Cara membuat kop surat di Word (Word). Contoh kop surat perusahaan (untuk LLC dan pengusaha perorangan)

Banyak perusahaan dan organisasi menghabiskan banyak uang untuk membuat kertas merek dengan desain yang unik, tanpa menyadari bahwa Anda dapat membuat kop surat sendiri. Tidak memakan banyak waktu, dan untuk membuatnya Anda hanya membutuhkan satu program, yang sudah digunakan di setiap kantor. Tentu saja, kita berbicara tentang Microsoft Office Kata.

Dengan menggunakan seperangkat alat pengolah kata Microsoft yang ekstensif, Anda dapat dengan cepat membuat sampel unik, lalu menggunakannya sebagai dasar untuk alat tulis apa pun. Di bawah ini kami akan memberi tahu Anda tentang dua cara untuk membuat kop surat di Word.

Tidak ada yang menghalangi Anda untuk segera mulai bekerja dalam program, tetapi akan jauh lebih baik jika Anda membuat sketsa perkiraan tampilan kepala kop surat pada selembar kertas, dipersenjatai dengan pena atau pensil. Ini akan memungkinkan Anda untuk melihat bagaimana elemen yang disertakan dalam formulir akan digabungkan satu sama lain. Saat membuat sketsa, Anda harus mempertimbangkan nuansa berikut:

• Sisakan ruang yang cukup untuk logo, nama perusahaan, alamat, dan informasi kontak lainnya;
• Pertimbangkan untuk menambahkan kop surat dan slogan perusahaan Anda. Ide ini sangat baik ketika kegiatan atau layanan utama yang diberikan oleh perusahaan tidak ditunjukkan pada formulir itu sendiri.

Pembuatan kop surat manual

Gudang MS Word memiliki semua yang Anda butuhkan untuk membuat kop surat secara umum dan membuat ulang sketsa yang Anda buat di atas kertas pada khususnya.

1. Mulai Word dan pilih di bagian "Membuat" standar "Dokumen baru".

Catatan: Sudah di tahap ini Anda dapat menyimpan dokumen, yang masih kosong, di lokasi yang nyaman di hard drive Anda. Untuk melakukan ini, pilih "Simpan sebagai" dan beri nama file, misalnya "Situs Web Lumpics Kosong"... Bahkan jika Anda tidak selalu punya waktu untuk menyimpan dokumen tepat waktu saat Anda bekerja, berkat fungsinya "Penyimpanan otomatis" ini akan terjadi secara otomatis setelah jangka waktu tertentu.

2. Sisipkan header dan footer ke dalam dokumen Anda. Untuk melakukan ini, di tab "Menyisipkan" tekan tombolnya "Judul lari", pilih barang "Kepala halaman", lalu pilih header template yang sesuai untuk Anda.

3. Sekarang Anda perlu mentransfer semua yang Anda buat sketsa di atas kertas ke badan header. Pertama, tentukan parameter berikut di sana:

• Nama perusahaan atau organisasi Anda;
• Alamat situs (jika ada dan tidak dicantumkan dalam nama/logo perusahaan);
• Hubungi nomor telepon dan faks;
• Alamat email.

Adalah penting bahwa setiap parameter (item) data dimulai pada baris baru. Jadi, setelah menentukan nama perusahaan, klik "MEMASUKI", lakukan hal yang sama setelah nomor telepon, nomor faks, dll. Ini akan memungkinkan Anda untuk menempatkan semua elemen dalam kolom yang bagus dan rata, yang pemformatannya masih harus disesuaikan.

Untuk setiap item di blok ini, pilih font, ukuran, dan warna yang sesuai.

Catatan: Warna harus selaras dan menyatu dengan baik satu sama lain. Ukuran font nama perusahaan harus setidaknya dua unit lebih besar dari font untuk informasi kontak. Omong-omong, yang terakhir dapat disorot dalam warna yang berbeda. Sama pentingnya bahwa semua elemen ini selaras dengan warna logo yang akan kita tambahkan.

4. Tambahkan gambar logo perusahaan ke area header dan footer. Untuk melakukan ini, tanpa meninggalkan area header, di tab "Menyisipkan" tekan tombolnya "Menggambar" dan buka file yang sesuai.

5. Atur ukuran dan posisi yang sesuai untuk logo. Itu harus "terlihat," tetapi tidak besar, dan, sama pentingnya, harus cocok dengan teks di judul kop surat.

Nasihat: Untuk mempermudah memindahkan logo dan mengubah ukurannya di dekat batas header, atur posisinya "Sebelum teks" dengan mengklik tombol Opsi Tata Letak di sebelah kanan area objek berada.

Untuk memindahkan logo, klik untuk memilihnya, lalu seret ke tempat yang diinginkan di header.

