14 arah utama pengembangan pasar SED dunia. Buletin ilmiah mahasiswa internasional

Pusat informasi dan analitik TAdviser telah menerbitkan laporan tahunan tradisional tentang pasar sistem manajemen dokumen elektronik(EDMS) dan manajemen konten (ECM). Kali ini mencakup proyek yang dimulai dan diselesaikan pada tahun 2016 dan 2017.

Penilaian pasar EDMS Rusia dalam istilah moneter

Menurut TAdviser, pada tahun 2016 volume pasar domestik sistem EDMS / ECM berjumlah sekitar 41,6 miliar rubel... Pasar telah berkembang dari tahun ke tahun pada 10%... Dinamika yang sama ( 10% ) para ahli mengharapkan hasil tahun 2017 juga.

Keuntungan maksimal dari penjualan, implementasi dan pemeliharaan sistem manajemen dokumen elektronik pada tahun 2016 diterima oleh jaringan franchisee 1C. Pendapatan agregat vendor dan mitra adalah 2,75 miliar rubel... Di mana lebih dari 2 miliar rubel 1C dan pewaralabanya memperoleh uang dari layanan implementasi dan pemeliharaan EDMS, sementara penjualan lisensi menarik semua 650,5 juta rubel... Namun, hasil jaringan afiliasi disajikan di luar peringkat, karena bukan hanya satu, tetapi sejumlah besar pemain pasar.

Baris pertama dari peringkat resmi diambil oleh perusahaan "Logika Bisnis" dengan pendapatan tahunan 1,86 miliar rubel, yang kedua - "Buaya" dengan 1,38 miliar rubel, TerraLink ketiga dengan 964 juta rubel... Mitra kami EOS untuk penjualan, implementasi, dan pemeliharaan EDMS "DELO" dan EOS untuk SharePoint pada tahun 2016 memperoleh 793,5 juta rubel dan mengamankan tempat ke-4 di tabel keseluruhan.

Para penyusun peringkat mencatat bahwa sebagian besar peserta pemeringkatan EDMS/ECM menunjukkan dinamika pendapatan yang positif di tahun 2016. Hanya 2 dari 16 perusahaan yang kinerja keuangannya memburuk - dan ini adalah integrator, bukan vendor. Semua pengembang EDMS tetap dalam kegelapan.

Peringkat EDMS berdasarkan jumlah proyek

Dari segi jumlah proyek yang dimulai dan diselesaikan pada tahun 2016, Directum ( 739 ). Mitra kami EOS ( 593 proyek publik untuk tahun ini) dan 1C ( 178 proyek) masing-masing menempati baris ke-2 dan ke-4.

Distribusi sektoral proyek

Tahun ini TAdviser tidak menampilkan statistik distribusi proyek EDMS menurut industri. Namun, perusahaan riset internasional IDC melakukannya untuknya. Menurut perhitungannya, pada tahun 2016 paling banyak berinvestasi di ECM Perusahaan Rusia sektor industri, pemerintahan dan keuangan. Tetapi mereka mendekati masalah secara berbeda. Industrialis dengan pangsa pasar terbesar ( 25% ) berfokus pada otomatisasi alur kerja internal: memperluas fungsionalitas EDMS dalam hal manajemen proyek, mengotomatiskan skenario perusahaan standar dan mengintegrasikan EDMS dengan sistem transaksional (, CPM, BI). Menempati 23% pasar, sektor publik pada tahun 2016 terutama memecahkan masalah pengembangan MEDO dan menghubungkan peserta baru ke kerja sama antardepartemen. Lembaga keuangan dengan berbagi 16% berfokus pada otomatisasi aliran dokumen eksternal: membuat berkas elektronik klien, aplikasi seluler, mengotomatiskan proses penerbitan pinjaman.

Penggerak utama pertumbuhan pasar EDMS

Pasar EDMS / ECM di Rusia tumbuh setiap tahun pada 10%... Ini difasilitasi oleh sejumlah faktor:

Situasi ekonomi yang sulit... Krisis yang berkepanjangan telah memaksa perusahaan untuk berpikir lebih serius tentang pengurangan investasi dan pengetatan kontrol keuangan. Banyak, karena situasi ekonomi yang tegang, pertama kali berpikir untuk mengevaluasi dan mengoptimalkan proses bisnis mereka. Dan kami menemukan solusi yang efektif - sistem EDMS / ECM.

Proses substitusi impor... Pada tahun 2016, Pemerintah Federasi Rusia mengeluarkan Perintah No. 1588-r, yang mewajibkan otoritas eksekutif federal dan dana non-anggaran negara untuk beralih ke perangkat lunak Rusia. Sejak itu, produsen sistem manajemen dokumen elektronik domestik telah melihat permintaan yang stabil untuk solusi mereka. Bisa jadi, mengikuti organisasi negara dan badan pemerintah, perusahaan industri besar dengan partisipasi negara wajib beralih ke platform dalam negeri. Dan ini adalah segmen utama pelanggan untuk sistem EDMS dan ECM. Namun, seperti dalam situasi saat ini, transisi tidak akan tiba-tiba. Mengganti sistem informasi skala besar selalu dikaitkan dengan biaya tinggi dan risiko, sehingga peningkatan harus lancar. Anda dapat memulai dengan memutakhirkan database Anda dan pindah ke perangkat lunak sumber terbuka seperti PostgreSQL.

Menuju ke ekonomi digital ... Negara secara sistematis meluncurkan layanan elektronik("Gosuslugi", "Tax.ru"), perusahaan komersial, dll. Transfer proses bisnis ke lingkungan elektronik - cara yang efisien mengurangi biaya barang dan jasa, mengoptimalkan tenaga kerja, waktu dan biaya keuangan.
Perkembangan teknologi baru yang cepat... Dengan perkembangan alat baru untuk memproses dan menyimpan data (blockchain, data besar, kecerdasan buatan), sistem manajemen dokumen elektronik juga berkembang. Fungsionalitasnya berkembang, alat baru untuk standarisasi, visualisasi, dan analisis informasi (BI) muncul. EDMS semakin banyak digunakan sebagai gudang data perusahaan.
Kebutuhan akan otomatisasi YuZEDO... Pada 2016–2017, dalam organisasi dengan berbagai ukuran dan industri, ada kebutuhan mendesak untuk mengotomatisasi aliran dokumen yang signifikan secara hukum (YuZEDO). Selain itu, kita tidak hanya berbicara tentang penggunaan kualifikasi tanda tangan elektronik dan pertukaran dokumen bersertifikat secara online, tetapi juga tentang kebutuhan pada tingkat mekanisme integrasi penuh yang meminimalkan operasi manual dan memastikan kesinambungan proses ujung ke ujung.
Mobilisasi total... Saat ini, tidak hanya manajer, tetapi juga pemain biasa membutuhkan akses ke program kerja dengan perangkat seluler... Kemampuan untuk terhubung ke EDMS perusahaan dari ponsel atau tablet pribadi memungkinkan karyawan untuk mempelajari tugas baru dengan cepat dan menyelesaikannya dengan lebih cepat. Transisi total komunikasi korporat ke lingkungan seluler telah menyebabkan munculnya seluruh industri yang melayani seluler untuk bisnis. Ini mencakup penyediaan konten, layanan untuk pengembangan alat perlindungan data perusahaan, desain dan pembuatan aplikasi seluler.
Distribusi layanan cloud... Teknologi Cloud EDMS secara aktif digunakan di tingkat negara bagian. Dimungkinkan untuk mengajukan perubahan SIM atau paspor, membayar pajak, mendapatkan sertifikat perumahan dan layanan komunal hari ini di lingkungan digital - melalui situs web layanan publik. Sedangkan untuk ranah komersial, untuk usaha kecil dan menengah, platform ECM tentunya harus berbasis cloud. Secara ekonomi tidak menguntungkan bagi organisasi segmen UKM untuk membeli EDMS versi kotak. Penggunaan sistem awan manajemen konten sangat nyaman untuk perusahaan besar... ECM tersebut tidak terbatas dalam hal skalabilitas, terpusat, dan menyediakan akses di mana-mana kepada karyawan dari semua jenis perangkat 24/7.
Peningkatan serangan virus... Gelombang serangan virus baru-baru ini memicu lonjakan minat pada EDMS sebagai sistem penyimpanan terpusat untuk informasi perusahaan.

Prakiraan untuk waktu dekat

Para ahli mengaitkan pertumbuhan pasar lebih lanjut dengan pengembangan YuZEDO, arsip keuangan, dan peningkatan mekanisme untuk mengintegrasikan EDMS dengan sistem informasi perusahaan lainnya. Hari ini EDMS terintegrasi dengan layanan analitis dan program akuntansi. Dalam waktu dekat, sistem manajemen dokumen elektronik akan berintegrasi lebih erat ke dalam lanskap TI organisasi. Para ahli bahkan mengizinkan rilis solusi terkonvergensi untuk pekerjaan kompleks dengan semua jenis data dan konten perusahaan.

