Audit personalia (jenis dan tarif). Audit personalia pada contoh organisasi Perusahaan yang menyediakan jasa audit personalia

Sedang mengerjakan catatan personel adalah wajib untuk setiap perusahaan dan melibatkan pengembangan banyak dokumen. Semua dokumen kepegawaian harus dalam keadaan rapi, dalam hal ini perusahaan tidak takut dengan risiko pelanggaran hukum perburuhan seperti audit pemerintah, denda, penghentian kegiatan, diskualifikasi, perselisihan perburuhan dengan karyawan. Tetapi tidak semua majikan memperhatikan perilaku yang benar pekerjaan kantor personalia dan kualitas dokumen kepegawaian, mengakibatkan kekacauan dalam dokumen. Melakukan audit personel akan membantu mengidentifikasi kesalahan dalam pelaksanaan catatan personel dan menyusun dokumen.

Audit kepegawaian adalah prosedur untuk menilai sistem manajemen dokumen kepegawaian yang telah dikembangkan dalam pelaksanaan catatan kepegawaian, termasuk memeriksa ketersediaan semua dokumen kepegawaian wajib dan pemeriksaan dokumentasi kepegawaian untuk kepatuhan dengan undang-undang saat ini. Federasi Rusia, untuk meminimalkan risiko hukuman yang terkait dengan audit kepatuhan hukum ketenagakerjaan, serta risiko perselisihan perburuhan dan keluhan karyawan.

Audit SDM harus dilakukan dalam kasus berikut:

selama pemeriksaan negara yang akan datang;
saat mengganti spesialis SDM;
dengan ancaman verifikasi setelah pemecatan karyawan yang tersinggung (tidak membayar upah, bonus, pemecatan atas inisiatif majikan);
ketika mengubah manajemen perusahaan;
ketika undang-undang berubah.

Anda dapat melakukan audit personalia sendiri atau mempercayakannya kepada organisasi pihak ketiga. Ada perusahaan khusus yang melakukan audit personalia, mereka akan memeriksa dan menulis laporan terperinci yang akan menunjukkan kesalahan dan pelanggaran, serta rekomendasi untuk penghapusannya. Tetapi layanan mereka mahal, jadi tidak semua manajer setuju untuk beralih ke perusahaan semacam itu.

Dalam hal ini, melakukan audit dokumentasi personel sendiri akan membantu. Untuk melakukan ini, Anda perlu mengeluarkan perintah untuk melakukan audit, menentukan tujuan dan waktunya, dan juga mendaftarkan orang yang akan melakukan audit personalia.

Setelah dikeluarkannya perintah tersebut, perlu ditentukan tahapan-tahapan audit kepegawaian. Dari definisi audit kepegawaian, maka tahap pertama adalah memeriksa ketersediaan semua dokumen kepegawaian wajib, dan yang kedua adalah pemeriksaan kepatuhan dokumentasi kepegawaian dengan undang-undang saat ini. Mari kita pertimbangkan secara lebih rinci setiap tahap audit personalia.

Memeriksa ketersediaan dokumen kepegawaian wajib

Majikan bertanggung jawab atas tidak adanya dokumen personel wajib yang ditentukan oleh undang-undang perburuhan Federasi Rusia, oleh karena itu, ketika melakukan audit personalia, langkah pertama adalah menentukan daftar dokumen tersebut dan memeriksa ketersediaannya di perusahaan.

Dokumen kepegawaian wajib dapat dibagi menjadi dua kelompok:

dokumen yang bersifat wajib bagi semua perusahaan, apapun bentuk hukum dan bidang kegiatannya;
dokumen yang menjadi wajib dalam kondisi tertentu.

Kelompok pertama mencakup dokumen, yang kewajibannya ditentukan dalam undang-undang perburuhan, misalnya, dokumen lokal peraturan, yang dikembangkan oleh masing-masing pemberi kerja secara independen dan yang mencerminkan kondisi kerja di organisasi khusus ini. Daftar semua dokumen yang termasuk dalam kelompok ini diberikan pada Tabel 1.

Tabel 1 Dokumen SDM Wajib untuk Semua Pemberi Kerja


Aturan internal Jadwal kerja	Seni. 189, 190 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia
Peraturan tentang perlindungan data pribadi	paragraf 8 Seni. 86 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia
instruksi perlindungan tenaga kerja	Seni. 212 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia
Peraturan tentang upah	Seni. 135 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia
Jadwal liburan	Seni. 123 Kode Perburuhan Federasi Rusia
kepegawaian	Seni. 57 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia
Lembar waktu	Seni. 91, 99 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia
Pesanan untuk bisnis inti	Instruksi untuk mengisi formulir T-3 Keputusan Komite Statistik Negara 25 Desember 1998 No. 132 "Atas persetujuan bentuk terpadu dari dokumentasi akuntansi utama untuk akuntansi untuk operasi perdagangan", pasal 45 Keputusan Pemerintah dari Federasi Rusia 16 April 2003 No. 225 "Pada buku kerja", dll. .
Buku akuntansi untuk pergerakan buku kerja dan sisipan di dalamnya
Buku pendapatan dan pengeluaran untuk akuntansi untuk bentuk buku kerja dan sisipan di dalamnya	paragraf 40, 41 Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 16 April 2003 No. 225 "Tentang buku kerja"
Jurnal akuntansi untuk berlalunya instruksi tentang perlindungan tenaga kerja	klausul 2.1.3 Keputusan Kementerian Perburuhan Federasi Rusia dan Kementerian Pendidikan Federasi Rusia 12 Februari 2003 No. 1 “Atas persetujuan Prosedur untuk pelatihan perlindungan tenaga kerja dan pengujian pengetahuan tentang persyaratan perlindungan tenaga kerja untuk karyawan organisasi”
Buku catatan tindakan pengendalian	Bagian 8 Seni. 16 hukum federal tanggal 26 Desember 2008 No. 294-FZ “Tentang Perlindungan Hak badan hukum Dan pengusaha perorangan dalam pelaksanaan penguasaan negara (pengawasan) dan pengawasan kota”
Kontrak kerja	Seni. 56, 57, 67 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia
Riwayat pekerjaan	Seni. 65, 66 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia
Kartu pribadi	klausul 12 Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 16 April 2003 No. 225 "Tentang buku kerja"
Pesanan untuk personel	Seni. 62, 68, 84.1, dll.
Pernyataan karyawan	Seni. 80, 127, 128, 255 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, dll.

Kelompok kedua termasuk dokumen yang menjadi wajib dengan adanya kondisi tertentu, yang mungkin disebabkan oleh spesifikasi organisasi atau jika referensi dibuat untuk dokumen-dokumen ini di kontrak kerja, peraturan daerah atau dokumen lainnya. Daftar dokumen tersebut diberikan dalam Tabel 2.

