Procedura për përpunimin e shpenzimeve të udhëtimit. Udhëtimet e biznesit të punonjësve: ne i rregullojmë ato në mënyrë korrekte

Ndryshimet e bëra në legjislacionin e punës të Federatës Ruse në 2015 (Rezolutat e Qeverisë së Federatës Ruse të datës 29 dhjetor 2014 N 1595 dhe datës 29 korrik 2015 N 771) çuan në një ndryshim në rrjedhën e gjatë dhe të zakonshme të punës në kushtet e ekzekutimit të dokumenteve të ndryshme të hartuara gjatë dërgimit të punonjësve në udhëtime pune. Nga ky artikull mund të mësoni se si të organizoni një udhëtim pune për një punonjës në 2017 pa gabime.

Certifikatë udhëtimi, detyrë zyrtare, ditar për punonjësit që shkojnë në udhëtime pune

Ju kujtojmë se që nga 8 janari 2015, si rregull i përgjithshëm, hartimi i një certifikate udhëtimi dhe një detyrë pune nuk kërkohet (Rezoluta e Qeverisë së Federatës Ruse e 29 dhjetorit 2014 N 1595). Por punëdhënësi, në dokumentet e brendshme të organizatës (rregulloret lokale) në fuqi në ndërmarrje, mund të përcaktojë që regjistrimi i një udhëtimi pune duhet të kryhet duke përdorur këto dokumente (nenet 8, 22 të Kodit të Punës të Federatës Ruse). . Nëse një vendim i tillë merret nga punëdhënësi, atëherë kur punonjësi niset për një udhëtim pune, të dy dokumentet (çertifikata e udhëtimit dhe detyra zyrtare) duhet të hartohen në përputhje me procedurën e vendosur nga punëdhënësi.

Kështu, në vitin 2017, udhëtimet e biznesit përpunohen dhe paguhen pa përdorur formularët e zakonshëm - një certifikatë udhëtimi dhe një detyrë pune.

Nga 08/08/2015, punëdhënësi është i përjashtuar nga plotësimi dhe mbajtja e një formulari tjetër të detyrueshëm më parë - një ditar për punonjësit që shkojnë në udhëtime pune (Rezoluta e Qeverisë së Federatës Ruse e 29/07/2015 N 771).

Dokumentet e hartuara kur dërgohen në një udhëtim pune

Me refuzimin e ligjvënësit nga një kërkesë e tillë e detyrueshme për punëdhënësin (dhe punonjësin) si përpilimi i një certifikate udhëtimi dhe caktimi zyrtar, procedura për përpunimin e udhëtimeve të biznesit është bërë dukshëm më e thjeshtë. Tani punëdhënësi duhet të lëshojë dokumentet e mëposhtme për një udhëtim pune në 2017:

një vendim me shkrim (urdhër, udhëzim) i punëdhënësit për të dërguar një punonjës në një udhëtim pune (neni 166 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, pika 3 e Rregullores mbi specifikat e dërgimit të punonjësve në udhëtime pune, miratuar me Dekret të Qeveria e Federatës Ruse e 13 tetorit 2008 N 749 (në tekstin e mëtejmë: Rregulloret)). Ky urdhër (udhëzim) mund të hartohet nga punëdhënësi në një formë të zhvilluar në mënyrë të pavarur (me miratim të detyrueshëm nga një akt rregullator vendor), ose të ekzekutohet në përputhje me formularin e unifikuar N T-9, të miratuar me Rezolutën e Komitetit Shtetëror të Statistikave të Federata Ruse e datës 5 janar 2004 N 1. Në një urdhër (udhëzim) të tillë pasqyrohet qëllimi i udhëtimit të punës së punonjësit. Nëse, për të përmbushur një detyrë nga menaxhmenti ose për arsye të tjera, një punonjës duhet të shkojë në një udhëtim pune me transportin e tij ose zyrtar, kjo tregohet gjithashtu në urdhrin (udhëzimin) (klauzola 7 e Rregullores). Urdhri (udhëzimi) pasqyron gjithashtu bazën për dërgimin e një punonjësi në një organizatë tjetër, për shembull, një memorandum të brendshëm nga punonjësi (mbikëqyrësi i tij i menjëhershëm), një marrëveshje me palën tjetër të punëdhënësit, etj.;

raportin paraprak të punonjësit për shpenzimet e bëra prej tij (klauzola 26 e Rregullores). Në organizatat buxhetore, një raport i tillë paraprak përpilohet sipas formularit të unifikuar Nr. 0504505, të miratuar. me urdhër të Ministrisë së Financave të Rusisë të datës 30 Mars 2015 N 52n, dhe në organizatat jo-buxhetore - sipas formularit Nr. AO-1, miratuar. Rezoluta e Komitetit Shtetëror të Statistikave të Rusisë, datë 01.08.2001 N 55.

Koha e punës e një punonjësi që ishte në një udhëtim pune pasqyrohet nga punëdhënësi në fletën kohore. Forma e unifikuar e kësaj karte raporti (formulari N T-13) u miratua me Dekret të Komitetit Shtetëror të Statistikave të Rusisë, datë 5 janar 2004 N 1.

Duke përdorur dokumente të ngjashme, përpunohen edhe udhëtimet e huaja të biznesit.

Një udhëtim pune është një udhëtim i një punonjësi të dërguar nga punëdhënësi për të kryer detyra dhe detyra zyrtare jashtë vendit të punës së përhershme. Ky përkufizim përmbahet në Kodin e Punës (neni 166 i Kodit të Punës të Federatës Ruse), dhe udhëtimet e punës të punonjësve, puna e të cilëve, në përputhje me kontratën e punës dhe përshkrimin e punës, është duke udhëtuar në natyrë ose ndodh në rrugë, nuk duhet të ngatërrohet me të.

Nga artikulli do të mësoni:

Rregulla të reja për regjistrimin e udhëtimeve të biznesit

Për inspektoratin tatimor, qëllimi i udhëtimit të përcaktuar në urdhër është i mjaftueshëm për të marrë parasysh të gjitha shpenzimet gjatë llogaritjes së tatimit mbi të ardhurat. Për sa i përket konfirmimit të periudhës së mungesës nga vendi i punës, për këtë përdoren biletat e udhëtimit për në vendin e detyrës dhe kthimin.

