informasi dokumen elektronik jaringan komputer

Tidak peduli seberapa optimis dan skeptis berdebat tentang dokumen elektronik, bagaimanapun, tidak ada yang menyangkal fakta bahwa sebagian besar dokumen kantor dibuat di komputer. Alasan untuk kemenangan teknologi informasi tanpa syarat seperti itu cukup jelas:

• - dokumen elektronik mudah dibuat, diedit, direproduksi, didistribusikan, dan dikirim;
• - lebih mudah untuk mencari informasi yang perlu, dan pencarian kontekstual memberikan peluang yang hanya bisa diimpikan saat melakukan pekerjaan administrasi;
• - masalah pemesanan informasi dan dokumen, membuat dana asuransi, dll diselesaikan lebih mudah dan dengan sedikit usaha;
• - dalam administrasi bisnis dan publik, dokumen elektronik, dengan penggunaannya yang tepat, dapat mempercepat pengambilan keputusan dan meningkatkan kualitasnya.

Penggunaan luas sistem elektronik penyiapan dan pengelolaan dokumen kertas secara bertahap mengaburkan batas antara dokumen elektronik dan non-elektronik. Dalam sejumlah hukum dan standar berbagai negara Cetakan dunia, misalnya, didefinisikan sebagai bentuk penyajian dokumen elektronik di atas kertas.

DI DALAM dokumen normatif Otoritas publik kami juga muncul dengan kata-kata serupa:

Peraturan tentang persyaratan aktivitas pelaku pasar keuangan saat menggunakan dokumen elektronik (disetujui oleh Order Layanan Federal di pasar keuangan tertanggal 08.12.2005 N 05-77/pz-n):

"...sebuah dokumen dalam bentuk elektronik dan (atau) salinannya di atas kertas, yang telah dilegalisir ...".

Peraturan tentang prosedur untuk mengenali orang sebagai investor yang memenuhi syarat (disetujui oleh Order of the Federal Financial Markets Service tanggal 18 Maret 2008 N 08-12 / pz-n):

"4.7. Seseorang yang mengakui sebagai investor yang memenuhi syarat wajib, atas permintaan FFMS Rusia dan sesuai dengan persyaratan yang ditentukan, untuk menyerahkan daftar dalam bentuk elektronik dan (atau) salinannya yang disertifikasi dengan sepatutnya."

Namun, dokumen elektronik, seperti teknologi apa pun, memiliki kekurangan yang harus diperhitungkan:

• - keusangan teknologi yang cepat, yang memaksa organisasi untuk terus meningkatkan metode kerja yang digunakan, secara teratur memindahkan dokumen dan informasi dari satu sistem ke sistem lain, memigrasikannya dari media dan format usang ke yang baru;
• - masa pakai pembawa informasi yang pendek dan keragamannya, yang mengarah pada pembaruan yang cukup sering, yang mengharuskan organisasi untuk terus memantau keamanan informasi;
• - masalah hukum yang belum terselesaikan dan, di atas segalanya, masalah pengakuan legislatif akibat hukum benar-benar menggunakan dokumen elektronik;
• - kompleksitas tidak hanya memastikan keamanan, tetapi juga penghancuran dokumen elektronik dibandingkan dengan dokumen kertas;
• - kebutuhan untuk menggunakan personel yang berkualifikasi tinggi, yang gajinya secara otomatis meningkatkan biaya pengelolaan dokumen dan informasi.

Selain itu, sekarang tidak mungkin untuk sepenuhnya meninggalkan kertas dan media penyimpanan analog lainnya karena sejumlah alasan:

• - Pertama-tama, ini adalah persyaratan undang-undang dan peraturan yang ada untuk pelaksanaan sejumlah dokumen di atas kertas. Ini terutama berlaku untuk dokumen bisnis yang paling signifikan, seperti dokumen undang-undang, dokumen properti, lisensi, dll.;
• - tidak peduli seberapa banyak kita berbicara tentang keuntungan dokumen elektronik, kita juga harus mempertimbangkan fakta bahwa banyak manajer dan spesialis merasa lebih nyaman untuk bekerja dengan kertas ketika membuat keputusan yang bertanggung jawab;
• - yang tidak kalah pentingnya adalah fakta bahwa selama beberapa abad telah berkembang teknologi mapan untuk membuat, memproses, menyimpan dan menghancurkan dokumen kertas, ada kerangka kerja legislatif dan peraturan yang lengkap, dan perkembangan metodologi dan rekomendasi yang dapat digunakan dalam kerja praktek;
• - untuk bekerja dengan kertas dan mikrofilm tidak memerlukan yang khusus sarana teknis, yang menjadikan jenis media ini lebih disukai untuk menyimpan duplikat atau salinan dokumen-dokumen yang mungkin sangat dibutuhkan dalam berbagai jenis keadaan darurat dan bencana, ketika dokumen elektronik mungkin tidak tersedia.