Tabel 2 Dokumen yang dapat menjadi wajib dalam kondisi tertentu

Dokumen	Kondisi di mana dokumen menjadi wajib
Deskripsi pekerjaan
Peraturan tentang bonus	Jika sistem insentif material tidak ditentukan dalam kontrak kerja, kesepakatan bersama, peraturan tentang remunerasi atau peraturan ketenagakerjaan internal
Daftar jabatan pegawai dengan jam kerja tidak teratur	Jika organisasi memiliki mode operasi seperti itu
jadwal shift	Jika kerja shift diperkenalkan dalam organisasi
Tidak Terungkapnya Rahasia Dagang	Jika kontrak kerja mengatur pemeliharaan rahasia dagang oleh karyawan
Kesepakatan bersama	Jika kesepakatan telah dicapai tentang hal ini antara karyawan dan majikan
Kesepakatan bersama kewajiban	Jika organisasi melakukan pekerjaan sesuai dengan Daftar Pekerjaan, selama kinerja yang tanggung jawab kolektif (tim) dapat diperkenalkan
Perjanjian tentang tanggung jawab individu penuh	Jika organisasi mempekerjakan karyawan - orang yang bertanggung jawab secara finansial

Pengusaha juga dapat menyetujui peraturan lokal lainnya, yang kehadiran wajibnya tidak diabadikan dalam undang-undang perburuhan, tetapi mereka dapat secara signifikan membantu dalam pekerjaan, misalnya, peraturan tentang departemen, personel, sertifikasi, dll.

Langkah terakhir dari tahap pertama audit personalia adalah verifikasi dokumen – dokumen mana yang tersedia dan mana yang perlu dikembangkan. Untuk memudahkan, hasil rekonsiliasi dapat diringkas dalam tabel (Tabel 3)

Tabel 3 Rekonsiliasi dokumen

Pemeriksaan dokumen

Setelah kami menentukan daftar dokumen wajib, memeriksa ketersediaannya, perlu untuk memeriksa kebenaran pelaksanaannya, serta kepatuhan terhadap persyaratan hukum.

Jadi, pada tahap ini isi dokumen kepegawaian diperiksa. Periksa semua dokumen yang dimiliki perusahaan.

Saat meninjau peraturan lokal, perlu untuk memeriksa bahwa mereka tidak memperburuk posisi karyawan dibandingkan dengan undang-undang ketenagakerjaan dan mengungkapkan kondisi kerja perusahaan. Semua karyawan harus memahami peraturan lokal tentang tanda tangan. Saat memeriksa peraturan setempat, perlu menggunakan artikel yang relevan dari Kode Perburuhan Federasi Rusia.

Persetujuan harus ditandatangani dengan setiap karyawan untuk pemrosesan dan transfer data pribadinya, jika sertifikat dikeluarkan untuk karyawan, atas permintaannya, maka untuk setiap sertifikat karyawan harus menulis persetujuan tertulis untuk transfer data pribadinya ke pihak ketiga.

Dalam jadwal liburan, tidak hanya liburan yang direncanakan yang harus ditunjukkan, tetapi catatan juga harus dibuat tentang liburan yang sebenarnya, tentang transfer liburan. Karyawan harus diberi pemberitahuan tertulis dua minggu tentang tanggal dimulainya cuti.

Organisasi harus up-to-date kepegawaian, yang disetujui berdasarkan pesanan, jika perubahan dilakukan pada tabel kepegawaian, maka perintah harus dikeluarkan untuk mengubah tabel kepegawaian.

Timesheets harus untuk setiap bulan, timesheets harus menampilkan informasi tentang semua karyawan (liburan, hari sakit, absensi, dll).

Melihat melalui dokumen administrasi, perlu untuk memeriksa bahwa pesanan untuk personel disimpan secara terpisah dari pesanan untuk kegiatan inti. Jika perusahaan tidak menggunakan bentuk-bentuk dokumen yang seragam, tetapi telah mengembangkan dan menggunakan formulirnya sendiri, maka bentuk-bentuk dokumen tersebut harus disetujui atas perintah pimpinan perusahaan.

Saat mengaudit buku kerja, perlu untuk memeriksa keberadaan pesanan untuk kegiatan utama penunjukan orang yang bertanggung jawab untuk memelihara buku kerja. Semuanya buku kerja harus didaftarkan dalam pembukuan untuk perpindahan buku kerja dan sisipan di dalamnya, semua buku harus tersedia dan semua entri (penerimaan, transfer, penghargaan) harus dibuat di dalamnya, sisipan harus dijahit ke dalam buku kerja. Majikan harus membeli sendiri formulir-formulir buku kerja dan sisipan-sisipannya dan memasukkannya ke dalam buku pemasukan dan pengeluaran untuk memperhitungkan bentuk-bentuk buku kerja dan sisipan-sisipan di dalamnya. Formulir buku kerja dan sisipan harus disimpan di departemen akuntansi yang mengelola buku pendapatan dan pengeluaran, transfer formulir ke departemen personalia dilakukan berdasarkan catatan layanan atau aplikasi dari orang yang bertanggung jawab untuk memelihara buku kerja. Buku kerja dan sisipan baru dikeluarkan untuk karyawan berdasarkan aplikasi mereka.

Kontrak kerja harus diselesaikan dengan setiap karyawan, isi kontrak kerja harus mematuhi Pasal 57 Kode Perburuhan Federasi Rusia, yaitu, kontrak kerja setidaknya harus berisi informasi dan ketentuan yang diatur dalam artikel ini.

Perhatikan kebenaran pengisian kartu pribadi pegawai, harus berisi data yang up-to-date, kartu harus untuk masing-masing pegawai. Kode harus ditunjukkan dalam kartu pribadi dan karyawan harus dibiasakan dengan semua informasi tentang penerimaan dan transfer dengan tanda tangan.

Semua jurnal kepegawaian harus diberi nomor, dijilid dan dimeteraikan dengan cap dan tanda tangan pimpinan perusahaan, dan pembukuan pembukuan pergerakan buku kerja dan sisipan di dalamnya serta buku pemasukan dan pengeluaran untuk pembukuan bentuk-bentuk buku kerja. dan sisipan di dalamnya disegel atau disegel dengan segel lilin.

Menyusun hasil audit personalia

Berdasarkan hasil audit personalia, orang yang melakukan audit membuat laporan hasil audit. Laporan audit SDM menampilkan kesalahan yang teridentifikasi dan tindakan yang diperlukan untuk menghilangkan kesalahan ini, menarik kesimpulan tentang status catatan personel dan risiko yang dihadapi perusahaan.

Laporan dapat dibagi menjadi dua blok.

Di blok pertama, jelaskan hasil audit dokumen kepegawaian wajib untuk perusahaan (peraturan daerah, pesanan untuk kegiatan inti, kepegawaian, jadwal liburan, dll.).

Pada blok kedua, uraikan hasil pemeriksaan dokumen kasus masing-masing karyawan (kontrak kerja, kartu pribadi, sosialisasi peraturan daerah, buku kerja).

Contoh dari latihan:

Menurut hasil audit personel, yang kami lakukan di klien perusahaan kami, pelanggaran individu terhadap catatan personel dan situasi risiko diidentifikasi:

Tidak ada peraturan daerah yang bersifat wajib.
Tidak ada dokumen kepegawaian.
Tidak ada jadwal liburan.
Tidak ada timesheets.
Tidak ada catatan HR wajib.
Tidak ada perintah untuk kegiatan utama pencatatan personalia.
Tidak ada perintah personel.
Tidak ada kartu karyawan pribadi.
Tidak ada dokumen sosialisasi peraturan daerah.
Tidak ada persetujuan untuk pemrosesan dan transfer data pribadi.
Tidak ada deskripsi pekerjaan yang dilaksanakan dengan benar untuk karyawan, meskipun kontrak kerja mengacu pada deskripsi pekerjaan.
Penanggung jawab Perusahaan belum diperiksa untuk diskualifikasi.
Kesalahan yang dibuat dalam isi kontrak kerja, seperti: data paspor karyawan dan NPWP majikan hilang, tidak ada ketentuan tentang asuransi wajib karyawan, frekuensi dan tanggal pembayaran upah tidak ditentukan, tanggal dimulainya pekerjaan tidak disebutkan.
Buku kerja pegawai tidak dipelihara dengan benar, yaitu: di banyak buku kerja, entri pada penerimaan, transfer tidak dibuat, entri dibuat salah dalam pembukuan.