E rëndësishme: nëse një punonjës shkon në një udhëtim me një makinë personale, mund të tregoni periudhën në një memorandum të cilit i bashkëngjiten dokumentet mbështetëse (për shembull, çeqe ose fatura, të cilat mund të përdoren për të gjurmuar rrugën dhe datat e nisjes dhe mbërritjes ).

Si të raportoni për punën e bërë?

Nëse informacioni i mëparshëm i detajuar në lidhje me detyrën e caktuar për udhëtarin e biznesit dhe rezultatet e marra mund të nxirren nga detyra dhe raporti përkatës, tani punëdhënësi ka të drejtë të vendosë në mënyrë të pavarur se në çfarë forme të marrë informacion për punën e bërë. Ndonjëherë një raport gojor i mbështetur nga dokumente që tregojnë përfundimin me sukses të detyrës është i mjaftueshëm për menaxherin: një kontratë e lidhur për ofrimin e shërbimeve, një shënim dërgese etj. Ju gjithashtu mund të raportoni për rezultatet e arritura përmes një memorandumi, të plotësuar me dokumentet mbështetëse.

Cilat dokumente konfirmojnë shpenzimet gjatë një udhëtimi pune?

Para nisjes, në bazë të porosisë, llogaritet shuma e paradhënies për udhëtimin në destinacion, akomodimin dhe pagesën ditore, të cilat zakonisht paguhen në rubla, dhe vetëm kur dërgohen jashtë vendit - në valutë të huaj. Punëdhënësi është i detyruar të kompensojë të gjitha shpenzimet, prandaj, pas kthimit në departamentin e kontabilitetit, dërgohet një raport paraprak, i cili tregon shumat e shpenzuara. Raporti duhet të shoqërohet me dokumente mbështetëse, të cilat mund të përfshijnë:

bileta udhëtimi;
faturat nga stacionet e karburantit (nëse punonjësi drejtonte një makinë personale);
fatura parkimi;
faturat për qëndrimin në hotel ose apartament me qira;
paratë e gatshme dhe faturat e shitjes etj.

E rëndësishme: për të shmangur gabimet e mundshme në procesin e regjistrimit të udhëtimeve të punës dhe kompensimit të shpenzimeve që lidhen me to, rekomandohet konsolidimi i procedurës përkatëse në një akt të veçantë vendor (Neni.8 Kodi i Punës i Federatës Ruse). Një shembull i kësaj rregulloreje mund të duket kështu:

Shembuj të rregulloreve të udhëtimit

Procedura për rimbursimin e shpenzimeve të udhëtimit duhet të përcaktohet në një marrëveshje kolektive ose rregullore lokale, ndërsa punëdhënësi ka të drejtë të sigurojë kompensim për çdo lloj shpenzimi, për shembull:

Për të shmangur probleme në të ardhmen me justifikimin e llojeve të caktuara të shpenzimeve për qëllime të tatimit mbi fitimin, nuk rekomandohet vendosja e standardeve vendore për shpenzimet për shërbimet në restorante dhe bare, përdorimin e palestrës apo pishinës, shërbimet e dhomave VIP për pritjen e delegacioneve. etj.

Puna jashtë orarit gjatë një udhëtimi pune

Legjislacioni i punës lejon punën jashtë orarit, por i detyron punëtorët të paguajnë për orët jashtë orarit me një normë të rritur, duke përfshirë edhe kur udhëtojnë (Nr. 14-2-195). Nëse një punonjës duhet të punojë jashtë orarit gjatë nisjes, puna jashtë orarit duhet të përpunohet në përputhje me rrethanat:

Puna jashtë orarit gjatë një udhëtimi pune, ne përpunojmë jashtë orarit:

nëse edhe para nisjes dihet se puna jashtë orarit nuk mund të shmanget, ne njoftojmë paraprakisht udhëtarin e biznesit për punën e ardhshme jashtë orarit (me gojë ose me shkrim, në përputhje me nenin 99 të Kodit të Punës të Federatës Ruse);
Ne marrim pëlqimin me shkrim të punonjësit për të punuar jashtë orarit;
nëse ai tashmë është larguar dhe jep pëlqimin verbal për të punuar jashtë orarit, ne e zyrtarizojmë procedurën me një akt të nënshkruar nga disa dëshmitarë;
Duke u siguruar që udhëtari i biznesit të mos kundërshtojë punën jashtë orarit, lëshojmë një urdhër përkatës, me të cilin njohim udhëtarin e biznesit me nënshkrimin e tij;
Ne sigurohemi që të pasqyrojmë orët jashtë orarit të punës në fletën e orarit.

Kur hartoni një njoftim me shkrim, pasqyroni në dokument jo vetëm arsyet për t'u angazhuar në punë jashtë orarit, por edhe natyrën, kohëzgjatjen dhe shumën e kompensimit të duhur për punën jashtë orarit, për shembull:

Shembull i njoftimit për përfshirje në punë jashtë orarit

Zgjatja e një udhëtimi pune për shkak të sëmundjes së punonjësit

Edhe një vonesë jashtëzakonisht e rëndësishme mund të ndërpritet papritmas nga sëmundja e një udhëtari biznesi, i cili, duke rënë jashtë orarit të përcaktuar më parë, nuk ka kohë për të përfunduar detyrën në kohë. Në këtë rast, punëdhënësi mund të vendosë të zgjasë udhëtimin për t'i dhënë udhëtarit kohë shtesë për të përfunduar detyrën. Në praktikë, kur merrni një memo me informacion për një sëmundje, rekomandohet të veproni sipas skemës së mëposhtme:

sigurohuni që punonjësi të jetë gati të vazhdojë të kryejë detyrën pas shërimit dhe përfundimit të pushimit të sëmurë (ju mund të dërgoni aplikacionin përkatës me e-mail ose faks);
të hartojë një urdhër për zgjatjen e afateve, të bëjë një shënim përkatës në urdhrin e udhëtimit dhe të sjellë dokumentin në vëmendje duke përdorur mjetet e komunikimit që disponon;
pas përfundimit të udhëtimit, pranoni lejen fillestare të sëmurë dhe shënoni ditët e punës dhe sëmundjet në fletën e orarit të punës;
të paguajë përfitimet e përkohshme të aftësisë së kufizuar dhe të rimbursojë të gjitha shpenzimet që lidhen me nevojën për të zgjatur periudhën e qëndrimit.

