Работа с сэд что. Электронный документооборот: что это такое, функции, системы ЭДО

29.05.18 71 255 13

Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно - непонятно как.

Павел Овчинников

12 лет работает с электронными документами

Но вот я двенадцать лет занимаюсь электронными документами и скажу вам: это невероятный кайф. Позвольте рассказать, как это все устроено, с примерами.

Короче

Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:

1. Убедить контрагентов начать обмениваться электронными документами.
2. Купить сертификат электронной подписи.
3. Определиться со способом отправки документов: через специальный сервис или без него.

Кому нужны электронные документы

Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

Например

У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.

А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.

Что такое электронный документ

Электронный документ - это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов - подпись будет недействительной.

Например

Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит - оп! - изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.

Где взять электронную подпись

Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Достаточно просто найти удобный центр в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ .

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, - это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Как работает электронная подпись

Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».

Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная - для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная - для всего остального.

Простая или неквалифицированная подпись

Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.

Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.

Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.

Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом - это требование закона.

Квалифицированная подпись

Такая подпись подойдет для счетов-фактур и налоговой. По закону электронные счета-фактуры можно подписывать только такой подписью. Стоит квалифицированный сертификат от 1000 Р , купить его можно только в удостоверяющем центре, входящем в зону доверия ФНС .

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу - средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП ») или бесплатную («Випнет ЦСП »). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке. Платная стоит около 1000 Р , ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 Р .

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Зачем нужен оператор документооборота

Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.

Для простого пользователя - это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри - высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС , что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ .

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого - тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Сколько стоят электронные документы

Работая через оператора, вы платите только за документ, который подписали обе стороны. В среднем стоимость отправки документа составляет около 6-8 Р , а все входящие бесплатны.

Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.

Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.

Сколько стоит документооборот

1000 бумажных документов

Век информационных технологий позволяет автоматизировать многое. А уж передать огромное количество бумажной работы крупной компании в «руки» компьютеров – сам бог велел. Система электронного документооборота – облегчение в работе или дополнительные проблемы?

Из статьи вы узнаете:

Под документооборотом понимают все процедуры, связанные с созданием документа, его движением в организации, учетом, хранением, архивированием, защитой от доступа третьих лиц, контролем за его исполнением.

Если все эти процессы обеспечивает специально созданная совокупность компьютерных программ, а информация формируется путем электронных документов, то такой документооборот называется электронным. На обывательском уровне его еще называют «безбумажным».

Преимущества

Безбумажное движение документации имеет ряд преимуществ. Например:

• экономия пространства и бумаги (нет бумажных документов – нет нужды в шкафах, папках, полках, архивах);
• экономия времени сотрудников (найти документ в электронной базе для профессионала – дело нескольких минут, а вот найти бумажный вариант в большом офисе, да еще созданный некоторое время назад – тот еще квест);
• возможность более жесткого доступа третьих лиц к информации, более продуманная защита конфиденциальности (случайным людям будет сложнее добраться до информации в электронной системе, если продуман вопрос безопасности, а вот скопировать бумажный документ в общем беспорядке – элементарно);
• прозрачность процедуры движения документа (если система настроена, то одновременно несколько человек могут наблюдать за прохождением документа по исполнителям, контролерам, руководителям, легче контролировать стадии, исполнительность, актуальность и т.д.);
• система позволяет связывать несколько документов между собой, видеть те, которые каким-либо образом связаны с определенным выбранным, либо настроить функционал иного рода);
• система документооборота в электронном виде позволяет работать сотрудникам удаленно, получать доступ к документации, находясь в подразделениях, территориально удаленных друг от друга, при этом еще экономятся средства, затрачиваемые обычно на штатных курьеров, привлеченные курьерские компании, почтовые расходы и т.д.;
• экономия средств на бумагу.

Виды сэд

Система электронного документооборота сэд – это определенный программный продукт. Они могут быть различных видов. Деление на виды обусловливается тем, что применяются эти системы в различных областях деятельности, а также приобретаются для выполнения разных задач. Одной организации необходимо обеспечить в первую очередь хранение большого объема электронных документов, другой важно обеспечить обмен ими между подразделениями, третьи на первый план выдвигают анализ и взаимосвязь между документами. Спрос рождает предложения – поэтому системы отличаются, и выбор пользователю порой предстоит нелегкий.

