Secara tradisional, dalam badan pemerintah, dua model kerja dan manajemen berpotongan: model proses, yang bersifat subordinat Aktivitas sekarang pegawai negeri sipil, dan proyek, yang muncul dengan munculnya tugas-tugas kompleks baru dan pengorganisasian acara-acara besar, untuk solusi yang dialokasikan waktu dan sumber daya keuangan yang terbatas. Jika aktivitas proses saat ini sesuai dengan struktur organisasi yang ada, maka diatur peraturan dan didukung oleh sistem informasi, maka pendekatan proyek diformalkan dan bahkan lebih lemah otomatis.
Anna Alexandrovna ZMEEVA,
Wakil Kepala Departemen Implementasi dan Pengembangan Sistem Informasi, Kepala Departemen Metodologi perusahaan SAPFIR
Agenda federal
Baru-baru ini di Federasi Rusia pekerjaan dimulai pada pengaturan kegiatan proyek. Salah satu dokumen pertama di area ini adalah perintah Kementerian pertumbuhan ekonomi Rusia No. 26R-AU tanggal 14 April 2014, yang menyetujui pedoman pada pelaksanaan manajemen proyek di otoritas eksekutif. Dokumen tersebut dikembangkan sebagai bagian dari kegiatan Dewan untuk implementasi manajemen proyek di badan eksekutif federal dan badan eksekutif entitas konstituen Federasi Rusia.
Sebelumnya, perhatian diberikan pada jenis proyek yang lebih sempit yang sangat penting bagi daerah, yaitu proyek investasi. Presiden Rusia V.V. Putin Setelah pertemuan Dewan Negara tentang peningkatan daya tarik investasi daerah, yang diadakan pada bulan Desember 2012, ia menandatangani daftar instruksi, di mana ia merekomendasikan otoritas eksekutif entitas konstituen Federasi Rusia untuk mengembangkan peraturan untuk mendukung proyek investasi dengan prinsip satu jendela.
Salah satu tahap selanjutnya dalam pengembangan kegiatan proyek di pihak berwenang adalah persetujuan oleh Pemerintah Federasi Rusia Resolusi No. 1050 tanggal 15 Oktober 2016 dan Perintah No. 2165-r tanggal 15 Oktober 2016. Sesuai dengan mereka, prosedur untuk mengatur kegiatan proyek ditetapkan, yang menentukan struktur organisasi sistem manajemen. kegiatan proyek, tahapan inisiasi, persiapan, pelaksanaan, pemantauan dan penyelesaian proyek (program) prioritas. Pada saat yang sama, pihak berwenang kekuasaan negara subjek Federasi Rusia direkomendasikan untuk mengatur kegiatan proyek di tingkat regional, dipandu oleh peraturan yang disetujui tentang organisasi kegiatan proyek di Pemerintah Rusia.
Semua dokumen di atas memperhitungkan praktik manajemen proyek internasional dan domestik yang paling sukses dan menggabungkan yang terbaik dari standar manajemen proyek yang ada. Pada saat yang sama, manajemen proyek di pemerintahan dan otoritas kota otoritas secara umum tidak dapat diatur secara eksklusif oleh dokumen-dokumen ini karena fakta bahwa kegiatan pegawai negara bagian dan kota diatur oleh undang-undang Federasi Rusia saat ini. Hal yang sama dapat dikatakan tentang interaksi antardepartemen di bidang pengelolaan negara (kota). Juga, di sejumlah proyek, terutama di bidang investasi, pembiayaan dilakukan tidak hanya dari anggaran negara bagian atau kota yang terstruktur secara ketat, tetapi juga dari sumber lain, termasuk komersial, yang secara signifikan memperumit pengelolaan anggaran proyek dan anggarannya saat ini. pembiayaan.
Pengalaman wilayah Sverdlovsk
Analisis situasi di daerah dan tindakan hukum normatif yang diadopsi di dalamnya menunjukkan bahwa mayoritas entitas konstituen Federasi Rusia, dalam satu atau lain bentuk, telah mengadopsi dokumen tentang pembuatan kantor proyek. Pada saat yang sama, aturan terperinci untuk bekerja dengan proyek sering tidak didefinisikan dan hampir tidak ada pedoman metodologis yang nyata, termasuk peraturan, templat, prosedur, dan sebagainya. Pengecualian yang bagus adalah proyek investasi, instruksi tentang cara bekerja dengan yang muncul sebelumnya, dan di daerah berhasil meresmikan pekerjaan ini dan mengembangkan dokumen dan peraturan yang sesuai.
Wilayah Sverdlovsk adalah salah satu pemimpin dalam hal implementasi manajemen proyek di badan pemerintah. Untuk memastikan kegiatan proyek yang efisien dan berkualitas tinggi di wilayah tersebut, departemen manajemen proyek didirikan untuk Gubernur Wilayah Sverdlovsk dan Pemerintah Wilayah Sverdlovsk. Berdasarkan tindakan hukum peraturan federal, serta pengalaman sendiri pelaksanaan kegiatan proyek Pada 14 Februari 2017, keputusan Gubernur Wilayah Sverdlovsk No. 84-UG "Tentang pengorganisasian kegiatan proyek di Pemerintah Wilayah Sverdlovsk dan badan eksekutif kekuasaan negara Wilayah Sverdlovsk" telah ditandatangani. Dalam kerangka keputusan tersebut, peraturan tentang organisasi kegiatan proyek telah disetujui, serta struktur fungsional sistem manajemen proyek regional.