Catatan: Dalam contoh kita, blok dengan teks ada di sebelah kiri, logo ada di sebelah kanan header. Anda dapat menempatkan elemen-elemen ini secara berbeda jika diinginkan. Namun, mereka tidak harus tersebar di sekitar.

Untuk mengubah ukuran logo, gerakkan kursor ke salah satu sudut bingkainya. Setelah berubah menjadi penanda, seret ke arah yang diinginkan untuk mengubah ukuran.

Catatan: Saat mengubah ukuran logo, cobalah untuk tidak menggeser tepi vertikal dan horizontal - alih-alih mengurangi atau menambah ukuran yang Anda butuhkan, ini akan membuatnya asimetris.

Cobalah untuk memilih ukuran logo sedemikian rupa sehingga sesuai dengan volume total semua elemen teks yang juga terletak di header.

6. Sesuai kebutuhan, Anda dapat menambahkan lebih banyak elemen visual ke dalam kop surat Anda. Misalnya, untuk memisahkan konten tajuk dari sisa halaman, Anda dapat menggambar garis padat di sepanjang tepi bawah tajuk dari kiri ke kanan lembar.

Catatan: Ingatlah bahwa garis, baik dalam warna maupun dalam ukuran (lebar) dan tampilannya, harus dikombinasikan dengan teks di header dan logo perusahaan.

7. Di footer, Anda dapat (atau bahkan perlu) untuk menempatkan beberapa informasi berguna tentang perusahaan atau organisasi yang memiliki formulir ini. Ini tidak hanya akan memungkinkan Anda untuk menyeimbangkan header dan footer kop surat Anda secara visual, tetapi juga akan memberikan informasi tambahan tentang Anda kepada seseorang yang baru pertama kali mengenal perusahaan tersebut.

Nasihat: Di footer, Anda dapat menunjukkan moto perusahaan, jika ada, tentu saja, nomor telepon, bidang kegiatan, dll.

Untuk menambahkan dan memodifikasi footer, lakukan hal berikut:

Catatan: Moto perusahaan paling baik ditulis dalam huruf miring. Dalam beberapa kasus, lebih baik menulis bagian ini dengan huruf kapital atau hanya menyorot huruf pertama dari kata-kata penting.

8. Jika perlu, Anda dapat menambahkan baris tanda tangan atau bahkan tanda tangan itu sendiri ke formulir. Jika footer alat tulis Anda berisi teks, baris tanda tangan harus berada di atasnya.

Nasihat: Untuk keluar dari mode bekerja dengan header dan footer, tekan tombol "ESC" atau klik dua kali pada area halaman yang kosong.

9. Simpan kop surat yang Anda buat dengan mempratinjaunya.

10. Cetak kop surat Anda untuk melihat tampilannya secara langsung. Mungkin Anda sudah punya tempat untuk menerapkannya.

Membuat kop surat berdasarkan template

Kami telah berbicara tentang fakta bahwa Microsoft Word memiliki set templat bawaan yang sangat besar. Di antara mereka, Anda dapat menemukan yang akan menjadi dasar yang baik untuk kop surat Anda. Selain itu, Anda dapat membuat template untuk penggunaan permanen dalam program ini sendiri.

1. Buka MS Word dan di bagian "Membuat" di bilah pencarian masukkan "Formulir".

2. Dalam daftar di sebelah kiri, pilih kategori yang sesuai, misalnya, "Bisnis".

3. Pilih formulir yang sesuai, klik dan klik "Membuat".

Catatan: Beberapa templat yang disajikan di Word terintegrasi langsung ke dalam program, tetapi beberapa di antaranya, meskipun ditampilkan, dimuat dari situs web resmi. Selain itu, langsung di situs web Anda dapat menemukan banyak pilihan template yang tidak disajikan di jendela editor MS Word.

4. Formulir yang Anda pilih akan terbuka di jendela baru. Sekarang Anda dapat mengubahnya dan menyesuaikan semua elemen untuk Anda sendiri, dengan cara yang sama seperti yang ditulis di bagian artikel sebelumnya.

Masukkan nama perusahaan, tunjukkan alamat situs web, informasi kontak, jangan lupa untuk menempatkan logo di kop surat. Juga, tidak akan berlebihan untuk menunjukkan moto perusahaan.

Simpan kop surat Anda ke hard drive Anda. Jika perlu, cetaklah. Selain itu, Anda selalu dapat merujuk ke versi elektronik formulir, isilah sesuai dengan kebutuhan.

Sekarang Anda tahu bahwa Anda tidak perlu pergi ke industri percetakan dan menghabiskan banyak uang untuk membuat kop surat. Anda dapat membuat kop surat yang indah dan mudah dikenali sendiri, terutama jika Anda memanfaatkan sepenuhnya kemampuan Microsoft Word.

