Kontrak layanan tipikal. Kontrak untuk penyediaan layanan

Berdasarkan perjanjian tentang penyediaan layanan, satu orang melakukan kewajiban untuk melakukan tindakan (layanan) tertentu, dan pihak lain berjanji untuk membayarnya. Fitur terpenting dari perjanjian ini adalah sifat pribadinya, yaitu, layanan, sebagai aturan umum, harus disediakan oleh orang yang diberi kewajiban seperti itu oleh kontrak. Hal ini menunjukkan persamaan antara perjanjian jasa dan kontrak kerja.

KUHPerdata mengatur kontrak standar untuk penyediaan layanan, meskipun ada sejumlah besar jenis layanan yang berbeda (hukum, medis, periklanan, dll.), Prosedur untuk penyediaannya (misalnya, pos), di selain KUH Perdata Federasi Rusia, diatur oleh undang-undang khusus. Dalam kasus lain, semua poin yang tidak diatur oleh KUH Perdata ditentukan oleh kesepakatan bersama para pihak.

Kontrak untuk pelaksanaan layanan memiliki banyak kesamaan dengan kontrak kerja, di mana berbagai pekerjaan dilakukan. Tetapi dalam penyediaan layanan, tidak seperti kontrak, tidak ada hasil material yang muncul (misalnya, pembangunan rumah dilakukan berdasarkan kontrak, dan kegiatan makelar untuk menemukan real estat yang sesuai untuk klien dilakukan di bawah kontrak layanan). Berdasarkan undang-undang, kontraktor berhak untuk melibatkan orang lain dalam pelaksanaan pekerjaan dengan membuat perjanjian subkontrak dengannya. Adapun jasa, sebaliknya, harus diberikan secara pribadi, kecuali ditentukan sebaliknya dalam kontrak itu sendiri.

Para pihak dan bentuk kontrak untuk penyediaan layanan. Di mana saya dapat mengunduh formulir perjanjian?

Para pihak dalam perjanjian layanan adalah:

performer - orang yang menyanggupi untuk melakukan layanan;
pelanggan - pihak yang dibebani kewajiban untuk membayar layanan.

Undang-undang tidak memberlakukan persyaratan khusus pada entitas yang disebutkan; baik individu maupun badan hukum dapat bertindak sebagai salah satu dari mereka. Dalam situasi di mana kontraktor adalah pengusaha perorangan atau organisasi komersial, dan pelanggan adalah warga negara (yang membutuhkan layanan untuk tujuan non-komersial), layanan ini disebut layanan rumah tangga. Hak dan kewajiban para pihak dalam pemberian pelayanan konsumen diatur dalam Undang-undang “Tentang Perlindungan Hak Konsumen”, serta oleh peraturan pelayanan konsumen bagi penduduk.

Tidak tahu hak Anda?

Dalam kebanyakan kasus, kesepakatan untuk penyediaan layanan dibuat secara tertulis, meskipun kesimpulan lisan dari kesepakatan juga diperbolehkan antara warga negara, jika biaya layanan tidak melebihi 10 ribu rubel.

Adapun layanan pribadi, kontrak untuk implementasinya dapat dibuat baik dalam bentuk standar maupun dengan mengisi tanda terima. Pada saat yang sama, itu harus mencerminkan semua persyaratan penting dari kontrak. Jika layanan konsumen dilakukan langsung di hadapan pelanggan, maka cukup bagi kontraktor untuk mengeluarkan tanda terima kasir atau dokumen lain sebagai konfirmasi pembayaran.

Bentuk kontrak standar untuk penyediaan layanan dapat ditemukan di situs web kami.

Persyaratan penting kontrak untuk penyediaan layanan dengan biaya, persyaratan tambahan

Yang esensial, yaitu, perlu, syarat-syarat perjanjian semacam itu meliputi:

Subjek kontrak adalah tindakan spesifik yang harus dilakukan kontraktor, atau aktivitas yang harus dia lakukan. Esensi dari layanan yang diberikan harus dinyatakan dengan jelas dalam kontrak.
Persyaratan dimulainya dan selesainya penyediaan layanan.

Setiap contoh kontrak model untuk penyediaan layanan harus mencakup ketentuan ini.

Selain hal di atas, dalam teks kontrak standar untuk penyediaan layanan, disarankan untuk mencerminkan kondisi tambahan berikut:

biaya layanan (jika kondisi ini tidak disebutkan dalam kontrak, pelanggan harus membayar jumlah yang biasanya dibebankan untuk layanan serupa);
persyaratan kualitas layanan yang diberikan;
tempat pelaksanaan pelayanan;
tanggung jawab para pihak atas kegagalan untuk memenuhi kewajiban mereka (misalnya, jumlah hukuman untuk pelanggaran ketentuan pembayaran);
kondisi lain tergantung pada jenis layanan.

Selain itu, kontrak dapat mencerminkan:

kondisi pembayaran di muka penuh atau sebagian;
hak kontraktor untuk melibatkan pihak ketiga dalam pelaksanaan jasa.

Mengapa perjanjian tambahan dibuat untuk kontrak penyediaan konstruksi, transportasi dan layanan lainnya?

Kebetulan selama implementasi perjanjian layanan, para pihak membuat perjanjian tambahan untuk itu. Itu dibuat jika ada kebutuhan untuk mengubah satu atau lebih persyaratan transaksi atau untuk menyetujui kondisi baru yang sebelumnya tidak ditentukan dalam teks perjanjian. Perjanjian semacam itu dibuat dalam bentuk yang sama dengan kontrak utama.

Paling sering, kebutuhan untuk perjanjian tambahan muncul ketika perjanjian dibuat untuk waktu yang lama. Misalnya, dalam rangka penyediaan layanan pendidikan, kenaikan biaya kuliah tahunan untuk siswa kontrak dikeluarkan tambahan. kesepakatan dengan kesepakatan dengan universitas. Selain itu, tambahkan. kesepakatan dapat disimpulkan untuk memperpanjang jangka waktu kontrak, mengubah jumlah hukuman, menetapkan atau membatalkan prosedur pra-persidangan wajib untuk mempertimbangkan ketidaksepakatan, memperkenalkan kondisi pembayaran di muka, dan dalam banyak kasus lainnya.

Menurut dokumen ini, satu pihak menyediakan layanan, sementara yang lain membayarnya: semuanya sangat sederhana.

Undang-undang tidak memuat persyaratan khusus untuk komposisi kewajiban untuk menyediakan layanan berbayar, tetapi jangan lupa bahwa beberapa jenis kegiatan dilisensikan.

Contoh kontrak

Ini adalah template dasar, kondisi dapat ditentukan, ditambahkan, dibuat lebih dapat diterima di satu sisi atau yang lain. Jadi, misalnya, Anda dapat menambahkan item tentang kemungkinan penarikan Kontraktor dari pekerjaan dalam kondisi tertentu, Anda dapat meresepkan skema pembayaran yang berbeda untuk layanan, misalnya, menyediakan uang muka, dll.