Terlepas dari kenyataan bahwa masyarakat dunia belum siap untuk sepenuhnya meninggalkan dokumen kertas, kekurangan mereka semakin terasa, yang diperburuk oleh tuntutan yang terus meningkat pada kecepatan pemrosesan informasi dan pengambilan keputusan:- kecepatan rendah pembuatan, pemrosesan dan pengiriman dokumen dan informasi di atas kertas lebih buruk lagi tidak sesuai dengan kebutuhan kegiatan bisnis dan dikendalikan pemerintah, yang semakin banyak menggunakan Teknologi Informasi. Hampir tidak mungkin untuk mendokumentasikan kegiatan "elektronik" hanya di atas kertas;

• - jauh lebih sulit dan lebih lambat untuk mencari informasi dalam dokumen kertas, yang sangat merepotkan selama pekerjaan operasional;
• - untuk penyimpanan dokumen kertas, diperlukan area yang signifikan, yang membutuhkan biaya yang terus meningkat untuk menyewa atau membeli tempat, peralatannya dan untuk peningkatan jumlah personel yang melayani penyimpanan ini;
• - pengelolaan dokumen kertas (termasuk mengelola aksesnya) biasanya berada pada tingkat kasus, yang semakin tidak memadai baik dalam memecahkan masalah kegiatan bisnis inti maupun dalam memastikan keamanan informasi.

Manajemen dokumen elektronik semakin diperkenalkan ke bisnis besar dan kecil, serta lembaga pemerintah. Transisi dari mode manual bekerja dengan dokumen elektronik dan otomatis hari ini dipraktekkan di mana-mana. Pada artikel ini, kita akan memahami apa itu manajemen dokumen elektronik, apa kelebihan utamanya dan mencari tahu apakah ada kekurangannya.

Apa itu manajemen dokumen elektronik?

Sistem otomasi bisnis ini adalah serangkaian tindakan untuk mengelola semua jenis dokumen, mulai dari pembuatan hingga pengarsipan. Perbedaan utama antara manajemen dokumen elektronik dan kertas adalah transfer seluruh proses bekerja dengan dokumen ke platform TI. Alur dokumen semacam itu memungkinkan Anda mengelola proses kontrak dengan mudah - mulai dari saat kontrak dikembangkan dalam sistem, persetujuannya, dan hingga pelaksanaannya.

Prinsip pengoperasian manajemen dokumen elektronik

Prinsip utama bekerja dengan manajemen dokumen elektronik adalah pembuatan satu database dokumen, yang mencegah kemungkinan kehilangan atau membuat ulang dokumen tertentu. Sistem pencarian file instan dengan berbagai parameternya memungkinkan Anda untuk menemukan dokumen yang diperlukan bahkan dengan informasi terbatas tentang dia.

Saat membuat dokumen apa pun, sistem manajemen dokumen elektronik memungkinkan Anda untuk melakukan beberapa operasi dalam sistem sekaligus. Dan ini secara signifikan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk pemrosesan dokumen, dan juga membantu menentukan orang yang bertanggung jawab di setiap tahap pergerakannya. Buat template untuk jenis yang berbeda Dokumen secara signifikan menghemat waktu bekerja dengannya, dan juga meminimalkan kesalahan selama pembuatannya.

Pro dan kontra dari manajemen dokumen elektronik

Salah satu keuntungan utama dari manajemen dokumen elektronik adalah kemampuan untuk merampingkan seluruh proses bekerja dengan dokumen. Anda dapat setiap saat menentukan status dan orang yang bertanggung jawab. Tidak seperti bekerja dengan manajemen dokumen kertas, seorang karyawan tidak akan dapat kehilangan dokumen atau menetapkan nomor yang sama untuk itu, karena ini terjadi secara otomatis dalam sistem manajemen dokumen elektronik.

Meningkatkan kecepatan bekerja dengan dokumen adalah hal lain poin penting saat memperkenalkan manajemen dokumen elektronik. File langsung dikirim ke karyawan yang tepat Bertanggung jawab untuk tahap pekerjaan tertentu dengan dokumen. Selain itu, manajemen dokumen elektronik memungkinkan Anda dengan cepat mengedit dokumen yang ada jika terjadi kesalahan di dalamnya. Setiap edisi baru dokumen sistem akan menyimpan, yang meningkatkan kontrol atas proses.

Organisasi akses jarak jauh ke database elektronik dokumen memungkinkan Anda untuk selalu memiliki file yang diperlukan dengan Anda, di manapun Anda berada.

Sistem keamanan manajemen dokumen elektronik berada pada tingkat tinggi dan andal melindungi dokumen Anda dari akses yang tidak sah.

