Un angajat din orice domeniu se confruntă mai devreme sau mai târziu cu problema scrierii unei scrisori de afaceri. Întrebarea principală este cum să încep și cum să termin? Multe site-uri oferă reguli de bază și exemple, cu puțină atenție la partea finală a documentelor.

Scrisoarea ar trebui să fie perfectă în orice. Chiar și cea mai mică încălcare a regulilor vă poate afecta credibilitatea sau prestigiul companiei.

Într-o formă scurtă, vă sugerăm să vă familiarizați cu principalele reguli ale scrisorilor de afaceri și să vă concentrați mai în detaliu asupra părții finale a scrisorii oficiale.

Vei avea nevoie:

Reguli generale ale scrisorilor de afaceri

1. Când completați scrisoarea, amintiți-vă că nu vă exprimați propria opinie, ci acționați în numele entitate legală(instituții, organizații sau întreprinderi).
2. Trebuie să prezentați clar rezultatele pe care doriți să le obțineți cu această scrisoare și să utilizați eficient toate posibilitățile textului.
3. Determinați în mod clar conturul prezentării, evidențiind informațiile pentru introducere, partea principală sau final.
4. În introducere, după adresă, pregătim destinatarul pentru percepție. Acesta ar putea fi un rezumat al evenimentelor care au dus la originea documentului. Partea principală conține o declarație a esenței problemei cu argumentarea necesară (explicație, calcule numerice, trimiteri la acte legislative).

Un text mai eficient și mai ușor de citit, în care, mai întâi, este enunțată o propunere, cerere sau cerere, apoi argumentarea și nu există deloc o parte introductivă.

O parte a finalului - anexe

Anumite documente au atașamente care completează, clarifică sau detaliază probleme specifice. Ele trebuie notate la sfârșitul scrisorii, indentând câteva rânduri din ultimul paragraf.

Metode de proiectare a aplicației:

1) Cererile menționate în text, apoi o notă despre aceasta se întocmește după cum urmează:

Anexă: pe 5 pagini, în 3 exemplare.

2) Aplicațiile care nu sunt specificate în text trebuie listate, asigurați-vă că indicați titlul, numărul de pagini din fiecare cerere și numărul de copii.

Anexă: „Act de evaluare a costului construcției în curs”, pe 2 pagini, în 3 exemplare.

3) Uneori există mai multe aplicații. Apoi sunt enumerate după nume și numerotate. Cu un număr mare de aplicații, lista lor este compilată separat, iar în scrisoarea de după text notează:

Anexă: conform listei de la... p.

Atașați copiile documentelor la scrisoare, în ordinea în care au fost numerotate în atașament.

Cererea, de regulă, este semnată de șefii diviziilor structurale. În cazul în care aplicațiile sunt cusute, nu este nevoie să indicați numărul de pagini.

Politețea și corectitudinea stau la baza finalului

Există diverse opțiuni pentru construirea finalului. Depinde ce spune scrisoarea.

Cele mai comune exemple de completare sunt:

1) Repetă recunoștința dată la început sau pur și simplu mulțumește pentru ajutor:

Iti multumesc din nou ...

Lasă-mă să-ți mulțumesc din nou...

Dorim să ne exprimăm încă o dată recunoștința sinceră...

Multumesc pentru ajutor …

2) Exprimați speranța:

Sperăm că acordul va fi reciproc avantajos...

Sperăm că oferta noastră vă va interesa...

Așteptăm cu nerăbdare o cooperare strânsă și reciproc avantajoasă...

Sper că în curând mă voi putea întâlni personal cu tine...

Sper să primim răspunsul dvs. cât mai curând posibil...

3) Asigurarea destinatarului (de obicei, are un efect psihologic pozitiv asupra destinatarului):

Vă asigurăm că vă puteți baza pe sprijinul nostru...

Vom fi bucuroși să cooperăm cu dvs...

Aș fi bucuros să cooperez cu dvs. și aștept cu nerăbdare răspunsul dvs....

4) Cerere:

Vă rugăm să citiți cu atenție materialele și să dați un răspuns...

Va rugam sa ne informati urgent...

Vă rugăm să luați măsuri urgente pentru a îmbunătăți situația...

Va rog sa ma sunati la orice ora convenabil pentru dvs...

5) Repetarea scuzei deja exprimate pentru inconvenient:

Îmi cer scuze încă o dată pentru neplăcerile cauzate...

Ne cerem scuze sincer pentru această întârziere involuntară a plății...

Despărţire

1) În corespondența oficială, vă puteți lua rămas bun în diferite moduri:

Cu sinceritate…

Salutări și Cele mai bune gânduri…

Al dumneavoastră ...

Vă dorim mult succes.

2) Dacă cunoașteți bine destinatarul sau cooperați cu succes cu el, atunci puteți încheia scrisoarea cu fraze prietenoase (expresii nu familiare):

Cu stimă…

Cele mai bune gânduri…

Cu recunoștință și cele mai bune urări.

