Sumber daya manusia dan informasi, mungkin, merupakan komponen utama dari suatu organisasi dalam bidang kegiatan apa pun. Memproduksi, menjual barang, atau menyediakan layanan: Apa pun yang Anda lakukan, karyawan, manajer, dan bawahan terus-menerus berbagi berbagai informasi.
Namun bagaimana menilai efektivitas komunikasi internal dalam sebuah perusahaan? apa dia? titik lemah? Bagaimana cara “memperkuat” mereka? Karyawan Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan ini. Tetapi bagaimana mengumpulkan pendapat mereka secara efektif dan menarik kesimpulan yang tepat - ini adalah posting berikutnya dari seri HR.
Manajemen komunikasi
Setiap informasi yang ada di perusahaan, serta metode transmisinya, merupakan komponen penting dari manajemen, yaitu manajemen komunikasi. Komunikasi dibagi menjadi eksternal - interaksi perusahaan dengan mitra, pemasok, pesaing, pelanggan - dan internal. Biasanya, komunikasi eksternal ditangani oleh departemen PR perusahaan, jika ada, serta manajer itu sendiri dan karyawan yang bertanggung jawab atas interaksi ini. Semua karyawan, tanpa kecuali, mengambil bagian dalam komunikasi internal.
Komunikasi internal dalam suatu organisasi dapat bersifat vertikal (transfer informasi dari manajer ke bawahan dan sebaliknya) dan horizontal (transfer informasi dalam departemen, antar rekan kerja atau antar departemen). Ini adalah komunikasi internal formal, yang biasanya didukung oleh dokumen resmi, misalnya, "Peraturan tentang divisi struktural." Komunikasi informal dapat dipilih secara terpisah - di "ruang merokok", saat makan siang atau di koridor, informasi menyebar cukup aktif dan cepat, yang tidak dapat tidak mempengaruhi seluruh sistem komunikasi secara keseluruhan.
Media apa yang biasa digunakan untuk komunikasi korporat? Ini, tentu saja, email, Skype, telepon, perusahaan Sistem Informasi, surat kabar dan dewan perusahaan, rapat dan rapat perencanaan, rapat umum, dan pembicaraan satu lawan satu.
Keadaan di perusahaan, tujuan, sasaran, masalah kepala departemen dan karyawan tertentu, informasi tentang layanan baru, produk, pelanggan, peraturan dan harga, pesanan, formulir laporan, data tentang keberhasilan dan kegagalan - semua informasi ini, penting atau tidak terlalu mendesak atau yang bisa menunggu berpindah dari karyawan ke karyawan. Dan tentu saja, terutama ketika perusahaan besar dan banyak informasi, kesalahan dan kekurangan dapat terjadi jika sistem komunikasi internal dalam organisasi tidak sempurna. “Mereka tidak mengatakan”, “Mereka tidak melaporkan semuanya”, “Mereka tidak menjelaskan sepenuhnya”, “Saya tidak mengerti”, “Saya tidak hadir” - harga dari semua kesalahan ini secara langsung sebanding dengan nilai isi komunikasi.
Contoh sederhana. Di perusahaan yang menjual peralatan industri, harga untuk layanan terkait untuk pemasangannya telah berubah. Kepala departemen mencatat informasi untuk diri mereka sendiri, tetapi tidak menyampaikannya kepada bawahan mereka. Pelanggan ditagih dengan harga lama, dan kemudian mereka harus segera mengubah kontrak layanan dan menerbitkan faktur baru. Semua ini, tentu saja, tidak mempengaruhi reputasi perusahaan, ulasan pelanggan, dan, sebagai hasilnya, keuntungan.
Setelah situasi seperti itu, tampaknya hal yang paling logis bagi direktur adalah "memarahi" kepala departemen dan mengontrol penyampaian informasi kepada setiap bawahan. Tetapi lebih bijaksana untuk berpikir tentang melakukan audit komunikasi internal di perusahaan, yang berguna untuk bertanya pada diri sendiri beberapa pertanyaan. Seberapa baik informasi disebarluaskan secara vertikal dan horizontal di setiap departemen dan di perusahaan secara keseluruhan? Informasi apa yang tidak mencukupi? Saluran distribusi mana yang berkinerja lebih buruk? Bagaimana memperbaikinya? Semakin jelas gambaran komunikasi perusahaan, semakin rekomendasi yang efektif alat penyebaran informasi dapat dikembangkan dan diimplementasikan.
Dengan demikian, tujuan audit (penelitian, diagnostik) sistem komunikasi internal perusahaan adalah untuk mengidentifikasi titik lemah dan kuat dalam transfer informasi antar karyawan. Untuk melakukan audit, paling mudah menggunakan kuesioner matriks, yang dapat dikompilasi berdasarkan versi tipikal. Di baris matriks, Anda dapat mengatur karakteristik utama informasi (esensinya), dan di kolom - sumber utama, atau saluran penyebaran informasi. Di bawah ini adalah contoh tabel seperti itu.
Saat mengisi matriks, Anda dapat menggunakan notasi sederhana ("Centang kotak, silang") atau masukkan skala khusus ("Nilai dari 1 hingga 5, di mana 1 - informasi tersebar sangat buruk, dan 5 - tersebar sangat baik") .
Selain matriks, Anda dapat menggunakan sejumlah pertanyaan tambahan, misalnya, "Seberapa puaskah Anda dengan situasi arus informasi di perusahaan?", "Informasi apa lagi yang ingin Anda terima?" free answer .
Prinsip audit
Pertama, ketika melakukan hampir semua penelitian di sebuah perusahaan, sangat penting untuk menyampaikan tujuan acara kepada para peserta. Secara singkat dan ringkas, beri tahu semua orang tentang apa dan mengapa Anda lakukan, jawab pertanyaan dari karyawan. Kedua, audit ini dapat dilakukan secara anonim, tetapi mungkin masuk akal untuk hanya menandatangani formulir per departemen sehingga gambaran komunikasi lebih rinci.
Jika Anda mewajibkan karyawan untuk menandatangani formulir, Anda bisa mendapatkan hasil yang tidak dapat diandalkan: sebagai aturan, beberapa tanda 5 poin dan jawaban "Saya senang dengan semuanya", yang, pada prinsipnya, tidak informatif, dan penelitian semacam itu akan memiliki respon emosional negatif dari karyawan. Ketiga, lebih baik menghabiskan semuanya di hari yang sama pada waktu yang sama di semua departemen - karyawan tidak akan punya waktu untuk mendiskusikan detail satu sama lain dan gambaran hasilnya akan lebih dapat dipercaya. Omong-omong, diagnostik semacam itu dapat dilakukan secara teratur; Ini sangat penting ketika perusahaan sedang mengalami perubahan - metode ini akan memungkinkan Anda untuk melacak kesalahan serius dalam penyebaran informasi tepat waktu.
Hasil audit dapat diolah baik secara kualitatif maupun kuantitatif. Ada ruang untuk imajinasi Anda - Anda dapat menghitung skor rata-rata untuk setiap saluran informasi atau melakukan analisis kelompok jawaban dalam bentuk bebas. Dalam rangka menganalisis hasil penelitian, akan dibuat kesimpulan dan rekomendasi untuk optimalisasi sistem komunikasi internal di perusahaan.
Hal ini dapat memperluas saluran untuk menyebarkan informasi (memperkenalkan rapat umum atau milis perusahaan), bekerja untuk mengontrol asimilasi informasi kepada karyawan (apakah setiap orang, misalnya, menggunakan deskripsi produk yang diperbarui) dan bahkan menyelenggarakan acara perusahaan sehingga karyawan dapat lebih terbuka dan secara informal mendiskusikan berita perusahaan.
Komunikasi internal adalah semua komunikasi dalam sebuah organisasi. Mereka dapat lisan atau tertulis, langsung atau virtual, pribadi atau kelompok. Komunikasi internal yang efektif ke segala arah - top down, bottom up dan horizontal - adalah salah satu tugas utama organisasi mana pun. Komunikasi internal yang baik memungkinkan terbentuknya interaksi peran dan pembagian tanggung jawab di antara karyawan. (lj-komunitas "Komunikasi Internal" - materi tentang topik)
Komunikasi sering diartikan sebagai pertukaran informasi. Itu selalu berupa dialog. Dialog di mana sejumlah besar orang dapat berpartisipasi. Dalam struktur organisasi, persyaratan komunikasi dua arah berarti kemampuan manajemen untuk mendengarkan karyawan, dan menafsirkan pesan yang dikirimkan kepada mereka dengan benar. Ini memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan proses produksi, dan dengan demikian menyesuaikan keputusan manajemen.
Praktek komunikasi internal
Departemen komunikasi internal perusahaan, yang berasal dari kedalaman personel (dalam terminologi internasional - HR, dari bahasa Inggris. Sumber Daya Manusia), pada tahun 80-90-an memperoleh kemerdekaan. Jika hal ini belum terjadi, fungsi komunikasi internal dapat dilakukan dengan cara lama oleh pejabat personalia, baik manajemen puncak, atau departemen pemasaran dan Humas.
Komunikasi internal harus membantu karyawan memahami budaya, tujuan, dan nilai perusahaan. Semua karyawan harus menyadari perkembangan dan keputusan yang mempengaruhi pekerjaan semua departemen. Komunikasi internal yang baik sangat penting pada saat krisis, ketika diperlukan bahwa setiap karyawan tidak hanya mematuhi perintah dari atas dan mengikuti instruksi, tetapi dapat bertindak secara independen, dengan mengingat situasi umum dan keuntungan seluruh perusahaan. Komunikasi internal menghubungkan semua departemen perusahaan bersama-sama, di semua tingkatan, dan menciptakan rasa kebersamaan.
Komunikasi internal tidak dapat terjalin sekali dan dilupakan. Proses tersebut harus senantiasa dijaga dan diubah sesuai dengan perkembangan perusahaan. Metode untuk membangun komunikasi internal sedang dikembangkan secara lebih rinci, tergantung pada kelompok kepentingan yang berbeda yang ada di perusahaan, dan kekhasan membangun interaksi mereka, bidang kegiatan yang saling bersilangan.
Dalam komunikasi internal, esensi, saluran, bahkan bentuk informasi menjadi penting. Bentuk memiliki pengaruh yang sangat kuat pada pesan, fakta yang sama dapat dikomunikasikan sedemikian rupa sehingga akan dirasakan secara negatif atau positif, membuat orang acuh tak acuh atau, sebaliknya, membangkitkan minat. Jika sebuah perusahaan menginvestasikan sejumlah besar uang dan menerapkan teknologi tercanggih untuk mengamankan PR untuk dirinya sendiri - yaitu, hubungan masyarakat - maka ia harus juga memperhatikan hubungan internal. Yang paling sulit adalah menemukan keseimbangan yang tepat antara komunikasi "dari atas ke bawah" dan "dari bawah ke atas" sehingga manajemen yang demokratis dan responsif terhadap ide-ide baru tidak mempengaruhi efisiensi dan disiplin karyawan.
Tanda-tanda komunikasi internal yang baik
- Informatif - seharusnya bukan hanya serangkaian kata, tetapi sesuatu yang entah bagaimana akan memengaruhi pekerjaan.
- Kejelasan - pesan harus disusun dengan persepsi orang-orang yang dituju.
- Ketepatan waktu. Karyawan harus menerima informasi yang perlu sebelum meninggalkan perusahaan dan diberikan kepada pelanggan, mitra, pesaing.
- Independensi dan ketidakberpihakan - kebohongan atau pernyataan apa pun akan terungkap cepat atau lambat.
- Laconicisme.
Mereka yang terlibat dalam pembentukan komunikasi internal harus memiliki kualitas berikut:
- Keterbukaan - yang berarti mampu berbicara kepada audiens mana pun dan mendengarkan saran apa pun.
- Kejujuran.
- Kemampuan untuk berdialog.
Bahkan, departemen komunikasi internal menjadi moderator interaksi antara manajemen dan karyawan. Dia bertanggung jawab untuk menjaga sejumlah saluran komunikasi agar berfungsi, misalnya, seperti:
- situs web internal (intranet);
- pertemuan rutin - termasuk:
- pertemuan informal di mana karyawan dapat berbicara langsung dengan atasan mereka;
- pertemuan virtual menggunakan platform online seperti Second Life
- konferensi;
- pers perusahaan dan bahan cetak tidak berulang;
- buletin email internal;
- papan pesan.
Manajemen komunikasi
Untuk menjalin komunikasi dengan karyawan, manajemen menggunakan pendekatan yang berbeda:
- Pendekatan bertarget - komunikasi dibangun dengan target audiens yang terdefinisi dengan baik. Semakin akurat pesan itu disusun, semakin besar kemungkinan untuk dirasakan dengan benar. Kesalahan utama- untuk mempertimbangkan bahwa informasi ditransmisikan hanya dengan kata-kata dan penerima hanya menerima pesan secara pasif.
- Pendekatan melingkar - komunikasi terjalin melalui hubungan manusia yang baik, serta bekerja untuk memastikan bahwa setiap karyawan menikmati pekerjaan. Sistem seperti itu hanya dapat dibangun melalui diskusi yang panjang dan terbuka. Diasumsikan bahwa inti dari komunikasi adalah untuk mencapai saling pengertian. Masalah muncul dari kesalahpahaman bahwa pemahaman mengarah pada kesepakatan, dan itulah satu-satunya tujuan komunikasi. Tidak perlu berbagi sudut pandang seseorang untuk menghormatinya dan memperhitungkannya dalam pekerjaan Anda.
