Buletin ilmiah mahasiswa internasional. Analisis keadaan pasar EDMS dunia saat ini - NT1300: Sistem manajemen dokumen elektronik - Informatika Bisnis 14 arah utama pengembangan pasar EDMS dunia

Pembaca yang budiman! Karena fakta bahwa ketika mengumpulkan materi untuk penelitian ini, fungsionalitas sistem MOTIF yang disajikan dalam ulasan dinilai secara tidak benar, editor, atas kebijaksanaan mereka sendiri, menyesuaikan diagram untuk mencerminkan fungsionalitas produk yang ditentukan secara lebih akurat. Diagram yang dikoreksi menunjukkan fungsionalitas sistem MOTIV versi 1.1, yang ada pada saat pemilihan peserta tes (Maret 2010). Ada kemungkinan bahwa beberapa parameter sistem lain juga diperkirakan salah.

Kami juga mengingatkan Anda bahwa saat ini materi tersebut sangat usang dan tidak dapat dijadikan dasar untuk menilai fungsionalitas versi modern dari sistem ini atau hubungan di antara mereka.

Dalam organisasi modern, sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) menjadi elemen tak terpisahkan dari infrastruktur TI. Dengan bantuan mereka, perusahaan komersial dan perusahaan industri meningkatkan efisiensi kegiatan mereka, dan di lembaga-lembaga negara, berdasarkan teknologi manajemen dokumen elektronik, tugas-tugas manajemen internal, interaksi antardepartemen, dan interaksi dengan penduduk diselesaikan. Singkatan yang diterima secara umum adalah SED, meskipun SAD (sistem otomasi kantor), SEDO (sistem manajemen dokumen elektronik) dan SADO (sistem otomasi aliran dokumen) juga digunakan bersamanya.

Sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) adalah sistem organisasi dan teknis yang memastikan proses pembuatan, kontrol akses, dan distribusi dokumen elektronik di jaringan komputer, serta memberikan kontrol atas aliran dokumen dalam suatu organisasi.

Awalnya, sistem kelas ini dianggap hanya sebagai alat untuk mengotomatisasi tugas-tugas pekerjaan kantor klasik, tetapi seiring waktu mereka mulai mencakup berbagai tugas yang semakin luas. Saat ini, pengembang EDMS mengarahkan produk mereka untuk bekerja tidak hanya dengan korespondensi dan ORD (dokumen organisasi dan administrasi), tetapi juga dengan berbagai dokumen internal (kontrak, peraturan, referensi dan dokumentasi proyek, dokumen tentang kegiatan personel, dll.). EDMS juga digunakan untuk memecahkan masalah terapan di mana komponen penting bekerja dengan dokumen elektronik: manajemen interaksi dengan klien, pemrosesan permintaan warga, otomatisasi pekerjaan departemen layanan, organisasi aliran dokumen proyek, dll. Sebenarnya , sistem informasi apa pun yang menyediakan pekerjaan dengan dokumen elektronik.

Pasar EDMS dalam beberapa tahun terakhir telah menjadi salah satu segmen industri TI domestik yang berkembang paling dinamis. Pada tahun 2009, menurut IDC, dengan latar belakang penurunan hampir 50% dalam total pasar perangkat lunak di Rusia, segmen ini menunjukkan ketahanan yang tinggi. Menurut data tahun 2009, penurunannya tidak lebih dari 20-25%. Dalam hal numerik, pasar EDMS saat ini, menurut CNews Analytics, adalah sekitar $ 220-250 juta.

Konsumen teknologi manajemen dokumen elektronik adalah organisasi dari berbagai skala dan spesifik. Secara tradisional, sektor publik tetap menjadi konsumen utama EDMS. Menurut para ahli, sekitar 30% proyek untuk pengenalan teknologi manajemen dokumen elektronik dilakukan oleh lembaga pemerintah. Pada saat yang sama, penting bahwa kepentingan negara yang menjadi dasar stabilitas pasar EDMS, yang, bahkan selama krisis, menerima dorongan yang signifikan untuk pembangunan. Pengelolaan dokumen elektronik disebut sebagai elemen kunci dari konsep "pemerintahan elektronik", yang pelaksanaannya harus berkontribusi pada penghapusan hambatan birokrasi dalam interaksi negara, penduduk dan bisnis, serta untuk mengurangi korupsi. Sebagai ciri pelaksanaan proyek di badan pemerintah dan lembaga negara besar, perlu diperhatikan peningkatan persyaratan untuk keamanan informasi. Kita berbicara tentang konstruksi (pengembangan) sistem manajemen dokumen elektronik yang aman berdasarkan produk perangkat lunak yang direplikasi.

Tentang pengembang EDMS

Memilih solusi kelas EDMS, pelanggan mempertimbangkan berbagai opsi: solusi berbasis kotak, solusi berdasarkan platform, atau pengembangan khusus. Pengembang Rusia terutama menawarkan solusi siap pakai, sementara pengembang Barat bertindak sebagai pemasok platform atas dasar di mana solusi desain dan pengembangan kustom diterapkan. Menurut statistik, dalam struktur pasar, pangsa pengembang Rusia adalah sekitar 95% dari total jumlah proyek untuk implementasi EDMS. Salah satu penjelasannya adalah bahwa di Rusia kekhususan bekerja dengan dokumen masih kuat, berdasarkan tradisi manajemen domestik.

Perlu dicatat bahwa sejumlah pemasok mulai menyediakan EDMS kepada pelanggan dalam mode SaaS (Perangkat Lunak sebagai Layanan), tetapi sejauh ini pendekatan ini, karena sejumlah alasan (kepercayaan pada penyedia, kualitas dan keandalan komunikasi saluran), lebih dianggap sebagai bentuk pengenalan dengan kemampuan sistem, dan bukan sebagai pendekatan nyata untuk otomatisasi alur kerja.

Salah satu tren yang muncul adalah penggunaan sistem ECM (Enterprise content management) untuk bekerja dengan dokumen.

Berdasarkan bahan dari ensiklopedia gratis (Wikipedia):
Manajemen konten perusahaan (ECM) - manajemen konten perusahaan atau manajemen informasi perusahaan.

Dalam kerangka konsep ECM, alur kerja dianggap sebagai salah satu tugas memastikan bekerja dengan informasi perusahaan. Pendekatan ini terutama didukung oleh pengembang Barat. Dan meskipun di Rusia permintaan untuk teknologi semacam itu masih dalam tahap pembentukan, banyak EDMS domestik telah menerapkan berbagai komponen ECM: manajemen dokumen, manajemen gambar dokumen, penyimpanan dokumen jangka panjang, manajemen alur kerja, dan kerja kolektif dengan dokumen. Pada dasarnya teknologi ECM berbeda dari EDMS dengan elaborasi yang lebih dalam dari konten web dan masalah manajemen konten multimedia.

Inisiatif pemerintah seputar "Dokumen Elektronik"

Pada 2009-2010, beberapa inisiatif pemerintah global mulai diterapkan di Rusia terkait dengan organisasi interaksi elektronik resmi antara negara, populasi, dan bisnis, yang bertujuan untuk meningkatkan tingkat penetrasi teknologi informasi ke berbagai aspek kehidupan bernegara dan publik. . Ini termasuk persetujuan daftar layanan publik yang diberikan kepada penduduk melalui Internet, dan persetujuan ketentuan tentang sistem manajemen dokumen antar departemen, yang merupakan langkah penting pertama menuju penerapan konsep "pemerintahan elektronik".

Penting untuk dicatat bahwa pertanyaan tentang dasar hukum dokumen elektronik masih terbuka. Saat ini, kegiatan peserta dalam pengelolaan dokumen elektronik diatur oleh undang-undang dan peraturan tentang penggunaan tanda tangan digital elektronik (EDS), GOST dan instruksi untuk pekerjaan kantor dan pengarsipan, undang-undang dan peraturan tentang teknologi informasi. Ternyata aturan dan prosedur untuk bekerja dengan dokumen telah ditentukan di tingkat negara bagian, ada persyaratan keamanan untuk sistem informasi, tetapi status hukum dokumen elektronik belum ditentukan dalam undang-undang.

standar EDMS

Saat ini, aktivitas pengembang EDMS praktis tidak diatur. Mengembangkan produk perangkat lunak dan mengimplementasikan proyek implementasi, pengembang dan pemasok, sampai tingkat tertentu, dipandu oleh dokumen peraturan dan hukum berikut:

GOST R 51141-98. Pekerjaan kantor dan pengarsipan. Istilah dan definisi (disetujui dengan keputusan Standar Negara Federasi Rusia 27 Februari 1998 No. 28);
Undang-Undang Federal No. 1-FZ tertanggal 10 Januari 2002 "Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik" (sebagaimana diubah pada 8 November 2007);
GOST R 6.30-2003. Sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan untuk dokumen (disetujui oleh resolusi Standar Negara Federasi Rusia 3 Maret 2003 N 65-st);
Resolusi Pemerintah Federasi Rusia pada 22 September 2009 No. 754 "Tentang persetujuan Peraturan tentang sistem manajemen dokumen elektronik antardepartemen";
Undang-Undang Federal 27 Juli 2006 No. 149-FZ "Tentang Informasi, Teknologi Informasi, dan Perlindungan Informasi".

Saat mengimplementasikan proyek untuk implementasi EDMS, dalam hal bekerja dengan data pribadi, perlu dipandu oleh persyaratan Undang-Undang Federal 27 Juli 2006 N 152-ФЗ "Tentang Data Pribadi" dan 27 Desember 2009 N 363-ФЗ "Tentang Amandemen Pasal 19 dan 25 Undang-Undang Federal "Tentang Data Pribadi".

Karena GOST bersifat rekomendasi, pengembang memasukkan fleksibilitas maksimum dalam solusi mereka, sehingga berdasarkan sistem dimungkinkan, tergantung pada pelanggan, untuk menerapkan berbagai skema untuk bekerja dengan dokumen. Seringkali, arsitektur dan logika sistem harus menyediakan pendekatan yang berbeda dan terkadang berlawanan dengan otomatisasi dokumen. Kurangnya standar yang diterima secara umum adalah masalah tidak hanya bagi pengembang, tetapi juga bagi pelanggan, karena pilihan persyaratan untuk EDMS menjadi terlalu subjektif. Perusahaan seringkali bahkan tidak dapat fokus pada praktik industri (pendekatan ini telah membuktikan dirinya dengan baik ketika memilih pemasok sistem TI dari kelas ERP, CRM, HRM, dll.). Aturan dan peraturan untuk bekerja dengan dokumen mungkin berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lain, tidak hanya dalam industri yang sama, tetapi bahkan dalam kelompok perusahaan yang sama. Beberapa contoh sederhana: apakah perusahaan bekerja sesuai dengan GOST atau tidak? Seberapa jelas bekerja dengan dokumen sesuai dengan GOST? Apakah manajemen puncak siap bekerja dalam sistem atau akankah asisten dan sekretaris bekerja untuk manajemen puncak? Apakah perusahaan menggunakan salah satu praktik manajemen Barat? Alat otomatisasi apa yang digunakan karyawan dalam pekerjaan mereka? Dan meskipun secara umum kompleks tugas pengelolaan dokumen elektronik cukup jelas, metode pelaksanaannya sangat bervariasi. Ternyata salah satu persyaratan utama bagi pengembang EDMS modern adalah menawarkan solusi yang memadai dari segi harga, kualitas, dan waktu implementasi, terlepas dari spesifikasi pekerjaan pelanggan (dengan kata lain, memenuhi spesifikasi apa pun) .

Kemampuan teknis sistem manajemen dokumen elektronik modern

Tinjauan ini mempertimbangkan sembilan EDMS paling umum di Rusia: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Aliran dokumen (1C), Referensi bos (BOSS-Referent, IT Group ), BISNIS (EOS), EVFRAT (Teknologi Kognitif), MOTIV (Motif). Kami sengaja tidak memasukkan di dalamnya solusi pengembang Rusia berdasarkan platform Documentum (EMC Documentum), karena dalam hal ini kami tidak dapat berbicara tentang fungsionalitas dan replikabilitas tertentu. Untuk menyiapkan tinjauan, informasi dari sumber terbuka digunakan: materi informasi dan versi demo produk perangkat lunak. Tampilan yang disajikan pada EDMS adalah upaya untuk menilai kemampuan dan kesiapan produk perangkat lunak untuk memecahkan masalah mendesak dalam mengatur manajemen dokumen elektronik di suatu perusahaan.

Kriteria yang disorot dalam tinjauan akan membantu Anda menganalisis kemungkinan solusi yang dipertimbangkan dari sudut pandang implementasi teknis tugas EDMS tertentu. Semua kemungkinan dibagi menjadi tujuh sirkuit fungsional:

pendaftaran dan pemasukan dokumen;
bekerja dengan dokumen;
manajemen dan kontrol alur kerja;
pencarian dan analisis informasi;
Informasi keamanan;
dukungan untuk alur kerja kertas;
alat kustomisasi standar.

Karakteristik umum dari sistem disajikan dalam tabel terpisah.

Tinjauan tersebut memberikan sejumlah kriteria jelas yang melekat pada semua sistem yang dipertimbangkan (dan semua sistem kelas EDMS, pada prinsipnya), dan kriteria yang memungkinkan untuk membedakan solusi satu sama lain. Secara umum, kemampuan fungsional sistem bertepatan, dan hanya penjabaran terperinci dari beberapa tugas dasar aliran dokumen dan kekhasan implementasinya memungkinkan kami untuk membandingkan berbagai solusi. Perlu dicatat bahwa ada praktik implementasi yang cukup besar untuk semua sistem yang disajikan dalam tinjauan. Sistem ini digunakan oleh ratusan organisasi untuk mengotomatisasi alur kerja mereka. Selain solusi ini, ada lebih dari 50 produk perangkat lunak di pasaran yang tidak banyak digunakan.

Jika kita menganalisis versi baru dari sistem yang memegang posisi terdepan di pasar, maka perlu dicatat bahwa selama tiga tahun terakhir pengembangannya terutama ditujukan untuk meningkatkan kemampuan layanan, karena kemampuan dasar dalam satu atau lain bentuk telah dikembangkan. dilaksanakan lebih awal. Jika kita berbicara tentang kemampuan teknis baru, maka kita dapat mencatat potensi pengembangan EDMS ke arah pengelolaan berbagai jenis konten (multimedia), penggunaan teknologi pemrosesan otomatis, dan penguraian konten dokumen. Tetapi sejauh ini fungsionalitas seperti itu tidak wajib untuk EDMS, dan yang paling penting, permintaan untuk itu di Rusia belum sepenuhnya terbentuk.

Saat membandingkan fungsionalitas EDMS, sebutan berikut diadopsi:

"+" - peluang telah diterapkan;
"+/−" - peluang tersedia dalam fungsi terbatas atau perangkat lunak tambahan diperlukan;
"-" - peluang belum diterapkan.

Tabel 1. Karakteristik umum EDMS yang paling populer

Beras. 1. Karakteristik umum EDMS paling populer

Tabel 2. Pendaftaran dan pemasukan dokumen

Beras. 2. Pendaftaran dan pemasukan dokumen

Tabel 3. Bekerja dengan dokumen

Beras. 3. Bekerja dengan dokumen

Tabel 4. Manajemen dan kontrol alur kerja

Beras. 4. Manajemen dan kontrol alur kerja

Tabel 5. Pencarian dan Analisis Informasi

Beras. 5. Pencarian dan analisis informasi

Tabel 6. Keamanan informasi

Beras. 6. Keamanan informasi

Tabel 7. Dukungan untuk alur kerja kertas

Beras. 7. Dukungan untuk alur kerja kertas

Tabel 8. Alat konfigurasi standar

Beras. 8. Alat kustomisasi standar

Tabel 9. Penilaian akhir fungsionalitas ERMS

Beras. 9. Penilaian akhir dari fungsionalitas ERMS

Untuk melakukan penilaian yang komprehensif, kami akan mempertimbangkan EDMS yang disajikan sesuai dengan rasio harga / fungsi yang jelas bagi semua orang. Kami tidak mempertimbangkan kriteria penting ketiga - "Periode implementasi", karena sangat bergantung tidak hanya pada alat penyesuaian yang disediakan oleh sistem, tetapi juga pada kualifikasi dan motivasi tim proyek. Di bawah ini adalah posisi sistem dalam hal rasio "harga / fungsionalitas optimal" untuk proyek kecil (untuk 20 pengguna) dan untuk proyek yang cukup besar (untuk 100 pengguna).

Diagram 1. "Harga/fungsi optimal" EDMS (20 pengguna)

Beras. 10. "Harga / fungsionalitas optimal" EDMS (20 pengguna)

Diagram 2. "Harga/fungsi optimal" EDMS (100 pengguna)

Beras. 11. "Harga / fungsionalitas optimal" EDMS (100 pengguna)

Diagram ini dibangun sesuai dengan prinsip "kuadran ajaib Gartner", di mana sistem yang terletak di kuadran I memiliki rasio optimal sesuai dengan kriteria "harga / fungsionalitas optimal". Pada diagram kuadran II dan IV, terdapat sistem yang tidak memiliki indikator harga dan fungsionalitas yang seimbang.

Kriteria yang dipilih untuk penelitian ini memungkinkan kami untuk mengevaluasi berbagai EDMS dari sudut pandang kesiapan mereka untuk memecahkan masalah nyata manajemen dokumen elektronik di perusahaan modern. Kelompok pemimpin, baik dalam kasus proyek kecil (Diagram 1) dan proyek besar (Diagram 2), termasuk sistem Directum, DocsVision, MOTIV dan EVFRAT. Sisa dari sistem terletak di kuadran II dan IV. Satu-satunya pengecualian adalah sistem DELO, yang juga termasuk dalam kuadran I diagram untuk SED untuk 20 pengguna. Hasil yang diperoleh oleh EDMS Globus Professional, PayDox, 1C: Document Management, Boss Referent, BUSINESS, menunjukkan bahwa sistem ini tidak menawarkan pendekatan terintegrasi untuk mengotomatisasi pekerjaan dengan dokumen, tetapi merupakan proposal khusus yang berfokus pada penyelesaian hanya kelas elektronik tertentu. masalah manajemen dokumen. Tidak adanya sistem di kuadran III dijelaskan oleh fakta bahwa tinjauan tersebut dianggap sebagai EDMS paling umum di Rusia, dan tidak semua sistem saat ini ditawarkan kepada pelanggan.

Kami berharap gambaran umum ini akan berguna bagi Anda ketika memilih sistem. Saya ingin mencatat bahwa dengan memperkenalkan EDMS hari ini, organisasi tidak hanya meningkatkan efisiensi kegiatannya, tetapi juga, yang sangat penting, memperoleh pengalaman dan praktik berharga dalam kondisi baru - dalam kondisi sirkulasi dokumen elektronik.

P. S. Untuk persiapan tinjauan, hanya bahan yang tersedia untuk umum dari situs web resmi produsen EDMS yang digunakan. Setelah publikasi artikel, ternyata karena deskripsi produk yang tidak lengkap oleh perusahaan "Sistem Informasi Industri", informasi tentang solusi mereka tidak akurat. Kami akan mempelajari masalah ini secara rinci dan menjelaskan hasilnya di artikel berikutnya.

Pasar sistem manajemen dokumen elektronik

Saat ini, di industri TI dalam negeri, salah satu bidang yang paling dinamis adalah pasar sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS).

Dengan dinamika keseluruhan pasar TI 6% (menurut IDC) pada tahun 2013, pertumbuhannya mencapai sekitar 23%, yang, selain itu, melebihi dua kali indikator global segmen ini, serta tingkat pertumbuhan pasar perangkat lunak. (15%). program elektronik aliran dokumen arsip

Menurut Denis Vladimirovich Morozov, Wakil Kepala Pusat Sistem dan Pengembangan Analitik, alasan keadaan ini terkait dengan penerapan program informatisasi skala besar di sektor publik dan pembangunan aktif pemerintahan elektronik.

Ini adalah aliran dokumen elektronik yang, pada kenyataannya, sistem peredaran suatu negara atau perusahaan komersial.

Volume pasar EDMS di Rusia, menurut berbagai perkiraan, adalah sekitar 26 miliar rubel, di mana sekitar 75% jatuh pada layanan implementasi dan sekitar 25% - langsung pada penjualan lisensi.

Dalam struktur pasar, sebagian besar penjualan dicatat oleh perusahaan besar (sekitar 45-50%). Sektor publik hampir sepenuhnya menempati separuh pasar lainnya (sekitar 40-45%), menyisakan UKM tidak lebih dari 10-15%.

Persaingan di pasar EDMS saat ini cukup ketat. Pada saat yang sama, lebih dari 60% pasar dikendalikan oleh lima perusahaan: EMC, Cognitive Technologies, 1C, Directum dan Microsoft (menurut data IDC untuk 2013) dalam hal omset. Pada saat yang sama, diketahui bahwa EMC dan Microsoft diwakili di pasar EDMS oleh solusi yang direplikasi dari perusahaan mitra.

Di antara peserta penelitian, kami memilih EDMS, yang secara aktif berkembang dan telah membuktikan diri di lingkungan pengguna: 1C: Manajemen Dokumen, CompanyMedia dari InterTrust, DocsVision, SharePoint dan Delo dari EOS, Directum, Tezis dari pengembang Rusia Homemont dan E1 EVFRAT perangkat lunak dari Teknologi Kognitif.

Perlu dicatat bahwa, selain produk yang berpartisipasi dalam tinjauan, beberapa lusin sistem lainnya disajikan di pasar EDMS, yang sebagian besar belum menerima distribusi skala besar.

Produk pemimpin pasar memiliki fungsi kunci yang kurang lebih sama (pendaftaran dokumen, kontrol siklus hidup, perutean, pelaporan, dll.).

Oleh karena itu, tidak masuk akal untuk membandingkan sistem menurut kriteria ini.

Di sisi lain, ketika memilih sistem, peluang yang berada di antara tren pasar dan merupakan tambahan yang sangat diperlukan untuk fungsionalitas EDMS semakin menarik (untuk sejumlah pengembang, bersama dengan kemampuan dasar, mereka termasuk dalam dasar fungsionalitas) saat bekerja dengan dokumen di organisasi dengan tingkat yang berbeda. Ini termasuk layanan untuk memelihara kontrak, klien web, manajemen kerja, integrasi dengan 1C, memelihara basis klien dan arsip dokumen, memasukkan dan mengenali dokumen (OCR), serta banding warga.