Duhet të raportoni menjëherë sëmundjen gjatë nisjes. Sa më shpejt punonjësi të njoftojë punëdhënësin për pamundësinë për të kryer detyrën për shkak të paaftësisë së përkohshme, aq më shpejt do të merren masat për mbylljen ose zgjatjen e periudhës së largimit, nëse është e nevojshme. Një formular i veçantë njoftimi nuk është zhvilluar për raste të tilla, kështu që memorandumi mund të hartohet në çdo formë, për shembull:

Memorandum shërbimi për paaftësinë e përkohshme për punë gjatë një udhëtimi pune

Nëse një punonjës raporton se është i sëmurë rëndë dhe nuk është në gjendje të kryejë një detyrë urgjente, punëdhënësi ka të drejtë të anulojë udhëtimin në ditën e parë të sëmundjes dhe t'ia delegojë autoritetin një specialisti tjetër.

A lejohen udhëtimet e biznesit gjatë pushimeve dhe fundjavave?

Ndonjëherë rrethanat e detyrojnë një punëdhënës t'ju dërgojë në një udhëtim urgjent pune - aq urgjent sa duhet të shkoni në një fundjavë ose pushime. Ligji nuk e ndalon procedimin e rasteve të tilla në ditët jopune, por vetëm me pëlqimin e udhëtarit të biznesit, i cili ka të drejtë të refuzojë këtë detyrë. Pasi të keni marrë pëlqimin me shkrim (në përputhje me nenin 113 të Kodit të Punës të Federatës Ruse) dhe duke u siguruar që mendimi i sindikatës nuk bie në kundërshtim me vendimin e marrë nga punëdhënësi, mund të lëshohet një urdhër. Në fletën e orarit të punës, një udhëtim që bie në një ditë jo pune tregohet me kodin e shkronjës "РВ" ose kodin dixhital "03".

Ditë të tilla do të duhet të paguhen gjithashtu sipas një skeme të veçantë: nëse punonjësi merr një pagë fikse, një tarifë e vetme ditore paguhet shtesë përveç tarifës së zakonshme. Nëse numri i orëve të punës tejkalon normën mujore, në vend të një tarife të vetme ditore shtesë, paguhet një tarifë e dyfishtë. Punonjësit që nuk kanë një pagë fikse paguhen për largimin në një ditë pushimi jo më pak se dyfishi i tarifës (ditore ose për orë), dhe punëtorët me pjesë paguhen të paktën me tarifë dyfish. Nëse dëshironi, pagesa shtesë si në rastin e parë ashtu edhe në rastin e dytë mund të zëvendësohet me një ditë pushimi shtesë.

Udhëtime pune të nëpunësve civilë

Si çdo kategori tjetër, nëpunësit civilë, sipas nevojës, mund të dërgohen në udhëtime pune, rregullat për regjistrimin e të cilave përcaktohen "" (miratuar me Dekret të Presidentit të Federatës Ruse të 18 korrikut 2005 nr. 813). Sipas standardeve aktuale, data e nisjes përcaktohet nga punëdhënësi, duke marrë parasysh kompleksitetin dhe shtrirjen e detyrës, zgjidhja e së cilës i besohet nëpunësit civil të postuar. Vërtetë, periudha e referimit në organet më të larta të qeverisë nuk duhet të kalojë pesë ditë, duke përjashtuar kohën që punonjësi do të kalojë në rrugë. Një detyrë e tillë mund të zgjatet vetëm për arsye detyruese, me pëlqimin me shkrim të drejtuesit të agjencisë qeveritare pranuese dhe jo më shumë se pesë ditë.

Meqenëse ndryshimet në rregullat për dokumentimin e udhëtimit kanë prekur edhe shërbimet qeveritare, që nga viti 2015, nuk mund të lëshohet as detyra dhe as certifikata e udhëtimit, por për të konfirmuar kohën e nisjes dhe shpenzimet e lidhura pas kthimit, ai paraqet në departamentin e personelit:

faturat e hotelit;
arkëtimet e parave të gatshme;
bileta udhëtimi;
fletën e rrugës nëse është përdorur një makinë personale;
memorandume, deklarata, certifikata, raporte mbi qëndrimin;
faturat e parkimit dhe dokumente të tjera mbështetëse.

Ndryshe nga kategoritë e tjera, nëpunësit civilë duhet të paraqesin një raport me shkrim për punën e kryer, të rënë dakord me mbikëqyrësin e menjëhershëm të njësisë së tyre strukturore, brenda tre ditëve nga kthimi i tyre. Pagesa për udhëtimin e një nëpunësi civil ka gjithashtu karakteristikat e veta: si në raste të përgjithshme, ai kompensohet për shpenzimet përkatëse, por shumat maksimale të tyre përcaktohen me ligj dhe varen nga grada.

Kështu, nëpunësi civil që mban gradën drejtues kompensohet për shpenzimet e udhëtimit në vendin e detyrës në masën që korrespondon me një biletë ajrore të klasit të parë, një biletë hekurudhore të kategorisë "SV", "C" ose të klasës së biznesit dhe për një punonjës që plotëson një pozicion të ri në shërbimin civil - sipas tarifës së klasës ekonomike për udhëtimin ajror ose kostos së udhëtimit në një makinë ndarje ("K") kur përdorni transportin hekurudhor. Nëse shpenzimet e nëpunësit civil tejkalojnë normën e përcaktuar me ligj, shuma mbi normën kompensohet nga fondet e parashikuara në buxhetin federal për mirëmbajtjen e organit shtetëror në të cilin shërben personi i dërguar.

Provoni veten

1. A kërkon legjislacioni aktual përgatitjen e një detyre:

a. Po, kjo është një kërkesë për të gjithë punëdhënësit;
b. Po, vetëm për strukturat tregtare;
c. Jo, kërkesa është hequr që nga viti 2015, por disa punëdhënës vazhdojnë ta bëjnë këtë.

2. Kur tregohet qëllimi i nisjes:

a. Vetëm në certifikatën e detyrës zyrtare dhe të udhëtimit;
b. Në urdhrin për dërgimin në një udhëtim pune (si dhe detyrën, nëse përdoret në organizatë);
c. Nuk ka nevojë të specifikoni një qëllim.

