Perangkat lunak untuk manajemen dokumen elektronik. Sistem informasi pengelolaan dokumen elektronik

Konsep dasar manajemen dokumen elektronik

Prinsip dasar manajemen dokumen elektronik

• Pendaftaran tunggal dokumen, yang memungkinkan untuk mengidentifikasi dokumen secara unik dalam setiap instalasi sistem ini.
• Kemungkinan eksekusi paralel operasi, yang memungkinkan untuk mengurangi waktu perpindahan dokumen dan meningkatkan efisiensi eksekusi mereka
• Kesinambungan pergerakan dokumen, yang memungkinkan mengidentifikasi orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan dokumen (tugas) pada setiap saat dalam kehidupan dokumen (proses).
• Basis informasi dokumenter tunggal (atau terdistribusi yang disetujui), yang memungkinkan untuk mengecualikan kemungkinan duplikasi dokumen.
• Sistem pencarian dokumen yang terorganisir secara efisien yang memungkinkan Anda menemukan dokumen dengan informasi minimal tentangnya.
• Sistem pelaporan yang dikembangkan untuk berbagai status dan atribut dokumen, yang memungkinkan Anda mengontrol pergerakan dokumen melalui proses aliran dokumen dan menerima keputusan manajemen berdasarkan data dari laporan.

Sistem manajemen dokumen elektronik Rusia

EDMS eksklusif

EDMS dibayar dari anggaran

• EDMS untuk organisasi yang berpartisipasi dalam proses anggaran disediakan oleh Perbendaharaan Federal

EDMS berbayar

Lihat juga

• ECM (bisnis) - Sistem manajemen sumber daya informasi perusahaan

Tautan

• Hanya tentang alur kerja elektronik, proses bisnis, dan interaksi. Blog. Diskusi.
• Pemilihan sistem otomasi manajemen perusahaan sesuai dengan kriteria

Yayasan Wikimedia. 2010.

Lihat apa itu "EDMS" di kamus lain:

SED- Teknologi sistem manajemen dokumen elektronik SEDO. SED adalah ringkasan dari departemen ekonomi sirip. Sistem SED" Demokrasi elektronik"Http: // e democratia.ru/ ...

SED UD- sistem manajemen dokumen elektronik dan teknologi manajemen interaksi. Sumber: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 Contoh penggunaan EDMS UD Directum ... Kamus singkatan dan akronim

Sistem manajemen dokumen elektronik adalah sistem multi-pengguna otomatis yang menyertai proses pengelolaan pekerjaan suatu organisasi untuk memastikan kinerja fungsinya. Kamus istilah bisnis. Akademik.ru. 2001 ... Glosarium bisnis

SED GO UR- Sistem manajemen dokumen elektronik agensi pemerintahan Negara bagian Republik Udmurt., Udmurtia Sumber: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2013/12/20/554261 ... Kamus singkatan dan akronim

SED PD- sistem pengelolaan dokumen elektronik sirip dokumentasi akuntansi utama. Sumber: http://mskit.ru/news/n57353/ ... Kamus singkatan dan akronim

SEDO Chancellor Type Document management system, SEDO Developer IBA, Minsk Website www.kancler.by www.iba.by Istilah ini memiliki arti lain, lihat Rektor. Rektor ... Wikipedia

SEDO- Teknologi sistem manajemen dokumen elektronik SED SEDO ... Kamus singkatan dan akronim

- - sistem manajemen dokumen elektronik yang dikembangkan oleh spesialis perusahaan Ukraina "Bankomsvyaz", yang dirancang untuk membangun sistem lengkap untuk mengelola proses bisnis untuk memproses dokumen dan memantau implementasinya. AO ... ... Wikipedia

Jenis EDMS, Sistem informasi perusahaan Pengembang Sistem Informasi Industri OJSC Ditulis di ... Wikipedia

Platform pembuatan perangkat lunak LanDocs sistem perusahaan manajemen konten dan manajemen dokumen elektronik (ECM / EDMS). Pengembangan sendiri perusahaan LANIT. ECM Tipe LanDocs, Sistem Otomasi Dokumen, Pengembang EDMS... ... Wikipedia

Buku

• Teknologi modern pekerjaan kantor dan alur kerja 9 (45) 2014, Tidak ada. " Teknologi modern pekerjaan kantor dan aliran dokumen "- majalah untuk kepala departemen manajemen kantor. Anda akan belajar bagaimana menerapkan dan mengoptimalkan ...

Masyarakat kita baru saja memperkenalkan sistem manajemen dokumen elektronik di mana-mana di semua perusahaan.

Ini karena sebagian besar perusahaan masih tidak dapat melakukan ini karena alasan sederhana - kurangnya pengalaman dalam menggunakan dokumentasi elektronik.