Chatbots dan mekanisme kecerdasan buatan akan menjadi lebih luas dalam sistem manajemen dokumen elektronik. Dari layanan pendaftaran dokumen, EDMS akan berubah menjadi sistem multifungsi mendokumentasikan semua kegiatan bisnis perusahaan, pusat pengiriman informasi, dengan mempertimbangkan data dari berbagai sistem informasi. Selain itu, EDMS akan menjadi penyedia data utama untuk analisis komprehensif mendalam dalam sistem BI.

Kendala

Nama para ahli di antara hambatan utama untuk pengembangan pasar EDMS:

Pembatasan kerangka kerja legislatif ... Aliran dokumen elektronik masih digunakan bukan sebagai yang utama, tetapi sebagai kertas duplikat.
Penyatuan EDMS yang tidak memadai, kurangnya standar dan peraturan tunggal... Misalnya, karyawan perusahaan industri bekerja tidak hanya dengan laporan standar, tetapi juga dengan dokumentasi teknik khusus (gambar dari AutoCAD). Tidak adanya dokumen semacam itu dalam bentuk standar membuat banyak orang tidak dapat mengimplementasikan EDMS.

Pengalaman implementasi EDMS "SoftExpert"

04/26/2018, Kam, 16:46, waktu Moskow , Teks: Natalia Rudycheva

Pengembang Rusia memiliki setiap kesempatan untuk sepenuhnya menaklukkan pasar EDMS Rusia. Ada prasyarat ekonomi dan legislatif untuk ini. Satu-satunya yang tersisa adalah menciptakan solusi yang benar-benar nyaman, modern, dan andal, memberi mereka dukungan teknis berkualitas tinggi dan mengatur proses implementasinya dengan benar. Hal ini dibahas oleh para peserta konferensi EDMS Market 2018 yang diselenggarakan oleh CNews Conferees.

halaman: 1 | | Selanjutnya

Situasi saat ini di pasar Rusia menguntungkan bagi pengembang EDMS Rusia, ia memulai pidatonya Sergey Kuryanov, Direktur Pemasaran Strategis, DocsVision. Mereka memiliki keunggulan dibandingkan pengembang Barat karena kebijakan substitusi impor dan melemahnya rubel, dan dapat berhasil bersaing dengan Open Text jika mereka menciptakan produk yang secara signifikan lebih unggul dalam kualitas. Ini adalah jalan yang diambil oleh DocsVision, yang menawarkan kepada pelanggannya Docsvision ECM (versi 5.5), fitur khasnya adalah skalabilitas hingga 100+ ribu pengguna, arsitektur layanan mikro, multiplatform. Platform ini memungkinkan Anda untuk menggunakan semua keunggulan teknologi baru, seperti omnichannel, cloudiness, dukungan untuk metode manajemen baru (Agile, SCRUM), AI & ML, pendaftaran otomatis, dukungan untuk implementasi Agile, layanan mandiri.

Sekitar setengah dari proyek pada tahun 2017 dilaksanakan berdasarkan Open Text Documentum, lanjutan Roman Konovalov, manajer umum"ID - Teknologi Manajemen". Namun, minat pelanggan pada solusi Rusia semakin meningkat. Sebagai contoh, ia mencontohkan pembuatan sistem manajemen dokumen di grup perusahaan Rosseti. Pada tahap pertama yang berakhir pada tahun 2014, pelanggan mengimplementasikan Open Text Documentum. Lebih dari 44 ribu orang menggunakan solusi hari ini. Pada tahun 2015, tahap kedua proyek dimulai, di mana sistem manajemen konten dan desain dan dokumentasi estimasi (UHKiPSD) dibuat berdasarkan produk yang dikembangkan oleh ID - Management Technologies. Menurut Roman Konovalov, masa depan industri terletak pada produk-produk Rusia. Misalnya, SEDO yang dibuat oleh perusahaannya memberikan kemungkinan konfigurasi sendiri, dirancang untuk mengotomatisasi proses bisnis perusahaan besar, memiliki antarmuka modern dan memungkinkan untuk menghemat implementasi, pemeliharaan, dan penskalaan.

“Meskipun kami memiliki pengalaman yang kaya implementasi SAP, untuk otomatisasi internal, kami memutuskan untuk menggunakan platform domestik, - kata Evgeny Gafarov, manajer proyek untuk perusahaan KIUS "Gazpromavtomatizatsiya". - Selama 3 tahun, kami telah sepenuhnya mengotomatisasi proses bisnis manajemen dan dukungan. Kami mencakup semua bidang dan jenis pekerjaan perusahaan. ”Proyek kompleks dimulai dengan otomatisasi aliran dokumen - pembuatan sistem akuntansi dokumen dan manajemen pesanan. Selama tiga tahun, penunjukan EDMS telah berubah secara radikal. Fungsi BPM-nya muncul ke permukaan. Ini telah menjadi "think tank", sistem back-end yang bertanggung jawab atas aliran kontrol melalui semua sistem. Arsitektur ini memungkinkan Anda untuk mengotomatisasi proses bisnis dengan cepat dan murah. Evgeny Gafarov memberi tahu para peserta konferensi tentang keuntungan dari pendekatan ini. Diantaranya adalah otomatisasi yang cepat dan murah, proses yang lebih otomatis dengan anggaran tetap dan kemampuan untuk menggunakan sistem yang familiar bagi pengguna.

Bagaimana mengatur proses implementasi

Hampir 74% perusahaan menghadapi masalah ketika bekerja dengan dokumen, memulai pidato mereka Elena Skripko, konsultan-metodologi perusahaan "1C". Hal tersebut adalah duplikasi tindakan, kesulitan dalam pencarian, kesalahan dan duplikasi, waktu pemrosesan dokumen yang lama dan, akibatnya, penurunan efisiensi waktu kerja karyawan. Semua ini berdampak negatif pada proses manajemen perusahaan, menghambat adopsi keputusan manajemen yang efektif.

Itulah sebabnya perusahaan 1C, ketika menerapkan sistem manajemen dokumen elektronik, menyarankan untuk mematuhi metodologi yang dikembangkan dan diuji berulang kali. Dalam rangka mempertimbangkan sejumlah kasus, menjadi jelas bahwa sebagian besar masalah yang sering yang dihadapi perusahaan ketika mengatur pekerjaan dengan dokumen adalah banyak tindakan yang tidak perlu dilakukan dengan mereka. Akibatnya, prosedur kerja melambat, dana upah terbuang percuma. Masalah lain adalah beberapa scan dokumen akuntansi selama persetujuan dan verifikasi. Akibatnya, akuntan menerima banyak gambar yang dipindai, yang masing-masing ditandatangani oleh orang yang bertanggung jawab. Terkadang proses alur kerja tidak sesuai dengan norma yang dianut di perusahaan, yang menunjukkan penurunan kemampuan pengelolaannya. Ini adalah masalah serius yang membutuhkan analisis dan keputusan manajemen yang mendesak.

Pertukaran dokumen elektronik antar organisasi tidak berkembang secepat yang kita inginkan, catat Vitaly Kotov, Deputi Direktur Ekonomi, Polyplastic Group. Anda dapat mengubah situasi perusahaan besar, yang dapat memaksa mitra mereka untuk beralih ke EDMS di b2b-chains. Ia berbagi pengalaman tentang Polyplastic. Perusahaan membuat portal untuk operator, mengintegrasikannya dengan 1C: ERP, mengatur akses ke sana melalui Web dan aplikasi seluler... Sekarang portal melakukan fungsi EDI antara Polyplastic dan carrier.

Berbagi pengalaman

Pelanggan yang berbicara di konferensi berbagi pengalaman mereka dalam otomatisasi aliran dokumen. Jadi, di perusahaan "Stroytransneftegaz" mereka mengambil jalur pembuatan arsip elektronik, kata Pavel Potemin, Kepala Layanan Arsip Elektronik, Stroytransneftegaz. Biaya implementasinya minimal. Solusinya memiliki fungsionalitas intuitif dan pengguna sangat senang dengan penggunaannya. Adapun EDMS, menurut Pavel Potemkin, yang terbaik adalah mengimplementasikannya sebagai satu set modul yang berdiri sendiri dengan tugas yang jelas dan dapat dipahami, termasuk integrasi dengan sistem lain. Dia mengutip sistem manajemen proses bisnis ELMA sebagai contoh teknologi semacam itu.