- Pendekatan Tindakan Proaktif - Komunikasi dibangun melalui tindakan praktis yang membutuhkan pemahaman dan intuisi. Pendekatan ini didasarkan pada prinsip bahwa komunikasi adalah koordinasi makna, pemahaman tentang aturan umum dan pengenalan pola.
Sebagai hasil dari mempelajari bab ini, siswa harus:
tahu
- - maksud dan tujuan manajemen komunikasi internal organisasi;
- - arti istilah publik hubungan dan mengapa suatu organisasi membutuhkan hubungan masyarakat;
- - tahu sistem modern manajemen komunikasi eksternal;
- - bagaimana sistem komunikasi bekerja, yang bertujuan untuk membangun hubungan masyarakat;
- - jenis teks apa yang digunakan dalam kegiatan Humas untuk menyampaikan informasi;
- - mengapa organisasi perlu dibangun terhubung dengan struktur pemerintahan - GR (Government Relations);
- - bagaimana pekerjaan manajer GR di perusahaan dapat diatur;
- - apa yang membenarkan kebutuhan untuk kegiatan organisasi tetapi hubungan dengan investor;
mampu untuk
memiliki
– cara mengatur pekerjaan untuk mengelola komunikasi internal dan eksternal organisasi.
Manajemen komunikasi internal organisasi
Setiap proses harus dikelola, terlebih lagi bercabang dan penting bagi kehidupan organisasi sebagai pergerakan informasi dalam kegiatannya. Sangat penting untuk mengelola proses teknologi (produksi), proses pasokan dan pengiriman produk, proses perekrutan personel, pelatihan pekerja, dll. Tetapi semua proses ini tidak dapat dikelola tanpa mengatur pergerakan informasi.
Peningkatan kerja dengan informasi sangat aktif saat ini. Dalam hal ini, arahan utamanya adalah: pembuatan basis data, jaringan komputer, pengenalan produk perangkat lunak profesional. Ini pasti sangat aspek penting, tetapi hanya sarana teknis yang tidak dapat menyelesaikan masalah peningkatan komunikasi. Intinya adalah bahwa masalah utama terletak pada bidang "manusia-ke-manusia", dan peningkatan interaksi "manusia-mesin" tidak dapat menyelesaikan masalah ini. Namun, hanya sedikit organisasi yang mendekati masalah secara komprehensif, meningkatkan semua aspek komunikasi yang penting - baik teknis maupun aspek hubungan manusia, dan masalah sikap untuk bekerja, dll. Manajemen komunikasi harus dilakukan secara sistematis, mis. sistem manajemen yang terintegrasi dan dipikirkan dengan matang harus dibuat.
utama tujuan dari sistem manajemen komunikasi adalah pendirian:
- dukungan informasi keputusan manajemen;
- dukungan informasi untuk manajemen perubahan - restrukturisasi perusahaan, penguasaan teknologi baru, penggabungan bisnis;
- mengurangi penolakan terhadap perubahan dari karyawan organisasi;
- identifikasi masalah komunikasi dan manajemen perusahaan;
- pembentukan komunitas perusahaan dari tim dan penciptaan motivasi karyawan;
- pembentukan dan dukungan budaya perusahaan (corporate values and norma perilaku).
Seperti halnya area lain dari manajemen fungsional (personalia, keuangan, manajemen kualitas, dll.), Manajemen komunikasi mengikuti tujuan dan strategi organisasi, diimplementasikan dalam keputusan taktis, memiliki tujuan, program, dan anggarannya sendiri.
Manajemen komunikasi dalam organisasi diperlukan untuk: untuk membentuk dan mengatur arus informasi yang beredar di dalamnya... Peran besar dimainkan oleh implementasi fungsi ini dalam pembentukan ideologi perusahaan. Arus informasi yang terarah menciptakan suasana psikologis, sikap kerja, membantu menghindari konflik dan kesalahpahaman.
Pekerjaan spesialis komunikasi internal berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lain, karena kekhususan kegiatan mereka. Di bawah ini adalah daftar perkiraan area aktivitas untuk spesialis komunikasi internal:
- - pembuatan dan pemeliharaan portal, blogging;
- - organisasi berbagai acara, termasuk kompetisi profesional, olahraga, liburan;
- - karya media massa perusahaan;
- - dukungan untuk program sosial, dll.
Seperti yang Anda lihat, pekerjaan mengelola komunikasi internal organisasi bervariasi dan cukup banyak. Jarang, seorang spesialis terlibat dalam semua pekerjaan yang terdaftar secara bersamaan dan individual. Sebagai aturan, jika sebuah perusahaan membutuhkan berbagai kegiatan di bidang ini, maka seluruh unit dibuat, misalnya, departemen komunikasi internal. Namun, jika ada kebutuhan seperti itu, tidak mudah untuk mengambil keputusan tentang pembentukan unit struktural semacam itu.
Komunikasi internal adalah jenis pekerjaan yang relatif baru bagi perusahaan domestik. Kebutuhan mereka telah diakui belum lama ini, dan pentingnya mengelola komunikasi internal sering diremehkan oleh para manajer. Memang, jauh dari semua manajer memahami mengapa komunikasi internal diperlukan. Argumen utama "melawan" terdengar seperti ini: "mereka hidup entah bagaimana sebelumnya" atau "selama beberapa dekade tidak ada spesialis profil ini di perusahaan dan tidak ada, semuanya berfungsi." Manajemen perusahaan terus-menerus menangani masalah kemanfaatan dan efisiensi, yaitu. rasio biaya (uang, waktu, tenaga) dan hasil. Menemukan spesialis yang memenuhi syarat, menyediakan semua yang diperlukan untuk pekerjaan, membayar upah dan pajak - semua ini memerlukan biaya yang disebutkan di atas. Apa yang akan menjadi hasilnya? Untuk perusahaan besar, komunikasi internal adalah tugas seluruh tim spesialis, oleh karena itu, biayanya bahkan lebih tinggi. Namun, di perusahaan besar, kebutuhan akan komunikasi internal lebih jelas, yang berarti bahwa keputusan untuk membuat divisi yang sesuai sedikit banyak dibuat lebih mudah oleh kepala.
Mari kita pertimbangkan secara lebih rinci mengapa perusahaan modern pada tahap perkembangan tertentu tidak dapat melakukannya tanpa membangun sistem manajemen komunikasi internal.
Dalam bentuk yang paling umum, kegiatan di daerah ini memiliki empat tugas utama.
- - untuk membentuk budaya perusahaan organisasi;
- – motivasi staf;
- - untuk membentuk dan memelihara citra perusahaan- pemberi pekerjaan;
- - meningkat efisiensi tenaga kerja.
Budaya perusahaan sebagai seperangkat norma, aturan, nilai, standar etika, yang dimiliki bersama oleh semua karyawan, dibentuk dalam proses kerja organisasi. Penting bahwa proses ini tidak boleh terjadi secara spontan, tetapi dengan sengaja. Dalam hal ini, Anda dapat membentuk budaya perusahaan yang akan berkontribusi pada pekerjaan yang efektif. Komunikasi internal memainkan peran penting dalam proses ini.
Motivasi. Apa itu motivasi material jelas bagi semua orang. Pertama-tama, ini adalah gaji, bonus dan bonus, asuransi kesehatan, diskon makanan dan berbagai layanan yang termasuk dalam apa yang disebut paket sosial. Dan sekilas, tampaknya upah yang layak dapat memotivasi seorang karyawan untuk melakukan eksploitasi tenaga kerja. Namun, banyak penelitian menunjukkan bahwa ini tidak sepenuhnya benar. Telah terbukti bahwa motivasi material itu sendiri jauh dari efektif. Misalnya, setiap kenaikan upah memiliki efek motivasi untuk waktu yang sangat terbatas. Kemudian fakta ini dilupakan, karyawan terbiasa dengan tingkat pembayaran baru dan menganggapnya sebagai norma. Paket sosial juga dianggap netral dan bonus tampak jelas. Ungkapan terima kasih atas pekerjaan dan pengakuan akan kegunaan pekerjaan yang dilakukan lebih sering dibutuhkan oleh karyawan daripada yang mampu dibayar majikan untuk menaikkan gaji mereka. Dan di sini muncul pertanyaan - bagaimana majikan dapat mempertahankan hubungan baik dengan staf dan tidak menghabiskan lebih banyak uang untuk itu daripada yang mampu dibayar organisasi? Jawaban: selain insentif materi, gunakan pengungkit motivasi non-materi: kesadaran karyawan akan kesuksesannya, persepsi rasa hormat dari rekan kerja, kebanggaan bekerja di perusahaan, dll. Motivasi tak berwujud- sebuah pertanyaan yang hampir seluruhnya berada dalam lingkup spesialis komunikasi internal. Spesialis inilah yang merumuskan dan menyiarkan informasi tentang pencapaian dan kesuksesan di media internal, terlibat langsung dalam penyelenggaraan kompetisi profesional, kompetisi olahraga, dan acara lainnya yang menciptakan rasa keterlibatan dalam perusahaan bagi karyawan, kebanggaan atas kesuksesan mereka, profesi mereka, dan tim mereka.
Penciptaan dan pemeliharaan citra perusahaan yang mempekerjakan. Ini adalah pekerjaan yang memiliki dua tujuan utama: menarik spesialis yang memenuhi syarat ke perusahaan dan mempertahankan karyawan yang ada di dalamnya. Dengan kata lain, kita berbicara tentang dua audiens target - sudah bekerja dan karyawan potensial perusahaan. Dan bekerja dengan kedua audiens ini pada dasarnya penting untuk efektivitas perusahaan secara keseluruhan. Masalah ketertarikan diselesaikan dengan menyiarkan informasi positif tentang perusahaan pemberi kerja ke lingkungan eksternal.
Retensi karyawan, dengan kata lain, disebut meningkatkan "kesetiaan" mereka. Seorang karyawan yang loyal, idealnya, adalah orang yang memiliki tujuan yang sama dengan perusahaan tempatnya bekerja, setia pada kepentingannya, sepenuhnya tertarik pada kesuksesannya. Ada beberapa karyawan yang setia di antara karyawan, jauh lebih sedikit daripada yang ingin dipikirkan pengusaha. Peningkatan loyalitas karyawan sebagian besar dipastikan dengan penyampaian informasi yang kompeten dan tepat waktu, yang, sekali lagi, merupakan hasil dari upaya mengelola komunikasi internal.
Meningkatkan efisiensi tenaga kerja. Motivasi personel yang telah disebutkan sebelumnya, pada akhirnya mengarah pada peningkatan efisiensi tenaga kerja. Namun, ada fungsi lain dari komunikasi internal yang memungkinkan Anda untuk secara langsung mempengaruhi efisiensi. Ini tentang menciptakan apa yang disebut ikatan horizontal informal.
Koneksi informal sangat penting, karena untuk interaksi dan, terlebih lagi, untuk kerjasama, masuk akal, setidaknya, untuk mengenalkan kembali karyawan dari departemen yang berbeda. Memberi atau meminta nasihat, meminta atau menawarkan bantuan, "melempar" ide atau mendapatkannya - semua ini sangat meningkatkan kecepatan dan efisiensi kerja. Apalagi jika Anda berkomunikasi secara langsung, melewati jalur birokrasi formal. Untuk ini, masuk akal untuk mengetahui rekan kerja "dengan melihat" dan dengan nama, serta membayangkan siapa yang melakukan apa. Bahkan jika perusahaan memiliki platform yang berkembang dengan baik untuk komunikasi online, dengan rekan kerja, setidaknya dengan tetangga di kantor, selalu berguna untuk berkenalan secara pribadi.
Melalui komunikasi internal, dimungkinkan untuk mencapai pembentukan ikatan informal yang stabil, dan, akibatnya, penyatuan dan kohesi, atau, setidaknya, kenalan karyawan dari departemen yang berbeda.
Atasan langsung bertanggung jawab atas suasana dan kerja tim dalam setiap departemen. Hubungan antara karyawan perusahaan secara keseluruhan sering kali mulai berjalan dengan sendirinya. Dan hasilnya tidak selalu bisa dianggap baik atau bahkan memuaskan.
Selain itu, dengan adanya sistem komunikasi informal yang sangat berkembang, proses adaptasi sangat difasilitasi, yaitu. karyawan baru memasuki organisasi. Bagi perusahaan, ini berarti bahwa karyawan baru akan membawa keuntungan bagi perusahaan lebih cepat.
Manajemen komunikasi internal Merupakan kegiatan di persimpangan SDM (Sumber Daya Manusia) dan Humas (Humas). Departemen komunikasi internal dapat dimiliki oleh departemen SDM, departemen PR, atau departemen dengan beberapa nama umum.
pengantar
Bab 2. Analisis komunikasi OJSC "Perusahaan minyak" Lukoil "
Kesimpulan
Daftar sumber yang digunakan
pengantar
Istilah "komunikasi" bersifat umum, dan diterjemahkan dari bahasa Latin "communicatio" berarti membuat umum, menghubungkan, berkomunikasi. Sampai akhir abad ke-19, komunikasi dianggap hanya dalam arti rekayasa dan teknis, dan baru pada abad ke-20 istilah tersebut memperoleh makna sosial. Saat ini, ada lebih dari 150 definisi "komunikasi".