Puteți finaliza documentul fără a utiliza aceste construcții!

Caracteristici de completare a scrisorii în limba engleză

1. De obicei, ei termină o scrisoare oficială astfel: Cu sinceritate sau pur și simplu A ta(A dvs.) și semnătura, indicând numele și funcția dvs. sub ea.
2. Pentru a nu-ți pune partenerul într-o poziție dificilă și pentru a nu-l forța să facă presupuneri despre sexul tău, fă-ți osteneala să-ți scrieți numele în întregime, adică nu P.R. Dovzhenko, ci Pavel Dovzhenko.

Semnătură

Funcționarii semnează documente care sunt de competența lor.

„Semnătura” necesară constă în titlul funcției, parafa și prenumele persoanei care a semnat documentul.

Director al fabricii „Mramor” (semnat) A.B.Koval

Documentele care se încheie în instituțiile care funcționează pe principiul managementului unic sunt semnate de un singur funcționar (șef, adjunct sau angajat căruia i se încredințează aceasta).

Pe actele organelor colegiale (protocoale, hotărâri) se pun două semnături (șef și secretar). Ordinul este semnat de șef.

Pe documente sunt puse două sau mai multe semnături, pentru conținutul cărora sunt responsabile mai multe persoane:

• Documentele bănești se semnează de către conducătorul instituției și contabilul-șef;
• acordurile sunt semnate de reprezentanții părților contractante.

Semnăturile mai multor persoane pe documente sunt plasate una sub alta într-o succesiune corespunzătoare ierarhiei serviciului.

Director (semnătură) S.P. Antonyuk

Contabil șef (semnătură) V.T. Dudko

Dacă un document este semnat de mai multe persoane care dețin aceeași funcție, semnăturile acestora trebuie să fie la același nivel.

Director al fabricii „Luch” Director al fabricii „Light”.

(semnătură) V.R. Sakhno (semnătură) L.P. Kotov

Semnătura începe cu inițialele (plasate înaintea prenumelui), apoi cu numele de familie. Decriptarea semnăturii între paranteze nu este necesară!

Sigiliu

Pe unele documente, pentru consolidarea forței juridice, se pune amprenta sigiliului: contracte, decrete, încheieri,.Amprenta trebuie să cuprindă o parte din titlul postului și o semnătură personală.

Data

Data este plasată sub semnătura din stânga.

Scrisoarea oficială este datată în ziua în care a fost semnată sau aprobată de conducătorul instituției.

Există o ordine de întâlnire general acceptată:

1. Elementele date sunt scrise într-o singură linie cu trei perechi de cifre arabe în succesiune: zi, lună, an;
2. dacă număr de serie ziua sau luna este numărul primelor zece (de la 1 la 9), apoi se pune un zero în față: 03.01.15 .
3. Cuvânt an, reducere G... nu pune.

• Când ați terminat, verificați scrisoarea pentru erori gramaticaleși vezi dacă este ceva de prisos.
• Lasă un coleg sau, dacă este posibil, un manager să citească scrisoarea. O perspectivă exterioară vă va ajuta să identificați defectele pe care este posibil să nu le observați.
• Nu uitați să includeți telefonul/adresa de e-mail. Acest lucru este adesea necesar pentru a rezolva rapid problema indicată în scrisoare.
• Pe lângă cerințele generale universale și regulile de proiectare, trebuie avut în vedere faptul că fiecare tip de document are propriile caracteristici de proiectare.

Rețineți că nu toate documentele au o listă completă a detaliilor de mai sus, ci doar un anumit set dintre cele care furnizează forță juridică iar completitudinea este tocmai acest tip de document.

Oferte de succes și răspunsuri dorite!

Întrebări și răspunsuri frecvente

Ce e frumos să scrii la sfârșitul unei propuneri de afaceri?

În etapa finală, nu utilizați cuvinte și expresii care pot fi considerate manipulări („sperăm o cooperare reciproc avantajoasă”, „mulțumim anticipat pentru răspuns”, „vă vom aștepta scrisoarea de răspuns” etc.).

Ce să scrieți „cele mai bune urări” sau „cele mai bune urări” la sfârșitul scrisorii?

Cu siguranță, „cu respect”, trebuie să adere la un stil de comunicare în afaceri.

Ce scriu de obicei la sfârșitul unei scrisori dacă cer un răspuns rapid?

V scrisoare de afaceri ei nu scriu asa ceva.

Ar trebui să scrieți „Salut” sau „Cele mai bune urări” în semnătura dvs. de e-mail?

"Cu sinceritate".

Cum se înlocuiește semnătura „cu respect”?

„Cu tot respectul”, „Cu respect”.

Cum să închei scrisoarea de prezentare?

Vă mulțumim pentru atenție.

