Buletinul științific al studenților internaționali. Analiza stării actuale a pieței mondiale EDMS - NT1300: Sisteme electronice de gestionare a documentelor - Informatică de afaceri 14 direcții principale de dezvoltare a pieței mondiale EDMS

Dragi cititori! Datorită faptului că la colectarea materialului pentru acest studiu, funcționalitatea sistemului MOTIVE prezentat în recenzie a fost evaluată incorect, editorii, la discreția lor, au ajustat diagramele pentru a reflecta mai exact funcționalitatea produsului specificat. Diagramele corectate indică funcționalitatea sistemului MOTIV versiunea 1.1, care exista la momentul selecției participanților la test (martie 2010). Este posibil ca și unii parametri ai altor sisteme să fie estimați incorect.

De asemenea, vă reamintim că în acest moment materialul este foarte depășit și nu poate servi drept bază pentru evaluarea funcționalității versiunilor moderne ale acestor sisteme sau a relației dintre acestea.

Într-o organizație modernă, sistemele electronice de management al documentelor (EDMS) devin un element indispensabil al infrastructurii IT. Cu ajutorul lor, societățile comerciale și întreprinderile industriale își sporesc eficiența activităților, iar în instituțiile statului, pe baza tehnologiilor electronice de gestionare a documentelor, se rezolvă sarcinile de management intern, interacțiune interdepartamentală și interacțiune cu populația. Abrevierea general acceptată este SED, deși împreună cu aceasta sunt utilizate și SAD (sistem de automatizare de birou), SEDO (sistem electronic de gestionare a documentelor) și SADO (sistem de automatizare a fluxului de documente).

Un sistem electronic de management al documentelor (EDMS) este un sistem organizatoric și tehnic care asigură procesul de creare, control al accesului și distribuire a documentelor electronice în rețelele de calculatoare, precum și controlul asupra fluxului de documente într-o organizație.

Inițial, sistemele din această clasă au fost considerate doar un instrument pentru automatizarea sarcinilor muncii clasice de birou, dar cu timpul au început să acopere o gamă tot mai largă de sarcini. Astăzi, dezvoltatorii EDMS își orientează produsele să lucreze nu doar cu corespondență și ORD (documente organizatorice și administrative), ci și cu diverse documente interne (contracte, documentație de reglementare, de referință și de proiect, documente privind activitățile de personal etc.). EDMS este folosit și pentru rezolvarea problemelor aplicate în care o componentă importantă este lucrul cu documente electronice: managementul interacțiunii cu clienții, procesarea cererilor cetățenilor, automatizarea activității departamentului de servicii, organizarea fluxului documentelor de proiect etc. , orice sistem informatic care asigură munca cu documente electronice.

Piața EDMS în ultimii ani a fost unul dintre segmentele cele mai dinamice în curs de dezvoltare ale industriei IT interne. În 2009, conform IDC, pe fondul unei reduceri de aproape 50% a pieței totale de software din Rusia, acest segment a arătat o rezistență ridicată. Conform datelor pentru 2009, scăderea sa nu a fost mai mare de 20-25%. În termeni numerici, piața EDMS astăzi, conform CNews Analytics, este de aproximativ 220-250 de milioane de dolari.

Consumatorii tehnologiilor electronice de gestionare a documentelor sunt organizații de diferite dimensiuni și specificități. În mod tradițional, sectorul public rămâne consumatorul cheie de EDMS. Potrivit experților, aproximativ 30% dintre proiectele de introducere a tehnologiilor electronice de gestionare a documentelor sunt realizate de agenții guvernamentale. În același timp, este important că interesul statului a devenit baza pentru stabilitatea pieței EDMS, care, chiar și în perioada crizei, a primit un impuls semnificativ pentru dezvoltare. Gestionarea electronică a documentelor a fost numită ca element cheie al conceptului de „guvernare electronică”, a cărui implementare ar trebui să contribuie la eliminarea obstacolelor birocratice în interacțiunea dintre stat, populație și afaceri, precum și la reducerea corupției. Ca o caracteristică a implementării proiectelor în organele guvernamentale și în marile instituții de stat, este de remarcat cerințele crescute pentru securitatea informațiilor. Vorbim despre construcția (dezvoltarea) sistemelor electronice securizate de gestionare a documentelor bazate pe produse software replicate.

Despre dezvoltatorii EDMS

Alegând soluții din clasa EDMS, clientul are în vedere diverse opțiuni: o soluție bazată pe cutie, o soluție bazată pe o platformă sau o dezvoltare personalizată. Dezvoltatorii ruși oferă în principal soluții gata făcute, în timp ce dezvoltatorii occidentali acționează ca furnizori de platforme pe baza cărora sunt implementate soluții de design și dezvoltări personalizate. Potrivit statisticilor, în structura pieței, ponderea dezvoltatorilor ruși este de aproximativ 95% din numărul total de proiecte pentru implementarea EDMS. Una dintre explicații este că în Rusia specificul lucrului cu documente este încă puternic, bazat pe tradițiile interne de management.

Este de remarcat faptul că un număr de furnizori au început să ofere EDMS clienților în modul SaaS (Software as a Service), dar până acum această abordare, din mai multe motive (încrederea în furnizor, calitatea și fiabilitatea comunicării). canale), este mai degrabă considerată ca o formă de familiarizare cu capacitățile sistemului și nu ca o abordare reală a automatizării fluxului de lucru.

Una dintre tendințele emergente este utilizarea sistemelor ECM (Enterprise content management) pentru lucrul cu documente.

Pe baza materialelor enciclopediei libere (Wikipedia):
Enterprise content management (ECM) - managementul conținutului întreprinderii sau managementul informațiilor corporative.

În cadrul conceptului ECM, fluxul de lucru este considerat una dintre sarcinile de asigurare a lucrului cu informații corporative. Această abordare este susținută în principal de dezvoltatorii occidentali. Și, deși în Rusia cererea pentru astfel de tehnologii este încă în stadiul de formare, multe EDMS interne au implementat deja diverse componente ECM: managementul documentelor, gestionarea imaginilor documentelor, stocarea pe termen lung a documentelor, gestionarea fluxului de lucru și lucrul colectiv cu documente. În mod fundamental, tehnologiile ECM diferă de EDMS prin elaborarea mai profundă a problemelor legate de conținutul web și managementul conținutului multimedia.

Inițiative guvernamentale în jurul „Documentului electronic”

În 2009-2010, în Rusia au început să fie implementate mai multe inițiative guvernamentale globale legate de organizarea interacțiunii electronice oficiale între stat, populație și afaceri, având ca scop creșterea nivelului de pătrundere a tehnologiilor informaționale în diferite aspecte ale vieții publice și de stat. Printre acestea se numără aprobarea listei de servicii publice furnizate populației prin intermediul internetului și aprobarea prevederilor privind sistemul interdepartamental de gestionare a documentelor, care au fost primii pași importanți către implementarea conceptului de „guvernare electronică”.

Este important de menționat că problema temeiului juridic al unui document electronic este încă deschisă. Astăzi, activitățile participanților la gestionarea documentelor electronice sunt guvernate de legile și reglementările privind utilizarea semnăturilor electronice digitale (EDS), GOST și instrucțiuni pentru munca de birou și arhivare, legile și reglementările privind tehnologia informației. Se dovedește că regulile și procedurile de lucru cu documentele au fost stabilite la nivel de stat, există cerințe de securitate pentru sistemele informaționale, dar statutul juridic al unui document electronic nu a fost încă determinat în legislație.

Standarde EDMS

Astăzi, activitățile dezvoltatorilor EDMS nu sunt practic reglementate. Dezvoltarea produselor software și implementarea proiectelor de implementare, dezvoltatorii și furnizorii, într-o măsură sau alta, sunt ghidate de următoarele documente normative și legale:

GOST R 51141-98. Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții (aprobate prin decretul Standardului de stat al Federației Ruse din 27 februarie 1998 nr. 28);
Legea federală nr. 1-FZ din 10 ianuarie 2002 „Cu privire la semnăturile electronice digitale” (modificată la 8 noiembrie 2007);
GOST R 6.30-2003. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente (aprobat prin rezoluția Standardului de stat al Federației Ruse din 3 martie 2003 N 65-st);
Rezoluția Guvernului Federației Ruse din 22 septembrie 2009 nr. 754 „Cu privire la aprobarea Regulamentului privind sistemul de gestionare a documentelor electronice interdepartamentale”;
Legea federală din 27 iulie 2006 Nr. 149-FZ „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor”.

La implementarea proiectelor pentru implementarea EDMS, în cazul lucrului cu date cu caracter personal, este necesar să fie ghidat de cerințele Legilor federale din 27 iulie 2006 N 152-ФЗ „Cu privire la datele cu caracter personal” și din 27 decembrie 2009. N 363-ФЗ „Cu privire la modificările la articolele 19 și 25 din Legea federală „Cu privire la datele cu caracter personal”.

Întrucât GOST-urile sunt de natură recomandativă, dezvoltatorii includ flexibilitate maximă în soluțiile lor, astfel încât pe baza sistemului ar fi posibil, în funcție de client, implementarea diferitelor scheme de lucru cu documente. Adesea, arhitectura și logica sistemului ar trebui să ofere abordări diferite și, uneori, opuse ale automatizării documentelor. Lipsa standardelor general acceptate este o problemă nu numai pentru dezvoltatori, ci și pentru clienți, deoarece alegerea cerințelor pentru EDMS devine prea subiectivă. Adesea, întreprinderile nu se pot concentra nici pe practicile din industrie (această abordare s-a dovedit bine atunci când aleg un furnizor de sisteme IT din clasa ERP, CRM, HRM etc.). Regulile și reglementările pentru lucrul cu documente pot diferi de la o companie la alta, nu numai în cadrul aceleiași industrii, ci chiar și în cadrul aceluiași grup de companii. Câteva exemple simple: întreprinderea funcționează în conformitate cu GOST-urile sau nu? Cât de clar corespunde lucrul cu documentele GOST-urilor? Este conducerea de vârf pregătită să lucreze în sistem sau asistenții și secretarii vor lucra pentru conducerea de vârf? Compania folosește vreuna dintre practicile de management occidentale? Ce instrumente de automatizare folosesc angajații în munca lor? Și deși, în general, complexul de sarcini de gestionare a documentelor electronice este destul de clar, metodele de implementare a acestora variază foarte mult. Se dovedește că una dintre cerințele principale pentru dezvoltatorii de EDMS modern este să ofere o soluție adecvată din punct de vedere al prețului, calității și timpului de implementare, indiferent de specificul muncii clientului (cu alte cuvinte, satisfacerea oricăror specificități) .

Capacitățile tehnice ale sistemelor electronice moderne de gestionare a documentelor

Revizuirea ia în considerare cele mai comune nouă EDMS din Rusia: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Flux de documente (1C), Referent Boss (BOSS-Referent, IT Group) ), BUSINESS (EOS), EVFRAT (Tehnologii cognitive), MOTIV (Motive). În mod deliberat, nu am inclus în el soluțiile dezvoltatorilor ruși bazate pe platforma Documentum (EMC Documentum), deoarece în acest caz nu putem vorbi despre nicio funcționalitate și replicabilitate specifice. Pentru pregătirea revizuirii s-au folosit informații din surse deschise: materiale informative și versiuni demo ale produselor software. Viziunea prezentată asupra EDMS este o încercare de a evalua capacitățile și gradul de pregătire a produselor software pentru a rezolva problemele urgente de organizare a managementului documentelor electronice într-o întreprindere.

Criteriile evidențiate în recenzie vă vor ajuta să analizați posibilitățile soluțiilor luate în considerare din punctul de vedere al implementării tehnice a anumitor sarcini EDMS. Toate posibilitățile sunt împărțite în șapte circuite funcționale:

înregistrarea și introducerea documentelor;
lucrul cu documente;
managementul și controlul fluxului de lucru;
căutare și analiză de informații;
Securitatea informațiilor;
suport pentru fluxul de lucru pe hârtie;
instrumente standard de personalizare.

Caracteristicile generale ale sistemelor au fost prezentate într-un tabel separat.

Revizuirea oferă o serie de criterii evidente inerente tuturor sistemelor luate în considerare (și tuturor sistemelor din clasa EDMS, în principiu) și criteriile care fac posibilă distingerea soluțiilor unele de altele. În general, capacitățile funcționale ale sistemelor coincid și doar o elaborare detaliată a unora dintre sarcinile fundamentale ale fluxului de documente și particularitățile implementării lor ne permit să comparăm diverse soluții. Trebuie remarcat faptul că există o practică de implementare destul de mare pentru toate sistemele prezentate în revizuire. Aceste sisteme sunt folosite de sute de organizații pentru a-și automatiza fluxul de lucru. Pe lângă aceste soluții, pe piață există peste 50 de produse software care nu sunt utilizate pe scară largă.

Dacă analizăm noile versiuni de sisteme care dețin poziții de lider pe piață, atunci trebuie remarcat faptul că în ultimii trei ani dezvoltarea lor a vizat în principal îmbunătățirea capacităților de servicii, deoarece capacitățile de bază într-o formă sau alta au fost deja implementate mai devreme. Dacă vorbim de noi capacități tehnice, atunci putem observa potențialul de dezvoltare a EDMS în direcția gestionării diferitelor tipuri de conținut (multimedia), utilizarea tehnologiilor de autoprocesare și analizarea conținutului documentului. Dar până acum o astfel de funcționalitate nu este obligatorie pentru EDMS și, cel mai important, cererea pentru aceasta în Rusia nu a fost încă pe deplin formată.

La compararea funcționalității EDMS, sunt adoptate următoarele denumiri:

„+” - oportunitatea a fost implementată;
„+/−” - oportunitatea este disponibilă în cadrul funcționalității limitate sau este necesar un software suplimentar;
"-" - oportunitatea nu a fost implementată.

Tabelul 1. Caracteristici generale ale celor mai populare EDMS

Orez. 1. Caracteristici generale ale celor mai populare EDMS

Tabelul 2. Înregistrarea și introducerea documentelor

Orez. 2. Înregistrarea și introducerea documentelor

Tabelul 3. Lucrul cu documente

Orez. 3. Lucrați cu documente

Tabelul 4. Managementul și controlul fluxului de lucru

Orez. 4. Gestionarea și controlul fluxului de lucru

Tabelul 5. Căutarea și analiza informațiilor

Orez. 5. Căutarea și analiza informațiilor

Tabelul 6. Securitatea informațiilor

Orez. 6. Securitatea informațiilor

Tabelul 7. Suport pentru fluxul de lucru pe hârtie

Orez. 7. Suport pentru fluxul de lucru pe hârtie

Tabelul 8. Instrumente de configurare standard

Orez. 8. Instrumente standard de personalizare

Tabelul 9. Evaluarea finală a funcționalității ERMS

Orez. 9. Evaluarea finală a funcționalității ERMS

Pentru a efectua o evaluare cuprinzătoare, vom lua în considerare EDMS prezentat în funcție de raportul preț / funcționalitate care este clar pentru toată lumea. Nu luăm în considerare al treilea criteriu important - „Perioada de implementare”, deoarece depinde foarte mult nu numai de instrumentele de personalizare oferite de sistem, ci și de calificările și motivația echipei de proiect. Mai jos este poziția sistemelor în ceea ce privește raportul „preț optim/funcționalitate” pentru proiecte mici (pentru 20 de utilizatori) și pentru proiecte destul de mari (pentru 100 de utilizatori).

Diagrama 1. EDMS „Preț/funcționalitate optimă” (20 utilizatori)

Orez. 10. EDMS „Preț/funcționalitate optimă” (20 utilizatori)

Diagrama 2. EDMS „Preț/funcționalitate optimă” (100 de utilizatori)

Orez. 11. EDMS „Preț/funcționalitate optimă” (100 de utilizatori)

Aceste diagrame sunt construite după principiul „cadrantului magic al Gartner”, în care sistemele situate în cadranul I au raportul optim după criteriul „preț optim/funcționalitate”. În cadranele II și IV ale diagramei există sisteme care nu au indicatori echilibrați de preț și funcționalitate.

Criteriul ales pentru studiu ne permite să evaluăm diverse EDMS din punctul de vedere al gradului de pregătire a acestora de a rezolva probleme reale ale managementului documentelor electronice într-o întreprindere modernă. Grupul de lideri, atât în cazul proiectelor mici (Diagrama 1), cât și al proiectelor mari (Diagrama 2), a inclus sistemele Directum, DocsVision, MOTIV și EVFRAT. Restul sistemelor sunt situate în cadranele II și IV. Singura excepție a fost sistemul DELO, care a intrat și el în cadranul I al diagramei pentru SED pentru 20 de utilizatori. Rezultatele obținute de EDMS Globus Professional, PayDox, 1C: Document Management, Boss Referent, BUSINESS, arată că aceste sisteme nu oferă o abordare integrată pentru automatizarea lucrărilor cu documente, ci sunt propuneri de nișă concentrate doar pe rezolvarea unei anumite clase de electronice. probleme de gestionare a documentelor. Absența sistemelor în cadranul III se explică prin faptul că revizuirea a considerat cel mai comun EDMS din Rusia și nu toate sistemele oferite în prezent clienților.

Sperăm că această prezentare generală vă va fi utilă atunci când alegeți un sistem. Aș dori să remarc că prin introducerea EDMS astăzi, organizația nu numai că își mărește eficiența activităților sale, dar și, ceea ce este foarte important, câștigă experiență și practică valoroasă în condiții noi - în condițiile circulației documentelor electronice.

P. S. Pentru pregătirea revizuirii au fost utilizate numai materiale disponibile public de pe site-urile web oficiale ale producătorilor de EDMS. După publicarea articolului, s-a dovedit că, din cauza descrierii incomplete a produselor de către compania „Industrial Information Systems”, informațiile despre soluția lor sunt inexacte. Vom studia această problemă în detaliu și vom descrie rezultatele în articolul următor.

Piața sistemelor electronice de gestionare a documentelor

În prezent, în industria IT autohtonă, una dintre cele mai dinamice domenii este piața sistemelor electronice de management al documentelor (EDMS).

Cu dinamica globală a pieței IT de 6% (conform IDC) în 2013, creșterea acesteia a fost de aproximativ 23%, ceea ce, în plus, depășește de două ori indicatorii globali ai acestui segment, precum și ritmul de creștere a pieței de software. (15%). arhiva document flux program electronic

Potrivit șefului adjunct al Centrului pentru Sisteme Analitice și Dezvoltare, Denis Vladimirovici Morozov, motivul acestei stări de lucruri este asociat cu implementarea programelor de informatizare pe scară largă în sectorul public și construirea activă a guvernării electronice.

Este fluxul electronic de documente care este, de fapt, sistemul circulator al unei întreprinderi de stat sau comerciale.

Volumul pieței EDMS din Rusia, conform diferitelor estimări, este de aproximativ 26 de miliarde de ruble, din care aproximativ 75% se încadrează în serviciile de implementare și aproximativ 25% - direct pe vânzarea licențelor.

În structura pieței, majoritatea vânzărilor sunt reprezentate de întreprinderile mari (aproximativ 45-50%). Sectorul public ocupă aproape în totalitate cealaltă jumătate a pieței (aproximativ 40-45%), lăsând IMM-urilor nu mai mult de 10-15%.

Concurența pe piața EDMS este destul de strânsă astăzi. În același timp, peste 60% din piață este controlată de cinci companii: EMC, Cognitive Technologies, 1C, Directum și Microsoft (conform datelor IDC pentru 2013) în ceea ce privește cifra de afaceri. În același timp, se știe că EMC și Microsoft sunt reprezentate pe piața EDMS prin soluții replicate ale companiilor partenere.

Printre participanții la cercetare, am selectat EDMS, care se dezvoltă activ și s-au dovedit în mediul utilizatorului: 1C: Document Management, CompanyMedia de la InterTrust, DocsVision, SharePoint și Delo de la EOS, Directum, Tezis de la un dezvoltator rus Homemont și E1 EVFRAT software de la Cognitive Technologies.

Este de remarcat faptul că, pe lângă produsele care participă la revizuire, mai multe zeci de sisteme sunt prezentate pe piața EDMS, dintre care majoritatea nu au primit distribuție pe scară largă.

Produsele liderilor de piață au aproximativ același set de funcții cheie (înregistrarea documentelor, controlul ciclului de viață, rutare, raportare etc.).

Prin urmare, nu are sens practic să comparăm sistemele conform acestor criterii.

Pe de altă parte, la alegerea unui sistem, oportunitățile care se numără printre tendințele pieței și sunt un plus extrem de necesar la funcționalitatea EDMS prezintă un interes sporit (pentru un număr de dezvoltatori, alături de capabilitățile de bază, sunt incluse în funcționalitate) atunci când se lucrează cu documente în organizații de diferite niveluri. Acestea includ servicii pentru menținerea contractelor, un client web, managementul lucrărilor, integrarea cu 1C, menținerea unei baze de clienți și a unei arhive de documente, introducerea și recunoașterea documentelor (OCR), precum și contestațiile cetățenilor.

Privind în perspectivă, putem spune că în viitorul apropiat astfel de inovații precum posibilitățile de gamificare și socializare a soluțiilor pot intra cu ușurință în această listă.

Acesta este un fel de nouă etapă în dezvoltarea EDMS, care permite prezentarea informațiilor într-o formă ludică, precum și comunicarea între utilizatorii sistemului conform principiilor de organizare, aproape de rețelele sociale.