Seperti apa seharusnya kop surat organisasi dan bagaimana cara membuatnya? Baca tentang ini di artikel kami.

Dari artikel tersebut Anda akan belajar:

Ketika Anda perlu menggunakan kop surat

Korespondensi bisnis merupakan bagian integral dari komunikasi perusahaan dengan mitra dan struktur resmi.

Ini adalah bagian dari arus keluar dan masuk dalam struktur alur kerja umum organisasi mana pun. Variasi genre surat Bisnis sangat besar: dari penawaran komersial dan materi promosi hingga klaim, persyaratan, dan surat instruksi.

Aturan dan regulasi yang ada korespondensi bisnis mengharuskan sekretaris untuk dapat mengatur surat-menyurat keluar dengan baik.

Dirancang terlebih dahulu kop surat bisnis sangat memudahkan tugas ini. Tidak hanya mempercepat proses pembuatan surat, tetapi juga berfungsi sebagai kartu bisnis tegas, berkontribusi pada pembentukan citra terhormat dan menunjukkan kehadiran gaya dalam kepemimpinannya.

Pada gilirannya, penerima korespondensi akan menerima informasi yang perlu tentang perusahaan Anda, detailnya, dan detail kontaknya. Surat tersebut, yang dieksekusi dengan gaya bisnis yang ketat, memberikan status resmi kepada pesan tersebut dan memfasilitasi pemrosesan dan penyimpanan dokumen selanjutnya yang berasal dari alamat Anda. Pada tahap awal pengembangan perusahaan, ketika reputasi bisnis berada pada tahap pembentukan, dan biaya promosi skala besar masih sangat terbatas, gaya penulisan surat bisnis memainkan peran yang menentukan dalam membentuk citra bisnis.

Persyaratan untuk desain kop surat perusahaan

Tugas membuat kop surat organisasi biasanya dipercayakan kepada petugas administrasi. Tentu saja, beberapa orang mengambil bagian dalam proses ini - seorang sekretaris untuk memantau kepatuhan terhadap standar yang ada untuk menulis surat bisnis, seorang karyawan akuntansi memeriksa relevansi rincian bank, dan seorang desainer profesional mengembangkan gaya. pendaftaran formulir.

V Federasi Rusia di tingkat legislatif, tidak ada definisi "kop surat perusahaan". Ada nomor Persyaratan Umum untuk pendaftaran korespondensi bisnis. Ini termasuk ketentuan dari beberapa GOST:

GOST	Komposisi persyaratan
GOST 9327-60 Produk kertas dan kertas	Standar menetapkan persyaratan untuk format kertas yang digunakan dalam pekerjaan kantor: Format A4 (210 x 297 mm) atau A5 (210 x 148 mm)
GOST 6861-73 Kertas tulis berwarna	Standar menetapkan persyaratan untuk kualitas dan warna kertas yang digunakan dalam pekerjaan kantor: biasanya kertas putih, kuning atau krem.
GOST R 6.30-2003 Sistem dokumentasi terpadu	Standar menetapkan persyaratan dasar untuk pelaksanaan dokumen resmi.

Teks surat itu sendiri diketik dalam font minimal ukuran 12 poin, jenis huruf dapat berupa salah satu dari set standar Microsoft Office, paling sering adalah Times New Roman.

Penggunaan dua font yang berbeda pada judul kop surat tidak diinginkan. Dalam pesan yang harus disorot poin penting Anda dapat menggunakan teks miring atau tebal. Dilarang keras menyorot bagian teks dengan huruf KAPITAL, juga tidak indah, seperti berteriak saat berbicara.

Ini adalah poin umum, sekarang kita akan menganalisis langkah demi langkah cara membuat header kop surat sendiri, tanpa melewatkan satu komponen pun.

Segera, kami mencatat bahwa paling mudah untuk membuat semua elemen desain di header untuk mencegah perubahan yang tidak disengaja.

Pembuatan header kop surat langkah demi langkah

Langkah 1.

Kami menempatkan logo dan nama perusahaan. Tujuan utama dari elemen-elemen ini adalah identifikasi instan pengirim dan kenyamanan pemrosesan korespondensi lebih lanjut. Jika logo perusahaan sedang dalam pengembangan atau tidak ada sama sekali, maka sebagai gantinya, Anda cukup memberikan nama lengkap perusahaan dalam cetakan besar. Jika Anggaran Dasar perusahaan Anda atau lainnya dokumen konstituen ada versi nama yang dipersingkat, maka itu harus ditunjukkan tepat di bawah yang utama (dalam tanda kurung). Ukuran font ditentukan kira-kira seperti ini - jika teks utama pesan diketik dalam ukuran 12 poin, maka ukuran 16 poin cocok untuk namanya, jika teks utama 14, maka namanya -18.