Proses peredaran dokumen di sektor publik diatur secara ketat, dan penolakan kertas sudah menjadi persyaratan hukum, kata Evgeniya Surovtseva, wakil kepala departemen - kepala departemen sistem informasi manajemen informasi perangkat lunak Administrasi kota Vladivostok. V dalam format elektronik tidak hanya pertukaran dokumen yang harus dilakukan, tetapi juga persetujuan mereka, dan proses interaksi dengan warga dan bisnis. Mobilitas akhir-akhir ini menjadi kebutuhan penting bagi EDMS di instansi pemerintah. Di antara kesulitan yang disebutkan Evgenia Surovtseva adalah kebutuhan untuk melatih semua karyawan baru untuk bekerja dengan EDMS, yang, sebagai suatu peraturan, pada pekerjaan mereka sebelumnya, harus berurusan dengan solusi yang sama sekali berbeda.

Tentang pengalaman menerapkan sistem regional interaksi elektronik diberi tahu Nikolay Zemskoy, Wakil Kepala Departemen TI Administrasi Wilayah Tambov. Proyek ini dimulai pada tahun 2012. Hingga saat ini, 2 badan eksekutif dan 16 badan terhubung ke sistem pemerintah lokal(LSG) dari wilayah tersebut, jumlah pengguna sebanyak 1.661 orang. Untuk tahun 2018, direncanakan untuk menghubungkan dewan desa, kotapraja, lembaga yang berada di bawah badan pemerintahan sendiri lokal, memperluas kontrol pekerjaan pengguna di EDMS, menggunakan fungsionalitas tambahan, menggambarkan interaksi, mengembangkan formulir dan templat dokumen, membuat mekanisme untuk menghasilkan terstruktur permintaan informasi.

Saya membagikan kasus lain tentang keberhasilan implementasi EDMS Pavel Gorshkov, kepala departemen lembaga pendidikan prasekolah dari Pusat Federal untuk Desain dan Pengembangan Fasilitas Kedokteran Nuklir. Proyek ini dimulai pada Desember 2015 dan berakhir pada April 2017 dan mencakup 2 tahap. Pada awalnya, pekerjaan kantor, kontrak, pesanan pembelian diotomatisasi, pada yang kedua, pesanan pelanggan untuk produksi dan pasokan produk. Akibatnya, adalah mungkin untuk sepenuhnya menghilangkan kerugian dan perubahan dokumen yang tidak disengaja dalam proses mereka lingkaran kehidupan... Waktu pemrosesan untuk dokumen berkurang 10 kali, dan persetujuan - 6 kali. Penghematan tahunan dalam biaya tenaga kerja untuk proses berjumlah lebih dari 5794 jam kerja.

EDF telah menjadi alat utama untuk berkomunikasi dengan klien di perusahaan, kata Igor Castillo, Manajer Pengembangan Proyek Bisnis, Paulig Group. Pengembangan sistem manajemen dokumen elektronik dimulai pada tahun 2007. Saat ini, lebih dari 80% omset perusahaan dilayani oleh sistem EDM. Jumlah pesanan yang diterima melalui saluran komunikasi elektronik mencapai 92%. Pertukaran pesan logistik standar (ORDERS, ORDRESP, DESADV, RECADV, RETANN, dll), perencanaan pengiriman (DELFOR), negosiasi harga, tanggal master dan listing (PRICAT), berisi data penjualan dan status stok (INVREPT, SLSRPT) , proses pelacakan batch diimplementasikan menggunakan kode SSCC.

Denis Gorbunov, Kepala Kantor Proyek Departemen Teknologi Informasi Grup Cherkizovo, dalam laporannya berbicara tentang tahap utama pengembangan EDMS di Rusia. Menurutnya, saat ini pasar ini ditandai dengan persyaratan pelanggan yang jelas, skenario implementasi yang khas dan pemotongan anggaran untuk implementasi proyek, serta mengaburkan batas antara solusi domestik dan asing. Pada saat yang sama, banyak pertanyaan tetap terbuka. Misalnya, apakah layak membuat penyimpanan perusahaan atau lebih baik menggunakan layanan terbuka seperti Google Drive atau Microsoft Onedrive? Apakah cukup menggunakan kemampuan bawaan EDMS untuk mengelola proses bisnis, atau apakah Anda memerlukan produk khusus? Bagaimana perubahan peran EDMS sehubungan dengan tren transisi dari dokumen ke transaksi?

Banyak dari Anda yang sudah lama menggunakan EDMS dalam pekerjaan Anda, ada yang sedang dalam proses implementasi, tetapi ada juga yang masih mencermati. Masih pengetahuan tentang sistem modern ah perusahaan manajemen dokumen dan informasi akan berguna bagi pengguna pemula dan berpengalaman. Kriteria pemilihan EDS

Bukan rahasia lagi bahwa proses bisnis yang dirancang dengan baik dan dioptimalkan adalah kunci keberhasilan sebuah perusahaan. Salah satu proses yang paling penting dan intensif sumber daya adalah proses dukungan dokumentasi untuk manajemen. Pertama-tama, ini adalah biaya waktu (koordinasi, persetujuan, penandatanganan, kontrol pelaksanaan), tenaga kerja (kebutuhan untuk memiliki spesialis yang bertanggung jawab atas aliran dokumen pada staf), belum lagi biaya bahan habis pakai dan peralatan kantor. EDMS dirancang untuk mengoptimalkan proses ini, dan karenanya secara signifikan mengurangi biaya penyediaannya.

Terlepas dari kondisi ekonomi yang sulit, EDMS di pasar teknologi informasi tetap menjadi salah satu sistem yang paling diminati, karena memungkinkan:

meningkatkan efisiensi manajemen perusahaan dengan menyediakan manajemen dengan semua informasi yang perlu untuk pengambilan keputusan;
mengoptimalkan pekerjaan karyawan dengan dokumen;
simpan secara kritis informasi penting dan aset tidak berwujud perusahaan (informasi yang dapat hilang akibat PHK atau PHK karyawan), yaitu untuk menjamin kelangsungan bisnis atau proses bisnis.

Wajar saja, informasi tentang kegunaan teknologi modern bagi para profesional klerikal bukanlah hal baru. Jika Anda membaca baris-baris ini, maka topik ini dekat dengan Anda. Mungkin banyak dari Anda yang sudah lama menggunakan EDMS dalam pekerjaan Anda, ada yang sedang dalam proses implementasi, namun ada juga yang masih mencermati.

Namun demikian, pengetahuan tentang dokumen modern dan sistem manajemen informasi perusahaan akan berguna bagi pengguna pemula dan berpengalaman.

Pasar berkembang secara aktif, ada banyak produk, solusi bisnis, opsi tambahan yang dirancang untuk menyelesaikan berbagai tugas. Dan bahkan jika perusahaan Anda sudah memiliki solusi untuk otomatisasi kantor dan kerja tim karyawan, maka Anda mungkin sekarang memikirkan cara mengoptimalkannya.

Penting untuk dipahami bahwa sistem manajemen dokumen elektronik yang diterapkan di suatu perusahaan bukanlah subjek beku, tetapi organisme hidup yang membutuhkan perhatian, kontrol, dan pengembangan yang signifikan. Jika sistem tidak dikembangkan tepat waktu, maka sistem tersebut akan segera menjadi usang dan tidak lagi digunakan oleh karyawan.

Layanan DOW - EDMS pelanggan

Mungkin sekarang Anda bertanya: "Mengapa kita - pegawai - perlu memahami pasar EDMS jika ada spesialis TI dan itu adalah roti mereka untuk memilih program?"

Akan naif untuk percaya bahwa spesialis TI akan menyelesaikan masalah ini untuk Anda! Sebagian besar dokumen saat ini dibuat, diproses, dan disimpan secara elektronik. Karyawan menyetujui banyak dokumen menggunakan ICQ, Skype, email. Selain itu, dokumen dibuat dan disimpan dalam berbagai format. Dan itu adalah tugas panitera untuk mengelola informasi ini.

Saya mengetahui banyak kasus ketika panitera benar-benar menjadi pengembang sistem manajemen dokumen elektronik, menetapkan persyaratan untuk sistem "dari awal". Dari sini, mereka mulai berjalan melalui penderitaan dan proses panjang pengembangan, penyempurnaan, dan implementasi sistem.