Ke depan, kami dapat mengatakan bahwa dalam waktu dekat inovasi seperti kemungkinan gamifikasi dan sosialisasi solusi dapat dengan mudah masuk ke daftar ini.

Ini adalah semacam tahap baru dalam pengembangan EDMS, yang memungkinkan penyajian informasi dalam bentuk yang menyenangkan, serta komunikasi antara pengguna sistem sesuai dengan prinsip-prinsip organisasi, dekat dengan jejaring sosial.

Salah satu kriteria yang menentukan untuk memilih pembeli EDMS adalah dan tetap harga produk.

Untuk presentasi terbaik dari proposal harga peserta penelitian, kami memilih dua bagian perbandingan untuk konfigurasi maksimum (berdasarkan penjualan lisensi untuk 200 pengguna) dan konfigurasi minimum (berdasarkan penjualan lisensi untuk 10 pengguna) .

Dalam mempersiapkan penelitian, informasi dari sumber terbuka digunakan (Internet, situs informasi dari produk perangkat lunak yang dipertimbangkan dan perusahaan pengembangan, versi demo dari EDMS).

Jadi, di antara kriteria fungsional penelitian ini adalah adanya opsi di EDMS:

- klien web,
- mempertahankan kontrak,
- manajemen kerja,
- integrasi dengan 1C,
- mempertahankan basis klien,
- arsip dokumen (impor dokumen otomatis),
- pengenalan dokumen (OCR),
- seruan warga.

Hasil perbandingan fungsionalitas EDMS menurut kriteria yang ditentukan disajikan pada tabel di bawah ini.

Penilaian menurut kriteria ini dilakukan sesuai dengan sistem tiga poin:

2 poin - jika fungsi tersebut ada dalam produk perangkat lunak dan termasuk dalam konfigurasi sistem dasar yang dinyatakan oleh pengembang (tidak perlu membelinya lagi);
1 poin - fungsi dideklarasikan oleh pengembang, tetapi tidak termasuk dalam paket dasar (Anda harus membelinya sebagai tambahan);
0 poin - fungsi tidak dideklarasikan.

Tabel hasil perbandingan fungsionalitas EDMS sesuai dengan kriteria: "Ketersediaan klien web", "Pemeliharaan kontrak", "Manajemen kerja", "Integrasi dengan 1C", "Mempertahankan basis klien", "Arsip dokumen (impor otomatis dokumen)", "Dokumen pengakuan (OCR) "," Banding Warga "

Di bawah ini adalah hasil membandingkan biaya EDMS dalam konfigurasi minimum yang dinyatakan. Kumpulan minimum harus dipahami sebagai kumpulan fungsionalitas sistem minimum yang tersedia, termasuk kemungkinan yang dipertimbangkan dalam penelitian. Perhitungan menggunakan harga yang dinyatakan oleh pengembang untuk lisensi pengguna, yang memungkinkan penggunaan semua fungsi minimum sistem.

Untuk menilai EDMS menurut kriteria ini, skala biaya sistem dibagi menjadi tujuh interval yang sama dengan jarak 20.200 rubel (perbedaan antara biaya EDMS tertinggi dan terendah dibagi dengan jumlah interval), di mana dianggap bahwa peserta studi memiliki biaya yang sama dan menerima poin yang sama ...

Dalam hal ini, skor minimum (1) ditetapkan ke EDMS dengan harga tertinggi, dan skor maksimum (dalam hal ini, 7) - dengan harga terendah.

Tabel perbandingan EDMS sesuai dengan kriteria "Biaya sistem dalam konfigurasi minimum"

Di bawah ini adalah hasil perbandingan EDMS menurut kriteria "Biaya sistem dalam konfigurasi maksimum".

Seperti dalam hal menilai EDMS sesuai dengan kriteria biaya konfigurasi minimum, skala dibagi menjadi tujuh interval yang sama dengan jarak 141.298,6 rubel (selisih antara biaya EDMS tertinggi dan terendah dibagi dengan jumlah interval), di mana diasumsikan bahwa peserta studi memiliki nilai yang sama dan menerima poin yang sama. Dalam hal ini, skor minimum (1) ditetapkan untuk EDMS dengan harga tertinggi dalam konfigurasi ini, dan skor maksimum (dalam hal ini, 7) - dengan yang terendah.

Tabel perbandingan EDMS sesuai dengan kriteria "Biaya sistem dalam konfigurasi maksimum"

Kemudian kriteria diberi peringkat menurut tingkat signifikansinya bagi pengguna potensial. Pemeringkatan ini didasarkan pada data survei sosiologis terhadap 7563 perwakilan dari layanan TI perusahaan menengah dan besar di Moskow dan 21 kota dari entitas konstituen Federasi Rusia. Kriteria yang paling penting bagi responden adalah kriteria harga EDMS dalam konfigurasi maksimal. Dia diberi skor tertinggi -1. Kriteria lain menerima nilai dalam kisaran dari 0 hingga 1 sebanding dengan tingkat signifikansinya bagi pengguna.

Tabel koefisien signifikansi kriteria

Skor akhir setiap SED dihitung sebagai jumlah nilai yang diperoleh untuk setiap kriteria, dikalikan dengan bobot setiap kriteria. Tabel ringkasan hasil penelitian ditunjukkan di bawah ini.

Dengan demikian, pemenang peringkat kami adalah sistem E1 EVFRAT dari Teknologi Kognitif. Sistem ini memiliki fungsionalitas terlengkap dengan biaya terendah. Tidak adanya modul tambahan yang dibeli membuat sistem menarik bagi pelanggan dengan status dan peringkat yang berbeda. Tempat kedua ditempati oleh EDMS DocsVision. Meskipun kebutuhan untuk membeli fungsionalitas yang diperlukan menggunakan modul plug-in, harga konfigurasi dasar sistem tetap cukup menguntungkan, meskipun lebih rendah daripada E1 EDMS EVFRAT.

Dan, akhirnya, tempat ketiga dalam pemeringkatan diambil oleh sistem Tesis. EDMS lebih cocok untuk usaha kecil dan menengah - dengan sejumlah kecil lisensi, fungsionalitas dasar yang dinyatakan oleh pengembang cukup memadai untuk bekerja. Namun, sistem mulai kehilangan secara nyata dengan peningkatan jumlah lisensi pengguna.

Perkembangan peradaban manusia disertai dengan peningkatan yang luar biasa dalam jumlah informasi yang dibuat, diproses, dan disimpan. Misalnya, menurut majalah ASAP, sekitar 6 miliar dokumen baru muncul di dunia setiap tahun. Menurut Delphi Consulting Group, saat ini di Amerika Serikat saja, lebih dari 1 miliar halaman dokumen dibuat setiap hari, dan lebih dari 1,3 triliun disimpan dalam arsip. berbagai dokumen.

Perlu dicatat bahwa arus informasi perusahaan sangat beragam dalam hal sumber dan bentuk penyajiannya. Namun, mereka dapat diklasifikasikan secara kondisional menurut bentuk penyimpanan: ke dalam dokumen elektronik dan kertas. Diperkirakan saat ini hanya sekitar 30% dari semua informasi perusahaan yang disimpan secara elektronik (baik terstruktur ”dalam database maupun tidak terstruktur). Semua sisa informasi (sekitar 70%) disimpan di atas kertas, sehingga sulit untuk menemukannya. Namun demikian, rasio ini secara bertahap berubah mendukung bentuk penyimpanan elektronik (khususnya, melalui pengembangan sistem pengarsipan elektronik). Menurut Delphi Consulting Group, volume informasi teks elektronik perusahaan berlipat ganda setiap 3 tahun. Menurut ramalan majalah yang sama ASAP, pada tahun 2004 hanya sekitar 30% informasi perusahaan yang akan tetap dalam bentuk kertas, dan 70% informasi akan disimpan dalam bentuk elektronik. Memang tidak mungkin suatu saat nanti semua dokumen hanya akan menjadi elektronik, tetapi tidak diragukan lagi bahwa penyimpanan dokumen dalam bentuk elektronik akan menang di masa depan.

Angka dan data yang mengesankan ini hanya menunjukkan bahwa untuk perusahaan atau organisasi mana pun, masalah pengoptimalan alur kerja dan kontrol atas pemrosesan informasi adalah sangat penting. Pernyataan ini dapat dikonfirmasi oleh data berikut. Menurut Siemens Business Services, seorang manajer menghabiskan hingga 80% dari waktu kerjanya untuk bekerja dengan informasi, hingga 30% dari waktu karyawan dihabiskan untuk membuat, mencari, menyetujui, dan mengirim dokumen, rata-rata setiap dokumen internal disalin , hingga 20 kali dan hingga 15% dari dokumen perusahaan hilang tanpa dapat diperbaiki (sementara, menurut majalah ASAP, rata-rata karyawan menghabiskan setiap tahun hingga 150 jam waktu kerjanya untuk mencari informasi yang hilang). Ada juga perkiraan bahwa bekerja dengan dokumen menyumbang hingga 40% dari sumber daya tenaga kerja dan hingga 15% dari pendapatan perusahaan.

Itulah mengapa manajemen perusahaan dan organisasi yang efisien paling tidak tergantung pada solusi yang tepat dari masalah pembentukan dokumen elektronik yang cepat dan berkualitas tinggi, kontrol pelaksanaannya, serta organisasi penyimpanan, pencarian, dan penggunaannya yang bijaksana. Kebutuhan akan pengelolaan dokumen elektronik yang efektif menyebabkan terciptanya sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS), yang dikhususkan untuk artikel ini. Tujuan utama artikel ini adalah untuk menyajikan kepada pembaca Jet Info sebuah retrospeksi dari keadaan pasar EDMS dunia saat ini, prospek pengembangannya, serta sejumlah besar contoh aplikasi EDMS di dunia. Anda dapat berkenalan lebih detail dengan semua masalah yang terkait dengan EDMS menggunakan sejumlah besar sumber daya Web khusus (baik Rusia dan Inggris), misalnya, www.document.ru, www.docflow.ru, situs pengembang EDMS, dll. ...

Konsep dasar sistem manajemen dokumen elektronik

Tujuan dari EDMS

Menurut analis industri, manajemen dokumen elektronik meliputi: pembuatan dokumen, pemrosesan, transmisi, penyimpanan, keluaran informasi yang beredar dalam organisasi atau perusahaan, berdasarkan penggunaan jaringan komputer. Secara umum, biasanya untuk memahami manajemen aliran dokumen elektronik sebagai organisasi pergerakan dokumen antara departemen perusahaan atau organisasi, kelompok pengguna atau pengguna individu. Pada saat yang sama, perpindahan dokumen tidak berarti gerakan fisiknya, tetapi transfer hak untuk penggunaannya dengan pemberitahuan kepada pengguna tertentu dan kontrol atas pelaksanaannya.

IDC mendefinisikan konsep EDMS sebagai berikut (artinya EDMS ”Sistem Manajemen Dokumen Elektronik): “EDMS menyediakan proses pembuatan, kontrol akses, dan distribusi dokumen dalam jumlah besar di jaringan komputer, serta memberikan kontrol atas aliran dokumen dalam organisasi. Seringkali dokumen-dokumen ini disimpan dalam repositori khusus atau dalam hierarki sistem file. Jenis file yang biasanya didukung EDMS meliputi: dokumen teks, gambar, spreadsheet, data audio, data video, dan dokumen Web. Kemampuan umum EDMS meliputi: pembuatan dokumen, kontrol akses, konversi data, dan keamanan data”.

Tujuan utama EDMS "adalah organisasi penyimpanan dokumen elektronik, serta bekerja dengannya.(khususnya, pencarian mereka berdasarkan atribut dan konten). EDMS harus secara otomatis melacak perubahan dokumen, tenggat waktu eksekusi dokumen, pergerakan dokumen, dan juga mengontrol semua versi dan subversinya. EDMS terintegrasi harus mencakup seluruh siklus bisnis perusahaan atau organisasi ”dari menetapkan tugas untuk membuat dokumen hingga menulisnya ke arsip, menyediakan penyimpanan dokumen terpusat dalam format apa pun, termasuk dokumen komposisi yang kompleks. EDMS harus menggabungkan aliran dokumen yang berbeda dari perusahaan yang secara geografis jauh ke dalam satu sistem. Mereka harus menyediakan manajemen dokumen yang fleksibel baik dengan mendefinisikan rute lalu lintas secara kaku dan dengan merutekan dokumen secara bebas. Dalam EDMS, batasan ketat akses pengguna ke berbagai dokumen harus diterapkan, tergantung pada kompetensi mereka, posisi yang dipegang, dan wewenang yang diberikan kepada mereka. Selain itu, EDMS harus disesuaikan dengan struktur organisasi dan staf yang ada dan sistem kerja kantor perusahaan, serta terintegrasi dengan sistem perusahaan yang ada.

Pengguna utama EDMS adalah organisasi besar pemerintah, perusahaan, bank, perusahaan industri besar dan semua struktur lainnya, yang kegiatannya disertai dengan sejumlah besar dokumen yang dibuat, diproses, dan disimpan.

Sifat dasar EDMS

Keterbukaan

Semua EDMS dibangun secara modular, dan API-nya terbuka. Ini memungkinkan Anda untuk menambahkan fungsi baru ke EDMS atau meningkatkan yang sudah ada. Saat ini, pengembangan aplikasi yang terintegrasi dengan EDMS telah menjadi jenis bisnis tersendiri dalam industri produksi perangkat lunak industri, dan banyak pihak ketiga yang siap menawarkan layanannya di segmen pasar ini. Kemungkinan penambahan yang relatif sederhana ke EDMS dari banyak modul dari pihak ketiga secara signifikan memperluas fungsionalitasnya. Misalnya, untuk EDMS, modul telah dikembangkan untuk memasukkan dokumen dari pemindai, komunikasi dengan email, dengan program untuk mengirim faks, dll.

Tingkat integrasi yang tinggi dengan perangkat lunak aplikasi

Fitur utama EDMS adalah integrasi tingkat tinggi dengan berbagai aplikasi perangkat lunak melalui penggunaan teknologi Otomasi OLE, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI dan lain-lain Dan langsung saat bekerja dengan dokumen, tidak perlu menggunakan utilitas EDMS. Pengguna hanya berurusan dengan program aplikasi biasa: pada saat instalasi bagian klien dari EDMS, program aplikasi dilengkapi dengan fungsi dan item menu baru. Misalnya, pengguna pengolah kata MS Word, membuka file, segera melihat perpustakaan dan folder dengan dokumen EDMS (dari mana dia memilih dokumen yang dia butuhkan). Saat menyimpan, dokumen secara otomatis ditempatkan di database EDMS. Hal yang sama berlaku untuk program kantor dan khusus lainnya.

Perlu juga dicatat bahwa di sebagian besar EDMS umum, integrasi dengan sistem ERP paling terkenal diterapkan (khususnya, dengan SAP R / 3, Aplikasi Oracle, dll.). Ini adalah kemampuan untuk berintegrasi dengan berbagai aplikasi yang merupakan salah satu fitur karakteristik EDMS. Berkat dia, EDMS dapat bertindak sebagai penghubung antara berbagai aplikasi perusahaan, sehingga menciptakan dasar untuk mengatur pekerjaan kantor di suatu perusahaan. Beberapa analis industri bahkan percaya bahwa EDMS mungkin menjadi dasar sistem informasi perusahaan dari suatu perusahaan atau organisasi (ada pendapat lain).

Fitur penyimpanan dokumen

EDMS beroperasi terutama berdasarkan arsitektur terdistribusi dan menggunakan berbagai kombinasi teknologi untuk mengumpulkan, mengindeks, menyimpan, mencari dan melihat dokumen elektronik. Di sebagian besar EDMS, sistem penyimpanan dokumen hierarkis diterapkan (sesuai dengan prinsip "kabinet / rak / folder"). Setiap dokumen ditempatkan dalam folder, yang, pada gilirannya, ada di rak, dll. Jumlah tingkat bersarang saat menyimpan dokumen tidak terbatas. Satu dan dokumen yang sama dapat dimasukkan ke dalam beberapa folder dan rak karena penggunaan mekanisme tautan (dokumen asli dalam hal ini tidak berubah dan disimpan di tempat yang ditentukan oleh administrator ERMS). Di sejumlah EDMS, kemampuan penyimpanan yang lebih kuat diimplementasikan dengan mengatur tautan antar dokumen (tautan ini dapat dibuat dan diedit secara grafis).

Setiap dokumen dalam EDMS memiliki serangkaian atribut tertentu (misalnya, namanya, penulis dokumen, waktu pembuatannya, dll.). Himpunan atribut dapat berubah dari satu jenis dokumen ke yang lain (tetap tidak berubah dalam satu jenis dokumen). Dalam EDMS, atribut dokumen disimpan dalam database relasional. Untuk setiap jenis dokumen, menggunakan alat visual, templat kartu dibuat, di mana nama atribut dokumen disajikan dalam bentuk grafik yang jelas. Saat dokumen dimasukkan ke dalam EDMS, template yang diperlukan diambil dan kartu diisi (nilai atribut dimasukkan). Setelah diisi, kartu dikaitkan dengan dokumen itu sendiri.

Dalam kebanyakan kasus, bagian server EDMS terdiri dari komponen logis berikut (yang dapat ditemukan di satu atau di beberapa server):

Penyimpanan atribut dokumen (kartu);
penyimpanan dokumen;
Layanan pengindeksan teks lengkap.

Penyimpanan dokumen biasanya mengacu pada penyimpanan konten dokumen. Penyimpanan atribut dan penyimpanan dokumen sering secara kolektif disebut sebagai "arsip dokumen". Untuk menyimpan atribut di sebagian besar EDMS, Oracle, Sybase, MS SQL Server dan Informix DBMS digunakan, yang menyediakan pencarian dokumen berdasarkan atribut.

Untuk menyimpan konten dokumen secara langsung di sebagian besar server file EDMS digunakan MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX, dll. Dalam hal ini, kombinasi lingkungan jaringan yang heterogen juga dapat diterapkan. Misalnya, database dengan atribut dokumen dapat berjalan di bawah UNIX pada jaringan TCP / IP, dan dokumen itu sendiri dapat disimpan di bawah Novell NetWare melalui jaringan IPX / SPX. Perlu dicatat bahwa keuntungan besar dari EDMS adalah penyimpanan dokumen dalam format asli dan pengenalan otomatis banyak format file.

Baru-baru ini, telah menjadi semakin populer untuk menyimpan dokumen bersama dengan atribut dalam database. Pendekatan ini memiliki kelebihan dan kekurangan. Keuntungannya adalah peningkatan yang signifikan dalam keamanan akses ke dokumen, dan kerugian utama adalah "efisiensi rendah bekerja dengan dokumen dengan sejumlah besar informasi yang disimpan. Pendekatan ini juga membutuhkan penggunaan server yang kuat dengan sejumlah besar RAM dan hard drive. Selain itu, jika terjadi kegagalan database, akan sangat sulit untuk memulihkan dokumen yang tersimpan di dalamnya. Hal ini juga perlu untuk secara ketat terikat pada DBMS tertentu.

Fitur perutean dokumen

Modul EDMS yang bertanggung jawab atas aliran dokumen biasanya disebut modul perutean dokumen. Secara umum, konsep perutean dokumen "bebas" dan "kaku" digunakan. Dengan perutean "bebas", setiap pengguna yang berpartisipasi dalam alur kerja dapat, atas kebijakannya sendiri, mengubah rute yang ada untuk perjalanan dokumen (atau menetapkan rute baru). Dalam kasus perutean "keras", rute untuk melewati dokumen diatur secara ketat, dan pengguna tidak berhak mengubahnya. Namun, dengan perutean "keras", operasi logis dapat diproses ketika rute berubah ketika beberapa kondisi yang telah ditentukan terpenuhi (misalnya, mengirim dokumen ke manajemen ketika pengguna tertentu melebihi otoritas resminya). Di sebagian besar EDMS, modul perutean disertakan dalam set pengiriman, di beberapa EDMS harus dibeli secara terpisah. Modul perutean berfitur lengkap dikembangkan dan dipasok oleh pihak ketiga.

Kontrol akses

EDMS menerapkan cara yang andal untuk menggambarkan kekuasaan dan kontrol atas akses ke dokumen. Dalam kebanyakan kasus, mereka digunakan untuk menentukan jenis akses berikut (kumpulan kekuatan yang ditetapkan tergantung pada EDMS tertentu):

Kontrol penuh atas dokumen;
Hak untuk mengedit tetapi tidak memusnahkan dokumen;
Hak untuk membuat versi baru dokumen, tetapi tidak mengeditnya;
Hak untuk membubuhi keterangan pada dokumen, tetapi tidak mengeditnya atau membuat versi baru;
Hak untuk membaca dokumen, tetapi tidak mengeditnya;
Hak untuk mengakses kartu, tetapi bukan isi dokumen;
Kurangnya hak akses ke dokumen (saat bekerja dengan EDMS, setiap tindakan pengguna dicatat, dan, dengan demikian, seluruh riwayat pekerjaannya dengan dokumen dapat dengan mudah dipantau).

Lacak versi dan subversi dokumen

Ketika beberapa pengguna bekerja dengan dokumen pada saat yang sama (terutama ketika perlu dikoordinasikan dalam berbagai kasus), fungsi EDMS yang sangat nyaman adalah penggunaan versi dan subversi dokumen. Misalkan kontraktor membuat versi pertama dokumen dan mengirimkannya ke pengguna berikutnya untuk ditinjau. Pengguna kedua memodifikasi dokumen dan membuat versi baru berdasarkan dokumen tersebut. Kemudian dia meneruskan versi dokumennya ke instance berikutnya ke pengguna ketiga, yang membuat versi ketiga. Setelah waktu tertentu, setelah membaca komentar dan koreksi, pelaksana pertama dokumen memutuskan untuk mengubah versi asli dan, atas dasar itu, membuat subversi dari versi pertama dokumen. Keuntungan dari EDMS adalah kemampuan untuk secara otomatis melacak versi dan subversi dokumen yang diimplementasikan di dalamnya (pengguna selalu dapat menentukan versi / subversi dokumen mana yang paling relevan dalam hal urutan atau waktu pembuatannya).

Ketersediaan utilitas untuk melihat dokumen dari berbagai format

Sebagian besar EDMS menyertakan utilitas untuk melihat dokumen (yang disebut "pemirsa"), yang memahami banyak lusinan format file. Dengan bantuan mereka, sangat nyaman untuk bekerja, khususnya, dengan file grafik (misalnya, dengan file gambar dalam sistem CAD). Selain set dasar utilitas tampilan (termasuk dalam setiap EDMS), Anda dapat membeli utilitas tambahan dari pihak ketiga yang terintegrasi dengan baik dengan EDMS.