Langkah 2.

Kami menempatkan data resmi perusahaan dan rincian INN/KPP. Informasi ini ditempatkan pada satu baris. Segera di bawah no, Anda dapat memberikan nomor OGRN. Ukuran titik yang digunakan untuk mengetik data ini adalah 8-10.

Langkah 3.

Kami menempatkan rincian bank, rekening giro dan rekening koresponden, nama dan BIK bank.

Langkah 4.

Kami menempatkan informasi kontak perusahaan Anda: nomor telepon dengan kode kota, alamat pos dengan kode pos, email dan alamat halaman atau situs di Internet.

Setelah selesai memasukkan data, ingatlah untuk memisahkan header dari teks isi dengan satu garis utuh.

Kiat untuk memformat teks pada kop surat perusahaan:

1. Menurut standar bisnis modern, format tanggal harus digital 08/01/2017;
2. Pengisian kolom "Addressee" dilakukan dengan urutan sebagai berikut: nama perusahaan, jabatan, inisial, dan nama keluarga penerima.
3. Inisial harus ditempatkan sebelum nama belakang - A.E. Petrov, tapi tidak Petrov A.E.
4. Posisi dan nama keluarga penerima diberikan dalam kasus datif, yaitu. menjawab pertanyaan "Kepada siapa?"
5. Judul makalah bisnis selalu perlu dicantumkan: "Undangan", "Pemberitahuan", "Klaim", "Permintaan", dll.
6. Di akhir surat, perlu untuk menunjukkan tidak hanya nama keluarga dan inisial orang yang menyusunnya, tetapi juga posisinya.
7. Hanya organisasi negara, perusahaan swasta dilarang melakukan ini.

Contoh kop surat perusahaan

Kesimpulan

Karena tidak ada peraturan hukum mengenai kop surat perusahaan, maka setiap perusahaan dapat mengembangkannya sesuai dengan keinginannya, dengan berpedoman pada: etika bisnis... Karena itu, perlu diingat bahwa dirancang dengan baik, dirancang dengan baik, dan dicetak di atas kertas mahal membentuk akan mengatakan lebih banyak tentang perusahaan Anda daripada lusinan kosong frase iklan... Logo perusahaan, yang dikembangkan oleh desainer profesional, akan meningkatkan pengakuan perusahaan Anda dan menekankan statusnya.

Surat tersebut, yang dieksekusi dengan gaya bisnis yang ketat, memberikan status resmi kepada pesan tersebut dan memfasilitasi pemrosesan dan penyimpanan dokumen selanjutnya yang berasal dari alamat Anda. Pada tahap awal pengembangan perusahaan, ketika reputasi bisnis berada pada tahap pembentukan, dan biaya promosi skala besar masih sangat terbatas, gaya penulisan surat bisnis memainkan peran yang menentukan dalam membentuk citra bisnis.

Selamat siang! Seperti biasa, saya terus menulis artikel saya dan hari ini topiknya adalah: kop surat perusahaan dari suatu organisasi (LLC) dan seorang pengusaha (IE).

Topik ini muncul karena suatu alasan - cukup banyak pengusaha pemula yang tertarik, dan saya termasuk dalam grup VKONTAKTE saya " Rahasia Bisnis untuk Pemula”, Berjanji untuk mengungkapkan topik ini sedetail mungkin.

Kop surat dalam bisnis 2016-2018

Mari kita mulai secara berurutan dan tentukan mengapa Anda memerlukan kop surat untuk LLC atau pengusaha perorangan:

• Urutan organisasi dan pengusaha... Semua perintah secara penuh, mulai dari perintah kerja atau pemberhentian karyawan, dibuat di atas kop surat organisasi;
• Surat Bisnis... Korespondensi bisnis dalam bisnis dilakukan hanya dengan kop surat pengusaha perorangan atau LLC;
• Usulan pengadaan barang atau jasa... Penawaran ini juga dibuat dengan kop surat LLC dan IE;
• ... Anda juga dapat menerbitkan faktur untuk organisasi dengan kop surat.

Secara umum, jika kita mempertimbangkan kop surat dari sisi proses bisnis, maka itu hanya perlu bagi pengusaha dan direktur organisasi dengan cara yang sama.

Informasi apa yang ada di kop surat?

