Pasal 6. Persyaratan untuk pengakuan dokumen elektronik ditandatangani dengan tanda tangan elektronik, setara dengan dokumen kertas, ditandatangani dengan tanda tangan tulisan tangan
1. Informasi dalam bentuk elektronik ditandatangani dengan tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat diakui sebagai dokumen elektronik yang setara dengan dokumen kertas yang ditandatangani dengan tanda tangan tulisan tangan, dan dapat digunakan dalam hubungan hukum apa pun sesuai dengan peraturan perundang-undangan Federasi Rusia kecuali kalau hukum federal atau tindakan hukum pengaturan yang diadopsi sesuai dengan mereka menetapkan persyaratan untuk perlunya membuat dokumen secara eksklusif di atas kertas.
2. Informasi dalam bentuk elektronik yang ditandatangani dengan tanda tangan elektronik sederhana atau tanda tangan elektronik yang tidak memenuhi syarat diakui sebagai dokumen elektronik yang setara dengan dokumen kertas yang ditandatangani dengan tanda tangan tulisan tangan, dalam kasus yang ditetapkan oleh undang-undang federal, tindakan hukum pengaturan yang diadopsi sesuai dengannya, atau kesepakatan antara peserta dalam interaksi elektronik. Tindakan hukum pengaturan dan perjanjian antara peserta dalam interaksi elektronik yang menetapkan kasus pengakuan dokumen elektronik yang ditandatangani dengan tanda tangan elektronik yang tidak memenuhi syarat sebagai setara dengan dokumen kertas yang ditandatangani dengan tanda tangan tulisan tangan harus menyediakan prosedur untuk memverifikasi tanda tangan elektronik. Tindakan hukum pengaturan dan perjanjian antara peserta dalam interaksi elektronik yang menetapkan kasus pengakuan dokumen elektronik yang ditandatangani dengan tanda tangan elektronik sederhana yang setara dengan dokumen kertas yang ditandatangani dengan tanda tangan tulisan tangan harus memenuhi persyaratan Pasal 9 Undang-Undang Federal ini.
3. Jika, sesuai dengan undang-undang federal, tindakan hukum pengaturan yang diadopsi sesuai dengan mereka atau kebiasaan perputaran bisnis, sebuah dokumen harus disertifikasi dengan segel, dokumen elektronik yang ditandatangani dengan tanda tangan elektronik yang disempurnakan dan diakui setara dengan kertas dokumen yang ditandatangani dengan tanda tangan tulisan tangan diakui setara dengan dokumen di atas kertas, ditandatangani dengan tanda tangan tulisan tangan dan disertifikasi dengan meterai. Undang-undang federal, tindakan hukum pengaturan yang diadopsi sesuai dengannya, atau perjanjian antara peserta dalam interaksi elektronik dapat memberikan persyaratan tambahan untuk dokumen elektronik untuk mengenalinya sebagai setara dengan dokumen kertas yang disertifikasi oleh segel.
3.1. Jika undang-undang federal, tindakan hukum pengaturan yang diadopsi sesuai dengan mereka menetapkan bahwa dokumen tersebut harus ditandatangani oleh beberapa orang, dokumen elektronik harus ditandatangani oleh orang-orang (berwenang pejabat badan, organisasi) yang menghasilkan dokumen ini, dengan jenis tanda tangan yang ditetapkan oleh undang-undang Federasi Rusia untuk menandatangani dokumen elektronik yang dihasilkan dengan tanda tangan elektronik.
4. Satu tanda tangan elektronik dapat ditandatangani oleh beberapa dokumen elektronik yang saling berhubungan (satu paket dokumen elektronik). Saat menandatangani paket dokumen elektronik dengan tanda tangan elektronik, setiap dokumen elektronik yang termasuk dalam paket ini dianggap ditandatangani dengan tanda tangan elektronik dari jenis paket dokumen elektronik yang ditandatangani. Pengecualian adalah kasus ketika paket dokumen elektronik oleh orang yang menandatangani paket termasuk dokumen elektronik yang dibuat oleh orang lain (badan, organisasi) dan ditandatangani oleh mereka dengan jenis tanda tangan elektronik yang ditetapkan oleh undang-undang Federasi Rusia untuk menandatangani dokumen semacam itu. Dalam kasus ini, dokumen elektronik yang disertakan dalam paket dianggap ditandatangani oleh orang yang pertama kali membuat dokumen elektronik tersebut berdasarkan jenis tanda tangan elektronik yang digunakan untuk menandatangani dokumen ini saat dibuat, terlepas dari jenis tanda tangan elektronik apa paket tersebut dokumen elektronik ditandatangani dengan.
