informatică rețea de calculatoare document electronic

Indiferent cât de optimiști și sceptici se ceartă documente electronice Cu toate acestea, nimeni nu neagă faptul că marea majoritate a documentelor de birou sunt create în computere. Motivele unei astfel de victorii necondiționate a tehnologiei informației sunt destul de clare:

• - documentele electronice sunt ușor de creat, editat, reprodus, distribuit și transmis;
• - a devenit mult mai ușor de căutat informatie necesara, și chiar căutarea contextuală oferă oportunități la care ar putea fi visate doar atunci când faceți documente;
• - se rezolvă mai ușor și cu mai puțin efort problemele de rezervare a informațiilor și documentelor, crearea fondurilor de asigurare etc.;
• - în afaceri și administrația publică, documentele electronice, dacă sunt utilizate corect, pot accelera procesul decizional și pot îmbunătăți calitatea acestora.

Utilizare largă sisteme electronice pregătirea și gestionarea documentelor pe hârtie estompează treptat granița dintre documentele electronice și cele neelectronice. Într-o serie de legi și standarde tari diferite imprimarea mondială, de exemplu, este definită ca o formă de prezentare a unui document electronic pe hârtie.

V documente de reglementare organismele noastre guvernamentale apar, de asemenea, formulări similare:

Reglementări privind cerințele pentru activitățile participanților la piețele financiare la utilizarea documentelor electronice (aprobate prin Ordin Serviciul Federal pentru piețele financiare din 08.12.2005 N 05-77 / пз-н):

„... un document în formă electronică și (sau) o copie a acestuia pe hârtie, certificată conform procedurii stabilite...”.

Reglementări privind procedura de recunoaștere a persoanelor ca investitori calificați (aprobat prin Ordinul Serviciului Federal pentru Piețe Financiare din 18 martie 2008 N 08-12 / pz-n):

„4.7. O persoană care se recunoaște ca investitor calificat este obligată, la cererea FFMS din Rusia și în conformitate cu cerințele specificate, să prezinte registrul în formă electronică și (sau) copia acestuia pe hârtie, certificată în conformitate cu procedura stabilită”.

Cu toate acestea, documentele electronice, ca orice tehnologie, au dezavantajele lor care trebuie luate în considerare:

• - învechirea rapidă a tehnologiilor, care obligă organizațiile să îmbunătățească constant metodele de lucru utilizate, să mute în mod regulat documentele și informațiile de la un sistem la altul și să le migreze de pe medii și formate învechite la altele noi;
• - durata de viață scurtă a purtătorilor de informații și diversitatea acestora, ceea ce duce la o actualizare destul de frecventă, ceea ce impune organizației să monitorizeze în mod constant siguranța informațiilor;
• - problemele juridice nerezolvate și, mai ales, problema recunoașterii legislative forță juridică documente electronice utilizate efectiv;
• - complexitatea asigurării nu numai a siguranței, ci și a distrugerii documentelor electronice în comparație cu documentele pe hârtie;
• - necesitatea folosirii de personal cu inalta calificare, al carui salariu creste automat costul gestiunii documentelor si informatiilor.

În plus, acum este imposibil să abandonați complet hârtia și alte medii analogice din mai multe motive:

• - în primul rând, acestea sunt cerințele existente ale legislației și reglementărilor pentru executarea unui număr de documente pe hârtie. Acest lucru se aplică în primul rând celor mai importante documente din activitățile de afaceri, cum ar fi documentele statutare, documentele de proprietate, licențe etc.;
• - oricât de mult am vorbi despre avantajele documentelor electronice, trebuie avut în vedere că mulți manageri și specialiști, atunci când iau decizii importante, sunt mai convenabil să lucreze cu hârtie;
• - este la fel de important ca o tehnologie care funcționeze bine pentru crearea, prelucrarea, stocarea pe termen lung și distrugerea documentelor pe hârtie s-a dezvoltat de-a lungul mai multor secole, există atât un cadru legislativ și de reglementare cu drepturi depline, cât și evoluții metodologiceși recomandări care pot fi utilizate în munca practică;
• - nu există cerințe speciale pentru manipularea hârtiei și microfilmelor mijloace tehnice, ceea ce face ca aceste tipuri de suporturi să fie preferate pentru stocarea duplicatelor sau a copiilor acelor documente care pot fi necesare urgent în cazul diverselor tipuri de urgențe și dezastre, când documentele electronice pot să nu fie disponibile.