Sebelumnya, sebagai bagian dari pelaksanaan instruksi Presiden, untuk meningkatkan kegiatan investasi, meningkatkan daya tarik investasi, menciptakan kondisi yang menguntungkan untuk kegiatan kewirausahaan dan investasi pada tahun 2015, Pemerintah Wilayah Sverdlovsk mengadopsi perintah No. 1189-PP "Pada dukungan proyek investasi yang dilaksanakan dan (atau) direncanakan untuk dilaksanakan di wilayah wilayah Sverdlovsk, sesuai dengan prinsip "satu jendela" ". Sesuai dengan dokumen ini, prosedur untuk interaksi badan eksekutif kekuasaan negara wilayah Sverdlovsk disetujui untuk mendukung proyek-proyek investasi, serta proses pelaporan tentang kemajuan pelaksanaannya diatur.
Untuk memastikan pelaksanaan manajemen proyek dalam hal mendukung proyek investasi yang sedang dilaksanakan dan (atau) direncanakan untuk dilaksanakan di wilayah Sverdlovsk, oleh NPO SAPFIR berdasarkan implementasi sebelumnya sistem Informasi pekerjaan manajemen keuangan dilakukan untuk mengotomatisasi proses ini.
Sebagai hasil dari implementasi solusi yang dikembangkan, sejumlah hasil signifikan telah dicapai.
Sebuah ruang tunggal diorganisir untuk mendukung dan memperhitungkan proyek-proyek investasi; menyediakan interaksi antardepartemen otomatis antara berbagai badan dan organisasi.
Pemantauan informasi tentang proyek-proyek investasi di semua tahap dan tahapan, penerimaan dan konsolidasi informasi dari berbagai otoritas eksekutif negara disediakan.
Pengendalian terhadap indikator kinerja utama yang sangat penting bagi pengembangan wilayah dan daya tarik investasinya, seperti:
Biaya pelaksanaan proyek investasi dalam rangka sumber investasi;
Banyaknya lapangan pekerjaan yang tercipta, termasuk sementara dan tetap.
Menyediakan manajemen proyek investasi melalui penggunaan alat kontrol, pemberitahuan, dan pelacakan peristiwa; kontrol visualisasi otomatis atas acara yang telah lewat dan akan datang dengan waktu pelaksanaan acara, termasuk kemampuan untuk mengirim pemberitahuan melalui email.
Menyediakan pembentukan berbagai dokumen keluaran untuk proyek investasi (kartu, rencana aksi, laporan pelaksanaan, ringkasan dan informasi analitis dalam konteks wilayah, sektor ekonomi, pembentukan grafik dan grafik, termasuk dalam bentuk Gantt chart).
Modul "SAPPHIRE. Manajemen proyek investasi "memungkinkan Anda untuk menemani proyek investasi yang dilaksanakan di wilayah subjek jenis yang berbeda, baik itu proyek investasi KPBU, proyek investasi prioritas dan proyek lainnya. Dia juga memberikan kontrol atas pelaksanaan proyek untuk adopsi tepat waktu. keputusan manajemen... Karena kenyataan bahwa sistem informasi berhasil memastikan organisasi interaksi antardepartemen, dengan mempertimbangkan persyaratan dan spesifikasi fungsi otoritas negara (kota), dimungkinkan untuk menggunakannya untuk mengotomatisasi solusi dari berbagai masalah. tugas kantor proyek di wilayah dan kotamadya Rusia.
Terlepas dari semua perbedaan mendasar dalam dasar kegiatan antara bisnis dan badan pemerintah, manajemen proyek sebagai bentuk organisasi kerja dapat diterapkan dalam pekerjaan badan-badan pemerintahan. Pemahaman tentang keuntungan manajemen proyek ada di tingkat tertinggi, oleh karena itu, dalam arah utama kegiatan pemerintah Federasi Rusia untuk periode hingga 2018, transisi parsial ke manajemen proyek di badan pemerintah disediakan.
Relevansi pelaksanaan manajemen proyek di badan pemerintah
Praktik di seluruh dunia menunjukkan bahwa perusahaan bisnis selalu bereaksi lebih cepat dan fleksibel terhadap proses inovatif yang terjadi di negara dan dunia, karena daya saing dan keuntungan mereka sering bergantung pada hal ini. Instansi pemerintah yang tidak memiliki tekanan eksternal dari pesaing curiga terhadap perubahan. Namun, di kondisi modern perlu untuk meningkatkan efisiensi instansi pemerintah dalam hal penetapan tujuan dan pelaksanaannya tepat waktu.