Penglihatan Dokumen EDMS

EDMS Docsvision sebagai alat untuk mengotomatisasi proses di luar kerangka aliran dokumen

ELMA

EDMS ELMA diimplementasikan sebagai bagian dari beberapa paket ECM +, Projects +, ELMA CRM +, yang dipilih sesuai dengan kebutuhan pengguna. Bahkan ada paket KPI.

Keunikan antarmuka adalah penyesuaiannya dengan peran pengguna menggunakan alat desain bawaan.

Ini mengimplementasikan akses yang dipercepat ke data referensi dan otomatisasi sejumlah proses, khususnya, pemrosesan dokumentasi dari berbagai sumber.

Sedangkan untuk pencarian data, ada prosedur pencarian detailnya. Hasil pencarian dapat dibentuk menjadi laporan, dan template dapat dibentuk dari kueri pencarian.

Untuk operasi dengan BP, subsistem khusus dialokasikan yang memungkinkan Anda merencanakan penggantian, mengonfigurasi tugas, mengelola, dan mensimulasikan BP.

Unit keamanan mendukung sejumlah metode otorisasi, dengan jelas menggambarkan hak pengguna untuk jenis akses ke objek.

Selain itu, EDS digunakan, dan jumlah pengguna aktif dapat ditentukan secara terprogram.

EDMS ini juga memiliki kekurangan. Misalnya, tidak ada surat lokal. Ada batasan dalam pembuatan dan penugasan tugas, dan pendaftaran dari aplikasi perkantoran tidak diterapkan.

Selain itu, tidak ada alat bawaan untuk melihat lampiran, hanya kueri biasa yang dijalankan, dan tidak ada pencarian otomatis untuk duplikat.

Tugas apa yang dilakukan 1C: Aliran dokumen 8

Tugas apa yang diselesaikan 1C: Alur dokumen 8: pekerjaan kantor; penyimpanan dan pengambilan informasi; proses bisnis; perutean dokumen; pelacakan waktu.

Hari ini, 100% dokumen di kantor dibuat di dalam format elektronik, tetapi masih lebih dari 80% dari mereka dicetak (untuk persetujuan, sosialisasi, commissioning). Bagaimana pendekatan ini bisa efektif?

Tampaknya pengenalan manajemen dokumen elektronik adalah tindakan yang paling masuk akal dari pihak pembuat keputusan. Tetapi kebutuhan bisnis akan otomatisasi jauh dari instan. Dan baru setelah menerima sejumlah sinyal, manajemen sampai pada kesimpulan bahwa perusahaan membutuhkan sistem informasi khusus untuk manajemen konten (ECM-system). Saat itulah menjadi perlu untuk mengelola informasi di semua tahap keberadaannya, sampai menjadi usang.

Apa itu dokumen elektronik, EDMS, ECM

Ada banyak definisi. Kami akan mencoba memberi Anda yang paling mudah dipahami dan ringkas.

dokumen elektronik- sekumpulan informasi (teks, gambar, rekaman suara) yang disimpan di komputer (file Word, Excel, dll.). Itu disertai dengan kartu dengan atribut - seperti halnya buku di perpustakaan disertai dengan lemari arsip. Berdasarkan atribut (judul, penulis, tanggal pembuatan, dll.), dokumen dapat ditemukan dengan cepat.

alur kerja(alur kerja) - urutan tindakan karyawan dalam proses bisnis tertentu. Contoh urutan tersebut adalah penerimaan dokumen, pendaftarannya, pertimbangan dan pelaksanaan dokumen, dan proses bisnis adalah pekerjaan dengan seruan warga.

Manajemen dokumen elektronik (EDM) adalah cara mengatur pekerjaan dengan dokumen, di mana sebagian besar dokumen digunakan dalam bentuk elektronik dan disimpan secara terpusat.

Apakah Anda memerlukan sistem ECM?

Untuk menilai apakah Anda memerlukan sistem EDMS atau ECM, jawab sendiri pertanyaan berikut:

• dapatkah kamu menemukan dengan cepat? dokumen yang diperlukan di telepon dengan pasangan penting?
• apakah mungkin untuk mengatakan dengan tepat pesanan mana yang telah Anda keluarkan yang belum dipenuhi dan jatuh tempo saat ini?
• Anda yakin bahwa kecepatan persetujuan dokumen yang ada membuat citra positif organisasi MU?
• Apakah Anda puas dengan volume kertas di meja Anda?
• Bisakah Anda dengan yakin mengatakan di mana dokumen yang dikirim untuk persetujuan saat ini berada?

Keuntungan dari manajemen dokumen elektronik

Transparansi proses bisnis... Berkat sistem, Anda dapat melacak semua tahapan dalam aktivitas organisasi. Proses bisnis menjadi benar-benar transparan untuk manajemen, mereka lebih mudah dikendalikan.