Pertanyaan 5. Klasifikasi dokumen
Klasifikasi dokumen- distribusi dokumen ke dalam kelompok (jenis) berdasarkan tanda-tanda konten, bentuk persiapan, dll untuk mengatur dan meningkatkan efisiensi kerja dengan mereka.
Klasifikasi memungkinkan Anda untuk mengembangkan metode tertentu untuk bekerja dengan setiap kelompok dokumen, memperbaikinya dalam instruksi, mengatur dokumen dalam pekerjaan kantor. 2. Secara konvensional, dokumen dapat dibagi menjadi beberapa kelompok berikut: dengan cara dokumentasi: tulisan tangan; elektronik;
Grafis;
film, foto, soundtrack;
berdasarkan area penggunaan: organisasi dan administrasi; keuangan dan akuntansi; ilmiah dan teknis; sesuai dengan pekerjaan; pelaporan dan statistik;
di tempat kompilasi:
Masuk (diterima oleh organisasi);
Keluar (dikirim dari organisasi);
Internal (disusun dan digunakan di dalam organisasi itu sendiri);
dengan cap pembatasan akses:
terbuka (tidak terklasifikasi);
dengan cap pembatasan akses. Dokumen dapat memiliki stempel berikut::
"Untuk penggunaan resmi" (informasi resmi yang ditujukan hanya untuk karyawan dari organisasi atau industri tertentu); "Rahasia", "Sangat rahasia", "Kepentingan khusus" (informasi yang mengandung rahasia negara); "Rahasia" (informasi, aksesnya dibatasi oleh undang-undang Federasi Rusia);
"Rahasia komersial" (informasi yang memiliki nilai komersial karena tidak diketahui oleh pihak ketiga, di mana tidak ada akses bebas berdasarkan hukum dan sehubungan dengan itu pemilik informasi tersebut telah memperkenalkan rezim perlindungan);
menurut asal:
resmi (layanan) (mempengaruhi kepentingan organisasi, dibuat oleh hukum atau orang alami, diterbitkan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan); pribadi (mengenai kepentingan orang tertentu dan bersifat nominal);
pada ini signifikansi konyol:
asli atau asli (salinan pertama atau tunggal dari dokumen resmi, ditandatangani secara pribadi oleh penulis);
salinan (dokumen yang sepenuhnya mereproduksi informasi dari dokumen asli dan semua isinya) tanda-tanda luar atau bagian darinya yang tidak mengikat secara hukum);
salinan resmi (salinan dokumen yang, sesuai dengan prosedur yang ditetapkan, perincian yang diperlukan ditempel, memberi mereka kekuatan hukum);
duplikat (duplikat salinan dari dokumen asli yang mengikat secara hukum);
dalam bentuk presentasi:
individu (isinya disajikan dalam bentuk bebas);
stensil (ketika struktur, bagian dari dokumen, frasa standar disiapkan terlebih dahulu, dan bagian lainnya diisi saat menyusun, misalnya, sertifikat dari tempat kerja);
khas (dibuat untuk mendokumentasikan situasi standar, misalnya, perjalanan bisnis, dan digunakan di semua organisasi);
berdasarkan umur simpan:
penyimpanan permanen;
penyimpanan jangka panjang (lebih dari 10 tahun); penyimpanan sementara (hingga 10 tahun).
1 . dokumen elektronik- dokumen di mana informasi disajikan dalam bentuk elektronik, dengan persyaratan yang diperlukan untuk pengakuannya sebagai sah.
Dokumen elektronik harus mematuhi hal-hal berikut: persyaratan:
dibuat, diproses, disimpan, dikirim, dan diterima menggunakan perangkat lunak dan sarana teknis;
ditampilkan (direproduksi) dalam bentuk yang dapat dipahami oleh persepsi.
dokumen elektronik mungkin direproduksi dalam bentuk dan bentuk, dimengerti: pada tampilan layar; di kertas;
objek material lain yang dapat dipisahkan dari media mesin dalam bentuk yang dapat diakses untuk inspeksi visual. Saat menggunakan dokumen elektronik, tidak diharuskan untuk memberikan salinannya di atas kertas, kecuali untuk kasus-kasus yang ditentukan oleh tindakan hukum pengaturan Federasi Rusia atau dengan persetujuan para pihak. Keuntunganpenggunaan dokumen elektronik:
kumpulan dokumen komputer diminimalkan dengan menggunakan sampel siap pakai yang terkandung dalam memori PC; pemrosesan dokumen elektronik oleh komputer (misalnya, pesanan barang) jauh lebih cepat daripada pemrosesan dokumen kertas;
pengumpulan, sistematisasi dan pencarian dokumen atau informasi dari dokumen dipercepat dan disederhanakan; melalui Surel transfer dokumen yang cepat ke jarak berapa pun dilakukan; penyimpanan dokumen elektronik memungkinkan Anda untuk menyimpan sejumlah besar informasi di media kecil dan karenanya tidak memerlukan area yang luas untuk arsip; volume operasi teknis rutin dengan dokumen berkurang, waktu dibebaskan untuk menyelesaikan tugas-tugas manajemen yang berarti;
jumlah kehilangan dokumen, yang lokasinya tidak diketahui, berkurang;
menjadi mungkin untuk menggunakan informasi yang diterima untuk menyiapkan dokumen lain (laporan, ringkasan, tinjauan, dll.), sehingga meningkatkan efisiensi dan kualitas dokumen yang sedang disiapkan.