Unul dintre criteriile definitorii pentru alegerea unui cumpărător EDMS a fost și rămâne prețul produsului.

Pentru cea mai bună prezentare a propunerilor de preț ale participanților la cercetare, am ales două secțiuni comparative pentru configurația maximă (pe baza vânzării unei licențe pentru 200 de utilizatori) și configurația minimă (pe baza vânzării unei licențe pentru 10 utilizatori) .

La pregătirea studiului s-au folosit informații din surse deschise (Internet, site-uri de informații ale produselor software considerate și companiilor de dezvoltare, versiuni demo ale EDMS).

Astfel, printre criteriile funcționale ale studiului a fost prezența opțiunilor în EDMS:

- client web,
- mentinerea contractelor,
- managementul muncii,
- integrare cu 1C,
- mentinerea unei baze de clienti,
- arhiva de documente (import automat de documente),
- recunoașterea documentelor (OCR),
- apelurile cetăţenilor.

Rezultatele comparării funcționalității EDMS conform criteriilor specificate sunt prezentate în tabelul de mai jos.

Notarea conform acestor criterii a fost efectuată conform unui sistem de trei puncte:

2 puncte - dacă funcția este prezentă în produsul software și este inclusă în configurația de bază a sistemului declarată de dezvoltator (nu este nevoie să o achiziționați suplimentar);
1 punct - funcția este declarată de dezvoltator, dar nu este inclusă în pachetul de bază (trebuie să o achiziționați suplimentar);
0 puncte - funcția nu este declarată.

Tabelul de comparație a rezultatelor funcționalității EDMS după criteriile: „Disponibilitatea unui client web”, „Menținerea contractelor”, „Managementul lucrărilor”, „Integrare cu 1C”, „Menținerea unei baze de clienți”, „Arhiva documentelor”. (import automat de documente)", "Documente de recunoaștere (OCR) "," Apeluri cetățenești "

Mai jos sunt rezultatele comparării costului EDMS în configurația minimă declarată. Setul minim trebuie înțeles ca setul minim disponibil de funcționalități ale sistemului, inclusiv posibilitățile luate în considerare în studiu. Calculul folosește prețurile declarate de dezvoltatori pentru licențele de utilizator, care permit utilizarea tuturor funcționalităților minime ale sistemului.

Pentru a evalua EDMS în conformitate cu acest criteriu, scala costurilor sistemului a fost împărțită în șapte intervale egale cu o distanță de 20.200 de ruble (diferența dintre cel mai mare și cel mai mic cost EDMS, împărțit la numărul de intervale), în cadrul cărora a fost considerat că participanții la studiu au avut același cost și au primit aceleași puncte...

În acest caz, punctajul minim (1) a fost atribuit EDMS cu cel mai mare preț, iar punctajul maxim (în acest caz, 7) - cu cel mai mic.

Tabel de comparație al EDMS în funcție de criteriul „Costul sistemului în configurația minimă”

Mai jos sunt rezultatele comparației EDMS după criteriul „Costul sistemului în configurația maximă”.

Ca și în cazul evaluării EDMS în funcție de criteriul costului configurației minime, scara a fost împărțită în șapte intervale egale cu o distanță de 141.298,6 ruble (diferența dintre cel mai mare și cel mai mic cost EDMS împărțit la numărul de intervale), în cadrul cărora s-a presupus că participanții la studiu au o valoare egală și au primit aceleași puncte. În acest caz, scorul minim (1) a fost stabilit pentru EDMS cu cel mai mare preț în această configurație, iar scorul maxim (în acest caz, 7) - cu cel mai mic.

Tabel de comparație al EDMS în funcție de criteriul „Costul sistemului în configurația maximă”

Apoi criteriile au fost clasificate în funcție de nivelul lor de semnificație pentru un potențial utilizator. Clasamentul s-a bazat pe datele unui sondaj sociologic a 7563 de reprezentanți ai serviciului IT al întreprinderilor mijlocii și mari din Moscova și 21 de orașe din entitățile constitutive ale Federației Ruse. Cel mai important criteriu pentru respondenți a fost criteriul prețului EDMS în configurația maximă. I s-a acordat cel mai mare scor -1. Alte criterii au primit valori în intervalul de la 0 la 1 proporțional cu nivelul lor de semnificație pentru utilizatori.

Tabelul coeficienților de semnificație a criteriilor

Scorul final al fiecărui SED a fost calculat ca suma notelor obținute pentru fiecare criteriu, înmulțită cu ponderea fiecărui criteriu. Un tabel rezumativ al rezultatelor studiului este prezentat mai jos.

Astfel, câștigătorul ratingului nostru a fost sistemul E1 EVFRAT de tehnologii cognitive. Sistemul are cea mai completă funcționalitate la cel mai mic cost. Absența modulelor achiziționate suplimentar face ca sistemul să fie atractiv pentru clienții cu statut și rang diferit. Al doilea loc este ocupat de EDMS DocsVision. În ciuda necesității de a achiziționa funcționalitatea necesară folosind module plug-in, prețul configurației de bază a sistemului rămâne destul de favorabil, deși este inferior E1 EDMS EVFRAT.

Și, în sfârșit, locul trei în clasament a fost ocupat de sistemul Tezei. EDMS este mai potrivit pentru întreprinderile mici și mijlocii - cu un număr mic de licențe, funcționalitatea de bază declarată de dezvoltator este destul de suficientă pentru lucru. Cu toate acestea, sistemul începe să piardă considerabil odată cu creșterea numărului de licențe de utilizator.

Dezvoltarea civilizației umane este însoțită de o creștere uimitoare a volumului de informații create, procesate și stocate. De exemplu, conform revistei ASAP, în lume apar în fiecare an aproximativ 6 miliarde de documente noi. Potrivit Delphi Consulting Group, în prezent doar în Statele Unite ale Americii se creează peste 1 miliard de pagini de documente în fiecare zi, iar în arhive sunt stocate peste 1,3 trilioane. diverse documente.

De remarcat faptul că fluxurile de informații corporative sunt extrem de diverse în ceea ce privește sursele și formele de prezentare a acesteia. Cu toate acestea, ele pot fi clasificate condiționat în funcție de forma de stocare: în documente electronice și pe hârtie. Se estimează că în prezent doar aproximativ 30% din toate informațiile corporative sunt stocate electronic (atât structurate ”în baze de date, cât și nestructurate). Toate celelalte informații (aproximativ 70%) sunt stocate pe hârtie, ceea ce face dificilă găsirea lor. Cu toate acestea, acest raport se schimbă treptat în favoarea formei electronice de stocare (în special, prin dezvoltarea sistemelor electronice de arhivare). Potrivit Delphi Consulting Group, volumul de informații corporative de tip text electronic se dublează la fiecare 3 ani. Conform prognozei aceleiași reviste ASAP, până în 2004 doar aproximativ 30% din informațiile corporative vor rămâne pe hârtie, iar 70% din informații vor fi stocate în format electronic. Este puțin probabil, desigur, ca într-o zi toate documentele să devină doar electronice, dar nu există nicio îndoială că forma electronică de stocare a documentelor va prevala în viitor.

Aceste cifre și date impresionante indică doar că pentru orice întreprindere sau organizație, problemele de optimizare a fluxului de lucru și control asupra procesării informațiilor sunt de o importanță cheie. Această afirmație poate fi confirmată de următoarele date. Potrivit Siemens Business Services, un manager își petrece până la 80% din timpul său de lucru lucrând cu informații, până la 30% din timpul angajaților este alocat pentru crearea, căutarea, acordul și trimiterea documentelor, fiecare document intern este copiat, în medie , de până la 20 de ori și până la 15 % din documentele corporative sunt pierdute iremediabil (în timp ce, conform revistei ASAP, angajatul mediu petrece anual până la 150 de ore din timpul său de lucru căutând informații pierdute). Există, de asemenea, estimări că munca cu documente reprezintă până la 40% din resursele de muncă și până la 15% din veniturile corporative.

Acesta este motivul pentru care managementul eficient al întreprinderilor și organizațiilor nu în ultimul rând depinde de soluționarea corectă a problemelor formării prompte și de înaltă calitate a documentelor electronice, controlul executării acestora, precum și organizarea atentă a stocării, căutării și utilizării acestora. Necesitatea unui management eficient al documentelor electronice a condus la crearea sisteme electronice de gestionare a documentelor (EDMS), căruia îi este dedicat acest articol. Scopul principal al articolului este de a prezenta cititorilor Jet Info o retrospectivă a stării actuale a pieței mondiale EDMS, perspectivele dezvoltării acesteia, precum și un număr destul de mare de exemple de aplicare EDMS în lume. Vă puteți familiariza mai în detaliu cu toate problemele legate de EDMS folosind un număr destul de mare de resurse web specializate (atât în rusă, cât și în engleză), de exemplu, www.document.ru, www.docflow.ru, site-uri ale dezvoltatorilor EDMS etc. ... ...

Concepte de bază ale sistemelor electronice de management al documentelor

Scopul EDMS

Potrivit analiștilor din industrie, managementul electronic al documentelor include: crearea documentelor, prelucrarea acestora, transmiterea, stocarea, ieșirea informațiilor care circulă într-o organizație sau întreprindere, pe baza utilizării rețelelor de calculatoare. În general, se obișnuiește să se înțeleagă managementul fluxului de documente electronice ca organizarea mișcării documentelor între departamentele unei întreprinderi sau organizații, grupuri de utilizatori sau utilizatori individuali. Totodată, deplasarea documentelor nu înseamnă deplasarea fizică a acestora, ci transferul drepturilor de utilizare a acestora cu notificarea anumitor utilizatori și controlul executării acestora.

IDC definește conceptul de EDMS după cum urmează (sens EDMS ”Sisteme electronice de gestionare a documentelor): „EDMS asigură procesul de creare, control al accesului și distribuire a unor volume mari de documente în rețelele de calculatoare, precum și asigurarea controlului asupra fluxului de documente în organizație. Adesea, aceste documente sunt stocate în depozite speciale sau în ierarhia sistemului de fișiere. Tipurile de fișiere pe care EDMS le acceptă de obicei includ: documente text, imagini, foi de calcul, date audio, date video și documente Web. Capacitățile generale ale EDMS includ: crearea de documente, controlul accesului, conversia datelor și securitatea datelor”.

Scopul principal al EDMS „este organizarea stocării documentelor electronice, precum și lucrul cu acestea.(în special, căutarea lor atât după atribute, cât și după conținut). EDMS ar trebui să urmărească automat modificările documentelor, termenele limită pentru executarea documentelor, mișcarea documentelor și, de asemenea, să controleze toate versiunile și subversiunile acestora. Un EDMS integrat ar trebui să acopere întregul ciclu de afaceri al unei întreprinderi sau organizații „de la stabilirea unei sarcini pentru a crea un document până la anularea acestuia în arhivă, să ofere stocare centralizată a documentelor în orice format, inclusiv documente complexe de compoziție. EDMS ar trebui să combine fluxuri de documente disparate ale întreprinderilor îndepărtate geografic într-un singur sistem. Acestea trebuie să ofere un management flexibil al documentelor atât prin definirea rigidă a rutelor de trafic, cât și prin rutarea liberă a documentelor. În EDMS ar trebui implementată o delimitare strictă a accesului utilizatorilor la diverse documente, în funcție de competența acestora, de funcția deținută și de atribuțiile care le sunt atribuite. În plus, EDMS ar trebui să fie ajustat la structura organizațională și de personal existentă și la sistemul de lucru de birou al întreprinderii, precum și să se integreze cu sistemele corporative existente.

Principalii utilizatori ai EDMS sunt organizațiile guvernamentale mari, întreprinderile, băncile, marile întreprinderi industriale și toate celelalte structuri, ale căror activități sunt însoțite de un volum mare de documente create, procesate și stocate.

Proprietățile de bază ale EDMS

Deschidere

Toate EDMS sunt construite pe o bază modulară, iar API-urile lor sunt deschise. Acest lucru vă permite să adăugați noi funcții la EDMS sau să le îmbunătățiți pe cele existente. În prezent, dezvoltarea de aplicații integrate cu EDMS a devenit un tip de business separat în industria producției de software industrial, iar mulți terți sunt pregătiți să-și ofere serviciile pe acest segment de piață. Posibilitatea de adăugare relativ simplă la EDMS a multor module de la terți extinde semnificativ funcționalitatea acestora. De exemplu, pentru EDMS au fost dezvoltate module pentru introducerea documentelor de la un scanner, comunicarea cu e-mailul, cu programe pentru trimiterea de faxuri etc.

Grad ridicat de integrare cu aplicația software

Caracteristica cheie a EDMS este un grad ridicat de integrare cu diverse aplicații software prin utilizarea tehnologiilor Automatizare OLE, DDE, ActiveX, ODMA, MAPIși altele. Și direct atunci când lucrați cu documente, nu este nevoie să utilizați utilitățile EDMS. Utilizatorii se ocupă doar cu programe de aplicație obișnuite: la momentul instalării părții client a EDMS, programele de aplicație sunt completate cu noi funcții și elemente de meniu. De exemplu, un utilizator al procesorului de text MS Word, deschizând un fișier, vede imediat biblioteci și foldere cu documente EDMS (de unde selectează documentul de care are nevoie). La salvare, documentul este plasat automat în baza de date EDMS. Același lucru este valabil și pentru alte programe de birou și specializate.

De asemenea, trebuie remarcat faptul că în majoritatea EDMS-urilor obișnuite este implementată integrarea cu cele mai cunoscute sisteme ERP (în special, cu SAP R/3, Oracle Applications etc.). Abilitatea de a se integra cu diverse aplicații este una dintre trăsăturile caracteristice ale EDMS. Datorită lui, EDMS poate acționa ca o legătură între diverse aplicații corporative, creând astfel baza pentru organizarea muncii de birou într-o întreprindere. Unii analiști din industrie cred chiar că EDMS poate deveni baza sistemului informațional corporativ al unei întreprinderi sau organizații (există și alte opinii).

Caracteristici de stocare a documentelor

EDMS funcționează în principal pe baza arhitecturilor distribuite și utilizează diverse combinații de tehnologii pentru colectarea, indexarea, stocarea, căutarea și vizualizarea documentelor electronice. În majoritatea EDMS, este implementat un sistem ierarhic de stocare a documentelor (conform principiului „cabinet / rafturi / folder”). Fiecare document este plasat într-un folder, care, la rândul său, se află pe raft etc. Numărul de niveluri de imbricare la depozitarea documentelor nu este limitat. Unul și același document poate fi inclus în mai multe foldere și rafturi datorită utilizării mecanismului de legătură (documentul original în acest caz rămâne neschimbat și este stocat într-un loc stabilit de administratorul ERMS). Într-un număr de EDMS, capacități de stocare și mai puternice sunt implementate prin organizarea legăturilor între documente (aceste legături pot fi stabilite și editate grafic).

Orice document din EDMS are un anumit set de atribute (de exemplu, numele său, autorul documentului, momentul creării acestuia etc.). Setul de atribute se poate schimba de la un tip de document la altul (rămâne neschimbat în cadrul unui tip de document). În EDMS, atributele documentului sunt stocate într-o bază de date relațională. Pentru fiecare tip de document, folosind instrumente vizuale, se creează un șablon de card, unde numele atributelor documentului sunt prezentate într-o formă grafică clară. Când un document este introdus în EDMS, se ia șablonul necesar și se completează cardul (se introduc valorile atributelor). După completare, cardul este asociat cu documentul în sine.

În cele mai multe cazuri, partea de server a EDMS constă din următoarele componente logice (care pot fi localizate atât pe unul, cât și pe mai multe servere):

Stocarea atributelor documentelor (carte);
Depozitare documente;
Servicii de indexare full-text.

Stocarea documentelor se referă de obicei la stocarea conținutului documentului. Magazinul de atribute și depozitul de documente sunt adesea denumite în mod colectiv „arhivă de documente”. Pentru a stoca atribute în majoritatea EDMS, sunt folosite Oracle, Sybase, MS SQL Server și Informix DBMS, care oferă o căutare a documentelor după atribute.

Pentru a stoca conținutul documentelor direct în majoritatea serverelor de fișiere EDMS se folosesc MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX etc. În acest caz, pot fi implementate și combinații eterogene de medii de rețea. De exemplu, o bază de date cu atribute de document poate rula sub UNIX pe o rețea TCP/IP, iar documentele în sine pot fi stocate sub Novell NetWare printr-o rețea IPX/SPX. De menționat că marile avantaje ale EDMS sunt stocarea documentelor în formatul original și recunoașterea automată a multor formate de fișiere.

Recent, a devenit din ce în ce mai popular să stocați documente împreună cu atribute într-o bază de date. Această abordare are avantaje și dezavantaje. Avantajul este o creștere semnificativă a securității accesului la documente, iar principalul dezavantaj este „eficiența scăzută a lucrului cu documente cu o cantitate mare de informații stocate. Această abordare necesită, de asemenea, utilizarea de servere puternice, cu cantități mari de memorie RAM și hard disk. În plus, în cazul unei eșecuri a bazei de date, va fi foarte dificil să recuperați documentele stocate în ea. De asemenea, este necesar să fie strict legat de un anumit SGBD.

Caracteristici de rutare a documentelor

Modulele EDMS responsabile pentru fluxul documentelor sunt de obicei numite module de rutare a documentelor. În general, sunt utilizate conceptele de rutare a documentelor „liber” și „rigid”. Cu rutarea „gratuită”, orice utilizator care participă la fluxul de lucru poate, la discreția sa, să modifice ruta existentă pentru trecerea documentelor (sau să stabilească o rută nouă). În cazul traseului „hard”, rutele pentru trecerea documentelor sunt strict reglementate, iar utilizatorii nu au dreptul să le modifice. Cu toate acestea, cu rutarea „hard”, operațiunile logice pot fi procesate atunci când ruta se schimbă atunci când sunt îndeplinite anumite condiții predefinite (de exemplu, trimiterea unui document către management atunci când un anumit utilizator își depășește autoritatea oficială). În majoritatea EDMS, modulul de rutare este inclus în setul de livrare, în unele EDMS trebuie achiziționat separat. Modulele de rutare cu funcții complete sunt dezvoltate și furnizate de terți.

Controlul accesului

EDMS implementează mijloace fiabile de delimitare a competențelor și de control asupra accesului la documente. În cele mai multe cazuri, acestea sunt utilizate pentru a defini următoarele tipuri de acces (setul de puteri atribuite depinde de EDMS specific):

Control deplin asupra documentului;
Dreptul de a edita, dar nu de a distruge documentul;
Dreptul de a crea versiuni noi ale documentului, dar nu de a-l edita;
Dreptul de a adnota un document, dar nu a-l edita sau a crea versiuni noi;
Dreptul de a citi documentul, dar nu de a-l edita;
Dreptul de acces la card, dar nu și conținutul documentului;
Lipsa totală a drepturilor de acces la document (în timpul lucrului cu EDMS, fiecare acțiune a utilizatorului este înregistrată și, astfel, întregul istoric al lucrării sale cu documente poate fi ușor monitorizat).

Urmăriți versiunile și subversiunile documentelor

Atunci când mai mulți utilizatori lucrează cu un document în același timp (mai ales atunci când acesta trebuie coordonat în diverse cazuri), o funcție foarte convenabilă a EDMS este utilizarea versiunilor și subversiunilor documentului. Să presupunem că contractantul a creat prima versiune a documentului și a trimis-o următorului utilizator pentru examinare. Al doilea utilizator a modificat documentul și a creat o nouă versiune pe baza acestuia. Apoi a transmis versiunea sa a documentului la următoarea instanță celui de-al treilea utilizator, care a creat a treia versiune. După un anumit timp, după ce a citit comentariile și corecțiile, primul executant al documentului decide să modifice versiunea originală și, pe baza acesteia, creează o subversiune a primei versiuni a documentului. Avantajul EDMS este capacitatea de a urmări automat versiunile și subversiunile documentelor implementate în ele (utilizatorii pot determina oricând care versiune/subversiune a unui document este cea mai relevantă în ceea ce privește ordinea sau momentul creării lor).

Disponibilitate de utilitare pentru vizualizarea documentelor de diferite formate

Majoritatea EDMS include utilități pentru vizualizarea documentelor (așa-numitele „vizualizări”), care înțeleg multe zeci de formate de fișiere. Cu ajutorul lor, este foarte convenabil să lucrați, în special, cu fișiere grafice (de exemplu, cu fișiere de desen în sisteme CAD). Pe lângă setul de bază de utilități de vizualizare (incluse în fiecare EDMS), puteți achiziționa utilități suplimentare de la terți care sunt bine integrate cu EDMS.

Adnotarea documentelor

Atunci când se organizează lucrul în grup pe documente, capacitatea de a le adnota este de obicei foarte utilă. Deoarece, în unele cazuri, utilizatorii sunt lipsiți de drepturile de a face orice modificări ale documentului în procesul de aprobare a acestuia, aceștia pot folosi oportunitatea pentru a-l adnota. În majoritatea EDMS, adnotarea este implementată prin includerea unui atribut pentru adnotare în cardul de document și acordând utilizatorilor drepturi de a edita un astfel de câmp de card. Dar această soluție nu este întotdeauna acceptabilă (mai ales la adnotarea unui document grafic). În acest sens, în unele EDMS există o așa-numită funcție „creion roșu”, cu care puteți indica grafic defectele din imaginea în sine. Instrumentele software care implementează funcția „creion roșu” sunt oferite pe scară largă de terți.