În ciuda faptului că comunitatea mondială nu este încă pregătită să abandoneze complet documentele pe hârtie, deficiențele acestora se fac din ce în ce mai simțite, care sunt agravate de cerințele în continuă creștere pentru viteza de procesare a informațiilor și de luare a deciziilor: - viteza mica crearea, prelucrarea și transmiterea documentelor și informațiilor pe hârtie este mai grav incompatibilă cu nevoile întreprinderilor și ale guvernului, care sunt din ce în ce mai utilizate Tehnologia de informație... Este aproape imposibil să documentezi activitățile „electronice” doar pe hârtie;

• - este mult mai dificilă și mai lent să cauți informații în documentele pe hârtie, ceea ce este extrem de incomod pentru munca operațională;
• - depozitarea documentelor pe suport de hartie necesita suprafete semnificative, ceea ce impune costuri in continua crestere pentru inchirierea sau achizitionarea spatiilor, a echipamentelor acestora si o crestere a numarului de personal care deserveste aceste depozite;
• - gestionarea documentelor pe suport de hârtie (inclusiv gestionarea accesului la acestea) are loc de obicei la nivel de caz, ceea ce se dovedește tot mai mult insuficient atât în ​​rezolvarea problemelor principalelor activități de afaceri, cât și în asigurarea securității informației.

Gestionarea electronică a documentelor este introdus din ce în ce mai mult în întreprinderile mari și mici, precum și în structurile guvernamentale. Tranziție de la mod manual lucrul cu documente pe suport electronic și automat este practicat peste tot astăzi. În acest articol, vom înțelege ce este gestionarea electronică a documentelor, care sunt principalele sale avantaje și vom afla dacă are dezavantaje.

Ce este gestionarea electronică a documentelor?

Acest sistem de automatizare a afacerilor este un set de măsuri pentru gestionarea oricăror tipuri de documente, de la crearea acestora până la arhivare. Diferența cheie dintre fluxul de documente electronice și fluxul de hârtie este transferul întregului proces de lucru cu documente pe o platformă IT. Un astfel de flux de documente vă permite să gestionați cu ușurință procesul contractual - din momentul în care contractul este dezvoltat în sistem, aprobarea acestuia și până la executarea acestuia.

Principiul managementului documentelor electronice

Principiul principal de lucru cu gestionarea electronică a documentelor este crearea unei baze de date unice de documente, ceea ce exclude posibilitatea pierderii sau recreării unui document în avans. Sistemul de căutare instantanee a unui fișier prin diferiții săi parametri vă permite să găsiți documentul solicitat chiar și cu informații limitate despre el.

La crearea oricărui document, sistemul electronic de gestionare a documentelor permite efectuarea simultană a mai multor operațiuni în sistem. Și acest lucru reduce semnificativ timpul petrecut cu procesarea documentului și, de asemenea, ajută la determinarea persoanei responsabile în fiecare etapă a mișcării acestuia. Crearea de șabloane pentru tipuri diferite documentele economisesc semnificativ timpul de lucru cu ele și, de asemenea, minimizează erorile la crearea lor.

Avantajele și dezavantajele managementului electronic al documentelor

Unul dintre principalele avantaje ale managementului electronic al documentelor este capacitatea de a eficientiza întregul proces de lucru cu documente. Veți putea determina oricând statutul acestora și persoana responsabilă. Spre deosebire de lucrul cu fluxul de lucru pe hârtie, un angajat nu va putea să piardă un document sau să îi atribuie același număr, deoarece acest lucru se întâmplă automat în sistemul electronic de gestionare a documentelor.

Creșterea vitezei de lucru cu documente - altul punct important la introducerea managementului electronic al documentelor. Fișierul merge instantaneu la angajatul potrivit responsabil pentru cutare sau cutare etapă de lucru cu documentul. De asemenea, gestionarea electronică a documentelor vă permite să editați rapid documentele existente dacă a fost făcută o eroare în ele. Fiecare noua editie Sistemul va salva documentul, ceea ce îmbunătățește controlul asupra procesului.

Organizare acces de la distanță la baza de date electronică de documente vă permite să aveți întotdeauna la dvs. fișierul necesar, oriunde v-ați afla.

Sistemul de securitate de gestionare electronică a documentelor este la un nivel înalt și vă protejează în mod fiabil documentele împotriva accesului neautorizat.

