GOST 7.0.8-2013 “Sistem standar untuk informasi, kepustakawanan, dan penerbitan. Pekerjaan kantor dan pengarsipan. Istilah dan definisi "mengkonsolidasikan makna dasar dari konsep, yang selanjutnya akan kita gunakan:
- tujuan- variabel yang berisi informasi tentang penerima dokumen;
- rincian dokumen- elemen desain dokumen.
Selain itu, Anda perlu memperhatikan istilah baru atribut, yang secara aktif digunakan saat bekerja dengan dokumentasi ilmiah dan teknis elektronik dan dianggap sebagai bagian wajib dari alat peraga dokumen. Aturan untuk desain variabel "penerima", yang ditetapkan oleh GOST R 6.30-2003, menyediakan berbagai opsi untuk desainnya - di dalamnya, atribut utama variabel "penerima" disusun secara berbeda atau tidak.
Akhirnya, istilah tujuan harus dibedakan dari konsep yang sudah ketinggalan zaman penerima, yang bagaimanapun disebutkan dalam lampiran Aturan kerja kantor di badan eksekutif federal (disetujui oleh keputusan Pemerintah Federasi Rusia 15 Juni 2009 No. 477) dalam arti Pengarang, yaitu pengirim dokumen(dan di atas segalanya surat).
Karena korespondensi biasanya menempati lebih dari 80% dalam volume sirkulasi dokumen organisasi, kami akan mempertimbangkan aturan untuk mengisi variabel "penerima" menggunakan contoh surat dinas resmi, yang dibuat dalam bentuk kertas dan dikirim ke penerima terutama melalui surat.
Dalam proses korespondensi, manajer, karyawan, dan kantor organisasi harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut:
- teknologi, yang berarti bahwa organisasi akan mengirim suratnya melalui kantor pos atau menggunakan layanan perusahaan yang mengirimkan korespondensi. Perusahaan-perusahaan ini dan Russian Post bertindak sebagai pihak ketiga yang independen dalam proses pengiriman. Saat menulis surat, Anda perlu mempertimbangkan bagaimana surat itu akan diteruskan, dikemas, bahwa urutan dan urutan pendaftaran atribut alamat pos ditetapkan oleh Aturan untuk penyediaan layanan pos, yang disetujui oleh dekrit dari Pemerintah Federasi Rusia dan diperbarui secara berkala;
- manajerial sejak surat itu dapat merekam:
- spesifik keputusan manajemen, proposal, laporan, atau klaim - dapat ditujukan kepada organisasi yang lebih tinggi atau mitra yang setara, klien;
- perintah mengikat atau tindakan hukum normatif, yang dikirim ke organisasi bawahan untuk dieksekusi atau untuk informasi.
Artinya, tujuan pembuatan dan isi dokumen, tempat organisasi penulis dalam sistem manajemen dan hubungan dengan penerima surat mempengaruhi desain variabel "penerima". Selain itu, surat harus dikirim ke titik itu (organisasi, eksekutif, spesialis, unit struktural), di mana ada wewenang untuk menyelesaikan masalah yang tercantum dalam dokumen, akhirnya dan pada intinya. Jika Anda memiliki beberapa pertanyaan / saran untuk organisasi ini yang tidak terkait satu sama lain dan penyelesaiannya berada dalam kompetensi orang yang berbeda, maka lebih baik menulis surat terpisah untuk setiap "penerima akhir". Dan jika Anda tidak tahu kepada siapa mereka akan "mendaftar" untuk penjabaran pertanyaan Anda, maka Anda dapat menyatakannya dalam surat yang ditujukan kepada direktur umum atau alamatnya secara keseluruhan ke organisasi;
- faktor etiket- kebutuhan untuk mematuhi aturan kesopanan yang diterima, dengan mempertimbangkan situasi tertentu komunikasi bisnis, status dan posisi penerima (badan hukum atau individu, organisasi atasan atau bawahan, surat dikirim untuk pertama kalinya atau ke koresponden tetap, dll.).
Kop surat organisasi
Untuk korespondensi, hampir setiap organisasi mengembangkan dan menyetujui kop suratnya sendiri. Komposisi detail dan contoh desainnya dapat ditemukan:
- di GOST R 6.30-2003 “Sistem dokumentasi terpadu. Sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan untuk dokumen "(Angka B.2 - B.4) dan
- Rekomendasi metodologis untuk pengembangan instruksi untuk pekerjaan kantor di badan eksekutif federal, disetujui oleh atas perintah Rosarkhiv tanggal 23 Desember 2009 No. 76 (klausul 3.3.1 dengan lampiran).
Organisasi menaruh perhatian besar pada pengembangan kop surat dan bahkan memasukkannya ke dalam buku gaya "korporat", yang cukup adil, karena dia adalah "wajah" badan hukum, membentuk citra penulis surat dan kesan tentang dia. Tapi bukan hanya kualitas kertas dan warna cat yang digunakan untuk membuat kop surat. Nama lengkap dan singkatan dari organisasi, bentuk organisasi dan hukum dan subordinasi ditunjukkan pada formulir. Yang paling penting adalah memastikan bahwa informasi tentang penulis, yang ditunjukkan di atasnya, diformat dengan benar, daftar semua cara untuk menghubungi penulis... Di lingkungan luar itu menyampaikan tanda-tanda ketahanan, kesiapan untuk kontak, keterbukaan dan "niat baik" dari organisasi.
Lokasi rincian dalam formulir dapat:
- membujur(seperti pada Contoh 1) baik
- bersudut:
- terpusat(seperti pada Contoh 2) atau
- bendera(atribut berada di zona sisi yang sama, tetapi teks setiap baris dimulai dari batas margin kiri).
Bentuk membujur dan bersudut memiliki lokasi yang berbeda untuk atribut "penerima", ditunjukkan dengan isian oranye (bandingkan Contoh 1 dan 2).
Atribut dari variabel "penerima"
Apalagi jawaban atas pertanyaan "Di mana?" pendaftaran atribut "alamat pos", GOST menganggap opsional... Jika cocok, maka unsur-unsurnya ditulis dalam urutan yang ditentukan oleh Aturan untuk penyediaan layanan pos (ini ditetapkan Rekomendasi metodis tentang pengembangan instruksi untuk pekerjaan kantor di badan eksekutif federal, Lampiran No. 11). Menunjukkan alamat pos pada surat itu sendiri menjadi nyaman ketika menggunakan amplop dengan jendela, di mana semua data tentang penerima akan terlihat (kepada siapa dan ke mana surat itu perlu dikirimkan), maka informasi ini tidak perlu digandakan pada amplop secara manual atau dengan menempelkan "label". Dengan volume korespondensi yang besar, pendekatan ini secara signifikan menghemat waktu dan uang.
Jika surat itu ditujukan badan negara, badan pemerintah lokal, otoritas tertinggi, organisasi induk, maka atribut "alamat pos" masih belum diterbitkan (hanya ditunjukkan pada amplop). Lihat Contoh 3 dan 4.