Untuk menghilangkan pelanggaran ini, kami menulis laporan terperinci tentang hasil audit personel dan memberikan instruksi untuk memperbaiki setiap pelanggaran. Akibatnya, klien dengan cepat menyusun dokumen, mengikuti rekomendasi terperinci.

Tidak ada keraguan bahwa audit SDM adalah alat yang paling penting untuk mengurangi risiko yang terkait dengan pelanggaran catatan SDM. Banyak manajer percaya bahwa audit personalia adalah prosedur yang tidak perlu dan mahal bagi siapa pun, tetapi ini adalah pendapat yang salah, karena audit personalia akan membantu menentukan keadaan sebenarnya, mengidentifikasi pelanggaran dan kesalahan. Perubahan khusus dalam undang-undang perburuhan, kompleksitas penerapannya yang benar, inspeksi yang lebih sering terhadap majikan oleh inspektorat ketenagakerjaan dan badan pengatur lainnya, tanggung jawab yang lebih berat atas pelanggaran hak buruh karyawan menunjukkan perlunya audit personalia. Audit personalia dapat dilakukan sendiri, dan artikel ini menjelaskan prosedur untuk melakukannya.

Sebagai bagian dari jenis pekerjaan ini, peraturan lokal utama perusahaan diperiksa (peraturan perburuhan internal, peraturan tentang remunerasi, peraturan tentang perlindungan data pribadi karyawan, tindakan lokal tentang perlindungan tenaga kerja, ketersediaan kontrak kerja, dll.) dan penerapannya.

Harga - dari 40.000 gosok.

Melakukan audit berdasarkan sampel dokumen kepegawaian. Basis dan ukuran sampel ditentukan oleh hasil analisis tugas klien. Rata-rata, untuk berkenalan dengan catatan personel organisasi dan mengidentifikasi kelemahan verifikasi dokumen kepegawaian yang berkaitan dengan 20% karyawan yang menduduki berbagai posisi (dari karyawan "biasa" hingga manajer) dilakukan. Namun, ukuran sampel spesifik selalu ditentukan dalam interaksi dengan klien, tergantung pada kebutuhannya.

Contoh situasi di mana audit selektif dapat dilakukan:

Penting untuk memeriksa dokumen personel yang terkait dengan "zona berisiko tinggi", yaitu area kegiatan organisasi di mana pelanggaran paling sering terjadi. Zona tersebut dapat diidentifikasi setelah percakapan awal. auditor profesional dengan klien.
Contoh daerah berisiko tinggi: pendaftaran hubungan kerja, termasuk dengan warga negara asing; pendaftaran hubungan dengan karyawan yang bertanggung jawab secara finansial; prosedur penyelesaian dengan karyawan, dll.
Peraturan lokal organisasi dianalisis.
Penerapan tindakan lokal untuk karyawan terpilih diperiksa.
Dokumen kepegawaian lainnya diperiksa sehubungan dengan satu karyawan atau beberapa karyawan (atas permintaan majikan), seperti: kontrak kerja, kartu T-2, buku kerja, pesanan personel, lembar waktu, dll.
Situasi lain ketika kebutuhan organisasi adalah untuk memeriksa segmen terpisah dari catatan personel.

Harga - dari 95 000 gosok.

Ini melibatkan pemeriksaan komprehensif semua dokumen personel organisasi secara penuh, serta sistem pengorganisasian manajemen dokumen personel secara keseluruhan. Akibatnya, auditor mendapatkan gambaran lengkap tentang catatan personel organisasi dan memberikan rekomendasi terperinci tentang cara mengoptimalkan catatan personel dan menghilangkan pelanggaran yang teridentifikasi.

Secara khusus, selama audit penuh, dokumen-dokumen berikut diperiksa:

Peraturan lokal (peraturan ketenagakerjaan internal, peraturan tentang remunerasi, peraturan tentang perlindungan data pribadi karyawan, tindakan lokal tentang perlindungan tenaga kerja, ketersediaan kontrak kerja, dll.).
Kontrak kerja, buku kerja, daftar staf, Deskripsi pekerjaan, kartu pribadi karyawan dan dokumen lain yang akan diterbitkan sehubungan dengan karyawan.
Perintah personel (instruksi) (pada penerimaan karyawan, pemindahan karyawan, pemutusan kontrak kerja, pengiriman dalam perjalanan bisnis, dll.), serta alasan pesanan (aplikasi, memorandum , dokumen lainnya).
Perjanjian tanggung jawab.
Jurnal dan buku pendaftaran.
Dokumen kepegawaian lainnya.

Selama audit personel penuh, tidak hanya keberadaan dokumen personel dan kepatuhan terhadap aturan untuk persiapannya diperiksa, tetapi juga pengenalan yang tepat dari karyawan dengan dokumen wajib, kepatuhan terhadap aturan penyimpanan dan pembukuan dokumen dan lain-lain masalah kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan.

Harga - dari 95 000 gosok.(tergantung pada jumlah karyawan perusahaan yang memesan layanan).

Seperti yang ditunjukkan oleh praktik pelaksanaan audit internal dokumen kepegawaian di banyak organisasi, prosedur seperti itu diperlukan, karena keadaan pengusaha jarang sepenuhnya ideal. Artikel tersebut akan membantu petugas personalia dan pengacara untuk membenarkan risiko yang mungkin timbul jika terjadi pelanggaran terhadap peraturan dan larangan yang ditetapkan oleh undang-undang perburuhan Federasi Rusia.

Di Federasi Rusia, tidak ada tindakan hukum pengaturan yang mengatur prosedur untuk melakukan audit personalia internal (berlawanan dengan audit akuntansi). Dalam hal ini, perlu untuk menangani beberapa pertanyaan:

Apa itu audit SDM internal?

Ini adalah serangkaian tindakan yang mencakup mendiagnosis kebenaran hukum dan administrasi dalam menyusun peraturan lokal (LNA) dan dokumen personel pemberi kerja, memberikan rekomendasi dan, jika perlu, melakukan pekerjaan untuk menghilangkan kesalahan dalam dokumen personalia.

Apa tujuan dari audit SDM internal?

Tujuan dari pelaksanaan adalah untuk meningkatkan kegiatan layanan personel dan meminimalkan kemungkinan risiko bagi pemberi kerja. Memantau risiko yang mungkin dihadapi oleh pemberi kerja dalam proses lulus inspeksi oleh agensi pemerintahan dan/atau penyelesaian perselisihan perburuhan yang muncul dengan karyawan - salah satunya aspek kritis audit personel internal.

Kapan audit SDM internal dilakukan?

Saat mengganti pegawai yang bertanggung jawab memelihara manajemen catatan kepegawaian (selanjutnya - PPK): pemecatan, pemindahan ke posisi lain / ke unit lain.
Setelah menerima perintah dari inspektorat ketenagakerjaan tentang inspeksi terjadwal yang akan datang.
Jika ada ancaman verifikasi setelah pemecatan karyawan yang tersinggung: tidak membayar atau terlambat membayar upah, bonus, pemecatan atas inisiatif majikan, dll. Dalam hal ini, direkomendasikan untuk melakukan audit personel yang tidak terjadwal.