Cum altfel se scrie „aș dori să notific”?

„Aș dori să informez”, „să înștiințez”, „anunț”, „anunț”, „aduc la cunoștință”.

Este corectă expresia „Îmi voi încheia raportul cu cuvinte”?

Ești sigur că, printre sutele de e-mailuri pe care destinatarul le vede, e-mailul tău chiar iese în evidență? Profesioniștii în dezvoltarea carierei și marketerii au vorbit despre cum să indice corect subiectul unui e-mail, astfel încât destinatarul să îl deschidă și să răspundă în timp util.

1. Includeți întotdeauna un subiect

Ignorarea câmpului subiect este una dintre cele mai mari greșeli pe care le face un expeditor atunci când se așteaptă să primească un răspuns în timp util. Subiectul scrisorii îi spune de obicei destinatarului conținutul mesajului și îl obligă să ia o decizie - să deschidă sau să nu deschidă scrisoarea. Un mesaj de e-mail cu un câmp de subiect gol este probabil să fie șters imediat, deoarece îl enervează pe destinatar, deoarece va trebui să deschidă e-mailul pentru a afla despre ce este vorba.

2. Mai întâi, specificați subiectul scrisorii și apoi începeți să scrieți mesajul

Mulți oameni consideră că subiectul este o preocupare secundară după scris. Cu toate acestea, Amanda Augustine, consultant de carieră la The Ladders, subliniază că subiectul este o prioritate pentru autor. În primul rând, este subiectul care dă tonul mesajului și, în al doilea rând, nu permite să fii distras de alte subiecte.

3. Fii scurt

În timp ce atunci când deschideți o căsuță de e-mail cu un e-mail primit pe un monitor de computer, puteți vedea 60 de caractere în linia de subiect, pe un smartphone puteți vedea doar 25-30 de caractere. Așadar, potriviți subiectul în 6-8 cuvinte. Acest lucru va fi mai mult decât suficient.

4. Includeți cele mai importante la începutul liniei de subiect.

Dmitri Leonov, vicepreședintele SaneBox, a spus că aproximativ 50% dintre e-mailuri sunt vizualizate de la telefoane mobile... Luați în considerare acest lucru și scrieți cel mai important lucru chiar la începutul liniei de subiect. În caz contrar, în 50% din cazuri, părți importante ale mesajului pot fi pur și simplu trunchiate. dispozitive mobileși nu citite de destinatari.

5. Evita cuvintele inutile

Nu aglomerați subiectul cu fraze inutile precum „Bună ziua”, „Îmi pare bine să vă cunosc”, „Mulțumesc” și așa mai departe. În primul rând, nu înseamnă nimic pentru destinatar. În al doilea rând, le puteți folosi în siguranță în scrisoarea în sine, ceea ce va fi și mai logic.

6. Fii clar și specific în linia de subiect.

Subiectul scrisorii ar trebui să indice exact despre ce este vorba în scrisoare. Tocmai cu subiectul scrisorii, destinatarul trebuie să prioritizeze și să decidă când exact trebuie să îi răspundă. De exemplu, un mesaj în linia de subiect „Ai timp liber acum pentru a-mi rezolva întrebarea?” foarte vag, deoarece nu îi oferă destinatarului să înțeleagă ce anume doresc de la el și îl obligă să deschidă scrisoarea. Prin urmare, dacă trimiteți un CV, atunci în linia de subiect, nu ezitați să scrieți numele dvs. și numele postului vacant pentru care aplicați. Și dacă doriți să adresați o întrebare despre proiectul curent colegului sau partenerului dvs., atunci în subiect indicați numele proiectului specific.

7. Faceți tema simplă și îndemn la acțiune

Acest sfat este util în special pentru agenții de marketing și pentru cei care trimit e-mailuri de marketing. Kip Bodnar, vicepreședintele Hub Spot, recomandă să scrieți un subiect care să încurajeze destinatarul să ia măsuri și să-l facă interesat.

8. Folosiți cuvinte cheie pentru căutare și filtrare ulterioară

Mulți profesioniști în e-mail există foldere tematice și, de asemenea, folosesc în mod activ filtre pentru a căuta anumite litere. Prin urmare, dacă nu există astfel de etichete în subiectul scrisorii dvs., atunci scrisoarea dvs. nu va fi observată. Prin urmare, este foarte important să folosiți cuvinte cheie care reflectă subiectul scrisorii pentru ca pe viitor destinatarul să o găsească cu ușurință prin sistemul de căutare.