Perjanjian layanan

kota, tanggal

(nama organisasi atau nama lengkap) bertindak atas dasar (sertifikat pendaftaran), selanjutnya disebut sebagai Pelanggan, dan (nama organisasi atau nama lengkap), bertindak atas dasar: (sertifikat pendaftaran), selanjutnya disebut Kontraktor, telah mengadakan perjanjian ini sebagai berikut.
1. Berdasarkan kontrak untuk penyediaan layanan berbayar, Kontraktor berjanji untuk menyediakan layanan yang ditentukan dalam klausul 1.2 kontrak ini kepada Pelanggan, dan Pelanggan menyanggupi untuk membayar layanan yang dipesan.
1.1. Kontraktor menyanggupi untuk menyediakan layanan berikut: ____________________, selanjutnya disebut sebagai Layanan.
1.2. Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan adalah dari "__" ______ 20 __ sampai dengan "__" ______ 20 _ Kontraktor berhak untuk menyelesaikan pekerjaan lebih cepat dari jadwal.
1.3. Layanan dianggap telah diberikan setelah penandatanganan sertifikat penerimaan Layanan oleh Pelanggan selambat-lambatnya 3 hari setelah berakhirnya jangka waktu pelaksanaan pekerjaan (lihat klausul 1.2.).
2. Hak dan Kewajiban para pihak
2.1. Kontraktor melakukan:
2.1.1. Memberikan Layanan dengan kualitas yang tepat, secara penuh dan dalam jangka waktu yang ditentukan dalam klausul 1.2. kesepakatan yang sebenarnya.
2.1.2. Atas permintaan Pelanggan, gratis untuk memperbaiki semua kekurangan yang teridentifikasi, dalam waktu 5 hari.
2.1.3. Kontraktor berkewajiban untuk melaksanakan pekerjaan secara pribadi.
2.2. Pelanggan berkewajiban:
2.2.1. Pelanggan wajib membayar pekerjaan dengan harga yang ditentukan dalam klausul 3 kontrak ini dalam _____ hari sejak tanggal penandatanganan sertifikat penerimaan untuk Layanan.
2.3. Pelanggan memiliki hak:
2.3.1. Menolak untuk melaksanakan kontrak setiap saat sebelum penandatanganan akta, setelah membayar kepada Kontraktor sebagian dari harga yang ditetapkan sebanding dengan bagian Jasa yang diberikan, dilakukan sebelum menerima pemberitahuan penolakan Pelanggan untuk melaksanakan kontrak .
3. Harga perjanjian ini (dibayarkan kepada Kontraktor) adalah: ____________ rubel.
3.1. Pembayaran oleh Pelanggan kepada Kontraktor atas harga kontrak dilakukan dengan mentransfer dana ke rekening Kontraktor yang ditentukan dalam kontrak ini selambat-lambatnya 5 hari kerja perbankan setelah penandatanganan Akseptasi dan Pengalihan Act (lihat pasal 1.3).
4. Tanggung jawab para pihak
4.1. Untuk pelanggaran jangka waktu penyediaan Layanan yang ditentukan dalam klausul 1.2 dari perjanjian ini, Kontraktor harus membayar kepada Pelanggan denda sebesar ___% dari jumlah kontrak dan denda sebesar ___% dari jumlah kontrak untuk setiap hari keterlambatan.
4.2. Tindakan tanggung jawab para pihak yang tidak diatur dalam perjanjian ini diterapkan sesuai dengan norma-norma undang-undang sipil yang berlaku di wilayah Rusia.
4.3. Pembayaran denda tidak membebaskan Kontraktor dari memenuhi kewajibannya atau menghilangkan pelanggaran.
5. Tata Cara Penyelesaian Sengketa
5.1. Perselisihan dan perbedaan pendapat yang mungkin timbul selama pelaksanaan perjanjian ini, jika memungkinkan, akan diselesaikan melalui negosiasi antara para pihak.
5.2. Jika perselisihan tidak dapat diselesaikan melalui negosiasi, para pihak, setelah pelaksanaan prosedur penyelesaian perselisihan pra-persidangan yang diatur oleh undang-undang, harus mengajukannya untuk dipertimbangkan di pengadilan ________________.
6. Ketentuan akhir
6.1. Setiap perubahan dan penambahan pada perjanjian ini hanya berlaku selama dibuat secara tertulis dan ditandatangani oleh perwakilan resmi dari para pihak. Lampiran-lampiran dari perjanjian ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan darinya.
6.2. Perjanjian ini dibuat dalam dua salinan dalam bahasa Rusia. Kedua salinan itu identik dan sama-sama valid. Masing-masing pihak memiliki satu salinan perjanjian ini.

7. Alamat, rincian dan tanda tangan para pihak.

Pelanggan: ______________

Kontraktor: ______________

Perjanjian - perjanjian antara dua orang atau lebih tentang pembentukan, perubahan, atau penghentian hak dan kewajiban sipil (sesuai dengan Pasal 420 KUH Perdata Federasi Rusia).

Ditetapkan dengan benar sistem kerja kontrak dalam perusahaan dapat mencegah kesalahan dan kesalahpahaman yang tidak perlu yang menguras sumber daya manusia dan keuangan. Selain itu, ini akan membantu menghindari banyak perselisihan hukum.

Misalnya, kesalahan paling sederhana dalam kerja kontrak mampu membawa organisasi Anda tidak hanya ke pengadilan arbitrase, tetapi juga menjadi alasan dimulainya kasus pidana "pajak". Ini, pada gilirannya, dapat mempengaruhi reputasi organisasi, dan dalam kasus tender, berdampak buruk pada hasil mereka.

Penulis artikel, setelah menaiki tangga karier dari posisi asisten sekretaris hingga wakil kepala departemen hukum sebuah perusahaan kesatuan federal yang besar, membagikan pengalamannya yang diperoleh di bidang organisasi aliran dokumen kontrak di perusahaan. Dalam artikel ini, kita akan melihat lebih dekat:

penyusunan draft perjanjian;
persetujuannya;
kesimpulan dari perjanjian (penandatanganan dan sertifikasi dengan meterai);
pendaftaran (termasuk pendaftaran negara);
akuntansi dan penyimpanan operasional, penerbitan salinan (asli) kontrak;
pembentukan database dokumen rekanan;
organisasi pelaksanaan kontrak;
persiapan kontrak untuk pengiriman ke arsip.

Yang utama adalah prinsip!

Pada tahap awal konstruksi sistem kerja kontrak perlu untuk menentukan prinsip yang akan dibangun:

terpusat atau
terdesentralisasi.

Untuk melakukan ini, Anda harus melakukan survei terhadap proses bisnis dan metode kerja perusahaan. Berdasarkan informasi yang diterima, adalah mungkin untuk memutuskan pertanyaan tentang siapa yang akan bertanggung jawab untuk organisasi pekerjaan kontrak:

unit struktural tertentu (ketika memilih prinsip terpusat) atau
karyawan individu di divisi struktural yang berbeda (ketika memilih prinsip desentralisasi).

Setelah menganalisis pengalaman kerja kontrak di Rusia, penulis artikel dapat mengatakan bahwa di sebagian besar perusahaan kecil dan menengah sirkulasi dokumen kontrak"Robek" - dibagi antara pekerja individu. Pelaksana yang bertanggung jawab menyiapkan rancangan perjanjian, mengatur persetujuannya, sekretaris atau panitera mendaftar, dan pemeliharaan perjanjian dilakukan baik oleh pelaksana yang bertanggung jawab, atau kepala akuntan perusahaan, atau orang lain.

Di perusahaan besar, sebagai suatu peraturan, prinsip sentralisasi digunakan: pelaksana yang bertanggung jawab menyiapkan rancangan kontrak dan menyerahkannya ke pekerjaan kantor (atau departemen kontrak), yang mengoordinasikan, menyimpulkan, mendaftar, mencatat dan menyimpan kontrak, dan menerbitkan salinan. dari mereka.

Saat ini, organisasi pekerjaan kontrak secara terpusat adalah yang paling optimal untuk perusahaan besar dengan jaringan divisi yang jauh secara geografis.

Persiapan draft kontrak

Persiapan draft kontrak (membuat draft kontrak Anda sendiri atau pertimbangan yang diterima dari counterparty) dilakukan oleh pelaksana yang bertanggung jawab unit struktural yang memulai kesimpulan kontrak, bersama dengan pengacara.

Menurut pasal 161 KUH Perdata Federasi Rusia, transaksi badan hukum antara mereka sendiri dan dengan warga negara harus dilakukan dalam bentuk tertulis yang sederhana, dengan pengecualian transaksi yang memerlukan notaris.

Rancangan perjanjian diajukan untuk disetujui dan ditandatangani sebagai berikut: jumlah salinan:

sebagai aturan, dengan jumlah pihak;
untuk perjanjian yang berlaku sejak tanggal pendaftaran oleh badan pemerintah negara bagian atau lokal yang berwenang (misalnya, perjanjian sewa) - dengan jumlah pihak + 1 salinan untuk badan pendaftaran.

Dalam struktur perjanjian bisnis apa pun, disarankan untuk menyediakan hal-hal berikut: bagian, yang dalam beberapa kasus dapat digabungkan atau dipisahkan:

Pembukaan.
Subyek kontrak.
Hak dan kewajiban para pihak.
Biaya dan prosedur untuk membuat penyelesaian.
Syarat khusus kontrak.
Tanggung jawab para pihak.
Modifikasi, pemutusan dan pemutusan kontrak.
Kerahasiaan.
Penyelesaian sengketa.
Keadaan force majeure.
Waktu kontrak.
Alamat dan rincian para pihak.
Tanda tangan para pihak.

Memeriksa rekanan!

Pada tahap bekerja dengan konsep kontrak, pelaksana yang bertanggung jawab berkewajiban untuk memastikan bahwa pihak lawan menyediakan paket dokumen. Hal ini disebabkan oleh beberapa alasan. Faktanya adalah bahwa perjanjian yang dibuat mungkin tidak memiliki kekuatan hukum (misalnya, jika ditandatangani oleh orang yang tidak berwenang). Untuk menghindari ekses seperti itu, seseorang harus hati-hati mendekati verifikasi dokumen rekanan.