Persetujuan draft dokumen elektronik memiliki berikut ini Manfaat:
membaca dokumen di layar PC tanpa mengeluarkan kertas; dilakukan koreksi terhadap draft dokumen;
Untuk kekurangannyadokumen elektronik dapat dikaitkan: kerapuhan penyimpanan dibandingkan dengan dokumen kertas;
kebutuhan akan sarana teknis untuk membaca; kemungkinan membuat perubahan yang tidak sah (tanpa adanya tanda tangan digital elektronik (EDS) atau cara perlindungan lainnya).
3. Manajemen dokumen elektronik- proses pemindahan, pemrosesan, penyimpanan, dan pertukaran dokumen elektronik. Peserta dalam pertukaran dokumen elektronik - fisik dan badan hukum, tubuh kekuasaan negara RF, tubuh pemerintah lokal berpartisipasi dalam pertukaran dokumen elektronik.
Pengirim dokumen elektronik- peserta pertukaran dokumen elektronik yang membuat dokumen elektronik, menandatanganinya dengan EDS-nya dan mengirimkannya ke alamat penerima secara langsung atau melalui perantara informasi.
Penerima dokumen elektronik- peserta pertukaran dokumen elektronik, yang alamatnya diterima dokumen elektronik.
Perantara dalam pertukaran dokumen elektronik (information intermediary)- badan hukum atau pengusaha perorangan, yang melakukan layanan terkait pertukaran dokumen elektronik antara pengirim dan penerima dokumen elektronik.
Saat bertukar dokumen elektronik, sarana perlindungan informasi harus digunakan sesuai dengan persyaratan tindakan hukum pengaturan Federasi Rusia.
Dokumen elektronik harus diverifikasi untuk memastikan keasliannya melalui verifikasi EDS. Konfirmasi keaslian dokumen elektronik dilakukan oleh penerima dokumen elektronik dengan menggunakan alat verifikasi EDS yang diberikan kepadanya oleh pengirim atau distributor alat verifikasi EDS. Keaslian dokumen elektronik Dianggap dikonfirmasi jika, sebagai akibat dari pemenuhan oleh penerima dokumen elektronik prosedur yang disediakan melalui verifikasi tanda tangan digital, ketidakvariasian semua rinciannya ditetapkan. Manajemen dokumen elektronikdiatur dengan peraturan:
negara;
lintas industri;
khusus industri;
lokal (perusahaan).
Regulasi hukum di bidang peredaran dokumen elektronik diarahkan:
untuk menerapkan kesatuan kebijakan publik di bidang peredaran dokumen elektronik;
memastikan keamanan dan perlindungan informasi selama pembuatan, pemrosesan, penyimpanan, transmisi, dan penerimaannya;
menjamin hak dan kepentingan yang sah dari pengguna dokumen elektronik;
dukungan hukum untuk teknologi pembuatan, pemrosesan, penyimpanan, pengiriman, dan penerimaan dokumen elektronik. Bekerja dengan dokumen elektronik yang dikirim melalui email dilakukan demikian pula bekerja dengan dokumen kertas. Oleh karena itu, manajemen dokumen elektronik disebut juga pekerjaan kantor otomatis. Setiap pelanggan dalam email diberi kotak surat individual, yang diberi kode pengguna, dan pertukaran pesan elektronik dilakukan melalui kotak surat ini.
Pengirim dokumen elektronik membuat file pesan, menentukan nama, tanggal, waktu pengiriman, dan memulai program pengiriman email.
Dokumen elektronik dikirim ke alamat penerima sesuai dengan instruksi milis.
Penerima menerima dokumen di layar PC, yang, jika perlu, dapat ditransfer ke kertas. Menggunakan PC, dokumen elektronik didaftarkan.
Manajer, setelah menerima dokumen elektronik, menempatkan resolusi di atasnya, dan dokumen tersebut dikirim ke PC ke pemain (pemain) melalui jaringan internal.