Membuat anotasi dokumen

Saat mengatur kerja kelompok pada dokumen, kemampuan untuk membubuhi keterangan pada dokumen biasanya sangat berguna. Karena dalam beberapa kasus pengguna kehilangan hak untuk membuat perubahan apa pun pada dokumen dalam proses persetujuannya, mereka dapat menggunakan kesempatan untuk membuat anotasi. Di sebagian besar EDMS, anotasi diimplementasikan dengan memasukkan atribut untuk anotasi di kartu dokumen dan memberi pengguna hak untuk mengedit bidang kartu tersebut. Tetapi solusi ini tidak selalu dapat diterima (terutama saat membuat anotasi pada dokumen grafik). Dalam hal ini, di beberapa EDMS ada yang disebut fungsi "pensil merah", yang dengannya Anda dapat secara grafis menunjukkan kekurangan pada gambar itu sendiri. Perangkat lunak yang mengimplementasikan fungsi "pensil merah" banyak ditawarkan oleh pihak ketiga.

Dukungan untuk berbagai program klien

Klien sebagian besar EDMS dapat berupa PC dengan MS Windows, Windows NT. Beberapa EDMS juga menggunakan platform UNIX dan Macintosh. Selain itu, semua EDMS modern memungkinkan Anda bekerja dengan dokumen melalui navigator Web standar. Karena browser Web dapat dihosting di berbagai platform klien, ini mempermudah pemecahan masalah dalam memastikan pengoperasian EDMS di lingkungan jaringan yang heterogen. Saat menggunakan teknologi Internet, EDMS memiliki komponen server lain, yang bertanggung jawab untuk mengakses dokumen melalui navigator Web.

Klasifikasi umum EDMS

konsep ECM

Masalah klasifikasi EDMS agak rumit karena perkembangan pasar yang cepat untuk sistem ini. Apalagi, sejak tahun 2001, konsep "Manajemen Konten Perusahaan (ECM)", bukan manajemen dokumen elektronik (menurut Forrester TechRankings). Ketentuan ECM muncul dengan tangan ringan dari asosiasi perdagangan AIIM Internasional dan mencakup semua sistem manajemen informasi perusahaan.

Pada saat yang sama, jika Forrester Research mendefinisikan ECM sebagai pendekatan terpadu untuk dokumen dan manajemen konten web kemudian, untuk konsultasi Doculabs, ECM Enterprise Content Management adalah "kategori yang menggabungkan kemampuan sistem manajemen dokumen perusahaan dan sistem manajemen konten dengan kemampuan untuk mengelola seluruh siklus hidup konten perusahaan (sementara jumlah jenis terus bertambah)".

Dari perspektif analis industri, konsep ECM menawarkan banyak keuntungan bisnis. Sistem ECM yang mengintegrasikan semua konten dan teknologi berorientasi proses dalam suatu perusahaan menyediakan infrastruktur umum untuk mengelola alur kerjanya, meminimalkan kebutuhan untuk menyebarkan dan mendukung beberapa teknologi untuk mengimplementasikan berbagai fungsi bisnis. Inti dari pendekatan ini (juga disebut infrastruktur) adalah bahwa konten perusahaan tidak boleh hanya dimiliki oleh satu aplikasi atau sistem. Itu harus tersedia untuk banyak aplikasi dan didistribusikan secara bebas di antara mereka. Properti penting dari infrastruktur ECM (termasuk aplikasi yang sesuai dari sebagian besar vendor di industri) adalah kemerdekaan dari satu toko konten universal... Infrastruktur ECM mengintegrasikan banyak penyimpanan data khusus (atau warisan) (bahkan dari vendor yang bersaing), termasuk namun tidak terbatas pada penyimpanan dokumen produk elektronik, email, penyimpanan konten Web, sistem file, dan bahkan sistem manajemen basis data. Lewat sini, Infrastruktur ECM menyediakan lapisan integrasi (atau virtualisasi) umum untuk setiap repositori data(memungkinkan Anda untuk menanyakannya dari mana saja di seluruh perusahaan), sehingga meminimalkan kebutuhan untuk mengintegrasikan sistem manajemen dokumen elektronik dan sistem manajemen konten dari beberapa vendor. Selain itu, dengan bantuan infrastruktur ECM, layanan manajemen konten perusahaan tersebut diimplementasikan sebagai personalisasi, kontrol akses, manajemen hak pengguna, dll. (yang menyederhanakan administrasi dan pemeliharaan sistem ECM).

Kemampuan sistem ECM dapat dibagi menjadi beberapa kategori utama:

Fitur manajemen konten umum, yang dipahami sebagai kemampuan untuk mengelola berbagai objek elektronik (gambar, dokumen kantor, grafik, gambar, konten Web, email, video, audio, dan multimedia). Sistem ECM menyediakan repositori untuk semua jenis objek elektronik ini dengan berbagai layanan perpustakaan (pembuatan profil konten, fungsi check-in / check-out, kontrol versi, riwayat revisi, keamanan akses dokumen, dll.), serta kemampuan untuk mengelola objek data sepanjang siklus hidupnya.

Fungsi kontrol proses, yang dipahami sebagai kemampuan untuk mengotomatisasi dan mengelola proses bisnis dan alur kerja.

Integrasi dengan sistem ECM lainnya, menyiratkan kemampuan untuk mengintegrasikan sistem ECM dengan sistem ERP eksternal, aplikasi kantor, repositori konten, dan EDMS lainnya. Integrasi dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai pendekatan, termasuk penggunaan antarmuka berorientasi objek (seperti EJB), konektor, API, teknologi integrasi aplikasi perusahaan EAI (Integrasi Aplikasi Perusahaan) dan sebagainya.

Perlu dicatat bahwa ECM telah ada sampai sekarang hanya sebagai sebuah konsep, dan Infrastruktur ECM hari ini berat hanya melihat prospek pengembangan pasar EDMS... Misalnya, beberapa vendor industri berbicara banyak tentang manajemen konten, tetapi sistem mereka hanya fokus pada pengelolaan konten Web atau dokumen kantor. Selain itu, mereka tidak memiliki visi yang jelas tentang cara membuat infrastruktur ECM terbuka yang mengintegrasikan repositori khusus di seluruh perusahaan. Menurut analis dari Doculabs (yang meneliti solusi dari pengembang EDMS terkemuka), meskipun vendor menyadari pentingnya konsep ECM, mereka masih jauh dari menerapkannya sepenuhnya dalam sistem mereka.

klasifikasi EDS

Menurut analis IDC, saat ini ada jenis utama EDMS berikut (sementara beberapa EDMS dapat secara bersamaan dimiliki oleh beberapa jenis, karena mereka memiliki fungsi yang sesuai untuk mereka):

EDM berfokus pada proses bisnis (business-process EDM). Mereka berada di jantung konsep ECM. Sistem jenis ini (EDMS) dirancang untuk aplikasi vertikal dan horizontal tertentu (terkadang mereka juga memiliki aplikasi industri). Sistem EDMS menyediakan siklus hidup penuh bekerja dengan dokumen, termasuk bekerja dengan gambar, manajemen catatan dan alur kerja, manajemen konten, dll. Sistem EDMS menyediakan penyimpanan dan pengambilan dokumen 2-D dalam format asli (gambar, file CAD, spreadsheet, dan lainnya ) dengan kemampuan untuk mengelompokkannya ke dalam folder. Beberapa analis industri percaya bahwa (bergantung pada skema pengindeksan dan aplikasi yang digunakan) pendekatan berorientasi dokumen ini dapat menyediakan hingga 80% fungsionalitas sistem PDM di sejumlah sistem EDMS dengan biaya implementasi yang lebih rendah. Pengembang sistem EDMS yang paling terkenal adalah Documentum (sistem Documentum), FileNet (sistem Panagon dan Watermark), Hummingbird (sistem PC DOCS), dll. Aktivitasnya dalam mengimplementasikan fungsi-fungsi seperti di EDMS sebagai manajemen template, manajemen presentasi dinamis dan Penerbitan konten web. Perlu dicatat bahwa meskipun hampir semua sistem EDMS menyediakan tingkat implementasi repositori dan layanan perpustakaan yang baik untuk mengelola konten elektronik (misalnya, gambar dan dokumen kantor), masing-masing sistem tersebut paling kuat di bidangnya sendiri. Misalnya, dalam sistem dari perusahaan Open Text dan iManage, manajemen dokumen kantor berkembang paling baik. Pada gilirannya, sistem dari Tower Technology, FileNet, IBM, dan Identitech sangat kuat dalam mengelola citra produk bervolume tinggi.

EDM Perusahaan (enterprise-centric EDM). Sistem jenis ini menyediakan infrastruktur perusahaan (tersedia untuk semua pengguna perusahaan) untuk membuat dokumen, berkolaborasi, dan menerbitkannya. Fungsi dasar EDMS perusahaan serupa dengan EDMS yang berfokus pada proses bisnis. Sebagai aturan, EDMS perusahaan tidak terfokus pada penggunaan hanya di industri tertentu atau pada pemecahan masalah yang sempit. Mereka diperkenalkan sebagai teknologi di seluruh perusahaan. Pengembangan dan promosi EDMS perusahaan dilakukan oleh Lotus (sistem Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (sistem LiveLink), Keyfile, Oracle (sistem Konteks), iManage, dll. dokumen proyek untuk eksternal dan internal pengguna, melakukan diskusi online, perencanaan terdistribusi dan perutean dokumen, dll.

Sistem manajemen konten. Sistem jenis ini menyediakan pembuatan konten, akses dan manajemen konten, pengiriman konten (sampai ke tingkat bagian dokumen dan objek untuk penggunaan kembali dan kompilasi selanjutnya). Ketersediaan informasi tidak dalam bentuk dokumen, tetapi dalam bentuk objek yang lebih kecil memudahkan pertukaran informasi antar aplikasi. Manajemen konten web memerlukan kemampuan untuk mengelola berbagai objek konten yang dapat disertakan dalam presentasi Web (misalnya, halaman HTML dan grafik Web). Selain itu, manajemen konten Web memerlukan kemampuan untuk membuat template presentasi yang memungkinkan konten dinamis disajikan dan dipersonalisasi (berdasarkan preferensi pengguna, profil pengguna, dll.). Sistem manajemen konten dari Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette dan lain-lain terkenal di pasar dunia.FileNet, Tower dan Identitech juga menawarkan tingkat manajemen konten Web tertentu. Pada gilirannya, IBM memberikan fungsionalitas manajemen konten Web melalui kemitraan dari Jalinan dan Pasar Terbuka, dan Tower telah mengintegrasikan perangkat lunak manajemen dokumen elektroniknya dengan solusi manajemen konten Web Stellent. ...

Sistem manajemen informasi ”portal. Sistem tersebut menyediakan agregasi informasi, manajemen informasi dan pengiriman melalui Internet / intranet / ekstranet. Dengan bantuan mereka, dimungkinkan untuk mengumpulkan (dan menerapkan) pengalaman dalam lingkungan perusahaan terdistribusi berdasarkan penggunaan aturan bisnis, konteks, dan metadata. Portal juga menyediakan akses browser Web standar ke berbagai aplikasi e-commerce (biasanya melalui antarmuka sistem ERP). Contoh portal adalah Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).

Sistem pencitraan. Dengan bantuan mereka, informasi yang dipindai dari pembawa kertas diubah menjadi bentuk elektronik (biasanya dalam format TIFF). Teknologi ini merupakan inti dari penerjemahan ke dalam bentuk elektronik informasi dari semua dokumen kertas dan mikrofilm warisan. Fungsi dasar dari sistem pemrosesan gambar standar meliputi: pemindaian, penyimpanan, sejumlah kemampuan pencarian gambar, dan banyak lagi.

Sistem manajemen alur kerja. Sistem jenis ini dirancang untuk menyediakan perutean alur kerja jenis apa pun (definisi jalur perutean file) dalam proses bisnis terstruktur dan tidak terstruktur perusahaan. Mereka digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan pengendalian proses bisnis perusahaan. Sistem manajemen alur kerja biasanya dibeli sebagai bagian dari solusi (misalnya, sistem EDMS atau sistem PDM). Di sini kami dapat menyebutkan pengembang seperti Lotus (Sistem Domino / Notes dan Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware, dll. Tingkat manajemen alur kerja yang baik juga disediakan dalam solusi mereka oleh FileNet, IBM (melalui integrasi dengan MQ Alur Kerja Seri perangkat lunak), Identitech, Tower (melalui integrasi dengan perangkat lunak Plexus dan Staffware), Gauss (melalui integrasi dengan perangkat lunak Staffware), dll.

Klasifikasi EDMS yang diusulkan oleh IDC dapat ditambahkan Lihat juga sistem manajemen arsip elektronik perusahaan... Segmen pasar perangkat lunak manajemen catatan perusahaan berusia sekitar 5 tahun. Catatan perusahaan tetap dalam waktu dan tidak berubah. Mereka adalah bukti transaksi bisnis, berbagai hak dan kewajiban, dll. Pengguna perusahaan harus menentukan sendiri konten apa yang perlu dibuat catatan perusahaan (keputusan seperti itu memerlukan penilaian kebutuhan bisnis mereka di masa depan). Solusi perusahaan yang membutuhkan pelestarian konten mencakup sistem bisnis utama termasuk ERP dan sistem akuntansi, sistem surat (misalnya MS Exchange), sistem manajemen pelaporan dan keluaran, sistem e-niaga, perangkat lunak kolaborasi (sistem manajemen proyek), konferensi online, dll.). Contoh sistem manajemen arsip termasuk perangkat lunak Menangkap dari Perangkat Lunak Menara, iRIMS dari OpenText dan Terutama dari TrueArc.

Banyak fungsi penting untuk mengelola catatan di ERMS yang sebelumnya tidak tersedia (misalnya, fungsi klasifikasi). Metode untuk menghapus catatan dan indeks secara fisik di akhir siklus hidupnya (jika perlu) juga tidak diterapkan. Menurut Grup Gartner, pengguna perusahaan perlu melengkapi situs Web mereka dengan sistem manajemen catatan. Sejumlah pengembang sistem manajemen konten Web telah memperluas fungsionalitas mereka dengan catatan situs Web untuk mendukung catatan situs Web. Pekerjaan di bidang ini menjadi sangat terlihat pada tahun 2002. Misalnya, Stellent mengintegrasikan perangkat lunak manajemen kontennya dengan sistem manajemen arsip Foremost dari TrueArc (perlu dicatat bahwa integrasi perangkat lunak manajemen arsip dengan EDMS sangat sulit, karena perlu untuk memecahkan masalah duplikasi fungsi repositori). Dengan integrasi ini, menjadi mungkin untuk mengambil "snapshots" dari situs Web dan mengelolanya seperti catatan. Fitur-fitur menarik seperti perekaman layar yang ditemui selama transaksi online juga diterapkan (misalnya, pada perangkat lunak WebCapture dari Tower Technology). Open Text telah mengakuisisi PS Software, sebuah perusahaan manajemen arsip, dan telah mengintegrasikan perangkat lunak iRIMS sebagai modul ke dalam perangkat lunak LiveLink-nya. Documentum, IBM dan Interwoven (di antara vendor perangkat lunak manajemen konten lainnya) melengkapi perangkat lunak manajemen konten mereka dengan fungsionalitas sistem manajemen arsip.

Banyak pengguna korporat ingin mengumpulkan data dari berbagai aplikasi yang berjalan di lingkungan yang heterogen dan menghasilkan laporan secara elektronik. Kemampuan ini sangat diperlukan untuk perusahaan yang menggunakan sistem ERP (di mana banyak informasi selalu dikumpulkan dan disimpan, tetapi tidak selalu ada kemampuan untuk secara fleksibel menghasilkan semua laporan yang diperlukan).

Itulah mengapa disebut sistem manajemen keluaran ”OMS, tujuan utamanya adalah untuk menghasilkan dokumen keluaran. Dalam beberapa sistem OMS, kemampuan pengarsipan dan penyimpanan jangka panjang dari laporan dan dokumen keluaran juga diimplementasikan. Karena itu, banyak sistem OMS diklasifikasikan oleh Grup Gartner sebagai sistem arsip dan pengambilan dokumen terintegrasi (IDARS)... Namun, alasan utama popularitas sistem OMS masih ceruk pasar yang mereka tempati, ”pembuatan dokumen dan laporan dalam sistem informasi perusahaan dan organisasi, yang dibangun menggunakan sistem ERP. Menurut analis Gartner Group, salah satu kelemahan sistem ERP modern adalah manajemen yang buruk dari pembuatan dokumen keluaran (pengembang sistem ERP lebih fokus pada peningkatan fungsionalitas modul utama perangkat lunak mereka daripada pada masalah "sekunder" untuk memastikan pembuatan laporan keluaran yang menurut pendapat mereka tidak memiliki prospek pasar yang baik). Kurangnya sistem ERP adalah faktor utama dalam kemunculan dan perkembangan pesat pasar sistem OMS. Sejumlah sistem OMS hanya bertanggung jawab atas distribusi dan pengiriman dokumen keluaran (secara elektronik ”dalam format HTML, XML, dan PDF). Sistem OMS sering terintegrasi dengan paket perangkat lunak pemindaian dokumen dan gambar. Fitur yang berguna dari beberapa sistem OMS adalah interaksi dengan sistem perusahaan lama.

Anda juga dapat mencatat modul khusus untuk mengelola dokumen elektronik tertanam dalam sistem ERP (SAP R / 3, Baan, dll.). Namun, kemampuan modul ini agak terbatas, karena hampir tidak mungkin untuk membuat sistem ERP yang universal dan berfungsi penuh.

Manfaat menggunakan EDMS

Menurut Forrester Research, 38% dari perusahaan Fortune 500 percaya bahwa memperoleh EDMS modern sangat penting untuk keberhasilan bisnis mereka. Sesuai dengan pendapat para analis industri (ada cukup banyak pendapat seperti itu, yang berbeda pada titik-titik tertentu satu sama lain), manfaat bagi pengguna korporat ketika menerapkan EDMS cukup beragam. Misalnya, menurut Layanan Bisnis Siemens, saat menggunakan EDMS:

Produktivitas tenaga kerja personel meningkat 20-25%;
Biaya pengarsipan dokumen elektronik 80% lebih rendah dari biaya penyimpanan arsip kertas.

Juga diterima secara umum bahwa manfaat taktis dan strategis diperoleh dengan penerapan EDMS. Manfaat taktis ditentukan oleh pengurangan biaya dalam pelaksanaan EDMS yang terkait dengan: membebaskan ruang fisik untuk menyimpan dokumen; mengurangi biaya penyalinan dan pengiriman dokumen kertas; pengurangan biaya personel dan peralatan, dll. strategis mengacu pada manfaat yang terkait dengan peningkatan efisiensi perusahaan atau organisasi. Manfaat ini meliputi:

Munculnya kemungkinan kerja kolektif di

Alexander Glinskikh (Ph.D.)

pengantar
Konsep dasar sistem manajemen dokumen elektronik
- Tujuan dari EDMS
- Sifat dasar EDMS
- Klasifikasi umum EDMS
Analisis keadaan pasar EDMS dunia saat ini
- tinjauan umum
Pasar EDMS Rusia
- tinjauan umum
Contoh penggunaan EDMS di dunia
- EDMS dalam perawatan kesehatan
- EDMS dalam farmasi
- EDMS di bidang penerbitan pinjaman
- EDMS di bidang paten
- EDMS di bidang desain
- Contoh aplikasi sistem OMS
Integrasi EDMS dengan aplikasi lain
Fitur pilihan dan implementasi EDMS
kesimpulan

pengantar

Perlu dicatat bahwa arus informasi perusahaan sangat beragam dalam hal sumber dan bentuk penyajiannya. Namun, mereka dapat diklasifikasikan secara kondisional menurut bentuk penyimpanan: ke dalam dokumen elektronik dan kertas. Diperkirakan saat ini hanya sekitar 30% dari seluruh informasi perusahaan yang disimpan secara elektronik (baik terstruktur – dalam database, maupun tidak terstruktur). Semua sisa informasi (sekitar 70%) disimpan di atas kertas, sehingga sulit untuk menemukannya. Namun demikian, rasio ini secara bertahap berubah mendukung bentuk penyimpanan elektronik (khususnya, melalui pengembangan sistem pengarsipan elektronik). Menurut Delphi Consulting Group, volume informasi teks elektronik perusahaan berlipat ganda setiap 3 tahun. Menurut ramalan majalah yang sama ASAP, pada tahun 2004 hanya sekitar 30% informasi perusahaan yang akan tetap dalam bentuk kertas, dan 70% informasi akan disimpan dalam bentuk elektronik. Memang tidak mungkin suatu saat nanti semua dokumen hanya akan menjadi elektronik, tetapi tidak diragukan lagi bahwa penyimpanan dokumen dalam bentuk elektronik akan menang di masa depan.

Konsep dasar sistem manajemen dokumen elektronik

Tujuan dari EDMS

IDC mendefinisikan konsep EDMS sebagai berikut (artinya EDMS - Sistem Manajemen Dokumen Elektronik): "EDMS menyediakan proses pembuatan, kontrol akses, dan distribusi dokumen dalam jumlah besar di jaringan komputer, serta memberikan kontrol atas aliran dokumen dalam organisasi. Seringkali dokumen-dokumen ini disimpan dalam repositori khusus atau dalam hierarki sistem file. Jenis file, yang biasanya mendukung EDMS antara lain: dokumen teks, gambar, spreadsheet, data audio, data video, dan dokumen Web. Kemampuan EDMS umum meliputi: pembuatan dokumen, kontrol akses, konversi data, dan keamanan data. "

Tujuan utama EDMS adalah untuk mengatur penyimpanan dokumen elektronik, serta bekerja dengannya.(khususnya, pencarian mereka berdasarkan atribut dan konten). EDMS harus secara otomatis melacak perubahan dokumen, tenggat waktu eksekusi dokumen, pergerakan dokumen, dan juga mengontrol semua versi dan subversinya. EDMS terintegrasi harus mencakup seluruh siklus bisnis perusahaan atau organisasi - mulai dari menetapkan tugas untuk membuat dokumen hingga menuliskannya ke arsip, menyediakan penyimpanan dokumen terpusat dalam format apa pun, termasuk dokumen komposisi yang kompleks. EDMS harus menggabungkan aliran dokumen yang berbeda dari perusahaan yang secara geografis jauh ke dalam satu sistem. Mereka harus menyediakan manajemen dokumen yang fleksibel baik dengan mendefinisikan rute lalu lintas secara kaku dan dengan merutekan dokumen secara bebas. Dalam EDMS, batasan ketat akses pengguna ke berbagai dokumen harus diterapkan, tergantung pada kompetensi mereka, posisi yang dipegang, dan wewenang yang diberikan kepada mereka. Selain itu, EDMS harus disesuaikan dengan struktur organisasi dan staf yang ada dan sistem kerja kantor perusahaan, serta terintegrasi dengan sistem perusahaan yang ada.