Jika kita berbicara tentang kerugian dari manajemen dokumen elektronik, maka itu hanya mencakup biaya untuk memperkenalkan platform ke dalam bisnis dan waktu yang diperlukan bagi karyawan perusahaan untuk membiasakan diri. sistem baru bekerja dengan dokumen. Jika bisnis Anda kecil atau menengah, atau jika Anda baru saja memasuki pasar, maka Anda dapat menghemat waktu secara signifikan saat beralih ke manajemen dokumen elektronik dengan mendigitalkan sejumlah kecil dokumen kertas yang sudah Anda miliki. Selain itu, sekarang Anda dapat memilih generasi baru manajemen dokumen elektronik, sebuah sistem dengan kontrol cerdas. Misalnya, pengembangan dengan teknologi robotik dari mengelola secara otomatis. Robot cerdas secara mandiri meluncurkan proses koordinasi dokumen dan mengontrol eksekusinya. Beberapa tahun yang lalu, teknologi seperti itu tidak disajikan di pasar untuk sistem otomasi bisnis, sehingga sebagian besar perusahaan masih menggunakan program manajemen dokumen elektronik klasik. Fungsionalitasnya tidak seluas dan beragam seperti kemampuan sistem Flexbby One.

Pro dan kontra menggunakan manajemen dokumen elektronik

menandatangani kontrak dengan menggunakan e-mail akan diakui setara dengan surat biasa, telegram, teleks, telefax, dll tanpa

Amandemen Kode Sipil Federasi Rusia masih dalam pertimbangan, dan otoritas pajak sudah siap untuk menerima dokumen elektronik dari mereka. Baik undang-undang akuntansi dan pajak tidak melarang penggunaan dokumen primer elektronik:

• saat ini hukum federal tanggal 21 November 1996, No. 129-FZ “On Accounting” tidak memuat pembatasan atas pencerminan transaksi pada dokumen elektronik;
• Undang-undang akuntansi baru No. 402-FZ tanggal 6 Desember 2011, yang mulai berlaku tahun depan, berisi indikasi langsung kemungkinan pencatatan transaksi bisnis atas dasar kertas dan dokumen elektronik.

Namun, praktik yang baru mulai terbentuk itu menunjukkan bahwa pertukaran "rakyat" atas faktur dan dokumen utama lainnya masih jauh.

Secara umum, tentu saja, menyenangkan bahwa normatif kerangka hukum untuk pengelolaan dokumen elektronik yang signifikan secara hukum, termasuk pertukaran faktur elektronik, telah dibentuk dan berhasil dilakukan. Oleh karena itu, dalam banyak hal terutama perusahaan besar dan organisasi mulai serius memikirkan transisi ke alur kerja tanpa kertas.

Di mana-mana memiliki pro dan kontra. Misalnya, seseorang yang menggunakan program 1C dapat mengirim dokumen elektronik hari ini dengan menekan satu tombol, asalkan:

kedua, pembuat undang-undang telah menetapkan format kakunya sendiri untuk beberapa dokumen utama, misalnya, untuk format faktur (Perintah Layanan Pajak Federal tertanggal 5 Maret 2012 No. -7-6 / [dilindungi email] Atas persetujuan format faktur, daftar faktur yang diterima dan diterbitkan, buku pembelian dan buku penjualan, tambahan lembar buku pembelian dan buku penjualan di dalam format elektronik"). Bagi yang lain hanya direkomendasikan untuk memberikan kesempatan kepada wajib pajak untuk menggunakan hak untuk mengirim dokumen utama atas permintaan otoritas pajak. Kita berbicara tentang format yang direkomendasikan dari faktur TORG-12, tindakan penerimaan dan pengiriman pekerjaan (layanan) (Perintah Layanan Pajak Federal tertanggal 21 Maret 2012 No. -7-6 / [dilindungi email]"Tentang Persetujuan Format Dokumen Akuntansi Primer").

Jadi, dalam daftar format yang direkomendasikan untuk dokumen yang layanan pajak dapat diterima dalam bentuk elektronik, tidak ada bentuk tindakan penerimaan kontrak pekerjaan konstruksi dan instalasi yang telah selesai (KS-2), tindakan rekonsiliasi saling offset, dll. Selain itu, banyak organisasi menggunakan bentuk dokumen yang direvisi. Akibat pendekatan ini, jumlah pemeluk pengelola dokumen elektronik akan sedikit, karena formulir KS-2 merupakan dokumen yang sangat populer. Tentu saja ada jalan keluar untuk organisasi konstruksi: dalam kontrak, Anda dapat menentukan bahwa penyelesaian sementara dilakukan sesuai dengan tindakan bentuk sewenang-wenang (dalam format yang disetujui seperti yang direkomendasikan oleh Layanan Pajak Federal Rusia), dan penyelesaian akhir - dalam bentuk KS-2. Yang terakhir akan diserahkan dalam bentuk kertas sampai format elektronik disetujui.