Proses Eksekusi Dokumen Elektronik serupa pelaksanaan dokumen kertas. Peredaran dokumen elektronik terus berkembang, terutama sehubungan dengan perkembangan perdagangan internet. Periode penyimpanan untuk dokumen elektronik sama, seperti kertas (misalnya, pemberitahuan bank dan persyaratan transfer - 5 tahun). Menyimpan file untuk jangka waktu seperti itu dapat menyebabkan kehilangannya, oleh karena itu disarankan untuk membuat arsip khusus dokumen elektronik di CD-ROM.
Pada penyimpanan dokumen elektronik dalam arsip elektronik harus dipastikan:
perlindungan dokumen elektronik dari akses dan distorsi yang tidak sah;
kemampuan untuk memberikan pihak yang berkepentingan akses ke dokumen elektronik yang disimpan dengan cara yang ditentukan oleh undang-undang peraturan;
kemampuan untuk mengkonfirmasi keaslian dokumen elektronik selama seluruh periode penyimpanannya;
kemampuan untuk menyajikan dokumen elektronik yang tersimpan dalam bentuk hard copy.
Pembangunan di masa depan manajemen dokumen elektronik berfokus pada penggunaan maksimum dokumen elektronik, yang menyiratkan perubahan dalam tradisi domestik yang ada pekerjaan kantor dan ditinggalkannya pembawa informasi kertas secara bertahap.
Sekarang hampir semua perusahaan yang menghargai diri sendiri meninggalkan alur kerja kertas, menggantinya dengan yang lebih modern. Dokumen elektronik adalah bentuk keberadaan paling relevan dari semua file modern yang berisi sejumlah besar informasi terpenting.
Keuntungan utama
Keuntungan utama dari dokumentasi elektronik adalah memungkinkan Anda bekerja dengan cepat dan efisien. Sangat mudah untuk menandatangani materi dalam format ini, bahkan jika semua orang yang perlu mendukungnya jauh dari satu sama lain. Karena ini, dimungkinkan untuk menghemat sejumlah besar uang dan usaha.
Antara lain, kehadiran arsip elektronik menghindari kebutuhan untuk memuat sejumlah besar dokumen dalam suatu organisasi. Untuk penyimpanan kertas yang terakumulasi, Anda perlu mengalokasikan area yang sesuai di wilayah perusahaan, serta menyewa arsiparis berkualifikasi tinggi yang akan dapat dengan cepat memahami materi yang tersedia. Untuk menyimpan arsip elektronik, Anda hanya memerlukan media portabel yang ringkas atau beberapa hard drive.
Sistem manajemen dokumen elektronik Diadoc adalah cara termudah untuk bertukar dokumen dan faktur elektronik yang signifikan secara hukum.
Apa itu ED
Dokumen elektronik adalah materi yang direkam pada media khusus (disk, stik USB, peralatan tambahan).
Ini bisa berupa seluruh koleksi gambar, file suara, dan simbol. File semacam itu dapat ditransmisikan dalam ruang dan waktu menggunakan sarana telekomunikasi khusus. Saluran telekomunikasi juga dapat digunakan untuk publikasi, penyimpanan dan pemrosesan lebih lanjut. Hal utama di sini adalah memproses semua data yang ada dengan benar.
Juga, dokumen semacam itu harus dipahami sebagai formulir khusus yang dengannya Anda dapat menggunakan data untuk tujuan yang sama sekali berbeda. Ini tentang merekam informasi tentang pembawa materi elektronik atau magnetik, dan kemudian tentang pemrosesan lebih lanjut dan pengirimannya ke semua peserta dalam proses koreksi data.
Semua materi terdokumentasi yang telah diubah menjadi format elektronik cocok untuk diproses dalam struktur informasi yang ada dan transmisi melalui TCS. Semua file ini dapat diproses secara analitis, yang dapat dilakukan dengan menggunakan sistem informasi.
Dokumen elektronik dan EDS
Dokumen elektronik harus memiliki kekuatan hukum, jika tidak maka tidak dapat digunakan saat bekerja dengan struktur lain. Anda dapat mengamankan tindakan dokumen menggunakan tanda tangan digital elektronik, yang memiliki kemampuan yang sama dengan kertas biasa.
Sebuah EDS akan relevan jika sejumlah kondisi terpenuhi selama pembentukannya:
- sertifikat kunci yang mengendalikan pengoperasian tanda tangan harus masih berlaku pada saat pengesahan arsip elektronik;
- bukti harus diberikan untuk menentukan kapan file itu ditandatangani;
- keaslian tanda tangan digital harus dikonfirmasi dalam file yang sama di mana tanda tangan itu digunakan;
- tanda tangan harus digunakan sesuai dengan informasi yang ditunjukkan dalam sertifikat terlampir.