Disiplin berkinerja lebih tinggi... Menurut statistik, 20% dari tugas yang diterima tidak dilakukan oleh karyawan yang bertanggung jawab untuk itu. Dengan kontrol penuh atas semua tahapan pekerjaan, sistem ECM secara langsung mempengaruhi disiplin kinerja karyawan.

Menurunkan biaya tenaga kerja untuk manajer dan karyawan. Sistem ini mengurangi waktu yang dihabiskan karyawan untuk hampir semua operasi rutin dengan dokumen: pembuatan, pencarian, persetujuan, dll. Aliran dokumen dipercepat. Dan hasilnya, semua proses dalam organisasi berjalan lebih cepat.

Kerahasiaan informasi terjamin... Pelanggaran data dapat menyebabkan jutaan kerugian bagi suatu organisasi. Tidak seperti aliran dokumen "kertas" tradisional, sistem ECM menyediakan akses ke dokumen secara ketat sesuai dengan hak pengguna yang ditetapkan. Semua tindakan pada dokumen (membaca, mengubah, menandatangani) dicatat.

Persyaratan terpenuhi standar ISO 9000 ... Pengaturan manajemen mutu kini telah menjadi salah satu tugas prioritas di perusahaan-perusahaan Rusia. Di antara persyaratan untuk sistem manajemen mutu (SMM) ada alur kerja yang disampaikan secara transparan, serta komunikasi antar karyawan.

Mudah berinovasi dan melatih pemula... Berkat sistem notifikasi yang dibangun berdasarkan sistem ECM, Anda dapat dengan cepat membawa aturan kerja baru ke semua karyawan. Waktu pelatihan untuk karyawan baru dikurangi dengan cepat mencari informasi yang diperlukan (peraturan, instruksi, dll). Rute dan templat dokumen mudah diubah, setelah itu karyawan secara otomatis mulai bekerja dengan cara baru.

Perkembangan budaya perusahaan ... Penerapan sistem ECM menetapkan dan memelihara kebijakan internal perusahaan, mengarah pada kohesi tim. Pada saat yang sama, tanggung jawab setiap karyawan untuk kinerja berkualitas tinggi dari tugas yang diberikan meningkat.

Lebih banyak keunggulan kompetitif... Sistem ECM secara langsung mempengaruhi keunggulan kompetitif perusahaan di depan pelaku pasar lainnya. Kecepatan dan kualitas layanan pelanggan meningkat karena pergerakan arus informasi yang cepat dan kontrol yang tepat dari semua proses. Pekerjaan bahkan yang paling perusahaan besar menjadi lebih mobile dan tidak terlalu bergantung pada beberapa karyawan yang “tak tergantikan”.

teknologi ECM

Manajemen konten perusahaan dapat didekati baik dari sudut pandang praktik maupun teori.

Mari kita mulai dengan yang terakhir. Perhatikan bahan-bahannya lingkaran kehidupan ditentukan dalam definisi kanonik dari glosarium AIIM (Association for Information and Image Management):

• tangkap (Tangkap),
• manajemen (kelola),
• penyimpanan (Toko),
• perlindungan (melestarikan),
• penyampaian informasi (Deliver).

Penting untuk mengelola informasi di seluruh siklus hidupnya: dari pembuatan atau masuk ke dalam organisasi, hingga pengiriman ke konsumen akhir atau pemusnahan setelah berakhirnya periode penyimpanan.

Informasi menembus semua proses organisasi, itu dibuat dan diproses dalam perangkat lunak yang berbeda dan menggunakan aplikasi yang berbeda. Tetapi hanya sistem ECM yang berfokus pada pendekatan terpadu untuk manajemen data sepanjang hidup mereka.

Dari sudut pandang bisnis, dalam siklus hidup dokumen, tahapan penting yang berdampak langsung pada proses bisnis ketika berpartisipasi dalam alur kerja. Tetapi dari sudut pandang teknis, mereka tidak membawa beban semantik yang jelas dan ditunjuk oleh istilah umum "manajemen dokumen".

Fungsionalitas dan klasifikasi sistem EDMS dan ECM

Menurut perusahaan riset Gartner, sistem yang mendukung setidaknya 3 dari 6 fungsi dapat diklasifikasikan sebagai ECM:

• manajemen dokumen: checkout / pengembalian, kontrol versi, keamanan, pengelompokan dokumen, dll.;
• kerja bersama pada dokumen umum dan dukungan untuk tim proyek;
• pemindaian dokumen dan pengelolaan gambar dokumen kertas;
• mengelola arsip untuk penyimpanan arsip jangka panjang, mengotomatiskan aturan dan regulasi penyimpanan, memastikan arsip mematuhi undang-undang dan peraturan;
• alur kerja untuk mendukung proses bisnis, perutean konten, penetapan tugas dan status kerja, rute penelusuran, dan pemantauan pelaksanaan;
• manajemen konten web untuk mengotomatiskan penerbitan, konten dinamis, dan manajemen interaksi pengguna untuk tugas-tugas ini.