Untuk memajukan proses ini, pada tahun 2013, di bawah Kementerian Pembangunan Ekonomi Rusia, sebuah Dewan untuk implementasi PU di pemerintahan dibentuk, yang juga mencakup perwakilan bisnis, pendidikan, dan sains. Rekomendasi metodologis yang dikembangkan olehnya menentukan tujuan berikut untuk implementasi PU:
- mencapai hasil yang direncanakan dalam jangka waktu yang lebih singkat;
- lagi penggunaan yang efisien sumber daya, termasuk anggaran negara dan daerah;
- validitas, ketepatan waktu dan transparansi pengambilan keputusan;
- peningkatan komunikasi intra dan antar departemen vertikal dan horizontal.
Absen di negara bagian dan lokal program yang ditargetkan dan subprogram dari elemen seperti proyek dengan produk akhir yang spesifik, tenggat waktu yang jelas dan pendanaan yang ditentukan, mengikis esensi dari program-program ini, sering kali menguranginya menjadi implementasi yang disebut "kegiatan", yang kelayakannya tidak jelas. . Selain itu, proyek kompleks antardepartemen sering "macet" karena kurangnya interaksi yang tepat, kelompok kerja sebagian besar tidak efektif, oleh karena itu, peran penghubung dari pemimpin proyek, yang diberkahi dengan otoritas penuh, akan menjadi penting.
Masalah memperkenalkan manajemen proyek di badan pemerintah lokal, di mana hasil nyata dari pekerjaan dinilai tidak hanya oleh otoritas yang lebih tinggi dan otoritas pengatur, tetapi juga secara langsung oleh penduduk wilayah tersebut.
Ciri-ciri penerapan prinsip-prinsip PU di instansi pemerintah
Menerapkan manajemen proyek di pemerintahan di seluruh negeri adalah proyek skala besar itu sendiri. Oleh karena itu, pelaksanaannya juga harus dibagi menjadi tahapan-tahapan yang berurutan:
- organisasi (pembentukan sistem, pembagian fungsi);
- metodologis (pengembangan regulasi, regulasi dan dokumentasi lainnya);
- teknologi (pembuatan sistem informasi umum untuk semua OIV);
- pelatihan (penilaian dan persetujuan kompetensi, pelatihan spesialis).
Semua proyek di pemerintahan (negara bagian atau kota) dibagi menjadi tiga jenis:
- prioritas - inisiatif utama yang dikendalikan secara pribadi oleh kepala badan;
- internal - dilaksanakan oleh unit OIV;
- eksternal - dilaksanakan oleh organisasi eksternal di bawah kendali badan pemerintah.
Saat memperkenalkan PU, Standar Nasional GOST R 54869-71-2011 diterapkan, serta alat perencanaan khusus yang terbukti digunakan - program komputer Proyek MS, Proyek Laba-laba, Primavera dan lain-lain.
Untuk mengatur pekerjaan di tingkat yang berbeda, di CIC dan di daerah (dasar, manajerial atau strategis) dibuat. Mereka termasuk kurator dari tim pelanggan dan kontraktor yang berinteraksi satu sama lain dan, karenanya, manajer industri dan proyek. Kantor melakukan fungsi-fungsi berikut:
- berpartisipasi dalam pembentukan tujuan dan indikator pelaksanaan rencana;
- menyiapkan dokumentasi dan jadwal;
- menyediakan manajemen portofolio proyek, mengoordinasikan upaya para pelaku yang berbeda, menyelesaikan masalah yang bermasalah;
- mengidentifikasi dan menilai risiko, segera menanggapinya;
- mengontrol pelaksanaan proses di semua tahap dan kepatuhannya terhadap standar;
- memberikan kegiatan kontrak, menerima hasil kegiatan;
- bertanggung jawab atas aliran dokumen dan persiapan pelaporan.
Perlu dicatat fitur-fitur manajemen proyek yang melekat pada otoritas publik dan membedakannya dari implementasi inisiatif oleh struktur bisnis:
- kebutuhan untuk beroperasi dalam lingkungan hukum yang sangat terbatas, terutama dalam hal pengadaan dan kepatuhan terhadap prosedur persaingan;
- daya tarik sumber keuangan anggaran negara dan daerah;
- akuntabilitas kepada otoritas tingkat yang lebih tinggi;
- kontrol publik dan pelaporan publik;
- skala, kepentingan dan keserbagunaan ide;
- fokus tidak pada keuntungan finansial, tetapi pada efek sosial.
Aplikasi lebih baru tampilan modern kegiatan manajemen mampu memberikan nyata efek ekonomi berupa peningkatan kualitas dan efisiensi kerja, peningkatan daya tarik investasi negara secara keseluruhan dan daerahnya, penciptaan lapangan kerja, dan peningkatan PDB. Lain sisi positif ini untuk meningkatkan efisiensi dan transparansi badan-badan pemerintah, pembentukan lingkungan administrasi yang menguntungkan. 