Sifat dasar EDMS

Keterbukaan

Tingkat integrasi yang tinggi dengan perangkat lunak aplikasi

Fitur penyimpanan dokumen

Dalam kebanyakan kasus, bagian server EDMS terdiri dari komponen logis berikut (yang dapat ditemukan di satu atau di beberapa server):

Penyimpanan atribut dokumen (kartu);
penyimpanan dokumen;
Layanan pengindeksan teks lengkap.

Baru-baru ini, telah menjadi semakin populer untuk menyimpan dokumen bersama dengan atribut dalam database. Pendekatan ini memiliki kelebihan dan kekurangan. Keuntungannya adalah peningkatan yang signifikan dalam keamanan akses ke dokumen, dan kerugian utama adalah efisiensi rendah bekerja dengan dokumen dengan sejumlah besar informasi yang disimpan. Pendekatan ini juga membutuhkan penggunaan server yang kuat dengan sejumlah besar RAM dan hard drive. Selain itu, jika terjadi kegagalan database, akan sangat sulit untuk memulihkan dokumen yang tersimpan di dalamnya. Hal ini juga perlu untuk secara ketat terikat pada DBMS tertentu.

Fitur perutean dokumen

Modul EDMS yang bertanggung jawab atas aliran dokumen biasanya disebut modul perutean dokumen. Secara umum, konsep perutean dokumen "bebas" dan "kaku" digunakan. Dengan perutean "bebas", setiap pengguna yang berpartisipasi dalam aliran dokumen dapat, atas kebijakannya sendiri, mengubah rute dokumen yang ada (atau menetapkan rute baru). Dalam kasus perutean "keras", rute perjalanan dokumen diatur secara ketat, dan pengguna tidak memiliki hak untuk mengubahnya. Namun, dengan perutean "keras", operasi logis dapat diproses ketika rute diubah ketika beberapa kondisi yang telah ditentukan terpenuhi (misalnya, mengirim dokumen ke manajemen ketika pengguna tertentu melebihi otoritas resminya). Di sebagian besar EDMS, modul perutean disertakan dalam set pengiriman, di beberapa EDMS harus dibeli secara terpisah. Modul perutean berfitur lengkap dikembangkan dan dipasok oleh pihak ketiga.

Kontrol akses

Kontrol penuh atas dokumen;
Hak untuk mengedit tetapi tidak memusnahkan dokumen;
Hak untuk membuat versi baru dokumen, tetapi tidak mengeditnya;
Hak untuk membubuhi keterangan pada dokumen, tetapi tidak mengeditnya atau membuat versi baru;
Hak untuk membaca dokumen, tetapi tidak mengeditnya;
Hak untuk mengakses kartu, tetapi bukan isi dokumen;
Kurangnya hak akses ke dokumen (saat bekerja dengan EDMS, setiap tindakan pengguna dicatat, dan, dengan demikian, seluruh riwayat pekerjaannya dengan dokumen dapat dengan mudah dipantau).

Lacak versi dan subversi dokumen

Ketersediaan utilitas untuk melihat dokumen dari berbagai format

Sebagian besar EDMS menyertakan utilitas untuk melihat dokumen (yang disebut pemirsa) yang memahami banyak lusinan format file. Dengan bantuan mereka, sangat nyaman untuk bekerja, khususnya, dengan file grafik (misalnya, dengan file gambar dalam sistem CAD). Selain set dasar utilitas tampilan (termasuk dalam setiap EDMS), Anda dapat membeli utilitas tambahan dari pihak ketiga yang terintegrasi dengan baik dengan EDMS.

Membuat anotasi dokumen

Dukungan untuk berbagai program klien

Klasifikasi umum EDMS

konsep ECM

Masalah klasifikasi EDMS agak rumit karena perkembangan pasar yang cepat untuk sistem ini. Apalagi, sejak tahun 2001, konsep "Manajemen Konten Perusahaan (ECM)" daripada manajemen dokumen elektronik (menurut Forrester TechRankings). Ketentuan ECM muncul dengan tangan ringan dari asosiasi perdagangan AIIM Internasional dan mencakup semua sistem manajemen informasi perusahaan.

Pada saat yang sama, jika Forrester Research mendefinisikan ECM sebagai pendekatan terpadu untuk dokumen dan manajemen konten web kemudian, untuk konsultasi Doculabs, ECM Enterprise Content Management adalah "sebuah kategori yang menggabungkan kemampuan sistem manajemen dokumen perusahaan dan sistem manajemen konten dengan kemampuan untuk mengelola seluruh siklus hidup konten perusahaan (karena jumlah jenis terus bertambah)."

Kemampuan sistem ECM dapat dibagi menjadi beberapa kategori utama:

Fungsi kontrol proses, yang dipahami sebagai kemampuan untuk mengotomatisasi dan mengelola proses bisnis dan alur kerja.

klasifikasi EDS

Menurut analis IDC, saat ini ada jenis utama EDMS berikut (sementara beberapa EDMS dapat secara bersamaan dimiliki oleh beberapa jenis, karena mereka memiliki fungsi yang sesuai untuk mereka):

Sistem manajemen informasi - portal. Sistem tersebut menyediakan agregasi informasi, manajemen informasi dan pengiriman melalui Internet / intranet / ekstranet. Dengan bantuan mereka, dimungkinkan untuk mengumpulkan (dan menerapkan) pengalaman dalam lingkungan perusahaan terdistribusi berdasarkan penggunaan aturan bisnis, konteks, dan metadata. Portal juga menyediakan akses browser Web standar ke berbagai aplikasi e-commerce (biasanya melalui antarmuka sistem ERP). Contoh portal adalah Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).

Itulah mengapa disebut sistem manajemen keluaran (OMS), tujuan utamanya adalah untuk menghasilkan dokumen keluaran. Dalam beberapa sistem OMS, kemampuan pengarsipan dan penyimpanan jangka panjang dari laporan dan dokumen keluaran juga diimplementasikan. Karena itu, banyak sistem OMS diklasifikasikan oleh Grup Gartner sebagai sistem arsip dan pengambilan dokumen terintegrasi (IDARS)... Namun, alasan utama popularitas sistem OMS masih ceruk pasar yang mereka tempati - pembuatan dokumen dan laporan dalam sistem informasi perusahaan dan organisasi yang dibangun menggunakan sistem ERP. Menurut analis Gartner Group, salah satu kelemahan sistem ERP modern adalah manajemen yang buruk dari pembuatan dokumen keluaran (pengembang sistem ERP lebih fokus pada peningkatan fungsionalitas modul utama perangkat lunak mereka daripada pada masalah "sekunder" untuk memastikan pembuatan laporan keluaran yang menurut pendapat mereka tidak memiliki prospek pasar yang baik). Kurangnya sistem ERP adalah faktor utama dalam kemunculan dan perkembangan pesat pasar sistem OMS. Sejumlah sistem OMS hanya bertanggung jawab atas distribusi dan pengiriman dokumen keluaran (dalam bentuk elektronik - dalam format HTML, XML dan PDF). Sistem OMS sering terintegrasi dengan paket perangkat lunak pemindaian dokumen dan gambar. Fitur yang berguna dari beberapa sistem OMS adalah interaksi dengan sistem perusahaan lama.

Manfaat menggunakan EDMS

Produktivitas tenaga kerja personel meningkat 20-25%;
Biaya pengarsipan dokumen elektronik 80% lebih rendah dari biaya penyimpanan arsip kertas.

Munculnya kemungkinan kerja kolektif pada dokumen (yang tidak mungkin dilakukan dengan pekerjaan kantor kertas);
Percepatan yang signifikan dari pencarian dan pemilihan dokumen (dengan berbagai atribut);
Meningkatkan keamanan informasi karena fakta bahwa bekerja di EDMS dari stasiun kerja yang tidak terdaftar tidak mungkin dilakukan, dan setiap pengguna EDMS diberi wewenang mereka sendiri untuk mengakses informasi;
Meningkatkan keamanan dokumen dan kenyamanan penyimpanannya, karena disimpan secara elektronik di server;
Peningkatan kontrol atas eksekusi dokumen.

Analisis keadaan pasar EDMS dunia saat ini

tinjauan umum

Pasar EDMS global akan segera berusia 20 tahun. Ini sangat terfragmentasi, karena menampung perusahaan IT multidisiplin yang terkenal di dunia dan perusahaan yang relatif sedikit dikenal (atau hanya dikenal di ceruk pasar mereka). Menurut berbagai perkiraan, sekarang ada beberapa ratus aplikasi perangkat lunak di dunia (yang dapat diklasifikasikan sebagai EDMS) yang berbeda satu sama lain baik dalam fungsionalitas maupun dalam solusi teknologi. Ratusan perusahaan bergerak dalam pengembangan aplikasi di bidang manajemen dokumen elektronik di dunia, yang paling terkenal di antaranya (dalam urutan abjad): ACS Software, Action Technologies, Adobe, Artesia, AXS-One, BroadVision, Cyco , Cypress, Teknologi Datamax, Datawatch, Divine, Documentum, Dynamic Imaging, Perangkat Lunak Eastman, Excalibur, FileNet, Perangkat Lunak Hyland, HP / Dazel, Hummingbird, Gauss Interprise, IBM, Ideal, Identitech, iManage, Interlucent Internet Solutions, Interwoven, InterTech, Perangkat Lunak Ixos, Jetform, Keyfile, Kofax, Pengembangan Lotus, Microsoft, Sistem Manajemen Mobius, Novell, OIT, OpenText, Perangkat Lunak Optio, Optika, Oracle, OTG, Plexus, Radnet, Solusi RedDot, Siemens Nixdorf, SER Macrosoft, Solusi SER, Saperion , Saros, Staffware plc, Stellent, Symantec, Perangkat Lunak Menara, Teknologi Menara, TrueArc, TSP; Unisys, Vignette, Westbrook Technologies, dll.

Analis IDC mempertimbangkan prospek pasar global untuk dokumen dan teknologi manajemen konten ( teknologi dokumen dan konten - DCT) cukup menguntungkan (laporan "Perkiraan dan Analisis Aplikasi Teknologi Dokumen dan Konten, 2000-2004") karena kebutuhan pengguna korporat yang terus meningkat untuk meningkatkan efisiensi kerja kolektif mereka dengan dokumen korporat (menurut GartnerGroup, pada akhirnya tahun 2001 ada sekitar 40 juta pengguna EDMS). Dalam laporan ini, IDC mengidentifikasi segmen pasar DCT berikut: EDMS itu sendiri; sistem manajemen konten untuk portal perusahaan, dan sistem manajemen konten untuk e-commerce. IDC memperkirakan pasar DCT global akan berkembang dari $ 1,1 miliar pada tahun 1999 menjadi hampir $ 4,4 miliar pada tahun 2004, dengan tingkat pertumbuhan tahunan rata-rata 32% (sebagai perbandingan, menurut Tinjauan dan Prakiraan Pasar Manajemen Dokumen IDC: 1998-2003 ", pada tahun 1998 volume pasar EDMS dunia sekitar $ 750 juta, termasuk $ 200 juta untuk pasar Eropa Barat). Pertumbuhan pasar DCT juga didorong oleh perluasan e-commerce yang berkelanjutan dan peningkatan permintaan dari perusahaan untuk alat akses informasi terintegrasi yang kompatibel dengan Web. Pada saat yang sama, permintaan konsumen akan alat untuk mengumpulkan, mencari, dan menganalisis informasi tumbuh sangat cepat, dengan bantuan yang memungkinkan untuk lebih cepat memproses koleksi heterogen file teks, file grafik, file video dan audio. Menurut IDC, penjualan EDMS menjadi basis pendapatan di pasar DCT saat ini. Namun, segmen aplikasi e-commerce tumbuh lebih cepat. 1998-1999 volume segmen ini meningkat 143,1%. Sebagai perbandingan, volume segmen EDMS pada periode yang ditinjau hanya meningkat 19,5%, dan volume segmen aplikasi untuk portal perusahaan - sebesar 64,6%.

Prakiraan IDC yang lebih baru (Ringkasan Prakiraan dan Analisis Pasar Teknologi Dokumen dan Konten, 2001-2005) menilai prospek pasar sistem manajemen konten dan dokumen global selama penurunan (dan dengan penilaian ulang terhadap prospek pasca-9/11). Dan meskipun pasar global untuk sistem ini belum mengulangi pertumbuhannya yang luar biasa sebesar 89% (seperti pada tahun 2000), IDC memperkirakan prospek pengembangan yang baik untuknya. Perkiraan awal IDC didasarkan pada data yang dikumpulkan pada tahun 2000 dan kuartal pertama tahun 2001. Pasar ini diperkirakan akan tumbuh pada tingkat tahunan sebesar 47,2% (dari $ 2 miliar pada tahun 2000 menjadi lebih dari $ 14 miliar pada tahun 2005). Setelah tragedi 11 September, ramalan direvisi turun. Analis IDC percaya rencana pengguna perusahaan untuk memperoleh dokumen dan sistem manajemen konten akan tertunda selama tiga kuartal pertama tahun 2002. Pasar diharapkan pulih pada akhir tahun 2002 dan selama 2003-2005. Menurut Grup Gartner, permintaan untuk sistem manajemen dokumen perusahaan akan terus berlanjut, tetapi pengembang mereka berada di bawah tekanan dari kondisi pasar (memerlukan pengurangan harga lebih lanjut), diferensiasi produk yang berkelanjutan, dan kebutuhan untuk menyediakan kemampuan VAR. Popularitas portal akan terus tumbuh. Menurut perkiraan IDC (laporan "Perkiraan dan Analisis Perangkat Lunak Portal Informasi Perusahaan Seluruh Dunia, 2001-2006"), volume pasar perangkat lunak dunia untuk membuat portal informasi perusahaan ( portal informasi perusahaan - EIP) akan meningkat dari $ 550,4 juta pada tahun 2001 menjadi $ 3,1 miliar pada tahun 2006. Pada gilirannya, menurut perkiraan Grup Gartner, tingkat tahunan rata-rata pengembangan segmen pasar portal selama 5 tahun ke depan akan menjadi 30% ( sementara analis Ovum percaya bahwa dalam situasi sulit saat ini dalam ekonomi global, banyak inisiatif "portal" akan "ditaruh di rak"). Ketertarikan pada sistem manajemen gambar juga tumbuh secara signifikan.

Para analis IDC tidak melewati pasar layanan di bidang manajemen konten dan dokumen (laporan "Perkiraan Pasar Layanan Manajemen Konten dan Dokumen, 2001-2006"). IDC mengharapkan pasar ini berkembang setiap tahun dengan tingkat pertumbuhan rata-rata 44% hingga mencapai $24,4 miliar pada tahun 2006. Layanan ini mencakup layanan perencanaan dan desain IDC, serta layanan implementasi, pelatihan, dan dukungan bagi pelanggan untuk membantu mereka mengelola perusahaan mereka. konten secara efektif.

Menurut pendapat umum para analis, pentingnya pengenalan EDMS modern untuk memastikan keberhasilan bisnis tetap ada, dan di masa mendatang kepentingannya hanya akan meningkat.

Tren utama dalam perkembangan pasar EDMS global

Pengembangan pasar lebih lanjut, konsolidasinya, kemunculan peserta baru di pasar, diferensiasi penawaran pelaku pasar

Di pasar EDMS, merger dan akuisisi terus berlanjut, dan sebagian besar - oleh perusahaan IT terkenal di dunia (Oracle, Microsoft, SAP, Baan, dll.) yang telah memasuki bidang kegiatan baru. Proses penyerapan pengembang EDMS oleh perusahaan IT besar dan menanamkan teknologi mereka ke dalam solusi mereka sendiri telah menjadi nyata. Misalnya, pada bulan April 2001, Microsoft membeli Ncompass Labs di Vancouver, Kanada, pengembang sistem manajemen konten Resolution Web, yang menjadi dasar untuk Microsoft Content Management Server 2001, dirilis pada awal Agustus 2001. Vendor Manajemen Web -konten membuat aliansi dengan pengembang portal (atau mendapatkannya). Ini menciptakan semacam sinergi antara sistem manajemen konten Web dan portal (konvergensi sistem manajemen konten Web dan portal ini menciptakan bentuk baru kerja tim). Kemitraan juga mulai terbentuk antara pengembang sistem manajemen dokumen dan konten dan vendor sistem manajemen gambar (misalnya, Artesia dan Vignette).

Banyak vendor membedakan penawaran mereka, mengembangkan atau meningkatkan komponen alur kerja mereka sendiri. Ini adalah kasus, misalnya, Oracle, yang menambahkan komponen alur kerja ke Oracle Applications Suite-nya. Pengembang sistem ERP untuk perusahaan menengah, JBA International (www.jbaworld.com), juga telah menambahkan modul alur kerja ke sistemnya. Pada saat yang sama, Lotus Development menawarkan sistem alur kerjanya yang dapat digunakan untuk mengotomatisasi aplikasi layanan pelanggan berbasis Domino. Pada bulan September 2001, Vignette merilis Vignette Content Suite V6, yang menyatukan manajemen konten Web yang sebelumnya berdiri sendiri, personalisasi, integrasi aplikasi, agregasi dan sindikasi konten, analisis dan pelaporan lalu lintas situs web.

Integrasi EDMS dengan aplikasi perusahaan umum

Integrasi data dan aplikasi perusahaan adalah salah satu tantangan terbesar yang dihadapi perusahaan saat ini, dan akan terus menjadi masalah di masa depan. Menurut analis IDC (Surviving the eBusiness Transition: Strategies for Enterprise Information Management), di era e-business, hanya perusahaan-perusahaan yang akan berhasil yang memiliki formulasi paling bijaksana dari strategi manajemen informasi perusahaan mereka ( Manajemen Informasi Perusahaan - EIM). Tujuan dari strategi EIM untuk setiap perusahaan adalah untuk menyediakan akses yang mudah dan cepat ke semua pengetahuan dan data perusahaan dan kemampuan untuk mengelola informasi perusahaan dari mana saja (harus relevan dan dapat diakses dalam semua konteks). Perusahaan-perusahaan ini akan membutuhkan integrasi mendalam dari semua aplikasi perusahaan mereka yang berkomunikasi satu sama lain.

Dalam hal ini, kemungkinan mengintegrasikan EDMS dengan aplikasi korporat lainnya (baik pengembang kami sendiri maupun pengembang lain) sangat relevan. Menurut IDC ("Perkiraan & Analisis Perangkat Lunak Integrasi Perusahaan, 2001-2005"), pasar perangkat lunak integrasi aplikasi perusahaan global tumbuh 88,4% dari 1999 hingga 2000, menegaskan pentingnya solusi terintegrasi untuk perusahaan. Meskipun tingkat pertumbuhannya akan melambat selama 5 tahun ke depan karena kondisi ekonomi yang sulit di dunia, IDC percaya bahwa pasar ini akan terus mengungguli seluruh industri pengembangan perangkat lunak hingga tahun 2005 (dengan tingkat pertumbuhan tahunan sebesar 43,9%).

Terlepas dari penurunan ekonomi saat ini, analis IDC percaya bahwa perusahaan akan terus berpartisipasi dalam proyek integrasi karena alasan berikut:

Integrasi aplikasi perusahaan memungkinkan penggunaan yang lebih baik dari sistem heterogen yang kompleks;
Kebutuhan akan sistem lama untuk bekerja sama dengan aplikasi baru tetap ada;
Proses merger dan akuisisi yang sedang berlangsung di pasar TI global memaksa perusahaan untuk mengintegrasikan aplikasi dalam sistem informasi perusahaan mereka yang heterogen.

Harus dikatakan bahwa industri secara aktif memecahkan masalah penyatuan pengembangan EDMS dan integrasinya dengan sistem operasi umum, aplikasi, berbagai lingkungan antarmuka (khususnya, konsorsium Koalisi Manajemen Alur Kerja, bekerja keras untuk menciptakan standar yang sesuai). Saat ini, lusinan perusahaan TI menawarkan solusi integrasi aplikasi perusahaan mereka berdasarkan teknologi yang berbeda (dan terkadang tidak kompatibel). Keragaman penawaran ini sering menyulitkan pengguna perusahaan untuk memilih strategi integrasi dan penyedia solusi integrasi yang tepat.

Menarik untuk dicatat bahwa metode integrasi yang ditawarkan oleh penyedia solusi integrasi juga berubah. Saat ini, lapisan utama integrasi (virtualisasi) terutama adalah API yang disediakan oleh satu penyedia infrastruktur manajemen konten perusahaan. Artinya, bahkan jika repositori konten dari beberapa perusahaan terintegrasi, penyedia API menjadi vendor infrastruktur utama untuk seluruh perusahaan. tetapi di masa depan, direncanakan untuk beralih dari integrasi melalui API(yang bergantung pada sistem) ke integrasi melalui layanan Web berdasarkan komunikasi melalui pesan XML menggunakan kamus dan protokol yang tidak bergantung pada sistem (salah satu yang pertama - pada tahun 2000 - ide layanan Web dipromosikan oleh Microsoft dalam .NET-nya solusi , Sun Microsystems, HP, dan Oracle sekarang mendukung ide ini dan menggabungkan alat dan komponen layanan Web ke dalam platform J2EE mereka sendiri.) Ini akan menghilangkan ketergantungan perusahaan pada satu vendor (jika perlu untuk mengintegrasikan aplikasi perusahaan), meskipun akan memerlukan pembuatan standar baru. Pengembang infrastruktur manajemen konten perusahaan berencana untuk mengekspos perangkat lunak mereka sebagai layanan Web mulai tahun 2002 menggunakan standar seperti SOAP, ebXML, atau UDDI. Analis industri percaya IBM dan Documentum dapat menjadi penyedia infrastruktur konten perusahaan terkemuka di masa depan. Kedua perusahaan telah menerapkan kemampuan pencarian dan manajemen konten terintegrasi untuk beberapa repositori. Misalnya, Documentum mengintegrasikan perangkat lunak Lotus Domino, sementara IBM mengintegrasikan perangkat lunak Documentum 4i dan perangkat lunak FileNet Panagon.