Suport pentru diverse programe client

Clienții majorității EDMS pot fi PC-uri cu MS Windows, Windows NT. Unele EDMS folosesc, de asemenea, platforme UNIX și Macintosh. În plus, toate EDMS moderne vă permit să lucrați cu documente prin navigatoare web standard. Deoarece browserele web pot fi găzduite pe o varietate de platforme client, acest lucru facilitează rezolvarea problemei asigurării funcționării EDMS în medii de rețea eterogene. Atunci când se utilizează tehnologii de internet, EDMS are o altă componentă de server, care este responsabilă pentru accesarea documentelor prin intermediul navigatorilor Web.

Clasificarea generală a EDMS

Conceptul ECM

Problema clasificării EDMS este destul de complicată din cauza dezvoltării rapide a pieței acestor sisteme. Mai mult, din 2001, conceptul de „Managementul de conținut al întreprinderii (ECM)”, nu gestionarea electronică a documentelor (conform Forrester TechRankings). Termen ECM a aparut cu mana usoara a asociatiei de comert AIIM Internationalși acoperă toate sistemele de management al informațiilor corporative.

În același timp, dacă Forrester Research definește ECM ca o abordare integrată a gestionării documentelor și a conținutului web apoi, pentru consultanța Doculabs, ECM Enterprise Content Management este „o categorie care combină capacitățile sistemelor de management al documentelor corporative și ale sistemelor de management al conținutului cu capacitatea de a gestiona întregul ciclu de viață al conținutului întreprinderii (în timp ce numărul de tipuri continuă să crească)”.

Din perspectiva analiștilor din industrie, conceptul ECM oferă multe beneficii de afaceri. Un sistem ECM care integrează toate tehnologiile de conținut și proces orientate în cadrul întreprinderii, oferă o infrastructură comună pentru gestionarea fluxului de lucru, minimizând nevoia de a implementa și susține mai multe tehnologii pentru implementarea diferitelor funcții de afaceri. Esența acestei abordări (numită și infrastructură) este că conținutul corporativ nu ar trebui să aparțină doar unei aplicații sau unui sistem. Ar trebui să fie disponibil pentru multe aplicații și redistribuit liber între ele. O proprietate importantă a infrastructurii ECM (inclusiv aplicațiile corespunzătoare ale majorității furnizorilor din industrie) este aceasta independență față de un singur magazin de conținut universal... Infrastructura ECM integrează multe depozite de date specializate (sau moștenite) (chiar și de la furnizori concurenți), inclusiv, dar fără a se limita la, depozite electronice de documente ale produselor, e-mail, depozite de conținut web, sisteme de fișiere și chiar sisteme de gestionare a bazelor de date. În acest fel, Infrastructura ECM oferă un strat comun de integrare (sau virtualizare) pentru fiecare depozit de date(permițându-vă să le interogați de oriunde în întreaga întreprindere), minimizând astfel nevoia de a integra sisteme electronice de gestionare a documentelor și sisteme de gestionare a conținutului de la mai mulți furnizori. În plus, cu ajutorul infrastructurii ECM, sunt implementate astfel de servicii de management de conținut corporativ precum personalizare, control acces, gestionare a drepturilor utilizatorilor etc. (ceea ce simplifică administrarea și întreținerea sistemului ECM).

Capacitățile sistemelor ECM pot fi împărțite în mai multe categorii principale:

Caracteristici generale de gestionare a conținutului, care este înțeleasă ca capacitatea de a gestiona o varietate de obiecte electronice (imagini, documente de birou, grafică, desene, conținut web, e-mail, video, audio și multimedia). Sistemul ECM oferă un depozit pentru toate aceste tipuri de obiecte electronice cu diverse servicii de bibliotecă (profilare de conținut, funcții de check-in/check-out, control versiuni, istoric de revizii, securitate acces la documente etc.), precum și capacitatea de a gestionați obiectele de date de-a lungul întregului ciclu de viață.

Funcții de control al procesului, care sunt înțelese ca abilitatea de a automatiza și gestiona procesele de afaceri și fluxurile de lucru.

Integrare cu alte sisteme ECM, implicând capacitatea de a integra sisteme ECM cu sisteme ERP externe, aplicații de birou, depozite de conținut și alte EDMS. Integrarea se poate face folosind o varietate de abordări, inclusiv utilizarea de interfețe orientate pe obiecte (cum ar fi EJB), conectori, API-uri, tehnologii de integrare a aplicațiilor de întreprindere EAI (Integrarea aplicațiilor pentru întreprinderi) si etc.

De menționat că ECM a existat până acum doar ca concept, și Infrastructura ECM astăzi puternic este doar o privire asupra perspectivelor de dezvoltare a pieței EDMS... De exemplu, unii furnizori din industrie vorbesc mult despre managementul conținutului, dar sistemele lor se concentrează doar pe gestionarea conținutului Web sau a documentelor de birou. În plus, le lipsește o viziune clară asupra modului de a crea o infrastructură ECM deschisă care să integreze depozite specializate în întreaga întreprindere. Potrivit analiștilor de la Doculabs (care a cercetat soluții de la dezvoltatori de top EDMS), deși furnizorii recunosc importanța conceptului ECM, ei sunt încă departe de a-l implementa pe deplin în sistemele lor.

clasificare EDS

Potrivit analiștilor IDC, în prezent există următoarele tipuri principale de EDMS (în timp ce unele dintre EDMS pot aparține simultan mai multor tipuri, deoarece au funcțiile corespunzătoare pentru ele):

EDM axat pe procesele de afaceri (business-process EDM). Ele sunt în centrul conceptului ECM. Sistemele de acest tip (EDMS) sunt proiectate pentru aplicații specifice verticale și orizontale (uneori au și aplicații industriale). Sistemele EDMS asigură întregul ciclu de viață al lucrului cu documente, inclusiv lucrul cu imagini, gestionarea înregistrărilor și fluxurilor de lucru, managementul conținutului etc. Sistemele EDMS asigură stocarea și preluarea documentelor 2-D în formate originale (imagini, fișiere CAD, foi de calcul și altele). ) cu posibilitatea de a le grupa în foldere. Unii analiști din industrie consideră că (în funcție de schema de indexare și aplicațiile utilizate) această abordare orientată pe documente poate oferi până la 80% din funcționalitatea unui sistem PDM într-un număr de sisteme EDMS la un cost de implementare mai mic. Cei mai cunoscuți dezvoltatori de sisteme EDMS sunt Documentum (sistem Documentum), FileNet (sisteme Panagon și Watermark), Hummingbird (sistem PC DOCS), etc. activitățile sale în implementarea unor astfel de funcții în EDMS precum managementul șabloanelor, managementul dinamic al prezentărilor și Publicarea de conținut web. Trebuie remarcat faptul că, în timp ce aproape toate sistemele EDMS oferă un nivel bun de implementare a depozitelor și a serviciilor de bibliotecă pentru gestionarea conținutului electronic (de exemplu, imagini și documente de birou), fiecare dintre ele este cel mai puternic în domeniul său propriu. De exemplu, în sistemele companiilor Open Text și iManage, managementul documentelor de birou este cel mai bine dezvoltat. La rândul lor, sistemele de la Tower Technology, FileNet, IBM și Identitech sunt deosebit de puternice în gestionarea imaginilor de produse cu volum mare.

EDM corporativ (EDM centrat pe întreprindere). Sistemele de acest tip oferă infrastructura corporativă (disponibilă tuturor utilizatorilor corporativi) pentru crearea documentelor, colaborarea la acestea și publicarea lor. Funcțiile de bază ale EDMS corporative sunt similare cu cele ale EDMS axate pe procesele de afaceri. De regulă, EDMS corporative nu se concentrează doar pe utilizarea într-o anumită industrie sau pe rezolvarea unei probleme înguste. Sunt introduse ca tehnologii la nivel de companie. Dezvoltarea și promovarea EDMS corporative este realizată de Lotus (sistem Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (sistem LiveLink), Keyfile, Oracle (sistem Context), iManage etc. documente de proiect pentru externe și interne utilizatori, desfășurarea de discuții online, planificarea distribuită și rutarea documentelor etc.

Sisteme de management al conținutului. Sistemele de acest tip asigură crearea de conținut, accesul și gestionarea conținutului, livrarea conținutului (până la nivelul secțiunilor de documente și obiecte pentru reutilizarea și compilarea lor ulterioară). Disponibilitatea informațiilor nu sub formă de documente, ci sub formă de obiecte mai mici facilitează schimbul de informații între aplicații. Gestionarea conținutului web necesită abilitatea de a gestiona diferite obiecte de conținut care pot fi incluse într-o prezentare Web (de exemplu, pagini HTML și grafică Web). În plus, gestionarea conținutului web necesită abilitatea de a crea șabloane de prezentare care să permită prezentarea și personalizarea conținutului dinamic (pe baza preferințelor utilizatorului, profilurilor utilizatorului etc.). Sistemele de management al conținutului de la Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette și altele sunt binecunoscute pe piața mondială.FileNet, Tower și Identitech oferă și un anumit nivel de management al conținutului Web. La rândul său, IBM colaborează cu Interwoven și Open Market pentru a oferi capabilități de gestionare a conținutului web, iar Tower și-a integrat software-ul de gestionare a documentelor electronice cu soluțiile de gestionare a conținutului web Stellent. ...

Sisteme de management al informației ”portale. Astfel de sisteme asigură agregarea informațiilor, gestionarea informațiilor și livrarea prin Internet/intranet/extranet. Cu ajutorul lor, este posibil să acumulați (și să aplicați) experiență într-un mediu corporativ distribuit, bazat pe utilizarea regulilor de afaceri, contextului și metadatelor. Portalurile oferă, de asemenea, acces standard prin browser Web la o serie de aplicații de comerț electronic (de obicei printr-o interfață de sistem ERP). Exemple de portaluri sunt Excalibur, Oracle Context, PC DOCS / Fulcrum, Verity, Lotus (Domino / Notes, K-Station).

Sisteme de imagistică. Cu ajutorul lor, informațiile scanate de pe suporturile de hârtie sunt convertite în formă electronică (de obicei în format TIFF). Această tehnologie se află în centrul traducerii în formă electronică a informațiilor din toate documentele și microfilmele moștenite pe hârtie. Funcțiile de bază ale unui sistem standard de procesare a imaginilor includ: scanarea, stocarea, o serie de capabilități de căutare a imaginilor și multe altele.

Sisteme de management al fluxului de lucru. Sistemele de acest tip sunt concepute pentru a oferi rutarea fluxurilor de lucru de orice tip (definirea căilor de rutare a fișierelor) în cadrul proceselor de afaceri structurate și nestructurate ale companiei. Acestea sunt folosite pentru a îmbunătăți eficiența și controlabilitatea proceselor de afaceri corporative. Sistemele de management al fluxului de lucru sunt de obicei achiziționate ca parte a unei soluții (de exemplu, sisteme EDMS sau sisteme PDM). Aici se pot remarca dezvoltatori precum Lotus (sisteme de flux de lucru Domino / Notes și Domino), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware, etc. Un nivel bun de gestionare a fluxului de lucru este oferit și în soluțiile lor de către FileNet, IBM (prin integrare cu MQ). software Series Workflow), Identitech, Tower (prin integrarea cu software-ul Plexus și Staffware), Gauss (prin integrarea cu software-ul Staffware), etc.

Clasificarea EDMS propusă de IDC poate fi completată A se vedea, de asemenea, sistemele electronice de gestionare a înregistrărilor corporative... Segmentul de piață al software-ului de management al înregistrărilor corporative are aproximativ 5 ani. Înregistrările corporative sunt fixate în timp și imuabile. Ele sunt dovezi ale tranzacțiilor comerciale, diferite drepturi și obligații etc. Utilizatorii întreprinderii trebuie să stabilească singuri ce conținut trebuie făcut ca o înregistrare corporativă (o astfel de decizie necesită o evaluare a nevoilor viitoare ale afacerii lor). Soluțiile de întreprindere care necesită păstrarea conținutului includ sisteme majore de afaceri, inclusiv sisteme ERP și de contabilitate, sisteme de e-mail (de exemplu, MS Exchange), sisteme de raportare și de gestionare a rezultatelor, sisteme de comerț electronic, software de colaborare (sisteme de management al proiectelor), conferințe online etc.) . Exemple de sisteme de management al înregistrărilor includ software-ul Captură de la Tower Software, iRIMS din OpenText și În primul rând de la TrueArc.

Multe funcții importante pentru gestionarea înregistrărilor în ERMS nu erau disponibile anterior (de exemplu, funcțiile de clasificare). De asemenea, nu au fost implementate metode de ștergere fizică a înregistrărilor și indicilor la sfârșitul ciclului de viață (dacă este necesar). Potrivit Gartner Group, utilizatorii întreprinderilor trebuie să își completeze site-urile Web cu sisteme de gestionare a înregistrărilor. O serie de dezvoltatori de sisteme de management al conținutului Web își extind deja funcționalitatea cu înregistrările site-ului Web pentru a sprijini înregistrările site-ului Web. Lucrările în această direcție au devenit deosebit de remarcabile în 2002. De exemplu, Stellent și-a integrat software-ul de management al conținutului cu sistemul de management al înregistrărilor Foremost de la TrueArc (de remarcat că integrarea software-ului de management al înregistrărilor cu EDMS este foarte dificilă, deoarece este necesar să se rezolve problemele depozitelor de duplicare). Odată cu această integrare, a devenit posibil să faceți „instantanee” ale site-ului Web și să le gestionați ca niște înregistrări. Sunt implementate și funcții interesante precum înregistrarea ecranelor întâlnite în timpul unei tranzacții online (de exemplu, în software-ul WebCapture de la Tower Technology). Open Text a achiziționat PS Software, o companie de gestionare a înregistrărilor, și și-a integrat software-ul iRIMS ca modul în software-ul LiveLink. Documentum, IBM și Interwoven (printre alți furnizori de software de management al conținutului) își completează software-ul de management al conținutului cu funcționalitatea sistemelor de management al înregistrărilor.

Mulți utilizatori corporativi doresc să colecteze date din diferite aplicații care rulează într-un mediu eterogen și să genereze rapoarte electronic. Această capacitate este necesară în special pentru companiile care utilizează sisteme ERP (în care se colectează și se stochează întotdeauna o mulțime de informații, dar nu există întotdeauna capacitatea de a genera în mod flexibil toate rapoartele necesare).

De aceea așa-numitul sisteme de management al ieșirilor ”OMS, al cărui scop principal este generarea documentelor de ieșire. În unele sisteme OMS, sunt implementate suplimentar capabilitățile de arhivare și stocare pe termen lung a rapoartelor de ieșire și a documentelor. Din acest motiv, multe dintre sistemele OMS sunt clasificate de Gartner Group ca sisteme integrate de arhivare și recuperare a documentelor (IDARS)... Cu toate acestea, principalul motiv pentru popularitatea sistemelor OMS este încă nișa de piață pe care o ocupă, ”generarea de documente și rapoarte în sistemele informaționale ale întreprinderilor și organizațiilor, construite folosind sisteme ERP. Potrivit analiștilor Gartner Group, una dintre punctele slabe ale sistemelor ERP moderne este tocmai gestionarea proastă a generării documentelor de ieșire (dezvoltatorii de sisteme ERP sunt mai concentrați pe creșterea funcționalității modulelor cheie ale software-ului lor decât pe probleme „secundare” de asigurare). generarea de rapoarte de ieșire care nu au, în opinia lor, perspective bune de piață). Această lipsă de sisteme ERP a fost principalul factor în apariția și dezvoltarea rapidă a pieței sistemelor OMS. O serie de sisteme OMS sunt responsabile doar pentru distribuirea și livrarea documentelor de ieșire (electronic ”în formatele HTML, XML și PDF). Sistemele OMS sunt adesea integrate cu pachete software de scanare a documentelor și a imaginilor. O caracteristică utilă a unor sisteme OMS este interacțiunea cu sistemele corporative vechi.

De asemenea, puteți observa module speciale pentru gestionarea documentelor electronice integrate în sisteme ERP (SAP R/3, Baan etc.). Cu toate acestea, capacitățile acestor module sunt destul de limitate, deoarece este aproape imposibil să se creeze un sistem ERP universal și complet funcțional.

Beneficiile utilizării EDMS

Potrivit Forrester Research, 38% dintre companiile Fortune 500 consideră că achiziționarea unui EDMS modern este esențială pentru succesul afacerii lor. În conformitate cu opinia analiștilor din industrie (există destul de multe astfel de opinii, care diferă în anumite puncte unele de altele), beneficiile pentru utilizatorii corporativi atunci când implementează un EDMS sunt destul de diverse. De exemplu, conform Siemens Business Services, atunci când utilizați EDMS:

Productivitatea muncii personalului crește cu 20-25%;
Costul arhivării documentelor electronice este cu 80% mai mic decât costul stocării arhivelor pe hârtie.

De asemenea, este general acceptat că beneficiile tactice și strategice sunt dobândite odată cu implementarea EDMS. Beneficii tactice sunt determinate de reducerea costurilor în implementarea EDMS asociată cu: eliberarea spațiului fizic pentru stocarea documentelor; reducerea costurilor de copiere și livrare a documentelor pe hârtie; reducerea costurilor cu personalul și echipamentele etc. strategic se referă la beneficiile asociate cu îmbunătățirea eficienței unei întreprinderi sau organizații. Aceste beneficii includ:

Apariția posibilității de lucru colectiv pe

Alexander Glinskikh (doctorat)

Introducere
Concepte de bază ale sistemelor electronice de management al documentelor
- Scopul EDMS
- Proprietățile de bază ale EDMS
- Clasificarea generală a EDMS
Analiza stării actuale a pieței mondiale EDMS
- revizuire generală
Piața EDMS din Rusia
- revizuire generală
Exemple de utilizare a EDMS în lume
- EDMS în asistența medicală
- EDMS în produse farmaceutice
- EDMS în domeniul acordării de împrumuturi
- EDMS în domeniul brevetării
- EDMS în domeniul proiectării
- Exemple de aplicații ale sistemelor OMS
Integrarea EDMS cu alte aplicații
Caracteristici ale alegerii și implementării EDMS
concluzii

Introducere

De remarcat faptul că fluxurile de informații corporative sunt extrem de diverse în ceea ce privește sursele și formele de prezentare a acesteia. Cu toate acestea, ele pot fi clasificate condiționat în funcție de forma de stocare: în documente electronice și pe hârtie. Se estimează că în prezent doar aproximativ 30% din toate informațiile corporative sunt stocate electronic (atât structurate - în baze de date, cât și nestructurate). Toate celelalte informații (aproximativ 70%) sunt stocate pe hârtie, ceea ce face dificilă găsirea lor. Cu toate acestea, acest raport se schimbă treptat în favoarea formei electronice de stocare (în special, prin dezvoltarea sistemelor electronice de arhivare). Potrivit Delphi Consulting Group, volumul de informații corporative de tip text electronic se dublează la fiecare 3 ani. Conform prognozei aceleiași reviste ASAP, până în 2004 doar aproximativ 30% din informațiile corporative vor rămâne pe hârtie, iar 70% din informații vor fi stocate în format electronic. Este puțin probabil, desigur, ca într-o zi toate documentele să devină doar electronice, dar nu există nicio îndoială că forma electronică de stocare a documentelor va prevala în viitor.

Concepte de bază ale sistemelor electronice de management al documentelor

Scopul EDMS

IDC definește conceptul de EDMS după cum urmează (sens EDMS - Sisteme electronice de management al documentelor): „EDMS asigură procesul de creare, control al accesului și distribuire a unor volume mari de documente în rețelele de calculatoare, precum și controlul asupra fluxului de documente în organizație. Adesea, aceste documente sunt stocate în depozite speciale sau în ierarhia sistemul de fișiere. Tipurile de fișiere, care sunt de obicei acceptate EDMS includ: documente text, imagini, foi de calcul, date audio, date video și documente web. Capacitățile comune EDMS includ: crearea de documente, controlul accesului, conversia datelor și securitatea datelor."

Scopul principal al EDMS este de a organiza stocarea documentelor electronice, precum și de a lucra cu acestea.(în special, căutarea lor atât după atribute, cât și după conținut). EDMS ar trebui să urmărească automat modificările documentelor, termenele limită pentru executarea documentelor, mișcarea documentelor și, de asemenea, să controleze toate versiunile și subversiunile acestora. Un EDMS integrat ar trebui să acopere întregul ciclu de afaceri al unei întreprinderi sau organizații - de la stabilirea unei sarcini pentru a crea un document până la anularea acestuia în arhivă, oferind stocare centralizată a documentelor în orice format, inclusiv documente complexe de compoziție. EDMS ar trebui să combine fluxuri de documente disparate ale întreprinderilor îndepărtate geografic într-un singur sistem. Acestea trebuie să ofere un management flexibil al documentelor atât prin definirea rigidă a rutelor de trafic, cât și prin rutarea liberă a documentelor. În EDMS ar trebui implementată o delimitare strictă a accesului utilizatorilor la diverse documente, în funcție de competența acestora, de funcția deținută și de atribuțiile care le sunt atribuite. În plus, EDMS ar trebui să fie ajustat la structura organizațională și de personal existentă și la sistemul de lucru de birou al întreprinderii, precum și să se integreze cu sistemele corporative existente.