Dacă vorbim despre dezavantajele gestionării electronice a documentelor, atunci acestea pot include doar costurile de introducere a platformei în business și timpul necesar angajaților companiei să se obișnuiască. sistem nou lucra cu documente. Dacă afacerea dvs. este mică sau mijlocie, sau dacă tocmai ați intrat pe piață, atunci puteți economisi semnificativ timpul de tranziție la fluxul de documente electronice atunci când digitalizați o cantitate mică de documente pe hârtie pe care le aveți deja. În plus, chiar acum poți alege o nouă generație de management electronic a documentelor, un sistem cu management inteligent. De exemplu, o dezvoltare cu tehnologie robotică din comenzi într-un mod automat. Robotul inteligent lansează independent procesele de aprobare a documentelor și controlează execuția acestora. În urmă cu câțiva ani, astfel de tehnologii nu erau prezentate pe piața sistemelor de automatizare a afacerilor, așa că majoritatea companiilor folosesc în continuare programe clasice de gestionare a documentelor electronice. Funcționalitatea lor nu este la fel de extinsă și variată precum capacitățile sistemului Flexbby One.

Avantaje și dezavantaje ale utilizării gestionării electronice a documentelor

semnarea unui acord prin utilizarea e-mailului va fi recunoscută la fel cu scrisorile obișnuite, telegramele, telexurile, telefaxurile etc. fără

Modificările la Codul civil al Federației Ruse sunt încă în discuție, iar autoritățile fiscale sunt deja pregătite să primească documente electronice de la acestea. Atât legislația contabilă, cât și cea fiscală nu interzice utilizarea documentelor primare electronice:

• functioneaza in prezent legea federală din 21.11.96, Nr. 129-FZ „Cu privire la contabilitate” nu conține restricții privind înregistrarea tranzacțiilor pe un document electronic;
• noua lege a contabilității din 6.12.11, nr.402-FZ, care intră în vigoare anul viitor, conține o indicație directă a posibilității de reflectare a tranzacțiilor comerciale pe bază de documente pe hârtie și electronice.

Practica, care tocmai a început să prindă contur, arată că mai este mult de parcurs până la schimbul „popular” de facturi și alte documente primare.

În general, desigur, este încurajator faptul că reglementările Bază legală pentru fluxul de documente electronice semnificativ din punct de vedere juridic, inclusiv schimbul de facturi electronice, format, finalizat cu succes. Prin urmare, în multe în special mari intreprinderi iar organizațiile încep să ia în considerare în mod serios tranziția la fluxul de lucru fără hârtie.

Peste tot are argumentele sale pro și contra. De exemplu, cineva care utilizează programul 1C își permite deja să trimită un document electronic prin apăsarea unui buton, cu condiția ca:

în al doilea rând, pentru unele documente primare, legiuitorul și-a stabilit propriile formate rigide, de exemplu, pentru formatul facturii (ordinul Serviciului Fiscal Federal din 5.03.12, nr. ММВ-7-6 / [email protected]„Cu privire la aprobarea formatelor facturii, jurnalului de contabilitate a facturilor primite și emise, registrului de cumpărături și registrului de vânzări, filele suplimentare ale registrului de cumpărături și registrului de vânzări în în format electronic"). Altelor recomandate doar pentru a oferi contribuabililor posibilitatea de a-și exercita drepturile de trimitere a documentelor primare la cererea organului fiscal. Vorbim despre formatele recomandate ale scrisorii de trăsură TORG-12, certificatul de acceptare pentru muncă (servicii) (ordinul Serviciului Fiscal Federal din 21.03.12, nr. ММВ-7-6 / [email protected]„Cu privire la aprobarea formatelor documentelor contabile primare”).

Astfel, în lista de formate recomandate pentru documente care oficiu fiscal poate fi acceptat în formă electronică, nu există prea multe forme de certificat de acceptare pentru lucrări de construcție și instalare a contractului finalizat (KS-2), acte de reconciliere compensată etc. În plus, multe organizații folosesc forme revizuite de documente. Ca urmare a acestei abordări, numărul de adepți ai gestionării documentelor electronice va fi minim, deoarece conform formularului KS-2 este un document foarte popular. Există, desigur, o cale de ieșire pentru organizatii de constructii: în contract, se poate indica faptul că decontările provizorii se efectuează conform unui act de formă liberă (în formatul aprobat conform recomandărilor de Serviciul Fiscal Federal al Rusiei), iar decontarea finală se face conform formularului KS-2 . Acesta din urmă va fi depus pe hârtie până la aprobarea formatului său electronic.