Pertama-tama, kop surat harus memiliki "header" dengan informasi berikut:

1. nama organisasi atau pengusaha perorangan;
2. OGRN untuk LLC atau OGRNIP untuk pengusaha perorangan;
3. NPWP dan KPP untuk LLC, dan untuk NPWP pengusaha (KPP - kode alasan menetapkan pengusaha perorangan tidak);
4. Informasi tentang bank tempat rekening giro dibuka (BIK, nama bank, rekening bank koresponden);
5. Alamat yang sah LLC atau pengusaha perorangan;
6. Informasi kontak: telepon, email, faks.

itu semua informasi ini ditunjukkan dalam kop surat organisasi dan pengusaha. Anda juga dapat menempatkan logo organisasi Anda pada kop surat.

Unduh kop surat perusahaan LLC

Khusus untuk Anda, saya akan memposting contoh kop surat organisasi milik saya, Anda hanya perlu mengunduh dan mengubah datanya menjadi milik Anda sendiri:

Unduh kop surat MontazhZhilStroy LLC: unduh kop surat LLC.

Unduh kop surat dari City Trade Portal LLC: unduh contoh kop surat perusahaan.

Unduh IP kop surat

Serta untuk LLC milik saya, saya akan memposting untuk mengunduh kop surat pengusaha perorangan saya dan contoh kop surat teman saya yang juga seorang pengusaha:

Unduh kop surat IE Zhumataev A.O .:.

Unduh kop surat IP Litvin A.A .:.

Adapun desain kop surat itu sendiri, tidak ada batasan khusus: Anda dapat menggunakan font apa saja dan ukurannya (yang utama adalah semuanya dapat dibaca).

Tetapi agar tidak menghasilkan sesuatu yang baru dan tidak memeras otak Anda tentang hal ini, varian standar kop surat yang saya tunjukkan sudah cukup untuk Anda.

Seperti yang Anda lihat, topiknya sama sekali tidak rumit ketika Anda mengetahuinya dan membuat kop surat Anda sendiri adalah masalah dasar dan Anda menghabiskan paling banyak 10 menit untuk itu.

Saat ini, banyak pengusaha menggunakan akuntansi Internet ini untuk menghitung pajak, kontribusi, dan mengirimkan laporan secara online, coba gratis. Layanan ini membantu saya menghemat layanan akuntan dan menyelamatkan saya dari pergi ke kantor pajak.

Di sinilah saya akan mengakhiri artikel, jika Anda masih memiliki pertanyaan, Anda dapat bertanya di komentar untuk artikel ini tentang kop surat atau ke grup kontak saya, ada tautannya di awal artikel.

Untuk semua bisnis yang bagus! Sampai!

Meskipun kop surat organisasi tidak dokumen legal, ini adalah contoh resmi korespondensi bisnis yang dikirim oleh perusahaan. Oleh karena itu, persyaratan tertentu dikenakan pada desain dokumen semacam itu, yang diabadikan dalam GOST R 6.30-2003 yang sesuai.

Tujuan formulir

Formulir berfungsi sebagai formulir utama untuk korespondensi bisnis dan digunakan dalam kasus-kasus berikut:

• saat menyusun korespondensi keluar;
• untuk pendaftaran apa saja buletin rekanan: pemberitahuan, ucapan selamat, penawaran komersial, dan lainnya;
• menyusun perintah dan instruksi yang bersifat internal;
• menyusun terima kasih, selamat kepada karyawan;
• penyusunan kontrak dengan kontraktor, warga negara.

Sebagai aturan, desain kop surat dari organisasi mana pun dibuat sesuai dengan sampel yang dibuat sebelumnya. Mereka melanjutkan dari fakta bahwa nada, gaya, elemen artistiknya sesuai nama merk, merek, logo perusahaan, atau warna perusahaan yang diterima. Formulir dibuat dalam program khusus atau dengan melibatkan perusahaan khusus yang menyediakan layanan desain dan pencetakan.

Ini digunakan dalam dua versi:

• kertas;
• elektronik.

Kedua jenis ini harus sama persis, tidak hanya dalam konten, tetapi juga dalam parameter halaman, proporsi, dll., agar tidak menimbulkan perasaan perbedaan.

Untuk tingkat yang lebih besar, bentuk memainkan peran yang representatif... Lebih mudah bagi organisasi untuk berkomunikasi dengan mitra, klien, atau pembeli potensialnya, menggunakan kop surat dari sampel tertentu dalam korespondensi. Selain itu, nyaman dari sudut pandang praktis: di antara banyak dokumen, korespondensi perusahaan dapat ditemukan dengan sangat cepat oleh lencana.

Isi kop surat: contoh

Formulir harus berisi:

• nama lengkap perusahaan dari organisasi;
• informasi kontak (alamat, nomor telepon, email);
• rincian pembayaran, situs web perusahaan, NPWP, KPP ditentukan sesuai keinginan.