Pada awalnya, mereka bertindak sebagai analis bisnis - menggambarkan semua proses alur kerja. Kemudian dalam peran penguji, menerima hasil. Nah, dan kemudian dalam peran guru, mengajar karyawan organisasi mereka untuk bekerja dengan sistem. Secara alami, semua proses ini sangat panjang dan membutuhkan banyak waktu - paling banter, beberapa bulan, paling buruk - bertahun-tahun. Kemudian mereka mengaku kepada saya bahwa jika mereka dapat mengambil bagian lebih awal dalam proses seleksi, mereka akan menghemat banyak waktu dan tenaga, dan uang yang layak untuk perusahaan mereka! Tetapi yang paling penting adalah bahwa mereka telah mengorganisir kerja bersama dalam sistem sejak lama - mereka sendiri dan karyawan perusahaan.

Pengembang solusi kustom dalam banyak kasus fokus pada kebutuhan pengguna. Hanya saja mereka tidak memperhitungkan bahwa pengguna sering tidak tahu persyaratan apa yang harus disajikan dan metode pelaksanaan tugas mereka yang ada.

Kenalan dengan produk di pasar, memahami prinsip-prinsip operasi mereka memberikan keuntungan ketika memilih dan, pada akhirnya, memungkinkan Anda untuk memilih solusi yang paling efektif dan menghemat energi Anda, saraf dan uang perusahaan.

Solusi mana yang harus dipilih?

Jadi, Anda memutuskan untuk memahami situasi di pasar EDMS dan menemukan sistem yang sesuai untuk memecahkan masalah Anda. Anda membuka Internet, dan di sana ...

Dan ada begitu banyak nama, deskripsi, bagan perusahaan analitik, berbagai perbandingan yang bisa Anda tenggelamkan begitu saja di lautan informasi ini. Berikut adalah beberapa angka tentang jumlah produk di pasar Rusia.

Pada Februari 2010, katalog sistem manajemen dokumen elektronik di situs web TAdviser berisi sekitar 179 item, daftar katalog Docflow mencakup 170 produk, ada juga berbagai portal independen tentang sistem manajemen dokumen, di mana daftar solusi mencakup 45 item . DSS Consulting mengidentifikasi solusi dari sekitar 15-20 perusahaan yang memiliki banyak proyek implementasi yang sukses selama beberapa periode.

Seperti yang Anda lihat, pasar Rusia menawarkan berbagai solusi yang terkait dengan kelas sistem manajemen dokumen elektronik.

Sistem dapat disebut berbeda: "sistem otomatisasi kantor", "kantor elektronik", "sistem manajemen operasional perusahaan", "sistem manajemen konten", "sistem ECM", dll.

Tampaknya, apa bedanya? Lagi pula, semua sistem melakukan hal yang hampir sama - mereka menyediakan pengelolaan dokumen elektronik. Dan alur kerja adalah area yang cukup formal dan semua solusi untuk otomatisasinya harus sangat mirip satu sama lain.

Namun, pasar untuk produk perangkat lunak sangat beragam - ada sistem yang mahal dan solusi kelas ekonomi, ada sistem dan desainer yang sangat terspesialisasi yang memungkinkan Anda untuk mengimplementasikan ide klien mana pun. Semua keragaman pasar ini berasal dari fakta bahwa persyaratan fungsional yang sama diimplementasikan dengan cara yang berbeda, pada platform yang berbeda, menggunakan teknologi yang berbeda.

Saat ini, pasar telah mencapai tahap kedewasaan tertentu, para pemimpinnya telah muncul di antara EDMS, solusi baru terus muncul, yang menunjukkan bahwa proses pengembangan sistem terus berlanjut. Tidak seperti pasar perangkat lunak akuntansi, di mana 1C tidak diragukan lagi adalah pemimpinnya, pasar EDMS tidak begitu terpolarisasi, pembeli memiliki pilihan yang sangat luas: dari produsen terkemuka dunia hingga pengembangan yang dibuat khusus yang mempertimbangkan spesifikasi pelanggan tertentu. Sulit untuk mengetahuinya, bukan?

Masalah memilih EDMS

Banyaknya penawaran di pasar perangkat lunak perkantoran menciptakan masalah pilihan. Tetapi karena kurangnya kriteria objektif dan metode yang diterima secara umum untuk menilai kualitas EDMS yang diusulkan dan kepatuhannya dengan kebutuhan nyata organisasi, ada risiko memperoleh sistem "salah": terlalu lemah atau, sebaliknya , berlebihan untuk memecahkan masalah tertentu. Risiko dapat diperburuk selama fase implementasi, karena bahkan sistem yang baik dapat dikonfigurasi sehingga pekerjaan di dalamnya tidak akan efektif.

Akibatnya, sebagian besar organisasi memilih solusi perangkat lunak di bidang manajemen dokumen elektronik dengan risiko dan risiko mereka sendiri, dipandu oleh kriteria, intuisi, atau mempercayai janji pengembang dan spesialis yang menerapkan sistem mereka sendiri.

Paling sering, alasan kegagalan bukanlah kualitas solusi perangkat lunak, melainkan pilihan yang salah dan kesalahan yang dibuat selama implementasi karena kurangnya persyaratan yang dirumuskan dengan baik untuk EDMS.

Pada akhir 2008 - awal 2009 DSS Consulting melakukan studi di antara perusahaan - pengguna EDMS yang menerapkan EDMS pada tahun 2008. Ketika ditanya: "Bagaimana perusahaan memilih EDMS?" jawaban yang paling populer adalah:

dipilih berdasarkan rekomendasi;
menganalisis informasi di Internet;
memilih solusi pertama yang tersedia;
solusinya adalah "diturunkan dari atas".

Pengalaman banyak perusahaan menunjukkan bahwa konsekuensi dari pilihan EDMS yang gagal tidak hanya material, sementara, kerugian organisasi, tetapi juga, yang paling penting, kegagalan organisasi untuk mencapai tujuannya dan keterlambatan dalam pengembangan.

Akibatnya, ada kebutuhan nyata akan informasi yang memungkinkan: berdasarkan analisis sistem dukungan dokumentasi untuk manajemen dan proses bisnis organisasi, merumuskan persyaratan untuk EDMS, berdasarkan kriteria objektif untuk menilai dan membandingkan EDMS di pasaran, pilih produk yang sesuai dan pastikan penggunaannya efektif ...

Kriteria pemilihan EDS

Sebelum memulai topik yang cukup luas untuk meninjau situasi saat ini di Rusia dan pasar internasional solusi informasi kelas ini, serta analisis solusi spesifik, mari kita membahas kriteria utama yang perlu diperhatikan terlepas dari kelas produk perangkat lunak dan pangsa pasar yang diduduki.

EDMS organisasi harus menyelesaikan berbagai tugas dan pada saat yang sama nyaman dan fleksibel dalam penyesuaian sehingga dapat didukung oleh pelanggan. Tentu saja, Anda dapat menggunakan platform ECM dan mendapatkan solusi yang disetel dengan baik yang memperhitungkan semua proses bisnis perusahaan, tetapi penerapan sistem seperti itu, sebagai suatu peraturan, membutuhkan waktu beberapa bulan hingga satu tahun atau lebih dan membutuhkan banyak biaya keuangan. Namun, Anda selalu ingin waktu implementasi minimal, dan pelatihan staf cepat dan, lebih disukai, tanpa mengganggu aktivitas produksi.

Paling sering, pilihan EDMS dibuat berdasarkan kriteria berikut:

biaya lisensi EDMS dan komponen lain yang diperlukan (perangkat keras, DBMS);
biaya pelaksanaan dan dukungan EDMS;
kemungkinan memperluas sistem melalui modul tambahan dan integrasi dengan produk lain;
Informasi keamanan;
platform dan teknologi yang digunakan;
reputasi pengembang dan pemasok (organisasi yang menerapkan sistem);
kelengkapan fungsional.

Pertimbangkan arti dari kriteria di atas.

Biaya lisensi selalu menjadi salah satu kriteria utama ketika memilih sistem. Pelanggan EDMS sudah lama tahu bahwa produk yang murah tidak selalu bagus.

Sistem harus dapat diakses sehingga pelanggan dapat membuat beberapa pengaturan sistem sendiri, misalnya, menghubungkan dan mengkonfigurasi kamus secara mandiri, buku referensi, rute standar untuk pengiriman dokumen, dll., tanpa harus sekali lagi menggunakan layanan pengembang atau integrator sistem. Biaya pengoperasian sistem akan lebih rendah.

Sistem harus menjadi solusi yang menyediakan perluasan lebih lanjut dengan menambahkan modul dan kemampuan baru.

Rentang kemungkinan, diperluas dengan modul tambahan, dapat mencakup integrasi dengan aplikasi tertentu dan perluasan fungsionalitas sistem.

Saat memilih sistem, perhatian khusus diberikan pada informasi keamanan, bagaimana prinsip-prinsip perlindungan data rahasia diterapkan, bagaimana sistem kontrol akses diatur, apakah sistem mendukung penggunaan tanda tangan elektronik dan enkripsi.