Având în vedere faptul că este mai convenabil să transferați documentele într-un set decât separat unul câte unul (de exemplu, o factură prin mijloace electronice, un act pe hârtie), este indicat să se utilizeze formularele recomandate de impozit. Autoritățile.

Vor fi, desigur, și excepții. Deci, de exemplu, nu va fi posibilă transferarea scrisoarea de trăsură nici astăzi, nici mâine în format electronic, deoarece trebuie să conțină semnăturile a trei părți - clientul, transportatorul și destinatarul mărfurilor.

Cu siguranță, mulți vor avea dorința, pentru orice eventualitate, de a face versiuni pe hârtie - duplicate ale documentelor electronice cu semnături și sigilii. Opțiunea de rezervă, desigur, nu strica, dacă doar aceeași sumă nu este reflectată de două ori în evidențele contabile.

Luați în considerare problema datei de primire a facturii, de care depinde momentul aplicării deducerii TVA de la cumpărător.

În ceea ce privește versiunea pe hârtie a documentului principal de TVA - factura - pot fi luate în considerare următoarele date:

• data ștampilată pe factură. Daca facturile sosesc prin posta, a venit sfarsitul trimestrului si contribuabilul reflecta deducerea in acest trimestru, atunci plicul poate fi trimis la maculatura, iar factura poate fi trimisa in cartea facturilor primite si, in consecinta, la cartea de cumpărături. Alte documente sunt mai ușor de lucrat, deoarece nu trebuie să fie înregistrate în cărți și jurnale controlate;
• data de pe ștampila poștale - această opțiune este foarte convenabilă atunci când deducerea TVA poate „strica” poza pt perioadă de raportare deoarece IRS contestă adesea capacitatea de a juca cu datele facturilor între perioadele fiscale;
• data de pe chitanța curierului este atât mai ușoară, cât și mai dificilă în același timp. Pe de o parte, în decurs de una sau două zile, este posibil să se convină asupra stabilirii unei date convenabile, de exemplu, în cazul livrării la sfârșitul sau în afara zilei de lucru. Pe de alta parte, nu puteti schimba data chitantei in mod unilateral, ca in cazul livrarii postale.

În ceea ce privește versiunea electronică a oricăror documente primare, este luată în considerare o singură dată - primirea unei notificări de la cumpărător. Acest lucru se poate dovedi într-adevăr problematic din cauza faptului că, în practică, este adesea necesară, dintr-un anumit motiv, înlocuirea unui document.

În acte, la cererea cumpărătorului sau furnizorului, documentele pot fi înlocuite aproape întotdeauna „retroactiv”. În cazul emiterii unei facturi electronice care trece prin operator, i.e. printr-o terță parte, acest lucru este pur și simplu imposibil. Desigur, puteți genera o factură și chiar o puteți trimite prin e-mail clientului, dar operatorului nu va lipsi o factură din 27 iunie, nici 5 iulie, nici măcar 28 iunie.

Acest lucru trebuie să fie avut în vedere de acele organizații care furnizează așa-numitele servicii sau livrări continue și depun un document pentru mai multe livrări deodată. Acestea includ serviciile de comunicații, internetul, furnizarea de produse de panificație și lactate. Chiar si cu electronic este puțin probabil ca un număr mare de contrapărți să poată afișa extrase din documentele de expediere. Prin urmare, un cumpărător va „închide” chitanțele pentru luna cu ultima dată, altul - la 3-5 zile după sfârșitul lunii, dar închiderea preliminară (3-5 zile înainte de sfârșitul lunii), așa cum este acum gata cu documente pe hârtie, operatorul nu trebuie să rateze...