Karena kenyataan bahwa lebih mudah untuk mentransfer dokumen sebagai satu set daripada secara terpisah satu per satu (misalnya, faktur secara elektronik, tindakan dalam bentuk kertas), adalah tepat untuk menggunakan formulir yang direkomendasikan oleh otoritas pajak.

Akan ada pengecualian, tentu saja. Jadi, misalnya, tidak mungkin mentransfer nota kiriman hari ini atau besok dalam format elektronik, karena harus berisi tanda tangan tiga pihak - pelanggan, pengangkut, dan penerima barang.

Tentunya, banyak yang akan memiliki keinginan, untuk berjaga-jaga, membuat versi kertas - duplikat dokumen elektronik dengan tanda tangan dan stempel. Pengunduran diri, tentu saja, tidak ada salahnya, jika hanya jumlah yang sama tidak tercermin dua kali dalam akuntansi.

Pertimbangkan masalah tanggal penerimaan faktur, yang menentukan saat penerapan pengurangan PPN dari pembeli.

Mengenai versi kertas dari dokumen utama untuk PPN - faktur - tanggal berikut dapat dipertimbangkan:

• tanggal pada faktur. Jika tagihan tiba melalui pos, akhir kuartal telah tiba dan wajib pajak mencerminkan pengurangan pada kuartal ini, maka amplop dapat dikirim ke kertas bekas, dan faktur dapat dikirim ke buku faktur yang diterima dan, dengan demikian, ke buku pembelian. Dokumen lain lebih mudah untuk dikerjakan karena tidak perlu dicatat dalam buku dan jurnal terkontrol;
• tanggal pada cap pos - opsi ini sangat nyaman ketika pengurangan PPN dapat "merusak" gambar untuk periode pelaporan, karena kantor pajak sering memperdebatkan kemampuan untuk "memainkan" tanggal faktur di antara masa pajak;
• tanggal pada tanda terima kurir lebih mudah dan lebih sulit pada saat yang bersamaan. Di satu sisi, dalam satu atau dua hari, Anda dapat menyetujui untuk menetapkan tanggal yang nyaman, misalnya, dalam hal pengiriman pada akhir atau di luar hari kerja. Di sisi lain, tanggal penerimaan secara sepihak, seperti dalam kasus pengiriman pos kamu tidak akan berubah lagi.

Berkenaan dengan versi elektronik dari dokumen utama apa pun, hanya satu tanggal yang dipertimbangkan - penerimaan pemberitahuan dari pembeli. Ini memang bisa menjadi masalah karena fakta bahwa dalam praktiknya seringkali diperlukan untuk beberapa alasan untuk mengganti dokumen.

Dengan alur kerja kertas, atas permintaan pembeli atau pemasok, dokumen hampir selalu dapat diganti "kedaluwarsa". Dalam hal penerbitan faktur elektronik melewati operator, mis. melalui pihak ketiga, ini tidak mungkin. Tentu saja, Anda dapat membuat faktur dan bahkan mengirimkannya ke surel kepada klien, namun operator tidak akan melewatkan invoice tertanggal 27 Juni baik pada tanggal 5 Juli atau bahkan pada tanggal 28 Juni.

Ini harus diingat oleh organisasi-organisasi yang menyediakan apa yang disebut layanan atau pengiriman berkelanjutan, dan memaparkan satu dokumen untuk beberapa pengiriman sekaligus. Ini termasuk layanan komunikasi, Internet, penjualan roti dan produk susu. Bahkan dengan secara elektronik ekstrak dokumen pengiriman, tidak mungkin sejumlah besar rekanan akan dapat mengeksposnya. Oleh karena itu, untuk satu pembeli, tanda terima untuk bulan itu akan "ditutup" pada tanggal terakhir, untuk yang lain - 3-5 hari setelah akhir bulan, tetapi penutupan awal (3-5 hari sebelum akhir bulan) , seperti yang sekarang dilakukan dengan alur kerja kertas, operator tidak boleh melewatkan .

Dengan kata lain, jika organisasi menulis dalam faktur elektronik bahwa faktur dikeluarkan untuk layanan yang diberikan pada bulan Juni tahun berjalan, maka faktur tersebut harus bertanggal hanya 29 Juni (atau 30 Juni, jika hari ini adalah hari kerja di organisasi) atau 2 – 3 Juli 2012

Dalam praktiknya, situasi berikut mungkin muncul:

• pada akhir kuartal, pembeli kemungkinan besar tidak akan menerima faktur karena hari libur, dan dia sangat membutuhkannya. Agar tidak kehilangan hubungan baik, pemasok tentu saja siap melakukan segalanya untuknya. Kemudian, meskipun ada perjanjian pertukaran dokumen dengan cara elektronik, pemasok memiliki hak untuk menerbitkan faktur dalam bentuk kertas. Dalam hal ini, duplikat elektronik tidak lagi dikirim;
• faktur dikirim, tetapi pembeli melihat ketidakakuratan, dan faktur dikembalikan ke pemasok untuk direvisi. Di buku penjualan, faktur ini sudah terdaftar pada hari dikirim ke operator.