CATATAN

Audit kepegawaian internal dapat dilakukan tanpa menunggu instruksi dari otoritas pengawas pada audit terjadwal yang akan datang. Setelah liburan Tahun Baru, ringkasan rencana inspeksi untuk tahun ini diposting di situs web Kantor Kejaksaan Agung Federasi Rusia atau kantor kejaksaan dari entitas konstituen yang sesuai dari Federasi Rusia, dan rencana inspeksi subjek dibuat. diposting di situs web Inspektorat Tenaga Kerja Negara. Informasi ini akan memungkinkan Anda untuk mengetahui apakah organisasi/pengusaha perorangan berada di bawah ujian dan mempersiapkannya terlebih dahulu.

Apa jenis audit SDM internal yang ada?

Penuh (untuk semua wilayah PPK).
Selektif.

Selama audit selektif, berikut ini diperiksa:

bagian terpisah dari PPK;
atau dokumen tentang karyawan perorangan;
atau semua aspek SDM dengan sampel dokumen yang representatif.

Apa kerangka waktu yang optimal untuk audit SDM internal?

Jawabannya tergantung pada jenis audit yang ingin dilakukan oleh pemberi kerja: penuh atau selektif.

Dianjurkan untuk melakukan audit personel internal selama tiga tahun terakhir, karena, seperti yang ditunjukkan oleh praktik, inspektorat pajak, FSS Rusia, dan Dana Pensiun Federasi Rusia memeriksa majikan selama tiga tahun terakhir dari kegiatan mereka.

Waktu yang optimal menyelesaikan audit personalia internal adalah dari 7 hingga 14 hari kerja; selektif- 5 sampai 7 hari kerja. Ini termasuk waktu di mana laporan inspeksi disusun dan diserahkan kepada pemberi kerja.

CATATAN

Dokumen personel yang dieksekusi secara tidak benar selanjutnya dapat menyebabkan pemberi kerja dikenai denda administratif.

Apa yang harus dilakukan oleh pemberi kerja setelah menerima laporan inspeksi?

Jika banyak kesalahan ditemukan pada karyawan yang bertanggung jawab atas PPK, perlu dicari tahu mengapa kesalahan itu dibuat dan apakah karyawan tersebut memahami konsekuensi apa yang dapat ditimbulkannya. Majikan harus membuat salah satu keputusan berikut:

mengirim petugas personalia untuk belajar;
memberikan kesempatan untuk memperbaiki kesalahan dan, dalam waktu tertentu, mengontrol apakah dia tidak mengizinkan yang baru;
pindah ke pekerjaan lain;
berpisah dengan karyawan.

Siapa yang harus melakukan audit SDM internal?

Untuk reguler unit khusus dapat dibuat untuk melakukan audit personalia internal, atau Anda dapat mempercayakan pekerjaan ini kepada pengacara yang menjadi staf (hanya jika dia spesialisasi undang-undang perburuhan, dan tidak terutama terlibat dalam kegiatan ekonomi dan kontrak). Jika pemberi kerja memutuskan untuk membuat layanan kontrol internal untuk tujuan audit personel internal reguler, perlu untuk mengembangkan dokumen yang relevan: peraturan, perintah, dll.

Satu kali audit kepegawaian dilakukan baik oleh resmi menerima kasus, atau dengan keterlibatan spesialis eksternal.

Anda dapat menyimpulkan kontrak untuk penyediaan layanan dengan spesialis atau dengan organisasi yang berspesialisasi dalam melakukan audit personalia.

Audit SDM internal harus dilakukan oleh orang yang berpengalaman di bidang SDM dan berpengalaman dalam melewati inspeksi oleh pihak berwenang, lebih disukai dengan pendidikan hukum.

Bagaimana cara memulai audit SDM internal?

Penting untuk memeriksa keberadaan (ketidakhadiran) LNA di pemberi kerja dan kepatuhannya persyaratan peraturan. Setiap pemberi kerja, terlepas dari bentuk hukum dan bentuk kepemilikannya, harus memiliki LNA.

RISIKO YANG TIMBUL DENGAN TIDAK ADANYA LNA

Peraturan tentang upah

Dokumen ini tidak wajib untuk LNA pemberi kerja. Untuk menghitung upah, cukup memiliki kontrak kerja dengan karyawan dan pesanan yang relevan (tentang perekrutan, transfer ke pekerjaan lain, dll.).

Namun, Seni. 135 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia menetapkan persyaratan yang dengannya sistem upah untuk majikan tertentu ditetapkan baik oleh perjanjian bersama, perjanjian, atau LNA.

Akibatnya, sistem remunerasi (bahkan yang sederhana seperti gaji murni) harus muncul dalam kesepakatan bersama baik di LNA: PWTR (di bagian “Remunerasi karyawan”) atau Peraturan independen (ketika sistem remunerasi lebih kompleks) .

Di hadapan sistem pembayaran bonus Ketentuan mengenai remunerasi dan bonus bagi pegawai merupakan dokumen yang mengatur:

prinsip pembentukan sistem remunerasi;
prosedur untuk menghitung remunerasi moneter untuk pekerjaan;
kriteria dan prosedur untuk menilai pekerjaan.

Dalam hal remunerasi karyawan, perhatian harus diberikan pada slip gaji.

Bentuk dokumen ini harus disetujui oleh masing-masing pemberi kerja tanpa gagal.

Ekstrak dari Kode Perburuhan Federasi Rusia

Pasal 136 Tata cara, tempat dan syarat pembayaran upah

Saat membayar upah, majikan harus memberi tahu setiap karyawan secara tertulis tentang:

1) tentang komponen upah yang menjadi haknya untuk periode yang bersangkutan;

2) pada jumlah jumlah lain yang diperoleh karyawan, termasuk kompensasi moneter untuk pelanggaran oleh majikan dari tenggat waktu yang ditentukan, masing-masing, pembayaran upah, pembayaran liburan, pembayaran pada saat pemecatan dan (atau) pembayaran lain yang harus dibayar kepada karyawan;

3) atas jumlah dan alasan pemotongan yang dilakukan;

4) jumlah total uang yang harus dibayar.

Bentuk slip gaji disetujui oleh majikan, dengan mempertimbangkan pendapat badan perwakilan karyawan dengan cara yang ditentukan oleh Pasal 372 Kode Etik ini untuk penerapan peraturan setempat.

Prosedur untuk menerbitkan slip gaji kepada karyawan tidak diatur oleh hukum. DI DALAM Kode Tenaga Kerja Federasi Rusia tidak secara langsung mengatakan apakah karyawan harus menandatangani tanda terima mereka. Namun, tanpa adanya bukti tertulis dari pengeluaran slip gaji kepada pekerja, akan sulit bagi pemberi kerja untuk membuktikan pemenuhan kewajiban tersebut.

Dengan tidak adanya atau tidak diterbitkannya slip gaji kepada karyawan (serta tidak adanya perintah yang menyetujui bentuk slip gaji), majikan dapat dianggap bertanggung jawab secara administratif berdasarkan Art. 5.27 dari Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia.

UNTUK INFORMASI ANDA

Tugas orang yang bertanggung jawab untuk memelihara manajemen catatan personel adalah untuk tidak hanya dapat menyusun dokumen personel dengan benar, tetapi juga untuk mengembangkan LNA sesuai dengan undang-undang perburuhan.

kepegawaian

Dalam hal melakukan langkah-langkah untuk mengurangi jumlah dan / atau staf karyawan, serta ketika mempertimbangkan perselisihan individu antara seorang karyawan dan majikan dalam hal pemecatan karyawan berdasarkan ayat 2, bagian 1, seni. 81 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, salah satu dokumen utama adalah tabel kepegawaian - yang lama (sebelum acara) dan yang baru (dimodifikasi).