3. Cilat shpenzime nuk mund të përfshihen në shtesat e udhëtimit:

a. Rezervimi i një dhome hoteli VIP;
b. Udhëtoni me karroca luksoze me shërbim të paguar;
c. Punëdhënësi ka të drejtë të përfshijë çdo shpenzim si shpenzim udhëtimi.

4. A lejohet përfshirja e një udhëtari biznesi në punë jashtë orarit:

a. Po, është e lejuar, edhe pa pëlqimin e tij;
b. Po, lejohet, por vetëm me pëlqimin e tij me dokumentacion të rregullt.
c. Jo, është e papranueshme.

5. Si të aplikoni për një udhëtim pune në pushime jo pune:

a. Si çdo punë në një ditë jo pune - me pëlqimin e punonjësit dhe sindikatës, lëshoni një urdhër të duhur, regjistrojeni këtë në fletën e orarit të punës dhe paguani shtesë për ditët jo pune në të cilat punonjësi ka punuar;
b. Ashtu si me një udhëtim të rregullt pune - me urdhër dhe pëlqimin e punonjësit, nuk ka nevojë të festoni festat jo pune në një mënyrë të veçantë;
c. Punonjësit nuk mund të dërgohen në udhëtime pune gjatë pushimeve jo pune.

Shumë lloje të punës përfshijnë udhëtime, por dërgoni një punonjës në një udhëtim pune– një procedurë komplekse e personelit. Është e domosdoshme që gjithçka të bëhet sipas rregullave. Rregullat e udhëtimit të biznesit ndryshojnë çdo vit. Tani le të përpiqemi të kuptojmë se si të organizojmë siç duhet një udhëtim pune për një punonjës në 2017.

Udhëtim pune– ky është udhëtimi i një punonjësi jashtë vendbanimit të tij dhe këto janë para së gjithash kosto që duhet të dokumentohen. Udhëtim, hotel (apartament me qira), ushqim, lëvizje nëpër fshat. Kontabilisti dhe zyrtarët e personelit duhet të shlyejnë të gjitha këto kosto si shpenzime të kompanisë, për këtë ata duhet të dinë dhe të plotësojnë saktë të gjithë dokumentacionin në mënyrë që të dërgojnë një punonjës në një udhëtim pune.

Pra, le të sqarojmë disa pika:

Formulimi i saktë i fjalës udhëtim pune.
Kush nuk duhet të dërgohet në një udhëtim pune?
Koha maksimale që një punonjës shpenzon në një udhëtim pune.

Një udhëtim pune shoqërohet gjithmonë me lëvizjen e një punonjësi, ai mund të dërgohet në një lokalitet tjetër, në një vend tjetër, në një zyrë tjetër. Të gjitha lëvizjet jashtë pikës ku punonjësi është punësuar dhe punon në mënyrë të përhershme konsiderohen udhëtim pune. Nuk ka rëndësi nëse ai u dërgua në një degë të veçantë apo në përgjithësi për të kryer udhëzimet e menaxherit në çështje që nuk lidhen me aktivitetet e tij të drejtpërdrejta.

Udhëtimet e biznesit mund të jenë të ndryshme, të shkurtra dhe të gjata, të përhershme dhe një herë. Puna e punonjësve shpesh përfshin udhëtime të vazhdueshme; Sipas ligjit të Kodit të Punës të Federatës Ruse, këtyre punonjësve u kërkohet gjithashtu të kompensojnë kostot e transportit, qiranë e banesave, ushqimin dhe karburantin. Për çfarë saktësisht do të kompensohet organizata, në çfarë vëllimi dhe sa shpesh thuhet në kontratën e punës ose në urdhrin e lëshuar nga drejtuesi i kompanisë. Kohëzgjatja e një udhëtimi pune nuk kufizohet në asnjë mënyrë, ajo mund të jetë edhe disa orë ose pafundësisht.

Ju mund të dërgoni një punonjës në një udhëtim pune, por ju duhet ta regjistroni atë në staf, punonjësit e pavarur nuk dërgohen në udhëtime zyrtare. Por ky nuk është kushti i vetëm. Ju nuk mund të dërgoni:

Gratë shtatzëna, natyrisht, nuk mund të shkojnë zyrtarisht në një udhëtim pune.
Personat nën 18 vjeç (ka përjashtime, studio teatrore, kinema, media, figura sportive)
Një marrëveshje praktike sipas së cilës një punonjës mund të dërgohet në një udhëtim pune të çdo kategorie moshe nëse e kërkojnë aktivitetet profesionale që lidhen me trajnimin.

Ka edhe nuanca me gratë që kanë dy ose më shumë fëmijë të vegjël nën 3 vjeç. Gra të tilla teorikisht mund të dërgohen në një udhëtim pune, por vetëm me pëlqimin e tyre me shkrim, me mendimin e mjekut për mundësinë e kësaj ngjarje. Për më tepër, është përgjegjësi e menaxhmentit që të sigurojë mundësinë për të refuzuar një udhëtim pune kundër nënshkrimit. Të njëjtat të drejta u jepen punonjësve që kujdesen për personat me aftësi të kufizuara, personat e sëmurë rëndë ose të miturit me lëvizshmëri të kufizuar. Dërgoni një punonjës me aftësi të kufizuara në një udhëtim pune, gjithashtu nuk është e lehtë. Këtu zbatohen një sërë kufizimesh. Ju duhet të studioni me kujdes programin e tij të rehabilitimit, mund të ketë një ndalim të udhëtimeve të biznesit;

Ju gjithashtu mund të organizoni një udhëtim pune për një punonjës që është baba beqar vetëm me pëlqimin e tij me shkrim.
A është e mundur të dërgoni një punonjës të pavarur në një udhëtim pune?

