: odbiorca wiadomości musi mieć przy sobie niezawodny kanał zwrotny.
List motywacyjny jest dokumentem uzupełniającym przesłane CV.
Jeśli wysyłasz swoje CV do zagranicznej firmy o światowej renomie (marki), to wymagania dotyczące opracowania CV pomocniczego są dość wysokie. Dokument należy sporządzić na osobnej kartce; wszystkie dane, które w szczególności obejmują tytuł, datę sporządzenia, imię i nazwisko oraz adres odbiorcy, podpis - są umieszczane zgodnie z zasadami sporządzania pism handlowych. Jeśli informacje przesyłane są e-mailem, wówczas list motywacyjny, podobnie jak CV, należy załączyć w formacie Word.
Jak pisać
List motywacyjny jest sporządzony zgodnie z ogólną strukturą listu biznesowego. Dokument ten składa się z:
wstęp, który może zawierać tytuł listu, adres do adresata, cel listu;
część główna, której tekst powinien odzwierciedlać główną istotę listu motywacyjnego;
wniosek, który zawiera podpis nadawcy (imię i nazwisko nadawcy, jego stanowisko, podpis).
Co napisać w liście motywacyjnym? Tekst tego dokumentu jest napisany w dowolnej formie. Głównym zadaniem listu motywacyjnego do CV jest wzbudzenie zainteresowania pracodawcy Twoją kandydaturą, ofertą handlową – zainteresowanie potencjalnego nabywcy. Listy motywacyjne do umowy oraz inne dokumenty kierowane do urzędu skarbowego zawierają spis przekazywanych dokumentów oraz instrukcje dla odbiorcy.
Aby wznowić
Drogi Aleksandrze,
W odpowiedzi na ogłoszenie o naborze „Specjalista ds. nieruchomości” zamieszczone w gazecie „Personel”, przesyłam swoje CV. Byłbym bardzo wdzięczny, jeśli tego nie zignorujesz.
Z poważaniem,
Kolesnikow Maksim, telefon +7-985-23-56-89
Do dokumentów
Ten list jest skompilowany w dowolnej formie, ale należy wziąć pod uwagę kilka punktów:
List należy wydrukować na papierze firmowym.
W prawym górnym rogu wskaż do kogo adresowany jest list motywacyjny.
Numer wychodzący z datą napisania pisma należy wydrukować w lewym górnym rogu.
Pamiętaj, aby napisać, dlaczego wysyłasz dokumenty do kontrahenta. Przykładowo, jeżeli wysyłasz do kupującego umowę na dostawę, to wskaż, że prosisz kontrahenta o zapoznanie się z jej treścią, a następnie wyślij umowę pocztą z pieczęcią i podpisem menadżera.
Dodatkowo wspomnij, że w przypadku braku porozumienia w niektórych punktach kupujący może spisać protokół braku porozumienia i przesłać go w dwóch egzemplarzach.
Nie zapomnij o etyce biznesowej, umieszczając w liście takie słowa i wyrażenia, jak „kochanie”, „prosimy”, „z szacunkiem”.
Do porozumienia
Wypełnianie nagłówka dokumentu
Każdy dokument zaczyna się od „nagłówka”. Znajduje się w prawym górnym rogu i zawiera informacje o tym, do kogo i gdzie wysyłasz dokument.
Proszę podać pełne nazwisko, imię i patronim adresata, jego stanowisko oraz nazwę firmy.
Pozdrowienia
Powitanie jest napisane centymetr poniżej nagłówka i pośrodku arkusza. W pozdrowieniu zastosowano większą czcionkę niż w nagłówku i treści.
Zwykle powitanie zaczyna się od słów: „Kochanie…”. Forma zwracania się do danej osoby powinna być zawsze formalna. Zwracaj się do siebie wyłącznie po imieniu, nazwisku i „ty”.
Tekst główny
W treści listu wskaż, jaki dokument wysyłasz i dlaczego. Cel zgłoszenia musi być jasny.
Jeżeli umowa posiada numer i datę, należy to wskazać w tekście.
Dodatkowy tekst
W dodatkowym tekście możesz wskazać, na co należy zwrócić uwagę podczas pracy z dokumentem. Na przykład podpisz przed określoną datą.
Tekst dodatkowy umieszcza się centymetr poniżej tekstu głównego.
Aplikacje
Element aplikacji jest umieszczany centymetr pod dodatkowym tekstem. Blok wskazuje, który dokument jest załączony i objętość dokumentu w stronach.
Do tytułu egzekucyjnego
List motywacyjny do oryginału tytułu egzekucyjnego do sądu wskazujący kwotę przekazaną powodowi