Tabel kepegawaian digunakan untuk meresmikan struktur, kepegawaian dan kepegawaian majikan, itu harus berisi daftar posisi karyawan (Pasal 15, 57 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia). Dapat berisi daftar unit struktural, profesi pekerja, informasi nomor unit staf dan gaji, tarif tarif dan tunjangan. Perubahan daftar staf dilakukan atas perintah kepala organisasi atau orang yang diberi wewenang olehnya.

Praktek arbitrase

Karyawan mengajukan gugatan terhadap majikan untuk mengakui prosedur pengurangan sebagai ilegal, untuk memulihkan upah untuk waktu absen paksa dan kompensasi untuk kerusakan non-uang. Untuk mendukung klaim tersebut, dia menunjukkan pengurangan imajiner staf. Pengadilan memeriksa perintah majikan untuk mengubah tabel kepegawaian dan menyimpulkan bahwa prosedur pengurangan dan, karenanya, perintah untuk mengubah tabel kepegawaian adalah ilegal. Analisis komparatif kepegawaian dan tugas resmi karyawan divisi yang dihapus dan dibuat menunjukkan bahwa komponen fungsional divisi yang ditentukan tidak berubah, tetapi hanya namanya yang berubah. Fungsi tenaga kerja kebenaran tetap sama. Mengingat hal tersebut di atas, pengadilan setuju dengan argumen karyawan bahwa prosedur pengurangan bersifat formal, dan mengakui prosedur pengurangan dalam hal penggugat sebagai ilegal. Dalam mendukung karyawan itu pulih kurang dibayar gaji dan kompensasi untuk kerusakan non-uang.

Keputusan Pengadilan Distrik Leninsky Smolensk tertanggal 23 Mei 2012 dalam kasus No. 2-984/12

Peraturan tentang perlindungan data pribadi karyawan

Setiap majikan harus memiliki dokumen yang mengatur pemrosesan data pribadi, bahkan jika stafnya terdiri dari tiga karyawan.

Selama tahun 2011, Roskomnadzor melakukan 1.743 inspeksi, yang terdiri dari 954 terjadwal dan 789 tidak terjadwal. Di bidang data pribadi, pelanggaran hukum berikut paling umum:

kegagalan oleh operator untuk mengambil langkah-langkah untuk memastikan keamanan data pribadi dan mengecualikan akses tidak sah ke mereka;
pemrosesan data pribadi jika tidak disediakan oleh hukum, tanpa persetujuan subjek;
perbedaan antara informasi yang ditentukan dalam pemberitahuan tentang pemrosesan data pribadi dan aktivitas sebenarnya.

Peraturan ketenagakerjaan internal

LNA wajib. Bagian 3 Seni. 189 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, yang menurutnya jadwal kerja ditentukan oleh peraturan perburuhan internal. Akibatnya, kekurangan PWTR akan diperlakukan sebagai pelanggaran hukum perburuhan dan majikan dapat dianggap bertanggung jawab secara administratif berdasarkan Art. 5.27 dari Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia.

Dokumen lainnya

Jadwal liburan. Menurut ch. 1 dan 2 Seni. 123 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, urutan pemberian liburan berbayar ditentukan setiap tahun sesuai dengan jadwal liburan yang disetujui oleh majikan; jadwal liburan wajib baik bagi pemberi kerja maupun pekerja.

jadwal shift. Jika majikan telah memperkenalkan mode kerja shift, maka jadwal shift tanpa kegagalan harus tersedia (Pasal 103 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia).

Lembar waktu. Kewajiban majikan untuk menyimpan catatan waktu yang sebenarnya dikerjakan oleh setiap karyawan ditunjukkan dalam Bagian 4 Seni. 91 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia. Waktu sebenarnya bekerja oleh karyawan dicatat dalam lembar waktu.

Peraturan tentang pengiriman karyawan dalam perjalanan bisnis (atau bagian yang relevan dalam PVTR). Tampaknya semua masalah diatur oleh Peraturan tentang kekhasan pengiriman karyawan dalam perjalanan bisnis, disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 13 Oktober 2008 No. 749 (sebagaimana diubah pada 29 Juli 2015) dan a sejumlah peraturan perundang-undangan lainnya yang mengatur perjalanan bisnis.

Namun, menurut Bagian 4 Seni. 168 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, semua majikan non-negara diharuskan memiliki perjanjian bersama atau LNA yang mengatur prosedur dan jumlah penggantian biaya yang terkait dengan perjalanan bisnis.

Kompensasi untuk biaya yang dikeluarkan karyawan selama perjalanan bisnis dapat diterima sebagai biaya organisasi, menurut Kode pajak RF, hanya jika ditentukan dalam kesepakatan bersama atau LNA. Jika informasi tentang apa yang berkaitan dengan pengeluaran organisasi (misalnya, tarif taksi dari rumah ke bandara, dari bandara ke tujuan) tidak tercermin dalam LNA perjalanan atau dalam perjanjian bersama, jumlah ini akan diganti dari laba bersih organisasi.

Majikan harus memiliki LNA yang sesuai yang disetujui jika pekerjaan tersebut bersifat perjalanan atau dilakukan secara bergilir. Sebagai contoh: Peraturan tentang sifat perjalanan pekerjaan Dan Peraturan tentang metode shift . Dalam kontrak kerja dengan karyawan, informasi tentang sifat pekerjaan juga tercermin.

CATATAN

Jika pemberi kerja menggunakan bentuk lokal dari dokumentasi akuntansi utama, bentuk dokumen yang dikembangkan harus disetujui atas perintah pemberi kerja dan berisi perincian yang tercermin dalam Art. 9 Undang-Undang Federal 12/06/2011 No. 402-FZ "Tentang Akuntansi" (sebagaimana diubah pada 11/04/2014).

- ini adalah pemeriksaan semua prosedur dan dokumen yang terkait dengan perpindahan (penerimaan, transfer, liburan, dll.) karyawan dalam organisasi, untuk kepatuhan dengan undang-undang Federasi Rusia. Ini mungkin memiliki fokus yang sempit, dalam hal ini hanya pelaksanaan dokumentasi personel yang diperiksa. Atau tangkap seluruh area manajemen personalia.

Ada juga audit internal dan eksternal. Internal, perusahaan melakukan sendiri, seorang karyawan yang akrab dengan dokumen normatif dalam hal catatan personalia, misalnya, seorang pengacara. Opsi ini cocok untuk perusahaan kecil. Audit eksternal dilakukan oleh pihak ketiga yang independen dan dianggap lebih andal dan andal.

Audit dokumentasi personel

Ini bukan prosedur wajib, tetapi semakin banyak perusahaan yang melakukan audit semacam itu. Ini karena pengetatan pengawasan inspektorat ketenagakerjaan dan perubahan aturan untuk menjatuhkan hukuman pada perusahaan, jika terjadi pelanggaran. Jumlah denda telah meningkat, jadi sekarang protokol dikeluarkan untuk setiap karyawan.

penyerapan tenaga kerja asing. Pendaftaran dokumen di area ini, selain GIT, mungkin juga menarik bagi Layanan Migrasi Federal;
kesimpulan dari perjanjian tanggung jawab material dengan karyawan;
penggunaan masa percobaan ketenagakerjaan dan pengendaliannya;
penggunaan mode operasi yang berbeda;
pekerjaan karyawan di luar jam kerja yang ditetapkan.