Proprietățile de bază ale EDMS

Deschidere

Grad ridicat de integrare cu aplicația software

Caracteristici de stocare a documentelor

EDMS funcționează în principal pe baza arhitecturilor distribuite și utilizează diverse combinații de tehnologii pentru colectarea, indexarea, stocarea, căutarea și vizualizarea documentelor electronice. În majoritatea EDMS, este implementat un sistem ierarhic de stocare a documentelor (după principiul „cabinet/raft/dosar”). Fiecare document este plasat într-un folder, care, la rândul său, se află pe raft etc. Numărul de niveluri de imbricare la depozitarea documentelor nu este limitat. Unul și același document poate fi inclus în mai multe foldere și rafturi datorită utilizării mecanismului de legătură (documentul original în acest caz rămâne neschimbat și este stocat într-un loc stabilit de administratorul ERMS). Într-un număr de EDMS, capacități de stocare și mai puternice sunt implementate prin organizarea legăturilor între documente (aceste legături pot fi stabilite și editate grafic).

În cele mai multe cazuri, partea de server a EDMS constă din următoarele componente logice (care pot fi localizate atât pe unul, cât și pe mai multe servere):

Stocarea atributelor documentelor (carte);
Depozitare documente;
Servicii de indexare full-text.

Recent, a devenit din ce în ce mai popular să stocați documente împreună cu atribute într-o bază de date. Această abordare are avantaje și dezavantaje. Avantajul este o creștere semnificativă a securității accesului la documente, iar principalul dezavantaj este eficiența scăzută a lucrului cu documente cu o cantitate mare de informații stocate. Această abordare necesită, de asemenea, utilizarea de servere puternice, cu cantități mari de memorie RAM și hard disk. În plus, în cazul unei eșecuri a bazei de date, va fi foarte dificil să recuperați documentele stocate în ea. De asemenea, este necesar să fie strict legat de un anumit SGBD.

Caracteristici de rutare a documentelor

Modulele EDMS responsabile pentru fluxul documentelor sunt de obicei numite module de rutare a documentelor. În general, se folosesc conceptele de rutare a documentelor „liber” și „rigid”. Cu rutarea „gratuită”, orice utilizator care participă la fluxul de lucru poate, la discreția sa, să modifice ruta existentă pentru trecerea documentelor (sau să stabilească o rută nouă). În cazul traseului „hard”, rutele pentru trecerea documentelor sunt strict reglementate, iar utilizatorii nu au dreptul să le modifice. Cu toate acestea, cu rutarea „hard”, operațiunile logice pot fi procesate atunci când ruta este schimbată când sunt îndeplinite anumite condiții predefinite (de exemplu, trimiterea unui document către management atunci când un anumit utilizator își depășește autoritatea oficială). În majoritatea EDMS, modulul de rutare este inclus în setul de livrare, în unele EDMS trebuie achiziționat separat. Modulele de rutare cu funcții complete sunt dezvoltate și furnizate de terți.

Controlul accesului

Control deplin asupra documentului;
Dreptul de a edita, dar nu de a distruge documentul;
Dreptul de a crea versiuni noi ale documentului, dar nu de a-l edita;
Dreptul de a adnota un document, dar nu a-l edita sau a crea versiuni noi;
Dreptul de a citi documentul, dar nu de a-l edita;
Dreptul de acces la card, dar nu și conținutul documentului;
Lipsa totală a drepturilor de acces la document (în timpul lucrului cu EDMS, fiecare acțiune a utilizatorului este înregistrată și, astfel, întregul istoric al lucrării sale cu documente poate fi ușor monitorizat).

Urmăriți versiunile și subversiunile documentelor

Disponibilitate de utilitare pentru vizualizarea documentelor de diferite formate

Majoritatea EDMS includ utilitare pentru vizualizarea documentelor (așa-numitele vizualizatoare) care înțeleg multe zeci de formate de fișiere. Cu ajutorul lor, este foarte convenabil să lucrați, în special, cu fișiere grafice (de exemplu, cu fișiere de desen în sisteme CAD). Pe lângă setul de bază de utilități de vizualizare (incluse în fiecare EDMS), puteți achiziționa utilități suplimentare de la terți care sunt bine integrate cu EDMS.

Adnotarea documentelor

Suport pentru diverse programe client

Clasificarea generală a EDMS

Conceptul ECM

Problema clasificării EDMS este destul de complicată din cauza dezvoltării rapide a pieței acestor sisteme. Mai mult, din 2001, conceptul de „Managementul de conținut al întreprinderii (ECM)” mai degrabă decât gestionarea electronică a documentelor (conform Forrester TechRankings). Termen ECM a aparut cu mana usoara a asociatiei de comert AIIM Internationalși acoperă toate sistemele de management al informațiilor corporative.

În același timp, dacă Forrester Research definește ECM ca o abordare integrată a gestionării documentelor și a conținutului web apoi, pentru consultanța Doculabs, ECM Enterprise Content Management este „o categorie care combină capacitățile sistemelor de management al documentelor enterprise și ale sistemelor de management al conținutului cu capacitatea de a gestiona întregul ciclu de viață al conținutului întreprinderii (cu o creștere continuă a numărului de tipuri). "

Capacitățile sistemelor ECM pot fi împărțite în mai multe categorii principale:

Funcții de control al procesului, care sunt înțelese ca abilitatea de a automatiza și gestiona procesele de afaceri și fluxurile de lucru.

clasificare EDS

Sisteme de management al informaţiei - portaluri. Astfel de sisteme asigură agregarea informațiilor, gestionarea informațiilor și livrarea prin Internet/intranet/extranet. Cu ajutorul lor, este posibil să acumulați (și să aplicați) experiență într-un mediu corporativ distribuit, bazat pe utilizarea regulilor de afaceri, contextului și metadatelor. Portalurile oferă, de asemenea, acces standard prin browser Web la o serie de aplicații de comerț electronic (de obicei printr-o interfață de sistem ERP). Exemple de portaluri sunt Excalibur, Oracle Context, PC DOCS / Fulcrum, Verity, Lotus (Domino / Notes, K-Station).

Multe funcții importante pentru gestionarea înregistrărilor în ERMS nu erau disponibile anterior (de exemplu, funcțiile de clasificare). De asemenea, nu au fost implementate metode de ștergere fizică a înregistrărilor și indicilor la sfârșitul ciclului de viață (dacă este necesar). Potrivit Gartner Group, utilizatorii întreprinderilor trebuie să își completeze site-urile Web cu sisteme de gestionare a înregistrărilor. O serie de dezvoltatori de sisteme de management al conținutului Web își extind deja funcționalitatea cu înregistrările site-ului Web pentru a sprijini înregistrările site-ului Web. Lucrările în această direcție au devenit deosebit de remarcabile în 2002. De exemplu, Stellent și-a integrat software-ul de management al conținutului cu sistemul de management al înregistrărilor Foremost de la TrueArc (de remarcat că integrarea software-ului de management al înregistrărilor cu EDMS este foarte dificilă, deoarece este necesar să se rezolve problemele depozitelor de duplicare). Odată cu această integrare, a devenit posibil să se facă „instantanee” ale site-ului Web și să le gestioneze ca niște înregistrări. Sunt implementate și funcții interesante precum înregistrarea ecranelor întâlnite în timpul unei tranzacții online (de exemplu, în software-ul WebCapture de la Tower Technology). Open Text a achiziționat PS Software, o companie de gestionare a înregistrărilor, și și-a integrat software-ul iRIMS ca modul în software-ul LiveLink. Documentum, IBM și Interwoven (printre alți furnizori de software de management al conținutului) își completează software-ul de management al conținutului cu funcționalitatea sistemelor de management al înregistrărilor.

De aceea așa-numitul sisteme de management al ieșirilor (OMS), al cărui scop principal este generarea documentelor de ieșire. În unele sisteme OMS, sunt implementate suplimentar capabilitățile de arhivare și stocare pe termen lung a rapoartelor de ieșire și a documentelor. Din acest motiv, multe dintre sistemele OMS sunt clasificate de Gartner Group ca sisteme integrate de arhivare și recuperare a documentelor (IDARS)... Cu toate acestea, principalul motiv pentru popularitatea sistemelor OMS este încă nișa de piață pe care o ocupă - generarea de documente și rapoarte în sistemele informaționale ale întreprinderilor și organizațiilor construite folosind sisteme ERP. Potrivit analiștilor Gartner Group, unul dintre punctele slabe ale sistemelor ERP moderne este tocmai gestionarea proastă a generării documentelor de ieșire (dezvoltatorii de sisteme ERP sunt mai concentrați pe creșterea funcționalității modulelor cheie ale software-ului lor decât pe problemele „secundare” ale asigurarea generării de rapoarte de ieșire care nu au, în opinia lor, perspective bune de piață). Această lipsă de sisteme ERP a fost principalul factor în apariția și dezvoltarea rapidă a pieței sistemelor OMS. O serie de sisteme OMS sunt responsabile doar pentru distribuirea și livrarea documentelor de ieșire (în formă electronică - în formate HTML, XML și PDF). Sistemele OMS sunt adesea integrate cu pachete software de scanare a documentelor și a imaginilor. O caracteristică utilă a unor sisteme OMS este interacțiunea cu sistemele corporative vechi.

Beneficiile utilizării EDMS

Productivitatea muncii personalului crește cu 20-25%;
Costul arhivării documentelor electronice este cu 80% mai mic decât costul stocării arhivelor pe hârtie.

Apariția posibilității muncii colective pe documente (ceea ce este imposibil cu munca de birou pe hârtie);
Accelerarea semnificativă a căutării și selecției documentelor (după diverse atribute);
Creșterea securității informațiilor datorită faptului că munca în EDMS de la o stație de lucru neînregistrată este imposibilă, iar fiecărui utilizator EDMS îi este atribuită propria autoritate de acces la informații;
Îmbunătățirea siguranței documentelor și a comodității stocării acestora, deoarece acestea sunt stocate electronic pe server;
Control îmbunătățit asupra executării documentelor.

Analiza stării actuale a pieței mondiale EDMS

revizuire generală

Piața globală EDMS va împlini în curând 20 de ani. Este foarte fragmentat, deoarece găzduiește atât companii IT multidisciplinare de renume mondial, cât și firme relativ puțin cunoscute (sau cunoscute doar în nișa lor de piață). Potrivit diverselor estimări, există acum câteva sute de aplicații software în lume (care pot fi clasificate ca EDMS) care diferă unele de altele atât prin funcționalitate, cât și prin soluții tehnologice. Sute de companii sunt angajate în dezvoltarea de aplicații în domeniul managementului documentelor electronice în lume, dintre care cele mai cunoscute sunt (în ordine alfabetică): ACS Software, Action Technologies, Adobe, Artesia, AXS-One, BroadVision, Cyco , Cypress, Datamax Technologies, Datawatch, Divine, Documentum, Dynamic Imaging, Eastman Software, Excalibur, FileNet, Hyland Software, HP / Dazel, Hummingbird, Gauss Interprise, IBM, Ideal, Identitech, iManage, Interlucent Internet Solutions, Interwoven, InterTech, Ixos Software, Jetform, Keyfile, Kofax, Lotus Development, Microsoft, Mobius Management Systems, Novell, OIT, OpenText, Optio Software, Optika, Oracle, OTG, Plexus, Radnet, RedDot Solutions, Siemens Nixdorf, SER Macrosoft, SER Solutions, Saperion , Saros, Staffware plc, Stellent, Symantec, Tower Software, Tower Technology, TrueArc, TSP; Unisys, Vignette, Westbrook Technologies etc.

Analiștii IDC iau în considerare perspectivele pentru piața globală a tehnologiilor de gestionare a documentelor și a conținutului ( tehnologii pentru documente și conținut - DCT) destul de favorabil (raportul „Prognoza și analiza aplicațiilor pentru tehnologiile documentelor și conținutului, 2000-2004”) datorită creșterii continue a nevoii utilizatorilor corporativi de a îmbunătăți eficiența muncii lor colective cu documentele corporative (conform GartnerGroup, de către sfârşitul anului 2001 erau aproximativ 40 de milioane de utilizatori de EDMS). În acest raport, IDC identifică următoarele segmente ale pieței DCT: EDMS în sine; sisteme de management al conținutului pentru portaluri de întreprindere și sisteme de management al conținutului pentru comerțul electronic. IDC estimează că piața globală de DCT se va extinde de la 1,1 miliarde USD în 1999 la aproape 4,4 miliarde USD în 2004, cu o rată medie anuală de creștere de 32% (prin comparație, conform IDC Document Management Market Review and Forecast: 1998-2003 ", în 1998, volumul pieței mondiale EDMS a fost de aproximativ 750 milioane USD, inclusiv 200 milioane USD pentru piața din Europa de Vest). Creșterea pieței DCT este, de asemenea, alimentată de expansiunea continuă a comerțului electronic și de cererea crescută din partea întreprinderilor pentru instrumente integrate de acces la informații compatibile cu Web. În același timp, cererea consumatorilor pentru instrumente de colectare, căutare și analiză a informațiilor crește în mod deosebit de rapid, cu ajutorul cărora este posibilă procesarea mai rapidă a colecțiilor eterogene de fișiere text, fișiere grafice, fișiere video și audio. Potrivit IDC, vânzările EDMS reprezintă în prezent baza veniturilor pe piața DCT. Cu toate acestea, segmentul aplicațiilor de comerț electronic crește mai rapid. 1998-1999 volumul acestui segment a crescut cu 143,1%. Spre comparație, volumul segmentului EDMS în perioada analizată a crescut cu doar 19,5%, iar volumul segmentului de aplicații pentru portaluri de întreprinderi - cu 64,6%.

O prognoză IDC mai recentă (Document and Content Technologies Market Forecast and Analysis Summary, 2001-2005) evaluează perspectivele pentru piața globală a documentelor și a sistemelor de management al conținutului în timpul recesiunii (și cu o reevaluare a perspectivei sale după 9/11). Și deși piața globală a acestor sisteme nu și-a repetat creșterea extraordinară de 89% (ca în 2000), IDC prezice perspective bune de dezvoltare pentru aceasta. Prognoza inițială a IDC se bazează pe datele colectate în 2000 și primul trimestru din 2001. Se estimează că această piață va crește cu o rată anuală de 47,2% (de la 2 miliarde USD în 2000 la peste 14 miliarde USD în 2005). După tragedia din 11 septembrie, prognoza a fost revizuită în jos. Analiștii IDC cred că planurile utilizatorilor întreprinderilor de a achiziționa sisteme de management al documentelor și al conținutului vor fi amânate pentru primele trei trimestre ale anului 2002. Se preconizează că piața se va redresa până la sfârșitul anului 2002 și în perioada 2003-2005. Potrivit Gartner Group, cererea pentru sisteme de management al documentelor corporative va continua, dar dezvoltatorii acestora sunt supuși presiunii din cauza condițiilor de piață (care necesită reduceri suplimentare de preț), diferențierea continuă a produselor și nevoia de a oferi capabilități VAR. Popularitatea portalurilor va continua să crească. Conform prognozei IDC (raportul „Worldwide Enterprise Information Portal Software Forecast and Analysis, 2001-2006”), volumul pieței mondiale de software pentru crearea de portaluri de informații corporative ( portal de informare a întreprinderii - EIP) va crește de la 550,4 milioane dolari în 2001 la 3,1 miliarde dolari în 2006. La rândul său, conform prognozei Grupului Gartner, rata medie anuală de dezvoltare a segmentului de piață al portalurilor în următorii 5 ani se va ridica la 30% (în timp ce analiștii de la Ovum consideră că în situația dificilă actuală din economia globală, multe inițiative „portale” vor fi pur și simplu „puse la raft”). Interesul pentru sistemele de management al imaginilor este, de asemenea, în creștere semnificativă.

Analiștii IDC nu au trecut pe lângă piața serviciilor în domeniul managementului de conținut și documente (raport „Prognoza pieței serviciilor de management al conținutului și documentelor, 2001-2006”). IDC se așteaptă ca această piață să se extindă anual, cu o rată medie de creștere de 44%, pentru a ajunge la 24,4 miliarde USD până în 2006. Aceste servicii includ servicii de planificare și proiectare IDC, precum și servicii de implementare, instruire și asistență pentru clienți pentru a-i ajuta să-și gestioneze compania. conținut în mod eficient.

Potrivit opiniei generale a analiștilor, importanța introducerii EDMS moderne pentru a asigura desfășurarea cu succes a afacerilor a rămas, iar în viitorul previzibil importanța acestora va crește doar.

Principalele tendințe în dezvoltarea pieței globale EDMS

Dezvoltarea în continuare a pieței, consolidarea acesteia, apariția de noi participanți pe piață, diferențierea ofertelor participanților pe piață

Pe piata EDMS, fuziunile si achizitiile continua, si in mare masura – de catre firme IT de renume mondial (Oracle, Microsoft, SAP, Baan etc.) care au intrat intr-un nou domeniu de activitate. Procesul de absorbție a dezvoltatorilor EDMS de către marile firme IT și de încorporare a tehnologiilor lor în propriile soluții a devenit vizibil. De exemplu, în aprilie 2001, Microsoft a cumpărat Ncompass Labs din Vancouver, Canada, un dezvoltator al sistemului de management al conținutului Web Resolution, care a devenit baza pentru Microsoft Content Management Server 2001, lansat la începutul lui august 2001. Furnizori de management web -conținut creează alianțe cu dezvoltatorii de portal (sau achiziționați-i). Acest lucru creează un fel de sinergie între sistemele de management al conținutului Web și portaluri (această convergență a sistemelor de management al conținutului Web și a portalurilor creează o nouă formă de lucru în echipă). De asemenea, au început să se formeze parteneriate între dezvoltatorii de sisteme de management al documentelor și conținutului și furnizorii de sisteme de management al imaginilor (de exemplu, Artesia și Vignette).

Mulți furnizori își diferențiază ofertele, își dezvoltă sau își îmbunătățesc propriile componente ale fluxului de lucru. Acesta este cazul, de exemplu, al Oracle, care a adăugat o componentă de flux de lucru la Oracle Applications Suite. Dezvoltatorul de sisteme ERP pentru întreprinderi mijlocii, JBA International (www.jbaworld.com), a adăugat, de asemenea, un modul de flux de lucru la sistemul său. În același timp, Lotus Development oferă sistemul său de flux de lucru care poate fi utilizat pentru a automatiza aplicațiile de servicii pentru clienți bazate pe Domino. În septembrie 2001, Vignette a lansat Vignette Content Suite V6, care reunește managementul conținutului web anterior independent, personalizarea, integrarea aplicațiilor, agregarea și sindicarea conținutului, analiza și raportarea traficului site-ului web.

Integrarea EDMS cu aplicații corporative comune

Integrarea datelor și aplicațiilor companiei este una dintre cele mai mari provocări cu care se confruntă întreprinderile astăzi și va continua să fie o problemă în viitor. Potrivit analiștilor IDC (Surviving the eBusiness Transition: Strategies for Enterprise Information Management), în era e-business, doar acele întreprinderi care au formularea cea mai atentă a strategiei lor de management al informațiilor corporative vor reuși ( Managementul informațiilor întreprinderii - EIM). Scopul unei strategii EIM pentru orice întreprindere este de a oferi acces ușor și rapid la toate cunoștințele și datele corporative și capacitatea de a gestiona informațiile corporative de oriunde (aceasta trebuie să fie relevantă și accesibilă în toate contextele). Aceste întreprinderi vor avea nevoie de integrarea profundă a tuturor aplicațiilor lor de întreprindere care comunică între ele.

În acest sens, posibilitatea de a integra EDMS cu alte aplicații corporative (atât propriile noastre, cât și alți dezvoltatori) este de o relevanță deosebită. Potrivit IDC („Enterprise Integration Software Forecast & Analysis, 2001-2005”), piața globală de software de integrare a aplicațiilor pentru întreprinderi a crescut cu 88,4% din 1999 până în 2000, confirmând importanța soluțiilor integrate pentru întreprinderi. Deși ritmul său de creștere va încetini în următorii 5 ani din cauza condițiilor economice dificile din lume, IDC consideră că această piață va continua să depășească întreaga industrie de dezvoltare software până în 2005 (cu o rată anuală de creștere de 43,9%).

În ciuda recesiunii economice actuale, analiștii IDC consideră că întreprinderile vor continua să participe la proiecte de integrare din următoarele motive:

Integrarea aplicațiilor de întreprindere permite o mai bună utilizare a sistemelor complexe eterogene;
Necesitatea ca sistemele moștenite să funcționeze împreună cu aplicațiile noi rămâne;
Procesul continuu de fuziuni și achiziții pe piața globală de IT obligă întreprinderile să integreze aplicații în sistemele lor de informații corporative eterogene.

Trebuie spus că industria rezolvă în mod activ problemele unificării dezvoltării EDMS și integrării acestora cu sisteme de operare comune, aplicații, diferite medii de interfață (în special, consorțiul). Coaliția pentru managementul fluxului de lucru, lucrând din greu pentru a crea standarde adecvate). În prezent, zeci de companii IT oferă soluții de integrare a aplicațiilor de întreprindere bazate pe tehnologii diferite (și uneori incompatibile). Această diversitate a ofertelor îngreunează adesea pentru utilizatorii întreprinderilor alegerea strategiei de integrare potrivite și a furnizorilor de soluții de integrare.