Dokumen peraturan tidak mewajibkan perusahaan untuk membuat logo, merek dagang, atau gambar artistik lainnya. Namun, paling sering, formulir tidak hanya formulir itu sendiri dengan detail, tetapi juga gambar logo LLC, pengusaha perorangan atau perusahaan lain, yang memungkinkannya menjadi lebih terlihat dan, karenanya, menarik lebih banyak pelanggan.

Dengan demikian, sangat versi sederhana contoh kop surat perusahaan mungkin terlihat seperti ini.

Dan dalam kebanyakan kasus, elemen artistik digunakan untuk menciptakan efek keunikan bentuk: beberapa contoh ditunjukkan di bawah ini.

Persyaratan untuk desain kop surat

Undang-undang tidak mengandung konsep "kop surat", oleh karena itu, dalam banyak hal, saat membuat formulir ini, perusahaan dapat mematuhi sudut pandangnya sendiri dan mewujudkan ide desain apa pun. Namun demikian, GOST R 6.30-2003 memberikan deskripsi terperinci tentang persyaratan yang bersifat nasihat, dan bukan karakter mengikat... Kuncinya adalah sebagai berikut:

1. Teks diterapkan dengan jelas, dengan informasi berikut diperlukan:

• nama lengkap perusahaan;
• alamat - aktual dan legal, menunjukkan indeks dan wilayah;
• bentuk organisasi dan hukum (pengusaha perorangan, LLC, PJSC, asosiasi publik);
• yurisdiksi struktur (dalam hal organisasi anggaran dan otoritas publik).

1. Ukuran lembar A4 atau A5, kertas kualitas standar, putih atau dengan latar belakang yang redup dan terang, yang warnanya diserahkan kepada kebijaksanaan perancang.
2. Indentasi margin:

• kiri, bawah dan atas masing-masing 2 cm;
• di sebelah kanan 1 cm.

Lebih baik untuk memperkirakan lekukan di sebelah kiri sedikit lebih banyak daripada normatif - 25-30 mm, karena di banyak organisasi pembawa kertas dimasukkan ke dalam file.

Ada klasifikasi formulir lain - seringkali formulir seperti itu digunakan tidak hanya untuk organisasi, tetapi juga untuk departemen atau pejabat tertentu, serta untuk cabang (divisi lokal) perusahaan. Juga, pemisahan jenis dokumen dikaitkan dengan tujuannya - misalnya, kadang-kadang di organisasi yang sama, sampel kop surat dibuat untuk dokumen tertentu. Semua jenis klasifikasi ditunjukkan secara skematis pada gambar.

Dari sudut pandang praktis, ada beberapa tip yang perlu dipertimbangkan untuk membuat penggunaan formulir senyaman mungkin:

1. Gambar latar belakang pada permukaan kertas dapat digunakan, tetapi jika diperlukan untuk mengirim dokumen melalui faks, Anda perlu mengingat bahwa gambar tersebut tidak akan dicetak dan dapat mengganggu pantulan teks utama.
2. Sekali lagi, dalam hal faks, pertimbangkan untuk memastikan fontnya cukup besar dan mudah dibaca.
3. Lebih baik tidak menggunakan kertas glossy atau coating, karena tinta dan blue print bisa "merayap" di sepanjang permukaan.
4. Dalam versi elektronik dokumen, yang terbaik adalah meletakkan semua informasi yang tidak dapat diubah di header dan footer (nama, informasi kontak, detail pembayaran, dll.) - sehingga karena kecerobohan tidak dapat dihapus atau diedit.

Dari segi desain dan elemen artistik persyaratan seragam tidak ada dan tidak mungkin ada. Namun, ada beberapa tip umum yang dapat membantu Anda mendesain kop surat Anda lebih indah dan membuatnya terlihat menarik.

1. Berusaha untuk kesederhanaan

Di satu sisi, ini merupakan persyaratan yang jelas, meskipun dengan latar belakang pesatnya perkembangan teknologi desain modern, ia memperoleh relevansi khusus. Kesederhanaan berarti penggunaan motif artistik yang harmonis dan kombinasi sejumlah kecil (dari 1 hingga 3) warna. Adalah keliru untuk berpikir bahwa keberhasilan desain kop surat tergantung pada sejumlah besar elemen atau warna-warna cerah. Padahal, jika Anda melihat merek-merek logo dunia, grafisnya didasarkan pada motif yang sederhana.

Harus diingat bahwa dan bentuk dan merek dagang bukanlah konten itu sendiri, tetapi sarana penyajiannya dalam bentuk yang paling menarik... Karena itu, jika Anda menerapkan kelebihan warna-warna cerah, gambar, maka bentuknya sendiri hanya akan mengalihkan semua perhatian dari isi pesan.