Jika surat itu pergi dulu kepada kepala "organisasi superior" ini, kemudian nama organisasi dicantumkan dalam jabatan, lihat Contoh 5 dan 6. Baik jabatan maupun nama lengkap ditulis dalam huruf kapital.
Contoh 1
Ciutkan Acara
Contoh 2
Ciutkan Acara
Contoh 3
Ciutkan Acara
Contoh 4
Ciutkan Acara
Contoh 5
Ciutkan Acara
Contoh 6
Ciutkan Acara
Jika surat itu ditujukan kepada pihak ketiga yang setara atau organisasi bawahan, maka atribut "penerima" surat dapat menyertakan alamat pos, yang lebih baik dipisahkan dari nama organisasi dengan jarak 1,5–2 baris dan mulai dengan huruf kecil seperti yang ditentukan oleh GOST R 6.30-2003 (misalnya , “jalan” atau “dll. "):
Contoh 7
Ciutkan Acara
Jika surat itu ditujukan ke kepala organisasi, maka jabatan tersebut mencantumkan nama lengkap organisasi dengan indikasi bentuk organisasi dan hukum:
Contoh 8
Ciutkan Acara
Jika surat itu ditujukan kepada kepala organisasi yang komunikasinya tidak dilakukan untuk pertama kalinya, maka lebih baik tidak menunjukkan alamat posnya.
Jika surat itu ditujukan wakil kepala atau pejabat lainnya (dan bukan kepala pertama), maka opsi diizinkan (dengan atau tanpa penambahan alamat pos), dan Anda harus memperhatikan kasus, spasi baris. Seorang pejabat selalu ditangani dalam kasus datif; jika nama organisasi dipisahkan dari posisinya, maka ditulis dalam kasus nominatif:
Contoh 9
Ciutkan Acara
Contoh 10
Ciutkan Acara
Jika surat itu ditujukan unit struktural organisasi, maka dalam "penerima" yang diperlukan pertama-tama tunjukkan nama organisasi (singkatan yang ditetapkan diperbolehkan), dan baru kemudian - unit struktural ini dalam kasus nominatif.
Spasi baris dalam Contoh 7, 10 dan 11 untuk memisahkan atribut dari variabel "penerima" diinginkan untuk mempercepat persepsi dan pemisahan informasi oleh penerima, tetapi ini bukan persyaratan yang ketat.
Contoh 11
Ciutkan Acara
Contoh 12
Ciutkan Acara
Jika surat ditujukan kepada pimpinan unit struktural, maka nama organisasi (dalam hal nominatif) termasuk dalam variabel penerima, dan nama unit dicantumkan dalam nama lengkap jabatan dalam datif. kasus:
Contoh 13
Ciutkan Acara
GOST R 6.30-2003 ditetapkan metode desain umum penerima saat mengirim surat ke beberapa organisasi yang homogen atau beberapa unit struktural satu organisasi. Metode ini melibatkan:
- pada surat itu sendiri, desain nama umum penerima;
- kompilasi tambahan dari milis terpisah, yang mencakup nama dan alamat pos khusus mereka.
Contoh 14
Ciutkan Acara
Contoh 15
Ciutkan Acara
Lihat artikel "Membuat amplop di MS Word" untuk mempelajari cara menyesuaikan alamat pengirim Anda, dengan cepat membentuk banyak amplop sesuai dengan templat dan milis yang diberikan, menghiasnya dengan latar belakang atau pola (ide untuk desain amplop paling lambat 23 Februari dan Maret 8
Milis atau Milis dibentuk oleh pelaksana surat berdasarkan pengklasifikasi organisasi dan alamatnya, yang biasanya terakumulasi dalam layanan manajemen kantor sebagai hasil dari operasi pendaftaran dokumen (dalam EDMS atau di Word, tabel Excel). Setiap amplop, di mana setiap salinan surat disegel, berisi nama dan alamat khusus organisasi sesuai dengan milis. Berdasarkan daftar ini, pencetakan informasi pada amplop dapat dikonfigurasi secara otomatis bahkan melalui Word.
Perlu dicatat bahwa metode ini biasanya digunakan oleh organisasi yang lebih tinggi ketika mengirim surat ke badan bawahannya.
tetapi jika tidak lebih dari 4 penerima satu surat, kemudian semua penerima dibuat pada dokumen itu sendiri, maka Anda dapat melakukannya tanpa milis (kata "Salin" tidak cocok di depan penerima ke-2, ke-3 dan ke-4). Batasan jumlah penerima dalam satu surat ini ditetapkan oleh GOST R 6.30-2003 dan akal sehat. Dalam hal ini, pengalamatan dibuat di sudut kanan atas sebagai daftar rincian "penerima" untuk setiap badan / organisasi, tetapi semua salinan surat tersebut ditandatangani sebagai aslinya, dan setiap salinan disegel dalam amplop terpisah pada di mana alamat pos khusus yang sesuai dibuat.
Metode pengalamatan ini nyaman digunakan ketika perlu untuk memberi tahu tentang fakta pelanggaran, tentang peristiwa penting, pertama-tama, badan pengawas dan pengatur tingkat yang lebih tinggi. Ini akan memungkinkan semua penerima untuk melihat kepada siapa lagi surat itu dikirim.
Contoh 16
Ciutkan Acara
Jika surat dengan konten yang sama (surat penawaran, misalnya) perlu dikirim ke beberapa organisasi "independen", maka lebih baik untuk menerbitkan setiap surat dalam status aslinya, mis. menunjukkan penerima individu pada masing-masing. Selain itu, nomor pendaftaran untuk surat-surat ini akan berbeda.
Registrasi variabel "penerima" selama pemeliharaan korespondensi dengan individu memiliki karakteristik tersendiri. Atribut pertama adalah nama belakang dalam kasus datif, lalu inisial dan kemudian alamat pos:
Contoh 17
Ciutkan Acara
Saat mengirim surat kepada pejabat dengan indikasi posisinya, inisial dibuat depan nama keluarga (lihat Contoh 9, 10, 13), karena identifikasi utama penerima dilakukan dengan nama posisi. Saat menangani surat kepada orang pribadi, inisialnya ditunjukkan dibelakang nama keluarga (Contoh 17), karena identifikasi kami sebagai warga negara dilakukan terutama dengan nama keluarga. Saat mendesain nama keluarga dan inisial, mereka dipisahkan oleh spasi, inisial tidak dipisahkan oleh spasi, mis. “I.I. Ivanov ", tapi tidak" I. I. Ivanov ".