Sigurisht, ju mund të dërgoni një punonjës në një udhëtim pune me të cilin, për shembull, është lidhur një kontratë. Por ky nuk do të konsiderohet një udhëtim pune. Pagesa në këtë rast nuk rregullohet me ligj në asnjë mënyrë, vetëm një marrëveshje e ndërsjellë me menaxhmentin. Paguhet sipas dëshirës, në varësi të aftësisë së menaxherit. Nëse punëdhënësi dhe punëmarrësi kanë arritur një marrëveshje, punonjësi duhet të sigurojë: dëshmi dokumentare të kostove dhe të vërtetojë se të gjitha kostot e bëra lidhen me aktivitetet profesionale. Pagesa për udhëtim për një punonjës, i pa regjistruar në personel, duhet të legalizohet me marrëveshje. Atëherë ai nuk do të duhet të paguajë tatimin mbi të ardhurat personale për të, dhe punëdhënësi do të mbrohet nga pagesa në rast të lëndimeve dhe pagesave të sigurimit. Në "gruajtja" inspektorët e punës duhet të mbrojnë të drejtat e tyre. Zbatimi i udhëzimeve nga eprorët tuaj tashmë mund të konsiderohet si përgjegjësi pune. Neni 67 i Kodit të Punës të Federatës Ruse thotë se një person që fillon punë konsiderohet automatikisht se ka një kontratë pune dhe e ka lidhur atë. Për të mos pasur nevojë të provoni ndonjë gjë, është më mirë të lidhni një kontratë me afat të caktuar me punonjësin, do të jetë më e lehtë dhe më e qetë për të gjithë.

Regjistrimi i një udhëtimi pune në 2017: dokumente, porosi.

Ekziston një listë e saktë e dokumenteve me të cilat punonjësit duhet të organizojnë një udhëtim pune.

- detyrë zyrtare
në përputhje me formularin T_10a
, ekzekutuar domosdoshmërisht sipas formularëve (Nr. T_9 ose T_9a)

Ka mundësi, për shembull, për të lëshuar një detyrë shërbimi duke përdorur Nr. T-10a. Këtë e bën vetë drejtuesi personalisht. Është e detyrueshme të tregohet në një detyrë të tillë:

Mbiemri, emri dhe patronimi i punonjësit;
Vendi ku është regjistruar punonjësi (punëtori, departamenti, dega);
Destinacioni, pika përfundimtare e nisjes së punonjësit;
Kush i paguan shpenzimet (emri i sipërmarrësit individual, LLC, CJSC);
Baza dokumentare për udhëtimin e punës.

Dokumentet nënshkruhen nga personi kryesor i shoqërisë, menaxheri. Dhe më pas ata transferohen në shërbimin e personelit, ku përgatitet një rezolutë zyrtare me vulë.

Ky dokument duhet të ruhet në arkivin e kompanisë për të paktën 5 vjet. Dhe pas menaxherit dhe oficerëve të personelit, ai transferohet në departamentin e kontabilitetit së bashku me raportin paraprak për punonjësin.

Në mënyrë që një punonjës të ketë të drejtën për të marrë ditore, është e nevojshme t'i lëshohet punonjësit një certifikatë udhëtimi me urdhër zyrtar. Vetëm në bazë të saj departamenti i kontabilitetit do të jetë në gjendje të grumbullojë para. Për të marrë një certifikatë udhëtimi, jepet edhe formulari standard nr. 1. Kjo certifikatë ka disa rubrika ku punonjësi duhet të shënojë çdo lëvizje të tij dhe të vendosë vulën e ndërmarrjes së degës ku është dërguar punonjësi. Nuk ka nevojë të lëshohet një certifikatë çdo herë, rastet kur ekzekutimi i saj nuk është i nevojshëm, parashikohen në Kodin e Punës të Federatës Ruse. Këtu përfshihen udhëtimet e huaja të biznesit dhe degët e kompanive të huaja. Kur dërgoni një punonjës në një udhëtim pune nëpër Rusi, është e detyrueshme të lëshoni një certifikatë.

Si të organizoni një udhëtim pune për një punonjës në 2017

Pasi të keni studiuar të gjitha sa më sipër, do të bëhet e qartë se si të dërgoni një punonjës në një udhëtim pune pa shkelur ligjin. Punonjësit e burimeve njerëzore dhe departamentet e kontabilitetit duhet të ndjekin rreptësisht të gjitha rregullat e regjistrimit dhe t'i njohin ato sa më saktë që të jetë e mundur. Monitoroni gjithashtu përditësimin e kornizës legjislative.

Është e lehtë të organizosh një udhëtim pune për një punonjës, nëse veproni brenda ligjit, plotësoni të gjitha dokumentet shoqëruese, njihni listën e personave me aftësi të kufizuara dhe mos u përpiqni të kurseni para.

Kohëzgjatja aktuale e qëndrimit në një udhëtim pune përcaktohet vetëm nga dokumenti i udhëtimit me datat e nisjes dhe mbërritjes. Kur dërgoni një punonjës në një udhëtim pune, është e nevojshme ta paralajmëroni atë se është e detyrueshme të mbani bileta, çeqe ose letra të tjera që konfirmojnë nisjen dhe mbërritjen e tij. Kur dërgoni një punonjës në një udhëtim pune, duhet t'i besoni vetëm specialistëve kompetentë që i nënshtrohen trajnimit vjetor dhe nuk i lënë pas dore gjërat e vogla.

Ne kemi zhvilluar udhëzime hap pas hapi për organizimin e një udhëtimi pune në 2019. Artikulli përmban mostra dhe formularë të të gjitha dokumenteve për dërgimin e një punonjësi në një udhëtim pune.

Keni nevojë për leje udhëtimi në 2019?

Certifikatat e udhëtimit nuk janë të vlefshme në vitin 2019, në fakt anulimi ka ndodhur në vitin 2015, kur me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse nr. 1595, pika 7 e Dekretit të Qeverisë së Federatës Ruse të 13 tetorit 2008 Nr. 749 “Për veçoritë e dërgimit të punonjësve në udhëtime pune” u ndryshua, duke zëvendësuar kërkesën për lëshimin e certifikatës së udhëtimit me kushtin që kohëzgjatja reale e qëndrimit në një udhëtim pune të përcaktohet në bazë të dokumenteve të udhëtimit.

E njëjta rezolutë përjashtoi plotësisht klauzolën 6, duke hequr kështu detyrimin e punëdhënësit për të hartuar një detyrë pune për të përshkruar qëllimin e udhëtimit të punës së punonjësit.

Në të njëjtën kohë, askush nuk ia hoqi të drejtën për të lëshuar certifikata udhëtimi. Nëse punëdhënësi vendos të përdorë vetëm një dokument të tillë për të konfirmuar faktin e udhëtimit të punës së punonjësit, atëherë organizata ose sipërmarrësi mund të zhvillojë formularin në mënyrë të pavarur, ose mund të përdorë formularin e mëparshëm T-10 si bazë.