Contoh integrasi adalah usaha patungan antara Documentum dan PricewaterhouseCoopers. Mereka telah mengintegrasikan semua fungsionalitas perangkat lunak Documentum 4i eBusiness Edition ke dalam sistem ERP SAP / R3 dan perangkat lunak mySAP.com. Integrasi ini memungkinkan pengguna SAP R / 3 untuk membuat saluran komunikasi dua arah untuk informasi dan konten antara perangkat lunak SAP R / 3 dan situs web perusahaan. Selain itu, integrasi memungkinkan pengguna SAP R / 3 untuk mengarsipkan konten untuk platform Documentum 4i guna mengoptimalkan pengalaman SAP R / 3. Perangkat lunak yang digunakan untuk integrasi eConnector untuk SAP dikembangkan oleh Documentum - satu set layanan manajemen konten terintegrasi untuk lingkungan SAP R / 3. Ada juga contoh integrasi perangkat lunak yang mulus Platform eBusiness Documentum 4i dengan perangkat lunak Aplikasi Siebel eBusiness 7 memungkinkan untuk memberikan presentasi terpadu data tentang klien dan dokumen yang mencerminkan sejarah hubungan dengannya (seperti surat, penawaran komersial, kontrak, dokumen keuangan, dll.), serta pengelolaan informasi yang didistribusikan ini.

Sebaliknya, Grafik Informatif telah mengintegrasikan Brava! (Java Viewer and Annotate Solution) dengan perangkat lunak Documentum 4i eBusiness Edition, memungkinkan Anda untuk melihat dokumen dan gambar yang disimpan dalam database Documentum melalui browser Web standar. Dan IBM telah mengintegrasikan aplikasi pemrosesan panggilan Corepoint dengan perangkat lunak MQSeries Workflow.

IDC percaya bahwa pengembang perangkat lunak integrasi aplikasi perusahaan akan terus memiliki peluang pertumbuhan pendapatan yang menguntungkan di pasar ini selama 5 tahun ke depan. Pemimpin di antara mereka akan menjadi vendor perangkat lunak bisnis, server aplikasi dan database.

Permintaan yang kuat untuk sistem OMS

Karena sebagian besar pengguna sistem ERP tidak ingin memiliki masalah dengan pembentukan dan keluaran berbagai laporan dan dokumen, maka permintaan untuk sistem OMS dalam jangka menengah akan tetap kuat... Grup Gartner memperkirakan bahwa segmen pasar sistem manajemen pelaporan dan manajemen keluaran akan tumbuh pada tingkat tahunan rata-rata 30% selama tahun-tahun mendatang. Dorongan tertentu untuk pengembangan sistem OMS juga akan diberikan oleh penyebaran lebih lanjut dari bisnis elektronik, yang sangat menuntut ketersediaan generasi terdistribusi dari dokumen keluaran dalam sistem informasi perusahaan.

Perubahan teknologi dalam industri

Dalam EDMS selama beberapa tahun terakhir, perubahan teknologi tertentu telah terwujud. Misalnya, EDMS dengan arsitektur dua tingkat tipe "server-klien" sekarang digantikan oleh sistem arsitektur tiga tingkat... Sistem seperti itu jauh lebih mudah untuk diintegrasikan dengan aplikasi perusahaan lain melalui antarmuka API (meskipun kemampuan antarmuka CORBA, COM / DCOM, dll. tetap ada).

Perubahan penting lainnya adalah manajemen dokumen yang disederhanakan di banyak EDMS. Tren ini mulai terlihat beberapa tahun yang lalu, ketika Lotus Development merilis perangkat lunak Domino, yang menyediakan kontrol revisi berbiaya rendah untuk dokumen yang mendasarinya. Pada tahun 2000, Microsoft mulai melakukan hal yang sama, bekerja untuk meningkatkan fungsionalitas dalam manajemen dokumen dan pengetahuan (sebagai bagian dari proyek Tahoe). Sebagai hasil dari pelaksanaan proyek, fungsionalitas manajemen dokumen dasar diberikan secara gratis untuk aplikasi Microsoft office (fungsi yang sama diterapkan di MS Site Server dan perangkat lunak MS Exchange). Pada gilirannya, perangkat lunak Oracle iFS (Internet File System) juga menyediakan fungsionalitas check in/check out versi dasar gratis berdasarkan DBMS Oracle8i.

Menurut analis IDC dan GartnerGroup, dalam waktu dekat, EDMS tradisional akan menghadapi kesulitan tertentu karena fakta bahwa penyedia perangkat lunak infrastruktur (Lotus dan / atau Microsoft) akan menawarkan fungsionalitas EDMS berdasarkan teknologi inti mereka tanpa perlu investasi tambahan dalam implementasi aplikasi manajemen dokumen (yang memiliki biaya sendiri). Selain itu, IDC memprediksi (laporan "Collaborative Applications Market Forecast and Analysis, 2000-2004") bahwa di masa depan akan ada pergeseran fokus dari EDMS "bersih" ke teknologi untuk kerja kolaboratif dengan kontrol dokumen elektronik, manajemen pengetahuan, dan konten. solusi manajemen informasi (portal).

Perlu juga dicatat bahwa sekarang, di sebagian besar EDMS, untuk mencapai daya tarik pasar, multibahasa.

Perubahan preferensi konsumen

Peningkatan fungsionalitas EDMS sekarang dalam banyak kasus sama sekali tidak diminati oleh konsumen. Sejumlah besar EDMS hanya dipenuhi dengan fungsionalitas yang seringkali tidak diperlukan di perusahaan biasa. Sehubungan dengan keadaan ini (sebagaimana disebutkan di atas), fungsi manajemen dokumen dasar yang murah(diimplementasikan, misalnya, di sejumlah produk perangkat lunak dari Microsoft, Lotus, Oracle, dll.) menjadi semakin menarik bagi konsumen.

Pada saat yang sama, di pasar permintaan untuk solusi EDMS vertikal yang kompleks tetap ada untuk farmasi, konstruksi, asuransi dan industri lainnya. Sejumlah industri (seperti produksi peralatan medis, konstruksi kedirgantaraan, transportasi, yurisprudensi, dll.) umumnya memerlukan kontrol yang sangat ketat atas dokumen-dokumen tertentu dan isinya.

Analis memprediksi permintaan yang kuat untuk teknologi alur kerja terutama untuk penggunaannya dalam integrasi aplikasi dan otomatisasi proses bisnis.

Ide membeli EDMS dari perusahaan kecil oleh pengguna korporat menjadi semakin tidak populer. Akibatnya, ada peluang yang menguntungkan untuk perkembangan pesat vendor besar dan terkenal di industri pengembangan perangkat lunak di pasar ini.

Pengembangan EDMS berorientasi Internet

Kondisi kunci keberhasilan EDMS di pasar dunia adalah orientasi Web mereka. Sistem manajemen konten web mulai memainkan peran sentral dan akan terus berkembang fungsinya seiring waktu. Analis Gartner Group memperkirakan bahwa pasar perangkat lunak manajemen konten Web global akan tumbuh dari $ 4 miliar pada tahun 2001 menjadi $ 6 miliar pada tahun 2003. Pada akhir tahun 2002, 80% dari perusahaan Global 2000 akan memiliki sistem manajemen Web.-konten.

Semakin populernya akses Internet seluler juga akan berkontribusi pada pengembangan EDMS berorientasi Web - untuk menyampaikan berbagai konten melalui sistem ini ke perangkat seluler. Oleh karena itu, sistem ini sekarang menerapkan fungsi akses seluler. Selain itu, spesialisasi dan integrasi industri yang berkelanjutan akan mempercepat evolusi sistem manajemen konten Web. Ada juga pergeseran bertahap dari teknologi manajemen konten ke teknologi manajemen pengetahuan.

Perubahan cepat dalam orientasi pasar pengembang EDMS

Perubahan dinamis dalam orientasi pasar pengembang EDMS telah menjadi urutan hari ini. Misalnya, Documentum dimulai sebagai perusahaan manajemen dokumen, dan kemudian berubah menjadi perusahaan manajemen pengetahuan dan kemudian sistem manajemen konten (langkah selanjutnya adalah menerapkan konsep ECM). Dan semua metamorfosis ini terjadi hanya dalam 18 bulan. Perlu dicatat bahwa istilah "manajemen dokumen" itu sendiri sekarang dapat ditemukan di situs web hanya beberapa vendor EDMS (kebanyakan pengembang EDMS tidak lagi menggunakan terminologi ini). Namun, apa pun nama sistem ini - dokumen, pengetahuan, atau manajemen konten (dengan awalan "e" di depannya), tugas utama mereka tetap memecahkan masalah pengelolaan informasi penting perusahaan.

Penyedia EDMS tradisional sekarang mempertimbangkan kembali pandangan mereka tentang tempat mereka di pasar. Beberapa perusahaan mulai merilis solusi untuk pasar vertikal, yang lain terus mengembangkan inti sistem mereka dan menawarkan pengembang perangkat lunak lain untuk menanamkannya dalam produk mereka, sementara yang lain terlibat dalam pengembangan middleware yang mengintegrasikan berbagai aplikasi (sistem akuntansi, berbagai MRP / sistem ERP, sistem CAD, dll.). Sejumlah vendor EDMS terkenal dapat kembali ke ceruk pasar vertikal. Vendor lain akan memperluas fungsionalitas sistem mereka dengan memperluasnya ke Internet.

Pengembang EDMS terkemuka menawarkan solusi universal untuk perusahaan besar untuk mengelola semua informasi perusahaan mereka

Vendor EDMS bergerak keluar dari ceruk vertikal mereka dan mencoba menawarkan solusi umum untuk mengelola konten perusahaan. Mereka bergerak dari memberikan solusi kantor (masih cukup menguntungkan bagi mereka) untuk menerapkan solusi perusahaan yang lengkap (dari menangani email masuk ke konten intranet / ekstranet dan Internet). Analis industri mencatat bahwa proyek imajinasi yang mengesankan untuk menciptakan perusahaan "kolaboratif penuh" (semua karyawan yang menggunakan kemampuan EDMS) masih tetap hanya pada tingkat ide yang bagus. Eropa Barat sekarang paling dekat dengan implementasinya.

Meningkatkan intensitas aktivitas pengembang perangkat lunak untuk menciptakan dan mempromosikan solusi bersama

Contohnya adalah rilis kembali pada tahun 2000 dari solusi bersama untuk mengelola konten dalam solusi B2B berdasarkan perangkat lunak Documentum 4i eBusiness Edition dan perangkat lunak ATG Dynamo (dikembangkan oleh Art Technology Group).

Pengembangan bersama standar industri

Ini adalah tren yang stabil dalam perkembangan industri. Perlu dicatat, khususnya, pekerjaan pembuatan protokol sinkronisasi data terbuka SyncML, di mana perusahaan seperti IBM, Lotus Development, Motorola, Nokia, Palm, Psion, dan Perangkat Lunak Starfish ambil bagian.

Pengembangan konsep ECM

Ini adalah tren baru dalam pengembangan seluruh industri (terutama terlihat pada tahun 2002). Pada saat yang sama, ECM menjadi teknologi tingkat perusahaan daripada teknologi tingkat departemen. Portal akan menjadi cara yang paling disukai untuk menjangkau pengguna (menyampaikan informasi kepada mereka) saat menerapkan teknologi ECM.

Pasar EDMS Rusia

tinjauan umum

Kebutuhan perusahaan dan organisasi Rusia untuk mengoptimalkan alur kerja mereka tetap tinggi dan terus berkembang. Dalam beberapa tahun terakhir, puluhan perusahaan telah muncul di Rusia yang mengembangkan dan memasok EDMS, baik asing maupun desain mereka sendiri. Implementasi EDMS skala besar pertama (walaupun, sebagian besar, yang percontohan) sudah ada di Rusia. Kita dapat berasumsi bahwa fondasi pasar Rusia untuk perangkat lunak manajemen dokumen telah terbentuk. Menurut IDC, volume pasar EDMS Rusia (EDMS yang dikembangkan secara domestik bersama dengan EDMS asing) pada tahun 1999 berjumlah sekitar $ 2 juta Menurut analis, sejak 1999 tingkat pertumbuhan tahunan pasar EDMS Rusia setidaknya 30%. Ada juga pendapat bahwa sejak tahun 1998 telah terjadi peningkatan tahunan hampir dua kali lipat dalam volume pasar EDMS Rusia. Prospek pasar EDMS Rusia ditingkatkan dengan penerapan undang-undang tentang tanda tangan digital elektronik, yang menciptakan dasar hukum untuk distribusi EDMS dalam interaksi antar perusahaan. Ada pendapat dari sejumlah analis industri bahwa potensi volume pasar EDMS Rusia adalah ratusan juta dolar (dengan keberhasilan pengembangan ekonomi Rusia).

Perlu dicatat bahwa ukuran kecil pasar EDMS Rusia yang diamati saat ini terkait paling tidak dengan relatif tidak signifikannya pangsa sirkulasi dokumen elektronik dalam total sirkulasi dokumen perusahaan dan organisasi Rusia (yang mampu membeli EDMS seharga beberapa puluhan hingga beberapa ratus ribu rupiah). Dalam sebagian besar kasus, dokumen mendominasi di perusahaan-perusahaan Rusia. Keadaan ini dijelaskan tidak hanya oleh tradisi dan konservatisme tertentu, tetapi juga oleh kondisi keuangan dan teknis yang sulit dari sebagian besar perusahaan dan organisasi Rusia. Harus dikatakan bahwa ada sejumlah sistem asing terkenal di pasar Rusia (Documentum, DOCS Open / Fusion, Staffware, Panagon, DocuLive, Lotus Notes, dll.). Di antara perangkat lunak domestik, yang paling terkenal di Rusia adalah sistem perangkat lunak berikut dan pemasoknya: BOSS-Referent (IT Co.); Codex: Aliran dokumen (Konsorsium Kodeks); Grand Dock (Granit), Efrat (Teknologi Kognitif); Kasus (EOS); LanDocs (Lanit); Cron (Ankei); OfficeMedia (InterTrust); Kantor Efek (Garant Internasional); N.System (Pusat Teknologi Komputer), LS Flow (Lotsiya-Soft), Optima (Optima Workflow), ESCADO (InterprokomLan), 1C: Aliran dokumen dan 1C: Arsip (1C), Edaran dan VisualDOC (CenterInvest Soft), Dokumen -2000 (TelcomService), Irida (IBS), RS-Document (R-Style Software Lab) dan lain-lain.

Perlu dicatat bahwa beberapa EDMS domestik dibuat di lingkungan Lotus Domino / Notes (untuk berbagai alasan obyektif dan subyektif, yang telah menjadi cukup luas di Rusia): BOSS-Referent (IT Co.), keluarga produk Cinderella dan DIS- Asisten (Institut Pengembangan Moskow), CompanyMedia dan OfficemMedia (InterTrust), N. System (Pusat Teknologi Komputer), Pekerjaan Kantor (KSK), dll.

Menurut klasifikasi IDC, sebagian besar EDMS domestik termasuk dalam kelas sistem yang berfokus pada proses bisnis (seringkali dengan kontrol alur kerja). Di berbagai sumber dicatat bahwa di sebagian besar EDMS domestik, fungsi-fungsi berikut diterapkan:

Pemrosesan/penyimpanan dokumen;
Manajemen alur kerja (transfer dokumen antar pemain);
Kontrol atas pelaksanaan dokumen;
Pencarian dokumen berdasarkan atribut dan pencarian teks lengkap;
Bekerja dengan dokumen terkait;
Pengaturan hak akses;
Menghapus dokumen;
Integrasi dengan sistem email eksternal, dll.

Keuntungan utama EDMS domestik adalah catatan tertentu tentang kekhasan Rusia dan tradisi bekerja dengan dokumen (awalnya dimasukkan ke dalam logika bisnis mereka).

Tren perkembangan utama pasar EDMS Rusia

Memasuki pasar EDMS domestik dari perusahaan IT multidisiplin

Di antara ratusan perusahaan TI Rusia yang dengan kuat menempati tempat mereka di pasar TI domestik, sejumlah perusahaan besar yang terdiversifikasi menganggap serius pasar EDMS dan mendiversifikasi kegiatan mereka, menawarkan solusi mereka sendiri di bidang otomatisasi aliran dokumen. Di sini kami dapat menyebutkan perusahaan seperti IBS, Aquarius (anak perusahaannya Aquarius Consulting), R-Style, Lanit dan lainnya (belum lagi IT).

Pekerjaan bersama pada standarisasi EDMS

Sejumlah perusahaan Rusia (NTC IRM, InterTrust, EOS) bekerja sama di bidang standarisasi protokol interaksi EDMS. Pada bulan April 2002, mereka membentuk "Kelompok Kerja Standardisasi Protokol" yang berdedikasi dan permanen untuk tujuan ini.

Tumbuh minat di pasar Rusia pengembang dan pemasok EDS asing

Ketertarikan ini diwujudkan dengan masuknya vendor EDMS asing ke pasar Rusia melalui perusahaan mitra. Contohnya adalah perusahaan Kanada Hummingbird, yang bertindak melalui mitranya, perusahaan Rusia HBS, untuk mempromosikan sistem DOCS Open / Fusion, sistem manajemen pengetahuan Fulcrum, alat integrasi data Genio, dan portal EIP Hummingbird. Perusahaan FileNet juga memutuskan untuk memasuki pasar Rusia (khususnya, dengan bantuan perusahaan Galaktika, yang telah menjadi mitra FileNet dalam mempromosikan EDMS Panagon di pasar Rusia).

Pengembangan solusi terintegrasi

Kehadiran beberapa lusin EDMS di pasar Rusia memaksa pengembang untuk membuat alat untuk integrasi mereka. Contohnya adalah rilis oleh IT Co. pada bulan Maret 2002 dari gateway XML dalam BOSS-Referent EDMS, yang akan memungkinkan penggabungan EDMS yang dibangun pada platform yang berbeda dan menggunakan format data yang berbeda ke dalam satu ruang informasi.

Kerjasama dan promosi bersama solusi terintegrasi

Sangat menarik bahwa beberapa perusahaan Rusia menawarkan EDMS mereka dalam bentuk versi OEM yang sudah diinstal sebelumnya di komputer rakitan mitra mereka. Contohnya adalah kerja sama antara perusahaan Rusia IT Co. dan Inel-Data, yang menawarkan solusi terintegrasi kepada pelanggan mereka, yang merupakan versi OEM dari EDMS Referensi BOSS yang telah diinstal sebelumnya pada PC Excimer.

Contoh penggunaan EDMS di dunia

EDMS dalam perawatan kesehatan

Berbasis di Danville, Geisinger Health System menyediakan perawatan kesehatan untuk 2 juta orang di 31 negara bagian Pennsylvania, dari pertolongan pertama pedesaan hingga prosedur diagnostik dan perawatan yang kompleks di Geisinger Medical Center.

Sistem Kesehatan Geisinger telah menerapkan EDMS MENARA IDM(bukan Document Imaging System) yang dikembangkan oleh perusahaan Teknologi MENARA, yang terintegrasi dengan Sistem Ambulatory, yang digunakan di jaringan klinik Geisinger Health System di Pennsylvania Barat, Tengah, dan Timur Laut. Layanan terkait Geisinger telah menerima akses yang stabil dan andal ke dokumen keuangan, medis, asuransi, dan pelaporan. Sebelum implementasi perangkat lunak TOWER, hingga 2 juta gambar dokumen dan 12.000 laporan COLD diproses dan disimpan setiap tahun dalam sistem yang dioperasikan oleh Geisinger. Setelah implementasi perangkat lunak TOWER, direncanakan untuk meningkatkan beban kerja sistem menjadi 4 juta gambar (sudah di tahun pertama). Memberikan dukungan dokumenter untuk pekerjaan lebih dari 7.000 karyawan Geisinger, hampir 24.000 rawat inap tahunan dan 1,4 juta kunjungan pasien ke dokter.

Selain itu, Sistem Kesehatan Geisinger telah mengimplementasikan perangkat lunak Portal Dokumen TOWER, di mana dokter memperoleh akses berbasis Web ke data ribuan pasien. Saat sistem diperluas ke Web, dokumen kertas tradisional digabungkan dengan informasi Web. Dan ini memungkinkan Geisinger untuk menyatukan prosedur penyimpanan dan penggunaan informasi.

EDMS dalam farmasi

Novartis adalah perusahaan farmasi besar yang dibentuk pada tahun 1996 sebagai hasil dari penggabungan perusahaan Swiss yang terkenal di dunia Sandoz dan Ciba. Salah satu bidang utama kegiatan Novartis adalah penelitian ilmiah tentang pembuatan obat baru (setiap tahun, Novartis berinvestasi di bidang ini lebih dari 2,9 miliar franc Swiss).

Setelah merger, Novartis menghadapi masalah - kebutuhan untuk menggabungkan sumber daya informasi dan pengetahuan dari dua perusahaan yang sebelumnya independen dan mengelolanya secara efektif. Perlu dicatat bahwa untuk setiap perusahaan farmasi, masalah manajemen dokumen untuk obat yang dibuat memerlukan perhatian khusus. Untuk Novartis, harga masalah ini bahkan lebih tinggi, karena manajemen Novartis cukup khawatir bahwa setelah merger, sumber daya informasi yang besar mungkin hilang (atau digandakan secara berlebihan) (terutama jika tidak ada interaksi antara tim proyek yang secara geografis jauh tidak sebelumnya berkolaborasi satu sama lain).

Sebelum merger, staf Sandoz menyimpan dokumen penelitian di atas kertas, di PC, server jaringan perusahaan, dan aplikasi VMS. Banyak karyawan Sandoz tidak dapat mengoperasikan VMS secara efektif karena kerumitan antarmuka penggunanya. Oleh karena itu, untuk mendapatkan akses ke informasi dari ilmuwan atau kelompok penelitian lain, karyawan ini terpaksa menghubungi penulisnya melalui telepon, mengirim permintaan melalui email, atau meminta data ini melalui faks. Seringkali, dokumentasi proyek diduplikasi. Selain itu, ketika karyawan meninggalkan perusahaan dengan alasan apapun, informasi (pengetahuan) yang mereka buat menjadi sulit untuk dipahami (atau bahkan hilang).

Situasi serupa terjadi di Ciba. Karyawannya juga menggunakan dokumen kertas dan elektronik yang disimpan di PC lokal. Ketika menjadi perlu untuk menggambarkan obat baru, perlu menghabiskan sepanjang hari untuk mencari informasi yang relevan (atau membuatnya baru). Dengan demikian, waktu keseluruhan untuk obat baru untuk memasuki pasar meningkat secara signifikan, yang mengurangi daya saingnya.