Dalam faktur yang dibuat sejak tanggal berlakunya Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 26 Desember 2011, No. 1137, koreksi dilakukan oleh penjual (termasuk dengan adanya pemberitahuan yang dibuat oleh pembeli tentang klarifikasi faktur dalam bentuk elektronik) dengan membuat salinan faktur baru. Dalam salinan baru, tidak diperbolehkan mengubah indikator yang ditunjukkan pada baris 1 dari faktur (tanggal / nomor) yang dibuat sebelum koreksi, dan baris 1a diisi, di mana nomor seri koreksi dan tanggal koreksi ditunjukkan. Dengan demikian, baik faktur lama maupun salinan baru dicatat dalam buku penjualan (klausul 7 Resolusi No. 1137).

Sehubungan dengan buku pembelian, tindakan tersebut tidak disediakan. Dengan kata lain, jika menerima faktur berulang, pembeli hanya akan memiliki salinan faktur terakhir yang kedua yang terdaftar.

Untuk mengontrol tindakan saat ini (operator/kontraktor mereka), dua kolom akan digunakan dalam program daftar faktur, yang mencerminkan keadaan ringkasan manajemen dokumen elektronik untuk dokumen basis informasi: di kolom pertama - status aliran dokumen di pihak organisasi (semuanya dilakukan / ditandatangani / tindakan diperlukan / diharapkan), di kedua - keadaan di pihak pihak lawan dan penyelenggara pengelolaan dokumen elektronik. Akuntan akan selalu melihat apa yang harus dilakukan, atau hanya menunggu sebentar.

Dalam hal penerbitan faktur elektronik, buku pembelian akan menggandakan daftar faktur yang diterima, yang dapat dikirim secara bersamaan dalam bentuk kertas dan formulir elektronik (nomor urut terisi secara otomatis). Sehubungan dengan buku penjualan, situasinya mungkin berbeda. Jadi, dalam jurnal faktur yang diterbitkan, sebelum mengirim faktur ke operator-pembeli dan menerima konfirmasi dari operator atau pemberitahuan dari pembeli, mungkin tidak ada entri, dan buku penjualan menunjukkan jumlah sesuai dengan entri akuntansi: Dt 62, Kt 90, yang dengannya faktur pengiriman dibuat.

Dalam hal ini, dalam pernyataan PPN, omset pada akun 68, sub-akun "PPN", harus dibandingkan dengan buku penjualan, dan debit - dengan daftar faktur yang diterima;

3) dokumen utama telah dibuat, dikirim, tetapi pembeli tidak dapat mengunggah indikator ke programnya: jumlah total pengiriman, jumlah PPN ada, tetapi bermacam-macam yang disajikan dalam dokumen tidak dapat dibaca. Hal ini dimungkinkan, karena pemasok dapat menyebut produk tersebut kentang, dan pembeli dapat menyebutnya kentang. Apa yang harus dilakukan?

Dalam hal ini, nama yang disajikan harus disinkronkan untuk memilih item serupa dalam dokumentasi pemasok, yang harus disediakan oleh program.

Sebagai kesimpulan, kami mencatat bahwa peralihan ke pengelolaan dokumen elektronik merupakan penghargaan terhadap perkembangan zaman dalam rangka harmonisasi peraturan perundang-undangan nasional mengenai faktur elektronik. Dengan demikian, Uni Eropa telah berurusan dengan penggunaan faktur elektronik selama hampir sepuluh tahun. Oleh karena itu, organisasi-organisasi yang beroperasi di pasar dunia, dengan satu atau lain cara, harus beradaptasi dengan kondisi baru dan, kami berharap, hanya ketidaknyamanan sementara.

Pengenalan sistem manajemen dokumen elektronik juga memungkinkan untuk meningkatkan tingkat kerahasiaan. Setiap peserta menerima persis tingkat akses ke dokumen perusahaan yang sesuai dengan kewenangannya: membaca, mengedit dokumen, atau hak penuh. Semua tindakan dicatat dalam sistem komputer, sehingga setiap saat Anda dapat melihat siapa yang bekerja dengan data, membuat perubahan pada mereka. Secara umum, masalah kerahasiaan sangat akut. Hilangnya beberapa dokumen perusahaan dapat menyebabkan kerugian jutaan. Lagi pula, dokumen kertas dapat dengan mudah dikeluarkan dari folder dan semua informasi dipindahkan ke samping. Ketika memperkenalkan sistem manajemen dokumen elektronik ke dalam sebuah perusahaan, tentu saja, tidak mungkin untuk sepenuhnya menghilangkan kebocoran informasi, tetapi Anda selalu dapat melihat karyawan mana, kapan, pada titik apa, dan bagaimana mereka menggunakan dokumen-dokumen ini.