Komunikasi dalam arti luas dipahami sebagai komunikasi, pemindahan informasi dari orang ke orang. Dalam konteks organisasi, konsep "komunikasi" dianggap sebagai proses (komunikasi adalah komunikasi orang: pertukaran ide, pikiran, niat, perasaan, informasi) dan sebagai objek (satu set sarana teknis menyediakan proses transfer informasi).
Urgensi masalah... Saat ini, masalah ini relevan, karena komunikasi yang terjalin dengan baik berkontribusi untuk memastikan efektivitas organisasi. Jika sebuah organisasi efektif dalam komunikasi, itu efektif dalam semua kegiatan lainnya. Komunikasi harus sedemikian rupa sehingga manajemen perusahaan, perusahaan memiliki informasi yang objektif pada waktu yang tepat dan dalam bentuk yang nyaman untuk membuat keputusan. Artinya, pada akhirnya, dalam kaitannya dengan tugas-tugas teori organisasi, yang terpenting adalah proses komunikasi.
Komunikasi adalah proses komunikasi dan transfer informasi antara orang-orang atau kelompok mereka dalam bentuk pesan lisan dan tertulis, bahasa tubuh dan parameter ucapan.
Komunikasi dalam konteks organisasi melibatkan interaksi antara orang-orang. Ini adalah proses pertukaran informasi dan transfer informasi antara individu atau kelompok orang. Komunikasi organisasi adalah proses dimana para pemimpin mengembangkan sistem penyediaan informasi kepada sejumlah besar orang dan individu di dalam organisasi, serta lembaga di luarnya. Dia melayani alat yang diperlukan dalam mengoordinasikan kegiatan divisi organisasi, memungkinkan Anda menerima informasi yang diperlukan di semua tingkat manajemen.
Obyek penelitian adalah OJSC "Perusahaan Minyak" LUKOIL ". Subjek penelitian adalah manajemen komunikasi internal dan eksternal di OAO "LUKOIL".
Target makalah- studi tentang manajemen komunikasi internal dan eksternal menggunakan contoh Perusahaan Minyak OAO LUKOIL.
Sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan, berikut ini : tugas :
1 Memeriksa komunikasi internal dan eksternal organisasi;
2 Mempertimbangkan arah kegiatan komunikasi;
3 Menganalisis implementasi komunikasi di OAO “LUKOIL”.
Hipotesa- manajemen komunikasi eksternal dan internal organisasi yang benar memiliki efek menguntungkan pada iklim di dalam tim, membentuk opini positif tentang organisasi dan berkontribusi pada peningkatan modal publisitasnya.
Terapan metode penelitian: analisis sumber, penelitian pesan, observasi.
Struktur kerja... Karya ini terdiri dari pendahuluan, dua bab: teoritis ( Landasan teori komunikasi organisasi) dan praktik (Analisis komunikasi Perusahaan Minyak OAO "Lukoil"), kesimpulan dan daftar literatur yang digunakan. Pada bagian teoretis, kami akan mempertimbangkan berbagai landasan teoretis komunikasi, tujuannya dalam mengelola organisasi. Di bagian praktis, analisis komunikasi di OAO "Perusahaan Minyak" LUKOIL "diberikan.
Bab 1. Landasan teoritis komunikasi organisasi
1.1 Komunikasi internal dan eksternal dalam organisasi
Fungsi utama dari setiap organisasi adalah untuk memecahkan masalah yang terkait dengan interaksi dengan lingkungan eksternal dan internal. Lingkungan internal suatu organisasi adalah sumber kekuatannya. Di dalamnya terkandung potensi yang memungkinkan suatu organisasi untuk tetap eksis dan bertahan dalam jangka waktu tertentu. Tetapi lingkungan internal juga dapat menjadi sumber masalah dan bahkan kematian organisasi jika tidak memberikan fungsi yang diperlukan organisasi. Faktor-faktor yang menentukan lingkungan internal organisasi, peneliti memasukkan variabel seperti struktur organisasi, tujuannya, sasaran, teknologi, orang. Lingkungan internal dapat dilihat sebagai seperangkat komponen struktural yang saling berinteraksi dari suatu organisasi.
Setiap organisasi, bahkan tipe "tertutup", terhubung dengan dunia luar. Itu tidak dapat ada tanpa menerima sumber daya "dari luar" - informasi, energi, bahan mentah, yang, setelah diproses, kembali dalam bentuk produk dari aktivitasnya. Organisasi ini dikelilingi lingkungan luar bagaimana bumi dikelilingi oleh atmosfer. Tetapi sumber daya dari lingkungan eksternal tidak terbatas. Dan mereka diklaim oleh banyak organisasi lain di lingkungan yang sama. Oleh karena itu, selalu ada kemungkinan bahwa organisasi tidak akan dapat memperoleh sumber daya yang diperlukan dari lingkungan eksternal. Ini dapat melemahkan potensinya dan menyebabkan banyak konsekuensi negatif bagi organisasi. Tugas manajemen strategis adalah untuk memastikan interaksi seperti organisasi dengan lingkungan, yang akan memungkinkan untuk mempertahankan potensinya pada tingkat yang diperlukan untuk mencapai tujuannya, dan dengan demikian memberikan kemampuan untuk bertahan hidup dalam jangka panjang.
Lingkungan eksternal organisasi dapat didefinisikan sebagai seperangkat faktor fisik dan sosial di luar sistem, yang secara langsung diperhitungkan dalam proses pengambilan keputusan organisasi.
Integritas organisasi dan keterbukaannya sebagai suatu sistem menentukan pemisahan lingkungan internal dan eksternal, ketergantungan organisasi pada faktor eksternal, interaksi lingkungan internal dan eksternal, berbagai tingkat pengaruh parameter lingkungan internal dan eksternal dan manajemennya.
Karena sebuah organisasi diciptakan oleh orang-orang, maka semua elemen dan hubungannya sampai tingkat tertentu memiliki karakter yang bervariasi. Struktur organisasi ditentukan oleh hubungan logis dan kuantitatif antara elemen sistem dan tingkat manajemen. Keterkelolaan suatu organisasi ditentukan oleh rasio jumlah manajer dan bawahan, jumlah orang yang berada di bawah satu manajer, serta hubungan antara waktu pengambilan keputusan dengan waktu peralihan objek kontrol ke berbagai negara, termasuk yang dapat diprediksi.
Bagian terpenting dari lingkungan internal dan eksternal organisasi adalah infrastruktur, yaitu. kompleks elemen dan koneksi yang menyediakan kondisi untuk kehidupan tim organisasi dan melayani proses utama produksi dan manajemen. Infrastruktur mencakup komunikasi dan budaya organisasi, di mana peran besar diberikan kepada orang-orang, pengetahuan, kemampuan, dan seni interaksi mereka.
Komunikasi adalah baik cara komunikasi (udara, air), dan bentuk transmisi pesan (lisan, tertulis), dan saluran komunikasi (telepon, radio, dll). Tetapi hal utama dalam proses ini bukan hanya pertukaran informasi antara dua orang atau lebih, tetapi pertukaran makna, isi informasi. Ada banyak hambatan dan rintangan untuk penyampaian makna pesan yang benar baik di saluran maupun di lingkungan. Bahkan dengan komunikasi tatap muka, ada hambatan untuk komunikasi yang jelas (perbedaan persepsi, perhatian, dll). Komunikasi sebagai mata rantai penghubung dalam proses pengelolaan informasi merupakan syarat mutlak bagi manajemen itu sendiri.
Perlu dicatat bahwa peran seseorang dalam proses komunikasi manajemen sangat penting. Kualitas proses komunikasi sangat tergantung pada budaya organisasi organisasi. Budaya organisasi adalah sistem norma dan nilai yang membedakan pekerja dan organisasi secara keseluruhan. Sistem norma dan nilai seorang individu secara kompleks bergantung pada individualitas dan kepribadiannya serta pada sikap dan nilai dalam organisasi. Semua elemen ini bersama-sama menentukan perilaku karyawan dan keberhasilan organisasi.
Lingkungan internal
Sistem komunikasi internal (ICS) adalah seperangkat saluran informasi yang memungkinkan transfer informasi bisnis, konten intelektual dan emosional dalam suatu organisasi antara karyawan. Pada saat yang sama, dimungkinkan untuk membedakan manajer puncak, manajer lini, dan karyawan departemen khusus yang bekerja dengan ICS dalam suatu organisasi sebagai subjek komunikasi.
Idealnya, ICS di organisasi mana pun, apa pun jenis aktivitasnya, harus mematuhi prinsip-prinsip berikut:
· Keterbukaan;
· Kesederhanaan dan kejelasan;
· Keteraturan;
· Kecukupan;
· Kompleksitas;
· Keandalan;
· Ketepatan waktu.
Informasi tentang lingkungan internal perusahaan diperlukan bagi manajer untuk menentukan potensi internal yang dapat diandalkan perusahaan dalam perjuangan kompetitif untuk mencapai tujuannya. Analisis lingkungan internal juga memungkinkan Anda untuk lebih memahami tujuan dan sasaran organisasi. Selain produksi produk, penyediaan layanan, organisasi memberikan peluang bagi keberadaan karyawannya, menciptakan kondisi tertentu untuk hidup mereka.
Hubungan kausal antara efektivitas ICS dan hasil kegiatan organisasi dikonfirmasi oleh penelitian yang dilakukan di antara karyawan perusahaan barat, 28% di antaranya menunjukkan bahwa informasi yang mereka butuhkan terlambat sampai kepada mereka, dan lebih dari setengah (58% karyawan) percaya bahwa informasi yang disebarluaskan di perusahaan tidak terkait dengan aktivitas profesional. Akibatnya, 60% dari karyawan yang diwawancarai ingin berganti pekerjaan. Pada saat yang sama, untuk mengubah komposisi personel, investasi keuangan yang serius akan diperlukan baik untuk pemilihan dan penentuan tingkat kompetensi profesional personel, dan untuk periode adaptasi. Dibutuhkan tiga sampai sembilan bulan bagi karyawan baru untuk mencapai tingkat "swasembada" (ketika hasil ekonomi dari kegiatan karyawan baru melebihi investasi yang dilakukan padanya).
Untuk membuat citra positif perusahaan di pasar harus segera mengkomunikasikan informasi yang diperlukan kepada karyawannya, yang, sebagai hasilnya, akan memungkinkan untuk meningkatkan pengelolaan perusahaan secara keseluruhan, meningkatkan efisiensi kerja, motivasi staf dan aktivitas operasional di pasar, dan juga meningkatkan iklim sosial dan psikologis dalam tim.
Penciptaan sistem komunikasi internal yang efektif terdiri dari tujuh tahap utama. Pertama-tama, Anda perlu mendiagnosis sistem yang ada komunikasi. Misalnya, untuk mengetahui apakah perusahaan mengadakan rapat, apakah ada portal Internet perusahaan, papan buletin atau dewan kehormatan, di mana foto-foto karyawan dan daftar pencapaian mereka berada, untuk memahami melalui siapa dan seberapa cepat rumor tersebar, apakah perusahaan melakukan jajak pendapat, kuesioner, pelatihan intracorporate. Tahap selanjutnya adalah pembuatan ruang informasi tunggal, pengembangan kebijakan dan standar perusahaan di bidang VC, kemudian - implementasi standar tersebut, penguatan loyalitas personel, kemudian - pemantauan pengoperasian sistem VC, menilai efektivitasnya dan mengambil langkah-langkah untuk memperbaikinya, menetapkan tugas-tugas baru di bidang komunikasi internal manajemen.
Pengenalan sistem komunikasi internal pada akhirnya dimaksudkan untuk mensintesis teori manajemen, teori organisasi, psikologi manajemen dan komunikasi interpersonal, dan teori komunikasi itu sendiri. "Kesenjangan", ketidakmampuan di salah satu bidang ini memerlukan replikasi kesalahan dan tindakan yang tidak efektif di semua bidang lainnya. Ini tidak hanya berlaku untuk pekerjaan manajer, manajer dari semua tingkatan, tetapi juga untuk semua spesialis dan yang disebut karyawan "biasa", mis. karyawan yang terlibat dalam proses komunikasi dengan orang lain.
Seperti yang ditunjukkan oleh penulis Amerika V. Howell dan P. Deepboy dengan tepat, cepat atau lambat setiap orang menghadapi pilihan: "dengan cara lama" untuk mematuhi prinsip-prinsip kerja yang birokratis dan tidak berjiwa, atau menjadikan "faktor manusia" sebagai poros utama kegiatan mereka. Jalan kedua membutuhkan dedikasi penuh dari seseorang, ketegangan kecerdasan, kemauan untuk mengambil risiko, untuk membuat keputusan yang tidak standar dan kemampuan untuk bertanggung jawab atas nasib orang lain. Hasil kerja seperti itu mampu melampaui harapan terliar.
Lingkungan luar
Lingkungan eksternal untuk suatu organisasi, yang tujuannya adalah bisnis, adalah seperangkat subjek, sistem, dan hubungan yang kompleks, baik di antara mereka sendiri maupun dengan organisasi. Koleksi ini dapat dibagi menjadi dua sektor. Yang pertama, yang merupakan ruang lingkungan bisnis untuk bisnis, mencakup subjek dan sistem bisnis yang berinteraksi dengan organisasi, yaitu. dalam hubungan atau hubungan dengannya. Yang kedua mencakup subjek dan sistem yang aktivitasnya berdampak pada organisasi bisnis, tetapi tidak ada komunikasi langsung di antara mereka.