Masalah dalam proses penerapan prinsip-prinsip manajemen proyek dan cara mengatasinya
Kesulitan dalam memperkenalkan prinsip-prinsip manajemen proyek ke dalam kegiatan otoritas publik dan badan pemerintahan sendiri lokal paling sering muncul karena fleksibilitas dan regulasi struktur yang tidak memadai, kurangnya spesialis yang terlatih dengan baik dan penolakan terhadap perubahan apa pun di pihak pekerja di semua tingkatan .
pada tahap sekarang tantangan utama untuk inovasi adalah:
- birokrasi dan fokus pada kepatuhan pada semua proses formal yang diperlukan, dan bukan pada pencapaian hasil akhir;
- kurangnya pemahaman dan keengganan untuk berubah yang diprakarsai oleh penggunaan PU;
- ketidakmampuan untuk memprediksi dan bekerja sebelumnya, masalah mulai diselesaikan hanya setelah muncul;
- pemusatan kekuasaan, yang mengarah ke gaya kepemimpinan yang didominasi otoriter, yang menekan inisiatif karyawan;
- kompetensi personel yang tidak memadai untuk bekerja sesuai rencana dan motivasi negatif mereka (beban kerja tambahan seringkali tanpa insentif material).
Untuk mengatasi inersia manajer formasi lama dan memodernisasi struktur sektor publik dan pemerintahan sendiri lokal, perlu memberikan perhatian khusus pada bidang kegiatan berikut:
- pelatihan karyawan secara terus menerus, baik manajemen maupun pangkat dalam rangka peningkatan kompetensi khusus untuk menyelesaikan tugas-tugas profesional tertentu;
- untuk mensertifikasi personel sesuai dengan standar manajemen modern;
- untuk meningkatkan motivasi karyawan (materi dan moral) berdasarkan hasil efektivitas pribadi dan keberhasilan keseluruhan usaha, untuk mengatur umpan balik para pemain dengan manajer;
- ketika memperkenalkan prinsip-prinsip PU dalam organisasi, beralih dari inisiatif sederhana ke usaha multikomponen yang kompleks;
- mencatat hasil setiap tahap, menentukan kekurangan dan kelebihannya, melakukan perubahan yang diperlukan pada paspor dan mencatat kembali;
- menjaga integritas inisiatif di semua bidang pekerjaan (dari inisiasi hingga penerimaan dan laporan akhir);
- mendistribusikan peran dan tanggung jawab dengan jelas di antara karyawan untuk menghindari kualitas kinerja yang buruk dari fungsi yang ditugaskan.
Untuk mencegah tenggat waktu yang terlewat dan kualitas kinerja yang buruk, disarankan terlebih dahulu untuk melibatkan manajer berpengalaman yang berpengalaman dalam keberhasilan pelaksanaan proyek dengan istilah outsourcing dalam pengelolaan inisiatif pemerintah.
Pada saat yang sama, tim harus menyertakan spesialis dari otoritas eksekutif untuk memperoleh keterampilan yang diperlukan. Tempat terbaik untuk memulai adalah dengan mengimplementasikan proyek percontohan dan kemudian memperluas pelajaran yang didapat ke ide-ide lain.
Presiden Rusia Vladimir Putin menginstruksikan, pada 1 November 2015, untuk membentuk kantor proyek di setiap wilayah yang bertanggung jawab atas pelaksanaan peta jalan berdasarkan praktik terbaik yang diidentifikasi selama Peringkat Iklim Investasi Nasional. Pada saat ini, daerah seharusnya telah meluncurkan sejumlah transformasi organisasi: membentuk tim proyek, yang terdiri dari karyawan dari berbagai divisi fungsional dan badan manajemen subjek; rencana kegiatan untuk setiap blok pekerjaan; menggambarkan proyek; membentuk "peta jalan"; menunjuk seorang pemimpin untuk mengkoordinasikan waktu dan sumber daya dari proyek ini.
“Setelah mempelajari dengan cermat bahasa asing yang tersedia dan— pengalaman domestik, pada tahun 2013 kami membentuk Dewan untuk implementasi manajemen proyek di otoritas eksekutif entitas konstituen Federasi Rusia. Berdasarkan hasil kerja Dewan, rekomendasi metodologis dikembangkan untuk implementasi manajemen proyek, yang mencakup deskripsi terperinci dari seluruh proses: struktur organisasi kantor proyek, perkiraan paket dokumen, proses, penggunaan sistem informasi , motivasi karyawan, dll. Hari ini, ASI telah mengembangkan versi rekomendasi metodologis kami untuk membantu para pemimpin entitas konstituen Federasi Rusia untuk menerapkan manajemen proyek dalam memecahkan masalah peningkatan iklim investasi. Atas dasar rekomendasi ini, Badan akan segera menyelenggarakan pelatihan untuk daerah dalam manajemen proyek, ”kata Leonid Osipov, Wakil Kepala Direktorat Ahli Presiden Federasi Rusia.
Daerah sudah memiliki implementasi mekanisme pengelolaan proyek. Perwakilan dari wilayah Belgorod, Leningrad dan Tyumen berbagi pengalaman mereka.