Saat memilih sistem, sebagai suatu peraturan, diperhitungkan platform apa yang dibangun dan teknologi apa yang digunakan. Dan di sini prioritasnya bukanlah hal baru, tetapi stabilitas dan keandalan. Sistem manajemen basis data (DBMS) dan alat pengembangan yang digunakan memainkan peran penting dalam pemilihan.

Jika organisasi sudah memiliki standar perusahaan untuk DBMS, maka lebih logis jika EDMS akan mengikutinya. Tidak diinginkan untuk memperluas daftar DBMS yang didukung kecuali benar-benar diperlukan. Hal yang sama berlaku untuk alat pengembangan. Semakin terkenal dan tersebar luas, semakin banyak spesialis yang memilikinya dan akan dapat mengembangkan komponen tambahan untuk EDMS dan semakin kecil risiko kegagalan proyek karena kurangnya spesialis tersebut.

Saat memilih pengembang EDMS, sebagai aturan, faktor-faktor seperti periode kerja di pasar EDMS, reputasi di antara pengguna dan pesaing, kualitas dukungan teknis, dan frekuensi pembaruan sistem dievaluasi. Sama pentingnya untuk memilih perusahaan yang andal - pemasok EDMS, jika perusahaan pengembang tidak bekerja secara langsung dengan pelanggan.

Pada tahap seleksi, perlu untuk menilai secara rinci pengalaman proyek dan implementasi yang sukses, tingkat kualifikasi personel. Adalah pada perusahaan pemasok bahwa kemungkinan menyelesaikan sistem informasi dalam kerangka waktu yang wajar (dengan kondisi harga yang dapat diterima) tergantung pada spesifikasi perusahaan.

Mungkin kriteria yang paling penting adalah kelengkapan sistem. Sebagus apapun sistem dalam segala hal, tugas utamanya adalah memastikan terpenuhinya fungsi pengelolaan dokumen elektronik.

Sampai saat ini pelanggan sudah jarang menggunakan pendekatan sistem untuk menilai kelengkapan fungsional EDMS, dengan mengandalkan pendapat subjektif mereka berdasarkan studi materi pemasaran atau, paling banter, pada kenalan sepintas dengan produk di stand yang berpengalaman. Ini tidak cukup untuk keberhasilan penggunaan praktis EDMS.

Hampir tidak mungkin untuk membuat pilihan yang tepat tanpa melakukan penilaian dan perbandingan sistem yang komprehensif, terutama berdasarkan parameter fungsional, tanpa memperhitungkan tujuan strategis dan tugas pelanggan saat ini.

Analisis awal pasar dapat membantu memecahkan masalah ini: kenalan awal dengan peserta utamanya, produk di pasar, teknologi utama, dan sistematisasi sesuai dengan parameter utama.

Pembaca yang budiman! Karena fakta bahwa ketika mengumpulkan materi untuk penelitian ini, fungsionalitas sistem MOTIV yang disajikan dalam ulasan dinilai secara tidak benar, editor, atas kebijaksanaan mereka sendiri, membuat penyesuaian pada diagram untuk mencerminkan fungsionalitas produk yang ditentukan secara lebih akurat. Diagram yang dikoreksi menunjukkan fungsionalitas sistem MOTIV versi 1.1, yang ada pada saat pemilihan peserta tes (Maret 2010). Ada kemungkinan bahwa beberapa parameter sistem lain juga diperkirakan salah.

Kami juga mengingatkan Anda bahwa saat ini materi tersebut sangat usang dan tidak dapat dijadikan dasar untuk menilai fungsionalitas versi modern dari sistem ini atau hubungan di antara mereka.

V organisasi modern sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) menjadi elemen tak terpisahkan dari infrastruktur TI. Dengan bantuan mereka, perusahaan komersial dan perusahaan industri meningkatkan efisiensi kegiatan mereka, dan di lembaga negara, berdasarkan teknologi manajemen dokumen elektronik, masalah diselesaikan manajemen internal, interaksi antar lembaga dan interaksi dengan penduduk. Singkatan yang diterima secara umum adalah SED, meskipun SAD (sistem otomatisasi kantor), SEDO (sistem manajemen dokumen elektronik) dan SADO (sistem otomatisasi aliran dokumen) juga digunakan bersamanya.

Sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) adalah sistem organisasi dan teknis yang menyediakan proses pembuatan, kontrol akses, dan distribusi dokumen elektronik di jaringan komputer, serta menyediakan kontrol atas aliran dokumen dalam suatu organisasi.

Awalnya, sistem kelas ini dianggap hanya sebagai alat untuk mengotomatisasi tugas-tugas pekerjaan kantor klasik, tetapi seiring waktu mereka mulai mencakup berbagai tugas yang semakin luas. Saat ini, pengembang EDMS mengarahkan produk mereka untuk bekerja tidak hanya dengan korespondensi dan ORD (dokumen organisasi dan administrasi), tetapi juga dengan berbagai dokumen internal (kontrak, peraturan, referensi dan dokumentasi proyek, dokumen tentang kegiatan personel, dll.). EDMS juga digunakan untuk memecahkan masalah terapan di mana komponen penting bekerja dengan dokumen elektronik: manajemen interaksi dengan klien, pemrosesan permintaan warga, otomatisasi pekerjaan departemen layanan, organisasi aliran dokumen proyek, dll. Sebenarnya , sistem informasi apa pun yang menyediakan pekerjaan dengan dokumen elektronik.

Pasar EDMS dalam beberapa tahun terakhir telah menjadi salah satu segmen industri TI domestik yang berkembang paling dinamis. Pada tahun 2009, menurut IDC, dengan latar belakang penurunan hampir 50% dalam total pasar perangkat lunak di Rusia, segmen ini menunjukkan ketahanan yang tinggi. Menurut data tahun 2009, penurunannya tidak lebih dari 20-25%. Dalam hal numerik, pasar EDMS saat ini, menurut CNews Analytics, adalah sekitar $ 220-250 juta.

Konsumen teknologi manajemen dokumen elektronik adalah organisasi dari berbagai skala dan spesifik. Secara tradisional, sektor publik tetap menjadi konsumen utama EDMS. Menurut para ahli, sekitar 30% proyek untuk pengenalan teknologi manajemen dokumen elektronik dilakukan oleh lembaga pemerintah. Pada saat yang sama, penting bahwa kepentingan negara yang menjadi dasar stabilitas pasar EDMS, yang, bahkan selama krisis, menerima dorongan yang signifikan untuk pembangunan. Pengelolaan dokumen elektronik disebut sebagai elemen kunci dari konsep "pemerintahan elektronik", yang pelaksanaannya harus berkontribusi pada penghapusan hambatan birokrasi dalam interaksi negara, penduduk dan bisnis, serta untuk mengurangi korupsi. Sebagai fitur dari pelaksanaan proyek di otoritas kekuasaan negara dan lembaga-lembaga negara besar, perlu diperhatikan peningkatan persyaratan untuk keamanan informasi. Kita berbicara tentang konstruksi (pengembangan) sistem manajemen dokumen elektronik yang aman berdasarkan produk perangkat lunak yang direplikasi.

Tentang pengembang EDMS

Memilih solusi kelas EDMS, pelanggan mempertimbangkan berbagai opsi: solusi berbasis kotak, solusi berdasarkan platform, atau pengembangan khusus. Pengembang Rusia sebagian besar menawarkan solusi yang sudah jadi, sementara pengembang Barat bertindak sebagai pemasok platform berdasarkan solusi desain dan pengembangan kustom yang diterapkan. Menurut statistik, dalam struktur pasar, pangsa pengembang Rusia adalah sekitar 95% dari total jumlah proyek untuk implementasi EDMS. Salah satu penjelasannya adalah bahwa di Rusia kekhususan bekerja dengan dokumen masih kuat, berdasarkan tradisi manajemen domestik.

Perlu dicatat bahwa sejumlah pemasok telah mulai menyediakan EDMS kepada pelanggan dalam mode SaaS (Software as a Service), tetapi sejauh ini pendekatan ini, karena sejumlah alasan (kepercayaan pada penyedia, kualitas dan keandalan saluran komunikasi), lebih dipandang sebagai bentuk pengenalan dengan kemampuan sistem, dan bukan sebagai pendekatan nyata untuk otomatisasi alur kerja.

Salah satu tren yang muncul adalah penggunaan sistem ECM (Enterprise content management) untuk bekerja dengan dokumen.

Berdasarkan bahan dari ensiklopedia gratis (Wikipedia):
Manajemen konten perusahaan (ECM) - manajemen atau manajemen sumber daya informasi perusahaan informasi perusahaan.