Untuk mendapatkan tanda tangan seperti itu, Anda harus menghubungi pusat sertifikasi. Dalam hal ini, perlu menyiapkan paket dokumen terlebih dahulu. Lokasi organisasi dapat diklarifikasi di kantor teritorial Dana Pensiun Rusia, di mana Anda juga bisa mendapatkan SNIL.
Selain SNILS yang ditunjukkan dalam sertifikat pensiun, Anda harus memberikan salinan paspor dan email yang valid. Selain itu, Anda perlu menyiapkan drive USB terlebih dahulu, di mana karyawan pusat sertifikasi harus menuliskan kunci dan sertifikat yang diperlukan untuk persetujuan dokumen elektronik.
Rincian dokumen elektronik hanya berlaku jika disertifikasi tanda tangan digital... EDS sama pentingnya dengan rekanan kertas, namun, semua kondisi yang diperlukan harus dipenuhi untuk ini. Tanda tangan harus legal, terdaftar di CA.
Dokumentasi elektronik
Konsep dokumen elektronik menyatakan bahwa ia dapat terdiri dari lebih dari karakter yang dapat dimengerti oleh pengguna. Kehadiran informasi tidak terstruktur diperbolehkan, yang harus didekripsi sistem operasi... Hal utama adalah bahwa bahan harus disimpan pada media khusus.
Bagian penting dari dokumen juga merupakan bentuk dengan seperangkat atribut yang diperlukan untuk menggambarkannya. Dengan demikian, file tersebut harus berisi informasi tentang:
- tanggal pembentukannya;
- penulis data;
- nama dokumen;
- format, yang diperlukan untuk pembacaan materi yang benar.
Semakin detail informasi tentang dokumen yang ada, semakin mudah untuk bekerja dengannya di masa mendatang. Dokumen elektronik dan aliran dokumen elektronik saling berhubungan erat, tanpa yang pertama, yang kedua tidak mungkin. Pada saat yang sama, sirkulasi materi sangat disederhanakan jika organisasi yang bertukar informasi menggunakan sistem telekomunikasi dan perangkat lunak yang sama.
Dokumentasi elektronik dapat berisi materi yang dapat digunakan untuk mencari file atau mengklasifikasikannya menurut kriteria tertentu. Semua file yang ada dapat memiliki izin yang berbeda, mereka juga tidak boleh membawa elemen terstruktur apa pun. Dalam hal ini, dokumen elektronik secara langsung tergantung pada pemiliknya. Bahan terstruktur dapat memiliki elemen khusus, dengan bantuan aplikasi tambahan eksternal yang dapat menerima data tentang elemen individu file.
Dokumen kertas dan dokumen elektronik tidak dapat dibandingkan satu sama lain, karena digital memiliki sejumlah keunggulan. Diantara mereka:
- kemungkinan penyimpanan jangka panjang;
- kenyamanan dalam melakukan operasi tambahan (mengedit, menghapus, mengarsipkan, dll.);
- kemampuan untuk mencari data di dalam file menggunakan penanda kunci;
- kemudahan penanganan bahan menggunakan sistem otomatis digunakan oleh organisasi yang mempraktikkan sirkulasi elektronik.
Sekarang ada beberapa format dokumen elektronik, tetapi yang paling populer adalah format "odf", yang nyaman saat bekerja dengan perangkat lunak apa pun.
Konsep dan struktur dokumen elektronik dapat sangat bervariasi. Perangkat lunak untuk memprosesnya memiliki dampak besar dalam hal ini. Secara terpisah, bahan yang diproses menggunakan 1C harus disorot. File semacam itu berbeda secara signifikan dari yang lain, karena tidak dipisahkan menjadi dokumen terpisah. Mereka dapat dianggap hanya sebagai unit informasi dengan pengidentifikasi unik dan alat modifikasi.
Dokumentasi tersebut juga dapat mencakup materi yang dibuat sebagai hasil dari aktivitas sistem informasi terapan yang giat. Mereka dihasilkan secara dinamis menggunakan toko material yang ada. Dengan demikian, mereka tidak membawa informasi apa pun tentang diri mereka sendiri, mereka hanya dapat dipertimbangkan dengan bantuan sistem.
Segera setelah dokumen dicetak atau dilihat, dokumen tersebut tidak lagi ada dalam sistem sebagai objek. Mulai saat ini, ini berfungsi sebagai aplikasi khusus. Jika file perlu dibuka dengan perangkat lunak lain, Anda harus mengonversinya.
Dokumen elektronik apa yang ada
Dokumen elektronik adalah file yang berisi informasi tertentu yang tidak selalu jelas bagi pengguna. Untuk membuat arsip dan koleksi file-file ini, Anda perlu mengetahui klasifikasinya.