Oleh karena itu, Novartis ingin mencari cara untuk menggabungkan dan mengelola sumber daya informasi dari dua perusahaan yang sebelumnya independen. Selain gudang pengetahuan, Novartis membutuhkan EDMS, dengan bantuan manajemen puncak perusahaan dapat melihat informasi tentang penelitian yang dilakukan dan membuat keputusan tentang jumlah dana mereka. Selain itu, EDMS harus mudah digunakan oleh karyawan perusahaan.

Novartis memilih EDMS sebagai sarana untuk menyelesaikan masalahnya dokumen(yang mulai digunakan pada tahun 1994 sebagai prototipe EDMS). Dengan mengatur repositori perusahaan umum - Docbase- (untuk semua penelitian dan dokumen proyek) Documentum EDMS menyediakan akses ke informasi penelitian perusahaan untuk unit Novartis di seluruh dunia. Setelah penggabungan kedua perusahaan, semua dokumen yang terkait dengan Ciba dan Sandoz dipindahkan ke repositori Docbase. Saat ini, Docbase berisi puluhan ribu dokumen. Hingga akhir tahun 1998, jumlah pengguna Documentum di Novartis telah mencapai 1.000 orang.

Ketika obat baru siap untuk dideskripsikan, maka semua informasi yang diperlukan untuk ini dari pengembang telah dikatalogkan dan disimpan di Docbase (hanya perlu ditransfer ke sistem berlangganan umum). Semua laporan penelitian juga diserahkan dengan cara standar melalui Docbase (yang sangat memudahkan akses ke sana). Ketika revisi dokumen penelitian diperlukan, semua versi dokumen sebelumnya dapat ditinjau untuk menghindari duplikasi pekerjaan.

Novartis telah memperoleh manfaat yang signifikan dari penerapan Documentum EDMS. Pertama, kemungkinan duplikasi laporan dihilangkan dan biaya distribusi dokumen dan manajemen informasi yang terkait dengan pengembangan program penelitian tahunan berkurang. Kedua, penghematan juga diperoleh karena pengecualian sistem VMS lama dari operasi, yang membutuhkan biaya besar untuk pemeliharaannya (mengingat juga bahwa kemampuannya terus-menerus digunakan oleh sejumlah kecil karyawan perusahaan). Namun manfaat terbesar bagi Novartis berasal dari peningkatan produktivitas secara keseluruhan bagi staf R&D perusahaan dan manajer program R&D, yang memiliki akses cepat ke informasi yang mereka butuhkan.

Manajemen Novartis memperkirakan pengembalian penuh atas investasi di Documentum EDMS dalam tiga tahun.

EDMS di bidang penerbitan pinjaman

GMAC Commercial Mortgage (GMACCM) memberikan pinjaman komersial yang dijamin dan merupakan salah satu yang terbesar di bidang operasinya di Amerika Serikat (60 kantor, melayani lebih dari 47.000 pinjaman). Saatnya tiba ketika GMACCM memutuskan untuk menerapkan EDMS, karena pemrosesan sejumlah besar dokumen, baik dalam bentuk kertas maupun elektronik, secara signifikan memperumit kendali mereka.

Untuk mengatasi masalah manajemen dokumennya, GMACCM memasang EDMS Di Pangkalan pengembangan perusahaan Perangkat lunak Hyland yang mengelola semua informasi perusahaan (dokumen MS Word dan gambarnya, spreadsheet Excel, pesan email, file PDF, dan lebih dari 1.800 jenis laporan AS / 400). Selain menyediakan akses Web global ke jaringan gudang data di OnBase, GMACCM telah membuat lapisan akses data mereka sendiri (dengan antarmuka khusus) untuk beberapa departemen khusus. Sekitar 2000 karyawan perusahaan memiliki akses ke sistem di seluruh dunia (mereka diautentikasi dalam lingkungan Windows NT).

Saat ini, perusahaan memproses sekitar 100.000 dokumen setiap hari (lebih dari 20 alur kerja). Pada saat yang sama, sekitar 3600 jenis dokumen (90% dari dokumen yang diterima) dipindai dan diproses pada hari diterima dan didaftarkan. Perangkat lunak digunakan untuk memindainya, membersihkan gambar dokumen, membaca kode batang, pengenalan karakter, dan pengindeksan. Menangkap Pendakian pengembangan perusahaan Kofax... Teknologi tanda tangan elektronik digunakan pada setiap tahap persetujuan dokumen Setujui dari perusahaan silanis... Sudah pada bulan Agustus 2001, lebih dari 2,3 juta dokumen elektronik (lebih dari 16 juta halaman) dikelola menggunakan EDMS OnBase.

EDMS di bidang utilitas

Alliant Energy, yang berkantor pusat di Madison, Virginia, menyediakan utilitas dan layanan kepada lebih dari 1 juta pelanggan di Midwest. Untuk mengelola informasi yang diperlukan untuk menjalankan operasi bisnis inti secara efektif, Alliant Energy mengakuisisi EDMS dokumen, yang menjadi dasar pembuatan repositori perusahaan umum.

Menggunakan Documentum EDMS, Alliant Energy telah memusatkan pengelolaan informasi dan dokumen bisnis penting. Sebelum Documentum, Alliant Energy tidak dapat mengindeks pencarian online. Dalam banyak kasus, karyawannya terpaksa mencari salinan dokumen dalam bentuk kertas. Untuk menyebarkan perubahan pada dokumen, Alliant Energy telah menerapkan alur kerja kustom (dikembangkan dalam Visual Basic) di mana Anda dapat memeriksa, memberi label, dan merutekan dokumen masuk dan keluar. Dokumen yang dipindai adalah output ke komplotan untuk persetujuan. Dokumen yang disetujui disimpan dalam database Documentum dan kemudian didistribusikan secara elektronik.

Rencana masa depan Alliant Energy untuk Documentum termasuk mengelola kontrak, korespondensi, berbagai deskripsi pekerjaan dan dokumen lain yang memerlukan revisi rutin.

EDMS di bidang paten

Seed Intellectual Property Law Group yang berbasis di Seattle sedang mematenkan. Salah satu alasan memperkenalkan teknologi baru seperti kolaborasi dan pencitraan dokumen adalah kebutuhan untuk mengurangi biaya fotokopi dan pengiriman faks. Harus dikatakan bahwa sebelumnya, untuk mengurangi ketergantungannya pada dokumen kertas, Seed Law Group telah menginvestasikan ratusan ribu dolar dalam sistem manajemen konten. iManage WorkSite for Legal pengembangan perusahaan iManage... Namun demikian, untuk alasan keamanan (dan untuk sejumlah alasan lainnya), klien korporat besar dari Seed Law Group masih lebih suka mengirimkan beberapa dokumen (misalnya, paten dan merek dagang) dalam bentuk kertas. Untuk meningkatkan efisiensi pemrosesan dokumen-dokumen ini, Seed memutuskan untuk membuat gambar pindaian digital mereka ada di mana-mana berbasis web (menggunakan perangkat lunak iManage). Untuk ini, mesin fotokopi digital digunakan. Canon ImageRunner bersama dengan teknologi pemindaian salinan elektronik termasuk panel sentuh format kecil yang terhubung langsung ke mesin fotokopi ImageRunner. Dengan menggunakan panel ini, dimungkinkan untuk melihat dan mengganti gambar digital yang dipindai dengan buruk, serta mengelola (melalui menu) penyalinan, bekerja dengan email dan / atau mengekspor gambar dokumen ke repositori back-end (Lotus Domino.Doc, Dokumen PC atau iManage ). Setelah pemindaian, gambar digital dokumen menjadi dapat diakses melalui Web untuk semua pengguna iManage EDMS (pengacara perusahaan, kliennya, dll.). Dokumen di iManage diindeks dan dicari berdasarkan nama klien dan nomor kasus.

Manajemen konten menggunakan iManage telah memastikan keamanan interaksi elektronik untuk pengguna korporat (untuk melihat dokumen - sering setelah menerima email dengan tautan ke dokumen - pengguna memasukkan EDMS menggunakan kata sandi), mengurangi jumlah masalah yang terkait dengan versi dokumen mengontrol dan mengirim/menerima email. Saat diterima, dokumen dipindai pada perangkat ImageRunner yang dilengkapi dengan teknologi eCopy. Setelah pemindaian, dokumen asli kertas dikirim ke fasilitas penyimpanan khusus, dan gambar digital dokumen segera tersedia (melalui browser Web) untuk semua pengguna korporat dengan hak akses yang sesuai.

Dengan dua mesin fotokopi digital yang dipindai, Seed Law Group sekarang memproses antara 500 dan 800 dokumen setiap hari, beberapa di antaranya berukuran 300 halaman. Di masa mendatang, juga direncanakan untuk mengintegrasikan iManage EDMS dengan perangkat lunak manajemen arsip perusahaan. Perlu juga dicatat bahwa pengenalan teknologi eCopy telah memberikan Seed alternatif yang nyaman dan murah untuk penagihan elektronik. Seed sudah memiliki solusi untuk menghasilkan invoice cetak sesuai spesifikasi pelanggan. Menggandakan solusi ini dengan sistem penagihan elektronik dengan tingkat penyesuaian yang sama akan cukup mahal dan memakan waktu. Sebagai gantinya, Seed memindai semua faktur tercetak dan menyimpannya sebagai file PDF, mengirimkan (berdasarkan permintaan) faktur elektronik melalui email ke pelanggan mereka.

EDMS di bidang desain

BOC Gases, yang berbasis di Murray Hill, NY, merancang dan membangun pabrik pemrosesan gas alam di 60 negara. Pada tahun 1997, manajemen BOC Gas memutuskan untuk membakukan pekerjaan mereka. Perusahaan berhasil mengurangi biaya konstruksi karena penggunaan yang disebut "paket fabrikasi"("paket dokumen yang diperlukan untuk konstruksi"). Setiap "paket" tersebut berisi ratusan konten, termasuk file CAD 2-D dan 3-D, foto, set prosedur operasi standar, dokumen keuangan dan pemasaran, presentasi, dll. Untuk mengelola proses kompleks perakitan seperti " package" for Untuk setiap plant baru, routing dan approvalnya, Dewan Komisaris telah mengimplementasikan Documentum EDMS. Sementara sebagian besar informasi yang diperlukan untuk merancang dan membangun pabrik ada dalam bentuk elektronik sebelum Documentum diperkenalkan, informasi itu tersebar di beberapa lokasi dan disimpan di berbagai platform. Penerapan Documentum di seluruh perusahaan memiliki operasi standar, alur kerja yang lebih baik dan manajemen revisi dokumen, dan penggunaan kembali informasi yang lebih baik dalam desain pabrik baru.

Versi Documentum berbasis Web telah diperkenalkan sejak awal. Pada musim semi tahun 2000, ditingkatkan ke Documentum 4i EDMS yang berjalan di bawah MS Windows NT. Pada tahun 2000, lebih dari 90.000 dokumen (sekitar 30 GB) disimpan dalam repositori (Oracle DB).

Sebagai hasil dari implementasi Documentum EDMS, Dewan Komisaris mengurangi biaya tenaga kerja untuk pengembangan proyek menengah sekitar 50% (dari 4140 jam menjadi 2033 jam). Standarisasi pekerjaan desain dan konstruksi telah mengurangi biaya pembangunan pabrik Dewan Komisaris dengan rata-rata 20%.

Contoh aplikasi sistem OMS

Pusat Perjalanan Percontohan mengoperasikan 235 pusat perjalanan dan 70 gudang berbagai barang. Pusat Perjalanan Percontohan perlu lebih cepat merespons harga dan kebutuhan gudang. Pada saat yang sama, Pusat Perjalanan Percontohan harus menghasilkan 250 hingga 350 laporan setiap bulan dari sistem ERP yang terpasang di dalamnya. Lawson yang telah terintegrasi dengan aplikasi vertikal khusus. Pusat Perjalanan Percontohan membutuhkan solusi yang akan mempermudah pembuatan laporan menggunakan Internet untuk menyampaikan informasi.

Perangkat lunak diimplementasikan untuk menghasilkan laporan Lihat Langsung pengembangan perusahaan Sistem Manajemen Mobil... Pusat Perjalanan Percontohan sekarang menghasilkan dua laporan besar menggunakan perangkat lunak ViewDirect, secara otomatis memisahkan bagian tertentu dari laporan tersebut (berdasarkan kondisi akses yang telah ditentukan pengguna), dan mengirim pesan email ke pengguna dengan hyperlink ke bagian laporan yang mereka butuhkan. Dengan menghilangkan volume tinggi pelaporan, penyortiran, pencetakan dan pengiriman laporan cetak (distribusi), Pusat Perjalanan Percontohan menghemat sumber daya keuangan dan waktu yang signifikan (diperkirakan menghemat hingga $ 200.000 selama 3 tahun). Browser Web standar digunakan untuk mengakses laporan.

Industri Layanan Profesional dari Oakbrook Terrace, Illinois menyediakan verifikasi proyek geoengineering dan konstruksi. Karena perusahaan memiliki lebih dari 140 kantor di Amerika Serikat dan Kanada, pimpinan Professional Service Industries (PSI) menganggap terlalu boros dan memakan waktu bagi perusahaan untuk hampir secara manual menghasilkan berbagai laporan setiap minggu (berdasarkan informasi dari sistem ERP-nya ), serta mencetak dan mendistribusikannya di semua kantor mereka. Untuk mengatasi masalah ini, PSI mengimplementasikan perangkat lunak Portal Laporan Monarch / ES pengembangan perusahaan jam tangan data... Ratusan karyawan dan lusinan manajer regional perusahaan mendapat akses ke laporan dari berbagai lokasi (kantor, trailer konstruksi, PC rumah, hotel, dll.) melalui navigator Web standar. Perangkat lunak Monarch / ES Report Portal juga menyediakan akses ke file pengguna yang diarsipkan, analitik, dan informasi akuntansi yang disimpan dalam aplikasi Texas Instruments lama. Selain itu, perangkat lunak Portal Laporan Monarch / ES menyediakan akses ke informasi tentang jam kerja, memungkinkan manajer perusahaan untuk menganalisis waktu yang dihabiskan untuk proyek tertentu oleh para insinyur dan subkontraktor dengan pengalaman kerja yang berbeda (Anda juga dapat melacak dinamika pekerjaan itu sendiri). Pengguna memiliki akses ke data di Excel atau Seagate Crystal Reports (tanpa menambah beban pada sistem ERP).

Industri Layanan Profesional sekarang dapat membuat faktur sementara yang dapat ditinjau dan dikoreksi sebelum dikirim melalui pos ke pelanggan mereka. Dengan mudah, data ditransfer ke sistem Portal Laporan Monarch / ES dari sistem ERP setiap malam, memberikan informasi terkini kepada pengguna informasi tanggal. Pengembalian Investasi (ROI) dari Industri Layanan Profesional diperkirakan sebesar $ 800.000 (karena biaya manajemen proyek yang lebih rendah, penghapusan biaya pengiriman laporan kertas, dll.).

Newport News Shipbuilding adalah perusahaan pembuat kapal swasta terbesar di Amerika Serikat untuk Departemen Pertahanan AS. Ketika sistem ERP SAP R / 3 diperkenalkan pada tahun 1998 di perusahaan, ditemukan bahwa perlu untuk meningkatkan teknologi untuk menghasilkan dan mendistribusikan laporan perusahaan. Bahkan, perlu untuk menciptakan lingkungan perusahaan untuk menghasilkan dan mendistribusikan laporan. Selain itu, sejumlah masalah lain muncul. Pertama, beberapa informasi yang diperlukan masih dalam sistem warisan. Karyawan perusahaan yang sudah lama bekerja di dalamnya terbiasa mengakses informasi ini, namun karyawan baru lebih memilih bekerja hanya dengan sistem SAP R / 3. Selain itu, ditemukan bahwa alat pelaporan di SAP R / 3 tidak memenuhi semua kebutuhan perusahaan.

Itulah sebabnya, pada tahun 1999, Newport News Shipbuilding mulai menerapkan perangkat lunak manajemen keluaran dan pelaporan dari perusahaan. cemara(Rochester Hills, Michigan), di mana Newport News berusaha menghilangkan pencetakan manual dan distribusi laporan. Jika pada November 1999, 2000 karyawan dari berbagai divisi perusahaan bekerja dengan sistem Cypress, maka pada Oktober 2001 jumlahnya telah mencapai 3700.

Melalui satu antarmuka, karyawan perusahaan memiliki akses ke semua laporan perusahaan yang dihasilkan, terlepas dari sumbernya. Sistem secara otomatis menghasilkan ribuan laporan (hanya satu kali) dan mengirimkannya kepada pengguna sesuai jadwal menggunakan perangkat lunak Cypress. Dalam proses kerjanya, perangkat lunak Cypress menangkap aliran laporan tercetak dan memungkinkan Anda untuk menentukan penerima setiap laporan tertentu dan metode pengirimannya kepada pengguna (printer atau faks jarak jauh, antrian pekerjaan, email, dll. ). Newport News menghemat hingga $ 500.000 per tahun dengan menerapkan perangkat lunak Cypress (dengan menghilangkan biaya pencetakan dan distribusi). Newport News Shipbuilding saat ini sedang bermigrasi ke MS Windows NT dan Web Cypress, modul pengiriman dokumen web yang menyediakan halaman portal yang dipersonalisasi untuk pengguna (diakses melalui navigator web MS Internet Explorer). Seluruh proyek implementasi diharapkan selesai pada Juli 2002.

Hill "s Pet Nutrition (Topeka, Kansas), sebuah perusahaan besar Amerika dengan lebih dari 250 pusat distribusi, telah membangun bisnisnya untuk mengirimkan berbagai persediaan hewan peliharaan ke titik-titik veteriner di seluruh negeri. Tentu, peran penting dalam keberhasilan Hill's Pet Nutrition model bisnis." Nutrisi Hewan Peliharaan adalah tentang pengiriman tepat waktu dan tidak ada waktu henti kendaraan. Untuk memberi tahu pusat distribusi tentang pemuatan pesanan, perusahaan menggunakan perangkat lunak manajemen keluaran dokumen yang dikembangkan oleh perusahaan. HP / Dazel, yang memiliki antarmuka standar dengan sistem ERP (jika perusahaan tidak menggunakan sistem ERP, maka dokumen dikirim melalui email atau faks). Menurut HP / Dazel, sekitar 30% kegagalan bisnis di perusahaan dan organisasi terjadi justru karena masalah dengan pengiriman dokumen. Kegagalan ini hampir selalu mengakibatkan pemborosan waktu dan uang.

Perangkat lunak ini mencegah kegagalan printer (mencetak pesanan pemuatan) di salah satu dari 250 pusat distribusi Hill's Pet Nutrition agar tidak diketahui oleh kantor pusat yang akan mengirim truk ke pusat itu pada hari berikutnya untuk memesan. pesanan tidak akan disiapkan tepat waktu, dan penerbangan akan kosong (dengan kerugian yang sesuai bagi perusahaan) Perangkat lunak dari HP / Dazel mengimplementasikan fungsi mengirimkan konfirmasi ke kantor pusat tentang hasil cetak pesanan yang sebenarnya pada printer jaringan pusat distribusi. Jika ada masalah dengan pusat, pesanan dikirim ke faks pusat.

Pada gilirannya, perangkat lunak Portal Web e.ComPresent yang dikembangkan oleh perusahaan Perangkat Lunak Optio memungkinkan pelanggan dan mitra bisnis untuk mengelola proses pengiriman dokumen (termasuk pengiriman dokumen dalam bentuk elektronik). Klien tidak hanya menentukan alamat email penerima, tetapi juga format pengiriman, serta aturan otentikasi. Informasi dari sistem ERP mengikuti melalui perangkat lunak Portal Web. Setelah tujuan diidentifikasi, informasi diarahkan seperti yang diinstruksikan oleh pengirim. Perangkat Lunak Optio juga menawarkan OMS pilihan, yang sangat memudahkan pekerjaan dengan dokumen. Misalnya, ini dapat menghasilkan catatan inventaris yang dapat dipahami bahkan oleh pengguna yang tidak terbiasa dengan kode item atau nomor akun (perangkat lunak Optio melengkapi daftar ini dengan deskripsi item yang diambil dari aplikasi lain dan menghasilkan dokumen yang dapat dipahami sepenuhnya). Situasi sering muncul ketika perusahaan - pemasok grosir - perlu memodifikasi dengan cara tertentu beberapa dokumen keluaran standar (misalnya, faktur, dokumen yang menyertainya, dll.) Atas permintaan pembeli-pelanggan yang ingin menyusun dokumen-dokumen ini di cara yang cocok untuk mereka (dan bagaimana mereka dulu). Ini adalah situasi umum yang dihadapi oleh perusahaan barang konsumsi yang memasok produk mereka ke sejumlah besar pelanggan ritel. Misalnya, pengecer mungkin bersikeras bahwa stiker (pengiriman) yang menyertainya ditata sesuai keinginannya. Dalam sebagian besar kasus, sistem ERP pemasok tidak memberikan kesempatan seperti itu. Dalam hal ini, fungsi menggabungkan dan membentuk semua informasi yang diperlukan pada stiker pengiriman (berdasarkan data yang diambil dari sistem ERP dan aplikasi lain) diambil alih oleh sistem OMS (khususnya, Optio).

Sistem seperti Portal Web e.ComPresent menyediakan kemampuan baru untuk membangun aplikasi kustom berbasis Web berdasarkan layanan mandiri klien. Pengiriman melalui web telah membuktikan nilainya dalam mengurangi biaya pencetakan dan ongkos kirim. Alih-alih mengirim email ke ratusan kantor dengan laporan multi-halaman, pengguna dapat melihat laporan melalui Internet / intranet. Beberapa sistem kontrol keluaran juga memungkinkan Anda untuk menentukan halaman atau bagian tertentu yang diperlukan oleh pengguna. Selain itu, karena pengguna biasanya tidak perlu melihat seluruh laporan, menggunakan perangkat lunak Web Cypress Anda dapat mengirim informasi halaman demi halaman dalam bentuk terkompresi. Teknik serupa dapat digunakan untuk pelaporan email terdistribusi. Alih-alih laporan itu sendiri, penerima menerima pemberitahuan bahwa laporan itu siap untuk dilihat. Dengan mengklik tautan HTML, dia memulai sesi dengan perangkat lunak Cypress Docuvault dan melihat laporan.