Berdasarkan praktik, kita dapat mengatakan bahwa pemeriksaan penuh atas dokumen rekanan (yaitu, memeriksa tidak hanya pendaftaran dan dokumen konstituen, tetapi juga surat berharga, dokumen perusahaan, aset, opini auditor, laporan keuangan, dll.) disarankan jika tidak. semua kontrak diselesaikan. Mungkin perlu, misalnya, ketika bergabung dengan organisasi, karena bisnis yang sedang berjalan diperoleh, di mana kewajiban tertentu dapat dibuat.

Daftar dokumen yang disediakan oleh rekanan ditentukan oleh departemen hukum organisasi. Kami memberi perhatian Anda daftar perkiraan mereka:

dokumen yang berisi informasi tentang pihak lawan:
- dokumen yang disediakan badan hukum:
  - salinan dokumen konstituen,
  - salinan dokumen yang menegaskan kekuasaan kepala badan hukum,
    - salinan surat kuasa, yang dilegalisir oleh badan hukum, dan fotokopi paspor perwakilan (jika atas nama badan hukum kontrak ditandatangani bukan oleh kepalanya, tetapi oleh perwakilan),
  - fotokopi sertifikat pendaftaran negara suatu badan hukum dengan segala perubahannya,
  - salinan surat dari badan pemantau statistik tentang penugasan kode,
  - salinan sertifikat pendaftaran pajak,
  - dokumen yang berisi informasi termasuk alamat pos perusahaan, telepon dan rincian bank,
    - salinan lisensi yang disertifikasi oleh stempel organisasi dan tanda tangan pimpinannya untuk melakukan jenis kegiatan yang sesuai, sertifikat, dll. (dalam kasus yang ditentukan oleh undang-undang Federasi Rusia saat ini);
- dokumen yang diberikan oleh pihak lawan - orang alami:
  - salinan paspor,
  - salinan sertifikat pendaftaran dengan otoritas pajak di tempat tinggal,
    - fotokopi surat keterangan terdaftar sebagai pengusaha perorangan (bagi perorangan – pengusaha perorangan),
  - rincian bank (jika Anda perlu membayar melalui bank),
  - salinan sertifikat asuransi Dana Pensiun Federasi Rusia.

Saat ini tidak ada tindakan hukum pengaturan umum yang menetapkan prosedur untuk memeriksa dokumen rekanan di semua organisasi. Meskipun ada beberapa peraturan khusus. Misalnya, lembaga kredit dan peserta profesional di pasar sekuritas memiliki hak untuk meminta informasi tertentu tentang pihak lawan:

sehubungan dengan individu - nama belakang, nama depan, dan patronimik (kecuali jika mengikuti hukum atau kebiasaan nasional), kewarganegaraan, rincian dokumen identitas, data kartu migrasi, dokumen yang menegaskan hak warga negara asing atau tanpa kewarganegaraan orang untuk tinggal (tempat tinggal ) di Federasi Rusia, alamat tempat tinggal (pendaftaran) atau tempat tinggal, nomor identifikasi wajib pajak (jika ada);
sehubungan dengan badan hukum - nama, nomor pokok wajib pajak atau kode organisasi asing, nomor pendaftaran negara bagian, tempat pendaftaran negara bagian dan alamat lokasi.

Berdasarkan praktik kerja, kita dapat mengatakan bahwa dalam banyak kasus, dokumen diserahkan oleh rekanan tanpa masalah. Ini sudah menjadi norma dalam komunikasi bisnis. Masalah dimulai saat memeriksa dokumen. Mungkin ternyata, misalnya, lisensi atau surat kuasa telah kedaluwarsa. Jika, karena beberapa alasan, pihak lawan tidak dapat atau tidak ingin mengirimkan dokumen, ini akan mengingatkan Anda.

Koordinasi draft perjanjian

Draf kontrak yang sudah disiapkan pelaksana yang bertanggung jawab menyerahkan ke kantor(atau departemen kontrak) bersama-sama dengan paket dokumen. Di perusahaan kami, terdiri dari:

draft perjanjian dalam bentuk elektronik;
dokumen yang disiapkan oleh pihak lawan;
lembar persetujuan yang berisi informasi berikut:
- NAMA LENGKAP. eksekutif yang bertanggung jawab dengan indikasi posisinya, nama unit struktural tempat dia bekerja,
- visa eksekutif yang bertanggung jawab,
- visa eksekutif pejabat eksekutif,
- jenis dokumen yang dikirim untuk persetujuan (perjanjian, perjanjian tambahan),
- nama pihak lawan,
- daftar pemberi persetujuan,
- tanggal penerimaan dokumen untuk persetujuan dan tanggal pengembalian dokumen oleh karyawan yang menandatangani perjanjian.
  Lembar persetujuan draft perjanjian didaftarkan dalam jurnal khusus, yang memungkinkan untuk mencatat dengan jelas jumlah draft perjanjian yang diajukan untuk disetujui. Jurnal ini juga mencerminkan kemajuan kesepakatan draft kesepakatan. Kehadiran tautan ke tanggal penerimaan perjanjian untuk persetujuan dan tanggal pengembalian dari spesialis yang berwenang membantu melacak persyaratan persetujuan oleh masing-masing spesialis yang memberi wewenang, serta pelanggarannya;
- catatan penjelasan (jika perlu). Catatan penjelasan yang ditandatangani oleh eksekutif yang bertanggung jawab harus berisi informasi berikut:
  - pembenaran kebutuhan untuk membuat kesepakatan,
  - pembuktian pilihan rekanan,
  - tentang lawan bicara,
  - subjek kontrak (singkat),
  - jumlah kontrak,
  - syarat pembayaran,
  - syarat untuk menerima pembayaran atau memenuhi kewajiban;
studi kelayakan (feasibility study) proyek, jika diperlukan. Ini berisi informasi berikut:
- pembenaran atas kemanfaatan transaksi,
- subjek transaksi, jumlah total transaksi, kondisi penting lainnya,
- perkiraan biaya yang terkait dengan pelaksanaan transaksi, konsekuensi ekonomi dari transaksi,
- ketentuan pelaksanaan transaksi,
- deskripsi rekanan: periode waktu apa yang ada di pasar untuk produk ini (pekerjaan, layanan), bagaimana ia membuktikan dirinya, dll.

Perlu dicatat bahwa daftar dokumen yang diberikan adalah perkiraan, karena setiap perusahaan menetapkan urutan pekerjaan kontraknya sendiri, yang sebagian besar tergantung pada jenis kegiatan organisasi dan volume kontrak. Dari daftar di atas, setiap perusahaan berhak memilih dokumen yang paling optimal untuknya.

Jadi, misalnya, di perusahaan perdagangan dan manufaktur besar, keberadaan catatan penjelasan kontrak sangat diharapkan. Ini memberikan gambaran yang jelas tentang tujuan membuat kontrak. Jika kepala perusahaan harus menandatangani sejumlah besar kontrak setiap hari, maka catatan penjelasan secara signifikan mengurangi waktu yang dia habiskan untuk mempelajari kontrak. Selain itu, ini memberikan informasi yang diperlukan untuk staf yang menyetujui.

Di perusahaan perdagangan besar yang menawarkan barang atau jasa, kontrak standar telah dikembangkan, dalam hal ini kebutuhan untuk menyiapkan catatan penjelasan, dan mungkin lembar persetujuan, menghilang. Dokumen-dokumen ini tidak diperlukan di perusahaan kecil, di mana manajer dapat menandatangani hingga 2 kontrak sehari. Oleh karena itu, organisasi pekerjaan kontrak harus didekati secara kreatif, menganalisis banyak faktor dan memilih cara yang paling optimal untuk menegosiasikan kontrak.

Koordinasi draft perjanjian mengatur pekerjaan kantor(atau departemen kontrak).

Sejak hubungan kontrak dilayani oleh hukum, akuntansi, dan jasa keuangan, ternyata pekerjaan kontrak harus meresapi seluruh kegiatan ekonomi perusahaan. Ini diatur dengan tepat negosiasi kontrak membantu menghilangkan kemungkinan konsekuensi negatif yang terkait dengan ketidakabsahan kontrak atau tambahan ekonomi, pajak, mata uang, bea cukai, dan kerugian lainnya.

Setiap perusahaan dapat secara mandiri menentukan daftar orang yang melaksanakan persetujuan draft perjanjian, yang harus diabadikan dalam undang-undang peraturan lokal. Biasanya, posisi "pengesahan" adalah:

pengacara;
Direktur Keuangan;
Kepala akuntan;
kepala departemen yang bersangkutan.

Ketersediaan visa tambahan tergantung pada spesifikasi perjanjian yang dikirim untuk persetujuan.