Komunikasi eksternal adalah komunikasi dengan dunia luar organisasi, ini adalah komunikasi antara organisasi dan lingkungan eksternal.
Tugas komunikasi eksternal adalah untuk memenuhi kebutuhan informasi organisasi, untuk membangun hubungan dengan badan pemerintah, publik, pemasok, pelanggan. Dengan bantuan komunikasi eksternal, citra perusahaan dibentuk dan dipertahankan.
Struktur subjek yang berinteraksi dengan organisasi cukup kompleks dan memiliki bentuk sebagai berikut.
1 Tautan dan hubungan organisasi yang didirikan dengan:
· Mitra bisnis;
· Konsumen;
· Pesaing;
· Operator infrastruktur pasar;
· Investor, analis (hubungan keuangan).
2 Sistem bisnis:
· Infrastruktur pasar;
· Tradisi bisnis nasional.
Lingkungan luar dicirikan oleh:
1 hubungan faktor lingkungan - tingkat kekuatan yang dengannya perubahan dalam satu faktor mempengaruhi faktor lainnya. Perubahan dalam faktor lingkungan apa pun dapat menyebabkan perubahan pada orang lain.
komunikasi internal tim eksternal
2 kompleksitas lingkungan eksternal - jumlah faktor yang harus ditanggapi oleh organisasi, serta tingkat variabilitas masing-masing faktor;
3 mobilitas lingkungan - kecepatan perubahan yang terjadi di lingkungan organisasi. Lingkungan organisasi modern berubah dengan bertambahnya kecepatan. Mobilitas lingkungan eksternal mungkin lebih tinggi untuk beberapa unit organisasi dan lebih rendah untuk yang lain. Dalam lingkungan yang sangat mobile, organisasi atau departemen harus mengandalkan informasi yang lebih beragam untuk membuat keputusan yang efektif;
4 ketidakpastian lingkungan - hubungan antara jumlah informasi tentang lingkungan yang dimiliki organisasi dan kepercayaan pada keakuratan informasi ini. Semakin tidak pasti lingkungan eksternal, semakin sulit untuk membuat keputusan yang efektif.
Dengan demikian, dalam setiap organisasi, analisis lingkungan komunikasi internal dan eksternal sangat penting, karena lingkungan eksternal dan internal adalah komponen utama dari integritas organisasi.
1.2 Arah kegiatan komunikasi
Aktivitas komunikasi diartikan sebagai pergerakan makna dalam ruang sosial. Tindakan komunikasi adalah operasi lengkap dari interaksi semantik yang terjadi tanpa mengubah peserta dalam komunikasi. Subyek yang telah memasuki komunikasi dapat mengejar tiga tujuan: pertama, penerima ingin menerima dari komunikan beberapa makna yang menarik baginya; kedua, komunikan ingin mengomunikasikan kepada penerima beberapa makna yang mempengaruhi perilaku penerima; ketiga, baik komunikan maupun penerima sama-sama tertarik untuk berinteraksi dengan tujuan bertukar beberapa makna. Dengan demikian, tiga bentuk komunikasi dimungkinkan.
Manajemen komunikasi korporat yang sukses mengandaikan pemikiran yang matang kebijakan komunikasi... Di masa lalu, hubungan masyarakat dilakukan terutama melalui pers dan media lainnya. Dengan berkembangnya manajemen komunikasi, publik, yang dampak informasinya diarahkan melalui pers, dan yang pada awalnya disajikan sebagai semacam homogen kelompok sasaran, tersegmentasi menurut berbagai karakteristik sosial dan fungsional. Alokasi segmen tertentu memungkinkan Anda untuk merencanakan pekerjaan dengan lebih efisien, untuk menjangkau audiens yang dibutuhkan menggunakan metode dan alat yang paling tepat untuk kasus tertentu.
· Interaksi dengan media.
· Interaksi dengan personel.
· Interaksi dengan konsumen.
· Interaksi dengan investor dan hubungan keuangan.
· Interaksi dengan pihak berwenang. Lobi.
· Koneksi utilitas.
· Ikatan lingkungan.
· Komunikasi krisis.
Kegiatan kerja dalam satu arah atau lainnya, alokasi sumber daya keuangan dan lainnya, berbanding lurus dengan pemasaran dan signifikansi sosial dari arah ini dalam periode tertentu untuk perusahaan tertentu.
Interaksi dengan media
Interaksi dengan media dipahami sebagai kegiatan bersama yang teratur dan terarah antara organisasi dan media yang ditujukan untuk meningkatkan kesadaran publik, menghadirkan realitas objektif, dan mencapai saling pengertian.
Hubungan dengan media meliputi persiapan dan distribusi bahan analisis pers, acara pers, partisipasi dalam ulasan, wawancara eksklusif, pemantauan pers dan kliping pers, kontak informal dengan wartawan.
Beberapa pakar hubungan masyarakat menekankan bahwa adalah mungkin untuk memenangkan simpati wartawan dengan memberikan mereka data yang benar-benar dapat diandalkan, bahkan jika ini tidak terkait langsung dengan perusahaan sendiri... Jadi, menunjukkan, pertama-tama, kesadaran mereka sendiri, dan kedua, kesediaan untuk bekerja sama tanpa pamrih dengan media.
Saat memilih media untuk publikasi, banyak perusahaan terkemuka lebih memilih kata yang dicetak. Ini memiliki keuntungan yang jelas: surat kabar hidup lebih lama, dapat berpindah dari tangan ke tangan. Selain itu, halaman surat kabar memberikan kesempatan untuk berkomentar secara lebih rinci dan rinci tentang posisi perusahaan pada masalah tertentu, untuk menetapkan masukan dengan pembaca dengan menerbitkan nomor telepon "saluran panas" atau layanan informasi.
Televisi dan radio yang dibatasi waktu terkadang tidak memungkinkan untuk memberikan informasi yang lebih rinci tentang bisnis dan layanan yang diberikan, "masa pakai" informasi relatif singkat, dan banyak pengulangan secara dramatis meningkatkan biaya.
Saat membangun teknologi interaksi dengan media, Anda perlu memahami audiens target Anda dengan jelas. Berdasarkan fokus kegiatannya, perusahaan membangun strategi periklanan dan PR.
Saat berinteraksi dengan media, layanan Humas perusahaan entah bagaimana terpaksa menggunakan berbagai cara untuk memanipulasi opini publik. Pada saat yang sama, beberapa bagian bawah benar-benar tidak dapat diterima dan tidak etis: penipuan langsung terhadap konsumen informasi (penggunaan angka dan fakta yang salah); dampak pada naluri bawah sadar (sisipan tersembunyi di televisi, video, program film, file komputer); menghina individu atau organisasi dan mendiskreditkan barang atau jasa. Cara manipulasi yang paling kreatif adalah "diam" (penindasan informasi negatif), "editing" (prioritas berita positif), "pemilihan kutipan" (orang berpengaruh atau 2-3 perwakilan target audiens berbicara tentang aspek positif dalam pekerjaan perusahaan). Dan juga pilihan fragmen "perlu" dari jajak pendapat dan peringkat, keterlibatan perantara yang berwibawa dan dukungan emosional.
Implementasi tujuan manajemen komunikasi, seperti melakukan proses komunikasi yang optimal bagi organisasi, membentuk dan memelihara citra dan opini publik, persetujuan, kerjasama dan pengakuan, secara langsung tergantung pada interaksi yang terorganisir dengan baik dengan media.
Fakta pembagian informasi bersyarat yang ditransmisikan oleh media menjadi evaluatif dan semantik harus tercermin dalam publikasi korporat organisasi. Poin penting pada saat yang sama, ada ketentuan bahwa informasi perkiraanlah yang paling aktif mempengaruhi pembentukan opini publik. Dengan demikian, informasi penilaian adalah alat paling efektif yang digunakan untuk membentuk citra perusahaan, untuk mempromosikan ide dan tujuannya.
Interaksi dengan media dan penyebaran informasi yang luas tentang perusahaan dilakukan dalam dua arah. Penginformasian langsung kepada publik oleh layanan informasi perusahaan dan menginformasikan melalui jurnalis. Instrumen utama kerja kedua bidang ini adalah distribusi publisitas, distribusi siaran pers, konferensi pers dan acara lainnya untuk jurnalis.
Interaksi dengan personel
Organisasi interaksi yang efektif dengan personel dapat dipahami sebagai banyak poin berbeda: dari pembentukan proses bisnis (interaksi antara orang-orang tergantung pada bagaimana prosedur teknologi dibangun dan peran apa yang dimainkan oleh mereka yang terlibat di dalamnya) hingga masalah komunikasi yang efektif (transfer informasi dari manajer ke bawahan dan sebaliknya).
Tugas interaksi dengan personel adalah untuk memastikan bahwa karyawan termotivasi untuk melakukan pekerjaan mereka dengan cara terbaik. arah ini dilakukan oleh spesialis departemen komunikasi korporat bersama dengan departemen personalia.
Untuk persepsi filosofi perusahaan yang benar dan memadai, serta interaksi yang efektif dengan personel, perlu diperhatikan prinsip-prinsip berikut yang muncul dari teori tentang motivasi kerja.
· Menghormati. Nilai karyawan menunjukkan rasa hormat kepada mereka sebagai individu, terutama dari manajemen.
· Pengakuan. Staf merasa berhasil jika kontribusi mereka untuk tujuan bersama dihargai oleh manajemen.
· Promosi. Tentu saja, uang selalu memotivasi karyawan, tetapi selain itu, dorongan dan dukungan moral diperlukan untuk pekerjaan produktif selanjutnya.
Kegiatan yang dilakukan dalam rangka interaksi dengan personel berkontribusi pada penciptaan suasana manusiawi di perusahaan. Dalam kondisi meningkatnya keterasingan dalam masyarakat, individualisasi, identitas diri populasi yang tidak mencukupi, penciptaan iklim mikro yang ramah dalam organisasi, serta pembentukan suasana persahabatan yang baik, tidak hanya memenuhi tugas penting untuk mengoptimalkan proses produksi. , mereka juga membawa fungsi sosial dan moral yang signifikan secara sosial dan penting.
Interaksi dengan konsumen
Keterlibatan pelanggan adalah area penting komunikasi pemasaran organisasi. Dalam hal ini, informasi langsung kepada konsumen tentang barang atau jasa, tentang organisasi itu sendiri, disorot. Arah yang sama meliputi jenis yang berbeda komunikasi langsung dan tidak langsung dengan konsumen, balasan surat, saran, keluhan, dll.
Pelanggan organisasi termasuk konsumen produk atau layanan jadi yang menerimanya langsung dari organisasi - subjek hubungan bisnis. Kelas pelanggan menyatukan semua konsumen produk jadi, baik yang mengonsumsi produk jadi standar maupun melakukan pemesanan untuk pembuatan sampel produk tertentu.
Bisnis dan organisasi, melalui aktivitas yang ditujukan untuk interaksi dengan konsumen, berusaha menggunakan berbagai bentuk kontak langsung dengan pelanggan akhir mereka. Sebagai hasil dari pengembangan sistem komputer dan teknologi elektronik, kontak semacam itu dibuat tidak hanya menggunakan milis tradisional, dll., Tetapi juga menggunakan Internet, email, telepon, SMS, teleteks.
Peristiwa keterlibatan pelanggan memungkinkan produsen untuk menjangkau pelanggan secara langsung, melewati penjual dan pengecer. Dalam arah ini, sarana dan alat komunikasi seperti itu digunakan yang memungkinkan produsen untuk menerima umpan balik langsung tentang produk atau layanan, secara aktif memotivasi konsumen, dan dengan cepat menanggapi perilaku konsumen. Peristiwa keterlibatan pelanggan memungkinkan produsen untuk menjangkau pelanggan secara langsung, melewati penjual dan pengecer.
Organisasi, melalui aktivitas yang ditujukan untuk interaksi dengan konsumen, berusaha menggunakan berbagai bentuk kontak langsung dengan pelanggan akhir mereka.
Hubungan Investor dan Hubungan Keuangan
Arahan ini difokuskan pada komunitas keuangan, investor, badan keuangan pemerintah yang mengatur kegiatan perusahaan saham gabungan.
Besar perusahaan Rusia mulai lebih memperhatikan hubungan dengan investor yang ada dan calon investor. Pada tahap pengembangan Hubungan Investor ini, perusahaan dalam banyak kasus menggunakan bantuan agen Barat atau mengundang spesialis Barat, namun, spesialis PR harus mengetahui dasar-dasar mentalitas perusahaan investasi besar dan analis investasi, serta yang utama tahapan membangun praktik HI, metode dan sarana untuk mencapai tujuan.
Prinsip dasar IR sangat sederhana, meskipun belum sepenuhnya dapat dicapai di negara kita: perusahaan atau individu tidak akan menginvestasikan uang jika mereka tidak memiliki informasi lengkap tentang keadaan perusahaan dan prospeknya di tahun-tahun mendatang.
Komunikasi di sektor keuangan disediakan dengan berbagai informasi tentang kegiatan keuangan, melakukan transaksi keuangan tertentu, mengubah harga saham, dll. Menjadi audiens yang diarahkan oleh aktivitas departemen komunikasi korporat ini - analis keuangan dan analis pasar sekuritas, yaitu, mereka yang membentuk opini dan memberikan analisis yang kompeten dari situasi keuangan.