Итак, система обмена электронного документооборота может:

Представлять собой электронный архив и обеспечивать возможность хранения и быстрого поиска документации; такие программы – специализированные базы данных;

Обеспечивать рабочие процессы (при этом электронный документ системы электронного документооборота не играет главную роль, он является приложением, необходимым дополнением к рабочим процессам, регулируемым системой);

Позволять совместную работу над документом многих сотрудников одновременно (если компании нет необходимости обеспечивать иерархическую структуру документооборота, а на первый план выходит именно совместное создание документов);

Включать в непосредственно систему оборота документации иные необходимые сервисы (электронную почту, управление проектами и иные сервисы).

Системы управления электронным документооборотом могут сочетать в себе элементы описанных видов. Их можно разграничить также по видам деятельности, по отраслям, по иным признакам. Для компании важно понимать, какие задачи она хочет выполнить с помощью сэд, документооборот должен обеспечивать работоспособность и получение прибыли коммерческой структуры и выполнение уставных задач иных организаций.

Читайте также:

Задачи сэд

Помимо основной задачи система электронного документооборота обеспечивает выполнение и иного функционала, порой важного для компании. Например, это может быть:

1. возможность выгрузки большого объема электронной документации;
2. работа одновременно группы сотрудников с документом в режиме «онлайн»;
3. создание онлайн обсуждения документа;
4. сравнения различных редакций документов;
5. процедуры защиты содержащейся в документе информации;
6. копирование и архивирование;
7. нанесение средств индивидуализации (например, водяных знаков);
8. возможность использования электронной цифровой подписи и др.

Исходя из потребностей, задач, финансовых возможностей, наличия или отсутствия разветвленной системы структурных подразделений, сферы деятельности компании, выбирается та или иная система. Предложений на рынке хватает.

Недостатки и проблемы

Среди множества преимуществ (рассмотренных выше) существуют и проблемы. Использование систем электронного документооборота предполагает определенные усилия со стороны персонала. К проблемам в использовании можно отнести следующие:

затраты на приобретение, установку и обслуживание программ (либо затраты на содержание собственного штата специалистов-разработчиков);

мотивация сотрудников к обучению и использованию всего функционала системы;

сложность учитывать все нюансы и изменения в деятельности компании в программном продукте;

необходимость взаимодействия с иными организациями, которые не используют в работе информационные системы электронного документооборота, а значит, иногда приходится возвращаться к бумажным документам или дублировать электронные;

иногда возникают вопросы придания юридической силы документам, когда не используются электронно-цифровые варианты подписи.

Обучение и мотивация персонала на переход к цифровым технологиям – отдельная задача, особенно если компания долгое время существовала в «бумажном мире», а сотрудники – не молодые и креативные люди нового поколения. Причем уровень освоения программных продуктов у всех сотрудников разный. И иногда с момента принятия решения о переходе на цифровой уровень до фактического внедрения проходит много времени и этапов. Процесс это легкий лишь на первый взгляд.

Трудности выбора

Многое в поиске информации в настоящее время начинается с простого вбивания запроса в поисковую строку. Так вот в ответ на это действие (появление фразы в сроке поиска «система электронного документооборота и делопроизводства») ищущий информацию получает огромное количество предложений различных систем, разработанных как российскими, так и зарубежными специалистами. Все громко заявляют о безоговорочном решении всех проблем потребителя в данном вопросе. И тут происходит открытие – проблема выбора. Как не ошибиться? Ведь чтобы разобраться в функциональных особенностях компьютерных программ необходимо обладать хотя бы зачатками навыков программистов и продвинутых пользователей. Иногда приходится привлекать и профессионалов. Тогда возникает вопрос, как правильно понять друг друга, как объяснить программисту задачи компании, чтобы он наиболее верно поискал решение этих задач в предлагаемых системах.