Untuk mengoptimalkan proses negosiasi kontrak dalam organisasi, bentuk standar kontrak, yang harus disetujui atas perintah kepala organisasi (lihat Contoh 2). Sebagai aturan, ini berlaku untuk kontrak, yang kesimpulannya terkait dengan aktivitas utama perusahaan: dalam organisasi perdagangan mereka kontrak pasokan standar, perusahaan asuransi sedang berkembang kontrak asuransi standar.

Pada kesimpulan kontrak standar drafnya hanya disetujui oleh layanan hukum, yang memeriksa draf dokumen yang diajukan untuk memenuhi standar dan memeriksa dokumen rekanan. Ini secara signifikan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyetujui rancangan kontrak.

Membedakan kontrak model disetujui dalam organisasi, dan apa yang disebut templat kontrak, yang mewakili teks kontrak teladan. Tidak seperti draf kontrak standar draft kontrak, yang dibuat dengan menggunakan template, harus dikoordinasikan dengan lingkaran penuh spesialis di perusahaan tertentu.

Semua spesialis yang menyetujui rancangan kontrak membuat catatan di lembar persetujuan(lihat Contoh 3), dan jika tidak setuju dengan rancangan kontrak, mereka harus menulis kesimpulan yang masuk akal dalam daftar komentar atau menyusunnya dalam bentuk dokumen terpisah (lihat Contoh 4).

Lembar persetujuan yang dikembangkan di perusahaan kami dan ditunjukkan kepada Anda dalam Contoh 3 berisi bagian “Menandatangani kontrak”. Tetapi ini hanya relevan untuk perusahaan besar dengan sejumlah besar orang yang berhak menandatangani kontrak. Bagian "Catatan" membantu mengkonfirmasi transfer dokumen (daftar mereka) oleh pekerja kantor (departemen kontrak) ke pelaksana yang bertanggung jawab untuk mengirim dokumen ke rekanan, yang sangat penting jika terjadi kehilangan dokumen.

Jika tidak ada catatan penjelasan di perusahaan dalam lembar persetujuan, Anda dapat memasukkan informasi tambahan dengan meletakkannya di depan bagian "Persetujuan":

Waktu persetujuan rancangan kontrak oleh masing-masing spesialis harus ditentukan dalam undang-undang peraturan lokal, ini mungkin Peraturan tentang pekerjaan kontrak. Di mana tanggung jawab untuk memenuhi persyaratan persetujuan dipercayakan kepada spesialis yang melakukan pengesahan, dan kontrol atas kepatuhan tenggat waktu ditugaskan kepada kepala pekerjaan kantor (kepala departemen kontrak).

Jika ada komentar untuk orang yang melihat untuk draft perjanjian itu ditransfer oleh karyawan pekerjaan kantor (departemen kontrak) ke kontraktor untuk menghilangkan komentar, dan kemudian dikirim kembali untuk disetujui. Jika ketidaksepakatan berlanjut, maka eksekutif yang bertanggung jawab memulai pertemuan dengan partisipasi kepala departemen yang berkepentingan. Rapat tersebut direkam, dan berdasarkan hasil-hasilnya, direktur organisasi membuat keputusan tentang layak atau tidaknya untuk membuat kesepakatan.

Saat mengatur proses negosiasi kontrak, satu nuansa harus diperhitungkan. Dalam dokumen peraturan lokal, sebagai suatu peraturan, posisi spesialis yang memiliki hak untuk mendukung kontrak tanpa menyebutkan namanya dicatat. Ini disarankan karena dalam hal pemecatan atau pemindahan orang yang menyetujui, tidak ada perubahan yang diperlukan untuk tindakan pengaturan lokal.

Namun, dengan tidak adanya karyawan (saat dikirim dalam perjalanan bisnis, sedang cuti sakit), yang berhak pengesahan kontrak, tidak selalu menunjuk spesialis penjabat dari spesialis yang disebutkan di atas. Oleh karena itu, untuk melakukan proses negosiasi kontrak yang berkelanjutan, perintah organisasi dapat memberikan hak untuk mengesahkan rancangan kontrak. karyawan tertentu sebagai tambahan. Urutan sampel diberikan dalam Contoh 5.

Penutupan kontrak
(ditandatangani dan disertifikasi oleh meterai)

Draf perjanjian, yang disetujui oleh semua spesialis, disiapkan oleh layanan manajemen kantor (atau karyawan departemen kontrak) untuk ditandatangani.

Ada kasus ketika salah satu pihak, setelah menerima perjanjian yang ditandatangani dan dimeteraikan oleh pihak lain, mengganti sebagian halaman, melanggar kesepakatan yang telah dicapai sebelumnya. Untuk menghindari terjadinya situasi seperti itu, dalam praktik kerja kontrak, ada beberapa cara:

pengesahan (inisiasi) dari setiap halaman perjanjian oleh orang-orang yang menandatanganinya. Mungkin pengesahan teks perjanjian kepala salah satu divisi struktural, yang telah diberikan hak seperti itu, yang harus diabadikan sesuai dengan tindakan normatif lokal organisasi, misalnya, kepala layanan hukum. Dalam hal ini, inisiasi dapat dilakukan dengan menggunakan stempel khusus, yang menunjukkan:
- Nama organisasi,
- jumlah lembar perjanjian dari jumlah lembar, misalnya "Lembar No. 1 dari 5 lembar",
- tanda tangan manajer terkait;
menjahit lembaran-lembaran perjanjian yang menunjukkan jumlah yang dijahit, lembaran-lembaran bernomor dan membubuhkan informasi ini dengan stempel dan tanda tangan para pihak. Biasanya, prasasti terlihat seperti yang ditunjukkan pada Contoh 6. Anda harus memberi perhatian khusus untuk membubuhkan segel saat mengesahkan dokumen. Ia harus menangkap sebagian nama jabatan orang yang menandatangani surat itu, dan sebagian lembar yang di atasnya tertulis "Dijahit, diberi nomor, disegel dengan ___ lembar". Susunan segel inilah yang membantu menghindari pemalsuan dokumen.

Hak untuk menandatangani kontrak memiliki:

orang yang memegang posisi yang relevan, sesuai dengan dokumen konstituen organisasi,
orang yang telah menerima surat kuasa.

Harus diingat bahwa bahkan ketikakontrak ditandatangani bukan perwakilan, sebuah orang pertama dari perusahaan - mungkin tidak selalu memiliki wewenang untuk menyelesaikan transaksi.

Misalnya, keputusan untuk menyelesaikan transaksi besar, yang subjeknya adalah milik perusahaan saham gabungan, yang nilainya lebih dari 50% dari nilai buku aset perusahaan pada tanggal keputusan untuk menyimpulkan transaksi, harus disetujui oleh rapat umum pemegang saham (Pasal 79 Undang-Undang Federal 26 Desember 1995 No. 208-FZ "Pada Perusahaan Saham Gabungan").

Prosedur serupa telah diperkenalkan untuk kepala perusahaan kesatuan. Sesuai dengan Pasal 23 Undang-Undang Federal 14.11.2002 No. 161-FZ "Tentang Perusahaan Kesatuan Negara dan Kota", kepala perusahaan kesatuan dibatasi dalam ukuran transaksi. Dengan demikian, transaksi untuk pemindahtanganan properti tidak boleh melebihi 10% dari dana resmi atau 50 ribu upah minimum yang ditetapkan oleh hukum (saat ini adalah 5.000.000 rubel). Untuk penyelesaian transaksi yang lebih besar, persetujuan dari pemilik harus diperoleh.

Pembatasan serupa juga diatur oleh Art. 46 Undang-Undang Federal 08.02.1998 No. 14-FZ "Tentang Perseroan Terbatas".

Selain itu, pembatasan tambahan pada kekuasaan orang pertama perusahaan dapat dimuat dalam dokumen konstituen perusahaan. Jika pembatasan seperti itu ada, perlu dipastikan bahwa keputusan untuk membuat kontrak disetujui oleh orang yang tepat. Jika tidak, kontrak dapat dibatalkan berdasarkan Art. 174 dari Kode Sipil Federasi Rusia.

Jika kontrak ditandatangani oleh seseorang berdasarkan surat kuasa, perlu memperhatikan jenisnya. Bergantung pada isi kekuasaan yang ditentukan dalam dokumen, apa yang disebut:

umum surat kuasa (diterbitkan untuk perwakilan untuk melakukan berbagai macam transaksi atas nama yang diwakili),
surat kuasa khusus (dikeluarkan untuk penyelesaian transaksi (perjanjian) serupa, misalnya, hanya perjanjian jual beli) dan
surat kuasa satu kali (dikeluarkan untuk menandatangani kontrak tertentu, sedangkan surat kuasa harus menunjukkan nomor dan tanggal kontrak, nama pihak lawan dengan siapa kontrak ini harus dibuat, secara singkat subjek kontrak, sebagai serta jumlah kontrak yang dibuat).