Cilat janë rregullat për përpunimin e udhëtimeve të biznesit në vitin 2019 për udhëtime vendase dhe të huaja për sa i përket ditësve?

Mund të vendoset çdo shtesë ditore, duke përfshirë rregulloret e brendshme që mund të parashikojnë shuma të ndryshme ditore për pozicione të ndryshme, si dhe për vende të ndryshme udhëtimesh pune.

Por në të njëjtën kohë, sipas normave të Artit. 217 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse ekziston një shumë maksimale e pagesës ditore nga e cila nuk ngarkohet tatimi mbi të ardhurat. Këto vlera janë 700 rubla. për udhëtime pune në Rusi dhe 2500 rubla. për udhëtime pune jashtë vendit. Si të llogaritni kontributet nga shtesat ditore, informacion në artikull

Nga 1 janari ka ndryshuar lista e dokumenteve për dokumentet e udhëtimit të punës. Për një listë të plotë, shihni artikullin në revistën Simplified.

Udhëtime pune në 2019: ne organizojmë dhe paguajmë për to

Ju mund të mbani dokumente për një udhëtim pune në internet falas në programin tonë. Kjo ju lejon të ruani të dhënat tatimore dhe të kontabilitetit dhe përgatit dokumentet kryesore dhe raportimet me një klik. Merrni akses në program për 365 ditë. Konsultimi për të gjitha çështjet e kontabilitetit është i disponueshëm për përdoruesit 24 orë në ditë, 7 ditë në javë.

Një fletë e vogël mashtrimi në tabelë do t'ju tregojë se si të dërgoni një punonjës në një udhëtim pune në Rusi në 2019:

Arsyet për të shkuar në një udhëtim pune	Urdhër me shkrim nga menaxheri
Data e fillimit të udhëtimit të biznesit	Data e nisjes e konfirmuar me dokumente udhëtimi ose memo.
Data e përfundimit të udhëtimit	Data e mbërritjes, e konfirmuar nga një memo ose dokumente udhëtimi.
Shuma e ndihmës ditore	700 rubla. (Nënklauzola 3 e nenit 217 të Kodit Tatimor të Federatës Ruse)
	Raport paraprak, dokumente mbi akomodimin dhe udhëtimin, memo

Udhëtime biznesi të huaja në 2019: ne organizojmë dhe paguajmë për to

Për një udhëtim pune jashtë vendit, fleta e mashtrimit është si më poshtë:

Data e fillimit të udhëtimit të jashtëm të biznesit	Data e vulës në kalimin e kufirit të Federatës Ruse (nëse udhëtimi i biznesit është në vende që, sipas kushteve të marrëdhënieve ndërqeveritare, nuk vendosin një vulë të tillë, atëherë data përcaktohet nga dokumentet e udhëtimit).
Data e përfundimit të udhëtimit jashtë vendit	Data që i paraprin datës së vulës së kalimit kufitar (ose në mënyrë të ngjashme, data e përcaktuar nga dokumentet e udhëtimit). Kompensimet ditore për ditën e hyrjes llogariten sipas normave për Rusinë.
Shuma e ndihmës ditore	2500 fshij. (Nënklauzola 3 e nenit 217 të Kodit Tatimor të Federatës Ruse)
Baza për llogaritjen e shpenzimeve të udhëtimit	Raport paraprak, dokumente për akomodimin dhe udhëtimin, memo (ka dy qëndrime të kundërta të Ministrisë së Financave dhe Shërbimit Federal të Taksave në lidhje me nevojën e përkthimit të dokumenteve të udhëtimit dhe dokumenteve të qëndrimit në udhëtimet e huaja të biznesit; për të shmangur mosmarrëveshjet, është më mirë të përkthen dokumente të tilla rresht pas rreshti).

Si të aplikoni hap pas hapi

2. Në varësi të procedurës së vendosur në ndërmarrje, mund të lëshohet edhe certifikata e udhëtimit. Nga ne mund të shkarkoni formularin e tij, si dhe një formular mostër.

3. Për të konfirmuar që jeni në një udhëtim pune, përdoren dokumente udhëtimi, dokumente për pagesën e akomodimit, ose në mungesë të tillë, hartohet një shënim zyrtar. Në faqen tonë të internetit mund të shkarkoni një mostër të një memorandumi të tillë.

4. Në fund të udhëtimit tuaj të punës, përgatitni një raport shpenzimesh.

Karakteristikat e organizimit të një udhëtimi pune për Drejtorin e Përgjithshëm

Nuk ka përjashtime për CEO. Regjistrimi i udhëtimit të tij zyrtar bëhet sipas rregullave të përgjithshme. Prandaj, mënyra se si të raportoni për një udhëtim pune në vitin 2019 nuk varet nga pozicioni i personit që dërgohet.

Dallimi i vetëm është se një organizatë mund të vendosë shtesa ditore për drejtorin e një ndërmarrje me rregullore të brendshme, por çështja e taksimit të shtesave ditore nuk do të ndryshojë - e gjithë shuma që tejkalon normën do të jetë baza për llogaritjen e të ardhurave personale. taksa.

Karakteristikat e një udhëtimi pune njëditor

Dokumentimi i një udhëtimi pune në vitin 2019, nëse ka zgjatur vetëm një ditë, ka një veçori që lidhet me llogaritjen e diapazimit.

Për një udhëtim pune njëditor pa kaluar kufirin rus, pagesa ditore nuk ofrohen. Për një udhëtim pune me kohëzgjatje njëditore jashtë vendit, jepen dita në masën 50% të normës (klauzola 20 e vendimit nr. 749).

Ju kujtojmë se punëdhënësi mund të vendosë shumën e shtesës ditore sipas gjykimit të tij, por nëse këto shtesa ditore tejkalojnë normën, atëherë do të duhet të paguhet tatimi mbi të ardhurat personale.

Përndryshe, kërkesat për përbërjen e dokumenteve janë identike me një udhëtim pune me kohëzgjatje normale.

Nëse udhëtoni në një udhëtim pune me makinën tuaj, çfarë lloj konfirmimi ka në vend të dokumenteve të udhëtimit?