Cu alte cuvinte, dacă organizația scrie în factura electronică că factura este emisă pentru serviciile prestate în luna iunie a anului curent, atunci factura trebuie să fie datată doar 29 iunie (sau 30 iunie, dacă acea zi a fost zi lucrătoare în organizație) sau 2 – 3 iulie 2012

În practică, pot apărea următoarele situații:

• la sfarsitul trimestrului, cel mai probabil cumparatorul nu va primi o factura din cauza weekendului, si are mare nevoie de ea. Pentru a nu pierde relațiile bune, furnizorul este gata, desigur, să facă totul pentru el. Apoi, în ciuda existenței unui acord privind schimbul de documente pe cale electronică, furnizorul are tot dreptul să emită o factură pe hârtie. În acest caz, duplicatul electronic nu se mai trimite;
• factura a fost trimisă, dar cumpărătorul a observat o inexactitate și factura a fost returnată furnizorului pentru revizuire. Această factură este deja înregistrată în registrul de vânzări în ziua în care a fost trimisă operatorului.

În facturile întocmite de la data intrării în vigoare a Hotărârii Guvernului Federația Rusă din data de 26.12.11, Nr. 1137, corecțiile se fac de către vânzător (inclusiv în prezența notificărilor întocmite de cumpărători pentru clarificarea facturii în formă electronică) prin generarea de noi copii ale facturilor. Într-un exemplar nou nu este permisă modificarea indicatorilor indicați la rândul 1 al facturii (data/număr) întocmite înainte de a fi aduse modificările acesteia, iar rândul 1a se completează, care indică numărul de ordine al corectării. si data corectarii. Astfel, atât exemplarele anterioare cât și cele noi ale facturii sunt înregistrate în carnetul de vânzări (clauza 7 din Hotărârea nr. 1137).

Astfel de acțiuni nu sunt prevăzute pentru carnetul de achiziții. Cu alte cuvinte, dacă se primește o refactură, doar a doua, ultima copie a facturii va fi înregistrată la cumpărător.

Pentru a controla acțiunile curente (ale operatorului/contrapărții dvs.) în programul de listă de facturi, se vor folosi două coloane, care reflectă starea sumar a fluxului de documente electronice conform documentelor infobazei: în prima coloană - starea fluxul de documente de către organizație (totul este făcut / semnat / sunt necesare acțiuni / așteptați), în al doilea - starea din partea contrapărții și a operatorului de gestionare electronică a documentelor. Contabilul va vedea mereu ce să facă sau doar așteaptă puțin.

În cazul emiterii facturilor electronice, carnetul de cumpărături va duplica registrul facturilor primite, care pot fi transmise simultan pe hârtie și formulare electronice (numere de serie completate automat). În ceea ce privește registrul de vânzări, situația poate fi diferită. Deci, în jurnalul facturilor emise, înainte de trimiterea facturii către operatorul-cumpărător și primirea confirmării de la operator sau a notificării de la cumpărător, nu pot exista înregistrări, iar în carnetul de vânzări suma este indicată conform contabilității. intrare: Dt 62, Kt 90, conform caruia se genereaza factura de expediere.

În acest sens, în declarația de TVA, cifrele de afaceri din contul 68, subcontul „TVA”, trebuie comparate cu carnetul de vânzări, iar cifrele de afaceri debitoare - cu registrul facturilor primite;

3) documentele primare sunt generate, trimise, dar cumpărătorul nu poate încărca indicatorii în programul său: suma totală de livrare, valoarea TVA-ului este acolo, iar sortimentul prezentat în documente nu este citit. Acest lucru este posibil, deoarece furnizorul poate numi produsul cartof, iar cumpărătorul îl poate numi cartof. Ce să fac?

În acest caz, numele prezentate ar trebui să fie sincronizate pentru a selecta o poziție similară în documentația furnizorului, care ar trebui să fie prevăzută de program.

În concluzie, remarcăm că trecerea la gestionarea electronică a documentelor este un tribut adus vremurilor în vederea armonizării legislației naționale în ceea ce privește facturile electronice. Deci, Uniunea Europeană se ocupă de utilizarea facturilor electronice de aproape zece ani. Prin urmare, acele organizații care își desfășoară activitatea pe piețele mondiale, într-un fel sau altul, vor trebui să se adapteze noilor condiții și, sperăm, doar inconveniente temporare.

Introducerea unui sistem electronic de management al documentelor crește și nivelul de confidențialitate. Fiecare participant primește exact gradul de acces la documentele companiei care corespunde autorității sale: citirea, editarea unui document sau drepturi depline. Toate acțiunile sunt înregistrate în sistemul informatic, astfel încât în ​​orice moment puteți vedea cine a lucrat cu datele, a făcut modificări la acestea. În general, problema confidențialității este foarte acută. Pierderea unor documente ale companiei poate duce la milioane de daune. La urma urmei, documentele de hârtie pot fi îndepărtate cu ușurință din folder și toate informațiile pot fi transferate în lateral. Atunci când implementați un sistem electronic de gestionare a documentelor într-o companie, nu va fi posibilă eliminarea completă a scurgerilor de informații, desigur, dar puteți vedea oricând care dintre angajați, când, în ce moment și cum au folosit aceste documente.