Bidang pekerjaan penting yang dilakukan dalam kerangka hubungan keuangan dan tipikal untuk layanan komunikasi organisasi adalah publikasi laporan keuangan tahunan dan persiapan bersama serta penyelenggaraan rapat pemegang saham dengan manajemen.
Interaksi dengan otoritas. Lobi
Arah ini ditujukan kepada lingkungan ekonomi, sosial dan politik organisasi. Tugas interaksi komunikatif dengan pihak berwenang adalah memastikan kerja sama dengan lembaga pemerintah, masyarakat, tindakan dalam struktur sistem ekonomi umum.
Area interaksi yang penting dan rumit dengan otoritas pemerintah adalah lobi, yaitu pengaruh kelompok atau organisasi yang berkepentingan pada pengambilan keputusan oleh lembaga pemerintah, sebagai aturan, badan legislatif. Lobi untuk keuntungan asosiasi publik dilakukan terutama dalam arah perlindungan lingkungan, masalah yang berkaitan dengan pendidikan dan lingkungan sosial.
Koneksi utilitas
Ikatan komunal adalah ikatan yang ditujukan kepada mereka yang bertempat tinggal di lokasi organisasi dan bertujuan untuk membentuk hubungan bertetangga yang baik. Perkembangan ikatan komunal ditentukan tidak hanya oleh tempatnya dalam kehidupan ekonomi masyarakat, tetapi juga dalam kehidupan sosial. Peran sosial organisasi dimanifestasikan secara aktif di lokasi struktur produksinya.
Kebijakan komunikasi yang berfokus pada wilayah yang berdekatan dengan organisasi juga dikondisikan oleh kepentingan personel. Juga, hubungan baik-tetangga ditentukan oleh keinginan untuk mencegah konflik teritorial, kemungkinan konflik karena krisis dan situasi darurat.
Pentingnya hubungan bertetangga yang baik ditentukan antara lain oleh keinginan untuk mencegah konflik teritorial, kemungkinan konflik akibat krisis dan situasi darurat. Untuk perusahaan yang memproduksi barang-barang konsumsi, populasi wilayah yang berdekatan juga merupakan lapisan konsumen yang tertarik dan terutama termotivasi. Diketahui bahwa produk-produk perusahaan yang berlokasi di kawasan perumahan menikmati peningkatan perhatian pembeli.
Ikatan lingkungan
Keterkaitan lingkungan membahas masalah keseimbangan lingkungan dan mewakili organisasi dalam diskusi tentang tindakan lingkungan. Perhatian untuk tema lingkungan terus berkembang. Bagi perusahaan industri besar, masalah pencemaran lingkungan tetap menjadi masalah penting. Bagi produsen barang konsumsi dan produsen makanan, masalahnya adalah keamanan lingkungan dari produk yang diproduksi. Persyaratan untuk keamanan lingkungan disebabkan tidak hanya oleh kesadaran publik yang berubah secara aktif, tetapi juga oleh kecelakaan dan bencana industri dan teknologi besar, epidemi baru hewan domestik, penyakit tanaman, dan penggunaan bahan kimia dan pupuk dalam industri pertanian.
Tugas departemen komunikasi korporat adalah semua mungkin, termasuk informasi, dukungan untuk usaha tersebut, pembentukan inisiatif lingkungan, dan tindakan dalam kelompok kepentingan publik. Bidang penting tidak hanya pelaksanaan program lingkungan, tetapi juga menginformasikan tentang mereka. Informasi semacam itu membantu, di satu sisi, untuk memperkuat kepercayaan pada organisasi, dan di sisi lain, berkontribusi pada pengembangan lebih lanjut dari program lingkungan, meningkatkan minat manajemen puncak dalam pengembangannya.
Dengan demikian, pelaksanaan oleh organisasi cakupan penuh dari semua rentang arah komunikasi berkontribusi pada perkembangan yang harmonis dan progresif dari kegiatannya.
Kesimpulan pada bab pertama
Di setiap organisasi, analisis lingkungan komunikasi internal dan eksternal sangat penting, dan proses manajemen komunikasi merupakan bagian integral dari organisasi mana pun. Lingkungan eksternal dan internal merupakan komponen utama dari integritas organisasi.
Lingkungan eksternal organisasi dapat didefinisikan sebagai seperangkat faktor fisik dan sosial di luar sistem, yang secara langsung diperhitungkan dalam proses pengambilan keputusan organisasi. Organisasi menggunakan berbagai cara untuk berkomunikasi dengan komponen lingkungan eksternal mereka. Di bidang kehumasan, prioritas diberikan untuk menciptakan citra tertentu, citra organisasi di tingkat lokal, nasional, atau internasional.
Lingkungan internal memegang peranan penting dalam keberadaan organisasi, mempunyai pengaruh yang konstan dan paling langsung terhadap aktivitas dan keberadaan organisasi. Peran seseorang dalam proses manajemen komunikasi sangatlah penting. Oleh karena itu, pengelolaan hubungan yang benar antara orang-orang dalam sebuah tim adalah penting dalam kehidupan sebuah organisasi.
Organisasi harus menerapkan cakupan penuh dari semua rentang arah komunikasi, berkontribusi pada pengembangan kegiatannya yang harmonis dan progresif.
Bab 2. Analisis komunikasi OJSC "Perusahaan minyak" Lukoil "
2.1 Informasi umum tentang perusahaan "Lukoil"
LUKOIL adalah salah satu perusahaan minyak dan gas internasional terbesar yang terintegrasi secara vertikal. Kegiatan utama Perseroan adalah eksplorasi dan produksi minyak dan gas bumi, produksi produk minyak dan produk petrokimia, serta pemasaran produk manufaktur. Sebagian besar kegiatan eksplorasi dan produksi Perseroan dilakukan di wilayah tersebut Federasi Rusia, basis sumber daya utama adalah Siberia Barat... LUKOIL memiliki kilang minyak modern, pabrik pengolahan gas dan petrokimia yang berlokasi di Rusia, Eropa Timur dan Barat, serta negara-negara tetangga. Produk Perusahaan dijual di Rusia, Eropa Timur dan Barat, negara tetangga, dan Amerika Serikat.
LUKOIL adalah perusahaan minyak dan gas swasta terbesar kedua di dunia dalam hal cadangan terbukti hidrokarbon. Bagian Perusahaan dalam total cadangan minyak dunia adalah sekitar 1%, dan dalam total produksi minyak dunia - sekitar 2,4%. Perusahaan ini memainkan peran kunci dalam sektor energi Rusia, menyumbang 18,6% dari produksi minyak seluruh Rusia dan 18,9% dari penyulingan minyak seluruh Rusia.
Di sektor eksplorasi dan produksi, LUKOIL memiliki portofolio aset terdiversifikasi berkualitas tinggi. Wilayah produksi minyak utama Perusahaan adalah Siberia Barat. LUKOIL juga melaksanakan proyek untuk eksplorasi dan produksi minyak dan gas di luar Rusia: di Kazakhstan, Mesir, Azerbaijan, Uzbekistan, Arab Saudi, Kolombia, Venezuela, Pantai Gading, Ghana, Irak.
Pada tahun 2005, dengan commissioning lapangan Nakhodkinskoye, Perusahaan mulai menerapkan program gas, yang menurutnya produksi gas akan tumbuh pada tingkat yang dipercepat baik di Rusia maupun di luar negeri, dan bagian gas akan ditingkatkan menjadi sepertiga dari total produksi hidrokarbon. Basis sumber daya untuk implementasi program ini adalah bidang Depresi Bolshekhetskaya, Laut Kaspia dan bidang Astrakhan Tengah di Rusia, serta proyek gas internasional - Kandym - Khauzak - Shady di Uzbekistan dan Shah Deniz di Azerbaijan.
LUKOIL memiliki fasilitas pemurnian di Rusia dan luar negeri. Perusahaan memiliki empat kilang besar di Rusia - di Perm, Volgograd, Ukhta dan Nizhny Novgorod, dan dua kilang mini. Kapasitas agregat kilang Rusia adalah 45,1 juta ton / tahun minyak. Di luar negeri, Perusahaan memiliki kilang di Bulgaria, Rumania dan Ukraina, serta 49% saham di kompleks kilang ISAB (Sisilia, Italia) dan 45% saham di kilang TRN (Belanda). Kapasitas agregat kilang asing Perseroan adalah 26,4 juta ton/tahun minyak. Pada tahun 2009, kilang Perusahaan (termasuk bagian dalam pemurnian di kompleks ISAB dan TRN) memproses 62,70 juta ton minyak, termasuk 44,46 juta ton di Rusia.
Pada tahun 2008, dalam kerangka Program pengembangan strategis untuk 2008-2017, sektor bisnis baru telah dibuat di OAO "LUKOIL" - "Teknik Tenaga Listrik". Selain UGK TGK-8 OJSC yang diakuisisi pada tahun 2008 dan pembangkit listriknya sendiri di ladang-ladang di Rusia, itu juga mencakup perusahaan yang menghasilkan listrik dan panas di Bulgaria, Rumania, dan Ukraina. Total pembangkitan energi listrik oleh organisasi di sektor ini pada tahun 2009 berjumlah sekitar 14,7 miliar kWh, pembangkit panas - 16,9 juta Gkal. Dalam jangka panjang, sektor usaha Ketenagalistrikan akan menjadi faktor penting dalam pertumbuhan arus kas dan nilai pemegang saham Perseroan.
Sampai dengan awal tahun 2010, jaringan penjualan Perseroan mencakup 26 negara di dunia, termasuk Rusia, negara tetangga dan negara-negara Eropa (Azerbaijan, Belarus, Georgia, Moldova, Ukraina, Bulgaria, Hongaria, Finlandia, Estonia, Latvia, Lithuania, Polandia , Serbia, ( termasuk waralaba).
Proses komunikasi di OJSC "LUKOIL" sangat multiarah dan sangat aneh. Tujuan dari komunikasi eksternal dan internal OAO "LUKOIL" adalah untuk menerapkan perubahan dan mempengaruhi operasi sedemikian rupa untuk mencapai kemakmuran perusahaan.
2.2 Komunikasi eksternal OJSC "Lukoil"
Komunikasi eksternal OAO LUKOIL dikelola dengan sangat efisien. Ini dibuktikan dengan kontak yang terjalin dengan baik dengan segmen lingkungan eksternal. Di bawah ini kita akan melihat lebih dekat bagaimana LUKOIL berinteraksi dengan segmen-segmen ini.
Gambar 1 - Skema komunikasi eksternal OJSC "Lukoil"
Hubungan dengan pasangan ( B2 B)
Karena kegiatan utama perusahaan adalah eksplorasi dan produksi minyak dan gas, produksi produk minyak dan produk petrokimia, serta penjualan produk manufaktur, mitra utama perusahaan adalah berbagai perusahaan, jaringan pompa bensin, minyak dan gas besar. perusahaan. Mitra perusahaan termasuk perusahaan minyak Indonesia "PERTAMINA", GAZPROM NEFT, OJSC "KAMAZ", "GAZ Group", Toyota Motor Manufacturing Russia, LLC "Stavrolen", "Qatar Petroleum", Novolipetsk Pekerjaan Besi dan Baja, Kamar Dagang dan Industri Rusia, OJSC "UGK TGK-8", ConocoPhillips, "Severstal-Auto", "ADK", "DE BIRS" dan banyak lainnya.
Komunikasi dilakukan terutama pada perolehan berbagai jenis produk, seperti tangki, kendaraan pengangkut minyak (railway tank), kendaraan untuk pengangkutan produk mobil (truk tangki), peralatan untuk rig pengeboran untuk sumur pengeboran dalam pengembangan lapangan, kendaraan, pipa untuk transportasi minyak dan produk minyak bumi cair melalui pipa minyak dan banyak lainnya. dll. Misalnya, Grup GAZ membeli kendaraan, Pabrik Metalurgi Novolipetsk memasok logam untuk produksi pipa minyak, serta pipa untuk pengangkutan minyak dan produk minyak cair.
Hubungan dengan otoritas ( B2 G).
Karena perusahaan-perusahaan dalam kelompok termasuk dalam sektor-sektor ekonomi strategis, ini menunjukkan perlunya pengaturan yang cukup ketat dari kegiatan mereka oleh negara. Kebijakan teknis negara difokuskan pada peningkatan efisiensi ekonomi dan energi dari semua tahap produksi, transformasi, distribusi dan penggunaan sumber daya energi; penolakan dari sentralisasi pasokan energi yang berlebihan dengan pendekatannya kepada konsumen; keamanan lingkungan dan darurat sumber energi dan keandalan pasokan energi ke konsumen; elaborasi teknologi yang efisien ekstraksi dan pengolahan hidrokarbon, dll. Karena perusahaan tunduk pada peraturan pemerintah, itu terus-menerus mengisi laporan tertulis yang panjang dalam hal ini. Dalam laporan tahunannya, perusahaan memberikan informasi tentang keuangan dan pemasaran, serta rincian lokasi, peluang karier, tunjangan, dll. Menggunakan pelobi dan memberikan berbagai kontribusi kepada kelompok politik tertentu, komite, perusahaan mencoba untuk mempengaruhi isi dari berbagai undang-undang dan peraturan. Kegiatan perusahaan terus-menerus diatur oleh Kementerian Sumber Daya Alam Federasi Rusia. Juga, perusahaan bekerja sama dengan Kementerian Luar Negeri Federasi Rusia, Kementerian Perindustrian, Pemerintah Federasi Rusia, PBB, dll.