Informasi yang ingin dimasukkan pengguna ke dalam laporan dapat diperoleh tidak hanya dari sistem ERP. Sebelum menampilkan laporan, pengguna dapat meminta dari sistem OMS (termasuk melalui Internet) informasi terindeks apa pun yang disimpan dalam repositori umum. Jika pengguna perlu menyiapkan laporan secara teratur, mereka dapat membentuk permintaan sedemikian rupa sehingga informasi yang diminta akan dikumpulkan, disimpan, dan dikirimkan secara otomatis ke PC pengguna (fungsi sistem OMS ini sering disebut "pemrosesan batch"). Perusahaan NEN Life Science Products, yang memasok bahan kimia ke produsen obat, menggunakan fungsi ini (khususnya, dalam sistem Optio OMS) memantau repositori dan mencari apa yang disebut "titik pemicu" yang mengarah pada pembuatan pertanyaan tertentu (misalnya, tentang keamanan radiasi bahan kimia yang disediakan). Permintaan tersebut dihasilkan jika radioaktivitas total bahan kimia yang dipasok melebihi nilai ambang batas tertentu. Demikian juga, perangkat lunak Optio dapat digunakan oleh perusahaan asuransi yang mengumpulkan statistik penyakit klien potensial mereka.

Integrasi EDMS dengan aplikasi lain

Berbicara tentang aplikasi praktis EDMS, orang tidak bisa tidak mempertimbangkan secara lebih rinci masalah integrasi mereka dengan aplikasi korporat lainnya. Memecahkan masalah ini sangat penting untuk perusahaan modern, terutama jika menggunakan beberapa aplikasi perusahaan secara bersamaan. Saat ini, EDMS paling sering terintegrasi dengan jenis aplikasi berikut: sistem ERP, aplikasi kantor, dan aplikasi front-end (misalnya, CRM).

Adapun sistem ERP, salah satu titik lemah mereka adalah beberapa redundansi dokumen yang dihasilkan dalam modul utama sistem ERP (selain kemampuan yang kurang berkembang untuk pelaporan fleksibel, disebutkan di atas). Penyebaran repositori terpusat (berdasarkan EDMS), yang menyediakan setiap modul sistem ERP dengan dokumen yang dibutuhkan, membantu mengurangi biaya operasi perusahaan dan mempercepat pengembalian investasi. Artinya, integrasi EDMS dan sistem ERP memberikan nilai indikator IRR yang lebih tinggi daripada yang dapat diperoleh dengan penggunaan sistem ini secara otonom. Untuk memastikan integrasi tersebut, sejumlah pengembang EDMS (misalnya, FileNet, IBM, Hyland, Identitech, dll.) menjalin kemitraan dengan pengembang sistem ERP terkemuka (SAP R / 3, PeopleSoft dan Oracle).

Saat mengintegrasikan EDMS dengan aplikasi perkantoran, pengguna ditawarkan kesempatan untuk mengakses layanan perpustakaan langsung dari aplikasi perkantoran umum (misalnya, MS Word, MS Excel, dan MS PowerPoint). Selain itu, di hampir semua EDMS umum ada peluang untuk bekerja melalui navigator Web MS Internet Explorer.

Integrasi dengan aplikasi front-office juga cukup umum. Sebagai contoh, Documentum dan IBM dapat disebutkan di sini, yang menawarkan integrasi dengan sistem CRM Siebel.

Analis industri mencatat bahwa beberapa pendekatan arsitektur yang diterapkan di sejumlah EDMS modern menyederhanakan integrasi. Misalnya, EDMS berdasarkan model objek Java atau COM memberikan solusi terbaik untuk mengintegrasikan dengan aplikasi perusahaan di berbagai platform. Selain itu, ERMS yang sesuai dengan J2EE dapat digunakan pada server aplikasi J2EE (seperti BEA WebLogic atau IBM WebSphere), membuatnya mudah untuk mengintegrasikan ERMS dengan aplikasi e-bisnis yang digunakan dalam lingkungan server aplikasi. Pendekatan berorientasi objek memfasilitasi penggunaan server EAI (seperti dari Tibco, Vitria, dan webMethods) yang meminimalkan integrasi titik-ke-titik saat berkomunikasi dengan banyak aplikasi individual. Dukungan untuk standar industri (seperti XML) juga dapat memfasilitasi berbagi konten dan pertukaran data antara aplikasi perusahaan, baik secara internal maupun eksternal.

Perlu dicatat bahwa sebagian besar EDMS dalam perkembangannya bergerak menuju standar terbuka. Misalnya, FileNet berkomitmen untuk menyediakan API berbasis Java di Panagon EDMS-nya. IManage juga berfokus pada Java untuk memungkinkannya menjalankan EDMS-nya di berbagai platform. Dukungan XML secara native dibangun ke dalam aplikasi Open Text. OTG telah menerapkan API berorientasi COM dalam perangkat lunaknya dan baru-baru ini mulai bekerja untuk menyediakan kemampuan XML dalam perangkat lunaknya. Identitech juga bermaksud untuk mengimplementasikan kapabilitas API dan XML berbasis Java dalam perangkat lunaknya di masa mendatang. Perangkat lunak pengembangan OIT awalnya ditulis dalam C, tetapi memiliki kemampuan untuk berintegrasi melalui XML. Sebagian besar EDMS lainnya memiliki antarmuka API bahasa C, yang juga dapat digunakan untuk integrasi dengan aplikasi perusahaan, tetapi pendekatan berorientasi objek masih kurang intensif sumber daya.

Integrasi EDMS dengan sistem ERP

Menurut analis, saat ini, lebih dari 80% aset informasi perusahaan dan organisasi disimpan dalam bentuk dokumen tidak terstruktur yang tidak dapat diakses oleh sistem ERP modern (yaitu, sebagian besar sistem ERP hanya mencakup sekitar 20% dari semua aspek bisnis perusahaan). aktivitas dengan fungsinya). EDMS sekarang paling baik dalam menangani informasi yang tidak terstruktur.

Integrasi sistem ERP dengan EDMS memberikan dukungan untuk proses bisnis seluruh perusahaan - melalui manajemen operasional dokumen, gambar, alur kerja, laporan perusahaan, dll. Dengan bantuan EDMS, semua informasi dan data yang diperlukan - faktur, permintaan pelanggan (dokumen , faks, dan pesan email), gambar, dll. Dalam hal ini, EDMS bertindak sebagai semacam hub, yang memberi pengguna akses ke informasi yang diperlukan. Keuntungan besar mengintegrasikan EDMS dengan sistem ERP adalah penyediaan kesempatan bagi pengguna untuk bekerja di lingkungan aplikasi yang mereka kenal.

Saat ini, sejumlah EDMS asing sudah terintegrasi melalui API dengan sistem ERP asing yang paling umum (termasuk SAP, PeopleSoft, J.D. Edwards, Baan, dll.). Pada saat yang sama, beberapa pengembang sistem ERP menawarkan antarmuka mereka sendiri untuk integrasi (misalnya, SAP AG - antarmuka standar Tautan Arsip SAP, menyediakan akses ke repositori SAP R / 3) dan bahkan mengesahkan EDMS untuk keterpaduan dengan sistem mereka.

Ada berbagai pendekatan untuk implementasi dan penggunaan bersama sistem EDMS dan ERP. Sementara beberapa perusahaan mengintegrasikan teknologi manajemen dokumen elektronik setelah penerapan sistem ERP, banyak perusahaan lain menerapkan sistem ERP, sudah menggunakan berbagai EDMS. Namun, ketika suatu perusahaan memutuskan untuk menerapkan sistem ERP, aplikasi manajemen dokumen warisan ini tetap (biasanya di tingkat departemen). Misalnya, inilah yang dilakukan perusahaan. Sherwin-Williams dari kota Cleveland, bergerak di bidang produksi cat. Perangkat lunak tertinggal di Sherwin-Williams Pangkalan Hyland, kemampuan yang digunakan untuk mengelola pembuatan laporan perusahaan dalam sistem ERP yang baru diinstal SAP R / 3(menggantikan sistem pemrosesan data lama). Dengan demikian, Sherwin-Williams mempertahankan keuntungan menggunakan satu EDMS untuk mengakses semua dokumen (tanpa perlu pelatihan tambahan bagi karyawannya untuk bekerja dengan SAP R / 3).

Situasi yang hampir sama diamati di perusahaan Keramik Industri Kyocera dari Vancouver. Sebelum implementasi SAP R / 3, perusahaan ini juga aktif menggunakan software OnBase (khususnya bagian akuntansi menggunakan OnBase untuk memindai invoice yang masuk dan menyimpannya di server perusahaan). Setelah implementasi SAP R / 3 (yang tujuannya adalah untuk mengotomatisasi proses produksi dan back-office perusahaan), departemen akuntansi memperluas kemampuannya dengan menambahkan fungsi untuk mengelola laporan perusahaan. Pada saat yang sama, server terpisah dialokasikan untuk perangkat lunak OnBase. Cek keluar untuk pembayaran sekarang dijalankan di aplikasi akuntansi SAP R / 3, ditulis ke file yang diunggah ke OnBase. Saat diproses di OnBase, gambar faksimili dari tanda terima asli dapat dibuat ulang untuk dicetak atau dikirim melalui email.

Perusahaan elektronik tajam mengganti sistem lama di semua kantornya dengan sistem SAP R / 3 ERP. Selama proyek ini, Sharp Electronics merekayasa ulang operasi sewa / leasing untuk meningkatkan efisiensi prosedur penagihan. Proses penagihan yang tajam telah didesain ulang sehingga semua dokumen yang ditandatangani ditautkan ke catatan ERP untuk faktur pelanggan otomatis dan pelacakan pembayaran dealer. Untuk melakukan ini, karyawan Sharp membuat sistem khusus (dengan bantuan Accenture, IBM dan Produk Gambar Kofax). Prosedur otomatis telah dikembangkan yang memproses dokumen keuangan yang masuk berdasarkan kontrak yang ditandatangani. Saat melakukan pemesanan, instruksi dan dokumen barcode dibuat di SAP R / 3... Setelah dokumen ditandatangani oleh pelanggan, dokumen tersebut dikirim kembali ke Sharp melalui faks atau email. Dokumen-dokumen ini (difaks dan dipindai) dikelola oleh perangkat lunak Kofax Ascent Capture, yang membaca kode batang dokumen dan memverifikasinya terhadap informasi yang disimpan dalam database. Gambar dokumen dan data yang diindeks kemudian dikirim menggunakan perangkat lunak Ascent melalui sistem manajemen konten Toko Umum IBM di gudang data di SAP R / 3, di mana mereka diproses secara batch. Dalam banyak kasus, dokumen diakses di SAP R / 3 dalam waktu kurang dari 3 detik. Sharp telah banyak berinvestasi dalam sistem ERP-nya, dan perangkat lunak IBM Common Store adalah tambahan yang relatif murah untuk menghemat investasi.

Organisasi nirlaba Kristen Fokus pada keluarga(berkantor pusat di Colorado Springs) memproduksi program radio, menerbitkan buku, majalah, video, dan film dengan konten yang relevan (dengan total sekitar 2,5 juta pelanggan), dan juga secara aktif berinteraksi dengan berbagai organisasi pemerintah. Untuk meningkatkan efisiensi kegiatannya, Focus on the Family telah mengimplementasikan manajemen konten dan teknologi kerja kelompok secara bersamaan dengan sistem ERP. JD Edwards oneworld... Sistem OneWorld ERP mengelola langganan dan pemenuhan pesanan, pelacakan pelanggan dan donasi, pencatatan peristiwa, pelaporan akuntansi back-office, dan pengelolaan berbagai fungsi bisnis. Pada gilirannya, pangsa perangkat lunak manajemen konten Acorde(pengembangan perusahaan Optika) harus mengontrol lalu lintas surat masuk, email, dan telepon.

Untuk Fokus pada Keluarga, masalah utama bukanlah penghematan keuangan (walaupun penting juga), tetapi penggunaan sumber daya manusia yang paling efisien (terutama karyawan di saluran telepon "panas"), yang harus mengatasi volume besar panggilan masuk dan pertanyaan. Akan tetapi, perlu dicatat bahwa orang yang menelepon atau menulis ke Focus on the Family tidak selalu memesan langganan atau buku. Sangat sering mereka hanya mencari bantuan, nasihat atau simpati manusia biasa untuk masalah mereka.

Dalam contoh ini, kombinasi manajemen konten dan kemampuan perutean panggilan telah menghasilkan peningkatan yang signifikan dalam efisiensi staf Focus on the Family. Saat memproses panggilan masuk, perangkat lunak Acorde membaca nomor telepon dan mencari semua informasi yang terkait dengannya (mungkin ini bukan panggilan pertama dari nomor telepon ini) dalam database yang juga dikelola oleh Acorde. Jika informasi tersebut tersedia, informasi tersebut langsung ditampilkan di monitor PC karyawan Focus on the Family yang menangani panggilan ini. Dengan demikian, software Acorde membebaskan karyawan Focus on the Family dari keharusan mencari dokumen dalam waktu lama ketika memecahkan masalah seseorang yang disebut organisasi Kristen. Selain itu, saat menggunakan perangkat lunak Acorde, dibutuhkan rata-rata sekitar 30 detik untuk memproses satu panggilan telepon. Mengingat Focus pada Keluarga memiliki hingga 5.000 panggilan setiap hari, ini berarti penghematan waktu yang signifikan bagi karyawannya.

Di bawah ini kami akan secara singkat mempertimbangkan informasi umum tentang keterpaduan beberapa EDMS asing dengan sistem ERP umum.

Teknologi Datamax

SED VisiFlow(pengembangan perusahaan Teknologi Datamax) adalah solusi terdistribusi yang berskala dari kelompok kerja kecil hingga perusahaan besar. Ini terintegrasi dengan sebagian besar sistem ERP asing dan disertifikasi untuk antarmuka SAP ArchiveLink. Ini mengintegrasikan fungsi-fungsi berikut: manajemen alur kerja, manajemen dokumen, COLD-ERM, CTI dan pengenalan formulir laporan.

Ketika terintegrasi dengan sistem ERP menggunakan VisiFlow, semua jenis dokumen dikelola baik di luar maupun di dalam sistem ERP. Database relasional (repositori) sedang digunakan, pemrosesan informasi yang berjalan secara paralel dengan sistem ERP. Dokumen dapat dicari dan dilihat dari klien ERP menggunakan program khusus (dari Datamax). Dimungkinkan juga untuk mencari dan melihat informasi di luar sistem ERP melalui antarmuka Windows dan Web. Pengindeksan dan pencarian teks lengkap didukung.

FileNet

Perusahaan FileNet juga mengintegrasikan EDMS-nya panagon dengan sistem ERP terkemuka dan telah mengembangkan solusi khusus untuk integrasi. Solusi ini termasuk perangkat lunak Gudang Dokumen Panagon untuk SAP R / 3 dan berbasis web Panagon untuk J.D. Edwards oneworld.

Perangkat lunak Panagon Document Warehouse adalah produk perangkat lunak yang berdiri sendiri yang berjalan bersama dengan sistem ERP. Perangkat lunak Gudang Dokumen Panagon untuk SAP R / 3 menyediakan akses ke dokumen apa pun dari PC desktop mana pun di organisasi. Ini mengimplementasikan fungsi menangkap, mengindeks, mengarsipkan, dan mengelola semua objek R / 3, termasuk dokumen yang dihasilkan dalam SAP R / 3, serta berbagai jenis gambar (termasuk diterima melalui faks dan dipindai).

Pengguna Panagon Document Warehouse dapat terhubung ke aliran bisnis SAP R / 3 untuk mendistribusikan dokumen dalam sistem ERP ini. Sistem ini menyediakan antarmuka terpadu untuk mengelola dokumen eksternal dan internal (dihasilkan dalam sistem ERP) untuk klien-server dan pengguna R / 3 berbasis Web. Sejumlah fungsi (check-in / check-out, pengeditan dan distribusi dokumen di seluruh perusahaan) tersedia untuk pengguna MS Office, Lotus Notes dan aplikasi bisnis lainnya.

Sistem tidak menyimpan informasi dalam database sistem ERP. Repositori dokumen dapat diakses melalui database relasional terkelola (Oracle atau MS SQL Server) yang dikelola oleh Panagon Document Warehouse. Akibatnya, pengguna dapat secara fleksibel mengelola dokumen dan objek di luar sistem ERP. Data dalam sistem ERP dapat dihubungkan dengan tautan ke dokumen terkait. Gudang Dokumen Panagon juga mendukung pengindeksan teks lengkap dan pencarian dokumen.

Perangkat Lunak Mudah

Integrasi dengan sistem ERP adalah bisnis utama perusahaan Perangkat Lunak Mudah... SED Arsip Mudah pengembangannya terintegrasi melalui antarmuka SAP ArchiveLink bersertifikat, serta melalui API (dengan sistem ERP Baan, Sage, J.D. Edwards dan Navision). Selain itu, Easy Archive terintegrasi dengan perangkat lunak Lotus Notes dan Staffware.

Ketika terintegrasi dengan SAP R / 3, Easy Archive EDMS memungkinkan Anda untuk mencari data dan dokumen di salah satu modul sistem ERP ini (termasuk Manajemen Material, Penjualan dan Distribusi serta Produksi dan Perencanaan). Easy Archive menyediakan data lengkap dan pengambilan dokumen, pengarsipan, manajemen dokumen, dan kerja kelompok melalui Internet. Easy Archive juga memungkinkan untuk mengakses dokumen dari perangkat seluler melalui protokol WAP.

Dokumen dan data (baik di luar maupun di dalam sistem ERP) tersedia melalui program klien sistem ERP. Repositori adalah database teks lengkap dari perusahaan Verity. Dokumen eksternal (dipindai, diterima melalui faks, dalam bentuk elektronik) secara otomatis diindeks dan dikorelasikan dengan transaksi tertentu dalam sistem ERP (yang menghilangkan kebutuhan untuk pengindeksan manual). EDMS Easy Archive dapat diintegrasikan dengan Alur Kerja Bisnis SAP(untuk menetapkan dokumen ke penerimanya).

Perangkat lunak Hyland

Di EDMS Di Pangkalan produksi perusahaan Perangkat lunak Hyland fitur manajemen gambar, COLD-ERM, manajemen alur kerja dan akses Web telah diimplementasikan. Itu dapat diintegrasikan dengan sebagian besar sistem ERP melalui API mereka. Selain itu, Hyland baru-baru ini merilis perangkat lunak Server Arsip OnBase untuk SAP R / 3, terintegrasi dengan sistem ERP ini melalui antarmuka SAP ArchiveLink dan dirancang untuk menyediakan fungsi arsip dan pencarian di SAP R / 3 (dengan menggunakan kemampuan EDMS OnBase).

Menggunakan perangkat lunak Server Arsip, dokumen yang dihasilkan dalam SAP R / 3 (daftar cetak, dokumen keluar, data yang diarsipkan, dll.) dapat dikelola melalui EDMS OnBase dengan cara yang sama seperti dokumen yang dipindai, file aplikasi desktop, dan file email. OnBase menyediakan kemampuan untuk bekerja dengan semua jenis dokumen dalam sistem ERP. Semua data dan dokumen tersedia melalui satu antarmuka untuk aplikasi eksternal dan aplikasi dalam sistem ERP.

Berdasarkan EDMS OnBase, manajemen alur kerja yang lengkap dalam sistem ERP dapat diimplementasikan. Ini juga dapat digunakan sebagai mesin pencari untuk aplikasi front-end. OnBase digunakan untuk menyebarkan repositori yang mendukung MS SQL Server, Oracle dan Sybase SQL Anywhere. Repositori terintegrasi dengan sistem ERP melalui API OnBase, dan pengguna dapat mengakses distribusi, penyimpanan, dan pengambilan informasi baik di dalam maupun di luar sistem ERP. Sebagai antarmuka klien, alat OnBase atau program klien dalam sistem ERP digunakan. Pengindeksan teks lengkap dan pencarian dokumen juga didukung.

IBM

Perusahaan IBM menawarkan solusi Pengelola Konten CommonStore, dirancang untuk mengelola dokumen elektronik di SAP R / 3 dan memungkinkan Anda untuk mengarsipkan, mendistribusikan, dan mengelola data. IBM Content Manager CommonStore untuk SAP disertifikasi untuk versi terbaru dari antarmuka SAP ArchiveLink. CommonStore merampingkan ukuran database SAP R / 3, mempercepat akses ke dokumen bisnis, meningkatkan proses bisnis, dan mengotomatiskan tugas rutin dan distribusi dokumen. Dokumen bisnis yang berasal dari SAP R / 3 dan aplikasi bisnis lainnya (faktur, pesanan, catatan pengiriman, surat, faks, spreadsheet, email, dll.) dapat ditautkan, diindeks, dan disimpan dalam folder elektronik bersama untuk memastikan bahwa semua pengguna perusahaan dapat mengaksesnya. Kemampuan menyimpan data dari aplikasi lain juga sudah diterapkan.

CommonStore mengarsipkan data menggunakan perangkat lunak Tivoli Storage Manager. Ada juga pilihan untuk menyimpan gambar dan dokumen langsung ke IBM Content Manager. Setelah dokumen diarsipkan menggunakan CommonStore, dokumen itu dapat ditemukan kapan saja melalui SAP R / 3 atau Manajer Konten CommonStore. Informasi yang disimpan juga tersedia melalui Lotus Notes, navigator Internet / intranet, atau aplikasi bisnis lainnya yang terintegrasi dengan IBM Content Manager.

Repositori (IBM Content Manager, Content Manager OnDemand, atau Tivoli Storage Manager) berjalan secara paralel dengan sistem ERP. Di sisi klien, dokumen dicari melalui SAP R / 3 GUIs, IBM Content Manager, atau Content Manager OnDemand. Sistem mendukung pencarian teks lengkap.

Perangkat Lunak Ixos

Pemasok terkemuka teknologi untuk pengarsipan data dan dokumen untuk SAP R / 3 adalah perusahaan Perangkat Lunak Ixos... Secara khusus, perlu dicatat bahwa antarmuka SAP ArchiveLink (antarmuka antara sistem ERP R / 3 dan penyimpanan dokumen dan data pihak ketiga) dikembangkan bersama oleh Ixos dan SAP AG. PADA Arsip Ixos dibuat khusus untuk meningkatkan fungsionalitas R / 3. Alih-alih mengintegrasikan kedua sistem melalui API (seperti yang telah dilakukan untuk sejumlah EDMS), SAP ArchiveLink mendukung integrasi cepat antara R / 3 dan Ixos Archive. Akibatnya, EDMS Arsip Ixos tidak memerlukan penampil khusus, pengkodean tambahan dari alur kerja dan sistem manajemen dokumen, atau pemrograman tambahan.