При выборе продукта придется провести целое исследование, изучение функционала в условиях, когда разработчик-продавец не всегда заинтересован в раскрытии всех нюансов продукта всем подряд. Система электронного документооборота сэд должна быть удобна, функциональна и полезна потребителю. Причем с учетом его специфики деятельности. Придется изучать ролики о работе программы, отзывы пользователей, смотреть скриншоты, возможно, тестировать и проверять в деле, покупать отдельные модули и блоки, если это позволяет программа, внедрять систему постепенно и т.д. Ну и цена вопроса порой оказывается не последним вопросом в списке.

Пользователь по-разному решает проблемы выбора платформы, прежде чем организация систем электронного документооборота будет внедрена – то-то разбирается самостоятельно, кто-то привлекает специалистов и консультантов со стороны, многие обходятся силами своих штатных работников. В любом случае, надо понимать, что система сэд – это ответственный шаг в жизни компании, делать который лучше взвешенно и осознанно.

Наше общество находится только на пути к тому, чтобы повсюду на всех предприятиях внедрить системы электронного документооборота.

Все потому, что пока еще большая часть предприятий не может этого сделать по простой причине – отсутствие опыта использования электронной документации.

СЭД Docsvision

СЭД Docsvision как инструмент автоматизации процессов за рамками документооборота

ELMA

СЭД ELMA реализован в составе нескольких пакетов ECM+, Проекты+, ELMA CRM+ которые подбираются по требованиям пользователя. Есть даже пакет с KPI.

Особенность интерфейса в его подстройке под роль пользователя при помощи встроенных средств проектирования.

В нем реализован ускоренный доступ к справочным данным и автоматизация ряда процессов, в частности, обработка документации из разных источников.

Что касается поиска данных, то имеется процедура поиска по реквизитам. Результат поиска можно сформировать в отчет, а из запросов поиска допускается формировать шаблоны.

Для операций с БП выделена особая подсистема, которая позволяет планировать замещение, настраивать задачи, управлять и моделировать БП.

Блок безопасности поддерживает ряд способов авторизации, четко разграничивает права пользователей на тип доступа к объектам.

Дополнительно используется ЭЦП, а количество активных пользователей можно определить программно.

Минусы у этой СЭД тоже есть. К примеру, отсутствует локальная почта. Есть ограничения на создание и назначение заданий, а регистрация из офисных приложений не реализована.

Кроме того, встроенных средств для просмотра вложений нет, запросы выполняются только типовые, а автоматический поиск дубликатов не предусмотрен.

Какие задачи решает 1С:Документооборот 8

Какие задачи решает 1С:Документооборот 8: делопроизводство; хранение и поиск информации; бизнес-процессы; маршрутизация документов; учет рабочего времени.

Сегодня большинство компаний переходит от бумажного документооборота к электронному. Это экономит и время, и деньги организации. Электронный документооборот избавляет от бумажной волокиты. Обмениваться информацией можно 24 часа в сутки из офиса или любого другого места. Достаточно лишь иметь под рукой компьютер с электронной подписью и доступ в Интернет. Кроме этого, система электронного документооборота дает возможность контролировать ход работы в режиме реального времени.

Что такое электронный документооборот

Если говорить простыми словами, электронный документооборот - это обмен электронными документами через локальную сеть, Интернет или другие каналы. Электронный документооборот может происходить как внутри организации, так и между компаниями.

ЭДО позволяет не только обмениваться документами, но и организовывать работу без использования бумажных носителей: поиск документов, составление отчетов, ведение архива и многое другое.

Электронный документооборот осуществляется через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС России. Одна компания отправляет другой электронный документ. Адресат получает его в течение нескольких секунд на своем ПК. В это время оператор проводит автоматическую проверку электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствует ли формат документа требованиям законодательства. С помощью статусов отправитель может посмотреть, как двигается документ.

Виды электронных документов

Практически каждый документ можно перевести в электронный вид. Обычно компании переходят на электронные договоры, товарные накладные, различные счета, отчеты и прочее.

Электронные документы делят на неформализованные документы и формализованные документы.

Неформализованные документы - письма, договоры, доверенности, техническая документация и другие документы, они освобождены от жесткого регулирования со стороны государства.