Hubungan dengan organisasi sektor ketiga ( B2 S).
OAO "LUKOIL" memberikan perhatian khusus pada kerjasama dengan organisasi nirlaba... “Mengingat peran mereka yang semakin meningkat dalam memecahkan sejumlah masalah sosial, terutama di daerah-daerah di mana perusahaan beroperasi, kami dengan cermat mempelajari proposal mereka untuk partisipasi perusahaan atau anak perusahaannya dalam proyek sosial"- kata Igor Beketov. Program sosial dan amal adalah bagian dari strategi perusahaan perusahaan dan membantu kerja sama konstruktif dengan negara, komunitas bisnis, dan masyarakat. Dana LUKOIL dibuat pada tahun 1991. Dana tersebut menyediakan kegiatan amal dan sponsor. budaya dan bantuan dalam mengorganisir dan melakukan proyek tertentu... Dukungan budaya adalah tradisi bagi orang Rusia perusahaan besar bidang sponsorship dan amal. Keunikan kemitraan dengan lembaga-lembaga ini adalah bahwa dukungannya komprehensif - tidak hanya sponsor murni (pembiayaan pertunjukan baru, pameran, dll.), tetapi juga bantuan amal. Prioritas perusahaan adalah mendukung berbagai jenis seni klasik. OAO "LUKOIL" memberikan dukungan ke sejumlah museum Rusia terbesar, termasuk Museum Negara seni rupa dinamai A.S. Pushkin, Museum Kremlin Moskow, Museum Negara Rusia, Galeri Tretyakov. Perusahaan mengimplementasikan berbagai proyek dengan Museum, teater, mensponsori acara olahraga, dan juga merupakan mitra resmi Komite Olimpiade Nasional Rusia. Perusahaan menganggap membantu anak-anak menjadi prioritas utama, yang hadir dalam semua program yang dilaksanakan: amal, sponsorship, program pengembangan olahraga anak dan remaja, budaya. Bagian integral dari kegiatan amal adalah partisipasi perusahaan dan anak perusahaan dalam proses pemulihan tradisi agama dan budaya spiritual. Pada saat yang sama, OAO "LUKOIL" memberikan perhatian khusus untuk mendukung lembaga-lembaga yang kegiatannya mencakup pelayanan sosial. Perusahaan menganggap membantu anak-anak menjadi prioritas utamanya, yang hadir dalam semua program yang dilaksanakan: amal, sponsorship, program pengembangan olahraga anak dan remaja, budaya. Investasi sosial di modal manusia tampaknya menjadi yang paling masuk akal di kondisi modern... Perusahaan mengupayakan pendekatan yang seimbang, mendukung baik anak-anak yang, karena kondisi atau kesehatan keluarga yang tidak menguntungkan, mendapati diri mereka dalam kondisi yang lebih buruk daripada teman sebayanya, dan anak-anak dari keluarga yang cukup sejahtera, membantu mereka mengembangkan kemampuan dan bakat alami.
Berkat program ini, 60 warga binaan panti asuhan, pondok pesantren, dan organisasi anak cacat mendapatkan bantuan dari Perusahaan, anak perusahaan dan Yayasan Amal LUKOIL. Perusahaan membantu lulusan mereka untuk mendapatkan pendidikan, meningkatkan kesehatan mereka, menemukan profesi dan menemukan tempat mereka dalam kehidupan.
Setiap tahun Yayasan amal LUKOIL menyelenggarakan liburan musim panas untuk anak-anak dari panti asuhan yang disponsori di Kirov, St. Petersburg, Staraya Ladoga, Wilayah Astrakhan, dan Wilayah Perm. Selain itu, narapidana lembaga anak-anak melakukan perjalanan wisata ke seluruh negeri. Jadi, siswa panti asuhan terbaik di Wilayah Perm, Wilayah Astrakhan, Kstovo, Langepas, Kirov, St. Petersburg, dan St. Petersburg. Ladogi menghabiskan liburan sekolah musim dingin di Moskow pada Januari 2009 dan 2010. Sejak 2006, Yayasan Amal LUKOIL telah membayar beasiswa LUKOIL yang dipersonalisasi kepada lulusan panti asuhan yang disponsori yang belajar di lembaga pendidikan tinggi dan menengah. Pengalaman menunjukkan bahwa menerima beasiswa "LUKOIL" meningkatkan tingkat kinerja lulusan panti asuhan.
Area prioritas perusahaan adalah merawat generasi muda dan melatih spesialis muda yang memenuhi syarat untuk industri minyak Rusia. OAO "LUKOIL" memberikan dukungan ke sejumlah top institusi pendidikan di mana spesialis minyak dan gas dilatih. Juga, perusahaan mendukung sejumlah pusat penelitian medis khusus terbesar. Pekerja minyak garis depan, veteran Agung Perang Patriotik dan front buruh menikmati perhatian dan perhatian khusus dari perusahaan. Setiap tahun pada malam Hari Kemenangan, mereka menerima manfaat dan hadiah uang tunai. Perusahaan juga memberikan dukungan kepada keluarga prajurit yang tewas dalam konflik lokal. Dengan mendukung penyandang disabilitas, Perusahaan tidak hanya memberikan bantuan keuangan kepada mereka, tetapi juga berusaha membantu memecahkan masalah materi sendiri dan merasa dibutuhkan oleh masyarakat.
Perusahaan berkontribusi pada pengembangan sistem layanan medis di wilayah keberadaannya. Khususnya, pada 2008-2010. Perusahaan membantu membeli peralatan mahal untuk rumah sakit regional pusat Limanskaya (wilayah Astrakhan), rumah sakit klinis kota anak Astrakhan No. 1, rumah sakit regional pusat Ust-Tsilemskaya (Republik Komi), rumah sakit klinis regional Penza, rumah sakit klinis kota 1 Saratov dinamai menurut VI Yu.A. Gordeev, rumah sakit regional pusat Novoburassk di wilayah Saratov, rumah sakit regional pusat Bolshemurashkinskaya (wilayah Nizhny Novgorod), rumah sakit kota anak-anak No. 1 di St. Petersburg.
Hubungan dengan organisasi sektor informasi ( B2 SAYA).
Hubungan ini memiliki banyak koneksi mapan dengan berbagai media, termasuk media asing. Perlu dicatat bahwa menurut hasil tahun 2008, perusahaan adalah yang paling informatif perusahaan terbuka di tahun ini. Ini memiliki pusat pers sendiri, yang menyiarkan informasi berita ke sumber media lain. Pusat pers menerbitkan publikasi bulanan, yang mencakup artikel tentang kontrak baru, jenis produk atau layanan baru, penandatanganan perjanjian, dan kerja sama. Perusahaan biasanya bekerja sama dengan perusahaan besar kantor berita Rusia, seperti INTERFAX, ITARTASS, RIA Novosti, Continental, Reuters. Juga di situs web perusahaan "Lukoil" memposting berbagai wawancara, pidato perwakilan organisasi. Misalnya, wawancara dengan V.Yu. Alekperov (Ketua Komite RSPP untuk Kebijakan Energi dan Efisiensi Energi, Presiden OJSC Lukoil) di " Rossiyskaya Gazeta", surat kabar" Vedomosti ", majalah" Ahli ", surat kabar" Kommersant ".
Sejumlah besar artikel dan catatan tentang kegiatan dan berita perusahaan ditempatkan di berbagai mesin pencari setiap hari. Konferensi pers dan briefing diadakan secara teratur untuk wartawan, siaran pers dan sejarah perusahaan diposting setiap hari di situs web perusahaan.
Hubungan dengan individu ( B2 P).
Perusahaan berkomunikasi dengan pelanggan potensial yang ada melalui iklan dan program lain untuk mempromosikan produk ke pasar. Di bidang kehumasan, prioritas diberikan untuk menciptakan citra tertentu, citra perusahaan di tingkat lokal, nasional, dan internasional. Klien utama perusahaan adalah masyarakat, konsumen listrik, pemilik mobil, pabrik, berbagai perusahaan, bandara, jaringan pompa bensin. Misalnya, Toyota Motor Manufacturing Rusia adalah konsumen potensial minyak LUKOIL.
OJSC LUKOIL Group of Companies memiliki situs web sendiri, yang menampilkan secara rinci kegiatan tidak hanya pusat kepala, tetapi juga semua divisi di Rusia. Di sini Anda akan menemukan informasi tentang perusahaan, misinya, tujuan, sasaran, sejarah perusahaan sejak tahun pertama keberadaannya, siaran pers, artikel, berita, publikasi pusat pers perusahaan, laporan foto dan video, dan lainnya informasi. Situs tersebut memberikan gambaran lengkap tentang kegiatan perusahaan dan tanggung jawabnya kepada masyarakat.
Dengan demikian, OAO "LUKOIL" menaruh perhatian besar pada proses pengelolaan interaksi dengan segmen lingkungan eksternal.
2.3 Komunikasi internal organisasi
Karyawan staf manajemen berpartisipasi dalam proses komunikasi di perusahaan. Ini adalah penghubung vital antara pemimpin dan organisasi, antara organisasi dan lingkungan eksternal, karena dalam pekerjaannya sehari-hari, pemimpin harus menggunakan informasi dari berbagai sumber yang tersedia - manajer senior, bawahan, manajer pada tingkat yang sama, pelanggan, pemasok , media, dll ... Lagi pula, jika orang tidak dapat bertukar informasi, jelas bahwa mereka tidak akan dapat bekerja sama, merumuskan tujuan, dan mencapainya. Namun, komunikasi adalah proses yang kompleks dengan langkah-langkah yang saling bergantung. Oleh karena itu, untuk keberhasilan kerja OAO "LUKOIL", diperlukan komunikasi yang efektif.
Diakui secara luas bahwa komunikasi adalah hal yang paling penting bagi keberhasilan perusahaan. Misalnya, survei menunjukkan bahwa 73% orang Amerika, 63% orang Inggris, dan 85% eksekutif Jepang menganggap komunikasi sebagai hambatan utama bagi efektivitas organisasi mereka. Survei lain terhadap sekitar 250.000 karyawan di 2.000 perusahaan yang berbeda menemukan pertukaran informasi sebagai salah satu masalah paling sulit dalam organisasi. Dengan demikian, survei ini menunjukkan bahwa komunikasi yang tidak efektif adalah salah satu bidang utama masalah.
Komunikasi internal dalam organisasi dilakukan secara vertikal dan horizontal. Komunikasi vertikal dilakukan baik dari bos ke bawahan, dan dalam bentuk umpan balik - dari karyawan ke bos.
Jadi, komunikasi hilir dilakukan sebagai berikut: aparat manajemen mengeluarkan dokumen panduan yang disampaikan ke tingkat bawahan dan melaporkan tugas saat ini, prosedur yang direkomendasikan melalui buletin dan buletin, dokumen normatif, perintah, petunjuk tertulis dan lisan, laporan, usul dan catatan penjelasan. Komunikasi menaik juga berfungsi untuk mengingatkan atasan tentang apa yang sedang dilakukan di tingkat yang lebih rendah... Dengan cara ini, manajemen menyadari masalah saat ini atau yang muncul dan menyarankan kemungkinan perbaikan. Juga, ini termasuk dokumentasi pelaporan dari divisi, dari perusahaan yang termasuk dalam grup utama, berbagai laporan kondisi ekonomi perusahaan daerah, serta berbagai macam petisi dan penghargaan.
Inovasi manajemen terbaru dalam komunikasi menaik di OAO LUKOIL adalah penciptaan kelompok pekerja yang bertemu secara teratur untuk membahas dan memecahkan masalah dalam produksi atau layanan pelanggan.
Selain berbagi informasi hilir dan hilir, perusahaan membutuhkan komunikasi horizontal. Karena perusahaan terdiri dari banyak divisi, pertukaran informasi di antara mereka diperlukan untuk mengoordinasikan tugas dan tindakan. Karena organisasi adalah sistem elemen yang saling berhubungan, manajemen memastikan bahwa elemen khusus bekerja bersama, menggerakkan perusahaan ke arah yang benar. Manajer penjualan regional bertemu secara berkala untuk membahas masalah umum, mengoordinasikan strategi penjualan, dan bertukar informasi produk. Manajer lini utama dari manufaktur, pemasaran, dan R&D bertemu untuk mengoordinasikan pembaruan produk. Juga, karyawan perusahaan berkomunikasi melalui telepon dan email (e-mail).
Perusahaan dapat membuat berbagai macam produk berdasarkan teknologi yang mendasarinya, sehingga sangat penting melalui departemen R&D untuk mendapatkan informasi tentang apa yang diinginkan pasar. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk tetap dekat dengan pelanggan dan terus memenuhi kebutuhan mereka secara efektif. Manfaat tambahan dari komunikasi horizontal adalah terbentuknya hubungan yang setara. Hubungan ini merupakan bagian penting dari kepuasan karyawan.
Pelatihan, seminar, rapat, dan konferensi khusus diadakan untuk karyawan grup perusahaan LUKOIL. Berkat ini, karyawan memiliki kesempatan untuk mendapatkan pengetahuan baru, berkomunikasi dengan rekan kerja dari kota lain, dan bertukar pengalaman profesional, serta menyelenggarakan pertukaran informasi yang intensif antar divisi dalam grup perusahaan. Semua hal di atas memungkinkan Anda untuk mengoordinasikan rencana dan jadwal untuk pasokan bahan baku, bahan dan produk setengah jadi, pemrosesan dan pengiriman produk akhir ke konsumen.