“Kami telah melakukan ini untuk waktu yang lama, tetapi sekarang kami memahami dengan baik bahwa adalah mungkin untuk mencapai hasil dalam kegiatan investasi hanya dengan manajemen proyek, ketika ada orang yang bertanggung jawab untuk proses tertentu, tenggat waktu tertentu ditetapkan, ada rangkaian kegiatan dan tujuan akhir. Prinsip dasar kerja diambil Pendekatan yang kompleks- setiap investor baru ditawarkan tiga instrumen kunci yang bekerja sama adalah: dukungan administrasi dan konsultasi, bantuan dalam memecahkan masalah pelatihan personel; insentif pajak; dukungan keuangan. Kombinasi ini membantu memasuki wilayah dan memulai pekerjaan Anda lebih cepat, lebih menguntungkan, lebih optimal. Dan masalah sistemik yang terkait dengan perbaikan iklim investasi dan usaha, baik secara umum maupun percontohan proyek individu, kami memutuskan di Dewan untuk Meningkatkan Iklim Investasi, kami memilikinya dan merupakan markas besar organisasi yang memproyeksikan perubahan yang diperlukan dan bertanggung jawab atas implementasinya, "- berbagi pengalamannya dan Gubernur wilayah Tyumen Vladimir Yakushev.
Gubernur Wilayah Leningrad Alexander Drozdenko mengatakan bahwa wilayah tersebut secara sistematis bekerja untuk memperkenalkan alat untuk manajemen proyek yang efektif tidak hanya di badan pemerintah, tetapi juga di perusahaan milik negara. “Salah satu proyek unggulan telah menjadi implementasi proyek perusahaan milik negara daerah Lenoblinnovatsii, yang merupakan semacam kantor proyek percontohan daerah untuk pengembangan ekosistem yang inovatif, serta penciptaan infrastruktur industri dan inovatif. ,” kata Alexander Drozdenko. Perusahaan ini melaksanakan proyek investasi besar dengan total lebih dari RUB 3 miliar. Tiga proyek saat ini dalam fase aktif - Pusat Nanoteknologi Barat Laut di Gatchina, kawasan industri Pikalevo, dan kawasan industri Tosno.
Tingkat kedewasaan dan efisiensi manajemen proyek yang dicapai dikonfirmasi selama evaluasi aplikasi peserta dalam kompetisi federal "Project Olympus", tahap yang berakhir pada September 2015 - perusahaan berhasil memasuki babak final seleksi kompetitif dalam dua nominasi sekaligus - "Sistem Manajemen Proyek" dan "Sistem manajemen proyek".
Sejak transisi ke manajemen proyek di Wilayah Belgorod, sekitar 2.000 proyek telah dilaksanakan, 800 proyek sedang berlangsung, dan sekitar 600 lainnya sedang dalam tahap perencanaan.pengangkatan profesional untuk semua peserta dalam proses. Efektif dalam manajemen proyek adalah masalah memotivasi orang. Misalnya, seorang pegawai negeri yang terlibat dalam pelaksanaan proyek tidak hanya dapat mengandalkan gaji resmi dan tunjangan tambahan, tetapi juga pada remunerasi yang layak untuk kegiatannya ketika proyek dilaksanakan, ”tegas Gubernur Wilayah Belgorod Yevgeny Savchenko .
ASI, bersama dengan RANEPA, membentuk musim gugur untuk tim regional, yang tidak hanya berisi blok khusus pada praktik terbaik Peringkat Nasional, tetapi juga blok pada manajemen proyek dan keterampilan manajerial.
Sehubungan dengan kebutuhan untuk mengalihkan manajemen ke prinsip sasaran program, manajemen proyek digunakan di otoritas publik.
Masalah memperkenalkan manajemen proyek di badan eksekutif kekuasaan negara dipertimbangkan dalam karya O.N. Safronova, E.A. Anchikhrov. Fokus utama mereka adalah pada tren saat ini, memungkinkan kita untuk berbicara tentang peningkatan bagian dan pentingnya kegiatan berorientasi proyek di badan pemerintah. Pentingnya pertanyaan yang diajukan adalah karena kebutuhan untuk meningkatkan efisiensi kegiatan mereka dan memastikan pertumbuhan ekonomi Rusia.
Untuk manajemen proyek yang efektif, Anda perlu mengetahui dasar-dasar perencanaan dan implementasi proyek, serta mengidentifikasi masalah yang memperumit implementasi mekanisme desain, dan kemungkinan cara solusi mereka.
Proyek adalah kompleks kegiatan yang saling terkait yang bertujuan untuk menciptakan produk atau layanan yang unik dalam kondisi keterbatasan waktu dan sumber daya. Implementasi proyek dan proses adalah sistem yang kompleks. Subsistem terkendali adalah proyek itu sendiri, dan manajemen proyek adalah subsistem yang mengatur.
Manajemen proyek adalah metodologi, perencanaan dan koordinasi penggunaan sumber daya manusia dan material sepanjang siklus hidup proyek, yang ditujukan untuk pencapaian tujuan proyek yang efektif melalui penerapan sistem. metode modern dan teknologi manajemen.