9. Indicați dacă aveți nevoie de un răspuns

Când o persoană primește o scrisoare, este, de asemenea, important pentru el să știe dacă trebuie doar să o citească sau dacă trebuie să i se răspundă. Deci, spune Amanda Augustine, includeți „Vă rugăm să răspundeți” sau „Vă rugăm să citiți” în rândul subiectului. De asemenea, puteți folosi expresia „Pentru informarea dumneavoastră”. Este folosit pentru a informa destinatarul că mesajul va fi de interes pentru el. În e-mailul de afaceri, el subliniază că expeditorul dorește să informeze destinatarul, dar mesajul nu este o comandă și nu impune destinatarului să efectueze acțiuni legate direct de mesaj.

10. Introduceți un termen limită în linia de subiect

Dacă trimiteți multe informații în corpul scrisorii, dar trebuie să vi se răspundă într-un anumit interval de timp, atunci indicați-le în linia de subiect. Acest lucru va crește foarte mult șansele de a citi și de a răspunde la mesaj în timp util. De exemplu, puteți specifica: „Vă rugăm să răspundeți la acest e-mail până vineri la sfârșitul activității”.

11. Dacă cineva v-a trimis la acest destinatar, anunțați-ne

Dacă contactul destinatarului v-a fost oferit de un partener, client, coleg, atunci indicați numele acestuia direct în subiect, și nu în scrisoarea în sine. În primul rând, un nume familiar va atrage atenția destinatarului. În al doilea rând, îi va oferi destinatarului o idee despre proiectul sau problema cu care vă puteți referi la el.

12. Evidențiați ceea ce doriți să oferiți

Dacă trimiteți o scrisoare rece, nu știți dacă oferta dvs. îl va interesa pe destinatar. Prin urmare, indicați în subiect ce oferiți și spuneți-ne și despre bonusuri - reduceri, oferte speciale.

13. Introduceți numele destinatarului sau numele companiei

Trebuie să știi cui îi trimiți scrisoarea. Și, de asemenea, destinatarul ar trebui să realizeze imediat că această scrisoare este destinată în mod special pentru el. Kip Bodnar afirmă că una dintre cele mai bune modalități de a arăta acest lucru este să includă numele său sau numele companiei în linia de subiect. De exemplu, poți scrie așa: „Vladimir, uită-te la aceste cifre: vânzările companiei au crescut cu 25%”.

14. Folosiți cuvinte care limitează timpul necesar pentru a răspunde la un e-mail.

Dacă doriți să atrageți atenția cuiva și să convingeți destinatarul să vă răspundă, atunci în subiectul scrisorii indicați perioada propunerii dvs. De exemplu: „Înregistrarea este necesară astăzi”, „Numărul de locuri este limitat – grăbiți-vă să vă înscrieți la eveniment”.

15. Nu începe o propoziție în rândul subiectului care se termină în scrisoarea însăși

Dacă începeți să scrieți orice întrebare sau propoziție în subiectul scrisorii, atunci terminați-o chiar acolo, fără a continua în scrisoarea în sine. Acest lucru îl enervează pe destinatar, deoarece îl obligă să deschidă scrisoarea și să continue să citească. Gândiți-vă, poate un mesager sau chiar un apel este mai potrivit pentru o întrebare scurtă?

16. Recitiți mesajul din linia de subiect

Amanda Augustine recomandă recitirea subiectului înainte de a trimite. De ce asta? Foarte des, atunci când expeditorul trimite o grămadă de scrisori către diferiți destinatari, el uită să schimbe numele sau numele companiei în linia de subiect. Acest lucru poate enerva destinatarul sau chiar jignește. Prin urmare, înainte de a trimite scrisoarea, recitiți-o și verificați dacă există neconcordanțe.

17. Nu scrie cu majuscule

Utilizarea cuvintelor majuscule atrage atenția, dar în direcția greșită. Acest lucru face scrisoarea dificil de citit și îl face pe destinatar să se îngrijoreze la nivel subconștient. În schimb, poți folosi liniuțe, două puncte pentru a trage o linie între cuvinte și pentru a sublinia ceva.

Traducerea articolului a fost pregătită de Ekaterina Nikitina pe baza materialelor Business Insider

Gândiți-vă cât de formală ar trebui să fie scrisoarea. Aceasta este determinată de relația cu destinatarul scrisorii. De exemplu:

• Dacă scrieți unui funcționar, viitor angajator, supervizor sau altcuiva cu care aveți o relație pur profesională și relatie de afaceri atunci scrisoarea ar trebui să fie formală.
• Dacă îi scrieți actualului angajator, coleg, rudă sau cuiva pe care nu o cunoașteți foarte bine, atunci să spunem un stil de scriere semi-formal.

Gândește-te cum vei trimite scrisoarea, prin e-mail sau pe hârtie. Acest lucru afectează și gradul de formalitate al scrisorii.

• Cele mai formale scrisori ar trebui tastate pe computer, tipărite și trimise prin poștă, cu excepția cazurilor, desigur, când este urgent sau când destinatarul preferă e-mailul.
• Pentru scrisorile informale, e-mailurile sau scrisorile scrise de mână sunt, de asemenea, bune.
• În cazul scrisorilor semi-formale, trebuie efectuat un apel telefonic. Dacă în timpul conversației ați decis că corespondența trebuie efectuată prin e-mail - ei bine, de aceea. Dacă nu sunteți sigur de acest lucru, scrieți scrisori obișnuite.