Komponen terpenting dari komunikasi dalam suatu organisasi adalah hubungan antara manajer dan bawahan. Hubungan ini merupakan bagian utama dari aktivitas komunikasi manajer. Penelitian menunjukkan bahwa 2/3 dari kegiatan ini dilakukan antara manajer dan yang dikelola. Selain pertukaran informasi antara manajer dan bawahan, ada pertukaran antara manajer dan kelompok kerjanya. Komunikasi dengan kelompok kerja secara keseluruhan memungkinkan pemimpin untuk meningkatkan efektivitas tindakan kelompok. Karena semua anggota kelompok berpartisipasi dalam pertukaran, setiap orang memiliki kesempatan untuk merenungkan tugas dan prioritas baru departemen, tentang bagaimana mereka harus bekerja sama, tentang perubahan yang akan datang dan kemungkinan konsekuensinya untuk departemen ini dan lainnya, tentang baru-baru ini. masalah dan pencapaian, proposal untuk rasionalisasi. ...
Karyawan perusahaan adalah tulang punggung potensi OAO "LUKOIL". Saat ini jumlah staf sekitar 150 ribu spesialis, yang beroperasi di lebih dari 60 wilayah Rusia dan 30 negara di dunia di empat benua. Mengingat profesionalisme karyawan dan kepuasan kerja yang menjadi dasar kemakmuran, maka perusahaan memiliki kebijakan manajemen personalia. Tugas utama dari kebijakan manajemen personalia adalah menciptakan sistem manajemen personalia di mana OAO "LUKOIL" akan memiliki status stabil "majikan pilihan" di pasar tenaga kerja.
Komunikasi di perusahaan ini dilakukan baik secara formal maupun informal.
Komunikasi formal juga sangat penting dalam kegiatan OAO LUKOIL. Mereka mencerminkan koneksi yang diperlukan untuk kinerja fungsi dan kekuasaan, koneksi ditentukan oleh sifat dan sistem distribusi fungsi.
Komunikasi semacam itu ada dalam bentuk pesan tertulis di atas kertas, media elektronik, melalui faks dan telepon. Ini termasuk: instruksi, perintah, insentif, sanksi, perintah, papan pengumuman yang dipasang informasi operasional, ucapan selamat atas hari libur, foto-foto karyawan terbaik.
Komunikasi ini memiliki keuntungan tertentu, karena dapat disimpan sebagai catatan dan sumber tautan; mereka sering kali lebih berhati-hati daripada komunikasi lisan dan kadang-kadang menghemat waktu dan uang. Komunikasi semacam itu digunakan untuk melakukan sejumlah besar dokumen saat menyimpulkan transaksi dan perjanjian, menetapkan bagan organisasi dan aturan untuk menyusun piagam grup perusahaan LUKOIL dan lainnya dokumen legal, untuk menerbitkan buletin, memorandum, menyusun kontrak dan keluhan, iklan dan siaran pers, menyajikan tindakan, mendelegasikan wewenang, uraian tugas, dan banyak hal lainnya. Komunikasi tersebut menyimpan dokumen untuk tujuan hukum.
Komunikasi informal muncul dalam proses komunikasi antara karyawan LUKOIL dengan berbagai kepentingan: sehari-hari, psikologis, dan situasional. Komunikasi ini tidak dicatat dalam dokumen organisasi atau persyaratan resmi apa pun. Mereka memainkan peran penting dalam aktivitas karyawan, menentukan suasana sosial dan psikologis kerja. Karyawan berkomunikasi satu sama lain melalui ICQ, serta berbicara langsung. Komunikasi semacam itu memfasilitasi pertukaran informasi yang cepat dan lengkap. Ini termasuk instruksi, ucapan selamat, komunikasi bisnis, penghargaan, teguran, dan rumor. Tetapi mereka sama sekali tidak mempersulit pekerjaan organisasi ini, tidak mendistorsi informasi yang diterima dari aparatur manajemen.
Kesimpulan pada bab kedua.
LUKOIL menunjukkan perilaku bisnis yang bertanggung jawab secara sosial: berinteraksi secara konstruktif dengan pemangku kepentingan; tahu bagaimana melakukan dialog dengan pihak berwenang di wilayah kehadiran, perwakilan masyarakat; politik sosial perusahaan tertanam dalam strategi pengembangan bisnis perusahaan secara keseluruhan. Karena perusahaan telah menerapkan prinsip-prinsip perilaku bisnis yang bertanggung jawab dalam praktik bisnisnya, ia memiliki margin keamanan tambahan, termasuk pada saat ini dalam kondisi krisis ekonomi. Karakteristik kegiatan seperti standar budaya perusahaan, kualitas manajemen, efisiensi biaya di semua bidang utama dari kebijakan perusahaan yang diterapkan semakin penting dari sudut pandang keberlanjutan perusahaan dan kepercayaan dari lingkungan eksternal.
Profesionalisme tinggi, komunikasi yang mapan, inovasi, budaya perusahaan yang berkembang, kepedulian terhadap spesialis muda, kebijakan sosial yang aktif - semua ini memastikan keberhasilan LUKOIL yang terjamin dalam semua urusan dan usahanya.
Kesimpulan
Komunikasi merupakan komponen yang paling penting dalam kegiatan setiap organisasi. Ini elemen penting memastikan efektivitas pengelolaannya. Hampir semua hal yang dilakukan pemimpin untuk memudahkan organisasi mencapai tujuannya membutuhkan komunikasi yang efektif. Menurut penelitian, seorang pemimpin menghabiskan 50 hingga 90% waktunya untuk komunikasi. Tampaknya luar biasa, tetapi menjadi dapat dimengerti ketika Anda menganggap bahwa pemimpin melakukan ini untuk memenuhi perannya dalam hubungan interpersonal, arus informasi dan proses pengambilan keputusan, belum lagi fungsi manajemen perencanaan, pengorganisasian, motivasi dan pengendalian. Justru karena pertukaran informasi dibangun ke dalam semua jenis utama kegiatan manajemen, komunikasi dianggap sebagai mata rantai dalam aktivitas organisasi. Kami dapat mengamati ini pada contoh analisis komunikasi OAO "LUKOIL". Kami meninjau sistem komunikasi internal dan eksternal perusahaan. Secara umum, kita dapat menyimpulkan bahwa komunikasi telah terjalin secara efisien dan berfungsi cukup berhasil.
Sebagai kesimpulan, kita dapat mengatakan bahwa hipotesis yang ditetapkan pada awal pekerjaan dikonfirmasi: manajemen komunikasi eksternal dan internal organisasi yang benar memiliki efek menguntungkan pada iklim di dalam tim, membentuk opini positif tentang organisasi dan berkontribusi untuk meningkatkan modal publisitasnya. Dengan demikian, tujuan yang ditetapkan telah tercapai, tugas telah diselesaikan.
1. Berezin V.M. Komunikasi massa: esensi, saluran, tindakan. / V.M. Berezin. - M .: Infra-M, 2003 .-- 275s.
2. Binetskiy A.E. Hubungan masyarakat: perlindungan kepentingan dan reputasi bisnis / A.E. Binetskiy. - M .: IKF "EKMOS", 2003. - 249s.
3. Varakuta, S. Humas / S. Varakuta, Yu. Egorov. - M.: Infra-M, 2003 .-- 370 hal.
4. Galumov E. A Dasar-dasar PR / E.A. Galumov. - M .: Delo, 2002 .-- 207s.
5. Grigorieva N.N. Manajemen komunikasi: kursus pelatihan (kompleks pendidikan-metodis) / N.N. Grigoriev. - M.: 2004.
6. Zverintsev A. B, Manajemen komunikasi / A. B. Kebun binatang. - St. Petersburg: Soyuz, 1997 .-- 198s.
7. Kapitonov E.N., Kapitonov A.E. Budaya perusahaan dan PR / E.N. Kapitonov, A.E. Kapitonov. - M .: ECC "Mart", 2003. - 416s.
8. Cutlip S.M., Center A. X., Broome G.M. Hubungan Masyarakat. Teori dan praktek / S.M. Cutlip, A.X. Center, G.M. sapu. - M .: Williams, 2005 .-- 412s.
9. Kverk B.I. Membuat koneksi / B.I. aneh. - M.: INFRA-M, 2006 .-- 324p.
10. Krylov A.N. Manajemen komunikasi dan Humas / A.N. Krylov. - M .: SOYUZ, 2000 .-- 215p.
11. Krylov A.N. Manajemen komunikasi: teori dan praktik / A.N. Krylov. - M: Rumah Penerbitan Institut Bisnis Nasional, 2002. - 228p.
12. Lavrinenko V.N. Psikologi dan etika komunikasi bisnis / V.N. Lavrinenko. - M .: UNITI, 1996 .-- 216s.
13. Lukicheva L.I. Manajemen organisasi / L.I. Lukichev. - M .: Infra-M, 2004 .-- 350s.
14. Marconi, D.PR. Panduan lengkap/ D. Marconi. - M.: Vershina, 2006 - 256 hal.
15. Mescon M.Kh., Albert M., Khedouri F. Dasar-dasar manajemen / M.Kh. Mescon, M. Albert, F. Hedouri. - M.: Delo, 1999 .-- 284p.
16. Pocheptsov G.G. Hubungan masyarakat untuk profesional / G.G. Pocheptsov. - M .: Refl-Buk, 2005 .-- 505s.
17. Seitel F.P., Hubungan Masyarakat Praktis / F.P. Seitel. - N. Novgorod .: I-Q, 1996 .-- 239s.
18. Sinyaeva, I.M. Humas di aktivitas komersial/ MEREKA. Sinyaeva. - M.: UNITI, 2003 .-- 350 hal.
19. Chumikov A.Ya., Bocharov M.P. Hubungan masyarakat: teori dan praktik / A.Ya. Chumikov, M.P. Bocharov. - M.: Delo, 2003 .-- 410s.
20. Alison Ticker. PR. Tutorial / Ticker Alison. - M .: Prospek, 2005 .-- 336s.
21. Yakovlev I.P. Humas dalam organisasi / I.P. Yakovlev. - SPb.: Petropolis, 2005 .-- hlm.470 hlm.
22. V.A. Melma. Sistem komunikasi internal dalam organisasi [Sumber daya elektronik] V.А. Melma - http://www.provisor.com.ua.
23. N. Gorgidze. Humas di Bank
24. Situs OJSC "Lukoil" - www.lukoil.ru [Sumber daya elektronik]
25. Polyakov D.Yu. Keterlibatan karyawan yang efektif: bagaimana mencapai timbal balik? [Sumber daya elektronik] - http://www.hr-portal.ru/article/
Seorang spesialis komunikasi internal diperlukan untuk sebuah perusahaan di mana beberapa puluh atau ratusan orang mengerjakan proyek. Orang seperti itu menjadi sangat diperlukan jika karyawan bekerja dari jarak jauh, jika kantor berlokasi di berbagai belahan dunia dan zona waktu. Tugas spesialis komunikasi internal adalah menyinkronkan pekerjaan departemen yang berbeda, memantau iklim mikro dalam tim, dan mengatur waktu luang bersama untuk rekan kerja. Tapi ada tanggung jawab lain juga. Secret meminta beberapa profesional komunikasi internal untuk membicarakan pekerjaan mereka.
Zlata Nikolaeva
Kepala Komunikasi Eksternal Qlean, mantan RBC, mantan Afisha-Rambler
Bayangkan sebuah perusahaan beranggotakan sepuluh orang, termasuk CEO, pengembang, dan akuntan. Kepala perusahaan semacam itu mungkin tidak perlu membuat komunikasi khusus dengan tim. Semuanya jelas dan begitulah: orang berkomunikasi satu sama lain, mencari tahu berita tentang perusahaan dan pasar tempat mereka bekerja, merayakan liburan bersama, dan mengalami kemunduran. Tidak ada alat tambahan yang diperlukan di sini, kecuali untuk surat dan kurir, istirahat asap dan pihak perusahaan dalam format "Tutup pembukaan di kantor". Namun, jika tim mempekerjakan beberapa lusin orang, dan tidak semua orang berkomunikasi satu sama lain (yang benar-benar normal), perlu dipertimbangkan bahwa semua karyawan diberi tahu tentang apa yang terjadi di perusahaan, tentang masa kini dan masa depannya. Jika ini adalah perusahaan yang terdiri dari beberapa ratus orang, ini bisa menjadi sangat penting.
Tidak perlu membuat kultus kargo dari konsep komunikasi internal, kata mereka, sekarang kita akan menyewa manajer khusus, dan dia akan melakukan keajaiban untuk kita. Pertama-tama, penting untuk memahami dengan tepat apa yang ingin Anda capai dengan bantuan komunikasi internal. Apakah Anda ingin karyawan Anda berdoa untuk Anda, puas, bahagia, dan terburu-buru bekerja setiap hari dengan kupu-kupu di perut mereka? Ini tidak realistis, dan tidak ada komunikasi yang dapat mencapainya.