- Dalam satu perwujudan, bahan mungkin berbeda dengan ada atau tidak adanya dokumen cetak serupa.
- File juga dapat berbeda dalam jenis informasi yang dikandungnya. Klasifikasi ini mengacu pada:
- teks,
- bagus,
- suara,
- publikasi multimedia,
- produk perangkat lunak.
Yang terakhir harus dianggap sebagai karya atau publikasi yang terasing dari fragmen teks dan kode program yang terpisah.
- Klasifikasi terbesar harus mempertimbangkan jenis dokumen elektronik untuk tujuan yang dimaksudkan. Paling sering, ada publikasi resmi yang diterbitkan oleh lembaga pemerintah, biasanya berisi peraturan.
- Publikasi produksi digunakan di pabrik. Mereka membawa informasi tentang organisasi produksi yang ada. Beberapa materi dibuat khusus untuk memberi tahu karyawan di area produksi tertentu tentang keberadaan norma dan persyaratan ketika mereka berada di wilayah perusahaan.
- Edisi pendidikan dan referensi diproduksi yang mudah digunakan. Menemukan informasi yang perlu dalam file seperti itu dapat dilakukan dalam beberapa detik, ini menghemat banyak waktu dan tenaga. Dokumen tersebut dapat digunakan tidak hanya oleh siswa, tetapi juga oleh guru.
- Partai politik cukup sering menggunakan publikasi elektronik sebagai bahan kampanye. Mereka berisi karya umum yang ditujukan untuk khalayak pembaca yang luas. Dalam bahan seperti itu, paling sering ditemukan informasi analitis digunakan oleh para ilmuwan politik dan sosiolog di seluruh dunia.
- Klasifikasi dokumen lain membedakannya dengan metode distribusi. Ada edisi lokal yang dapat digunakan dalam satu perusahaan, mereka juga diterbitkan dalam versi kertas dan dalam jumlah terbatas salinan identik.
- Edisi online dimaksudkan untuk digunakan secara luas, jumlahnya tidak terbatas. Salinan kertas tambahan dalam hal ini tidak diperlukan, ini meningkatkan nilai dokumen elektronik beberapa kali. Dokumen tersebut dapat dengan mudah dikirim ke arsip.
Dokumen file elektronik - persyaratan masyarakat modern
Sekarang Anda tahu apa itu dokumen elektronik, jenisnya apa, dan bagaimana mereka dapat digunakan Kehidupan sehari-hari... Dalam hal ini, informasi dapat disimpan dalam file dalam format terenkripsi. Untuk bekerja dengan mereka, Anda harus menggunakan kata sandi yang ada, yang dapat diubah kapan saja.
Setiap pengguna saluran komunikasi telekomunikasi berhak membuat dokumen sendiri. Satu-satunya hal yang dia butuhkan untuk ini adalah keberadaan perangkat lunak khusus. Periode penyimpanan untuk file tersebut tidak terbatas. Anda dapat melakukan operasi apa pun dengan mereka kapan saja.
Tidak selalu mudah untuk menghubungkan pekerjaan kantor tradisional dengan manajemen dokumen elektronik. Dalam artikel ini, Anda akan menemukan jawaban atas lima pertanyaan paling populer tentang dokumen elektronik. Kami akan memberi tahu Anda apa itu dokumen elektronik, kapan dapat dan harus ditransfer ke kertas, bagaimana membuat pertukaran dokumen elektronik signifikan secara hukum, bagaimana menerbitkan dokumen elektronik sebagai lampiran pada surat kertas, dan bagaimana menyimpan dokumen elektronik .
PERTANYAAN 1: APA ITU DOKUMEN ELEKTRONIK?
Sebuah dokumen elektronik menyimpan keseluruhannya lingkaran kehidupan- dari penciptaan hingga kehancuran - in dalam format elektronik... Dokumen elektronik tercetak - seperti dokumen kertas pindaian - hanyalah salinan dari aslinya.
V tahun-tahun terakhir teori dan praktik pekerjaan kantor berusaha untuk "menjalin pertemanan" dokumen elektronik dan kertas untuk mengimbangi dengan cepat meninggalkan ruang online aliran dokumen dan pada saat yang sama melestarikan signifikansi hukumnya. Misalnya, ada beberapa varian email, di mana hanya satu yang merupakan dokumen elektronik asli:
- surat yang ditandatangani dengan tanda tangan elektronik adalah dokumen elektronik yang sebenarnya;
- pesan yang dikirim melalui email bukanlah dokumen, tetapi dapat, asalkan para peserta komunikasi telah menyetujuinya;
- Salinan surat yang dipindai di atas kertas bukanlah dokumen elektronik, tetapi jika pengirim dan penerima telah sepakat bahwa pertukaran salinan tersebut mengikat secara hukum, maka salinan yang dikirim melalui email dapat disamakan dengan email. Kami akan berbicara lebih banyak tentang ini dalam jawaban untuk pertanyaan ketiga.