Avantajele și dezavantajele managementului electronic al documentelor

O organizație care decide să utilizeze facturi electronice ar trebui să facă următorii pași. În primul rând, încheierea unui acord cu un operator de gestionare electronică a documentelor, care să asigure schimbul de informații deschise și confidențiale prin canale de telecomunicații în cadrul circulației documentelor electronice a facturilor între vânzător și cumpărător. Rețineți că operatorul trebuie să facă parte din rețeaua de operatori de încredere de gestionare a documentelor electronice, organizată de Serviciul Fiscal Federal al Rusiei.

Participarea unui operator la o astfel de rețea înseamnă că garantează conformitatea cu cerințele actelor juridice de reglementare care reglementează interacțiunea informațională dintre participanții la fluxul de documente semnificative din punct de vedere juridic al facturilor în formă electronică prin intermediul canalelor de telecomunicații folosind semnatura electronica(P.

Fluxul de documente electronice: argumente pro și contra

Info

Electronic semnatura digitala(EDS) este un analog al unei semnături de mână, care este un mijloc de protecție a informațiilor, oferind capacitatea de a controla integritatea și de a confirma autenticitatea documentelor electronice. EDM poate fi folosit pentru automatizarea biroului, crearea unei arhive electronice de documente, managementul documentelor electronice corporative (flux de lucru), gestionarea procesului contractual, automatizarea lucrărilor cu documentația QMS (sistem de management al calității) și pentru automatizarea solicitărilor cetățenilor. EDF poate fi utilizat în orice companie, indiferent de mărimea și forma de proprietate, sistemul poate fi configurat să funcționeze atât în ​​cadrul unei structuri mici (departament, departament), cât și în cadrul unei organizații distribuite geografic cu o schemă dezvoltată a fluxurilor de informații.

2.

Avantaje și dezavantaje ale utilizării gestionării electronice a documentelor

Ecologie. În Rusia, problemele de mediu nu sunt încă foarte la modă în afaceri, dar refuzul de a folosi hârtie de birou va salva o mulțime de copaci. Gândiți-vă la producția și reciclarea dăunătoare pentru mediu a cartușelor și la electricitatea utilizată de imprimante. Contra Continuitate. Datele digitale pot fi ușor accesate, dar și ușor pierdute.

Dacă hard disk-ul se defectează, toate documentele stocate pe acesta vor dispărea. Pentru a nu pierde date, trebuie să utilizați un sistem de rezervă extern. Siguranță. Confidențialitatea informațiilor este o preocupare majoră în birourile fără hârtie.

Documente primare electronice: argumente pro și contra

Pe baza practicii pe termen lung de introducere a edițiilor standard ale TEZIS - Basic și Standard, s-a dezvoltat următoarea schemă:

• Instalare sistem - maxim 1 zi lucrătoare.
• Training administrator de sistem - 1 zi lucrătoare.
• Configurare sistem - 5-10 zile lucrătoare.
• Instruire utilizatori - numărul de zile depinde de numărul de grupuri de utilizatori, maxim 5 zile lucrătoare.
• Operațiune de probă - 22 de zile lucrătoare.

În acest moment, implementarea este considerată completă, iar sistemul intră în funcțiune comercială. „În practică, etapele de implementare ale „boxului” sunt mult mai rapide. Sunt alocate 4 ore pentru instalare, încă 4 - pentru instruirea administratorului și încă 4 - pentru formarea unui grup de utilizatori ", - comentează Ekaterina Koroleva, specialist de top suport tehnic TEZA.