Penting bagi setiap orang untuk mencapai beberapa tujuan: agar karyawan diberi tahu tentang apa yang terjadi di perusahaan dan proyek-proyek utamanya, untuk mengetahui rencana perusahaan (produk, pemasaran, dan lainnya), untuk mengetahui orang-orang kunci dari perusahaan. perusahaan dengan nama dan pandangan. Dan idealnya, dia tahu bahwa majikan tidak peduli tentang dia, bahwa dia dijaga, karena dia adalah bagian penting dari mekanisme. Ada tugas lain: agar karyawan dapat bersantai dan bersenang-senang dengan rekan kerja, dalam bentuk apa pun, bir di hari Jumat, membangun tim, atau pesta perusahaan. Ini adalah hal yang hebat dan berguna, percakapan dalam suasana informal menyatukan orang-orang. Hal utama adalah tidak berlebihan dan tidak memaksa tim untuk menyanyikan lagu perusahaan pada hari Senin jam 10 pagi.
Sangat penting bagi orang-orang untuk mengetahui apa yang mereka lakukan, mengapa, dan bagaimana "apa" dan "mengapa" ini terkait dengan vektor umum pergerakan perusahaan.
Di Qlean, belum ada kebutuhan besar untuk pekerjaan serius pada komunikasi internal, kami tidak terlalu besar, dan ada cukup alat seperti Slack. Pada pekerjaan sebelumnya, saya tidak memiliki KPI, hanya ada tugas dan deadline. Misalnya, setiap hari Jumat perlu mengirim surat dengan berita perusahaan, jika ada berita mendesak, perlu segera disiapkan dan dikirim. Tidak mudah untuk mengevaluasi hasilnya; lagipula, seseorang mungkin tidak membaca, tidak mendengarkan, tidak tahu dan tidak ingin tahu. Semua orang berbeda, dan begitu juga karyawan Anda yang tersayang. Ketika dalam kasus terjadinya situasi non-standar dan dengan pertanyaan apa pun yang tidak dapat dipahami, karyawan berpaling kepada Anda sebagai "mengetahui jawaban atas semua pertanyaan, atau mengetahui siapa yang harus dihubungi" - inilah hasilnya.
Kami tidak memiliki skandal serius yang menyebabkan reaksi kekerasan di dalam tim. Pertama, semua orang bersemangat tentang pekerjaan mereka dan sering mencatat beberapa hal kemudian. Kedua, jika seseorang ingin bertanya: "Apakah ini posisi perusahaan?" atau "Apakah kamu tidak gila?" - dia (dia) mengajukan pertanyaan di Slack yang sama, misalnya. Kami dengan tenang berdiskusi, berdebat, bahkan bersumpah, dan semua orang dapat dengan wajar mengatakan kepada yang lain: “Menurut saya Anda berperilaku (berperilaku) *** ". Beberapa situasi kontroversial dan solusinya sebagian besar terletak di bidang komunikasi eksternal.
Evgeniya Shipova
Manajer Komunikasi Uber di Rusia
Di Uber, sistem komunikasi internal dibangun dengan baik dan berfungsi karena perusahaan sangat membutuhkannya. Fokus bisnis kami adalah meningkatkan efisiensi proses, meningkatkan dan menyederhanakannya. Itulah mengapa komunikasi yang konstan antara anggota tim, transfer pengalaman berdasarkan hasil proyek yang sudah dilaksanakan sangat penting. Komunikasi internal dan manajemen internal membantu Anda membuat keputusan lebih cepat dan bergerak maju.
Komunikasi internal sangat penting bagi perusahaan dengan pertumbuhan tinggi. Jika kita berbicara tentang Uber dan skala pertumbuhan bisnis, maka per 31 Desember 2015, pengguna telah melakukan satu miliar perjalanan melalui platform di seluruh dunia. Pada pertengahan Juni 2016, angka ini berlipat ganda. Pada saat yang sama, untuk menghasilkan satu miliar pertama, kami membutuhkan waktu sekitar enam tahun (dari saat perusahaan didirikan pada 2009 hingga akhir 2015), kemudian untuk mencapai yang kedua - hanya enam bulan.
Perusahaan kami memiliki sekitar 7000 karyawan. Aplikasi ini tersedia di lebih dari 500 kota di seluruh dunia, dan ada karyawan perusahaan di setiap kota. Seleksi karyawan dan manajemen bekerja dengan mereka bertujuan untuk memastikan bahwa orang memahami bagaimana peran mereka mempengaruhi pekerjaan perusahaan - bahkan di posisi paling junior atau dalam fungsi yang secara tradisional dianggap oleh perusahaan sebagai "fungsi pendukung", yaitu, tidak tugas inti.
Dalam hal ini, sangat penting untuk terus-menerus bertukar informasi - dan tidak hanya dengan karyawan departemen Anda, tetapi dengan departemen lain dan kolega dari negara yang berbeda. Di Uber, ini terjadi secara teratur. Setiap karyawan tahu bahwa pertemuan semacam itu adalah kesempatan untuk memahami apa yang telah dilakukan timnya selama periode tertentu, bagaimana hal itu berbeda dari apa yang telah dilakukan tim di negara lain. Ini membantu menghindari situasi di mana kita menemukan kembali kemudi. Memanfaatkan pengalaman rekan kerja membantu meningkatkan apa yang telah mereka lakukan, tetapi dapat diterapkan pada kondisi lokal, dengan mempertimbangkan kemungkinan kesalahan.
Sangat penting untuk memecah tugas menjadi beberapa komponen, menetapkan tujuan untuk tim dan merencanakan pekerjaan mereka untuk waktu yang singkat (misalnya, satu atau dua minggu) dan melaporkan hasilnya. Ini membantu mengalokasikan sumber daya secara efisien dan mencapai hasil, bahkan ketika ada banyak tugas dan semuanya memerlukan respons simultan.
Di antara alat: obrolan internal, telekonferensi, alat perencanaan, kemampuan untuk mengakses berbagai dokumen dari jarak jauh dari kantor yang berbeda. Semua alat ini mengurangi birokrasi, membantu meningkatkan efisiensi dan transparansi proses, dan mempermudah pertukaran informasi.
Sangat penting untuk dapat dengan cepat menemukan informasi yang Anda butuhkan. Untuk melakukan ini, Uber menggunakan sumber daya internal (di mana Anda dapat dengan mudah menemukan dokumen tertentu). Perusahaan memiliki unit lintas fungsi yang mengetahui apa yang sedang dilakukan di lapangan dan dapat menemukan orang yang tepat kapan saja untuk meminta informasi yang diperlukan darinya. Sebagai aturan, mengikuti hasil proyek besar tim membuat apa yang disebut buku pedoman, yang kemudian tersedia untuk semua karyawan. Tujuan dari buku pedoman adalah untuk menggambarkan secara singkat proyek yang dilaksanakan dan hasilnya, menunjukkan kesulitan apa yang harus dihadapi dan apa yang dapat diperbaiki. Ini membantu tim baru memulai proyek baru, sudah memiliki pengalaman yang sebelumnya.
Poin penting: komunikasi internal yang mapan membantu menyingkirkan birokrasi. Di Uber, fungsi komunikasi internal dilakukan oleh karyawan itu sendiri, tetapi masing-masing di wilayahnya sendiri. Hampir setiap divisi memiliki halamannya sendiri di sumber daya internal, di mana Anda dapat menemukan informasi tentang proyek terbaru, temukan karyawan yang tepat... Tidak ada karyawan terpisah yang secara eksklusif menangani komunikasi internal.
Situasi di mana ada konflik atau kesalahpahaman antar departemen agak tidak mungkin, karena setiap orang memiliki KPI sendiri yang merupakan bagian dari KPI dari fungsi global atau negara. Kelompok kerja untuk proyek selalu dibuat, terutama saat meluncurkan kota baru, fungsi baru dalam aplikasi, produk baru. Sebagai aturan, dalam setiap situasi, tim bekerja sama yang bertanggung jawab untuk membangun proses untuk bekerja dengan pengemudi, pemasaran, komunikasi, pengacara, dan departemen lain.
Janis Dzenis
Direktur Humas Aviasales
Fakta bahwa Anda tidak mengenal semua kolega Anda dengan nama depan mereka bisa menjadi sinyal yang pasti untuk mengaktifkan komunikasi internal. Dan poin kedua: jauh lebih mudah untuk mengerjakan sesuatu ketika semua karyawan memahami mengapa dan untuk siapa mereka bekerja.
Selain Aviasales, kami memiliki tiga merek lagi, dan jumlah produk tidak selalu dapat dihitung. Mari tambahkan geografi ke ini: pengembangan seluler berlokasi di St. Petersburg, beberapa programmer berangkat ke Moskow untuk musim panas, pekerjaan pendukung dari Vilnius, dan sebagian besar karyawan berlokasi di Phuket (total ada 150 orang di perusahaan ). Akibatnya, kami mendapatkan kebutuhan terkuat untuk menghubungkan semua orang ini.
Ini, tentu saja, bukan tentang pihak perusahaan. Orang-orang dapat pergi sepanjang akhir pekan di provinsi tetangga hanya karena mereka tertarik bersama dan dalam hal ini peran penting HR adalah menemukan orang-orang yang nyaman satu sama lain. Tugas komunikasi internal adalah mengidentifikasi tempat-tempat "tipis" (di mana informasi hilang) dan menciptakan situasi untuk komunikasi.
Dalam hal penyampaian pesan, kami menyiarkan dari pertemuan triwulanan dari Phuket, di mana CEO memberi tahu apa yang terjadi di perusahaan dan apa yang menantinya di masa depan. Menonton siaran ini tentu saja opsional, namun menurut perasaan saya, semua orang yang sedang online saat ini menontonnya, karena semua orang tertarik. Selain siaran triwulanan, ada surat bulanan kepada semua karyawan dengan laporan: tidak ada cuci otak, hanya angka dan fakta. Jika ada yang ingin berbicara tentang "misi perusahaan", mereka mungkin akan dilemparkan ke dalam kolam.
Riset internal dan wawancara adalah cara yang baik untuk memahami apakah komunikasi berhasil. Masuk akal untuk memasukkan pertanyaan yang relevan dalam Survei Karyawan / Penilaian Kinerja Satu-ke-satu dan melacak proyek yang muncul di persimpangan tim yang berbeda, jika itu tujuannya. Bahkan, terkadang stiker di laptop menjadi elemen komunikasi internal.
Jika tujuan komunikasi internal adalah semacam sinergi, KPI dapat berada dalam proyek yang muncul di persimpangan produk dan tim yang berbeda.
Kami memiliki saluran umum di Slack, di mana setiap orang dapat mengekspresikan diri mereka dengan cukup tenang. Jika kamu ingat
Direktur Departemen Komunikasi Museum Politeknik
Dalam proyek skala besar seperti Museum Politeknik, sistem komunikasi internal yang jelas dan dipikirkan dengan matang sangat diperlukan. Saya sekarang berpikir tentang bagaimana menyatukan tim Polytech yang tersebar di Moskow. Sebelum 2018, kami tidak akan menemukan diri kami di sebuah bangunan bersejarah di Lubyanka, tetapi pameran kami di VDNKh dan situs lainnya, laboratorium ilmiah di ZIL, Dana Terbuka di Tekstilshchiki terus ada sepenuhnya. Penting bagi karyawan untuk memahami apa yang dilakukan departemen tertentu di museum agar tidak menyimpang dari kursus umum. Kepala departemen harus bertemu setidaknya sekali seminggu. Dan juga perlu untuk menulis tindak lanjut dari pertemuan seperti itu: selalu dan tidak di atas meja. Surel, kelompok kerja dan situs web perusahaan yang jelas harus digunakan secara aktif dalam pekerjaan. Dan disarankan untuk pergi jumlah minimal bekerja chatting di Facebook.
Rapat dan dokumen umum di Google Documents banyak membantu kami, alat yang jelas untuk semua orang yang mudah digunakan baik online maupun offline. Trello dan Slack adalah program yang berguna untuk tim kecil. Kami sedang mempersiapkan salah satu proyek terbesar tahun ini, Festival Film Sains dan Teknologi 360°. Kurator eksternal dan tiga departemen kami sedang mengerjakannya. Untuk menyinkronkan dan menyelesaikan masalah dengan cepat, semuanya digunakan - dari Google Documents hingga instant messenger.
Setelah pelatihan "Konteks" ( kursus bisnis Hubungan), saya mulai memperhatikan betapa pentingnya mempercayai tim Anda dan sejujurnya mengartikulasikan semua pro dan kontra dari apa yang dikandung. Orang-orang ingin memahami tujuan utama, melihat keterkaitan proses, dan menerima penjelasan rinci. Dan yang paling penting adalah umpan balik atas pekerjaan yang dilakukan.
Selain itu, Anda memerlukan perjalanan, pertunjukan siang, pertemuan di mana ide-ide didiskusikan (dan selalu dalam suasana yang bersahabat, tanpa suasana "di sekolah di depan deuce"), etika korespondensi kerja, rasa hormat terhadap ruang pribadi - tampaknya semuanya penting ketika datang ke tim. Hasil dari pekerjaan seperti itu, menurut saya, diekspresikan dalam antusiasme yang lebih besar dari orang-orang, dedikasi mereka, dan sebagai hasilnya - dalam indikator kinerja yang lebih baik. Saya terkesan dengan pendekatan liris di sini: semua anggota tim tidak boleh acuh tak acuh terhadap hasil akhir. Penting untuk bekerja sama, bukan saling bertentangan.
Foto sampul: Thinkstock