Bagaimana itu benar di korespondensi bisnis untuk mempersingkat nama ganda dan patronimik ganda dari penerima, ditulis dengan tanda hubung, misalnya, Khozh-Akhmed Sultanovich, Halimat Abrek-Zaurovna? Lihat jawaban untuk pertanyaan “Bagaimana cara menyingkat nama ganda dan patronimik ganda dari penerima, ditulis dengan tanda hubung, dalam korespondensi bisnis? "
Agar tidak salah dalam menangani, di situs web organisasi perlu untuk mengetahui alamat pos yang tepat, nama lengkap dan jabatan manajer, informasi lain yang akan membantu dengan cara terbaik untuk membangun komunikasi pada tahap pertama persepsi dokumen. Anda dapat mencoba untuk mendapatkan informasi tersebut dari sekretaris, diperoleh dari dokumen yang diterima dari organisasi ini.
Berikan perhatian khusus pada penggunaan huruf besar dan kecil pada nama organisasi dan jabatan. Norma bahasa Rusia menyarankan penulisan posisi dengan huruf kecil (kecil), tetapi posisi tinggi tertentu juga dapat ditulis dengan huruf kapital, jika disediakan dokumen konstituen dan peraturan lokal organisasi penerima. Perhatikan kehalusan ini.
Faktor etiket
Menarik- frase etiket bersyarat, formula pidato yang mengungkapkan rasa hormat dan sikap baik hati, sopan terhadap penerima. Disarankan untuk menyelesaikannya tanda seru , menekankan pentingnya pertanyaan dan daya tarik untuk orang ini.
Paling sering dengan nama dan patronimik(Contoh 18), apalagi - berdasarkan posisi(Contoh 20). Opsi kedua adalah bisnis yang ketat di alam dan digunakan ketika menghubungi seseorang yang memegang posisi resmi tinggi di badan-badan negara bagian dan kota, sebuah organisasi besar. Bahkan lebih jarang dengan nama keluarga tanpa inisial(Contoh 19) - ini menekankan "jarak", formalitas hubungan antara penulis dan penerima, agak khas untuk korespondensi dengan orang pribadi.
Contoh 18
Nama-alamat patronimik
Minimalkan 20
Cara lain dari sikap hormat yang khusus terhadap lawan bicara dimanifestasikan dalam "bingkai etiket": "Terhormat ...." – "Dengan rasa hormat yang mendalam,", yang digunakan ketika berbicara dengan orang yang lebih tinggi (ketua dewan direksi, kepala otoritas yang lebih tinggi atau badan manajemen, dll.), serta dalam hal pendaftaran ucapan selamat, misalnya, pada tanggal ulang tahun.
Menarik "Mahal..." bahkan dalam hal ucapan selamat dari penerima, itu harus digunakan dengan hati-hati, karena dalam hubungan resmi, jarak manajerial tertentu tetap harus dihormati.
Menarik "Terhormat" pada saat ini dianggap ketinggalan jaman, berlebihan - tidak sesuai dengan norma-norma gaya bisnis modern bahasa sastra Rusia.
Aturan sirkulasi khusus telah terbentuk secara bertahap saat bekerja dengan seruan warga... Menanggapi surat mereka "praktik terbaik" badan-badan negara bagian dan pemerintah daerah merekomendasikan formula pidato berikut:
Contoh 22
Ciutkan Acara
Namun terlepas dari masalah yang diangkat dalam seruan warga, dari situasi (konflik, keluhan atau banding atas masalah pribadi, untuk pertama kali atau lagi, dll.), tetap saja formula universal untuk menangani warga negara adalah alamat dengan nama dan patronimik (seperti dalam Contoh 18).
Organisasi komersial dapat mengikuti pedoman yang sama saat berkomunikasi dengan pelanggan dan menangani keluhan.
Surat jaminan ke alamat resmi
Prasyarat untuk mendaftarkan badan hukum yang baru dibuat dengan otoritas pajak adalah: alamat yang sah, yang akan dimasukkan dalam Daftar Badan Hukum Negara Bersatu.
Alamat resmi lokasi organisasi, pertama, menentukan ikatan teritorialnya dengan otoritas pajak tertentu, ke mana laporan akan diserahkan, dan kedua, semua korespondensi resmi akan dikirim ke alamat ini.
Biasanya, badan hukum yang baru dibuat tidak memiliki tempat sendiri, yang dapat didaftarkan sebagai alamat resmi. Saat ini, ada praktik memberikan pemilik tempat kepada badan hukum yang baru dibuat dengan alamat resmi untuk pendaftaran dengan otoritas pajak.
Juga, layanan ini digunakan oleh organisasi pengoperasi yang, karena satu dan lain alasan, ingin mengubah alamat resmi mereka.
Untuk pendaftaran yang berhasil dari badan hukum yang baru dibuat atau penggantian alamat resmi, surat jaminan dari pemilik tempat harus diberikan kepada otoritas pajak.
Surat jaminan. pertama, itu dibuat di kop surat organisasi - pemilik tempat, di mana semua detailnya harus tercermin: alamat lokasi, OGRN, NPWP, telepon untuk komunikasi, serta nama badan untuk yang diberikan surat ini.
Surat jaminan harus memuat kewajiban pemilik tempat untuk memberikan badan hukum yang baru dibuat dengan alamat resmi khusus untuk pendaftarannya di alamat yang ditentukan dengan indikasi perusahaan. nama lengkap organisasi terdaftar.
Pimpinan perusahaan yang berhak melepaskan barang tersebut harus menandatangani Surat Jaminan.
Surat jaminan tersebut disertai dengan salinan akta kepemilikan (sertifikat kepemilikan), serta salinan denah.
Jika alamat resmi diberikan oleh seorang individu - pemilik apartemen, maka Surat Jaminan dibuat dengan cara yang sama seperti badan hukum dengan lampiran wajib salinan sertifikat tempat tinggal.
Surat Jaminan tersebut hanya dapat diberikan oleh pemilik apartemen.
Lihat tambahan
Contoh surat jaminan
dari pemilik tempat - badan hukum
Contoh surat jaminan
dari pemilik tempat - seorang individu
Bagaimana cara seseorang menanggapi surat resmi badan hukum?
Pembangkang Texas Tercerahkan (35698) 2 tahun lalu
Anda hanya mulai dengan kata-kata: "Sebagai tanggapan atas surat Anda (pernyataan, permintaan) dari (tanggal) untuk No, saya memberi tahu Anda yang berikut." Dari baris berikutnya, dari garis merah, Anda menyatakan inti masalah.
Kecerdasan Buatan Sasha Balabuz (132266) 2 tahun yang lalu
Bentuknya adalah
Di sudut kiri atas (mundur 10 cm dari potongan atas lembaran).
Posisi penerima
Nama organisasi tempat penerima bekerja
Nama keluarga penerima, inisialnya (dalam kasus genitif). Sebelum nama keluarga, tulis "Mr. (Mrs.)"
Lewati satu baris
Alamat penerima
Di sudut kanan atas pada baris yang sama dengan posisi penerima adalah tanggal pengiriman surat Anda.
Lewati 3 baris dan tulis dari SISI KIRI di bawah detail penerima:
Nama keluarga Anda, inisial dalam kasus nominatif
Di bawah, melewati garis, adalah alamat rumah Anda.