Gestiunea electronică a documentelor în companie - argumente pro și contra

IT și afaceri Ideea de a abandona fluxul de lucru pe hârtie a fost discutată de mult timp. Noile tehnologii fac posibilă abandonarea aproape completă a hârtiei. Dar asta nu înseamnă asta această decizie se va potrivi oricărei companii și este atât de ușor de implementat.
Din păcate, în timp ce posibilitatea gestionării electronice a documentelor este limitată de lege, iar utilizatorii nu sunt încă pregătiți pentru un astfel de regim. Luați în considerare avantajele și dezavantajele gestionării electronice a documentelor. Pro Economii. Evitarea documentelor poate duce la economii semnificative de costuri.
Gândiți-vă cât cheltuiți în fiecare lună pe hârtie, cerneală, poștă etc. În plus, aceste documente trebuie păstrate undeva. Toate acestea te pot costa un ban frumos. Acces. Managementul electronic al documentelor presupune formatul digital al tuturor documentelor.
Acestea pot fi stocate în cloud prin accesarea datelor prin intermediul aplicațiilor web.

/ managementul documentelor electronice

Alegerea între implementarea „standard” și „design” este destul de dificilă pentru companiile care caută modalități de a accelera munca cu documente și de a trece la un flux de documente „fără hârtie”. Ce este mai important - să automatizezi procesarea documentelor, cheltuind bugetul și timpul minim, sau să simplificați munca angajaților folosind o soluție care este cea mai adaptată nevoilor afacerii? În acest articol, vom lua în considerare avantajele și dezavantajele EDMS folosind exemplul proiectelor pentru implementarea a trei ediții ale sistemului TEZIS - Basic, Standard și Extended. Puteți citi pe scurt despre ele aici și o prezentare detaliată - mai jos.

Funcționalitatea EDMS în diferite ediții De la alegerea opțiunii implementarea EDMS funcționalitatea rezultată depinde direct.

Pro și contra lui sed în diferite ediții

Managementul electronic al documentelor vă permite să optimizați procesul de instruire pentru noii angajați și introducerea de noi procese în companie. Introducerea de noi instrucțiuni și reglementări în managementul documentelor electronice este mult mai rapidă decât informarea fiecărui angajat separat și familiarizarea acestuia cu documentele pe hârtie. Fluxul de documente electronice crește cultură corporatistă.
Toate structurile companiei operează într-un singur spațiu informațional, ceea ce permite aproape fiecărui angajat să fie implicat în procesele corporative. Existența managementului electronic al documentelor în întreprindere vă permite să vă adaptați rapid la schimbările de pe piață standarde internaționale... Atunci când apar noi standarde, o companie care operează în sistemul electronic de management al documentelor își poate schimba documentele cu un nou șablon, ceea ce crește nivelul de competitivitate pe piață.

Fluxul documentelor

În cazul THESIS, este un designer de proces vizual.

• Instrumente pentru crearea diferitelor rapoarte, inclusiv cele grafice.
• Posibilitate de utilizare ES (armat necalificat).
• Modul de recunoaștere a textului.

Opțional, ediția standard a sistemului oferă și un gateway cu portal corporativși capacitatea de a utiliza versiunea mobilă. Cel mai larg set de caracteristici se află în ediția avansată, care implică reglarea fină a soluției. Pe lângă toate cele de mai sus, permite modificarea directă a codului programului și suportă arhitecturi complexe multi-server pentru a face sistemul cât mai scalabil, eficient și adaptabil pentru o anumită companie.

Dezavantajele managementului electronic al documentelor

Împreună cu utilizatorii cheie ai sistemului, studiul și analiza proceselor de afaceri care sunt planificate a fi automatizate sunt efectuate la sediul clientului. Rezultatul examinării este înregistrat și convenit.

• Dezvoltarea și aprobarea unei specificații funcționale (FS). Pe baza informațiilor obținute în urma sondajului, este elaborată și convenită o specificație funcțională a viitorului sistem de flux de lucru, care include o descriere a proceselor automate de afaceri, proiectarea formularelor și cerințele pentru sistem.
• Configurarea și extinderea funcționalității tipice a sistemului TEZIS, conform FS. Pe lângă lucrările de configurare a sistemului specificat în plan model implementare, se lucrează pentru configurarea și rafinarea EDMS TEZIS în conformitate cu cerințele specificației funcționale aprobate.
• Transferul setărilor, demonstrarea sistemului.

Dezavantajele managementului electronic al documentelor

Trebuie remarcat faptul că gestionarea electronică a documentelor are dezavantajele sale. Un dezavantaj semnificativ al sistemului electronic de gestionare a documentelor este problema siguranței documentelor. Într-adevăr, în orice moment un virus poate intra în computer, este posibil ca sistemul de salvare a documentelor să nu funcționeze.