Dalam kerangka konsep ECM, alur kerja dianggap sebagai salah satu tugas memastikan bekerja dengan informasi perusahaan. Pendukung pendekatan ini kebanyakan pengembang barat. Dan meskipun di Rusia permintaan untuk teknologi semacam itu masih dalam tahap pembentukan, banyak EDMS domestik telah menerapkan berbagai komponen ECM: manajemen dokumen, manajemen gambar dokumen, penyimpanan dokumen jangka panjang, manajemen alur kerja, kerja kolektif dengan dokumen. Pada dasarnya teknologi ECM berbeda dari EDMS dengan elaborasi yang lebih dalam dari masalah konten web dan manajemen konten multimedia.

Inisiatif pemerintah seputar "Dokumen Elektronik"

Pada 2009-2010, beberapa inisiatif pemerintah global mulai diterapkan di Rusia terkait dengan organisasi interaksi elektronik resmi antara negara, populasi, dan bisnis, yang bertujuan untuk meningkatkan tingkat penetrasi teknologi informasi ke berbagai aspek kehidupan bernegara dan publik. Ini termasuk persetujuan daftar pelayanan publik diberikan kepada penduduk melalui Internet, dan persetujuan peraturan tentang sistem aliran dokumen antardepartemen, yang merupakan langkah penting pertama menuju implementasi konsep "pemerintahan elektronik".

Penting untuk dicatat bahwa pertanyaan tentang dasar hukum dokumen elektronik masih terbuka. Saat ini, kegiatan peserta dalam pengelolaan dokumen elektronik diatur oleh undang-undang dan peraturan tentang penggunaan tanda tangan digital(EDS), GOST dan instruksi untuk pekerjaan kantor dan pengarsipan, undang-undang dan peraturan tentang teknologi Informasi... Ternyata aturan dan prosedur untuk bekerja dengan dokumen ditentukan di tingkat negara bagian, ada persyaratan keamanan untuk sistem informasi, tetapi undang-undangnya belum ditentukan. status resmi dokumen elektronik.

standar EDMS

Saat ini, aktivitas pengembang EDMS praktis tidak diatur. Mengembangkan produk perangkat lunak dan mengimplementasikan proyek implementasi, pengembang dan pemasok, sampai tingkat tertentu, dipandu oleh dokumen peraturan dan hukum berikut:

GOST R 51141-98. Pekerjaan kantor dan pengarsipan. Istilah dan definisi (disetujui dengan keputusan Standar Negara Federasi Rusia 27 Februari 1998 No. 28);
Undang-Undang Federal No. 1-FZ tertanggal 10 Januari 2002 "Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik" (sebagaimana diubah pada 8 November 2007);
GOST R 6.30-2003. Sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan untuk dokumen (disetujui oleh resolusi Standar Negara Federasi Rusia 3 Maret 2003 N 65-st);
Resolusi Pemerintah Federasi Rusia tanggal 22 September 2009 No. 754 "Tentang persetujuan Peraturan tentang sistem pengelolaan dokumen elektronik antardepartemen";
Undang-Undang Federal 27 Juli 2006 No. 149-FZ "Tentang Informasi, Teknologi Informasi, dan Perlindungan Informasi".

Saat mengimplementasikan proyek untuk implementasi EDMS, dalam hal bekerja dengan data pribadi, perlu dipandu oleh persyaratan Undang-Undang Federal tertanggal 27 Juli 2006 N 152-FZ "Tentang Data Pribadi" dan tertanggal 27 Desember 2009 N 363-FZ "Tentang Perubahan Pasal 19 dan 25 hukum federal"Tentang data pribadi".

Karena GOST bersifat rekomendasi, pengembang memasukkan fleksibilitas maksimum dalam solusi mereka, sehingga berdasarkan sistem, tergantung pada pelanggan, dimungkinkan untuk menerapkan berbagai skema untuk bekerja dengan dokumen. Seringkali, arsitektur dan logika sistem harus menyediakan pendekatan yang berbeda dan terkadang berlawanan dengan otomatisasi dokumen. Kurangnya standar yang diterima secara umum adalah masalah tidak hanya bagi pengembang, tetapi juga bagi pelanggan, karena pilihan persyaratan untuk EDMS menjadi terlalu subjektif. Perusahaan seringkali bahkan tidak dapat fokus pada praktik industri (pendekatan ini telah membuktikan dirinya dengan baik ketika memilih pemasok sistem TI dari kelas ERP, CRM, HRM, dll.). Aturan dan peraturan untuk bekerja dengan dokumen mungkin berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lain, tidak hanya dalam industri yang sama, tetapi bahkan dalam kelompok perusahaan yang sama. Beberapa contoh sederhana: apakah perusahaan bekerja sesuai dengan GOST atau tidak? Seberapa jelas bekerja dengan dokumen sesuai dengan GOST? Apakah manajemen puncak siap bekerja dalam sistem atau akankah asisten dan sekretaris bekerja untuk manajemen puncak? Apakah perusahaan menggunakan salah satu praktik manajemen Barat? Alat otomatisasi apa yang digunakan karyawan dalam pekerjaan mereka? Dan meskipun secara umum kompleks tugas pengelolaan dokumen elektronik cukup jelas, metode pelaksanaannya sangat bervariasi. Ternyata salah satu persyaratan utama bagi pengembang EDMS modern adalah menawarkan solusi yang memadai dari segi harga, kualitas, dan waktu implementasi, terlepas dari spesifikasi pekerjaan pelanggan (dengan kata lain, memenuhi spesifikasi apa pun) .

Kemampuan teknis sistem manajemen dokumen elektronik modern

Tinjauan ini mempertimbangkan sembilan EDMS paling umum di Rusia: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Aliran dokumen (1C), Referensi bos (BOSS-Referent, IT Group ), BISNIS (EOS), EVFRAT (Teknologi Kognitif), MOTIV (Motif). Kami sengaja tidak memasukkan di dalamnya solusi pengembang Rusia berdasarkan platform Documentum (EMC Documentum), karena dalam hal ini kami tidak dapat berbicara tentang fungsionalitas dan replikabilitas tertentu. Untuk menyiapkan tinjauan, informasi dari sumber terbuka digunakan: materi informasi dan versi demo produk perangkat lunak. Tampilan yang disajikan pada EDMS adalah upaya untuk menilai kemampuan dan kesiapan produk perangkat lunak untuk memecahkan masalah mendesak dalam mengatur manajemen dokumen elektronik di suatu perusahaan.

Kriteria yang disorot dalam tinjauan akan membantu Anda menganalisis kemungkinan solusi yang dipertimbangkan dari sudut pandang implementasi teknis tugas EDMS tertentu. Semua kemungkinan dibagi menjadi tujuh sirkuit fungsional:

pendaftaran dan pemasukan dokumen;
bekerja dengan dokumen;
manajemen dan kontrol alur kerja;
pencarian dan analisis informasi;
Informasi keamanan;
dukungan untuk alur kerja kertas;
alat kustomisasi standar.

Karakteristik umum dari sistem disajikan dalam tabel terpisah.

Tinjauan tersebut memberikan sejumlah kriteria jelas yang melekat pada semua sistem yang dipertimbangkan (dan semua sistem kelas EDMS, pada prinsipnya), dan kriteria yang memungkinkan untuk membedakan solusi satu sama lain. Secara umum, kemampuan fungsional sistem bertepatan, dan hanya spesifikasi terperinci dari beberapa tugas dasar aliran dokumen dan fitur implementasinya memungkinkan kami untuk membuat perbandingan. solusi yang berbeda... Perlu dicatat bahwa ada praktik implementasi yang cukup besar untuk semua sistem yang disajikan dalam tinjauan. Sistem ini digunakan oleh ratusan organisasi untuk mengotomatisasi alur kerja mereka. Selain solusi ini, ada lebih dari 50 produk perangkat lunak di pasaran yang tidak banyak digunakan.

Jika kita menganalisis versi baru dari sistem yang memegang posisi terdepan di pasar, maka perlu dicatat bahwa selama tiga tahun terakhir pengembangannya terutama ditujukan untuk meningkatkan kemampuan layanan, karena kemampuan dasar dalam satu atau lain bentuk telah dikembangkan. dilaksanakan lebih awal. Jika kita berbicara tentang yang baru kemampuan teknis, maka kita dapat mencatat potensi pengembangan EDMS menuju manajemen dari berbagai jenis konten (multimedia), penggunaan teknologi pemrosesan otomatis dan penguraian konten dokumen. Tetapi sejauh ini fungsionalitas seperti itu tidak wajib untuk EDMS, dan yang paling penting, permintaan untuk itu di Rusia belum sepenuhnya terbentuk.