Lewati 2 baris dan tulis: "Ke nomor Anda 1811-BL tertanggal 28/09/12" (tentu saja, tanpa tanda kutip).
Lewati satu baris lagi dan tulis teks jawaban surat itu. Pada saat yang sama, cobalah untuk menghindari kata ganti "milik Anda", "milik Anda", "milik Anda", dan tulis nama organisasi tempat mereka mengirimi Anda surat. Dan tulis dari orang ketiga.
Lewati 2 baris dan tanda tangani, dan di sebelah kanan, pertama tulis inisial Anda, lalu nama belakang Anda.
Jika Anda perlu melampirkan beberapa dokumen, lewati 3 baris dan tulis di bawah tanda tangan: "Aplikasi." - nama aplikasi. Jika ini adalah salinan, maka tulislah "Salinan dokumen ini dan itu. Salin." Jika ada beberapa salinan, maka beri nomor masing-masing dan tulis tentang setiap baris di bawah yang lain.
Amplop: di pojok kanan BAWAH ulangi "tajuk" penerima dalam urutan yang sama seperti pada surat. Alamat Anda ada di bagian belakang amplop.
Surat dikirim HANYA dengan pesanan terdaftar, dengan pengakuan tanda terima dan di bawah tanda terima terpisah.
Satu hal lagi: jangan lupa untuk membuat salinan surat Anda.
Aspek hukum
Surat jaminan ke alamat resmi, sampel dari pemilik untuk pendaftaran LLC. Membentuk. Isi. Hukum dan signifikansi praktis saat mendaftarkan alamat resmi.
Surat jaminan ke alamat resmi dari pemilik untuk pendaftaran LLC sebenarnya adalah yang pertama dan satu-satunya yang sah (dengan pengecualian sertifikat kepemilikan), dokumen legal, di mana penyewa masa depan (pembeli alamat resmi) dan lessor (dalam kasus kami, penjual alamat resmi) secara hukum meresmikan perjanjian mereka bahwa dalam hal peristiwa penting secara hukum tertentu (pendaftaran badan hukum), pihak akan membuat perjanjian sewa yang sah. Bentuk dan contoh surat jaminan dapat berbeda-beda. Biasanya, badan pemerintah mereka yang mendaftarkan badan hukum tidak menemukan kesalahan dengan bentuk dokumen ini, namun, tepat di bawah ini saya akan memberikan contoh surat jaminan yang sepenuhnya diverifikasi secara hukum dan dibuat secara kompeten dari pemilik tempat non-perumahan, yang harus diberikan kepada 46 MIFNS untuk pendaftaran alamat resmi.
Dari segi hukum
Agar adil, saya akan segera mencatat bahwa bahkan persyaratan seperti itu untuk memberikan surat jaminan kepada 46 MIFNS untuk memverifikasi legalitas pemberian alamat resmi dengan sendirinya merupakan pelanggaran langsung terhadap hukum oleh karyawan 46 MIFNS (mendaftar otoritas untuk kota Moskow). Dokumen ini tidak termasuk dalam daftar tertutup dokumen yang diperlukan dan wajib yang diserahkan ke kantor pajak, dan terlebih lagi, fakta pendaftaran badan hukum tidak dapat bergantung pada ada atau tidak adanya surat jaminan!
Pada prinsipnya, mereka yang ingin dapat mengajukan pemeriksaan di pengadilan dan dengan kemungkinan 100% mereka akan memenangkan kasus tersebut, tetapi apakah setengah tahun hidup layak untuk berjalan melalui kantor hukum dan peradilan kesenangan dari kemenangan kecil atas sistem ini? Setiap orang memilih jawabannya sendiri, tetapi sebagai pengacara dengan pengalaman bertahun-tahun, saya terbiasa memberikan nasihat yang membuat hidup klien saya semudah mungkin. Jadi saran saya untuk Anda - percayakan saja pada para profesional dari pendaftaran, dan mari kita penuhi keinginan kecil otoritas pajak ini bersama Anda. Saya berjanji kepada Anda bahwa kami akan melakukannya dengan benar, dan pendaftaran badan hukum Anda akan dilakukan secepat dan senyaman mungkin, pertama-tama untuk Anda.)
Mari kita sekarang dengan syarat setuju bahwa, berdasarkan realitas praktik penegakan hukum, diperlukan penyerahan surat jaminan untuk memverifikasi alamat hukum dan pendaftaran badan hukum lebih lanjut yang bebas masalah ...
Lebih lanjut mengenai surat jaminan
Secara umum, sifat yang sangat legal dari surat jaminan pada awalnya jauh lebih luas dan digunakan secara luas dalam bisnis, tetapi sekarang saya tidak akan pergi ke hutan hukum, dan kami akan berbicara tentang surat jaminan hanya dalam konteks masalah. menarik bagi kami - konfirmasi alamat resmi oleh pemilik. Itu. ini adalah ketika pemilik tempat non-perumahan (kantor), pada saat yang sama menjamin penyewa di masa depan bahwa ia akan membuat perjanjian dengannya, dan dalam kenyataan bisnis kami, arti surat jaminan datang ke kedepan, tepatnya sebagai konfirmasi tertulis dari pemilik untuk otoritas pendaftaran (46 MIFNS) persetujuannya dengan fakta bahwa badan hukum yang baru dibuat secara sah menunjukkan alamat tempat sebagai alamat lokasi (alamat hukum).
Kepentingan, dan kewajiban nyata untuk melampirkan surat jaminan dari pemilik pada saat mengajukan berkas pendaftaran ke kantor pajak, sangat penting di tahun-tahun terakhir... Bukan rahasia lagi bahwa sejak zaman Uni Soviet, inspektorat pajak terus mencoba memaksa seorang pengusaha untuk mendaftar di alamat resmi tertentu, dan dengan kegigihan aplikasi yang lebih baik, kira-kira setiap satu atau dua tahun, mengingat ini dan mengajukan semakin banyak persyaratan dan cara yang tidak masuk akal untuk melawan perusahaan, yang dia (kantor pajak) anggap suatu hari nanti. Selama beberapa tahun terakhir, mengingat perjuangan mistis ini, MIFNS memutuskan bahwa dokumen semacam itu sebagai surat jaminan dari pemilik, yang diberikan bahkan sebelum keputusan untuk mendaftarkan badan hukum dibuat, harus menjadi obat mujarab.
Tentu saja, tidak ada surat jaminan untuk tujuan perjuangan suci ini yang memiliki dan tidak pernah memiliki manfaat praktis sedikit pun. Bagaimanapun. Kami bukan orang malas. Mereka membutuhkan satu kertas lagi yang tidak berguna - bagus. Tidak akan sulit bagi kami untuk mempersiapkannya dan menandatanganinya di pemilik alamat resmi.)
Saya ingin menekankan sekali lagi bahwa tidak ada surat jaminan, serta kadang-kadang sejumlah dokumen lain, kecuali yang ditunjukkan dalam hukum federal 129-ФЗ "Tentang pendaftaran negara badan hukum dan pengusaha perorangan". Bab IV, Pasal 12, otoritas pajak tidak berhak menuntut menurut hukum. Termasuk dokumen dan cek apa pun yang disebut alamat resmi!