Anda dapat membiasakan diri dengan topik ini secara lebih rinci di judul bagian "Fungsi EDMS dan ECM":

Apa yang tidak diharapkan dari sistem ECM

Saat ini otomatisasi yang kompleks perusahaan dibangun dengan mengintegrasikan beberapa sistem, yang masing-masing memecahkan berbagai masalah tertentu. Oleh karena itu, sangat penting untuk memahami apa yang sebenarnya harus diterapkan dalam setiap sistem.

Pertimbangkan persyaratan bisnis yang paling umum, yang penerapannya dalam sistem EDMS dan ECM harus masuk akal.

administrasi SDM... Terlepas dari kenyataan bahwa itu terkait langsung dengan dokumen, tugas arahan ini bukanlah alur kerja itu sendiri, tetapi akuntansi dan manajemen personalia.

Seorang karyawan membutuhkan sampel personel yang berbeda - menurut pendidikan, jenis kelamin, spesialisasi, tanggal masuk / pemecatan, dll., Untuk informasi ini harus disimpan dalam bentuk terstruktur dalam database, dan bukan dalam bentuk dokumen tidak terstruktur yang terpisah.

Pembuatan setiap dokumen harus tercermin dalam perubahan status personel, oleh karena itu, untuk otomatisasi administrasi SDM lebih baik menggunakan sistem manajemen personalia khusus yang dapat diintegrasikan dengan sistem ECM untuk menyimpan informasi yang tidak terstruktur (resume, foto, pesanan personel, dll.). Selain itu, sangat berguna untuk mengotomatisasi proses persetujuan dokumen-dokumen ini dalam sistem ECM.

Akuntansi untuk dokumen keuangan Situasinya mirip dengan dokumen keuangan terstruktur: faktur, waybill, tindakan penyelesaian, dll.

Untuk pajak dan akuntansi, yang didasarkan pada dokumen utama, sistem akuntansi khusus dimaksudkan, serta modul khusus dari sistem ERP. Sistem ECM tidak dapat menggantikannya, meskipun pemindaian dan pengorganisasian arsip elektronik dari gambar pindaian dokumen keuangan adalah tugas EDMS. Kebutuhan untuk mengimplementasikan solusi semacam itu biasanya muncul dengan sejumlah besar dokumen dan peserta dalam proses bisnis yang akan bekerja dengan dokumen keuangan seperti dokumen EDMS, dengan mempertimbangkan hak akses, tanda tangan elektronik, dll.

Selain itu, sekarang dimungkinkan untuk bertukar dokumen keuangan (faktur, kontrak, faktur, dan tindakan) dengan rekanan dalam bentuk elektronik. Dan penyimpanan dokumen tersebut di EDMS akan memberikan keuntungan tambahan. ...

Analisis dan pemodelan proses bisnis.

Sebagai aturan, sistem kelas BPM () digunakan untuk analisis dan pemodelan proses. Ini adalah alat khusus untuk perusahaan atau analis bisnis eksternal. perusahaan konsultan... Dalam proses bisnis yang dimodelkan, mungkin ada tindakan yang tidak terkait dengan dokumen, dilakukan secara manual (misalnya, pengiriman dokumen melalui kurir), aktor eksternal (misalnya, pemasok) atau dengan dukungan untuk kelas sistem lainnya (ERP, CRM). ).

EDMS klasik dapat memberikan informasi untuk analisis proses bisnis (misalnya, dalam bentuk laporan keterlambatan pelaksanaan jenis tugas tertentu). Tetapi ini hanya sebagian kecil dari data yang diperlukan untuk analisis yang lengkap.

Masuk akal untuk mengintegrasikan EDMS dengan sistem pemodelan berdasarkan data referensi, misalnya, jenis dokumen atau struktur organisasi.

Implementasi sistem ECM

Efek implementasi

Mengevaluasi hasil proyek ECM tidak berbeda dengan menganalisis efektivitas proyek TI, dan yang terakhir tidak berbeda dengan mengevaluasi proyek perusahaan mana pun.

Motif di sini adalah kematangan teknologi perusahaan, yang tanpanya perusahaan tidak dapat dianggap efektif. Dalam kasus lain, hampir tidak mungkin untuk menghitung manfaatnya, meskipun kebutuhan untuk implementasi tidak diragukan lagi. Dan terkadang menghitung efeknya lebih mahal daripada teknologi itu sendiri (seperti memberi karyawan akses Internet tanpa batas). Dalam semua kasus ini, perhatian lebih terfokus pada biaya proyek dan potensi solusi, termasuk seberapa mudah sistem yang diterapkan akan memecahkan masalah lain perusahaan.