Saat membandingkan fungsionalitas EDMS, sebutan berikut diadopsi:

"+" - peluang telah diterapkan;
"+/−" - peluang tersedia dalam fungsi terbatas atau perangkat lunak tambahan diperlukan;
"-" - peluang belum diterapkan.

Tabel 1. Karakteristik umum EDMS paling populer

Beras. 1. Karakteristik umum EDMS paling populer

Tabel 2. Pendaftaran dan pemasukan dokumen

Beras. 2. Pendaftaran dan pemasukan dokumen

Tabel 3. Bekerja dengan dokumen

Beras. 3. Bekerja dengan dokumen

Tabel 4. Manajemen dan kontrol alur kerja

Beras. 4. Manajemen dan kontrol alur kerja

Tabel 5. Pencarian dan Analisis Informasi

Beras. 5. Pencarian dan analisis informasi

Tabel 6. Keamanan informasi

Beras. 6. Keamanan informasi

Tabel 7. Dukungan untuk alur kerja kertas

Beras. 7. Dukungan untuk alur kerja kertas

Tabel 8. Alat konfigurasi standar

Beras. 8. Alat kustomisasi standar

Tabel 9. Penilaian akhir fungsionalitas ERMS

Beras. 9. Penilaian akhir dari fungsionalitas ERMS

Untuk penilaian terpadu Mari kita pertimbangkan EDMS yang disajikan sesuai dengan rasio harga / fungsionalitas yang jelas bagi semua orang. Kami tidak mempertimbangkan kriteria penting ketiga - "Periode implementasi", karena sangat bergantung tidak hanya pada alat penyesuaian yang disediakan oleh sistem, tetapi juga pada kualifikasi dan motivasi tim proyek. Di bawah ini adalah posisi sistem dalam hal rasio "harga / fungsionalitas optimal" untuk proyek kecil (untuk 20 pengguna) dan untuk proyek yang cukup besar (untuk 100 pengguna).

Diagram 1. "Harga/fungsi optimal" EDMS (20 pengguna)

Beras. 10. "Harga / fungsionalitas optimal" EDMS (20 pengguna)

Diagram 2. "Harga/fungsi optimal" EDMS (100 pengguna)

Beras. 11. "Harga / fungsionalitas optimal" EDMS (100 pengguna)

Diagram ini dibangun sesuai dengan prinsip "kuadran ajaib Gartner", di mana sistem yang terletak di kuadran I memiliki rasio optimal sesuai dengan kriteria "harga / fungsionalitas optimal". Pada diagram kuadran II dan IV, terdapat sistem yang tidak memiliki indikator harga dan fungsionalitas yang seimbang.

Kriteria yang dipilih untuk penelitian ini memungkinkan kami untuk mengevaluasi berbagai EDMS dari sudut pandang kesiapan mereka untuk memecahkan masalah nyata dari manajemen dokumen elektronik di perusahaan modern... Kelompok pemimpin, baik dalam kasus proyek kecil (Diagram 1) dan proyek besar (Diagram 2), termasuk sistem Directum, DocsVision, MOTIV dan EVFRAT. Sisa dari sistem terletak di kuadran II dan IV. Satu-satunya pengecualian adalah sistem DELO, yang juga termasuk dalam kuadran I diagram untuk SED untuk 20 pengguna. Hasil yang diperoleh oleh EDMS Globus Professional, PayDox, 1C: Document Management, Boss Referent, BUSINESS, menunjukkan bahwa sistem ini tidak menawarkan pendekatan terintegrasi untuk mengotomatisasi pekerjaan dengan dokumen, tetapi merupakan proposal khusus yang berfokus pada penyelesaian hanya kelas elektronik tertentu. masalah manajemen dokumen. Tidak adanya sistem di kuadran III dijelaskan oleh fakta bahwa tinjauan tersebut dianggap sebagai EDMS paling umum di Rusia, dan tidak semua sistem saat ini ditawarkan kepada pelanggan.

Kami berharap gambaran umum ini akan berguna bagi Anda ketika memilih sistem. Saya ingin mencatat bahwa dengan memperkenalkan EDMS hari ini, organisasi tidak hanya meningkatkan efisiensi kegiatannya, tetapi juga, yang sangat penting, memperoleh pengalaman dan praktik berharga dalam kondisi baru - dalam kondisi sirkulasi dokumen elektronik.

P. S. Untuk persiapan tinjauan, hanya bahan yang tersedia untuk umum dari situs web resmi produsen EDMS yang digunakan. Setelah artikel diterbitkan, ternyata karena deskripsi produk yang tidak lengkap oleh perusahaan "Industri" Sistem Informasi», Informasi tentang solusi mereka tidak akurat. Kami akan mempelajari masalah ini secara rinci dan menjelaskan hasilnya di artikel berikutnya.

pasar Rusia sistem EDMS/ ECM menunjukkan perkembangan yang tenang dan memasuki tahap konsolidasi. Dinamika positif terus berlanjut karena proyek pendukung, serta modernisasi dan penskalaan sistem. Analisis pekerjaan ini pasar Rusia sistem manajemen dokumen elektronik. Dinamika pertumbuhan, pendorong pembangunan, dipertimbangkan, pendapat ahli disajikan. Nilai pasar saat ini dan perkiraan disajikan. Masalah keadaan pasar Rusia sistem manajemen dokumen elektronik dalam kondisi krisis dipertimbangkan. Fakta yang tak terbantahkan adalah kebutuhan untuk menerapkan sistem manajemen dokumen elektronik dalam organisasi dari berbagai ukuran. EDMS paling populer yang digunakan di Rusia dipertimbangkan dan fitur-fiturnya ditentukan.

manajemen dokumen elektronik

Teknologi Informasi

Pasar EDMS Rusia.

1. Tinjauan pasar sistem manajemen dokumen elektronik 2017 [Sumber daya elektronik] - Mode akses http://www.sfx-tula.ru/news/infoblog/9046/ (tanggal akses 25.12.2017).

2. Keadaan pasar sistem manajemen dokumen elektronik Rusia dalam krisis [Sumber daya elektronik] - Mode akses:

3.https: //interactive-plus.ru/ru/article/81006/discussion_platform (tanggal perawatan 25/12/2017).

4. Pasar EDMS di Rusia - 2016 [Sumber daya elektronik] - Mode akses: http://www.doc-online.ru/tags/rynok_sed/ (tanggal perawatan 25/12/2017).

5. EDMS (pasar Rusia) [Sumber daya elektronik] - Mode akses: http://www.tadviser.ru/index.php/% D0% A1% D1% 82% D0% B0% D1% 82% D1% 8C% D1% 8F:% D0% A1% D0% AD% D0% 94 _ (% D1% 80% D1% 8B% D0% BD% D0% BE% D0% BA_% D0% A0% D0% BE% D1% 81 % D1% 81% D0% B8% D0% B8) (tanggal edar 25/12/2017).

6. Pemimpin pasar SED / ECM Rusia [Sumber daya elektronik] - Mode akses: http://www.cnews.ru/news/line/2016–11–30_lidery_rossijskogo_rynka_sedecm_pokazyvayut_vpechatlyayushchij (tanggal akses 25.12.2017).

7. Sekedar tentang pengelolaan dokumen elektronik [Electronic resource]. - Mode akses: https://ecm-journal.ru/mustknow (tanggal perawatan 25/12/2017).

Saat ini, jumlah informasi internal perusahaan dalam organisasi berkembang pesat, yang memerlukan kebutuhan untuk memproses dan menyimpan sejumlah besar dokumen kertas. Akibatnya, proses ini menjadi sulit dan tidak efektif. Untuk mengatasi masalah ini, dikembangkan sistem otomatis manajemen dokumen elektronik (EDMS). Ini memungkinkan untuk pindah ke tingkat baru pengembangan bisnis, meningkatkan efisiensi bekerja dengan dokumen tanpa kehilangan informasi.

Sistem manajemen dokumen elektronik adalah sistem organisasi dan teknis yang memungkinkan Anda membuat dan mendistribusikan dokumen elektronik dalam jaringan komputer informasi organisasi, untuk mengontrol aliran dokumen sesuai dengan rute yang ditetapkan dan distribusi hierarkis pengguna. Pada saat yang sama, teknologi EDMS ditujukan untuk memastikan manajemen yang sangat efektif dari aktivitas dokumenter organisasi pada tingkat manajemen yang berbeda, serta menjaga kontrol kualitas aliran dokumen dan mengoptimalkan proses bisnis.

EDMS mencakup banyak produksi, fitur struktural, persyaratan, dan standar perusahaan. Pilihan sistem manajemen dokumen elektronik yang optimal untuk pekerjaan tergantung pada sejumlah dokumen kertas tertentu dalam organisasi, kebutuhan untuk manajemen operasional alur kerja, adanya tugas khusus, serta kemampuan untuk mencari informasi, memastikan keamanan data, dll.