Este interesant de observat că și metodele de integrare oferite de furnizorii de soluții de integrare se schimbă. În prezent, stratul principal de integrare (virtualizare) este în principal API-ul furnizat de un singur furnizor de infrastructură de management al conținutului întreprinderii. Adică, chiar dacă sunt integrate depozite de conținut de la mai multe companii, furnizorul API devine furnizorul principal de infrastructură pentru întreaga întreprindere. dar în viitor, este planificată trecerea de la integrare prin intermediul API-urilor(care sunt dependente de sistem) la integrarea prin servicii Web bazate pe comunicarea prin mesaje XML folosind dicționare și protocoale independente de sistem (unul dintre primele - în 2000 - ideea de servicii web a fost promovată de Microsoft în .NET). soluție , Sun Microsystems, HP și Oracle susțin acum această idee și încorporează instrumente și componente pentru servicii web în propriile platforme J2EE.) Acest lucru va elimina dependența întreprinderii de un singur furnizor (dacă este necesar să se integreze aplicații corporative), deși va necesita crearea de noi standarde. Dezvoltatorii de infrastructură de management al conținutului pentru întreprinderi intenționează să își expună software-ul ca servicii web începând cu 2002, utilizând standarde precum SOAP, ebXML sau UDDI. Analiștii din industrie cred că IBM și Documentum ar putea deveni cei mai importanți furnizori de infrastructură de conținut pentru întreprinderi în viitor. Ambele companii au implementat deja capabilități integrate de căutare și management de conținut pentru mai multe depozite. De exemplu, Documentum a integrat software-ul Lotus Domino, în timp ce IBM a integrat atât software-ul Documentum 4i, cât și software-ul FileNet Panagon.

Un exemplu de integrare este joint-venture-ul dintre Documentum și PricewaterhouseCoopers. Ei au integrat toate funcționalitățile software-ului Documentum 4i eBusiness Edition în sistemul SAP / R3 ERP și în software-ul mySAP.com. Această integrare permite utilizatorilor SAP R/3 să creeze canale de comunicare bidirecționale pentru informații și conținut între software-ul SAP R/3 și site-ul corporativ. În plus, integrarea le permite utilizatorilor SAP R/3 să arhiveze conținut pentru platforma Documentum 4i pentru a optimiza experiența SAP R/3. Software folosit pentru integrare eConnector pentru SAP dezvoltat de Documentum - un set integrat de servicii de management al conținutului pentru mediul SAP R/3. Există, de asemenea, un exemplu de integrare software fără întreruperi Platforma Documentum 4i eBusiness cu software Aplicații Siebel eBusiness 7 permițând oferirea unei prezentări unificate a datelor despre client și a documentelor care reflectă istoricul relațiilor cu acesta (cum ar fi scrisori, oferte comerciale, contracte, documente financiare etc.), precum și gestionarea acestor informații distribuite.

La rândul său, Informative Graphics a integrat Brava! (Java Viewer and Annotate Solution) cu software-ul Documentum 4i eBusiness Edition, permițându-vă să vizualizați documente și desene stocate în baza de date Documentum prin intermediul browserelor web standard. Și IBM și-a integrat aplicația de procesare a apelurilor Corepoint cu software-ul MQSeries Workflow.

IDC consideră că dezvoltatorii de software de integrare a aplicațiilor pentru întreprinderi vor continua să aibă oportunități favorabile de creștere a veniturilor pe această piață în următorii 5 ani. Liderii dintre aceștia vor fi vânzătorii de software de afaceri, servere de aplicații și baze de date.

Cerere puternică pentru sisteme OMS

Deoarece majoritatea utilizatorilor sistemelor ERP nu doresc să aibă probleme cu formarea și producerea diferitelor rapoarte și documente, atunci cererea de sisteme OMS pe termen mediu va rămâne puternică... Grupul Gartner prezice că segmentul de piață al sistemelor de management al raportării și al output-managementului va crește cu o rată medie anuală de 30% în următorii ani. Un anumit impuls dezvoltării sistemelor OMS va fi dat și de extinderea în continuare a afacerilor electronice, care este foarte solicitantă cu privire la disponibilitatea generării distribuite a documentelor de ieșire în sistemele informaționale ale întreprinderilor.

Schimbări tehnologice în industrie

În EDMS în ultimii ani, s-au manifestat anumite schimbări tehnologice. De exemplu, EDMS cu o arhitectură pe două niveluri de tip „client-server” este acum înlocuit cu sisteme de arhitectură pe trei niveluri... Astfel de sisteme sunt mult mai ușor de integrat cu alte aplicații corporative prin interfața API (deși capabilitățile interfețelor CORBA, COM / DCOM etc. rămân).

O altă schimbare notabilă este management simplificat a documentelorîn multe EDMS. Această tendință a început să se manifeste în urmă cu câțiva ani, când Lotus Development a lansat software-ul Domino, care oferă control al revizuirii la costuri reduse pentru documentele de bază. În 2000, Microsoft a început să facă același lucru, lucrând la creșterea funcționalității în gestionarea documentelor și a cunoștințelor (ca parte a proiectului Tahoe). Ca urmare a execuției proiectului, funcționalitatea de bază de gestionare a documentelor a fost oferită gratuit pentru aplicațiile Microsoft Office (aceeași funcționalitate este implementată în MS Site Server și în software-ul MS Exchange). La rândul său, software-ul Oracle iFS (Internet File System) oferă, de asemenea, verificarea gratuită a versiunii de bază și funcționalitatea de check-in/check-out bazată pe DBMS Oracle8i.

Potrivit analiștilor IDC și GartnerGroup, în viitorul apropiat, EDMS-ul tradițional se va confrunta cu anumite dificultăți din cauza faptului că furnizorii de software de infrastructură (Lotus și/sau Microsoft) vor oferi funcționalități EDMS pe baza tehnologiilor lor de bază, fără a fi nevoie de investiții suplimentare în implementarea aplicațiilor de management al documentelor (care au costuri proprii). În plus, IDC prezice (raportul „Collaborative Applications Market Forecast and Analysis, 2000-2004”) că în viitor va exista o schimbare în atenție de la EDMS „curat” la tehnologii pentru lucrul în colaborare cu controale electronice ale documentelor, managementul cunoștințelor și conținutului. solutii de management.informatii (portale).

De asemenea, trebuie remarcat faptul că acum, în majoritatea covârșitoare a EDMS, pentru a obține atractivitatea pieței, multilingvism.

Modificări ale preferințelor consumatorilor

Funcționalitatea crescută a EDMS este acum, în multe cazuri, pur și simplu nu la cererea consumatorilor. Un număr destul de mare de EDMS este pur și simplu suprasaturat cu funcționalități care adesea nu sunt necesare într-o întreprindere obișnuită. În legătură cu această circumstanță (după cum s-a menționat mai sus), funcționalitate de bază ieftină de gestionare a documentelor(implementat, de exemplu, într-o serie de produse software de la Microsoft, Lotus, Oracle etc.) devine din ce în ce mai atractivă pentru consumatori.

În același timp, pe piață cererea pentru soluții EDMS verticale complexe rămâne pentru industria farmaceutică, construcții, asigurări și alte industrii. O serie de industrii (cum ar fi producția de echipamente medicale, construcțiile aerospațiale, transporturile, jurisprudența etc.) necesită, în general, un control deosebit de strict asupra anumitor documente și a conținutului acestora.

Analistii prezic cerere intensă pentru tehnologii de flux de lucruîn principal pentru utilizarea lor în integrarea aplicațiilor și automatizarea proceselor de afaceri.

Ideea de a cumpăra EDMS de la companii mici de către utilizatorii corporativi devine din ce în ce mai puțin populară. Ca urmare, există oportunități favorabile pentru dezvoltarea rapidă a furnizorilor mari și cunoscuți din industria de dezvoltare de software pe această piață.

Dezvoltarea EDMS orientată spre Internet

Condiția cheie pentru succesul EDMS pe piața mondială este orientarea lor către Web. Sistemele de management al conținutului web încep să joace un rol central și vor continua să crească în funcționalitate în timp. Analiștii Gartner Group prevăd că piața globală de software de management al conținutului web va crește de la 4 miliarde de dolari în 2001 la 6 miliarde de dolari în 2003. Până la sfârșitul anului 2002, 80% dintre companiile Global 2000 vor avea sisteme de management web.

Popularitatea tot mai mare a accesului la Internet mobil va contribui, de asemenea, la dezvoltarea EDMS-ului orientat pe web - pentru furnizarea de conținut variat prin aceste sisteme către dispozitivele mobile. Prin urmare, aceste sisteme implementează acum funcțiile de acces mobil. În plus, specializarea și integrarea continuă a industriei vor accelera evoluția sistemelor de management al conținutului web. Există, de asemenea, o trecere treptată de la tehnologiile de management al conținutului la tehnologiile de management al cunoștințelor.

Schimbare rapidă în orientarea către piață a dezvoltatorilor EDMS

O schimbare dinamică în orientarea către piață a dezvoltatorilor EDMS a devenit la ordinea zilei. De exemplu, Documentum a început ca o companie de management de documente, apoi s-a transformat într-o firmă de management al cunoștințelor și apoi în sisteme de management al conținutului (următorul pas este implementarea conceptului ECM). Și toate aceste metamorfoze au avut loc în doar 18 luni. Trebuie remarcat faptul că termenul „gestionare a documentelor” în sine poate fi găsit acum pe site-urile web ale câtorva furnizori de EDMS (majoritatea dezvoltatorilor de EDMS nu mai folosesc această terminologie). Însă, indiferent de denumirea acestor sisteme – documente, cunoștințe sau management de conținut (cu prefixul „e” în față), sarcina lor principală rămâne să rezolve problemele de gestionare a informațiilor corporative critice.

Furnizorii tradiționali de EDMS își reconsideră acum opiniile cu privire la locul lor pe piață. Unele companii au început să lanseze soluții pentru piețele verticale, altele continuă să dezvolte nucleul sistemelor lor și să ofere altor dezvoltatori de software să-l încorporeze în produsele lor, iar altele încă sunt angajate în dezvoltarea de middleware care integrează diverse aplicații (sisteme de contabilitate, diverse sisteme MRP / ERP, sisteme CAD etc.). O serie de furnizori EDMS bine-cunoscuți se pot întoarce pe piețele de nișă verticale. Alți furnizori își vor extinde funcționalitatea sistemelor prin extinderea acesteia la Internet.

Dezvoltatorii de top EDMS oferă soluții universale pentru întreprinderile mari pentru a-și gestiona toate informațiile corporative

Furnizorii EDMS se mută din nișele lor verticale și încearcă să ofere o soluție comună pentru gestionarea conținutului corporativ. Ei trec de la furnizarea de soluții de birou (încă suficient de profitabile pentru ei) la implementarea unei soluții complete de întreprindere (de la gestionarea e-mailului primit la conținut intranet / extranet și internet). Analiștii din industrie notează că proiectul de imaginație impresionant de a crea o întreprindere „pe deplin colaborativă” (toți angajații căreia folosesc capacitățile EDMS) rămâne încă doar la nivelul unei idei frumoase. Europa de Vest este acum cel mai aproape de implementarea sa.

Creșterea intensității activităților dezvoltatorilor de software pentru a crea și promova soluții comune

Un exemplu în acest sens este lansarea în 2000 a unei soluții comune pentru gestionarea conținutului în soluții B2B bazate pe software-ul Documentum 4i eBusiness Edition și software-ul ATG Dynamo (dezvoltat de Art Technology Group).

Dezvoltarea în comun a standardelor industriale

Aceasta este o tendință constantă în dezvoltarea industriei. Este de remarcat, în special, activitatea de creare a unui protocol deschis de sincronizare a datelor SyncML, la care participă companii precum IBM, Lotus Development, Motorola, Nokia, Palm, Psion și Starfish Software.

Dezvoltarea conceptului ECM

Aceasta este o nouă tendință în dezvoltarea întregii industrii (a devenit deosebit de vizibilă în 2002). În același timp, ECM devine mai degrabă o tehnologie la nivel de întreprindere decât la nivel de departament. Portalurile vor deveni modalitatea cea mai preferată de a ajunge la utilizatori (de a le furniza informații) atunci când implementează tehnologiile ECM.

Piața EDMS din Rusia

revizuire generală

Nevoia întreprinderilor și organizațiilor rusești de a-și optimiza fluxul de lucru rămâne ridicată și continuă să crească. În ultimii ani, în Rusia au apărut zeci de companii care dezvoltă și furnizează EDMS, atât străine, cât și de design propriu. Primele implementări EDMS la scară largă (deși, în cea mai mare parte, cele pilot) există deja în Rusia. Putem presupune că s-au format bazele pieței ruse de software de gestionare a documentelor. Potrivit IDC, volumul pieței rusești EDMS (EDMS dezvoltate pe plan intern împreună cu EDMS străine) a fost de aproximativ 2 milioane USD în 1999. Potrivit analiștilor, din 1999 rata anuală de creștere a pieței ruse EDMS este de cel puțin 30%. Există, de asemenea, opinia că din 1998 a avut loc o creștere anuală aproape de două ori a volumului pieței ruse EDMS. Perspectivele pieței EDMS din Rusia sunt îmbunătățite prin adoptarea legii cu privire la semnătura digitală electronică, care creează o bază legală pentru distribuirea EDMS în interacțiunea intercorporativă. Există o opinie a unui număr de analiști din industrie că volumul potențial al pieței rusești EDMS este de sute de milioane de dolari (odată cu dezvoltarea cu succes a economiei ruse).

Trebuie remarcat faptul că dimensiunea redusă observată în prezent a pieței ruse EDMS este asociată nu în ultimul rând cu relativa nesemnificație a ponderii circulației documentelor electronice în circulația totală a documentelor a întreprinderilor și organizațiilor rusești (care își pot permite să achiziționeze EDMS la mai multe costuri). zeci până la câteva sute de mii de dolari). În majoritatea covârșitoare a cazurilor, documentele domină la întreprinderile rusești. Această împrejurare se explică nu numai prin tradiții și un anumit conservatorism, ci și prin starea financiară și tehnică dificilă a majorității întreprinderilor și organizațiilor rusești. Trebuie spus că pe piața rusă există o serie de sisteme străine cunoscute (Documentum, DOCS Open / Fusion, Staffware, Panagon, DocuLive, Lotus Notes etc.). Dintre software-ul autohton, cele mai cunoscute din Rusia sunt următoarele sisteme software și furnizorii acestora: BOSS-Referent (IT Co.); Codex: Flux de documente (Consorțiul Kodeks); Grand Dock (Granit), Eufrat (Tehnologii cognitive); Carcasă (EOS); LanDocs (Lanit); Cron (Ankei); OfficeMedia (InterTrust); Effect Office (Garant International); N.System (Computer Technology Center), LS Flow (Locia-Soft), Optima (Optima Workflow), ESCADO (InterprokomLan), 1C: Document Management și 1C: Archive (1C), Circular și VisualDOC (CenterInvest Soft), Document- 2000 (TelcomService), Irida (IBS), RS-Document (R-Style Software Lab) și altele.

Trebuie remarcat faptul că unele EDMS interne sunt create în mediul Lotus Domino / Notes (din diverse motive obiective și subiective, care a devenit destul de răspândită în Rusia): BOSS-Referent (IT), familia de produse Cinderella și DIS-Assistant ( Institutul de Dezvoltare din Moscova) , CompanyMedia și OfficemMedia (InterTrust), N. System (Centrul pentru Tehnologii Calculatoare), Birou (KSK) etc.

Conform clasificării IDC, majoritatea EDMS autohtone aparțin clasei de sisteme axate pe procese de afaceri (adesea cu controale ale fluxului de lucru). Din diferite surse se remarcă faptul că în majoritatea EDMS autohtone sunt implementate următoarele funcții:

Prelucrarea/pastrarea documentelor;
Managementul fluxului de lucru (transfer documente între interpreți);
Controlul executării documentelor;
Căutare document după atribute și căutare full-text;
Lucrul cu documentele aferente;
Reglementarea drepturilor de acces;
Ștergerea documentelor;
Integrare cu sisteme externe de e-mail etc.

Principalul avantaj al EDMS intern este o anumită relatare a specificului și tradițiilor rusești de lucru cu documente (încorporate inițial în logica lor de afaceri).

Principalele tendințe de dezvoltare ale pieței EDMS din Rusia

Intrarea pe piața internă EDMS a companiilor IT multidisciplinare

Printre sute de companii IT rusești care își ocupă ferm locul pe piața IT internă, o serie de companii mari diversificate iau în serios piața EDMS și își diversifică activitățile, oferind propriile soluții în domeniul automatizării fluxului de documente. Aici se pot aminti astfel de companii precum IBS, Aquarius (filiala sa Aquarius Consulting), R-Style, Lanit și altele (ca să nu mai vorbim de IT).

Lucrări comune privind standardizarea EDMS

O serie de companii rusești (NTC IRM, InterTrust, EOS) lucrează împreună în domeniul standardizării protocoalelor de interacțiune EDMS. În aprilie 2002, au creat un „Grup de lucru pentru standardizarea protocolului” dedicat, permanent, în acest scop.

Interes în creștere pe piața rusă a dezvoltatorilor și furnizorilor EDS străini

Acest interes se manifestă prin intrarea furnizorilor străini de EDMS pe piața rusă prin intermediul companiilor partenere. Un exemplu este firma canadiană Hummingbird, care acționează prin partenerul său, compania rusă HBS, pentru a promova sistemul DOCS Open / Fusion, sistemul de management al cunoștințelor Fulcrum, instrumentul de integrare a datelor Genio și portalul EIP Hummingbird. De asemenea, compania FileNet a decis să intre pe piața rusă (în special, cu ajutorul companiei Galaktika, care a devenit partener al FileNet în promovarea Panagon EDMS pe piața rusă).

Dezvoltarea solutiilor integrate

Prezența a câteva zeci de EDMS pe piața rusă îi obligă pe dezvoltatori să creeze instrumente pentru integrarea lor. Un exemplu în acest sens este lansarea de către IT Co. în martie 2002 a unui gateway XML în EDMS-ul său BOSS-Referent, care va permite combinarea EDMS construite pe diferite platforme și utilizarea diferitelor formate de date într-un singur spațiu de informații.

Cooperarea și promovarea comună a soluțiilor integrate

Este interesant că unele companii rusești își oferă EDMS-ul sub formă de versiuni OEM preinstalate pe computerele ansamblului partenerului lor. Un exemplu în acest sens este cooperarea companiilor rusești IT Co. și Inel-Data, care oferă clienților lor o soluție integrată, care este o versiune OEM a BOSS-Referent EDMS preinstalată pe computerul Excimer.

Exemple de utilizare a EDMS în lume

EDMS în asistența medicală

Cu sediul în Danville, Geisinger Health System oferă asistență medicală pentru 2 milioane de oameni din 31 de județe din Pennsylvania, de la primul ajutor rural până la proceduri complexe de diagnostic și tratament la Geisinger Medical Center.

Geisinger Health System a implementat un EDMS TURN IDM(în loc de Document Imaging System) dezvoltat de companie Tehnologia TOWER, care este integrat cu Sistemul Ambulator, care este implementat în rețeaua de clinici Geisinger Health System din vestul, centrul și nord-estul Pennsylvania. Serviciile asociate Geisinger au primit acces stabil și de încredere la documente financiare, medicale, de asigurări și de raportare. Înainte de implementarea software-ului TOWER, până la 2 milioane de imagini de document și 12.000 de rapoarte COLD au fost procesate și stocate anual în sistemul operat de Geisinger. După implementarea software-ului TOWER, este planificată creșterea volumului de lucru al sistemului la 4 milioane de imagini (deja în primul an). A oferit suport documentar pentru munca a peste 7.000 de angajați Geisinger, aproape 24.000 de spitalizări anuale și 1,4 milioane de vizite ale pacienților la medici.

În plus, Geisinger Health System a implementat software Portalul de documente TOWER, prin care medicii au obținut acces online la date despre multe mii de pacienți. Pe măsură ce sistemul este extins la Web, documentele tradiționale pe hârtie sunt combinate cu informațiile Web. Și acest lucru îi permite lui Geisinger să unifice procedurile de stocare și utilizare a informațiilor.

EDMS în produse farmaceutice

Novartis este o mare companie farmaceutică înființată în 1996 ca urmare a fuziunii firmelor elvețiene de renume mondial Sandoz și Ciba. Unul dintre principalele domenii de activitate ale Novartis este cercetarea științifică privind crearea de noi medicamente (anual, Novartis investește în acest domeniu peste 2,9 miliarde de franci elvețieni).

După fuziune, Novartis s-a confruntat cu o problemă - nevoia de a combina resursele informaționale și cunoștințele a două companii anterior independente și de a le gestiona eficient. De menționat că pentru orice companie farmaceutică problema managementului documentelor pentru medicamentele create necesită o atenție deosebită. Pentru Novartis, prețul emisiunii a fost și mai mare, deoarece conducerea Novartis se temea în mod rezonabil că, după fuziune, resursele mari de informații ar putea fi pierdute (sau duplicate excesiv) (mai ales în absența interacțiunii între echipele de proiect îndepărtate din punct de vedere geografic care nu au colaborat anterior unul cu celălalt). ).