Mengapa Anda perlu mengetahui perbedaan ini? Fakta bahwa orang yang menandatangani perjanjian memiliki surat kuasa tidak berarti bahwa orang tersebut memiliki wewenang untuk membuat perjanjian ini. Bayangkan situasi tertentu (lihat Contoh 7 dan 8). Dalam kedua kasus, transaksi akan menjadi tidak valid.

Juga harus diingat bahwa surat kuasa dikeluarkan untuk jangka waktu tertentu, yang didirikan atas kebijaksanaan orang yang mengeluarkannya, tetapi tidak dapat melebihi 3 tahun (Pasal 186 KUH Perdata Federasi Rusia). Jika masa berlakunya tidak ditentukan dalam surat kuasa, itu tetap berlaku selama satu tahun sejak tanggal dikeluarkannya. Surat kuasa yang tidak mencantumkan tanggal dikeluarkannya adalah batal. Dokumen ini harus ditandatangani oleh kepala organisasi, atau oleh orang yang telah diberikan hak untuk menandatangani surat kuasa. Surat kuasa yang dikeluarkan dengan cara pemindahtanganan hanya berlaku dalam hal notaris sesuai dengan ayat 3 Seni. 187 KUH Perdata Federasi Rusia (dengan pengecualian kasus-kasus tertentu), masa berlaku surat kuasa semacam itu tidak dapat melebihi masa berlaku surat kuasa yang menjadi dasar surat itu dikeluarkan.

Contoh pelaksanaan surat kuasa khusus ditunjukkan pada Contoh 9. Perlu diperhatikan bahwa cap segel harus memuat sebagian dari judul orang yang menandatangani surat kuasa. Selain itu, kami akan memberikan contoh mengeluarkan perintah untuk mencabut surat kuasa untuk alasan umum seperti pemecatan karyawan (lihat Contoh 10).

Dalam pekerjaan kantor (departemen kontrak) harus salinan (atau asli) surat kuasa yang disimpan untuk hak menandatangani kontrak. Untuk sistematisasi informasi dengan surat kuasa a Daftar surat kuasa untuk hak menandatangani kontrak dibuat (lihat Contoh 11). Salinan surat kuasa harus diberikan kepada kepala departemen yang menyiapkan rancangan kontrak. Berdasarkan surat kuasa yang dikeluarkan, Daftar contoh tanda tangan orang yang berhak menandatangani kontrak disusun (lihat Contoh 12).

Kami mempersembahkan kepada Anda matriks proses negosiasi dan penandatanganan kontrak (lihat contoh 13 untuk contoh).

Legenda: P - tanda; MP - dapat menandatangani; B - mendukung. Berikan perhatian khusus pada simbol untuk MT - bisa masuk. Dari sudut pandang hukum, beberapa orang dapat memiliki hak untuk menandatangani perjanjian yang sama sekaligus (pertama-tama, ini adalah orang pertama dari organisasi, serta orang lain yang memiliki surat kuasa yang sesuai). Namun, menurut prosedur yang ditetapkan dalam organisasi, perjanjian yang homogen hanya dapat ditandatangani oleh satu orang, sementara orang lain mendapat kesempatan untuk menggunakan kekuasaan mereka hanya jika dia tidak ada (sakit, sedang dalam perjalanan bisnis, dll.) .

Jika perusahaan memiliki praktik pengiriman surat pengantar beserta kontrak, fungsi persiapannya dapat dilimpahkan ke kantor (departemen kontrak). Surat diserahkan untuk ditandatangani oleh kepala bersama-sama dengan draft perjanjian.

Semua kontrak yang ditandatangani oleh orang pertama organisasi atau orang yang diberi wewenang olehnya berdasarkan surat kuasa disertifikasi oleh stempel organisasi. Segel itu diletakkan pada kontrak ketika:

adanya tanda tangan;
ketersediaan visa orang yang diperlukan;
jika tanda tangan pada perjanjian itu sama dengan contoh tanda tangan dari yang berwenang dalam Daftar Contoh Tanda Tangan.

Pendaftaran kontrak

Semua kontrak yang ditandatangani oleh kepala perusahaan (orang yang berwenang) ditransfer ke layanan manajemen kantor (departemen kontrak) untuk pendaftaran dengan penugasan nomor yang sesuai dengan kontrak.

Setiap pihak dalam kontrak harus, setelah menandatangani, memberinya nomor seri dan memastikan pendaftaran internalnya. Oleh karena itu, nomor kontrak biasanya kompleks, terdiri dari jumlah rekanan yang terpisah, yang ditulis melalui pecahan, yang tidak selalu nyaman (lihat Contoh 14).

Dalam praktiknya, cara lain dimungkinkan. menetapkan nomor untuk kontrak: jika organisasi menerima kontrak yang sudah memberikan nomor kepada satu pihak, kemudian pihak kedua, setelah melakukan pendaftaran internal, menunjukkan nomor pendaftarannya di belakang halaman terakhir dokumen. Dalam hal ini, stempel khusus digunakan, yang menunjukkan nama organisasi, nomor pendaftaran kontrak, dan tanggal (lihat Contoh 15). Dalam hal ini, nomor kontrak akan dianggap sebagai nomor yang diberikan oleh pihak lawan (lihat kontrak No. AB104 dengan Leos LLC dalam Contoh 16).

Ketika kontrak dimasukkan ke dalam organisasi tanpa nomor, itu diberikan nomor yang bertepatan dengan nomor pendaftaran, kemudian diletakkan di halaman pertama dokumen (lihat kontrak dengan MOR CJSC No. 116/10/06 di Contoh 16).

Untuk perusahaan besar, struktur berikut dapat direkomendasikan: nomor pendaftaran kontrak: nomor urut pendaftaran di dinas pekerjaan kantor, nomor unit struktural sesuai dengan klasifikasi yang disetujui dalam organisasi atau surat penunjukan unit struktural, tahun berakhirnya kontrak. Contoh : 108/07/06 atau 199-KS/06, dimana KS adalah surat penunjukan suatu jasa niaga.

Pendaftaran kontrak dilakukan dalam jurnal khusus, yang biasanya disimpan dalam bentuk elektronik. Kami merekomendasikan struktur kolom berikut dari Jurnal pendaftaran kontrak:

nomor pendaftaran;
nomor tambahan (nomor pihak lawan);
tanggal perjanjian;
nama pihak lawan;
subjek kontrak;
keabsahan;
unit penanggung jawab (pelaksana yang bertanggung jawab);
harga kontrak;
ketersediaan aplikasi;
yang menandatangani kontrak.

Jika organisasi menggunakan penomoran kontrak melalui pecahan, maka alih-alih dua kolom "nomor pendaftaran" dan "nomor tambahan (nomor rekanan)", satu dimasukkan - "nomor kontrak".

Dalam sejumlah kasus, ditentukan oleh hukum, kontrak memerlukan pendaftaran negara. Misalnya:

perjanjian sewa untuk bangunan atau struktur, yang dibuat untuk jangka waktu setidaknya satu tahun, tunduk pada pendaftaran negara dan dianggap selesai sejak pendaftaran tersebut;
perjanjian lisensi (pendaftaran dan pendaftaran ulang nama perusahaan, merek dagang, merek layanan, pengalihan hak klaim atas merek dagang) mulai berlaku hanya setelah pendaftaran mereka dengan Rospatent;
transaksi dengan tanah dan real estat lainnya tunduk pada pendaftaran negara sesuai dengan Art. 164 dari Kode Sipil Federasi Rusia.

Transfer kontrak yang ditandatangani ke rekanan

Kontrak yang ditandatangani atas nama organisasi Anda ditransfer ke pelaksana yang bertanggung jawab dengan tanda tangan di lembar persetujuan (lihat Contoh 3 di bagian pertama artikel di halaman 35 majalah edisi Maret 2006) untuk ditransfer ke rekanan. Di organisasi kami, tanggung jawab untuk pengiriman kontrak ke pihak lawan berada di tangan kontraktor berdasarkan kontrak. Sebagai aturan, di perusahaan besar, pengiriman dokumen dipercayakan ke lembaga pendidikan prasekolah, yang harus menyimpan Daftar dokumen yang dikirim.

Kontrak dapat dikirim melalui surat tercatat dengan tanda terima. Itu dapat ditransfer dengan tanda tangan kepada pejabat resmi dari organisasi rekanan atau dengan cara lain yang memungkinkan Anda untuk secara andal mengkonfirmasi fakta penerimaan kontrak.