E-mailul a fost întotdeauna și rămâne principalul mod de comunicare în lumea afacerilor. O scrisoare bine scrisă înseamnă deja jumătate din succes. Dar nu toți știu să scrie astfel de scrisori. Uneori, citind o scrisoare cu o propunere de afaceri, nu devine complet clar ce anume vor să îți ofere, ce fel de beneficii vei obține din asta și de ce ți-ai petrecut chiar și timpul citind și înțelegând această scrisoare.

Capacitatea de a scrie scrisori corecte, persuasive vine cu practică. Și este bine când experiența acumulată este împărtășită, permițând astfel altor oameni să nu calce pe aceeași greblă. Jeffrey James, autorul cărții Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World's Top Sales Experts, oferă sistemul său simplu în 6 pași pentru a scrie scrisori persuasive.

Drepturi de autor Shutterstock

1. Fii mereu clar despre ce vei scrie

Scopul principal al scrisorii este de a determina destinatarul să ia o anumită decizie. Așadar, înainte de a începe să-ți compui scrisoarea, întreabă-te din nou ce vrei exact de la destinatar? Ce decizie ar trebui să ia după ce a citit scrisoarea dumneavoastră?

În acest caz, incertitudinea este dușmanul tău. Cu cât scopul tău este mai clar, cu atât scrisoarea ta va fi mai convingătoare.

2. Începeți scrisoarea cu concluzia dvs

Concluzia ta este o declarație a deciziei pe care destinatarul ar trebui să o ia pe baza conținutului scrisorii tale.

La școală am fost învățați să începem întotdeauna cu o introducere. În cazul scrierii unor scrisori convingătoare, această afirmație este incorectă. În lumea afacerilor, toată lumea este prea ocupată pentru a-ți judeca capacitatea literară. Prin urmare, trebuie să te apuci imediat.

De exemplu, doriți să obțineți permisiunea superiorilor dvs. pentru a instala o sală de sport într-unul dintre sediile companiei dvs.

Necorespunzător:

„Jim,
După cum știți, absenteismul este în prezent o problemă majoră care are un impact financiar destul de puternic atât asupra companiei noastre, cât și asupra altor companii din industria noastră... bla bla bla... Așa că ar trebui să luăm în considerare alocarea de bani pentru dotarea unei săli de sport în sediul central. a companiei noastre.”

Dreapta:

„Jim,
Vreau să aprobi instalarea unei săli de sport în biroul nostru.”

3. Împărțiți-vă argumentele în mai multe paragrafe ușor de digerat

Pentru ca argumentele în sprijinul ideii tale să fie ușor de citit și de înțeles, împărțiți-le în mai multe paragrafe.

Necorespunzător

„Grupurile de activitate fizică sunt extrem de importante, potrivit unui raport guvernamental recent lansat, deși puține companii și-au demonstrat angajamentul față de astfel de recompense ale angajaților. Multe firme definesc astfel de grupuri ca active subevaluate, dar nu au un plan de a introduce astfel de grupuri în industrie, chiar dacă fitness-ul este strâns legat de succesul corporativ și personal. Cred că dacă nu introducem astfel de grupuri fizice în compania noastră, vom fi cu mult în urmă concurenței.”

Dreapta

„Sala de sport din birou va permite:
- reducerea absenteismului
- cresterea productivitatii generale"

4. Susține fiecare argument cu dovezi

Dacă scrieți o scrisoare constând din argumente solide, aceasta poate fi percepută ca o părere personală solidă și nimic mai mult. Fiecare argument are nevoie de dovezi. Cum altfel să înțelegi că funcționează cu adevărat?

Necorespunzător

„Sala de sport de la birou va fi decizia corectă pentru că oamenii preferă să meargă la muncă decât să stea acasă. De asemenea, va ajuta la reducerea incidenței generale a îmbolnăvirilor la birou.”

Dreapta

„Reducerea numărului de absenteism. Potrivit unui sondaj realizat de National Institutes of Health a 1.000 de firme care au săli de sport în birourile lor, absenteismul la aceste companii este cu 20% mai mic decât în ​​acele companii care nu au astfel de echipamente”.

5. Repetați concluzia ca un îndemn la acțiune

La sfârșitul scrisorii, repetă din nou concluzia, afirmată chiar la început. Abia acum ca un apel la acțiuni concrete. Astfel, îl aduci pe destinatar la o concluzie anume, pe care ar trebui să o facă după ce a citit scrisoarea ta. Acest apel ar trebui să fie simplu și specific.

Necorespunzător

„Vom fi foarte recunoscători dacă susțineți acest proiect”.