Problema poate fi rezolvată prin crearea unui sistem de redundanță. Unul dintre dezavantajele sistemului electronic de gestionare a documentelor este personalul sau personalul care este angajat în sistem. În procesul de automatizare a fluxului de lucru, este posibil să nu fie posibil să se evite stresul în rândul angajaților care sunt obișnuiți muncă manualăși cu cunoștințe insuficiente despre managementul documentelor electronice. Într-un sistem electronic de gestionare a documentelor, introducerea competentă a datelor este deosebit de importantă. Factorul uman este deosebit de important aici, deoarece funcționarea continuă neîntreruptă a sistemului va depinde de munca de calitate a personalului calificat.

Dezavantajele managementului electronic al documentelor în comparație cu hârtie

Mai mult, are un mecanism unic de extensie, datorită căruia toate modificările făcute pe o singură versiune a sistemului vor fi compatibile cu noua versiune la actualizare. Acest lucru face posibilă automatizarea pe baza proceselor EDMS care sunt complet unice și neobișnuite pentru acest grup de sisteme, ceea ce poate fi important pentru companiile care necesită un flux de documente specific. Ediția standard satisface, de asemenea, majoritatea nevoilor de extindere a funcționalității sistemului, în special cea mai importantă - crearea de noi procese și rapoarte de afaceri. Designerul vizual al proceselor de afaceri, încorporat în EDMS, vă permite să stabiliți noi rute pentru deplasarea și procesarea documentelor, fără a utiliza instrumente de programare.

Multe companii, atât mari cât și mici, au apreciat deja beneficiile trecerii la fluxul de documente electronice între organizații. Astăzi EDO intră cu încredere viata de zi cu zi, înlocuind birocrația obișnuită a hârtiei, iar pentru afaceri de succes este important să învățați cum să o gestionați. Să analizăm principalele aspecte pozitive și negative ale tranziției la EDM 2017.

Care sunt avantajele managementului electronic al documentelor?

• Primul avantaj al EDF este o economie semnificativă a resurselor de timp necesare pentru formarea, verificarea și aprobarea documentelor. Acest lucru se aplică și activității interne de birou a companiei și schimbului de date cu contrapărțile și agențiile guvernamentale.

Trimiterea rapoartelor în formă electronică cu sistemul Buchsoft Online este un flux electronic de documente convenabil, accesibil și sigur cu agențiile guvernamentale!

• Gestionarea electronică a documentelor asigură siguranța documentelor create. Toate informațiile sunt stocate într-o singură bază de date, la care se face backup în mod regulat. Cu această abordare, se va pierde iremediabil documente importante imposibil fizic.
• Arhiva electronică asigură o sistematizare competentă și o stocare compactă a unei cantități uriașe de date. Cartele cu mai multe volume-registre cu hârtii, tivite și depozitate cu grijă de funcționar, se potrivesc cu ușurință pe mai multe medii amovibile și pe hard disk-uri de computer.
• Nu se poate să nu menționăm controlul complet al șefului asupra tuturor proceselor de afaceri din organizația sa. EDF face posibilă urmărirea treptată a performanței oricărei lucrări documentare, ceea ce îmbunătățește semnificativ disciplina interpretativă.
• Un flux de documente electronice bine configurat vă permite să segmentați drepturile și puterile. Angajații responsabili au acces numai la acele documente de care au nevoie în cadrul responsabilităților și competenței lor. Astfel, se oferă o abordare stratificată a confidențialității datelor. În plus, sistemul stochează toate informațiile despre schimbări recente, ștergerea și crearea de noi documente de către angajați.
• Ca parte a fluxului de documente interne al companiei, EDO 2017 se asigură că angajații sunt informați rapid cu privire la noile reglementări de lucru, instrucțiuni, ordine ale șefului și alte acte juridice locale pentru revizuire. Fluxul electronic de documente creează un singur spațiu de informare, implică fiecare angajat în procesul de afaceri și formează cultura corporativă în cadrul echipei.
• În sfârșit, trebuie spus că în lumea modernă cei care au reușit să se adapteze în timp la toate schimbările rapide de pe piața standardelor internaționale rămân competitivi și rentabili. Și sistemul electronic de gestionare a documentelor contribuie la acest lucru în mare măsură.

Avantajele EDI sunt semnificative, dar sistemul nu este lipsit de unele laturi negative... Să le luăm în considerare.