EDMS dan solusi berdasarkan itu tidak selalu dapat dikaitkan dengan sistem, yang efeknya jelas. Metode tradisional untuk menganalisis efisiensi penggunaan aset tidak dapat diterapkan pada informasi, serta rumus "rasio laba terhadap total biaya adalah efisiensi". Hal ini disebabkan fakta bahwa informasi adalah aset tidak berwujud yang berpartisipasi dalam produksi bersama-sama dengan materi dan sumber daya tenaga kerja... Pengenalan sistem ECM disertai dengan perubahan proses bisnis dan biaya tenaga kerja. Biaya sistem informasi, termasuk ECM, dalam banyak kasus tidak langsung, yang dapat dihitung per unit produksi hanya dengan menggunakan model tertentu perencanaan ekonomi... Dan seringkali cukup sulit untuk diformalkan.

Memilih dan membeli sistem ECM hanyalah langkah pertama untuk membangun aliran dokumen elektronik dalam sebuah organisasi. Sebelum mulai bekerja dan benar-benar mulai berpengaruh, ada proses implementasi di depan.

Implementasi sistem ECM biasanya terdiri dari tahapan sebagai berikut:

• organisasi proyek, alokasi personel (manajer proyek dan kelompok kerja);
• penelitian perusahaan dan desain solusi untuk penggunaan sistem ECM;
• penyetelan dan adaptasi sistem ECM;
• pelatihan;
• operasi percobaan.

Bagaimanapun, wajib untuk implementasi yang sukses adalah aturan berikut:

• partisipasi aktif manajemen dalam proses implementasi dan penggunaan sistem ECM;
• penyorotan dan pembelajaran mendalam karyawan kunci untuk implementasi dan dukungan perangkat lunak;
• organisasi pelatihan untuk semua pengguna dan penyediaan instruksi untuk bekerja dengan sistem.

Dalam banyak hal, mereka bertepatan dengan proyek untuk implementasi sistem informasi lain dan mengarah pada hal berikut: konsekuensi negatif:

• syarat dan anggaran proyek dilanggar;
• tidak semua tujuan tercapai (sistem bekerja, tetapi tidak sepenuhnya: kurang / lebih buruk dari yang direncanakan);
• implementasi benar-benar rusak (sistem benar-benar tidak berfungsi).

Spesifisitas risiko karena fakta bahwa sebagian besar karyawan perusahaan perlu dipindahkan dalam waktu singkat ke metode kerja yang sama sekali baru (membaca dokumen dalam bentuk elektronik, menerima resolusi dalam bentuk elektronik dan tanda tangan manajemen, dll.). Risiko paling umum dari penerapan sistem ECM meliputi:

• konservatisme pengguna, penolakan terhadap metode kerja baru;
• literasi komputer yang rendah dari pengguna biasa dan manajemen puncak;
• proses yang tidak terstruktur (kurangnya regulasi);
• tidak cukup / tidak sesuai peralatan teknis;
• manajemen proyek kabur.

Cara-cara untuk mencegah risiko standar:

• desain rinci dan awal dari pekerjaan sistem ECM di perusahaan tertentu;
• pedoman yang jelas dan contoh pribadi manual;
• pelatihan staf dan dukungan operasional dalam memecahkan masalah;
• implementasi bertahap.

Lingkup manajemen konten elektronik dan interaksi tanpa kertas di perusahaan sekarang aktif berkembang. Undang-undang juga berubah, beberapa aturan ditetapkan di dalamnya setelah mereka menjadi mapan dalam kehidupan, dan beberapa, sebaliknya, diperkenalkan setelah adopsi aturan baru di tingkat negara bagian.

Menentukan keaslian dan signifikansi hukum dari dokumen kertas adalah prosedur yang jelas untuk semua orang: dokumen harus memiliki tanda tangan dan stempel yang diperlukan. Tapi bagaimana menentukan kredibilitas dokumen elektronik?

Untuk tujuan ini diciptakan tanda tangan elektronik(EP)- persyaratan dokumen elektronik yang dirancang untuk melindunginya dari pemalsuan. Anda dapat mengidentifikasi pemilik tanda tangan, serta menetapkan tidak adanya perubahan dalam dokumen elektronik setelah menandatanganinya.

Dalam bentuknya yang paling sederhana, mekanisme ES bekerja sebagai berikut:

• otoritas sertifikasi (departemen atau organisasi eksternal) dialokasikan, yang, dengan menggunakan perangkat lunak khusus, menghasilkan apa yang disebut "sertifikat kunci" untuk setiap pengguna;
• kunci ES dibuat - ini adalah urutan simbol yang unik. Ini terdiri dari kunci pribadi, yang hanya tersedia untuk pemiliknya dan siapa yang dapat menandatangani dokumen tanda tangan elektronik, dan kunci publik, yang tersedia untuk semua orang, dengan bantuannya Anda dapat menentukan siapa dan kapan menandatangani dokumen elektronik.