Pro dan kontra dari manajemen dokumen elektronik

Organisasi yang memutuskan untuk menggunakan faktur elektronik harus mengambil langkah-langkah berikut. Pertama, membuat perjanjian dengan penyelenggara pengelolaan dokumen elektronik yang menjamin pertukaran informasi terbuka dan rahasia melalui saluran telekomunikasi sebagai bagian dari pengelolaan dokumen elektronik faktur antara penjual dan pembeli. Perhatikan bahwa operator harus menjadi bagian dari jaringan operator manajemen dokumen elektronik tepercaya, yang diselenggarakan oleh Layanan Pajak Federal Rusia.

Keikutsertaan operator dalam jaringan tersebut berarti menjamin terpenuhinya persyaratan tindakan hukum pengaturan yang mengatur interaksi informasi antara peserta dalam aliran dokumen penting secara hukum dari faktur dalam bentuk elektronik melalui saluran telekomunikasi menggunakan tanda tangan elektronik(P.

Manajemen dokumen elektronik: pro dan kontra

Info

Elektronik tanda tangan digital(EDS) - analog dari tanda tangan tulisan tangan, yang merupakan alat keamanan informasi yang menyediakan kemampuan untuk mengontrol integritas dan mengotentikasi dokumen elektronik. EDI dapat digunakan untuk mengotomatisasi kantor, membuat arsip dokumen elektronik, manajemen dokumen elektronik perusahaan (alur kerja), mengelola proses kontrak, mengotomatisasi pekerjaan dengan dokumentasi SMM (sistem manajemen mutu) dan mengotomatisasi permohonan warga. EDI dapat digunakan di perusahaan mana pun, terlepas dari ukuran dan bentuk kepemilikannya, sistem dapat dikonfigurasi untuk bekerja baik dalam struktur kecil (departemen, departemen) dan dalam organisasi yang terdistribusi secara geografis dengan skema arus informasi yang dikembangkan.

2.

Pro dan kontra menggunakan manajemen dokumen elektronik

Ekologi. Di Rusia, masalah lingkungan belum terlalu populer dalam bisnis, tetapi tetap saja, menolak menggunakan kertas kantor akan menyelamatkan banyak pohon. Pikirkan tentang pembuatan dan pembuangan kartrid yang berbahaya bagi lingkungan, dan energi yang digunakan oleh printer. Kontra Kontinuitas. Data digital dapat dengan mudah diakses, tetapi juga dapat dengan mudah hilang.

Jika hard drive gagal, semua dokumen yang tersimpan di dalamnya akan hilang. Agar tidak kehilangan data, Anda perlu menggunakan sistem cadangan eksternal. Keamanan. Privasi informasi merupakan perhatian utama di kantor tanpa kertas.

Dokumen primer elektronik: pro dan kontra

Berdasarkan praktik bertahun-tahun dalam implementasi TESIS edisi standar - Dasar dan Standar, skema berikut telah dikembangkan:

• Instalasi sistem - maksimal 1 hari kerja.
• Pelatihan administrator sistem - 1 hari kerja.
• Pengaturan sistem - 5-10 hari kerja.
• Pelatihan pengguna - jumlah hari tergantung pada jumlah grup pengguna, maksimum 5 hari kerja.
• Operasi percobaan - 22 hari kerja.

Dalam hal ini, implementasi dianggap selesai, dan sistem mulai beroperasi secara komersial.“Dalam praktiknya, tahapan penerapan “kotak” jauh lebih cepat. 4 jam dialokasikan untuk instalasi, 4 jam lagi untuk pelatihan administrator, dan 4 jam lagi untuk melatih satu kelompok pengguna,” komentar Ekaterina Koroleva, Spesialis Terkemuka dukungan teknis TESIS.

Manajemen dokumen elektronik di perusahaan - pro dan kontra

TI dan bisnis Ide untuk meninggalkan alur kerja kertas telah dibahas sejak lama. Teknologi baru memungkinkan untuk hampir sepenuhnya meninggalkan kertas. Tapi itu tidak berarti bahwa keputusan ini akan sesuai dengan perusahaan mana pun dan sangat mudah diterapkan.
Sayangnya, sementara kemungkinan pengelolaan dokumen elektronik dibatasi oleh undang-undang, dan pengguna belum siap untuk rezim seperti itu. Pertimbangkan pro dan kontra dari manajemen dokumen elektronik. Penghematan Pro. Pergi tanpa kertas dapat membawa penghematan biaya yang signifikan.
Pertimbangkan berapa banyak yang Anda habiskan setiap bulan untuk kertas, tinta, perangko, dan sebagainya. Selain itu, dokumen-dokumen ini perlu disimpan di suatu tempat. Semua ini dapat dikenakan biaya cukup banyak. Mengakses. Manajemen dokumen elektronik melibatkan format digital dari semua dokumen.
Mereka dapat disimpan di cloud, mengakses data melalui aplikasi web.