PERTANYAAN 2: MEDIA APA UNTUK MENGGUNAKAN DOKUMEN ELEKTRONIK?
Anda dapat bekerja dengan dokumen elektronik baik online maupun di atas kertas. Tentu saja, lebih mudah dan lebih cepat untuk bertukar dokumen elektronik menggunakan email atau sistem manajemen dokumen elektronik (selanjutnya - EDMS), tetapi ini tidak selalu memungkinkan. Hasilnya adalah salinan kertas dari dokumen elektronik.
Mencetak surel untuk mengerjakannya, Anda bisa, tetapi jangan lupa: jika Anda bertukar surat dengan penerima di platform elektronik, maka jawaban surat ini harus elektronik. Selain itu: seorang warga negara dapat meminta untuk mengiriminya tanggapan atas permohonannya melalui email.
Aturan internal organisasi dapat menetapkan bahwa dokumen tertentu hanya ada dalam bentuk elektronik. Sebagai aturan, catatan layanan adalah yang pertama ditampilkan di ruang online. Karyawan menukarnya di EDMS, layanan awan atau melalui email.
Namun, ada norma yang mengatur pencetakan dokumen elektronik untuk menempatkannya dalam file di atas kertas.
PERTANYAAN 3: BAGAIMANA CARA MEMPERTAHANKAN ALIRAN DOKUMEN YANG SIGNIFIKAN SECARA HUKUM MENGGUNAKAN DOKUMEN ELEKTRONIK?
Dokumen elektronik ditandatangani dengan tanda tangan digital elektronik (selanjutnya disebut EDS). Pada saat yang sama, hanya EDS berkualifikasi yang diperkuat, yaitu, terdaftar di pusat sertifikasi yang diakreditasi oleh Kementerian Telekomunikasi dan Komunikasi Massa Rusia, yang merupakan analog mutlak dari yang ditulis tangan. Ini dapat digunakan saat berkomunikasi dengan badan pemerintah... Organisasi dapat berkomunikasi satu sama lain menggunakan dokumen yang ditandatangani oleh semua jenis EDS: peningkatan kualifikasi, peningkatan tanpa pengecualian, atau sederhana. Jenis tanda tangan digital apa yang akan digunakan harus ditentukan dalam perjanjian.
Fragmen perjanjian tentang penggunaannya oleh para pihak tanda tangan elektronik diberikan dalam Contoh 1.
Jika diinginkan, para pihak dapat menetapkan dalam perjanjian bahwa pesan di klien surat dan pengirim pesan, pesan sms mengikat secara hukum.
PERTANYAAN 4: BAGAIMANA MELANGKAH DOKUMEN ELEKTRONIK PADA SURAT KERTAS?
Paket dokumen dikirim dari organisasi dengan surat pengantar. Dokumen elektronik tidak terkecuali. Namun terkadang Anda perlu mengirim surat lamaran dengan beberapa kertas dan beberapa lampiran elektronik. Dalam hal ini, Anda harus terlebih dahulu menyiapkan aplikasi elektronik: membakarnya ke CD atau kartu flash. Kemudian tulis surat lamaran. Terakhir, masukkan sisipan ke dalam amplop dengan disk atau flash drive.
Alat peraga utama sampul surat- variabel 19 "Catatan aplikasi".
Berikut adalah contoh surat lamaran (Contoh 2) dan sampul disk (Contoh 3).
PERTANYAAN 5: BAGAIMANA CARA MENYIMPAN DOKUMEN ELEKTRONIK?
Prinsip utama penyimpanan dokumen elektronik adalah tidak ada diskriminasi oleh media! Aturan pengarsipan sama untuk file kertas dan elektronik. Namun, ada beberapa kekhasan untuk menyimpan dokumen elektronik. Mereka ditentukan dalam Aturan untuk mengatur penyimpanan, akuisisi, akuntansi, dan penggunaan dokumen dari Dana Arsip Federasi Rusia dan dokumen lain di badan pemerintah, pemerintah daerah, dan organisasi (selanjutnya - Aturan 2015).
Dokumen elektronik, sebelum dikirim untuk disimpan, diturunkan dari program yang dibuat dan disimpan dalam format yang tidak dapat dimodifikasi: Aturan 2015 merekomendasikan PDF / A, tetapi organisasi harus membeli perangkat lunak untuk bekerja dengannya. Format optimal untuk menyimpan dokumen elektronik yang sesuai dengan banyak organisasi adalah PDF.