Saat menggunakan sistem ECM, semua "kesulitan" yang mungkin dihadapi pengguna disembunyikan. Pengguna, sebagai suatu peraturan, hanya perlu memilih fungsi yang diinginkan: "Tanda tangani dokumen" (dokumen yang ditandatangani oleh tanda tangan elektronik akan ditutup untuk perubahan pada saat yang sama) atau "Dapatkan informasi tentang tanda tangan". Keabsahan dokumen elektronik diakui.

Kami berharap Anda sukses dalam menguasai pengetahuan baru, dan materi kami akan selalu membantu Anda dalam hal ini.

Setiap perusahaan cepat atau lambat berpikir untuk mengoptimalkan dan meningkatkan efisiensi proses bisnis, yang dapat dibangun dengan menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS).

EDMS memungkinkan pemecahan masalah mengotomatisasi pekerjaan dengan dokumen perusahaan dari berbagai ukuran dan bidang kegiatan, termasuk yang didistribusikan secara geografis. Sistem perangkat lunak kelas ini memastikan organisasi alur kerja perusahaan yang signifikan secara hukum, memelihara arsip dokumen, mengotomatiskan pekerjaan kantor (mendaftarkan korespondensi masuk dan keluar, memindai dokumen dan berkomunikasi dengan para pelaku dalam bentuk elektronik), memantau disiplin eksekutif, menyetujui kontrak dan pembayaran, mengoordinasikan dan memantau pelaksanaan secara organisasi - dokumen administrasi, pemrosesan dan penyimpanan dokumentasi akuntansi utama, serta otomatisasi proses khusus untuk berbagai bidang bisnis. Selain itu, fitur EDMS paling modern adalah dukungan perangkat seluler dan kemampuan untuk berintegrasi dengan platform informasi perusahaan yang ada.

pada pasar Rusia berbagai macam sistem manajemen dokumen elektronik disajikan, dan untuk memudahkan perusahaan membuat pilihan, kami telah menyusun pilihan solusi tersebut. Semuanya diproduksi secara eksklusif di dalam negeri; mereka mematuhi persyaratan legislatif dan peraturan dan metodologis di bidang manajemen dokumen dari kerangka peraturan Rusia dan standar internasional serta persyaratan keamanan TI. Secara terpisah, perlu dicatat bahwa hampir semua produk yang tercantum di bawah ini termasuk dalam daftar perangkat lunak domestik dan direkomendasikan untuk digunakan di departemen dan organisasi pemerintah Federasi Rusia, serta di perusahaan yang mengimplementasikan proyek di bawah program substitusi impor perangkat lunak. .