Selain itu, warna seram memperkenalkan beberapa kesembronoan dan bahkan ketidakpercayaan terhadap perusahaan - dalam hal ini, jangan lupa bahwa dokumen ini mengacu pada korespondensi bisnis untuk penggunaan resmi.

Berikut contoh contoh kop surat perusahaan dengan desain yang sederhana.

2. Gunakan editor grafis yang benar

Kop surat yang paling sederhana dan sekaligus cukup menarik dapat dikembangkan di aplikasi Ms Office Word biasa. Namun demikian, ada banyak program lain yang memungkinkan Anda memproses informasi grafis secara efisien dan menyediakan berbagai pilihan desain:

• Photoshop;
• Ilustrator;
• dalam Desain.

Rumus verbal untuk daya tarik formulir adalah sebagai berikut: ia harus menarik perhatian pada dirinya sendiri dan membuat Anda ingin mengambilnya dan membaca isinya.

CATATAN. Jika program profesional tidak tersedia, sangat mungkin untuk menggunakan Photoshop - hanya penting untuk mengatur resolusi setidaknya 300 dpi.

3. Prioritaskan

Awalnya harus ditentukan informasi mana yang harus mencolok terlebih dahulu dan menyorotinya dengan semua metode yang mungkin - dalam font yang lebih besar dan / atau artistik, terletak di tempat yang lebih mencolok.

Pada contoh di bawah ini, perusahaan ingin menyorot nomor kontaknya - nomor itu dicetak besar di sebelah kiri, serta merek dagangnya.

4. Gunakan sarana personalisasi tambahan

Orisinalitas selalu obat yang efektif untuk menonjol dari arus umum informasi. Oleh karena itu, penggunaan bentuk asli, kombinasi warna yang tidak biasa akan selalu menarik perhatian dan menciptakan kesan yang lebih menyenangkan daripada desain tampilan tradisional yang biasa-biasa saja.

5. Hidupkan gambarnya

Dalam arus informasi sehari-hari, yang dalam banyak kasus bersifat teratur, memberikan efek hidup dengan “memanusiakan” sebuah gambar bisa menjadi ide yang sangat bermanfaat.

6. Jangan Lupakan Merek Anda

Tentu saja, bentuknya harus langsung memuat logo merek dagang, atau serupa dengan motifnya: warna dan kombinasi elemen grafis.

7. Jangan berhemat di atas kertas

Jika Anda menghemat terlalu banyak di atas kertas, maka kerugian gambar bisa menjadi biaya yang jauh lebih tinggi. Pilihan yang paling tepat adalah kertas tebal dengan permukaan yang seragam dan bertekstur. Akan menyenangkan untuk mengambil lembaran seperti itu di tangan.

8. Tambahkan efek khusus

Setiap cara orisinalitas tambahan akan membantu dokumen menonjol dari yang lain. Kombinasi warna kontras di permukaan dengan pola yang indah digunakan.

9. Perhatikan keselarasan

Meskipun sebagian besar menggunakan kop surat sudut, aturan untuk memformat teks tidak begitu jelas. Anda harus memberikan perhatian khusus kepada mereka. Anda dapat melakukan survei di antara karyawan, seberapa sukses opsi ini atau itu.

10. Jangan "mengolesi" gambarnya

Bentuknya adalah dokumen resmi, bukan gambar, jadi proporsi elemen artistik tidak boleh lebih dari seperempat.

Pembuatan kop surat DIY: video

Jika Anda tidak punya banyak waktu dan ingin membuat yang cantik, tetapi pada saat yang sama, bentuk yang sederhana, Anda bisa menyelesaikan pekerjaan di aplikasi Ms Word. Video tutorial akan membantu Anda dalam hal ini.

Dan berikut ini adalah video tutorial cara membuat shape di photoshop.

Tanggung jawab atas penggunaan nama merek orang lain

Terlepas dari kenyataan bahwa tidak ada konsep kop surat dalam hukum perdata, ada istilah-istilah seperti:

• merek dagang;
• Nama Perusahaan.

Hak perusahaan untuk menggunakan secara eksklusif sarana individualisasi ini diabadikan dalam Pasal 1474 dan 1484 KUH Perdata. Anda dapat menunjukkan nama dan tanda tangan Anda tidak hanya pada kop surat, tetapi juga pada objek lain:

• papan nama;
• dalam iklan;
• setiap dokumen yang bersifat internal;
• dokumen untuk korespondensi dengan klien dan kontraktor;
• pada barang dan kemasan;
• di Internet (termasuk untuk membuat nama domain).