Për udhëtimet e biznesit në vitin 2019, rregullat e reja të kontabilitetit nënkuptojnë mundësinë për të konfirmuar një udhëtim pa dokumente udhëtimi me një memorandum me fatura të bashkangjitura për benzinë, për shembull. Nëse nuk ka fatura për benzinë, atëherë për të përcaktuar kohën e udhëtimeve të biznesit ata mbështeten në dokumentet e vendbanimit ose vetëm në informacionin e marrë nga memorandumi i punonjësit. Në këtë rast, afatet nuk mund të shkojnë përtej atyre të përcaktuara fillimisht në urdhrin e menaxherit.

Nëse një udhëtim pune është me një makinë kompanie, çfarë lloj konfirmimi në vend të dokumenteve të udhëtimit?

Procedura për regjistrimin e një udhëtimi pune në vitin 2019

Procedura e parashikuar për dërgimin e një punonjësi në një udhëtim pune rregullohet me rezolutën e përmendur tashmë nr. 749.

Për më tepër, procedura për pagimin e ndihmës ditore dhe rimbursimeve të tjera për shpenzimet që lidhen me një udhëtim pune përcaktohet në Art. 168 Kodi i Punës i Federatës Ruse. Siç u përmend më lart, një organizatë ose sipërmarrës ka të drejtë të lëshojë një certifikatë udhëtimi, si më parë deri në vitin 2015.

Kontabiliteti i shpenzimeve të udhëtimit në vitin 2019

Pas marrjes së konfirmimit të shpenzimeve të udhëtimit në vitin 2019, llogaritari do të bëjë shënimet e mëposhtme:

Dt 20, 23, 26, 44 dhe llogaritë e tjera të kostos Kt 71 - të gjitha shpenzimet janë pasqyruar, duke përfshirë edhe diferencat;
Dt 71 Kt 50 – është lëshuar mbishpenzim sipas raportit paraprak;
Dt 50 Kt 71 – kthimi i shumës së përgjegjshme;
Dt 70 Kt 68 – tatimi mbi të ardhurat personale i mbahet dita në tejkalim të normës (mbarja në burim do të bëhet nga paga e radhës e grumbulluar për këtë punonjës).

Ne shikuam se cilat shpenzime është i detyruar të rimbursojë një punëdhënës i dërguar në një udhëtim pune. Racionimi i shpenzimeve të tilla, si dhe taksimi i tyre. Tani le të flasim për dokumentimin e udhëtimit të biznesit.
Ekzekutimi i duhur i dokumenteve është një garanci që më pas nuk do të duhet të përballeni me pretendime nga inspektori tatimor në lidhje me ligjshmërinë e pranimit të shpenzimeve që lidhen me një udhëtim pune për kontabilitetin tatimor.

Urdhër për dërgim në një udhëtim pune

Baza e porosisë është një detyrë pune. Më parë, një urdhër i tillë ishte hartuar në një formë të unifikuar Nr. T-9 ose T-9a. Që nga viti 2013, ju mund të përdorni formularët e dokumenteve të zhvilluara në mënyrë të pavarur, ose mund të vazhdoni të përdorni formularë të unifikuar, duke i plotësuar ato sipas gjykimit tuaj me kolona për informacionin e nevojshëm.
Urdhri specifikon detajet e punonjësit të dërguar në një udhëtim pune, pozicionin e tij, destinacionin, si dhe informacionin në lidhje me detyrën zyrtare.
Tregohet kohëzgjatja e udhëtimit të biznesit, data e nisjes së automjetit është fillimi i udhëtimit të biznesit, data e mbërritjes është dita e fundit e udhëtimit të punës.

Kushtojini vëmendje!
Një udhëtim pune mund të paguhet jo vetëm nga pala dërguese, por edhe nga pala marrëse, me shpërndarjen e mëvonshme të shpenzimeve ndërmjet organizatave.
Nëse një punonjës që punon me kohë të pjesshme në një organizatë tjetër dërgohet në një udhëtim pune, punëdhënësit e organizatave në të cilat punon një punonjës i tillë lidhin një marrëveshje ndërmjet tyre për ta dërguar punonjësin në një udhëtim pune.
Secili punëdhënës lëshon një urdhër të duhur për të dërguar një udhëtim pune, duke treguar në seksionin përkatës burimet nga të cilat do të rimbursohen shpenzimet, duke iu referuar marrëveshjes së palëve (punëdhënësve).
Urdhri i nënshkruar nga menaxheri i paraqitet punonjësit për shqyrtim. Punonjësi duhet të konfirmojë faktin e njohjes me dokumentin me nënshkrimin e tij.
Në bazë të porosisë, hartohet dokumenti i mëposhtëm.

Urdhri (udhëzim) për të dërguar një punonjës në një udhëtim pune shkarkoni formularin

Certifikatë udhëtimi

Dokumenti i parë që hartohet pas vendimit të menaxherit për të dërguar një punonjës në një udhëtim pune është një certifikatë udhëtimi. Ky dokument tregon datën e nisjes së punonjësit në një udhëtim pune, si dhe datën e mbërritjes në vendin e punës.
Në bazë të kësaj, organizata përfshin si shpenzime ditoren e lëshuar për punonjësit, në një shumë të bazuar në numrin e ditëve të kaluara në një udhëtim pune. Certifikata konfirmon gjithashtu faktin që punonjësi ndodhet në destinacion, pasi përmban notat e duhura dhe i jep punonjësit të postuar kompetencat e duhura. Përveç sa më sipër, kjo certifikatë përdoret për kontabilitetin dhe pagesën e punës.

Dokumenti plotësohet nga departamenti ose punonjësi i përfshirë në personel, miratohet nga menaxheri dhe i dorëzohet punonjësit. Në anën e pasme të certifikatës, shenjat vendosen në mbërritjen në organizatën ku është dërguar punonjësi, si dhe një shenjë në nisje.

Pas kthimit në vendin e punës, certifikata e përfunduar transferohet në departamentin e kontabilitetit. Punonjësi gjithashtu paraqet një raport paraprak dhe i bashkëngjit dokumentet e “shpenzimeve”.

Formulari i shkarkimit të certifikatës së udhëtimit

Detyrë shërbimi

Në bazë të vendimit të menaxherit, lihet një plan udhëtimi, nga i cili merret informacioni për të përfunduar detyrën zyrtare.
Për detyrat zyrtare është përdorur gjithmonë formulari i unifikuar Nr. T-10a. Ky dokument tregon qëllimet dhe objektivat specifike që i janë caktuar punonjësit të postuar, dhe më pas, bazuar në një raport me shkrim, pasqyron rezultatet e udhëtimit.
Një punonjës që kthehet nga një udhëtim pune harton një raport me shkrim, mbi bazën e të cilit plotësohet kolona 12 e formularit T-10a. Gjithashtu përgatit një raport shpenzimesh dhe ia dorëzon departamentit të kontabilitetit.