Perangkat lunak Ixos Archive menyediakan solusi manajemen dokumen tingkat perusahaan untuk program klien standar, server, dan intranet. Ini mengotomatiskan pemrosesan gambar dan dokumen, pengarsipan, pencarian, distribusi, pengiriman, dan penggunaan kembali. Pada gilirannya, menggunakan perangkat lunak Ixos-Mobile / 3 mengimplementasikan akses jarak jauh ke dokumen di SAP R / 3.

Arsip Ixos memiliki kemampuan untuk bekerja dengan dokumen kertas, file elektronik, laporan R / 3 standar, objek yang dihasilkan secara eksternal, dan objek R / 3. Dokumen dirutekan menggunakan perangkat lunak R / 3 Business Workflow, dilihat melalui penampilnya, dan dikelola langsung dari R / 3. Melalui Ixos Archive, Anda juga dapat mengontrol pengarsipan data dan konversi objek R / 3 untuk presentasi Web.

Ixos juga menawarkan berbagai mesin aplikasi yang dapat diintegrasikan ke dalam groupware (Lotus, MS Exchange) dan EDMS terintegrasi lainnya. Dokumen tersedia dan dikelola melalui antarmuka klien SAP R / 3. Dimungkinkan juga untuk menyinkronkan subset data tertentu dari sistem ERP dengan aplikasi pemrosesan dokumen eksternal.

EDMS Arsip Ixos sendiri tidak mendukung pencarian dokumen teks lengkap, tetapi fungsi ini dapat diimplementasikan melalui integrasi dengan perangkat lunak Verity.

Integrasi EDMS dengan aplikasi CRM

Sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) juga menempati tempat yang menonjol di pasar aplikasi bisnis modern. Secara khusus, aplikasi CRM ditawarkan oleh perusahaan seperti Siebel Systems, Clarify, Vantive, IBM, Janna Systems, dll. Bahkan pengembang sistem ERP (misalnya, Oracle, SAP, Peoplesoft, dan Baan) merilis (atau berencana merilis) aplikasi CRM sebagai add-on pada sistem mereka.

Tentu saja, para pengembang EDMS tidak mengabaikan segmen pasar yang menjanjikan ini. Menurut pendapat yang berlaku di pasar, EDMS harus bertindak sebagai lapisan integrasi khusus yang memungkinkan beberapa gudang data dan aplikasi back-end untuk dihubungkan dengan proses bisnis yang sama dengan yang berinteraksi dengan aplikasi CRM front-office. EDMS harus mendukung berbagai format data dan standar komunikasi yang dapat digunakan dalam aplikasi CRM. Tidak masalah bagi pengguna bagaimana dia berinteraksi dengan penjual: dengan mendaftar di situs, dengan mengirim pesan email menggunakan sistem telepon otomatis, dengan mengirim faks atau permintaan tertulis, atau dengan berbicara dengan perwakilan penjual di pusat panggilan.

Metode yang berbeda digunakan untuk mengintegrasikan aplikasi EDMS dan CRM. Tersebar luas menggunakan model komponen(COM, CORBA dan JavaBeans). Beginilah cara Staffware, Identitech, dan Plexus, misalnya, beroperasi. Pendekatan lain adalah membuat aplikasi template yang dapat digunakan dalam berbagai skenario. Ini adalah kasus FileNet dan Lucent (www.mosaix.com), yang menawarkan aplikasi templat yang dapat digunakan kembali di berbagai sistem, dari CRM hingga ERP.

EDMS yang digunakan bersama dengan aplikasi CRM juga harus menyediakan pemrosesan yang andal dari sejumlah besar informasi dan skalabilitas dalam aplikasi e-niaga. Sejumlah perusahaan (Keyfile, Plexus, Staffware, IBM dan Oracle) telah menerapkan persyaratan ini melalui: menerapkan komponen middleware(Server Web aplikasi, monitor TP, dan layanan pengurutan antrian pesan). Misalnya, Keyfile (www.keyfile.com) telah mengintegrasikan EDMS-nya dengan perangkat lunak MS Commerce Server. Plexus dan Staffware telah mengintegrasikan produk mereka dengan platform transaksi Tuxedo dan WebLogic BEA Systems. Oracle telah mengintegrasikan modul alur kerjanya dengan layanan pesan Antrian Lanjutannya sendiri. IBM telah mengintegrasikan solusi Alur Kerja MQSeries-nya ke dalam middleware MQSeries-nya.

Dalam waktu dekat, diharapkan EDMS akan lebih terintegrasi dengan aplikasi CRM. Banyak pengembang EDMS umumnya percaya bahwa pasar CRM adalah peluang utama untuk pengembangan mereka. Oleh karena itu, mereka "membuka" sistem mereka kepada pihak ketiga, atau membentuk kemitraan dengan vendor CRM. Misalnya, FileNet dan Siebel Systems telah menandatangani perjanjian di mana perangkat lunak FileNet Panagon VisualWorkFlo mengelola alur kerja antara berbagai modul Siebel Systems (produksi, pusat panggilan, dan layanan pelanggan). Staffware juga memiliki perjanjian dengan banyak vendor CRM (termasuk Siebel dan Vantive) untuk mengintegrasikan fungsionalitas Staffware ke dalam aplikasi CRM ini.

Fitur pilihan dan implementasi EDMS

Fitur utama dari pilihan EDMS

Menurut analis industri, EDMS menjadi penting ketika total volume dokumen yang diproses setiap tahun dalam suatu perusahaan atau organisasi mencapai 4000-5000. Harus dikatakan bahwa pengenalan EDMS bukanlah obat mujarab untuk semua masalah perusahaan. Tujuan utama penerapannya adalah untuk meningkatkan efisiensi alur kerja suatu perusahaan atau organisasi, dan, oleh karena itu, sampai batas tertentu, dan efisiensi pekerjaan mereka secara keseluruhan. Ada pula yang berpendapat bahwa tujuan utama penerapan EDMS adalah untuk menciptakan lingkungan yang efektif bagi pengelolaan dan berfungsinya suatu perusahaan atau organisasi.

Sebelum memilih EDMS, sangat penting untuk merumuskan daftar tugas yang akan membantu menyelesaikan implementasinya. Selain itu, Anda perlu mengembangkan rencana organisasi terperinci untuk implementasinya. Pengiriman dan implementasi EDMS harus dilakukan oleh perusahaan eksternal, yang memikul tanggung jawab hukum penuh kepada perusahaan untuk keberhasilan proyek implementasi. Pilihan pemasok dan pelaksana EDMS harus didekati dengan sangat hati-hati, karena setelah menandatangani kontrak, membayar dana apa pun dan mulai menerapkan EDMS dengan perusahaan ini, tidak akan mudah untuk memutuskan hubungan jika perusahaan tidak sepenuhnya memenuhi kualitas. dari pekerjaannya. Bahkan, jika Anda memilih kontraktor yang salah, uang, waktu, dan saraf akan terbuang percuma. Tentu saja, ketika memilih EDMS, perlu mempelajari semua penawaran di pasar dengan cermat, dan memastikan untuk mengadakan tender. Juga sangat penting untuk mempertimbangkan apakah penyedia EDMS memiliki pengalaman implementasi yang sukses dan bagaimana hal itu sesuai dengan spesifikasi perusahaan atau organisasi. Pada saat yang sama, ketika memilih EDMS, perlu mempertimbangkan sejumlah poin penting berikut:

Beragam EDMS (pengembangan domestik dan asing) yang cukup luas disajikan di pasar Rusia;
Keandalan perusahaan pemasok EDMS dan ketentuan pengiriman, implementasi, dan pemeliharaan yang ditawarkannya (dalam beberapa tahun keberadaan pasar TI domestik, ada kasus ketika perusahaan terkenal dan sukses secara lahiriah atau meninggalkan pasar - contohnya adalah keberangkatan pada musim semi 2002 dari pasar bisnis domestik.Perangkat lunak NikosSoft - atau penghentian pengembangan dan modernisasi perangkat lunaknya, yang berarti, pada kenyataannya, meninggalkan pasar - contohnya adalah penghentian pengembangan Perangkat lunak BOSS-Corporation oleh IT Co. pada musim semi 2002);
Kemungkinan menyelesaikan EDMS dalam jangka waktu yang wajar (dengan kondisi harga yang dapat diterima) untuk spesifikasi perusahaan.

Secara umum, ketika memilih pemasok dan pelaksana EDMS, persyaratan berikut harus dipertimbangkan:

Keseriusan perusahaan (kehadiran nama yang terkenal di pasar, kantor permanennya, keinginan untuk mempertahankan dan memperkuat citra pasarnya melalui keberhasilan implementasi proyek berikutnya untuk implementasi EDMS, dll);
Ukuran perusahaan, ketersediaan sumber daya yang cukup untuk menyelesaikan proyek implementasi dalam kerangka waktu yang disepakati;
Kehadiran tim pengembang dan pelaksana EDMS yang cukup besar dan stabil di perusahaan;
Pengalaman perusahaan dalam pengembangan dan implementasi EDMS di perusahaan dan organisasi serupa (yang terbaik adalah jika ada kesempatan untuk melihat EDMS yang diterapkan beroperasi dan berkomunikasi dengan penggunanya);
Apakah perusahaan pengembang memiliki teknologi dan standar pemrograman, bagaimana diformalkan (dilegalkan) dan didukung;
Apakah perusahaan pelaksana memiliki teknologi implementasi, dan bagaimana didokumentasikan.

Pada saat yang sama, EDMS yang dipilih untuk diterapkan harus memenuhi persyaratan umum berikut:

Arsitektur sistem didasarkan pada proses bisnis(alur kerja) selama dokumen dibuat dan dipindahkan;
EDMS harus memiliki spesifikasi aliran dokumen Rusia dan pekerjaan kantor diperhitungkan(organisasi alur kerja vertikal, kepatuhan dengan GOST Rusia, dll.);
EDMS harus memiliki kemampuan kolaborasi yang diimplementasikan(penjadwalan grup, berbagi informasi, papan pesan, forum, dll.);
Harus fungsi pengendalian operasional pelaksanaan dokumen dan pekerjaan telah dilaksanakan(transfer kerja antar pelaku sesuai dengan teknologi tertentu, memantau keadaan proses yang dilakukan, mengidentifikasi penyimpangan proses dari jalur normatifnya, memprediksi dampak penyimpangan ini pada kemungkinan tanggal penyelesaian seluruh proses secara keseluruhan , dll.);
Kesederhanaan dan fleksibilitas dalam instalasi, konfigurasi dan operasi;
Menggunakan platform umum untuk mengatur kerja kelompok dengan dokumen;
Ketersediaan dana untuk mengatur aliran dokumen rahasia dengan perlindungan informasi dari akses yang tidak sah;
Kompatibilitas dengan alat keamanan informasi bersertifikat;
Kemungkinan penggunaan dokumen elektronik dan kertas secara bersamaan;
Kemampuan untuk berintegrasi dengan platform umum;
Skalabilitas yang baik;
Ketersediaan pengumpulan otomatis dan analisis data statistik tentang pergerakan dokumen;
EDMS didasarkan pada arsitektur client-server terbuka;
Kemampuan untuk berintegrasi dengan aplikasi lain (sistem CAD, sistem MRP / ERP, sistem akuntansi keuangan dan manajemen, sistem email, dll.);
Ketersediaan database EDMS untuk aplikasi lain;
Modularitas EDMS dan kemampuan untuk membangun kemampuan dasarnya menggunakan alat bawaan;
Kemungkinan pemrosesan dokumen terdistribusi, "transparan" untuk semua pengguna EDMS;
Ketersediaan modul untuk memindai dokumen di EDMS (atau kemampuan untuk berintegrasi dengan sistem manajemen gambar profesional);
Kemampuan untuk bekerja melalui Internet / intranet;
Kemampuan untuk bekerja dengan pengguna seluler (jarak jauh) dan grup pengguna;
Dukungan untuk bahasa Rusia, termasuk pesan dan tip di layar, menyortir data dan mencari informasi dengan berbagai kata dan ekspresi;
Keterjangkauan dalam hal pengiriman, implementasi dan pemeliharaan.

Fitur utama dari implementasi EDMS

Pada gilirannya, ketika memperkenalkan EDMS, seseorang harus menghadapi masalah utama berikut, yang solusinya bergantung pada keberhasilan seluruh proyek implementasi:

dalam banyak kasus, kebutuhan akan reorganisasi skala besar perusahaan;
formalisasi proses bisnis yang lemah dan kurangnya standar perusahaan;
EDMS harus diterapkan dan digunakan di seluruh perusahaan (di mana pun informasi dibuat, dikoreksi, dan disimpan), jika tidak, keberhasilan penerapannya akan minimal (jika ada);
adanya resistensi tertentu terhadap penerapan EDMS dari karyawan perusahaan ( "bertahan untuk tidak berubah"), seringkali disebabkan oleh keengganan "transparansi" aktivitas mereka;
kurangnya tingkat pelatihan yang diperlukan di antara karyawan perusahaan (termasuk manajer tingkat bawah, menengah dan atas) untuk bekerja dengan EDMS.

Implementasi EDMS harus dilakukan secara bertahap, dimulai dengan tautan terpenting dalam alur kerja (dijelaskan dengan baik dan dapat dipahami), otomatisasi yang dengan cepat akan mendapatkan efek positif. Dalam proses pengenalan EDMS, perlu untuk memastikan kemampuan untuk bekerja dengan teknologi baru dan lama, agar tidak mengganggu kegiatan sehari-hari perusahaan. Peran yang sangat penting dimainkan oleh dukungan nyata dari manajemen perusahaan dari proyek implementasi (yang disebut "faktor orang pertama"). Dengan tidak adanya dukungan seperti itu (misalnya, bahkan dalam organisasi untuk memperoleh semua informasi yang diperlukan selama survei perusahaan), paling-paling, sistem hanya akan diterapkan di divisi tertentu dari perusahaan (seseorang hampir tidak dapat mengharapkan ada yang nyata pengembalian investasi dari ini).

Masalah "resistensi terhadap perubahan" dapat diselesaikan dengan memperkenalkan elemen manajemen dokumen elektronik secara bertahap dan sistematis, dimulai dari yang paling sederhana (misalnya, melatih karyawan untuk bekerja dengan email dan jaringan intranet, mengatur arsip elektronik, dll. ) dan melaksanakan pekerjaan penjelasan yang diperlukan. Selama implementasi EDMS, sangat penting untuk menyelenggarakan pelatihan untuk karyawan perusahaan, serta konsultasi untuk manajemennya tentang mengatur transisi ke bentuk elektronik pekerjaan kantor.

Implementasi EDMS skala besar harus didahului oleh proyek percontohan, di mana masalah utama yang mungkin dihadapi secara langsung selama implementasi diklarifikasi. Tugas utama dari proyek percontohan ini adalah untuk menentukan ada atau tidaknya (atau diharapkan) efek nyata dari implementasi ERMS. Jika proyek percontohan (yang disebut "percontohan") berhasil, keputusan akhir tentang implementasi EDMS dibuat, proyek implementasi nyata dikembangkan bersama dengan rencana implementasi penuh. Biasanya, biaya proyek percontohan mencapai 10% dari biaya proyek nyata.

Sebagai aturan, penerapan EDMS di suatu perusahaan mencakup tahapan utama berikut:

Analisis menyeluruh dari proses bisnis perusahaan, keadaan peralatan dan teknologi yang digunakan;
Pengembangan model informasi dan fungsional suatu perusahaan, rekayasa ulang proses bisnisnya;
Analisis kemungkinan konfigurasi perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk implementasi EDMS.
Pelaksanaan proyek percontohan;
Persetujuan hasil pilot project dan pengembangan rencana pelaksanaan EDMS;
Pemilihan dan pengiriman perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk pelaksanaan EDMS;
Pengiriman dan pemasangan EDMS;
Adaptasi dan kustomisasi EDMS;
Transfer dan konversi data dari sistem lama;
Melatih administrator sistem dan pengguna untuk bekerja dengan EDMS;
Persiapan kasus uji, program dan metodologi pengujian, pengujian penuh EDMS;
Pengembangan desain, perangkat lunak, dokumentasi teknis dan pengguna.
Penyelesaian pelaksanaan EDMS, menjadikannya beroperasi secara komersial;
dukungan SED.

kesimpulan

Masa depan adalah milik EDMS, di mana konsep ESM diterapkan sepenuhnya. Pada saat yang sama, menurut analis, solusi yang paling dekat dengan konsep ECM sekarang ditawarkan oleh Documentum dan FileNet.
Dalam beberapa tahun ke depan, akan ada prospek yang menguntungkan untuk pengembangan lebih lanjut dari pasar sistem manajemen konten. Menurut studi Forrester Research 1999, 38% dari perusahaan Fortune 500 mengatakan membeli sistem manajemen konten sangat penting untuk bisnis mereka. Menurut Meta Group, pasar untuk sistem manajemen konten akan meningkat menjadi $ 10 miliar pada tahun 2004 (dengan tingkat pertumbuhan tahunan 20%).
Pada saat yang sama, menurut analis Ovum, teknologi untuk mengelola dokumen kertas akan diminati di pasar selama bertahun-tahun yang akan datang.
Aplikasi akan terus berkembang yang mengintegrasikan kemampuan untuk menghasilkan laporan dan mencari informasi dalam database perusahaan dengan publikasi dokumen dan grafik di Internet.
Peluang untuk pengembangan progresif hanya akan dipertahankan oleh pengembang EDMS terbesar dan paling berpandangan jauh di pasar. Perusahaan yang tidak mampu beradaptasi dengan kondisi pasar yang baru akan menghadapi stagnasi atau akan dipaksa keluar dari pasar sama sekali.

Apa pendapat komunitas pakar Rusia tentang perkembangan pasar ECM / EDMS domestik? Apa hasil utama tahun lalu dan apa yang bisa diharapkan di tahun mendatang?

Pemrosesan/penyimpanan dokumen;
Manajemen alur kerja (transfer dokumen antar pemain);
Kontrol atas pelaksanaan dokumen;
Pencarian dokumen berdasarkan atribut dan pencarian teks lengkap;
Bekerja dengan dokumen terkait;
Pengaturan hak akses;
Menghapus dokumen;
Integrasi dengan sistem email eksternal, dll.

Keuntungan utama EDMS domestik adalah catatan tertentu tentang kekhasan Rusia dan tradisi bekerja dengan dokumen (awalnya dimasukkan ke dalam logika bisnis mereka).

Karena pengembangan EDMS di Rusia umumnya mengarah pada perluasan fungsionalitas yang dijelaskan oleh konsep ECM, maka akan logis untuk melihat proses ini dari perspektif klasifikasi ECM. Mayoritas pelanggan Rusia mulai berkenalan dengan dunia teknologi ECM dengan otomatisasi kantor, berbagai tugas yang dapat dikaitkan dengan kategori Manajemen Arsip. Tapi sekarang pasar tumbuh sebagian besar karena bidang Manajemen Dokumen dan Manajemen Proses Bisnis (BPM). Pelanggan mengatur tugas dengan cara yang kompleks, beroperasi pada konsep skala yang lebih besar daripada dokumen masuk / keluar. Peningkatan jangkauan dokumen yang diproses membutuhkan peningkatan tajam dalam penggunaan pemindaian in-line dan metode pengenalan dokumen, penggunaan teknologi seperti pengkodean batang.

Semua ini, misalnya, dapat dilihat dengan jelas dari fakta bahwa organisasi menunjukkan minat yang semakin besar terhadap arsip keuangan. Akun, faktur, dokumen pembayaran berada di luar batas pekerjaan kantor klasik, tetapi memecahkan masalah ini akan memungkinkan pencapaian hasil positif tidak hanya untuk departemen akuntansi, tetapi juga untuk departemen persediaan, keuangan, departemen hukum, dan manajemen.

Ada contoh lain: otomatisasi alur kerja proyek, manajemen kontrak, rekonsiliasi faktur untuk pembayaran, manajemen klaim, otomatisasi proses personalia. Banyak yang sekarang memahami bahwa sistem ECM perusahaan dapat digunakan untuk mengelola hasil aktivitas intelektual dan mengelola aktivitas. Ada juga peningkatan minat pelanggan dalam otomatisasi proses bisnis non-standar atau khusus organisasi. Misalnya, untuk bank, ini adalah manajemen profil pelanggan. Tren jangka panjang dapat disebut minat pada otomatisasi operasi yang tidak berorientasi pada dokumen, misalnya, panggilan ke layanan dukungan, permintaan bisnis, dll. Pada tahun 2012, ada peningkatan minat pada solusi ECM dari pelanggan besar : jika sebelumnya perusahaan milik usaha menengah menang , maka sekarang perwakilan dari bisnis besar menyadari perlunya otomatisasi.

Pada saat yang sama, tidak semua ahli berpendapat bahwa transisi ke manajemen dokumen elektronik, bahkan di dalam organisasi, telah selesai, setidaknya secara umum. Dmitry Shushkin, Director of Corporate Projects di ABBYY Russia, mengatakan bahwa proses transisi ke alur kerja tanpa kertas berjalan dengan percaya diri, tetapi masih tidak secepat yang diharapkan dan diharapkan: “Secara bertahap, organisasi akan berada di tempat yang memungkinkan. , otomatisasi aktivitas Anda menggunakan dokumen elektronik. Namun, dalam lima tahun ke depan, volume dokumen di Rusia tidak mungkin berkurang. Bisnis terus berkembang, jumlah perusahaan (termasuk yang kecil dan menengah) meningkat dan, sebagai akibatnya, volume dokumen kertas yang mereka hasilkan bertambah. ”

Pada tahun 2013, sistem ECM terus melampaui pekerjaan kantor. Tugas baru diajukan, fungsionalitas sistem yang ada akan diperluas karena modul baru. Pengaturan tugas baru mengarah pada perluasan jangkauan pengguna sistem ECM. Selain itu, jumlah pengguna dapat mencakup mitra dan klien perusahaan. Aliran dokumen elektronik yang signifikan secara hukum antara perusahaan mendapatkan momentum. Bersamaan dengan dokumen standar seperti faktur, waybill, akta, perusahaan akan secara aktif bertukar dokumen elektronik yang signifikan secara hukum - surat, kontrak, dll.