Dreapta

„Dacă răspundeți afirmativ la această scrisoare, voi iniția imediat procesul”.

6. Includeți beneficiul în linia de subiect al e-mailului

Linia de subiect dintr-un e-mail este aproape cea mai importantă parte. Deoarece ea ar trebui să anticipeze subiectul principal al scrisorii și să acorde destinatarul în modul în care doriți. Și de aceea ar trebui să o completezi ultimul după ce ai scris toate argumentele și dovezile care susțin concluzia ta principală.

În mod ideal, subiectul scrisorii ar trebui să rezolve două probleme importante: să-l intereseze atât de mult pe destinatar încât acesta să deschidă și să citească scrisoarea; și ar trebui să conțină concluzia pe care doriți să o transmiteți destinatarului.

În cele mai multe cazuri Cel mai bun mod a îndeplini ambele sarcini deodată înseamnă a scrie despre beneficiile care pot fi obținute ca urmare a luării deciziei pe care o dorești.

Necorespunzător

„Impactul asupra sănătății angajaților programului de echipamente săli de sportîn birouri"

Dreapta

„Cum putem reduce absenteismul angajaților”

Parerea ta este interesanta. Cum ați reacționa la ambele opțiuni și ce reguli urmați atunci când scrieți astfel de scrisori?

În ultimele decenii, corespondența de afaceri prin e-mail a câștigat o popularitate imensă și a devenit una dintre principalele metode de comunicare în afaceri. Astăzi este dificil să găsești o astfel de persoană care să nu folosească e-mailul în practica comunicării interpersonale. În ciuda acestui fapt, mulți își pun astăzi întrebarea: ca să fie respectate toate regulile? Cum să-ți faci o impresie bună despre expeditor cu ajutorul unei scrisori competente?

Acest articol descrie regulile pentru corespondența de afaceri prin e-mail și sfaturi practice prezentat în acest articol vă va ajuta să învățați comunicarea corectă de afaceri atunci când compuneți e-mailuri.

Mulți oameni își încep ziua verificându-și căsuța poștală pentru mesaje noi. Dar, din păcate, în ciuda prevalenței acestei metode de schimb de informații, mulți nu știu să folosească corect limbajul corespondenței de afaceri, confundând e-mailurile cu un mod informal de comunicare.

Datorită vitezei de livrare, simplifică schimbul de documente oficiale importante, formulare, declarații, dar și aici oamenii greșesc atunci când trimit scrisori. Se întâmplă adesea ca atunci când compun un e-mail la schimbul de fișiere, destinatarii, indiferent de motiv, să nu întocmească schițe însoțitoare și să nu introducă subiectul, ceea ce poate complica munca destinatarilor. Scopul acestui articol este de a răspunde la întrebarea: cum să trimiteți un e-mail și să respectați toate regulile de comunicare scrisă de afaceri prin e-mail?

Când compuneți e-mailuri, trebuie completate toate câmpurile furnizate

Regulile de e-mail de afaceri obligă expeditorul scrisorii să completeze toate câmpurile furnizate în e-mail, cum ar fi adresa și numele destinatarului și expeditorul scrisorii. Trebuie descris un subiect care descrie pe scurt esența scrisorii trimise. Foarte des, soarta scrisorii trimise și viteza de rezolvare a problemei enunțate în ea depind de subiectul descris corect. Afaceri e-mail ar trebui să înceapă cu un salut - această simplă demonstrație de respect față de destinatar este foarte importantă în corespondență. Salutul ar trebui să fie urmat de text, care se numește „corpul scrisorii”, iar la sfârșit se lasă semnătura, de exemplu, „Cu stimă, Brișov Petr Ivanovici”.

Salutări în corespondența de afaceri

În acest moment, merită să vă concentrați suplimentar atenția, deoarece gestul de respect este foarte important sub orice aspect. comunicatii de afaceri... Fraza optimă de salut este „Bună ziua” sau „Bună ziua”. Efectuarea corespondenței de afaceri prin e-mail limitează utilizarea de către expeditor a expresiilor „ bună seara" sau " Buna dimineata”, Deoarece destinatarul poate citi scrisoarea mult mai târziu decât a fost primită. De asemenea, nu este corect să folosiți expresii comune folosite în salutări.

După cuvântul sau expresia de salut, ar trebui să contactați destinatarul după nume și patronimic, iar dacă numele este necunoscut de către expeditor, puteți sări peste acest moment. Apoi puteți trece la stabilirea scopului scrisorii.

Fișiere atașate în corespondența de e-mail de afaceri

Dacă scopul principal scrisoarea nu este doar o narațiune scrisă și o declarație a esenței problemei, ci și trimiterea unui fișier, este mai bine să atașați mai întâi obiectul transmis. Se întâmplă adesea ca mulți expeditori, din cauza neatenției, după ce au expus esența problemei în corpul scrisorii, să uite să atașeze atașamentul necesar. O astfel de neglijență poate afecta negativ reputația de afaceri a expeditorului scrisorii de afaceri.