/ manajemen dokumen elektronik

Pilihan antara implementasi "standar" dan "proyek" cukup sulit bagi perusahaan yang mencari cara untuk mempercepat pekerjaan dengan dokumen dan beralih ke alur kerja "tanpa kertas". Apa yang lebih penting - untuk mengotomatiskan pemrosesan dokumen, menghabiskan anggaran dan waktu minimum, atau menyederhanakan pekerjaan karyawan menggunakan solusi yang paling disesuaikan dengan kebutuhan bisnis? Pada artikel ini, kami akan mempertimbangkan pro dan kontra EDMS menggunakan contoh proyek untuk implementasi tiga edisi sistem TEZIS - Basic, Standard, dan Extended. Anda dapat membaca singkat tentang mereka di sini, dan ulasan rinci di bawah ini.

Fungsionalitas EDMS dalam edisi yang berbeda Dari pilihan opsi implementasi EDMS fungsionalitas yang dihasilkan secara langsung tergantung.

Pro dan kontra dari sed dalam edisi yang berbeda

Manajemen dokumen elektronik memungkinkan Anda untuk mengoptimalkan proses pelatihan karyawan baru dan pengenalan proses baru di perusahaan. Pengenalan instruksi dan peraturan baru untuk manajemen dokumen elektronik jauh lebih cepat daripada menginformasikan setiap karyawan secara individu dan membiasakannya dengan dokumen kertas. Manajemen dokumen elektronik meningkat budaya perusahaan.
Semua struktur perusahaan bekerja dalam satu ruang informasi, yang memungkinkan hampir setiap karyawan untuk terlibat dalam proses perusahaan. Keberadaan manajemen dokumen elektronik di perusahaan memungkinkan Anda untuk cepat beradaptasi dengan perubahan di pasar standar internasional. Ketika standar baru muncul, perusahaan yang beroperasi dalam sistem manajemen dokumen elektronik dapat mengubah dokumennya berdasarkan: template baru yang meningkatkan tingkat daya saing di pasar.

Aliran dokumen

Dalam kasus TESIS, ini adalah perancang proses visual.

• Alat untuk membuat berbagai laporan, termasuk yang grafis.
• Kemungkinan menggunakan EP (diperkuat tidak terampil).
• Modul pengenalan teks.

Secara opsional, sistem edisi Standar juga menawarkan gateway dengan portal perusahaan dan kemampuan untuk menggunakan versi seluler. Extended Edition memiliki jangkauan fitur terluas, yang melibatkan penyempurnaan solusi. Selain semua hal di atas, memungkinkan modifikasi langsung dari kode program dan mendukung arsitektur multi-server yang kompleks untuk membuat sistem scalable, produktif dan disesuaikan dengan perusahaan tertentu mungkin.

Kerugian dari manajemen dokumen elektronik

Bersama dengan pengguna utama sistem di wilayah pelanggan, studi dan analisis proses bisnis yang direncanakan untuk diotomatisasi dilakukan. Hasil survei dicatat dan disepakati.

• Pengembangan dan persetujuan spesifikasi fungsional (FS). Berdasarkan informasi yang diperoleh dari survei, spesifikasi fungsional sistem alur kerja masa depan dikembangkan dan disepakati, termasuk deskripsi proses bisnis otomatis, desain formulir, dan persyaratan sistem.
• Menyiapkan dan memperluas fungsionalitas khas sistem TEZIS, menurut FS. Selain pekerjaan menyiapkan sistem yang ditentukan dalam rencana standar implementasi, pekerjaan sedang dilakukan untuk menyiapkan dan menyempurnakan TEZIS EDMS sesuai dengan persyaratan spesifikasi fungsional yang disetujui.
• Transfer pengaturan, demonstrasi sistem.

Kerugian dari manajemen dokumen elektronik

Perlu dicatat bahwa manajemen dokumen elektronik memiliki kelemahan. Kerugian signifikan dari sistem manajemen dokumen elektronik adalah masalah keamanan dokumen. Lagi pula, setiap saat virus dapat menembus komputer, sistem untuk menyimpan dokumen tidak berfungsi.