Selama audit, auditor tidak hanya harus memeriksa dokumen yang tersedia untuk kesalahan, tetapi juga menilai apakah paket yang disediakan sudah lengkap atau apakah dokumen tambahan diperlukan. Misalnya, adanya peraturan daerah untuk perusahaan.

Tahapan audit:

Menetapkan tujuan dan sasaran. Pemeriksaannya bisa rumit, ketika semua bagian diperiksa atau tematik. Pada tahap ini ditentukan oleh kekuatan apa yang akan dilakukan (internal atau pihak ketiga), serta tanggal dan waktu audit. Jika dilaksanakan pengendalian internal, orang yang bertanggung jawab harus ditunjuk berdasarkan perintah.
Persiapan dokumen yang diperlukan.
Studi dan analisis dokumen. Semua kesalahan yang terdeteksi diperbaiki.

Setelah audit selesai, auditor memberikan pendapat tertulis tentang hasilnya, sistem catatan personel di perusahaan dan kepatuhannya terhadap hukum dinilai. Kesimpulan harus berisi informasi berikut:

informasi tentang dokumen yang menjadi subjek verifikasi;
daftar pelanggaran dengan komentar. Auditor harus mengacu pada peraturan yang telah dilanggar;
risiko perusahaan;
rekomendasi untuk pemecahan masalah.

Konsultasi SDM adalah daftar kegiatan yang lebih luas dan mempengaruhi semua bidang yang berhubungan dengan orang. Tujuan audit adalah untuk mengembangkan alat kebijakan personalia, yang memungkinkan Anda mengelola personel secara efektif sesuai dengan strategi perusahaan. Selama audit semacam itu, selain audit dokumentasi personel, masalah-masalah berikut dipertimbangkan:

analisis kebutuhan organisasi akan personel;
pengerahan;
penilaian personel;
pelatihan dan pengembangan staf;
analisis sistem pengupahan;
motivasi staf;
analisis budaya perusahaan;
penilaian situasi psikologis dalam tim.

Perusahaan menggunakan konsultasi personel dalam kasus-kasus berikut:

Diperlukan untuk mengembangkan area terpisah di bidang manajemen personalia (pengembangan sistem motivasi, pelatihan, dll.);
Perbaikan kebijakan personel saat ini;
Menyiapkan catatan personel dan bidang kebijakan personel lainnya dari awal.

Selama audit, pakar menganalisis sistem manajemen personalia saat ini. Deskripsi pekerjaan karyawan departemen personalia dipelajari, dan motivasi manajemen personalia ditentukan. Sebagai hasil audit, auditor mengidentifikasi potensi personel perusahaan dan mengusulkan langkah-langkah untuk mengoptimalkan teknologi manajemen sumber daya manusia.

Audit personalia berlangsung dalam dua tahap. Pada tahap pertama, topik, tugas verifikasi ditentukan, motif yang mendorong manajemen perusahaan untuk mencari bantuan dari spesialis diklarifikasi. Pada tahap yang sama, kebijakan personel saat ini dipelajari, dan program konsultasi disusun.

Tahap selanjutnya adalah interaksi dengan karyawan organisasi untuk mencapai tujuan. Tiga bola dibuat:

Perkembangan. Karyawan dilatih dalam teknik pemecahan masalah yang efektif;
Mendukung. Kondisi sedang dibuat untuk pembelajaran yang sukses personil;
Konsolidasi. Transisi dari proses yang dibuat secara artifisial menjadi proses yang mengatur diri sendiri.

Dalam pekerjaan mereka, auditor menggunakan metode yang berbeda, yang paling efektif adalah:

pelatihan. Spesialis menjalani pelatihan profesional di bawah bimbingan seorang ahli. Inti dari metode ini terletak pada kenyataan bahwa bagi siswa mereka menciptakan kondisi seperti itu di mana ia secara mandiri menemukan solusi terbaik tugas yang diberikan.
NLP. Teknik ini melibatkan pemodelan situasi yang akan mempengaruhi seseorang melalui keadaan emosionalnya. Hanya ahli bersertifikat yang dapat menggunakan teknologi ini.
Penelitian sosial. Auditor melakukan survei (lisan atau tertulis) terhadap karyawan. Dalam percakapan atau kuesioner, motivasi orang, kesiapan mereka untuk berubah, prinsip-prinsip dasar yang membimbing mereka dalam hidup diklarifikasi.
Pembuatan struktur proses bisnis baru. Pakar sedang mengembangkan model struktur baru. Selama bekerja, proses saat ini dioptimalkan dan persyaratan baru ditentukan.

Audit SDM merupakan alat yang penting dalam perkembangan perusahaan. Kebijakan personel yang terstruktur dengan baik dapat meningkatkan kerja tim, meningkatkan produktivitas tenaga kerja, mengurangi waktu untuk mencari dan memilih karyawan, dan mengurangi biaya tenaga kerja.

Tanyakan kepada ahli, konsultan, spesialis atau kepala sumber daya manusia "Apa itu Audit SDM"... dan Anda akan mendengar banyak pendapat tentang hal ini. Anda akan menemukan interpretasi sempit (misalnya, bahwa ini adalah audit alur kerja personel), interpretasi fungsional (misalnya, bahwa ini adalah audit sumber daya manusia, tetapi hanya penilaian personel sesuai dengan kompetensi, kriteria tertentu , dll.), dan pemahaman sistemik, yang kami patuhi. Inilah yang akan menjadi artikel kami.

audit SDM (KA) adalah penilaian komprehensif sumber daya manusia (SDM) dan sistem kerja dengan mereka dalam hal kepatuhan mereka dengan tujuan dan strategi perusahaan, serta mengidentifikasi penyebab (dengan penilaian dampak dan signifikansi) masalah dalam fungsi perusahaan , diikuti dengan rekomendasi untuk menyelaraskan sistem manajemen sumber daya manusia dan/atau sumber daya manusia dengan kebutuhan bisnis. Subjek QA adalah semua komponen sistem manajemen sumber daya manusia (lihat gambar)

Dibawahmanajemen Sumber Daya Manusia (HRM) dipahami sebagai area aktivitas khusus dalam sistem manajemen perusahaan, di mana personel dianggap sebagai: sumber daya strategis perusahaan, yang harus dibentuk, dikembangkan dan dipelihara untuk mencapai tujuan strategis perusahaan.

Disarankan untuk melakukan audit personalia jika diperlukan:

menganalisis kelayakan investasi dalam sistem dan personel HRM
menganalisis keselarasan sistem HRM dengan bisnis/strategi perusahaan, membandingkan keadaan sistem HRM yang sebenarnya dengan keadaan yang dibutuhkan/ideal
dapatkan penilaian ahli, "pandangan luar" dari sistem HRM
menerima penilaian area masalah dan rekomendasi untuk penyelesaiannya, meningkatkan sistem HRM
mengevaluasi efektivitas penggunaan SDM
mengevaluasi efektivitas layanan HRM dan kualifikasi karyawannya
membandingkan dengan pesaing (mengevaluasi kelebihan dan kekurangan)

Terdiri dari apa audit SDM?