Înainte de fuziune, personalul Sandoz stoca documentele de cercetare pe hârtie, pe computere, servere de rețea corporative și aplicații VMS. Mulți angajați Sandoz nu au putut opera eficient VMS din cauza complexității interfeței sale de utilizator. Prin urmare, pentru a avea acces la informațiile unui alt om de știință sau grup de cercetare, acești angajați au fost nevoiți să contacteze telefonic autorii acestuia, să trimită cereri prin e-mail sau să solicite aceste date prin fax. Adesea, documentația de proiect a fost duplicată. În plus, atunci când angajații au părăsit compania din orice motiv, informațiile (cunoștințele) pe care le-au creat au devenit greu de înțeles (sau chiar pierdute).

Situația este similară la Ciba. De asemenea, angajații săi au folosit atât documente pe hârtie, cât și documente electronice stocate pe computerele locale. Când a devenit necesară descrierea unui nou medicament, a fost necesar să petreceți zile întregi în căutarea informațiilor relevante (sau să le creați din nou). Astfel, timpul general pentru intrarea pe piață a unui nou medicament a fost semnificativ crescut, ceea ce a redus competitivitatea acestuia.

Prin urmare, Novartis a dorit să găsească mijloacele de a combina și gestiona resursele informaționale a două companii anterior independente. Pe lângă un depozit de cunoștințe, Novartis avea nevoie de un EDMS, cu ajutorul căruia conducerea de vârf a companiei să poată vizualiza informații despre cercetarea în curs și să ia decizii cu privire la valoarea finanțării lor. În plus, EDMS ar trebui să fie ușor de utilizat pentru angajații companiei.

Novartis a ales EDMS ca mijloc de rezolvare a problemelor sale Documentum(pe care a început să-l folosească încă din 1994 ca prototip al EDMS). Prin organizarea unui depozit corporativ comun - Docbase- (pentru toate documentele de cercetare și de proiect) Documentum EDMS a oferit acces la informații de cercetare corporativă pentru unitățile Novartis din întreaga lume. După fuziunea celor două companii, toate documentele legate de Ciba și Sandoz au fost transferate în depozitul Docbase. În prezent, Docbase conține multe zeci de mii de documente. Până la sfârșitul anului 1998, numărul utilizatorilor Documentum la Novartis ajunsese la 1.000.

Când un medicament nou este gata să fie descris, atunci toate informațiile necesare pentru aceasta de la dezvoltatori au fost deja catalogate și stocate în Docbase (trebuie doar să fie transferate în sistemul general de abonament). Toate rapoartele de cercetare sunt transmise și în mod standard prin Docbase (ceea ce facilitează foarte mult accesul la ele). Atunci când este necesară revizuirea documentelor de cercetare, toate versiunile anterioare ale documentelor pot fi revizuite pentru a evita duplicarea lucrărilor.

Novartis a beneficiat semnificativ de implementarea Documentum EDMS. În primul rând, însăși posibilitatea de duplicare a rapoartelor este eliminată și costurile de distribuție a documentelor și de gestionare a informațiilor asociate cu dezvoltarea programelor anuale de cercetare sunt reduse. În al doilea rând, economiile au fost obținute și din cauza excluderii din exploatare a sistemului VMS moștenit, care a necesitat cheltuieli considerabile pentru întreținerea acestuia (având în vedere, de asemenea, că capacitățile sale au fost utilizate în mod constant de un număr relativ mic de angajați ai companiei). Cu toate acestea, cel mai mare beneficiu pentru Novartis vine din câștigurile generale de productivitate pentru personalul de cercetare și dezvoltare a companiei și pentru managerii de programe de cercetare și dezvoltare, care au acces instantaneu la informațiile de care au nevoie.

Conducerea Novartis a estimat rentabilitatea totală a investiției în Documentum EDMS la trei ani.

EDMS în domeniul acordării de împrumuturi

GMAC Commercial Mortgage (GMACCM) oferă împrumuturi comerciale garantate și este una dintre cele mai mari din domeniul său de operațiuni din Statele Unite (60 de birouri, deservite peste 47.000 de împrumuturi). A venit momentul în care GMACCM a decis să implementeze EDMS, întrucât procesarea unui volum mare de documente, atât în format hârtie, cât și în format electronic, a complicat semnificativ controlul acestora.

Pentru a-și rezolva problemele de gestionare a documentelor, GMACCM a instalat un EDMS OnBase dezvoltarea companiei software-ul Hyland care gestionează toate informațiile corporative (documente MS Word și imaginile acestora, foi de calcul Excel, mesaje e-mail, fișiere PDF și peste 1.800 de tipuri de rapoarte AS/400). Pe lângă faptul că oferă companiei acces web global la rețeaua de depozit de date din OnBase, GMACCM și-a creat propriul nivel de acces la date (cu o interfață personalizată) pentru unele dintre departamentele sale speciale. Aproximativ 2000 de angajați ai companiei au acces la sistem în toată lumea (sunt autentificați în mediul Windows NT).

În prezent, compania procesează aproximativ 100.000 de documente zilnic (mai mult de 20 de fluxuri de lucru). În același timp, aproximativ 3600 de tipuri de documente (90% din documentele primite) sunt scanate și procesate în ziua în care sunt primite și înregistrate. Software-ul este folosit pentru a le scana, a curăța imaginile documentelor, a citi coduri de bare, a recunoaște caracterele și a indexa. Captură de ascensiune dezvoltarea companiei Kofax... Tehnologia semnăturii electronice este utilizată în fiecare etapă de aprobare a documentului Aprobă de la companie Silanis... Deja în august 2001, peste 2,3 milioane de documente electronice (mai mult de 16 milioane de pagini) au fost gestionate folosind OnBase EDMS.

EDMS în domeniul utilităților

Alliant Energy, cu sediul central în Madison, Virginia, oferă utilități și servicii pentru peste 1 milion de clienți din Midwest. Pentru a gestiona eficient informațiile necesare desfășurării operațiunilor de bază ale afacerii, Alliant Energy a achiziționat EDMS Documentum, pe baza căruia a fost creat un depozit corporativ comun.

Cu Documentum EDMS, Alliant Energy a centralizat gestionarea informațiilor și a documentelor de afaceri critice. Înainte de Documentum, Alliant Energy nu a putut indexa căutarea online. În multe cazuri, angajații săi au fost nevoiți să caute copii pe hârtie ale documentelor. Pentru a propaga modificările documentelor, Alliant Energy a implementat un flux de lucru personalizat (dezvoltat în Visual Basic) prin care puteți inspecta, eticheta și direcționa documentele de intrare și de ieșire. Documentele scanate sunt trimise către plotere pentru aprobare. Documentele aprobate sunt stocate în baza de date Documentum și apoi distribuite electronic.

Planurile de viitor ale Alliant Energy pentru Documentum includ gestionarea contractelor, corespondenței, diferite fișe de post și orice alte documente care necesită revizuiri regulate.

EDMS în domeniul brevetării

Seed Intellectual Property Law Group din Seattle patentează. Unul dintre motivele pentru care a introdus noi tehnologii precum colaborarea și imagistica documentelor a fost nevoia de a reduce costurile de fotocopiere și trimitere de faxuri. Trebuie spus că anterior, pentru a-și reduce dependența de documentele pe hârtie, Seed Law Group a investit deja sute de mii de dolari într-un sistem de management al conținutului. iManage WorkSite for Legal dezvoltarea companiei Mă descurc... Cu toate acestea, din motive de securitate (și dintr-o serie de alte motive), clienții corporativi mari ai Seed Law Group încă preferă să trimită unele documente (de exemplu, brevete și mărci comerciale) în formă de hârtie. Pentru a îmbunătăți eficiența procesării acestor documente, Seed a decis să-și facă imaginile scanate digitale omniprezente pe web (folosind software-ul iManage). Pentru aceasta s-au folosit copiatoare digitale. Canon ImageRunnerîmpreună cu tehnologia de scanare eCopy inclusiv un panou tactil de format mic care se conectează direct la copiatorul ImageRunner. Folosind acest panou, este posibilă previzualizarea și înlocuirea imaginilor digitale scanate prost, precum și gestionarea (prin meniu) copierea, lucrul cu e-mail și/sau exportarea imaginilor documentelor în depozitul back-end (Lotus Domino.Doc, Documente PC sau iManage). După scanare, imaginile digitale ale documentelor devin accesibile pe Web pentru toți utilizatorii iManage EDMS (avocații companiei, clienții acesteia etc.). Documentele din iManage sunt indexate și căutate după numele clientului și numărul cazului.

Gestionarea conținutului folosind iManage a asigurat securitatea interacțiunii electronice pentru utilizatorii corporativi (pentru vizualizarea documentelor - de multe ori după primirea de e-mail cu un link către document - utilizatorii intră în EDMS folosind o parolă), a redus numărul de probleme asociate cu versiunea documentului control și trimitere/primire e-mail. La primire, documentele sunt scanate pe dispozitive ImageRunner echipate cu tehnologia eCopy. După scanare, documentele originale pe hârtie sunt trimise la unități de stocare speciale, iar imaginile digitale ale documentelor sunt imediat disponibile (prin intermediul unui browser Web) pentru toți utilizatorii corporativi cu drepturi de acces corespunzătoare.

Cu două copiatoare digitale scanate, Seed Law Group procesează acum între 500 și 800 de documente zilnic, dintre care unele sunt mari până la 300 de pagini. În viitor, este de asemenea planificată să se integreze iManage EDMS cu software-ul de gestionare a înregistrărilor corporative. De asemenea, trebuie remarcat faptul că introducerea tehnologiei eCopy a oferit Seed o alternativă convenabilă și ieftină la facturarea electronică. Seed avea deja o soluție pentru generarea facturilor tipărite conform specificațiilor clientului. Dublarea acestei soluții cu un sistem electronic de facturare cu același grad de personalizare ar fi destul de costisitoare și consumatoare de timp. În schimb, Seed scanează toate facturile tipărite și le salvează ca fișiere PDF, transmițând (la cerere) facturi electronice prin e-mail clienților lor.

EDMS în domeniul proiectării

BOC Gases, cu sediul în Murray Hill, NY, proiectează și construiește fabrici de procesare a gazelor naturale în 60 de țări. În 1997, conducerea BOC Gases a decis să-și standardizeze activitatea. Compania a reușit să reducă costul construcției datorită utilizării așa-numitului "pachete de fabricatie"(„pachetele de documente necesare pentru construcție”). Fiecare astfel de „pachet” conține sute de conținut, inclusiv fișiere CAD 2-D și 3-D, fotografii, seturi de proceduri standard de operare, documente financiare și de marketing, prezentări etc. Pentru a gestiona procesul complex de asamblare a unui astfel de „pachet” pentru fiecare centrală nouă, rutarea și aprobarea acesteia, BOC a implementat Documentum EDMS. Deși majoritatea informațiilor necesare pentru proiectarea și construirea fabricilor existau în formă electronică înainte de introducerea Documentum, acestea erau împrăștiate în mai multe locații și stocate pe mai multe platforme. Adoptarea Documentum în întreaga companie a standardizat operațiunile, fluxul de lucru îmbunătățit și gestionarea revizuirii documentelor și reutilizarea îmbunătățită a informațiilor în proiectarea noii fabrici.

O versiune Web a Documentum a fost introdusă încă de la început. În primăvara anului 2000, a fost actualizat la Documentum 4i EDMS care rulează sub MS Windows NT. În anul 2000, în depozit (Oracle DB) erau stocate peste 90.000 de documente (aproximativ 30 GB).

Ca urmare a implementării Documentum EDMS, BOC și-a redus costurile cu forța de muncă pentru dezvoltarea unui proiect de dimensiune medie cu aproximativ 50% (de la 4140 ore la 2033 ore). Standardizarea lucrărilor de proiectare și construcție a redus costurile de construcție a fabricii BOC cu o medie de 20%.

Exemple de aplicații ale sistemelor OMS

Pilot Travel Centres operează 235 de centre de călătorie și 70 de depozite de diverse mărfuri. Pilot Travel Centers trebuia să răspundă mai rapid la nevoile de preț și depozit. Totodată, Pilot Travel Centers a trebuit să genereze lunar de la 250 la 350 de rapoarte din sistemul ERP instalat pe el. Lawson care a fost integrat cu aplicații verticale specializate. Pilot Travel Centers avea nevoie de o soluție care să faciliteze generarea de rapoarte folosind Internetul pentru a furniza informații.

A fost implementat software pentru a genera rapoarte ViewDirect dezvoltarea companiei Sisteme de management Mobius... Pilot Travel Centers generează acum două rapoarte mari folosind software-ul ViewDirect, separă automat anumite secțiuni ale acestor rapoarte (pe baza condițiilor de acces predefinite de utilizator) și trimite mesaje e-mail utilizatorilor cu hyperlinkuri către secțiunile de raport de care au nevoie. Prin eliminarea volumului mare de raportare, sortare, tipărire și livrare de rapoarte tipărite (distribuție), Pilot Travel Centers economisește resurse financiare și de timp semnificative (se estimează că economisesc până la 200.000 USD în 3 ani). Pentru a accesa rapoartele sunt utilizate browsere web standard.

Professional Service Industries din Oakbrook Terrace, Illinois oferă geoinginerie și verificarea proiectelor de construcție. Întrucât compania are peste 140 de birouri în SUA și Canada, conducerea Professional Service Industries (PSI) a considerat că este prea risipitor și consumator de timp pentru companie să genereze aproape manual diferite rapoarte în fiecare săptămână (pe baza informațiilor din sistemul său ERP) , precum și să le tipăriți și să le distribuiți în toate birourile lor. Pentru a rezolva această problemă, PSI a implementat software Portalul de rapoarte Monarch / ES dezvoltarea companiei Datawatch... Sute de angajați și zeci de manageri regionali ai companiei au avut acces la rapoarte din diverse locații (birouri, remorci de construcții, computere de acasă, hoteluri etc.) prin intermediul web-navigatoare standard. Software-ul Monarch / ES Report Portal a oferit, de asemenea, acces la fișierele utilizatorului arhivate, analize și informații contabile stocate într-o aplicație moștenită Texas Instruments. În plus, software-ul Monarch/ES Report Portal oferă acces la informații despre orele de lucru, permițând managerilor companiei să analizeze timpul petrecut într-un anumit proiect de către ingineri și subcontractanți cu experiență de lucru diferită (puteți urmări și dinamica lucrării în sine). Utilizatorii au acces la date din Excel sau Seagate Crystal Reports (fără a crește încărcarea sistemului ERP).

Professional Service Industries poate genera acum facturi provizorii care pot fi revizuite și corectate înainte de a fi trimise prin poștă către clienții lor.În mod convenabil, datele sunt transferate către sistemul Monarch / ES Report Portal din sistemul ERP în fiecare noapte, oferind utilizatorilor până la informații despre dată. Rentabilitatea investiției (ROI) al industriei de servicii profesionale este estimată la 800.000 USD (datorită costurilor mai mici de management al proiectelor, eliminării costului de expediere a rapoartelor pe hârtie etc.).

Newport News Shipbuilding este cea mai mare companie privată de construcții navale din Statele Unite pentru Departamentul de Apărare al SUA. Când sistemul SAP R/3 ERP a fost introdus în 1998 în companie, s-a descoperit că este necesară îmbunătățirea tehnologiei de generare și distribuire a rapoartelor corporative. De fapt, a fost necesar să se creeze un mediu corporativ pentru generarea și distribuirea rapoartelor. În plus, au apărut o serie de alte probleme. În primul rând, unele informații necesare erau încă în sistemele moștenite. Angajații companiei, care au lucrat în ea de mult timp, sunt obișnuiți să acceseze aceste informații, dar noii angajați au preferat să lucreze doar cu sistemul SAP R/3. În plus, s-a constatat că instrumentele de raportare din SAP R/3 nu răspundeau tuturor nevoilor companiei.

Acesta este motivul pentru care, în 1999, Newport News Shipbuilding a început să implementeze software-ul de management al producției și raportare de la companie. Chiparos(Rochester Hills, Michigan), prin care Newport News a căutat să elimine tipărirea manuală și distribuirea rapoartelor. Dacă în noiembrie 1999, 2000 de angajați din diferite divizii ale companiei lucrau cu sistemul Cypress, atunci până în octombrie 2001 numărul lor ajunsese la 3700.

Printr-o singură interfață, angajații companiei au acces la toate rapoartele corporative generate, indiferent de sursa acestora. Sistemul generează automat mii de rapoarte (o singură dată) și le livrează utilizatorilor în timp util, folosind software-ul Cypress. În timpul activității sale, software-ul Cypress captează un flux de rapoarte tipărite și vă permite să determinați destinatarul fiecărui raport specific și metoda de livrare a acestuia către utilizator (imprimantă sau fax la distanță, coadă de joburi, e-mail etc. ). Newport News economisește până la 500.000 USD anual prin implementarea software-ului Cypress (prin eliminarea costurilor de imprimare și distribuție). Newport News Shipbuilding migrează în prezent către MS Windows NT și Cypress Web, un modul de livrare a documentelor web care oferă utilizatorilor o pagină de portal personalizată (accesată prin intermediul navigatorului web MS Internet Explorer). Întregul proiect de implementare este de așteptat să fie finalizat până în iulie 2002.

Hill's Pet Nutrition (Topeka, Kansas), o companie americană importantă cu peste 250 de centre de distribuție, și-a construit afacerea pentru a livra o varietate de produse pentru animale de companie la punctele veterinare din toată țara. Desigur, un rol important în succesul Hill's Modelul de afaceri." Nutriția pentru animale de companie se referă la livrarea la timp și fără timp de nefuncționare a vehiculului. Pentru a notifica centrele de distribuție despre încărcarea comenzilor, compania folosește un software de gestionare a ieșirii documentelor dezvoltat de companie. HP / Dazel, care are o interfață standard cu sistemele ERP (dacă întreprinderea nu folosește un sistem ERP, atunci documentele sunt trimise prin e-mail sau fax). Potrivit HP/Dazel, aproximativ 30% dintre eșecurile de afaceri din întreprinderi și organizații apar tocmai din cauza problemelor cu livrarea documentelor. Aceste eșecuri duc aproape întotdeauna la pierderi de timp și bani.

Acest software previne eșecul unei imprimante (tipărirea unei comenzi de încărcare) la oricare dintre cele 250 de centre de distribuție Hill's Pet Nutrition, să treacă neobservată de un birou central care urmează să trimită un camion la acel centru a doua zi pentru o comandă. comanda nu ar fi fost pregatita la timp, iar zborul ar fi fost gol (cu pierderi corespunzatoare pentru companie).Software-ul de la HP/Dazel implementeaza functia de a trimite o confirmare catre biroul central despre tiparirea propriu-zisa a comenzii. pe imprimanta de rețea a centrului de distribuție.Dacă există o problemă cu centrul, comanda se trimite la faxul centrului.

La rândul său, software-ul e.ComPresent Web Portal dezvoltat de companie Software-ul Optio permite clienților și partenerilor de afaceri să gestioneze procesul de livrare a documentelor (inclusiv livrarea documentelor în formă electronică). Clientul determină nu numai adresa de e-mail a destinatarului, ci și formatul de livrare, precum și regulile de autentificare. Informațiile din sistemul ERP urmează prin intermediul software-ului Web Portal. Odată ce destinația este identificată, informațiile sunt direcționate conform instrucțiunilor expeditorului. Optio Software oferă și un OMS Optio, ceea ce facilitează foarte mult lucrul cu documentele. De exemplu, poate genera înregistrări de inventar care vor fi de înțeles chiar și pentru utilizatorii care nu sunt familiarizați cu codurile articolelor sau numerele de cont (software-ul Optio completează aceste liste cu descrieri de articole extrase din alte aplicații și produce un document pe deplin ușor de înțeles). Adesea apar situatii cand o companie - un furnizor angro - trebuie sa modifice intr-un anumit fel unele documente standard de iesire (de exemplu, facturi, documente insotitoare etc.) la cererea clientilor-cumparatori care doresc sa intocmeasca aceste documente in felul care li se potrivește (și cum obișnuiau). Aceasta este o situație comună cu care se confruntă companiile de bunuri de larg consum care furnizează produsele lor unui număr mare de clienți cu amănuntul. De exemplu, un comerciant cu amănuntul poate insista ca autocolantul însoțitor (de expediere) să fie stilat așa cum dorește. În majoritatea covârșitoare a cazurilor, sistemul ERP al furnizorului nu oferă o astfel de oportunitate. În acest caz, funcțiile de combinare și formare pe autocolantul de livrare a tuturor informațiilor necesare (pe baza datelor extrase din sistemul ERP și din alte aplicații) sunt preluate de sistemul OMS (în special, Optio).

Sisteme precum e.ComPresent Web Portal oferă noi capabilități pentru construirea de aplicații personalizate bazate pe web, bazate pe autoservire client. Livrarea pe web și-a dovedit deja valoarea în reducerea costurilor de imprimare și poștă. În loc să trimită prin e-mail sute de birouri cu un raport cu mai multe pagini, utilizatorii pot vizualiza raportul prin Internet / intranet. Unele sisteme de control al ieșirii vă permit, de asemenea, să definiți anumite pagini sau secțiuni solicitate de utilizator. În plus, deoarece utilizatorii de obicei nu au nevoie să vizualizeze întregul raport, folosind software-ul Cypress Web puteți trimite informații pagină cu pagină într-o formă comprimată. O tehnică similară poate fi utilizată pentru raportarea prin e-mail distribuit. În locul raportului în sine, destinatarul primește o notificare că este gata de vizualizare. Făcând clic pe linkul HTML, el inițiază o sesiune cu software-ul Cypress Docuvaultși se uită la raport.