Saat mengirim dokumen penting melalui pos, Anda harus melakukannya dengan surat resmi dengan tanda terima. Melacak pengembalian pemberitahuan akan memungkinkan Anda untuk memantau kemajuan pengiriman kontrak ke mitra. Dalam beberapa kasus, mengirim dokumen dengan daftar lampiran (dalam bentuk surat berharga dan parsel pos) adalah tepat.

Sayangnya, saat dikirim melalui pos, dokumen bisa hilang, rusak, atau terlambat dikirim. Dalam semua kasus ini, sesuai dengan Aturan untuk penyediaan layanan pos (disetujui oleh keputusan Pemerintah Federasi Rusia 15 April 2005 No. 221), Anda dapat menghubungi kantor pos dengan klaim. Apalagi, baik kepada operator pos yang menerima kiriman, maupun kepada operator pos di tempat tujuan kiriman pos. Tukang pos wajib menerima klaim Anda untuk dipertimbangkan dalam waktu 6 bulan sejak tanggal pengiriman dokumen yang Anda cari atau rusak oleh mereka.

Klaim dibuat secara tertulis. Salinan semua dokumen yang terkait dengan masalah yang sedang dipertimbangkan dilampirkan padanya. Pertama-tama, ini adalah tanda terima pengiriman dan inventaris lampiran (jika kita berbicara tentang barang berharga). Salinan kontrak untuk penyediaan layanan pos dilampirkan hanya jika itu telah diselesaikan. Jika esensi klaim menyangkut keterlambatan pengiriman barang sederhana, maka perlu untuk menunjukkan cangkangnya dengan tanggal penerimaan dan penerimaan barang pos yang ditunjukkan di atasnya.

Persyaratan untuk pertimbangan klaim tergantung pada geografi pergerakan kiriman pos yang bermasalah. Anda harus diberi jawaban tentang pengiriman dalam satu wilayah dalam waktu 5 hari. Untuk semua pengiriman dan transfer lainnya - dalam 2 bulan.

Penerbitan asli dan salinan kontrak

Penerbitan asli dan salinan kontrak dilakukan oleh pegawai kantoran (departemen kontrak) atas dasar permintaan tertulis. Di perusahaan kami, ini didokumentasikan dalam sebuah memo. Itu harus menunjukkan alasan untuk perlunya memperoleh dokumen, kepada siapa (nama lengkap, O., posisi) dan untuk berapa lama dikeluarkan. Untuk contoh memo dinas, lihat Contoh 17 dan 18. Untuk cara pengisian jurnal khusus, yang mencatat fakta pengeluaran dan pengembalian dokumen, lihat Contoh 19.

Pada masalah asli kontrak Karyawan pekerjaan kantor (departemen kontrak), menurut prosedur yang ditetapkan di perusahaan kami, wajib membuat fotokopi kontrak dan memasukkannya ke dalam kasing.

Untuk menjaga ketertiban dan menghindari hilangnya dokumen penting, Anda dapat melakukan prosedur berikut secara berkala. Pekerjaan kantor (departemen kontrak) membuat laporan pergerakan kontrak pada akhir bulan. Atas dasar itu, nota dinas dikirim ke semua kepala divisi struktural dengan daftar kontrak yang harus dikembalikan (lihat Contoh 20).

Akuntansi untuk dokumen rekanan

Dokumen peraturan internal harus menetapkan daftar pendaftaran dan dokumen konstituen yang harus diminta dari pihak lawan sebelum melakukan transaksi dengannya. Komposisi dokumen tergantung pada siapa organisasi Anda berurusan - apakah itu individu atau badan hukum, penduduk atau bukan penduduk Federasi Rusia (kami membahas masalah ini secara lebih rinci di bagian pertama artikel yang diterbitkan di edisi jurnal sebelumnya).

Semua dokumen yang diperlukan tentang rekanan disediakan oleh pelaksana yang bertanggung jawab, bersama dengan kontrak, ke pekerjaan kantor (departemen kontrak), di mana mereka akan disimpan. Dokumen-dokumen rekanan dibentuk menjadi kasus-kasus sesuai dengan sistem pengarsipan dalam urutan abjad dengan buku referensi umum, yang disimpan, sebagai suatu peraturan, dalam bentuk elektronik (berisi nomor kasus di mana dokumen-dokumen rekanan disimpan) . Setiap mitra bisnis dapat diberi kode.

Saat menyelesaikan beberapa kontrak dengan rekanan yang sama, pengiriman ulang dokumen tidak diperlukan. Setelah menerima setiap kontrak baru, dokumen diperiksa untuk:

hak untuk menandatangani kontrak, masa jabatan kepala perusahaan;
masa berlaku lisensi, surat kuasa;
alamat pendaftaran;
kepatuhan subjek perjanjian dengan arah kegiatan pihak lawan sesuai dengan piagam.

Jika diperlukan, dokumen tambahan dapat diminta dari pihak lawan.

Penyimpanan kontrak

Kontrak yang ditandatangani oleh orang yang berwenang dari organisasi ditransfer oleh karyawan kantor (departemen kontrak) ke pelaksana yang bertanggung jawab, dan kontrak yang ditandatangani oleh semua pihak (sebagai aturan, ini adalah transaksi bilateral) tetap di kantor untuk penyimpanan operasional .

Semua kontrak dibentuk menjadi kasus sesuai dengan nomenklatur kasus pekerjaan kantor (departemen kontrak), yang merupakan bagian dari nomenklatur Konsolidasi urusan perusahaan. Saat menyusun nomenklatur, sangat penting untuk memilih skema klasifikasi untuk konstruksinya.

Syarat utama adalah bahwa judul kasus harus jelas dan dalam bentuk umum mencerminkan isi utama dan komposisi dokumen kompleks, karena dengan judul itulah dokumen-dokumen yang diperlukan digeledah. Judul kasing dapat ditentukan dalam proses pembentukan dan pemrosesan kasing, namun, dalam hal apa pun, saat menyusunnya, Anda harus mematuhi aturan yang ditetapkan.

Elemen wajib dari header kasus adalah:

nama jenis kompleks (kasus, korespondensi) atau nama jenis dokumen (protokol, kontrak, dll.);
kemudian ikuti data klarifikasi yang susunan dan urutan lokasinya ditentukan oleh sifat dokumen perkara:
nama penulis dokumen (nama organisasi atau unit struktural);
penerima atau koresponden (nama organisasi tempat dokumen dikirim atau dari siapa dokumen itu diterima);
ringkasan umum dari dokumen kasus;
indikasi lokasi organisasi terkait (wilayah, lokalitas);
tanggal di mana dokumen-dokumen kasus terkait;
indikasi keaslian atau nomor salinan dari dokumen yang terdapat dalam kasus tersebut.

Dalam beberapa kasus, dimungkinkan untuk membentuk kasus berdasarkan objek. Jadi, dalam satu kasus, kesepakatan akan terbentuk, disimpulkan dengan organisasi tertentu, yang akan bertindak sebagai objek tertentu.

Oleh karena itu, ketika mengembangkan nomenklatur kasus, pertama-tama perlu dikembangkan prinsip klasifikasi kontrak di perusahaan sedemikian rupa sehingga memberikan pencarian kontrak secepat mungkin, memungkinkan Anda untuk mendistribusikan dokumen dan formulir secara wajar. Memang, seringkali kontrak diselesaikan bukan untuk satu tahun, tetapi dengan kemungkinan perpanjangan berikutnya. Oleh karena itu, biasanya di kantor (departemen kontrak) sejumlah besar kontrak yang valid menyimpulkan beberapa tahun lalu dapat disimpan.

Periode penyimpanan untuk dokumen ditetapkan sesuai dengan "Daftar dokumen manajemen standar yang dihasilkan dalam kegiatan organisasi, yang menunjukkan periode penyimpanan" (M., 2000), dengan daftar dokumen departemen dan dokumen peraturan lainnya. Dalam hal ini, kontrak dengan jangka waktu penyimpanan permanen harus dibedakan secara terpisah, misalnya:

perjanjian hadiah;
perjanjian jual beli tanah kavling, gedung, bangunan;
perjanjian pinjaman dan investasi jangka panjang;
kontrak untuk hak kepemilikan, kepemilikan, penggunaan, pelepasan properti (periode penyimpanan permanen untuk semua kontrak grup ini ditetapkan oleh Pasal 57, pada saat yang sama untuk kontrak individu grup ini, Daftar menetapkan pengecualian - periode penyimpanan yang lebih pendek , misalnya, Pasal 28 mewajibkan perjanjian jual beli toko - penjualan saham oleh pemegang saham hanya 5 tahun setelah berakhirnya masa berlakunya);
perjanjian pendaftaran dan pendaftaran ulang nama perusahaan, merek dagang, merek layanan;
perjanjian sewa tempat;
perjanjian privatisasi;
kesepakatan tentang hubungan ekonomi, ilmu pengetahuan dan budaya;
kontrak untuk penyediaan bahan (raw material), produk, peralatan untuk kebutuhan pemerintah.