Terlepas dari situasi ekonomi yang sulit di Rusia, pasar domestik untuk sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS / ECM) terus berkembang. Beberapa perusahaan yang mengkhususkan diri dalam pengembangan dan implementasi solusi tersebut menunjukkan pertumbuhan yang sangat signifikan.

Menurut data Tadviser, yang diterbitkan pada akhir 2017, pada 2016 dinamika positif pasar sistem EDMS / ECM Rusia tetap ada. Seperti pada tahun sebelumnya, pada 2015, jumlahnya menjadi 10%, sedangkan volume pasar dalam rubel meningkat menjadi 41,6 miliar rubel.

Pertumbuhan pasar yang berkelanjutan dipengaruhi oleh pemulihan ekonomi secara umum dan penggerak individu. Untuk lingkup EDMS / ECM, ini adalah proses substitusi impor yang berkembang, perjalanan menuju ekonomi digital, peningkatan mobilitas dan perkembangan teknologi baru yang pesat.

Menurut TAdviser, di penghujung tahun 2017, dinamikanya akan tetap berada di level 2016.

Dinamika pasar sistem manajemen dokumen elektronik Rusia, miliar rubel

Sebagian besar peserta di pasar EDMS / ECM Rusia, pada akhir 2016, menunjukkan tren positif dalam pendapatan dari proyek-proyek di daerah ini. Hanya dua dari 16 perusahaan yang memiliki indikator negatif. Pemimpin sekali lagi adalah perusahaan "Logika Bisnis", yang pendapatannya dari proyek EDMS / ECM meningkat 25,7% dan mencapai 1,86 miliar rubel. Hampir sepertiga dari jumlah ini dicatat oleh penjualan lisensi, dan dua pertiga - oleh implementasi dan layanan dukungan. Tiga pemimpin juga termasuk Croc dan TerraLink.

Substitusi impor telah merambah jauh ke dalam industri TI dan dampak dari proses ini terasa di semua segmennya. Di bidang sistem EDMS/ECM, penggantian solusi luar negeri dengan produk dalam negeri menjadi salah satu pendorong utama.

Negara secara konsisten berusaha untuk memastikan bahwa daftar perangkat lunak domestik beroperasi penuh. Tekanan pada perusahaan yang mengabaikan daftar tersebut semakin meningkat. Akibatnya, semakin banyak organisasi mulai menggunakan sistem ECM domestik.

Penyedia solusi EDMS mencatat peningkatan permintaan untuk platform domestik, terkait, pertama-tama, dengan konsolidasi legislatif transisi ke solusi Rusia untuk organisasi negara dan badan pemerintah. Peluncuran Kementerian Telekomunikasi dan Komunikasi Massa Federasi Rusia dari daftar perangkat lunak domestik untuk mendukung produk pengganti impor berkontribusi banyak untuk ini - sistem TI yang disertakan di dalamnya direkomendasikan untuk dibeli di organisasi negara.

Perusahaan industri besar dengan partisipasi negara - pelanggan utama sistem EDMS - berasumsi bahwa dalam waktu dekat mereka juga harus meninggalkan platform asing demi solusi Rusia. Dalam hubungan ini, banyak perusahaan IT Rusia sedang mengembangkan platform mereka sendiri untuk EDMS.

Penggerak lain yang jelas dari pasar EDMS adalah perkembangan pesat teknologi digital untuk bisnis di Rusia.

Penggunaan alat modern untuk menyimpan dan memproses data di EDMS (blockchain, Big Data, AI) memperluas fungsionalitas solusi di bidang pemrosesan, standarisasi dan analisis data (BI), dan EDMS semakin banyak digunakan sebagai gudang data perusahaan . Alat visualisasi data muncul di sistem.

Perkembangan pasar didorong oleh perpindahan total bisnis ke seluler. Saat ini 4,8 miliar orang - lebih dari setengah populasi dunia - adalah pengguna aktif perangkat seluler, dan dapat diprediksi bahwa pada tahun 2020 angka tersebut akan tumbuh menjadi 6 miliar. Secara alami, tablet dan ponsel cerdas menjadi elemen umum dari infrastruktur TI dari perusahaan. Saat ini, konsep yang paling populer adalah BYOD (Bawa Perangkat Anda Sendiri), yang menyiratkan bahwa karyawan menggunakan perangkat mereka sendiri untuk tugas-tugas kerja - manajemen perusahaan tidak perlu mengeluarkan uang untuk pembelian peralatan seluler.

Ketidakpastian politik telah meningkatkan risiko penggunaan solusi asing di Rusia, ditambah lagi menjadi sangat mahal. Jika hingga 2016 cloud EDMS, termasuk yang diimpor, berkembang pesat sebagai layanan, sekarang ada masalah untuk menggunakannya di Rusia (dan Rusia di luar negeri). ...

Banyak perusahaan meninggalkan pasar, dan yang tetap - mengurangi investasi dan mengontrol keuangan dengan ketat. Banyak yang untuk pertama kalinya mulai mengevaluasi efisiensi proses bisnis mereka, mencari cara untuk mengoptimalkannya. Dan sarana untuk ini adalah sistem EDMS \ ECM. Tetapi untuk meluncurkan proyek TI baru dalam kondisi seperti itu, perlu untuk membuktikan efektivitasnya secara rinci. Oleh karena itu, hanya sistem yang dibutuhkan yang benar-benar meningkatkan efisiensi bisnis, - katanya.

Anehnya, tetapi substitusi impor bisa menjadi penghalang pasar. kebutuhan untuk segera menerapkan dukungan untuk infrastruktur domestik membuat sulit untuk berinvestasi dalam inovasi yang menjanjikan seperti kecerdasan buatan.

Contoh hambatan lainnya adalah proses pelibatan pihak lawan dalam EDM. Perusahaan yang telah memahami dan perlu menggunakan EDF dihadapkan pada keengganan untuk menggunakan EDF oleh rekanan. Dalam hal ini, perusahaan dipaksa untuk menerapkan proyek individu atas keterlibatan dan motivasi mereka.

Hambatan utama ke pasar adalah kurangnya standar tunggal, peraturan dan penyatuan yang tidak memadai dari sistem manajemen dokumen elektronik di perusahaan Rusia... Dengan demikian, karyawan perusahaan industri terbiasa, selain laporan standar, menggunakan banyak dokumen teknik: misalnya, gambar di AutoCAD. Ini memperumit transisi ke sistem elektronik alur kerja.

Pada 2016-2017, terjadi perubahan legislatif penting yang secara fundamental akan mengubah pendekatan implementasi TI di instansi pemerintah. Pada tahun 2016, perintah Pemerintah Federasi Rusia pada 26 Juli 2016 No. 1588-r dikeluarkan, yang mewajibkan otoritas eksekutif Federal dan dana ekstra-anggaran negara untuk beralih ke perangkat lunak perkantoran domestik. Selain itu, persyaratan tambahan untuk perangkat lunak perkantoran, yang disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia No. 325 tanggal 23 Maret 2017, dan diikuti pada bulan Juli tahun yang sama, memberikan dorongan yang sangat kuat ke pasar. pedoman tentang transisi lembaga pemerintah ke perangkat lunak dalam negeri, yang disetujui oleh Kementerian Telekomunikasi dan Komunikasi Massa.

Kursus menuju ekonomi digital memberi pasar TI Rusia secara umum dan pasar sistem EDMS / ECM khususnya potensi besar dan banyak peluang baru.

Aliran dokumen elektronik, penyediaan layanan publik dalam bentuk elektronik, pengembangan portal - semua bidang ini sebenarnya adalah elemen ekonomi digital, dan di Rusia teknologi ini cukup konsisten dengan dunia. Jalan menuju ekonomi digital pasti akan membawa perubahan lebih lanjut. Perkiraannya jelas: ini adalah pertumbuhan seperti longsoran dalam volume dan varietas informasi digital, keterlibatan semua karyawan dalam komunikasi elektronik intensif, digitalisasi "kertas" dan aktivasi proses bisnis terkait.

Referensi bibliografi

Kazakhmedov T.R., Bilalova I.M. SISTEM SIRKULASI DOKUMEN ELEKTRONIK PASAR RUSIA // Mahasiswa internasional buletin ilmiah. – 2018. – № 4-5.;
URL: http://eduherald.ru/ru/article/view?id=18962 (tanggal diakses: 23/03/2020). Kami menyampaikan kepada Anda jurnal-jurnal yang diterbitkan oleh "Academy of Natural Sciences"