Informațiile pe care utilizatorul dorește să le includă în raport pot fi obținute nu numai din sistemul ERP. Înainte de afișarea raportului, utilizatorii pot solicita de la sistemul OMS (inclusiv prin Internet) orice informație indexată stocată în depozitul comun. Dacă utilizatorii trebuie să pregătească în mod regulat rapoarte, aceștia pot forma cereri în așa fel încât informațiile solicitate să fie colectate, stocate și livrate automat pe computerul utilizatorului (această funcție a sistemelor OMS este adesea numită „procesare în lot”). Compania NEN Life Science Products, care furnizează produse chimice producătorilor de medicamente, folosind această funcție (în special, în sistemul Optio OMS) monitorizează depozitul și caută așa-numitele „trigger-points” care duc la generarea anumitor interogări (de exemplu, privind siguranța la radiații a substanței chimice furnizate). O astfel de solicitare este generată dacă radioactivitatea totală a substanței chimice furnizate depășește o anumită valoare de prag. De asemenea, software-ul Optio poate fi folosit de companiile de asigurări care colectează statistici privind bolile potențialilor lor clienți.

Integrarea EDMS cu alte aplicații

Vorbind despre aplicarea practică a EDMS, nu se poate decât să se ia în considerare mai detaliat problema integrării acestora cu alte aplicații corporative. Rezolvarea acestei probleme este foarte importantă pentru o întreprindere modernă, mai ales dacă folosește mai multe aplicații corporative în același timp. În prezent, EDMS este cel mai adesea integrat cu următoarele tipuri de aplicații: sisteme ERP, aplicații de birou și aplicații front-end (de exemplu, CRM).

În ceea ce privește sistemele ERP, unul dintre punctele slabe ale acestora este o oarecare redundanță a documentelor generate în modulele principale ale sistemului ERP (pe lângă capabilitățile insuficient dezvoltate de raportare flexibilă, menționate mai sus). Implementarea unui depozit centralizat (bazat pe EDMS), care furnizează fiecărui modul al sistemului ERP documentele de care are nevoie, ajută la reducerea costurilor de operare ale întreprinderii și accelerează rentabilitatea investiției. Adică, integrarea sistemului EDMS și ERP oferă o valoare mai mare a indicatorului IRR decât se poate obține prin utilizarea autonomă a acestor sisteme. Pentru a asigura o astfel de integrare, un număr de dezvoltatori EDMS (de exemplu, FileNet, IBM, Hyland, Identitech etc.) intră în parteneriate cu dezvoltatorii de sisteme ERP de top (SAP R/3, PeopleSoft și Oracle).

La integrarea EDMS cu aplicații de birou, utilizatorilor li se oferă posibilitatea de a accesa serviciile de bibliotecă direct din aplicațiile de birou obișnuite (de exemplu, MS Word, MS Excel și MS PowerPoint). În plus, în aproape toate EDMS obișnuite există posibilitatea de a lucra prin intermediul navigatorului Web MS Internet Explorer.

Integrarea cu aplicațiile front-office este, de asemenea, destul de comună. Ca exemplu, Documentum și IBM pot fi menționate aici, care oferă integrare cu sistemul CRM al Siebel.

Analiștii din industrie notează că unele dintre abordările arhitecturale implementate într-o serie de EDMS moderne simplifică integrarea. De exemplu, EDMS bazat pe modele de obiecte Java sau COM oferă cea mai bună soluție pentru integrarea cu aplicații de întreprindere pe diverse platforme. În plus, ERMS compatibil cu J2EE poate fi implementat pe servere de aplicații J2EE (cum ar fi BEA WebLogic sau IBM WebSphere), facilitând integrarea ERMS cu aplicațiile e-business implementate într-un mediu de server de aplicații. O abordare orientată pe obiecte facilitează utilizarea serverelor EAI (cum ar fi cele de la Tibco, Vitria și webMethods) care minimizează integrarea punct la punct atunci când comunică cu multe aplicații individuale. Suportul pentru standardele din industrie (cum ar fi XML) poate facilita, de asemenea, partajarea de conținut și schimbul de date între aplicațiile întreprinderii, atât la nivel intern, cât și extern.

Trebuie remarcat faptul că majoritatea EDMS în dezvoltarea lor se îndreaptă către standarde deschise. De exemplu, FileNet se angajează să furnizeze un API bazat pe Java în Panagon EDMS. IManage este, de asemenea, axat pe Java pentru a-i permite să ruleze EDMS pe mai multe platforme. Suportul XML este integrat nativ în aplicația Open Text. OTG a implementat un API orientat spre COM în software-ul său și a început recent să lucreze la furnizarea de capabilități XML în software-ul său. De asemenea, Identitech intenționează să implementeze în viitor un API bazat pe Java și capabilități XML în software-ul său. Software-ul de dezvoltare OIT a fost scris inițial în C, dar are capacitatea de a se integra prin XML. Majoritatea celorlalte EDMS au interfețe API din limbajul C, care pot fi utilizate și pentru integrarea cu aplicațiile corporative, dar abordările orientate pe obiect sunt încă mai puțin intensive în resurse.

Integrarea EDMS cu sistemele ERP

Potrivit analiștilor, în prezent, mai mult de 80% din activele informaționale ale întreprinderilor și organizațiilor sunt stocate sub formă de documente nestructurate care sunt inaccesibile sistemelor ERP moderne (adică, majoritatea sistemelor ERP acoperă doar aproximativ 20% din toate aspectele unei întreprinderi). activități cu funcționalitatea lor). EDMS este acum cel mai bun la manipularea informațiilor nestructurate.

Integrarea sistemelor ERP cu EDMS ofera suport pentru procesele de business ale intregii intreprinderi - prin managementul operational al documentelor, imaginilor, fluxurilor de lucru, rapoartelor corporative etc. Cu ajutorul EDMS, toate informatiile si datele necesare - facturi, solicitari clienti. (documente, faxuri și mesaje e-mail), desene etc. În acest caz, EDMS acționează ca un fel de hub, oferind utilizatorilor acces la informațiile necesare. Un mare avantaj al integrării EDMS cu sistemele ERP este oferirea unei oportunități pentru utilizatori de a lucra în mediul aplicațiilor lor familiare.

În prezent, o serie de EDMS străine sunt deja integrate prin API cu cele mai comune sisteme ERP străine (inclusiv SAP, PeopleSoft, J.D. Edwards, Baan etc.). În același timp, unii dezvoltatori de sisteme ERP oferă propria interfață pentru integrare (de exemplu, SAP AG - o interfață standard SAP ArchiveLink, oferind acces la depozitele SAP R / 3) și chiar certifică EDMS pentru integrabilitatea cu sistemele lor.

Există diverse abordări pentru implementarea și utilizarea în comun a sistemelor EDMS și ERP. În timp ce unele întreprinderi integrează tehnologiile electronice de gestionare a documentelor după implementarea sistemelor ERP, multe altele implementează sisteme ERP, folosind deja diverse EDMS. Cu toate acestea, atunci când o întreprindere decide să implementeze un sistem ERP, aceste aplicații moștenite de gestionare a documentelor rămân (de obicei la nivel de departament). De exemplu, aceasta este exact ceea ce a făcut compania. Sherwin-Williams din orașul Cleveland, angajat în producția de vopsele. Software-ul a fost lăsat în Sherwin-Williams Hyland pe bază, ale căror capabilități au fost folosite pentru a gestiona generarea de rapoarte corporative în sistemul ERP nou instalat SAP R/3(înlocuirea vechiului sistem de procesare a datelor). Astfel, Sherwin-Williams a păstrat avantajul utilizării unui singur EDMS pentru a accesa toate documentele (fără a fi nevoie de instruire suplimentară a angajaților săi pentru a lucra cu SAP R/3).

Aproape aceeași situație se observă în companie Ceramica industrială Kyocera din Vancouver. Înainte de implementarea SAP R / 3, această companie a folosit în mod activ software-ul OnBase (în special, departamentul de contabilitate a folosit OnBase pentru a scana facturile primite și a le salva pe serverul corporativ). După implementarea SAP R/3 (al cărui scop a fost automatizarea proceselor de producție și back-office ale companiei), departamentul de contabilitate și-a extins capacitățile prin adăugarea de funcții de gestionare a rapoartelor corporative. În același timp, a fost alocat un server separat pentru software-ul OnBase. Cecurile de ieșire pentru plăți sunt acum executate în aplicația de contabilitate SAP R/3, scrisă într-un fișier care este încărcat în OnBase. Când este procesată în OnBase, imaginea de fax a chitanței originale poate fi regenerată pentru imprimare sau trimitere prin e-mail.

Companie Sharp Electronics a înlocuit sistemele vechi din toate birourile sale cu sistemul SAP R/3 ERP. În timpul acestui proiect, Sharp Electronics a reproiectat operațiunile de închiriere/leasing pentru a îmbunătăți eficiența procedurilor de facturare. Procesele de facturare clare au fost reproiectate astfel încât toate documentele semnate să fie legate de înregistrările ERP pentru facturarea automată a clienților și urmărirea plăților dealerului. Pentru a face acest lucru, angajații Sharp au creat un sistem special (cu ajutorul Accenture, IBM și Produse Kofax Image). A fost dezvoltată o procedură automată care procesează documentele financiare primite pe baza unor contracte semnate. La plasarea unei comenzi, instrucțiunile și un document cu cod de bare generate în SAP R/3... Odată ce documentul este semnat de client, acesta este trimis înapoi către Sharp prin fax sau e-mail. Aceste documente (faxate și scanate) sunt gestionate de software-ul Kofax Ascent Capture, care citește codurile de bare ale documentelor și le verifică în raport cu informațiile stocate într-o bază de date. Imaginile documentelor și datele indexate sunt apoi trimise folosind software-ul Ascent printr-un sistem de management al conținutului IBM Common Storeîn depozitul de date la SAP R/3, unde sunt procesate în loturi. În multe cazuri, documentele sunt accesate în SAP R/3 în mai puțin de 3 secunde. Sharp a investit masiv în sistemul său ERP, iar software-ul IBM Common Store este un program de completare relativ ieftin pentru a economisi investiția.

Organizație creștină non-profit Concentrați-vă pe familie(cu sediul central în Colorado Springs) produce programe radio, publică cărți, reviste, videoclipuri și filme cu conținut relevant (cu un total de aproximativ 2,5 milioane de abonați) și, de asemenea, interacționează activ cu diverse organizații guvernamentale. Pentru a îmbunătăți eficiența activităților sale, Focus on the Family a implementat tehnologii de management de conținut și lucru în grup simultan cu sistemul ERP. J.D. Edwards oneworld... Sistemul OneWorld ERP este folosit pentru a abona și a onora comenzi, pentru a urmări abonații și donațiile primite, pentru a înregistra evenimente și pentru a genera rapoarte contabile back-office și pentru a gestiona diverse funcții de afaceri. La rândul său, cota de software de management de conținut acord(dezvoltarea companiei Optika) trebuie să controleze corespondența pe hârtie, traficul de e-mail și telefon.

Pentru Focus on the Family, problema principală nu este economisirea de bani (deși este și importantă), ci utilizarea cât mai eficientă a resurselor sale umane (în special angajații de pe liniile telefonice „fierbinte”), care trebuie să facă față unui volum mare de apeluri și cereri primite. De remarcat, însă, că persoanele care sună sau scriu la Focus on the Family nu comandă întotdeauna un abonament sau o carte. De foarte multe ori ei caută pur și simplu ajutor, sfaturi sau simpatie umană obișnuită pentru problemele lor.

În acest exemplu, combinația dintre gestionarea conținutului și capabilitățile de rutare a apelurilor a condus la îmbunătățiri semnificative ale eficienței personalului Focus on the Family. La procesarea unui apel primit, software-ul Acorde citește numărul de telefon și caută toate informațiile legate de acesta (poate că acesta nu este primul apel de la acest număr de telefon) într-o bază de date gestionată tot de Acorde. Dacă astfel de informații sunt disponibile, acestea sunt afișate instantaneu pe monitorul PC-ului angajatului Focus on the Family care gestionează acest apel. Astfel, software-ul Acorde eliberează angajații Focus on the Family de nevoia de a căuta documente mult timp atunci când rezolvă problema unei persoane care a sunat la o organizație creștină. În plus, atunci când utilizați software-ul Acorde, este nevoie de aproximativ 30 de secunde în medie pentru a procesa un apel telefonic. Având în vedere că Focus on the Family are până la 5.000 de apeluri în fiecare zi, acest lucru se traduce printr-o economie semnificativă de timp pentru angajații săi.

Mai jos vom lua în considerare pe scurt informații generale despre integrabilitatea unor EDMS străine cu sisteme ERP comune.

Tehnologii Datamax

SED VisiFlow(dezvoltarea companiei Tehnologii Datamax) este o soluție distribuită care se extinde de la grupuri de lucru mici la întreprinderi mari. Este integrat cu majoritatea sistemelor ERP străine și este certificat pentru interfața SAP ArchiveLink. Acesta integrează următoarele funcții: managementul fluxului de lucru, managementul documentelor, COLD-ERM, CTI și recunoașterea formularelor de raport.

Atunci când sunt integrate cu un sistem ERP folosind VisiFlow, toate tipurile de documente sunt gestionate atât în afara, cât și în interiorul sistemului ERP. Este în curs de desfășurare o bază de date relațională (repository), procesarea informațiilor în care merge în paralel cu sistemul ERP. Documentele pot fi căutate și vizualizate de la un client ERP folosind programe speciale (de la Datamax). De asemenea, este posibil să căutați și să vizualizați informații în afara sistemului ERP prin interfețele Windows și Web. Sunt acceptate indexarea textului integral și căutarea.

FileNet

Companie FileNetși-a integrat și EDMS Panagon cu sisteme ERP de vârf și a dezvoltat soluții speciale pentru integrare. Aceste soluții includ software Panagon Document Warehouse pentru SAP R / 3și bazate pe web Panagon pentru J.D. Edwards oneworld.

Software-ul Panagon Document Warehouse este un produs software autonom care rulează împreună cu un sistem ERP. Software-ul Panagon Document Warehouse pentru SAP R/3 oferă acces la orice document de pe orice computer desktop din organizație. Implementează funcțiile de captare, indexare, arhivare și gestionare a tuturor obiectelor R/3, inclusiv a documentelor generate în SAP R/3, precum și a diferitelor tipuri de imagini (inclusiv primite prin fax și scanate).

Utilizatorii Panagon Document Warehouse se pot conecta la fluxurile de afaceri SAP R/3 pentru a distribui documente în cadrul acestui sistem ERP. Sistemul oferă o interfață unificată pentru gestionarea documentelor externe și interne (generate în cadrul sistemului ERP) atât pentru utilizatorii client-server, cât și pentru utilizatorii R/3 bazați pe Web. O serie de funcții (check-in/check-out, editarea și distribuirea documentelor în întreaga întreprindere) sunt disponibile pentru utilizatorii MS Office, Lotus Notes și alte aplicații de afaceri.

Sistemul nu stochează informații în baza de date a sistemului ERP. Arhivele de documente sunt accesibile printr-o bază de date relațională gestionată (Oracle sau MS SQL Server) întreținută de Panagon Document Warehouse. Ca rezultat, utilizatorii pot gestiona în mod flexibil documentele și obiectele în afara sistemului ERP. Datele din sistemul ERP pot fi legate prin link-uri către documentele corespunzătoare. Panagon Document Warehouse acceptă, de asemenea, indexarea textului integral și căutarea documentelor.

Software ușor

Integrarea cu sistemele ERP este principala activitate a companiei Software ușor... SED Arhivă ușoară dezvoltarea sa este integrată prin interfața certificată SAP ArchiveLink, precum și prin API (cu sisteme ERP Baan, Sage, J.D. Edwards și Navision). În plus, Easy Archive este integrat cu software-ul Lotus Notes și Staffware.

Atunci când este integrat cu SAP R/3, Easy Archive EDMS vă permite să căutați date și documente în oricare dintre modulele acestui sistem ERP (inclusiv Managementul Materialelor, Vânzări și Distribuție și Producție și Planificare). Easy Archive oferă date complete și captarea documentelor, arhivarea, gestionarea documentelor și lucrul în grup prin Internet. De asemenea, Easy Archive face posibilă accesarea documentelor de pe dispozitive mobile prin protocolul WAP.

Documentele și datele (atât în afara, cât și în interiorul sistemului ERP) sunt disponibile prin programul client al sistemului ERP. Depozitul este o bază de date full-text de la compania Verity. Documentele externe (scanate, primite prin fax, în formă electronică) sunt automat indexate și corelate cu tranzacții specifice din cadrul sistemului ERP (ceea ce elimină necesitatea indexării manuale). EDMS Easy Archive poate fi integrat cu Flux de lucru SAP Business(să atribuie documente destinatarilor lor).

software-ul Hyland

În EDMS OnBase producția companiei software-ul Hyland Au fost implementate funcții de gestionare a imaginilor, COLD-ERM, managementul fluxului de lucru și acces la Web. Poate fi integrat cu majoritatea sistemelor ERP prin intermediul API-urilor lor. În plus, Hyland a lansat recent un software Server de arhivă OnBase pentru SAP R/3, integrat cu acest sistem ERP prin interfața SAP ArchiveLink și conceput pentru a oferi funcții de arhivare și căutare în SAP R/3 (prin utilizarea capabilităților OnBase EDMS).

Cu software-ul Archive Server, documentele generate în SAP R/3 (liste de imprimare, documente de ieșire, date arhivate etc.) pot fi gestionate prin EDMS OnBase în același mod ca documentele scanate, fișierele aplicației desktop și fișierele de e-mail . OnBase oferă posibilitatea de a lucra cu toate tipurile de documente în cadrul sistemului ERP. Toate datele și documentele sunt disponibile printr-o singură interfață atât pentru aplicațiile externe, cât și pentru aplicațiile din sistemul ERP.

Pe baza EDMS OnBase, poate fi implementat un management complet al fluxului de lucru în sistemul ERP. Poate fi folosit și ca motor de căutare pentru aplicații front-end. OnBase este folosit pentru a implementa un depozit care acceptă MS SQL Server, Oracle și Sybase SQL Anywhere. Depozitul este integrat cu sistemul ERP prin API-ul OnBase, iar utilizatorii pot accesa distribuția, stocarea și preluarea informațiilor atât în interiorul, cât și în exteriorul sistemului ERP. Ca interfață client, sunt utilizate instrumente OnBase sau un program client în sistemul ERP. De asemenea, sunt acceptate indexarea textului integral și căutarea documentelor.

IBM

Companie IBM ofera o solutie Manager de conținut CommonStore, conceput pentru a gestiona documente electronice în SAP R / 3 și vă permite să arhivați, să distribuiți și să gestionați datele. IBM Content Manager CommonStore for SAP este certificat pentru cea mai recentă versiune a interfeței SAP ArchiveLink. CommonStore eficientizează dimensiunea bazei de date SAP R/3, accelerează accesul la documentele de afaceri, îmbunătățește procesele de afaceri și automatizează sarcinile de rutină și distribuirea documentelor. Documentele de afaceri din SAP R/3 și alte aplicații de afaceri (facturi, comenzi, bonuri de livrare, scrisori, faxuri, foi de calcul, e-mail etc.) pot fi legate, indexate și salvate în foldere electronice partajate pentru a se asigura că toți utilizatorii întreprinderii pot accesează-le. A fost implementată și capacitatea de a salva date din alte aplicații.

CommonStore arhivează datele utilizând software-ul Tivoli Storage Manager. Există, de asemenea, opțiunea de salvare a imaginilor și documentelor direct în IBM Content Manager. Odată ce un document este arhivat utilizând CommonStore, acesta poate fi găsit în orice moment prin SAP R / 3 sau Content Manager CommonStore. Informațiile stocate sunt disponibile și prin Lotus Notes, navigatoare Internet/intranet sau orice altă aplicație de afaceri integrată cu IBM Content Manager.

Depozitul (IBM Content Manager, Content Manager OnDemand sau Tivoli Storage Manager) rulează în paralel cu sistemul ERP. Pe partea clientului, documentele sunt căutate prin SAP R / 3 GUI, IBM Content Manager sau Content Manager OnDemand. Sistemul acceptă căutarea full-text.

Software-ul Ixos

Principalul furnizor de tehnologii de arhivare a datelor și documentelor pentru SAP R/3 este compania Software-ul Ixos... În special, trebuie remarcat faptul că interfața SAP ArchiveLink (interfața dintre sistemul ERP R / 3 și depozitele de documente și date ale terților) a fost dezvoltată în comun de Ixos și SAP AG. PE Arhiva Ixos a fost creat special pentru a îmbunătăți funcționalitatea lui R/3. În loc să integreze cele două sisteme printr-un API (așa cum s-a făcut pentru o serie de EDMS), SAP ArchiveLink acceptă integrarea rapidă între R / 3 și Ixos Archive. Ca urmare, Ixos Archive EDMS nu necesită un vizualizator special, codare suplimentară a fluxului de lucru și a sistemului de gestionare a documentelor sau programare suplimentară.