Manajemen proyek di badan pemerintah mencakup sistem perencanaan prediktif, sistem pemantauan dan kontrol, tim pelaksana dan manajer, teknologi informasi dan komunikasi. Teknologi utama manajemen proyek terdiri dari mendefinisikan dengan jelas tujuan dan struktur pekerjaan, mengalokasikan tanggung jawab dan sumber daya, merencanakan pekerjaan dengan mempertimbangkan risiko yang ada, memantau situasi secara sistematis dan menanggapi penyimpangan yang muncul untuk mencapai tujuan proyek dalam waktu yang ditentukan, anggaran dan kualitas.
Proyek, dari awal hingga selesai, melewati periode tertentu, yang disebut fase atau tahapan, dan durasi serta kontennya dapat bervariasi tergantung pada proyek. Kehidupan proyek dimulai dengan membunyikan dan memformalkan ide atau mengeluarkan tugas teknis, menunjuk manajer proyek dan tim, menentukan sumber daya awal, dan menyusun rencana. Semua ini ditentukan dan disetujui oleh manajemen. Kemudian pekerjaan dimulai pada pembuatan proyek untuk mencapai hasil. Pada saat yang sama, kontrol, koreksi rencana, pekerjaan dengan perubahan dilakukan. Hal ini berlanjut sampai selesainya pencapaian hasil. Setelah penandatanganan akta, pekerjaan akhir dilakukan sampai penutupan proyek secara resmi. Urutan sederhana ini cukup umum dalam setiap siklus proyek. Setiap tahap membutuhkan keterampilan yang berbeda dari manajer proyek.
Siklus hidup suatu proyek adalah periode waktu antara saat formalisasi ide dan saat penutupannya, yaitu dari keadaan "ketika proyek belum ada" dan ke keadaan "ketika proyek tidak lagi ada”. Siklus hidup khas proyek ditunjukkan pada Gambar 1.
Gambar 1. Siklus hidup proyek tipikal
Elemen waktu terbesar biasanya disebut sebagai fase: fase inisiasi proyek, fase pengembangan konsep, fase perencanaan proyek, fase implementasi atau implementasi proyek, dan fase penyelesaian. Setiap fase dibagi menjadi elemen yang lebih kecil - tahapan, tahapan, subtahap, dll. Pada tingkat terendah dalam penataan daur hidup, unsur-unsurnya adalah jenis-jenis pekerjaan. Jumlah elemen siklus hidup dapat bervariasi, beberapa fase bisa sangat pendek dan secara formal dikeluarkan dari siklus proyek yang khas.
Dalam proyek, semua fase siklus hidup saling berhubungan, hasil dari pelaksanaan satu fase menjadi informasi awal untuk yang lain. Saat mengembangkan dan mendokumentasikan siklus hidup mereka dapat terus ditingkatkan. Ulangi langkah-langkah yang diperlukan sampai kinerja siklus yang optimal diperoleh.
Manajemen proyek di pemerintahan diperlukan untuk mengoordinasikan secara efektif penciptaan hasil baru: memastikan bahwa tindakan yang tepat diambil pada waktu yang tepat dengan pemahaman penuh tentang tindakan tersebut.
Pengenalan metode manajemen proyek dan peningkatan efisiensi pemerintah dan badan eksekutif federal tercermin dalam arahan utama kegiatan Pemerintah di Federasi Rusia hingga 2018. Presiden Rusia Vladimir Putin telah mempercayakan pembentukan kantor proyek di daerah untuk meningkatkan iklim investasi.
Untuk meningkatkan efisiensi kegiatan proyek di badan eksekutif federal dan regional, lembaga bawahan, perusahaan negara, Kompetisi tahunan ke-3 dibuat di bawah Pemerintah Federasi Rusia manajemen profesional kegiatan proyek di sektor publik "Proyek Olympus". Selama kompetisi, masalah yang terkait dengan sistem yang efektif manajemen proyek, mempopulerkan praktik nasional terbaik untuk pertukaran dan penyebaran pengalaman di bidang manajemen proyek yang efektif.
Saat ini, Pemerintah Federasi Rusia tertarik untuk memperkenalkan prinsip-prinsip manajemen proyek di otoritas negara, secara aktif memperkenalkan manajemen proyek. Hal ini disebabkan kebutuhan untuk meningkatkan efisiensi badan-badan pemerintah dalam lingkungan pasar yang berubah dengan cepat.
Dengan demikian, kita dapat menyimpulkan bahwa hasil akhir proyek bergantung pada banyak tautan. Proyek, dari awal hingga selesai, melewati periode (fase) atau tahapan tertentu. Formalisasi ide, penetapan tujuan yang benar, manajemen yang kompeten, penentuan sumber daya awal adalah strategi yang tepat untuk implementasi proyek apa pun.
Bibliografi:
- GOST R-54869-2011 " Manajemen proyek... Persyaratan untuk manajemen proyek "[sumber daya elektronik] - Mode akses. - URL: http://standartgost.ru (tanggal perawatan 24/10/2016)
- Project Olympus: Kompetisi untuk Manajemen Proyek Profesional di Sektor Publik - 2016. - No. 3 [sumber daya elektronik] - Mode akses. - URL: http://pmolimp.ru/2016/about/ (tanggal perawatan 24/10/2016)
- Romanova M.V. Manajemen proyek: buku teks. tunjangan - M.: ID "FORUM" INFRA-M, 2013. - 256 hal.