1. Analisis sistem manajemen sumber daya manusia (HR system)

Tujuan: Untuk mengevaluasi sistem HRM agar sesuai dengan strategi bisnis dan kebutuhan organisasi.

audit tujuan sistem HRM - identifikasi karakteristik / parameter sumber daya manusia yang diperlukan, penilaian kepatuhannya dengan tujuan bisnis.
Strategi HRM - penilaian strategi yang dipilih (jika tersedia dan memiliki pemahaman yang sama), keselarasannya dengan strategi perusahaan, kondisi eksternal dan lingkungan internal dan ketersediaan rencana implementasi dan analisis biaya.
Kebijakan HRM - mengidentifikasi prinsip-prinsip (batas yang diterima) bekerja dengan SDM dan menilai kepatuhannya terhadap strategi HRM dan kebutuhan perusahaan.
fungsi/teknologi/prosedur HRM - identifikasi tindakan dan metode yang dilakukan untuk mentransformasikan sumber daya manusia sesuai dengan tujuan, strategi dan kebijakan HRM, peraturannya. Identifikasi algoritma tertentu (operasi) yang dilakukan untuk mengimplementasikan fungsi dan implementasi teknologi HRM, menilai kepatuhannya. Standar kinerja dan indikator kinerja juga ditentukan.
mata pelajaran HRM - definisi departemen/posisi yang terlibat dalam implementasi proses sistem HRM

2. Analisis sumber daya manusia yang tersedia

Tujuan: penilaian kesesuaian struktur, kuantitas dan kualitas SDM dengan kebutuhan pengembangan organisasi, identifikasi indikator kuantitatif penilaian SDM

analisis struktur personel - identifikasi kategori, kelompok sumber daya manusia dan penentuan rasio di antara mereka (termasuk penilaian norma-norma pengelolaan dan jumlah): indikator absolut dan relatif
analisis struktur kualifikasi untuk kategori dan kelompok yang diidentifikasi - identifikasi profesional, struktur pendidikan personel dan tingkat pengetahuan karyawan
analisis tingkat kepuasan/motivasi personel - penentuan tingkat kepuasan karyawan terhadap organisasi dan kondisi kerja, sistem manajemen, penilaian prestasi dan tingkat remunerasi.
analisis biaya personel, indikator tenaga kerja dan indikator kinerja untuk tujuan analisis komparatif di seluruh industri dan di dalam perusahaan, serta definisi norma intra-perusahaan dan menilai dampak dari semua indikator ini terhadap kinerja perusahaan
penilaian personel - dalam hal pengetahuan tentang fungsi, prosedur untuk melakukan prosedur, kepatuhan terhadap norma dan aturan, kepatuhan terhadap standar, serta kepatuhan kualifikasi dan keterampilan dengan kompleksitas pekerjaan yang dilakukan, penilaian potensi pengembangan.

3. Analisis distribusi fungsi sistem HRM, tanggung jawab untuk mencapai tujuan dan kesesuaian dengan standar sistem HRM

Tujuan: untuk menganalisis distribusi fungsi dan prosedur SDM antara layanan lini dan layanan SDM

analisis struktur organisasi layanan SDM
definisi dan analisis fungsi/prosedur layanan HRM
identifikasi dan analisis fungsi/prosedur HRM yang diterapkan oleh divisi lini
analisis teknologi dan penilaian efektivitas implementasi (termasuk biaya) fungsi dan prosedur HRM
penilaian efektivitas layanan HRM dan kualifikasi karyawan layanan

Kriteria utama untuk mengevaluasi efektivitas pelaksanaan perbaikan dalam pekerjaan personel dan perbaikan sistem manajemen perusahaan adalah meningkatkan kualitas kerja dan meningkatkan produktivitas karyawan dalam rangka meningkatkan laba atas investasi (profit).

Dianjurkan untuk mempertimbangkan analisis sistem HRM pada 3 level :

1. standar perusahaan bekerja dengan personel;

2. standar industri untuk bekerja dengan personel;

3. standar kerja antarsektor dengan personel;

Peningkatan sistem HRM dimungkinkan melalui:

1. mempelajari praktik HRM di divisi perusahaan (divisi bisnis yang berbeda) untuk mengidentifikasi pendekatan yang paling efektif untuk bekerja dengan personel dan menyebarkan pengalaman terbaik (penerapan standar perusahaan )

2. analisis komparatif dari praktik bekerja dengan personel dengan pesaing (perbandingan dengan standar industri )

Mempelajari praktik bekerja dengan personel di perusahaan pesaing diperlukan untuk menganalisis daya saing perusahaan di pasar tenaga kerja (pesaing dapat menawarkan kondisi kerja yang lebih menarik, memiliki standar kerja yang lebih tinggi dengan personel dan dengan demikian menarik sumber daya yang lebih baik, serta membatasi perusahaan klien. kemampuan untuk menarik dan mempertahankan staf yang dibutuhkan).

Analisis praktik Rusia menunjukkan bahwa sejauh ini tidak ada standar seragam untuk bekerja dengan personel di industri. Penelitian tambahan diperlukan untuk memperjelas praktik bekerja dengan personel. Pertama-tama, perlu mempelajari kondisi kerja yang ditawarkan pesaing kepada calon karyawan (misalnya, melalui Survei Gaji)

3. analisis dan perbandingan dengan standar kerja terbaik dunia / antar industri dengan personel dan organisasi sistem HRM untuk meningkatkan efisiensi manajemen secara umum (perbandingan dengan standar lintas industri dan praktik HRM yang mapan )

Tiga tingkat analisis sistem HRM yang disajikan mewakili "luasnya" audit personalia, merupakan tugas terpisah untuk meningkatkan sistem HRM dan mewakili level logis dari audit personalia.

Di antara metode melakukan CA, seseorang dapat memilih:

p/p	Komponen pesawat ruang angkasa	Metode
	analisis sistem manajemen sumber daya manusia
	audit tujuan sistem HRM	mewawancarai dan/atau menanyai pejabat tinggi perusahaan, direktur dan karyawan kunci analisis blok indikator target dalam rencana bisnis perusahaan (bagian "sumber daya manusia") untuk koordinasi dengan tujuan tingkat atas
	Audit strategi SDM	analisis dokumen tentang strategi HRM dan perusahaan, serta rencana kerja dengan personel untuk periode saat ini analisis anggaran untuk biaya personel dan pelaksanaan fungsi HRM
	Audit kebijakan SDM	mewawancarai dan/atau menanyai pejabat tinggi perusahaan, kepala departemen personalia, dan direktur departemen analisis dokumen tentang kebijakan personalia perusahaan
	audit fungsi / teknologi / prosedur HRM	mewawancarai dan/atau menanyai kepala dan spesialis SDM, serta kepala layanan lini analisis Peraturan tentang perusahaan dan divisi analisis sistem DOW (dukungan dokumenter untuk manajemen) analisis peraturan yang menjelaskan fungsi HRM (tentang rekrutmen, evaluasi/pengesahan, remunerasi, pelatihan, dll.) analisis instruksi, peta teknologi, bentuk yang menggambarkan proses pelaksanaan fungsi Pemodelan sistem HRM analisis indikator yang mencirikan efektivitas pelaksanaan fungsi dan prosedur
2	analisis sumber daya manusia
	analisis struktur personel / struktur kualifikasi	Wawancara dengan kepala dan spesialis SDM analisis statistik personel perusahaan analisis struktur personel
	analisis tingkat kepuasan/motivasi staf	survei (mungkin selektif untuk mengurangi biaya pelaksanaan) analisis indikator disiplin analisis omset dan penyebabnya analisis dokumen dan bahan penilaian personel sebelumnya
	analisis biaya personel, indikator tenaga kerja dan indikator kinerja	analisis indikator standar tenaga kerja analisis indikator kinerja analisis item biaya dan penentuan efisiensi ekonomi § analisis perbandingan indikator berdasarkan divisi
	penilaian pribadi	mengevaluasi pekerjaan menggunakan metode "pembelanja misteri" metode ulasan sejawat metode evaluasi 360 0 evaluasi dengan memodelkan situasi kerja
3	analisis distribusi fungsi sistem HRM, tanggung jawab untuk mencapai tujuan dan kepatuhan terhadap standar sistem HRM
	analisis struktur/fungsi organisasi dan prosedur departemen personalia	Wawancara dengan manajer SDM dan spesialis kunci melakukan survei (berdasarkan fungsi) analisis peraturan yang menjelaskan aktivitas layanan HRM analisis peraturan yang menjelaskan pekerjaan dengan personel (tentang rekrutmen, adaptasi, penilaian / sertifikasi, remunerasi, pelatihan, dll.): peraturan, instruksi, kartu teknis
	identifikasi fungsi dan prosedur HRM yang diterapkan oleh divisi lini	wawancara dengan kepala departemen analisis peraturan yang menjelaskan pekerjaan dengan personel (tentang rekrutmen, adaptasi, penilaian / sertifikasi, remunerasi, pelatihan, dll.): ketentuan, instruksi, peta teknologi survei, mengisi formulir untuk pelaksanaan prosedur dan "pemasok" - "klien"
	penilaian efektivitas pelaksanaan fungsi dan prosedur HRM dan efektivitas kerja layanan HRM	penilaian indikator yang mencirikan implementasi prosedur dan perbandingannya berdasarkan departemen evaluasi biaya pelaksanaan fungsi dan perbandingannya menurut departemen penilaian indikator yang mencirikan efektivitas layanan HRM