Perlu dicatat bahwa selama penyimpanan dan pembentukan kasus, setiap kontrak harus dilengkapi tidak hanya dengan perjanjian tambahan tentang perubahan dan penambahannya, tetapi juga, jika ini ditentukan oleh persyaratan kontrak, surat tentang perubahan rincian kontrak. pihak, serta surat pemutusan kontrak secara sepihak. Surat-surat yang diterima dari pihak lawan tersebut harus didaftarkan. Surat yang dikirim oleh organisasi Anda kepada pihak lawan juga harus didaftarkan dan memiliki tanda terima oleh orang yang berwenang dari pihak lawan transaksi. Selain setiap kontrak, lembar persetujuan dengan visa spesialis dapat ditambahkan.

Mari kita beri contoh penggalan nomenklatur kasus layanan pekerjaan kantor, yang terkait langsung dengan pekerjaan kontrak:

1 Lihat Undang-Undang Federal No. 115-FZ 07.08.2001 “Tentang Menangkal Legalisasi (Pencucian) Pendapatan yang Diperoleh Secara Pidana dan Pendanaan Terorisme”.

Jenis kontrak yang sering digunakan termasuk kontrak untuk penyediaan layanan dengan biaya tertentu, yang akan kita bahas kali ini. Seperti pada artikel sebelumnya, saat membuat rekomendasi, kami akan menggunakan algoritme yang ditawarkan oleh program yang diwakili oleh sistem hukum.

1. Pembukaan perjanjian

Dalam pembukaan akad disebutkan nama para pihak dalam akad, disebutkan siapa sebenarnya pelanggan, dan siapa pelaksana, orang-orang mana yang bertindak atas nama mereka. Orang-orang yang berwenang dapat berupa direktur umum organisasi, atau orang yang atas namanya surat kuasa telah dikeluarkan. Para pihak harus mengikuti tindakan pencegahan standar - periksa bahwa kekuasaan proxy belum kedaluwarsa, dan direkturnya aktif. Ini ditegaskan dengan salinan surat kuasa yang dilegalisir di kantor perwakilan atau kutipan baru dari Daftar Badan Hukum Negara Bersatu ketika Direktur Jenderal menandatangani kontrak. Jika biaya kontrak signifikan untuk salah satu pihak (situasi yang sangat jarang terjadi dalam praktiknya), disarankan untuk membiasakan diri dengan neraca pihak lawan: transaksinya mungkin besar (menurut undang-undang tentang perusahaan saham gabungan atau perseroan terbatas) dan karenanya memerlukan persetujuan tambahan. Namun, penulis artikel selama hampir sepuluh tahun praktek tidak pernah menemukan kasus ketika kontrak penyediaan layanan untuk kompensasi adalah transaksi besar bagi salah satu pihak. Jika persetujuan tambahan diperlukan untuk salah satu pihak, ketersediaan dan rinciannya harus ditunjukkan dalam pembukaan.

2. Subyek kontrak

Subjek kontrak untuk penyediaan layanan untuk kompensasi adalah tindakan khusus yang dilakukan oleh pelaku untuk kepentingan pelanggan. Tindakan ini dapat dijelaskan dalam kontrak baik dengan menunjukkan jenis kegiatan pelaku, dan dengan menjelaskan daftar tindakan pelaku. Kombinasi kedua metode juga diperbolehkan. Namun, dalam semua kasus, perlu untuk mencatat volume layanan tertentu yang dilakukan oleh pelaku. Tanpa spesifikasi seperti itu, kontrak dapat dianggap tidak selesai. Jika layanan ditujukan untuk objek material apa pun, maka itu harus ditentukan dalam kontrak sebanyak mungkin. Selain itu, perlu untuk menunjukkan di tempat mana layanan diberikan - di lokasi kontraktor, pelanggan, atau lainnya.

3. Ketentuan pemberian layanan, kualitas layanan

Kontrak harus menunjukkan dalam jangka waktu berapa kontraktor berkewajiban untuk memberikan layanan. Prosedur untuk menentukan jangka waktu tersebut sesuai dengan norma-norma umum hukum perdata, namun, perlu untuk menghubungkan persyaratan dengan volume layanan tertentu sehingga jelas jelas apakah kontraktor harus memberikan layanan selama seluruh masa kontrak, atau hanya dalam satu periode waktu. Jika layanan diberikan dalam beberapa tahap, semua tahap ini harus ditetapkan dalam kontrak. Selain waktu, persyaratan untuk kualitas layanan juga harus ditentukan. Sebagai aturan, para pihak menunjukkan persyaratan peraturan mana yang dipenuhi oleh layanan yang disediakan. Jika layanan bersifat "penulis" (misalnya, pelatihan menurut metodologi penulis), referensi yang sesuai dibuat dalam kontrak. Selain itu, harus dicerminkan apakah tenggat waktu untuk penghapusan secara cuma-cuma dari kekurangan layanan yang diberikan ditetapkan untuk kontraktor, serta apakah diperbolehkan bagi pelanggan untuk menghilangkan kekurangan layanan dengan biayanya sendiri, dan selanjutnya permintaan dari kontraktor untuk mengganti biaya yang sesuai.

4. Prosedur penyediaan layanan

Tanpa gagal, kontrak harus menentukan prosedur penyediaan layanan, yaitu:

Metode pemberian layanan: apakah kontraktor memilih teknologi untuk memberikan layanan secara independen atau harus mengoordinasikannya dengan pelanggan, dan apakah mode pemberian layanan ditentukan;
Pihak mana yang menyediakan bahan dan peralatan yang diperlukan untuk penyediaan layanan;
Apakah kontraktor berhak untuk melibatkan pihak ketiga untuk penyediaan jasa;
Apakah perlu untuk membuat tindakan tentang penyediaan layanan (dalam banyak kasus, ini disarankan untuk kontraktor sebagai konfirmasi fakta kinerja yang tepat dari kontrak), serta persyaratan untuk isi tindakan tersebut dan konsekuensi dari menghindari penandatanganan (sebagai aturan, menyusun tindakan secara sepihak).

5. Harga layanan, pembayaran untuk layanan

Tentu saja, kontrak juga menentukan harga layanan. Saat menentukan harga, para pihak harus menyediakan:

Sejumlah uang yang pasti atau tautan ke tarif kontraktor dengan perbandingan berikutnya untuk volume layanan tertentu yang diberikan;
Mata uang perjanjian (rubel, mata uang asing), keberadaan PPN;
Apakah harga bersifat pasti atau perkiraan, serta adanya perkiraan untuk kontrak;
Termasuk dalam harga adalah biaya yang ditanggung oleh pelaku atau tidak. Dalam kasus terakhir, urutan kompensasi mereka oleh pelanggan harus diberikan.
Urutan pembayaran oleh pelanggan. Seperti halnya kontrak sipil, berbagai variasi diperbolehkan di sini. Para pihak dapat menyediakan pembayaran sebagian atau penuh dalam bentuk non-tunai, demikian pula, kombinasi pembayaran apa pun dimungkinkan - pembayaran di muka penuh, penangguhan penuh, atau kombinasi dari dua opsi pertama, tergantung pada sejumlah keadaan. Pada saat yang sama, dalam hal pembayaran melalui transfer bank, harus ditunjukkan bahwa kewajiban pembayaran pelanggan dianggap terpenuhi sejak dana diterima di rekening koresponden bank pelaksana, dan bukan rekeningnya saat ini. Jika tidak, kebangkrutan bank yang tiba-tiba akan menjadi masalah pelanggan yang mentransfer uang "beku".