Detyrë shërbimi shkarkoni formularin

Raport paraprak

Ky dokument shërben si raport për shumat e shpenzuara, në këtë rast, nga një punonjës i cili ishte në një udhëtim pune.
Para fillimit të një udhëtimi pune, punonjësit i jepen fonde për shpenzimet e ardhshme në llogari. Baza për lëshimin e fondeve të tilla është urdhri i menaxherit, duke treguar personat të cilëve mund t'u lëshohen fondet në llogari, dhe afati kohor brenda të cilit punonjësit duhet të raportojnë për shumat e shpenzuara.
Tani, për të lëshuar fonde të përgjegjshme, duhet të merrni një aplikim nga punonjësi. Fondet mund t'i lëshohen një punonjësi të postuar në bazë të një certifikate udhëtimi, ose në bazë të një urdhri nga menaxheri.
Raporti paraprak përgatitet sipas formularit të unifikuar Nr. AO-1. Ky formular përbëhet nga dy anë dhe plotësohet në një kopje.
Gjatë plotësimit të raportit, çdo shumë të shpenzuar i bashkëngjiten dokumentet mbështetëse, detajet e të cilave futen në kolonat përkatëse në anën e pasme të dokumentit.
Shuma e mbetur e pashpenzuar dorëzohet në departamentin e kontabilitetit, me një shënim të bërë në raport paraprak. Nëse një punonjës ka shpenzuar më shumë para sesa i janë dhënë, dokumenti tregon shumën e mbishpenzimit, e cila i rimbursohet punonjësit nga arka e organizatës.

Të gjitha organizatat duhet të përgatisin dokumente në këtë mënyrë nëse punonjësit dërgohen në një udhëtim pune. Ndërkohë, në praktikën e biznesit ka situata të ndryshme. Çfarë duhet të bëni nëse diçka shkon keq?
Le të shohim se çfarë rastesh ndodhin.

Nëse nuk ka shenja në certifikatën e udhëtimit

Kjo ndodh shpesh. Për shembull, një punonjës nuk u dërgua në një organizatë, por shkoi për të negociuar me një individ.
Në fund të fundit, nëse një inspektor tatimor zbulon një dokument të tillë gjatë një kontrolli, atëherë, ka shumë të ngjarë, shpenzimet e udhëtimit do të përjashtohen nga baza tatimore dhe do t'ju duhet të paguani tatimin mbi të ardhurat dhe gjobat dhe, ndoshta, gjobat.
Në mënyrë që të pranoni shpenzimet për kontabilitet sipas një dokumenti të tillë dhe të mos përballeni me pretendime nga inspektorët, përgatitni dokumentet e mëposhtme:

Urdhër zyrtar për dërgimin në një udhëtim pune, duke treguar të dhënat përkatëse;
Një detyrë e përfunduar siç duhet, që tregon qëllimin e udhëtimit;
Dokumentet për udhëtimin atje dhe mbrapa, me datë që përkon me atë të shënuar në dokumentet e tjera;
Raporti i punonjësve për rezultatet e udhëtimit të punës;
Dokumentet nga hoteli ku jetonte punëtori i postuar, që konfirmojnë datën dhe kohën e udhëtimit të punës.

Nëse punonjësi dërgohet në një udhëtim pune jashtë vendit

Që nga viti 2012, punëdhënësit i janë hequr funksionet e agjentit tatimor në rastin e dërgimit të një punonjësi në një udhëtim pune jashtë vendit. Punonjësi, në rast të një udhëtimi të gjatë pune jashtë vendit, deklaron të ardhurat e tij në mënyrë të pavarur.
Shpenzimet konfirmohen si zakonisht. Nëse dokumentet mbështetëse janë në një gjuhë të huaj, duhet të sigurohet një përkthim i thjeshtë rresht pas rreshti. Shumat e shpenzimeve të shprehura në valutë të huaj rillogariten në rubla dhe çdo diferencë e kursit të këmbimit që rezulton merret parasysh në përputhje me rrethanat. Për të konfirmuar shpenzimet për një biletë elektronike, duhet të sigurohet një dokument përkatës.

Nëse punonjësi dërgohet në një udhëtim pune njëditor

Në këtë rast, punonjësit nuk i jepen pagesa ditore. Nëse organizata ende paguan shtesat ditore, atëherë gjatë kontrollit kjo shumë llogaritet si të ardhura të punonjësit dhe, në përputhje me rrethanat, i nënshtrohet tatimit mbi të ardhurat personale. Meqenëse shtesat ditore synojnë të mbulojnë shpenzimet personale të një punonjësi të postuar, ligji përcakton që këto pagesa bëhen vetëm në rastet kur kohëzgjatja e një udhëtimi pune është më shumë se 24 orë.
Shpenzime të tjera: udhëtimi i punonjësve atje dhe mbrapa, akomodimi paguhet në mënyrën e zakonshme. Gjithashtu, punonjësi ruan të ardhurat e tij mesatare.
Nëse punëdhënësi ka paguar kompensim ditor për një udhëtim pune njëditor, atëherë gjatë kontrollit, për të shmangur taksat shtesë, mund të bëhet argumenti i mëposhtëm: pasi punonjësi dërgohet në një udhëtim pune për interesa dhe me urdhër të drejtuesi, punonjësi, në këtë rast, nuk ka asnjë përfitim ekonomik.

Nëse një punonjësi rimbursohet për ushqim në vend të shtesave ditore

Edhe pse kjo praktikohet në disa organizata, legjislacioni aktual nuk e parashikon këtë mundësi. Prandaj, praktika tregon se edhe në këtë rast, kontrollorët ngarkojnë tatim shtesë mbi të ardhurat personale, duke ia vënë një kompensim të tillë të ardhurave të punonjësit. Dhe duke qenë se rimbursimi i ushqimit gjithashtu nuk parashikohet me ligj, këto shuma nuk mund të përfshihen në shpenzime në kontabilitetin tatimor. Prandaj, do të paguhet tatim shtesë mbi të ardhurat.