К формализованным документам предъявляют жесткие требования к формату и регламенту передачи. Формализованный документ - документ, который создан по формату ФНС, например, акт приемки работы. Формализованные документы влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.

Отметим, что неформализованные электронные документы могут в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и другое, в то время как, формализованные документы только в виде файла с расширением xml.

Функции системы электронного документооборота

Система электронного документооборота выполняет следующие функции:

• регистрация документа;
• контроль исполнения документов;
• создание справочников;
• контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;
• создание и редактирование реквизитов документов;
• формирование отчетов по документообороту предприятия;
• импорт документов из файловой системы и Интернета;
• создание документа прямо из системы с помощью шаблона;
• работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;
• электронное распространение документов;
• работа с документами в папках;
• получение документов с помощью сканирования и распознавания;
• уменьшение затрат на доступ к данным и обработка документов.

Варианты ЭДО

Организовать систему электронного документооборота можно двумя способами. Во-первых, можно заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, которые будут подписаны электронной подписью через электронную почту.

Во-вторых, можно организовать ЭДО через специального оператора. В этом случае нужно присоединится к регламенту обмена электронными документами. После этого доступен обмен с контрагентами как формализованными документами, так и неформализованными.

Автоматизация электронного документооборота. Плюсы и минусы ЭДО

Электронный документооборот - это целая информационная система, включающая в себя специализированное программное обеспечение, электронную почту, интернет, локальную сеть и другое.

Электронный документооборот по сравнению с бумажным выглядит намного привлекательнее. Выделим основные преимущества ЭДО.

• самое простое - снижаются расходы, связанные с затратами на бумагу;
• экономится время - сотрудники тратят меньше времени, чтобы найти бумажный документ;
• повышается прозрачность внутренней работы компании - система электронного документооборота дает возможность отслеживать статус документа;
• ведется личная история каждого файла и сопутствующих ему документов - в любое время можно открыть все необходимые документы, содержащие требования, связанные с различными типами взаимоотношений между компанией и внешними субъектами;
• оперативно составляются отчеты организации;
• повышается безопасность данных.

Среди минусов можно отметить дороговизну программного обеспечения и расходы, которые связаны с обучением сотрудников и оцифровкой всех имеющихся документов.

Что нужно для перехода на электронный документооборот

Для того, чтобы внедрить электронный документооборот, нужно разработать и утвердить порядок электронного документооборота; назвать ответственных за его ведение; организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов; прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов; назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Все работники, которые наделены правом подписи документов, должны иметь электронную подпись.

Примерный алгоритм действий:

• разрабатывается техническое задание;
• выбирается IT-решение;
• описываются бизнес-процессы;
• составляются сметы, графики, списки необходимых ресурсов и общего плана работ;
• внедряется ЭДО;
• тестируется программа;
• запускается система электронного документооборота;
• контролируется использование системы.

Система электронного документооборота

Любая система ЭДО может содержать свойства перечисленных ниже категорий, однако, большая часть имеет конкретную ориентацию, связанную с позиционированием продукта.

1. Электронный архив - это система ЭДО, которая направлена на эффективное хранение и поиск данных.

2. Системы электронного документооборота с развитыми средствами workflow - обеспечивают движение некоторых объектов по определенному пути, который задан заранее. На каждом этапе объект может меняться, отчего его называют общим словом “работа”. К работе привязаны документы, однако, они не являются здесь главными объектами. Благодаря этим системам организовывается определенная работа.

3. Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это системы, которые объединяют в себе свойства описанных выше систем. Здесь базовый элемент может быть любым - работа или документ. Этими системами пользуются государственные органы, большие компании, где имеются определенные правила и процедуры движения документов.

4. Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку совместной работы - такие системы отличаются от предыдущих и не имеют четкой иерархии в организации и формализации потока работ. Задача таких ЭДО - обеспечение работы сотрудников в компании, где бы они не находились, и сохранение результатов проделанной работы.

5. Системы ЭДО, которые имеют развитые дополнительные сервисы. Яркий пример - сервис управления связями с клиентами (CRM). Такого рода сервисы разнообразны и могут включать различные наборы услуг.