Sekarang mari kita putuskan bentuknya. Apa itu surat jaminan dan apa sebenarnya jaminannya? Dalam arti luas, surat jaminan adalah surat bisnis yang berisi penegasan (garansi) atas pelaksanaan setiap tindakan atau kepatuhan. kondisi tertentu(misalnya, waktu dan fakta pembayaran untuk produk yang diterima, pekerjaan yang dilakukan, atau layanan yang diberikan). Dengan kata lain, surat jaminan adalah cara untuk memastikan bahwa para pihak yang bertransaksi memenuhi kewajiban tertentu.
Jika kita mempertimbangkan konsep ini dalam konteks pendaftaran badan hukum, maka surat jaminan adalah dokumen yang diberikan oleh pemilik tempat yang disewa dan menjamin lokasi organisasi di alamat ini setelah pendaftarannya.
Setiap pemilik alamat resmi biasanya membuat surat jaminan secara mandiri, tetapi secara pribadi saya sarankan untuk mengikuti persis bentuk surat jaminan saya ke kantor pajak.
Surat jaminan dapat disertifikasi dengan meterai dan harus ditandatangani oleh pemiliknya. Banyak pemilik mencoba membuat dokumen mereka unik dan terlihat berbeda dari surat jaminan rekan kerja, untuk meminimalkan kemungkinan pemalsuan dokumen ke alamat resmi mereka.
Saya, Yavlinsky Grigory Alekseevich, menjadi manajer (pemilik) tempat berdasarkan surat kuasa tertanggal 31 Desember dua ribu dua belas (terdaftar dalam daftar oleh notaris kota Moskow Petr Petrovich Petrov untuk No. 7-312), dikeluarkan oleh pemilik tempat non-perumahan (sertifikat kepemilikan bagian bangunan 23-ZhZ No. 123456 tanggal 01 Januari 2012), Ksenia Anatolyevna Sobchak dan Valeria Ilinishna Novodvorskaya. Dengan ini saya informasikan hal-hal sebagai berikut:
Bentuk surat resmi dari perorangan
Pembatalan layanan
Surat tersebut diberikan kepada Relcom DS LLC oleh Administrator Domain. Perpanjangan pendaftaran domain dalam proses penghapusan
Surat tersebut diberikan kepada Relcom DS LLC oleh Administrator Domain. Pengalihan hak administrasi domain ke orang lain
Surat tersebut dikirim oleh Administrator Domain ke "Relcom. DS" LLC. Pengalihan hak atas domain (konfirmasi niat untuk menerima domain)
Surat itu dikirim ke LLC "Relcom. DS" oleh orang yang kepadanya hak untuk mengelola domain ditransfer. Perubahan pendaftar. Transfer domain untuk layanan dari Relcom.DS LLC ke Registrar lain
Surat itu dikirim ke LLC "Relcom. DS" oleh Administrator Domain. Perubahan pendaftar. Transfer domain untuk servis di Relcom.DS LLC dari Registrar lain
Surat tersebut dikirim oleh Administrator Domain ke "Relcom. DS" LLC. Perubahan pada data identifikasi individu
Surat itu dikirim ke LLC "Relcom. DS" oleh Administrator Domain. Mengubah kata sandi untuk akses ke Sistem Registrasi Domain
Surat itu dikirim ke LLC "Relcom. DS" oleh Administrator Domain. Persetujuan untuk pemrosesan data pribadi
Surat itu dikirim ke LLC "Relcom. DS" oleh Administrator Domain. Persetujuan untuk penggunaan data pribadi di mesin pencari
Surat itu dikirim ke LLC "Relcom. DS" oleh Administrator Domain.
Perhatian!
Jika surat dari seseorang dikirim ke kantor Relcom. Business Network LLC melalui pos atau kurir, maka tanda tangan pada surat tersebut harus disertifikasi oleh pejabat organisasi mana pun (misalnya, DEZ, departemen SDM di tempat pekerjaan), dan pada surat itu harus menyertakan salinan paspor sipil seseorang (hlm. 2-3, 4-5)
Jika surat dikirimkan ke kantor Relcom.Business Network LLC oleh individu secara pribadi, surat tersebut diterima setelah menunjukkan paspor sipil.
Dalam hal ini, surat tersebut harus ditandatangani oleh seorang individu.
Jika surat tersebut dikirimkan ke kantor Relcom. Business Network LLC oleh perwakilan individu, maka surat tersebut harus disertai dengan surat kuasa yang diaktakan yang memberi kuasa kepada perwakilan (wali amanat) untuk melakukan semua tindakan yang diperlukan terkait dengan administrasi domain.
Dalam hal ini surat tersebut harus ditandatangani oleh orang yang berwenang.
1. Surat dicetak di atas kertas putih atau berwarna terang dalam ukuran A4 (210 x 297 mm) atau A5 (148 x 210 mm).
2. Lembar harus memiliki setidaknya margin:
20 mm - kiri;
10 mm - kanan;
20 mm - atas;
20 mm - bawah.
Tanggal surat adalah tanggal penandatanganannya. Tanggal disusun dalam angka Arab dalam urutan: hari bulan, bulan, tahun. Hari bulan dan bulan disusun dengan dua pasang angka Arab yang dipisahkan oleh titik; tahun - dalam empat angka Arab.
4. Nomor keluar.
Nomor pendaftaran (keluar) surat terdiri dari nomor seri, yang dapat ditambahkan pada kebijaksanaan indeks (misalnya, inisial kepala arah). Nomor pendaftaran surat yang dibuat bersama oleh dua departemen atau lebih terdiri dari nomor registrasi surat masing-masing departemen tersebut, dipisahkan dengan garis miring.
6. Penerima
Penerima dapat berupa organisasi, divisi struktural mereka, pejabat atau individu. Saat menangani surat kepada pejabat, inisial ditunjukkan SEBELUM nama keluarga. Nama organisasi dan unit strukturalnya ditunjukkan dalam kasus nominatif.
Misalnya:
LLC "Nama Perusahaan" "
Departemen Perencanaan
Posisi orang yang dituju surat itu ditunjukkan dalam kasus datif, Sebagai contoh:
ke CEO
LLC "Nama Perusahaan" "
A A. Ivanov
LLC "Nama Perusahaan" "
Departemen Perencanaan
B.B. Petrov
Surat tidak boleh berisi lebih dari empat penerima. Kata "Salin" sebelum penerima kedua, ketiga, keempat tidak ditunjukkan. Jika jumlah penerima lebih besar, milis terbentuk.
Variabel "Addressee" dapat menyertakan alamat pos. Unsur-unsur alamat pos ditunjukkan dalam urutan yang ditetapkan oleh aturan untuk penyediaan layanan pos.