Adresa de e-mail trebuie să fie recunoscută și concisă

Regulile de e-mail de afaceri obligă expeditorul să aibă un nume de e-mail recunoscut, care trebuie să conțină informații veridice despre numele expeditorului. Scrisorile și apelurile oficiale arată foarte de neînțeles și stupid atunci când în adresa de e-mail sunt indicate expresii sau cuvinte informale, de exemplu, adresa de e-mail „limon_petya”. Arată foarte nedemn pentru un adult. Pentru corespondența de afaceri, cel mai bine este să creați un e-mail separat și să urmați eticheta de e-mail de afaceri.

Folosind funcția de răspuns rapid (Răspuns) pentru a răspunde la e-mailurile primite anterior

Funcția Răspuns sau Răspuns (abreviată ca Re :) ajută utilizatorul drumul rapid răspunde la mesajele trimise anterior de la expeditor. Această funcție are și oportunitate universală citiți corespondența anterioară cu interlocutorul pe o anumită temă. Dar regulile corespondenței de afaceri prin e-mail obligă expeditorul să redenumească subiectul scrisorii de afaceri dacă esența discuției este schimbată în timpul corespondenței.

Înainte de a trimite o scrisoare de afaceri, corectați pentru erori de ortografie și de punctuație

E-mailul simplifică schimbul de informații, dar în corespondența de afaceri, nu trebuie să neglijați regulile limbii ruse, deoarece o greșeală făcută neglijent poate afecta credibilitatea expeditorului. Înainte de a trimite o scrisoare, ar trebui să revizuiți textul de mai multe ori și să-l verificați cu atenție pentru erori offografice și de punctuație. Mulți clienți de e-mail au o funcție de verificare ortografică, așa că ar trebui să acordați atenție cuvintelor subliniate cu o linie roșie. Dacă aveți îndoieli cu privire la ortografia corectă, atunci ar trebui să căutați ajutor pe Internet sau să verificați ortografia folosind un dicționar de ortografie.

Câmpul de destinație trebuie completat ultimul

Pentru a evita trimiterea de scrisori neterminate sau needitate, adresa destinatarului scrisorii de afaceri trebuie introdusă în ultimul moment înainte de trimitere. Această regulă face, de asemenea, parte din elementele de bază ale corespondenței prin e-mail de afaceri. Se întâmplă că la completarea câmpului destinatar, e-mail-ul poate oferi o listă cu destinatarii utilizați anterior, aici ar trebui să vă concentrați și atenția pentru a nu trimite în mod greșit o scrisoare de afaceri compilată unui terț destinatar.

Structurarea unei scrisori de afaceri

Regulile de structurare a textului se aplică nu numai suporturilor de hârtie, ci și regulilor de corespondență comercială prin e-mail. Nu este întotdeauna convenabil pentru destinatar să citească volume mari de text de litere pe ecranul monitorului. Pentru a simplifica acest punct, ar trebui să împărțiți textul în paragrafe mici formate logic și să evitați propozițiile complicate în scrierea textului scrisorilor de afaceri. Lungimea optimă a unei propoziții dintr-o scrisoare de afaceri nu trebuie să depășească cincisprezece cuvinte.

Esența unei scrisori de afaceri ar trebui menționată pe fond

Pe lângă subiectul specificat al scrisorii de afaceri, destinatarul ar trebui să fie interesat și de prima și a doua propoziție clar formulate din textul principal. Sarcina expeditorului este să precizeze la începutul scrisorii esența problemei sau a întrebării asupra căreia se adresează destinatarului. Prima propoziție ar trebui să indice scopul pentru care este trimisă scrisoarea de afaceri. Exemplu: „Vă informăm că termenii obligației din contractul nr. 45 din 01/02/2017 „Cu privire la furnizarea de materiale vrac „se apropie de sfârșit. Pentru a reînnoi contractul, trebuie să trimiteți un pachet repetat de documente.” Datorită scopului desemnat, destinatarul are ocazia să se aprofundeze în ideea principală a scrisorii de afaceri. Dacă textul scrisorii este prea mare, atunci este mai bine să utilizați funcția de atașare a unui obiect ca atașament sub forma unui document text, dar în același timp cu câmpul pentru text ar trebui să lăsați o schiță însoțitoare. care luminează scrisoarea de afaceri. Exemplu: „Vă trimitem o copie electronică a scrisorii de la Mak-Stroy LLC pentru revizuire. Vă rugăm să ne comunicați decizia dumneavoastră privind prelungirea contractului nr. 45 din data de 02.01.2017 „Cu privire la furnizarea de materiale în vrac” înainte de termenul specificat în scrisoare.