1. "Dialog". Pengembang: negara bagian perusahaan kesatuan"Crimea Technologies" (dengan dukungan dari Kementerian Kebijakan Internal, Informasi dan Komunikasi Republik Krimea).
2. Sistem manajemen dokumen elektronik perusahaan CSED 3.0. Pengembang: Wilayah KROK.
3. Sistem manajemen dokumen elektronik "SED-Sirius". Pengembang: Pusat teknologi Informasi dan sistem otoritas eksekutif (CITiS).
4. Sistem otomasi proses untuk organisasi konstruksi jalan "Epyura" (dibangun berdasarkan platform "1C: Enterprise"). Pengembang: Armen Rafikovich Arakelyan.
5. EDMS "Sinkopa-dokumen". Pengembang: Perusahaan Kuban-Inform-Holding-Yug.
6. Paket perangkat lunak "Sistem modular terbuka manajemen dokumen elektronik dan kontrol atas pelaksanaan perintah" (SEDKP). Pengembang: FGAU GNII ITT "Informika".
7. Directum sistem manajemen dokumen elektronik. Pengembang: Perusahaan Directum.
8. Produk perangkat lunak "STEK - Manajemen Dokumen". Pengembang: JSC STC STEK.
9. "Platform Merah Manajemen Dokumen". Pengembang: Perusahaan Red Soft.
10. Sistem "Birokrat". Pengembang: LLC "Birokrat"
11. Sistem informasi "Pekerjaan kantor elektronik dan manajemen dokumen". Pengembang: Perusahaan Breeze Plus.
12. Sistem JE Kurir Komita. Pengembang: perusahaan saham gabungan"Komita".
13. Modul "Alur dokumen" (disediakan sebagai bagian dari "Kompas" sistem ERP). Pengembang: Perusahaan kompas.
14. EDMS WSS Docs (berdasarkan platform Microsoft SharePoint). Pengembang: Perusahaan Konsultan AMPL.
15. Sistem otomatis pekerjaan kantor rahasia SEBAGAI SDP. Pengembang: LLC "Pusat Teknologi Baru" Impuls ".
16. Sistem otomatisasi aliran dokumen organisasi dan administrasi (pekerjaan kantor) perusahaan "Lotsman: ORD". Pengembang: ASKON-Design Systems LLC.
17. EOS untuk sistem SharePoint (dibangun berdasarkan platform Microsoft SharePoint). Pengembang: perusahaan Electronic Office Systems (EOS).
18. Sistem informasi EtaxReport. Pengembang: Perusahaan Sistem Bisnis Elektronik.
19. EDMS "Aurora: Aliran dokumen". Pengembang: Aurora Digital Group LLC.
20. Sistem manajemen dokumen elektronik Comsoft Docs. Pengembang: Komsoft JSC.
21. Comindware sistem EDS (dibangun berdasarkan Platform Aplikasi Bisnis Comindware). Pengembang: Perusahaan Comindware.
22. Sistem Dokumen Ekspres. Pengembang: Electronic Express LLC.
23. Codex: Paket perangkat lunak Manajemen Dokumen. Pengembang: Konsorsium Kodeks.
24. Sistem otomatis "Gosekspertiza". Pengembang: Ekomash info LLC.
25. Sistem manajemen dokumen elektronik yang aman "Stack-Trust". Pengembang: Stack grup perusahaan.
26. EDMS OPTIMA-Alur Kerja. Pengembang: Grup perusahaan Optima.
27. EDMS LanDocs. Pengembang: Grup perusahaan Lanit.
28. Kompleks perangkat lunak "Aliran dokumen". Pengembang: Perusahaan Kesatuan Negara Federal "Pusat Komputasi Penelitian Utama" dari Kantor Presiden Federasi Rusia(FSUE "GlavNIVTS").
29. solusi SEDO. Pengembang: ID - Teknologi Manajemen LLC.
30. Sistem manajemen dokumen elektronik untuk organisasi pemerintah dan "Praktek" bisnis. Pengembang: perusahaan "Sistem Manajemen Dokumen".
31. EDMS DoXLogic. Pengembang: Perusahaan BFT.
32. Sistem Dok Alfa. Pengembang: "Alpha Doc".
33. Sistem "Eksternal". Pengembang: SKB Kontur.
34. Sistem manajemen dokumen elektronik yang aman

Sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) adalah sebuah sistem ( program komputer. perangkat lunak dll.), yang memungkinkan pengorganisasian dan otomatisasi pekerjaan dengan dokumen elektronik (yaitu aliran dokumen elektronik) di seluruh siklus hidupnya. Fungsi utama EDMS harus mencakup kemampuan untuk membuat, memodifikasi, menyimpan dan merutekan dokumen, serta sejumlah kemampuan layanan, seperti pencarian, klasifikasi, dll.

SED, selain itu, ini dimaksudkan untuk mengatur dan mengotomatiskan proses interaksi antar karyawan (mentransfer dokumen, mengeluarkan tugas, mengirim pemberitahuan, dll.). Karyawan dapat dengan cepat menerima apapun informasi yang perlu menurut klien perusahaan. Dalam hal ini, dokumen dapat menjadi objek terstruktur dari sistem informasi, yang memiliki serangkaian detail standar tertentu, dan tidak terstruktur (file Word, Excel, .pdf, .jpg, dll.). SED dapat mencakup arsip dokumen elektronik, yang memungkinkan pemrosesan informasi secara kolektif, dan sistem otomasi proses bisnis (alur kerja). Selain itu, EDMS adalah salah satu opsi untuk menggunakan sistem BPM.

Secara tradisional, konsep otomatisasi alur kerja dikaitkan dengan pekerjaan dengan korespondensi, dokumen administrasi dan organisasi, dll. tetapi SED juga memungkinkan Anda untuk mengaitkan setiap dokumen dengan tindakan yang harus dilakukan dengannya. Berkat sistem seperti itu, menjadi mungkin untuk melacak kinerja pekerjaan tertentu oleh karyawan. Dengan demikian, EDMS tidak hanya menyediakan manajemen yang efisien aliran dokumen dan informasi keamanan di perusahaan, tetapi juga untuk meningkatkan kontrol atas pelaksanaan pekerjaan atas dokumen dan produktivitas karyawan.

Sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) saat ini digunakan dalam infrastruktur TI di hampir semua perusahaan - baik swasta maupun publik. Di sebagian besar perusahaan, baik EDMS telah diterapkan, atau direncanakan untuk memperkenalkannya dalam waktu dekat. Sistem manajemen dokumen elektronik menyelesaikan berbagai tugas yang semakin luas, berintegrasi dengan sistem akuntansi, dan memungkinkan Anda untuk mengelola indikator kinerja suatu perusahaan (membangun sistem KPI atau BSC).
Melalui SED perusahaan menjadi transparan dan dapat dikelola: semua operasi bisnis paling sederhana (misalnya, pengiriman barang dari gudang atau transfer bahan ke produksi) disertai dengan refleksinya dalam sistem akuntansi dalam bentuk dokumen elektronik. Transaksi bisnis dapat disertai dengan akuntansi dan fiksasi indikator proses bisnis. Akumulasi informasi pada indikator diintegrasikan ke dalam EDMS pada indikator tingkat atas, dan dengan demikian, kami mendapatkan balanced scorecard yang tercermin pada panel manajer.

Sistem manajemen dokumen elektronik memiliki sejumlah keunggulan, yang meliputi kemungkinan pendaftaran satu kali dokumen elektronik, pelaksanaan paralel dari operasi yang diperlukan dengan melacak orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaannya, serta adanya sistem pencarian dokumen yang terorganisir secara efisien dan sistem pelaporan yang dikembangkan.

Lebih-lebih lagi, SED biasanya berisi dana pekerjaan kelompok atas dokumen dan proyek, penjadwalan dan pemuatan karyawan untuk bekerja dengan dokumen, memelihara riwayat bekerja dengan dokumen dan kerja yang aman Dengan kantor jarak jauh dan divisi perusahaan. Pada platform paling luas di Rusia "1C: Enterprise 8" sebuah contoh SED adalah . Dengan munculnya platform 1C: Enterprise 8, distribusi program keluarga 1C diorientasikan kembali dari segmen perusahaan kecil ke menengah dan korporasi. Aliran dokumen elektronik adalah atribut dari sistem informasi lengkap untuk perusahaan semacam itu, sedangkan sistem kelas alur kerja dan versi BPMS yang lebih maju adalah modul standar sistem informasi perusahaan suatu perusahaan, di mana jumlah karyawan kantor mencapai lebih dari 50 orang.

Seharusnya tidak spesifik industri. Versi utama dan paling umum dari manajemen dokumen elektronik adalah produk kotak, dan EDMS pada platform 1C tidak terkecuali.

dalam kondisi perkembangan modern EDMS bisnis harus menyelesaikan masalah yang terkait dengan pengoptimalan biaya, dengan kemungkinan penghematan sumber daya internal perusahaan. Dalam hal ini, opsi yang paling optimal adalah situasi seperti itu bagi suatu perusahaan ketika informasi yang diimplementasikan sistem manajemen dokumen elektronik memungkinkan Anda dengan cepat (dalam 2-3 bulan) menutup biaya implementasi. Prasyarat untuk implementasi tersebut adalah adanya karyawan di perusahaan yang memiliki pengetahuan di bidang manajemen proses, keterampilan dalam membangun diagram notasi untuk menggambarkan proses bisnis dan cukup mewakili proses bisnis yang terjadi di perusahaan yang menerapkan EDMS. Diagram proses bisnis yang diformalkan dapat sangat membantu.

Penerapan SED harus selalu memecahkan masalah mengoptimalkan proses bisnis dan menghemat biaya tenaga kerja baik untuk tim manajemen dan karyawan biasa perusahaan. Pada saat yang sama, efek implementasi maksimum dicapai ketika manajemen dokumen elektronik berfungsi dalam satu ruang informasi dengan sistem manajemen dan akuntansi. Sistem terpadu semacam itu memungkinkan penyelesaian tugas yang jauh lebih banyak.

Ada sejumlah kegunaan standar SED pada platform 1C, misalnya, otomatisasi pekerjaan kontrak. Tetapi solusi dari tugas-tugas seperti alur kerja personel, bekerja dengan perjalanan bisnis dan laporan sebelumnya, aplikasi untuk uang tunai, proses pendukung penjualan, pembelian, produksi dan aliran dokumen gudang hanya dapat diselesaikan dalam satu sistem informasi yang terpadu dengan sistem akuntansi. Misalnya, pada platform 1C 8 sistem manajemen dokumen elektronik "PiterSoft: Manajemen Proses" atau

Misalnya, pada platform 1C 8 sistem manajemen dokumen elektronik dapat bekerja dalam satu database dengan produk "1C: Gaji dan Manajemen Personalia" atau "1C: Manajemen Perusahaan Manufaktur", yang memungkinkan untuk menyelesaikan tugas fungsional secara komprehensif (misalnya, merekrut personel), dan akuntansi (gaji) dan manajerial (membuat keputusan motivasi tentang kenaikan gaji atau denda), dan tugas interaksi dan transfer informasi (pengeluaran dokumen di sepanjang rute, terkait dengan pemberitahuan tepat waktu dari semua peserta yang tertarik dalam proses sesuai dengan prosedur yang telah disetujui sebelumnya).