Saat menangani surat ke organisasi, sebutkan namanya, lalu alamat posnya, Sebagai contoh:
LLC "Nama Perusahaan" "
Yaroslavsky pr-kt, 12, Yaroslavl, 150001
Saat menangani surat kepada seorang individu menunjukkan nama dan inisial penerima, kemudian alamat pos, Sebagai contoh:
V.V. Sidorov
st. Svobody, 5, tepat. 12,
Yaroslavl, 150000
7. Teks surat
Teks surat disusun dalam bentuk tabel, teks koheren, atau dalam bentuk kombinasi dari struktur tersebut.
Kolom dan baris tabel harus memiliki judul yang dinyatakan sebagai kata benda dalam kasus nominatif. Subjudul kolom dan baris harus konsisten dengan judul. Jika tabel dicetak pada lebih dari satu halaman, kolom tabel harus diberi nomor dan hanya nomor kolom tersebut yang akan dicetak pada halaman berikutnya.
Teks yang terhubung biasanya terdiri dari dua bagian. Di bagian pertama, tunjukkan alasan, alasan, tujuan pembuatan surat, di bagian kedua (akhir) - keputusan, kesimpulan, permintaan, saran, rekomendasi. Teks dapat berisi satu bagian terakhir (misalnya, permintaan tanpa penjelasan).
Dalam teks surat, disiapkan berdasarkan dokumen dari organisasi lain, perinciannya ditunjukkan: nama dokumen, nama organisasi - penulis dokumen, tanggal dokumen, nomor registrasi dokumen, judul teks.
Bentuk-bentuk presentasi berikut digunakan dalam surat itu:
Orang pertama jamak ( "silakan kirim", "kirim untuk dipertimbangkan");
Orang pertama tunggal ( "Saya anggap perlu", "tolong sorot");
Orang ketiga tunggal ( "masyarakat tidak keberatan", "Judul" LLC menganggap itu mungkin ").
8. Lampiran
Tanda adanya lampiran yang disebutkan dalam teks surat dibuat dengan cara berikut:
Aplikasi: 5 liter. dalam 2 eksemplar.
Jika surat tersebut memiliki lampiran yang tidak disebutkan dalam teks, maka sebutkan namanya, jumlah lembar dan jumlah eksemplar; jika ada beberapa aplikasi, mereka diberi nomor, Sebagai contoh:
Lampiran: 1. Perjanjian sewa untuk 5 liter. dalam 2 eksemplar.
2. Sertifikat penerimaan untuk 1 liter. dalam 2 eksemplar.
Jika lampiran diikat, maka jumlah lembar tidak ditunjukkan.
Jika pada surat itu dilampirkan dokumen lain yang juga ada lampirannya, maka dibuatlah tanda adanya lampiran dengan cara berikut:
Lampiran: surat Kementerian Dalam Negeri Federasi Rusia 05.05.2007 N 02-6 / 172 dan lampirannya, hanya 3 halaman.
Jika aplikasi tidak dikirim ke semua alamat yang ditunjukkan dalam dokumen, maka tanda pada kehadirannya dibuat dengan cara berikut:
Lampiran: pada 3 l. dalam 5 eksemplar. hanya ke alamat pertama.
9. Tanda tangan
Persyaratan "Tanda tangan" meliputi: nama jabatan orang yang menandatangani surat (lengkap, jika surat tidak dibuat di atas kop surat, dan disingkat - pada surat yang dibuat di atas kop surat) dan dekripsi dari tanda tangan (inisial, nama belakang), Sebagai contoh:
Pada saat penandatanganan surat oleh beberapa pejabat, tanda tangan mereka diletakkan satu di bawah yang lain secara berurutan sesuai dengan jabatan yang dijabat, Sebagai contoh:
Ketika menandatangani dokumen oleh beberapa orang dengan posisi yang sama, tanda tangan mereka ditempatkan pada tingkat yang sama, Sebagai contoh:
10. Mencetak
Cap segel menyatakan keaslian tanda tangan pejabat pada dokumen yang menyatakan hak orang yang memperbaiki fakta yang berkaitan dengan SARANA KEUANGAN, serta pada dokumen lain MENYEDIAKAN sertifikasi tanda tangan asli.
11. Pelaku
Tanda tentang pelaku termasuk inisial dan nama keluarga pelaku dokumen dan nomor teleponnya. Tanda tentang pelaku ditempatkan di sisi depan atau belakang lembar terakhir dokumen di sudut kiri bawah, Sebagai contoh:
Dalam beberapa dekade terakhir, itu telah menjadi bagian integral dalam bidang bisnis apa pun. Selain pelaksanaan kontrak, tindakan dan lampirannya, manajer dokumen terlibat dalam persiapan berbagai jenis banding dan surat. Di tingkat legislatif, prinsip-prinsip desain dan pola umum mereka, tentu saja, tidak ditentukan. Dalam situasi seperti itu, muncul pertanyaan, "Bagaimana seseorang dapat dengan benar menyusun dokumen bisnis yang lemah secara hukum ini atau itu?" Jawabannya sangat sederhana dan bermuara pada persiapan makalah tersebut sesuai dengan standar yang diterima secara umum dalam pekerjaan kantor.
Hari ini sumber daya kami memutuskan untuk mempertimbangkan prinsip-prinsip menyusun surat resmi dan fitur-fitur dokumen ini. Informasi tentang topik yang diringkas dan template makalah itu sendiri dapat ditemukan di bawah.
Resmi atau - ini adalah salah satu jenis dokumen dasar di bidang pekerjaan kantor bisnis modern... Ini adalah metode universal untuk mentransfer informasi, diimplementasikan dalam mode sesederhana mungkin, tetapi sesuai dengan semua aturan dan norma hubungan bisnis.
Secara alami, informasi yang disajikan dalam surat resmi tidak bersifat menghibur. Makalah semacam itu dapat berupa undangan, sebagian iklan, informasi, dan lain-lain, tetapi tidak berarti menghibur.
Ada banyak perbedaan antara surat resmi dan surat biasa. Yang utama adalah tujuan. Jika dokumen bisnis selalu memiliki tujuan yang tepat untuk dikirim atau dikirimkan ke penerima, maka surat biasa sering digunakan untuk "komunikasi demi komunikasi." Selain itu, pesan bisnis:
- tidak anonim - mereka selalu memiliki informasi tentang pengirim dan penerima
- ditulis atas nama orang atau organisasi tertentu, asosiasi yang diwakili olehnya
- (jika pengirim memiliki segel)
- disusun menurut aturan yang berlaku umum dalam pekerjaan kantor
- mungkin tidak menghibur seperti yang disebutkan sebelumnya
Perbedaan opsional, tetapi juga umum antara surat resmi dan pesan biasa adalah kompilasi yang pertama pada kop surat. Pendekatan ini memberikan daya tarik tingkat soliditas tertinggi dan umumnya menunjukkan status bisnisnya.