Masalah tersebut dapat diselesaikan dengan membuat sistem reservasi. Salah satu kelemahan dari sistem manajemen dokumen elektronik adalah personel, atau personel yang dipekerjakan dalam sistem. Dalam proses otomatisasi alur kerja, tidak mungkin untuk menghindari stres di antara karyawan yang terbiasa kerja manual dan mereka yang tidak memiliki pengetahuan yang cukup tentang manajemen dokumen elektronik. Dalam sistem manajemen dokumen elektronik, entri data yang kompeten sangat penting. Faktor manusia sangat penting di sini, karena fungsi sistem yang tidak terganggu selanjutnya akan bergantung pada kualitas kerja personel yang berkualifikasi.

Kekurangan manajemen dokumen elektronik dibandingkan dengan kertas

Terlebih lagi, ia memiliki mekanisme ekstensi unik yang membuat semua modifikasi yang dibuat pada satu versi sistem kompatibel dengan versi baru saat ditingkatkan. Ini memungkinkan Anda untuk mengotomatisasi proses berdasarkan EDMS yang benar-benar unik dan tidak biasa untuk kelompok sistem ini, yang mungkin penting bagi perusahaan yang memerlukan manajemen dokumen khusus. Edisi standar juga memenuhi sebagian besar kebutuhan dalam memperluas fungsionalitas sistem, khususnya, yang paling penting - pembuatan proses dan laporan bisnis baru. Perancang visual proses bisnis, yang dibangun ke dalam EDMS, memungkinkan Anda untuk menyusun rute baru untuk pergerakan dan pemrosesan dokumen, dan tanpa menggunakan alat pemrograman apa pun.

Banyak perusahaan besar dan kecil telah menghargai manfaat beralih ke manajemen dokumen elektronik antar organisasi. Hari ini, EDO dengan percaya diri disertakan dalam kehidupan sehari-hari, menggantikan birokrasi kertas biasa, dan untuk bisnis yang sukses, penting untuk mempelajari cara menanganinya. Mari kita menganalisis aspek positif dan negatif utama dari transisi ke EDI 2017.

Apa keuntungan dari manajemen dokumen elektronik?

• Keuntungan pertama dari EDI adalah penghematan yang signifikan dari sumber daya waktu yang dibutuhkan untuk pembentukan, verifikasi dan persetujuan dokumen. Hal ini juga berlaku untuk pekerjaan kantor internal perusahaan, dan pertukaran data dengan kontraktor dan instansi pemerintah.

Penyampaian laporan dalam bentuk elektronik dengan sistem Bukhsoft Online adalah pengelolaan dokumen elektronik yang nyaman, terjangkau dan aman dengan instansi pemerintah!

• Manajemen dokumen elektronik memastikan keamanan dokumen yang dibuat. Semua informasi disimpan dalam satu database, yang secara teratur dicadangkan. Dengan pendekatan ini, kehilangan yang tidak dapat diperbaiki dokumen penting secara fisik tidak mungkin.
• Arsip elektronik menyediakan sistematisasi yang kompeten dan penyimpanan yang ringkas dari sejumlah besar data. Folder multi-volume dengan kertas, diarsipkan dan disimpan dengan hati-hati oleh petugas, mudah dipasang di beberapa media yang dapat dilepas dan hard drive.
• Mustahil untuk tidak mengatakan tentang kontrol penuh kepala atas semua proses bisnis di organisasinya. EDI memungkinkan untuk secara bertahap memantau pelaksanaan setiap karya dokumenter, yang secara signifikan meningkatkan disiplin kinerja.
• Manajemen dokumen elektronik yang dikonfigurasi dengan benar memungkinkan Anda untuk mengelompokkan hak dan wewenang. Karyawan yang bertanggung jawab hanya mendapatkan akses ke dokumen-dokumen yang mereka butuhkan dalam rangka tugas dan kompetensi kerja mereka. Dengan demikian, pendekatan berlapis untuk privasi data disediakan. Selain itu, sistem menyimpan semua informasi tentang perubahan terbaru, menghapus dan membuat dokumen baru oleh karyawan.
• Sebagai bagian dari alur dokumen internal perusahaan, EDO 2017 memastikan bahwa peraturan kerja baru, instruksi, perintah kepala dan tindakan hukum lokal lainnya dengan cepat dikomunikasikan kepada karyawan untuk ditinjau. Manajemen dokumen elektronik menciptakan ruang informasi tunggal, melibatkan setiap karyawan dalam proses bisnis, dan membentuk budaya perusahaan dalam tim.
• Akhirnya, harus dikatakan bahwa di dunia modern, mereka yang berhasil beradaptasi dengan semua perubahan cepat di pasar standar internasional pada waktunya tetap kompetitif dan menguntungkan. Dan sistem manajemen dokumen elektronik berkontribusi besar dalam hal ini.

Keuntungan dari EDI sangat signifikan, tetapi sistem ini bukannya tanpa beberapa sisi negatif. Mari kita pertimbangkan mereka.