Hak eksklusif mengandaikan tidak dapat diterimanya penggunaan nama dan merek dagang tidak hanya dari konten yang sama, tetapi juga konten yang serupa. Dalam prakteknya, bukti kesamaan sering diberikan hanya setelah pemeriksaan ahli.

Tanggung jawab atas tindakan tersebut diberikan dalam bentuk kompensasi atas semua kerugian yang ditimbulkan, serta penghentian penggunaan nama perusahaan dan merek dagang, atau perubahan signifikan mereka, yang secara jelas membedakan satu perusahaan dari yang lain.

Menurut undang-undang, hanya hak untuk menggunakan dana ini yang dilindungi, tidak hanya secara penuh, tetapi juga dalam bentuk singkatan, dan seringkali versi singkatan menjadi nama independen dari perusahaan yang sama. Contoh klasik adalah Bank Tabungan, yang saat ini hanya disebut Sberbank.

Kop Adalah dokumen yang akan memungkinkan Anda untuk menciptakan kesan pertama yang benar dari perusahaan, sehingga sangat berharga untuk melakukan pekerjaan yang baik sekali untuk membuat bentuk asli untuk beberapa tahun yang akan datang.

(2 perkiraan, rata-rata: 5,00 dari 5)

Hampir semua dokumen perusahaan dicetak di atas kop surat, dan ini memberi mereka identitas perusahaan yang unik. Di bagian atas lembar, di atas baris pertama, ada area terpisah - tajuk. Pada kop surat, ini biasanya tempat di mana logo atau nama perusahaan ditampilkan. Footer, yang terletak setelah baris bawah teks, paling sering menyertakan informasi kontak - nomor telepon, alamat, dan situs web perusahaan. Terkadang, saat membuat kop surat, lapisan bawah juga digunakan - gambar latar belakang.
Untuk membuat kop surat di program Microsoft Di Office Word 2007, Anda harus mengikuti langkah-langkah berikut.

1. Klik tab Sisipkan, grup Header dan Footer, dan klik tombol Header. Opsi desain header dan footer yang sudah jadi akan muncul di layar. Anda dapat mencocokkan header dan footer dengan gaya halaman sampul- di Microsoft Office 2007, semua desain tumpang tindih. Klik pada desain apa pun dan Anda akan melihat badan dokumen Anda menyala, dan di atas baris pertama, sebuah area muncul di mana Anda perlu mengetik sesuatu.

2. Setelah Anda memilih desain, tab baru akan muncul di pita - "Desainer". Gunakan alat pada tab ini untuk menyesuaikan header dan footer. Misalnya, di grup "Posisi", Anda dapat mengatur jarak dari margin ke header dan footer.

3. Untuk menyisipkan logo ke header dan footer, klik tombol "Gambar" di grup "Sisipkan". Kotak dialog buka file akan muncul di layar. Temukan di mana gambar logo disimpan di komputer Anda dan klik Sisipkan. Logo dimasukkan ke dalam header.

4. Selain logo, Anda dapat memasukkan tanggal dan waktu pembuatan dokumen ke dalam header. Untuk melakukan ini, di grup "Sisipkan", klik tombol yang sesuai, misalnya "Tanggal dan Waktu". Kotak dialog akan muncul di layar di mana Anda dapat memilih format tanggal.

Biasanya tanggal dimasukkan ke dalam kontrak sehingga berubah secara otomatis.

5. Setelah mengedit header, klik tombol Go to Footer. Anda akan secara otomatis dibawa ke bagian bawah halaman untuk menata footer. Di sini masukkan detail kontak perusahaan: telepon, situs web, email.

6. Setelah Anda memasukkan header dan footer informasi yang perlu, klik tombol "Tutup Jendela Header dan Footer" pada tab tambahan "Desain", dan semua teks akan tersedia untuk diedit lagi. Header dan footer muncul di setiap halaman dokumen sebagai blok sebaris secara otomatis. Kop surat sudah siap!

Selain header dan footer, untuk membuat kop surat, tanda air sering digunakan - ini adalah gambar yang dimasukkan ke dalam dokumen sebagai latar belakang halaman. Mungkin itu akan menjadi logo (tentu saja, jika Anda telah memasukkan logo di header, tidak perlu menduplikasi gambar ini dengan mengaturnya sebagai latar belakang). Untuk mengatur latar belakang, buka tab Tata Letak Halaman dan klik tombol Latar Belakang di grup Latar Belakang Halaman. Pilih Tanda Air Kustom dari menu. Di kotak dialog yang muncul, atur sakelar ke posisi "Gambar". Setelah itu, klik tombol "Pilih", di jendela yang terbuka, tentukan lokasi penyimpanan untuk gambar yang diinginkan di komputer Anda "dan klik tombol" Sisipkan ".