- Safonova O.N., Anchikhrov E.A. Implementasi manajemen proyek di badan eksekutif kekuasaan negara sebagai mekanisme untuk manajemen sumber daya yang efektif // Model, sistem, jaringan di bidang ekonomi, teknologi, alam, dan masyarakat. - 2015. - No. 2 (14). - 58 hal.
- Pound V.N. Manajemen proyek di perusahaan: buku teks. tunjangan - SPb.: Peter, 2011 .-- 400 hal.
KEMENTERIAN PEMBANGUNAN EKONOMI FEDERASI RUSIA
MEMESAN
Untuk meningkatkan efisiensi pengorganisasian kegiatan badan eksekutif federal dan badan eksekutif entitas konstituen Federasi Rusia untuk mencapai tujuan mereka dan menyelesaikan tugas yang diberikan, setujui Rekomendasi Metodologi terlampir untuk implementasi manajemen proyek di badan eksekutif.
A.V. Ulyukaev
Lampiran. Rekomendasi metodologis untuk implementasi manajemen proyek di otoritas eksekutif
Lampiran
Badin A.A.
Wakil Direktur Departemen
manajemen strategis, negara
program dan proyek investasi
Moskow, 2013
I. Ketentuan Umum
II. Proses dan alat manajemen proyek
1. Model sistem manajemen berorientasi proyek
2. Manajemen strategis
3. Manajemen taktis
4. Manajemen proyek
5. Manajemen motivasi
6. Pelatihan
7. Dukungan organisasi
8. Dukungan teknologi
AKU AKU AKU. Urutan pelaksanaan manajemen proyek
1. Glosarium
2. Model sistem manajemen berorientasi proyek
3. Posisi khas pada manajemen taktis
4. Ketentuan Umum untuk Manajemen Proyek
5. Peraturan tipikal untuk mengelola motivasi peserta proyek
7. Khas tugas teknis mengadakan kompetisi untuk pelatihan manajemen proyek
8. Model peraturan pada komite proyek
9. Model regulasi di kantor proyek
10. Deskripsi fungsi khas peran proyek
11. Arsitektur PMIS dan daftar modul tipikal
12. Kerangka acuan umum untuk pengembangan dan implementasi sistem informasi manajemen proyek
13. Rencana aksi tipikal untuk implementasi manajemen proyek
Tujuan penerapan manajemen proyek
1. Memastikan pencapaian hasil yang direncanakan oleh otoritas eksekutif
2. Meningkatkan kualitas hasil yang dicapai
3. Mempersingkat waktu untuk mencapai hasil
4. Transparansi, validitas, dan ketepatan waktu keputusan yang diambil dalam badan eksekutif
5. Meningkatkan efisiensi kerja sama antarlembaga dalam pelaksanaan kegiatan bersama melalui penggunaan pendekatan terpadu untuk manajemen proyek
6. Meningkatkan efisiensi interaksi dengan kontraktor yang dipekerjakan oleh otoritas eksekutif
Model Sistem Manajemen Berbasis Proyek - Istilah Utama
- Sistem manajemen otoritas eksekutif- seperangkat proses dan alat manajemen sumber daya yang dirancang untuk mencapai tujuan otoritas eksekutif
- Sistem kontrol berorientasi proses- sistem manajemen di mana tujuan dicapai terutama melalui penerapan proses standar
- Sistem manajemen berorientasi proyek- sistem manajemen di mana tujuan dicapai terutama melalui pelaksanaan proyek
- Proses- seperangkat karya yang disatukan oleh tujuan bersama untuk mendapatkan hasil yang dapat diulang
- Proyek- serangkaian kegiatan yang saling terkait yang bertujuan untuk menciptakan hasil yang unik dalam kondisi keterbatasan waktu dan sumber daya
Model sistem kontrol berorientasi proyek
Manajemen strategis
Tujuan dari proses- penentuan tujuan strategis, bidang kegiatan, peristiwa penting dan indikator otoritas eksekutif di jangka panjang(lebih dari 5 tahun) dan kendalikan pencapaiannya dengan frekuensi sekali dalam triwulan/tahun
Dasar untuk menentukan tujuan, arah, peristiwa dan indikator:
- Keputusan Presiden Federasi Rusia 7 Mei 2012 N 596 "Tentang kebijakan ekonomi negara jangka panjang"
- Pesan Presiden Federasi Rusia kepada Majelis Federal Federasi Rusia tertanggal 12 Desember 2012.