6. Tanggung jawab para pihak

Untuk menjamin kepentingan kedua belah pihak, perjanjian harus memberikan sanksi atas keterlambatan pelaksanaan kewajiban mereka. Pelanggaran utama yang mungkin terjadi dalam kontrak adalah keterlambatan kinerja oleh kontraktor dan keterlambatan pembayaran oleh pelanggan. Biasanya, kewajiban dalam kasus ini adalah kelipatan dari jumlah pembayaran atau biaya layanan yang tidak diberikan dan berkisar antara 0,1 hingga 0,5% dari jumlah yang sesuai untuk hari keterlambatan. Disarankan untuk menetapkan tanggung jawab yang lebih besar bagi pihak tersebut, yang kinerjanya terjadi kemudian, misalnya, untuk pelanggan yang diberikan layanan yang belum dibayar. Bergantung pada hubungan antara para pihak, dimungkinkan untuk menetapkan batas atas hukuman dalam istilah moneter, dan untuk menetapkan bahwa, mulai dari periode penundaan tertentu, jumlah hukuman meningkat. Lebih baik untuk menunjukkan dalam kontrak bahwa kewajiban untuk membayar denda hanya muncul jika ada permintaan dari pihak lain. Ini akan membantu jika, karena alasan tertentu, pihak yang tidak bersalah menolak untuk menagih bunga penalti.

7. Modifikasi dan pemutusan kontrak

Pada bagian ini, para pihak menyediakan prosedur untuk kemungkinan perubahan dalam hubungan. Perlu dicatat bahwa kontrak untuk penyediaan layanan untuk kompensasi berbeda dari sebagian besar sisanya karena undang-undang memberi para pihak hak imperatif untuk menolak melakukan kontrak dan ini akan menyebabkan pemutusan kontrak. Namun, harus diingat bahwa konsekuensi dari penolakan semacam itu mungkin berbeda. Pelanggan hanya perlu mengganti kontraktor untuk biaya aktual yang dikeluarkan olehnya. Sedangkan kontraktor membayar pelanggan atas semua kerugian yang terjadi. Para pihak, tentu saja, dapat menunjukkan dalam perjanjian persyaratan pemutusan lainnya, namun, jika terjadi perselisihan, kondisi seperti itu akan dibatalkan. Undang-undang memungkinkan untuk memberikan kemungkinan amandemen kontrak sepihak jika ada kondisi yang disepakati oleh para pihak. Dalam praktiknya, ini biasanya mengacu pada perubahan kondisi penyediaan layanan di pihak kontraktor ketika menyangkut organisasi besar (misalnya, mengubah jam kerja). Dalam hal pelanggan menyetujui kondisi seperti itu, perlu untuk menentukan sebanyak mungkin kondisi yang memberikan hak untuk mengubah kontrak sehingga tidak ambigu dan dapat diverifikasi.

8. Penyelesaian Sengketa

Para pihak dalam kontrak untuk penyediaan layanan kompensasi tidak dibatasi oleh undang-undang dalam menetapkan prosedur untuk menyelesaikan perselisihan. Dalam hal ini, bagian ini mendefinisikan:

Apakah wajib untuk mematuhi prosedur pengaduan sebelum pergi ke pengadilan dan jangka waktu untuk mematuhi prosedur ini? Dalam praktiknya, berdasarkan fakta bahwa kontrak untuk penyediaan layanan dengan biaya tidak mendasar bagi para pihak, para pihak tidak menetapkan prosedur klaim wajib.
Pengadilan mempertimbangkan kemungkinan perselisihan antara para pihak. Sulit untuk menentukan sisi "kuat" dari kontrak dalam kontrak untuk penyediaan layanan untuk kompensasi, oleh karena itu, biasanya pengadilan dibiarkan di dalamnya, disediakan oleh aturan umum undang-undang acara, di lokasi terdakwa .

9. Ketentuan akhir

Klausa terakhir harus menunjukkan:

Apakah para pihak menentukan durasi kontrak itu sendiri (ini penting jika kita berbicara tentang kontrak kerangka kerja), dan jika demikian, apa periode ini (periode waktu atau tanggal kalender ditunjukkan);
Apakah persyaratan kontrak berlaku untuk hubungan yang muncul sebelum kesimpulannya;
Bagaimana para pihak saling mengirim pesan yang signifikan secara hukum (misalnya, klaim atau pesan tentang perubahan alamat), serta saat mulai berlakunya (sebagai aturan, saat penerimaan oleh pihak lain). Untuk pesan yang sangat penting (misalnya, tentang pemutusan perjanjian oleh salah satu pihak), masuk akal untuk menetapkan prosedur tambahan yang rumit untuk mengirim atau mulai berlaku.

Anda bisa mendapatkan kontrak yang dibuat sepenuhnya, mirip dengan langkah-langkah di atas, menggunakan program Consultant Plus

Untuk membentuk konsep kontrak yang benar untuk penyediaan layanan berdasarkan penggantian, perlu untuk menentukan jenis hubungan hukum perdata yang diatur oleh dokumen ini. Jenis kontrak ini dapat dikaitkan dengan bidang hubungan hukum perdata jika salah satu pihak menyediakan jenis layanan berikut:

- pelayanan medis;
- jasa audit dan akuntansi;
- layanan informasi dan konsultasi dan layanan pengacara;
- layanan pelatihan;
- layanan konsultasi dan perjalanan.

Menurut KUHPerdata, perjanjian untuk penyediaan layanan dengan dasar penggantian dapat dibuat oleh dua pihak, salah satunya adalah "Pelanggan", dan yang lain "Pelaksana". Menurut kontrak, kontraktor berkewajiban untuk melakukan tindakan tertentu, dan pelanggan berkewajiban untuk membayar layanan ini. Poin-poin ini harus tercermin dalam kontrak yang dibuat oleh para pihak.

Untuk menyimpulkan kontrak untuk penyediaan layanan dengan benar, frasa umum tidak boleh digunakan dalam dokumen. Untuk menghindari perselisihan dalam kontrak, perlu untuk menentukan daftar tindakan spesifik yang harus dilakukan kontraktor. Sebagai subjek untuk menyimpulkan kontrak untuk penyediaan layanan berbayar, tindakan atau kegiatan tertentu yang harus dilakukan oleh pelaku adalah. Tidak ada hasil material setelah tindakan pelaku, oleh karena itu pelanggan berkewajiban untuk membayar layanan.

Perlu dicatat bahwa kontrak untuk penyediaan layanan berbayar dapat diakui sebagai tidak selesai jika tidak mungkin untuk mengidentifikasi subjek kontrak. Agar kontrak dapat diselesaikan dengan benar dan memiliki kekuatan hukum, perlu untuk secara jelas menguraikan subjek kontrak dan waktu yang tepat untuk pemenuhan kewajiban. Secara terpisah, harus dikatakan tentang subjek kontrak: harus sedekat mungkin dengan layanan yang diberikan oleh kontraktor. Waktu pemenuhan kewajiban dibahas oleh para pihak secara terpisah dan dituangkan dalam kontrak. Dengan tidak adanya klausul ini dalam kontrak untuk penyediaan layanan untuk biaya, dokumen dapat dibatalkan, karena tidak ada tenggat waktu untuk pemenuhan kewajiban setelah kesimpulan dari perjanjian jenis ini dalam KUH Perdata.

Dalam kontrak untuk penyediaan layanan dengan dasar yang dapat diganti, perlu untuk mencerminkan kondisi penting dan tambahan. Jadi, kondisi tambahan berikut dapat dimasukkan dalam perjanjian:
- kinerja pribadi dari layanan dan biaya spesifiknya;
- parameter kualitas layanan yang diberikan dan kondisi penerimaan;
- daftar keadaan force majeure dan prosedur untuk menyelesaikan masalah kontroversial.

Jika kontrak tidak menunjukkan pihak yang berkewajiban untuk memberikan layanan, maka layanan tersebut diberikan oleh kontraktor secara pribadi. Jika harga layanan tidak disebutkan dalam kontrak, maka itu harus ditunjukkan dalam lampiran kontrak untuk penyediaan layanan berbayar. Karena kenyataan bahwa kontraktor menyediakan layanan tertentu dan melakukan tindakan tertentu, parameter kualitas layanan harus tercermin dalam kontrak.
Penerimaan layanan atas dasar penggantian harus dilakukan dalam kerangka waktu dan dalam urutan yang ditentukan dalam dokumen. Setelah penerimaan layanan, pelanggan wajib membuat sertifikat penerimaan, membayar layanan kontraktor. Setelah penerimaan layanan, situasi konflik tidak boleh muncul di antara para pihak, karena layanan kontraktor dianggap telah diberikan dan dibayar.

Untuk menghindari perselisihan di antara para pihak, dalam kontrak untuk penyediaan layanan berdasarkan penggantian, perlu untuk menunjukkan:
- rumusan subjek kontrak yang paling akurat;
- untuk menentukan tanggung jawab atas tidak terpenuhinya kewajiban;
- menunjukkan persyaratan untuk penyediaan layanan;
- menentukan harga layanan dan menetapkan tanggung jawab kontraktor atas rendahnya kualitas layanan;
- menunjukkan kriteria untuk menilai kualitas layanan dan kondisi untuk penerimaannya.