Fiecare e-mail de afaceri trebuie să primească răspuns

Există exemple negative de corespondență de afaceri când destinatarul ignoră scrisoarea de afaceri dintr-un motiv oarecare. Uneori chiar pot exista cazuri în care un răspuns nu poate fi dat din cauza anumitor situații, de exemplu, timpul pentru rezolvarea problemei poate dura câteva zile sau destinatarul este pe gânduri și nu poate răspunde imediat la întrebare. În acest caz, ar trebui făcut un scurt comentariu pe această temă, de exemplu, „Bună ziua, Petr Ivanovich. Am primit scrisoarea dumneavoastră, dar astăzi îmi este greu să răspund, deoarece trebuie să mă consult cu conducerea superioară. Voi raporta problema ta către CEO compania noastră și va da un răspuns oficial până la sfârșitul săptămânii. Cu respect, managerul departamentului de vânzări Belov Ivan Gennadievich”.

Merită să ne amintim că, dacă răspunsul nu a fost dat în termen de trei zile lucrătoare, atunci tăcerea destinatarului scrisorii de afaceri poate fi apreciată ca ignorare și refuz de a comunica cu expeditorul.

Când compuneți scrisori de răspuns, ar trebui să răspundeți la toate întrebările puse

Dacă scrisoarea trimisă destinatarului este de natură interogativă, atunci când compuneți scrisoarea, trebuie să răspundeți la întrebări în ordinea prezentă în textul primit al scrisorii de afaceri. Dacă au fost puse întrebări, expeditorul speră să primească răspunsuri specifice la acestea. Când compuneți o scrisoare, răspunsurile nu trebuie numerotate, trebuie doar să expuneți gândul în ordine. Pentru a răspunde la toate întrebările puse, mai întâi trebuie să recitiți scrisoarea de afaceri primită de mai multe ori, iar dacă sunt prea multe întrebări, este mai bine să le scrieți separat pentru a nu le rata. Dacă este imposibil să dai un răspuns la unele dintre întrebările puse, este de remarcat că momentan, din anumite motive, răspunsul nu poate fi dat.

Nu abuzați de abrevieri, emoji și majuscule

Există exemple negative de corespondență de afaceri, când expeditorii o diluează folosind semne informale sub formă de emoticoane. Utilizarea lor este populară atunci când comunică în în rețelele sociale, cu toate acestea, regulile corespondenței de afaceri nu acceptă astfel de manifestări de emoții, deoarece destinatarul poate să nu le cunoască adevăratul sens și să le considere un set de erori de punctuație pe care nu le înțelege.

De asemenea, ar trebui să refuzați să scrieți textul cu majuscule. Pe Internet, un set de cuvinte scrise cu majuscule se numește „fraze flashy” și mai des astfel de fraze poartă o conotație negativă. Destinatarul, atunci când citește un e-mail de afaceri, poate privi negativ un astfel de font, ceea ce va afecta negativ percepția semnificației. Dacă trebuie să subliniați importanța unui moment într-o scrisoare de afaceri, este mai bine să utilizați fraze introductive, de exemplu, „Vă rugăm să rețineți că trebuie să furnizați un pachet de documente pentru prelungirea contractului cel târziu până la 02.10.2017. " sau "Vă rugăm să rețineți că documentele de reînnoire a contractului trebuie depuse înainte de 10.02.2017."

Nu este necesar să transferați informații sensibile prin e-mail

Pentru transferul de informații personale sau confidențiale, este mai bine să refuzați căsuțele de e-mail, deoarece există o amenințare de interceptare a informațiilor de către infractorii cibernetici în propriile lor scopuri mercenare. Aceste informații pot include: numere de telefon, parole de la carduri bancare, conturi bancare personale etc. Este important de reținut că informațiile sunt stocate pe serverul agentului de corespondență și pot fi furate în caz de hacking.

La sfârșitul scrisorii trebuie să fie semnată de expeditor

După cum am menționat mai devreme, fiecare scrisoare trimisă trebuie să conțină o semnătură specifică. Adesea, dezvoltatorii de cutii poștale introduc o funcție de blocare a semnăturii, în care puteți introduce titlul, numele și numărul de telefon de contact. Ulterior, acest bloc va fi afișat automat la sfârșitul fiecărei litere, ceea ce va simplifica tastarea. Este important să întocmești corect semnătura, astfel încât destinatarul să aibă posibilitatea de a contacta corect expeditorul atunci când răspunde la scrisoare. Un exemplu de semnătură ar putea arăta astfel: „Cu stima, Nikolay Alexandrovich Petrov, +79810000000”.

Tragând concluzii, se poate observa că pentru a înțelege cum să conduci Corespondență de afaceri prin e-mail, nu trebuie să învățați elemente de bază suplimentare și complexe. Trebuie doar să respectați regulile elementare de etichetă și să respectați normele limbii ruse.