- Arahan utama kegiatan Pemerintah Federasi Rusia untuk periode hingga 2018, disetujui oleh Ketua Pemerintah Federasi Rusia pada 31 Januari 2013,
- Tindakan lain dari Presiden Federasi Rusia dan Pemerintah Federasi Rusia yang menentukan tujuan strategis dan prioritas Federasi Rusia untuk jangka panjang (dasar, arahan utama, doktrin, konsep, strategi, program Negara)
Manajemen strategis
Alat dasar- Rencana kegiatan / Nyatakan program dan laporannya
Alat pendukung- Peta jalan dan rencana aksi untuk jangka panjang
Dasar metodologis untuk Rencana Aksi(ditetapkan oleh Kantor Pemerintah Federasi Rusia):
- Rekomendasi metodologis untuk pembentukan rencana kegiatan
- Pedoman metodologis untuk penyusunan laporan triwulanan dan tahunan tentang kemajuan pelaksanaan rencana kegiatan
Manajemen Strategis - Contoh Laporan
Kontrol taktis
Tujuan dari proses- memastikan pencapaian tujuan otoritas eksekutif dengan mengidentifikasi proyek, proses, peristiwa penting dan indikator otoritas eksekutif untuk periode jangka menengah (dari 1 hingga 3 tahun) dan memantau pencapaiannya dengan frekuensi sebulan sekali / perempat
Alat dasar- Rencana kegiatan internal dan laporan rencana kegiatan internal
Dasar metodologis- Peraturan tentang manajemen taktis
Jenis proyek: Prioritas Intern Eksternal (misalnya, proyek investasi tidak termasuk dalam Rencana Bisnis Internal) |
Kontrol taktis - jenis peristiwa penting
Manajemen proyek
Tujuan dari proses- memastikan pencapaian tujuan badan eksekutif dengan merencanakan, mengatur dan memantau sumber daya tenaga kerja, keuangan dan material dan teknis proyek. Horizon perencanaan detail rata-rata 1 tahun, frekuensi monitoring sebulan/minggu.
Dasar metodologis- Peraturan tentang manajemen proyek
Peralatan |
|
Inisiasi | Paspor proyek |
Perencanaan | Jadwal |
Ubah manajemen | Ubah permintaan |
Kontrol | Laporan status |
Penyelesaian | Laporan terakhir |
Manajemen proyek - peluncuran proyek
Manajemen motivasi
Varian dari sistem motivasi proyek:
Sistem motivasi proyek, diterapkan di samping sistem motivasi yang ada untuk semua karyawan badan eksekutif
- sistem motivasi terintegrasi yang menggunakan prinsip-prinsip motivasi yang seragam untuk semua karyawan otoritas eksekutif (baik untuk peserta proyek dan untuk peserta dalam proses)
Tujuan proses:
Pembentukan motivasi peserta proyek untuk pelaksanaan tugas proyek yang berkualitas tinggi dan tepat waktu, interaksi efektif dari berbagai departemen yang berpartisipasi dalam proyek, tingkat disiplin yang tinggi
- menciptakan dasar untuk keputusan SDM, keputusan tentang pelatihan tambahan, remunerasi, dan tindakan disipliner
- menyediakan masukan dari kepala departemen tentang efektivitas peserta proyek
Dasar metodologis- Peraturan tentang pengelolaan motivasi peserta dalam kegiatan proyek
Pelatihan peserta dalam kegiatan proyek
Tujuan dari proses- formasi pengetahuan yang diperlukan dan keterampilan di bidang manajemen proyek di antara staf eksekutif otoritas eksekutif dan peserta proyek, serta penciptaan budaya proyek di otoritas eksekutif
Subproses:
Mendefinisikan Kelompok Pengajaran
- definisi modul pelatihan
- pembentukan rencana pelatihan
- formalisasi persyaratan pelatihan
- melakukan prosedur kompetitif
- mengadakan pelatihan
- penilaian kualifikasi
Lampiran: Kerangka acuan umum untuk kompetisi pelatihan manajemen proyek
Modul pembelajaran
Tujuan dari proses- dukungan administratif untuk berfungsinya proses strategis, manajemen taktis dan proses manajemen proyek di dalam struktur organisasi otoritas eksekutif
Alat dasar: Kantor Proyek dan Komite Proyek
Dasar metodologis:
- Peraturan tentang Komite Proyek
- Peraturan di Kantor Proyek
Dukungan organisasi untuk kegiatan proyek
Tujuan dari proses- mengurangi biaya tenaga kerja, meminimalkan kesalahan dan meningkatkan kecepatan implementasi proses strategis, taktis, manajemen proyek dan proses memotivasi peserta proyek dari otoritas eksekutif melalui otomatisasi mereka
Alat dasar: Sistem Informasi Manajemen Proyek
Lampiran: Kerangka acuan umum untuk pengembangan dan implementasi sistem informasi manajemen proyek
Dukungan teknologi untuk kegiatan proyek
Langkah selanjutnya
Kirim ke anggota Dewan dan mengundang rekomendasi Metodologi untuk persetujuan | ||
Lepas landas pertanyaan-pertanyaan terbuka pada rapat Dewan | ||
Surel: [dilindungi email]
Teks elektronik dokumen
disiapkan oleh Kodeks CJSC dan diverifikasi oleh:
situs resmi
Kementerian Pembangunan Ekonomi Rusia
www.economy.gov.ru (pemindai salin)
per 23.04.2014