Software-ul Ixos Archive oferă soluții de gestionare a documentelor la nivel de întreprindere pentru programe client standard, servere și intranet. Automatizează procesarea imaginilor și documentelor, arhivarea, căutarea, distribuirea, livrarea și reutilizarea acestora. La rândul său, folosind software-ul Ixos-Mobile / 3 a implementat accesul de la distanță la documente în SAP R/3.

Ixos Archive are capacitatea de a lucra cu documente pe hârtie, fișiere electronice, rapoarte standard R/3, obiecte generate extern și obiecte R/3. Documentele sunt direcționate folosind software-ul R/3 Business Workflow, vizualizate prin vizualizatorul său și gestionate direct din R/3. Prin Ixos Archive, puteți controla și arhivarea datelor și conversia obiectelor R/3 pentru prezentări Web.

Ixos oferă, de asemenea, diverse motoare de aplicații care pot fi integrate atât în groupware (Lotus, MS Exchange), cât și în alte EDMS integrate. Documentele sunt disponibile și gestionate prin interfața client SAP R/3. De asemenea, este posibil să se sincronizeze anumite subseturi de date din sistemul ERP cu o aplicație externă de procesare a documentelor.

Ixos Archive EDMS în sine nu acceptă căutarea documentelor cu text integral, dar această funcție poate fi implementată prin integrarea cu software-ul Verity.

Integrarea EDMS cu aplicațiile CRM

Sistemele de management al relațiilor cu clienții (CRM) ocupă, de asemenea, un loc proeminent pe piața modernă a aplicațiilor de afaceri. În special, aplicațiile CRM sunt oferite de companii precum Siebel Systems, Clarify, Vantive, IBM, Janna Systems etc. Chiar și dezvoltatorii de sisteme ERP (de exemplu, Oracle, SAP, Peoplesoft și Baan) lansează (sau intenționează să lanseze) aplicații CRM ca un supliment asupra sistemelor lor.

Desigur, dezvoltatorii EDMS nu au ignorat acest segment de piață promițător. Potrivit opiniei predominante pe piață, EDMS ar trebui să acționeze ca un strat special de integrare care să permită conectarea mai multor depozite de date și aplicații back-end la aceleași procese de afaceri cu care interacționează aplicația CRM front-office. EDMS trebuie să accepte o mare varietate de formate de date și standarde de comunicare care pot fi utilizate în aplicațiile CRM. Nu contează pentru utilizator modul în care interacționează cu vânzătorul: prin înregistrarea pe site, prin trimiterea unui mesaj de e-mail folosind sistemul telefonic automat, prin trimiterea unui fax sau a unei cereri scrise, sau prin discutarea cu un reprezentant al vânzătorului la call center.

Sunt utilizate diferite metode pentru integrarea aplicațiilor EDMS și CRM. Răspândită folosind modele de componente(COM, CORBA și JavaBeans). Așa funcționează Staffware, Identitech și Plexus, de exemplu. O altă abordare este crearea de aplicații șablon care poate fi folosit într-o varietate de scenarii. Acesta este cazul FileNet și Lucent (www.mosaix.com), care oferă aplicații șablon care pot fi reutilizate într-o varietate de sisteme, de la CRM la ERP.

EDMS utilizat împreună cu aplicațiile CRM trebuie, de asemenea, să ofere procesare fiabilă a cantităților mari de informații și scalabilitate în aplicațiile de comerț electronic. Un număr de companii (Keyfile, Plexus, Staffware, IBM și Oracle) au implementat această cerință prin aplicarea componentelor middleware(Servere Web de aplicații, monitoare TP și servicii de secvențiere a cozii de mesaje). De exemplu, Keyfile (www.keyfile.com) și-a integrat EDMS cu software-ul MS Commerce Server. Plexus și Staffware și-au integrat produsele cu platformele de tranzacții Tuxedo și WebLogic ale BEA Systems. Oracle și-a integrat modulul de flux de lucru cu propriile servicii de mesagerie Advanced Queues. IBM și-a integrat soluția MQSeries Workflow în middleware-ul său MQSeries.

În viitorul apropiat, este de așteptat ca EDMS să fie mai integrat cu aplicațiile CRM. Mulți dezvoltatori EDMS cred în general că piața CRM este principala oportunitate pentru dezvoltarea lor. Prin urmare, fie își „deschid” sistemele către terți, fie formează parteneriate cu furnizorii de CRM. De exemplu, FileNet și Siebel Systems au semnat un acord prin care software-ul FileNet Panagon VisualWorkFlo gestionează fluxul de lucru între diverse module Siebel Systems (producție, call center și serviciu pentru clienți). Staffware are, de asemenea, acorduri cu mulți furnizori de CRM (inclusiv Siebel și Vantive) pentru a integra funcționalitatea Staffware în aceste aplicații CRM.

Caracteristici ale alegerii și implementării EDMS

Principalele caracteristici ale alegerii EDMS

Potrivit analiștilor din industrie, EDMS devine necesar atunci când volumul total de documente procesate anual într-o întreprindere sau organizație ajunge la 4000-5000. Trebuie spus că introducerea EDMS nu este un panaceu pentru toate problemele întreprinderii. Scopul principal al implementării sale este de a crește eficiența fluxului de lucru al unei întreprinderi sau organizații și, prin urmare, într-o oarecare măsură, și eficiența muncii lor în ansamblu. Există, de asemenea, opinia că scopul principal al implementării EDMS este de a crea un mediu eficient pentru managementul și funcționarea unei întreprinderi sau organizații.

Înainte de a alege un EDMS, este imperativ să formulați o listă de sarcini care ar trebui să ajute la rezolvarea implementării acestuia. În plus, trebuie să dezvoltați un plan organizațional detaliat pentru implementarea acestuia. Livrarea și implementarea EDMS ar trebui să fie efectuate de o firmă externă, care poartă întreaga responsabilitate legală față de întreprindere pentru succesul proiectului de implementare. Alegerea unui furnizor și a unui implementator EDMS trebuie abordată cu mare scrupulozitate, deoarece după semnarea unui contract, achitarea oricăror fonduri și începerea implementării EDMS cu această companie, nu va fi ușor să încetezi relațiile dacă compania nu satisface pe deplin calitatea. a muncii sale. De fapt, dacă alegi contractorul greșit, banii, timpul și nervii vor fi irosite. Desigur, atunci când alegeți un EDMS, este necesar să studiați cu atenție toate ofertele de pe piață și asigurați-vă că țineți o licitație. De asemenea, este foarte important să se ia în considerare dacă furnizorul EDMS are experiență în implementări de succes și cum corespunde specificului întreprinderii sau organizației. În același timp, atunci când alegeți un EDMS, este necesar să luați în considerare câteva dintre următoarele puncte importante:

O varietate destul de mare de EDMS (dezvoltare atât internă, cât și străină) prezentate pe piața rusă;
Fiabilitatea companiei furnizor de EDMS și termenii de livrare, implementare și întreținere pe care le oferă (în cei câțiva ani de existență a pieței IT interne, au existat deja cazuri când companii cunoscute și de succes în exterior sau au părăsit piața - un exemplu este plecarea de pe piața internă de afaceri în primăvara anului 2002. Software-ul NikosSoft - sau încetarea dezvoltării și modernizarea software-ului său, ceea ce înseamnă, de fapt, părăsirea pieței - un exemplu este încetarea dezvoltării software BOSS-Corporation de IT Co. în primăvara anului 2002);
Posibilitatea finalizării EDMS într-un interval de timp rezonabil (cu condiții de preț acceptabile) pentru specificul întreprinderii.

În general, atunci când alegeți un furnizor și un implementator EDMS, trebuie luate în considerare următoarele cerințe:

Seriozitatea companiei (prezența unui nume cunoscut pe piață, sediul permanent al acesteia, dorința de a-și menține și întări imaginea de piață prin implementarea cu succes a următorului proiect de implementare a EDMS etc.);
Mărimea companiei, disponibilitatea resurselor suficiente pentru a finaliza proiectul de implementare în intervalul de timp convenit;
Prezența unei echipe suficient de mari și stabile de dezvoltatori și implementatori de EDMS în companie;
Experiența companiei în dezvoltarea și implementarea EDMS în întreprinderi și organizații similare (cel mai bine este dacă există o oportunitate de a vedea EDMS implementat în funcțiune și de a comunica cu utilizatorii lor);
Compania dezvoltatoare are tehnologie și standarde de programare, cum sunt oficializate (legalizate) și susținute;
Compania de implementare are o tehnologie de implementare și cum este documentată.

În același timp, EDMS ales pentru implementare trebuie să îndeplinească următoarele cerințe generale:

Arhitectura sistemului se bazează pe procese de afaceri(fluxuri de lucru) în cursul cărora sunt create și mutate documente;
EDMS trebuie să aibă se ține cont de specificul fluxului de documente rusești și al muncii de birou(organizarea verticală a fluxului de lucru, conformitatea cu GOST-urile rusești etc.);
EDMS ar trebui să aibă capabilități de colaborare implementate(programarea grupului, schimbul de informații, panouri de mesaje, forumuri etc.);
Trebuie sa fie au fost implementate funcţii de control operaţional al execuţiei documentelor şi lucrărilor(transferul muncii între executanți în conformitate cu o anumită tehnologie, monitorizarea stării procesului în curs de desfășurare, identificarea abaterilor procesului de la cursul său normativ, prognozarea impactului acestor abateri asupra datei probabile de finalizare a întregului proces în ansamblu , etc.);
Simplitate și flexibilitate în instalare, configurare și operare;
Utilizarea platformelor comune pentru organizarea lucrului de grup cu documente;
Disponibilitatea fondurilor pentru organizarea fluxului de documente confidențiale cu protecție a informațiilor împotriva accesului neautorizat;
Compatibilitate cu instrumente certificate de securitate a informațiilor;
Posibilitatea utilizării simultane a documentelor electronice și hârtie;
Abilitatea de a se integra cu platforme comune;
Scalabilitate bună;
Disponibilitatea colectării și analizei automate a datelor statistice privind circulația documentelor;
EDMS se bazează pe o arhitectură deschisă client-server;
Capacitatea de integrare cu alte aplicații (sisteme CAD, sisteme MRP/ERP, sisteme de contabilitate financiară și de gestiune, sisteme de e-mail etc.);
Disponibilitatea bazei de date EDMS pentru alte aplicații;
Modularitatea EDMS și capacitatea de a-și dezvolta capacitățile de bază folosind instrumente încorporate;
Posibilitatea procesării distribuite a documentelor, „transparentă” pentru toți utilizatorii EDMS;
Disponibilitatea modulelor pentru scanarea documentelor în EDMS (sau capacitatea de integrare cu sisteme profesionale de gestionare a imaginii);
Abilitatea de a lucra prin internet/intranet;
Abilitatea de a lucra cu utilizatorii (la distanță) și grupurile de utilizatori mobili;
Suport pentru limba rusă, inclusiv mesaje și sfaturi de pe ecran, sortarea datelor și căutarea de informații după diferite cuvinte și expresii;
Accesibilitate în termeni de livrare, implementare și întreținere.

Principalele caracteristici ale implementării EDMS

La rândul său, la introducerea unui EDMS, trebuie să ne confruntăm cu următoarele probleme principale, de soluția cărora depinde succesul întregului proiect de implementare:

în majoritatea cazurilor, necesitatea unei reorganizări la scară largă a întreprinderii;
formalizarea slabă a proceselor de afaceri și lipsa standardelor corporative;
EDMS trebuie implementat și utilizat în întreaga întreprindere (oriunde sunt create, corectate și stocate informații), altfel succesul implementării sale va fi minim (dacă este deloc);
prezența unei anumite rezistențe la implementarea EDMS din partea angajaților întreprinderii ( "rezistenta la schimbare"), adesea cauzate de lipsa de voință a vreunei „transparențe” a activităților lor;
lipsa nivelului necesar de pregătire în rândul angajaților întreprinderii (inclusiv managerii de nivel inferior, mediu și superior) pentru a lucra cu EDMS.

Implementarea EDMS ar trebui efectuată treptat, începând cu cea mai importantă legătură din fluxul de lucru (bine descrisă și de înțeles), a cărei automatizare va obține rapid un efect pozitiv. În procesul de introducere a EDMS, este necesar să se asigure capacitatea de a lucra atât cu tehnologii noi, cât și cu cele vechi, pentru a nu interfera cu activitățile zilnice ale întreprinderii. Un rol foarte important îl joacă sprijinul real al conducerii întreprinderii a proiectului de implementare (așa-numitul „factor la persoana întâi”). În absența unui astfel de sprijin (de exemplu, chiar și în organizarea obținerii tuturor informațiilor necesare în timpul anchetei întreprinderii), în cel mai bun caz, sistemul va fi implementat numai în anumite divizii ale întreprinderii (cu greu ne putem aștepta la vreo observație). rentabilitatea investiției din aceasta).

Problema „rezistenței la schimbare” poate fi rezolvată prin introducerea treptată și sistematică a unor elemente de management electronic a documentelor, începând cu cele mai simple (de exemplu, instruirea angajaților pentru a lucra cu e-mail și intranet-rețea, organizarea unei arhive electronice etc. ) și efectuarea lucrărilor explicative necesare. În timpul implementării EDMS, este imperativ să se organizeze instruiri pentru angajații întreprinderii, precum și consultări pentru conducerea acesteia cu privire la organizarea tranziției la forma electronică a muncii de birou.

Implementarea pe scară largă a EDMS trebuie neapărat precedată de un proiect pilot, în cadrul căruia se clarifică principalele probleme care pot fi întâlnite direct în timpul implementării. Sarcina principală a proiectului pilot este de a determina dacă există sau nu (sau este de așteptat) un efect tangibil din implementarea ERMS. În cazul în care proiectul pilot (așa-numitul „pilot”) are succes, se ia decizia finală privind implementarea EDMS, se elaborează un proiect real de implementare împreună cu un plan complet de implementare. De obicei, costul unui proiect pilot ajunge la 10% din costul unui proiect real.

De regulă, implementarea unui EDMS la o întreprindere include următoarele etape principale:

Analiza amănunțită a proceselor de afaceri ale întreprinderii, a stării echipamentelor și a tehnologiilor utilizate;
Dezvoltarea unui model informativ și funcțional al unei întreprinderi, reinginerirea proceselor sale de afaceri;
Analiza posibilei configurații hardware și software necesare implementării EDMS.
Implementarea unui proiect pilot;
Aprobarea rezultatelor proiectului pilot și elaborarea unui plan de implementare a EDMS;
Selectarea și livrarea hardware-ului și software-ului necesar implementării EDMS;
Livrarea și instalarea EDMS;
Adaptarea și personalizarea EDMS;
Transfer și conversie de date din sistemele vechi;
Instruirea administratorilor de sistem și a utilizatorilor pentru a lucra cu EDMS;
Pregătirea unui caz de testare, program de testare și metodologie, testarea completă a EDMS;
Dezvoltarea de proiectare, software, documentație tehnică și de utilizare.
Finalizarea implementării EDMS, punerea lui în funcțiune comercială;
Suport SED.

concluzii

Viitorul aparține EDMS, în care conceptul ESM este implementat cel mai pe deplin.În același timp, potrivit analiștilor, soluțiile care sunt cele mai apropiate de conceptul ECM sunt acum oferite de Documentum și FileNet.
În următorii câțiva ani, vor exista perspective favorabile pentru dezvoltarea în continuare a pieței sistemelor de management de conținut. Potrivit unui studiu Forrester Research din 1999, 38% dintre companiile Fortune 500 au declarat că achiziționarea unui sistem de management al conținutului este esențială pentru afacerea lor. Potrivit Meta Group, piața sistemelor de management al conținutului va crește la 10 miliarde USD până în 2004 (cu o rată anuală de creștere de 20%).
În același timp, potrivit analiștilor Ovum, tehnologiile de gestionare a documentelor pe hârtie vor fi solicitate pe piață pentru mulți ani de acum înainte.
Se vor dezvolta în continuare aplicații care integrează capacitatea de a genera rapoarte și de a căuta informații în bazele de date corporative cu publicarea de documente și grafice pe Internet.
Oportunitățile de dezvoltare progresivă vor fi reținute doar de cei mai mari și cei mai prevăzători dezvoltatori EDMS de pe piață. Companiile care nu se vor putea adapta la noile condiții de piață se vor confrunta cu stagnare sau vor fi forțate să iasă complet de pe piață.

Ce părere are comunitatea de experți din Rusia despre dezvoltarea pieței interne ECM / EDMS? Care sunt principalele rezultate ale anului trecut și la ce se poate aștepta în anul următor?

Prelucrarea/pastrarea documentelor;
Managementul fluxului de lucru (transfer documente între interpreți);
Controlul executării documentelor;
Căutare document după atribute și căutare full-text;
Lucrul cu documentele aferente;
Reglementarea drepturilor de acces;
Ștergerea documentelor;
Integrare cu sisteme externe de e-mail etc.

Principalul avantaj al EDMS intern este o anumită relatare a specificului și tradițiilor rusești de lucru cu documente (încorporate inițial în logica lor de afaceri).

Trebuie remarcat faptul că unele EDMS autohtone sunt create în mediul Lotus Domino / Notes (din diverse motive obiective și subiective, care a devenit destul de răspândită în Rusia): BOSS-Referent (IT Co.), familia de produse Cinderella și DIS- Asistent (Institutul de Dezvoltare din Moscova), CompanyMedia și OfficemMedia (InterTrust), N. System (Centrul pentru Tehnologii Calculatoare), Office Work (KSK), etc.

Deoarece dezvoltarea EDMS în Rusia merge în general în direcția extinderii funcționalității descrise de conceptul ECM, ar fi logic să privim acest proces din perspectiva clasificării ECM. Majoritatea clienților ruși și-au început cunoașterea cu lumea tehnologiilor ECM cu automatizări de birou, a căror gamă de sarcini poate fi atribuită categoriei Managementul înregistrărilor. Dar acum piața este în creștere în mare parte datorită domeniilor de management al documentelor și managementului proceselor de afaceri (BPM). Clienții stabilesc sarcini într-o manieră complexă, operează pe concepte la scară mai mare decât documentele de intrare/ieșire. O creștere a gamei de documente procesate necesită o creștere accentuată a utilizării scanării în linie și a metodelor de recunoaștere a documentelor, utilizarea tehnologiilor precum codurile de bare.

Toate acestea, de exemplu, pot fi văzute clar din faptul că organizațiile manifestă un interes din ce în ce mai mare pentru arhiva financiară. Conturile, facturile, documentele de plată se află în afara granițelor muncii clasice de birou, dar rezolvarea acestei probleme va permite obținerea de rezultate pozitive nu numai pentru departamentul de contabilitate, ci și pentru departamentul de aprovizionare, departamentele financiare, juridice și management.

Există și alte exemple: automatizarea fluxului de lucru al proiectului, managementul contractelor, reconcilierea facturilor pentru plată, gestionarea daunelor, automatizarea proceselor de personal. Mulți înțeleg acum că un sistem ECM de întreprindere poate fi folosit pentru a gestiona rezultatele activității intelectuale și pentru a gestiona activități. De asemenea, s-a înregistrat o creștere a interesului clienților pentru automatizarea proceselor de afaceri non-standard sau specifice organizației. De exemplu, pentru bănci, acesta este managementul profilului clienților. O tendință pe termen lung poate fi numită interes pentru automatizarea operațiunilor care nu sunt orientate spre documente, de exemplu, apeluri la serviciul de asistență, solicitări de afaceri etc. În 2012, a existat o creștere a interesului pentru soluțiile ECM de la clienții mari : dacă anterior predominau companiile care aparțineau întreprinderilor mijlocii, atunci acum reprezentanții afacerilor mari își dau seama de necesitatea automatizării.

În același timp, nu toți experții sunt de părere că trecerea la managementul electronic al documentelor, chiar și în cadrul organizațiilor, a fost deja finalizată, cel puțin în termeni generali. Dmitry Shushkin, director de proiecte corporative la ABBYY Rusia, spune că procesul de tranziție la fluxul de lucru fără hârtie se desfășoară cu încredere, dar totuși nu atât de repede pe cât s-ar dori și ne-am aștepta: „Treptat, organizațiile vor ajunge acolo unde este posibil. , automatizați-vă activitățile folosind documente electronice. Cu toate acestea, în următorii cinci ani, volumul documentelor din Rusia este puțin probabil să scadă. Afacerile continuă să crească, numărul companiilor (inclusiv cele mici și mijlocii) crește și, ca urmare, volumul documentelor pe hârtie pe care le produc este în creștere.”

În 2013, sistemele ECM continuă să meargă dincolo de munca de birou. Sunt puse noi sarcini, funcționalitatea sistemelor existente va fi extinsă datorită noilor module. Stabilirea de noi sarcini duce la o extindere a gamei de utilizatori ai sistemelor ECM. Mai mult, numărul utilizatorilor poate include parteneri și clienți ai companiei. Fluxul de documente electronice semnificative din punct de vedere juridic între companii câștigă amploare. Alături de documente standard precum facturi, borderouri, acte, companiile vor face schimb activ de documente electronice arbitrare semnificative din punct de vedere juridic - scrisori, contracte etc.