Biaya setiap blok dapat diperkirakan setelah menentukan/menilai ketersediaan dan aksesibilitas informasi yang perlu, serta kedalaman dan akurasi audit personalia yang diperlukan. Itu akan mungkin sebelumnyamendefinisikan setelah pertemuan pendahuluan dengan kepala perusahaan dan departemen, yang akan membantu menentukan jumlah dan volume dokumentasi yang mengatur pekerjaan dengan dokumentasi personel, kedalaman analisis yang diperlukan dan metode audit personalia yang diperlukan.

Dimungkinkan untuk melakukan audit personalia menurut dua skema yang berbeda:

1. audit penuh sistem HRM

2. pra-audit sistem HRM

1. Audit penuh sistem HRM

Audit sistem HRM harus dilakukan pada 3 level: intra-perusahaan, industri, antar-sektor / standar dunia untuk menilai kemungkinan perusahaan menerapkan praktik SDM yang digunakan oleh departemen terbaik dalam perusahaan, perusahaan terbaik dalam industri, serta praktik-praktik yang paling alat yang efektif HRM dalam praktik dunia.

analisis informasi yang ada tentang sistem HRM, personel dan entitas (divisi) yang mengimplementasikan fungsi sistem. Berlangsung dalam bentuk pertemuan perkenalan dengan pimpinan yang bertanggung jawab atas pembentukan dan implementasi sistem HRM
identifikasi sumber dan metode untuk mengumpulkan informasi yang hilang yang diperlukan
analisis informasi yang diterima tentang komponen dan tingkat audit personalia
penyusunan laporan hasil audit kepegawaian, yang memuat: Deskripsi lengkap sistem MSDM, keselarasan dengan bisnis/strategi perusahaan, keselarasan SDM dengan kebutuhan perusahaan, sejauh mana fungsi-fungsi yang diperlukan telah dilaksanakan, dan penilaian efektivitas sistem MSDM. Pada bagian akhir akan dibuat kesimpulan dan rekomendasi untuk perbaikan dan transformasi sistem HRM, dengan memprioritaskan kegiatan yang diusulkan.

Dalam hal ini, penghematan perusahaan dapat dicapai dengan membatasi jumlah departemen yang dipelajari, menyoroti area yang paling diprioritaskan untuk penelitian, dari sudut pandang manajemen perusahaan, area kerja dengan personel, dan juga menggunakan, jika mungkin, metode pengumpulan informasi tidak langsung (survei, pertanyaan, analisis dokumen).

Setelah menilai, memilih sumber informasi dan metode untuk melakukan audit personalia, program rinci tindakan yang direncanakan disiapkan (apa? untuk apa? kapan? durasi? metode alternatif? biaya?), setelah itu audit personalia dimulai.

Setelah setiap tahap pelaksanaan program audit personalia dan evaluasi informasi yang diterima, keputusan dibuat tentang kecukupan informasi yang diterima untuk membuat keputusan yang diperlukan. keputusan manajemen dan, karenanya, tentang kelayakan untuk melaksanakan program audit personalia lebih lanjut.

2. Pra-audit sistem HRM

Dengan tujuan penilaian keseluruhan kebutuhan untuk melakukan dan meminimalkan biaya pekerjaan audit SDM, diusulkan untuk melakukan analisis awal tentang keadaan SDM dan menguji hipotesis bahwa "departemen terbaik memiliki sistem kerja paling efisien dengan personel dan sumber daya terbaik" (sistem kerja dengan personel dapat ada dan berfungsi, tetapi pada saat yang sama tidak diformalkan, tidak memiliki standar umum dan, karenanya, berbeda dari departemen ke departemen.) , dan sebaliknya.

Bahkan, analisis akan dilakukan pada komponen kedua dari model audit SDM yang diusulkan pada tingkat yang diperlukan dan cukup untuk membuat keputusan tentang kelayakan analisis dan evaluasi yang lebih dalam dari sistem HRM yang ada (ini, pada gilirannya, juga akan menghindari duplikasi pekerjaan jika terjadi transisi ke skema "audit penuh sistem HRM". )- perkiraan saat ini para karyawan.

Dalam hal ini, logika umum kerja adalah sebagai berikut:

analisis statistik personel
analisis ekspres dari dokumentasi personel yang ada
pengumpulan informasi tentang praktik bekerja dengan personel di unit

Untuk meminimalkan biaya pekerjaan, adalah mungkin untuk mengevaluasi kinerja departemen ( efisiensi ekonomi, produktivitas tenaga kerja), peringkat dan penentuan jumlah unit minimum yang diperlukan di setiap kategori: "terbaik", "rata-rata", "terburuk". Ini akan mencapai penghematan waktu dan uang.

analisis informasi yang diterima
penyusunan laporan tentang hubungan/pola yang teridentifikasi antara efisiensi unit dan kualitas praktik SDM/SDM
analisis sistem SDM di departemen yang dipilih (jika ditemukan pola yang jelas antara kualitas praktik SDM / SDM dan efisiensi departemen secara keseluruhan) dan mengidentifikasi perbedaan teknologi SDM antar departemen
jika perlu, menilai pekerjaan (efisiensi dan produktivitas) karyawan, serta menilai kualifikasi dan kualitas kinerja mereka dari fungsi-fungsi yang diperlukan.
penyusunan laporan tentang praktik SDM terbaik yang diidentifikasi di divisi terbaik; kesimpulan dan rekomendasi mengenai penerapannya dalam pekerjaan departemen lain perusahaan, serta cara untuk lebih meningkatkan penerapan praktik SDM ini

jika perlu, siapkan laporan tentang area masalah dalam bekerja dengan personel, kemungkinan cara untuk menyelesaikannya, mengidentifikasi area prioritas untuk personel dan pekerjaan organisasi dan kebutuhan untuk analisis yang lebih dalam dari sistem HRM