Beberapa kata tentang detail dan konten umum dokumen
Surat-surat resmi dibuat untuk alasan yang berbeda, akibatnya isinya secara alami berbeda. Meskipun demikian, pesan bisnis tidak dapat diambil struktur umum... Dialah yang didefinisikan di bidang pekerjaan kantor sebagai benar, tidak dapat disengketakan dan merupakan persyaratan dasar untuk dokumen yang relevan. Rincian khas dari surat resmi meliputi:
- nama lengkap perusahaan pengirim atau nama lengkap warga negara tertentu
- informasi tentang, pos pemeriksaan, dan OKUD (untuk organisasi)
- alamat dan semua jenis kontak pengirim
- informasi serupa tentang penerima
- langsung inti pesannya
- tanggal kompilasinya
- dan percetakan (untuk organisasi)
Penting! Jenis dokumen bisnis yang dipertimbangkan saat ini adalah salah satu dari sedikit yang tidak perlu disebutkan namanya. Tidak adanya yang terakhir sama sekali bukan kesalahan, tetapi kepatuhan terhadap aturan dasar pekerjaan kantor.
Dianjurkan untuk menulis surat itu sendiri di kop, tentu saja, jika pengirimnya adalah beberapa perusahaan. Untuk instansi pemerintah, formulir tersebut memiliki gambar lambang, untuk organisasi komersial- lambang mereka.
- Jelas dan dapat dimengerti oleh penerima.
- Tanpa menggunakan kata-kata kotor, belum lagi hinaan dan bahasa kotor.
- Rapi, ringkas dan kompeten.
Pada prinsipnya pengelola dokumen tidak memiliki persyaratan lain untuk surat dinas. Kepatuhan yang cukup dengan norma, aturan, dan isi umum dokumen yang dicatat.
Anda dapat mengunduh template surat resmi ke organisasi di bawah ini:
Jenis-jenis surat resmi
Surat resmi adalah kelompok surat bisnis yang cukup luas. Yang paling banyak digunakan antara lain:
- mencerminkan keinginan pengirim untuk melakukan sesuatu untuk kepentingan penerima
- Surat permintaan
- Pertanyaan
- Undangan acara
- Undangan kerjasama
- Makalah yang mengingatkan penerima akan sesuatu
- Penawaran komersial
- Persyaratan
- instruksi
- Promosi dan buletin
Dari nama setiap jenis surat resmi, Anda dapat memahami tujuan umum dan tujuan pengiriman pesan. Seperti yang ditunjukkan oleh praktik, transfer berbagai jenis pesan di lingkungan bisnis dilakukan karena berbagai alasan dan daftar jenisnya di atas masih jauh dari final.
Fitur desain dan transmisi pesan ke penerima
Di akhir artikel hari ini, mari kita perhatikan pengiriman surat resmi ke Federasi Rusia. Pertama-tama, nuansa utama dari hubungan bisnis yang sukses harus diperhatikan - ini adalah pendekatan yang kompeten untuk perilaku mereka. Dalam hal pelaksanaan dokumen yang relevan, kita membicarakannya:
- kerapian
- kepatuhan penuh terhadap aturan kerja kantor
- tujuan (surat resmi yang dikirim kepada seseorang dalam bentuk spam akan secara signifikan merusak kredibilitas pengirim)
Selain itu, disarankan untuk mendekati kompilasi pesan dengan sangat bertanggung jawab. Teksnya harus terpelajar, ringkas dan dapat dimengerti. Penggunaan konstruksi dan istilah verbal yang kompleks tidak diinginkan. Nada umum alamat harus dijaga dalam batas. Pengekangan dianjurkan, tetapi keakraban tidak pernah.
Adapun pengiriman surat bisnis, pengirim tidak memiliki batasan di sini. Anda dapat mengirimkan pesan ke penerima:
- di Internet dalam bentuk elektronik
- melalui surat
- melalui kurir atau bahkan secara langsung
Transmisi surat resmi adalah bidang yang luas. Semua pengirim akan dapat memilih pesan yang nyaman.
Ini menyimpulkan ketentuan yang paling penting tentang topik artikel ini. Kami berharap informasi yang diberikan telah membantu semua pembaca untuk memahami esensi surat resmi di Federasi Rusia dan aturan desainnya.
Tulis pertanyaan Anda pada formulir di bawah ini
Mungkin, setiap orang setidaknya sekali harus berurusan dengan kebutuhan untuk menulis surat bisnis. Saat menyusunnya, Anda tanpa sadar sampai pada kesimpulan bahwa itu sama sekali tidak mudah. Ada banyak aturan dan ketentuan penulisan surat bisnis yang perlu Anda ketahui. Artikel tersebut menjelaskan secara rinci proses pembuatan dokumen, memberikan contoh surat bisnis, membahas jenis dan desainnya.
Membentuk
Kop surat siap pakai akan menambah soliditas dan menunjukkan keandalan perusahaan. Mereka mengandung informasi yang perlu tentang sebuah organisasi seperti:
- Nama.
- Alamat.
- Hubungi nomor telepon.
- Lokasi.
- Surel.
- Logo.
- Rincian kontak lainnya.
Tidak ada aturan ketat untuk formulir. Oleh karena itu, setiap organisasi secara mandiri memutuskan informasi apa yang akan dimasukkan ke dalamnya.
Bagaimana cara menulis surat bisnis yang benar? Pelatihan
Surat bisnis ditulis dan diformat dengan cara tertentu, mematuhi aturan dan persyaratan yang melekat padanya. Bergantung pada tujuannya, penulis memikirkan konten secara detail untuk mendapatkan hasil yang dia hitung. Dia harus dengan jelas memahami informasi apa yang sudah diketahui penerima tentang subjek surat itu, dari mana harus memulai dan apa yang akan baru di dalamnya. Argumen tergantung pada apa yang penulis kejar. Proses pembuatan surat bisnis dapat dibagi menjadi beberapa tahapan sebagai berikut:
- Studi masalah.
- Menulis draf surat.
- Persetujuannya.
- Penandatanganan.
- Registrasi.
- Mengirim ke penerima.
Struktur surat bisnis
Saat menulis surat, perlu untuk menjenuhkannya dengan informasi, yaitu meletakkan semua informasi yang diperlukan di sana. Ini bisa sederhana atau kompleks. Dalam surat sederhana, isi surat secara jelas dan ringkas menampilkan informasi yang umumnya tidak memerlukan tanggapan dari penerima. Kompleks dapat terdiri dari beberapa bagian, paragraf dan paragraf. Setiap paragraf menetapkan satu aspek informasi. Contoh surat bisnis jenis ini biasanya terdiri dari bagian pendahuluan, bagian utama, dan bagian akhir.
Di bawah ini adalah contoh penulisan surat bisnis - bagian pengantarnya.
Bagian utama menggambarkan situasi, peristiwa, memberikan analisis dan buktinya. Di bagian inilah mereka meyakinkan bahwa perlu untuk bertindak dalam satu atau lain cara, membuktikan bagaimana masalahnya dan menginformasikan tentang perlunya berpartisipasi dalam acara apa pun, memberikan argumen yang berbeda.