File elektronik direkam pada pembawa elektronik terpisah. Pilihan terbaik adalah CD tulis sekali. Aturan 2015 mengharuskan Anda untuk merekam file elektronik pada dua disk: satu salinan adalah salinan kerja, yang kedua adalah yang utama. Ini hanya berlaku untuk kasus periode penyimpanan permanen dan jangka panjang (lebih dari 10 tahun). Jika file memiliki masa penyimpanan lima tahun, maka tidak dapat ditransfer ke arsip, cukup dengan menyimpannya dalam format yang tidak dapat diubah. Jika kasing seperti itu masih perlu ditransfer ke penyimpanan, maka itu akan cukup untuk menulisnya ke satu disk.
Untuk setiap kasus, penutup dibuat (Contoh 4).
File elektronik pada disk ditransfer ke arsip sesuai dengan prosedur yang diadopsi dalam organisasi.
RINGKASAN
- Dokumen elektronik dari penciptaan hingga pemusnahan ada dalam bentuk elektronik.
- Anda dapat bekerja dengan dokumen elektronik dalam media apa pun.
- Organisasi menetapkan aturan untuk pertukaran dokumen elektronik dalam perjanjian satu sama lain.
- Dokumen elektronik dapat dilampirkan ke surat kertas. Aplikasi dibuat sesuai dengan GOST R 7.0.97. Sistem standar informasi, kepustakawanan, dan penerbitan. Dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan untuk kertas kerja.
- Dokumen elektronik ditransfer ke arsip organisasi dalam CD, dibuat sesuai dengan Aturan 2015.
Dokumen elektronik adalah informasi terdokumentasi yang disajikan dalam bentuk elektronik, yaitu dalam bentuk yang sesuai untuk persepsi manusia dengan menggunakan komputer elektronik, serta untuk transmisi melalui jaringan informasi dan telekomunikasi atau pemrosesan di sistem Informasi(Klausul 11.1, Pasal 2 Undang-Undang Federal tertanggal 27 Juli 2006 No. 149-FZ "Tentang Informasi, teknologi Informasi dan tentang perlindungan informasi ").
Menurut definisi yang disajikan dalam klausa 3.1 "GOST R 7.0.8-2013. Standar nasional Federasi Rusia. Sistem standar untuk informasi, perpustakaan, dan bisnis penerbitan. Pekerjaan kantor dan bisnis arsip. Persyaratan dan definisi" (disetujui oleh Ordo Rosstandart tanggal 17.10.2013 No. 1185-st), dokumen elektronik adalah dokumen yang informasinya disajikan dalam bentuk elektronik.
Pada saat yang sama, dokumen elektronik dicirikan oleh:
- keaslian - properti dokumen elektronik yang menjamin bahwa dokumen elektronik identik dengan yang dinyatakan;
- kredibilitas - properti dokumen elektronik di mana isi dokumen elektronik adalah representasi yang lengkap dan akurat dari transaksi, aktivitas, atau fakta yang dikonfirmasi dan yang dapat dipercaya dalam transaksi berikutnya atau aktivitas selanjutnya;
- integritas - keadaan dokumen elektronik, di mana tidak ada perubahan yang dilakukan setelah pembuatannya;
- kesesuaian untuk digunakan adalah properti dari dokumen elektronik yang memungkinkan untuk dilokalkan dan direproduksi setiap saat.
Berdasarkan hal ini, kita dapat menyimpulkan bahwa dokumen elektronik adalah setiap dokumen yang disajikan dalam bentuk elektronik, termasuk dapat berupa gambar pindaian suatu dokumen, file yang diketik dalam editor teks, dll.
Selain itu, dokumen elektronik dapat diformalkan, mis. dikompilasi sedemikian rupa sehingga memungkinkan penggunaan alat perangkat lunak mengenali kontennya, dan tidak diformalkan (misalnya, salinan yang dipindai).
Dalam rangka pertukaran dokumen elektronik, para pihak dapat menggunakan dokumen formal maupun nonformal. Pengecualian adalah kasus ketika undang-undang telah menyetujui format wajib untuk pertukaran dokumen tertentu (misalnya, format faktur). Tetapi jika dokumen itu tidak diformalkan, penerimaan dan pengakuannya hanya dimungkinkan dengan partisipasi seseorang.
Untuk bertukar dokumen dalam bentuk elektronik tanpa partisipasi manusia dalam pengenalan teks dokumen-dokumen ini, perlu untuk menyusun semua dokumen dalam bentuk formal, mis. dalam format yang dapat digunakan oleh perangkat lunak semua peserta bursa.