Kesimpulan berisi kesimpulan yang dibuat berupa usulan, permintaan, pengingat, penolakan, dan sebagainya.
Contoh penulisan surat bisnis - bagian terakhirnya - disajikan di bawah ini. Berikut merangkum persyaratan yang ditetapkan dalam utama.
Semua informasi yang diberikan harus konsisten dan dapat dipahami secara optimal.
Setiap huruf dimulai dengan daya tarik rata tengah. Bagian kecil ini sangat penting. Saat memilihnya, penulis harus mempertimbangkan:
- Posisi tujuan.
- Sifat hubungan.
- Formalitas.
- Etiket.
Surat itu harus berisi bentuk sopan di akhir. Misal : “… saya berharap kerjasama selanjutnya (terima kasih atas undangannya)…”. Frasa ini diikuti dengan tanda tangan penulis.
Gaya
Semua surat harus dalam gaya bisnis formal, yang berarti penggunaan sarana bicara untuk hubungan bisnis formal. Ciri-ciri bahasa semacam itu terbentuk dalam keadaan berikut:
- Peserta utama dalam hubungan bisnis adalah badan hukum, atas nama pimpinan dan pejabat yang suratnya ditulis.
- Hubungan dalam organisasi diatur secara ketat.
- Subyek komunikasi adalah kegiatan perusahaan.
- Dokumen administratif umumnya memiliki penerima tertentu.
- Seringkali dalam kegiatan organisasi, situasi yang sama ditemui.
Sehubungan dengan itu, informasi yang tercantum dalam surat bisnis harus:
- Resmi, impersonal, menekankan jarak antara peserta dalam komunikasi.
- Dapat dialamatkan, ditujukan untuk penerima tertentu.
- Relevan pada saat menulis surat.
- Kredibel dan tidak memihak.
- Beralasan untuk membujuk penerima agar mengambil tindakan apa pun.
- Lengkap untuk kemampuan pengambilan keputusan.
Persyaratan
Surat bisnis harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
- Pidato distandarisasi di semua tingkatan - leksikal, morfologis, dan sintaksis. Ini berisi banyak frasa, istilah, dan formula.
- Nada tulisannya netral, terkendali dan tegas, tanpa menggunakan ekspresi bahasa yang emosional dan ekspresif.
- Keakuratan dan kejelasan teks, tanpa kesalahan logika, kejelasan dan pemikiran formulasi.
- Ringkas dan singkat - tanpa menggunakan ekspresi yang membawa makna tambahan.
- Penggunaan rumus-rumus bahasa terbentuk sebagai akibat dari situasi yang berulang-ulang.
- Penggunaan istilah, yaitu kata atau frasa yang memiliki konsep khusus.
- Penggunaan singkatan, yang dapat berupa leksikal (yaitu, kata majemuk yang disingkat yang dibentuk dengan menghilangkan huruf dari bagian kata: LLC, GOST, dan sebagainya) dan grafik (yaitu, menunjuk kata dalam bentuk singkatan: grn, zh-d dan lain-lain).
- Penggunaan konstruksi dalam kasus genitif dan instrumental.
- Kolokasi dengan kata benda verbal ("untuk mendukung" bukan "mendukung").
- Menggunakan kalimat umum sederhana.
Contoh surat bisnis di atas ditunjukkan di bawah ini di versi lengkap(dengan bagian utama). Informasi tersebut memenuhi semua persyaratan gaya bisnis resmi.
Jenis-jenis surat bisnis
Yang terbaik adalah menulis surat bisnis tentang satu masalah tertentu. Jika perlu untuk menyelesaikan beberapa masalah sekaligus, disarankan untuk membuat beberapa opsi berbeda.
Surat bisnis dapat dengan isinya:
- Menemani. Surat-surat seperti itu biasanya diperlukan untuk berkomunikasi ke mana harus mengirim dokumen.
(Bagaimana cara menulis surat bisnis? Contoh sampul surat akan membantu mereka yang perlu membuat dokumen semacam ini.)
- Jaminan. Mereka ditulis untuk mengkonfirmasi janji atau kondisi apa pun. Misalnya, biaya tenaga kerja, sewa, waktu pengiriman, dan lainnya dapat dijamin.
- Berterima kasih. Mereka mulai sering digunakan terutama di Akhir-akhir ini... Email ini menunjukkan nada kemitraan yang baik. Mereka dapat diterbitkan pada kop surat biasa atau pada kertas berwarna dengan cetakan yang indah.
(Bagaimana cara menulis surat bisnis? Contoh varietas syukur disusun dalam bentuk bebas, tergantung pada tugas yang diselesaikannya. Dalam hal ini, surat dalam bentuk terpendek mengungkapkan esensinya. Contoh seperti itu, dibuat di atas kertas berwarna dengan hiasan, bisa digantung di dinding di ruangan perusahaan di tempat terhormat.)
- informasional.
- Edukatif.
- Selamat.
- Periklanan.
Ada juga surat:
- Proposal kerjasama. Cukup umum dalam beberapa tahun terakhir, dikirim ke organisasi, sering dipakai karakter iklan contohnya seperti contoh ini. Menulis surat komersial cukup sulit, Anda perlu mempertimbangkan banyak nuansa untuk memperhatikannya, dan terlebih lagi untuk menjadi tertarik. Tetapi jika disusun menurut contoh di bawah ini, ia memiliki setiap peluang untuk berhasil.
- Undangan. Mereka dikirim menawarkan untuk berpartisipasi dalam berbagai kegiatan. Biasanya ditujukan kepada seorang pemimpin atau pejabat, tetapi bisa juga ditujukan kepada seluruh tim.
- Permintaan.
- Pemberitahuan.
- Permintaan dan banyak lainnya.
Cara menulis tanggapan terhadap surat. Contoh
Jawabannya harus dimulai dengan mengulang permintaan di huruf pertama. Kemudian hasil pertimbangannya diberikan dan persetujuan atau motif penolakan diungkapkan. Surat tanggapan bisnis mungkin berisi solusi alternatif untuk informasi yang diharapkan. Biasanya memenuhi prinsip-prinsip berikut:
- Kehadiran tautan ke huruf pertama dan isinya.
- Bahasa identik artinya.
- Volume dan aspek konten yang sebanding.
- Kesesuaian dengan urutan tertentu.
Registrasi
Selain menggunakan kop surat perusahaan untuk surat bisnis, Anda perlu mempertimbangkan kehalusan lain dalam desainnya. Ini adalah persyaratan, aturan untuk singkatan, ejaan alamat, judul, panjang teks, lebar bidang, dan banyak lagi.
Contoh surat bisnis membantu menyusunnya, dengan mempertimbangkan semua seluk-beluk dan nuansa. Mereka digunakan oleh pegawai pemula dan pekerja berpengalaman. Dengan menggunakan sampel, mereka belajar cara menulis surat dengan benar dan menghemat banyak waktu.
